Introductory Management Theory and practice

Section

Leadership: Managing groups & Interpersonal communication

Chương 13

Phát triển/Quản lý và giám sát kế hoạch hoạt động

A JOKE BEFORE WE START

BEFORE WE START

“Planning is everything, Plan is nothing." Dwight Eisenhower

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Tại sao nhà quản lý thờ ơ với việc hoạch định và giám sát kế hoạch

Vai trò của tầm nhìn, nhiệm vụ và sự quan hệ của chúng với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

Chuẩn bị và trình bày kế hoạch kinh doanh và ngân sách

Ước tính và hoạch định nguồn lực

Triển khai kế hoạch sao cho thành công, giám sát và hành động điều chỉnh

CHƯƠNG TRÌNH

Kế hoạch kinh doanh/chiến lược

Chuẩn bị và trình bày kế hoạch

ĐỊNH NGHĨA KẾ HOẠCH

Kế hoạch là những đường lối hành động dự kiến nhằm đạt được mục tiêu tương lai.

A plan is typically any diagram or list of steps with timing and resources, used to achieve an objective

TẠI SAO QUẢN LÝ NGẠI LÊN KẾ HOẠCH

Đây là công việc thuộc loại “khó” Không hề nghĩ đến Không biết nên làm những gì trong tương lai Trong kế hoạch có những cam kết/mục tiêu ghi

rõ

A plan doesnot guarantee success, but it attracts success more often!

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Là nền tảng để theo dõi tiến độ, kết quả và thành tựu

Loại bỏ những công việc trùng lặp Sử dụng, phối hợp con người/kỹ năng và công

việc hiệu quả Khiến công việc diễn ra liên tục & Giảm chi phí Thấy được độ ưu tiên (critical path) Chia sẻ thông tin – Tất cả cùng biết 5W:

What/Why/Who/Where/When

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH

Values: What we stand for

Vision: What we’re headed

Mission: How we’ll get there

Business Plans

Operational Plans

VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - VALUES

Live Our Values Our values serve as a compass for our actions and describe how we behave in the world.

Leadership: The courage to shape a better future Collaboration: Leverage collective genius Integrity: Be real Accountability: If it is to be, it's up to me Passion: Committed in heart and mind Diversity: As inclusive as our brands Quality: What we do, we do well

Be the BrandInspire creativity, passion, optimism and fun

VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - VISION

Our Vision Our vision serves as the framework for our Roadmap and guides every aspect of our business by describing what we need to accomplish in order to continue achieving sustainable, quality growth. People: Be a great place to work where people are inspired to be the best they can be. Portfolio: Bring to the world a portfolio of quality beverage brands that

anticipate and satisfy people's desires and needs. Partners: Nurture a winning network of customers and suppliers,

together we create mutual, enduring value. Planet: Be a responsible citizen that makes a difference by helping

build and support sustainable communities. Profit: Maximize long-term return to shareowners while being mindful

of our overall responsibilities. Productivity: Be a highly effective, lean and fast-moving organization.

VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - MISSION

Our Mission Our Roadmap starts with our mission, which is enduring. It declares our purpose as a company and serves as the standard against which we weigh our actions and decisions. To refresh the world... To inspire moments of optimism and happiness... To create value and make a difference.

VÍ DỤ KHÁC

LỢI ÍCH KẾT HỢP CỦA VALUES/VISION/MISSION

1. Giúp tổ chức định vị (position) trong thị trường

2. Giúp nhân viên tập trung vào những thứ quan trọng

3. Cung cấp khuôn khổ cho kế hoạch kinh doanh

4. Hướng dẫn hoạt động mỗi ngày và làm tham chiếu cho việc ra quyết định

5. Gửi thông điệp rõ ràng đến những người liên quan (stakeholder) về tổ chức

6. Nâng cao danh tiếng tổ chức và thu hút những nhân viên có suy nghĩ tương tự

KẾ HOẠCH KINH DOANH

Còn gọi là kế hoạch chiến lược Phác thảo những chiến lược chung để

theo đó đạt được Tầm Nhìn (Vision) & Sứ mệnh (Mission) của công ty

Công bố bởi Hội Đồng Quản Trị và các nhà quản lý cấp cao

Thời gian hiệu lực: 6 tháng – 5 năm

VÍ DỤ VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH

VÍ DỤ VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH (T.T.)

CỐT YẾU CỦA 1 KẾ HOẠCH KINH DOANH

Who are we?

Where are we now?

Where do we want to

be?

How will we get there?

Gap Analysis

SW

OT

Analysis

SƠ ĐỒ KẾ HOẠCH KINH DOANH

Market Dynamics

Customer Awareness

Our products/services

Our market

The wider

market

Analysis Planning

MonitoringRelationship

Str

uctu

re

Sta

ff

Sys

tem

s

Ski

lls

Cul

ture

& V

alu

es

5-Force Analysis

PEST Analysis

PORTER’S 5-FORCES ANALYSIS

Supplementary Slide

SWOT ANALYSIS – TOWS MATRIX

Supplementary Slide

VÍ DỤ VỀ BALANCED SCORECARD

NHƯNG…

DNA CỦA ĐỘI NHÓM

Corporate level

•Values•Vision•Mission

Team level•Purpose•Goals•Objectives•Targets

SMARTT

VÍ DỤ DNA CỦA ĐỘI NHÓM

GOAL

OBJECTIVE

TARGET

To provide timely, caring and helpful advice and support to the families and carers of Alzheimer’s suffers

To access and retrieve up-to-date information on Alzheimer’s suffer assistance in under 3 minutes

To update our database by July 2011

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG

Do quản lý cấp trung & cấp cơ sở chuẩn bị cho phòng ban hay nhóm của họ để đạt được mục tiêu đề ra

Thời gian hiệu lực: 1 tuần – 1 năm Ví dụ: lịch làm việc, lịch nghỉ, lịch đào tạo,

kế hoạch cải tiến môi trường làm việc…

VÍ DỤ VỀ TIẾN ĐỘ (SCHEDULE)

CHƯƠNG TRÌNH

Kế hoạch kinh doanh/chiến lược

Chuẩn bị và trình bày kế hoạch

6 BƯỚC HOẠCH ĐỊNH

Set target or Confirm/Revi

se tarrget

List activities &

responsiblities

Sequence activities

Communicate

Implement

Monitor

TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH

1. Rõ ràng

2. Dễ hiểu

3. Theo định dạng chuẩn của công ty

4. Đạt được cam kết

ƯỚC TÍNH VÀ ĐẢM BẢO NGUỒN LỰC CẦN THIẾT

Thời gian

Con người

Đào tạo

Không gian

Tiền bạc

Nguyên vật liệu

Trang thiết bị

Phương tiện khác (facilities)

STAFFING – PHÂN BỔ CON NGƯỜI

Cần nhiều hay ít người? Cần con người tạm thời hay thường trực?

Cần nhân viên fulltime hay parttime? Làm on-site hay off-site? ở địa phương hay chỗ khác?

Cần tuyển hay có sẳn? Cần đào tạo hay có sẳn?

Cần chuyên gia đặc biệt? Thuê bên ngoài hay dùng bên trong tổ chức?

Triển khai làm việc đa kỹ năng? Hay kỹ năng chuyên biệt?

NHỮNG KẾ HOẠCH BẢO VỆ

Ngăn ngừa (Preventive plan) Ngẫu nhiên (Contingency plan) Tương hợp (Adaptive plan) Chuyển tiếp (Interim plan) Điều chỉnh (Corrective plan)

PHÂN TÍCH MIỀN ĐỘNG LỰC (FORCE FIELD ANALYSIS)

GIÁM SÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH (MONITORING)

Là cách đo lường và so sánh kết quả thực sự hay tiến độ công việc đang diễn ra so với kế hoạch mong đợi

4 bước để giám sát:1. Thiết lập khu vực cần giám sát

2. Thiết lập đơn vị đo lường

3. So sánh những gì đang xảy ra so với kỳ vọng cần xảy ra

4. Hành động khi cần thiết

PHÂN BỔ THỜI GIAN

Level of Activity

Project start Project finishTime

Planning

Monitoring and Controlling

Execution

Giám sát diễn ra đều đặn xuyên suốt thời gian dự án

NHỮNG CÔNG CỤ GIÁM SÁT

GANTT chart Giám sát tài chính

Balance sheet Profit and Loss (Income Statement) Fund statement (Cashflow)

Giám sát sản xuất Giám sát không chính thức

Đừng giám sát thái quá

VÍ DỤ GANTT CHART

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Tại sao nhà quản lý thờ ơ với việc hoạch định và giám sát kế hoạch

Vai trò của tầm nhìn, nhiệm vụ và sự quan hệ của chúng với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

Chuẩn bị và trình bày kế hoạch kinh doanh và ngân sách

Ước tính và hoạch định nguồn lực

Triển khai kế hoạch sao cho thành công, giám sát và hành động điều chỉnh

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

2. Global Corporate Strategy – Ing. David J.Dingli

BÀI TẬP NHÓM 5

Lên kế hoạch tầm nhìn (vision) và sứ mệnh (mission) cho doanh nghiệp của mình trong 5 năm tới.

KẾT THÚC CHƯƠNG 13

THANK YOUTHANK YOU