Prof. Andrea Borghesan

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borg@unive.it

Ricevimento:

Alla fine di ogni lezione

Modalità esame: scritto

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SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI

Sistema informativo. Prima definizione

Un sistema informativo è un insieme di elementi che raccolgono,elaborano, memorizzano e distribuiscono informazioni persupportare le attività decisionali e di controllo di un‟azienda.

Oltre al supporto delle attività decisionali, al coordinamento e alcontrollo, i sistemi informativi possono aiutare i manager e idipendenti ad analizzare i problemi, a visualizzare argomenticomplessi e a creare nuovi prodotti.

I sistemi informativi contengono informazioni relative a persone,luoghi e oggetti dell‟azienda o dell‟ambiente che la circonda. Leinformazioni sono i dati trasformati in forma significativa e utile.I dati sono semplici fatti che rappresentano eventi che si verificanoall‟interno o esterno dell‟azienda ma che non sono organizzati inuna forma comprensibile e utile.

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Sistema informativo. Luoghi comuni

IL sistema informativo non è affatto un ambito di competenza del

solo responsabile delle tecnologie informatiche: qualunque ruolo

dovrebbe contribuire al miglioramento della gestione

dell‟informazione.

Nonostante ciò:

Spesso il concetto di sistema informativo è associato

esclusivamente agli strumenti hardware e software (il sistema

informatico)

In molte aziende il responsabile del sistema informativo è colui

che dirige il centro elaborazione dati

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Sistema informativo. Aspetti generali

Manager e aziende investono in sistemi informativi perché questi

rappresentano un valore economico reale per l‟azienda.

La decisione di implementare e mantenere un sistema informativo

presuppone che i ritorni su questo investimento (aumento della

produttività, aumento dei profitti…) saranno superiori ad altri

investimenti in immobili, macchinari e altri beni.

Esempio: avete mai comperato un libro su Amazon? Dopo aver

comperato il libro vi viene sempre suggerito che altri utenti hanno

trovato utile associare un secondo libro. Ciò è possibile grazie ad

un sistema informativo!

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Sistema informativo.

Sviluppo/implementazione

Per sviluppare il proprio sistema informativo (o crearlo ex-novo)un‟organizzazione deve:

Capire: interpretare il contesto organizzativo o piùprecisamente i suoi requisiti informativi e informatici. A talescopo è essenziale la conoscenza di alcuni modelli diriferimento

Descrivere: esplicitare il ruolo dell‟informazionenell‟organizzazione e a supporto della relativa strategia

Realizzare: scegliere l‟apporto delle ICT più adatto alleesigenze specifiche dell‟organizzazione e realizzare il relativosistema informatico

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Sistema informativo. Cifre alla mano

Società dell’informazione, net-economy, eBusiness sono

alcune delle espressioni che ormai fanno parte del linguaggio

comune.

In Gran Bretagna il responsabile IT del servizio sanitario

nazionale percepisce uno stipendio di 250.000 sterline all‟anno

e deve gestire un budget di 12 miliardi di sterline per i prossimi

5 anni (The Economist, 2004).

Il business sta nel curare i malati o gestire le informazioni relative

ai malati?

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Informazioni

Vengono utilizzate per decidere come allocare risorse per il

raggiungimento di obiettivi aziendali

E‟ necessario definire i processi per la raccolta delle

informazioni per pianificare, organizzare, controllare le

attività aziendali

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Caratteristiche dell’informazione

Principale risorsa utilizzata nel coordinamento e nel

controllo

Viene prodotta da qualunque attività

E‟ una risorsa immateriale

Non viene distrutta dall‟uso

Produce nuova informazione

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Sistema

Un sistema è una collezione di entità correlate tra loro e con illoro ambiente in modo da formare un tutt‟uno.

un sistema viene realizzato da un certo numero dicomponenti collegate tra loro per un qualche scopo (ma unsistema è qualcosa di più della semplice somma delle sueparti!)

le componenti del sistema sono differenziate dall‟ambienteda loro scopo comune

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Alcune proprietà di un sistema

Confini

Il sistema ha un confine – le entità che ne fanno parte sono all‟interno del confine e le entità che non ne fanno parte sono al di fuori dell‟ambiente

Input

Il sistema ha input – gli input arrivano dall‟ambiente e attraversano un interfaccia per entrare nel sistema

Output

Il sistema ha output – gli output vengono dal sistema e attraversano una interfaccia per entrare nell‟ambiente

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OutputTrasformazioneInput

Rappresentazione semplificata del

concetto di sistema

Retroazione

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Retroazione: influenza che i prodotti dell‟attività hanno sull‟attività

stessa in un momento successivo

Rappresentazione sistemica dell’attività di

gestione dell’informazione

Retroazione

Generatori

di eventi

Eventi Trasformazione Informazioni

Utilizzatori

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Elementi che costituiscono il sistema

informativo

Dati, che descrivono la realtà che si vuole rappresentare

Principi organizzativi, per esempio, quali utenti possonoaccedere a determinate informazioni e con quale modalità

Processi, utilizzati per la gestione dei dati

Infrastruttura tecnologica

Persone, i quali gestiscono i dati

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Dati e informazione

I dati sono informazioni opportunamente codificate in numeri,

immagini, suoni … hanno bisogno di essere interpretati.

Quando i dati vengono interpretati possono fornire

informazione ed arricchire la conoscenza

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Componenti del sistema azienda

Sistema azienda

Sistema organizzativo

Sistema informativo

Sistema informatico

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Sistema azienda

E‟ caratterizzato da :

1) Uno o più obiettivi o fini istituzionali

2) Una struttura, cioè un insieme di parti, sottoinsiemi, risorse

3) I processi, cioè le attività che avvengono nella struttura

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Sistema organizzativo

E‟ composto da :

1) Risorse (persone, denaro, materiali, informazioni)

2) Regole che consentono di razionalizzare l‟attività d‟azienda

attraverso l‟uso coordinato delle risorse

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Sistema informativo

Un sistema informativo è una combinazione di risorse,

umane e materiali, e di procedure organizzate per la raccolta,

l‟archiviazione, l‟elaborazione e la trasmissione delle

informazioni necessarie allo svolgimento delle attività

dell‟azienda (operative, di gestione, programmazione,

controllo e valutazione dell‟organizzazione)

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Sistema informatico

Un sistema informatico è l‟insieme degli strumenti informatici

impiegati per il trattamento automatico delle informazioni di

un‟organizzazione al fine di agevolare le funzioni del suo

sistema informativo

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Esempio

La società Soldoni s.r.l. è stata costituita con lo scopo di redigererichieste di finanziamento a conto interesse o a conto capitale allaComunità Economica Europea, che eroga tali finanziamenti afronte di un risparmio energetico. Le società che ritengono di averrealizzato un risparmio energetico delegano al società Soldonis.r.l. ad inoltrare la domanda di finanziamento. La segretaria, conl‟aiuto dell‟amministratore, si occupa della parte burocratica,mentre l‟ingegnere che ha costituito la società redige e firma unrapporto tecnico che quantifica il risparmio conseguito e ilfinanziamento richiesto. I finanziamenti vengono poi erogatidirettamente alle società che versano una percentuale alla Soldonis.r.l.

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Sistema azienda

Obiettivo: fornire un supporto tecnico-amministrativo per richiedere ed ottenere finanziamenti europei

Componenti: ingegnere, segretaria, amministratore, archivio, macchine e locali

Processi: ingaggio da parte delle società, acquisizione dati tecnici, stesura relazioni, inoltro domande, sollecito pagamenti, etc.

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Sistema organizzativo

Risorse: persone (ingegnere, segretaria…), denaro, materiali (locali,macchinari), informazioni (conoscenza della burocrazia, conoscenze tecniche..)

Rapporti gerarchici interni, procedure di compilazione, amministrazione del personale…..

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Sistema informativo

Estremi delle società e dei contatti necessari, dati tecnici dei singoli interventi, parametri di valutazione della legittimità delle domande, legislatura, scadenze, moduli per la presentazione delle domande, dati per la presentazione delle domande, dati per l‟amministrazione del personale interno, know how tecnico necessario a redigere le relazioni, collezione delle domande precedentemente accettate e rifiutate

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Sistema informatico

I dati relativi alle aziende, ai contatti e al personale sono collezionati in un

repository locale e vengono salvati su supporto magnetico ogni mese. Gli stipendi interni vengono gestiti con un programma apposito. Domande lettere e relazioni tecniche vengono

realizzate con un word processor. Un programma realizzato dallo stesso ingegnere lo aiuta nel calcolo dei

risparmi energetici e del finanziamento da richiedere..

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Sistema informativo e organizzazione

Data la stretta relazione che sussiste tra sistema informativo eorganizzazione, su quali basi si può sviluppare il sistemainformativo più adatto alle esigenze aziendali?

Rappresentazione per funzioni

Rappresentazione per processi

Rappresentazione di Anthony

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Rappresentazione per funzioniOrganigramma aziendale

Direzione

Amministrazione

Clienti Fornitori

ProduzioneSistemi

Informativi

Servizi Internet

Gestione Database

Risorse Umane

Commerciale

Italia Estero

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Sviluppo orizzontale: evidenzia le funzioni

Sviluppo verticale: evidenza i rapporti gerarchici

Rappresentazione per funzioni.

Svantaggi

Il tradizionale approccio funzionale si concentra

sull‟ottimizzazione locale come strumento per perseguire

l‟efficacia su scala globale.

Da un punto di vista informativo:

Elevato scambio di informazioni all‟interno della funzione

Scarso dialogo tra funzioni diverse

Il sistema informativo funzionale si caratterizza dunque per

essere progettato mettendo a fuoco le singole esigenze di

ogni funzione.

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Rappresentazione per processi

Attività Attività AttivitàInput Output Cliente

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Dal punto di vista informativo, la rappresentazione per processi ha il

vantaggio di esplicitare quali siano le informazioni che “percorrono”

l‟organizzazione (i cosiddetti flussi informativi).

Il sistema informativo deve innanzitutto rispondere al concetto di

integrazione.

Esempio: i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che vengono

valutati in base a quanto contribuiscono ad aumentare la

soddisfazione dei clienti di ciascuna attività

PROCESSO

La piramide di Anthony (1965)

L‟attività manageriale può essere suddivisa in tre livelli:

Attività a livello strategico (mission aziendale)Si ha una pianificazione a lungo termine (decisioni organizzative e di investimento). Questo

tipo di pianificazione richiede sia informazioni di alto livello sulle tendenze interne, siainformazioni dall‟estero sulle tendenze nell‟economia nazionale ed internazionale.Esempio: utilizziamo il commercio elettronico o continuiamo con i canali tradizionali divendita?

Attività a livello tatticoSi ha una programmazione delle risorse disponibili e un controllo del conseguimento dei

risultati in termini di efficacia ed efficienza (direzione delle risorse in un dipartimentoaziendale o cambi nella strategia per avvantaggiarsi dei trend quando si presentano).Questo tipo di pianificazione richiede livelli aggregati da parte del sistema informativodell‟organizzazione.

Attività a livello operativoRiguarda la vita giornaliera dell‟attività aziendale. Questo tipo di pianificazione richiede

rapporti dettagliati e richieste specifiche dal sistema informativo dell‟organizzazione.Esempio costi dettagliati delle telefonate, fatturazione e spedizione

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Requisiti informativi e ruoli coinvolti

Alta direzione

e staff

Direzioni funzionali o di

divisone

Personale esecutivo

Prevalenza di:

•Informazioni esterne

•Dati prospettici stimati e approssimati

•Informazioni anche non omogenee tra loro

•Esigenze informative su dati interni non

prevedibili né ripetitive

Prevalenza di :

•Informazioni interne

•Dati omogenei e congruenti tra loro

•Dati sintetici o arrotondati

•Dati consecutivi

•Elaborazioni ripetitive e coerenti nel tempo

Esigenza di:

•Segnalare in tempo utile le eccezioni

•Accedere su richiesta a informazioni non

preventivate

Prevalenza di:

•Dati esatti

•Dati analitici

•Esigenze informative in tempo reale30

La piramide di AnthonyCaratteristiche delle attività:

Orizzonte temporale di riferimento

Orientamento all’esterno: impatto che le attività hanno al di fuori

dei confini dell‟organizzazione

Discrezionalità:come e quando svolgere una attività

Ripetitività: frequenza con cui un‟attività viene svolta (curve di

apprendimento, Costa e Nacamulli, 1998)

Prevedibilità:

Ruoli organizzativi coinvolti

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Evoluzione dei sistemi informativiRisulta evidente che analizzando le caratteristiche dei requisiti informativi le

attività operative sono maggiormente “esposte” a essere automatizzateperché ripetitive, prevedibili e non variano nel tempo.

Le prime soluzioni informatiche degli anni ‟60 supportavano attività quali lagestione di magazzino, paghe e stipendi e fatturazione. Tali sistemiinformatici vengono classificati col nome di TPS (Transaction ProcessingSystems) o con l‟acronimo sempre meno diffuso di EDP (Electronic DataProcessing).

In seguito grazie all‟evoluzione delle tecnologie informatiche è stato possibilerealizzare software a supporto delle attività tattiche e per il controllo digestione aziendale. Tali sistemi informatici vengono classificati col nome diMIS (Management Information Systems).

Infine, negli anni „80-90 i sistemi informatici si sono focalizzati sulla fornituradi informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche. Tali sistemivengono definiti EIS (Executive Information Systems)

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Il ruolo del foglio elettronico nel

sistema informatico

Un foglio elettronico può essere usato per diversi ambiti.

In ambito TPS per tenere traccia degli orari di lavoro dei dipendenti di

una azienda e calcolare le relative buste paghe

In ambito MIS per analizzare a consuntivo i risultati delle vendite

dell‟anno precedente e stendere il budget per l‟anno successivo

In ambito EIS per fare previsioni, attraverso funzionalità quali what-if

analysis, sull‟andamento di determinate grandezze economiche

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