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Ingeniería Ingeniería Ingeniería Ingeniería de Software de Software de Software de Software IIII

Ing. Rossana Sosa ZittoIng. Rossana Sosa ZittoIng. Rossana Sosa ZittoIng. Rossana Sosa Zitto

¿Qué son las técnicas de relevamiento?.

Son técnicas que se utilizan para recopilarinformación acerca del comportamiento delsistema existente o para reunir información delos requerimientos del nuevo sistema a partirde las personas relacionadas con el mismo, obien para verificar lo que se ha relevado.

El Relevamiento es una de las tareas más importantes para la etapa de análisis de sistemas de información pues de ello depende el producto que

se desea desarrollar.

¿Por qué se utilizan ?� Los analistas de sistemas no conocen los detalles

de trabajo de la organización, en particular si sonexternos a la misma y por otro lado losusuarios/clientes no saben que información esnecesaria o relevante para los analistas.

� Las Técnicas de Relevamiento son un medio para mejorar lacomunicación y facilitar la colaboración entre usuarios/clientes ylos analistas de sistemas, ya que existen diversas barreras queimpiden lograr una comunicación eficaz entre ambos:

�diferentes vocabularios�choque de personalidades y caracteres

� Entrevista

� Observación

� Cuestionario

� Revisión de Registros

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Definición

� Es una conversación dirigida entre dos omás personas, con un propósito específico.

� Utiliza un formato de preguntas yrespuestas.

� Consiste en recabar hechos en formaverbal a través de preguntas que propone elanalista, se desea obtener la opinión delentrevistado y sus sentimientos acerca deuna situación determinada.

� Es una forma de conversación, no un interrogatorio.

Los dos tipos básicos de preguntas son:

ABIERTAS

�Se obtienen respuestas subjetivas, apuntana obtener información cualitativa.

Ejemplo: ¿Qué opina acerca de la compra delequipamiento nuevo para la gerencia?

CERRADAS

�Se obtienen respuestas cuantitativas yconcretas.

Ejemplo: ¿Cuántos subordinados tiene?

Ventajas

� Despierta interés en el entrevistado

� Permite que el entrevistador conozca el vocabulariodel entrevistado

� Permite mayor espontaneidad

Desventajas

� Se puede perder el control de la entrevista

� Se puede perder tiempo

� Pueden poner en descubierto la inexperiencia delentrevistador

Ventajas

� Se ahorra tiempo

� Se mantiene el control sobre la entrevista

�Se obtienen datos relevantes

�Se facilita la comparación de entrevistas

Desventajas

� No se obtiene detalles

� Puede ser aburrido para el entrevistado

�No se establece una relación armoniosa entreentrevistado y entrevistador

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� Pirámide

� Embudo

� Rombo

� Estructurada

� No Estructurada

- Estructurada: es aquella en la que las preguntas estáncompletamente planeadas y no se permiten desviaciones del plan.

� Las preguntas cerradas son la médula de estas entrevistas.

� No están indicadas para el flujo libre de ideas y se parecen más aun cuestionario hablado.

Cuando de aplican:� Entrevista de trabajo - cuando, legalmente o por costumbre, a

cada entrevistado se le hacen preguntas idénticas.

� Entrevistas en la calle o por teléfono al público en general.

� No Estructurada: utilizan un formato que puede variar del planoriginal, pero igualmente se planifican.

� Se formulan ciertas preguntas guías y se espera ir preguntandosegún la conversación va fluyendo.

� El analista puede sentirse libre de preguntar y decirle alentrevistado que se extienda y explique.

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Lectura de Material

Establecer Objetivos

Decidir a quien entrevistar

Preparar al entrevistado

Decidir estructura y tipo de preguntas

Se debe leer información acerca de la organización ydel entrevistado. La información se puede obtenersolicitándola o a través de internet.

En base a la información obtenida y la experiencia delentrevistador se establece el objetivo de la entrevista,que información se desea obtener.

En base a los objetivos planteados. Planificar quépreguntas hacer y a quien.

Coordinar horario y lugar de la entrevista.

Una vez definidos los objetivos seplanifica qué tipo de preguntas serealizarán y que estructura se utilizará.

OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA

Nivel decisorio

� cuadro global de la organización

� objetivos y políticas

� opinión acerca del problema

� estructura de la organización

� funciones a cargo

� proyección de la organización

� funciones de las respectivas áreas

� personal a su cargo

� relación con otras áreas

Nivel ejecutivo

� funciones de las respectivas áreas

� personal a su cargo

� principales flujos de materiales e información

� relaciones con otras áreas

� principales problemas de su área

Nivel operativo � características de la tarea que realiza

Depende del tipode información quese desea obtener:

� Es el medio más directo para obtener información de las actitudes y/opercepciones de los individuos.

� Generalmente la gente tiende a ser más sincera cuando habla que cuandoescribe.

� El entrevistador puede hacer preguntas abiertas y dejar que el entrevistadoresponda en su propio estilo, e incluso darle otra orientación si descubre unárea fértil de investigación, que no fue considerada al elaborar la entrevista.

� Puede establecer una mejor relación con el usuario y disminuir suresistencia al cambio.

�Ayuda a encontrar hechos, problemas, opiniones, políticas, es la técnica derelevamiento más rica cualitativamente, ya que nos permite apreciar aspectosque nos pasarían desapercibidos aplicando otras técnicas.

� El tiempo y el dinero que se invierten.

� No se puede utilizar para obtenerinformación en grandes cantidades.

� El análisis y la interpretación de losresultados pueden ser largos.

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La actitud que sobre la entrevista tome el entrevistador ser ádeterminante en el éxito o fracaso de la misma.

� Debe ser mentalmente ágil, no tener prejuicios marcados frente aninguna categoría de personas y ser capaz de dejar hablar libremente alos demás, eliminando por completo todo intento de convencerlos,apresurarlos, o agredirlos con sus opiniones.

� La entrevista debe realizarse a las horas más apropiadas para laspersonas que responden, teniendo en cuenta que su posible duración noafecte la confiabilidad de los datos.

� Debe evitar el uso excesivo de vocabulario técnico.

� Una entrevista no es un juicio. Debe realizar la preguntas de sondeopero no interrogar.

� El entrevistado es el experto, los analistas son los que buscanrespuestas.

� Esta técnica busca obtener una percepción delo que realmente se hace y no solo de lo que estádocumentado o explicado.

� Es particularmente apropiada para aplicacionesdonde fluyen documentos.

� Es un método que se utiliza para verificar lo quese relevó a través de otros métodos por ejemploentrevistas.

� Permite al analista determinar que se estáhaciendo, como se está haciendo, quien lo hace,cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma,dónde se hace y por qué se hace.

� Con el fin de estudiar a las personas en susactividades de grupo y como miembros de laorganización, se lo puede hacer en forma directaes decir cuando se observa siendo detectado, o enforma indirecta es decir observar sin serdetectado.

�Una forma de observación es la observaciónparticipativa con la cual el analistatemporalmente realiza las actividades del grupo.Puede ser útil al estudiar las actividades de unaorganización complicada. Con esta técnica, elanalista puede “aprender haciendo”. Se puedeaprender mucho en corto tiempo, a pesar de podersentirse un intruso.

� Otra forma es la observación no participativa.

¿Qué debemos tener en cuenta?

� Determinar y definir aquello que va aobservarse.

� Estimar el tiempo necesario de observación.

� Obtener la autorización de la gerencia parallevar a cabo la observación.

� Explicar a las personas que van a serobservadas lo que se va a hacer y las razonespara ello.

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�Se obtiene información de primera mano.

�Es útil para verificar la información relevada conotras técnicas.

Consideraciones a tener en cuenta�El analista no interrumpe a los trabajadores o losdistrae de sus tareas.

� Se puede presentar resistencia de las personasa ser observadas.

� Cuando las personas están siendo observadasdirectamente, tienden a mejorar las funciones querealizan y el rendimiento de las mismas. Puede sernecesario que haga varias visitas paraacostumbrarlos a su presencia y hacer que

retornen a sus hábitos normales.

Consiste en una serie de preguntas escritasa las que hay que contestar también porescrito (ya sea en papel o utilizando algúnsoftware). El consultado lo completa por simismo.

Se deberá seleccionar con cuidado laspersonas que deberán contestar elcuestionario. Se debe asegurar que quien loreciba, tendrá la información necesaria paracontestar las preguntas.

Muchas veces se utiliza esta técnica paracuantificar lo que se ha encontrado en lasentrevistas

�Cuando las personas a relevar están dispersas físicamente.

�Cuando existe gran cantidad de personas a relevar.

�Cuando se desea obtener información cuantitativa.

Un cuestionario debe ser: � Breve� Atractivo� Claro� Probado

¿Por qué breve ? Si se elaboran preguntas abiertas que requieren respuestas largas, la tasa deretorno será muy bajaTales preguntas deben dejarse para las entrevistas.

¿Qué significa atractivo ?El atractivo involucra 3 factores:Apariencia general . Posea tipo de letra suficientemente grande, noamontonados y con espacios en blanco.Formato adecuado .Evitar preguntas “pesadas”. Evitar preguntas que hagan que el quecontesta se sienta molesto o que sugieran la respuesta “correcta”.

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¿Cómo puede ser claro ?Significa distribuir las preguntas a la audiencia correspondiente y eliminarambigüedad. Si su conocimiento de los que responden es superficial o si sedeja dominar por sus prejuicios, las preguntas pueden ser tan desubicadasque los receptores no las consideren apropiadas.

¿Porqué probado ?Después que tiene determinados los objetivos y escritas las preguntas, debeanalizar el cuestionario con un colega y luego con un pequeño subconjunto dequienes responden.

Se deben analizar las respuestas del grupo de prueba, para asegurar que elanálisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datosrecopilados.

� Cuestionario abiertoPermite expresar las ideas de forma más espontánea, lo cual lo hacemas subjetivo.

� Cuestionario cerradoSolo permite respuestas de un menú de opciones, lo cual lo hace masobjetivo.

� Permite obtener un alto volumen de informacióna un costo relativamente bajo y en menos tiempo.

� Permite fácilmente obtener, cuantificar, analizar einterpretar los datos.

� Elimina cualquier influencia sobre quiencontesta.

� La información puede ser sincera ya que puedeser anónima.

� Único medio factible para relevar un grannúmero de personas o cuando existe grandesdistancias entre la fuente y el encuestador.

� Tiene limitaciones sobre el tipo de preguntas que se puedenrealizar.

� Suelen ocurrir problemas de interpretación, tanto en las preguntascomo en las respuestas. No permite aclarar dudas.

� Si no tiene control sobre el grupo que responde, puede tener unatasa de retorno muy baja y una muestra pequeña seráestadísticamente insignificante.

� Si el formulario es enviado, éste puede no ser devuelto.

� Los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta ono darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas.Resulta difícil obtener cuestionarios completamente contestados.

� Es poco flexible, la información no puede variar ni profundizarse.

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En casi todas las organizaciones existen y describen el funcionamiento delnegocio, planes estratégicos, manuales de procedimientos, entre otros.La reunión de materiales escritos no es una actividad rutinaria, debido a quecada sistema es diferente.

Puede ocurrir que se encuentre:

� poca documentación

� mucho material escrito pero incompleto,desactualizado e ignorado por las personas quedeberían usarlo

� manuales de procedimientos reemplazados pormemos, órdenes verbales, o emails.

Los materiales escritos dan lineamientos sobrecómo deben ser operados los sistemas, peropueden diferir mucho sobre cómo se opera elsistema en la realidad.

Se debe tener en cuenta la siguiente lista demateriales escritos, que de estar disponibles, sedeben revisar:

� Manuales de procedimientos

�Documentación

� Organigrama

� Manuales de usuarios

� Descripción de trabajos

� Formularios

� Circuitos Administrativos

� Los analistas utilizan distintas técnicas para poder recopilar información yasi determinar los requerimientos del sistema.

� No hay única técnica, la aplicación de una o de otra depende del objetivoa alcanzar o del tipo de información a obtener.

� Normalmente dichas técnicas en la práctica se utilizan en conjunto, ya quese complementan entre si.