Unidad I. Biblioteca Universitaria

Sez B., Adriana. Bibliotecas universitarias y especializadas. 2013.

INTRODUCCIN La informacin es el eje fundamental para el desarrollo. Por esta razn las bibliotecas universitarias y especializadas han debido afrontar desde mediados del siglo pasado grandes desafos ante la explosin bibliogrfica y los nuevos adelantos en comunicacin, cada da ms sofisticados, que nos asombran. stos han exigido a las bibliotecas universitarias y especializadas, ms que a ningn otro tipo de biblioteca, a organizarse y adaptarse a los nuevos tiempos, para entregar a sus usuarios la respuesta precisa en forma oportuna y a menudo, adelantarse a sus requerimientos. Han sido las que han experimentado un mayor avance en cuanto a la cantidad y calidad de sus servicios. Este gran paso se ha basado en primer lugar en las tecnologas y en segundo lugar en los nuevos mtodos de organizacin y gestin. Estos cambios los han sufrido tanto las bibliotecas universitarias histricas como las de reciente creacin pues los problemas a los que se enfrentan son muy similares y los centros de informacin en general. Los invito pues a conocer a estas importantes unidades de informacin ligadas a la formacin de los profesionales chilenos y al desarrollo cientfico y tecnolgico del pas.

Adelante!!!!!


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TABLA DE CONTENIDO Seccin Tema Pgina

Introduccin 1

UNIDAD 1 Biblioteca Universitaria 4 Objetivo 4 1. Definicin 4 2. Objetivos y funciones 4 3. Resea histrica 5 4. Infraestructura y gestin de informacin 8 4.1 Edificio, equipo y mobiliario 8 4.2 Equipos 10 4.3 Mobiliario 10 5. Gestin de informacin 11 5.1 Coleccin 12 5.1.1 Seleccin 15 5.1.2 Descarte 16 5.1.3 Adquisicin 16 5.1.4 Procesos tcnicos 20 5.2 Servicios 20 5.2.1 El servicio de prstamo 21 5.2.1.1 La lectura en sala 21 5.2.1.2 Prstamo a domicilio 22 5.2.1.3 El prstamo interbibliotecario 24 5.2.2 Servicio de informacin y referencia 25 5.2.3 Entrenamiento de usuarios 25 5.2.4 Fotocopia 26 5.3 Cooperacin, comunicacin y difusin 26 5.3.1 Cooperacin 26 5.3.2 Comunicacin y difusin 27 6 Cooperacin y redes 29 7 Personal 30

UNIDAD 2

Bibliotecas especializadas

Objetivo 32 1. Definicin 32


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2. Funcin y objetivos 33

3. Resea histrica 34 4. Local, equipo y mobiliario 34 5. Gestin de la informacin 35 5.1 Coleccin 35 5.1.1 Seleccin y descarte 36 5.1.2 Procesos tcnicos 37 5.1.3 Los usuarios 37 5.1.4 Servicios 38 UNIDAD 3

El Centro de Documentacin

Objetivo 41 1 Definicin y concepto 41 2 Tipologa 41 3 Creacin, organizacin y gestin de la

informacin 42

3.1 Creacin 42 3.2 Organizacin 42 3.3 Gestin de la informacin 43 3.3.1 Coleccin 43 3.3.2 Difusin (Servicios) 44 UNIDAD 4

Bibliotecas Digitales

1. Antecedentes 46 2. Definicin 47 3. Objetivos 48 4. Descripcin 49 5. Ventajas y desventajas 49


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UNIDAD 1 La biblioteca universitaria. El carcter y eficacia de una Universidad puede

medirse por el tratamiento que se da a su rgano central, la biblioteca (University Grants Comit, 1921)

Objetivo Al finalizar el estudio de esta Unidad tendrn un panorama general de las bibliotecas universitarias, su definicin, historia, objetivos, funciones y los principales aspectos de su gestin. 1. Definicin Existen varias definiciones de biblioteca universitaria, todas compatibles, pero la ms aceptada internacionalmente es la de la American Library Association (ALA):

La biblioteca universitaria es una combinacin orgnica de personas, colecciones y edificios con el objetivo de asistir a la comunidad universitaria en el proceso de transformar la informacin en conocimiento.

Esta definicin recoge la misin fundamental de la biblioteca universitaria, la de servir de apoyo a la docencia, al estudio y la investigacin. 2. Objetivos y funciones Los objetivos de la biblioteca universitaria son los de la Universidad en la cual est inserta. Ellos estn influidos por su historia, su misin, su ubicacin geogrfica y sus obligaciones con otras instituciones. El cumplimiento de ellos se refleja en el xito y capacidad de actuacin de sus estudiantes, por la relevancia de las publicaciones de sus profesores e investigadores, por la importancia cultural y utilidad social que consiga la Universidad en su ciudad o regin, entre otros. Las funciones de la biblioteca universitaria son:


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Proporcionar una coleccin bsica de acuerdo a las necesidades de introduccin en el conocimiento cientfico que tengan los estudiantes: muy accesible, mltiple de acuerdo al nmero de estudiantes, actualizada en relacin con los programas de estudio, etc.

Contar con una coleccin de materiales de referencia formada por

fuentes bibliogrficas personales e institucionales, en soportes impresos, electrnicos y digitales, de acceso local o en red, que pueda ser tanto base de informacin como medio didctico y metodolgico en el proceso de aprendizaje y adquisicin de hbitos investigadores.

Contar con una coleccin documental especializada en las

distintas materias que cubran los planes de estudio y los proyectos de investigacin, disponible tanto para los profesores como para los alumnos iniciados y los que tengan ocasin de usarlos para su proceso formativo. Debe estar formada por monografas, publicaciones peridicas, traducciones, informes, tesis, y en general, literatura gris, como biblioteca especializada.

Mantener un servicio de informacin, orientacin, referencia y

formacin de usuarios que promueva y mejore los hbitos de uso de la biblioteca, preparando para un ptimo aprovechamiento de sus recursos.

Mantener un servicio de apoyo a la investigacin especializada

que cumpla las funciones de acceso a bases de datos internacionales, orientacin bibliogrfica especializada y obtencin del documento original y

Favorecer el acceso a la cultura del entorno y la poca, a travs de

una coleccin documental diversa relacionada con las manifestaciones espirituales, y de la programacin de actividades de difusin de la ciencia y la cultura.

3. Resea histrica Recordemos lo estudiado en la Asignatura de Introduccin a las ciencias de la informacin: fueron los monjes, entre ellos, los benedictinos, quienes dieron impulso a la lectura en el siglo XIII creando excelentes bibliotecas, una de las cuales, la de Monte Cassino, en Italia, fue una de las ms ricas y prestigiosas y la ms antigua de las bibliotecas de monasterios. Estas y otras rdenes religiosas ejercieron tambin gran influencia en la fundacin de las primeras Universidades.


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Antes de la invencin de la imprenta, era muy comn que los estudiantes viajaran largas distancias para escuchar a los profesores famosos; la invencin de la imprenta hizo posible que esas conferencias tuvieran las suficientes copias para los alumnos, dnde sera ms conveniente que se mantuvieran esos documentos para servir a los estudiantes? Un buen pretexto para la formacin de bibliotecas dentro de las recin fundadas universidades.

Las primeras universidades ms famosas estuvieron en Pars, Bolonia, Italia e Inglaterra. En todas estas universidades, consideradas como una asociacin de estudiantes y maestros, se formaron bibliotecas, las que se regan por el mismo sistema que las de los monasterios: los libros se consultaban solo en la biblioteca y estaban fijos por medio de cadenas. Las cadenas no fueron la nica evidencia del cuidado de los libros, como demuestra el siguiente prrafo:

Para poder cuidar mejor los libros, la Universidad ha ordenado y decretado que todos sus graduados y toda otra persona que tenga permitida la entrada en la biblioteca en trminos del estatuto debe jurar, antes de Navidad, ante personas designadas para el caso por el canciller, que cuando entren en la biblioteca de la universidad para estudiar trataran los libros que usen de manera decente, y evitarn daarlos, borrarlos o arrancarle hojas". (en: Lerner, F. Historia de las bibliotecas del mundo.) Hubo otras universidades que vale la pena mencionar por la importancia que le prestaron a sus bibliotecas. La Universidad de Oxford en Inglaterra con su tradicional Biblioteca Bodleyana; la de Harvard en Estados Unidos y la de la Universidad de Gttingen en Alemania, que segn las crnicas fue la mejor organizada del siglo 19, destacndose adems, porque sus colecciones estaban a libre disposicin de cualquier lector. El xito de las universidades se debi no tanto a su inquietud intelectual, como al deseo de los estudiantes de alcanzar una formacin prctica que les permitiera ganarse la vida ejerciendo la medicina, asesorando en cuestiones jurdicas, etc. Esta formacin prctica se reflej en el contenido de las bibliotecas, cuyos libros se consideraban meros instrumentos para la transmisin de los conocimientos y eran, por consiguiente, ms herramientas de trabajo que objetos dignos de veneracin. Los libros de la biblioteca procedan de compras, pero los ingresos ms importantes llegaban por donativos efectuados por protectores, profesores o de antiguos alumnos. Normalmente, en las universidades no hubo una biblioteca general, sino bibliotecas de facultad y no siempre fue franca o fcil la colaboracin y coordinacin entre ellas.


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Ya en el siglo XIV la biblioteca de la Universidad de Oxford contaba con unos estatutos en los que se reglamentaba el horario, la utilizacin de los libros, la admisin de los lectores, el nombramiento del bibliotecario, etc.

Es interesante destacar que un elemento comn en nuestros das, el Catlogo Colectivo estaba ya en uso en la Edad Media en el crculo de la orden Franciscana. A fines del siglo XVI fueron enviados, a no menos de 186 monasterios, cuestionarios relativos a sus fondos bibliogrficos y con las respuestas se elabor un Registrum Librorum Angliae (Catlogo Colectivo). Este documento histrico se encuentra en la ya nombrada Biblioteca Bodleyana en Oxford, Gran Bretaa. Al igual que en Europa, el desarrollo de las bibliotecas universitarias en Chile fue muy lento. La primera de ellas fue la Biblioteca de la Universidad de San Felipe que comenz a instalarse en 1774 con una parte de los fondos bibliogrficos de los Jesuitas. Tena en 1810, ms de 6.000 volmenes. La Universidad de Chile inaugur su primera biblioteca en 1843, un ao despus de su creacin. Luego se fueron creando bibliotecas en la medida que se iban formando Facultades y Departamentos, pero su desarrollo fue bastante pobre. A finales de 1960 haba unas 160 bibliotecas departamentales en el pas (de las distintas facultades ,y departamentos y de las sede en regiones) y ms de la mitad de ellas en Santiago, con diferentes sistemas de clasificacin: Dewey, Library of Congress, Decimal Universal, etc. bastante pobres en material de investigacin al da y con una demora en la importacin de libros extranjeros. En 1965 el asesor norteamericano Paul M. Miles corrobora esta situacin. En esos aos la U. de Chile, inverta slo el 1,6% de su presupuesto al servicio bibliotecario, frente al 5% recomendado por UNESCO. Por ello, la cantidad de volmenes por alumno llegaba a 50 en Santiago y apenas a 29 en Valparaso, frente al estndar de Estados Unidos de 100 volmenes por alumno. En la dcada del 90, ante la necesidad de automatizar sus bibliotecas y considerando que la Universidad de Chile no formaba parte de la Red de Informacin Bibliogrfica (RENIB) creada en los 80 entre universidades, Biblioteca Nacional y Biblioteca del Congreso, se crea el Sistema de Servicios de Informacin y Biblioteca de la Universidad de Chile (SISIB), inaugurado en diciembre de 1998, que permite al usuario comn visitar la pgina web de la Universidad y tener acceso directo y gratuito a la bsqueda de obras de su coleccin. La Pontificia Universidad Catlica de Chile, la segunda ms antigua del pas, fundada en 1888, inaugur su Biblioteca Central en 1896. Esta biblioteca cumpli sus funciones coordinando y centralizando la seleccin, adquisicin y procesos tcnicos de todas las bibliotecas existentes dentro de


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la Universidad y dando origen a un catlogo centralizado de todos los libros y revistas existentes en ella. En 1982 contena 750.000 volmenes entre libros, folletos, publicaciones peridicas, tesis, etc. En esa poca adopt las cintas Marc, gracias a la ayuda financiera y tcnica de la OEA, las reglas de catalogacin Angloamericanas AACR2 y a mediados de los 90 ya tena automatizados todos los procesos. Actualmente hay acceso a las colecciones de la Universidad a travs del Sistema de Bibliotecas de la Pontificia Universidad Catlica (SIBUC).

En la actualidad, las bibliotecas universitarias son tantas como Universidades hay en el pas. Algunas de ellas han organizado consorcios con el fin de abaratar costos en su gestin y lograr un mejor aprovechamiento de las colecciones existentes en el pas. A travs de la web se pueden consultar casi la totalidad de las colecciones de las bibliotecas universitarias. 4. Infraestructura y gestin de informacin. La infraestructura y la gestin de informacin de las bibliotecas universitarias las analizaremos a la luz de los Estndares para bibliotecas universitarias chilenas elaborado por la Comisin Asesora de Bibliotecas y Documentacin del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas en el ao 2003. Para su elaboracin se consideraron los estndares internacionales y las crecientes demandas que ejercen sobre las bibliotecas universitarias los cambios producidos estos ltimos aos tanto en gestin y tecnologas de informacin, como en la administracin de los espacios de estudio fsico y virtuales. 4.1 Edificio, equipo y mobiliario. Edificio. La biblioteca es la puerta de acceso a la Universidad y un importante espacio social en la vida acadmica. Debe estar ubicada en un lugar de fcil acceso a todos los usuarios y se debe considerar para su diseo, la coleccin que posee, cualquiera sea su soporte y los estilos de estudio de los miembros de la comunidad universitaria (estudio en grupos, individual o compartido) otorgando las comodidades necesarias. Para dimensionar el edificio de la biblioteca universitaria los estndares establecen que se debe considerar: a. 1 m2 por alumno. b. 1 puesto de lectura por cada 5 alumnos. c. 1 m2 de estantera abierta por cada 150 volmenes. d. Adicionalmente se debe considerar sala de descanso y cafetera para el

personal y una bodega para equipos y tiles de aseo.


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Su construccin y diseo debe llevarse a cabo por un equipo de trabajo donde el bibliotecario tiene un rol muy importante. Las dimensiones deben calcularse en base a la cantidad de usuarios potenciales, el volumen de la coleccin y su crecimiento orgnico, de personal y equipamiento. El ideal es que los espacios sean abiertos (plantas libres) para poder organizarlos y equiparlos en forma funcional y se puedan ir modificando en el futuro conforme a las necesidades. La tarea de distribuirlos es propia tanto del arquitecto como del bibliotecario. La ambientacin considera la ubicacin del mobiliario, la ubicacin de los terminales y catlogos, los tipos de recubrimiento de pisos, el color de los cielos y las paredes. Muy importantes son la iluminacin, la acstica, la temperatura y la ventilacin que deben ser adecuadas. Los estndares establecen que: a. Iluminacin de las salas de lectura: debe ser entre 300 a 500 lux. b. Ruido ambiental en salas de lectura: debe fluctuar entre 30 y 50

decibeles. c. Temperatura: entre 18 C y 22 C, en promedio en todas las secciones. d. Debe permitir 6 a 7 renovaciones de aire por hora en salas de lectura. Al ordenar los espacios interiores es necesario considerar por lo menos dos grandes reas: las de libre acceso y las controladas. reas de de libre acceso son las salas de exposiciones, eventos, baos, reuniones, etc. reas controladas pueden existir varias independientes unas de otras. Entre ellas estn las reas de estudio, de estantera abierta, referencia, y hemeroteca entre otras. reas de un mayor nivel de restricciones de acceso deben ser el rea de adquisiciones y de procesos tcnicos. Las caractersticas estructurales del edificio tambin estn normadas, pues es muy importante que el edificio donde est ubicada la biblioteca soporte el peso de los libros. Conforme a los estndares: Todas las losas de los edificios de biblioteca deben soportar 750 a 1000 Kg/m2. Respetando de esta forma la flexibilidad del uso del espacio en edificios de planta libre.


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4.2 Equipos Los equipos con que cuente la biblioteca van a depender en gran medida de los soportes de la coleccin y de que los procesos tcnicos sean manuales o automatizados. Si adems de los libros, revistas y folletos, cuyo soporte es el papel, se cuenta con materiales audiovisuales: transparencias, diapositivas, videos, casetes y materiales digitales o legibles por computador: diskettes, compact disc, DVDs, CD Rom, etc. deber tener los equipos necesarios para reproducirlos tales como retroproyector, proyector de diapositivas, televisor con video grabador, etc. Si sus procesos tcnicos y servicios al usuario son automatizados, segn los estndares debe contar con el siguiente equipamiento computacional: 1 computador multimedia, tecnolgicamente vigente, por cada 10 puestos de estudio, instalado en la biblioteca a disposicin de los usuarios de la misma. 1 computador dedicado al prstamo, tecnolgicamente vigente, por cada 400 transacciones de prstamo o devolucin realizadas por da. 1 computador multimedia, tecnolgicamente vigente, por cada funcionario profesional de la biblioteca. 4.3 Mobiliario El mobiliario debe armonizar con el espacio, ser prctico, resistente, sencillo, cmodo y modular, para estar acorde con los pisos libres y facilitar posibles cambios en el futuro. Las distancias entre los muebles y los espacios se encuentran en textos, como por ej. la obra de Ernest Neufert. Arte de proyectar en arquitectura : fundamentos, normas y prescripciones sobre construccin, dimensiones de edificios, locales y utensilios, instalaciones, distribucin y programas de necesidades. 14a ed. Barcelona: Gustavo Gili, c1995. 580 p Conforme a las normas, para los puestos de trabajo, que es el rea requerida por un usuario, considerando las dimensiones de la mesa de trabajo individual y el espacio para llegar libremente a ese lugar se debe considerar:

1 puesto de lectura ocupa 2,5 m2 1 puesto de trabajo computacional o audiovisual ocupa 3,5 m2 1 cubculo de trabajo en grupo para 6 usuarios mide a lo menos 9 m2


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En cuanto a la dimensin y ubicacin del mobiliario la norma establece: Dimensiones fsicas del mobiliario:

- Ancho de una mesa individua - Profundidad de una mesa individual - Largo de estantera comn - Profundidad de estantera comn de una cara til - Altura entre repisas - Profundidad de repisa comn

0.90 a 1.00 m 0.60 a 0.80 m 1.00 a 1.50 m 0.35 a 0.45 m 0.30 a 0.35 m 0.22 a 0.30 m

Dimensiones para ubicar el mobiliario:

- Ancho pasillo estantera abierta - Ancho de pasillo estantera cerrada - Distancia longitudinal entre mesas con oposicin de sillas -Distancia entre costado de mesa y estantera

0.80 a 1.30 m 0.60 a 0.66 m 1.60 a 1.70 m 1.20 a 1.50 m

Para las bibliotecas que poseen casilleros de custodia se recomienda un nmero a lo menos igual al de puestos de estudio habilitados. 5. Gestin de informacin Entendemos como gestin de informacin de una biblioteca, las actividades, procesos y servicios que se desarrollan en ella con el fin de cumplir sus objetivos y funciones. En este punto vamos a referirnos a la organizacin y estructura, la coleccin (seleccin, adquisicin y procesos tcnicos), servicios y difusin. La biblioteca universitaria debe tener una organizacin y estructura para cumplir sus funciones. Los modelos ms conocidos son: Centralizado: en el que no existen pequeas bibliotecas, sino que hay una sola biblioteca en la universidad, donde se realizan de forma centralizada todos los procesos y servicios y donde se encuentran todos los fondos bibliogrficos de la universidad. Descentralizado: en que cada biblioteca de la universidad acta en forma independiente. Descentralizado coordinado: que es un tipo de organizacin intermedia, que consiste en una biblioteca central o general que centraliza la gestin y bibliotecas de facultad que concentran las colecciones ms especializadas de su materia. Es la estructura utilizada por los actuales sistemas


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bibliotecarios de las universidades, donde todas las bibliotecas funcionan como un sistema, con el objetivo de que cualquier usuario tenga los mismos servicios en todas y cada una de ellas. 5.1 La coleccin. Definicin. La coleccin de una biblioteca universitaria debe tener el tamao y los materiales suficientes para apoyar las necesidades de instruccin total de la universidad y facilitar los programas de investigacin de la misma. De acuerdo a la estructura de los materiales, las bibliotecas universitarias en este momento tienen tres tipos de colecciones:

- Fsicas: en papel (libros, folletos, publicaciones peridicas, mapas, etc.)

- Virtuales: a travs del ciber espacio (publicaciones peridicas electrnicas, textos digitalizados, etc.)

- Multimediales: materiales audiovisuales (fotografas, diapositivas, pelculas, videos, CDs, DVDs, etc.)

De acuerdo a su funcin, las colecciones de las bibliotecas universitarias se clasifican en:

- Coleccin acadmica y de apoyo a la investigacin: la componen las publicaciones peridicas, bases de datos en lnea , publicaciones de docentes, informes, tesis.

- Coleccin de apoyo a la docencia: est compuesta por la bibliografa bsica que respalda la docencia y la bibliografa acadmica (libros, folletos, audiovisuales, etc.)

- Coleccin de formacin cultural: destinada a la formacin integral del individuo. Est compuesta por la coleccin general y diversa, relacionada con las manifestaciones culturales del entorno y de la poca (novelas, actualidad, biografas, cineteca, etc.)

De acuerdo al tipo de informacin que poseen los distintos materiales bibliogrficos que componen la coleccin pueden clasificarse en: de informacin permanente: que es aquella informacin bibliogrfica, que por la forma en que se encuentra organizada, el tiempo que el autor tarda en producir la obra y la amplitud de los contenidos que cubre, tiene una vigencia superior a un ao. Generalmente este tipo de documento no refleja el estado del arte (la informacin ms actualizada), especialmente en las ciencias y la tecnologa. Su condicin de permanente es independiente del soporte fsico o electrnico en que se encuentre almacenada y


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de informacin actual: es la informacin que representa el conocimiento comunicado, cuyo plazo de difusin es inferior al tiempo requerido para entregar al pblico un documento monogrfico y cuya vigencia es inferior a un ao. Para que las colecciones de una biblioteca universitaria no presenten desequilibrios, inconsistencias, duplicidades y falta de adecuacin a la demanda de los usuarios es necesario un programa de gestin y desarrollo de la coleccin que contemple los objetivos de la universidad a la cual pertenece la biblioteca. Este programa debe ser escrito, diseado y realizado en estrecha relacin con los distintos estamentos: autoridades, profesores, bibliotecarios, etc. y debe poder evaluarse y revisarse con regularidad. Respecto a los aspectos cuantitativos que afectan a la dimensin y crecimiento de los recursos de informacin tanto fsicos como virtuales, es difcil fijar normas comunes a todas las bibliotecas universitarias por las diferencias que existen entre ellas. Sin embargo, las normas establecen recomendaciones generales que sirven de referencia y que en cualquier caso, cada biblioteca debe adaptar a su situacin particular. Los Estndares para las bibliotecas universitarias chilenas recomiendan la siguiente cantidad de recursos de informacin permanente y actual debiendo considerarse en cada caso los diferentes servicios y soportes existentes. Informacin permanente: Recursos mnimos de informacin monogrfica:

a. 50.000 volmenes monogrficos. b. 15 volmenes por alumno; considerando la coleccin total de la biblioteca. c. 100 volmenes por cada profesor jornada completa equivalente. d. A lo menos un 50% de la coleccin deber estar compuesta por volmenes fsicos.

Relacin alumno por volumen:

e. de 1 a 7 alumnos por volumen de lectura obligatoria. Nuevos programas de estudio:

f. 1.000 volmenes de la especialidad para nueva carrera al completar su primer ciclo. g. A lo menos un 50% de la coleccin deber estar compuesta por volmenes fsicos.

Informacin actual:

Publicaciones peridicas texto completo:

a. 8 ttulos suscritos de publicaciones peridicas internacionales por especialidad o carrera que se imparte en la universidad.

b. 12 ttulos suscritos de publicaciones peridicas internacionales por programa de maestra.

c. 16 ttulos suscritos de publicaciones peridicas internacionales por programa de


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doctorado. Los criterios a, b y c deben ser sumados. Servicio de suministro de documentos contra demanda (a pedido)

Facilitar el acceso a los artculos publicados en la totalidad de las publicaciones peridicas consideradas de corriente principal (las ms importantes) en cada disciplina.

Bases de datos referenciales especializadas: 1 base de datos o abstracts internacional por rea principal del conocimiento en que se imparte docencia o investiga en la institucin. (Nota: Abstracts es una publicacin peridica donde se citan los artculos publicados en las principales publicaciones peridicas de una especialidad organizados por tema, pueden ser impresos o electrnicos)

Las colecciones de publicaciones peridicas dan origen a las hemerotecas en las Universidades. Las hemerotecas en las Universidades son, generalmente, secciones de la biblioteca universitaria encargadas de la gestin y desarrollo de la coleccin de las publicaciones peridicas de carcter cientfico y especializado con el fin de servir de apoyo a la docencia e investigacin de la comunidad universitaria. Los fondos de las hemerotecas universitarias estn formados por publicaciones peridicas, principalmente revistas, cientficas y especializadas en distintas reas del conocimiento: Biomedicina, Ciencia y Tecnologa, Ciencias Sociales y Humanidades. Los peridicos, no son parte fundamental de la coleccin de publicaciones peridicas en las Universidades, a excepcin, obviamente, de las hemerotecas de las Facultades de Ciencias de la Informacin. Las publicaciones peridicas especializadas surgieron con la creacin de las sociedades cientficas en el siglo XVIII y han ido creciendo vertiginosamente, constituyendo hoy en da la fuente de informacin primordial para la investigacin, especialmente en el campo de las ciencias y tcnicas en el que la investigacin no es acumulativa sino que se renueva constantemente. Entre los tipos de publicaciones peridicas son, sobre todo, las revistas las que constituyen el ncleo fundamental y ms numeroso de las hemerotecas en las Universidades. Su importancia en estas instituciones qued sealada de manera clara en 1984 por Paul Ollum, presidente de la Universidad de Oregn. Para Ollum, una biblioteca universitaria es un lugar dinmico, y este dinamismo reside bsicamente en las amplias colecciones de revistas de todos los tipos y campos de investigacin y en todo tipo de idiomas.


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El lugar que ocupan las revistas en el sistema de comunicaciones de los investigadores es complejo, no slo por la rpida comunicacin de la informacin, sino tambin por la necesidad fundamental de intercambiar ideas dentro de la comunidad erudita y cientfica, de aprender del trabajo en curso, de establecer la prioridad de la reivindicacin, de aprobar y asesorar un trabajo individual y crear confianza en los resultados mediante la evaluacin hecha por los pares. 5.1.1 Seleccin. La base de una buena biblioteca universitaria es la adecuada seleccin de los recursos de informacin, junto con la disponibilidad de volmenes fsicos y acceso a publicaciones digitales. La seleccin debe ser realizada por los acadmicos y los bibliotecarios. Al seleccionar deben tener presente los siguientes criterios: Contenido temtico: se valora si son obras de lectura obligatoria o complementaria para los programas de docencia e investigacin de la universidad. Tambin debe considerarse si corresponden a reas temticas definidas como prioritarias dentro de la universidad. Calidad: se valora si son trabajos y autores fundamentales para una materia, si son trabajos que aportan nuevas teoras, conocimientos o enfoques, si son obras generales, especiales o de divulgacin. Posibilidad de uso: se valora que la peticin haya sido realizada por acadmicos y docentes. Si la recomendacin es como libro bsico o de consulta, para los planes de estudio, as como de libros de inters general de temas no especficos de los planes de estudio e investigacin. Adecuacin a la coleccin: se valora la adecuacin de la obra al desarrollo de una coleccin equilibrada y coherente, si forma parte del ncleo de la misma, si desarrolla lneas especficas o si cubre lagunas existentes. Asimismo, se tendr en cuenta el nivel de cobertura de la materia. Valor bibliogrfico: se valora la calidad y especializacin de la casa editora, la entidad patrocinadora y el tipo de publicacin. Fecha de publicacin: se valora la fecha de publicacin de acuerdo a la disciplina del documento. Idioma de publicacin: se valora la lengua en funcin de la vigencia de la obra y la importancia que tenga el desarrollo de un tema concreto en dicha lengua, as como el uso y conocimiento de la misma por la comunidad universitaria.


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Soporte: se valora el soporte analgico o digital en que se encuentre registrada la obra, facilitando su uso presencial o remoto, mono o multiusuario. Pluralismo: se valora la existencia de obras que representen todas las manifestaciones y corrientes del pensamiento universal. 5.1.2 Descarte. El descarte consiste en eliminar de la coleccin todos aquellos materiales que no responden a las necesidades de los usuarios, que no se usen o que estn en mal estado, mediante mecanismos establecidos por la administracin, con el fin de mejorar la calidad y accesibilidad de la coleccin. Debe responder a una poltica previamente establecida de actualizacin de la coleccin. El descarte vela por la mantencin de una coleccin dinmica, funcional, actualizada y en buen estado fsico. Debe ser realizado por acadmicos en colaboracin con los bibliotecarios y en concordancia con las normas jurdicas que rigen a la universidad. El descarte no significa necesariamente la destruccin de los materiales, pueden venderse a bajo precio a los usuarios, utilizarse para canje o donarse a instituciones (Nota: las bibliotecas dependientes de organismos del Estado deben seguir la normativa existente para dar de baja los materiales descartados). Algunos criterios que deben considerarse al hacer el descarte: Contenido temtico: se valora la calidad y su vigencia en cuanto a las lneas de investigacin de la universidad. Previsin de uso: se valora el periodo transcurrido desde la ltima vez que fue consultado, su fecha de publicacin, la fecha de adquisicin, el nmero de ejemplares existentes o duplicados no necesarios, como tambin la posibilidad de uso infrecuente por parte de otras instituciones. Estado fsico: se valora el estado fsico de los materiales, as como la existencia de los mismos en nuevos formatos. 5.1.3 Adquisicin. La adquisicin del material seleccionado, cualquiera sea su naturaleza, debe efectuarse a travs de los mecanismos existentes en la universidad.


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Desde que se decide la adquisicin de una publicacin hasta que sta pasa al siguiente servicio, se suceden varias etapas: Operaciones previas: comprobar si la obra est o no en la biblioteca, o si ya ha sido pedida.

Elaborar las fichas de pedido por duplicado, con el fin de formar dos ficheros, uno de pedidos y otro de proveedores.

Envo de pedidos, previa eleccin del proveedor.

Entrega y recepcin de los pedidos: supone el examen de la integridad del pedido, as como la conformidad con los precios.

Facturacin por duplicado: para el servicio de adquisiciones y para el de contabilidad.

En la actualidad, la adquisicin de publicaciones constituye un mdulo independiente en la mayora de los sistemas de gestin automatizada de las bibliotecas. Las ventajas de su aplicacin son indudables, ya que permiten un control permanente del presupuesto, as como la generacin automtica de pedidos y reclamaciones a los proveedores. Tambin facilita la obtencin de datos estadsticos. Los ficheros de pedidos y proveedores resultantes de la aplicacin de este mdulo contienen registros en formato MARC, por lo que representan a su vez un eficaz instrumento de cooperacin interbibliotecaria.

Adquisicin de Materiales Especiales Existen fondos cuya adquisicin presenta caractersticas especiales, tales como las obras que se adquieren por suscripcin. Las publicaciones seriadas, peridicas o no, requieren para su seleccin el uso de repertorios adecuados. El gran nmero de publicaciones seriadas existente aconseja una poltica bibliotecaria que trasciende la propia biblioteca: es necesario un estudio de la situacin de los fondos y de las necesidades reales y potenciales de los usuarios; un examen de la infraestructura funcional existente y un plan cooperativo de adquisiciones. Para la adquisicin cooperativa se han creado en Chile, consorcios entre bibliotecas universitarias e instituciones. Dos de ellos son: CINCEL, coordinado por CONICYT y ALERTA AL CONOCIMIENTO

CINCEL (Consorcio para el Acceso a la Informacin Cientfica Electrnica): busca facilitar el acceso a la informacin cientfica, mediante la creacin de


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una biblioteca de revistas cientficas internacionales y de otros recursos de informacin para las instituciones de educacin superior y personas jurdicas que desarrollen investigacin cientfica y tecnolgica y el establecimiento de condiciones generales para la realizacin de actividades conjuntas, con terceros, referidas a su implantacin.

En este contexto, CINCEL se ha propuesto los siguientes objetivos especficos:

Gestionar la creacin de una biblioteca electrnica nacional, como asimismo, dirigir y controlar su funcionamiento.

Gestionar la adquisicin conjunta de acceso a las publicaciones electrnicas de inters de las instituciones que lo integran, ponindolas a disposicin de cada una, en igualdad de condiciones;

Desarrollar y promocionar la biblioteca cientfica electrnica para que participen en su incremento tanto los miembros de la Corporacin como el mayor nmero de instituciones y personas y as expandir los recursos de informacin cientfica;

Impulsar programas de promocin y capacitacin de recursos humanos en el manejo y uso de informacin;

Apoyar aquellos planes, programas y proyectos del sector pblico y privado, cuyo objeto sea el uso compartido de recursos de informacin internacional en materias acadmicas, cientficas y tecnolgicas;

Propiciar la suscripcin de acuerdos con todas aquellas instituciones que trabajen en el rea de la informacin para mejorar, fomentar o promocionar el manejo de sistemas de informacin especializados.

ALERTA AL CONOCIMIENTO es un consorcio de universidades chilenas que desde su formacin en 1993, satisface necesidades de informacin actualizada de acadmicos, investigadores, estudiantes universitarios y profesionales del pas. Para cumplir su misin, consolida y negocia las suscripciones a revistas internacionales, impresas y electrnicas, para obtener mejores condiciones de compra y servicio, organiza la red de bibliotecas y gestiona el uso cooperativo de sus colecciones.

Otros sistemas: Existen distribuidoras de revistas cualquiera sea su formato (por ej.: Swets Information Services en Suiza www.swets.com, Ebsco Information Service


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en Estados Unidos www.ebsco.com) donde se puede adquirir el paquete de suscripciones de la biblioteca entre otros servicios. El servicio que otorgan es gil y expedito y ahorra trabajo interno pues toda la adquisicin se centraliza en un solo proveedor. Tambin hay libreras especializadas que dan el servicio y por ltimo se pueden tomar las suscripciones directamente con el editor.

El material no libro, constituido por gran cantidad de nuevos soportes tales, como vdeos, registros sonoros, diapositivas, etc., suele estar incluido en los mismos repertorios (Ej. Catlogos de editoriales), destinados a los documentos impresos, presentndose en muchas ocasiones como documentos alternativos al papel. No obstante, el aumento constante de este tipo de documentos ha llevado a la elaboracin de repertorios especializados en materiales audiovisuales, microformas, videodiscos, CDs, as como directorios de sistemas, servicios y bases de datos. Como en toda biblioteca, los canales de adquisicin son tres: compra, canje y donacin. Compra Para incrementar la coleccin a travs de la compra, es necesario que la biblioteca cuente con presupuesto. Segn las recomendaciones de ALA, la universidad debe destinar a la biblioteca entre el 5% a 6% del presupuesto total de la universidad. Por su parte, la Internacional Federation of Library Association (IFLA) seala que los recursos financieros de la biblioteca deben ser suficientes para desarrollar colecciones y servicios apropiados, personal adecuado y satisfacer las necesidades de los usuarios. Canje Consiste en un convenio de intercambio de publicaciones u otros materiales con instituciones similares. En general, se procede en base a listas donde se ofrece el material disponible y a su vez se selecciona material de listas enviadas por la contraparte. Supone reciprocidad en tems y valores, pero en la realidad no siempre estos ltimos coinciden. Actualmente, y como consecuencia de la publicacin de revistas especializadas por parte de casi todos los Departamentos, Facultades y Universidades, el intercambio o canje de publicaciones peridicas es muy comn entre bibliotecas universitarias tanto a nivel nacional como internacional. Esta forma de adquisicin, bien gestionada da resultados muy satisfactorios pues es una forma de incrementar colecciones con un ahorro econmico considerable. Se controla llevando un registro tanto de las publicaciones que se reciben como de las que se despachan. Puede ser automatizado o manual.


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Donacin Es muy importante que la biblioteca tenga una poltica establecida que condicione y regule las donaciones conforme a las polticas de desarrollo de sus colecciones. Las bibliotecas universitarias son instituciones a las cuales a menudo les ofrecen donaciones, muchas veces bibliotecas de antiguos profesores, que no siempre cumplen con los requisitos de actualidad y otros, pasando a ser un estorbo ms que un aporte. 5.1.4 Procesos tcnicos Se llama proceso tcnico al conjunto de operaciones que se realizan sobre cada obra, documento, publicacin peridica, materiales audiovisuales, etc. que ingresa a la biblioteca, con el fin de ponerlo a disposicin de los usuarios. Consiste fundamentalmente en elaborar las herramientas que permitan su identificacin, su recuperacin y el control del mismo cuando estn en circulacin. Los temas de Registro y timbraje, Preparacin fsica, Ordenacin de la coleccin en la estantera fueron tratados en la Asignatura de Introduccin a las Ciencias de la Informacin y Catalogacin y Clasificacin en las asignaturas Descripcin 1 y Descripcin 2. 5.2 Servicios. El fin ltimo de cualquier tipo de biblioteca es el servicio que presta a sus usuarios. Este servicio puede adquirir distintas formas segn sea el tipo de biblioteca pblica, universitaria, de investigacin, etc.-, pero todas ellas, independientemente del tipo de fondo y de usuarios, deben cumplir unos mnimos requisitos que garanticen: el acceso a la biblioteca, el acceso a los fondos y los servicios mnimos de lectura en sala, prstamo a domicilio, prstamo interbibliotecario, servicios de informacin y referencia, entrenamiento de usuarios y fotocopia. El acceso a la biblioteca es el primer problema que hay que resolver. Toda persona debe tener derecho a acceder a la biblioteca que necesita. El carn o tarjeta e lector materializa la necesidad de identificar al usuario sin tener que acudir a otro tipo de documento personal que la biblioteca no tiene derecho a exigir. El carn es imprescindible en las bibliotecas sin libre acceso y en los servicios de prstamo. Supone la existencia de un registro de usuarios, numrico y/o alfabtico, en el que consten sus datos personales. Toda biblioteca debe contar con un reglamento que tiene que resolver el problema de la gratuidad de los servicios bsicos (consulta en sala, prstamo, informacin y referencia) y el del horario. Respecto a este ltimo,


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la biblioteca universitaria debe mantener un horario mnimo de servicio a sus usuarios, concordante con el horario docente durante el perodo lectivo. Esta norma incluye las jornadas vespertina y nocturna. Conforme a los Estndares,

La biblioteca debe mantener un horario de 12 horas de atencin diaria continuada de lunes a viernes.

Se recomienda ampliar el horario de atencin de pblico en funcin de las necesidades de la comunidad universitaria, tales como perodos de pruebas, exmenes y programas especiales. Se recomienda calendarizar con una frecuencia semestral, durante las vacaciones estudiantiles, una semana de trabajo a puertas cerradas. Durante ese perodo se deben realizar tareas de inventario, mantencin preventiva de equipamiento computacional, verificacin de los prstamos vigentes y capacitacin del personal entre otras. El libre acceso a los fondos (estantera abierta) es una conquista bibliotecaria de nuestro siglo. La biblioteca se convierte en escaparate de s misma, haciendo posible que el lector establezca contacto directo con los libros, ordenados sistemticamente, sin necesidad de consultar los catlogos. Este sistema resulta cmodo y estimulante: evita llenar papeletas y ayuda a descubrir los libros de inters que no se iban buscando. El libre acceso debe ser la forma normal de acceso en todas aquellas bibliotecas (o parte de las mismas) que no tienen misin conservadora. No obstante, tambin existen inconvenientes en el libre acceso: mayor deterioro de los libros, desorden en las estanteras, facilidad de hurto y dificultad para llevar una estadstica de lecturas. 5.2.1 El Servicio de Prstamo El servicio de prstamo es uno de los principales servicios que ofrece la biblioteca. El prstamo de libros puede efectuarse para que el ejemplar sea consultado en la sala de lectura (prstamo en sala) o bien para que pueda ser sacado de la biblioteca (prstamo a domicilio). 5.2.1.1 La lectura en sala La lectura en sala es el sistema normal de uso de las colecciones en las bibliotecas y en secciones especiales (manuscritos, publicaciones peridicas, audiovisuales, etc.) cuyos fondos no pueden llevarse en prstamo a domicilio.


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5.2.1.2 Prstamo a domicilio El prstamo personal es, posiblemente, el medio ms eficaz de fomento de la lectura y de ayuda a estudiantes Este servicio necesita una reglamentacin muy precisa que determine: qu clases de fondos pueden ser o no prestados, qu plazos y condiciones, qu categoras de usuarios y las responsabilidades en que incurren los lectores. Un buen sistema de prstamo debe cumplir las siguientes condiciones: - Conjugar libertad de acceso y control de la transaccin. - Armonizar datos estadsticos suficientes y confidencialidad. - Rapidez en la operacin. - Equilibrar gratuidad y garantas de conservacin. - Posibilidad de reclamacin. - Posibilidad de prrrogas y reservas. En la transaccin del prstamo es necesario recoger una serie de datos que permitan responder a tres preguntas fundamentales:

- Qu libros tiene un lector. - Qu lector tiene un libro. - Hasta cundo tiene el lector un libro.

El control ideal, por tanto, supone un triple fichero:

- Fichero de lectores (numrico o alfabtico). - Fichero de libros prestados (topogrfico). - Fichero de transacciones (cronolgico).

Para el control del prstamo existen sistemas manuales y automatizados Sistemas manuales: requieren fichas o papeletas, complementadas o no por la tarjeta del lector. En ellas se contienen los datos necesarios para el control y gestin del prstamo: identidad del libro, identidad del lector y fecha de la transaccin. Los sistemas manuales obligan a la gestin manual de los ficheros de lectores, ttulos y transacciones. Esto es posible siempre y cuando el nmero de transacciones no sea excesivamente elevado. Cuando el servicio de prstamo supera un determinado nmero de prstamos diarios, es imposible gestionarlo de forma manual y exige la puesta en funcionamiento de un sistema de prstamos automatizado.


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Sistemas automatizados: Se han impuesto rpidamente porque sus ventajas son mltiples: permiten obtener gran nmero de datos estadsticos, el control de las reclamaciones es automtico y hay gran rapidez y seguridad en las operaciones. Adems, facilitan al mximo las estadsticas y las tareas de expurgo y mantenimiento de la coleccin. Los primeros sistemas de prstamo automatizado fueron desarrollados en sistemas fuera de lnea a finales de los aos 60. Realmente, la nica finalidad era una mejor gestin, ya que con ellos era ms fiable el control que se deba llevar del servicio. Poco a poco los sistemas fueron evolucionando hasta llegar en los aos 80 al paulatino desarrollo del prstamo integrado en lnea y en tiempo real. Ello supuso un cambio radical en el servicio de prstamos, ya que mejor tanto la propia gestin interna del servicio como la informacin que recibe el usuario. La puesta en funcionamiento del prstamo automatizado supone la existencia de dos ficheros fundamentales: - Base de datos de registro de usuarios con los datos personales de cada uno de ellos, as como la categora de usuario que se les ha asignado dentro del sistema. - Base de datos de registro de ejemplares, que debe contener toda la informacin referente al ejemplar que se va a prestar, incluida la condicin de prstamo a la que est sometido. En una biblioteca universitaria, las categoras de usuario ms habituales son: alumno, diferenciado por ciclos acadmicos, profesores y personal de administracin y servicios. La condicin de prstamo que se otorga a cada ejemplar depende de las especiales caractersticas de la coleccin de la biblioteca. A travs de lectores pticos se realiza la transaccin de prstamo de forma instantnea; de esta forma se ahorra una gran cantidad de tiempo al usuario a la vez que mejora la calidad del servicio, ya que a travs de un sistema de prstamo automatizado se consigue: Conocer los ttulos disponibles y su localizacin. Saber la condicin de prstamo de cada ejemplar. Generar automticamente los avisos y las reclamaciones. Tener un perfecto control de la situacin de cada usuario: libros que

tiene prestados, sanciones. Posibilidad de reservar libros.


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Generar todo tipo de estadsticas que permitan un mejor control del servicio.

Para poner en funcionamiento el mdulo de prstamo en un sistema de gestin de bibliotecas se recomienda tener al menos un 60% del fondo que normalmente circula introducido en la base de datos. Este sistema de gestin mantiene dos ficheros bsicos sobre usuarios. El Registro de Usuarios: contiene la informacin esttica de cada lector autorizado, que es identificado por un nmero, que figura en su tarjeta en forma de cdigo de barras. Aqu estn los datos de identificacin y el cdigo de categora de usuario. El Fichero de Actividad de los Usuarios: contiene la informacin voltil (prstamos y reservas en curso, retrasos avisos enviados, multas pendientes, etc.). Hay adems otros ficheros con informacin histrica de usuarios, de ejemplares, para estadsticas, etc. El prstamo se realiza leyendo el cdigo de barras del lector y el del libro. Para devolucin es suficiente con leer el nmero de ejemplar. La biblioteca puede controlar de forma muy flexible las condiciones de prstamos para cada combinacin de material (condicin de prstamo del ejemplar, categora del usuario y biblioteca sucursal). Adems, estn definidos tres niveles de aviso para controlar los retrasos: el de informacin, que permite seguir adelante con el prstamo al usuario, el de advertencia, que deja el prstamo a discrecin del bibliotecario y de prohibicin, que impide que el sistema realice nuevos prstamos al usuario. Estos niveles son controlados automticamente por el sistema, pero tambin se permite la sancin manual. 5.2.1.3 El Prstamo Interbibliotecario Es el intercambio entre bibliotecas de parte de sus fondos, la forma ms elemental y antigua de cooperacin bibliotecaria. Permite acceder a fondos cuya consulta no es posible de otra forma, ya sea por razones de distancia o por no pertenecer al grupo de usuarios de una biblioteca determinada. No suele considerarse como prstamo interbibliotecario el prstamo entre bibliotecas pertenecientes a una misma unidad administrativa. Tal es el caso de una biblioteca central respecto a sus sucursales, en cuyo caso el prstamo se considera como una prolongacin del servicio de prstamo.


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El Prstamo Interbibliotecario puede establecerse local, regional o nacionalmente, Es un servicio que debe ser organizado con meticulosidad porque resulta caro, lento y con cierto riesgo para las colecciones. El DUP (Disponibilidad Universal de Publicaciones) es un programa elaborado por la UNESCO/FIAB (Federacin Internacional Asociaciones de Bibliotecas) cuyo objetivo es asegurar el mayor acceso a las publicaciones mismas: proporcionar la mayor disponibilidad posible del material publicado a los usuarios donde y cuando lo soliciten. Los catlogos colectivos constituyen un instrumento imprescindible del prstamo interbibliotecario, pues permiten tener los datos bibliogrficos precisos para las peticiones del prstamo. El prstamo interbibliotecario se ve favorecido por la puesta en funcionamiento de los catlogos en lnea de acceso pblico (en la actualidad la mayora de las universidades chilenas lo poseen), que indican situacin y disponibilidad de los fondos, as como por los sistemas de gestin de bibliotecas, uno de cuyos mdulos es siempre el que gestiona de forma automatizada el prstamo interbibliotecario. 5.2.2 Servicio de Informacin y Referencia: Este servicio de informacin personalizado se inicia en el momento en que el usuario hace una pregunta al bibliotecario. Entonces estamos en lo que se ha venido a llamar el proceso de referencia. Muy importantes resultan, para dar correctamente este servicio, los mtodos de control y evaluacin. Por ejemplo: el bibliotecario puede apreciar que hay muchas preguntas referentes al uso de los catlogos. En buena lgica, debe hacer folletos y carteles explicativos para facilitar su uso. Pero si no se establece un control estadstico de las preguntas sobre los catlogos, nunca se podr medir la eficacia de las medidas adoptadas. Tampoco se podr comparar con lo ocurrido en otras bibliotecas. Este importante servicio en toda biblioteca y muy especialmente en la biblioteca universitaria ser tratado en profundidad en el Mdulo Gestin de recursos de informacin 5.2.3 Entrenamiento de usuarios La biblioteca universitaria debe ofrecer un programa de formacin permanente a sus usuarios, tanto para los alumnos que se incorporan a la educacin superior como a los profesionales que forman las universidades pues para incorporarse a la sociedad del conocimiento necesitan ser


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autnomos en el proceso de recuperar, evaluar y sintetizar la informacin para apoyar su formacin profesional, en el caso de los alumnos, y apoyar la actualizacin permanente en el caso de los profesores e investigadores. . El entrenamiento de usuarios debe abarcar:

Visitas de orientacin inicial a la biblioteca para grupos de estudiantes recin ingresados, para que tengan un acercamiento a las materias, secciones y servicios, normas de consulta y prstamo de la coleccin complementada con guas de uso.

Explicaciones sobre los instrumentos bsicos, los catlogos tanto impresos como automatizados.( Opacs)

Explicaciones y demostraciones sobre bsqueda en obras de referencia, bibliografas y otras fuentes de informacin especializada.

Indicaciones sobre la manera de confeccionar bibliografas y redactar informes, trabajos de curso y tesis.

Introduccin a las publicaciones peridicas, su acceso y uso y Uso de las bases de datos en CD-ROM u otro que pueden consultarse

de modo libre en las bibliotecas. 5.2.4 Fotocopia Este es un servicio que otorgan profusamente las bibliotecas universitarias, pero que en la actualidad est en discusin por los problemas de derecho de autor. En Estados Unidos y otros pases las bibliotecas pagan un derecho de autor global para poder dar el servicio. En Chile, la ley N 20.435 sobre Propiedad Intelectual, promulgada el 2010 modific la Ley N 17.336 dndole a las bibliotecas excepciones que les permiten reproducir obras en determinados casos: obras no disponibles en el mercado; la reproduccin electrnica de obras protegidas y la traduccin con fines de investigacin. En la Ley anterior no apareca la palabra biblioteca dentro del texto. (Art. 71 letras I a N) 5.3 Cooperacin, Comunicacin y Difusin. 5.3.1 Cooperacin. El aumento constante de la informacin hace que ninguna biblioteca disponga de toda la informacin que sus usuarios demanden, por lo que una biblioteca universitaria debe fomentar actividades cooperativas para aumentar sus recursos.


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Hay que destacar la tendencia actual a la automatizacin de servicios y funciones en las bibliotecas universitarias. El tratamiento electrnico de los datos proporciona el mximo aprovechamiento de sus recursos humanos y materiales, favoreciendo especialmente la cooperacin bibliotecaria en sus diferentes vertientes: catlogos colectivos, adquisiciones, catalogacin compartida, prstamo, etc. La automatizacin ha dado lugar a la creacin de Redes (Ej. Bibliotecas de las Universidades del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas) Consorcios de Bibliotecas Universitarias que cooperan con el fin de conseguir una mayor rentabilidad de sus recursos(Ej. Alerta al Conocimiento). 5.3.2 Comunicacin y Difusin Comunicacin. El buen funcionamiento de la biblioteca universitaria requiere una buena comunicacin entre los agentes implicados en su gestin, que favorezca su integracin y evite su aislamiento. Esta comunicacin puede ser a travs de Comits de Biblioteca integrados por profesores, alumnos, bibliotecarios y responsables de la Universidad. Sin un buen funcionamiento de estos comits, que logre la integracin de los interesados con los objetivos de la poltica de la biblioteca universitaria, suelen fracasar los intentos de cambio, los proyectos de reglamentos, etc. La comunicacin interna debe ser fluida entre el personal de la biblioteca de forma que se favorezca la motivacin y el clima laboral. Por otra parte debe haber comunicacin con los usuarios, para lo que debe haber instrumentos para que especialmente los alumnos realicen sus observaciones a los servicios que presta la biblioteca tales como buzones de sugerencias, reuniones con los representantes de profesores y alumnos, etc. Un excelente medio es la capacitacin de usuarios, de la cual ya hablamos. Difusin. La razn de ser de una biblioteca es asegurar, proporcionar y facilitar el acceso al documento. El encuentro del usuario con el documento sigue siendo la cumbre del servicio bibliotecario. La biblioteca, por su propia naturaleza, es difusora. El primer peldao de la labor difusora de una biblioteca es dar noticias sobre los libros y publicaciones peridicas existentes en ella. Los catlogos son imprescindibles, pero se complementan con otros tipos de documentos. Los servicios de alerta tienen como funcin mantener a los usuarios al corriente de la informacin reciente que han recibido o localizado las unidades de informacin en los campos de inters de los usuarios. Sus herramientas son productos de periodicidad variable: semanal, quincenal, mensual y, a veces, anual. Anticipndose a las necesidades normales, llaman la atencin de los


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usuarios sobre las novedades y les permiten seguir la actualidad en su campo. Dichos servicios desempean un papel esencial en el mantenimiento de la capacidad tcnica, cientfica o de gestin de los grupos a los cuales se dirigen. Estos pueden ser: Se entiende por Boletines de Novedades la informacin peridica de los libros y nuevos materiales que ha incorporado la biblioteca. La manera de presentar esta informacin no se rige por normas concretas y cada biblioteca la lleva a cabo segn sus posibilidades e infraestructura de medios materiales y de personal. La forma ms generalizada es presentarla en listados que ordenan sistemticamente por signaturas los nuevos materiales, indicando autor, ttulo y referencia bibliogrfica; slo resultan eficaces para el usuario si no son muy extensos. Cuando la catalogacin se ha efectuado en lnea, la edicin de estos Boletines resulta rpida y sencilla ya que los sistemas de gestin de bibliotecas permiten recuperar la informacin y editarla en distintos formatos. Adems, suele aadirse un ndice alfabtico de autores. Es recomendable adjuntar a esta informacin un esquema del sistema de clasificacin utilizado para los documentos, ya que el usuario suele desconocerlo. Los Boletines de Adquisiciones deben colocarse en la cartelera de anuncios de la biblioteca y distribuirse sistemticamente o dejarlos a disposicin de los lectores sobre las mesas para que los vayan retirando de acuerdo al Inters..Si se han elaborado en lnea, es posible enviarlos por internet a los alumnos y profesores de acuerdo a la poltica de distribucin. Los Boletines de Resmenes son fascculos peridicos que contienen la reproduccin, generalmente mediante fotocopia, de los resmenes de los artculos y tablas de contenido de las publicaciones peridicas recibidas durante el perodo determinado, clasificados por orden alfabtico de ttulos. Toda biblioteca o centro de documentacin puede confeccionar fcilmente un Boletn de Resmenes a partir de su propio fondo de revistas, y difundirlo nicamente entre los usuarios del centro, o de forma generalizada (bibliotecas de la misma rea, de mbito nacional o internacional). Dichos boletines permiten a los usuarios localizar los ttulos que les interesan especficamente, de un nmero bastante grande de revistas, que seguramente no tendran tiempo de hojear o a las que no tienen acceso. El Boletn de Resmenes puede tambin venir acompaado de la solicitud de prstamo o fotocopia. Constituye un documento de difusin que se elabora rpidamente, y su consulta es cmoda. Tambin es posible suscribirse a publicaciones que prestan este servicio como el Current Contents, editada por el ISI (Institute for Scientific Information) de Filadelfia, que semanalmente reproduce los sumarios de


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revistas cientficas, de Ciencias Sociales, Arte y Humanidades, Ciencias y Ciencias de la Salud. Carteleras. Toda biblioteca universitaria debe tener en el saln de entrada o cerca de los puntos de ms movimiento, carteleras con las noticias ms importantes que la biblioteca desea comunicar tanto a alumnos como profesores. La informacin debe cambiarse semanalmente, pues si las noticias permanecen en el tiempo, este efectivo medio de comunicacin pierde inters. 6. Cooperacin y redes. La automatizacin de los catlogos y el uso de formatos estandarizados como el Formato Marc han permitido que las bibliotecas universitarias realicen proyectos cooperativos y establezcan redes con el fin de optimizar su gestin y servicios. La cooperacin principal y la ms bsica es el intercambio y el prstamo interbibliotecario, en una poca en la que no importa tanto la propiedad como la accesibilidad a los documentos. Otras formas de cooperacin son la adquisicin coordinada y cooperativa (Alerta al conocimiento) y el intercambio de registros bibliogrficos en lnea, los catlogos colectivos (Red Nacional de Informacin Bibliogrfica (RENIB), creacin de portales como Universia.cl que contiene todo tipo de informacin de inters para los universitarios y se puede tener acceso a los catlogos de todas las bibliotecas universitarias de Chile y del extranjero incorporadas al portal. RENIB

La tendencia mundial de trabajar cooperativamente constituyendo sistemas y redes de informacin, como respuesta al crecimiento de la informacin y al mejoramiento de su acceso, es tambin una problemtica que fue abordada en Chile a comienzo de la dcada de los 80 por la Biblioteca Nacional y la Biblioteca del Congreso Nacional dando origen a la Red Nacional de Informacin Bibliogrfica (RENIB) a la cual se fueron incorporando paulatinamente universidades del pas comenzando por la Biblioteca de la Pontificia Universidad Catlica de Chile.

La creacin de la RENIB permiti integrar distintos tipos de bibliotecas, centros y servicios de informacin, en torno a la formacin cooperativa de bases de datos bibliogrficos automatizados, como una manera de mejorar el acceso a la informacin bibliogrfica en Chile, de transferir experiencias en automatizacin y de racionalizar recursos. En la actualidad slo est vigente en lo relacionado a la normalizacin los registros de autoridades de autores y materias como una forma de normalizar las entradas para facilitar el intercambio de informacin.


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7. Personal

Toda la Universidad debe garantizar que sus servicios bibliotecarios cuenten con personal suficiente para atender las demandas de sus usuarios. El personal de la biblioteca acta de intermediario entre el usuario y los recursos de informacin tanto internos como externos a la institucin. Para conseguir la satisfaccin e los servicios que presta la biblioteca universitaria es necesaria una adecuada gestin de personal, en la que se tengan en cuenta los procesos de seleccin, funciones, derechos y deberes, responsabilidad, evaluacin del rendimiento, formacin de personal, etc. La poltica o gestin de personal de la biblioteca debe enmarcarse en la de la Universidad. Respecto a la cantidad de personal de la biblioteca universitaria, viene determinada por muchos factores, entre los que se incluyen: nmero de unidades de la biblioteca fsicamente separadas, nmero de horas de servicio que se proporcionan, nmero y caractersticas de los ttulos que se procesan anualmente, naturaleza y cantidad del proceso, tamao de las colecciones y el grado de vinculacin de las mismas. Los niveles profesionales son: Personal directivo: se encargar de la planificacin y gestin de recursos, direccin de personal y puesta en marcha de nuevos servicios. Personal profesional: se encargar del proceso tcnico, la informacin bibliogrfica y referencia y del servicio de informacin cientfica Personal tcnico: se encargar de la atencin a las salas y de la realizacin de tareas de apoyo tanto a los servicios tcnicos como a los servicios de atencin al pblico. Alumnos ayudantes: stos deben ser asignados a actividades de responsabilidad limitada, no comprometiendo el patrimonio de la institucin y de acuerdo a las normas de cada universidad. Personal auxiliar: se encargar del aseo y cuidado de las salas y depsitos. La gestin de personal debe establecer planes de capacitacin y educacin continua para el personal profesional y tcnico, con fines de actualizacin y perfeccionamiento y procesos de evaluacin, todo ello


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tendiente a favorecer el desarrollo y eficacia del servicio y por tanto a conseguir la satisfaccin de los usuarios. Segn los Estndares para bibliotecas universitarias chilenas se estima que el personal que labora en una biblioteca universitaria, con rgimen de estantera abierta o cerrada, debe incluir:

1 bibliotecario por cada 500 alumnos 1 asistente de biblioteca por cada 500 alumnos 1 biblioteclogo por cada biblioteca especializada

En todo caso, la planta funcionaria debe ser determinada a partir del plan estratgico de la biblioteca, la distribucin fsica de las instalaciones y el horario de atencin. Siempre en horario de atencin de usuarios deber haber un bibliotecario. Muy recomendable es la formacin de equipos profesionales multidisciplinarios que complementen y especialicen el quehacer de la biblioteca universitaria. Conclusin. La biblioteca universitaria es el corazn de la Universidad pues respalda y apoya todas las actividades que se desarrollan en ella. Su vigencia y actualidad son fundamentales y exigen del personal, que en ella labora, estar alerta para mantener la coleccin e informacin actualizada y para adoptar nuevas tecnologas con el fin de optimizar sus servicios.

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