Regionale anskaffelsesprosesser Helse Sør ØstRegionens og Sykehuspartners rolle

Innkjøpsdirektør Reidar Løkken, Sykehuspartner

Avdelingssjef MTA Øystein Jensen, Rikshospitalet HF

Medisinsk Teknisk Forenings Landsmøte Trondheim 6. mai 2008

M T F

DisposisjonMedisinsk-teknisk nettverk i tidligere Helse Sør etablert 1.1.2002, 7 sykehus nå 5 HF. Uformelt

nettverk, faglig samarbeid, samme type utstyrsdatabaser, benchmarking, felles nettportal, Forvaltning 2005: 40.000 enheter, akk. kostnad 3,4 mrd kr. MTAs rolle som et kompetent innkjøpsorgan videreutviklet.

2005 ØJ og RH MTA formalisert leder for MTU-nettverket fra Helse Sør

2004 Sykehuspartner etablert, forretningsidé og hovedaktivitet

2005 felles anbudsprosess for store MTU-anskaffelser i nettverket, koordinert av RH MTA

2006, 2007 felles anbudsprosess for store anskaffelser i nettverket, kravspec og evaluering fra nettverket og sykehusene, koordinert av Sykehuspartner

2007 kartlegging og benchmarking av MTU vedlikeholdsavtaler startet i nettverket

2008 felles anbudsprosess store MTU-anskaffelser Helse Sør Øst. ØJ og MTA RH valgt som faglig koordinator for MTU-anbudet 2008 på vegne av de medisinsk-tekniske miljøene i Helse Sør Øst, et fusjonert formalisert MTU-nettverk er under utvikling

Osloprosessen og veien videre

Viktige hovedpunkter:

Å ha et videre perspektiv enn innkjøp. Flere og flere kliniske prosedyrer avhenger av avansert MTU og integrasjon av systemer. Dette øker kompleksiteten i anskaffelsen.

Forvaltning av MTU (yte MTT) er en serie inngripende prosesser, helt inn i den medisinske kjernevirksomheten. Fra det amerikanske ACCE, American College of Clinical engineering finnes følgende definisjon på fagfeltet clinical engineering = medisinsk teknikk: “As clinical medicine has become increasingly dependent on more sophisticated technologies and the complex equipment associated with it, the clinical engineer, as the name implies, has become the bridge between modern medicine and equally modern engineering.”

Anskaffelse av MTU er en del av utstyrsforvaltningen, og skiller seg radikalt fra ”normale” innkjøp. Det må være tette samarbeidsrelasjoner mellom tekniske og merkantile .fag

Kapittel III. Bruk og vedlikehold

§ 11. Anskaffelse Det elektromedisinske utstyret som anskaffes til bruk, skal være i samsvar med de bestemmelser som gjelder for det aktuelle utstyret og være egnet til formålet.

Veiledning til § 11 Bestemmelsen innebærer bl.a. å påse at det elektromedisinske utstyret som anskaffes oppfyller gjeldende sikkerhetskrav. Dette innebærer kontroll av at CE-merket er påført og av samsvarserklæringen eller annen dokumentasjon som viser at de gjeldende sikkerhetskravene er oppfylt.Vurderingen av hvorvidt utstyret er egnet til formålet er en vurdering som også må foretas av teknisk kyndig personell for bl.a. å fastslå om de løsninger fabrikanten har valgt teknisk og sikkerhetsmessig svarer til de medisinske forutsetninger for bruken.Denne bestemmelsen samt §§ 13-18 gjelder også for elektromedisinsk utstyr som virksomheten leier, låner osv, jf § 2

MTAs rolle

RHs analyse av interne tjenester og organisering før ISE-dannelse (høst 2001), Hartmark.

RH ISEs tjenestekatalog og produksjonskostnader (vår 2002), Hartmark.

MTT nettverksgruppe H Sør tjenester 24.9.2002

R2006 strategiarbeid Helse Sør CG/EY, delrapporter P3 Teknologi og P7 Ikke-medisinske fellestjenester 25.10. 2002 avsnitt 6.4, rapport P3 og P7.

Helse Sør ”IBM-rapporten” april 2003

McKinsey ”Kjøp smart” RH høst 2003

McKinsey ”Fusjonsutredning RR” vår 2004

Noen utredninger:

Ko

Gr.

Lab 9

Lab 8

Lab 7

V

DammenHaugen

Gr

MR 1

Lab 1

Lab 3

Bibl

UL 3

Korridor

B-b.

B-b.

CT1

CT2

Gr.

Kløfta

Gr. Gr.

REVORT

MED

Kir Uro Gastro/TXDiv/PolHMA

Nevro- kirTKA

ØNHØye

Barn

Lab 2

M

L

L

LL L

L

Lab 12

Lab 13

GrDatarom

Datarom

Nevro

Skrivestue

Nærarkiv

HOVED- INNGANG

D2Ekspedisjonen

A

A

A

Glassgate06.sept 2002

D3

D

D

D

Lab 4

Lab 6Lab 5

Lab 11

Granskn

MR 3

MR 2

A/I1

A/I 2

Card

A/I 4

A/I 5 Card Card

UL 1

UL 2

Pers.

M

M

* *

*

Fysioterapi

PACS

UiOstud

Forskn.lab

Forskn.lab

Lunge

PP

ITLager

Gr

PI

Hage

Datarom

”Clustering” av tunge, ”like” utstyrsenheter er rasjonelt

Brukergrensesnitt standard

Brukergrensesnitt eksempel

Siemens Nevrostar 2GE advantix

Nr Kriterier Vekt Karakter (1-6)

Sum

a Totalkostnad 40 b Funksjonalitet/ opplevd brukervennlighet 40 c Oppetid / Teknisk bistand 15 d Opplæringsprogram 5 100

Vekting Helse sør felles 2006 - 2007:

Totalkostnad

Tidsklemma, eks. RH

Prioritert behovsliste fra

klinikkene

Kvalitetssikringdata

Organisering, systematiseringav søknadene

Prioritering Rangering Tilpasning til strategi

Innstilling til ISE-direktør

Tildelingsbrev med

godkjenning

Anskaffelse i henhold til

plan

Prioriteringsutvalget ISE-direktør MTA-PASKlinikkene

Beslutning om anskaffelse Til – fra Gj.snittUtarbeidelse av anbudsdokumenter 1 – 12 uker 5 ukerUtlysning og tilbudsfrist 3 – 8 uker 6 ukerBefaring, utprøving 0 – 8 uker 2 ukerEvaluering og innstilling 1 – 8 uker 4 ukerKlagefrist 2 uker 2 ukerKontraktsforhandling og -inngåelse 0 – 4 uker 2 ukerByggtilpasninger 0 – 36 uker 2 ukerLeveringstid 1 – 12 uker 8 ukerInstallasjon /opplæring av superbr 0 – 2 uker 1 ukeMottakskontroll 0 – 2 uker 1 ukePrøvedrift 4 – 16 uker 10 ukerFakturering 6 – 8 uker 7 uker

Sum 18 – 118 uker 50 uker

Historikk - Resept 2006

Omfattende strategiprogram i Helse Sør 2002– P1 Struktur- og oppgavefordeling– P2 Kapasitet og behovsdekning– P3 Teknologi og informasjonsflyt– P4 Forskning og utvikling– P5 Verdigrunnlag og visjon– P6 Pasientrelasjonen– P7 Ikke-medisinske fellestjenester– P8 Utdanning og kompetanseutvikling– P9 Kommunikasjon, kultur og endringsledelse

www.helse-sor.no (For Medarbeidere>Strategi Resept 2006)

Vedtatt i styret i Helse Sør høsten 2002

Mer helse for hver kroneMer helse for hver krone

Mindre til administrasjon og mer til pasientbehandling Mindre til administrasjon og mer til pasientbehandling

IKT, Innkjøp, Lønn, økonomi, personal

IKT, Innkjøp, Lønn, økonomi, personal

Hvorfor etablere Sykehuspartner?

Sykehuspartner - Tjenesteområder

2004

Lønn/personalLønn/personal

InnkjøpInnkjøp

2005 2006 2007

IKTIKT

Økonomi/regnskapØkonomi/regnskap

Storregionen Helse Sør - Øst Utgjør ca 60% av markedet i Norge

Omstillingsprosessen – Osloprosessen

Oppgavefordeling – Synergier

Spesialisering - spesialistfunksjoner

Konsekvenser for hvilket utstyr det enkelte HF skal ha?

Felles forsyningssenter for hele regionen for forbruksvarer

Driftes av DHL

Leverer bulkleveranser og avdelingspakket

All bestilling via e-handel og markedsplassen

NORKAT

Felles database for Katalogoppdatering og avtaleregister

- 14 -

NORKAT – Helse Sør-Østs løsning for felles varekatalogadministrering

NORKAT(MASTER)Leverandør

IBX

Ytterligere artikkel-info (T-PAK m.m.)

HF

HSØ varekatalog (xml)

FS/DHL

HF (direkte)katalog HF (direkte)katalog

HSØ varekatalog (T/L-PAK)

HSØ varekatalog (F/L-PAK)HSØ vare-

katalog (xml)

Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

Første opplasting

Andre opplasting

Tredje opplasting

Fjerdeopplasting

01.05 01.06 01.09 01.10 01.1201.01 01.02 01.03

Leverandørs frist for innsending av prisfil til IBXLeverandørs frist for innsending av oppdatert prisskjema til HSØ

Dato for innlesing av varekatalog i innkjøpssystemer pr HFVirkningsdato for ny varekatalog

• Kontinuerlig endring av sortiment og katalog krever for mye ressurser for HSØ og HF

• HSØ vil derfor i framtiden tillate katalogoppdatering kun 4 ganger pr år (standard vedlegg til alle konkurransegrunnlag)

• Leverandør må utarbeide ny HSØ varekatalog• Pga manglende støtte i eHandel.no’s format må i

tillegg ytterligere artikkelinformasjon med pakningsstørrelsesinformasjon utarbeides

• NORKAT vil sammenstille og bearbeide disse to datakildene og produsere

• HSØ varekatalog for FS/DHL med typisk T-PAK eller L-PAK

• HSØ varekatalog for HF for kjøp fra lager, med typisk L-PAK eller F-PAK

• HSØ varekatalog for HF med avdelingspakkede varer (i dag kun AHUS) med typisk F-PAK eller minste enhet (ME)

SP og Anskaffelsesprosessen MTU Gamle Helse Sør startet samordningen av MTA anskaffelser i 2005

– RRHF stilte seg til disposisjon og gjennomførte den første samordnete anskaffelsen i Helse Sør. De to siste og årets anskaffelse kjøres av SP for alle foretakene i regionen i samarbeid med det medisintekniske nettverket i regionen.

– Samarbeidet mellom SP og det medisintekniske nettverket har funger meget bra sett fra SP side.

Resultat mhp gjennomføring

- Gjennomarbeidede dokumenter

- Kvalitetssikring av kontrakter

- Standardisering av spesifikasjoner, kontrakter m.m

- Profesjonalisering av innkjøpsprosessen

- Dokumenthåndtering

 Resultat mhp besparelser

– Reduserte innkjøpspriser

– Volumrabatter

– Prosess synergier

Anskaffelse av MTU

Forespørsel for utprøving

Rutiner for: Mottakskontroll Merking/registrering Testing Prøvedrift Opplæring Klinisk drift

Anbud/ tilbudsåpning Protokoll

MTA Brukerinstilling skal

returneres MTA eller til Sykehuspartner.

Sykehuspartner/MTA/BU Leverandørforhandl.

Kontrakt.

Bestilling fra respektive institusjon

Sykehuspartner

Anbudsprosess

Sykehuspartner Sammenstilling.

Analyse.

Møte MTU - BU/brukere. Gjennomgang tilb.

Om mulig instilling.

Møte SP - MTU (alle HF) Koordinering av anskaffelser, gjennomgang av kravspesifikasjon m.m

Ved større tilbud/anbud kan MTU bli innkalt til møte ved åpning. Fordeling- Tidsplaner – utprøving m.m

Analyse av tilbud/anbud. Tidsplan.

Alternativ: Distribusjon av nødvendig info til kjøpende avdeling.

Ved større forhandlinger deltar hele brukerutvalget sammen med fagpersonell. Dette avklares ved anb./ tilb. åpningen.

Rutine for innlån og utprøving

Medisinteknisk avdeling/ brukere

Beslutning om anskaffelse, Prioritering

Investeringsbudsjett HF MTU

Teknisk og funksjonell kravspekk/andre forhold

Administrasjonen HF Kost/nytte analyse

Utfordringer

Tidsklemma

– Ulike prosesser for beslutning, godkjennelse og styrebehandling av hva som skal anskaffes

– Det regionale Helseforetaket har gitt klare føringer med hensyn til investeringsanskaffelsene, og det arbeides med å etablere en prosessen slik at alle HF har planen klar ved årsskifte

– Evalueringsprosessen er en utfordring grunnet bl.a. utprøving av utstyr. Gjør at vi ikke kommer i mål samtidig med evalueringen

– Påvirker det økonomiske resultatet av samordningen

– Standardisering, preferanser, opplæring – møter oss selv i døra

– Teknologisk konsekvens

Serviceavtaler– Kartlegging av alle serviceavtaler i gang

– Hvordan organiser servicen i framtiden og på hvilket nivå skal avtalene være m.m

MTU

–Takk for oppmerksomheten

- 18 -