1

APV HANDLEPLAN 2018 – 2019

ARBEJDSMARKED - FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

Godkendt af MED-udvalget gældende fra den 1. maj 2018

Alle notater findes på SB-Sys sagerne: - APV Handleplan 2018 Arbejdsmarked, 87.00.00-G01-2-17 - Trivselsundersøgelse Arbejdsmarked 2017, 87.00.00-G01-2-18

Kontaktpersoner: AMiR Mette Skrøder, Steen Birketoft, Marina Simonsen, Christina Bejlegaard. Arbejdsmiljøleder Brian B. Jørgensen

2

APV Handleplan 2018 - 2019

APV (Arbejdspladsvurderingen) er en lovpligtig proces, som skal gennemføres minimum hvert 3. år, samt hvis der sker væsentlige ændringer i arbejdsforholdene. Arbejdsmarked udarbejdede i 2017 en handleplan, men bl.a. flytningen til Lindevej har ændret forholdene for en stor gruppe af medarbejdere. Derfor er der udarbejdet en APV Handleplan 2018 – 2019 gældende for hele Arbejdsmarked, som du sidder med her. APV’en udarbejdes af arbejdsmiljøgruppen og skal omfatte både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt sygefravær. APV’en i Arbejdsmarked FMK består af følgende grundelementer:

- En kortlægning af arbejdsmiljøet - En analyse af problemer og potentialer i arbejdsmiljøet - En handlingsplan for opfølgning

Hvordan er APV handlingsplan 2018 - 2019 udarbejdet? APV-handleplanen for Arbejdsmarked 2018-2019, er udarbejdet med baggrund i trivselsundersøgelsen fra efteråret 2017 og en grundig APV-kortlægning gennemført i foråret 2018. Kortlægningen skete ved, at samtlige medarbejdere i januar 2018 elektronisk fik tilsendt et spørgeskema vedr. deres fysiske og psykiske arbejdsmiljø. 79 % svarede på spørgeskemaet. Efterfølgende deltog Arbejdsmiljørepræsentanterne i personalemøder i alle 13 teams i Arbejdsmarked, hvor arbejdsmiljøet og trivsel blev drøftet. Drøftelserne tog udgangspunkt i det enkelte teams besvarelser af APV-kortlægning og med baggrund i trivselsundersøgelsen. Teamlederen udarbejdede herefter i samarbejde med Arbejdsmiljørepræsentanten et notat med temaer og udfordringer i teamet. På den baggrund gennemførte MED-udvalget i Arbejdsmarked den 9. april 2018 den årlige arbejdsmiljø drøftelse. Her identificerede udvalget – på baggrund af oplæg fra arbejdsmiljøgruppen - temaer for arbejdsmiljøindsatsen i 2018 og 2019. Temaerne blev identificeret med baggrund i bl.a.

- APV-handleplan fra 2017. - Nye opgaver i Arbejdsmarked i 2018 og 2019 - APV-kortlægning og trivselsundersøgelse. - Inputs fra ledere og medarbejdere

Implementering af APV-handlingsplanen centralt og lokal forankring Denne handleplan er en strategisk handleplan, som fastsætter nogle overordnede fælles indsatser og initiativer, som skal gennemføres i hele Arbejdsmarked. Det er primært indsatser, som gennemføres fra central plan, og som er forankret i MED-udvalg, Centerledergruppen og Arbejdsmiljøgruppen. Derudover kan der være behov for yderligere indsatser i det enkelte team. Det aftales af ledelse og medarbejdere i det enkelte team, om der er behov for lokale tiltag i det enkelte team. Det kan både være lokale indsatser, som skal bygge videre på de overordnede temaer i handleplanen, men det kan også være lokale udfordringer i teamet, som kræver en specifik indsats. Centrale datoer Planen præsenteres af arbejdsmiljøgruppen for alle teams i perioden maj – juni 2018. Arbejdsmiljøgruppen giver halvårligt status på APV-handleplanen til Centerledergruppen og MED-udvalget. Første gang på Centerledermøde den 22. august 2018 og MED-udvalgsmøde den 3. september 2018. Anden gang på MED-udvalgsmøde den 3. december 2018. Der med fokus på om der er behov for at supplere med yderligere indsatser i 2019 – inden for de 5 temaer.

3

Forandringer

- en paraply over de 5 temaer i APV 2018-2019. Forandringer vil fortsat være et grundvilkår for medarbejdere i Arbejdsmarked. Derfor har MED-udvalget besluttet, at forandringer er et gennemgående tema for APV-handleplanen 2018-19. Det skal danne ”paraply” for de underlæggende temaer. Forandringerne består bl.a. i

• Fortsat implementering af organisationsændring fra 1. januar 2017.

• Indflytning til Lindevej i efteråret 2017.

• M2 analyse, som vil betyde ændrede forhold for medarbejdere på CAI i Gislev og på rådhusene i Ringe og Faaborg.

• Forventninger om en reform af LAB-lov, som også vil medføre ændrede arbejdsgange og muligvis ændrede organiseringer.

Det vil være individuelt, hvordan forandringerne vil påvirke arbejdsdagen, men alle medarbejdere i Arbejdsmarked vil fortsat opleve forandringer eller have kolleger, som oplever det. Forandringer påvirker altid det psykiske arbejdsmiljø og trivslen på arbejdspladsen – positivt eller negativt eller begge dele på en gang. Anbefalinger fra BAR – BrancheArbejdsmiljøRådet - viser at det er særlig vigtigt at være opmærksom på god planlægning, kommunikation, inddragelse og støtte under forandringsprocesser (Fra pjecen ”Skab robuste forandringer – BAR”). Dette er også erfaringen fra de forandringer, som er sket og gennemført i 2016 og 2017. Erfaringerne skal vi tage ved lære af og bruge til fortsat at udvikle organisationens evne til at skabe robuste forandringer. Det er forandringer, der indtænker trivsel og godt arbejdsmiljø. Når vi evner det, øges chancerne for, at der skabes holdbare resultater og samtidig opbygges social kapital til fremtidige forandringer. Forandringerne i Arbejdsmarked i 2018-19 skal derfor være båret af kommunikation, inddragelse og støtte undervejs, og det skal være bærende for alle 5 temaer i handleplanen 2018 – 2019.

TEMAERNE FOR APV 2018 - 2019

• Fleksible arbejdspladser

• Sikkerhed og beredskab – mødet med borgerne

• Støj og indeklima

• IT - Oplæring, instruktion og funktionalitet

• Sygefravær og Stress

ARBEJDSMILJØ-UGE 36

I Uge 36 sættes fokus på arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøgruppen vil

gennemføre flere ”gimmicks”. I 2018 vil arbejdsmiljøugen blive

brugt til at sætte fokus på de 5 temaer fra handleplanen.

4

TEMA: Fleksible arbejdspladser Baggrund: Siden indflytningen på Lindevej i november 2017 har indførelsen af

fleksible arbejdspladser været den forandring, som har fyldt allermest hos

medarbejdere og ledere i Arbejdsmarked. Primært hos dem som var en del af

flytningen til Lindevej, men også medarbejderne i Borgerservice Front på Tinghøj

Alle, som allerede havde fleksible arbejdspladser, og medarbejderne i Gislev, som er

ved at flytte sammen med Sundhed og Omsorg, er optagede af fleksible

arbejdspladser.

APV-kortlægningen fra januar 2018 understøtter, at der er behov for at sætte fokus

på fleksible arbejdspladser. Til spørgsmålet ”I hvilken grad trives du med fleksible

arbejdspladser?” svarer:

• 9 % i meget høj grad

• 17% i høj grad,

• 27% delvist

• 16% I ringe grad

• 22% i meget ringe grad.

Desuden går langt de største del af kommentarerne i kortlægningen på forholdene

omkring fleksible arbejdspladser.

”Der bliver brugt ALT FOR MEGET TID, på at pakke ind og pakke ud. Det værste er at jeg ikke ved

hvor jeg kan finde folk. Jeg bruger for meget energi på at finde en plads. Fysiske arbejdsredskaber

er forsvundet, det kan der være meget tabt værdi i.”

”Flexible seating gavner ikke et bedre arbejdsmiljø.”

”Ikke-eksisterende mulighed for personlig indretning af arbejdsplads og tilrettelægning af arbejdsdag

i forhold til at højne effektivitet og trivsel”

Fra APV Kortlægning 2018

5

Tema: Fleksible arbejdspladser

Indsats Beskrivelse Ansvarlig

Opdeling af

arbejdspladser i

teamområder

Ledelsesmæssigt

fokus på fleksible

pladser og ”clean

desk.”

Der bliver ny organisering af fleksible

arbejdspladser, hvor der indrettes

teamområder jf. oplæg fra den hurtigt

arbejdende arbejdsgruppe.

Alle er stadig velkommen! Det skal være

legitimt, at andre placerer sig i team

områderne – igen med udgangspunkt i – det

skal give mening og skabe værdi for opgaven.

Ledelsen skal opfordre medarbejdere til at

udfordre huset – og være

adfærdsregulerende, hvis nogle teams

og/eller medarbejdere laver ”personlige

kontorer og pladser”.

Status drøftes på MED-udvalgsmøde 3.

september 2018.

Ledergruppen

Kulturgruppe ”livet i

Arbejdsmarked”

Den nedsatte kulturgruppe for Arbejdsmarked

arbejder videre med ideer og indsatser for at

forankre og udvikle arbejdskulturen i

Arbejdsmarked – herunder også brugen af

fleksible arbejdspladser.

Status for gruppens arbejde drøftes på MED-

udvalgsmøde 3. september 2018.

Kulturgruppen

Forbedring af de

fysiske rammer –

borde, stole,

De eksisterende ”drop in” pladser, som ikke

har hæve-sænk funktion, erstattes af hæve-

sænk borde.

Desuden løbende optimering af samtalerum

og venterum til f.eks. til møde i

rehabiliteringsteamet.

Der vil fortsat ske udskiftning af udslidte

kontorstole.

Koncernchef

6

TEMA: Sikkerhed og beredskab - Mødet med

borgerne. Baggrund: Teamet var også et tema i 2017 og der er flere grunde til, at temaet fortsat

prioriteres af MED-udvalget:

- Den 9. juni 2017 besluttede MED-udvalget en ny ”beredskabsplan vedr. borgeres

uhensigtsmæssige adfærd” gældende for hele Arbejdsmarked. Planen blev

evalueret og justeret med ganske få ændringer den 13. marts 2018. Planen har

allerede medført en stigning i andelen af medarbejdere ”som oplever at

arbejdspladsen arbejder med at reducere risikoen for vold, trusler eller krænkelse

fra borgere” - fra 64% i 2016 til 71% i 2018.

Desuden svarer 64% i 2018 at de ”er bekendt med hvordan arbejdspladsen vil

håndtere vold og trusler” mod 52% i 2016. Så der er allerede sket forbedringer.

Tallene viser dog samtidig, at der er brug for fortsat fokus på implementeringen

af beredskabsplanen. Der er således fortsat 1/3 af medarbejderne, som ikke er

bekendt med, hvordan vold og trusler håndteres. Dette skal forbedres.

- Indflytningen til Lindevej gav mulighed for at indrette de fysiske rammer på en

måde som i højere grad end i dag understøtter ”det gode møde med borgeren”.

Den større åbenhed omkring modtagelse og samtalerum betyder dog samtidig,

at der løbende skal være fokus på indretningen og organiseringen omkring

mødet med borgeren, så det understøtter både ”det gode møde” og

medarbejdernes tryghed og sikkerhed.

7

Tema: Sikkerhed og beredskab -mødet med borgeren

Indsats Beskrivelse Ansvarlig

Fortsat

implementering og

justering af

Beredskabsplan vedr.

borgeres

uhensigtsmæssige

adfærd

For at udbrede kendskabet til

beredskabsplanen til alle medarbejdere i

Arbejdsmarked iværksættes yderligere tiltag i

2018:

- Arbejdsmiljøgruppen gennemgår

fremover beredskabsplanen i deres

introduktion til nye medarbejdere.

Det er dog fortsat teamlederens

ansvar at introducere nye

medarbejdere til beredskabsplanen,

og introduktionen skal fremgå af

introduktionsplanen.

- Beredskabsplanen bliver en del af nyt

E-learning undervisning, som alle

medarbejdere skal gennemføre i

2018. Fremadrettet vil alle nye

medarbejdere gennemføre

undervisningen inden for de første 3

måneder af ansættelsen.

Beredskabsplanen skal fortsat, som beskrevet

i planen, gennemgås efter behov på

personalemøder, som minimum en gang

årligt, i januar måned. Desuden har

arbejdsmiljølederen i samarbejde med

Arbejdsmiljørepræsentanterne ansvaret for,

at beredskabsplanen drøftes og bliver

opdateret på MED-udvalgsmøde efter behov,

som minimum en gang årligt i november eller

december måned.

Teamledere og

Arbejdsmiljøgruppen

Kompetenceudvikling

i forebyggelse og

håndtering af vold og

trusler.

Beredskabsplanen er ikke en præcis ”opskrift”

for håndtering af konflikter og trusler. De

episoder som opstår, hvor borgeren har en

uhensigtsmæssig adfærd, vil være forskellig

fra gang til gang. Derfor skal samtlige

medarbejdere klædes på til at vurdere og

håndtere de situationer, som opstår bedst

muligt.

Arbejdsmiljølederen

8

Alle medarbejdere deltager i perioden april –

juni 2018 på et 6 timers internt kursus i at

håndtere trusler og vold.

Fremadrettet fra 2019 afholdes et årligt

kursus, hvor nye medarbejdere skal deltage.

Indretning af

modtagelse og

samtalerum og

organisering omkring

medarbejdere i

modtagelsen.

Der installeres Assistanceknapper på Lindevej

i alle samtalerum og ved modtagelsen, som

sender signal til resten af huset om, at der er

brug for assistance.

I forbindelse med tildeling af teamområder er

det tilstræbt at få flere medarbejdere og

dermed ”liv” omkring borgerområdet.

Der laves akustik forbedringer ved gangareal

ved borgerområdet og ved trappeopgange,

som dæmper støjen fra gangene ind på

kontorerne. Dermed forventes det, at dørene

ind til kontorerne i borgerområdet i højere

grad kan være åbne, og øge oplevelsen af, at

der er kolleger til stede omkring

borgerområdet.

Koncernchef og

arbejdsmiljøleder

9

ARBEJDSMILJØ MÅ GERNE VÆRE SJOVT……

10

TEMA: Støj og Indeklima

Baggrund: Støj og indeklima har i APV kortlægningen vist sig som et gennemgående

problem.

- Til spørgsmålet ”Er du fri for lokaler, hvor det er svært at opfatte tale, når der er

flere, der taler?” svarer 66% ”til forbedring”. Til spørgsmålet ” Er du fri for

generende støj fra personer, maskiner eller installationer?” svarer 69 % ”til

forbedring”.

- Flere steder opleves træk fra vinduer og dårligt indeklima. På Tinghøj Alle oplever

medarbejderne store temperatursvingninger om sommeren.

Der opleves forskellige gener i lokalerne på Lindevej. Der beskrives koncentrationsudfordringer,

når kollegaer taler i tlf., på nogle af kontorerne opleves der rungen/når kollegaer taler med

hinanden, der opleves støj fra gangene, hvilket fører til, at dørene til kontorerne lukkes.

Støjniveauet i kantinen opleves som højt.

Team Virksomhedsservice

Svært at koncentrere sig på kontorer, hvor flere taler i telefon samtidig. Akustikken i loungen er

dårlig – det larmer meget

Team Sygedagpenge

Støj Effekt på teamet og opgaveløsningen - Mindre effektivitet. - Fysisk påvirkning, f.eks.

hovedpine. - Bliver irriteret på kollegaer.

Team Jobklar

På Tinghøj Allé opleves en del støj, særligt når andre afdelingen går gennem borgerområdet, så

glemmer de at der sidder borger, som kan høre alt hvad der højlydt bliver diskuteret. Det er

aftalt, at det dels er ok at tysse på en kollega.

Borgerservice Front

11

Tema: Støj og indeklima

Indsats Beskrivelse Ansvarlig

Opsætning af

forskellige

støjdæmpende

elementer på

Lindevej.

På baggrund af input fra kulturgruppen og

arbejdsgruppen vedr. fleksible arbejdspladser

opsættes forskellige støjdæmpende elementer

på Lindevej. F.eks. tæpper på 2. sal og trapperne

samt vægdekorationer, som er

støjabsorberende.

Koncernchef

Gennemførelse af

støjmålinger i

2018 og 2019.

Arbejdsmiljøgruppen vil indkøbe et par

apparater, som kan måle støjen. Støjmålerne vil

på skift blive placeret forskellige steder, og vil

registrere hvor meget støj, der er i lokalerne.

Arbejdsmiljøgrupperne vil løbende præsentere

målingerne for ledergruppen og MED-udvalget

for at drøfte eventuelle tiltag.

Arbejdsmiljøgruppen

Drøftelse i alle

teams om lokale

løsninger på træk

fra vinduer, dårligt

indeklima og støj.

Alle teams skal senest den 20. november 2018

på et personalemøde drøfte om der udfordringer

med træk, dårligt indeklima og støj i

”hjemmeområdet”. Samt drøfte, hvilke

indsatser, der kan iværksættes i teamet for at

undgå disse gener.

F.eks. - kan man undgå at bruge nogle pladser i

visse perioder, - kan man være mere

opmærksom på høje stemmer, eller skal der

luftes mere ud? Teamlederen skal invitere en

AMiR med til denne drøftelse.

Arbejdsmiljøgruppen samler op på drøftelserne

med henblik på, om der skal iværksættes

yderligere indsatser i 2019.

Ledergruppen

12

TEMA: IT – oplæring, Instruktion og

funktionalitet

Baggrund: I flere af de drøftelser, der har været på teammøder, viser det sig, at der er en oplevelse af, at introduktionen til IT-systemer ikke altid fungerer optimalt.

- Til Spørgsmålet ”Oplever du, at du er velinformeret og instrueret, når der på din

arbejdsplads kommer nye hjælpemidler, it-systemer eller metoder?” svarer 41%

”ja” mens 54% svarer ”til forbedring”.

- Der er hos mange medarbejdere en oplevelse af at IT-udstyr ikke er klar til brug,

når der kommer nye medarbejdere. Desuden er der en oplevelse af til tider lange

svartider på opgaver, der oprettes i ”help-desk”

”IT fungerer ikke som arbejdsredskaber, men er en hæmsko, der er alt for mange fejl, både for os

og for borgerne. Borgerne får alt for mange fejludmeldinger fra WFP. Vi mangler oplæring i nye

it-systemer blandt andet WFP, vi får heller ikke oplæring i alle de andre systemer, så det er

learning by doing, og så husker man ikke altid, hvordan man gjorde sidst.

Team Aktivitetsparate

”Kortlægningen peger på fortsatte muligheder for at optimere oplæring og instruktion af nye

medarbejdere, og det er vigtigt for både den nye kollega og arbejdspladsen, at vi får lavet en god

opstart. Det er oplevelsen i Administrationen, at der generelt bliver taget godt imod nye kolleger,

men at det kan halte lidt med introduktion til systemer….”

Administrationen

IT – manglende oplæring i nye programmer og manglende introduktion og opfølgning til nye

tiltag, fx WFP eller jobbarometer og lignende

Team Unge

13

Tema: IT – Oplæring, instruktion og

funktionalitet

Indsats Beskrivelse Ansvarlig

Organisering og

struktur for

implementering af

nye IT-systemer og

understøttelse i

brug af eksisterende

systemer.

Ledelsen orienterer for MED-udvalget, hvordan

der fremadrettet sikres introduktion og

implementering til nye IT-systemer så

medarbejderne i højere grad oplever sig klædt på

til opgaven og bekendt med, hvor de kan få støtte

til brug af IT-systemer.

Koncernchef

Analyse af

udfordringer med

opsætning af nye

medarbejdere til IT

og ventetider på

Help-desk

Der skal skabes overblik over store

udfordringerne med opsætning af nye

medarbejdere til IT-systemer reelt er, samt om

der reelt er problemer med svar-tider med Help-

desk. Dette overblik skal skabes i samarbejde med

IT og tilsvarende skal eventuelle løsninger

udarbejder i samarbejde med IT.

Koncernchef

14

TEMA: Sygefravær og Stress:

Til spørgsmålet Føler du dig udbrændt eller psykisk nedslidt? Svarer 21% ”ja”, svarende

til omkring 50 medarbejdere i Arbejdsmarked. For et enkelt team er det næsten

halvdelen, som svarer ja til spørgsmålet. Derfor har udbrændthed og psykisk nedslidning

også fyldt en del på de afholdte teammøder.

I mål og effektaftalen for Arbejdsmarked, er der også beskrevet indsatser og opfølgning i

forhold til temaet omkring God ledelse. Mange af de indsatser har også til formål at

forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Indsatserne beskrevet i handlingsplanen skal ses som

supplement til indsatserne i Mål og effektaftalen.

Vi oplever en øget forventning om at skabe resultater hurtigere end tidligere samtidigt med, at

vores arbejde i højere

grad er fokuseret på andet end borgersager (eksempelvis øget samtalefrekvens med borgere eller

større krav om antal henviste borgere,

men fortsat tunge procedurer).

Team Aktivitetsparate

”Sygefraværs effekt på teamet og opgaveløsningen er 1) Utilfredsstillede arbejdsdag, også

overfor borgerne. 2)Brandslukning. 3) Generel mistrivsel og risiko for domino effekt.”

Team Jobklar

”Arbejdsopgaver VS. tid til opgaven: Her drøftede vi bl.a. tidsforbrug på administrative opgaver,

kvalitet og kvantitet ift. mentors opgave sammen med borger, rammer for opgaven samt brug af

flådebiler/parkering”

Team Mentor

15

Tema: Sygefravær og stres

Indsats Beskrivelse Ansvarlig

En samlet analyse

og fokus på

sygefravær og

stress samt hvilke

indsatser der

allerede er

iværksat. Med

henblik på en

mere målrettet

indsats mod

sygefravær og

stress.

Der er brug for at sætte øget fokus på

sygefraværet, og hvor meget af det som er

stressrelateret. Desuden er der i Arbejdsmarked

sat flere forløb i gang omkring forebyggende

psykolog indsats.

I samarbejde med HR-staben og

Administrationen i Arbejdsmarked iværksættes

en mindre analyse af sygefraværet i

Arbejdsmarked, hvor der også skabes et

overblik over, hvilke indsatser der allerede er

iværksat ift. sygefravær og stress og med

hvilken effekt.

Analysen præsenteres for MED-udvalget inden

udgangen af 2018. Med henblik på at drøfte

eventuelle tiltag.

Arbejdsmiljøgruppen

Fælles

morgensamling

den første onsdag

i måneden for

hele

Arbejdsmarked

For at styrke sammenholdet og kendskabet til

hinandens arbejdsopgaver afholdes der den

første onsdag i måneden - gældende fra juni

2018 – morgensamling på Lindevej.

Morgensamling varer 15 min og består i, at et

team fortæller om sig selv i 10 min., og har valgt

en sang der skal synges. Første gang har

arbejdsmiljøgruppen opgaven og leverer

herefter depechen videre til et team.

Arbejdsmiljøgruppen…

og herefter alle teams.

Afholdelse af

temarrangement

for den samlede

ledergruppe og

MED-udvalg.

Inden sommeren 2019 afholder MED-udvalget

et temaarrangement for den samlede

ledergruppe, hvor fokus er på stress og psykisk

arbejdsmiljø. Til arrangement kan indhentes

inspiration fra f.eks. SPARK

Formand og

Næstformand i MED-

udvalget.

16

Har du spørgsmål til APV-handleplanen eller arbejdsmiljø generelt kan du kontakte din teamleder eller en af de fire arbejdsmiljørepræsentanter (AMiR) eller arbejdsmiljølederen i Arbejdsmarked

-------------------------------------------- Arbejdsmiljørepræsentanter pr 1. maj 2018

• Marina Adele Setzer Simonsen

• Mette Skrøder

• Christina Bejlegaard Hansen

• Steen Birketoft --------------------------------------------- Arbejdsmiljøleder pr. 1. maj 2018

• Brian Birkelund Jørgensen

-----------------------------------------------