Substitutie Gem Deventer
-
Upload
henk-sligman -
Category
Documents
-
view
1.029 -
download
3
Transcript of Substitutie Gem Deventer
Henk SligmanGemeente Deventer
Welkom bij de gemeente Deventer
Henk SligmanGemeente Deventer
H. Sligmanteammanager DM
• Gemeente Deventer• Team DM 20 fte• 100.000 inwoners• 900 medewerkers
Henk SligmanGemeente Deventer
Naar het nieuwe werken
• Nieuwbouw stadskantoor 20-12-2012 ?• Activiteit gerelateerd werken• Papierarm kantoor; informatie altijd en overal
beschikbaar en toegankelijk
Henk SligmanGemeente Deventer
Substitutie
Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot
vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden
over te kunnen gaan"
Henk SligmanGemeente Deventer
“Digitale” Substitutie
• Digitale reproductie van analoge archiefbescheiden met het doel de digitale equivalent als enkelvoudig origineel aan te wijzen en de dan analoge kopie eventueel te vernietigen.
• Suggestie ter overweging ????
Henk SligmanGemeente Deventer
Substitutie deventer
• Substitutie voor inkomende en uitgaande post.
• Per iteratie (product) is er ambtelijk overleg met de Archivaris en Provincie.
• Dus (nog) niet voor oudere bestanden
Henk SligmanGemeente Deventer
Digitaal handboek
• Handboek Digitalisering Postproces Gemeente Deventer– Bijlage 1 Kwaliteitsprocedure Scannen– Bijlage 2 Postbehandeling– Bijlage 3 Proces scannen naar Meridio– Bijlage 4 Structuur en overzicht metadata Meridio– Bijlage 5 Procedure wijzigingen digitaal handboek– Bijlage 6 Handleiding registratie Meridio
ingekomen documenten – Bijlage 7 Systeembeheer Meridio– Bijlage 8 Procedure aanvraag machtiging
Henk SligmanGemeente Deventer
Multichanneling/capture
post (postbus/brievenbus) “balie” (okselpost e-mail (outlook) landelijke voorziening LVO’s web formulieren front office (klantregiseur/adv. telefoon
Henk SligmanGemeente Deventer
DM
Vergunningenplatform
Adm. Vergun
.
Vergunning
verlener
OutputSenior
Team-manager DM
Front-office
2e lijn
Post/LVO
Verzen-den
Implementatie aangepast administratief proces en dienstverleningsconcept Vergunningen
Per 2 maart 2009
tafel
Henk SligmanGemeente Deventer
Henk SligmanGemeente Deventer
Postontvangst
Henk SligmanGemeente Deventer
Milieumelding
Henk SligmanGemeente Deventer
Kwaliteit van Digitaal archief
• Authenticiteit gewaarborgd door o.a. substitutie
• Betrouwbaar en volledigheid• Integer, geautoriseerd en beveiligd • Bruikbaar, vindbaar,
raadpleegbaar, begrijpelijk in de context
Henk SligmanGemeente Deventer
Principieel uitgangspunt
• Een ontvangen document is een record.
• Digitaal blijft digitaal
• Papier wordt digitaal
• Record Management
• Document Management
• Proces Management
Henk SligmanGemeente Deventer
Digitaal dossier
Henk SligmanGemeente Deventer
dossier
• Naar dossier sloopvergunning
Henk SligmanGemeente Deventer
Voorbeelden
• Tekening verval papier
• Wat is “origineel” oud wit of huidig geel of zwart.
Henk SligmanGemeente Deventer
depot
A-depotE-depot
OfI-depot
Henk SligmanGemeente Deventer
Archief Bouwvergunningen
240 m1 bouwvergunningen
Dynamische periode = 90m2 x € 200 = € 18000
Beheer 1,5 fte = € 60.000
Statisch archief = 240 m1 X € 30 = € 7200
(excl. Beheer)
Investeringsmogelijkheid?
Henk SligmanGemeente Deventer
Aandachtspunten
• Goed meedenkende Prov. Insp.
• Meewerkende en denkende ICT
• Samenwerken met proceseigenaar.
• Zeer snel veranderende omgeving
• Archief aan de voorkant (frontoffice)
• Beperkte kennis in organisatie.
Henk SligmanGemeente Deventer
Wat direct perfect moet zijn
heeft
geen kans om te groeien
Henk SligmanGemeente Deventer
Weg met….
Henk SligmanGemeente Deventer
Stelling 1
• Alle gemeenten moet voor 31-12-09 een substitutie plan ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de prov insp. (van digitaal naar papier of van papier naar digitaal)
Henk SligmanGemeente Deventer
Stelling 2
Alle vigerende vergunningen
moeten
in 2015 “origineel digitaal” zijn
Henk SligmanGemeente Deventer
Stelling 3
• Archiefbesluit art. 13
• Inrichting archiefruimte
en/of
• Inrichting server-ruimte en servers
Henk SligmanGemeente Deventer
Details voor duurzaamheid en archiefruimten
Bij de beplanting van het omliggende
terrein zijn geen klimplanten
geplaatst tegen de buitengevels; stuifmeelrijke
planten zijn vermeden.
In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en
balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en
rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.
Henk SligmanGemeente Deventer
Stelling 4
Overbrengingstermijn staat ter discussie
en de “beschrijvende inventaris” moet
herijkt worden
Henk SligmanGemeente Deventer
Stelling 5
DIV-ers
lopen 100 jaar voor op
ICT-ers.
Henk SligmanGemeente Deventer
vragen/discussie
Henk Sligman, Gemeente Deventer