UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: “EVALUACIÓN OPERATIVA DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA EMPRESA ERICORLA S.A. 2015.” AUTOR(ES): BOWEN MACÍAS CRUZ ALEXANDRA PLÚAS GUEVARA JESÚS NATIVIDAD TUTOR DE TESIS: ING. COM. OMAR APOLINARIO MBA GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“EVALUACIÓN OPERATIVA DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA
EMPRESA ERICORLA S.A. 2015.”
AUTOR(ES):
BOWEN MACÍAS CRUZ ALEXANDRA
PLÚAS GUEVARA JESÚS NATIVIDAD
TUTOR DE TESIS:
ING. COM. OMAR APOLINARIO MBA
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO ESTUDIO DE TESIS
TÍTULO: “Evaluación operativa del área de crédito y cobranza, empresa Ericorla S.A. 2015.”
AUTOR/ES: Bowen Macías Cruz Alexandra y
Plúas Guevara Jesús Natividad REVISORES: Ing. Com. Chancay Geovanny
Ing. Com. Jiménez Franklin
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
PROGRAMA:
FECHA DE PULICACIÓN: NO. DE PÁGS: 135
ÁREA TEMÁTICA: Contable
PALABRAS CLAVES: Área, crédito, cobranza, manual, políticas, procedimientos.
RESUMEN: El presente proyecto de investigación tiene como propósito la creación de
una propuesta debido a las falencias que tiene el proceso de otorgamiento de créditos a
los clientes, para lo cual es requerido elaborar un manual de políticas y
procedimientos para el área de Crédito y Cobranza de la empresa Ericorla S.A.,
para lograr una mejor eficiencia en la gestión de la concesión de créditos. El
objetivo de este manual es dar lineamientos al proceso que se ejecuta en el
departamento de manera detallada, sistemática y secuencial, mediante la
implementación de normas que servirá como base para la toma de decisiones y definir
las funciones del personal encargado.
N° DE REGISTRO(en base de
datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº DIRECCIÓN URL (estudio de caso
en la web)
ADJUNTO URL (estudio de caso en
la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES: Bowen Macías Cruz Alexandra
Plúas Guevara Jesús Natividad
Teléfono: 0986394478
0991221225
E-mail: [email protected]
CONTACTO EN LA
INSTITUCION:
Nombre: Ing. Com. Omar Apolinario
Teléfono: 0986237809
III
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Certificado Sistema Anti plagio
Para fines academicos, CERTIFICO que el trabajo de titulacion “EVALUACIÓN
OPERATIVA DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA EMPRESA ERICORLA S.A. 2015”
perteneciente a los estudiantes, Bowen Macías Cruz Alexandra Y Plúas Guevara Jesús
Natividad tiene 7% de similitud según el informe del
SISTEMA DE COINCIDENCIAS URKUND.
……………………….
Ing. Omar Apolinario
IV
Índice General
Contenido
Portada……………………………………………………………………………..I
Ficha de registro estudio de tesis ............................................................................ II
Certificado Sistema Anti plagio ............................................................................. III
Índice General ....................................................................................................... IV
Índice de Tablas ................................................................................................... VII
Índice de Figuras ................................................................................................. VIII
Certificación del Tutor .......................................................................................... IX
Renuncia de Derechos de Autor ............................................................................. X
Dedicatoria ............................................................................................................ XI
Agradecimiento .................................................................................................... XII
Resumen .............................................................................................................. XIII
Abstract ................................................................................................................ XV
Introducción ............................................................................................................. 1
Capítulo I ................................................................................................................. 3
El problema .............................................................................................................. 3
1. 1. Planteamiento del problema ……………………………………………...3
1.1.1. Contexto Macro. ................................................................................ 3
1.1.2. Contexto Meso. ................................................................................ 5
1.1.3. Contexto Micro. ................................................................................ 5
1.2. Formulación y Sistematización de la Investigación………………………..6
1.2.1. Formulación. ..................................................................................... 6
1.2.2. Sistematización. ................................................................................ 6
1.3. Objetivos de la Investigación……………………………………………....7
1.3.1. Objetivo General. ............................................................................. .7
1.3.2. Objetivos Específicos. ...................................................................... .7
1.4. Delimitación de la Investig………………………………………………..7
1.5. Justificación de la Investigación…………………………………………..8
1.5.1. Justificación Teórica. ....................................................................... 8
1.5.2. Justificación Práctica. ....................................................................... 8
1.5.3. Justificación Metodológica. ............................................................ 9
V
1.6. Hipótesis…………………………………………………………………10
1.6.1. Variable Independiente. .................................................................. 10
1.6.2. Variable Dependiente. ..................................................................... 10
1.6.3. Operacionalización de las Variables. ............................................. 10
Capitulo II .............................................................................................................. 12
Marco Referencial .................................................................................................. 12
2.1. Antecedentes de la investigación…………………………………..…….12
2. 2. Marco Teórico…………………………………………………………...16
2.2.1. La organización. ............................................................................. 16
2.2.2. El Crédito. ....................................................................................... 21
2.2.3. La cobranza. .................................................................................... 33
2.3. Marco Contextual…………………………………………………………43
2.3.1. Antecedentes. .................................................................................. 43
2.3.2. Constitución de la empresa. ........................................................... 44
2.3.3. Misión y visión de la compañía Ericorla S.A. ................................ 47
2.3.4. Valores institucionales. ................................................................... 47
2.3.5. Organigrama estructural actual. ...................................................... 48
2.4. Marco Conceptual………………………………………………………...51
2.5. Marco Legal………………………………………………………………53
Capítulo III ............................................................................................................. 55
Marco Metodológico ............................................................................................. .55
3.1. Diseño de la Investigación……………………………………………….55
3.2. Tipo de la Investigación………………………………………………….56
3.3. Población y Muestra……………………………………………………...56
3.4. Técnicas e Instrumentos de la Investigación…………………………….58
3.5. Análisis de Resultados..………………………………………………….63
Capítulo IV............................................................................................................. 78
La Propuesta........................................................................................................... 78
Implementación de un Manual de politicas y procedimientos para el área de crédito y
cobranza de la empresa Ericorla S.A. .................................................................... 78
4.1. Introducción………………………………………………………………78
4.2. Objetivos de la propuesta…………………………………………………79
4.2.1. Objetivo General ............................................................................. 79
4.2.2. Objetivos Específicos ...................................................................... 79
VI
4.3. Importancia y Justificación de la Propuesta………………………………79
4.4. Beneficios de la propuesta…………………………………………….…..80
4.4.1. Para la empresa. .............................................................................. 80
4.4.2. Para la economía. ............................................................................ 81
4.4.3. Para el sector social. ........................................................................ 81
4.5. Descripción de la Propuesta………………………………………………81
4.5.1. Organización del área de Crédito y Cobranza. ................................ 81
4.5.2. Unidad orgánica operativa. ............................................................. 83
4.5.3. Diseño de la acción estructural del dpto. de Créditos y Cobranzas.83
4.5.2. Organigrama funcional del área de Crédito y Cobranza. ............... 84
4.5.3. Funciones de los encargados del área de Crédito y Cobranza. ....... 85
4.5.4. Manuales de políticas y procedimientos ......................................... 88
Conclusiones ........................................................................................................ 106
Recomendaciones ................................................................................................ 107
Referencias ........................................................................................................... 109
Apéndice .............................................................................................................. 111
VII
Índice de tablas
Tabla 1 Operacionalización de las variables ........................................................................... 13
Tabla 2 Determinación de población y muestra ..................................................................... 64
Tabla 3 Tiempo de trabajo en la empresa ............................................................................... 70
Tabla 4 Persona que autoriza los créditos ............................................................................... 71
Tabla 5 Análisis la concesión de crédito ................................................................................. 72
Tabla 6 Documentos que solicitan para la aprobación del crédito ........................................ 73
Tabla 7 Existencia de un manual de políticas y procedimientos ............................................ 75
Tabla 8 Formalizar Funciones en el área de Crédito y Cobranza ........................................... 76
Tabla 9 Necesidad de mejorar políticas y procedimientos ..................................................... 77
Tabla 10 Evaluación de condiciones de los solicitantes de crédito ........................................ 78
Tabla 11 Personal encargado de crédito cumple con el perfil ............................................... 79
Tabla 12 Personal que manejas los créditos y cobranza realiza otra actividad ...................... 80
Tabla 13 Incomodidad de usuarios por cobros de cartera ....................................................... 81
Tabla 14 Eficiencia en la gestión financiera ........................................................................... 82
Tabla 15 Eficiencia en la gestión de crédito y cobranza ..................................................... 83
Tabla 16 El riesgo crediticio afecta a la liquidez .................................................................... 84
Tabla 17 Funciones y perfil del cargo del Jefe de Crédito y Cobranza .................................. 86
Tabla 18 Funciones y perfil del cargo del analista de crédito ................................................. 87
Tabla 19 Funciones y perfil del cargo de asistente de cobranza ............................................. 88
Tabla 20 Conformación del área de crédito ............................................................................ 90
Tabla 21 Tasa Moratoria de Interés ........................................................................................ 92
Tabla 22 El destino del crédito .............................................................................................. 93
Tabla 23 Monto Máximo del Crédito ..................................................................................... 93
Tabla 24 Plazo del Crédito ...................................................................................................... 94
VIII
Índice de figuras
Figura 1 Estructura del departamento de Crédito ................................................................... 37
Figura 2 Croquis de la empresa Ericorla S.A ......................................................................... 52
Figura 3 Organigrama de Ericorla S.A ................................................................................... 56
Figura 4 Tiempo de trabajo en la empresa .............................................................................. 70
Figura 5 Persona que autoriza los créditos ............................................................................. 71
Figura 6 Análisis la concesión de crédito ............................................................................... 73
Figura 7 Documentos que solicitan para la aprobación del crédito ...................................... 74
Figura 8 Existencia de un manual de políticas y procedimientos ........................................... 75
Figura 9 Formalizar Funciones en el área de Crédito y Cobranza .......................................... 76
Figura 10 Necesidad de mejorar políticas y procedimientos .................................................. 77
Figura 11 Evaluación de condiciones de los solicitantes de crédito ..................................... 78
Figura 12 Personal encargado de crédito cumple con el perfil ............................................... 79
Figura 13 Personal que manejas los créditos y cobranza realiza otra actividad ..................... 80
Figura 14 Incomodidad de usuarios por cobros de cartera ..................................................... 81
Figura 15 Eficiencia en la gestión financiera .......................................................................... 82
Figura 16 Eficiencia en la gestión de créditos y cobranzas ................................................. 83
Figura 17 El riesgo crediticio afecta a la liquidez ................................................................... 84
Figura 18 Organigrama del área de Crédito y Cobranza ........................................................ 87
IX
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado, Ing. Com. Omar Apolinario MBA, como tutor de tesis de
grado como requisito para optar por título de Contador Público Autorizado presentado por
los egresados:
Bowen Macías Cruz Alexandra con C.I. # 0926297789
Plúas Guevara Jesús Natividad con C.I. # 0928134931
Tema: “Evaluación Operativa del Área de Crédito y Cobranza, empresa Ericorla S.A. 2015.”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
____________________________________
Ing. Com. Omar Apolinario MBA.
Tutor de Tesis
X
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de, Bowen Macías Cruz Alexandra con C.I. #
0926297789 y Plúas Guevara Jesús Natividad con C.I. # 0928134931, cuyo tema es:
Tema: “Evaluación Operativa del Área de Crédito y Cobranza, empresa Ericorla S.A.
2015.”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
Bowen Macías Cruz Alexandra
C.I. # 0926297789
Plúas Guevara Jesús Natividad
C.I. # 0928134931
XI
Dedicatoria
Dedicamos este trabajo a:
Dios por ser el pilar principal quien nos dio fortaleza en momentos de debilidad,
habernos refugiado en él fue muy grato para poder terminar la tesis.
Nuestros padres por tener la paciencia día a día y apoyarnos en cada paso que dimos.
Amigos (a) y demás familiares por haber depositado esa confianza en nosotras y
creer que lo lograríamos.
A profesores (a) quienes nos inculcaron el valor del estudio y quienes depositaron
todo sus conocimientos a lo largo de nuestra vida universitaria para ser lo que ahora
somos.
XII
Agradecimiento
Nuestro agradecimiento es para aquellas personas que estuvieron siempre apoyándonos y
por supuesto dándonos ánimo para lograr este triunfo merecido.
A dios le agradecemos por su infinita misericordia y el amor que nos llenó para ponerle
en cada palabra, punto que contiene nuestra tesis el cual nos ayudó a concluirla.
A nuestros padres quienes fueron las personas que más estuvieron al pendiente de cada
paso que dimos y brindaron su hombro para refugiarnos en ellos.
Al señor Econ. Posligua Saltos Leonardo y a su esposa Sánchez García Marisol por
permitir usar el nombre de su empresa y hacer posible que esta tesis se pudiera efectuar.
Profesores y amigos por sus consejos el cual nos empujaban a terminarla.
Estamos seguras que nuestras metas trazadas darán frutos en el futuro y que en un sitio no
muy lejano demostraremos todo el conocimiento inculcado.
XIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
“Evaluación Operativa del Área de Crédito y Cobranza, empresa Ericorla S.A. 2015.”
Autoras: Bowen Macías Cruz Alexandra
Plúas Guevara Jesús Natividad
Tutor: Ing. Com. Omar Apolinario MBA
Resumen
El presente proyecto de investigación tiene como propósito la creación de una propuesta
debido a las falencias que tiene el proceso de otorgamiento de créditos a los clientes, para lo
cual es requerido elaborar un manual de políticas y procedimientos para el área de Crédito
y Cobranza de la empresa Ericorla S.A., para lograr una mejor eficiencia en la gestión
de la concesión de créditos. El objetivo de este manual es dar lineamientos al proceso
que se ejecuta en el departamento de manera detallada, sistemática y secuencial, mediante la
implementación de normas que servirá como base para la toma de decisiones y definir las
funciones del personal encargado. Este manual servirá como una herramienta de vital
importancia para la concesión y administración de los créditos otorgados a su clientela de
XIV
forma oportuna, ya que contiene lineamientos para una óptima recuperación del
créditos, contribuyendo con esto a disminuir el riesgo crediticio y aumentar la rentabilidad de
la compañía.
Palabras Claves: Concesión, crédito, cobranza, riesgo, manuales, politicas,
procedimientos.
XV
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
SCHOOL OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
“Evaluación Operativa del Área de Crédito y Cobranza, empresa Ericorla S.A. 2015.”
Autoras: Bowen Macías Cruz Alexandra
Plúas Guevara Jesús Natividad
Tutor: Ing. Com. Omar Apolinario MBA
Abstract
The present project of investigation takes the creation of an offer as an intention due to the
failings that the process of credit grant has to the clients, for which is needed to elaborate a
manual of policies and procedures for the area of Credit and Collection of the company
Ericorla S.A., to achieve a better efficiency in the management of the credit concession. The
aim of this manual is to give limits to the process that is executed in the department of a
detailed, systematic and sequential way, by means of the implementation of procedure that
will serve as base for the capture of decisions and to define the functions of the in charge
personnel. This manual will serve as a tool of vital importance for the concession and
administration of the credits granted to his clientele of opportune form, since it contains
XVI
limits for an ideal recovery of the créditos, this helping with to diminish the credit risk and to
increase the profitability of the company.
Keywords: Concession, credit, collection, risk, manuals, policies, procedures.
1
Introducción
Este presente proyecto de investigación tiene como objetivo central la propuesta de un
manual de políticas y procedimientos para el área de Crédito y Cobranza para la empresa
Ericorla S.A. del Cantón Pedro Carbo, actualmente quien maneja los asuntos con respecto a
la concesión de crédito es el propietario y su esposa, para lo cual ellos toman decisiones
basadas en las referencias personales, experiencias propias y recomendaciones, ósea de
manera empírica ya que no cuentan con políticas establecidas para una mejor toma de
decisión y minimizar el riesgo por cartera incobrable que surge de la morosidad de los
créditos otorgados a los clientes.
En este trabajo de investigación se analiza la importancia que tiene la concesión de las
ventas a crédito en la compañía, ya que en la mayoría de los casos si no se otorga este
beneficio para los clientes podría ocasionar una disminución en el nivel de ventas, pero lo
más destacado de esto es otorgar créditos con una correcta gestión de cobros para evitar la
falta de efectivo disponible y la morosidad, para lo cual es indispensable contar con
procedimientos y normas que permitan tomar una decisión precisa y oportuna.
El desarrollo del proyecto de investigación se clasifica en cuatro capítulos, los mismos
que se detallan a continuación:
CAPÍTULO I, se encuentra conformado por el planeamiento del problema, la
formulación y la sistematización del mismo, se detalla los objetivos y la justificación de la
investigación, además de las variables y la delimitación.
CAPÍTULO II, corresponde al Marco Referencial donde se exponen las teorías y
conceptos relacionados al tema central la cual se fundamentan en argumentos de autores
expertos, y el marco legal que regula los procedimientos de créditos otorgados en el
Ecuador.
2
CAPÍTULO III, afirma la metodología utilizada en el proyecto de investigación, la cual
detalla los mecanismos en el proceso de la obtención de la información. También describe
las técnicas, métodos que se tomaron en cuenta para conocer las falencias que existen en el
área de Crédito y Cobranza.
También estructura el análisis de los resultados, donde podemos apreciar cada uno de los
datos procesados para la interpretación y para la elaboración de la propuesta.
CAPÍTULO IV, es donde se desarrolla la propuesta de Manual de Políticas y
Procedimientos para mejorar la concesión de créditos a los clientes de la empresa Ericorla
S.A., como solución al problema.
Al final la conclusiones y recomendaciones seguidas de los anexos del trabajo.
3
Capítulo I
El problema
1. 1. Planteamiento del problema
1.1.1. Contexto Macro.
Según Morales A. y Morales J., (2014) expreso que:
La crisis de los créditos hipotecarios de este nuevo siglo XXI fue originada
por varios factores, uno de ellos fue precisamente la manera en que otorgaron los créditos los
bancos a los clientes para la adquisición de viviendas en Estados Unidos, los denominados
créditos subprime. Estos créditos tenían un elevado riesgo porque los acreditados apenas
podían pagar la mensualidad del crédito, en el año 2008 se incrementaron las tasas de interés
lo cual fue el detonador para que gran cantidad de acreditados dejaran de pagar la
mensualidad de su crédito.
En cuanto los bancos aumentaron la cartera de clientes vencidos por la falta de pagos, la
quiebra de instituciones financieras, como el caso de los bancos, las aseguradoras, y otras
instituciones financieras disminuyeron sus ingresos como resultado del incumplimiento de los
clientes en sus pagos y se multiplicó el número de instituciones en problemas, primero en
Estados Unidos y posteriormente en varios países del orbe. Las causas de esta crisis se
evidenciaron por la falta de cuidado en el proceso de otorgamiento de créditos.
El otorgamiento de créditos hace que una empresa aumente sustancialmente sus ventas,
porque los consumidores se animan a comprar si la manera de pagar es en abonos o en pagos
pequeños durante un periodo de tiempo razonablemente largo. Es por ello que el crédito es el
4
mecanismo por excelencia que aumenta las ventas de las empresas, y cuando esto sucede las
compañías incrementan la intensidad de su ciclo financiero y las compras que hacen a otras
empresas de materias primas y servicios necesarios para sus procesos de producción, y con
ello se presenta un efecto multiplicador en la economía porque las empresas aumentan sus
operaciones y con ello compras de materias primas, pago de servicios diversos, pago de
impuestos, etc., por ello el crédito es una herramienta que ayuda a reactivar la economía.
Aunque las raíces del crédito se encuentran aún antes de la era de Cristo y existen
numerosos ejemplos en los cuales se ejercía el crédito, es hasta finales del siglo XIX cuando
el crédito es empleado por las empresas comerciales y productoras para aumentar el volumen
de sus ventas.
El binomio crédito-cobranza proporciona a las empresas las herramientas para aumentar
las ventas y los ingresos en sus ciclos financieros, pero es fundamental que las actividades
desarrolladas en el otorgamiento de créditos sean precisas para que los créditos que otorguen
se puedan recuperar, lo cual se logra mediante un análisis minucioso de los solicitantes de
crédito para asegurarse que sí tendrán los recursos necesarios para saldar sus deudas y que
además están dispuestos a pagar. Por otra parte el análisis debe ser tan flexible que no deje
fuera a los solicitantes de crédito que apenas cumplen con los requisitos, pero que sí pagarán
sus deudas, por estas razones es fundamental que esta primera parte del binomio “crédito” sea
lo suficientemente flexible como exigente para incluir a los solicitantes que sí pagarán y
excluir a los que no cumplirán.
En la segunda parte del binomio, es decir, la cobranza, el trabajo de los administradores
debe ser de una manera que no lastime la relación comercial con el cliente, sobre todo cuando
deba exigir los pagos vencidos, dado que no sólo es cobrar los créditos otorgados sino
también mantener a los clientes comprando continuamente los productos de la empresa. (pp.
IX-X).
5
1.1.2. Contexto Meso.
En nuestro país las actividades de créditos y cobranzas, siempre fueron actividades
alternas a la gestión comercial y/o financiera de la empresa. El dueño o empresario toma
seriedad sobre la importancia del crédito sólo cuando estima que es una alternativa apropiada
al crecimiento de sus ventas, y considera oportuno asimismo conocer las técnicas de la
cobranza al detalle, sólo como única respuesta a garantizar la recuperación de su inversión.
A pesar del desconocimiento sobre la materia por parte del empresario hace muy
complejo trabajar con esta modalidad por que dichas trabas son a la vista acertadas. Ubicar,
evaluar, escoger y seleccionar una decisión de crédito ante una información difusa e
incompleta para muchos es una acción imprudente. Por otro lado, la eficacia de los procesos
de cobranza deja mucho que disertar en las actuales condiciones ya que el mercado no
responde a dicho suceso. Hoy se vende pero no se cobra.
Pero más objetivamente, la razón principal por la cual debe de tomarse interés a las
funciones de crédito y cobros es saber que tanto el crédito como la cobranza en sus distintas
fases deben asegurar al empresario el incremento de sus ventas, y por otra parte es asequible
mitigar el riesgo por pérdidas ocasionadas por cuentas incobrables.
1.1.3. Contexto Micro.
La problemática que presenta la empresa comercial Ericorla S.A qué se dedica a la venta
de productos de primera necesidad se debe a que carece de políticas y procedimientos de
crédito, por ende dichos créditos son autorizados únicamente por los propietarios de acuerdo
a experiencias propias, debido a que no existe un documento por escrito que respalden y
faciliten la apertura de los mismos, e incluso muchos créditos concedidos son debido a
6
referencias o recomendaciones por terceras personas, tomando en cuenta que en dicha
empresa no cuenta con una persona capacitada profesionalmente en el área de créditos, para
desempeñar y dedicarle el tiempo necesario a dicha tarea.
La empresa no cuenta con un departamento adecuado que cumplan con las obligaciones
operacionales del área de cobranza, ya que las cajeras(os) de la entidad realizan parte de esas
obligaciones como: aperturas de créditos bajo la responsabilidad y aprobación de los dueños
de la entidad, además cumplen con la tarea de recaudar la deuda, esto genera pérdida de
tiempo y retraso de caja al momento de la atención al cliente.
Existiendo clientes que no son puntuales en realizar sus pagos, por este motivo necesitan
del llamado de atención por vía telefónica para que se acerquen a cancelar, aunque el índice
de morosidad es medio, se requiere de un control y seguimiento para evitar molestias y
contratiempos al momento de ejecutar la actividad contable.
1.2. Formulación y Sistematización de la Investigación
1.2.1. Formulación.
¿Cómo beneficia la organización del área de Crédito y Cobranza en la empresa Ericorla
S.A, 2015?
1.2.2. Sistematización.
¿Qué tan eficiente es el control de créditos y cobranzas en la empresa?
¿Cuáles son las políticas y procedimientos que respaldan los créditos?
¿Existe personal idóneo para otorgar créditos?
7
1.3. Objetivos de la Investigación
1.3.1. Objetivo General.
Organizar el área de crédito y cobranza en la empresa Ericorla S.A., para mejorar la
concesión de créditos a sus clientes.
1.3.2. Objetivos Específicos.
Monitorear constantemente el área de crédito.
Determinar las políticas y procedimientos del crédito.
Dar a conocer el rol del delegado de crédito y cobro.
1.4. Delimitación de la Investigación
La presente investigación se delimita de la siguiente manera:
Áreas: Crédito y Cobranzas
Aspectos: Concesión de Créditos
Tema: “Evaluación Operativa del Área de Crédito y Cobranza, empresa Ericorla S.A.
2015.”
País: Ecuador
Provincia: Guayas
Cantón: Pedro Carbo
Sector: Urbano
8
1.5. Justificación de la Investigación
1.5.1. Justificación Teórica.
La justificación en el cual se respalda este proyecto es porque la empresa no posee
políticas y procedimientos para la concesión de crédito establecidos en el área, que permitan
una toma de decisión oportuna y acertada al momento de analizar y conceder los mismos, y
que pueda ayudar a minimizar el riesgo que existe en la recuperación de los créditos
concedidos a los clientes, ya que las empresas comerciales actualmente requieren contar
con procesos de control interno que ayuden a medir y a evaluar la correcta aplicación
de los estándares determinados.
Es importante el otorgamiento de créditos a su clientela, ya que muchas veces no
pueden hacer su pago en el instante de recibir el bien o el servicio sino en días
posteriores.
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para
la administración exitosa de las cuentas por cobrar de toda organización para conservar los
clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario
ofrecer crédito para tener una mayor rentabilidad.
Es importante la investigación por cuanto se pretende establecer los lineamientos
necesarios para una buena toma de decisiones, las mismas que nos permitirán ser
eficientes y eficaces al momento de autorizar y conceder dichos créditos.
1.5.2. Justificación Práctica.
Este proyecto de investigación ayudará a la empresa Ericorla S.A. a que pueda otorgar
créditos a sus clientes de forma adecuada y establecidos bajo normas y procedimientos, de tal
9
forma que se puedan incrementar las actividades económicas a través de un mayor
dinamismo del comercio y el financiamiento; que impulse el desarrollo de la empresa a través
del aumento que se registra en las ventas, lo que a su vez permite una mayor concentración de
capitales que pueden ser invertido en otras compañías o negociación. A si mismo contribuirá
a que los clientes tengan mayor confianza y disposición al momento de acceder a las
condiciones de otorgamiento generoso en el crédito, pero con políticas y procedimientos de
pagos accesibles y beneficios como descuentos por pronto pago, por volumen, por compra
mínima, entre otros.
El área de Crédito debe revisar todo lo relacionado con la capacidad de pago del cliente
antes de otorgar un crédito, si son clientes antiguos de la empresa, la venta se realizara sin
mayor gestión. Si el área de crédito es cautelosa en los términos que les imponen a sus
clientes, el riesgo es mínimo pero las ventas disminuyen, no olvidar que un componente de
todo negocio es el riesgo, de tal manera que quizás las cuentas incobrables resulten por causa
ajenas a la voluntad del cliente, como enfermedades, viajes inesperados, accidentes, quiebra,
etc.
1.5.3. Justificación Metodológica.
La preparación de la información para el desarrollo del presente trabajo de investigación
se efectuará a través del tipo de investigación exploratorio, habido que los datos solicitados
para el levantamiento y análisis del proceso de concesión de créditos a clientes serán
obtenidos directamente de la empresa Ericorla S.A. en el área de Crédito y Cobranza, con los
encargados de la misma.
10
La investigación que se expone es de tipo cualitativa, debido a que se indagara
información de las encuestas que se realizarán a los encargados del área de Crédito y
Cobranza de la compañía.
1.6. Hipótesis
Si se organiza el área de Crédito y Cobranza mejorará la concesión de créditos a los
clientes y la funcionalidad de la empresa Ericorla S.A.
1.6.1. Variable Independiente.
Organización del área de Crédito y Cobranza
1.6.2. Variable Dependiente.
Concesión de créditos a los clientes y la funcionalidad de la empresa
1.6.3. Operacionalización de las Variables.
11
Tabla 1 Operacionalización de las variables
VARIABLESDEFINICION
CONCEPTUALDEFINICION OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES ITEMS O PREGUNTAS INSTRUMENTOS TÉCNICA
Desarrollo de la
cultura investigativa
en el Área de Crédito
y Cobranza
Conocimientos sobre
Finanzas, Contabilidad
¿Considera usted
que es necesraio
formalizar las
funciones en el
área de Crédito y
Cobranza?
Encuesta Cuestionario
Fomento de la
Cultura Investigativa
Charla de la importancia
del proceso operativo del
Área de Crédito y Cobranza
¿Considera usted
que es importante
depurar el
departamento de
Crédito y Cobranza
Afiches, folletos,
materiales de
apunte, hojas,
esferográficos
Documentos,
Papeles
Dependiente
Proceso
mejorará la
concesión de
Créditos a los
clientes y la
funcionalidad
de la empresa
Medir las
competencias del
mejoramiento de la
Concesión de
Créditos a los
Clientes
Producción
Intelectual y
Científica de
Contabilidad,
Impuestos,
Normativa Legal,
Finanzas
1. Establecer Politicas para
la Concesión de Creditos
2. Establecer las
funciones de la persona
encargada de la concesión
de créditos
3. Medir el desempeño bajo
politicas formalizadas para
la concesión de créditos
¿La empresa
Ericorla S.A. a su
criterio es eficiente
en la gestión de
crédito y
cobranza?
Encuesta Cuestionario
Independiente
Comprende el
Área Operativa
de Crédito y
Cobranza
Desarrollo de
habilidades
investigativas
como observación
Directa e Indirecta
Nota: Matriz desarrollada con información de la empresa en plantilla proporcionada por la Universidad de Guayaquil
12
Capitulo II
Marco Referencial
2.1. Antecedentes de la investigación
Según Chiluiza Rodríguez Paulina Alexandra (2011), en su trabajo de
investigación titulado "La recaudación de la cartera vencida como herramienta para
mejorar la rentabilidad en la empresa FREVI de la ciudad de Ambato en el periodo 2011.",
planteo como objetivo general, Determinar la cartera vencida para la identificación de su
incidencia en la rentabilidad de la Ferretería FREVI en la ciudad de Ambato del periodo
2011. Llegando a la conclusión de: No se ha determinado normas de control en cuanto
al otorgamiento de créditos esto se refleja en la cartera vencida que tiene la empresa. No se
ha implementado ni definido procesos, políticas ni procedimientos para el otorgamiento de
créditos debido a la manera empírica con que trabajan provocando de esta manera una
mala evaluación al cliente por lo cual se incrementará la cartera vencida y la morosidad de los
clientes. Existe muchas cabezas en la empresa por lo cual no existe una persona o comité
específico para la autorización de los créditos provocando un inadecuado control de los
mismo. No se emite ni analiza reportes de cuentas por cobrar con los documentos físicos
ocasionando que las cuentas no sean cancelas oportunamente y por ende se incrementa la
cartera vencida. La rentabilidad se ve afectada por la falta de liquidez en la empresa debido a
la cartera vencida que mantiene la empresa. Se ha tenido que recurrir a créditos bancarios
para poder solventar la iliquidez de la empresa y esto ha generado un costo a la misma
debido a la falta de políticas crediticias, y se relaciona con la presente investigación, por
tanto, la carencia de políticas y procedimientos establecidas para el área de Crédito y
Cobranza incide en la rentabilidad de la empresa. (Chiluiza, R.,2011, pp. 8,66 ).
13
Según Almachi Quezada Denisse Violeta y Cedeño Noroña Fidel Ernesto
(2014), en su trabajo de investigación titulado "Diseño de Manual de Políticas y
Procedimientos para el Departamento de Contabilidad de la empresa Asesores Buendía &
Asociados S.A. Periodo 2014-2015", planteo como objetivo general Demostrar que el
diseño de un Manual con políticas y procedimientos idóneo permitirá un mejor
desarrollo de las operaciones contables de la empresa, para optimizar sus recursos y a
su vez obtener mejores resultados. El diseño se efectuará con técnicas Administrativas y
de Organización en concordancia al giro del negocio. Llegando a la conclusión de efectuada
la investigación en el Departamento Contable, área en la hemos realizado este
proyecto para la implementación del manual de políticas y procedimientos, aplicando
la normativa legal y herramientas que rigen para el sector privado, llegamos a la
conclusión que existe una debilidad en el campo operativo, donde esto ocasiona
pérdida de tiempo, atrasos en los procesos que realiza el Departamento Contable, y a su
vez, imposibilita que las funciones no sean reportadas en el momento oportuno. También ha
provocado inconformidad en el personal, debido a que no siguen sus funciones bajo
un manual de políticas y procedimientos. La empresa no ha realizado un Manual de
Políticas y Procedimientos Contable, donde se permita guiar y regular sus actividades, y se
relaciona con la presente investigación, por tanto, que el diseñar políticas y procedimientos
ayuda a mejorar las funciones dentro del área de crédito o de otra en particular con la
finalidad que cada persona realice funciones específicas en un tiempo oportuno, de forma
adecuada siguiendo paso a paso el manual con el fin de obtener beneficios para la
compañía. (Almachi D. y Cedeño F., 2014, pp. 7, 48).
14
Según Arteaga Montaño Franco Eduardo y Ojeda Gaona Elizabeth del Rocío
(2011), en su trabajo de investigación titulado "Manual de Funciones y Procedimientos
Administrativos, Crédito y Cobranzas para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Cariamanga”
Ltda.", planteo como objetivo general Diseñar un manual de funciones y procedimientos
administrativos, crédito y cobranzas para la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“Cariamanga” Ltda., que le permita mejorar la calidad, productividad y competitividad de los
servicios, así como la óptima utilización de sus recursos. Llegando a la conclusión de: No
posee una estructura organizacional bien definida, ya que no cuenta con un organigrama
estructural ni funcional, aunque en la práctica hay cierto conocimiento de los niveles
jerárquicos, ésta es una información que no está consolidada ni mucho menos documentada y
por lo tanto no hay claridad sobre los canales formales de comunicación al interior de la
cooperativa. Existe cierto desconocimiento y confusión en las funciones y
responsabilidades que le compete cumplir a cada talento humano que laboran en la
Cooperativa, debido a que poseen responsabilidades compartidas que no solo redunda en
pérdidas de tiempo, duplicación de esfuerzos, sino también en la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios. La situación evidenciada en la cooperativa es
que los empleados realizan sus tareas de manera empírica, tratando de hacerla conforme a
las instrucciones y especificaciones recibidas pero con poca información con relación al
resultado final de su trabajo, pues no existe un manual de procedimientos que oriente al
desarrollo de las actividades de manera efectiva, y se relaciona con la presente investigación,
por tanto, que la utilización adecuada de manuales permitirá cumplir las actividades con
eficiencia y prontitud a quienes se encuentran inmersos dentro de la organización. (Arteaga
F. y Ojeda E.,2011, pp. 91, 100).
15
Según Vinueza Piedra Thalía Alexandra y Falcones Álvarez Jimmy Miguel
(2012), en su trabajo de investigación titulado "Diseño de manual gestión de crédito y
cobranzas de cartera vencida de la Cooperativa de Ahorro Cooprogreso Ltda.", planteo como
objetivo general Diseñar un Manual de Gestión de crédito y cobranzas de cartera vencida
para optimizar la rentabilidad y liquidez de la Cooperativa de Ahorro Cooprogreso. Llegando
a la conclusión de necesita implementar grandes cambios en su organización en general, que
le permitan aprovechar todos sus recursos y así lograr un crecimiento. La Cooperativa de
Ahorro Cooprogreso Ltda. detallar y especificar funciones y jerarquizaciones, que
estratégicamente logren que su recurso humano no sea una desventaja ante la competencia;
sino por lo contrario, sea el principal arque que le de solidez y seguridad, con una
visión a futuro por llegar a cumplir sus objetivos de la misma. Para que el éxito de este
manual sea seguro se deberá contar en todos sus niveles organizacionales, con el personal
apto, que lleven a cabo las actividades correspondientes a sus áreas; donde la
capacitación que esta otorgue a sus empleados, sea eficiente y efectiva para un mejor
desempeño, y se relaciona con la presente investigación, por tanto, que las funciones sobre
las responsabilidades deben estar bien definidas y formalizadas para que cada persona realice
el trabajo que le corresponda al área que está asignada y así poder optimizar los recursos de la
empresa. (Vinueza T. y Falcones J.,2012, pp. 3,86).
Según Zurita Bermúdez Ronald Patricio y Zumba Castro Carlos Alcides
(2013), en su trabajo de investigación titulado "Diseño de políticas y procedimientos
crediticios, en la Microempresa Créditos “J&M” de la ciudad de Milagro”, planteo como
objetivo general Distinguir la metodología de análisis crediticio que permitan mejorar las
cobranzas en la microempresa Créditos J&M de la ciudad de Milagro. Llegando a la
conclusión de El problema de la empresa es la falta de políticas crediticias para el
16
otorgamiento y recuperación de cartera vencida dentro dela microempresa Créditos J&M, la
misma que ha ido generando la acumulación de valores por cobrar, debido a que no
se cuenta con un diseño de políticas. La empresa no cuenta con el personal suficiente y
capacitado destinado a la recuperación de cartera, lo cual se convierte en una
debilidad no solo para el departamento pertinente sino para toda la empresa comercial en
sí. La compañía no puede ser competitiva si no cuenta con una política interna
enlazada a la gestión financiera de créditos y cobranzas en la recuperación de valores,
incluyendo un sistema contable actualizado e indicadores que permitan evaluar la
actividad y se relaciona con la presente investigación, por tanto, que con la elaboración de
un manual donde se establezcan las políticas y procedimientos a seguir dentro del área de
Crédito ayudará a que la empresa mejore su servicio con los clientes. (Zurita R. y Zumba C.,
2013, PP. 4,122).
2. 2. Marco Teórico
2.2.1. La organización.
Según Weihrich H. y Koontz M. (2013), define a la organización como un sistema formal
de funciones o puestos. Denota una estructura formalizada de funciones, aunque a veces
designa también una empresa. (p.148).
2.2.1.1. Organización formal.
Se refiere a la estructura intencional de las funciones en una empresa
formalmente organizada. Decir que una organización es formal no significa que tenga algo
17
inherentemente inflexible o demasiado restringido. Para que un administrador organice bien,
la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño de los individuos, tanto
actual como futuro, contribuya de la mejor manera a las metas del grupo.
Una organización formal debe ser flexible; incluso en las más formal debe haber espacio
para la discreción, la utilización ventajosa de los talentos creativos y el reconocimiento de los
gustos y capacidades de cada individuo. Sin embargo, el esfuerzo individual en una situación
grupal se debe encauzar hacia las metas del grupo y de la organización. (Weihrich H. y
Koontz M., 2013, p.148)
2.2.1.2. Organización informal.
Los autores Weihrich H. y Koontz M. en su libro Elementos de la Administración describen a
la organización informal como una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los
individuos se asocian entre sí. (2013, p.149)
2.2.1.3. División organizacional: el departamento.
Un aspecto de la función de organizar es el establecimiento de departamentos.
La palabra departamento designa un área, división o unidad específica de una organización,
sobre la cual un gerente o administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades
establecidas. Un departamento, en el sentido que se usa generalmente, puede ser la división
de producción, el departamento de ventas, la unidad de la costa oeste, la sección de
investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar. En algunas empresas, el término
departamental se aplica de manera ambigua; en otras, en especial las grandes, un uso más
estricto indica relaciones jerárquicas. Así, un vicepresidente puede dirigir una división; un
18
director, un departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una sección. (Weihrich H. y
Koontz M., 2013, p.149).
2.2.1.4. Estructura y proceso de organizar.
Para Weihrich H. y Koontz M, 2013, Analizar la función de organizar como
un proceso requiere que se considere varios principios. En primer lugar, la estructura debe
reflejar objetivos y planes, porque las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, debe
expresar la autoridad para administrar una empresa. En una organización dada, la autoridad
es un derecho determinado socialmente para ejercer esa facultad, como tal, está sujeta a
cambios. (p.157).
2.2.1.5. Lógica de organizar.
Los autores Weihrich H. y Koontz M. (2013, p. 158), exponen que existe una
lógica fundamental para la función de organizar que consta de seis pasos que se detallan a
continuación:
Establecimiento de los objetivos de la empresa.
Formulación de objetivos, políticas y planes de apoyo.
Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para
alcanzar dichos objetivos.
Agrupamiento de estas actividades a la luz de los recursos humanos y
materiales disponibles y la mejor manera de aprovecharlos, dadas las
circunstancias.
Delegación de la autoridad necesaria al jefe de cada grupo para realizar las
actividades.
19
Vinculación horizontal y vertical de los grupos, mediante relaciones de
autoridad y flujos de informacion.
2.2.1.6. Las políticas en la empresa.
Para Weihrich H. y Koontz M, las políticas también son planes, puesto que
son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de
decisiones. No todas las políticas son ´´declaraciones´´; a menudo no son sino inferencias
extraídas de las acciones de los administradores.
Las políticas definen el ámbito en el que se toman las decisiones y aseguran que sean
congruentes y contribuyan a un objetivo. Resuelven las disputas antes de que se vuelvan
problemas, con lo que hace innecesario analizar la misma situación cada vez que se presente,
y unifican otros planes, para que los administradores puedan delegar la autoridad sin perder el
control sobre lo que hacen sus subordinados. (2013, p. 87).
2.2.1.7. Los procedimientos en la empresa.
Para Weihrich H. y Koontz M, (2013, p. 87), Los procedimientos son planes
que establecen un método de actuación para el manejo de actividades futuras. Son secuencias
cronológicas de las acciones requeridas; son guías de la acción más que esquemas de
pensamientos, detallan la manera exacta en que deben cumplirse ciertas actividades. Por
ejemplo, la Case Western University describe tres pasos para su proceso de evaluación:
1. Establecer los objetivos de desempeño.
2. Realizar una revisión de medio año de los objetivos.
3. Conducir un análisis del desempeño al final del periodo.
20
2.2.1.8. Manual de procedimientos.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,
el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada y sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre politicas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.
Las empresas en todo proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene
que preparar los procedimientos integrales de instrucciones, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
mediadas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento
con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como
una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizar, cambiar
y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. (Gestión online de Gestión
Empresarial ,2016, párr. 1).
2.2.1.9. Importancia de un manual de políticas y procedimientos.
Un manual de políticas y procedimientos reviste una importancia trascendental
para las empresas, porque le permite establecer lineamientos a todos sus integrantes; desde
ejecutivos hasta trabajadores y además personas interesadas en conocer el funcionamiento de
una organización. Por medio de los manuales, se puede fomentar el trabajo en equipo,
encausar iniciativas e innovación, permitiendo coordinar el esfuerzo de todos los
departamentos de una empresa en la misma dirección y finalidad.
21
El uso de los manuales es fundamental para cumplir los objetivos institucionales, los mismos
que generalmente están expuestos en lo que se conoce como misión, visión, y valores.
Permite y promulga la mejora en los procesos internos, incrementando con ello sus niveles de
productividad, eficiencia y desde luego es su eficacia de gestión.
Mediante los manuales de procedimientos administrativos, se puede generar una cultura y
filosofía de trabajo. Se establecen criterios propios enfocados a los procesos de todas las
áreas, incluyendo las relaciones con el marketing y las politicas de venta, además de ser un
documento idóneo para reforzar los valores éticos y morales que deben caracterizar a toda
empresa responsable e innovadora.
Una de las principales finalidades de los manuales es facilitar los procesos de
actualización y mejora permanente de la compañía, los mismos que implícitamente
permitirán alcanzar de una manera ordenada los objetivos estratégicos y tácticos de la
corporación.
Es muy importante que toda empresa o negocio cuente con un manual de politicas y
procedimientos, por modesto que sea este, ejercerá una gran influencia en todos los miembros
de la organización. (Gestión online de Gestión Empresarial ,2016, párr. 2-5)
2.2.2. El Crédito.
Etimología.- Desde el punto de vista etimológico la palabra crédito viene del latín
concretamente del término creditum que significa deuda aunque también se deriva del verbo
latino credere, credo, creditum que significa decir tener seguridad en la promesa de alguien al
conferirle determinada cosa, bajo ciertos parámetros de solvencia, sobre el cumplimiento de
la obligación por parte del prestatario o deudor.
22
Según Brachfield P. (2009), expresa que “ el crédito es la posibilidad de obtener dinero,
bienes o servicios sin pagar en el momento de recibirlos a cambio de una promesa de pago
realizada por el propietario de una suma pecuniaria debidamente cuantificada en una fecha en
el futuro. ” (p.20).
2.2.2.1. Crédito y cuentas por cobrar.
Cuando una empresa vende bienes y servicios puede exigir efectivo en o antes
de la fecha de entrega u otorgar crédito a los clientes y permitir cierta demora en el pago. En
las siguientes secciones se da una idea de los factores que intervienen en la decisión de una
empresa sobre otorgar crédito a sus clientes. El otorgamiento de crédito equivale a realizar
una inversión en un cliente, ligada a la venta de un producto o servicio.
¿Por qué otorgan crédito las empresas? No todas lo hacen, pero la práctica es muy común.
La razón obvia es que ofrecer crédito es una manera de estimular las ventas. Los costos
vinculados con el otorgamiento de crédito no son triviales. Primero, existe la probabilidad de
que el cliente no pague. Segundo, la empresa tiene que absorber los costos del manejo de las
cuentas por cobrar. La decisión sobre la política de crédito implica un equilibrio entre los
beneficios del aumento en las ventas y los costos de otorgar crédito.
Desde una perspectiva contable, cuando se da crédito se crea una partida en las cuentas por
cobrar. Éstas incluyen el crédito a otras empresas, llamado crédito comercial, y el crédito
otorgado a los consumidores, llamado crédito al consumo. (Stephen A. Ross, Randolph W.
Westereld and Bradford D. Jordan, 2010, p. 645).
Según Van Horne J. y Wachowicz J. (2010), define al Crédito Comercial como “el
crédito otorgado por un negocio a otro.” (p.282).
23
2.2.2.2. Importancia del Crédito.
En la empresa el crédito comercial se puede interpretar como un activo de riesgo en donde
cualquiera que sea la forma de su instrumentación, mediante la cual la empresa que otorga el
mismo, asume el riesgo de cobranza, provee o se compromete a proveer fondos a un
determinado cliente para garantizarle el cumplimiento de sus obligaciones contraídas con la
misma empresa.
El crédito permite una mayor mejora de la economía de las personas, ya que a través del
crédito pueden adquirir bienes y servicios, pero también es un determinante para agravar la
situación económica de las mismas si no se sabe administrar de manera eficaz.
2.2.2.3. El factor clave del crédito.
Según Brachfield P. 2009, “El factor clave de las concesiones de crédito y de las
transacciones crediticias es la promesa de pago en una fecha futura. En consecuencia la
concesión del crédito se basa en la confianza. ” (p.21).
2.2.2.4. El factor riesgo.
Para el acreedor existe la expectativa de que el deudor pagara la totalidad del
importe adeudado en el plazo previsto, pero siempre existe el factor de incertidumbre del
cumplimiento de los términos del acuerdo; es decir la contingencia de que el deudor no
efectué la liquidación de sus obligaciones. Esta incertidumbre es el riesgo de impago del
débito que el acreedor siempre deberá asumir en el momento de conceder el crédito.
(Brachfield P. 2009, p.22)
24
2.2.2.5. Las ventajas del crédito comercial para los compradores.
El autor Brachfield P. (2009, p.22) manifiesta que:
La realidad del mercado es que la débil capitalización de las empresas
compradoras de bienes y las dificultades que tienen para obtener créditos bancarios o acceder
al mercado de capitales, les lleva a diversificar sus fuentes de recursos financieros y a buscar
financiación extrabancaria sin coste.
La principal fuente de financiación extrabancaria gratuita es el crédito otorgado por el
suministrador a sus compradores a través de los aplazamientos de pago, de manera que en la
practica el proveedor actúa como prestamista y el cliente como prestatario.
Muchas empresas nunca hubieran podido iniciar sus actividades sin el crédito concedido
por sus proveedores. El crédito interempresarial representa la principal fuente de financiación
para los compradores que no pueden acceder al crédito bancario para financiar sus activos
circulantes. De modo que el crédito comercial que conceden los proveedores constituye la
principal fuente espontanea de financiación que disponen las empresas y es una de las fuentes
más flexibles de financiación a corto plazo.
2.2.2.6. Las ventajas que el crédito comercial reporta a los proveedores.
La concesión de creditos a clientes por parte del vendedor no se basa en
motivos altruistas puesto que reporta las siguientes ventajas económicas al proveedor:
Si un cliente obtiene un crédito, lo más probable es que prospere. Si
aumenta la actividad empresarial del cliente, lógicamente comprara más
productos al proveedor.
25
Mediante el crédito el sumistrador ofrece un servicio adicional a sus
clientes lo que permite fidelizarlos y asegurar ventas futuras.
Aumenta su cuota de mercado vendiendo a un segmento de compradores
que solo pueden trabajar a crédito.
Los compradores a los que concede un crédito están dispuestos a pagar un
precio más elevados del que pagarían con pago inmediato, por lo que la
rentabilidad de las ventas a crédito es superior que las de contado.
Las empresas que venden a crédito proyectan una imagen positiva ante los
clientes, proveedores y competidores, por lo contrario una empresa que no
concede crédito es sospechosa de tener pocos recursos económicos.
Con la concesión de crédito a sus clientes el proveedor puede aumentar sus
volumen de negocio y por consiguiente puede mejorar su economía en
escala, ya que lógicamente cuantas más unidades de producto fabrique o
compre, el costo por unidad bajará, por lo tanto el crédito a clientes al
conseguir un acrecentamiento de las ventas, aumenta la producción de
bienes e incrementa la utilidad por unidad comercializada. (Brachfield P.,
2009, p.23).
2.2.2.7. Políticas de crédito.
La política de crédito es un proceso que comprende las actividades
encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y a recuperarlas; al igual que permite
elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, es importante destacar que, una
aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una
deficiente política no produce nunca resultados óptimos.
26
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse
crédito a un cliente y el monto. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de
crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar
decisiones de crédito.
Su objetivo es promover las ventas, por consiguiente debe cuidarse que su empleo ayude a
maximizar las utilidades de la empresa y el rendimiento de la inversión. Esto debido, a que a
veces se abusa del crédito y este deja de ser atractivo en lo que respecta al rendimiento de la
inversión. (Brealey R. y Myers S., 2010, P. 65).
El autor Brachfield P. expresa que una política de empresa es la forma como quiere la
compañía que se haga las cosas en lo relativo al crédito de clientes, los criterios que se van a
utilizar para tomar decisiones así como los objetivos de crédito que se han de alcanzar
cuantificados en cifras. La política de créditos sirve para facilitar que los empleadores tengan
una pauta de trabajo para conseguir los mejores resultados en la gestión del crédito comercial.
(2009, p. 86).
“Las politicas de crédito y cobro tienen como misión controlar el volumen total de saldos
de clientes y la calidad de su riesgo.” (Brachfield P., 2009, p.87).
2.2.2.8. Componentes de la política de crédito.
Si una empresa decide otorgar crédito a sus clientes, tiene que establecer
procedimientos para concederlo y cobrar. En particular, la empresa tendrá que determinar los
siguientes componentes de la política crediticia:
Términos de venta. Los términos de venta establecen cómo la empresa
propone vender sus productos y servicios. Una decisión fundamental es si
la empresa requerirá pago al contado o dará crédito. Si le concede crédito
27
a un cliente, los términos de venta especifican (quizá de manera implícita)
el plazo del crédito, el descuento por pronto pago y el periodo de
descuento, así como el tipo de instrumento de crédito.
Análisis de crédito. Para otorgar crédito, la empresa determina cuánto
esfuerzo invertir en tratar de distinguir entre los clientes que pagan y los
que no. Las empresas usan diversos mecanismos y procedimientos para
determinar la probabilidad de que los clientes no paguen y, en conjunto,
éstos se denominan análisis de crédito.
Política de cobranza. Después de autorizar el crédito, la empresa tiene el
posible problema de cobrar el efectivo, para lo cual debe establecer una
política de cobranza. (Ross S. et al., 2010, p.645).
2.2.2.9. Efectos de la política de crédito.
Hay cinco factores básicos que deben tomarse en consideración cuando se
evalúa la política de crédito:
1. Efectos en los ingresos. Si la empresa otorga crédito habrá una demora en
la cobranza de ingresos, ya que algunos clientes aprovechan el crédito
ofrecido y pagan después. Sin embargo, la empresa podría cobrar un precio
más alto si otorga crédito y podría aumentar la cantidad vendida. Por lo
tanto, es probable que los ingresos totales aumenten.
2. Efectos en los costos. Aunque es posible que la empresa experimente
demoras en la entrada de ingresos si otorga crédito, incurrirá en los costos
de las ventas de inmediato. Ya sea que la empresa venda al contado o a
28
crédito, de todos modos tendrá que adquirir o producir la mercancía (y
pagarla).
3. El costo de la deuda. Cuando la empresa otorga crédito, debe hacer los
arreglos pertinentes para financiar las cuentas resultantes por cobrar. En
consecuencia, el costo del endeudamiento a corto plazo de la empresa es
un factor en la decisión de otorgar crédito.
4. La probabilidad de falta de pago. Si la empresa otorga crédito, cierto
porcentaje de los compradores a crédito no pagan. Desde luego, esto no
ocurre si la empresa vende al contado.
5. El descuento por pronto pago. Cuando la empresa ofrece un descuento
por pronto pago como parte de sus términos de crédito, algunos clientes
optan por pagar antes para aprovechar el descuento. (Ross S. et al., 2010,
pp. 650-651).
2.2.2.10. Estándares de crédito y selección para su otorgamiento.
La aplicación de técnicas ayuda a estipular, que clientes se hacen merecedores
de recibir créditos para lo cual se debe evaluar la capacidad crediticia, la cual incluye los
requisitos básicos para la gestión de concesión de creditos.
Según Gitman y Zutter, (2012), manifestaron las cinco “C” del crédito como:
Una técnica de uso común para determinar si se otorga un crédito se denomina las cinco
“C” del crédito, la cual conforma un marco de referencia para el análisis detallado del crédito.
Debido al tiempo y los gastos implicados, este método de selección se usa en solicitudes de
crédito de grandes montos de dinero. Las cinco C son:
29
1. Características del solicitante: Se refiere al historial del solicitante para cumplir con
obligaciones pasadas.
2. Capacidad: La capacidad del solicitante para reembolsar el crédito solicitado,
determinada por medio de un análisis de estados financieros centrado en los flujos de
efectivo disponibles para enfrentar las obligaciones de deuda.
3. Capital: La deuda del solicitante en relación con su capital patrimonial.
4. Colateral: El monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el
crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la probabilidad
de que una compañía recupere sus fondos si el solicitante no cumple con el pago.
5. Condiciones: Esto es, las condiciones económicas existentes generales y específicas
de la industria y cualquier condición peculiar en torno a una transacción específica.
El análisis por medio de las cinco “C” del crédito no genera una decisión específica de
aceptación o rechazo, de modo que su uso requiere de un analista experimentado que se
encargue de revisar y aceptar las solicitudes de crédito. La aplicación de este esquema
asegura que los clientes de crédito de la empresa pagarán, sin tener que presionarlos, dentro
de los términos y plazos establecidos. (p.558).
2.2.2.11. Calificación de crédito.
Gitman y Zutter, 2012, determina:
La calificación de crédito es un método de selección para el otorgamiento de
crédito que se usa comúnmente en las solicitudes de crédito de alto volumen y escaso monto
en dólares. La calificación de crédito aplica ponderaciones obtenidas estadísticamente a los
puntajes de las características financieras y crediticias clave de un solicitante de crédito, para
predecir si pagará a tiempo el crédito solicitado. En pocas palabras, el procedimiento genera
30
una calificación que mide la fortaleza crediticia general del solicitante, y esa calificación se
usa para tomar la decisión de aceptación o rechazo del otorgamiento del crédito al solicitante.
Las numerosas operaciones de tarjetas de crédito, como las de bancos, empresas petroleras y
tiendas departamentales, son las que usan con mayor frecuencia la calificación de crédito. La
finalidad de esta calificación es tomar decisiones de crédito bien informadas, con rapidez y de
manera económica, reconociendo que el costo de una sola decisión con base en una
calificación errónea es pequeño. No obstante, si aumentan las deudas incobrables por
decisiones basadas en una calificación, entonces deberá reevaluarse el sistema de
calificación. (p.559).
2.2.2.12. Diseño de política de créditos.
Para Créditos y Cobranza Dinero, (2010), indica que:
La política de créditos que es expresada en términos de procedimiento sobre
como otorgar créditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la
siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a que
el personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.
A continuación señalaremos dicha secuencia:
1. Identificación de los objetivos por alcanzar.
2. Lineamientos previos o borradores de lo que será la política de créditos.
3. Discusión y revisión de esos lineamientos con las personas de las áreas
involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.
4. Redacción definitiva de las políticas de créditos.
5. Aprobación de la Gerencia.
6. Difusión dentro de la empresa, de la política de créditos entre todos los
responsables de su ejecución.
31
7. Implementación o puesta en marcha de la política de créditos aprobada y
difundida.
8. Control de los resultados para verificar si las políticas están contribuyendo
al logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas si fueran
necesarias. (párr.2-3).
2.2.1.14. Clasificación de las políticas de crédito.
Para Créditos y Cobranza Dinero, (2010), señalaron que:
Estas políticas generalmente se clasifican en liberales y conservadoras:
Son liberales, cuando las empresas se muestran generosas para otorgar créditos, tanto en el
monto máximo para aprobar como en el grado de riesgo para sumir obviamente en este saco
podría hablarse de ausencia total o temporal de garantías.
Son conservadoras, cuando las empresas se muestran restrictivas para otorgar créditos y
para determinar el monto máximo por aprobar, así como para definir lo referente al riesgo
que asumirán. A diferencia de la política liberal, en este caso se exigen garantías sólidas que
aseguren la recuperación de las cuentas por cobrar.
La empresa otorgante del crédito requerirá una detallada investigación de todos los
clientes potenciales antes de tomar la decisión de aprobar o rechazar una política de créditos.
(párr.5-6).
2.2.1.15. Departamento de Crédito.
El departamento de crédito es el de mayor importancia, ya que dentro del área financiera
se reconoce como la principal fuente de abastecimiento de fondos para la empresa, este está
compuesto por los siguientes cargos:
32
Figura 1 Estructura del departamento de Crédito
2.2.1.16. Análisis del personal de Crédito.
Los oficiales de créditos deben tener un riguroso entrenamiento para poder evaluar los
clientes potenciales. Según las normas de la empresa, los oficiales deben remitir un
documento con su ponderación de aprobación o rechazo al organismo correspondiente, el
cual se encarga de comunicar la decisión a la gerencia de la empresa quien a su vez se
encarga de ponerlo en conocimiento del cliente o solicitante del crédito.
En las empresas hay personas con buenas intenciones y personas con malas intenciones,
por esto las empresas deben defenderse de las personas mal intencionado, ya que de esto
dependerán para captar personal con buenas intenciones y conseguir así el bienestar de esta.
En las empresas el factor humano es un factor fundamental por esto todo lo que se hace en
ella se puede mejorar, ya que nada permanece igual por esto se hace necesario realizar una
evaluación sistemática del personal para que se garantice la concordancia en todas sus partes
con su medio interno y externo. (Crédito y cobranza, 2013, párr. 8)
Gerente de crédito
Encargado de cobros
Cobradores
Cobros compulsivos
33
2.2.2.17. Objetivos del Departamento de Créditos.
Crédito y cobranza, (2013), indica que:
El propósito vital l del departamento de crédito es menguar la inseguridad
en los procedimientos de la gestión de créditos a fin de prever que las cuentas por cobrar
no corran el riesgo de morosidad.
Adicional se detallan los siguientes objetivos:
Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, además que
permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo.
Es muy importante mantener al personal con capacitación constante sobre las
tendencias de las economías en el país y tener constante capacitación en el tema
de finanzas y decisiones financieras.
Crear sistemas estándares de evaluación de créditos.
Detectar aquellos créditos con riesgos superiores a lo normal para hacerles
seguimiento más minucioso.
Preparar un sin número de análisis para futuros ejecutivos de cuentas.
Realizar estudios sectoriales.
Realizar estudios de segmento. (párr.9).
2.2.3. La cobranza.
Según la comisión Nacional para la protección y defensa de los usuarios de servicios
financieros de México, define a la cobranza como: “Las actividades que realizan los
Departamentos de Cartera o Cobranza de Instituciones Financiamientos otorgados mediante
contrato, o restructuración de la deuda”. Secretaria de Gobernación de México, 2014. Pág.
110.
34
Según (Graham, 2010), considera que “el cobro puede estar en función del sector y de la
competencia, y la compañía debe determinar cuál será la política de cobro y como se aplicara,
en el caso de muchas cuentas vencidas un recordatorio, en forma de carta, llamada telefónica
o vista personal puede iniciar el pago del cliente.”
2.2.3.1. Políticas de cobranza.
Para recaudar las cuentas por cobrar vencidas se deben aplicar procedimientos
que están estipuladas en las politicas de cobranza en la empresa.
Sería estupendo que todos los clientes pagaran su factura en la fecha debida, pero no lo
hacen y puesto que ocasionalmente también usted difiere sus cuentas a pagar, después de
todo no lo puedo culpar. (Brealey, 2010, P.68).
La política de cobranza es el elemento final de la política de crédito. Asimismo,
comprende la supervisión de las cuentas por cobrar para detectar problemas y obtener el pago
de las cuentas morosas. (Ross S. et al., 2010, pp. 658) .
De acuerdo a la antigüedad de las cuentas por cobrar y a la importancia de cada una, se
debe de llevar a cabo ciertas actividades adicionales. Las alternativas seleccionadas en cada
caso, deben implementarse de acuerdo a políticas y procedimientos establecidos.
Procedimientos de cobranza: es el método que utiliza la empresa para realizar sus
cobranzas, las cuales se pueden llevar a cabo de la siguiente manera: cobranza directa es
aquella que se lleva por la caja de la empresa por este medio, los clientes le cancelan
directamente a la empresa y, cobranza por medio de cobradores, dichos cobradores son los
bancos los cuales por llevar a cabo la cobranza se quedan con un porcentaje del cobro.
El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo de
ingresos y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar créditos.
35
Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la
permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva
en su gestión de cobros.
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados
por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un
plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en
los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación.
En materia de política de cobranza se pueden distinguir tres tipos , las cuales son;
políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.
1. Políticas restrictivas. Se define como el otorgamiento de creditos en corotos tiempos,
cuyas normas son de manera juiciosas y agresivas politicas de crédito. Esta política
contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la
inversión movilización de fondo s en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de
políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los
márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con
niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
2. Políticas Liberales. Son aquellas politicas flexibles generosas, indistintamente de las
restrictivas, son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos
para el pago de las cuentas, es decir, no son vigorosas en el trascurso del cobro
crédito. Lo opuesto de las politicas restrictivas. Este tipo de política trae como
consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en
las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no
estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
36
3. Políticas racionales. Esta clase de política se generan flujos de crédito y cobranza
normal; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la
administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este
objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes
y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse
obteniendo un margen de beneficio razonable. (Trabajos de Monografías, s/f, párr. 1).
2.2.3.2. Cobranza efectiva.
Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como:
Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que representa.
Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la organización y/o
actividad que represente.
Organización interna hacia el trabajo.
Es la importancia de prepararse para una gestión, como el conocimiento de su
empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar
organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar.
Percepción del Cliente.
Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta par a mejorar
la gestión, en la medida que el cliente pueda percibir que la organización monitorea las
cuentas, y que existe una política de crédito definida y respetada por sus trabajadores.
37
Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión de cobros.
Una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con el cliente. Es
ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor de cobros es el que puede
convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos El primero de ellos, salvar la
relación comercial sin caer en el detrimento de los intereses de la empresa. El segundo es
recuperar la totalidad de los montos.
El seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones
sobre las cuentas que gestiona.
Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada una de las acciones
reconociendo que la efectividad radica en el análisis permanente de las acciones vs las
reacciones que estas producen.
2.2.3.3. Modalidades de Cobro.
Según Añez M., expreso que:
Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A
medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más
estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se
siguen en el proceso de cobro.
1. Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha
de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía
una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la
cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la
carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el
primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
38
2. Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la
empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene
una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de
pago.
3. Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas
incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga
efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son
bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que
espera recibir.
4. Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es
una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no
solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en
bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y
sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de los créditos, que como ya se explicó en
los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del
área financiera y contable. (s/f, Riesgo Crediticio).
2.2.3.4. Departamento de Crédito y Cobranza en una empresa.
La principal función de los departamentos de créditos y cobranzas, es determinar el
riesgo que significa para la empresa otorgar un determinado crédito, es esencial que
39
los sistemas de créditos y las condiciones de ventas, se establezcan sobre una base que no
desanime a los buenos clientes y que tampoco origine perdidas serias por deudas incobrables.
En muchas corporaciones de importancia, el control de crédito está a cargo del gerente,
que asume toda la responsabilidad. En casos en que no se pueda tener un departamento
especial de crédito es conveniente que se formule un procedimiento definido para tramitar
las solicitudes de los clientes para obtener crédito, o para aceptar sus pedidos y que incluya el
trámite final de aprobación o negativa. (Créditos y Cobranzas dinero, 2010).
2.2.3.5. Funciones especiales de cobranza.
Efectuar cobranzas en épocas inflacionarias o recesivas es para toda organización un
problema difícil y de alto riesgo que debe ser analizado y meditado tanto por la Gerencia
como por Ejecutivo del área, al momento de seleccionar sus clientes.
En épocas recesivas, los factores y condiciones de crédito se restringen por las distorsiones
y la grave iliquidez del sistema, haciendo difícil la cobranza por la imposibilidad de pago del
cliente, y que en muchos casos si no se llega ejecutar el cobro, dichas deudas pasaran a
formar parte de las deudas incobrables.
Por estas circunstancias, y desde el punto de vista organizativo y legal, es que el
empresario debe tener en cuenta las siguientes sugerencias para afrontar con éxito esta
situación si quieres que su cobranza cumpla con su objetivo:
1. Capacidad permanente.
La capacidad constante de su personal de cobranza es un factor importante en el desarrollo
operativo de la cobranza; las condiciones cambiantes e inestables de políticas económicas y
financieras; pone en mala posición a la empresa en general y al comercio en particular por el
escaso conocimiento sobre técnicas de cobro que permitan tomar decisiones rápidas las
40
mismas que pueden traducirse en cierre temporal de la empresa que obligatoriamente venden
a crédito.
2. Comunicación efectiva.
Una comunicación efectiva y eficaz es la columna vertebral de todo proceso de cobro;
saber oportunamente la información que se requiere de la situación del cliente es importante
para que la empresa tome decisiones a tiempo y así evitar por estas circunstancias que la
cobranza se torne lenta o difícil. No esta demás decir que en cobranzas toda comunicación es
bien recibida ya sea por la vía formal como informal.
3. Rigidez.
Las condiciones del pago deben estar indicadas en los documentos de transacción del
crédito, el desconocimiento de esta información por parte del cliente, puede provocar
perturbación en la recuperación de la deuda, dinero que necesita la empresa para cumplir sus
obligaciones a corto plazo.
Por lo tanto no debe dársele tiempo al cliente para que ponga objeciones a la forma de pago
establecido o normada de antemano. Por consiguiente aquí juega un rol importante las
entrevistas de cobranza y las acciones preventivas que la empresa debió establecer
anticipadamente.
4. Arreglo inmediato.
Toda cuenta morosa tiene dos alternativas: una es que se agoten todas las instancias de
cobro, recuperando el valor de la deuda con pagos escalonados y la otra es que se llegue a
una transacción de pago, con devolución parcial o total de la mercadería si es que todavía
existe, (contrato con retención de propiedad); por lo que el deudor deberá devolver toda la
mercadería que no se ha vendido y el saldo pagar al momento de transacción, o en su defecto
en fecha próxima. Si hubiera un contrato con garantía prendaría o mediante fianza o aval, el
41
arreglo debería ser condicional a plantear el remate de la garantía o a ejecutar los títulos
valores. (Crédito y Cobranza, 2010, capítulo 3).
2.2.3.6. El ejecutivo de cobranza.
Según Créditos y Cobranzas dinero, (2010), dice que:
El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta:
El éxito de su departamento depende de que logre una cobranza
puntual.
No debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el
porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto más tiempo pase
en la cobranza, mayor será la probabilidad de que se vuelva incobrable.
Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas
vencidas sin perder al cliente.
No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un caso especial
que requiere estudios de la técnica que debe aplicarse en el
momento adecuado.
Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo más
recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener
conocimientos de los créditos otorgados por la empresa.
El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber
cómo y cuándo aplicarla.
El cobrador debe poseer las siguientes cualidades: (a) Honestidad, (b) responsabilidad, (c)
integridad, (d) creatividad, (e) iniciativa, y (f) paciencia.
42
La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a
crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa función. Depende del
cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa
obtenga sus ganancias.
El éxito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para el cobro de las
mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de seguimiento rutinario de la
mayoría de las cuentas en gestión. (párr. 1).
2.2.3.7. Responsabilidades del gestor de cobranza.
Según Créditos y Cobranzas dinero (2010), detalla las responsabilidades del gestor de
cobranza de la siguiente manera:
1. Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las
metas.
2. Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de
ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa.
3. Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas
señaladas por la dirección.
4. Establecer las políticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.
5. Llevar el control de sus actividades.
6. Diseñar formularios y reportes.
7. Supervisar los procedimientos de cobro.
8. Llevar el control del grupo de riesgo alto.
9. Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que
representen un riesgo mayor del normal o aceptado.
43
10. Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades
relacionadas con la cobranza. (párr.1).
2.3. Marco Contextual
2.3.1. Antecedentes.
La empresa Ericorla S.A. dedicada a la comercialización de productos de consumo
masivo, localizado en el Cantón Pedro Carbo, Provincia del Guayas, constituida desde hace
10 años, se inició como un negocio pequeño con un escaso inventario de los productos,
después se estableció como un mini Market y actualmente es una compañía que abastece con
el gran volumen de ventas de bienes que satisfacen las necesidades de los clientes del sector
y de sus alrededores.
Este ascenso ha permitido que los propietarios analicen las exigencias de otorgar crédito a
comerciantes mayoristas, para lo cual ellos toman decisiones empíricamente ya que la
compañía no cuenta con un manual de políticas y procedimientos en el área de Crédito y
Cobranza que le permita tomar decisiones oportunas y acertadas para conceder créditos a los
clientes.
La misión primordial de Ericorla S.A. es brindar un valor agregado en la comercialización
de productos de consumo masivo en la zona, bienes suministrados por empresas como la
Fabril, Unidprods, Colombina S.A., Nestlé, Corporación la Favorita, entre otras las cuales les
permita lograr ventajas competitivas y necesarias para mantenerse en el mercado en el que se
desenvuelve innovando con creatividad, responsabilidad y liderazgo; ofreciendo calidad,
servicio y buen precio a los clientes.
44
Está estructurada por el Gerente General, Gerente Administrativa, la Contadora General, 1
auxiliar Contable, 1 Asistente de Cobranza, 10 Cajeras (os), 6 Percheros, 3 Bodegueros y 1
Jefe de bodegas, 2 Guardias de seguridad.
2.3.2. Constitución de la empresa.
En la ciudad de Guayaquil, Capital de la Provincia del Guayas, a los veintinueve días del
mes de octubre del año dos mil doce, ante el Notario Trigésimo Séptimo encargado del
Cantón Guayaquil y con la presencia del Sr. Leonardo Gonzalo Posligua Saltos en calidad de
Gerente General, se constituye la Compañía Anónima Ericorla S.A., que estará regida por
organismos de control y los estatutos detallados en la escritura pública de la constitución de
la compañía.
Fue aprobada por la Superintendencia de Compañías, mediante Resolución
SC.IJ.DJC.G.12.
Objeto.
La compañía tendrá por objeto dedicarse a: La explotación de tiendas y grandes almacenes,
centros de acopio o centros de distribución, mediante la compra y venta al por mayor o al
detalle, la importación, exportación, producción, elaboración y trasformación de mercaderías,
productos y frutos del país y del extranjero; así como a la comercialización en todas sus
etapas y con cualquier clase de bienes o servicios, de almacenes en general de comercio, o
tiendas por departamentos, para lo cual y sin que esta enumeración sea taxativa, podrá
comprar, vender, importar, exportar, comercializar, representar a cualquier persona, empresa
o marca de productos del país o fuera de él, y distribuir tejidos y prendas de vestir, de toda
45
índole, alimentos, bebidas, medicinas, artículos de aseo personal, electrodomésticos, artículos
de ferretería, cristalería y loza, zapatería, de punto y pasamanería, artículos del hogar y de
regalo, perfumería y bazar, confección, vestidos, juguetería y librería, todos o cualquiera de
ellos de procedencia nacional o del extranjero.
Administradores de la Compañía.
La empresa Ericorla S.A. esta administrada por:
Sr. Posligua Saltos Leonardo Gonzalo en calidad de Gerente General y la Sra. Sánchez
García Dany Marisol como Presidenta.
Tanto el Presidente como el Gerente General ejercerán las demás atribuciones que le
confieren la Ley de Compañías, el Estatuto y Reglamento de la Compañía, y la Junta General
de Accionistas.
2.3.2.1. Ubicación de la empresa.
El presente proyecto de investigación se basara en la información tomada de la empresa
Ericorla S.A, dedicada a la comercialización de productos de consumo masivo, localizado
en el Cantón Pedro Carbo, Provincia del Guayas.
46
ERICORL
Figura 2 Croquis de la empresa Ericorla S.A.
2.3.2.2. Organismos de control.
La empresa Ericorla S.A., cumplirá con la normativa legal antes los siguientes
organismos de Regulación:
Ley de Compañías del Ecuador
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI)
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Código civil
Código de Comercio
Aduana del Ecuador
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Ministerio de Relaciones Laborales
47
2.3.3. Misión y visión de la compañía Ericorla S.A.
2.3.3.1. Misión.
Ofrecer productos de consumo masivo al por mayor y menor, a un precio adecuado
generando la preferencia, satisfacción y confianza por parte de los clientes, proveedores y
empleados, alcanzando así alta rentabilidad económica y social.
2.3.3.2. Visión.
Ser una compañía competitiva a nivel nacional comprometida con nuestros clientes,
brindándoles productos de calidad con profesionalismo, responsabilidad, excelencia e
innovación en cada uno de nuestros productos.
2.3.4. Valores institucionales.
Honestidad. Conducta recta, que conlleva a observar normas y compromisos teniendo
en cuenta principios y valores éticos. Ser transparente con nuestros clientes.
Responsabilidad. Cumplir con las obligaciones, funciones y compromisos
adquiridos, esperando una respuesta adecuada de nuestros empleados hacia la
compañía. Actuamos con honradez en la realización de nuestras funciones.
Respeto y Trabajo en equipo. Valoramos las ideas de otros buscando en conjunto
discutir e intercambiar opiniones que nos fortalecen como organización y como personas.
Lealtad. Estar comprometida con la empresa y difundir una imagen positiva de ella, de
sus productos y de los compañeros de trabajo. Se busca alcanzar que los empleados se
48
manifiesten fieles a la compañía y esto confieren a su conducta, a su seguridad y
constancia que hace afrontar tanto dificultades como contradicciones con gran
determinación y fortaleza.
Excelencia. Grado de perfeccionamiento que se espera alcanzar en lo que se hace y en
quien lo hace, aspiración a la meta más alta. La aspiración a la excelencia es para todos, no
solo para unos lideres dentro de la empresa. El punto de partida es considerar el trabajo como
fuente de realización, que hay hacer a conciencia hasta los más mínimos detalles.
Compromiso. Estamos 100 % comprometidos con nuestro trabajo, nuestra empresa y en
especial con el país. Trabajamos con entusiasmo porque sabemos que cada tarea que hacemos
ayuda a contribuir a un mejor Ecuador.
Innovación. Buscamos la excelencia como estándar y la mejora continua en todo lo que
hacemos. Innovamos constantemente buscando nuevas formas de generar valor.
2.3.5. Organigrama estructural actual.
El organigrama es un esquema donde se representa gráficamente la estructura
organizacional de un ente o empresa.
Para lo cual en esta representación gráfica indica las áreas o departamentos en niveles
jerárquicos y relaciones que existen entre las líneas de autoridad en el personal que se
desempeña en la empresa Ericorla S.A.
49
GERENTE GENREAL
JEFATURA FINANCIERA
TESORERIA, ANALISTA DE
CREDITO Y COBRAZA ANALISTA FINACIERA
JEFATURA DE COMERCIALIZACION
SUPERVISOR DE VENTAS
VENTAS
SUPERVISOR GENERAL DE INVENTARIOS
BODEGA
AYUDANTE DE BODEGA
JEFATURA ADMINISTRATIVA
COMPRAS TALENTO HUMANO
ASESORIA LEGAL TRIBUTARIA CONTABLE
Figura 3 Organigrama estructural de Ericorla S.A.
51
2.4. Marco Conceptual
Con el propósito de relacionar significados de algunos términos que se manejaran en
la presente investigación se especifican algunos de ellos:
Empresa.- Es un ente económico, constituida legalmente, en la que le capital, el
trabajo y la dirección se coordinan con el fin de lograr una rendimiento útil para la
sociedad acorde con las exigencias del bien común.
Clientes.- individuo, sujeto o entidad que accede a recursos, productos o servicios
brindados por otra.
Políticas.- Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra
vez dentro de la organización.
Crédito Comercial.- Es una forma común de financiación a corto Plazo prácticamente
en todos los negocios.
Política de crédito.- La política de crédito es un proceso que comprende las actividades
encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a
recuperarlas, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión.
Cuentas por cobrar.- Es un derecho contra un deudor generalmente en cuentas
abiertas, su aplicación se limita generalmente a las cantidades no cobradas por concepto de
mercancías y servicios.
Cobranza.- Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta
por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio.
Políticas de Cobranza.- Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos
que ésta sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas.
52
Políticas restrictivas.-Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos
sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.
Políticas Liberales. -Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas
liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no
presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de períodos para el pago de las cuentas.
Políticas racionales.- Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal
manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas.
Procedimientos.- Planes que señalan las secuencias cronológicas más eficientes para
obtener mejores resultados.
Manual de procedimientos.- Es un elemento del Sistema de Control Interno, que
contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información.
Manual.- Un manual es el término que designa a aquel libro, documento, que reúne
todo lo básico y esencial acerca de una materia determinada.
Morosidad.- Incumplimiento de los plazos contractuales o legales de pagos, es un
hecho inesperado en la vida de la empresa que trastoca las expectativas de cobro.
Pago.- es el modo natural de extinguir una obligación por el cumplimiento de lo debido,
ya sea que consista en dar, prestar o hacer.
Control.- Proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una
organización.
Evaluación.- Proceso de obtención de información y de su uso para formular juicios
que a su vez se utilizarán para tomar decisiones.
Interés.- Es una relación entre dinero y tiempo dados que puede beneficiar a un
ahorrista que decide invertir su dinero en un fondo bancario, o bien, que se le suma al
costo final de una persona o entidad que decide obtener un préstamo o crédito.
53
Plazo.- Se refiere al término o tiempo señalado para la concreción de una determinada
cuestión.
Garantías.- acción que una persona, una empresa o comercio despliegan con el objeto
de afianzar aquello que se haya estipulado oportunamente en un compromiso contractual.
Rentabilidad: Es la relación habitualmente expresada en porcentaje, que se
establece entre el beneficio económico que suministra una concluyente operación y lo
que se ha invertido en ella.
Liquidez.-La liquidez se refiere a la habilidad de convertir un activo en efectivo
rápidamente y se caracteriza por un alto grado de actividad comercial.
Riesgo.-El término riesgo se utiliza en general para situaciones que involucran
incertidumbre, en el sentido de que el rango de posibles resultados para una
determinada acción es en cierta medida significativo.
2.5. Marco Legal
Para el desarrollo de esta investigación, se consultó los principios contables, leyes y
normativas vigentes que tratan el manejo y control de los créditos y las cobranzas en una
empresa.
Referente a nuestra investigación, podemos decir que no existen normas de
créditos que nos amparen legalmente sin embargo exponemos varios artículos que
hemos encontrado con relación a nuestro tema.
Código Civil.
Código de Comercio.
Superintendencia de Compañías.
Normas Internacionales de Contabilidad 7 Flujo de Efectivo.
54
NIA 6: Evaluación de Riesgo y Control Interno Sec. 400 Numeral 8.
Reglamento para el control de las ventas de crédito y de la emisión de tarjetas de
circulación restringida (Registro Oficial N° 639, de fecha 13 de febrero de
2012).
En la Ley de Régimen Tributario Interno en su capítulo IV: depuración de los
ingresos, Sección 1ª. De las deducciones, numeral 11.
Reglamento de aplicación a le ley de régimen tributario interno, en el capítulo
IV, depuración de los ingresos. Art. 28, literal 3, gastos generales deducibles.
55
Capítulo III
Marco Metodológico
3.1. Diseño de la Investigación
Investigación no experimental.- Estudios que se realizan sin la manipulación
deliberada de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su ambiente natural
para después analizarlos.
En un estudio no experimental no se genera ninguna situación, sino que se observan
situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigación por quien la
realiza. En la investigación no experimental las variables independientes ocurren y no es
posible manipularlas, no se tiene control directo sobre dichas variables ni se puede influir
sobre ellas, porque ya sucedieron, al igual que sus efectos. (Hernández R., Fernández C. y
Baptista P., 2010, p. 149).
Esta investigación es no experimental ya que observa los fenómenos tal y como se dan
en su contexto natural, para el posterior análisis. En un estudio no experimental no se
construye ninguna situación, todo lo contrario se observan situaciones existentes, ya
que las variables han ocurrido y no pueden ser manipuladas.
Esta investigación tiene un enfoque cualitativo debido a que se selecciona cuando se
busca comprender la perspectiva de los participantes (individuos o grupos pequeños de
personas a los que se investigará) acerca de los fenómenos que los rodean, profundizar en
sus experiencias, perspectivas, opiniones y significados, es decir, la forma en que los
participantes perciben subjetivamente su realidad.
56
Según (Hernández R. et al, 2010, p. 9), La investigación es de diseño cualitativo
porque se fundamenta en una perspectiva interpretativa centrada en el entendimiento del
significado de las acciones de seres vivos, sobre todo de los humanos y sus instituciones
(busca interpretar lo que va captando activamente).
Este trabajo de investigación se desarrolló en las instalaciones de la empresa Ericorla
S.A. y las encuestas fueron realizadas a empleados y encargados del área de Crédito y
Cobranzas.
3.2. Tipo de la Investigación
Los diseños de investigación transeccional o transversal recolectan datos en un solo
momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables y analizar su incidencia
e interrelación en un momento dado.
Diseños transeccionales exploratorios.-El propósito de los diseños
transeccionales exploratorios es comenzar a conocer una variable o un conjunto de
variables, una comunidad, un contexto, un evento, una situación. Se trata de una
exploración inicial en un momento específico. (Hernández R. et al, 2010, pp. 151-152).
Es investigación de campo, debido a que la información para el levantamiento y análisis
de este proceso serán conseguidos llanamente de la empresa con los encargados del área,
por medio de la observación y el contacto directo en el lugar de los hechos, a través de
encuestas.
3.3. Población y Muestra
La población está conformada por:
57
Tabla 2 Determinación de población y muestra
Sujetos de investigación No.
Gerente General 1
Gerente Administrativa 1
Contadora 1
Asistente Contable 1
Asistente de Cobranza 1
Cajeros(as) 10
Percheros 6
Bodegueros 3
Jefe de bodegas 1
Guardias de seguridad 2
Total 27
En total 27 personas conforman la población. Como la población es pequeña, se
aplicarán los instrumentos al total de los mismos, por tanto coincide la población y la
muestra, ya que el tipo de muestra es no probabilísticas.
Según (Hernández R. et al, 2010, p. 176), En las muestras no probabilísticas, la
elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino de causas relacionadas con
las características de la investigación o de quien hace la muestra. Aquí el procedimiento no
es mecánico ni con base en fórmulas de probabilidad, sino que depende del proceso de
toma de decisiones de un investigador o de un grupo de investigadores y, desde luego, las
muestras seleccionadas obedecen a otros criterios de investigación. Elegir entre una
muestra probabilística o una no probabilística depende de los objetivos del estudio, del
esquema de investigación y de la contribución que se piensa hacer con ella.
58
En los estudios cualitativos el tamaño de muestra no es importante desde una
perspectiva probabilística, pues el interés del investigador no es generalizar los resultados
de su estudio a una población más amplia.
Población finita.
Es aquella que está precisada y conocemos con exactitud el número de elementos que
la componen.
Tomando en cuenta la formulación del problema concretaremos a la población como
finita, para la cual se realizarán encuestas a todo el personal que labora en la empresa
Ericorla S.A., incluyendo a sus propietarios.
3.4. Técnicas e Instrumentos de la Investigación
Técnicas:
La Observación
La Encuesta
Observación.-Este método de recolección de datos consiste en el registro sistemático,
válido y confiable de comportamientos y situaciones observables, a través de un conjunto
de categorías y subcategorías. (Hernández R. et al, 2010, p. 260).
Para Bernal C., 2010, la encuesta es una de las técnicas de recolección de información
más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas
encuestadas.
59
La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan
con el propósito de obtener información de las personas. (p.194).
La encuesta es un cuestionario de preguntas diseñadas para generar los datos necesarios
para alcanzar los objetivos del proyecto de investigación.
La encuesta es aquel instrumento que sirve para poder recolectar toda la información
necesitada para implementar alguna mejora, el cual se encuentra conformado con
preguntas cerradas que permiten llegar al objetivo de la encuesta.
Instrumentos:
Para la recolección de la informacion del presente trabajo de investigación se utilizó el
instrumento detallado a continuación:
Cuestionario
60
Diseño de la Encuesta
Encuesta dirigida al personal de la empresa Ericorla S.A.
Objetivo: Este cuestionario será elaborado con la finalidad de evaluar el Área de Crédito
y Cobranza de la empresa Ericorla S.A. para mejorar los procedimientos de la
concesión de créditos a fin de proponer un sistema de crédito y cobranza eficaz.
Instrucciones: Marque con una x en la alternativa que usted considere adecuada,
conforme a la escala propuesta
1. ¿Cuál es el tiempo que lleva usted laborando en la empresa?
0 – 2 años___ 2 – 4 años___ 4 – 6 años___ Mayor a 6 años____
2. ¿Está establecida la persona que cumple la función de autorizar los créditos a los
clientes?
Sí_____ No____
3. ¿Podría mencionar usted quien analiza el crédito que es otorgado a los clientes
de la empresa?
Vendedor _______
Analista de Crédito _______
Visto bueno de la dueña(o) _______
4. ¿Qué tipos de documentos solicitan para la aprobación del crédito?
Referencias comerciales ______
61
Referencias personales ______
Documentación personal ______
Historial de ventas ______
Todas las anteriores ______
5. ¿Existe en el área de Crédito y Cobranza de la empresa Ericorla S.A. un manual de
políticas y procedimientos?
Sí___ No___
6. ¿Considera usted que es necesario formalizar las funciones en el Área de
Crédito y Cobranzas?
De acuerdo___ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo___
7. ¿Según su criterio se deben mejorar las políticas y procedimientos para la
concesión de los créditos a los clientes?
De acuerdo___ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo___
8. ¿Cree usted que se debería evaluar tanto los aspectos generales, económicos y
financieros de los solicitantes de crédito?
De acuerdo____ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo____
9. ¿La persona encargada de crédito cumple con el perfil adecuado para
desempeñar estas funciones?
Sí____ No___
10. ¿En el área de crédito y cobranza de la compañía, el personal que maneja
los créditos y cobranza realiza otras actividades?
Sí____ No___
11. ¿Considera usted que es incómodo para los usuarios tener que esperar en la fila al
momento de generarse los cobros de cartera de clientes?
De acuerdo____ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo____
62
12. ¿Cree usted que un Manual políticas y procedimientos en el área de crédito y
cobranzas acorde a los requerimientos de la empresa Ericorla S.A. logrará
eficiencia en la gestión financiera?
De acuerdo____ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo____
13. ¿La empresa Ericorla S.A. a su criterio es eficiente en la gestión de crédito y
cobranzas?
Sí_____ No____
14. ¿Cree usted que el riesgo crediticio afecta a la liquidez de la empresa?
De acuerdo____ Poco de acuerdo___ Nada de acuerdo____
GRACIAS POR SU TIEMPO Y COLABORACIÓN
63
3.5. Análisis de Resultados
Se utilizó para la técnica de la encuesta el siguiente cuestionario.
1. ¿Cuál es el tiempo que lleva usted laborando en la empresa?
Tabla 3 Tiempo de trabajo
Figura 4 Tiempo de trabajo en la empresa
Análisis:
Según la encuesta realizada a los trabajadores de la empresa, se puede interpretar de
acuerdo al gráfico, que existe un 14% de colaboradores laborando desde 4-6 años, un 21%
laborando mayor a 6 años, un 29% laborando de 2-4 años y un 36% de colaboradores
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
0 – 2 años 11 38%
2 – 4 años 7 24%
4 – 6 años 3 10%
Mayor a 6 años 8 28%
Total 29 100%
38%
24%
10%
28%
¿Cuál es el tiempo que lleva usted laborando en la
empresa?
0 – 2 años
2 – 4 años
4 – 6 años
Mayor a 6 años
64
55%
45%
¿Está establecida la persona que cumple la función de
autorizar los créditos a los clientes?
Si
No
trabajando desde 0-2 años, permitiendo entender que ellos conocen perfectamente las
incidencias en cuanto al proceso que se ha venido desarrollando en la concesión de
créditos a los clientes ya que la mayor parte de los encuestados realiza múltiples
funciones.
2. ¿Está establecida la persona que cumple la función de autorizar los créditos a los
clientes?
Tabla 4 Persona que autoriza los créditos
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Si 16 55%
No 13 45%
Total 29 100%
Figura 5 Persona que autoriza los créditos
Análisis:
Según la encuesta realizada en la segunda pregunta arroja que el 45% de colaboradores
dijeron que no está establecida la persona para otorgar los créditos por lo general este
65
100%
¿Podría mencionar usted quién analiza la concesión
del crédito a los clientes de la empresa?
Vendedor
Analista de Crédito
Visto bueno de la
duena(o)
porcentaje pertenece a colaboradores mayores de 6 años y con un 55% dijeron que, si
existe la persona que cumple con la función de autorizar los créditos, por lo general fueron
colaboradores laborando dentro del rango de 0-6 años, esta respuesta fue dada ya que la
persona quien autoriza los créditos es la Jefa de la empresa por ende el mayor porcentaje
es SI, sin embargo existe un colaborador que ayuda a la ejecución del mismo, pero en si no
está bien definido las funciones del puesto.
3. ¿Podría mencionar usted quién analiza la concesión del crédito a los clientes de
la empresa?
Tabla 5 Análisis de la concesión de crédito
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Vendedor 0 0%
Analista de Crédito 0 0%
Visto bueno de la dueña(o) 29 100%
Total 29 100%
Figura 6 Análisis de la concesión de crédito
66
100%
¿Qué tipos de documentos solicitan para la
aprobación del crédito?
Documentación
personal
Rol de pago
Referencias
comerciales
Historial de ventas
Análisis:
Con un 100%, es decir todo el personal colaborador confirmo que, todo crédito que se
otorga en víveres es analizado y autorizados por la Jefa del comisariato.
4. ¿Qué tipos de documentos solicitan para la aprobación del crédito?
Tabla 6 Documentos para la aprobación del crédito
Figura 7 Documentos para la aprobación del crédito
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Referencias comerciales 0 0%
Documentación personal 0 0%
Rol de pago 0 0%
Historial de ventas 29 100%
Todas las anteriores 0 0%
Total 29 100%
67
100%
¿Existe en el área de Crédito y Cobranza de la empresa
Ericorla S.A. un manual de políticas y procedimientos?
Si
No
Análisis:
Con la experiencia que tiene el personal todos coincidieron con un 100%, para otorgar
un crédito la Jefa del Comisariato se basa en el Historial de ventas en cual consta de: una
reseña de todas las compras realizadas por dicho cliente que desea el crédito ya sea de uno
o dos meses, una vez verificada el historial de ventas por la jefa y con autorización única
de ella se le otorga el crédito, siempre cuando dicho historial dictamine un monto
considerable del total de la compras realizadas por el cliente.
5. ¿Existe en el área de Crédito y Cobranza de la empresa Ericorla S.A. un manual de
políticas y procedimientos?
Tabla 7 Existencia de un manual de políticas y procedimientos
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 29 100%
Total 29 100%
Figura 8 Existencia de un manual de políticas y procedimientos
68
59%
24%
17%
¿Considera usted que es necesario formalizar las
funciones en el Área de Crédito y Cobranzas?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Análisis:
Efectivamente como podemos observar en la gráfica con un 100% de la población nos
respondió que no existe un Manual de Políticas y Procedimiento en la empresa Ericorla
S.A.
6. ¿Considera usted que es necesario formalizar las funciones en el Área de
Crédito y Cobranzas?
Tabla 8 Formalizar Funciones en el área de Crédito y Cobranza
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 17 59%
Poco de acuerdo 7 24%
Nada de acuerdo 5 17%
Total 29 100%
Figura 9 Formalizar Funciones en el área de Crédito y Cobranza
69
52%
24%
24%
¿Según su criterio se deben establecer las políticas y
procedimientos para la concesión de los créditos a los
clientes?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Análisis:
Nuestros datos arrojan con un 17% no están de acuerdo que se formalice las funciones
en el área de crédito y cobranza, pero con 59% más mitad del personal, Si está de acuerdo
que se plantee parte de la propuesta. Lo que nos hace firme para seguir con el tema de
investigación.
7. ¿Según su criterio se deben mejorar las políticas y procedimientos para la
concesión de los créditos a los clientes?
Tabla 9 Necesidad de mejorar las políticas y procedimientos
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 15 52%
Poco de acuerdo 7 24%
Nada de acuerdo 7 24%
Total 29 100%
Figura 10 Necesidad de mejorar políticas y procedimientos
70
100%
¿Cree usted que se debería evaluar tanto los aspectos
generales, económicos y financieros de los solicitantes de
crédito?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Análisis:
Según las encuestas realizadas el grafico nos muestran que existe un 52% que están de
acuerdo que se establezcan las políticas y procedimientos para la concesión de los créditos
a los clientes el 48% mas está divido en poco de acuerdo y nada de acuerdo dichas
respuesta fueron dadas por el motivo que la empresa no se dedica el 100% en realizar
ventas a créditos si no al contado, entonces por ende motivo piensan que no es necesario
un manual de políticas y procedimientos.
8. ¿Cree usted que se debería evaluar tanto los aspectos generales, económicos y
financieros de los solicitantes de crédito?
Tabla 10 Evaluación de los solicitantes de crédito
Figura 11 Evaluación de los solicitantes de crédito
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 29 100%
Poco de acuerdo 0 0%
Nada de acuerdo 0 0%
Total 29 100%
71
97%
3%
¿La persona encargada de crédito cumple con el perfil
adecuado para desempeñar estas funciones?
Si
No
Análisis:
Todo el personal estuvo de acuerdo que antes de otorgar el crédito se debería evaluar
tantos aspectos generales, económicos y financieros a los solicitantes del crédito. Ya que
así podrían medir la capacidad de pago del cliente, así no se convertiría en molestosos
pérdidas de tiempo y de gastos que se generan al momento de llamarlos para se acerquen a
cancelar.
9. ¿La persona encargada de crédito cumple con el perfil adecuado para desempeñar
estas funciones?
Tabla 11 Cumple con el perfil la encargada de crédito
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Si 28 97%
No 1 3%
Total 29 100%
Figura 12 Cumple con el perfil la encargada de crédito
72
100%
¿En el área de crédito y cobranza de la compañía,
el personal que maneja los créditos y cobranza realiza
otras actividades?
Si
No
Análisis:
Un 97% según la encuesta dijeron; que la persona encargada del crédito cumple con el
perfil adecuado para desempeñar las funciones del mismo. Cabe recalcar que la persona
quien lleva el control del seguimiento del crédito es una colaboradora de la empresa.
10. ¿En el área de crédito y cobranza de la compañía, el personal que maneja
los créditos y cobranza realiza otras actividades?
Tabla 12 Personal que manejas los créditos y la cobranza realiza otras actividades
Figura 13 Quien manejas los créditos y cobranza realiza otras actividades
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Si 29 100%
No 0 0%
Total 29 100%
73
83%
10%
7%
¿Considera usted que es necesario formalizar las
funciones en el Área de Crédito y Cobranzas?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Análisis:
Según la encuesta en la pregunta Nº 10, arroja un 100% de del total de la muestra, es
decir que todo el personal colaborador está de acuerdo que la persona encargada del
crédito realiza varias funciones, lo cual realiza dichas tareas al 100%, esto a su vez
ocasiona que dicha persona no culmine tareas encomendadas.
11. ¿Considera usted que es incómodo para los usuarios tener que esperar en la fila al
momento de generarse los cobros de cartera de clientes?
Tabla 13 Incomodidad de usuarios por cobros de cartera
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 24 83%
Poco de acuerdo 3 10%
Nada de acuerdo 2 7%
Total 29 100%
Figura 14 Incomodidad de usuarios por cobros de cartera
74
Análisis:
Según la encuesta con un 83% está de acuerdo que es incómodo para los usuarios tener
que esperar en la fila al momento de generarse los cobros se cartera de clientes. Un 10%
repetitivo para la opción poco de acuerdo y nada de acuerdo con un 7%, con dicha
respuestas se llegó a la conclusión que las cajeras (o) realizan la tarea de receptar el cobro
a clientes lo que conlleva a pérdida de tiempo tanto para el cliente en la fila y para el cajero
ya que no permite un despacho inmediato de los clientes, además esto puede ocasionar
pérdidas de clientes por la mala atención con respecto a la agilidad del cajero(a). Esto
traería serias consecuencias como: disminución en las ventas y por ende en la rentabilidad
de la empresa.
12. ¿Cree usted que un Manual políticas y procedimientos en el área de crédito y
cobranzas acorde a los requerimientos de la empresa Ericorla S.A. logrará
eficiencia en la gestión financiera?
Tabla 14 Eficiencia en gestión Financiera
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 15 52%
Poco de acuerdo 9 31%
Nada de acuerdo 5 17%
Total 29 100%
75
52% 31%
17%
¿Cree usted que un Manual políticas y
procedimientos en el área de crédito y cobranzas
acorde a los requerimientos de la empresa Ericorla
S.A. logrará eficiencia en la gestión financiera?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Figura 15 Eficiencia en gestión Financiera
Análisis:
Según la encuesta realiza nos arroja un 52% de la población que está de acuerdo que el
manual de policías y procedimientos en el área de crédito y cobranzas acorde a los
requerimientos Ericorla S.A. logrará eficiencia en la gestión financiera. Con un 31%poco
de acuerdo y con un 17% no está nada de acuerdo. Estos porcentajes reflejan veracidad en
cuanto a la realización del manual.
13. ¿La empresa Ericorla S.A. a su criterio es eficiente en la gestión de crédito y
cobranzas?
Tabla 15 Eficiencia en la gestión de crédito y cobranzas
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
Si 22 76%
No 7 24%
Total 14 100%
76
76%
24%
¿La empresa Ericorla S.A. a su criterio es eficiente en
la gestión de crédito y cobranzas?
Si
No
Figura 16 Eficiencia en la gestión de crédito y cobranzas
Análisis:
Con un 76% nos refleja según la gráfica que Ericorla S.A, es eficiente en la gestión del
crédito y cobranzas, para los encuestadores es eficiente ya que la persona encargada de esa
área realiza llamadas constantes a clientes con valores vencidos, pero no se dan cuenta que
con respecto a los montos vencidos da una clara respuesta que no son eficientes en el área
de crédito.
14. ¿Cree usted que el riesgo crediticio afecta a la liquidez de la empresa?
Tabla 16 El riesgo crediticio afecta a la liquidez
Alternativa o Indicadores Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 25 86%
Poco de acuerdo 4 14%
Nada de acuerdo 0 0%
Total 29 100%
77
86,00%
14,00%
¿Cree usted que el riesgo crediticio afecta a la liquidez
de la empresa?
De acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
Figura 17 El riesgo crediticio afecta a la liquidez
Análisis:
Con un 86% según el grafico demuestra que efectivamente el riesgo crediticio afecta la
liquidez de la empresa según la encuesta para los encuestadores afectaría en el pago a
proveedores ya que el valor de la mercadería estaría congelado. Tan solo con un 14% no
considera que afecte la liquidez de la empresa.
78
Capítulo IV
La Propuesta
Implementación de un Manual de politicas y procedimientos para el área de
crédito y cobranza de la empresa Ericorla S.A.
4.1. Introducción
La presente propuesta tiene como finalidad el proveer de una herramienta eficaz para
todas las personas involucradas con el área de Crédito y Cobranza, como: empresarios,
administradores, jefes, ejecutivos, asistentes de crédito y cobranza, personal de ventas;
pero esencialmente al personal implicado en el otorgamiento de creditos.
La aplicación de este manual permitirá mejorar la concesión de créditos a los clientes de
la empresa Ericorla S.A.
Según la problemática planteada anteriormente que presenta actualmente la empresa
Ericorla S.A, se concluyó la necesidad de establecer un Manual de Políticas y
Procedimientos, con la cual se pretende mejorar y agilitar el proceso sobre la concesión del
crédito a los clientes y empleados de la misma.
Con las políticas y los procedimientos desarrollados en un manual se fortalece el
control interno basado en la prevención de los riesgos operativos, financieros y legales,
que garantizan la eficiencia, eficacia y permanencia del servicio; como también la
consistencia de la imagen institucional. Este manual se modificara por los dueños de
Ericorla S.A, en la fecha que ellos crean conveniente realizarlo.
79
4.2. Objetivos de la propuesta
4.2.1. Objetivo General.
Organizar el área de Crédito y Cobranza por medio de la implementación de un manual
de políticas y procedimientos que les permitan una mejor gestión en el proceso de
otorgamiento de crédito y la ejecución de las cobranzas a los clientes.
4.2.2. Objetivos Específicos.
Definir politicas de créditos y cobros de manera clara, sencilla y flexible; que
permitan mejorar el proceso de la concesión de crédito a los clientes de la
empresa.
Crear procedimientos prácticos que sirvan de guía y garanticen el fiel
cumplimiento de las politicas establecidas para el otorgamiento de créditos y el
manejo de los cobros.
Determinar las funciones de los encargados del área de crédito y cobranza.
Llevar a cabo la concesión de créditos en base a una norma.
4.3. Importancia y Justificación de la propuesta
Es de mucha importancia el manual de políticas y procedimientos para Ericorla S.A, ya
que permitirá un mejor control y agilidad en la concesión del crédito, cabe recalcar que el
crédito que otorga la empresa a sus clientes y empleados son créditos en víveres
(productos de primera y segunda necesidad).
80
Además dicho manual evitara la incomodidad de los clientes: consumidores finales y
clientes fijos que realizan sus compras a diario, incomodidad que se crea en tener que
esperar minutos en la fila para poder cancelar los productos que provee Ericorla S.A, por la
razón que los cajeros realizan otras funciones: como cobrar el crédito de otros clientes esto
sumando con el rol de ser cajero(a).
Gracias a la propuesta sobre el Manual de Políticas y Procedimientos ayudará a la
empresa y a la persona encargada en otorgar el crédito, llevar un mejor orden al generar la
tarea y así evitar molestosos y vergonzosos inconvenientes que perjudican la imagen de la
empresa.
4.4. Beneficios de la propuesta
4.4.1. Para la empresa.
El manual de politicas y procedimientos de créditos y cobranzas, será de gran beneficio
en la administración de las empresas comerciales y en especial de las que comercializan
productos de consumo masivo, siendo un manual que proporcionará de manera eficaz y
pertinente el buen funcionamiento del área de créditos y cobranzas, brindando los
siguientes beneficios:
1. Se profundiza en el análisis para la concesión de un crédito.
2. Integra una variedad de funciones que brida dirección, administración y
seguimiento estable de la cartera de clientes.
3. Mejora la eficiencia en el personal implicado del área de créditos y cobranzas, para
la concesión de creditos, permitiendo obtener los resultados que la administración espera.
81
4. Facilita a la administración un apoyo para el control de operaciones de una forma
eficaz para la toma de decisiones.
4.4.2. Para la economía.
Las empresas que comercializan productos de consumo masivo que poseen cartera de
clientes sanas, le permitirá disponer de un nivel óptimo de flujo de ingresos de efectivo,
alcanzando como resultado solvencia, liquidez y rentabilidad para seguir operando; en
este caso le permitirá a la empresa expandirse no solo a nivel del cantón sino también a
nivel nacional; participando con ello a la economía del país con un aumento en el pago de
impuestos.
4.4.3. Para el sector social.
Las empresas comerciales de productos de consumo masivo al incrementar su capital,
les permitirá desarrollar nuevos proyectos, y al mismo tiempo proveer empleo a más
personas; y por otra parte en la oferta brindará a su clientela alternativas en cuanto a los
diversos productos que se comercializan en el mercado, con mejores políticas de pagos.
4.5. Descripción de la Propuesta
4.5.1. Organización del área de Crédito y Cobranza.
El gestor de controlar la operación crediticia en la Empresa Ericorla S.A. será el área de
Crédito y Cobranza, la cual controlará la relación con sus clientes y las actividades que se
82
realicen en el proceso de otorgamiento de créditos con términos apropiados para lograr que
la empresa tenga una cartera sana y así generar el flujo de efectivo esencial para el
crecimiento de la misma.
Esta área administrará en general todo lo relacionado con la concesión de créditos,
derechos de cobro que tiene la misma y que están relacionados con ventas
Probablemente si no se cumple con los términos fijados por la administración de la
empresa en esta área causara una baja liquidez la cual no ayudara mucho a cumplir con
sus obligaciones y por ende poder cubrir sus compromisos, a corto, mediano y largo plazo
ante sus proveedores.
La organización del área de créditos y cobranzas, radica en precisar cada una de las
actividades que se realizan y las funciones de las personas encargadas, con la finalidad de
administrar con eficiencia la gestión del crédito y cobro.
En el área de Crédito y Cobranza podemos observar algunas funciones elementales:
(a) Otorgamientos de los créditos, (b) Estudio de los estados financieros e información
anexa, (c) Gestión efectiva de la cobranza, (d) Informes a la gerencia, (e) Control de
personal a su cargo, (f) Determinación de malas deudas y (g) Verificación de documentos:
El área de Crédito y Cobranza es esencial dentro de la empresa, ya que el encargado de
analizar los créditos deberá decidir a quién, el moto, el plazo de pago y la gestión de
cobranza para aquellos que no cumplan con las condiciones establecidas.
83
4.5.2. Unidad orgánica operativa.
Desde el punto de vista orgánico el proceso del crédito es anterior al de la cobranza,
pero por el conjunto de operaciones estas funciones son complementarias y entrelazadas
por un proceso integral que permite unirlas a una sola función; de allí nace que para
operaciones homogéneas debe existir una sola unidad operativa.
Por tal razón la conjunción de ambas actividades en un solo grupo operativo resulta
recomendable manejarlas, es decir dirigir el crédito y la cobranza bajo la responsabilidad
de una sola persona y con una estructura orgánica ya definida desde el inicio de las
actividades.
Según la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de créditos y
cobros, ocupa una posición clave en la empresa, pues es cada vez mayor la responsabilidad
que tiene tanto para ayudar a incrementar las ventas como para permitir la recuperación del
capital a través de un cobro efectivo.
4.5.3. Diseño de la acción estructural del área de Crédito y Cobranza.
Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta
mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá que
realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo
determinando las siguientes acciones generales:
Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo del
crédito y la cobranza.
84
Jefatura Financiera
Jefe de Crédito y Cobranza
Analista de Crédito y Cobranza
Gestor de Cobranza
Analista Finaciera
Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun
cuando esta no tenga la estructura necesaria.
Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que piensa
desarrollar la empresa para la supervisión y el control.
Solicitar el personal que se considere necesario para operativizar y poner en
marcha el sistema.
Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias con
que cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad, Caja,
Finanzas, etc.
Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir ganancias o
beneficios porque permite la interrelación de dos funciones complementarias como son
incrementar las ventas y garantizar las utilidades futuras mediante la recuperación de la
inversión.
4.5.2. Organigrama del área de Crédito y Cobranza.
Figura 18 Organigrama funcional del área de Crédito y Cobranza
85
4.5.3. Funciones de los encargados del área de Crédito y Cobranza.
Tabla 17 Funciones y perfil del cargo del Jefe de Crédito y Cobranza
Cargo: Jefe de crédito y Cobranza
Nivel: 2
Subordinación: Analista de Crédito, Asistente (gestor) de Cobranzas
Comunicación colateral: Contador General, Gerencia
Funciones:
Función básica: Generar y cumplir mensualmente los indicadores asociados a su
cargo.
Funciones específicas:
Participar en la formulación de las políticas de crédito y cobranza, implanta,
interpreta, comunica y vigila que se lleven a cabo conforme a lo planeado.
Controlar y supervisar la observancia de funciones y procedimientos.
Recuperación, convenio de deudas vencidas.
Ofrecer un servicio adecuado al cliente.
Analizar el mercado para lograr una colocación adecuada de las ventas a
crédito. Reportar mensualmente a Contabilidad sobre los saldos de Cuentas por Cobrar.
Elaborar informe mensual consolidado de ingresos y liquidación de pago de
comisiones.
Investiga constantemente los nuevos métodos para el control de las
operaciones.
Requerimientos mentales:
Competencia personal: Derecho, Ing. Com., C.P.A. y Administración de Empresas.
Aptitudes: Responsable, Buena comunicación. Administración general, Habilidad
para trabajar en equipo, Liderazgo Analítico, Habilidad para organizar.
Conocimientos requeridos: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point),
conocimientos en créditos, conocimientos de herramientas y técnicas estadísticas,
conocimiento de leyes, conocimientos en la gestión de cobranza, técnicas de ventas.
Experiencia comprobada: Mínimo 3 años en cargos similares
Perfil del cargo
Sexo: Indistinto
Edad: Desde 25 años
Estado Civil: Indistinto
86
Tabla 18 Funciones y perfil del cargo del analista de crédito
Cargo: Analista de crédito y cobranza
Nivel: 3
Subordinación: Asistente de Cobranzas
Comunicación colateral: Contador General, Gerencia
Funciones:
Función básica: Generar y cumplir mensualmente los indicadores asociados a su
cargo.
Funciones específicas:
Indagar y promocionar el servicio crediticio, seleccionando a los clientes
potenciales.
Evaluar exhaustivamente la empresa o persona natural a financiar, realizando
las estimaciones económicas y cualitativas con la finalidad de detectar
oportunamente capacidad y voluntad de pago.
Seleccionar, evaluar y apoyar el perfeccionamiento de las garantías de acuerdo
a las politicas de la compañía.
Velar por la permanente y oportuna actualización de la informacion del
prestatario con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio.
Sustentar las razones de la morosidad de su cartera ante el comité de créditos.
Actuar con rapidez y eficiencia en las respuestas de las solicitudes de los
clientes, según las politicas de los créditos.
Cumplir con las demás funciones que le encomiende su jefe inmediato.
Velar por una correcta conservación de los expedientes de los clientes.
Requerimientos mentales:
Competencia personal: Técnico en cobranza, Finanzas, Contaduría o Administración
Aptitudes: Responsable y facilidad de palabra
Conocimientos requeridos: Conocimientos en créditos
Experiencia comprobada: Mínimo 2 años en cargos similares
Perfil del cargo
Sexo: Indistinto
Edad: Desde 25 años
Estado Civil: Indistinto
87
Tabla 19 Funciones del y perfil del cargo del gestor de cobranza
Cargo: Gestor de cobranza
Nivel: 4
Subordinación: N/A
Comunicación colateral: Jefe de Crédito y Administrativo
Funciones:
Función básica: Cobrar carteras de creditos vencidos y por vencer.
Funciones específicas:
Ingresar al Sistema las carteras de crédito.
Mantener actualizadas las carpetas de los clientes.
Archivar las conciliaciones realizadas con el cliente en las carpetas
correspondientes, guardando una copia en la carpeta del cliente que se archiva en
administración.
Sacar reporte cada 1ero. y 15 de mes para entregar al jefe de crédito.
Recibir pagos de clientes que cancelan en oficina y entregar al jefe de área.
Revisar las cuentas por Cobrar.
Examinar e ingresar los depósitos que entrega la Administración, realizados a las
cuentas corrientes de la empresa.
Archivar los reportes de saldo de facturas pagadas
Mantener actualizado la información de los clientes.
Requerimientos mentales
Competencia personal: Conocimientos básicos de Contabilidad
Aptitudes: Responsable, Honesto, Dinámico, Trabajo en equipo.
Conocimientos requeridos: Manejo de computadoras y office (Word, Excel, Outlook).
Experiencia comprobada: Mínimo 1año en cargos similares
Perfil del cargo
Sexo: Indistinto
Edad: Desde 20 años
Estado Civil: Indistinto
88
4.5.4. Manual de políticas y procedimientos
Política general del crédito
Finalidad y administración del crédito.
Finalidad de la política.
Establecer los lineamientos generales que norman el sistema de crédito de Ericorla S.A. es
la base del respectivo Reglamento de Crédito, de la toma de decisiones relacionado con el
crédito y del desempeño del personal ejecutor del sistema de crédito.
1. De la finalidad del presente reglamento.
La empresa deberá aplicar el Reglamento actual que constituye normas concretas sobre el
Programa de Crédito lo cual ayudara para el desarrollo Integral de Ericorla S.A del Cantón
Pedro Carbo, con el fin de facilitar a sus clientes el acceso al crédito en víveres de primera y
segunda necesidad de forma ordenada y disciplinada.
2. De los objetivos del programa de crédito.
Para cumplir con el desarrollo integral del programa de crédito de la empresa Ericorla S.A
a continuación se citan sus objetivos:
Proporcionar a los clientes/as víveres para alimentación familiar.
Facilidad de créditos en víveres para el crecimiento de tiendas en lugares rurales y
a sus alrededores del cantón.
Proveer crédito para el inicio o emprendimientos de tienda.
89
3. De las funciones en la administración del programa de crédito.
Las Normas de funciones de procedimiento de la Administración de Crédito serán
manejadas y de responsabilidad por la persona destinada del área de crédito, en tanto que a la
Administración del Programa estará bajo la responsabilidad de los propietarios de Ericorla
S.A.
4. De las funciones los propietarios de Ericorla S.A.
Son atribuciones de los propietarios de Ericorla S.A, respecto al programa de crédito, las
siguientes:
1. Custodiar por el cumplimiento de los objetivos del programa de crédito.
2. Asegurar la recuperación de los créditos concedidos.
3. Resolver.
4. Ayudar con la resolución de asuntos de morosidad.
5. Conformación del área de crédito.
El área de crédito está conformada de la siguiente manera:
Tabla 20 Conformación del departamento del área de crédito
Categorías Cargo Nombre
Presidente Jefe de Crédito y Cobranza Leonardo Posligua
Vicepresidente Analista de Crédito y
Cobranza Marisol Sánchez
Secretaria Gestor de Cobranza Mixi Merchán
90
Destino del crédito
6. Perfil del cliente con derecho a crédito.
El cliente con derecho a crédito deberá cumplir con los siguientes requisitos:
1. Cumplir con los requisitos del este reglamento.
2. Si es casado(a) contar con el visto bueno de su pareja para acceder al crédito.
3. Se otorgara el crédito a aquellos clientes que sean residente del Cantón Pedro
Carbo y de sus alrededores.
4. Tener residencia con un mínimo de 5 años en el cantón.
7. Crédito para colaboradores o empleados de Ericorla S.A.
Los colaboradores de Ericorla S.A tendrán derecho al crédito bajo las mismas condiciones
que establecen la Política General y el presente Reglamento de Crédito.
Intereses del crédito
8. Tasa de Interés.
La tasa de interés que se aplicara sobre cada cuota del crédito será un diez por ciento
(10%) sobre el total de la deuda.
9. Tasa Moratoria de Interés
Tendrán un recargo del 2 por ciento (2%) sobre cada cuota vencida a partir de tres (3) días
de retraso.
91
Tabla 21 Tasa Moratoria de Interés
“No existe el cliente moroso, lo que existe es un mal análisis en el otorgamiento y deficiente
seguimiento del crédito”
10. Destino del Crédito.
El destino del crédito será con fin para lo siguiente:
Tabla 22 El destino del crédito
Nota: Calificación “A “, Cliente Ejemplo, Calificación “C “Cliente considerado sin novedad,
Calificación “C “, Cliente alerta al posible Cuenta Incobrable, Calificación “D “Cliente Moroso
11. Pago de saldos deudores por fallecimiento del deudor.
En caso de que el Deudor (a) Fallezca el saldo de la deuda pasara en manos de la
conyugue o hijos, la cual se manejara de la siguiente manera:
Calificación Dias de
Atraso
Interés por
Mora Características
A 0 Días 0% Excelente
B 3 – 5 Días 2% Muy buena
C 6 – 8 Días 4% Manejable
D 9 – 11 Días 6% Critico
Nivel Categoría Características
1 CLIENTE “A” Crédito para consumo familiar
2 CLIENTE “B” Crédito para la marcha normal de
tiendas
3 CLIENTE “C” Crédito para expandir una tienda
4 CLIENTE “D” Crédito para apertura de tienda
92
1. Se congelara la deuda por 15 días, por ende no se le cobrara interés alguno sobre el
saldo de la deuda durante ese lapso de tiempo.
2. Terminado el lapso estimado de 15 días, automáticamente se procederá con el
tratamiento normal del crédito.
Montos máximos del crédito
12. Monto Máximo del Crédito.
El monto del crédito se categorizará de la siguiente manera:
Tabla 23 Monto Máximo del Crédito
Plazo del crédito
13. Plazo del Crédito.
El plazo se tratara de acuerdo a la categoría seleccionada.
CLIENTE “A” (Crédito para consumo familiar) tendrá un plazo máximo de quince (15) días,
CLIENTE “B” (Crédito para marcha normal de tiendas) tendrá un máximo de 20 días,
Categoría Monto del Crédito Características
CLIENTE “A” $ 50.00 Crédito para consumo
familiar
CLIENTE “B” $100.00 Crédito para la marcha
normal de tiendas
CLIENTE “C” $150.00 Crédito para expandir
una tienda
CLIENTE “D” $200.00 Crédito para apertura
de tienda
93
CLIENTE “C” (Crédito para expandir una tienda), CLIENTE “D” (Crédito para apertura de
tienda) tendrá un máximo de 30 días.
Tabla 24 Plazo del Crédito
Forma de pago del crédito
14. Fechas y forma de pago del crédito.
Los pagos se efectuaran de acuerdo a lo pactado entre el Cliente y él o la responsable del
área de crédito. De acuerdo a la categoría de Cliente en el que se encuentren, siempre y
cuando no cruce el límite de los plazos establecidos.
Gestión del crédito
15. Criterios para el Análisis del Crédito.
Para otorgar el crédito en víveres se tomara en cuenta el destino del Crédito, Monto del
Crédito, Solvencia del Crédito, Honorabilidad, Residencia del cliente se tomara en cuenta lo
siguiente:
1. Destino del Crédito: Se otorgará el crédito solo para fines establecido en el
numeral 10 (Destino del crédito) de presente reglamento.
Categoría Monto del crédito Plazo
CLIENTE “A” $ 50.00 15 días
CLIENTE “B” $100.00 20 días
CLIENTE “C” $150.00 25 días
CLIENTE “D” $200.00 30 días
94
2. Monto del crédito: el monto del crédito será determinado de acuerdo a la
Categoría del Cliente. Según el numeral 13 (Monto del Crédito).
3. Solvencia crediticia: El Solicitante del Crédito deberá tener trabajo estable para
solventar el pago, además no poseer deuda con instituciones terceras.
4. Honorabilidad Comunitaria y Personal: A través de referencias personales y
personales. Se comprobará que el solicitante sea de honorabilidad reconocida en la
comunidad.
5. Residencia del cliente: Residencia fija o vivir por lo menos 5 años dentro del
cantón Pedro Carbo. Numeral 6 (Perfil del cliente con derecho al crédito).
16. Documentos para la gestión del crédito.
Todo solicitante del crédito en víveres a la empresa Ericorla S. deberá presentar la
siguiente documentación:
1. Solicitud de crédito
2. Fotocopia de cédula
3. Fotocopia de papeleta de votación
4. Fotocopia de planilla de luz actualizada
5. Foto de la tienda en el caso que el crédito se destine en expansión o
mantenerse en el negocio.
6. Fotocopia de cualquier título de propiedad, siempre y cuando:
a. La propiedad cubra el valor de la deuda.
b. El bien sea comprado hasta 2 años partiendo desde la fecha que se
genere el crédito.
95
c. En caso de no tener el título de propiedad de algún bien se aceptara
título de propiedad del bien la de un familiar hasta tercer grado de
consanguinidad.
7. Fotocopia de credencial del trabajo estable en el caso que lo tenga.
17. Responsables de la aprobación del crédito.
El crédito contara con el visto bueno del Gerente General Leonardo Posligua de Ericorla
S.A Junto con la Gerente Administrativa Marisol Sánchez y en segundo lugar el encargado
(a) del área de Crédito. En el caso que el Gerente no se encuentre dentro de las instalaciones
de la empresa asumirá la responsabilidad de otorgar el crédito la Gerente Administrativa
junto a la encargada del departamento del crédito.
18. Período de Aprobación.
El crédito será resuelto, aprobado o denegado, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la
fecha de llenada la solicitud, siempre que el solicitante cumpla con los requisitos a verificarse
durante la reunión de la directiva del departamento de crédito.
19. Apelación de la resolución del Comité de Crédito.
Una vez tomada la decisión denegada sobre el crédito de cierto solicitante el Gerente
General del departamento de crédito tendrá la obligación de explicar los motivos que llevaron
a la directiva a denegar el crédito personalmente.
96
20. Aprobación de Créditos de empleados de Ericorla S.A.
Con respecto al crédito de los empleados de Ericorla S.A el mismo no deberá estar
presente en la reunión de la directiva para que este no influya en las decisiones que tome
dicha directiva, es decir tendrá el mismo trato que los clientes solicitantes del crédito tal y
cual lo manifiesta en el artículo15 (Criterios para el análisis del crédito).
21. Retiro del Crédito (mercadería).
El retiro de la mercadería se procederá en el momento de la aprobación por parte de la
directiva crediticia y después de haber firmado la solicitud respectiva del crédito.
Seguimiento y recuperación del crédito
22. Del control Administrativo del crédito
Paralelamente con el seguimiento de campo el crédito requerirá de un control
administrativo que dé soporte al proceso, basado en lo siguiente: (a) Codificación del crédito,
(b) Elaboración de planes de pago, (c) Elaboración de contratos de mutuo acuerdo, (d)
Emisión de Cheque, (e) Archivo de expediente de crédito en la cartera de clientes, y (f)
Elaboración de recibos de pago.
23. De la codificación del crédito.
La codificación del crédito será mediante el uso de la tabla del crédito, artículo 13, de la
siguiente manera: crédito para consumo familiar: 1, crédito para la marcha normal de tiendas:
97
2, crédito para expandir una tienda: 3, crédito para apertura de tienda: 4. Después del numeral
sigue el número del cliente seguidamente el número del crédito y finalmente el año del
crédito. Ejemplo 1 – 030 – 001 - 2016
24. De las operaciones contables del crédito.
Las operaciones contables, crédito y débito, del crédito se desarrollarán mediante el
software (Sistema contable) correspondiente. Se proporcionará al Cliente un plan de pagos de
su crédito.
25. Del archivo del crédito.
Se deberá mantener un control de la documentación respaldo de cada crédito, es decir, el
contrato, y los que se generen durante el seguimiento del crédito. El archivo deberá colocarse
en lugar seguro y en debido orden.
26. De la supervisión del crédito.
El crédito estará sujeto a seguimiento por parte de la persona encargada del crédito través
de: (a) Llamada, realizara llamada en caso de retraso del pago de cuotas, y (b) Visitas,
realizara visitas al cliente para mantenerse comunicado de los correspondientes atrasos de
pago.
Cobranza del crédito
27. Del tratamiento de los créditos que incurren en mora por causas no justificadas
Un crédito cae en mora desde el primer día de atraso y desde entonces se le deberá seguir
rigurosamente el proceso de cobro administrativo, conforme lo determina la empresa en el
98
manual de cobros de los créditos que incurren en mora, El cobro administrativo aplicará
fundamentalmente medidas de presión progresiva que no quebranten las leyes del país ni
atenten contra los derechos humanos.
28. Del tratamiento del crédito que incurre en mora por causas justificadas.
Deberán ser evaluados debidamente y tratados con medidas de apoyo. Las causas que
justifican la morosidad son las siguientes: pérdidas por desastres naturales, conflictos sociales
o políticos, crisis económica, invalidez parcial o permanente del cliente, muerte del cliente o
de miembros de la familia, delincuencia común, accidentes, y otros similares. Al enfrentar
alguna de estas situaciones el cliente deberá informar de inmediato y el Encargado del
Crédito deberá verificar la situación dejando constancia en hoja de supervisión.
La medida de apoyo a aplicar será propuesta por el Gerente de Finanzas y Contable y
aprobada por el Grupo Técnico de Crédito.
Espera: utilizable para plazos por un período máximo de quince días, para lo cual
se suscribirá un compromiso de pago en papel simple.
Prórroga: utilizable para plazos mayores de quince días y hasta 1 mes. Para la
documentación de esta medida se requerirá que se firme un contrato privado de
prórroga.
Novación con refinanciamiento (re crediticia): dependiendo de la capacidad de
pago del cliente afectado por alguno de los motivos que justifica su situación de
morosidad, se le podrá refinanciar (otorgar un nuevo crédito) el crédito posterior
99
a un análisis minucioso que demuestre éxito en el futuro para recuperar la
situación del cliente.
Sistema de información, prohibiciones
29. Del reportaje de la cartera de crédito.
El Departamento de finanza y contabilidad deberá elaborar reportes de las operaciones de
crédito cada mes. El contenido mínimo del reporte será el siguiente:
Resumen de la actividad crediticia (desembolsos y recuperaciones).
Resumen de la cartera bruta (montos monetarios y clientes por líneas de crédito).
Reporte de morosidad por antigüedad de saldos, con base en el criterio de cartera
en riesgo o cartera afectada, considerando la mora desde el primer día de atraso.
30. Del reportaje y monitoreo de las operaciones de campo.
El Gerente de finanzas y contable deberá elaborar un reporte ejecutivo mensual a
presentarse al Gerente General de Ericorla, con copia al Grupo Técnico de Crédito, con el
siguiente contenido: (a) Asuntos relevantes o críticos, y (b) Asuntos claves para seguimiento
del próximo período.
31. Prohibición a empleados y directivos de la empresa.
Se citara a continuación las prohibiciones del crédito a empleados y directivos de Ericorla
S.A.:
Proporcionar información del deudor a otras personas, el que faltare a lo citado
será sancionado con la mitad de su jornada diaria laboral.
100
Realizar negociaciones con clientes que implique con las actividades de la empresa
y por ende la afecte.
Recibir el cobro sin autorización previa del Gestor del cobro, caso contrario será
multado por un día laboral y si el caso fuere mayor como la pérdida de dinero será
descontado de rol de pago del mismo.
Procedimiento general del crédito
Seguimiento del crédito
Alcance del manual
Este manual es aplicable al crédito individual que otorga Ericorla S.A, la cual explica las
actividades del crédito entre su desembolso y su recuperación.
1. Actividades que conlleva el seguimiento.
El seguimiento significa el desarrollo de acciones que permitirán saber del estado de la
actividad financiada, de la garantía y del propio cliente. Dos son las actividades
fundamentales de seguimiento, a saber: (a) Supervisión, y (b) asistencia técnica y la
supervisión.
La supervisión
Se debe supervisar el crédito, esta es una actividad mínima que se debe desarrollar para
darle seguimiento. Esta actividad es responsabilidad del Asesor de Crédito.
101
La supervisión implica la observancia de los factores importantes que inciden en la
efectividad del crédito, debe ser secuencial según los tipos que se mencionan a continuación
y controlada a través de hojas de supervisión, por lo tanto por cada supervisión desarrollada
deberá llenarse una hoja indicando el tipo al que corresponde (Ver Apéndice 1, Hoja de
supervisión), las mismas deberán archivarse en el expediente del crédito correspondiente.
o Supervisión de destino de crédito
Esta es la primera supervisión, recomendable realizar durante los primeros cinco días
después del despacho de la mercadería, incluye básicamente la verificación de: (a) la
mercadería sume menos o igual al total del crédito concedido, y (b) dejar constancia con
fecha y hora el día del despacho.
o Supervisión del cliente
Esta visita deberá realizarse a cliente beneficiario y deberá revelar la siguiente
información:
o Supervisión de Cobranza
La supervisión de cobranza se realiza para lo siguiente:
1. Recordatorio de pago: actividad permanente durante el plazo del crédito.
2. Entrega de notas de cobro: por lo menos cinco días antes del vencimiento del
plazo entregar notas de cobro emitidas por el departamento de Créditos y
Cobranzas o por el responsable encargada del mismo.
3. Estar atento con las llamadas al cliente en el caso de retraso de cuotas.
102
Procedimiento en el cobro
Alcance del manual
El presente manual de procedimientos de cobro aplica para todos los clientes y empleados
de Ericorla S.A, que necesitan del crédito de víveres.
Objetivos
Armonizar el proceso de cobranza que desarrolla el equipo encargado de la gestión
de cobro de Ericorla S.A.
Aplicar un proceso lógico, ágil y efectivo del cobro de la cartera sana y morosa,
con la posibilidad de mantener la cartera de crédito con el menor porcentaje de
índice de morosidad.
1. Proceso de cobro de la cartera sana.
Se deberá poner especial atención en el cobro de la cartea no morosa, se hará por vía
telefónica. Si en caso no se pudiera por este medio, el Departamento de Crédito o él
responsable de vigilar el crédito enviará notas con copia archivada para constancia de la
actividad.
2. Del cobro administrativo de los créditos morosos.
Crédito moroso es aquel que vencido el plazo de la cuota o del saldo total, estipulado en el
contrato de crédito, no efectúa el pago en la fecha indicada; tomándose como crédito moroso
desde el primer día de atraso. El proceso de cobro de Ericorla S.A para los créditos caídos en
103
mora se basa en la clasificación de los clientes por su situación y comportamiento frente al
cobro.
Clasificación de Clientes
Previo a la aplicación de uno de los cuatro procesos de cobro que se presentan en este
documento, es necesario analizar el tipo de cliente que se enfrenta, a través de las
reacciones manifestadas durante el proceso de recuperación. Con el resultado de esto, se
elige el proceso de cobro a ejecutar: (a) los que quieren y pueden pagar, (b) los que no
quieren ni pueden, (c) los que quieren y no pueden, y (d) los que pueden y no quieren.
a. Proceso de cobro para los clientes que quieren y pueden pagar
Para estos casos sencillamente hay que desarrollar el cobro normal, iniciando con llamadas
telefónicas de preferencia, de ser necesario se puede complementar con visitas del Asesor o
Responsable de Crédito.
b. Proceso para los clientes que no quieren ni pueden pagar
Es de hacer notar que este tipo de crédito moroso se debe a una mala selección, sin
embargo se debe mantener firmeza en el cobro, optándose por concientizar al deudor para
que cancele el crédito de acuerdo a su capacidad de pago y por renegociar con plazos largos,
evaluando de ser necesario la condonación de intereses y aún de monto inicial. El criterio que
guiará el proceso de cobro será el de perder lo menos posible. Estos créditos deberán ser
castigados contablemente.
104
c. Procesos para los clientes que quieren y no pueden
En atención a las circunstancias que rodean a esta clase de clientes, se establecen los
procesos siguientes que deben ser ejecutados en su orden, basados en medidas de apoyo al
cliente, conforme a lo que establece el reglamento de crédito en su numeral 27 (De los
créditos que incurren en mora por causas justificadas):
Nota de Espera: si se requiriera de un plazo hasta de Quince días se deberá
suscribir una nota de espera.
Contrato de Prórroga: si el tiempo requerido fuera mayor a 15 días pero menor
de 1 mes se suscribirá un contrato de prórroga que permita la ampliación del plazo
bajo las mismas condiciones del contrato original.
Novación: si el tiempo requerido fuera mayor de 1 mes se procedería a la novación
del crédito, esta medida reactivará el crédito y requerirá de un nuevo contrato que
establecerá nuevas condiciones para el crédito como por ejemplo nuevas cuotas de
pago, nuevo plazo y especialmente nueva garantía. (Establecer nuevas pautas para
el contrato).
Si volviere a repetirse el caso, dicho cliente tendrá una sanción el cual quedara totalmente
indispuesto para generársele nuevos créditos, al menos por el tiempo de 6 meses a 1 año.
Terminado el plazo podría existir la posibilidad de darle nueva apertura de crédito.
Los créditos morosos de esta categoría deberían de estar resueltos a más tardar 60 días
después del vencimiento de la primera cuota morosa si se tratara de crédito pagadero en
cuotas parciales, o del vencimiento del plazo del crédito si fuera un solo pago al vencimiento.
105
d. Proceso para los clientes que pueden y no quieren.
Los clientes clasificados en esta categoría requieren de la aplicación de medidas
administrativas drásticas basadas en la presión gradual, conforme al Reglamento de Crédito
en su numeral 28 (De los créditos que incurren en mora por causas no justificadas), como las
siguientes:
Llamadas telefónicas del responsable de Crédito, por tres días consecutivos,
inmediatamente después de la fecha de vencimiento.
Primera visita del Responsable de Crédito, si no se logra resultado con la medida
anterior, esta actividad se realiza cinco días después de la primera llamada telefónica.
Segunda visita del Responsable de crédito con entrega de nota de cobro, 3 días
después de la segunda visita.
106
Conclusiones
Conforme a los datos alcanzados en el análisis “Evaluación operativa del área de Créditos
y Cobranzas de la empresa Ericorla S.A.”, se concluye lo siguiente:
Podemos manifestar que un sistema de crédito y cobranza eficaz es esencial para la
administración exitosa de las Cuentas por Cobrar.
La empresa no posee manual de políticas y procedimientos, donde se determinen
claramente los aspectos relacionados con la gestión de la concesión de créditos, la
cual no permite disponer con uno de los elementos básicos para llevar
adecuadamente un control contable y administrativo de las operaciones; y el no
definir parámetros para otorgar créditos ha contribuido a que el riesgo crediticio
aumente.
Se pudo comprobar que la empresa Ericorla S.A. no cuenta con una buena
estructura organizacional y que los empleados no tienen especificadas sus
funciones y obligaciones del puesto de trabajo que están realizando, originado
funciones monótonas y excesivas para otros, permitiendo que no se cumpla a
cabalidad los objetivos establecidos.
Ericorla S.A. no cuenta con los procesos de control interno apropiados, debido a
que sus politicas de concesión de créditos no están establecidas.
107
Recomendaciones
Para lograr los objetivos plateados de la empresa es recomendable que los
propietarios de la compañía Ericorla S.A. consideren este trabajo de investigación para
mejorar la administración del área de crédito y cobranza con la finalidad de contribuir a que
se cumplan con tales objetivos.
Implementar el manual de políticas y procedimientos para el área de crédito y
cobranza tratada en este trabajo de investigación, con el objetivo que la
empresa tenga una herramienta que le proporcione regular las diferentes
actividades realizadas en esta área.
Se recomienda poner en marcha el Manual de Políticas y Procedimientos
planteado para optimizar las funciones del área de crédito y cobranza de la
compañía Ericorla S.A., con el fin que cada persona ejecute funciones
específicas en un tiempo conveniente, de forma precisa siguiendo paso a
paso el manual en beneficio para la empresa.
Aplicar el diseño de las políticas crediticias, las misma que ayudará a los
encargados del área a tomar una mejor decisión al momento de otorgar un
crédito y el proceso para su recuperación y disminuir el porcentaje de
morosidad.
108
Reformar los manuales de políticas y procedimientos cada que se ejecuten
cambios ya sea en las políticas internas o que haya cambiado alguna normativa
en cuanto a los procesos de crédito y cobranzas y que estos afecten
directamente al área.
Requerir al ejecutivo de crédito, la aplicación de las politicas y procedimientos
normados por la compañía a través del manual propuesto.
Si el Jefe de Crédito y Cobranza, el Analista de Crédito y el gestor de cobranza
realizan las funciones indicadas en este manual se podrá evitar desempeños
deficientes y repetitivos, esto conllevará a una mejor organización
administrativa.
Es fundamental el facilitar el manual de politicas y procedimientos cuando
ingrese personal nuevo al área de crédito y cobranzas, para que se adapte
con los procesos y actividades que se realizan diariamente.
Capacitar al personal sobre la aplicación del manual de politicas y
procedimientos en el área de Crédito y Cobranza, con el objetivo que cada
persona sepa cómo llevar cada proceso y que funciones específicas debe
cumplir en su cargo.
109
Referencias
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Departamento de Contabilidad de la empresa Asesores Buendía & Asociados S.A. periodo
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110
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Universidad estatal de Milagro, Milagro, Ecuador.
112
Nombre del cliente: ____________________
Tipo de supervisión: ______________________________________________
Asuntos críticos observados: ________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________
Recomendaciones:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
__________________________________________________________
Lugar y fecha ____________________________________________________
Cliente: Asesor de Crédito:
__________________________ __________________
Nombre Nombre
Apéndice
Apéndice 1. Hoja de Supervisión de cobro.
113
Apéndice 2. Encuesta realizada al personal de Ericorla S.A
114
115
116
Apéndice 3 Instalaciones de la Empresa Ericorla S.A.
117
118
119
Apéndice 4 Estado de Situación Financiera de Ericorla S.A.
ERICORLA S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31/12/2015
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE 397.801,88
EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 76.364,85
CAJA
26.747,51
BANCOS
49.617,34
ACTIVOS FINANCIEROS 33.739,45
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS
33.786,51
CUENTAS POR COBRAR
33.786,51
OTRAS CTAS. POR COBRAR
480,15
(-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES Y DETERIOR
(527,21)
INVENTARIOS 269.143,42
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y MERCADERIA
269.143,42
MERCADERIA 12%
177.765,44
MERCADERIA 0%
91.377,98
SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 6.744,09
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS
6.744,09
SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOS
954,75
ANTICIPOS A PROVEEDORES
5.789,34
ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
7.810,07
CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA ( I. R.)
112,94
ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA
7.697,13
CONSTRUCCIONES EN PROCESO 4.000,00
OBRAS EN PROCESO
4.000,00
ACTIVOS NO CORRIENTES 446.480,62
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 446.480,62
TERRENOS
235.035,90
INSTALACIONES
37.641,37
MUEBLES Y ENSERES
72.286,93
MAQUINARIAS Y EQUIPOS
96.844,33
EQUIPOS DE COMPUTACION
24.921,96
VEHICULOS. EQUI. DE TRANSPORTE. Y EQUI. CAMINERO
27.133,93
( - ) DEPREC. ACUMUL. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
(47.383,80)
TOTAL DEL ACTIVO 844.282,50
120
PASIVO
PASIVO CORRIENTE 497.981,95
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 343.372,48
PROVEEDORES LOCALES VARIOS
308.599,34
CHEQUES POSFECHADOS
34.773,14
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 59.079,64
BANCO PROCREDIT S.A
59.079,64
OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES 64.529,83
CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA
16.972,11
OBLIGACIONES CON EL IESS
3.849,20
BENEFICIOS SOCIALES EMPLEADOS
10.884,62
PARTICIPACION TRABAJADORES POR PAGAR DEL EJERCICIO
20.249,01
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – RELACIONADAS
12.574,89
OTROS PASIVOS CORRIENTES 31.000,00
OTRAS CUENTAS POR PAGAR
31.000,00
PASIVOS NO CORRIENTE
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 111.836,20
BANCO PROCREDIT S.A
111.836,20
TOTAL DEL PASIVO 609.818,15
PATRIMONIO NETO 234.464,35
CAPITAL 50.000,00
CAPITAL SOCIAL
50.000,00
RESERVAS 24.484,66
RESERVAS OBLIGATORIAS
24.484,66
RESULTADOS 159.979,69
UTILIDAD DEL EJERCICIO 2013
6,99
UTILIDAD DEL EJERCICIO 2014
80.125,31
UTILIDAD DEL EJERCICIO 2015
79.847,39
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
844.282,50
