Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic

The IPA Adriatic CBC Programme is co-financed by the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)

Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve

Asistenca Teknike Shqiptare

IPA AdriaticTiranë 2012

1


Temat per tu trajtuar

Kriteret e vlefshmerise dhe rimbursimi i shpenzimeve

Progress report

Project progress report

2


Kërkesa themelore të ligjshmërisë së shpenzimeve

Respekto kërkesat e PMCM “Programe managment and control manual” http://www.adriaticipacbc.org/download/Programme_Management_and_Control_Manual.pdf

Shoqëro me çdo dokument ligjor dhe financiar shpenzimet e kryera në çdo zë të buxhetit

Raporto në përputhje me shumat e parashikuara në buxhet dhe në afatet e “budget spending forecast”

Mos respektimi i kërkesave të PMCM, i jep të drejtë FLCO-së të mos rimbursojë shpenzimet e kryera

3


Shpenzimet sipas zërave të buxhetit

- Staff costs- pagesat për stafin e punësuar për zbatimin e projektit (full time apo part time);

- Overheads – shpenzime të përgjithshme (telefon, energji elektrike, kancelari, etj…)

- Travel and Accomodation- kosto vetëm për staffin e punësuar për zbatimin e projektit

- External Expertise- të punësuar me kohë të plotë apo të pjesshme/ aplikim i rregullave të prokurimit publik

-

4


Shpenzimet sipas zërave të buxhetit

- Meetings and Events- kosto te pjesmarrjeve në takime apo evente në funksion të projektit

- Promotion costs- shpenzime në ngarkim të WP2, por jo vetëm, shpenzimet per aktivitetet promovuese te projektit

- Equipment – kosto per blerje, marrjen me qera apo leasing te pajisjeve

qe do te perdoren ne funksion te zbatimit te projektit

- Investments – investime per rikonstruktion, blerje makinerish, deri në 10% blerja e pronës së paluajtshme, aplikim i rregullave të prokurimit

- Financial charges and guarantee costs- kur janë parashikuar në buxhetin e projektit (interesat bankare/ sigurimi i bashkefinancimit IPA)


Kerkesat per promovimin dhe publicitet te projektit

6

-Flamuri europian (emblem) -Logo e programit-Logo e projektit

Website i programitLogo e projektit Materialet promovuese per konferencat, seminaret, ekspozitat, etj….


a) Kontributi in-kindb) Detyrimet fiskale apo doganore apo detyrime te tjera qe nuk lidhen

drejteperdrejt me projektinc) Hubjet e shkembimit te monedhes si dhe cdo detyrim tjeter fiskal I

kesaj natyred) Gjobat fiskalee) Blerja, marrja me qera e tokes (deri ne 10%) apo objekteve

ekzistuese.f) TVSH g) Pajisjet/ Second hand equipmenth) Interesat bankarei) Kostot e papaguaraj) Mos zbatimi i rregullave te origjines

Lista e shpenzimeve jo te njohura

7


Raportimi shpenzimeve online – M.I.S

* Guidelines for the use of the Programm Managment and Information System M.I.S

Udhezime si te plotesohet: Progress report Application for rembursment

* Dokumentat i gjeni të afishuara ne “REPORTING PACK” dhe “PROJECT MANAGEMENT TOOLBOX”

8


Kërkesat për raportimin e shpenzimeve

Në përputhje me buxhetin total të projektit dhe të çdo partneri

Raportohen vetëm në monedhën euro Raportohen në sistemin online në çdo kohë por

jo më larg se: 31 janar 30 prill

30 qershor 31 tetor

9


Anullimi – voiding i faturave të shpenzimeve

FB anullojnë faturat origjinale FLCO-së i dërgohen certifing copy

“corresponding to the original” firmoset, vuloset dhe vendoset data.

10

Expenditure incurred under IPA Adriatic CBC Programme, Project “<Acronym> - Code <Code>",

for a sum of <abbreviation of the original currency> <amount in the original currency>, equal to € <amount in euro>,

date…..


Progress report (1)Perbëhet nga:

1. Financial report

2. Activity report

* I detyrueshëm për tu plotësuar nga çdo final beneficiary

* Upload vetem në sistemin M.I.S dhe plotësohet në anglisht

* I bashkangjiten teamplates të miratuara nga programi IPA Adriatik

11


Progress report (2) Financial report

Lista e shpenzimeve që FB kërkon të rimbursojë

* Plotësohet vetëm nëpërmjet sistemit M.I.S (ndiq udhëzimet)

Shoqërohet nga “list of expenditure” (2 raste)

*** Në PR të parë raportohen shpenzimet e WP0, në rast të kundërt nuk rimbursohen si

shpenzime!!!12


Progress report (3)

Activity report

* Shpjegimi narrativ i aktiviteteve të kryera në përputhje me AF dhe shpenzimet e raportuara në Financiar report.

* Plotësohet sipas template të afishuar në seksionin “Reporting pack”

Plotësohet vetëm në gjuhën angleze I bashkalidhen template (contract award declaration,

list of expenditure, timesheet template.... etj...)

13


Progress report (4)

Hapa të detyrueshëm për tu ndjekur

1- Përpara se të upload në sistem AR i dërgohet LB për tu firmosur;

2- LB e dërgon AR të firmosur, me email versioni skan;

3- FB upload AR në sistemin M.S.I

* Mos plotësimi i hapave të mësipërm detyron FLCO të mos rimbursojë shpenzimet e FB

14


Progress report (5)

* PR i dërgohet FLCO-së me postë dhe shoqërohet nga:

- Dokumenta financiarë (të anulluara)- Dok e procedures së prokurimi publik- Produktin/et nga aktivitete të kryera- List of expenditure- Faqja e “Info euro” (te printuar)- Çdo dokument tjetër plotësues

15


Adrresa ku do te dergohen dokumentat Zarfi duhet te permbajeAcronym dhe numri i projektitInstitucioni publik apo privat qe e dergon

Zj. Elda KalajaSekretare e Pergjithshme

Ministria e Integrimit EuropianRruga Papa Gjon Pali i 2

Tirane


Project progress report

Plotësohet vetëm nga LB Dërgohet në MA/ JTS me email dhe me postë Raportim çdo 6 muaj/ 31 Tetor – 30 Prill Plotësohet vetëm në anglisht sipas template

të publikuar në “Reporting pack” Duhet të respektohen rigorozisht afatet e

raportimit

17


DVE nga FLCO FLCO kombetare ka komptencen per

leshimin e DVE – Deklarates se vlefshemrise se shpenzimeve

FLCO realizon administrative verification (desk based checks) and on the spot checks

LB nëpërmjet M.I.S kërkon AR MA- JTS, CA, AA mund të kërkojnë

shpjegime të mëtejshme nga FB gjatë zbatimit te projektit

18


19

P Y E T J E

Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic

Documents

Transcript of Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic