Vergrijzing van‘technische’ Kennis tijdig aanpakken

dmv Tacit Kennis Conversie

september 2016

De KennisFlexIndex© Hoe wordt de kennisflex binnen de organisatie ervaren ?

10

Vergrijzing (aanpak?)

Kenniswerkers Directie Soll

Kennis Flex Methodiek (verbeteringsmodel?)

0

Kennisorganisatie (netwerk/co-creatie?)

Kenniswerkers (bekend ?)

Primaire processen (bekend?)

Kennisontwikkeling (ondersteuning?)

Kennisdeling (ondersteuning?)

Kennisverankering (beschikbaarheid ?)

Kennisbeleid (vast/flex?)

Kennisgaps (aanpak?) © copyright BeMa

2

§ Vergrijzing van kennis betekent dat de kennis zich concentreert bij de oudere kenniswerkers vanwege een uitblijvende kennisdeling met de jongere kenniswerkers

§ Het risico van deze‘Grijze Druk’ is dat deze kennis van zowel theoretische als praktische aard dreigt verloren te gaan bij VUT of AOW-van de oudere kenniswerker. Hierdoor ontstaan kennis gaps in de primaire processen

PS: Kennisverlies kan ook ontstaan door onvoorbereid vertrek van een jonge kenniswerker naar een andere opdracht of afdeling!

Vergrijzing van kennis binnen de organisatie ? Hoezo!

Grijze'Druk'201227%!*

*CBS

Grijze'Druk'202535%*?

*CBS

Grijze Drukaug2016

35-55%!

3

Ø Een strategisch kennisoverzicht, i.e. : welke kennis(werkers) zijn van primair belang voor de primaire activiteiten van de organisatie? Wat is de status van deze kennis? Wat is de benutting of onderbenutting en waar zitten de kennisrisico’s?

=> De ‘Kenniskaart’ geeft ons hierin overzicht en inzicht (zie lager)

Ø Een structureel plan en methode voor kennisdeling en/of overdracht bij kennisvergrijzing

=> De Tacit kennis Conversie levert ons een op-maat aanpak voor kennisoverdracht en -deling (zie lager)

Vergrijzing vergt een strategisch en structurele aanpak

4

1 2 3DEELS TOELICHTING (& ACTIES)

1 2 3 1 2 3 3In beperkte mate meer produkten dan beleid

21 1 1 2 2 3

32 2 2 1 3 3

Processen wel vastgelegd. Nog wel voor ontwikkelruimte gezorgd te wordenNiet over de regioProces wordt nog fijngeslepen

43 1 2 3 3 3

Op de G en P schijfEr mee bezig

52 2 2 1 3 3

Mensen binnen B&O vertrokken en kennis is nu verdwenenJa, want we leggen het gewoon niet vastEr vertrekt kennis. Wat moeten we nu vastleggen?. Wat hebben we specifiek nodig?

6 1 1 1 1 3 3Doormiddel van samenwerkingsvormen. AM komen periodiek tezamen. Er zijn gezamenlijke ontwikkelgroepen

7

2 3 3 3 3 2

Kennisgap op verkeersbegeleidende systemen natBij E en IA zijn er nog kennisgapsWel leemtes, wel goede techniciNog te veel op de oude manier en verkeerde dingen doen

82 3 1 1 3 1

Geen ruimte inzake capaciteitKrijgt wel te weinig prioriteit, veel initiatieven zorgen voor verwarring

92 1 2 1 2 3

Overleg is wel structureelIets meer bundelen en aansturen. Wel initiatieven met contractors maar geen formeel protocolPIP's worden nu uitgerold

#1 2 1 1 3 3

Binnen beheer bekend maar niet alle afdelingenPOV ziet het nog niet voldoende . Districten doen onderhoud naar behoren maar regio dient meer te ondersteunen. Te weinig feeling met het volledige proces

I. ALGEMENE B&O-KENNISSTATUS

Wordt B&O-kennisdeling pro-actief gestimuleerd ?

Zijn onderhoudsprocessen vrij van kennisgaps ?

Is er ruimte voor ontwikkeling van nieuwe onderhoudsconcepten?

Is er een methode voor B&O- kennisontwikkeling en -deling ? (binnen/buiten/tussen afdelingen?)

Zijn de primaire onderhoudsprocessen bekend bij het district?

Is er een (kennis)beleid voor B&O binnen de dienst?

Zijn de B&O-kenniswerkers (=bezitters van cruciale werkkennis) bekend binnen de dienst?

Is de taakverdeling tussen verschillende afdelingen binnen B&O bekend en vastgelegd?

Wordt RGO-kennis op een bereikbare plek voor alle gebruikers verankerd ?

Vergrijzing B&O-kennis op het District onder controle?

KENNISKAART REGIO NH

NIET AANWEZIG

Deelname : JanP, LeenS, KlaasT,MirandaH,AdK,HansV

32%

30%

38%

KENNISFLEX B&O

De Kenniskaart Kennisstatus Regio NH-B&O

NH

De KennisKaartsignaleert

‘Vergrijzing’!

! ?! !! !

5

Kenniskaart regio-Noord Holland

Kennisstatus en aanzet tot corrigerende acties

Vaststellingen Toelichting en ondersteunende acties J/N Wie Datum

Sterkten ü Kenniswerkers (=bezitters cruciale werkkennis) bekend binnen dienst

ü De primaire onderhoudsprocessen bekend bij het district

ü Kennisdeling proactief gestimuleerd

Ø Beeld volledig maken dmv overzicht?

Ø Binnen beheer bekend maar niet alle afdelingenPOV ziet het nog niet voldoende . Te weinig feeling met volledige proces

Ø AM komen periodiek tezamen. Er zijn gezamenlijke ontwikkelgroepen

Uitdagingen ² Onderhoudsprocessen onderhevig aan kennisgaps

² Vergrijzing technische kennis op het District

² Taakverdeling tussen verschillende afdelingen binnen de afdeling niet bekend en vastgelegd

Ø Kennisgap op verkeersbegeleidende systemen natBij IA en WTB zijn er nog kennisgaps

Ø Mensen binnen afdeling B&H vertrokken en kennis is nu verdwenen.We leggen het gewoon niet vastEr vertrekt kennis. Wat nu vastleggen?. Wat hebben we specifiek nodig? -> Overdrachts-oefening

Ø Niet over de regio. Proces wordt nog fijn geslepenTaakverdeling vastleggen?

32%

30%

38%

KENNISFLEX B&O

De KennisKaart lichttoe en adviseert

6

RWS Kenniskaart regio-Noord Holland

NWSP-Team- Kennisrisico’s AM

Kennisonderdelen

Piet Jansen-Zelf/ Gemid Hans Gorter - Zelf/Gem Mark Leeflang -Zelf/Gemid Sido Koning - Zelf/Gemid

Aandachtspunten

Ver

grijz

ing

Ken

nisg

aps

Ver

anke

ring

Taci

t

Impl

icie

t

Expl

icie

t

Ver

grijz

ing

Ken

nisg

aps

Ver

anke

ring

Taci

t

Impl

icie

t

Expl

icie

t

Ver

grijz

ing

Ken

nisg

aps

Ver

anke

ring

Taci

t

Impl

icie

t

Expl

icie

t

Ver

grijz

ing

Ken

nisg

aps

Ver

anke

ring

Taci

t

Impl

icie

t

Expl

icie

t

IST SOLL IST SOLL IST SOLL IST SOLL

Opstellen NWSP-format(AM-algemeen)

/1,0 /1,0 /1,0 /0 /100 /0 /1,0 /2,0 /1,0 /0 /100 /0 0,0 2,0 2,0 33 33 33 0,0 2,0 2,0 33 33 33

-Coördinatie en inhoudelijke bijdrage!-Gebeurd nu in excel!-verankering!-Impliciet daar AM-gedeelte onder AM Adviseurs wordt opgesteld

Inschatten gevolgen B&O/2,0 /2,0 /0,0 /0 /0 /100 /2,0 /2,0 /0,0 /0 /0 /100

-Kennis en uitwerking wordt met het team gedeeld-Risico verankering en vindbaarheid

Prestatiebepaling BSE0,0 1,0 1,0 /0 /50 /50 /0,0 2,0 /2,0 /0 /0 /100

-Nog zoektocht en aannames. Nog niet zeker. Nog in groeien ( =gaps)

Omschrijving PIP /0,0 /2,0 /2,0 /0 /0 /100 /0,0 /0,0 /2,0 /0 /0 /100 -Gebeurd nu in word! Verankering!

Methode,StructuurRUPS

2/1,3

2/ 1,3

2/ 0,7 0/0 20/

4080/ 60

2/ 1,0

2/ 1,0 0/0 0/0 0/50 100

/50

-Kennis en uitwerking wordt met het team gedeeld-WTB is de GAP

Ambassadeur/0,0 /0,0 /0,0 /0 /0 /100

-Aansluiten op de keten! ( program., nwp, prestaties,…)

Kennisdeling Score 4 ->7 5->8 4->8 5->7

Correctieve actiesEind volgend jaar is Piet weg! Kennisoverdracht gewenst!

Beter in afd N dan in afd L Regio vastlegging is uitdaging

Meer verdiepen in assets van afdelingen N&L

6%26%

68%

KennisdelingExpliciet

ImplicietTacit

De KennisKaart zoemt in tot op

kenniswerkers niveau

Kennisrisico’s : Zelf en/of Gemiddelde0=niet -/ 1=deels-/2=aanwezigGroen= 0-<0,5 Geel= ≥0,5-<1,5 Rood= ≥1,5-2Kennisdeling : Zelf en/of Gemiddelde Groen= Explicit ≥50/Implic <50/Tacit<25 Geel= Expl >25-50/Impl ≥50-75/Tac ≥25-50Rood= Expl ≤25/Impl >75/Tac >50ps: 100%+ verschillen geel - Uitzonderingen op de regel!

7

• Tacit kennis conversie is een structurele kennisoverdracht op basis van verschillende gecombineerde pragmatische acties.

• Gecombineerde acties die rekening houden met de wetmatigheden van Dale.

• Deze acties worden ism de Senior, Junior Kenniswerkers, Leiding en mmv HRM opgezet.

En wat nu? Tacit kennis Conversie?! (TkC)

Doing a discoveryDeveloping in co-creation

100% of whatwe discover

Source: BON- 2010

8

Tacit kennis conversie is een structurele kennisoverdracht/ -deling op basis van pragmatische en non-conformistische leeracties, i.e. :

• On-site opleiding : tijdens het werk wordt olv de senior kenniswerkeren adhv een complexe praktijk case behandelkennis overgedragen en gelinkt aan potentiële opdrachten. ( 💡 : inbouw storing/analyse case)

• On-the-job training: tijdens het werk wordt olv de senior kenniswerkeren adhv real life opdracht behandelkennis overgedragen.

• Meester-Gezel opleiding: senior kenniswerker neemt junior mee in zijn dag of weekprogramma ( 💡 : vastleggen van leerdoelen en –momenten)

• Co-instructieve opleiding: externe senior kenniswerker neemt interne junior mee tijdens de installatie van nieuwe technologie en kennis.

• Werkinstructieve opdracht: de junior kenniswerker krijgt de opdracht om adhv de bestaande werkinstructies en opdracht een nieuwe werkinstructie te ontwikkelen.

• …

Wat is Tacit kennis Conversie? (TkC)‘Een pragmatische overdracht/deling van kennis’

Meester-Gezel kan niet alles opvangen!

9

Tacit kennis Conversie is een snelle/efficiënte‘op-maat’ aanpak!

1. Orientatiefase (1dag*):

A. Bepalen van het ‘kennisthema’ en kennisonderdelen (Opdrachtgever/Kennisadviseur-1/4dag)e.g. : Kennisthema: Industriële Automatisatie Brug typen X1,Y2,Z3 – Kennisonderdelen: LCC, Decompositie object,…

B. Voorbereiding en uitwerken van een basis TkC-format (Kennisadviseur – 3/4dag)

2. Voorbereidingsfase (1dag*) :

A. Gezamenlijk vastleggen kennisniveaus, doelen/kennisonderdeel, overdrachtsmethode & timing (Senior/Junior/Kennisadviseur-1/2dag)e.g.: Kennisniveaus: Basis- en storingskennis - Kennisdoelen: storingskennis typen Xx1,Yy2,Zz3,…

Overdrachtsmethode : on-site en on-the-job training – afronding met toets: dec2016

B. Afwerken van een TkC-format (Kennisadviseur – 1/2dag)

C. Optioneel: Assessment van de beschikbare kennisdragers ( procedures, werkinstructies, leidraden,…beoordelen/selecteren)e.g.: Onderhouds- en Storingmanuals X1,Y2,Z3

3. Implementatiefase (1dag*):

A. Planning van de activiteiten met de senior coach(es) en junior(s) – (Senior/Junior/Kennisadviseur-1/2dag)e.g.: Onderhoud storinggevoelige Lock Mechanisme Xx1- Senior monteur JanG – 19mei16

B. Uitvoering dan het TkC-plan on the job!

C. Feedback en beoordeling kennisoverdracht en –(correctieve) verankering (Senior-Junior/Opdrachtgever/Kennisadviseur-1/4x2dag)e.g.: Correcties/aanvullingen X1 –Lock Mechanisme Xx1 –Verslag/beoordeling Junior kenniswerker.

*Indicatief en afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de kennisonderdelen. PS: Leiding en HRM worden nauw betrokken in de opzet, uitrol en afronding van de TkC-aanpak.

Hoe werkt TkC?: het stappenplan

10

Voorbeeld TkC-kaart: Techniek

Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Nienke Gerrits

Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-site Instelling schakelaar

DatasheetTekening

WerkprocedureWI TS900

nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken

Oefening TS900Inbouw storing

nov16 W. Groot

Storingskennis Herinstellingschakelaar

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar

nvt nvt nvt nvt

Format wordt ism Senior en Junior op maat ontwikkeld!

Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Olaf Pabst

Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-site Instelling schakelaar

DatasheetTekening

WerkprocedureWI TS900

nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken

Oefening TS900Inbouw storing

nov16 W. Groot

Storingskennis Herinstellingschakelaar

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar

nvt nvt nvt nvt

Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Jip Adema

Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-site Instelling schakelaar

DatasheetTekening

WerkprocedureWI TS900

nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken

Oefening TS900Inbouw storing

nov16 W. Groot

Storingskennis Herinstellingschakelaar

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar

nvt nvt nvt nvt

Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Gerard Jans

Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-site Instelling schakelaar

DatasheetTekening

WerkprocedureWI TS900

nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken

Oefening TS900Inbouw storing

nov16 W. Groot

Storingskennis Herinstellingschakelaar

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar

nvt nvt nvt nvtRe

gio’

s

11

Voorbeeld TkC-kaart : Diensten

Kennisthema : Financiële rekenmodellen

Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Mark Ipema

Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23

WorkmanualCases

Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…

nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken

Start project XU23 jan16 R.Verkerk

Storingskennis Zoeken van foutmeldingen

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen

nvt nvt nvt nvt

Format wordt ism Senior en Junior op maat ontwikkeld!

Kennisthema : Financiële rekenmodellen

Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Mart Geens

Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23

WorkmanualCases

Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…

nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken

Start project XU23 jan16 R.Verkerk

Storingskennis Zoeken van foutmeldingen

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen

nvt nvt nvt nvt

Kennisthema : Financiële rekenmodellen

Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Arie Moons

Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16

Kenn

isni

veau

s

Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach

Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking

Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23

WorkmanualCases

Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…

nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken

Start project XU23 jan16 R.Verkerk

Storingskennis Zoeken van foutmeldingen

nvt nvt nvt nvt

…

Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen

nvt nvt nvt nvt

Regi

o’s

12

1. Het is een op maat plan en geen standaard aanpak

2. Het wordt ism met senior/junior (of junior/junior) kenniswerker opgesteld

3. Het gebeurd in nauwe samenwerking met leiding, HRM en betrokkenen

4. De junior kenniswerker wordt de eigenaar van het TkC-plan en staat in voor de organisatie en beoogde resultaten

5. Het is pragmatisch en op korte termijn ingesteld

6. Het is afdelings- of regionaal overstijgend

7. Het is een eenvoudig systeem dat snel zelf kan gehanteerd worden

8. TkC wordt naast vergrijzing ook ingezet bij andere risico’s van kennisverlies, e.g. : kennisoverdracht vóór vertrek naar een andere organisatie, afdeling of project

Wat zijn de specifieke key succes factoren van TkC? :

13

Feiten over overdracht van kennis

• 75% van de kennis bij de medewerkers wordt niet met de organisatie gedeeld. ( Delphi Group study )

• Organisaties worden in hun functioneren en resultaten door een toenemendevergrijzing gehinderd. ( nu al 35-40%- CBS)

• De opdrachten en uitdagingen worden complexer en de beschikbare van experten neemt af.

• Tijdens inkrimp- of veranderoperaties gaat er onnodig veel kennis verloren

• De focus op kostenreductie en lean proces dragen niet bij tot duurzame groei en ontwikkeling van oplossingen.( Dr. Robert M. Tomasko)