Presentasjon IT økonomiprosjekt til avdelinger

IT Økonomistyring

Kontering, timerføring og rapportering på Internordre

BAKGRUNN

Sterk vekst i IT=> økt behov for økonomisk styring og kontroll

Ny organisasjonsstruktur => økt kompleksitet=> økt behov detaljert styring og oppfølging.

Manglende Standardrapporter for oppfølging av driftsresultat => ikke god nok oversikt over virksomhetens

kostnadsbilde; interne kostnader og eksterne tjenester og konsulentkjøp

BEHOV FOR ØKET KOSTNADSKONTROLL

Budsjettstyring og kostnadskontroll som må dekke følgende:

Ledelsesmessig kostnadskontrollBenchmark (månedlig oppfølging!)Kostnadsoppfølging og prising (SLA)

ProduktivitetsprogrammetInnsparingsplanerBehov for oppfølging, kontroll og kommunikasjon

Resultatsikring

RAPPORTERINGSPAKKE

Basert på :» Tjenestekatalog og SLA» Ledelsens kontrollbehov» Løpende oppfølging i forhold til Benchmark» Ønske om detaljert informasjon (granularitet)

Har vi utviklet en rapporteringspakke som bygger på Intern ordre (IO)

Det er definert IO-er relatert til de ulike kostnadsstedene innenfor hver enhet

Enhetenes budsjett er fordelt ut på den enkelte IO

IT TJENESTER 2010

Basic ITBasic infrastructure services (independent of HW)

Servicedesk

Extended support

Support

outside 07-

17

On call

services

Outdated / non-std

HW / SW

Server operations

Applications

Server operations

Server room

operations

PC workstation

Thin client

Standard

laptop

SW/HW on dema

nd

Location

LAN WAN

Group services

ERP eRoom

Administrativ

e application servic

es

IO OG TJENESTEKATALOG


Servicedesk

Location

WAN

WAN kost 201688 WAN cost: Aberystwyth 100 %WAN kost 201689 WAN cost: Alingsås 100 %WAN kost 201690 WAN cost: Amsterdam 100 %WAN kost 201691 WAN cost: Brüssel 100 %WAN kost 201692 WAN cost: Bucuresti 100 %WAN kost 201693 WAN cost: Düsseldort 100 %WAN kost 201694 WAN cost: Emden 100 %WAN kost 201695 WAN cost: Knapsack 100 %…WAN kost 202054 WAN cost: Werraverk 100 %WAN kost 202055 WAN cost: Dörverden 100 %WAN kost 202056 WAN cost: Istanbul 100 %WAN kost 202057 WAN cost: Lyon 100 %WAN kost 202058 WAN cost: Lübek 100 %

IO OG TJENESTEKATALOG


Servicedesk

Group services

ERP eRoom

ITOC ERP/Portal 201381 ERP/Portal: SD/CS 40 %ITOC ERP/Portal 201382 ERP/Portal: FI/CO 40 %ITOC ERP/Portal 201385 ERP/Portal: MM 40 %ITOC ERP/Portal 201386 ERP/Portal: PS 40 %ITOC ERP/Portal 201387 ERP/Portal: RPM 40 %ITOC ERP/Portal 201389 ERP/Portal: PM 40 %ITOC Tjenester mot SAP, Stab og Felles201711 Systemkoordinering SAP, Stab og Felles60 %ITOD Server og datarom 200890 Windows lisenser 8 %ITOD Server og datarom 201684 ITODD Windows plasstform inkl DB og lagring8 %ITOD Server og datarom 201685 ITODD: UNIX plattform inkl DB og lagring8 %ITOD Server og datarom 201686 ITODD Dataromdrift 8 %ITOD Server og datarom 202005 ITODD Ux drift 8 %ITOD Server og datarom 202006 ITODD Citrix basis drift 8 %ITOD Server og datarom 202008 ITODD Windows applikasjon (AD,mail,filserver, domain)8 %ITOD Server og datarom 202009 ITODD Applikasjonspakking8 %ITOD Server og datarom 202010 ITODD MS Sql 8 %ITOD Server og datarom 202011 ITODD Lagring/ backup 8 %ITOD Tjenester til ITOC 202024 ITOC SAP 100 %

ITOC Forvaltning 201747 Forvaltning: eRoom 100 %

IO OG TJENESTEKATALOG (forts)

FORUTSETNINGER

Timeføring mot IO

Fakturakontering mot IO

Oppfølging Timer: ny rapport på avvik og lederoppfølgingKostnader: bruk av portalrapport z04

Dette gir føringer for fakturahåndtering og timeføring fra og med 2010!

Innebærer noe endring for alle

MÅNEDSRAPPORT

• Muliggjør månedlig, detaljert budsjettoppfølging

• Informasjon samt avtale og oppfølging av nødvendige

tiltak

Nok 1 000April Budsjett Avvik Avvik % April Budsjett Avvik Avvik %

IT Service Sale 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0!ITO 0 15 765 -15 765 -100,0 % 0 60 460 -60460 -100,0 %ITE 0 242 -242 -100,0 % 0 968 -968 -100,0 %ITP 0 714 -714 -100,0 % 0 2 856 -2856 -100,0 %52500 0 698 -698 -100,0 % 0 2792 -2792 -100,0 %52509 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0!Driftsresultat 0 17 419 -17 419 -100,0 % 0 67 076 -67 076 -100,0 %Driftsmargin 0,0 % 3,0 % -3,0 % 0 % 3 % -3 %

Inneværende måned Hittil i år

Nok 1 000April Budsjett Avvik Avvik % April Budsjett Avvik Avvik %

IT Service Sale 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0!ITO 0 15 765 -15 765 -100,0 % 0 60 460 -60460 -100,0 %ITE 0 242 -242 -100,0 % 0 968 -968 -100,0 %ITP 0 714 -714 -100,0 % 0 2 856 -2856 -100,0 %52500 0 698 -698 -100,0 % 0 2792 -2792 -100,0 %52509 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0!Driftsresultat 0 17 419 -17 419 -100,0 % 0 67 076 -67 076 -100,0 %Driftsmargin 0,0 % 3,0 % -3,0 % 0 % 3 % -3 %


MÅNEDSRAPPORT

Nok 1 000Måned Budsjett Avvik Avvik % Måned Budsjett Avvik Avvik %

ITOS 0 784 -784 -100 % 0 0 0 #DIV/0!ITOC 0 3327 -3327 -100 % 0 0 0 #DIV/0!ITOD 0 9622 -9622 -100 % 0 0 0 #DIV/0!ITOK 0 2032 -2032 -100 % 0 0 0 #DIV/0!Sum driftskostnader 0 15765 -15765 -100 % 0 0 0 #DIV/0!


Nok 1 000Måned Budsjett Avvik Avvik %

52508 Admin 0 - - #DIV/0!52510 ITCS 0 3 236 -3 236 -100,0 %52511 ITCP 0 78 -78 -100,0 %52516 ITCC 0 298 -298 -100,0 %Lønn 0 1 156 -1 156 -100,0 %Avskrivninger 0 625 -625 -100,0 %Timesalg/-kjøp 0 -2 066 2 066 -100,0 %Sum driftskostnader 0 3 327 -3 327 -100,0 %

Inneværende måned

RAPPORTERING

Oppfølging ved bruk av portalrapport Z04Gir oversikt over alle kostnader som ikke er tilordnet IO Følges opp månedlig

Timer: ny rapport på avvik

Månedlig oppfølging mot enhetens budsjett. Oppfølging av avvik, men med fokus på TILTAK!

Avdelingens budsjettdisiplin og måloppnåelse følges opp ved avdelingsleder

HVA SKJER HVIS JEG GLEMMER?

Korreksjon pga av manglende IO er kostbart!

Alle feilføringer må korrigeres via egne korreksjonsbilag

Korreksjonsbilag attesteres av leder før det føres av finans

Uhensiktsmessig tidsbruk for ledelsen

Manglende bruk undergraver nytt rapporteringssystem

Back-up

SAMMENHENG IO OG TJENESTEKATALOG

OBS det er ikke alltid 1:1 mellom en IO og en tjeneste.

IO I ITOC

SØK PÅ INTERNORDRE

Sett markør i feltet ”Order” og klikk på ”søkeknapp”

Stå i søkebilde A:”Search by controlling area/processing group”. Gjør følgende:

Søke på ordre: Skriv ”20*” i feltet ”Order” for å søkte på ordre i 20-serien.

For å snevre søket ditt til ønsket kostnadssted: Skriv ”52xxx” i feltet ”Responsible CCtr”. Klikk på ”continue/utfør” (grønn hake)

Velg ønsket ordre, marker den, og klikk på ”continue/utfør”

Internordre er nå valgt og du kan fullføre fakturabehandling som vanlig.

SØK PÅ ARTSKONTO

Sett markør i feltet ”G/L acct” og klikk på ”søkeknapp”

Tips: De fleste aktuelle artskonti starter med 6 eller 7.

Sett markør i feltet G/L account og skriv for eksempel ”6*”

Klikk på ”continue/utfør” (grønn hake)

Velg ønsket artskonto, marker den og klikk deretter på ”continue/utfør”

Artskonto er nå valgt og du kan fullføre fakturabehandling som vanlig.

EKS. KONTERING...

Kontering av mobiltelefonregningI feltet “Order”: Overskriv eksisterende ferdigutfylt ordre (1 + ansattnummer) med aktuell internordre for ditt kostnadsstedFjern ditt eget navn i feltet “Text”Bekreft kontering med Enter og kontroller at fakturaen går i 0. Grønt signal indikerer alt OK.

TIMEFØRING PÅ IO

Timeføring på ”gamle” IO-er korrigeres i 2010

Timeføring uten IO korrigeres i 2010

Timeføring på IOKostnader for std tjenesteproduksjon

Kun 2 serie

Prosjekter6, 7 og WBS

”Salg” til eksterne kunder basert på avtaleSpesifikk Salgsordre, evnt 2 serie for manuell fakturering

TIMEFØRING PÅ IO

Skriv inn ordrenummer i felt ”Ordre”Skriv inn timeantall på aktuell dagVelg Lagre og frigi

Tips 1:”Kopier forrige periode” tar med IO fra forrige periode.

Tips 2:”Arbeidsliste”Gir deg en oversikt over tidligere brukte IO som du kan kopier med deg inn i registreringsskjema.

12

TIMEFØRING – SØK PÅ IO

Sett markøren i riktig kollonne/felt.

Klikk på forstørrelsesglasset ved overskriften på kolonnen Ordre

Skriv inn ansvarlig kostnadssted. Klikk deretter på ”Søk”

Klikk på ønsket IO for å ta den med over i registrteringsbildet

KORREKSJONSBILAG

Bilaget finnes på: My work -> Forms -> Økonomi / Finance: Konteringsbilag

HVOR FINNER JEG HJELP?

Generell fakturabehandling (I Portalen):My Work – My WorklistVelg ”Information and help” i deltalj-navigering til venstre i bildet. Her finner du følgende linker:

Link til kontoplanLink til Quick Guide FakturabehandlingLink til Guide FakturabehandlingMinner om kurs 16 april

Oversikt over Internordre i ITOversikt finner du her: My work -> Reports -> Z08

HVOR FINNER JEG HJELP? FORTS.

Oversikt over de aktuelle artskonti, dvs aktuell kontoplan for ITO

I SharePoint, lokasjon TBD

Bilags-søk:Faktura-søk via SAPFaktura-søk i portalen (My work -> Finance -> Search for invoices)

Presentasjon IT økonomiprosjekt til avdelinger

Business

Transcript of Presentasjon IT økonomiprosjekt til avdelinger