Zaakgericht Archiveren….

29 september 2015

Kees Groeneveld Informatiebeleid; Digitaal werken; Substitutie; eDepots (Nationaal

Archief, Zeeuws Archief); Digitale handtekeningen; preservatie; Leveranciersmanagement / adviseur marktontwikkelingen (KING / VNG)

M. 06 46593567E. kees.groeneveld@especialisten.nlW. www.especialisten.nlT. (Twitter): http://twitter.com/keesgroeneveld3S. (Skype): Kees.Groeneveld4L. (Linkedin): http://nl.linkedin.com/in/keesgroeneveld

De driehoek overheid – politiek – maatschappij

Maatschappelijk product leveren / afnemen

Juridisch kader gebruiken / bepalen

Politiek/Verkiezingen

Overheids- organisatie

Volksvertegen-Woordiging & Wetgever

Maatschappij

De Overheid moet toetsbaar handelen

Opschaalmodel digitaliseringsproces

Focu

s Du

urza

amhe

id

Focu

s Be

schi

kbaa

rst

ellin

g

Docu

men

t m

anag

emen

tW

orkfl

ow

man

agem

ent

Ketenproces

Intern proces

Elektronisch (zaak) dossier

Digitaliseren

Duurzaam Informatieobjec

t

6

Duurzame toegankelijkheid

• Het is niet vastgelegd in een dwingend wetgevend document dat exact vastlegt hoe duurzame toegankelijkheid geregeld moet worden.

Archiefwet 1995: De Archiefwet maakt geen onderscheid tussen de vormen van archiefbescheiden en gaat over zowel analoog als digitaal materiaal. De verplichting dat overheidsorganen hun archiefbescheiden in 'goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren' staat centraal in de Archiefwet. De Archiefwet is een wet op hoofdlijnen.

7

• Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995.

Bepalingen uit dit besluit zijn weer verder uitgewerkt in zogenaamde ministeriële regelingen, zoals:

- Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (ex. artikel 11 van het Archiefbesluit)

- Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex. artikel 12 van het Archiefbesluit)

NEN 2082 nl (Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur)

NEN-ISO 15489-1 nl (Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Algemeen)

NEN-ISO 15489-2 nl (Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 2: Richtlijnen)

NPR-ISO/TR 18492 en (Langdurige conservering van elektronische gebaseerde documenteninformatie)

NEN-ISO 23081-1 en (Informatie en documentatie - Processen voor informatie- en archiefmanagement - Metadata voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes)

NPR-ISO/TS 23081-2 en (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta-informatie voor archief - Deel 2: Conceptueel en implementatievraagstukken)

Normeringen ……

Handboek Kwaliteitsbewaking

• Meetmethodes• Meetcriteria• Streefwaarden (KPI’s)

Besluit Informatiebeheer

Archief-verordening

Gemeentewet Archiefwet Archiefbesluit

Beleid DIV

Informatie-beveiligingsplan

Handboek Postregistratie

Handboek Archiefbeheer

Handboek Substitutie

Informatie-beleid(splan)

Wettelijk kader

Organisatiebeleid

Kaderregelingen

Werkwijze DIV

QA - DIV

Archiefregeling

Eisen en wensen

Diensten en producten

ZGW

Werkwijze primair proces

Digitaal Duurzaamheidsplan

eDepot

10

Voorstel: drie soorten beheer..

Functioneel

TechnischArchivistisch

Technisch

Alle taken die een technische component in zich hebben of alle beheertaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren. Onder technisch beheer / applicatiebeheer vallen onder meer (niet limitatief):

• SAAS / PAAS / CLOUD / ON PREMISE OPLOSINGEN• AANSLUITMOGELIJKHEDEN (STANDAARDEN, API’S ,….)• RELEASEPLANNINGEN BIJHOUDEN• Gebruikersbeheer en autorisaties regelen• Registratie van metadata van archiefstukken (TMLO)• Standaarden: Zaak-DMS-services / Softwarecatalogus.nl• Privacy- en beveiligingsaspecten t.a.v. werkplekken• Werkplek- en netwerkinrichting • Database Beheer• Back-up / Recovery

Functioneel

Alle taken die een technische component in zich hebben of alle beheertaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren. Onder functioneel beheer / applicatiebeheer vallen onder meer (niet limitatief):• Het vormgeven van een gebruikersgroep• Combinaties van systemen waarvan bewezen is dat deze goed info uitwisselen

(softwarecatalogus.nl) • Het signaleren van de behoefte aan functionele wijzigingen en deze vertalen in een

pakket van eisen• Het beoordelen van de testresultaten ten behoeve van de implementatie van de

wijziging• Het proactief adviseren/rapporteren aan de opdrachtgever t.a.v. de infrastructuur en de

applicaties in relatie tot haar beheertaak• Het vormgeven van releasemanagement• Uitwisselen van best practices met andere gemeenten (Zaaktypen, use cases, …)• Autorisatietoekenning

Archivistisch

Alle taken die een archivistische component in zich hebben en alle beheertaken die nodig zijn om archieven, informatiesystemen en technische infrastructuren te laten voldoen aan archivistische wet- en regelgeving. Hieronder vallen ondermeer (niet limitatief):

• NEN normeringen: Welke volgen en welke niet. • Het volgen van de ontwikkelingen en wijzigingen op archiefwettelijk gebied (w.o.

Archiefwet 1995 (Aw); Archiefbesluit 1995; Archiefregeling; Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden; Wet openbaarheid van bestuur (Wob);Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp))

• Zorgdragerschap in beeld brengen: Wie is op welk moment verantwoordelijk voor archiefbeheer (zorg)

• Vaststellen WAT gearchiveerd dient te worden: Ook: websites, tweets, databases, beeld- en geluid, …..

• Opzet metadatering / Invoering TMLO / Eindproduktstandaarden

Huidig en nieuwe scenario’s

Zaaksysteem

eDepot

RMA

DMS

Zaaksysteem

eDepot

Zaaksysteem

eDepot

DMS (werkdocumenten)

Metadateren

• Vastleggen en beheren van gegevensdie context (dus ook samenhang), inhoud,

structuur en vormvan informatie en het beheer ervan

door de tijd heen beschrijven.

• (Bron: NEN-ISO 15489-1)

Waarom het TMLO?

Vastleggen minimale metagegevensset t.b.v. duurzame toegankelijkheid

Doel:

Informatie is

VindbaarInterpreteerbaar

Uitwisselbaar

Betrouwbaar

Beheersbaar

Wat is het TMLO?

Poster:Compact overzicht van elementen met verplichtingsniveaus

Niveaus: Verplicht Verplicht indien van toepassing Pas toe of leg uit Aanbevolen Optioneel

Zaakgericht / documentgericht

• Informatiebeleid -> Digitaal duurzaamheidsplan• Vorm, Inhoud, Structuur en samenhang (TMLO / Stuf-

ZKN / Zaakdms)• Redeneren vanuit samenhang: Langslevend document

als uitgangspunt• Selectielijst 2016: Zaak en documentgericht• Voorbeeld Strafrecht: Metadata laten staan• Eenmalige opslag, meervoudig gebruik versus

redundantie• Stel archivistisch beheer !