Programma NCDD 2013 – 2018

Programma NCDD 2013 – 2018

Marcel Ras Marco de Niet, Jeanine Tieleman Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid, oktober 2013

NCDD – Preserving the Dutch Digital Memory 2

1. Inleiding De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid is in 2008 opgericht door organisaties uit de publieke sector die de langdurige zorg voor verzamelingen van digitale data in het publieke domein tot hun kerntaak rekenen. Het doel van de Coalitie is gezamenlijk een organisatorische en technische infrastructuur tot stand te brengen die waarborgt dat digitale bestanden ook op de lange termijn bruikbaar blijven.

Voor een permanente toegankelijkheid en authenticiteit van digitale informatie is duurzaam beheer van groot belang. Dit speelt zich veelal af “achter de schermen”. Duurzaam beheer van digitale informatie is een technisch ingewikkeld proces waarvoor veel kennis, expertise, ervaring en financiële middelen nodig zijn. Omdat de investeringen die gemoeid zijn met digitale duurzaamheid te groot zijn voor individuele organisaties, is samenwerking nodig, niet alleen binnen sectoren maar ook tussen verschillende sectoren. De NCDD functioneert als een platform voor het delen van kennis en expertise en als coördinator en aanjager van de ontwikkeling van een landelijk netwerk waarin de toegang tot digitale informatie van de publieke sector gegarandeerd is. Samenwerking zorgt voor de benodigde kennisdeling en voor schaalvoordelen zodat we efficiënter te werk kunnen gaan opdat de juiste data toegankelijk blijft voor de juiste doelgroepen, op het juiste moment en in de juiste formaten. Het voorliggende programma 2013 - 2018 biedt een plan van aanpak voor de uitvoering van de strategische agenda van de NCDD1 in een aantal concrete activiteiten. Het programma bevat drie fase. De eerste fase (oktober 2013 – juni 2014) is gericht op de positiebepaling van de NCDD én de uitvoering van een onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang. In tweede fase (juli 2014 – december 2015) zullen er een aantal onderzoeken uitgevoerd worden die de basis vormen voor de verdere inrichting van een gezamenlijke infrastructuur voor lange termijn archivering in Nederland. De derde fase (2016 – 2018) is gericht op operationaliseren van de resultaten uit de eerste twee fasen. (Zie verder paragraaf 4 en 5)

In de strategische agenda uit 2010 worden vier terreinen van samenwerking beschreven; digitale collectievorming, gecertificeerde gezamenlijke diensten (infrastructuur), kostenbeheersing en kennisdeling. Drie knelpunten springen hierbij in het oog, omdat ze in alle betrokken domeinen voelbaar zijn2: schaalbaarheid van archivering, kosten van digitale duurzaamheid en veranderende rollen en verantwoordelijkheden. In de afgelopen jaren is er op deze terreinen zeker vooruitgang geboekt. Nu is echter het moment om een daadkrachtige stap verder te zetten, om de strategische agenda in concrete activiteiten en resultaten om te zetten.

1Een toekomst voor ons digitale geheugen (2), Strategische agenda voor duurzame toegankelijkheid (2010) 2Uitwerking strategische agenda van de NCDD, NCDD 2013, p. 6-10.

De missie van de NCDD is “het bewerkstelligen dat Nederland beschikt over een stabiele organisatorische en technische infrastructuur die het behoud en de duurzame toegankelijkheid garandeert van digitale informatie die van cruciaal belang is voor wetenschap, cultuur en samenleving”.


De NCDD zal dit om te beginnen doen voor een periode van vijf jaar, waarin de activiteiten als een programma worden uitgevoerd. Hierbij neemt de NCDD twee rollen op zich. 1. Platform In de eerste plaats zijn er activiteiten die door de NCDD als organisatie uitgevoerd worden. De NCDD heeft een platformfunctie als het gaat om kennisverspreiding, kennisuitwisseling en bewustwording rondom digitale duurzaamheid. Projecten en activiteiten rondom deze thema’s zullen door het bureau van de NCDD uitgevoerd worden. 2. Facilitator Daarnaast zal de NCDD samenwerkingsprojecten initiëren op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Deze projecten worden door de NCDD-leden zélf uitgevoerd, bij voorkeur in samenwerking met hun achterban, waarbij de NCDD als organisatie de kaders voor de projecten definieert, zorgt voor verbindingen tussen de projecten en de uitvoering faciliteert.


2. Waar staan we nu? Ervoor zorgen dat digitale informatie toegankelijk blijft voor toekomstige generaties is een van de grote uitdagingen waar collectiebeherende instellingen voor staan. Digitale informatie is kwetsbaar en tegelijkertijd zijn we er sterk van afhankelijk geworden. Er zijn methoden en systemen ontwikkeld om digitale objecten in authentieke vorm voor de toekomst raadpleegbaar te houden. Met steun van de overheid kon de Koninklijke Bibliotheek, als eerste bibliotheek ter wereld, een operationeel e-depot voor (internationale) digitale publicaties bouwen3. Dankzij vergelijkbare investeringen behoort Beeld en Geluid tot de internationale kopgroep op het gebied van beheer en behoud van digitaal audiovisueel erfgoed. Het Nationaal Archief bouwt aan een gemeenschappelijk e-Depot voor de digitale archieven4. Tegelijkertijd namen dezelfde instellingen deel aan grote Europese projecten waarin standaarden, methoden en technieken op het gebied van digitale duurzaamheid werden ontwikkeld en vastgesteld. Inmiddels zijn we een fase verder, er zijn operationele digitale archieven, sommigen worden alweer vervangen door een volgende generatie, en er zijn digitale archieven in aanbouw. Er zijn samenwerkingsverbanden tot stand gekomen (zo werken in het audiovisuele domein EYE en Beeld en Geluid samen aan een digitaal archief). De uitdagingen zijn echter groot: groeiende volumes, toenemende complexiteit, toenemende diversiteit van typen digitale objecten en de hoge eisen die gebruikers stellen aan de toegang tot al dit materiaal. Een gezamenlijke, domeinoverstijgende, aanpak is essentieel om de uitdagingen op een verantwoorde manier aan te gaan. Een nationale e-infrastructuur is in ontwikkeling, opslagfaciliteiten bewegen richting samenwerking en centralisatie (zie o.a. Archief 2020, de fusie van SURF en SARA en de samenwerking tussen DANS en 3TU). Zo brengt de overheid in het kader van het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst het aantal datacentra terug van 66 tot vier grote locaties. Doelstelling is de totstandkoming van een Rijksbrede ict-infrastructuur, ondergebracht in vier datacenters en verspreid over Nederland. Dit moet leiden tot forse kostenbesparingen en een efficiëntere manier van werken. Bij het bewaren van Big Data in de grote datacentra gaat het veelal om grote hoeveelheden data, maar niet perse om lange termijn archivering. De grote data centra zijn er op de eerste plaats voor opslag, de preserveringstaken en de uitvoering daarvan liggen bij de collectiebeherende instellingen. Bij een domeinoverstijgende samenwerking is het noodzakelijk om verantwoordelijkheden te scheiden van activiteiten. Sommige verantwoordelijkheden zijn wettelijk belegd en kunnen eenvoudigweg niet aan een domeinoverstijgend collectief overgedragen worden. Activiteiten daarentegen zoals opslag, implementatie van standaarden, afspraken over selectie en strategieën kunnen juist heel goed in gezamenlijkheid uitgevoerd worden. De stap-voor-stap aanpak die de NCDD voorstaat is daarbij de meest realistische.

3 Een archiefvoorziening bedoeld voor de als voorbeeld genoemde e-journals, operationeel sinds 2003. Dit archief bevat momenteel ruim 18 miljoen wetenschappelijke artikelen van internationale uitgevers. 4 In het kader van de Archiefvisie bouwt de NA in samenwerking met de gehele archiefsector aan een e-Depot infrastructuur.


3. De rol van de NCDD De NCDD is het platform waar actuele kennis en informatie samenkomt, en ook de aanjager van projecten en ontwikkelingen, het doorgeefluik van kennis, ervaring en informatie naar de verschillende domeinen, de stimulator voor domeinoverstijgende samenwerking en tot slot de lobbyist. In de komende vijf jaar zal de NCDD haar activiteiten programmatisch inrichten. Dit zal de NCDD langs twee lijnen doen. Op de eerste plaats zijn er activiteiten die door de NCDD als organisatie uitgevoerd worden. De NCDD is het centrale platform voor digitale duurzaamheid in Nederland. De NCDD legt de verbanden en ondersteunt de diversiteit aan activiteiten. De NCDD gedraagt zich als een kennismakelaar en is een centrale vuurtoren die het landschap in de gaten houdt. Om deze functie goed te kunnen vervullen definieert de NCDD concrete projecten, werkgroepen, bijeenkomsten en onderzoeksthema’s rondom de vier terreinen van samenwerking. Activiteiten rondom deze thema’s zullen door het bureau van de NCDD uitgevoerd worden. Daarnaast zal de NCDD samenwerkingsprojecten initiëren op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Deze projecten zullen tenminste aan één van de volgende kenmerken:

• projecten waarbij alle NCDD-leden betrokken zijn, omdat het alle domeinen betreft • projecten waarbij coalities van NCDD-leden gevormd worden op het breukvlak tussen domeinen • projecten waarbij één NCDD-lid het voortouw neemt: domeinspecifieke projecten waarvan de

resultaten over de domeinen heen bruikbaar zijn • projecten waarbij één NCDD-lid het voortouw neemt: domeinspecifieke projecten waarvan de

resultaten niet direct over de domeinen heen bruikbaar zijn maar wél interessant genoeg zijn om kennis daarover te delen

De NCDD definieert de kaders voor de projecten, zorgt voor verbindingen tussen de projecten, rapporteert over de gezamenlijke voortgang van de projecten en faciliteert de uitvoering in de vorm van logistieke en inhoudelijke ondersteuning. Aan de NCDD-partners zal worden gevraagd met voorstellen te komen. Het ligt voor de hand dat de betrokken organisaties hiervoor projecten die ze zelf al doen of zouden willen doen gaan inbrengen. Binnen de verschillende domeinen gebeurt er veel, er wordt hard gewerkt aan infrastructuur, beleid voor lange termijn toegang en aan tools. Nu moet er een stap worden gezet over de verschillende domeinen heen, naar een nationaal niveau, een nationale infrastructuur. De huidige projecten en activiteiten leveren de voorbeelden, de ervaring en de kennis op die we nodig hebben om dit naar een nationaal niveau te kunnen trekken. De NCDD heeft hierbij een coördinerende rol; het is de partij die de instellingen bijeen brengt die actief bouwen aan de nationale digitale infrastructuur voor archivering en beheer en behoud van digitale informatie. Alle activiteiten in het programma van de NCDD zijn gedefinieerd aan de hand van de vier terreinen voor samenwerking.


Om deze samenwerkingsgebieden vormen zich de kernthema’s die oplossingen moeten bieden op de knelpunten zoals die gevoeld worden door de NCDD-partners. Schaalbaarheid van archivering gaat over het opschalen van archiefsystemen en het opvangen van de snelle groei van digitale collecties (samenwerkingsgebieden zijn m.n.: infrastructuur en collectievorming); kosten van digitale duurzaamheid gaat over de snel groeiende volumes en verschillende typen van materiaal die zorgen ervoor dat de kosten van duurzaam digitaal behoud toenemen (samenwerkingsgebied is m.n. kostenmodel); veranderende rollen en verantwoordelijkheden gaat over herdefiniëring van rollen en verantwoordelijkheden in de digitale wereld (samenwerkingsgebieden zijn collectievorming, kennisdeling, infrastructuur en kostenmodellen) De NCDD opereert op nationaal niveau en heeft als doel het bewerkstelligen van een stabiele organisatorische en technische infrastructuur die het behoud en de duurzame toegankelijkheid garandeert van digitale informatie in Nederland. De context waarin de NCDD haar activiteiten uitvoert is die van de domeinen overheid, wetenschap, cultureel erfgoed en media. De NCDD doet dit zowel op strategisch als op uitvoerend vlak. De NCDD kijkt ook nadrukkelijk naar buiten, buiten deze domeinen én naar het buitenland. De internationale context waarin de NCDD opereert is die van andere nationale samenwerkingsverbanden als DPC en Nestor (waarmee NCDD samenwerkingsverbanden zal aangaan). Maar de wereld van digitale duurzaamheid is veel groter en sterk in beweging. NCDD beweegt mee in deze wereld door ontwikkelingen in de gaten te houden en actief deel te nemen aan (inter)nationale initiatieven. De Open Planets Foundation, Presto Center, Alliance for Permanent Access, de Research Data Alliance en projecten als APARSEN en SCAPE, zijn voorbeelden van de context waarin de NCDD zich beweegt. De NCDD beweegt mee in deze complexe wereld met een focus op concrete activiteiten in Nederland.

collectievorming kostenmodel

infrastructuur kennisdeling


Het onderstaande schema biedt een vereenvoudigde weergave van deze complexe wereld in Nederland.


4. Wat gaat de NCDD doen? De NCDD zal in de periode 2013 tot en met 2018 haar activiteiten op twee manieren vorm geven. Enerzijds door middel van activiteiten en projecten die onder centrale regie van het bureau van de NCDD uitgevoerd worden. Anderzijds door het initiëren van projecten die uitgevoerd worden door de samenwerkingspartners binnen de NCDD. Uitvoering van het programma zal in drie fasen gebeuren: Fase I (oktober 2013 – juni 2014) In de eerste fase zullen er twee belangrijke activiteiten plaatsvinden.

1. In overleg met OCW zal de positie van de NCDD opnieuw worden afgestemd. Digitalisering en technologieontwikkeling zijn momenteel onderdeel van de strategische agenda van het ministerie van OCW, ook als verbindend element tussen de eigen beleidsterreinen. Daarbij zijn content, connectiviteit en competenties sleutelbegrippen. In het kader van de strategische agenda heeft de Directie Kennis van OCW in november 2012 een Voorstel voor een digitale infrastructuur voor cultuur, media en wetenschap opgesteld. Dit voorstel wordt momenteel door OCW en het Netwerk Digitaal Erfgoed uitgewerkt tot een werkplan. De meeste NCDD-partners zijn ook in het NDE vertegenwoordigd. Een van de activiteiten in het werkplan is het beter benoemen van de governance van de gemeenschappelijke digitale infrastructuren. Dit raakt direct de doelstellingen van de NCDD. OCW heeft aangegeven de toekomstplannen van de NCDD, zoals uiteengezet in dit projectplan, niet los te willen zien van het eigen werkplan en zal daarover in de 2de helft van 2013 met NCDD in overleg treden.

2. De NCDD zal een onderzoek uitvoeren naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang

tot digitale informatie en vaststellen welke financiële middelen er nodig zijn voor de ontwikkeling van deze infrastructuur volgens een realistisch groeiscenario. Hiervoor heeft de NCDD een projectvoorstel ingediend bij OCW in het kader van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Dit is een onderzoek naar de behoefte aan en realisatie van een nationale digitale infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid ten behoeve van cultuur, media, overheid en wetenschap (zie voor uitgebreide beschrijving van het onderzoek paragraaf 5). Gevraagde subsidie van € 65.000 is toegekend door OCW. Onderzoek start op 1 oktober.

Fase II (juli 2014 – december 2015) In deze fase zal de NCDD een aantal verkennende onderzoeken uitvoeren die van belang zijn als basis voor een gezamenlijke infrastructuur. De prioriteiten voor deze anderhalf jaar zijn:

1. Het opzetten en inrichten van gezamenlijk collectiebeleid ten behoeve van digitale collectievorming

2. Het stimuleren van certificering van digitale archieven 3. Het inventariseren van de behoefte aan training en opleiding in Nederland 4. Het ontwikkelen van automatische kwaliteitscontrole voor verschillende typen data en

bestandsformaten ten behoeve van het (pre)ingest-proces 5. Het onderzoeken van de verwerking en archivering van verrijkte publicaties5

5 Een verrijkte publicatie bestaat uit een publicatie, meestal in de vorm van tekst, verrijkt met extra materialen. Een publicatie kan een artikel in een tijdschrift, een proefschrift, rapport, notitie of een hoofdstuk uit een boek


Fase III (januari 2016 – december 2018) In deze fase zullen we starten met het operationaliseren van de resultaten uit fase 1 en 2 én zullen er projecten uitgevoerd worden die stukjes van de gezamenlijke infrastructuur vormen. De prioriteiten hiervoor zijn:

1. Uitvoeren van vervolgprojecten op het gebied van gezamenlijke infrastructuur volgens het in de eerste twee jaar geschetste groeimodel. Projecten zullen worden uitgevoerd door de NCDD-partners

2. Ontwikkelen en Implementeren van business modellen en kostenmodellen zodat we groei en kosten kunnen beheersen

3. Het uitvoeren van selectie ten behoeve van digitale collectievorming 4. Het opzetten/inrichten van een software-archief (of aanhaken bij bestaande initiatieven) 5. Het uitvoeren van pilot projecten op het gebied van verrijkte publicaties 6. Het inrichten van een audit en certification organisatie voor Nederland 7. Het (eventueel) opzetten van trainingen en opleidingen op het gebied van digitale

duurzaamheid 8. Het verder ontwikkelen van automatische kwaliteitscontrole

Door de verschillende activiteiten in de drie fasen heen zal de NCDD als bureau zich steeds blijven richten op het verder ontwikkelen en beheren van de platformfunctie, het vergroten van bewustwording rondom de urgentie van digitale duurzaamheid en het uitbreiden van samenwerkingsverbanden met vergelijkbare organisatie als de NCDD.

zijn. Voorwaarde is dat het over (wetenschappelijk) onderzoek gaat en een interpretatie of analyse bevat van primaire data of een afgeleide daarvan. Het begeleidende materiaal kan bijvoorbeeld bestaan uit onderzoeksdata, modellen, algoritmen, beeldmateriaal ter illustratie, metadatasets en post-publicatie data zoals commentaren en ranking gegevens.


5. Uitwerking van het programma Hieronder zijn de onderwerpen voor activiteiten en projecten nader uitgewerkt voor fase I en II. Nadere uitwerking van fase III zal pas kunnen naarmate er meer duidelijkheid is over de positionering van de NCDD en de resultaten uit activiteiten gedaan in de eerste twee fasen. De activiteiten zijn ingedeeld naar de vier samenwerkingsterreinen (thema’s). Thema 1: Kennisdeling

1.1 Inrichten en beheren platformfunctie NCDD Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Website De NCDD is een platform voor kennisoverdracht en delen van kennis

en ervaring ten behoeve van iedereen die te maken heeft met duurzame toegankelijkheid. De website van de NCDD is hiervoor het centrale middel en zal voortdurend up-to-date moeten zijn. Dit kan niet alleen door de programmamanager van de NCDD gedaan worden. Hiervoor is het nodig dat alle samenwerkingspartners een bijdrage leveren zodat de website ook daadwerkelijk actueel kan blijven. Gekoppeld aan de website wordt er gebruik gemaakt van sociale media om de activiteiten van de NCDD en actuele informatie op het gebied van digitale duurzaamheid onder de aandacht te brengen. Zo zal de veel gelezen blog van de NCDD gecontinueerd worden

NCDD bureau

I, II, III

Who-is-who De NCDD zal een who-is-who opzetten waardoor er een experts netwerk in Nederland ontstaat. Hierdoor wordt het mogelijk om direct kennis en ervaring met elkaar te delen. Een netwerk van experts maakt het ook gemakkelijker om de juiste expertise te vinden wanneer nodig. Op te zetten via Linked-In

NCDD bureau

II

Thema bijeenkomsten

De NCDD zal vier themabijeenkomsten per jaar organiseren. Deze bijeenkomsten zullen toegankelijk zijn voor iedereen, afhankelijk van het onderwerp op uitnodiging. De onderwerpen voor de themabijeenkomsten zullen jaarlijks bepaald worden door de programmamanager en de inhoudelijke adviesgroep (zie paragraaf 8)

NCDD bureau

I, II, III

Congres De NCDD zal een jaarlijks congres organiseren waarin de actuele stand van zaken op het gebied van digitale duurzaamheid gepresenteerd wordt door een aantal aansprekende experts. Het congres zal jaarlijks in het najaar plaatsvinden op een wisselende locatie

NCDD bureau

1x per jaar

Werkgroepen De NCDD zal een aantal thematische werkgroepen inrichten. Deze werkgroepen zullen in opdracht van de NCDD een specifiek onderwerp onderzoeken. Het aantal werkgroepen en de samenstelling daarvan is afhankelijk van de behoefte en het onderwerp. Jaarlijks wordt door de programmamanager en de inhoudelijke adviesgroep vastgesteld of en welke thematische werkgroepen ingesteld worden

NCDD bureau NCDD partners Externen op uitnodiging

I, II, III


Stand van zaken rapport

De NCDD zal ieder jaar één stand van zaken rapport over een specifiek thema publiceren

1x per jaar

1.2 Opleiding en training Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Inventarisatie opleiding en training

De NCDD zal een korte inventarisatie uitvoeren van bestaande opleidingen en trainingen op het gebied van digitale duurzaamheid in Nederland (en internationaal). Daarbij wordt ook gekeken in hoeverre digitale duurzaamheid als specifiek onderwerp voorkomt in de curricula van opleidingen binnen de informatiekunde.

NCDD bureau

II

Ontwikkelen curriculum

Afhankelijk van de uitkomst van deze inventarisatie en peiling van de behoefte aan training en opleiding zal de NCDD in overleg met bestaande opleidingen en opleidingsinstituten een curriculum voor een digitale duurzaamheidstraining opstellen. Hierbij zal aangesloten worden bij bestaande programma’s in het buitenland. In de afgelopen jaren is er internationaal veel aandacht geweest voor opleiding en training van experts op het gebied van digitale duurzaamheid. Er zijn dan ook voldoende goede voorbeelden die we over kunnen nemen of waarmee we samen kunnen werken.

NCDD bureau NCDD partners Opleidings-instituten

II

Uitwisseling De NCDD zal onderzoeken of het mogelijk is om in Nederland een programma voor uitwisseling van personeel op te zetten. Hiermee kan kennis op een meer intensieve manier gedeeld en uitgewisseld worden.

NCDD bureau NCDD partners

II, III

Stages De NCDD zal onderzoeken hoe er op structurele wijze stage mogelijkheden voor studenten van Hoger onderwijs gecreëerd kunnen worden bij de NCDD-partners. Deze studenten kunnen dan al in een vroeg stadium kennis opdoen op het gebied van digitale duurzaamheid.

NCDD bureau NCDD partners

II, III

1.3 Samenwerkingsverbanden Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Samenwerking De NCDD zal daar waar mogelijk nauwere samenwerking zoeken met

relevante nationale en internationale samenwerkingsverbanden. Nationaal heeft de NCDD al een samenwerking met de CCDD en de Archievencoalitie. Maar ook met organisaties als de Museumvereniging, DEN en onderzoeksgroepen van Universiteiten. Internationaal zal de NCDD nauw gaan samenwerken vergelijkbare organisaties als Nestor (Duitsland), DPC (UK), de Vlaamse coalitie voor digitale duurzaamheid en Digital Stewardship Alliance (USA). Dit kan door een alliantie aan te gaan met deze organisaties. NCDD zal nog in 2013 een Friendship agreement met DPC sluiten (deze is in voorbereiding). Dit kan ook door bijeenkomsten van vergelijkbare

NCDD bureau Flankerend beleid

II, III


organisaties te initiëren. De NCDD zoekt ook nadrukkelijk samenwerking en aansluiting bij onderzoeksinitiatieven op het terrein van digitale duurzaamheid, zoals de Alliance of Permanent Access, de Open Planets Foundation, de IIPC, de Preservation and Archiving Special Interest Group, het Presto Center en UNESCO. Een bredere samenwerking tussen nationale coalities kan via UNESCO georganiseerd worden. Daarnaast sluiten de activiteiten van de NCDD goed aan bij de Digital Roadmap van UNESCO. Hierin wordt getracht om wereldwijd de samenwerking tussen collectiebeherende instellingen, overheid en industrie te bevorderen.

1.4 Bewustwording vergroten Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Bewustwording Hoewel de urgentie van duurzaam informatiebeheer steeds sterker

gevoeld wordt, moet er toch nog veel werk worden verzet om alle belanghebbenden te doordringen van de risico’s van duurzame toegang tot digitale informatie en de noodzaak van goed beheer. Rollen, verantwoordelijkheden en te ondernemen acties zijn lang niet altijd duidelijk voor alle betrokkenen. De NCDD zal een programma opzetten om bewustwording bij beleidsmakers en managers verder te stimuleren. De NCDD ziet hierin ook het belang van nauwe samenwerking met vergelijkbare organisaties (zie 1.3).

NCDD bureau

I, II, III

Thema 2: Infrastructuur

2.1 Onderzoek landelijke infrastructuur voor duurzame toegang tot digitale informatie Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Inventarisatie infrastructuur Inventarisatie kosten Model

De overgang naar een ‘digitale samenleving’ kenmerkt zich door de spectaculaire groei van digitale informatie, vooral veroorzaakt door het gemak waarmee data wordt gecreëerd, verzameld en gedeeld. Dit stelt hoge eisen aan de ICT-infrastructuur van digitale archieven ten aanzien van flexibiliteit, omvang en investeringen. Opslag wordt inmiddels in petabytes uitgedrukt en duurzaam beheer strekt zich uit over vele miljoenen bestanden in een veelheid aan formaten.

De NCDD is opgericht om een nationale infrastructuur voor duurzame digitale toegankelijkheid tot stand te brengen, maar deze kan niet in één klap gerealiseerd worden. Een geleidelijke opbouw, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende verantwoordelijkheden, rollen, snelheden en beschikbare middelen van alle betrokken partijen, is de meest realistische aanpak. In de afgelopen jaren hebben de NCDD-partners al enkele goede stappen

NCDD bureau extra financiering OCW toegekend

I


voorwaarts gemaakt: zij hebben e-depots ontwikkeld en in gebruik genomen, is veel (technische) kennis opgedaan en er zijn al enkele goede voorbeelden van dienstverlening aan derde partijen.

Maar er is ook nog veel waar we nog geen inzicht in hebben. Hoe groot is de digitale collectie Nederland inmiddels? Welk deel is goed gearchiveerd, welk deel nog niet? Vooral ook: welke behoeften hebben andere archieven en kennis- en erfgoedstellingen in Nederland als het gaat om digitale archivering? In 2009 heeft de NCDD een verkenning gedaan naar digitale duurzaamheid in Nederland, maar dit was hoofdzakelijk een inventarisatie. De NCDD heeft grote behoefte aan een beter inzicht in de actuele ontwikkelingen, behoeften en financiële mogelijkheden in de domeinen. Het is gewenst dat er een onderzoek komt naar concrete en haalbare scenario's voor bundeling van kennis en krachten en in de mogelijke beleidskeuzes, herschikkingen van middelen en verantwoordelijkheden op landelijk niveau.

De NCDD zal een landelijk onderzoek uitvoeren waarbij de volgende vragen beantwoord worden:

- Hoe ziet een nationale infrastructuur voor duurzame digitale toegankelijkheid er idealiter uit?

- Wat kost het om deze infrastructuur op te zetten uitgaande van een groeimodel?

- Wat zijn de structurele kosten hiervoor en hoe kunnen we deze binnen de context van de NCDD “voorspellen”

Dit onderzoek zal een rapport opleveren met de volgende onderdelen:

1. Een onderbouwde schatting van de behoefte aan digitale archivering in de domeinen cultuur, media, overheid en wetenschap,

2. Een overzicht van de aard en capaciteit van bestaande digitale archieven

3. Een onderbouwde schatting van de te realiseren groei van de digitale archieven (zowel in volumes als in complexiteit van digitale data)

4. Een schets van de uiteindelijke landelijke infrastructuur (incl. scenario’s voor het verbinden van huidige losstaande oplossingen)

5. Overzicht van nog te ontwikkelen componenten in die landelijke infrastructuur

6. Een overzicht van de benodigde financiële middelen die nodig zijn in de eerste 5 jaar en een schatting van de benodigde middelen voor de volgende 5 jaar


7. Een “voorspelbaarheidsmodel” voor het bepalen van de groei van digitale opslag en de benodigde financiële middelen

2.2 Certificering Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Certificering De NCDD zal certificering van digitale archieven stimuleren. De NCDD

wil het gebruik van standaarden voor certificering stimuleren om ervoor te zorgen dat Nederland over vijf jaar beschikt over een aantal gecertificeerde digitale archieven. Certificering kan op verschillende manieren gerealiseerd worden, afhankelijk van het domein en van de zwaarte van eisen waaraan een digitaal archief wil voldoen. Er is een framework voor certificering ontwikkeld dat bestaat uit drie niveau’s, in toenemende betrouwbaarheid: 1. Basic Certification (Data Seal of Approval) 2. Extended Certification (zelf evaluatie gebaseerd op ISO 16363 of

DIN 31644) 3. Formal Certification (door volledige externe audit volgens ISO

16363 of DIN 31644) De NCDD stimuleert het gebruik van dit framework en ontwikkelt een structuur voor certificering in Nederland.

NCDD partners

II

Thema 3: Kostenmodellen

3.1 Kostenmodellen Onderwerp omschrijving uitvoering Fase kostenmodel Binnen deze activiteit vallen de specifieke activiteiten mbt

kostenmodellen zoals gedefinieerd in 2.a NCDD partners

I, II

3.2 Voorspelbaarheidsmodel Onderwerp omschrijving uitvoering Fase model Binnen deze activiteit vallen de specifieke activiteiten mbt

kostenmodellen zoals gedefinieerd in 2.a NCDD partners

I, II


Thema 4: Digitale collectievorming

4.1 Rollen en verantwoordelijkheden digitale collectievorming Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Collectievorming Ten aanzien van digitale collectievorming ten behoeve van

archivering op nationaal niveau wordt momenteel een domeingerichte aanpak gehanteerd waardoor er enerzijds overlap ontstaat naar objecttypen en er anderzijds, met name binnen het culturele veld, nog vele digitale collecties en objecten zijn die niet in de archivering worden meegenomen. Collecties die niet duidelijk tot een bepaald domein behoren, dreigen buiten de boot te vallen en niet duurzaam gearchiveerd te worden. Nader onderzoek naar de witte vlekken op de digitale staalkaart is zeer gewenst om betere afstemming te bereiken. Dat kan in de vorm van afspraken over wie wat verzamelt en hoe de duurzame opslag ervan geregeld moet worden.

Een belangrijk aspect van domeinoverstijgende collectievorming is de vraag: wat bewaren we wél en wat niet. Dit selectievraagstuk is in de digitale wereld alleen maar urgenter geworden door de snelle groei van informatie en van het aantal digitale verschijningsvormen. Er moet dan ook afstemming komen in de selectie van digitale collecties zodat we niet het risico lopen dat dezelfde collecties door verschillende organisaties worden bewaard en andere belangrijke collecties helemaal niet.

Dit project moet een aantal verbeteringen op het gebied van collectievorming opleveren: • Op nationaal niveau overzicht houden over beschikbare

middelen (geld, mensen, infrastructuur); • Bepalen bij welk domein de data hoort (bijv. multimediale data); • Bepalen welke organisatie verantwoordelijkheid draagt (bijv.

webarchivering); • Bepalen of de data belangrijk is om te behouden (bijv. games,

software, twitterberichten, facebook).

NCDD partners

II

4.2 Automatische kwaliteitscontrole Onderwerp omschrijving uitvoering Fase kwaliteitscontrole Het ontwikkelen van een automatische kwaliteitscontrole ten

behoeve van digitale archivering van verschillende typen informatie en bestandsformaten in het publieke domein. Dit zal een set aan oplossingen voor automatische kwaliteitscontrole van digitale bestanden gebaseerd op een generiek proces opleveren. Het zorgt

NCDD partners Extra financiering vanuit EZ en

II, III


voor kwaliteitsverbetering van gedeponeerde data waardoor het lange termijn beheer beter gegarandeerd wordt; voor een efficiëntere aanpak van kwaliteitscontrole door automatisering en gezamenlijkheid (schaalvoordelen) en voor kostenbesparing. Resultaat is een oplossing die ten dele generiek is. Het andere deel van de oplossing is materiaal specifiek. Bijvoorbeeld voor controle van PDF-bestanden of websites.

Dit is als projectvoorstel ingediend bij het programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU) van het Ministerie van Economische Zaken. Het project is een zg. forward commitment procurement en is ingediend onder de titel “permanente digitale toegang door automatische kwaliteitscontrole”. Bij een forward commitment procurement gaat het om een publiek-private samenwerking waarbij de markt verkend wordt aan de hand van een probleemstelling. De eerste stap is het formeren van een consortium. Tweede stap is het organiseren van een marktverkenning en marktconsultatie. Beide stappen kunnen zonder hoge kosten nog in 2013 plaatsvinden. Daarna dient OCW geld vrij te maken voor de uitvoering van de volgende stappen. Zowel vanuit de projectgroep als vanuit het programma IIU zal hierover gesproken worden met OCW. Het belang van OCW is vertegenwoordiging met een project in het programma. Het belang voor de NCDD-partners is naast de concrete resultaten van het project ook ervaring opdoen met publiek-private partnerships en het instrument van een Pre-Commercial Procurement (PCP).

OCW nodig

4.3 Verrijkte publicaties Onderwerp omschrijving uitvoering Fase Verrijkte publicaties

Het opzetten van Intersectorale pilots om te onderzoeken hoe verrijkte publicaties het beste duurzaam gearchiveerd kunnen worden (bijvoorbeeld tussen de bibliotheeksector en data-archieven, of tussen overheidsarchieven en audiovisuele archieven).

NCDD partners

II


6. Hoe gaat de NCDD dat doen? 6.1 Financiele middelen Een randvoorwaarde voor de NCDD om op de gewenste wijze te opereren en de gewenste resultaten te kunnen boeken is dat de NCDD over voldoende middelen beschikt hiervoor. Het huidige jaarlijkse budget van het bureau van de NCDD bedraagt € 75.000 en is ontoereikend voor hetgeen de NCDD voor ogen heeft in de komende vijf jaar. Hiervoor zijn meer middelen nodig. Om te beginnen zullen de deelnemende instellingen zélf extra investeren in de gezamenlijke activiteiten van de NCDD. Zo zal het budget worden verhoogd met € 75.000 per jaar, bestaande uit de jaarlijkse contributies van de vijf deelnemers in de NCDD (€ 15.000 per deelnemer per jaar). Daarnaast leveren de NCDD-partners een extra investering in de vorm van personele inzet voor de verschillende activiteiten van de NCDD, te weten jaarlijks 0,2 fte per partner. Deze personele inzet kan worden gekapitaliseerd en zal ook ongeveer € 75.000 bedragen. Daarnaast heeft OCW een bedrag van k€ 65 toegezegd voor het onderzoek naar een nationale infrastructuur (zie paragraaf 5, 2.1). Dit bedrag is in z’n geheel meegenomen in de benodigde middelen voor 2014. Daarmee zijn er in 2014 voldoende middelen beschikbaar om de gewenste activiteiten uit te kunnen voeren (fase I en het eerste deel van fase II). Voor 2015 zijn er nog niet voldoende middelen beschikbaar. Dit is onderdeel van onderhandeling met OCW en maakt deel uit van de lange termijn positionering van de NCDD zoals die met OCW besproken wordt in de 2de helft van 2013. Het streven is naar een gezamenlijk financieel kader voor 2015 en verder, waarbij OCW en NCDD samen voor een onderbouwing zorgen.

2014 2015 Fase

Thema 1: kennisdeling platform, congres, bijeenkomsten 90 90 I, II, III

ontwikkeling website 5 5 opleiding & training 5 10 II

Stand van zaken rapport 15 15 II, III Thema 2: Infrastructuur

onderzoek infrastructuur & kostenmodellen 65 I certificering 25 30 II

Thema 3: Kostenmodellen implementatie kostenmodellen 20 I

ontwikkelen voorspelbaarheidsmodel Thema 4: Collectievorming

digitale collectievorming 25 50 II automatische kwaliteitscontrole 30 50 II, III

verrijkte publicaties 20 30 II 290 300

Bovenstaande is een indicatieve begroting heeft betrekking op de eerste twee jaren van het NCDD-projectplan (2014 en 2015). Daarna is er méér geld nodig voor het bewerkstelligen van een gezamenlijke infrastructuur. Voor de daadwerkelijke uitbouw van de nationale infrastructuur zal de NCDD in 2014 een investeringsaanvraag


doen bij OCW. De resultaten van het onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang tot digitale informatie (2.1) zullen daarvoor leidend zijn. Tevens zal er serieus gekeken worden naar de verschillende mogelijkheden voor financiering:

- Re-allocatie van middelen (van fysiek naar digitaal) - De noodzaak tot het maken van scherpere keuzes vanwege krimpende budget - Besparingen door gezamenlijkheid - Publiek-private samenwerking - Extra investeringen vanuit de overheid

6.2 Uitvoering van projecten Bovenstaande verdeling van middelen is indicatief en afhankelijk van de werkelijke kosten van de projecten. Projecten en definitieve kosten daarvan zullen in het najaar van 2013 worden bepaald. Zoals in paragraaf 4 en 5 is beschreven zullen de projecten van de NCDD door de NCDD-partners zélf worden uitgevoerd. Dat betekent dat projecten ook door deze partners geïnitieerd worden en dat de betreffende initiators ook zélf projectleiders en projectmedewerkers zullen leveren. De NCDD zal als centraal coördinatiepunt en facilitator optreden door onder meer er voor te zorgen dat projecten passen binnen de thematische kaders zoals die zijn gedefinieerd en dat de verschillende projecten met elkaar verbonden worden. De NCDD zal tevens de projectresultaten uitdragen. De resultaten van de projecten zijn een gezamenlijk resultaat van alle NCDD-partners en dienen ook bruikbaar te zijn voor andere organisaties. Het doel van alle projecten is dat ze een bijdrage leveren aan het gezamenlijke doel van de NCDD. Onderstaande projecten zijn projecten die door de NCDD-partners zullen worden uitgevoerd. Wanneer de aanvraag voor het onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang tot digitale informatie niet wordt gehonoreerd, zal dit eveneens als een project opgepakt worden door de NCDD en zal aan een van de NCDD-partners gevraagd worden een plan hiervoor te maken.

NCDD projecten 2014 2015 Trekker Thema 1: kennisdeling 115 115 DEN Thema 2: Infrastructuur 65 OCW aanvraag 2.2 certificering 25 30 DANS Thema 3: Kostenmodellen 3.1 kostenmodellen 30 20 B&G 3.2 ontwikkelen voorspelbaarheidsmodel OCW aanvraag Thema 4: Collectievorming 4.1 collectievorming 30 50 NA 4.2 automatische kwaliteitscontrole 30 50 KB 4.3 verrijkte publicaties 20 30 KB 290 300


Aan de projecten zullen een aantal randvoorwaarden worden gesteld. Onderstaande lijst geeft een aantal van deze randvoorwaarden: - Projectvoorstellen dienen uiterlijk in november 2013 ingediend te zijn - Projectvoorstellen moeten passen binnen de kernthema’s en de terreinen van samenwerking

van de NCDD - Er werken meerdere NCDD-partners samen in een project - Projecten mogen niet langer duren dan twee jaar - Projectenvoorstellen moeten concrete projectresultaten opleveren - De projecten lossen niet alleen een probleem van de projectpartners op, maar moeten breder

toepasbaar zijn, bij voorkeur domeinoverstijgend - Projecten mogen het beschikbare budget niet overschrijden - Projectvoorstellen worden beoordeeld door de inhoudelijke adviesgroep (zie paragraaf 8) - Projectvoorstellen bevatten een inhoudelijke beschrijving van het project - Projectvoorstellen bevatten een beschrijving van hoe het bijdraagt aan de doelen van de NCDD - Projecten worden geleid door één van de NCDD-partners


7. Organisatie6 Het bestuur van de NCDD is ingericht als een coalitie bestaande uit vier grote sectorinstituten én de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD). Sinds de aanbieding van de Strategische Agenda in 2010 aan het ministerie van OCW heeft de NCDD zich verder ontwikkeld als knooppunt voor samenwerking op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Ontwikkelingen, kennis, visies uit de verschillende domeinen komen samen in de NCDD met als doel de afstemming en samenwerking te bevorderen om op die manier de beschikbare middelen beter te benutten. Zoals beschreven in de uitwerking van de strategische agenda, heeft de NCDD een en ander gerealiseerd door te opereren zoals het heeft gedaan in de afgelopen jaren. Zoals hierboven geschetst is het nu de wens van de NCDD zich nadrukkelijker op te stellen als platform voor kennisdeling en als coördinator van een gezamenlijke aanpak. De NCDD zal hieraan invulling geven in projecten. Maar ook door een krachtige opstelling als mede-beleidsbepaler richting de overheid. De NCDD overziet het gehele veld en verbindt de verschillende ontwikkelingen met elkaar. Dit maakt dat de NCDD, als vuurtoren over alle domeinen heen, het geschikte vehikel is om op te treden als samenwerkingsverband. Om meer daadkracht en overtuigingskracht te krijgen zal de NCDD haar organisatievorm wijzigen naar een consortiummodel. Inrichting in de vorm van een projectorganisatie houdt in dat een belangrijk deel van de NCDD-coördinator moet worden ondergebracht bij een programmamanager. Deze heeft twee hoofdtaken:

1. hij stuurt de gemeenschappelijke activiteiten van de NCDD aan (NCDD als Platform). De PM kan hierbij optreden als projectleider; hij/zij initieert, organiseert en coördineert. De PM legt daarbij verantwoording af aan een Stuurgroep. Deze Stuurgroep bestaat uit de directeuren van de vijf NCDD-partners. De PM rapporteert aan de Stuurgroep en ondersteunt deze. Daarnaast zorgt de PM voor de (interne) communicatie van NCDD-activiteiten.

2. De projecten uitgevoerd in de lijn van de NCDD als facilitator worden op de eerste plaats aangestuurd door de hiërarchische lijnen bij de verschillende trekkers van de projecten. De rol van de NCDD programmamanager is faciliterend en verbindend. Wél zal de PM de voortgang van de projecten bewaken en daarover rapporteren aan de Stuurgroep van de NCDD.

De programmamanager zal worden aangesteld bij de KB, aangezien het NCDD-budget door de KB beheerd wordt. Daarmee is draagt de KB personele verantwoordelijk voor de PM. Bestuurlijke aansturing van de PM ligt echter bij de Stuurgroep. het bureau van de NCDD, van waaruit de PM de activiteiten uitvoert, zal rouleren tussen de verschillende NCDD-partners, waardoor er een betere inbedding van de PM en diens activiteiten is binnen de organisaties die samen de NCDD vormen. De programmamanager wordt inhoudelijk ondersteunt door een begeleidingsgroep. Deze bestaat uit inhoudelijke vertegenwoordigers van de vijf NCDD-partners en, op incidentele basis, externe deskundigen. De programmamanager zorgt samen met de begeleidingsgroep voor de inhoudelijke koers van de NCDD de Stuurgroep draagt strategische verantwoordelijkheid.

6 De organisatieverandering van de NCDD is inhoud van gesprek met OCW. Het maakt onderdeel uit van de totale governance in het digitale domein. Onderstaande organisatievoorstel is de weerspiegeling van de huidige stand van denken binnen de NCDD. Dit kan veranderen aan de hand van gesprekken met OCW en besluitvorming vanuit OCW.

Programma NCDD 2013 – 2018

Documents

Transcript of Programma NCDD 2013 – 2018