SEPARATA DE CONTABILIDAD GENERAL Y FINANCIERA

8tava SESIN

Dra. SANDRA A. MEDINA RAMREZ

VIII SESIN:

LIBRO CAJA Y LIBRO DIARIO.

OBJETIVOS DE LA SESIN: Reconoce importancia del uso de los libros de Contabilidad para la elaboracin de informacin financiera. Registra informacin contable en el Libro Caja y Libro Diario

CONTENIDO:

01 El Libro Caja.-Definicin, importancia, uso y aplicacin02 El Libro Diario.-Definicin, importancia, uso y aplicacin

Prctica en Laboratorio20 de Mayo del 2015

EL LIBRO CAJA01

De acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliacin doble. Segn las disposiciones legales vigentes.01 1

DEFINICIN

El Libro Caja y Bancos tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero.En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y cronolgica como consecuencia de sus variadas y mltiples operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman tambin "libro de ingresos y gastos".

01 2

IMPORTANCIA Por qu es importante? Es importante porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la Empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parte integrante de la contabilidad completa, por lo tanto es obligatorio su registro.ASPECTO LEGALDe acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligadas a llevar este libro todas las personas jurdicas para efectos del Impuesto a la renta as como las personas naturales, bajo las siguientes caractersticas:a. Las personas jurdicas que llevan contabilidad completa por lo tanto estn en la obligacin de llevar el Libro Caja y Bancos.b. Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categora estn obligadas a llevar este libro en base a las siguientes particularidades: Ms de 1700 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa, por tanto este libro que es integrante.Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Pblico para que tenga los efectos que la ley le confiere.

ADMINISTRACIN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS: La administracin que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos est supeditada al buen control sobre el efectivo referente a lo que se d o recibe y la cuenta corriente referente a pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo que podramos decir entonces que caja y Bancos representa el denominador comn al cual pueden reducirse todos los Activos Lquidos.Qu es el efectivo?Est compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal con los cuales se pueden realizar pagos o depsitos de cuenta corriente o ahorros.El efectivo representa el factor ms importante que tiene toda empresa para consolidarse como ente de xito en el mercado.Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere a una cuenta corriente de algn banco de su preferencia y mediante la emisin de un cheque poder cumplir con sus obligaciones.Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensin de un cheque existen tambin pagos menores que se realizan en base al sistema de fondos fijos, el cual consiste en crear una Caja Chica para cumplir con ciertos pagos para compras imprevistas de menor cuanta ya que sera poco prctico o demasiado costoso girar un cheque. El fondo de caja chica se crea mediante el giro de un cheque contra las cuentas de la empresa. El efectivo cobrado se coloca en una pequea caja controlada por un empleado al que se le conoce como el supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se volver a solicitar una suma menor o mayor que el anterior pedido, previa entrega de los gastos realizados anteriormente sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente sern registradas en el Libro Caja y Bancos.Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando uno abre una cuenta bancaria se firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques remitidos para su pago.Qu es un Cheque?Es un documento firmado por el depositante, que ordena al Banco pagar una cantidad de dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados previamente, para que tanto el banco como quien los expide puedan darle seguimiento con facilidad.A travs del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las transacciones en efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del Banco, como veremos ms adelante en el extracto Bancario.

USO Y APLICACIN01 3

El hecho de considerarse como un libro integrante de la contabilidad completa significa que este es importante y obligatorio para todo contribuyente generador de rentas de Tercera categora.El registro de Libro Caja y Bancos le permite al contribuyente un mayor control sobre los ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos fundamentales: Manejo eficiente del efectivo Anticipacin a las necesidades de endeudamiento.De igual forma la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria podr verificar que contribuyentes cumplen o no con las transacciones financieras a travs del sistema financiero ya sea mediante la Bancarizacin o el Impuesto a las Transacciones Financieras (ITF).EL LIBRO CAJA Y BANCOS Y REQUERIMIENTOS MNIMOS:Como se dijo anteriormente es un libro principal y obligatorio para todo contribuyente generador de Rentas de 3ra categora. Es un libro de informacin mensual a travs del registro de 2 formatos. Formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo. Formato 1.2 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta Corriente (Equivalente a efectivo).Cada uno de los formatos establecidos por Ley adems de los requisitos mnimos debe contener como datos de cabecera:a. Datos de CabeceraoDenominacin de LibrooPeriodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la informacin registradaoNumero de RUC de la EmpresaoNombre o Razn Social de la Empresab. Registro de las operacionesEl sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:oAnotar las operaciones en forma cronolgicaoRegistrar de manera legible, sin espacios, ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas.oUtilizar el Plan Contable General vigente a nivel de dgitos establecidos en dicho plan.oAnotar los valores en folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios.oTotalizar sus importes.LEGALIZACINEl libro Caja y Bancos considerado como integrante de la contabilidad completa debe ser legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez de Paz Letrado o Juez de Paz, cuando corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

PLAZO MXIMO DE ATRASOSegn la Resolucin de Superintendencia N 234-2006 / SUNAT el libro Caja y Bancos puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de 3 meses" desde el primer da del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo", de lo contrario ser tipificada como una infraccin especificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

EXCEPTUADOSEstn exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven su contabilidad en hojas sueltas o continuas (computarizadas) en la medida en que dicha informacin se encuentre contenida en el Libro Mayor o cuando la persona jurdica con ingresos menores a 150 UIT hubiera optado por llevar el libro diario Formato simplificado.Pero a pesar de dicha advertencia el contribuyente puede optar por llevarlo ya que no afecta o invalida el desarrollo normal de los registros contables as como los resultados finales de los Estados Financieros.Bien, veamos cada uno de los formatos establecidos por la SUNAT mediante la R.S. -234-2006/SUNAT FORMATO 1.1.- LIBRO CAJA BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS EN EFECTIVOEn este formato se detalla todos los movimientos que realiza la empresa en efectivo ya sea como pagos o cobros.Requisitos Mnimos:a. Numero correlativo del Registro o cdigo nico de operacin considerada como una calificacin interna de la empresa especialmente asentada por aquellas compras que llevan la contabilidad en forma computarizada (Hojas sueltas o continuas)b. Fecha de la operacin.c.Descripcin de la operacin registrada que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso que las operaciones se encuentren centralizadas en otro libro o registros vinculados a asuntos tributarios ser necesario nicamente su referenciacin.d.Cdigo y denominacin de las cuentas contables asociadas que son el origen o destino de la operacin, segn el plan de cuentas utilizado, tratndose de libros o registros llevados en forma manual.e.Saldos y movimientos Saldo deudor de ser el caso Saldo acreedor de ser el caso.Ejemplo: el registro de la factura n 001-72130 metros de Tela x S/. 10 = S/. 300IGV 18% =54Monto a Registrar S/. 354

Si la empresa compra 30 metros de tela registrar S/. 354 como saldo Acreedor Si la empresa vende 30 metros de tela registrar S/. 354 como saldo Deudor.f. Totales.

EJEMPLO PRCTICO

En el mes de Diciembre del 2013. La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 realiza las siguientes operaciones en efectivo.

1. Al 01 de diciembre se tiene un saldo deudor de S/. 3 000

2. El 05 de diciembre, se paga en efectivo el pintado de una oficina por S/. 300 segn recibo de Honorarios N 001-104, emitido por Juan Lpez Puma.

3.El 15 de diciembre se vende en efectivo 30 metros de Tela Polipyma a S/. 10 c/u ms IGV. Segn factura N 001-721.

30 metros de Tela x S/. 10 S/. 300IGV 18% 54Monto a Registrar S/. 354

4.El 20 de diciembre se paga en efectivo el servicios de Luz por S/. 400 ms IGV segn recibo NA-356 emitido por la sociedad Elctrica del Sur SA.

Servicio de luz S/. 400IGV 18% 72Monto a Registrar S/. 472

1. El 26 de diciembre se vende en efectivo 1 Pantaln Marca Ranger a S/.100 mas1GV. segn factura emitida N 001-722.

Pantaln S/.100 IGV 18% 18 Monto a Registrar S/. 118

RegistrarDichos datos en el formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos de Efectivo (ver pg. siguiente).

EL LIBRO DIARIO02

Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de l giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralizacin en el libro mismo.El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha informacin a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:02 1

DEFINICIN

El Libro Diario es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma cronolgica.En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la dirigen.De acuerdo al Cdigo de Comercio se debe llevar un diario nico, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligadas a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resmenes generales que debern ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria. Las operaciones contables son anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.En sus folios destacan los hechos econmicos a medida que stos se van produciendo tratando de drseles una interpretacin conforme ocurren los mismos.02 2

IMPORTANCIA Y SIGNIFICADOLas anotaciones en el libro diario tienen significacin o sentido matemtico, en efecto stas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operacin debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.El Libro Diario refleja la entrada de datos en el tratamiento contable ya que recoge de los comprobantes de pago y registros contables la informacin que identifican a las operaciones. Posteriormente dichos datos sern suministrados al Libro Mayor.En lneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas da a da por la empresa. En otras palabras es un registro cronolgico (da por da) de las transacciones mercantiles de todo negocio.RGIMEN LEGALDe acuerdo al articulo 65 del D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, y Art. 13 de la R.S. 234- 2006/SUNAT se considera como un libro principal y obligatorio para todas las empresas sean estas jurdicas o naturales bajo los siguientes requisitos:Personas Jurdicas: Ingresos brutos anuales superiores a 150 UIT, (de 150 UIT a 500UIT, de 500 UIT a 1700 UIT, y de 1700 a ms) estn obligados a llevar el Libro Diario Ingresos brutos anuales menores o iguales a 150 UIT Llevan Libro diario formato simplificadoPersonas Naturales: Ingresos brutos anuales superiores a 150 UIT estn obligados a llevar Libro Diario Ingresos Brutos anuales menores a 150 UIT no estn obligados a llevar Libro Diario.

A fin de que tenga validez legal el Libro Diario debe ser legalizado por los Notarios o a falta de estos por los Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz pertenecientes a la provincia en que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo en el caso de Lima y Callao, la legalizacin podr ser efectuada por los Notarios o Jueces de cualquiera de dichas provincias.El libro Diario mediante el D.S. 234-2006/SUNAT asume una nueva forma en cuanto a su Rayado, haciendo de l un libro ms asequible a la informacin operativa de la empresa. Los formatos utilizados ya sean para el libro diario o simplificado son de uso obligatorio para todas las empresas que llevan contabilidad manual. Referente a las empresas que llevan contabilidad computarizada ser obligatorio consignar la informacin mnima pero sin utilizar necesariamente el formato establecido.

USO Y APLICACIN02 3

FORMATO 5.1. LIBRO DIARIO GENERALSegn la R.S. 234/2006/SUNAT se instauro un nuevo formato 5.1 Libro Diario, registrndose una mayor informacin con relacin al anterior formato, establecindose su llevanza en forma manual, computarizada o electrnica.

a. Datos de Cabecera: Denominacin del libro. Periodo o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del Deudor Tributario, Apellidos y Nombres denominacin y/o razn social.Si el libro es llevado en forma manual, los datos de cabecera bastar con incluir en el primer folio de cada periodo. Si es llevado en forma computarizada los datos de cabecera se consignar en todos los folios.

b. Informacin MnimaPara efectos tributarios segn R.S. Nro. 234-2006/SUNAT se ha establecido ciertas formalidades que deben ser tomadas en cuenta tal como lo indica el artculo 13 de la mencionada norma. El formato 5.1 Libro Diario deber contener la siguiente informacin mnima. Nmero correlativo del asiento contable o Cdigo nico de l operacin. Fecha de la operacin. Glosa o descripcin de la naturaleza de la operacin registrada de ser el caso. Referencia de la operacin en caso el deudor tributario lleve su libro en forma manual, indicando: El Cdigo del libro o registro donde se registr (ver tabla 8) El numero correlativo del registro o Cdigo nico de la operacin segn corresponda. Nmero del documento sustentatorio de ser el caso. Cuenta contable indicando: Cdigo de la cuenta contable desagregado de sub cuentas al nivel mximo de dgitos utilizados, siendo el mnimo el dispuesto en el literal B del Art. 6. el cual establece: "Si las empresas optan por utilizar el Plan Contable General Empresarial, el nmero mnimo de dgitos a utilizarse es de 5". Movimiento Debe Haber Totales.EJEMPLO:La empresa comercial Positiva S.A. centraliza las operaciones en el Libro Diario Formato 5.1 desde los respectivos Libros y Registros Contables.