Simarmata 34 50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014...

Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014

34

PENINGKATAN PROSES BISNIS PADA PROSES PENGUJIAN DI

LABORATORIUM PELUMAS DENGAN MENGGUNAKAN

PENDEKATAN MODEL-BASED AND INTEGRATED

PROCESS IMPROVEMENT (MIPI)

Hara Isidoro Simarmata

Universitas Indonesia

[email protected]

Abstract. A laboratory is required to always improve business process testing to be

able to properly check each lubricant circulating due to the increasing number of

imported lubricants at this time. But the fact is, there are still companies that one

laboratory unit is experiencing problems in running the business. The problems

associated with business process testing in the laboratory, namely the implementation

of business process testing activities are not yet effective and efficient so that there are

different testing results. Business improvement process aimed at testing in order to

assure quality control or testing of lubricants in order to avoid the results of different

testing on other testing laboratories, and determine necessary repairs. Business

process improvement is done by evaluating the business process approach Business

Process Improvement that its application refers to the methodology of the Model-

based and Integrated Process Improvement. This study resulted in the design of the

proposed business process and also proposed improvement is a priority for the

business process testing in the laboratory.

Keywords : Business Process Improvement, model-based and Integrated Process

Improvement

Abstrak. Sebuah laboratorium diperlukan untuk selalu meningkatkan bisnis proses

pengujian untuk dapat benar memeriksa setiap pelumas yang beredar karena

meningkatnya jumlah pelumas yang diimpor saat ini. Tetapi kenyataannya adalah,

masih ada perusahaan yang satu unit laboratorium mengalami masalah dalam

menjalankan bisnis. Masalah yang terkait dengan pengujian proses bisnis di

laboratorium, yaitu pelaksanaan kegiatan pengujian proses bisnis yang belum efektif

dan efisien sehingga ada hasil pengujian yang berbeda. Proses peningkatan bisnis

yang bertujuan untuk pengujian untuk menjamin kontrol kualitas atau pengujian

pelumas untuk menghindari hasil pengujian yang berbeda di laboratorium pengujian

lainnya, dan menentukan perbaikan yang diperlukan. perbaikan proses bisnis

dilakukan dengan mengevaluasi pendekatan proses bisnis Perbaikan Proses Bisnis

yang penerapannya mengacu pada metodologi Peningkatan Proses Model-based dan

terintegrasi. Penelitian ini menghasilkan desain proses bisnis yang diusulkan dan

perbaikan juga mengusulkan merupakan prioritas untuk pengujian proses bisnis di

laboratorium.

Kata Kunci: Bisnis Proses Perbaikan model berbasis dan Peningkatan Proses

Terpadu

mailto:[email protected]


35

PENDAHULUAN

Laboratorium sebagai sarana pengujian suatu produk khususnya pengujian

produk pelumas sangatlah penting keberadaanya untuk menjamin mutu hasil

pengujian serta melayani jasa pengujian. Industri pelumas merupakan salah satu

industri strategis dengan pertumbuhan produksi yang cukup pesat, maka dengan

jumlah impor pelumas yang semakin banyak maka harus diimbangi dengan

peningkatan, pengontrolan dan pemantauan (monitoring) kualitas produk secara

periodik untuk mengetahui konsistensi kualitas produk dengan melakukan proses

pengujian (Ulfiati, 2010).

Laboratorum sebagai sarana dalam melakukan proses pengujian diharapkan

mampu memberikan hasil pengujian yang baik, efisien dan efektif seiring dengan

semakin besarnya permintaan dan kebutuhan pelanggan. Secara teknis setiap

pengujian suatu produk dilakukan berdasarkan metode pengujian yang sama, namun

nyatanya masih terdapat laboratorium yang masih memperoleh hasil yang berbeda

melalui uji banding antar laboratorium pada tahun 2013 (Sumber : Komite Akreditasi

Nasional). Permasalahan tersebut terkait dengan proses bisnis yang dijalankan oleh

laboratorium, yaitu terkait pada aktivitas pencatatan pelaksanaan kerja yang belum

tepat serta pelaksanaan proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga hasil

pengujian yang diperoleh belum tercapai dan belum sesuai berdasarkan persyaratan

metode yang ditetapkan serta berdampak pada kualitas pelumas yang dihasilkan oleh

suatu perusahaan sehingga dapat merugikan pelanggan, padahal laboratorium telah

melakukan proses pengujian dengan metode yang sama. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam mengenai perbaikan proses bisnis yang

dilakukan oleh laboratorium sebagai upaya rekomendasi perbaikan atau peningkatan

secara berkelanjutan terutama pada proses pengujian agar permasalahan yang timbul

tidak terjadi kembali.

Proses bisnis pengujian suatu laboratorium perlu dikaji, evaluasi dan dibuat

rencana perbaikannya agar adanya perbedaan hasil yang diperoleh tersebut tidak

terjadi kembali. Maka diperlukan yang namanya Business Process Improvement, di

mana salah satu metodologinya adalah Model-Based and Integrated Process

Improvementyang diciptakan olehSola Adesola and Tim Baines (2005). Perbaikan

proses bisnis penting karena dapat mengenalikegiatan atau aktifitas suatu usaha yang

menjadi lebih terorganisir dan terencana sehingga menjadi lebih efektifdanefisien

dalam rangka menghadapi perubahan bisnis. Perbaikan proses bisnis tidak hanya

dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat

menyelaraskan dengan visi organisasi dan misi nantinya. Perbaikan proses bisnis pada

laboratorium tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai

tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi, misi dan sasaran mutu

perusahaan nantinya. Hal tersebut sebagaimana yang juga ditunjukkan pada jurnal

penelitian sebelumnya yang membahas mengenai peningkatan bisnis proses yaitu oleh

Rachmawati et al. (2013) mengenai peningkatan proses bisnis dengan Real Value

Added (RVA) dan Bussines Value Added (BVA) sehingga hasil dapat ditingkatkan

metode peningkatan proses bisnis dan Botha et al. (2010) mengenai usulan perbaikan

proses bisnis berdasarkan pengalaman pelanggan, serta penelitian yang dilakukan oleh

Zagloelet al, (2009) tentang peningkatan proses bisnis menggunakan metode model-

based and integrated process improvement (MIPI).


36

Tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi dan memperbaiki proses pengujian

khususnya pengujian pelumas dalam rangka untuk mengendalikan atau menjamin

mutu hasil pengujian pelumas agar tidak terjadi hasil pengujian yang berbeda pada

laboratorium-labotorium pengujian, serta menentukan perbaikan yang diperlukan.

KAJIAN TEORI

Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) adalah suatu metodologi

Business Process Improvement yang merupakan hasil penelitian Sola Adesola dan Tim

Baines (2005) dalam mengembangkan sebuah model berbasis perbaikan proses terpadu

seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1 yang menjelaskan langkah-langkah dalam

melakukan perbaikan proses bisnis. Metodologi MIPI itu sendiri dapat meningkatkan

perbaikan proses bisnis dan inisatif rekayasa proses dalam organisasi.

METODE

Penelitian ini menggunakan metode exploratory descriptive, dengan dibutuhkan data

primer melalui rekaman hasil focus group discussion oleh team expert yang dibentuk

dan data sekunder melalui data sekunder yaitu dengan mempelajari rekaman-rekaman

data seperti laporan hasil pengujian, jumlah pegawai, jumlah peralatan, jumlah

pelanggan dan lain sebagainya yang dimiliki oleh laboratorium.Populasi dalam

penelitian ini adalah laboratorium yang terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan uji

banding antar laboratorium tahun 2013 yaitu sebanyak ± 40 laboratorium pelumas se-Asia Tenggara termasuk Indonesia, berlokasi di Jakarta. Mengingat jumlah populasi

yang begitu besar dan waktu penelitian yang terbatas maka sampel yang diambil

dalam penelitian ini adalah sebanyak 2 (dua) perusahaan swasta yang berlokasi di

Jakarta dengan unit analisis di perusahaan adalah laboratorium.

Teknik analisis data yang digunakan adalah merupakan setiap langkah-langkah dalam

MIPI yaitu sebagai berikut:

Step-1 : ”Understand Business Needs”.Bagian ini bertujuan bagaimana memahami

visi/misi, tujuan dan arah yang diinginkan perusahaan sesuai sasaran mutu

laboratorium.

Step-2 : ”Understand the Process”.Bagian ini berfokus pada pemahaman proses yang

dilakukan oleh perusahaan (laboratorium) dalam memenuhi tujuan yang diinginkan

yaitu laporan hasil uji yang diterbitkan.

Step-3 : ”Model and Analyse Process”. Melakukan analisis terhadap proses-proses

yang telah berjalan dan informasi yang diperoleh dari indikator penelitian seperti

peralatan laboratorium yang digunakan, material yang diuji dan sumberdaya manusia.


37

Tabel 1. Metodologi MIPI

No Step Step Description Techniques

1 Understand business

needs

Develop vision and strategic

objectives perform competitor

analysis develop organizational

model Evaluate current

practices, prioritize objectives

scope change Establish

measurable targets Develop

process objectives and asses

readiness Obtain approval and

initial project resource

Benchmark the prosess

Organizational model

SWOT analysis Force

field analysis

Readiness assessment

Stakeholder analysis

Process prioritization

matrix Pareto analysis

Process performance

table

2 Understand the

process

Identify the business process

architecture Scope and define

the process Capture and model

AS IS Process Information

Model the process

Xpat process IDEFO

Walkthrough Process

flowchart ABC Cause

and effect analysis

Value added analysis

3 Model and analyze the

process

Verify and validate the model

Measure the exiting process

performance Analyze the

business process

4 Redesign process Benchmarket the process

Identify performance criteria for

re-design process identify IT

requirements Estimate

performance of re-designed

process

Benchmarking

Creative silent

workshop

Brainstorming

5 Implement new

process

Plan the implementation Obtain

implementation approval

Review change management

plan Communicate the change

Technologi development Make

new process operational Train

staff Roll-out changes

6 Assess new process

and methodology

Conduct process deployment

and performance data reflection

Revise organizational approach

Zction plan

Evaluation

measurement report

Customer

measurement survey

process improvement

matrix

7 Review new process Develop strategic view of the

business set process targets and

performance Develop a plan to

meet targets implement

Sumber: Adesola dan Baines, 2005


38

Step-4 : “Redesign Process”. Melakukan design ulang proses terhadap hasil analisis

proses yang telah dilakukan

Step-5 : ”Implement New Process”. Mengimplementasikan proses yang telah di

desain ulang

Step-6 : ”Assess New Process and Methodology”. Menilai unjuk kerja proses yang

telah di desain ulang beserta dengan metode yang digunakan

Step-7 : ”Review New Process”. Mengkaji kembali hasil yang diperoleh dari proses

yang baru tersebut.

HASIL DAN PEMBAHASAN

MIPI Step 1 : “Understand Business Needs”. Untuk memahami kebutuhan bisnis,

diperoleh melalui data perusahaan yang didukung oleh masing-masing bagian

perusahaan terutama laboratorium dengan tujuan untuk memenuhi dan memuaskan

keinginan pelanggan, yang diperoleh dari material dan metode uji, sumber daya

pendukung, jumlah pelanggan, data jaminan mutu pengujian, komplain pelanggan, visi

dan misi perusahaan, struktur organisasi dan analisis SWOT laboratorium.

MIPI Step 2 : “Understand the Process”. Proses bisnis pengujian laboratorium secara

keseluruhan digambarkan secara skematis dalam alur sesuai dengan Gambar 1.

Dengan demikian, penelitian ini berfokus membahas pada proses-proses utama dalam

aktivitas operasional di dalam pengujian laboratorium.

Proses Registrasi Pengujian. Diagram alir proses registrasi pengujian

laboratorium dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Proses Bisnis Pengujian Laboratorium

(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)


39

Gambar 2. Proses Registrasi Pengujian (“As Is Process”)


Proses Pengujian. Diagram alir proses pengujian laboratorium dapat dilihat pada

Gambar 3.

Gambar 3. Proses Pengujian (“As Is Process”)



40

Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Diagram alir proses penerbitan laporan

hasil uji dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (“As Is Process”)


Pemodelan Proses Dengan Program IDEFO. IDEFO (Integrated Computer

Aided Manufacturing Definition) merupakan salah satu alat pemodelan yang

digunakan dalam aktifitas peningkatan proses bisnis yang terdiri dari diagram-

diagram yang menggambarkan proses atau sistem. Pemodelan ini

menggambarkan kebutuhan-kebutuhan bagi perusahaan baik yang bermanfaat,

tidak dapat dijalankan dan menjadi sia-sia bagi perusahaan, seperti yang

dijelaskan pada Gambar 5 & Gambar 6.

Gambar 5. Diagram IDEFO Proses Pengujian Laboratorium


41

Gambar 6. Diagram IDEFO Proses Operasional Laboratorium

MIPI Step 3 : “Model and Analysis Process”. Tahap ini adalah melaksanakan

evaluasi dan analisis pada proses-proses yang tidak memberikan nilai tambah

pada pelanggan. Masing-masing proses akan ditinjau setiap aktifitasnya agar

proses berfokus pada tercapainya peningkatan dengan melakukan efisiensi dengan

mengeliminisasi beberapa proses yang tidak memberi nilai tambah dengan

harapan komplain pelanggan dapat berkurang akibat masalah-masalah kualitas

yang terjadi pada pengujian oleh laboratorium. Pendekatan yang digunakan pada

tahap ini yaitu Value Added Analysis (analisis nilai tambah), untuk menganalisis

proses dengan melihat aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah (Non Value

Added dan Value Added) yang disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan

pelanggan.

Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian. Pada analisis value addded

proses registrasi pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan

sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak

bernilai tambah yaitu: (a) Menyalin dokumen permohonan (b) Koordinasi dengan

bagian administrasi (c) Membuat kontrak pengujian, dan (d) Mengecek kembali

permohonan. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting

untuk dilakukan adalah melakukan kaji ulang permintaan pada bagian teknis

pengujian dengan maksud agar setiap tahap proses dapat dengan mudah dilakukan

penelusuran (tracebility). Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 2.

Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian

Seperti halnya, analisis value addded proses registrasi pengujian. Pada

analisis value addded proses pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan

pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas

yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Mengecek kesiapan (b) Koordinasi dengan

bagian teknis. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting

adalah pemindahan data hasil pengujian dengan tujuan sebagai bukti rekaman data


42

sementara sebelum dibuatkan laporan nantinya sehingga bila terjadi kesalahan

dapat dikoreksi kembali. Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 3.

Tabel 2.Value Added Analysis Proses Registrasi Pengujian

PROSES AKTIVITAS

ADDING

VALUE ANALISIS

Menyalin

dokumen

permohonan

Permohonan

pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang

tidak memberi nilai tambah karena

dokumen sudah dibuat dalam bentuk

softcopy dan hardcopy

Koordinasi

dengan

administrasi

Permohonan

pengujian



dokumen sudah dibuat dalam bentuk

softcopy dan hardcopy oleh customer

Membuat

kontrak kerja

pengujian

Persetujuan

Permohonan



secara legal ada pada dokumen

permohonan customer

Mengecek

kembali

permohonan

Pelaksanaan

proses

pengujian



pada salah satu dokumen dan melalui

surat perintah kerja sudah otomatis

diinformasikan permintaan customer

Melakukan kaji

ulang

permintaan

Pelaksanaan

proses

pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang

memberi nilai tambah karena sangat

perlu dilakukan dengan tujuan menilai

kesiapan laboratorium dari segi

metode, alat dan personil disesuaikan

dengan permohonan/permintaan

pelanggan

Tabel 3.Value Added Analysis Proses Pengujian

PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS

Mengecek

kesiapan

Persiapan

pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas

yang tidak memberi nilai

tambah karena sudah dilakukan

kaji ulang permohonan

sebelumnya

Koordinasi dengan

bagian teknis

Persetujuan

penerbitan

sertifikat

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas

yang tidak memberi nilai

tambah karena laporan hasil

pengujian telah diolah dan

diverifikasi sebelumnya

Verifikasi

pengujian

Penetapan hasil

pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas

yang memberi nilai tambah

sebagai alat memonitor

pekerjaan dari awal hingga

akhir

Pemindahan data

hasil pengujian

Penetapan hasil

pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas

yang memberi nilai tambah

karena dengan melakukan

pemindahan data mentah

(sementara)


43

Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Adapun pada

analisis value added proses penerbitan laporan hasil uji berdasarkan kebutuhan

atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka

terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Koordinasi dengan bagian

administrasi, (b) Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis

Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah : (a)

Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan (b) Mengisi

kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan

Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 4.

Tabel 4.Value Added Analysis Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji

PROSES AKTIVITAS

ADDING

VALUE ANALISIS

Koordinasi

dengan bagian

administrasi

Penerbitan

sertifikat hasil

pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan

aktivitas yang tidak

memberi nilai tambah

karena otomatis setelah

diverifikasi langsung di

proses oleh bagian

admnistrasi untuk

dibuatkan sertifikat

Pemeriksaan

dan koordinasi dengan bagian

teknis

Penerbitan

laporan hasil pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan

aktivitas yang tidak memberi nilai tambah

karena otomatis setelah

diverifikasi langsung di

proses oleh bagian

administrasi untuk

dibuatkan sertifikat

Membuat

kuisioner

survey

kepuasan dan

pengaduan

pelanggan

Umpan balik

pelanggan

terhadap

laboratorium

Value Added Proses ini merupakan

aktivitas yang memberi

nilai tambah karena

menjadi bagian evaluasi

laboratorium untuk

peningkatan dan perbaikan

kualitas laboratorium

Mengisi

kuisioner

kepuasan dan

pengaduan

pelanggan

Umpan balik

pelanggan

terhadap

laboratorium

Value Added Proses ini merupakan

aktivitas yang memberi

nilai tambah karena

menjadi bagian evaluasi

laboratorium untuk

peningkatan dan perbaikan

kualitas laboratorium

MIPI Step 4 : “Redesign Process”

Melalui hasil value added analysis proses registrasi pengujian pada Tabel 2

dengan menghilangkan kegiatan proses menyalin dokumen permohonan

koordinasi dengan bagian administrasi, membuat kontrak pengujian dan


44

mengecek kembali permohonan, maka dibuatlah kembali proses registrasi

pengujian pada Gambar 2 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar

7.

Sedangkan, melalui hasil value added analysis proses pengujian pada Tabel 3

dengan menghilangkan kegiatan proses mengecek kesiapan dan melakukan

koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses pengujian pada

Gambar 3 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 8.

Serta, melalui hasil value added analysis proses penerbitan laporan hasil

pengujian pada Tabel 4 dengan menghilangkan kegiatan proses melakukan

koordinasi dengan bagian administrasi, dan melakukan pemeriksaan dan

koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses penerbitan

laporan hasil pengujian pada Gambar 4 menjadi proses seperti yang dapat dilihat

pada Gambar 9.

Gambar 7. Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian (”As New

Process”)


45

Gambar 8. Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian (”As New Process”)

Gambar 9. Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (”As New

Process”)


46

Identifikasi Masalah. Berdasarkan hasil sumbang saran (brainstorming) melalui hasil

pertemuan Focus Group Discussion.dengan Tim Peningkatan Proses Pengujian yang

fokus dalam komplain pelanggan dengan pareto chart untuk mengidentifikasi

penyebab masalah terbesar masalah yang terjadi yaitu adanya perbedaan hasil yang

diperoleh pada proses pengujian laboratorium, seperti yang ditunjukkan Gambar 10.

Gambar 10. Diagram Pareto Jumlah dan Jenis Complaint Pelanggan (Customer)

Selanjutnya, Tim Peningkatan Proses Pengujian meneliti dan mencari akar penyebab

masalah tersebut melalui cause and effect diagram seperti pada Gambar 11.

Gambar 11. Diagram Sebab-Akibat Masalah Hasil Berbeda Diperoleh Laboratorium

MIPI Step 5 : “Implement New Process”. Berdasarkan penerapan hasil value

added analysis dari tiap tahapan proses yang diidentifikasi dan telah dibentuk

proses yang baru, berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan

proses pengujian produk pelumas. Menggunakan proses pengujian yang lama

membutuhkan waktu kurang lebih 1-2 hari untuk masing-masing parameter

dengan rincian 1 hari dibutuhkan hanya sebatas kepada hasil analisis sementara

belum hasil akhir dan kesimpulan terhadap pelumas yang dilakukan proses

pengujian, namun dengan menggunakan proses pengujian yang baru

membutuhkan waktu 1 hari (24 jam) untuk masing-masing parameter hingga


47

diterbitkan sertifikat hasil pengujian, sehinggan proses menjadi lebih efektif dan

efisien tanpa mengurangi kualias hasil pengujian itu sendiri.

Selain itu, perlu dilakukan langkah-langkah yang merupakan hasil penetapan

perbaikan berupa dokumen rencana mutu (Quality Plan) yang memuat parameter-

parameter proses beserta cara pengendaliannya. Pada dokumen ini di setiap proses

telah diidentifikasi langkah-langkah pengendalian proses agar mencapai yang

ditetapkan standard.

Pada dokumen rencana mutu terdapat 3 (tiga) bagian besar yaitu diagram

perencanaan mutu, input proses dan output proses, seperti yang disajikan pada

Gambar 12.

Gambar 12. Diagram Perencanaan Mutu

Pada diagram perencanaan mutu terdiri dari urutan proses disertai dengan input

dan output masing-masing proses yang ditandai dengan nomor sebagai checkpoint

untuk setiap prosesnya. Bagian selanjutnya adalah input proses yang ditunjukkan

pada Tabel 5.

Tabel 5. Diagram Perencanaan Mutu Input Proses

Diagram perencanaan mutu input proses menggambarkan aktifitas mulai

informasi yang diperoleh, pemrosesan hingga data yang diolah. Pada akhirnya

perencanaan mutu ditujukkan untuk perencanaan mutu output dari hasil yang

diperoleh hingga penerbitan laporan hasil pengujian dalam bentuk sertifikat, yang

dapat dilihat pada Tabel 6.


48

Tabel 6. Diagram Perencanaan Mutu Output Proses

MIPI Step 6 : “Asses New Process and Method”. Pada langkah ini, dilakukan

analisis dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)

untuk mengidentifikasi kemungkinan kegagalan pada proses pengujian

laboratorium. Failure modes menunjukkan sesuatu yang dapat menimbulkan

kegagalan dan Effect analysis menunjukkan analisis atas dampak dari kegagalan-

kegagalan yang timbul. maka diperoleh kegagalan yang memiliki resiko tertinggi

yang selanjutnya menjadi rencana tindakan (action plan). Tindakan yang

diprioritaskan yaitu yang memiliki angka RPN di atas 28, yaitu : (1)

Mengupayakan adanya program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh

personil secara berkelanjutan (Nilai RPN 54) (2) Melakukan pelatihan

validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode

uji yang digunakan sudah valid dan siap digunakan (Nilai RPN 54)

MIPI Step 7 : “Review New Process”. Pada langkah ini dijelaskan tahapan-

tahapan dari rencana tindakan perbaikan dalam bentuk matriks yang disebut

Process Improvement Matrix (PIM). PIM digunakan sebagai rencana peningkatan

proses terhadap kondisi aktual yang berjalan pada proses pengujian laboratorium

atau aktivitas proyek yang dimonitor oleh Tim Peningkatan Proses Pengujian.

Pada PIM ini dapat dilihat rating dan status dari aktifitas pada setiap pada proses

operasional pengujian dengan menggunakan kode warna tertentu, seperti pada

Tabel 7. (a) Warna merah (r), menandakan aktifitas proses memerlukan tindakan secepatnya (b)Warna kuning (y), menandakan aktifitas proses memerlukan

perhatian (c)Warna hijau (g), menandakan aktifitas proses sudah diselesaikan

dengan baik.


49

Tabel 7. Process Improvement Matrix (PIM)

Process Improvement Matrix Ad

min

istrasi

Man

ager

Qu

ality

Man

ager

Tech

nic

al M

an

ager

Masalah "Hasil Uji Berbeda Oleh Laboratorium"

Rangking Potential Failure

Modes Action Plan

1 Kurang pelatihan dan

pemahaman teknis

Mengupayakan adanya

program dan merealisasikan

pelatihan bagi seluruh personil

secara berkelanjutan

r N/A r

2 Bekerja seadanya Memberikan reward dan sanksi

bagi personil laboratorium y y N/A

3 Kegagalan proses Memberikan pelatihan teknis

kalibrasi dan pengecekan

antara bagi personil yang

bertanggung jawab pada alat

y N/A y

4 Instruksi kerja (SOP)

pengujian salah

Melakukan pelatihan

validasi/verifikasi bagi personil

laboratorium dengan tujuan

setiap acuan metode uji yang

digunakan sudah valid dan siap

digunakan

r N/A r

5 Tahapan pengujian

yang tidak sesuai

Menempatkan manual

operasional pengujian dan alat

pada lokasi yang mudah dibaca

oleh personil

N/A y y

6 Sering tidak homogen

dan stabil

Membuat kemasan yang padat

dan tidak mudah rusak N/A N/A y

7 Kondisi rusak Membuat formulir rekaman

dan memonitor setiap hari

kondisi ruangan

N/A g g

Pembahasan. Dari hasil analisis tahapan proses perbaikan, teridentifikasi masalah

―hasil berbeda yang diperoleh laboratorium‖. Penyebab kegagalan tersebut yang

memiliki resiko tertinggi adalah kurang pelatihan dan pemahaman yang salah

mengenai instruksi kerja atau metode pengujian. Dan berdasarkan hasil analisis

nilai tambah (value added analysis) proses pengujian yang penerapannya

mengacu pada metodologi model-based integrated process improvement (MIPI).

Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses

pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji. Sehingga

ditemukan rancangan bisnis proses pengujian yang baru di dalam laboratorium

pada proses utama aktivitas operasional pengujian di laboratorium untuk

mengatasi masalah tersebut yaitu perlu dilakukannya kaji ulang permintaan,

verifikasi pengujian dan memperhatikan saat pemindahan data serta melakukan

survey kepuasan pelanggan dan sarana pengaduan bagi pelanggan. Dengan


50

menggunakan MIPI didapatkan usulan perbaikan yang menjadi prioritas bagi

laboratorium untuk mengatasi adanya hasil pengujian yang berbeda yaitu dengan

cara harus mengupayakan dan melakukan pelatihan bagi seluruh personil

laboratorium terutama dalam hal pemahaman personil mengenai proses pengujian

yang benar dan teknis pengujian untuk memverifikasi atau memvalidasi metode

agar setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap disusun untuk

digunakan oleh personil guna menghasilkan kualitas pengujian baik.

PENUTUP

Kesimpulan. Permasalahan yang terjadi di laboratorium ialah terkait proses bisnis

yang dijalankan. Oleh karena itu dilakukan perbaikan proses bisnis menggunakan

pendekatan BPI yang penerapannya mengacu pada metodologi MIPI. Perbaikan

yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses pemrosesan

pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji.. Perbaikan yang diusulkan

yakni menggunakan konsep BPI yaitu menyederhanakan, menggabungkan serta

merampingkan proses bisnis perusahaan. Sehingga proses bisnis perusahaan

menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat mengatasi permasalahan yang selama

ini terjadi di perusahaan yang salah satu unitnya adalah laboratorium.

Perancangan proses bisnis pengujian di dalam laboratorium juga dilakukan

dengan mempelajari dan mengidentifikasi setiap aktivitas pekerjaan yang ada di

dalam proses bisnis perusahaan termasuk mengidentifikasi dan memfasilitasi

setiap kebutuhan atau permintaan dari pelanggan yang terdiri dari proses registrasi pengujian, proses pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji.

Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan melakukan proses

perbaikan yang berkelanjutan.

DAFTAR PUSTAKA

Adesola dan Baines. 2005. Developing and Evaluating Methodology for Business

Process Improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11

No. 1, hal. 37-46.

Botha, G. J., & Van Rensburg., A.C. (2010). Proposed Business Process

Improvement Model With Integrated Customer Experience Management.

South African Journal of Industrial Engineering, 21(1),45-57.

Rachmawati, F., Widaningrum, S., & Rahayu, M. (2013). Proposed Business

Process Using Business Process Improvement at Emergency Departement

of Dustira Hospital.Proceeding 8th International Seminar on Industrial

Engineering and Management, 1978-774X.

Ulfiati, R. (2010). Peran Laboratorium Pengendalian Mutu Dalam Menjamin

Kualitas Produk Pelumas. Lembaran Publikasi LEMIGAS, 44(2), 198-203.

Zagloel, T. Y., Dachyar, M., & Arfiyanto, F. N. (2009). Quality Improvement

Using Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) Methodology.

Proceeding of the 11th International Conference on QiR (Quality in Research)

Faculty of Engineering, University of Indonesia, Depok, Indonesia,114-1284.

Simarmata 34 50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014...

Documents

Transcript of Simarmata 34 50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014...