quản lý nhân sự trong khởi nghiệp Cách tuyển dụng, giao...

1

Seminar Khởi nghiệp tại NhậtBuổi trò chuyện 1/12/2019:

Cách tuyển dụng, giao việc và quản lý nhân sự trong khởi nghiệp

2018, Tokyo Founders. All rights served.

Agenda

1. Giới thiệu Tokyo Founders Diễn giả (10ph)

2. Thảo luận tuyển dụng, giao việc và quản lý nhân sự trong khởi nghiệp (80ph)

3. Thảo luận nhóm (30ph)Thuyết trình nhóm (30ph)

4. Q & A (10ph) 5. Networking (40ph)


Tokyo Founders

Giúp đỡ các startup và cộng đồng doanh nhân tại Nhật

● Các kiến thức, kinh nghiệm cần có để làm start-up● Thủ tục thành lập, vận hành công ty● Chia sẻ kinh nghiệm kỹ năng quản lý doanh nghiệp sau startup● Gặp gỡ và học hỏi từ các doanh nhân trẻ thành đạt● Tạo sân chơi cho các start-up và nhà khởi nghiệp trẻ tuổi đến với nhau, một

công đồng doanh nghiệp thành công và vững mạnh tại Nhật.


Introducing TOSBEC


Nội dung thảo luận

● Tư duy của người quản lý● Tuyển dụng Đội ngũ Sáng lập/ Quản lý Cấp cao● Tuyển nhân sự● Đào tạo/ Quản lý nhân sự


Tư Duy & Công Việc của Người quản lý (Manager)1. Thành quả quản lý = Tốc độ hoàn thành công việc x Phạm vi ảnh hưởng

○ Nâng cao hiệu quả quản lý bằng việc nâng cao tốc độ hoàn thành công việc hoặc nâng cao phạm vi ảnh hưởng

○ Phạm vi ảnh hưởng được tính bằng số lượng nhân viên dưới trướng manager2. Các hoạt động của manager:

○ Thu thập thông tin○ Đưa ra quyết định○ Định hình tư duy cho nhân viên ○ Vai trò là hình mẫu/tấm gương trong công ty

3. Số lượng nhân viên dưới trướng trực tiếp giúp các manager có thể quản lý hiệu quả: 6-84. Manager làm việc thông qua các cuộc họp:12h đào tạo dành cho 10 người sẽ làm tăng hiệu quả công việc lên +1%

->(+1% x 2,000h/ng/năm x 10ng) = +200h/năm: hiệu quả công việc tăng lên đáng kểLưu ý: Kế hoạch công ty cần giải quyết được các vấn đề hiện tại và 1 năm sau đó


Tuyển dụng Đội ngũ Sáng lập/ Quản lý Cấp cao1. Các đặc điểm cần lưu ý khi tuyển dụng đội ngũ sáng lập/quản lý cấp

cao: +) Dễ hòa nhập +) Độ tín nhiệm CAO

Ví dụ: Ứng cử viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể dễ thu hút vốn đầu tư, tăng doanh số, người quan tâm đến công ty +) Khả năng thu hút những tài năng khác +) Sự liên kết với sản phẩm +) Chiến lược “go-to-market” tốt

→ Nên chọn các Product Manager


Tuyển dụng Đội ngũ Sáng lập/ Quản lý Cấp cao

2. Cách tìm kiếm thành viên sáng lập:

● Cùng nhau chạy các sự kiện/project

ngắn cùng nhau

+) Chiến dịch marketing

+) Project phát triển sản phẩm ngắn

+) Cuộc thi Hackathon

+) Sự kiện cộng đồng


Tuyển dụng Nhân sự từ xa (1) ● Các kênh tuyển dụng:- Upwork- Facebooks- Philippines Virtual Assistant- Freelancers- Country – specific sites: Vietnam

Work, Naukri (Ấn độ)● Kinh nghiệm Thực tế - Từ Philippines- Từ Nam Phi- Từ Ấn Độ- Từ Việt Nam


1. Phỏng vấn nhiều vòng:● Vòng 1: Đăng tuyển việc và thông báo những người được vào vòng phỏng vấn 1

Kiểm tra sự chuyên nghiệp trong cách viết Email và hồ sơ cá nhân (CV)

● Vòng 2: Phỏng vấn lần 1 qua Skype- Luôn luôn có các bài kiểm tra kĩ năng (vd: Excel, Toán, Ngữ pháp, bài kiểm tra thiết kế, Ikea…)- Đưa các tình huống vào trong bài phỏng vấn để thấy được khả năng trong việc tư duy của ứng viên- Yêu cầu và đánh giá ghi chú cuộc họp của nhân viên - Đánh giá theo mức độ● Vòng 3: Thử việc (có lương) và kiểm tra kết quả công việc/nhiệm vụ

2. Đưa ra các Offer phù hợp: - Các nước đang phát triển (Ấn độ, Phi-lip-pin, Việt nam, Nam Phi): $3 - $4/h hoặc $600/tháng

- Một số nước châu Âu (Ý, Tây Ban Nha, các nước Đông Âu): $7-10$/h hoặc $1200/tháng

- Các nước phát triển (Mỹ, Nhật, Canada): $12-$20/h hoặc $2000/tháng

Tuyển dụng Nhân sự từ xa (2)


VÍ DỤ VỀ CÁC BÀI KIỂM TRA NHÂN LỰC:● Kiểm tra về Email● Kiểm tra Ikea● Kiểm tra Excel● Phỏng vấn tình huống

Tuyển dụng Nhân sự từ xa (3)


Hi Redowan,

Thank you for accepting to work with me, Neil, on this Math Development Project. At the moment, there are 3 people in this project: Neil, Jadred (in Philippines), and Redowan (in Bangladesh) Overall: The final goal is to produce 50 extra math questions per topic on the math then combine the questions to make a Math review booklet. The project will be divided to 2 phases:1. Milestone 1: Understanding our Math questions and appropriately label them.2. Milestone 2: Making 50 extra math questions per topic.

Project length and Compensation:1. As discussed, we are on 2 weeks trial period2. For this 2 weeks, I can pay weekly on Fridays at the Upwork rate of $5/hr. If we work well, we can continue for long term and the pay date is on the 15th of each month.

Tools:1. Microsoft Office: mostly Word, Excel, and PowerPoint2. Dropbox3. Gmail4. Adobe Acrobat or similar PDF Editor to insert labels

Email Test (tiếng Anh)


Email Test (tiếng Anh)Milestone 1: Understand our Math question categories and appropriately label them1- Required Background knowledge:

a. The official tests are on this website () and the official labeling is done via Publisher ().b. I have a slightly condensed version of the labels here ().

2- Initial Tasks:a. Solve 2 sets of our Math problems ()& () and check the answers () & (). Time limit: 4 hours. After completing, please email Neil to schedule a Skype call.b. Compare the Publisher’s labels with Neil’s labels, then come up with your own set of labels. It does not have to be as long as Publisher’s labels, but it should point out what is missing or what is inappropriate onNeil’s labels and why. Time limit: 2 hours (including time to write an email report). After sending report, please email Neil to schedule a Skype call for information exchange.c. Use a pdf editor (Adobe Acrobat) to label the first set of questions that you have previously solved. Time limit: 1 hour. After labeling, please email Neil to schedule a Skype call for information exchange.d. Label the 2nd set of questions that you solved. Time limit: 1 hour. After completion, please email Neil to schedule a Skype call for information exchange.


Email Test (tiếng Anh)Expectation on communication: to avoid frustration and confusion, the first few weeks of project require A LOT of understanding confirmation. After a few months, it should reduce.1. Please always re-write Neil’s email request in your own word and email him your understanding. Time limit: 30min each email2. Please always recap each Skype meeting in your own word and email Neil your understanding.3. A successful communicator will alert Neil of what he/she is doing so there is no confusion. If Neil has to wonder what are you doing and whether you are being effective or not, then your involvement in the project cannot be long term. An example:

a. Math Developer 1: Hey Neil, I’m working on the test today and will spend 2 hours on it. I will let you know when I’m done and schedule a 5-10min Skype to check-in.Neil: Great, thanks.b. Math Developer 2: Hey Neil, I spent 30min so far on understanding the labels, but I don’t understand the logic behind your labels. Can we spend 5- 10min on Skype to check-in?Neil: Sure, how about tomorrow at 8pm Japan Time.Math Developer 2: I’m busy at that time, but I’m open at 9pm Japan Time. Does that work?Neil: Sure, let’s do that.

After this email:1. Please recap your understanding in an email and send to Neil.2. Please ask any quick question via Skype and or call because I take a long time on email due to busy teaching schedule. Anything call conversation should be recapped by a quick email with following format:

a. My understanding of your project is:b. What I’m doing next:c. How much time I’m spending on it:d. I plan to call you: (around 9pm Japan Time tonight or 11am Japan Time tomorrow, etc.)


Email Test (tiếng Anh)


Email Test (tiếng Anh)Hi Neil, Thank you for the detailed instructions below. To confirm that we are on the same page, let me recap what you want me to do. The target goal of this project is for me to create 50 extra our Math questions per topic. This project will be divided into 2 milestone. First, is to understand the our Math questions. Second, is to make extra 50 Math questions. For my initial tasks, I need to answer 2 sets of our Math problems, then check if my answers are correct. Second, compare the Publisher’s label with your own reduced version, so I can come up with my own labels, indicating any missing or improper labels you did. I also have to explain why I have such ruling on your labels. Lastly, label the questions I solved using the PDF editor. Time duration :

● 4 hours to answer 2 sets of Math questions● 2 hours to complete the labeling● 1 hour to complete labeling each set of Math questions I answered

I have to email you once I completed each tasks, so we can have a Skype call to discuss. I understand that this project will be under Upwork. I will be on 2 weeks trial period, with pay of $5/hour, which will be paid on a weekly basis. If the result of my 2 weeks trial period impresses you, then I can continue working for you, with salary payout on every 15th of each month. Thanks,


IKEA Test (tiếng Anh)


EXCEL Test (tiếng Anh)

Question:Instructors cost 10$/class. There are 5 students who paid 25$ for a 5 class set on test prep, each class is important. The A la carte price for classes is 5$/class. Of the 5 classes, students went to these classes: Student A: 1,2,3,5Student B: 1,2,4,5Student C: 1,2,3,4,5Student D: 1,5Student E: 2,3,4 Questions:Should we charge a la carte or bundle? Regard to the educational and profit goals of this question. Explain the reasons behind why you think we should charge a la carte or in bundles.


EXCEL Test (tiếng Anh)


CASE INTERVIEW Test (tiếng Anh)Admin Operations Case

The goal: Transition our operations software from Google Calendar (GC) to TSuite (TS) Background: The company has been using GC for 4 years, but it has many flaws including inability to track revenue correctly, write lesson reports, and others. After a year of development, the company built TS to replace GC and we need to train all of our staff to prepare for the transition. The facts:

‐ Staff:o Part time tutors: 50 o Full time tutors: 50 o Operations staff: 10 o Off‐site staff: 20

‐ Deadline: 1 month from today Stages:

‐ Make sure all database are verified‐ Introduce new system & train staff to make schedule on TS. After training, staff must mirror all GC appointments onto TS system. Answers all

needed questionsTasks:

‐ How do you sequence the training?‐ How do we organize this transition?


CASE INTERVIEW Test (tiếng Anh)


Ví Dụ Bảng Đánh Giá (1)Điểm 1 2 3

Cách tổ chức Về mặt nhận thức

Không có khả năng xây dựng các nhiệm vụ và phải hỏi đến sự trợ giúp

Có khả năng xây dựng các nhiệm vụ phức tạp nhưng không được hiệu quả

Có thể xây dựng vào thiết kế bất cứ nhiệm vụ phức tạp nào

Công cụ truyền đạt

Chỉ có thể sử dụng các công cụ đơn giản như Word

Có thể sử dụng tất cả các công cụ được yêu cầu ở mức độ cơ bản

Biết chính xác những công cụ cần sử dụng cho các nhiệm vụ khác nhau

Tốc độ Hoàn thành các nhiệm vụ chậm

Hoàn thành các nhiệm vụ đúng giờ

Sử dụng thời gian cực hiệu quả và sớm hoàn thành các nhiệm vụ (trước thời hạn)


Điểm 1 2 3

Phân tích Dữ liệu Không biết cách tổ chức dữ liệu và thường xuyên quên vị trí lưu trữ của dữ liệu

Có các kĩ năng tổ chức tốt

Có khả năng thu thập và nhập dữ liệu cực kỳ tốt

Toán học Không biết làm thế nào để Cộng/Nhân một cách nhanh chóng

Có kiến thức về Đại số tương đối vững chắc

Hoàn toàn hiểu về tính toán và hơn thế nữa

Ví Dụ Bảng Đánh Giá (2)


Điểm 1 2 3

Tự lãnh đạo Tìm ra các cách tốt hơn

Không tìm ra được các cách tốt hơn và luôn luôn làm theo những cách có sẵn/ đã được dạy

Thường tìm những cách tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ

Tìm ra nhanh những cách khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn

Sử dụng các công cụ

Chỉ biết sử dụng những công cụ hỗ trợ đơn giản

Thường tìm kiếm trên mạng những công cụ khác nhau để sử dụng

Lập tức nghĩ ra ngay được những công cụ nào có thể sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn

Sử dụng nhân sự

Gặp rắc rối trong việc quản lí một trợ lí

Có thể quản lí một nhóm nhỏ từ 2-3 người

Có thể quản lí từ 5 người trở lên



Điểm 1 2 3

Khả năng giao tiếp

Tính chủ động Thường hay quên việc liên lạc: gửi mail, tin nhắn

Thường xuyên liên lạc

Liên lạc nhiều hơn mức cần thiết

Tính trôi chảy Giao tiếp không hiệu quả

Đạt trình độ tiếng thương mại

Đạt trình độ tiếng bản ngữ

Tính súc tích Sử dụng văn phong khó hiểu

Có đôi chút dài dòng nhưng phần lớn là ngắn gọn, súc tích

Súc tích và trực tiếp (không có thông điệp nào bị thừa)



Quản lí/Đào tạo (1)Độ tham gia của Manager : Cao- Đưa ra mục tiêu là gì?+ Khi nào hoàn thành?+ Thực thi như thế nào ?

Độ tham gia của Manager: Thấp+ Thiết lập mục tiêu+ Giám sát tiến trình

Độ quen việc của nhân viên

Thấp Cao


Quản lí/Đào tạo (2): Ví dụ khi độ tham gia của Manager: CAO

Làm rõ thực trạng hiện tại của công ty/mục tiêu/ cách thức

● Thực trạng hiện tại: tình hình kinh doanh hiện tại/kĩ năng của nhân công đến đâu ● Mục tiêu: Giải quyết vấn đề hiện tại, vấn đề 1 năm sau, và không phụ thuộc vào

một ai● Cách thức: - Xác định cụ thể đầu ra cuối cùng và từng bước đi đến đó- Yêu cầu nhân viên tóm tắt lại các bước và những tầm nhìn đã đặt ra- Có các cuộc họp với nhân viên 2 lần/tuần, mỗi lần 15p- Luôn yêu cầu có những ghi chép cụ thể vào sổ tay, dùng cho việc đào tạo trong

tương lai hoặc làm tài liệu tham khảo ● Tạo và sử dụng sổ tay● Các ví dụ từ Tokyo Academics


Quản lí/Đào tạo (3) - Ví dụ khi độ tham gia của Manager: THẤP

Làm rõ Thực trạng hiện tại/ Mục tiêu/ Cách thức

● Thực trạng hiện tại: chỉ ra tình hình kinh doanh, nguồn lực hiện có

(ngân sách, con người …)

● Mục tiêu: giải quyết các vấn đề của 3 tháng/6 tháng/1 năm sau đó,

và không có sự phụ thuộc vào người nào

● Cách thức: đưa ra các mức thang đánh giá

● Các ví dụ từ TA Benchmarking


Làm thế nào để giải quyết nhân viên tồi? (1)

● Về mặt luật pháp, việc sa thải nhân viên phải đảm bảo tính khách quan. Hành động sa thải nhân viên nhìn chung không được chấp nhận → Rất khó để sa thải nhân viên

+) Người tuyển dụng cần nắm rõ bằng chứng khách quan chứng minh năng lực yếu kém của nhân viên

+) Việc tìm ra bằng chứng trực tiếp và khách quan để chứng minh năng lực yếu kém là KHÔNG DỄ DÀNG

+) Để thu thập được bằng chứng, nhà quản lý cần TRAO CƠ HỘI cho nhân viên để cải thiện bằng cách thay đổi chức vụ, nơi làm việc,...

+) Tòa án thường yêu cầu nhà quản lý chứng minh nhân viên không có khả năng tiến bộ

→ Nhà quản lý KHÓ thắng nếu xảy ra kiện tụng liên quan vì sa thải nhân viên do năng lực làm việc kém



● Nhà quản lý sẽ mất gì?

+) Nếu việc sa thải bị đánh giá là không hợp pháp, nhà quản lý sẽ phải chi trả phần tiền

lương chưa trả từ trước cho đến ngày kết thúc vụ kiện kèm với 6% lãi suất. Việc kiện tụng

liên quan đến sa thải nhân viên thường kéo dài từ 1 năm đến 2 năm ở cấp tòa án quận.

+) Nếu nhà quản lý bị kiện đến Tòa án Tối cao, vụ kiện có thể kéo dài từ 5 năm đến 7 năm.

Đến thời điểm đó, chi phi cần phải chi trả hay bồi thường sẽ rất LỚN.

+) Tồn tại khả năng nhà quản lý sẽ phải tái tuyển dụng nhân viên đã sa thải dù tình trạng mối

quan hệ giữa hai bên đã phát triển theo chiều hướng XẤU.

→ Lời khuyên tốt nhất: “ĐỪNG SA THẢI NHÂN VIÊN! HÃY THỎA THUẬN THÔI VIỆC VỚI NHÂN

VIÊN!!”



● Biện pháp giải quyết: - Thông báo cảnh cáo - Cắt giảm lương (có thể giảm đến 1/2 lương ngày và 10% lương tháng)- Đình chỉ công việc - Giáng chức - Sa thải ● Nhà quản lý nên cân nhắc: - Giảm lương của nhân viên (dù rất khó, nhưng bớt rủi ro và thiệt hại hơn sa thải) - Thay đổi nơi làm việc, chức vụ công việc - Cảnh cáo, hướng dẫn công việc, đào tạo lại nhân viên (giúp thu thập bằng chứng có ích cho

quá trình đàm phán sau này)- Đàm phán:

+ Chi trả cho quá trình tìm kiếm công việc mới + Trả tiền thôi việc CAO hơn cho nhân viên


Tiền lương tăng ca (1)

● Nhà tuyển dụng cần trả lương làm thêm giờ theo nguyên tắc sau:

+) Làm thêm mức độ thông thường: + 25%

+) Làm thêm giờ trên 60 tiếng: + 50%

(Không áp dụng với công ty vừa và nhỏ cho đến ngày 1 tháng 4 năm 2023)

+) Làm thêm vào ngày nghỉ: + 35%

+) Làm ca từ 10 giờ đêm đến 5 giờ sáng: + 25%

● Trường hợp xảy ra kiện tụng:

+) Lãi suất trả lương tăng ca còn thiếu cho nhân viên và thêm 14.6% tiền lãi

+) Tòa án có thể sẽ yêu cầu nhà quản lý trả thêm tiền bồi thường (có thể gấp đôi số tiền còn nợ)


Tiền lương tăng ca (2)

● Về luật pháp, manager và director không được tính tiền lương

làm thêm giờ hay lương làm vào ngày nghỉ.

(Tiền lương làm ca đêm cần được trả đầy đủ)

● Theo luật pháp, điều kiện làm việc cho manager và director

cần đạt đủ 3 điều kiện:

+) Lương cao hơn nhân viên bình thường

+) Thời gian làm việc đa số tùy theo ý muốn của họ

+) Thường tham gia vào hoạt động quản lý doanh nghiệp


Q&A


Networking

quản lý nhân sự trong khởi nghiệp Cách tuyển dụng, giao...

Documents

Transcript of quản lý nhân sự trong khởi nghiệp Cách tuyển dụng, giao...