Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren

download Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren

of 76

  • date post

    16-Apr-2017
  • Category

    Business

  • view

    781
  • download

    9

Embed Size (px)

Transcript of Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren

Zaakgericht Werken Workshop

8 december Gemeente Culemborg

Introductie 30 minuten:

interactieve karakter uitdragen ten aanzien van de verwachtingen die we hebben van deelnemers en daaraan kunnen we ook de ontwikkeling van kennis ophangeneen initiatief van BCT en eSpecialistenWaarom doen we dit samen (positioneringsclaim)?

1

Cocreatie Concept200 + downloads

2

Toepassen van principes van digitale duurzaamheid op zaakgericht werken

Vastleggen van bruikbare en houdbare kennis

Zaakgericht Archiveren

Introductie 30 minuten:

interactieve karakter uitdragen ten aanzien van de verwachtingen die we hebben van deelnemers en daaraan kunnen we ook de ontwikkeling van kennis ophangeneen initiatief van BCT en eSpecialistenWaarom doen we dit samen (positioneringsclaim)?

3

VerantwoordelijkheidSponsorZorgEigenaar zaakgericht archiverenGoede voorbeeldManagementrapportagesKengetallenBeleid & VisieEfficintKostenbesparendStimulerenAggregatie van informatie

4

Overzicht van lopende en afgesloten zakenEnthousiasmerenTrekkerLuisteren en vertalen van eisen en wensenAdviserenSelectielijsten opstellenBruggenbouwerVraagbaakBeherenArchiefwetHelicopterviewWeet eigenlijk niet precies waar het over gaat

StructuurDossier vs zaak

5

UitwisselingControlerenZorgZaaktypenAdviserenBewaar- + VernietigingstermijnenVraagbaakNauwgezetBeherenCompleetheid dossierKennisdelingKwaliteitscontrole

ProactiefAutomatiseren

6

BeleidUitvoering

BricksBytesBehaviour

Doel van de workshop?

`De verbinding leggen en afstemming krijgen tussen beleid en uitvoering als het gaat om de uitdaging om digitale duurzaamheid te realiseren en digitale dementie te vermijden zonder infobesitas te creren.

Beleid en uitvoering als het gaat om bricksDe verbinding tussen het informatiebeleidsplan en het daarvan afgeleide digitale duurzaamheidsplan

Beleid en uitvoering als het gaan om bytesDe verbinding tussen de implementatie van zaakgericht werken vanuit het perspectief van verantwoording = zaakgericht archiveren = het toepassen van de principes van digitale duurzaamheid binnen zaakgericht werken

7

Tips & Tricks voor implementatieToolkit die helpt om aan de slag te gaanCommunity

Resultaat

3 tips die je morgen kunt toepassen binnen je eigen organisatie voor zowel organiseren als implementerenEen tookit (stappenplan, powerpoint, elavator pitches en content van de handreiking via een website) die je helpt om aan de slag te gaanEen netwerk van professionals die vergelijkbare kennis en ervaring hebben en bereid zijn inzichten met elkaar te delen (community)

8

Uw hosts en hun verhaal

Kees Groeneveld9

Uw hosts en hun verhaal

Kees Groeneveld10

Uw hosts en hun verhaal

11

Uw hosts en hun verhaal

Rowenna Hameleers-Ronckers

12

Uw hosts en hun verhaal

Ronald Kerckhoffs

13

OrganiserenImplementatie

Complementeren

14

10:15 11:15 uur Organiseren11:15 11:30 uur Korte pauze11:30 12:30 uur Implementeren12:30 13:15 uur Lunch13:15 16:00 uur Complementeren16:00 17:00 uur Borrel

15

Zaakgericht Archiveren Organiseren

Organiseren

Organiseren van ZA

Kees introduceren16

Digitalisering..en dan?

Zaaksysteem

60 minuten17

De wereld verandert snel en verdigitaliseertBlockchain technologieStorage in DNA (10.000 Gb in een paar dna moleculen)5G sneller dan WifiNeuromorphic computing (leren in plaats van verwerkenDigitale agenda 2020Internet of things

18

De driehoek overheid politiek maatschappijMaatschappelijk product leveren / afnemenJuridisch kader gebruiken / bepalenPolitiek/VerkiezingenOverheids- organisatieVolksvertegen-Woordiging & WetgeverMaatschappij

19

Een overheid moet toetsbaar handelen

Wetgeving Wet RGTGebruik van standaarden - TMLO20

Recenter voorbeeld?21

23

CDD Presentatie Gemeente EnschedeCDD Presentatie Gemeente EnschedeCDD Presentatie Gemeente Enschede25 november 201022 juni 201027 april 2010Presentatie CDD|Presentatie CDD|27-04-2010Presentatie CDD|27-04-201023Concepten & Principes10 november 2009Concepten & Principes|10 november 200923Voorbeeld van een akte met inktvraag. De paarse kleur geeft het uitlopen van de inkt weer.

Redenen voor digitaliseringDe Omgeving / Maatschappij veranderd.ZGW werken: Digitalisering en digitaal archiverenIntroductie BYOD, Digitalisering Raadsinfo, Efficiency: Kostenbesparing door Centrale (eenmalige) opslag, doordat zaakdossiers niet meer zoek raken, geen papieren opslag meer (op termijn)Effectiviteit: waarborg compleetheid zaakdossiers, doelbinding beter te waarborgen + Ketensturing

Opschaalmodel in het digitaliseringsproces eSpecialisten BVKetenproces

Hoe aanpakken?

Start met Informatiebeleidsplan (Is het beleid of is er echt over nagedacht): Digitaal duurzaam toegankelijk is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Afgeleide is een digitaal duurzaamheidsplan met archivering & toegankelijkheid:FORMELE KADERSICT- (Architectuur) PROCESSENORGANISATIE

Samenvoegen 18 / 19?26

Hoe aanpakken? / Formele kaders

Start met Informatiebeleidsplan (Is het beleid of is er echt over nagedacht): Digitaal duurzaam toegankelijk is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Afgeleide is een digitaal duurzaamheidsplan met archivering & toegankelijkheid:Welke Wet- en regelgeving van toepassingWelke NEN-ISO normen

Hoe aanpakken? / ICT Architectuur

ICT-Architectuur (KING / Applicaties / Bestanden) / Eenmalige opslag en meervoudig gebruik? Hoe regel je dan vernietiging?Plaats van DMS RMA eDepot (Wat heb je nodig?)Wat zit er in een Zaakdossier? Wat niet? Samenhang!Metadataschema (TMLO) en invulling door de tijdSamengestelde Archiefobjecten : Welke zijn er? En hoe terugvindbaarheid vormgeven?

Hoe aanpakken? / Processen

Analoog versus digitaal: Substitutie en Digital Born: Vormgeving / Horizontaal toezicht. Omgaan met de digitale handtekening / Waarmerken van documentenPreservatiebeleid (incl. conversie, migratie, emulatie) / NormalisatieBeschikbaarheid

Hoe aanpakken? / Organisatie

VerantwoordelijkhedenHorizontaal toezichtKetensturing / informatie-uitwisselingAfspraken met verbonden partijen (!!)

Wet en regelgevingOp 1 april 2010is de nieuwe Archiefregeling 2009 van kracht geworden. De Archiefregeling vormt een nadere uitwerking van de bepalingen in de genoemde artikelen uit het Archiefbesluit. Dat betekent dat de Archiefregeling regels stelt (ook voor digitaal) voor:de inrichting en bouw van archiefruimten;de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal;de duurzaamheid van archiefmateriaal.

10 archivistische functies

NEN-ISO 15489 Als basis voor procesbeschrijvingen

IdentificerenWaarderen OpnemenRegistrerenClassificatieOpslag en behandelingToegangVolgenVerwijderenDocumenteren

Het gaat om: Algemene prestatie-eisen waaraan systemen en/of instellingen moeten voldoen. De regeling stelt dus geen specifieke systemen en/of instellingen verplicht.

Overheidscommunicatie is meer dan via of op papier..Fax? E-Mail?Whats APP?Telegram (App)Twitter?Facebook?SMS?LinkedinSnapchat? (????)..

34

Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

Aanpassing AwB

Memorie van toelichting: Een schriftelijk stuk inde zin van deze wet kan op papier staan, maarook een elektronisch document zijn.

In de Awb staat nog steeds Schriftelijk.

BetrouwbaarheidscirteriumArtikel 3:15a lid 1 BW

Een electronische handtekening heeft dezelfde rechtgevolgen als een handgeschreven handtekening indien:De methode die daarbij gebruikt is voor authentificatieVoldoende betrouwbaar isGelet op het doel waarvoor de electronische gegevens worden gebruiktEn op de overige omstandigheden van het geval.

Maar wacht eens ..

Hierover bestaat tot op heden in de praktijk veel

verwarring. De digitale handtekening zelf hoeftingevolge de Archiefwet 1995 niet te worden bewaard.

[] Een van de doelen van de digitale handtekening is

vaak om te kunnen vaststellen van wie een documentafkomstig is.[]. Na controle en validatie van dehandtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoevevan archivering niet te worden bewaard.

Toelichting bij Archiefregeling

Aandachtspunten voor digitale duurzaamheid

> Veel juridische mogelijkheden

- i.c.m. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

> De Techniek is niet leidend, Het proces wel

- Doel en omstandigheden van het geval

- Kies techniek bij proces, niet proces bij techniek

> Afspraken maken en communiceren

- algemene voorwaarden

- Inkoopvoorwaarden, bewijsovereenkomst

Nieuwe duurzame strategien:

ConversieHet digitale bestand omzetten in een ander formaat (bijvoorbeeld van .Doc naar .PDF/A).MigratieHet digitale bestand steeds opnieuw aanpassen aan nieuwe software en hardware. EmulatieDe omgeving aanpassen: software en virtuele hardware bouwen die oude bestanden opnieuw kan doen performen op platforms die daarvoor niet gemaakt zijn.NormalisatieBeperk het aantal bestandsformaten (.doc, .jpg) in je digitale archief om migratie en emulatie beheersbaar te houden.

39

..20172018201920202021Wet- en Regelgeving Digitale DuurzaamheidBewaarplaats analoog en digitaalOverig (w.o. auditExtern)FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

OrganisatieGovernance +Audit (hor. Toezicht)ICT- en InfrastructuurPRESERVATIEPLAN(NING)

Hoe aanpakken?

Start met