1

Zaakgericht Werken in de drie Decentralisaties

29 maart 2014 Work-in-Progress Congres

Frank Herik, Gemeente Enschede

Jeffrey Gortmaker, KING

Werkgroep Zaakgericht Werken in 3D

Situering Werkgroep

• Doel: Handreiking Zaakgericht Werken in 3D

• Bijvangst: GEMMA 2.0 katern zaakgericht werken

• Onderdeel van eerste increment project VISD/PVE

• Documenten te vinden op: http://www.cocreatiebasisgemeente.nl/

Ondersteuningspiramide

Burgerkracht

Algemene voorzieningen

Lichte ondersteuning

Intensieve ondersteuning

Regie toevoegenBeweging

realiseren van

zware

ondersteuning

naar lichtere

vormen voor

diegenen waar

mogelijk

Specifiek

Generiek

Zelfredzaam

Vertaling naar informatievoorziening

Modulaire opbouw ondersteuning professional

Applicatiefuncties 3D

Bedrijfsproces “Enkelvoudig Ondersteunen”

Dit proces loopt vergelijkbaar aan bestaande gemeentelijke processen

hierin kan prima zaakgericht gewerkt worden

9

Bedrijfsproces “Meervoudig Ondersteunen”

10

Kenmerken meervoudige ondersteuning

• Aanleiding diffuus• Onvoorspelbaar verloop• Unieke ondersteuning• Geen “lineair” verloop• Onduidelijk begin en einde• Meerdere “problemen”• “Object” van ondersteuning

varieert• Beperkt te categoriseren• ……

Overeenkomsten met zaakgerichtwerken?

Bedrijfsobjecten 1-gezin, 1-plan- 1-regisseur

Wat is Zaakgericht Werken?

Zaakgericht Werken

• Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

• Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens het proces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over het proces, wordt geregistreerd als ‘zaak’ en deze uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.

P O

R

C D T

Zaak

Informatie ontvangen in het proces

Informatie gecreëerd tijdens het proces

Procesinformatie op hoofdlijnen

E

SE A

I L

Bedrijfsproces

Verschillende soorten werk

• Zaakgericht werken is een middel en geen doel op zich !

Direct verwerken

Zaakgericht werken

Projectmatig werken

Activiteit-gericht werken

Zaakgericht werken en registreren

ZG registreren ZG werken

Direct verwerken Vaak Nee

Zaakgericht/procesgericht werken

Ja Ja

Projectmatig werken Eventueel Nee

Activiteitgericht werken Nee Nee

Voordelen Zaakgericht Werken

• Transparantie en inzicht in (informatie mbt.) alle lopende zaken op één plaats

– per persoon, per object,..

• Overige voordelen:

– Betere dienstverlening en efficiency

– Uniforme werkwijze

– Direct archiveren

– Vereenvoudiging van de informatievoorziening

• (kunnen eventueel ook zonder zaakgericht werken)

Zaakgericht Werken in het sociaal domein?

Zaakgericht Werken in de Processen

• In het proces enkelvoudig ondersteunen kan prima zaakgericht worden gewerkt (parallel aan hoe het nu gaat)

• Het proces van meervoudig ondersteunen is onvoorspelbaar en dynamisch. “Zaakgericht werken zoals gebruikelijk” levert hier dan ook meer nadelen op dan voordelen

• Het concept zaakgericht werken moet hierop worden verbreed (cfr. optie 2). Bijvoorbeeld met het tijdens de uitvoering bepalen van de volgende stap/status en het flexibeler omgaan met zaaktypen.

• Voor de verschillende deelplannen („trajecten‟) (binnengemeentelijk) kan wel zaakgericht worden gewerkt (parallel aan enkelvoudig ondersteunen)

Zaakgericht Werken en Ketenpartners

• Trajecten onder een plan kan een regisseur wegzetten bij ketenpartners (bijvoorbeeld als „inkooporder‟)

• Maken van samenwerkingsafspraken met ketenpartners ahv. zaaktypesjabloon

• Het betreft hier zaken van de ketenpartner.

– Omdat je ze wilt volgen kun je ze opnemen als aparte categorie zaken (“Gerelateerde Zaak”) in zaaksysteem

• Uitwisseling liefst met StUF-ZKN

• Maar niet alle ketenpartners spreken StUF

– Pragmatisch zijn: bv. gebruik maken van bestaande AZR-berichten

Zaakgericht Registreren in 3D

• Een subset van de gegevens die je vastlegt rondom een „Plan‟ kun je registreren als zaak.

+ overzicht op één centraal punt van alle lopende processen binnen een gemeente

+ het is zichtbaar dat er een plan loopt, bijvoorbeeld voor een KCC medewerker

+ je kunt alle deeltrajecten hieraan relateren

- gegevens over twee systemen verspreid

- risico mbt. autorisaties en beveiliging

• Regiesysteem dat zaken kan registreren in een zakenmagazijn heeft meerwaarde – Gemeente moet afweging maken

Vertaling naar de Praktijk

23