HO Link conferentie / 17 juni 2016Bote Folkertsma (Studielink)

Gideon Zegwaard (QDelft)Frank Alberse (Studielink)

Aanbesteding StudielinkTerugblik Vooruitblik

Agenda

• Resultaat aanbesteding

• Terugblik aanbesteding

• Vooruitblik project SLNA(Studielink Nieuwe Architectuur)

Resultaat aanbesteding

• QDelft– hoogste score behaald op basis beoordeling EMVI criteria (Economisch Meest

Voordelige Inschrijving)– Onderverdeling criteria in Kwaliteit en Prijs

– Tenderteam Studielink legt advies voor aan bestuur Studielink

• Bestuur Studielink– Proces verbaal: vaststellen zorgvuldig verloop procedure– Advies bekrachtigd: voorlopige gunning toegewezen aan QDelft

• Alcatelperiode: wettelijke termijn van 20 dagen– Bezwaarperiode betrokken partijen– Afgelopen op 14 juni

Aanleiding aanbesteding

• Onderdeel aanbesteding 2009– Nieuwe architectuur op basis zaakgericht werken

• Architectuur bleek niet realiseerbaar– Herstructurering past niet in scope criteria aanbesteding 2009

• Vernieuwing applicatie noodzakelijk– Wet- en regelgeving– Wensen instelling realiseerbaar?– Architectuur beperkt: mobiele website

Voorbereiding aanbesteding

• Formuleren uitgangspunten (eind 2014 begin 2015)– WAR (Wijzigings Advies Raad)– Bestuur– Werkgroep met informatiearchitecten van instellingen

• Uitgangspunten (globaal)– Formuleer vooral wat de Studielink applicatie moet kunnen– Sluit aan bij het meerjarenplan: flexibeler systeem met meer aandacht voor individuele wensen

instellingen, maak Studielink eenvoudiger waar dit kan, “slim herbouwen” bestaande functionaliteit– Vraag de leverancier (Inschrijver) om een oplossing– Leg nadruk op de kwaliteit van de oplossing

• Uitwerking in hoofdonderwerpen aanbesteding– Architectuur en ontwerp– Herbouw applicatie– Migratie van oud naar nieuw– Hosting en beheer

Voorbereiding aanbesteding

• Tenderteam– Medewerkers Studielink (5 personen)– Architect werkzaam bij universiteit– Extern: tendermanager, jurist, architect

• Opstellen voorlopig programma van eisen– Regels opstellen tav vertrouwelijkheid– Vertalen uitgangspunten WAR/Bestuur naar operationele eisen en wensen– Workshops intern om eisen scherp te krijgen– Documentatie verzamelen

– Keuze maken voor het type aanbesteding: • beperken van aantal deelnemende leveranciers (“gesloten” procedure)• gebruik maken van deskundigheid leveranciers: concurrentie gerichte dialoog

Uitvoering aanbesteding

• Marktconsultatie voorjaar 2015– Leveranciers uitnodigen om te reageren op het voornemen van Stichting Studielink– Resultaat: zijn er leveranciers die opdracht willen uitvoeren?

• Selectiefase najaar 2015– Kunnen leveranciers naar ons oordeel de opdracht uitvoeren?– Resultaat: maximaal 6 partijen uitgenodigd voor deelname aan het vervolg

• Dialoogfase eind 2015 begin 2016– In 2 ronden zijn onderwerpen nader uitgewerkt door max. 6 leveranciers:

architectuur, herbouw, migratie, beheer (1e lijns ondersteuning)– Resultaat: voldoende input om Programma van Eisen af te ronden

• Gunningfase maart – juni 2016– Programma van Eisen bevat alle inhoudelijke eisen, wensen en vragen voor de beoordeling– Prijsmodel bevat uitwerking van diverse onderdelen op basis van onderdelen aanbesteding– Resultaat: beoordeling leveranciers levert een nummer 1 op

Samen werken aan software die werkt.

QDelft maakt sinds 1996 maatwerksoftware binnen sectoren zoals onderwijs, zorg, transport, logistiek.

Gespecialiseerd in het ontwerpen, hosten en beheren van technisch hoogwaardige software voor rekenmodellen, expertisesystemen en informatiesystemen.

Ca. 70 medewerkersKantoor in DelftMultidisciplinaire teamsScrumKwaliteit en flexibiliteitMicrosoft Partner

Een nieuw studielink

Herbouw Studielink als project

Nu eerst:– Analyse / onderzoek

Maar ook uitwerken:– Verantwoordelijkheden– Afstemming– Planning– Op te leveren producten– Acceptatie / “definition of done”

Wat? procedures, regelingen,

gegevens etc.

Hoe?schermontwerp, berichtdefinities

Acceptatie eisen verificatie

validatie

Omgeving

Architectuur

Implementatie: huidig

Implementatie: schaduwdraaien

Implementatie: Live!

Deel 3 Vooruitblik• Projectinrichting

– Structuur, aanpak, planning– Wie is waarbij betrokken vanuit Studielink– Expertise intern en extern vaststellen

• Project governance– Welke groepen en gremia zijn noodzakelijk– Wie gaat participeren in welke groepen– Wie neemt waar welke besluiten– Hoe regelen we de relatie met de bestaande besluitstructuur: WAR, Bestuur, HO ketenoverleg

• Participatie instellingen en andere ketenpartners– Waar en wanneer is expertise van onderwijsinstellingen nodig– Betrokkenheid DUO, maar ook afstemming met IND, Banken, Logius, – Welke rollen gaan we onderscheiden als expert, klankbord, werkgroep

• Communicatie – Hoe gaan we voortgang en resultaten publiceren– Welke overleggen / informatiesessies moeten we organiseren– Gaan we nieuwsbrieven maken en zo ja hoe gaan we die verspreiden

Vragen

• Voor het stellen van vragen aan de projectorganisatie– kenniscentrum@studielink.nl