Udbudsbetingelser

Rammeaftale

Bistand til planlægning af jordfordeling

EU-udbud

2

Indhold

1. Introduktion ....................................................................................................................................................... 3

2. Den ordregivende myndighed ........................................................................................................................... 3

3. Udbudsmaterialet ............................................................................................................................................... 4

4. Beskrivelse af den udbudte ydelse ..................................................................................................................... 4

5. Den udbudte aftales omfang .............................................................................................................................. 5

6. De retlige rammer .............................................................................................................................................. 5

Udbudsprocedure ................................................................................................................................................... 5

Indgåelse af parallelle rammeaftaler ...................................................................................................................... 5

Efterfølgende miniudbud for konkrete opgaver .................................................................................................... 5

7. Udarbejdelse af tilbud ........................................................................................................................................ 6

Udbudsmaterialet ................................................................................................................................................... 6

Vejledning til udarbejdelse af tilbud ..................................................................................................................... 6

Alternative tilbud ................................................................................................................................................... 6

Forhandling............................................................................................................................................................ 6

Fortrolighed ........................................................................................................................................................... 6

Aflysning ............................................................................................................................................................... 7

8. Formkrav til tilbuddet ........................................................................................................................................ 7

Frist for afgivelse af tilbuddet ........................................................................................................................... 7

Adresse, antal eksemplarer mv. ......................................................................................................................... 8

Sprog.................................................................................................................................................................. 9

Vedståelsesfrist .................................................................................................................................................. 9

Skriftlige spørgsmål ........................................................................................................................................... 9

9. Ordregivers vurdering af tilbud ......................................................................................................................... 9

Åbning af tilbud ..................................................................................................................................................... 9

Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål ......................................................................... 9

Vurdering af forbehold ........................................................................................................................................ 10

Kriterier for vurdering af tilbud ........................................................................................................................... 10

Evalueringsmetode .............................................................................................................................................. 10

Tildeling af kontrakt ................................................................................................................................................ 11

Oversigt over tidsfrister i udbuddet ......................................................................................................................... 12

3

1. Introduktion

Disse udbudsbetingelser gælder for NaturErhvervstyrelsens udbud af en rammeaftale til køb af bistand i

forbindelse med jordfordeling.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle tilbudsgivere har mulighed for

at afgive tilbud.

Ordregiver har vurderet, at det ikke er muligt at opdele kontrakten i delkontrakter for dermed at tage

hensyn til små og mellemstore virksomheder. Dette er begrundet i, at den samlede kontraktsum er på et

niveau hvor virksomheder der kan klare aftalens delelementer også vurderes at kunne klare den samlede

kontraktsum, tidsperioden taget i betragtning.

2. Den ordregivende myndighed

NaturErhvervstyrelsen

Nyropsgade 30

1780 København V

ved:

Jordfordeling og Landbrugslov

Pionér Allé 9

6270 Tønder

Danmark

NaturErhvervstyrelsen er en styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet. Styrelsen har ansvaret for

ministeriets erhvervs- og miljøpolitik. NaturErhvervstyrelsen understøtter udviklingen af en

fremtidsorienteret fødevaresektor i balance med natur og miljø gennem tilskud, regulering og kontrol.

NaturErhvervstyrelsen har afdelinger, inspektorater og skibe over hele landet. NaturErhvervstyrelsen er

ofte i kontakt med landmænd, fiskere og en bred kreds af virksomheder, organisationer, forskere og

myndigheder inden for fødevareområdet.

Opgaverne vil som udgangspunkt udføres for, Jordfordeling og Landbrugslov som er en enhed i

NaturErhvervstyrelsen med kontoradresse i Tønder. Enheden udfører bl.a. jordfordelingsopgaver i

forbindelse med kommunale og statslige vådområdeprojekter.

I det følgende kaldet Ordregiver.

4

Kontaktperson

Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes

til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er:

Louise Aulin Pallis

KIU@naturerhverv.dk

Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail.

Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson.

3. Udbudsmaterialet

Nærværende udbudsbetingelser

Rammeaftale

Kravspecifikation

ESPD

Leveringsaftale

Udbudsbekendtgørelsen

Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på

NaturErhvervstyrelsens hjemmeside.

http://naturerhverv.dk/om-os/udbud/

Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale.

4. Beskrivelse af den udbudte ydelse

Aftalen omfatter teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med planlægning af jordfordelinger.

Jordfordelingen gennemføres af NaturErhvervstyrelsen.

Tilbudsgiver skal levere kompetent bistand, der på NaturErhvervstyrelsens vegne kan planlægge

jordfordelingen, jf. Kravspecifikationen.

Tilbudsgiver skal byde ind med landinspektører og øvrige relevante konsulenter.

5

5. Den udbudte aftales omfang

Der forventes, at der vil blive indgået leveringsaftaler for et beløb på 4 mio. kr. ekskl. moms over 4 år.

6. De retlige rammer

Udbudsprocedure

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med Udbudsloven1.

Indgåelse af parallelle rammeaftaler

Ordregiver ønsker at indgå parallelle rammeaftaler med op til tre leverandører.

Efterfølgende miniudbud for konkrete opgaver

Ved de efterfølgende miniudbud vil de op til tre leverandører konkurrere ud fra følgende:

Et tilbudt maksimum antal timer, til den konkrete opgave med et fast antal lodsejere ud fra

ordregivers oplysninger.

Et tilbudt maksimum antal timer, for 20 % ekstra lodsejere.

Det tilbudte maksimale antal timer for ovenstående to punkter lægges sammen og ganges med

den timepris, leverandøren har tilbudt ved EU-udbuddet.

Den konkrete opgave, og Leveringsaftale, vil blive tildelt den leverandør, som har afgivet tilbuddet der

er økonomisk mest fordelagtigt i forhold til det tilbudte samlede antal timer og tilbudt timepris.

Ordregiver vil før et miniudbud gennemføres oplyse antallet af lodsejere i den konkrete opgave. For

lodsejere med flere ejendomme beregnes et tillæg på 0,25 for hver ejendom ud over en, således at en

lodsejer med 2 ejendomme tæller 1,25 og 3 ejendomme tæller 1,5

Der indgås kontrakt om den konkrete opgave med det dertil hørende faste timetal, således at kontrakter

om den enkelte jordfordeling bliver indgået til en fast pris, der dog kan reguleres i forhold til

nedenstående.

Det tilbudte timetal for ekstra lodsejere vil blive anvendt til regulering af kontraktsummen, såfremt der

er flere elle færre lodsejere end forudsat.

1 Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15.12.2015

6

7. Udarbejdelse af tilbud

Udbudsmaterialet

Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmaterialet til

nærværende udbud, som består af følgende dokumenter:

Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af

tilbuddene, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten.

Kravspecifikationer der beskriver de specifikke krav til ydelserne.

Rammeaftale og leveringsaftale, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer

forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid.

Udbudsbekendtgørelse

ESPD

Vejledning til udarbejdelse af tilbud

Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig

grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er

tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte

retningslinjer.

Alternative tilbud

Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud.

Forhandling

Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle

med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige

rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage

omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående

drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante

forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

Fortrolighed

Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers

udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos

myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om

aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i

udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne

imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har

7

afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret,

hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes

undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset

tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det

omfang, som følger af lovgivningen.

Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte

komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal

behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den

viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette

enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf.

Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre oplysninger om tildeling af kontrakt på TED. Ordregiver

forbeholder sig derfor ret til at offentliggøre navn på vindende tilbudsgiver samt kontraktsum inkl. alle

optioner.

Aflysning

Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver.

8. Formkrav til tilbuddet

Frist for afgivelse af tilbuddet

Fristen for afgivelse af tilbud er

onsdag den 31. august 2016, kl. 12.00

Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette

tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning.

Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen.

8

Formkrav og sprog

Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse, mærket "Rammeaftale – bistand til

planlægning af jordfordeling - tilbud. Må ikke åbnes af postfunktionen". I kuverten skal tilbuddet

endvidere vedlægges i elektronisk form på USB-stik.

Det originale papireksemplar skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget.

Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud.

Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende:

Følgebrev med angivelse af tilbudsgivers kontaktoplysninger m.m.

Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse inkl. dokumentation

Udfyldt ESPD

Følgebrev med angivelse af personlige kontaktoplysninger

Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer,

kontaktperson og kontaktoplysninger. Følgebrevet skal være underskrevet af en for virksomheden

tegningsberettiget person.

Leverandørens løsningsbeskrivelse

Tilbudsgiver skal udfylde bilaget ”Kravspecifikation”.

Som dokumentation for opfyldelse af de angivne krav og mindstekrav, kan der vedlægges relevante

dokumenter.

Adresse mv.

Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse:

NaturErhvervstyrelsen

att. Louise Aulin Pallis

Nyropsgade 30

1780 København V

Tilbud må ikke indsendes pr. mail.

9

Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet

afleveres på den korrekte adresse inden for den nævnte frist.

Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb.

Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det

udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse

med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig

af muligheden for at stille spørgsmål.

Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. e-mail til følgende e-mail adresser:

KIU@naturerhverv.dk, hafi@naturerhverv.dk og LG@naturerhverv.dk

I emnefeltet skal angives: ”Bistand til planlægning af jordfordeling”

Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort

på ordregivers hjemmeside.

Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest mandag den 22. august 2016, kl. 12:00. Hvis

ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål, såfremt det

er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

9. Ordregivers vurdering af tilbud

Åbning af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål

Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de

formelle krav i udbudsmaterialet.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 159, stk. 5 i udbudsloven,

hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at

indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til ovennævnte bestemmelse. Ordregiver

er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.

Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for

rammerne af de gældende udbudsregler.

10

Vurdering af forbehold

Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav,

vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for

grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, som medfører, at et tilbud skal afvises

som ikke-konditionsmæssigt.

Kriterier for vurdering af tilbud

Kontrakten vil blive tildelt ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vurderet på grundlag af: ”Bedste

forhold mellem pris og kvalitet”.

Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund, hvor tallene i parentes angiver

de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen:

1) Pris 40 %

2) De tilbudte landinspektører og øvrige konsulenters uddannelse samt erfaring og

kompetencer (60 %)

Evalueringsmetode

Ved evalueringen af tilbuddene lægges der vægt på de kriterier, der er opstillet under punkt 10. og 11. i

Kravspecifikationen

Evaluering af de modtagne tilbud foretages ved anvendelse af denne skala:

Bedømmelse Point

Særdeles tilfredsstillende 5

Meget tilfredsstillende 4

Tilfredsstillende 3

Mindre tilfredsstillende 2

Ikke tilfredsstillende 1

11

Tildeling af kontrakt

Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af

de anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.

Før tildeling af kontrakten til den vindende tilbudsgiver vil Ordregiver indhente dokumentation fra

denne for de afgivne oplysninger i ESPD’en: Det fælles europæiske udbudsdokument.

Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af

de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde

for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud samt hvornår

standstill-perioden udløber.

Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse

udbudsforretningen.

Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil

ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 3.3.4.

Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået.

Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives

efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen

efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej,

og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning,

hvis underretning er sket pr. brev.

Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakt er underskrevet.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver

uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden

tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver.

Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til

offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet.

12

Oversigt over tidsfrister i udbuddet

Dato, klokkeslæt Aktivitet

Mandag d. 22. august, kl. 12:00

Frist for at stille spørgsmål til

udbudsmaterialet

Torsdag d. 25. august, kl. 12:00 Frist for at besvare spørgsmål til

udbudsmaterialet

Onsdag d. 31. august, kl. 12:00 Frist for afgivelse af tilbud

Onsdag d. 21. september Forventet tildeling af kontrakten

Mandag d. 3. oktober Forventet indgåelse af kontrakten