Working Folder

「Working Folder」の導入で、介護報告の確認作業効率化と職員の事務作業軽減を実現し、介護サービスを向上！

導 入 事 例Vol.2

有限会社ナイスケア 様

有限会社ナイスケア 様（長崎県佐世保市）

介護内容や入所者の様子を確認する作業の効率化が課題

手軽に低コストでできる情報共有

老人ホームやデイサービスなど、複数の介護施設を運営する有限会社ナイスケア様では、職員が作成する介護報告や医師の往診の内容などを施設長がつねに確認するようにしています。施設が増えるにしたがって、この確認作業をいかに効率化するかが問題になってきました。そこでナイスケア様が導入したのがドキュメント共有を支援する富士ゼロックスのクラウドサービス「Working Folder」です。

長崎県佐世保市のナイスケア様は、2003 年 3 月に「安心と尊厳のある生活を営むことを支援する」という目的を掲げ、介護保険指定事業者として認知症対応型共同生活介護事業所（3ユニット・27人が入居するグループホーム）、通所介護事業所（デイサービスセンター）を白岳町に開設しました。2007年4月には隣接して介護付き有料老人ホーム（定員50人）を、さらに 2012年5月には湊町に45部屋のサービス付き高齢者向け住宅を開設するなど事業を拡大しています。

介護施設では、入所者の状態に合った介護サービスを提供すること、緊急時には速やかに適切な判断をすることが求められます。そのためには、介護の内容や入所者の様子などをつねに把握しておくことが大切です。そこでナイスケア様では、職員がファクスで送る介護日報などを富士ゼロックスのドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」で電子文書化し、施設長の山尾継祐様が確認していました。また、入所者の病歴や受診記録などの文書も「DocuWorks」で電子文書化し、ノート PCに保存して、施設長がいつでも確認できるようにしていました。入所者がかかりつけの医師の往診を受けた時は、更新された文書を職員からメールで送ってもらうこともありました。しかし、施設が増え、入所者が増えるにつれて、これらの作業は手間がかかるようになりました。職員から施設長へファクスする時は、施設長がどこにいるか確かめなければならず、施設長も複数の施設から介護日報などが送られてくるのを待っていなければなりません。また、ノートPCに入れておく入所者の文書の更新も煩雑です。そのためナイスケア様では、施設長がどこにいても速やかに必要な情報を確認できるように、情報共有のための作業を効率化することが課題になっていました。

導 入 前 の 課 題

ナイスケア様は、2012年5月の新施設のオープンに当たって、導入する複合機の検討をしていました。その時に複合機と併せて富士ゼロックスから提案があったのが、複合機と連携できる「Working Folder」と、モバイル環境での iPad の活用でした。「メールのやり取りよりもずっと簡単に情報の共有ができ、しかもサーバーなどを新しく用意する必要がなく、価格も手ごろなことが導入の決め手でした」（施設長・山尾様）。今では、職員からの報告などを「Working Folder」に格納し、施設長はiPad からアクセスして内容を確認できるようになりました。ナイスケア様では、入所者の情報、計画や実績、介護報酬に関する情報、職員の介護日報など、把握しておくべき情報が多く発生します。「「Working Folder」を導入する前は、情報を確認するためにどこかひとつの施設に留まっていなければならないことがよくありました。今ではどこにいてもiPadから内容を見ることができます。医師から渡された書類なども、その施設でスキャンして「Working Folder」に入れてもらえば簡単に確認できます。」（施設長・山尾様）

新 施 設 の オ ー プ ン を 機 に 「W o r k i n g F o l d e r 」 を 導 入

■有限会社ナイスケア 様の　プロフィール

隣接する介護付き有料老人ホーム常務取締役　施設長山尾　継祐　様

Working Folder 導入事例 　 有限会社ナイスケア 様

介護報告を「Working Folder」に格納し、施設長がいつでも内容を確認提携医院との情報共有も可能にナイスケア様では、「Working Folder」上に施設ごとのフォルダーを設け、入所者の診療情報や預かり金の使用状況、請求に関する情報、介護日報、勤務シフト表などを格納しています。手書きの文書も、複合機でスキャンして自動的にDocuWorks文書にして共有ディスクに保存し、その文書を DocuWorks Desk上でドラッグ＆ドロップするだけで「Working Folder」にアップロードできます。山尾様は、PCを触ったことのない職員でも一度説明すれば簡単にできるようになると言います。「介護施設では、入所者の状態の変化など、緊急に対応しなければならない事態が少なくありません。救急搬送が必要かなど、判断が難しいこともしばしばです。最悪の場合は訴訟というケースもあり得るので、適切な判断ができるように情報をつねに把握しておくことが重要です。今回の「Working Folder」とiPadによってそれが効率化できたことは大きな意味があります。」（施設長・山尾様）。

情報共有の効率化は、請求などの事務の効率化にも役立ちます。また、職員の事務作業の手間が減ればそれだけ入所者への介護に力を入れられるようになり、サービスの向上につながります。「新しく入所した人の情報や、入所者の病状など、施設の職員全員に知っておいてほしい情報を入れておくのにも便利です。管理者だけが必要とする情報は、アクセス権を設定して閲覧できないようにしています。」（施設長・山尾様）ナイスケア様と提携している内科医院のドロワーも「Working Folder」上に作っています。これまでナイスケア様から医院には、入所者の毎日のバイタル情報（血圧、脈拍、体温）をファクスで送っていましたが、いまでは「Working Folder」上で医院とそれらの情報を共有できるようになっています。

「 W o r k i n g F o l d e r 」 と i P a d で 情 報 共 有 を 効 率 化

病院の受診時や写真の閲覧、データの入力などにiPadを活用入所者のバイタルの数値、既往歴、薬の処方歴などの情報を「DocuWorks」で電子文書化して「Working Folder」に保存する取り組みも進めています。山尾様は、病院での受診時に iPadを活用することも考えられると言います。「入所者を病院に連れていく場合に、どの職員が付き添っていくことになるかわかりません。それらの情報をiPadを使って病院で見せられるようにすると、誰が付き添っても情報を的確に伝えることができ、病院も適切な判断ができるようになります。そのほか、iPadで写真を撮って、それを認知症の入所者の方たちと一緒に見ることも考えられます。」iPadは情報入力ツールとしても活用することが可能です。「入所者のバイタル情報は、現在は手書きでノートに転記していますが、計測した場所でiPadを使ってそのまま入力すれば転記する手間が省けます。職員の手間が減れば、それだけ入所者の方と話をしたり一緒にいたりする時間が増えます。事務的な作業をできるだけ効率化して、入所者への介護サービスを充実させること、それが最終的な目的だと思っています。」（施設長・山尾様）

将 来 の 構 想

有限会社ナイスケア様　システム構成図

ドロワーとアクセス権

アクセス権　ナイスケア社員ドキュメント：請求書/日報/シフト表など

アクセス権　ナイスケア社員＋提携内科ドキュメント：診断情報など

主に複合機から報告書類をアップロード

主に複合機から報告書類をアップロード

DocuWorks Desk 上からDocuWorks 連携でアップロード

ナイスケアみなとまち隣接する施設 ナイスケア本社

どこにいてもiPad で必要情報を閲覧できる

ナイスケア入所者のバイタル情報を確認

指示・判断

共有文書の格納

Working Folder

施設長

提携内科医院

指示・判断

確認

http://www.fujixerox.co.jp/solution/workingfolder/

※XEROX、およびそのロゴと“コネクティング・シンボル”のマークは、米国ゼロックス社の登録商標または商標です。 ※この印刷物は再生紙を使用しています。この印刷物の内容は2012年9月現在のものです。

共有ディスク

ナイスケア共有ドロワー

提携内科医院共有ドロワー