SALINAN DOKUMEN TERKAWAL - ad.uitm.edu.my · perolehan dan pembayaran bekalan, ... kenderaan dan...

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI OPERASI

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(O).28

No. Keluaran : 02

PROSEDUR PERANCANGAN

PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN BEKALAN,

PERKHIDMATAN / KERJA-KERJA

No. Pindaan : 02 Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 1/16

1

FSSR

PROSEDUR PERANCANGAN PEROLEHAN DAN

PEMBAYARAN BEKALAN, PERKHIDMATAN SERTA

KERJA-KERJA PK.UiTM.FSSR.(O).28

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Prof. Madya Anuar

Haji Sirat Dr. Arba’iyah Ab.

Aziz

Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain

(A.I.S)

Jawatan Pensyarah Kanan Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 2/16

2

FSSR

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA

Tarikh No.Keluaran

/ Pindaan

No.

Para

Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

18/05/2015 02/01 1/16 Perubahan nama Dekan

Prof. Dr. Haji Mustaffa

Halabi Haji Azahari kepada

Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md.

Zain (A.I.S)

18/05/2015 02/01 1/16 Perubahan nama Timbalan

Dekan Akademik Prof.

Madya Hamidin Haji

Abdullah kepada Dr.

Arba’iyah Ab. Aziz

12/01/2016 02/02 Hadapan Tarikh baru dan

Tandatangan Digital

dimasukkan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 3/16

3

FSSR

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

4

4

4

5 - 7

8 - 9

9 - 12

13

14 - 15


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 4/16

4

FSSR

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memaklumkan garis panduan terkini bagi

perancangan perolehan dan pembayaran bekalan, perkhidmatan atau

kerja-kerja yang telah ditetapkan oleh FSSR.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi aktiviti penyediaan dokumen perancangan

perolehan dan pembayaran bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

menepati keperluan FSSR.

3. RUJUKAN

3.1 MK.UiTM.FSSR.01 - Manual Kualiti

3.2 Seksyen 5.0 - Tanggungjawab Pengurusan

3.3 Seksyen 5.1 - Komitmen Pengurusan

3.4 Seksyen 8.2.2 - Audit Kualiti Dalam

3.5 Seksyen 8.5 - Penambahbaikan

3.6 Seksyen 8.5.4 - Penambahbaikan Organisasi

yang berterusan


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 5/16

5

FSSR

4.0 DEFINISI

4.1 Pengguna

Pelajar, Pensyarah, Pembantu Makmal, Juruteknik

4.2 Mesyuarat

Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal FSSR

4.3 Pasukan Petugas

Pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan FSSR

4.4 Ketua Unit

Koordinator Program, Ketua Audit Dalam

4.5 Perolehan

Proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

untuk memenuhi keperluan FSSR bagi menjalankan fungsi dan

operasinya dengan terkawal dan berkesan.

4.6 Bekalan

Adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti,

program atau projek. Contoh bekalan adalah seperti barang

makmal/penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian,

kenderaan dan kelengkapan pejabat.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 6/16

6

FSSR

4.7 Perkhidmatan

Adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk

melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh

dikategorikan seperti berikut :-

(a) Perkhidmatan Fasiliti

Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan,

infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci

bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan

seumpamanya.

(b) Perkhidmatan Am

Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan

perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan

bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.

4.8 Kerja

Adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja

perundingan, perundingan rekabentuk dan pembuatan.

4.9 Pembelian Terus

Perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang

bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 7/16

7

FSSR

4.10 Pelawaan Sebut Harga Rasmi

Adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan untuk

mengemukakan sebut harga bagi perolehan bekalan atau

perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga

RM500,000.00 bagi setiap pelawaan; dan perolehan kerja

awam yang bernilai RM20,000.00 hingga RM500,000.00 bagi

setiap pelawaan.

4.11 Pelawaan Tender

Adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan dengan

sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai

tawaran bagi perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

yang bernilai melebihi RM500,000.00 bagi setiap pelawaan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 8/16

8

FSSR

4.12 Wang Panjar Runcit

Bermaksud sejumlah wang yang diperuntukkan untuk tujuan

pembelian kecil yang diperlukan SEGERA, bernilai tidak

melebihi RM500.00 bagi satu resit pembelian. Walau

bagaimanapun, bagi barang yang memerlukan kelulusan

jawatankuasa khas seperti pen drive bersaiz 1G yang perlu

mendapat kelulusan Jawatankuasa Penilaian Peralatan

Komputer (JPPK), kelulusan JPPK hendaklah diperolehi

sebelum pembelian dibuat. Surat kelulusan berkenaan

pembelian tersebut hendaklah dikemukakan bersama resit

pembelian dan dikepilkan dengan sub baucer.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 9/16

9

FSSR

5.0 SINGKATAN

FSSR - Fakulti Seni Lukis & Seni Reka

D - Dekan

PTJ - Pusat Tanggungjawab

WP - Wakil Pengurusan FSSR

TP - Timbalan Pendaftar

KO - Koordinator Program

PTK(P) - Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian)

JT - Juruteknik

PM - Pembantu Makmal

PT - Pembantu Tadbir

PB - Penolong Bendahari

UKZ 12 - Unit Kewangan Zon 12

JKKP - Jawatankuasa Khas

BPPP - Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat

Bendahari

AJKPP - Ahli Jawatankuasa Perolehan Peralatan


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 10/16

10

FSSR

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Perancangan Perolehan

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KO/JT/PM 1. Merancang perolehan bekalan dan perkhidmatan /

kerja-kerja mengikut keperluan dan jumlah

peruntukan yang telah diagihkan.

2. Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur

bagi menempatkan barang yang hendak

diperolehi telah disediakan.

3. Mengenalpasti staf yang akan mengendalikan

barang (peralatan) yang hendak dibeli.

4. Tentukan kaedah perolehan berdasarkan

peraturan yang ditetapkan.

5. Penyediaan spesifikasi bekalan / perkhidmatan

dan penentuan anggaran harga.

6. Permohonan peruntukan.

D 7. Mendapatkan kelulusan dekan bagi perancangan

perolehan yang diperlukan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 11/16

11

FSSR

6.2 Perolehan Secara Pembelian Terus


JT/PM/PT 1. Mengisi borang cadangan bekalan mengikut

spesifikasi keperluan dengan anggaran harga.

KO 2. Mendapatkan sokongan borang cadangan

bekalan.

D 3. Pengesahan kelulusan pembelian bekalan.

JT/PM/PT 4. Mengisi borang pelawaan sebut harga.

PT 5. Membuat pelawaan kepada pembekal.

WPF/TP/PTK(P) 6. Membuka dan mengesahkan dokumen sebutharga

yang diterima daripada Pembekal.

KO/JT/PM 7. Analisa sebut harga.

8. Semakan dan pengesahan borang analisa sebut

harga oleh jabatan perlu membuat pemilihan

pembekal mengikut harga yang terendah dan

menepati spesifikasi.

JKKP 9. Pengesahan Jawatankuasa Khas bagi borang

analisa sebut harga diperlukan jika berkaitan.

D 10. Mendapatkan pengesahan Dekan bagi dokumen

lengkap perolehan.

PT 11. Penghantaran dokumen ke Unit Kewanga Zon 12

untuk pengeluaran Pesanan Tempatan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 12/16

12

FSSR

6.3 Perolehan Secara Sebutharga Rasmi / Tender


KO/JT/PM 1. Penyediaan spesifikasi keperluan bekalan,

perkhidmatan atau kerja-kerja mengikut

keperluan.

2. Semakan spesifikasi.

JKKP 3. Mendapatkan kelulusan spesifikasi daripada

Jawatankuasa Khas (sila rujuk Lampiran 1).

UKZ12 4. Dokumen lengkap perolehan akan di hantar ke

Unit Kewangan Zon 12.

BPPB 5. Penyerahan dokumen oleh UKZ12.

6. Penyerahan dokumen sebut harga kepada

Fakulti.

D/KP/JT/PM 7. Penyediaan dan pengesahan Analisa Teknikal

untuk sebut harga rasmi / tender.

JKKP 8. Mendapatkan kelulusan Analisa Teknikal

daripada Jawatankuasa Khas (sila rujuk Lampiran

1).

PT 9. Penghantaran dokumen ke Bahagian Perolehan.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 13/16

13

FSSR

6.4 Penerimaan dan Pembayaran TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

JT/PM 1. Penerimaan bekalan dan perkhidmatan.

2. Menyemak kualiti dan kuantiti bekalan dan

perkhidmatan.

3. Penerimaan dokumen lengkap (Inbois, Pesanan

Tempatan dan Nota Hantaran).

JT/PM/PT 4. Penyediaan borang perimaan barang /

pengesahan kerja.

AJKPP 5. Mengujilari mesin / peralatan yang diterima oleh

Jawatankuasa Perolehan Peralatan jika berkaitan.

D/PT 4. Mendapatkan pengesahan Dekan.

PT 5. Penghantaran dokumen ke Unit Kewangan Zon

12.


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 14/16

14

FSSR

7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi

Tempoh Simpanan

7.1 Fail Panjar Wang Runcit

400-FSSR (PT. 8/2)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun

7.2 Fail Sebut Harga/Tender

300-FSSR (PT. 8/5)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun

7.3 Fail Penyelenggaraan/ Pembaikan Peralatan Pejabat

300-FSSR (PT. 19/1)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun

7.4 Fail Pesanan/Bekalan/ Pembelian

300-FSSR (PT. 8/2)

Pentadbiran Am FSSR

5-7 Tahun


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 15/16

15

FSSR

8.0 LAMPIRAN

8.1 Senarai Jawatankuasa Khas Lampiran 1

8.2 Carta Alir Perancangan Perolehan Lampiran 2 8.3 Carta Alir Prosedur Perolehan Secara Lampiran 3 Pembelian Terus 8.4 Carta Alir Prosedur Perolehan Secara Lampiran 4 Sebut Harga Rasmi / Tender 8.4 Carta Alir Prosedur Penerimaan dan Lampiran 5 Pembayaran 8.5 Borang-borang Lampiran 6


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02





: 22/09/2013

Muka Surat : 16/16

16

FSSR

LAMPIRAN 1

SENARAI JAWATANKUASA KHAS

BIL PERKARA JAWATANKUASA

1 Peralatan, Perisian dan - Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan Perkhidmatan ICT dan Alat Komputer Pandang Dengar - JPPICT/JTICT - Jawatankuasa Alat Pandang Dengar

2 Peralatan Elektronik Jawatankuasa Teknikal Peralatan Elektronik

3 Peralatan Makmal Sains dan Jawatankuasa Teknikal Peralatan Sains dan Teknologi Teknologi mengikut bidang PTJ yang berkenaan

4 Kenderaan Naib Canselor 5 Lain-lain peralatan dan

perkhidmatan Jawatankusa yang dilantik mengikut keperluan dari masa ke semasa


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

LAMPIRAN 2

CARTA ALIR PERANCANGAN PEROLEHAN

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA RUJUKAN

KO/JT/PM

KP/JT/PM D

Mula Senaraikan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja yang hendak diperolehi Tentukan kaedah perolehan berdasarkan peraturan yang ditetapkan Pengesahan dan kelulusan Dekan Tamat

Pekeliling Bendahari Bil.8/2009


(Rujuk Laman

Sesawang Pejabat Bendahari)


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

LAMPIRAN 3

CARTA ALIR PROSEDUR PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS


JT/PM/PT

KO D JT/PM/PT PT

WPF/TP/PTK(P) KO/JT/PM/PT KO/JT/PM/PT JKKP

Mula Mengisi borang cadangan bekalan mengikut spesifikasi keperluan dengan anggaran harga Mendapatkan sokongan borang cadangan bekalan Mendapatkan kelulusan borang cadangan bekalan daripada Dekan Mengisi borang pelawaan sebut harga Membuat pelawaan kepada pembekal Membuka dan pengesahan sebut harga Mengisi borang analisa sebut harga untuk memilih pembekal

Semakan dan pengesahan borang analisa sebut harga dan penyediaan minit mesyuarat pemilihan pembekal Pengesahan Jawatankuasa Khas jika berkaitan


(Rujuk Laman

Sesawang Pejabat

Bendahari)

Jika Perlu


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

D PT

Mendapatkan kelulusan Dekan bagi dokumen lengkap perolehan Hantar kepada Unit Kewangan Zon 12 untuk keluaran pesanan tempatan

Tamat


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

LAMPIRAN 4

CARTA ALIR PROSEDUR PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA RASMI / TENDER


KO/JT/PM JKKP UKZ12 BPPB KO/JT/PM D/KO/JT/PM JKKP PT

Mula Penyediaan spesifikasi keperluan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja mengikut keperluan Mendapatkan kelulusan spesifikasi daripada Jawatankuasa Khas Hantar ke Bendahari Unit Kewangan Zon 12 Diiklankan oleh Bahagian Perolehan di dalam jangka masa 7 - 21 hari. Dokumen sebut harga rasmi / tender akan dihantar ke Fakulti Seni Lukis & Seni Reka untuk tindakan lanjut Terima dokumen sebut harga daripada Bahagian Perolehan UiTM Penyediaan dan pengesahan Analisa Teknikal untuk sebut harga rasmi / tender di dalam jangka masa 14 hari Mendapatkan pengesahan dokumen daripada Jawatankuasa Khas jika berkaitan Hantar kepada Bahagian Perolehan

Tamat


(Rujuk Laman

Sesawang Pejabat

Bendahari)


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

LAMPIRAN 5

CARTA ALIR PROSEDUR PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN


JT/PM JT/PM JT/PM JT/PM/PT AJK JPP D PT

Mula

Terima bekalan dan perkhidmatan Semak kualiti dan kuantiti bekalan dan perkhidmatan Terima dokumen lengkap (Inbois, Pesanan Tempatan dan Nota Hantaran) Penyediaan borang terimaan barang atau pengesahan kerja Mengujilari mesin yang diterima oleh Jawatankuasa Perolehan Peralatan (Jika Berkaitan) Mendapatkan pengesahan Dekan Hantar ke Bendahari Unit Kewangan Zon 12 untuk proses Bayaran Tamat


(Rujuk Laman

Sesawang Pejabat Bendahari)

Jika Perlu


SALINAN DOKUMEN TERKAWAL - ad.uitm.edu.my · perolehan dan pembayaran bekalan, ... kenderaan dan...

Documents

Transcript of SALINAN DOKUMEN TERKAWAL - ad.uitm.edu.my · perolehan dan pembayaran bekalan, ... kenderaan dan...