Recruiting and Retaining Top Talent

Presented by

Kathryne A. Newtwon

10:45 a.m. – 12:00 p.m.

Sponsored by

1

Preparing for 2020:  Recruiting and Retaining Top Talent

KATHRYNE  A.  NEWTON,  MBA,  PH.D.ASSOCIATE  DEAN  FOR  GRADUATE  PROGRAMS  AND  FACULTY  SUCCESSPROGRAM  HEAD  AND  PROFESSOR  OF  SUPPLY  CHAIN  MANAGEMENT  TECHNOLOGYPURDUE  UNIVERSITY,  WEST  LAFAYETTE ,   INKANEWTON@PURDUE.EDU

MHEDA'S 2017 CONVENTION & EXHIBITOR SHOWCASE

2020 Managers Must…

Understand needs, expectations and values of five highly diverse generations .

Be prepared to communicate effectively in all situations.

Develop strategies for hiring and retaining them; including how to best motivate and reward them

Practice No Surprise Management: Goals, Training, Feedback, Rewards

Set a strategy for your future leadership.

R  U  Rdy?!

2

Diversity in the U.S.:  A New Workforce is Around the Corner

3 Important demographic shifts:◦ The U.S. is getting bigger, older and more racially and ethnically diverse◦ From 1980‐2020, Caucasian workers will decline from 82 to 63%

◦ White will cease to be the majority US population by 2050

◦ Latinos will almost triple from 6% to 17%

◦ In 2014, millennials (or Gen Y, born between 1977‐1997) represented almost 47% of workforce; by 2020, close to 50%

◦More women are in higher education than males, and more are entering and staying in the workforce (about ½ compared to 1/3 in 1967).

A New Workforce is Coming….

“Where did all the Boomers Go?!”

Getting Prepared

Understand shifts of each generation and their distinct characteristics.

Learn to communicate in different ways to reach them.

Develop strategies for hiring and retaining them; including how to best motivate and reward them.

Practice “No Surprise” Management

3

The Five Generations

Traditionalists/Veterans (1922-1945)

Major Traits:  loyal, traditional nuclear families

Major Influences:  “Depression Babies,” WW II, Cold War, Korean War, rise of suburbs

Broad Traits:  sacrifice, discipline, conformance, respect for authority, save your money – pay cash!

Defining Invention:  fax machine

Percent Using Internet:  53% (just happened!)

Characteristics:  formal and detailed, good communicators, excellent work ethic ‐ security is important, accepting and trusting of authority, empathetic

The Five Generations

Baby Boomers(1946-1964)

Major Traits:  optimistic, idealist, competitive, disintegrating families, love democracy

Major Influences:  “Woodstock Generation,” Vietnam War, Watergate, women’s rights, JFK assassination

Broad Traits:  competitive, sandwiched generation, work hard, long hours, well‐educated, excellent teamwork 

Defining Invention:  personal computer

Percent Using Internet: 65%+

Characteristics:  semiformal communicators, buy now/pay later, “what’s the bottom line/ my rewards,” accept “rules,” socially confident

The Five Generations

Generation X(1965 – 1976)

Major Traits:  fun, self‐reliant, critical, competitive

Major Influences:  “Latchkey Generation,” MTV, AIDS, Gulf War, 1987 stock market crash, fall of Berlin Wall

Broad Traits:  eclectic, free agents, work/life balance, socially responsible and adaptable, independent, “selfish”

Defining Invention:  mobile phone 

Percent Using Internet: 75%

Characteristics:  not serious/irreverent, get to point – “what do I need to know?”  “what matters to me is…,” openly questions authority, often skeptical, collaborative

4

The Five Generations

Millennials (Generation Y)(1977-1997)

Major Traits:  immediacy, confident, merged families

Major Influences:  “Entitled Generation” (doting parents), technology (Google and Facebook), 9/11 terrorist attacks, election of Barack Obama, the Great Recession

Broad Traits:  community service, cyberliteracy, accepting of diversity, work‐life balance (stable), socially responsible

Defining Invention:  internet (Google and Facebook)

Percent Using Internet: 97% (many times a day)

Characteristics:  risk‐takers, into eye‐catching fun.  “If and when I need it, I’ll find it online.”  What’s relevant is now, today, and my role.  Earn to spend, OK with authority that earns respect.  Politically aware, tech‐savvy, innovative

The Five Generations

Generation 2020(or Z)Born since 1997

Major Traits:  hyper‐connectedness, multi‐taskers, like stress, creative, embrace diversity, “trust‐fund” generation 

Major Influences:  “Facebook Crowd,” social games, Iraq War, Great Recession

Broad Traits:  mobility, media savvy, life online starting in pre‐school, reading books on e‐readers

Defining Invention:  iPhone apps, E‐paper, augmented reality, “wearable” learning

Characteristics:  socially responsible, more sensible than grandparents, tolerant of alternative lifestyles, nicer than parents

*In 2025, they will be the Largest Generation at work

Generational Grand Shift Looking Forward

5

The Generations at WorkWork Ethic and 

Values

Veterans Baby Boomers Generation X Generation Y

“Millenials”

Generation Z

Work is… An obligation… 

for life

An exciting 

adventure

A difficult 

challenge

A contract

A means to an 

end

Fulfillment

Career 

Multitaskers, 

Readily move

Leadership Style Directive

Command‐and‐

control

Consensual  Collegial

Collective Minded

Everyone is the 

same

Challenge others

Ask why

Challenge   

authority

Respect “earned” 

authority

Change Self

Align Actions with 

Values

Dialogue

Interactive Style Face‐to‐face

Formal letters

Team oriented,

Love to have 

meetings

Entrepreneurial, Loyal 

to Profession

Participative, Work 

“with,” not 

“for”

Technology 

dependent,

Integrated

Feedback and 

Rewards

No news is good 

news

Satisfaction in a 

job well done

Home ownership

Unappreciative

Use Money

Title/recognition

Job Security

Sorry to interrupt, 

but how am I 

doing?

Freedom is the 

best reward

Whenever I want 

it, at the push 

of a button

Meaningful work

Social rewards

Recognition

Public Praise

Messages that 

Motivate

Your experience is 

respected

You are valued

You are needed

Do it your way

Forget the rules

You will be with 

other bright, 

creative people

Online training

Work and Family 

Life

Ne’er the twain 

shall meet

No balance

Work to live

Work‐Life Balance Balance – Freedom 

and Flexibility

Structure Stability

Cisco’s Social Media Survey of Millennials

2/3 will ask about social media during job interviews56% will not take a job from a company that bans social media… or will work around the ban1/3 prioritize social media access and mobility device freedom over salary66% believe corporate devices should be used for social media and personal use70% believe being in an office is unnecessary

http://www.cisco.com/c/en/us/netsol/ns1120/index.html

6

Working with Millennials…Worth the EffortAmeritrade Commercial : Stewart (feat. Mike Maronna) ‐ YouTube

Provide a career path and good mentors –great training a must

Make work meaningful

Set goals and measure progress

Praise in public…

Use continuous appraisals, straight feedback

Offer more than compensation incentives; customizable rewards

Don’t forget to be a manager!

We Must Recruit and Retain Top Talent in Order to CompeteHiring the right person for the job is only the first step.

We are no longer in an era where all a manager has to do is hire good people and pay them a fair (or almost fair) wage to keep them working for you.

Managers must provide a blend of benefits and company culture that works together to do what essentially boils down to keeping people happy. 

The best employees in any industry will always have a job.

You can’t find loyal employees, you’ve got to build them.

Examine Your Company’s Culture

•Team environment (including top management)

•Creativity and innovation – variety of perspectives

•Openness of communications (authenticity and inclusion are critical)

•Propensity for action and change – great coaching and support systems

•Employee and customer participation

•Respect for the individual

•Flexible schedules and open office designs

7

Examples of Changes Happening During the “Innovation” Era… NOW

Major predictions as we move to 2020:◦ Hiring/promoting will be based on reputation capital;

◦ Your workplace will revolve around technology, mobile devices;

◦ Job requirements for CEOs will include blogging;

◦ Corp. trainers will use simulations and alternate reality as key delivery models;

◦ HR focus will move from outsourcing to crowdsourcing; geography not a limit;

◦ Lifelong learning will be a business requirement;

◦ Corporate social responsibility will be used to attract and retain employees;  diversity will be a business issue; Organization needs strong values;

◦ Social media literacy will no longer be an option;

◦Work‐life flexibility will become commonplace

What Does this Mean for Managers?

New hires will be using technologies much farther ahead than the companies hiring them.

Managers can now acquire, and integrate talent from around the world.   

There are a host of new opportunities and threats.Must become “learning” organizations.“Average is Over”  https://www.youtube.com/watch?v=vRWhUCjFqvU

Time‐to‐market is more crucial than ever. Growing need for cyber security and soft skills.Must structure appropriately for an overall e‐strategy – otherwise 

the e‐project is likely to fail.

Recruiting for Success

Evaluate your recruiting tools… The “Best job on the block?” Pay attention to security and seniority (who is leaving, why?; 

who is NOT leaving, why not?) Best practices:  Centralized HR, innovative, technology 

intensive, focused recruiting

Re‐evaluate your hiring practices – Need new strategies for hiring and retaining (EI)

Develop a “marketing” plan for recruiting … Get Creative “ABR” Focus on Key Metrics

8

Best Resources for Recruiting

Focused advertising – compelling ads

Employee referrals (Bounty rewards)

Recruiting firms

Networking (customer and competitors)

Job Fairs

Headhunters

Internal candidates

Internet (job web sites)

Your web site

Others….

On‐Line Recruiting Sites

• http://www.indeed.com• http://www.careerbuilder.com• http://www.dice.com (tech jobs)• http://www.monster.com• http://SimplyHired.com• http://glassdoor.com• http://onmogul.com (platform for women)• http://www.ziprecruiter.com (wide net; posts to

multiple free job boards with one submission

• Social Networking Sites:• LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest

Know What you Need

Take the Time to do it Right

The Best Predictors of Success

The Art and Science of Interviewing

Tests are a Tool, Not a Crystal Ball

Always, always, always…… Check References

Avoid Turnover from Day One

High Performance Hiring

9

Job Descriptions and Requirements Key Hiring Tools

Most Important… Most Neglected

A Few Basics Make a Huge Difference

Predicting Job Performance has Priority!

Two Simple Planning Tools …Many Potential Uses

Job Description Template

1. Job Title

2. Full or Part‐time

3. Department Name

4. Reports to:

5. Major Function and Purpose

6. Essential Duties and Responsibilities (%’s)

7. And other Related Duties as Assigned.

Job Requirements Checklist

1. Minimum Education

2. Minimum Experience

3. Knowledge and Skills Required

4. Consider General Mental Ability (GMA) and Integrity Tests (*conscientiousness) with Structured Interview  for Highest Validity Predictors

A Good Interview is Planned

Establish Rapport and Expectations

Pace Questions Comfortably

Listen with your Ears and Eyes

Sell the Organization 

Answer Questions, Explain Next Step

Check References, Administer Tests

Follow‐up and Document

10

Targeted Questions:The Key to Hiring Success

• Closed‐Ended

• Open‐Ended

• Self‐Description

• Situational

• Probing

• Reflection

• Leading and Loaded

In‐Depth Interview (Example)1. Describe for me a typical day on your most recent job.

2. Which of your various jobs did you like the most?  Why?

3. Why are you leaving your current position?

4. Describe an unpleasant, on‐the‐job situation in the past  and tell  me how you dealt with it.

5. What has been your single most noteworthy contribution to your present job?

6. Tell me about your experiences handling customer complaints.

7. What, in your opinion, are the pros and cons, of this job?

8. Was there any company policy or practice with which you did not agree in your last job?

9.  What are some of your off‐the‐job interests and activities?

10. Describe what you hope your job here will be one year from now (responsibilities, pay level, title, etc..)

11. What will you be looking for in this job that you did not find in your  past job?

12. What kind of references do you think previous employers will give you?

Avoiding Turnover:  Onboarding Best Practices Every Manager Should Know

Get Prepared Before the New Hire Starts: first‐week agenda, comfortable work station, welcome gift, send out helpful information.

First Week:  provide help getting acclimated, block time for orientation (first day is best), meet with manager(s), cover important work processes.

First 30 – 90 Days:  training and job                       shadowing, opportunities for feedback, first review                                              at 90 days.

MHEDA'S 2016 ANNUAL CONVENTION & EXHIBITORS' SHOWCASE

11

NeverTolerate Poor Management

Pearl of Wisdom

Motivation:  Feedback is Critical

Employees must know “where they stand”… Practice “Continuous Performance Appraisals”

Verbal and Nonverbal Communication Concerning Performance

Two Types of FeedbackPositive and Constructive Feedback

Feedback, Delivered Correctly, is Critical to Learning and Motivation

Delivered Incorrectly, is an Enduring and Destructive Experience

Effective Feedback

Getting People to Repeat Good Performance Consistently...◦ Positive Feedback, Describe Behavior

◦ Timely Recognition

◦ Customized Recognition

◦ Express Personal Appreciation

◦ Fair Reward (Perception IS Reality)

◦ Caution!  Don’t Overdo or Mix

12

Developing Millennials to Manage Others

Millennials Engage Best in Companies with a Strong Sense of Purpose

Get them Ready ‐ Focus early on Building Management Fundamentals

Allow them to Operate as “Intrapraneurs”• 78% of millennials consider ability to innovate in evaluating job offers

• When asked for biggest barriers to innovation?• 63% say management attitude• 61% say it’s operational structures and procedure• 39% say it’s employee skills, attitudes and lack of diversity

Training:  The Premier Strategy   for Improving Productivity  Training vs. Education

Improvements Result from Managed, Proactive Change

Should Focus on Learner and Getting Workers Information quickly – IAYF.  Develop a Learning Management System) LMS with combined approaches (e‐learning, lunch & learn, MOOCs).

Search for Training Needs: Training Needs = Ideal Performance ‐ Current

Training Should be Hierarchical, Synchronous, and Easy to Understand!

Establish Link Between Training, OTJ Performance, and Feedback/Rewards

Top PriorityMust Plan Strategically for the Future

13

You Know You are Managing Strategically When…You have a strategic plan for the future of your company….written down;

Your company’s priorities/actions are a reflection of it;

Your employees know the plan and have the training, resources and incentives to achieve it;

You are setting benchmarks and measuring outcomes in terms of “Key Results” on a timetable; and

You are communicating those outcomes and making adjustments to the plan as needed.

Management Musts for 2020

•Be prepared to engage the new, more diverse generation of employees – get fluent in the new language of business.

•Be prepared for the new wave of employment options.

•Get connected!  Recruit online and use online systems.

•Build a personal, more inclusive and open employee experience.

•Create a learning culture that embraces innovation and change.

•Get innovative with technologies using video to allow people to communicate, learn and collaborate.

•Develop your strategy for success.

Thank You!