VERBUCHUNG VON BESTANDSVERÄNDERUNGEN IM HANDEL · – Die Unternehmensentwickler Autor: Martin...

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VERBUCHUNG VON

BESTANDSVERÄNDERUNGEN

IM HANDEL

SO MACHEN SIE AUS IHRER BWA

EIN AUSSAGEFÄHIGES CONTROLLING-INSTRUMENT

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Verbuchung von Bestandveränderungen – So machen Sie aus ihrer BWA ein Aussagfähiges Controlling-Instrument/ Juni 16 www.cramer-mueller-partner.de – Die Unternehmensentwickler Autor: Martin Warnke/ [email protected]

INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung .................................................................................................................................... 3

KAPITEL 1 - Die schlechte Methode – Verbuchung ohne Bestandsveränderungen .................. 3

1.1 Wie wurde hier gebucht? ............................................................................................... 5

1.2 Welche Buchung wurde „unterlassen“? ......................................................................... 5

KAPITEL 2 - Die gute Methode – Es werden permanent Bestandsveränderungen gebucht und

vom Umsatz wird der tatsächliche Wareneinsatz abgezogen ................................................... 6

2.1 Wie wurde hier gebucht? ................................................................................................ 6

2.2 Was wird mit dieser Art der Verbuchung erreicht? ....................................................... 7

KAPITEL 3 - Praktische Tipps für Fahrzeug- und Maschinenhändler .......................................... 8

3.1 Stufe 1: Verbuchung der Objekte ............................................................................... 8

3.2 Stufe 2: Verbuchung von in Objekten eingebauten Teilen ....................................... 9

3.3 Stufe 3: Verbuchung von internen Leistungen (Verrechnete Löhne und Kleinteile),

die einzelne Objekte betreffen ............................................................................................. 9

3.4 Stufe 4: Verbuchung Teileverkäufe (Theke und Shop): ........................................... 10

Schlusswort .............................................................................................................................. 11

Autorenprofil ............................................................................................................................ 12

Impressum ................................................................................................................................ 13

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Einleitung

Wenn Sie Waren einkaufen, erhöht sich Ihr Warenbestand entsprechend. Wenn Sie Waren

verkaufen, reduziert sich Ihr Warenbestand und gleichzeitig erzielen Sie mit dem Verkauf

einen Rohertrag. Aber können Sie das in Ihrer BWA auch sehen?

In der Buchhaltung haben sich zwei unterschiedliche Methoden durchgesetzt, wie Einkäufe

und Verkäufe verbucht werden. Beide führen am Jahresende zum gleichen Ergebnis, aber

nur eine Methode erlaubt es dem Unternehmer, auch unterjährig den Überblick zu behalten:

Wie hoch sind Ihre Warenbestände, wie entwickeln sich die Roherträge aus den Verkäufen?

KAPITEL 1 - Die schlechte Methode – Verbuchung ohne

Bestandsveränderungen

Wir zeigen zunächst auf, wie Sie nicht buchen sollten:

Viele mittelständische Handelsunternehmen verbuchen den Wareneinkauf als Aufwand in

der GuV. Die eingekaufte Ware fließt voll ergebnismindernd in den Aufwand des

Unternehmens, die Verkäufe werden als Umsatz ergebniserhöhend gebucht und das aktive

Bestandskonto „Warenbestand“ bleibt bis zur nächsten Inventur unverändert. Wird in einer

Periode mehr verkauft als eingekauft, ist die Differenz zwischen Umsatz und Wareneinkauf

positiv. Aber hat das Unternehmen wirklich Geld verdient? Und wie viel?

Zum Bilanzstichtag werden die Buchungen korrigiert, indem die Bestandsveränderung über

die Inventur ermittelt wird. Es erfolgt eine Korrekturbuchung, mit der der Saldo des

Bestandskontos „Warenbestand“ an den Inventurwert angepasst wird. Die Gegenbuchung

erfolgt auf dem Aufwandskonto „Wareneinsatz“.

Die Nachteile liegen klar auf der Hand:

• Der Unternehmer hat unterjährig keinen Überblick über die tatsächliche Ertragslage seines Unternehmens

• Er hat unterjährig keinen buchhalterischen Überblick über die Entwicklung seiner Bestände

• Er kann die Roherträge aus den verkauften Handelswaren anhand seiner Buchhaltung nicht ableiten

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Ein kurzes Beispiel verdeutlicht dies:

Es wird unterstellt, dass zum Beginn des neuen Wirtschaftsjahres am 01.01. keine alten

Bestände mehr vorhanden waren. Beim Verkauf von Ware wird durchgängig ein Rohertrag

von 10 % erzielt.

Um das Beispiel nicht zu überfrachten, werden nur die Netto-Buchungen – ohne MwSt. –

gezeigt.

Januar Februar März

Warenverkauf 100 30 11

Wareneinkauf -150 0 0

Monatlicher

Rohertrag -50 30 11

Kumulierter

Rohertrag -50 -20 -9

Das Unternehmen hat für

150 TEUR Handelsware

eingekauft und für 100

TEUR mit einer Marge von

10 % verkauft. Da der

Wareneinkauf voll in die

GuV gebucht wurde, zeigt

die Firma zum

Monatsende einen

„Rohertrag“ von -50

TEUR.

Der Unternehmer sieht

nicht:

- wie hoch seine Bestände

sind

- wie hoch seine

tatsächliche Marge im

Verkauf ist

Im Februar hat er von

seinen Einkäufen im

Januar für weitere 30

TEUR Ware mit einer

Marge von 10 % verkauft.

Da er in diesem Monat

keine weitere Ware

eingekauft hat, beträgt

sein Wareneinkauf 0

TEUR. Der „Rohertrag“ im

laufenden Monat geht -

ohne dass er etwas anders

gemacht hat, als im Vor-

Monat – scheinbar auf 30

TEUR nach oben.

Im März erzielt er einen

Umsatz von 11 TEUR. Da

er auch in diesem Monat

keine Ware einkauft,

scheint der „Rohertrag“ –

wie im Vormonat – bei

100% zu liegen.

Tatsächlich hat er nur 10

% Rohertrag

erwirtschaftet, was aber

bei dieser Art der

Verbuchung nicht

erkennbar ist. Auch der

kumulierte Rohertrag für

den Zeitraum Januar bis

März von -9 TEUR stimmt

nicht.

Bei dieser Art der Verbuchung kann der Unternehmer anhand der Buchhaltung weder die Höhe des

aktuellen Warenbestandes, noch den mit dem Verkauf erzielten Rohertrag ableiten. Zum Abschluss der

Periode ist daher eine Korrekturbuchung erforderlich. Hierzu wird der Warenbestand über die Inventur

ermittelt. Die Inventur wird Ende März einen Warenbestand von 23 TEUR zeigen. Der Anfangsbestand zum

01.01. war 0. Somit ist eine Bestandsmehrung von 23 TEUR zu verzeichnen, um die der kumulierte Rohertrag

von -9 TEUR (Ende März) erhöht wird. Nach dieser Korrektur liegt der kumulierte Rohertrag bei plus 14

TEUR. Bezogen auf den Warenverkauf entspricht das einem echten Rohertrag von 10%.

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1.1 Wie wurde hier gebucht?

1. Das Unternehmen hat für 150 TEUR Ware gegen Rechnung eingekauft.

Buchungssatz: Wareneinkauf an Kreditoren 150 TEUR

Das Wareneingangs-Konto ist ein Aufwandskonto und reduziert deshalb (fälschlicher Weise)

das Ergebnis um die Einkäufe der Ware. Tatsächlich liegt die Ware aber noch im Lager und

stellt daher keine Ergebnisminderung dar.

2. Das Unternehmen verkauft Ware zum Verkaufspreis von TEUR 100 gegen Barzahlung.

Buchungssatz: Kasse an Erlöse (Warenverkauf) 100 TEUR

Das Konto Erlöse (Warenverkauf) ist ein Ertragskonto.

1.2 Welche Buchung wurde „unterlassen“?

Es fehlen die Bestandsveränderungen. Wie das Wort schon sagt, stellen sie die

„Veränderungen im Bestand dar“. Einkäufe erhöhen den Bestand, Verkäufe mindern den

Bestand. Sie ergeben sich erst aus der körperlichen Bestandsaufnahme. Konkret wird der

über die Inventur ermittelte Warenbestand mit dem Anfangsbestand des aktiven

Bestandskontos Waren verglichen und durch eine Korrekturbuchung an den Inventurwert

angepasst. Da die Inventur aber in der Regel erst zum Ende des Geschäftsjahres erfolgt,

tappt der Unternehmer bis dahin im Dunkeln, wie hoch seine Bestände und der tatsächliche

Rohertrag sind.

[6]


KAPITEL 2 - Die gute Methode – Es werden permanent

Bestandsveränderungen gebucht und vom Umsatz wird der

tatsächliche Wareneinsatz abgezogen

Hier werden noch einmal die gleichen Geschäftsvorfälle nach der guten Buchungsmethode

gezeigt. Dabei werden die Veränderungen der Bestände fortlaufend in der BWA gebucht –

und nicht erst am Jahresende. In der Buchhaltung verändert sich somit der Warenbestand

permanent durch Ein- und Verkäufe. Die BWA zeigt immer den aktuellen Warenbestand an.

Die Umsätze werden um den entsprechenden Wareneinsatz gekürzt, so dass mit

Verbuchung eines jeden Umsatzes auch die tatsächliche Entwicklung des Rohertrages

erkennbar ist.

2.1 Wie wurde hier gebucht?

1. Das Unternehmen hat für 150 TEUR Ware gegen Rechnung eingekauft.

Warenbestand an Kreditoren: 150 TEUR

Das Konto Warenbestand ist ein aktives Bestandskonto und zeigt – wie alle anderen Konten

auch – immer den aktuellen Wert. Diese Buchung hat keine Ergebnisauswirkung.

2. Das Unternehmen verkauft Ware zum Verkaufspreis von TEUR 100 gegen Barzahlung.

Januar Januar Februar Februar März März

Bilanz G+V Bilanz G+V Bilanz G+V

Warenbestand

Monatsanfang 0 60 33

Wareneinkauf 150 0 0

Warenverkauf zu

Einkaufspreisen -90 -27 -10

Warenbestand

Monatsende 60 33 23

Umsatz 100 30 11

Wareneinsatz -90 -27 -10

Rohertrag 10 3 1

Kumulierter

Rohertrag 10 13 14

[7]


2.1. Buchung des Umsatzes:

Kasse an Umsatzerlöse: 100 TEUR

2.2 Buchung der Bestandsveränderung:

Wareneinsatz an Warenbestand 90 TEUR

Jeder Verkauf löst also 2 Buchungssätze aus:

• Buchung des Verkaufserlöses über das Ertragskonto Erlöse (Warenverkauf)

• Buchung der Bestandsveränderung zu Einkaufspreisen über das Aufwandskonto Wareneinsatz und das aktive Bestandskonto Warenbestand

2.2 Was wird mit dieser Art der Verbuchung erreicht?

• Sie sehen jederzeit den tatsächlichen Rohertrag

• Nach Abzug der Kosten zeigt Ihre BWA immer das tatsächliche Ergebnis an.

• Es wird ständig der echte Warenbestand gezeigt!

• Sie erhalten eine BWA, die nicht nur rechtlichen Erfordernissen folgt, sondern

darüber hinaus monatlich eine korrekte Übersicht über die Entwicklung von

Rohertrag und (nach Abzug der Kosten) den Erfolg Ihres Unternehmens zeigt.

[8]


KAPITEL 3 - Praktische Tipps für Fahrzeug- und Maschinenhändler

Sie handeln mit Fahrzeugen oder Maschinen (kurz: Objekten) und wollen künftig an Ihrer

BWA ablesen, wie sich Umsatz und Rohertrag entwickeln? Dann haben wir hier einen

konkreten Optimierungsvorschlag für Sie.

Nachfolgend finden Sie eine allgemeine kaufmännische Beschreibung der neuen

Buchungsvorgänge. Die dazugehörigen Buchungsparameter ergeben sich aus der von Ihnen

verwendeten Buchhaltungssoftware und sind betriebsindividuell aufzusetzen.

Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrer internen Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater zu prüfen,

wie Sie eine Umsetzung hinbekommen. Gerne unterstützen wir Sie in dieser Phase.

Vermutlich können Sie ohne großen administrativen Aufwand für Ihre Objekte die

Buchungsmethode optimieren. Eine wertvolle Verbesserung Ihres Controllings tritt jedoch

erst ein, wenn Sie die Stufen 1 – 3 (Verbuchung von Objekten, von Einbauten in Objekte und

von Werkstattleistungen an Objekten) umgesetzt haben.

3.1 Stufe 1: Verbuchung der Objekte

Eingangsrechnungen für Objekte werden über das allgemeine Wareneingangskonto gebucht.

Wegen der Vorsteuer wird zusätzlich das Konto „Wareneingang 19 % Vorsteuer“

angesprochen. Daraus erfolgt in der DATEV und bei vielen anderen FIBU-Systemen der

automatisierte Vorsteuerabzug. Direkt nach der Verbuchung auf dem Wareneingangskonto

werden die Objekte auf Bestandskonten umgebucht. Wir empfehlen, mindestens folgende

Bestandskonten in der FIBU anzulegen: Neue Objekte, Gebrauchte Objekte, Mietobjekte,

Teile, Shop.

Bei Verkauf eines Objektes werden 2 Buchungen ausgelöst:

1. Der Rechnungsbetrag wird umsatzwirksam über das Erlöskonto (Nettobetrag) und

über Umsatzsteuer 19 % (Mehrwertsteuer-Betrag) gebucht. Durch diese Buchung

wird also die Mehrwertsteuer separiert und kann bei Fälligkeit automatisiert

abgeführt werden.

2. Es erfolgt nun die Buchung der Bestandsveränderung zu Einkaufspreisen. Diese

Buchung ist erforderlich, um den Warenbestand entsprechend zu reduzieren

(Buchung erfolgt auf dem Bestandskonto im Haben) und dem vorher gebuchten

Umsatz die entsprechenden Wareneinsatzkosten zuzuordnen (Buchung erfolgt auf

dem Konto Wareneinsatz im Soll).

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Sofern Sie mit unserem Controlling-System UP-Methode arbeiten, aber auch beim Aufbau

einer individuellen Rohertrags-BWA in Ihrem Haus, „mappen“ Sie das entsprechende

Umsatz-, Wareneinsatz- und Bestandsveränderungskonto in einer Klasse, so dass Sie aus der

Saldierung den Gewinn pro Umsatzsparte in Euro und Prozent ermitteln können.

Mit dieser Vorgehensweise sind die großen Beträge aus den Objektverkäufen abgebildet. In

der nächsten Stufe wird zusätzlich die Verbuchung von Anbauteilen geregelt.

3.2 Stufe 2: Verbuchung von in Objekten eingebauten Teilen

Eingangsrechnungen für Teile werden ebenfalls über das allgemeine Wareneingangskonto

und „Wareneingang 19 % Vorsteuer“ gebucht. Daraus erfolgt der automatisierte

Vorsteuerabzug. Direkt nach der Verbuchung auf dem Wareneinkaufskonto werden die Teile

auf das Bestandskonto umgebucht.

Sobald ein Fahrzeug mit eingebauten Teilen verkauft wird, müssen diese Teile entweder auf

der Objekt-Rechnung erscheinen oder in einer separaten Teile-Rechnung fakturiert werden.

In beiden Fällen sind die Teile von dem Bestandskonto herunter zu buchen.

Sollten die verkauften Teile nicht auf der Rechnung ausgewiesen werden, sondern in der

Gesamtsumme zu dem verkauften Objekt enthalten sein, dann muss der Vertrieb die

Information anderweitig zuliefern.

Mit dieser Vorgehensweise werden auch die großen Anbauteile zu verkauften Objekten

erfasst. Der Rohertrag für das verkaufte Fahrzeug ergibt sich aus der Differenz zwischen

Verkaufspreis und Einkaufspreis des Objektes, der um den internen Verrechnungssatz der

eingebauten Teile erhöht wurde.

In der nächsten Stufe wird zusätzlich die Verbuchung von internen Werkstattlöhnen sowie

Kleinteilen dargestellt.

3.3 Stufe 3: Verbuchung von internen Leistungen (Verrechnete Löhne und

Kleinteile), die einzelne Objekte betreffen

Das Fertigmachen der Objekte sowie der Anbau der Teile erfolgt in der Regel in der eigenen

Werkstatt. Wenn diese Leistungen buchhalterisch erfasst werden sollen, muss hierfür

grundsätzlich ein entsprechender Betriebsablauf „Interne Rechnung“ aufgebaut werden. Die

nachfolgende Vorgehensweise unterstellt, dass diese Vorgehensweise im Unternehmen

eingerichtet ist.

Sobald ein Fahrzeug verkauft wird, hat die Werkstatt für die erbrachten Leistungen zu

diesem Fahrzeug eine interne Rechnung geschrieben. Auf Basis der durch die Werkstatt

[10]


erbrachten internen Leistungen hat zuvor der Vertrieb seinen Verkaufspreis kalkuliert.

Insofern sind die internen Leistungen „eingepreist“ in der Ausgangsrechnung.

Die interne Werkstattrechnung reduziert dann wieder die Marge des verkauften Objektes, in

dem sie als Werterhöhung auf das Fahrzeug im Bestand gebucht wird. Dies muss geschehen,

bevor das Objekt aus dem Bestand herausgebucht wird. Insofern ist hier der kritische

Engpass, dass die Werkstatt die interne Rechnung parallel zur externen Verkaufsrechnung

vorlegen muss. Dazu ist der entsprechende Betriebsablauf aufzubauen.

Für alle vorgenannten Schritte gilt gleichermaßen: sofern das Unternehmen ein

marktgängiges Warenwirtschaftssystem einsetzt und hieraus automatisch die

Finanzbuchhaltung bedient, sollten die dargestellten Schritte in der Warenwirtschaft

abgebildet werden.

3.4 Stufe 4: Verbuchung Teileverkäufe (Theke und Shop):

Technisch erfolgt die Verbuchung genauso wie bei einem Fahrzeug. Nur dass es Unmengen

von Teilen und Shop-Artikeln gibt, die nach diesem System zu verbuchen sind. Hier kann ein

Warenwirtschaftssystem helfen, damit die Vielzahl der einzelnen Teile die Buchhaltung nicht

überfordert.

Falls Sie den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems erst später planen, können Sie sich

behelfen, indem Sie mit einem gleichbleibenden kalkulatorischen Wareneinsatz operieren.

Dadurch erhalten Sie für diese Warengruppe einen realistischen Rohertrag, so dass Sie auch

unterjährig den Überblick behalten.

Hierzu folgendes Beispiel: Sie wissen, dass Sie beim Verkauf von Teilen in der Regel eine

Marge zwischen 30 und 40 % erzielen. Damit Sie in Ihrer Buchhaltung auf der sicheren Seite

sind und Ihre Marge nicht zu gut darstellen, kalkulieren Sie Ihren Wareneinsatz im Teile-

Verkauf mit 70 %. Wenn Sie an einem Tag für 280 Euro Teile verkauft haben, wäre zum

Tagesende folgende Buchung erforderlich:

Wareneinsatz an Warenbestand 210 EUR

Damit wird der Warenbestand um 210 EUR verkaufte Ware zu geschätzten Einkaufspreisen

reduziert und den Verkaufserlösen von 280 EUR ein Wareneinsatz von 210 EUR

gegenübergestellt. In Ihrer BWA wird nun aus dem Verkauf der Teile ein Rohertrag von 70

EUR ermittelt.

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Schlusswort

Damit Sie Ihre BWA wirklich auch als Controlling-Instrument einsetzen können, ist es

erforderlich, dass die Veränderung im Warenbestand und der Wareneinsatz zu

Einkaufspreisen kontinuierlich gebucht werden. Mit diesem E-Book machen wir deutlich, wie

Sie Ihre Buchhaltung entsprechend umstellen können und welchen konkreten Nutzen Sie

haben. Die Anpassungen müssen jedoch die Besonderheiten des von Ihnen verwendeten

Buchhaltungssystems berücksichtigen. Wenn Sie sich konkret mit diesem Thema

auseinandersetzen wollen, sprechen Sie uns bitte an. cm&p unterstützt Sie gerne

gemeinsam mit Ihrem Steuerberater bei den Überlegungen, wie die Veränderung der

Buchhaltung in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.

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Autorenprofil

Martin Warnke, geb. 1957

Martin Warnke ist Bankkaufmann und blickt auf über 40 Jahre

Berufserfahrung zurück. Er hat viele Jahrzehnte in einer Spezialbank

für die Händlereinkaufs- und Mietparkfinanzierung gearbeitet und

dort sowohl im operativen Geschäft, als auch im Backoffice Akzente

gesetzt. Schwerpunkte seines Know-Hows sind das Firmenkreditgeschäft, alle Themen rund

um die Bilanzanalyse, das Controlling im Handel und in der Bank sowie die Themen

Organisation und Prozesse.

Seit dem 01.04.2014 arbeitet er als Berater für die Unternehmensberatung cramer müller &

partner.

[13]


Impressum

Trotz sorgfältiger Recherche übernimmt der Autor keine Haftung für den Inhalt dieses

Buches. Insbesondere übernimmt er keine Haftung für durch den Leser getroffene

Entscheidungen.

Alle Angaben in diesem Buch sind persönliche Meinungsäußerungen des Autors. Sie ersetzen

keine rechtliche, steuerliche, finanzielle oder auch anders geartete individuelle Beratung.

Kontaktdaten des Autors:

Martin Warnke

cramer & müller service GmbH & Co. KG

cramer müller & partner consulting PartG


Schäfergasse 33

60313 Frankfurt am Main

Telefon: +49 (0)69 / 15 04 35 28 0

Mail: [email protected]

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