Informativni dan

Programi EU-a Obzor 2020. i

Erasmus+

Osijek, 20. listopada 2016.

Uvod u pravna i financijska pravila programa Obzor

2020.

Manda Japunčić, Obzor 2020. nacionalna

osoba za kontakt za pravna i financijska pitanja

Horizon 2020 Online Manual

Svi dokumenti na jednom mjestu

Podrška u provedbi projekata

Tko može sudjelovati

Pravne osobe osnovane u:

• države članice EU

• pridružene države članice (stanje na dan 29.4.2016.): Island, Norveška, Albanija, BiH, Makedonija, Crna Gora, Srbija, Turska, Izrael, Moldavija, Švicarska (djelomično!), Farski Otoci, Ukrajina, Tunis, Gruzija

• treće države (Lihtenštajn, Afrika, Azija...)

• međunarodne europske interesne organizacije

• ostale države i međunarodne organizacije (Kanada, SAD...) – uvijek mogu sudjelovati u projektima, ali samo pod određenim uvjetima se mogu financirati

Osnovni preduvjeti

1. Registracija pravne osobe – privremeni PIC broj

2. Validacija pravne osobe – konačni PIC broj

3. Imenovanje osobe LEAR-a – administrativna funkcija

4. Provjera financijske sposobnosti – samoprovjera

Više u Horizon 2020 Online Manual!

Registar sudionika (Beneficiary Register)

Prijava na natječaj

• uz odobrenje pravnog zastupnika institucije

• privremeni PIC je dovoljan za prijavu

• svaka osoba koja u ime svoje institucije sudjeluje u Obzor 2020. projektu mora otvoriti osobni ECAS račun: https://webgate.ec.europa.eu/cas/

• koordinator prijavljuje projekt putem Portala za sudionike (Participant Portal), partneri (beneficiaries) sudjeluju u izradi projektnog prijedloga i dostavljaju potrebne podatke za prijavu (naziv, PIC broj institucije itd.)

Priprema i potpis ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

• Faza pripreme ugovora (Grant Preparation Phase) započinje nakon obavijesti o pozitivno evaluiranom projektu, odnosno primitku pozivnog pisma (Invitation Letter) – 3 mjeseca

• Prije potpisa ugovora svaki partner mora se pobrinuti za validaciju pravne osobe, imenovanje LEAR-a (dodjeljuje ostale uloge ovlaštenim osobama), potpis konzorcijskog ugovora, potpis Declaration of Honour

• Elektronički potpis ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava kroz sustav EK (nije klasičan elektronički potpis), detaljne upute dostupne su na: http://www.obzor2020.hr/obzor2020-pregled/potpisivanje-ugovora-o-dodjeli-bespovratnih-sredstava

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava

• Opći predložak ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Model Grant Agreement, MGA, v. 3.0)

• Opći predložak ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s komentarima i objašnjenjima (Annotated Model Grant Agreement)

Upravljanje projektom – Coordinator

Upravljanje projektom – Project Officer

Koordinator treba pratiti i obavijestiti EK/Project Officera o:

(i) Upravljanju konzorcijem, zadacima i rezultatima;

(ii) Eventualnim problemima u upravljanju i mogućim rješenjima;

(iii) Eventualnim promjenama u konzorciju;

(iv) Projektnim sastancima (datumima i lokacijama);

(v) Projektnom planiranju i statusu projekta;

(vi) Promjenama u pravnom statusu korisnika;

(vii) Razvoju projektne mrežne stranice, ukoliko je projekt ima.

Održavati stalni kontakt s EK/Project Officerom i savjetovati se!

Upravljanje projektom - Beneficiary

Upravljanje projektom – financijska odgovornost

PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

=

DIREKTNI + INDIREKTNI

NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI

PROJEKTNI TROŠKOVI

Financijsko

izvještavanje

Projektni troškovi

Prihvatljivi troškovi

Opći uvjeti za prihvatljivost troškova (članak 6.1. MGA):

stvarno su nastali od strane korisnika projekta

nastali su za vrijeme trajanja projekta

navedeni su u predviđenom proračunu iz Priloga 2 MGA-a

nastali su u vezi s aktivnostima kako su opisane u Prilogu 1 MGA-a i nužni su za

njihovu provedbu

moguće ih je utvrditi i provjeriti, evidentirani su u poslovnim knjigama korisnika u skladu

s važećim nacionalnim računovodstvenim propisima te su u skladu s uobičajenom

računovodstvenom praksom korisnika

u skladu su s važećim nacionalnim zakonodavstvom u području poreza, rada i socijalne

sigurnosti

razumni su, opravdani te usklađeni sa zahtjevima dobrog financijskog upravljanja,

posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti

Neprihvatljivi troškovi

Troškovi koji ne ispunjavaju uvjete u člancima od 6.1. do 6.4. MGA, kao na primjer:

• troškovi povezani s povratom na kapital, dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih

obveza, rezervacije za buduće gubitke ili dugove, kamate, dugovanja

• gubici zbog tečajnih razlika

• bankovni troškovi koje naplaćuje banka korisnika za prijenose sredstava iz

Europske unije /Euratoma/ Izvršnih agencija

• previsoki ili nepotrebni izdaci

• PDV za kojeg korisnik ima pravo na odbitak pretporeza (deductible VAT)

• troškovi nastali za vrijeme obustave provedbe aktivnosti

• ostali slični troškovi

Troškovi prijavljeni u okviru druge aktivnosti za koju su dodijeljena bespovratna sredstva

koja se financiraju iz proračuna EU-a (dvostruko financiranje) također nisu prihvatljivi.

(Prihvatljivi) direktni troškovi

DIREKTNI TROŠKOVI su troškovi koji su izravno povezani s provedbom aktivnosti i

stoga joj se mogu izravno pripisati

A. direktni troškovi osoblja (plaće djelatnika)

B. direktni troškovi podugovaranja (glavne projektne aktivnosti)

C. direktni troškovi pružanja financijske potpore trećim osobama

D. ostali direktni troškovi

− Trošak službenog putovanja (travel)

− Trošak potrošnog materijala za istraživanje (consumables)

− Trošak opreme (equipment)

− Troškovi ostalih roba i usluga (prijevod, catering, lektura, izrada mrežne

stranice…)

(Prihvatljivi) direktni troškovi

Trošenje u skladu s nacionalnim zakonodavstvom!

- Plaće zaposlenika i novo zapošljavanje (EU državljani i treći državljani)

– EURAXESS

- Službena putovanja zaposlenika (dnevnica itd.)

- Boravci zaposlenika u inozemstvu dulji od 30 dana (secondment)

- Javna nabava (načelo best value for money)

A. Direktni troškovi osoblja

Prihvatljivo samo za

neprofitne institucije

Sati odrađeni na

projektu

Naknada po satu

EUR/hour

Dodatna

naknada

(Additional

remuneration)

Vremenici Formula za stvarne i jedinične

troškove

Vremenici / Timesheets

Naknada po satu

NAKNADA PO SATU

=

STVARNI GODIŠNJI TROŠKOVI RADA ZA ODREĐENU OSOBU

(BEZ DODATNE NAKNADE, TJ. ADDITIONAL REMUNERATION)

/

PRODUKTIVNI SATI

Tri opcije za izračun godišnjih produktivnih sati:

1. 1.720 sati za osobe koje rade puno radno vrijeme (ili odgovarajući razmjerni broj

sati za osobe koje ne rade puno radno vrijeme)

2. Individualni izračun produktivnih sati, tj. ukupni broj sati koje je osoba radila u

danoj godini za korisnika:

Produktivni sati =

godišnji radni sati osobe prema ugovoru o radu (+prekovremeni rad)

umanjeni

za izostanke (npr. bolovanje, dopusti, državni blagdani itd.)

3. uobičajeni broj godišnjih sati koje korisnik obično primjenjuje za svoje

zaposlenike u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom

Produktivni sati

Prihvatljivi indirektni troškovi

Indirektni troškovi su troškovi koji nisu izravno povezani s provedbom projektnih

aktivnosti

Računaju se kao postotak od prihvatljivih direktnih troškova (25% flat-rate), bez

troškova podugovaranja te troškova doprinosa u naravi koje daju treće osobe, a koji

se ne koriste u prostorima korisnika

Indirektnim troškovima mogu se financirati troškovi poput uredskog potrošnog

materijala (papir za pisač, toner za pisač, kopiranje), troškovi ostalih bankovnih

usluga koje poslovna banka naplaćuje za redovno poslovanje, troškovi poštarine,

Interneta i sl.

Popratna dokumentacija za indirektne troškove koja se čuva:

• Adekvatna dokumentacija koja dokazuje nastanak i prihvatljivost direktnih

troškova na koje se primjenjuje postotak za indirektne troškove

• Nije potrebno dokazivati stvarne indirektne troškove

Čuvanje dokumentacije

Za financijsku reviziju Obzor 2020. projekata, potrebno je čuvati svu dokumentaciju

kojom se dokazuje nastanak troška:

• 5 godina nakon zadnje uplate (payment of balance)

• 3 godine za bespovratna sredstva male vrijednosti – do 60.000,00 eura

• Dokumentacija:

• Vremenici

• Ugovori o radu

• Bankovni izvadak o plaćanju

• Odluke o godišnjem odmoru, bolovanja i sl.

• Računi, ponude i sl.

Dokumentacija koja se i inače mora čuvati prema nacionalnom zakonodavstvu!

Financijsko izvještavanje

Financijski izvještaji predaju se svakih 12/18 mjeseci (ovisno o projektu/ugovoru)

na Participant Portalu, ne treba popratna dokumentacija

Iznosi se prijavljuju u eurima uz korištenje prosječnog dnevnog tečaja cijelog

izvještajnog razdoblja za konverziju iz kuna u eure

Tečaj se objavljuje na stranicama Europske središnje banke:

• http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

Uplate od strane EK

Prva uplata (pre-financing payment) - koordinator će primiti sredstva od EU u roku od 30 dana od moguća dva

datuma, tj. od onog koji je kasniji:

a) od stupanja ugovora na snagu (npr. ugovor stupa na snagu 1.5.2016. – uplata treba biti uplaćena

koordinatoru do 30.05.2016.), ili

b) od 10 dana prije dogovorenog datuma početka projekta - članak 3. definira datum početka projekta (npr.

početak projekta je dogovoren za 1.5.2016. – uplata mora sjesti do 20.5.2015.)

Uplate tijekom implementacije projekta (interim payments)

• plaćanje će se izvršiti u roku od 90 dana nakon prihvaćanja izvještaja

• temelje se na financijskim izvještajima (EU contribution= eligible costs approved * reimbursement rate)

Zadnja uplata (payment of the balance)

• plaćanje će se izvršiti u roku od 90 dana nakon prihvaćanja izvještaja

• Limit = 90 % od maksimalno ugovorenog iznosa (zadržavanje 10%)

Kod trošenja projektnih sredstava UZETI U OBZIR da:

– 10% iznosa Europska komisija zadržava do odobrenja završnog izvještaja

– 5% sredstava konzorcij uplaćuje u jamstveni fond (zajedno s prvom uplatom)

– trošak mora nastati za vrijeme trajanja projekta kako bi bio prihvatljiv!

Kontrole i revizije

I. CERTIFIKAT O FINANCIJSKOM IZVJEŠTAJU:

• za korisnike koji će primiti od EU više od 325.000 €

• samo JEDNOM na kraju projekta

II. REVIZIJA PROJEKTA:

• do dvije godine nakon završne uplate (payment of balance)

Za više informacija

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima i

primjerima (Annotated Model Grant Agreement)

Smjernice za financijsku provedbu projekata iz

programa Obzor 2020. u Republici Hrvatskoj

Nacionalna mrežna stranica: www.obzor2020.hr

Obzor 2020. nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja Vanja Malašić Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5556 890 E-mail: vanja.malasic@mobilnost.hr

Obzor 2020. nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja Manda Japunčić Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5005 964 E-mail: manda.japuncic@mobilnost.hr Obzor 2020. nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja Martina Kožul Kolarić Adresa: Frankopanska 26 Tel: +385 (0)1 5557 856 E-mail: martina.kozulkolaric@mobilnost.hr

Korisni linkovi: • Hrvatski portal za Obzor 2020. www.obzor2020.hr • Europski portal za Obzor 2020. http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/ • Portal za sudionike (Participant Portal) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html • Korisni dokumenti (modeli ugovora itd.) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

• Model ugovora o dodjeli bespovratnih

sredstava s komentarima (Annotated Model Grant Agreement):

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf