Workflowřízení firemních procesů

Carda, A., Kunstová, R.: Workflow, řízení firemních procesů, Grada 2001

Procesní management obecně

Tradičně řízená společnostRozdělení společnosti do specializovaných týmů s jedinou specializovanou profesí

Výhody - tým se soustředí pouze na jednu činnost a může se v ní neustále zdokonalovat

Nevýhody: soustředění na lokální maxima, bariéra v komunikaci, nejednoznačně definovaná zodpovědnost, znalostní báze, reakce na změny evoluční

Procesně řízená společnostProces = „po částech uspořádaná množina aktivit, které přinášejí přidanou hodnotu“

Proces má vlastníka, vstupy, výstupy

Výhody – možnost optimalizace procesů, přesně definované zodpovědnosti, uložení know-how, reakce na dynamické změny okolí, podpora IT

1

Procesní management obecně – typy procesů

Hlavní procesy (klíčové, core) - naplňují účel podnikání a vytváří přidanou hodnotu, kterou platí externí zákazník. Jde o sekvenci činností, která leží na časové kritické cestě od požadavku zákazníka k jeho uspokojení a uhrazení produktu / služby.

Podpůrné (supply) procesy - zajišťují vnitřnímu zákazníku nebo hlavnímu procesu produkt (službu), který je případně možné zajistit i externě bez ohrožení poslání firmy a vykonávají se interně buď z důvodu omezení rizik nebo pro ekonomickou výhodnost.

Řídicí procesy jsou specifické pro určitou organizaci a obvykle se zaměřují definování záměrů a cílů společnosti a na přezkoumání pokroku při jejich plnění

1

Shrnutí

Typické procesy výrobní firmy:Hlavní procesy (klíčové, core) – Plánování, Vývoj produktu, Nákup, Řízení výroby, Skladování a distribuce, Prodej

Podpůrné (supply) procesy – Management jakosti, Personalistika, Interní a externí účetnictví, Údržba strojů a zařízení, Reklamační proces, Projektové řízení a správa dokumentace, …

Řídicí procesy – Strategie a řízení společnosti, Kontrola a zkvalitňování interních procesů, kontrola plnění cílů společnosti

1

Procesy v typické výrobní firmě

1

Zjednodušený příklad podnikového procesu

Přijetí zákaznické objednávky

Schválení objednávky prod. odd.

Vystavení faktury

Prověření platby účtárnou

Dodání produktu

Systém řízení workflow

Definice Realizace Monitorování

Manažeři Účastníci

Technologie

Podnikové objekty

Workflow - propojení principů,metodik a technologií

•Elektronická pošta

•Distribuované zpracování on-line, off-line zpracování

•Týmová spolupráce

•Správa dokumentů

•Reeingineering

•Simulace procesů

•Architektura klient-server

•Databázové systémy

•Programovací jazyky

•Internetové uživatelské rozhraní

Workflow management systems

Workflow systém musí poskytovat:

• Grafický návrh workflow• Role• Pravidla• Řešení vyjímek• Monitoring• Měřitelnost• Simulace• Aktivita• Databázové rozhraní• Připojování dokumentů

Co lze od implementace workflow systému očekávat?

• Zavedení standardních postupů (zvýšení efektivity práce, snížení nákladů)

• Zjednodušení podnikových procesů (zlepšení organizace práce a kvality práce)

• Zachování pracovních postupů zaměstnanců (snadnější zapracování nových zaměstnanců)

• Pružnost v navrhování změn• Urychlení řešení a vyřizování případů• Autorizace změn v kolujících dokumentech• Historie každého případu či řešení• Integrace dokumentů a aplikací• Podpora řízení kvality

Typy workflow Rozhodující proces

Podpůrný proces Opakovaný proces Unikátní proces

administrativní

produkční

kolaborativní

Ad hoc

Produkční procesy:

• Jsou podrobně strukturovány• Jsou formalizovány• Jsou poměrně složité• Je vyžadována rychlá doba odezvy a vysoká

průchodnost• Vyžadují integraci s dalšími aplikacemi• Cílem je vysoká produktivita• Konkrétní procesy často využívá vymezený

okruh uživatelů

Administrativní procesy jsou:

• Procesy dobře strukturované, předem definované

• Není požadována taková průchodnost jako u produkčních systémů

• Využívány většinou uživatelů, často nahodile

• Spojeny s formuláři či jinými dokumenty

Kolaborativní procesy:

• Procesy nejsou příliš strukturovány

• Důraz je kladen na zajištění řízené spolupráce účastníků procesu

• Důležitá je snadná dynamická možnost změny procesu

• Průchodnost procesu není rozhodující

Ad-hoc

• Důležitá je snadná a rychlá definice procesu v okamžiku potřeby

• Procesy definují koncoví uživatelé

• Možnost dynamických modifikací procesů

• Požadavky na průchodnost jsou nízké

• Cílem jsou nulové náklady a žádná správa

BPR Workflow(Business Process Reengineering)

Dělat účelné činnosti Dělat činnosti účelně

Eliminovat neúčelné činnosti Eliminovat časové ztráty

Procesy narovnává Procesy automatizuje

Jsou odvozeny od nových metod řízení a většího delegování pravomocí

Jsou výrazně zaměřeny na proces

Vedou k organizační restrukturalizaci

Hlavní překážky projektů BPR:

• Nedostatky v přesvědčení a souhlasu managementu

• Nerealistický záběr a očekávání• Odpor ke změně

Hlavní aktivity BPR jsou v současnosti zaměřeny na:

procesy, strategii,MIS, řízení změn

Komponenty workflow:

programové a datové

• Nástroj pro definici procesu definice procesu• Výkonné jádro workflow řídící data workflow • Správce úkolů aplikační data workflow• Uživatelské rozhraní věcná data workflow

seznam úkolů

Fáze workflow

Nástroje pro analýzu, modelování a definování podnikového procesu

Definice procesu

Řídící služba workflow

Aplikace a IT nástroje

Řídící data workflow

Věcná data workflow

Aplikační data workflow

Návrh a definice procesu

Vytváření a řízení výskytů procesů

Interakce s uživateli a aplikačními nástroji

Fá

ze n

ávr

huF

áze

prů

běh

u

Nástroj pro definici procesu by měl obsahovat:

• Grafické modelování procesů zahrnující směřování, přiřazení rolí, stanovení pravidel podmínek, vazby na dokumenty a další aplikace

• Kontrolu konzistence vytvořené procesní definice

• Simulaci a animaci toku

• Import provozních dat

Základní stavy procesu: činnosti:

• Inicializován

• Probíhající Neaktivní

• Aktivní Aktivní

• Pozastaven Pozastaven

• Skončen

• Kompletně hotov Kompletně hotov

Návrh a definice procesu Mapa procesu – větvení procesu

OR-Split OR - Join

Mapa procesů – paralelní směrování

AND – Split AND - Join

Smyčka opakující se činnosti

Matamodel definice procesu:

• Definice typu workflow (název procesu, číslo verze, podmínky zahájení a ukončení procesu, řídící, kontrolní, bezpečnostní a jiná data)

• Činnosti (název, typ činnosti, vstupní a výstupní podmínky, ostatní plánovací omezení)

• Přechodové podmínky (podmínky provedení nebo přechodu)

• Věcná data workflow (název dat a cesta)

• Role (název a organizační jednotka)

• Vyvolaná aplikace (umístění nebo přístupová cesta, prováděcí parametry, původní typ nebo název)

Meta-model workflow procesu

Metody analýzy procesů

• Metodika ARIS (prof. A.W.Scheer)

• Metodika IDEF3

• Metodika PDT (V.Řepa)

• Časové snímky

Techniky analýzy podnikových procesů

• Rozhovory a dotazníkový průzkum

• Pozorování

• Dokumentace

(dokumentace k provozovaným aplikacím,popisy podnikových procedur, podnikové směrnice, normy, manuál systému kvality, papírové i elektronické formuláře pro vkládání údajů, záznamy uživatelských požadavků, stížnosti..)

Metody a nástroje analýzy podnikových procesů: ISAC (Information Systems Work and Analysis of Changes)

– Analýza požadavků na změny » vytvoření seznamu problémů, analýza zainteresovaných skupin,

uspořádání problémů, popis stávajících činností, graf činností, popis cílů, posouzení současného stavu a analýza požadavků na změny, výběr nejvhodnějšího přístupu ke změnám

– Studie činností » analýza záměrů, generování alternativních úrovní realizace,

ověření úrovní realizovatelnosti, analýza nákladů a přínosů, výběr způsobu realizace, koordinace informačních subsystémů

– Informační analýza » analýza původu informací, logiky procesů, vlastností systému

– Návrh systému » určení způsobu provádění procesů, návrh datových struktur,

určení hranic automatizace, návrh programů, návrh ručních postupů

– Úprava prostředí » studie technických prostředí, úprava počítačových rutin, vytvoření

pomocných rutin

Metoda BORM (Business Object Relation

Modelling)1. Strategická analýza (stanovení cílů projektu a klíčových faktorů

úspěchu)

2. Vstupní analýza (podrobná analýza, rámcový návrh, podrobný návrh, implementace)

3. Podrobná analýza (určení cílů sw oblasti, objektových typů a konceptuálních diagramů)

4. Výchozí návrh (sw realizace)

5. Podrobný návrh (řešení architektonických prvků modelu- servery, databáze, sítě)

6. Implementace (testování, instalace)

Metoda PDIT (metoda procesního modelování)

1. Zmapování procesů 2. Zmapování organizační struktury3. Popis funkční struktury aplikace4. Popis událostí5. Popis uživatelských postupů6. Vytvoření modelu reality7. Návrh dialogových funkcí8. Návrh komunikační sítě9. Dokončení návrhu funkční struktury10. Sladění procesního modelu s ostatními částmi návrhu

aplikace

Metoda PQM (Process Quality Management)

Stanovení poslání podniku

Seznam dominantních vlivů

Určení kritických faktorů úspěchu

Definice podnikových procesů Přiřazení KFÚ k podnikovým procesům

Stanovení I/O informací Stanovení nejkritičtějších procesů

Důsledky pro IT Důsledky pro systém řízení

Metoda Balanced Scorecard

Zákaznická perspektiva

Perspektiva učení se a růstu

Interní a podnikovéprocesy

Finanční perspektiva

Vize a

strategie

Analýza procesů může být prováděna pomocí různých notací (notace v některých případech

spojeny s konkrétní metodikou):

• BPMN (Business Process Modeling Notation)

• EPC (eEPC)

• UML (Unified Modeling Language)

• IDEF

• Vývojový diagram

Analýzu procesů je možno provádět pomocí různých sw nástrojů (BPM Business Process Modeling tools) :

• ARIS Business Architect• Adonis• Process Modeler• QPR Process Guide• iGrafx Business Process• CASEWISE Corporate Modeler• FirstSTEP Designer• MS Visio• Visual Paradigm• IBM modeler• TIBCO modeler• Enterprise Architect

Ukázka procesní mapy- s využitím notace BPMN

Definovaná porovnávací kritéria pro výběr vhodné sw aplikace

(Workflow Comparative Study www.waria.com)1. Propustnost2. Vyjadřovací schopnost3. Programování činností4. Dispečink a reprezentace organizace5. Zpracování a statistika6. Komunikace7. Distribuce8. Podpora Internetu9. Dynamické změny10. Definice procesů11. Definice činností12. Předem připravení agenti

Postup implementace workflow

1. Vytvořit podnikové vize a určit podnikové cíle

2. Identifikovat procesy pro implementaci

3. Pochopit a změřit existující procesy

4. Navrhnout a vytvořit prototyp nového procesu

Zásady implementace

• Vybrat pečlivě první aplikaci• Neautomatizovat neefektivní procesy• Vypracovat podrobný plán automatizace• Uplatnit postupnou implementaci• Nelze předpokládat, že všechny požadavky vyřeší jeden

produkt• Nejdůležitějšími zákazníky jsou uživatelé

Struktura projektu

• Fáze přípravy• Vymezení procesu• Stanovení konzultanta a manažera

• Fáze analýzy• Návrh procesních kroků• Specifikace účastníků• Revize org. struktury• Stanovení rolí• Sestavení modelu

• Fáze implementace• Sestavení procesu• Simulace průběhu procesu• Ověření funkceschopnosti

• Fáze provozu

Model zralosti

Mezinárodní organizace

• Workflow and Reeingineering International Association www.waria.com)

• Workflow Management Coalition (www.wfmc.org)

• The Association for Information and Image Management (www.aiim.org)