PEMBANGUNAN BUSINESS PERFORMANCE MANAGEMENT PADA

PT. CAHAYA KENCANA ABADI

Steven Jordyan Binus University, Jakarta, Indonesia, 089678297173, stevenjordyan@ymail.com

Laurio Binus University, Jakarta, Indonesia, 08979304129, laurio2391@gmail.com

Linda Margarita Samudra Binus University, Jakarta, Indonesia, 08999519909, lindaa.margarita@gmail.com

Rudy, S.kom.,M.M Binus University, Jakarta, Indonesia, 08176662281

Abstract

Nowadays, information technology is getting real positive impact to gaining the company goals. The use of information technology, either directly or indirectly, is able to be a competitive tools for the company. That's because information technology can perform fast

data processing and serve it properly so that it can be applied to a company to help company executives determine the company's strategy quickly. The use of BPM (Business Perfomance Management) can be used by executives to be able to control the state of the

company's business. BPM (Business Performance Management) can be used by executives to measure

the business performance of the company so that the company can optimize the perfomance of the company's business. With the BPM, the company can control the conditions on the

performance of its business so that the company will obtain an accurate information on the development of the company.

The methodology consists of two types, namely by using analytical methods that consist of the analysis system has been running, the analysis of the survey results, analysis of information needs, and do library research, as well as using the design method consisting of

database design, UI design and dashboard design. With the implementation of BPM, then the company can see clearly on the condition

of the company so that it can be a support for the executive to take the best decision for the company to solve the problem.

Keyword Business Performance Management, KPI, Dashboard

Abstrak

Saat ini, teknologi informasi semakin nyata berdampak positif terhadap tercainya tujuan perusahaan. Penggunaan teknologi informasi, baik secara langsung maupun tidak

langsung, dapat menjadi suatu alat bantu untuk bersaing. Hal itu karena teknologi informasi dapat melakukan pengolahan data dengan cepat dan menyajikannya dengan baik sehingga dapat diterapkan pada suatu perusahaan untuk membantu eksekutif perusahaan menentukan strategi perusahaan dengan cepat. Penggunaan BPM (Business Perfomance Management)

dapat digunakan oleh para eksekutif untuk dapat mengontrol keadaan bisnis perusahaannya. BPM (Business Performance Management) dapat digunakan oleh para eksekutif

untuk mengukur performa bisnis perusahaan sehingga pihak perusahaan dapat mengoptimalkan perfomance terhadap bisnis perusahaan. Dengan adanya BPM, pihak

perusahaan dapat mengontrol kondisi mengenai performa bisnisnya sehingga pihak perusahaan akan memperoleh informasi secara tepat dan jelas terhadap perkembangan

perusahaannya. Metodologi yang digunakan terdiri dari dua jenis yaitu dengan menggunakan

metode analisis yang teridiri dari analisis sistem yang telah berjalan, analisis hasil survei, analisis kebutuhan informasi, dan melakukan studi kepustakaan, serta menggunakan metode

perancangan yang terdiri dari perancangan basis data, perancangan UI sistem dan perancangan dashboard.

Dengan diterapkannya BPM , maka pihak perusahaan dapat melihat secara jelas mengenai kondisi perusahaan sehingga dapat menjadi suatu pendukung bagi para eksekutif

untuk mengambil keputusan yang terbaik bagi perusahaan dalam memecahkan masalah. Kata Kunci Business Performance Management, KPI, Dashboard

PENDAHULUAN

Pada era teknologi informasi sekarang ini, sistem terkomputerisasi banyak digunakan pada berbagai bidang. Teknologi informasi akan terus berkembang karena meningkatnya kebutuhan informasi. Penggunaan teknologi informasi ini banyak membantu manusia dalam menyelesaikan suatu permasalahan sehingga suatu proses yang dikatakan kompleks akan menjadi lebih sederhana. Dalam suatu perusahaan, proses bisnis yang dijalankan akan menghasilkan fakta-fakta yang kemudian akan diolah menjadi data di mana banyaknya data tersebut bergantung pada kompleksitas dari proses bisnis tersebut. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka data yang dibutuhkan akan semakin besar.

Dari segi teknologi informasi, perusahaan diharapkan dapat mengorganisasikan dan mengolah data yang ada dalam suatu sistem yang terintegrasi, sehingga apabila suatu informasi tersebut ingin digunakan kembali, maka dapat dilakukan penelusuran data yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan secara lengkap. Salah satu contoh perusahaan yang sudah menggunakan teknologi informasi adalah PT. Cahaya Kencana Abadi.

PT. Cahaya Kencana Abadi adalah suatu perusahaan yang melayani jasa reparasi kendaraan. Sebagai sebuah perusahaan yang sedang maju dan berkembang, PT. Cahaya Kencana Abadi telah menggunakan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi dalam perusahaannya yang dapat meningkatkan kinerja perusahaannya agar dapat bersaing lebih baik lagi dan dapat mengembangkan perusahaannya lebih luas lagi.

Teknologi Informasi dan Sistem informasi yang sudah berjalan di perusahaan PT. Cahaya Kencana Abadi sudah berjalan dengan baik namun tidak terintegrasi dengan baik. Oleh karena itu PT. Cahaya Kencana Abadi membuat perencanaan IT yang berjalan searah dengan perencanaan bisnis perusahaan dimana perencanaan ini menekankan pada reparasi proses bisnis perusahaan secara menyeluruh dan integrasi sistem informasi yang berbasiskan web.

Selama ini masih terjadi permasalahan dalam PT. Cahaya Kencana Abadi. Masalah yang terjadi mengenai performance pada sistem informasi yang sudah ada pada perusahaan. Masih terdapat banyak bug yang menyebabkan proses kinerja pada perusahaan menjadi lambat. Hal ini mengakibatkan tidak optimalnya proses bisnis pada perusahaan sehingga cenderung dapat

mengurangi profit perusahaan. Perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu meningkatkan performance serta dapat menghasilkan laporan yang ditujukan kepada para eksekutif sehingga dapat membantu para eksekutif untuk mengontrol kinerja operasional dalam perusahaan. Dengan adanya laporan tersebut, pihak eksekutif dapat memecahkan masalah yang terjadi dan membantu eksekutif dalam pengambilan keputusan berdasarkan data dan informasi yang tersedia.

Salah satu solusi untuk menyelesaikan permasalahan pada PT. Cahaya Kencana Abadi untuk menampilkan informasi tersebut adalah dengan sebuah aplikasi yang dinamakan Business Performance Management (BPM). BPM menjadi salah satu komponen yang penting dalam penerapan teknologi informasi tersebut. BPM merupakan pendekatan top down untuk mengumpulkan proses-proses yang membantu perusahaan mengoptimalkan performa bisnisnya untuk mencapai tujuan perusahaan. BPM dapat diterapkan pada area-area fungsi perusahaan dan dapat menampilkan informasi secara ringkas sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengontrol kinerja operasional perusahaan. BPM menyediakan sebuah tolak ukur yang digunakan untuk mengukur kinerja bisnis terhadap tujuan bisnis yang disebut sebagai Key Performance Indikator (KPI). Seluruh kinerja perusahaan dapat diringkas menjadi bentuk laporan yang akan divisualisasikan ke dalam suatu dashboard. Dengan adanya Business Performance Management (BPM) diharapkan pihak perusahaan dapat mengoptimalkan performa bisnis sehingga dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian dilakukan dengan studi kepustakaan terlebih dahulu yang dilakukan dengan mengumpulkan data dari buku, jurnal, literatur, internet, buku referensi atau media informasi lainnya yang berkaitan dengan penelitian untuk digunakan sebagai acuan dan landasan teori. Kemudian metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara survei dan observasi pada PT. Cahaya Kencana Abadi dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses bisnis yang berjalan.

Metode analisis dan perancangan dimana metode analisis adalah menganalisis masalah yang dihadapi oleh PT. Cahaya Kencana Abadi, menganalisis solusi dari masalah yang dihadapi oleh PT. Cahaya Kencana Abadi, yaitu business performance management, dan menganalisis kebutuhan informasi PT. Cahaya Kencana Abadi.

Metode perancangan yang dilakukan antara lain pengembangan basis data yang bersumber dari basis data yang digunakan oleh PT. Cahaya Kencana Abadi, merancang user interface (UI) dan merancang dashboard dengan konsep Digital Dashboard serta merancang business performance management untuk PT. Cahaya Kencana Abadi dengan metode lifecycle dan framework business performance management (BPM) oleh Victor Holman pada tahun 2009. Framework dan lifecycle BPM menurut Holman, V. (2009). Lifecycle Performance Management Fundamentals Guide. Dapat dilihat pada gambar 1 dan gambar 2.

Gambar 1 Framework Business Performance Management

Sumber : (Holman, 2009, hal. 11)

1. People Tahap Defining : - Performance Team Development

Performance team development adalah proses penting dalam lifecycle performance management. Performance team development memastikan bahwa kinerja tim menyadari masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan dari perspektif pelanggan, karyawan, manajemen senior dan stakeholder.

- Vendor Performance Management Vendor performance management adalah proses dimana dilakukan penilaian layak atau

tidaknya suatu vendor berdasarkan set karakteristik yang diberikan vendor ke perusahaan dan perusahaan akan memilih vendor yang memiliki resiko yang paling rendah dengan kualitas yang tinggi.

- Vendor Standadization Vendor standardization membatasi jumlah pembelian dari vendor pada suatu perusahaan.

- Organizational Stability Stabilitas suatu perusahaan sangat penting untuk menjaga anggota staf dan tim agar tetap

konsisten dan fokus. Stabilitas juga memungkinkan proses, prosedur dan talenta perusahaan menjadi lebih matang.

Tahap Planning : - Employee Acceptance Management

Employee acceptance management adalah proses mendapatkan karyawan dengan menekankan ekspektasi kinerja dari tingkat atas ke bawah. Employee acceptance management membuat pola pikir karyawan menjadi berkualitas, penyampaian ekspektasi karyawan dan memungkinkan karyawan untuk mengerti dampak bahwa karyawan memiliki peranan khusus dalam keberhasilan perusahaan.

- Employee Training Employee training merupakan satu dari banyak pengarahan untuk pengurangan biaya yang

paling baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang kurang terlatih mengkonsumsi dua sampai enam kali jumlah teknisi yang dibutuhkan daripada karyawan yang terlatih. Employee training harus dilakukan pada sistem dan aplikasi, berhati-hati untuk mencocokan pelatihan yang dilakukan dengan pekerjaan karyawan. Pelatihan harus terdiri dari gabungan pelatihan yang dipimpin oleh instruktur, pelatihan berbasis komputer, dan pelatihan ketepatan untuk membantu meningkatkan user produktifitas dan mengurangi biaya.

- Staff Motivation Staff motivation adalah suatu motivasi staf yang akan membantu suatu tim pada saat tim

tersebut membutuhkan suatu hal untuk memecahkan beberapa masalah atau tantangan. Staf motivasi tersebut akan sering memberikan harapan dan menyediakan bantuan yang sangat berguna antar sesama. Staf yang termotivasi akan bekerja lebih keras untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Leadership Development Leadership development adalah investasi strategis dan pemanfaatan sumber daya manusia

dalam perusahaan. Praktek leadership development berfokus pada pengembangan kepemimpinan yang dilihat sebagai suatu proses.

Tahap Executing : - Employee Performance Management

Employee performance management adalah suatu proses sistematis dimana suatu perusahaan melibatkan karyawannya sebagai individual dan anggota dari kelompok, dalam meningkatkan keefektifan perusahaan dalam pencapaian misi dan tujuan. Employee performance management proses mencakup perencaan kerja dan pengaturan ekspetasi, pengawasan performance secara berkala, pengembangan kapasitas pelaksanaan, memperiodekan tingkatan performa dalam ringkasan mode, dan memberikan penghargaan untuk performa yang baik. Fungsi dari employee performance management adalah merekrut dan memperkerjakan manajemen, manajemen kompensasi, insentif manajemen, goals manajemen, manajemen pembelajaran, kompetensi manajemen dan pengukuran performa.

Tahap Reporting : - Customer Satisfication Management

Customer satisfication management adalah proses untuk memastikan bahwa ekspektasi pelanggan terpenuhi. Customer satisfication management mencakup apakah suatu perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memberitahu bagian perusahaan yang harus ditingkatkan dalam rangka untuk mendukung perusahaan tersebut. Pada akhirnya Customer satisfication management mengarah

kepada identifikasi peluang untuk produk dan inovasi service dan penyedia sebagai dasar untuk penilaian terhadap performance dan sistem point. 2. Processes

Tahap Defining : - Organizational Mission & Goals Management

Organizational mission and goals management merupakan suatu pelatihan untuk memastikan strategi dan tujuan perusahaan telah didokumentasikan dan dikomunikasikan secara baik ke seluruh perusahaan, diidentifikasi oleh eksekutif dan dilaksanakan oleh manajemen dan staf. Organizational mission and goals management adalah sebuah proses yang terdiri dari partisipasi dari seluru level dan membutuhkan validasi secara berlanjut terhadap seluruh perkembangan perusahaan. Organizational mission and goals management mencakup proses identifikasi tujuan dari seluruh bisnis unit, personil, proses, sistem dan monitoring kemajuan dari jarak dengan tujuan tersebut. Hal ini bertujuan untuk mengontrol biaya dari banyaknya karyawan, mengetahui proses dan sistem yang terdapat pada perusahaan telah mendukung misi dan tujuan organisasi.

- Performance Scope Management Performance scope management merupakan suatu cara untuk mendefinisikan hasil yang akan

di dapat, mendokumentasi asumsi, dan mendefinisikan ruang lingkup dari inisiatif kinerja perusahaan. Performance scope management dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti mendefinisikan deliverables, functionality dan data, technical structure, dan struktur organisasi.

Tahap Planning : - Performance Management Planning

Performance management planning adalah suatu pelatihan untuk mendefinisikan performance strategi dan memprioritaskan aktivitas sesuai dengan strategi. Untuk memastikan kinerja operasional telah sesuai dengan tujuan organisasi. Performance management planning mencakup planning, budgeting, forecasting, dan allocating sumber daya untuk mendukung strategi dan mendapatkan kinerja optimal.

- Time Management Planning merupakan hal yang penting pada critical path dari seluruh projek. Berdasarkan

pembelajaran yang telah dilakukan, pemotongan pada proses planning dapat menyebabkan tiga kali biaya dan waktu dalam mengimplementasikan atau melaksanakan projek pada suatu perusahaan. Planning membutuhkan informasi yang cukup tentang masa kini, titik target dan perkiraan yang akurat untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan serta biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tahap yang telah ditetapkan.

- Capacity Management (Capacity Planning) Capacity planning merupakan sebuah proses dimana kapasitas dari suatu network dan aset

diukur, dibandingkan dengan kebutuhan dan disesuaikan dengan aprioritas. Proses dari capacity planning melibatkan mapping terhadap inisiatif baru untuk infrastruktur yang tersedia atau yang sudah ada. Memahami biaya dinamik dari bandwidth jaringan dan penyimpanan, memori dan sumber data lainnya.

Tahap Executing : - Information Services Performance Management

Information service performance management merupakan kegiatan latihan untuk menilai dan memonitoring sistem informasi dan service dan menyesuaikan kegiatan tersebut dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Information services performance management melibatkan kegiatan untuk mendukung karyawan dan pelanggan, menyesuaikan sasaran unit bisnis dengan kapabilitas sistem dan performance, mengkomunikasikan perencanaan IT dan performance data disegala bidang yang mendukung unit bisnis management dan beradaptasi terhadap perkembangan yang kompleks dan perubahan yang konstan.

- Process Management Process management merupakan serangkaian kegiatan yang diambil untuk mengidentifikasi,

menganalisis dan mengembangkan proses yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran baru. Process management melibatkan identifikasi utama terhadap bisnis proses dan menyesuaikan hasil yang diperoleh dengan tujuan strategis. Lifecycle process management terdiri dari informasi dasar terhadap lingkungan saat ini, identifikasi critical success factors, mendesain ulang proses yang tidak efisien dan tidak efektif, pengotomatisasi proses, identifikasi metrik proses, dan pelatihan terhadap karyawan pada area fungsional.

- Performance Metrics Management Performance metrics management merupakan suatu proses dari identifikasi secara kuantitatif,

hasil berorientasi metrik yang memungkinkan untuk pengambilan keputusan dan mendorong peningkatan serivce. Performance metrics management melibatkan pemahaman terhadap business

dan kompleksitas dari suatu perusahaan, fokus terhadap hasil yang ingin dicapai, melibatkan seluruh partisipan untuk konsensus. Memastikan formula dan logika dapat dipertanggung jawabkan atau valid, dan menyimpan hasil kinerja dalam lokasi yang menjadi pusat pada suatu perusahaan agar dapat memudahkan dalam pengaksesan.

- Performance Alignment Management Performance alignment manangement memfasilitasi penjabaran dari bisnis dan prioritas

fungsional menjadi strategi. Performance alignment terdiri dari penyesuaian strategi corporate dalam empat area : divisi/departemen, tenaga kerja, keuangan dan sumber daya. Pada akhirnya, Performance alignment management mengembangkan strategi performance yang dapat memberikan informasi untuk strategic alignment, merefleksikan prioritas perusahaan, dan mengarahkan untuk keberhasilan terhadap pelaksanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

- Cross Functional Process Management Cross functional process management merupakan sebuah proses dari pemikiran dasar terhadap

suatu area pada suatu perusahaan dan pembangunan di seluruh area spesifik pada perusahaan. Cross functional process management berfokus terhadap proses utama dimana membutuhkan dorongan dari beberapa area pendukung. Pada akhirnya, pengelolaan yang baik terhadap cross functional process memungkinkan performance tracking terhadap setiap functional dan titik lemah dari proses utama dapat diidentifikasi dan diperbaiki.

- Change Management Change management adalah prosedur, kebijakan, dan alat-alat yang dibentuk untuk memantau

aset perusahaan untuk memastikan bahwa perubahan yang tidak sah tidak akan dilaksanakan. Hal ini juga menegaskan bahwa tersedianya database perubahan sehingga perusahaan dapat dengan mudah memecahkan masalah.

- Procurement Management Procurement management merupakan suatu kumpulan dari kebijakan dan prosedur untuk

mengelola proses dari prosedur tersebut. Procurement management tidak selalu digambarkan bahwa seluruh prosedur terpusat pada satu lokasi, melainkan melibatkan pengembangan terhadap kumpulan dari pengadaan kebijakan dan pengoperasian procedure, pengelompokan terhadap informasi tentang kebutuhan, kontrak vendor, aset data, industri informasi, dan kualifikasi skill procedure untuk memastikan dasar-dasar yang dibutuhkan untuk mendapatkan biaya yang efektif secara benar. Selain itu, pengadaan terpusat menjamin bahwa aturan dari standarisasi telah sesuai.

Tahap Monitoring : - Quality Management

Quality management merupakan suatu proses untuk memastikan seluruh aktifitas yang diperlukan untuk perancangan, pengembangan dan implementasi produk dan jasa yang efektif dan efisien dengan loyalitas terhadap sistem dan performanya. Quality management mencakup beberapa proses yang memungkinkan organisasi untuk dapat memastikan kualitasnya. Beberapa diantaranya adalah quality planning, quality assurance, quality control, quality audits dan quality surveilance. Sasaran dari quality management adalah untuk menentukan kebijakan kualitas sistem, dan untuk menjelaskan bagaimana suatu kebijakan dapat didefinisikan.

- Performance Data Management Performance data management adalah suatu pelatihan untuk membantu perusahaan mengerti

tahap dari transform data menjadi informasi yang berarti dan didistribusikan ke seluruh perusahaan. Lifecycle performance reporting process terdiri dari lima fase yaitu pengumpulan data, ekstrasi data, integrasi data, pelaporan dan pendistribusian. Beberapa kunci utama dari Performance reporting process termasuk mendapatkan buy-in dari metode pengumpulan data, menentukan ruang lingkup dan menetukan secara jelas apa yang akan didapatkan serta memanfaatkan kapabilitas pelaporan yang tersedia, dan mengidentifikasi alat yang tepat untuk menginvestasi untuk memastikan data mana yang akan digunakan.

Tahap Reporting : - Project Performance Management

Project performance management adalah suatu disiplin ilmu untuk mengatur dan mengelola sumber daya untuk memastikan suatu projek diselesaikan sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan. Project performance reporting termasuk proses dari pengumpulan data dasar projek dan mendistribusikan performa informasi kepada stakeholder. Implementasi project performance measurement memastikan pengklarifikasian pelaporan tentang bagaimana suatu sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan atau sasaran dari proyek.

- Service Level Tracking Management Service level merupakan suatu hal yang telah ditetapkan melalui service level agreement (SLA)

diantara komunitas user dengan IS departemen dan IS dengan penyedia service external. Pada

dasarnya ini merupakan suatu kontrak yang mulus yang memberikan layanan khusus dimana IS akan menyerahkannya kepada end user berkaitan dengan berbagai uptime, performance, dan resolusi kriteria masalah. Metrik yang berkaitan dengan SLA diharuskan secara spesifik, terukur, dapat dipertanggung jawabkan dan bermakna. 3. Technology

Tahap Defining : - IT Cost Management

IT cost management adalah sebuah financial manajemen dari suatu jaringan yang dapat diukur total biaya dari IT service secara teratur, membandingkan harga untuk standar industri dan membuat keputusan atas perubahan yang mencakup finansial, tidak hanya teknikal dan tujuan. Proses, kebijakan dan tools, secara berlanjut dan teratur diaplikasikan untuk menandakan perkembangan dan mengoptimalkan pengeluaran. Dengan IT cost management framework seperti TCO lifecycle management, menyediakan teknologi refresh cycles yang dapat dibentuk dan diinvestasikan sehingga dapat memverifikasi sebagai suatu dampak finansial positif dan umpan balik yang didapat dari implementasi.

- Enterprise Policy Management Enterprice policy management merupakan suatu pengelolaan pengguna environment dimana

suatu jaringan atau desktop administrator dapat mengontrol dengan aturan berbasis logis, aplikasi, setting, network resource, database dan asset IT yang dapat digunakan user.

Tahap Planning : - Automated Asset Management

Sistem elektronik sangat menunjang life cycle driven asset process. Automated asset management terdiri dari pengadaan sistem elektronik pendukung, inventory automatis, dan penyimpanan data terpusat yang tersedia untuk bagian finansial, administrasi, perencanaan secara teknikal, sistem administrator dan service desk. Pengelolaan data dengan menggunakan asset manajemen sistem mencakup suatu contract terms, hardware inventory, software inventory, accounting, catatan maintenance, change history, support history dan teknikal dan finansial informasi lainnya.

- Systems Scalability System scalability adalah sebuah teknologi infrastruktur yang secara logis dan fisik dapat

meningkatkan performa dan kapasitas secara berlanjut untuk mencapai perkembangan secara rasional dan perubahan dari waktu ke waktu. Suatu scalable arsitektur berisikan perencanaan strategis migrasi untuk perkembangan dan pertumbuhan secara berkesinambungan. Komitmen untuk scalable arsitektur memungkinkan peluncuran dari homogeneous hardware dan platform aplikasi yang menghubungkan antara user dan departemen dengan kebutuhan pemrosesan yang berbeda sebagai penyedia technical staff dengan platform umum yang mendukung.

- IS Training IS Profesional Training merupakan hal yang sangat penting dalam mempersiapkan IS staf

yang dapat memberikan dukungan dan layanan kepada user untuk rencana dalam bidang kepercayaan dan inisiatif implementasi dan solusi serta menyelesaikan masalah user secara cepat dan efektif. IS profesional training harus dapat diperoleh dari seluruh anggota staf dalam sistem, tools dan aplikasi yang digunakan dalam pekerjaannya. Pelatihan harus mencakup pelatihan yang dipimpin oleh seorang instruktur, certification course, seminar dan pelatihan berbasis komputer.

Tahap Executing : - Data Integration Management

Data integration management adalah sebuah pelatihan untuk mendapatkan nilai bisnis dari asset informasi melalui penggunaan secara efektif dari data manajemen teknologi dan best practices. Kunci utama dari data integration management mencakup data integration, data quality, database manajemen sistem, data warehousing dan enterprise information management. Data integration management memungkinkan sebuah organisasi untuk mengamankan secara tunggal, akurat meningkatkan pandangan perusahaan terhadap key information.

- Systems Management System management merupakan sebuah automated event management system yang

memproaktifkan dan mereaktifkan pemberitahuan operator sistem terhadap failures, capacity issues, traffic issues, virus attack dan peristiwa yang tak terduga lainnya. Tools memungkinkan pemantauan terhadap status sistem, pemberitahuan kepada pengguna, dan pengiriman masalah. System management menyediakan sistem performance optimal, resolution dari masalah dengan cepat dan meminimalisir kegagalan. Automated solution dapat digunakan dalam membantu distribusi computing proses dan kebijakan untuk performa dan deteksi dan koreksi kegagalan serta optimalisasi.

Tahap Monitoring : - Business Intelligence Management

Business intelligence management merupakan suatu identifikasi, implementasi, dan strategic aplikasi dari teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyediakan akses, analisis data dan informasi mengenai kinerja dan performa suatu perusahaan. Hal ini termasuk membuat sebuah proses untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih komprehensif terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis perusahaan dan membantu perusahaan untuk membuat lebih baik dalam hal pengambilan keputusan bisnis. Business intelligence management melibatkan identifikasi secara teliti mengenai tools yang paling cocok digunakan dengan tipe bisnis perusahaan, sistem arsitektur perusahaan, dan data kompleksitas. Diantara banyaknya tipe dari BI tools termasuk, reporting tools, metadata tools, data warehouse tools, database/hardware tools, ETL tools, dan OLAP tools.

Tahap Reporting : - Scorecard / Dashboard Development

Scorecard/dashboard development merupakan suatu proses dari perencanaan, identifikasi dan implementasi akses cepat untuk melihat bagaimana perkembangan suatu organisasi dalam mencapai tujuan strategi. Scorecard/dashboard development adalah suatu proses untuk men-display setiap aktifitas dari suatu perusahaan dengan upaya untuk mencapai tujuan dalam hal visi dan strategi melalui serangkaian grafik, charts, gauges, dan visual indikator lainnya yang dapat mengilustrasikan performance secara langsung. Scorecard/dashboard development terdiri dari identifikasi actionable indicator, lead indicator, peringatan dan batasan serta memungkinkan stakeholder untuk akses data secara mudah.

Gambar 2 Lifecycle Business Performance Management

Lifecycle BPM meliputi pengintegrasian dokumen kunci ke dalam rencana kinerja, menghubungkan kinerja dengan tujuan organisasi, menerapkan best practices, mengidentifikasi metrik yang tepat, mengembangkan rencana untuk bertindak sesuai dengan hasil yang ingin dicapai, meningkatkan secara bertahap pengetahuan dan kinerja dari people, proses dan teknologi.

Lifecycle BPM terdiri dari lima tahap, yaitu (Holman, 2009, hal. 8): 1. Defining

Tahap defining merupakan sebuah tahapan dimana proses manajemen awal dilakukan. Yang dilakukan pada tahap defining antara lain mengidentifikasi misi / tujuan, perencanaan strategis, pengembangan lingkup kinerja dan pengembangan kinerja tim. 2. Planning

Fokus dari tahap planning merupakan sebuah tahapan untuk mengevaluasi hal yang perlu disiapkan untuk membangun sebuah sistem BPM. Tahap ini merupakan tahap dimana suatu perusahaan mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk menjadi performa inisiatif dan menempatkan pola pikir karyawan ke dalam performa pola pikir tingkat tinggi. Tahap ini juga mencakup informasi-informasi dasar mengenai performance saat ini dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai, identifikasi proses yang akan mendorong keberhasilan dan memastikan keberhasilan implementasi performance management melalui pelatihan. 3. Executing

Tahap executing merupakan sebuah tahapan yang melibatkan pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan yang dijelaskan dalam tahap defining dan planning. Di tahap ini dikembangkan metrik, dilakukan penyesuaian kinerja untuk tujuan organisasi, mengidentifikasi proses cross fungsional, dan mengintegrasikan data. 4. Monitoring

Tahap monitoring merupakan sebuah tahapan untuk memonitor kinerja di semua area organisasi. Tahap ini memastikan bahwa indikator-indikator kunci dan thresholds dapat diterima dan menerapkan karakteristik yang berkualitas. Pada tahap ini dikembangkan perencanaan manajemen,

identifikasi terhadap kualitas dari data metrik, memeriksa informasi supply chain dan meningkatkan proses. 5. Reporting

Tahap reporting merupakan suatu tahap yang penting dari inisiatif performance management. Tahap ini merupakan tahap dimana tim analis performance management mencari dan mengintegrasikan sistem, perusahaan dan performa individu kepada para stakeholder. Tahap reporting merupakan tahap akhir dalam lifecycle BPM, tetapi dalam banyak kasus tahap ini merupakan tahap pertama dalam pengambilan keputusan. Tahap ini mengarahkan proses pelaporan performa, business intelligence tools, perkembangan performa strategis, SLAs, dashboard dan scorecard dan kepuasan pelanggan.

HASIL DAN BAHASAN

Setelah melakukan survei dan observasi, diketahui masalah utama yang terdapat pada PT. Cahaya Kencana Abadi, dan kami menyelesaikan masalah tersebut dengan merancang BPM guna membantu PT. Cahaya Kencana Abadi baik dalam proses bisnis yang mencakup penjualan dan penyerapan anggran. Proses bisnis pada PT. Cahaya Kencana Abadi sebagai berikut :

PT. Cahaya Kencana Abadi, atau yang lebih dikenal dengan nama JJ Mobil adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa bengkel, perawatan, reparasi, dan suku cadang kendaraan roda dua atau lebih.

PT. Cahaya Kencana Abadi didirikan pada tanggal 25 April 2011 berdasarkan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) No: 01555-3/PM/1.824.271 yang dikeluarkan oleh Departemen Perindustrian dan Perdagangan. PT. Cahaya Kencana Abadi berlokasi di Jalan Lapangan Bola No. 38 Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530. Perusahaan ini dipimpin oleh Johan Kosasih yang bertindak sebagai Direktur PT. Cahaya Kencana Abadi. Tim yang bekerja di PT. Cahaya Kencana Abadi beranggotakan profesional terpilih dan kompeten dibidangnya masing-masing.

Pada awal berdiri, perusahaan ini hanya berfokus pada jasa reparasi kendaraan roda empat dan memiliki fasilitas ruang kantor, ruang tunggu, dan area reparasi. Kemudian seiring berjalannya waktu, PT. Cahaya Kencana Abadi mulai berkembang dan memperluas bidang usahanya yang meliputi jasa reparasi kendaraan roda dua dan jasa pencucian kendaraan, serta menambahkan beberapa fasilitas lain seperti area pencucian kendaraan, area parkir, dan mes (rumah tinggal sementara) bagi karyawannya.

Wilayah PT. Cahaya Kencana Abadi sangat luas yaitu mencapai 1700 m2 yang dilengkapi dengan fasilitas pos keamanan, ruang penerimaan, ruang tunggu, kantor, kasir, ruang reparasi atau perbaikan, gudang sparepart, dan area parkir serta kapasitas reparasi 20 stall yang sama dengan 40 unit per hari.

Perusahaan ini tidak menggunakan jasa periklanan untuk mempromosikan diri pada masyarakat seperti yang dilakukan oleh perusahaan lain pada umumnya, melainkan melalui promosi mulut ke mulut. Pelanggan yang sudah pernah melakukan reparasi pada perusahaan ini dapat memperkenalkan perusahaan ini kepada rekan-rekannya sehingga semakin banyaknya pelanggan yang datang melakukan reparasi di perusahaan. Selain itu, adapun rekanan dari PT. Cahaya Kencana Abadi meliputi Kementrian Pemberdayaan Daerah Tertinggal (PDT), Panin Bank, Mabes POLRI, POLDA Metro Jaya, Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak, dan Staff Ahli Mabes Polri. Beberapa keunggulan PT. Cahaya Kencana Abadi adalah pelayanan antar-jemput kendaraan yang akan dan sudah direparasi atau diperbaiki, layanan derek 24 jam, adanya kendaraan pengganti, Home Service atau melakukan reparasi di tempat pelanggan, membantu menangani klaim asuransi kendaraan, mekanik atau montir yang handal dan terlatih, menyediakan sparepart yang asli, menyediakan oli dengan jenis kualitas terbaik, harga yang bersaing dan kompetitif, memiliki ruang reparasi dan perawatan yang luas dan bersih, memiliki special service tools, memiliki sistem yang sudah terkomputerisasi, memiliki intelligent tester, memiliki ruang tunggu yang nyaman dan bersih, dan ketersediaan parkir yang memadai.

Dari proses bisnis diatas didapatkan kebutuhan informasi yang dibuthkan oleh perusahaan. Kebutuhan informasi dapat dilhat pada tabel 1.

Tabel 1 Tabel Identifikasi CSF Visi Misi Tujuan Strategi CSF KPI Kebutuhan Informasi

Menjadi bengkel mobil terbaik di Jakarta yang

mengutamakan kepuasan pelanggan yang didukung dengan peralatan canggih

dan tenaga ahli yang berkompeten dalam

memberikan pelayanan jasa bengkel kepada pelanggan, mitra usaha, pegawai, dan

masyarakat

Memberikan jasa bengkel yang unggul berdasarkan nilai-nilai kejujuran, keadilan, dan ketelitian.

- Meningkatkan performa perusahaan pada bagian penjualan

- Meningkatkan penjualan

- Jumlah penerimaan pembayaran

- Jumlah Penerimaan pembayaran sebesar 70% dari keseluruhan besarnya tagihan

- Informasi mengenai tagihan

- Informasi mengenai penerimaan pembayaran

- Trend analisis barang dan tipe layanan

- informasi penjualan yang telah dilakukan

- Inovasi terhadap kegiatan personal development yang dilaksanakan

- Informasi mengenai penerimaan pembayaran

Memberikan informasi yang tepat dan cepat tentang status service yang dilakukan.

- Memberikan informasi yang cepat dan tepat kepada pelanggan tentang kendaraan yang direparasi

- Melakukan monitoring terhadap status kendaraan yang direparasi

- Informasi yang jelas mengenai WO secara keseluruhan

- Jumlah WO yang telah selesai sebesar 70% dari seluruh total WO yang tersedia

- Informasi mengenai work order secara keseluruhan

Memenuhi ketentuan dan peraturan yang terkait dengan bisnis bengkel.

- Menjaga kualitas pelayanan sesuai dengan standart

- Melakukan kontrol pada kualitas pelayanan.

- Semua mesin dan alat reparasi sesuai standar SNI.

- Mesin bekerja dengan waktu minimal 6 jam sehari.

- Tipe layanan - Laporan pengeluaran

barang

Membangun hubungan yang saling

- Membentuk kepercayaan mitra terhadap

- Memberikan informasi yang jelas

- Informasi yang jelas mengenai penyerapan

- Jumlah Penyerapan anggaran sudah

- Informasi mengenai tagihan tender

- Informasi mengenai

menguntungkan dengan mitra bisnis.

perusahaan mengenai penyerapan anggaran yang terserap

anggaran mencapai 70% dari total anggaran

penerimaan pembayaran tender

Menciptakan interaksi kerja yang saling mendukung dan lingkungan kerja yang kondusif.

- Meningkatkan mutu layanan

- Menumbuhkan kinerja yang efektif dan efisien.

- Mengembangkan sistem yang lama dengan pembaharuan berbagai macam fitur

- Penanaman visi dan misi pada semua karyawan.

- Melakukan training terhadap karyawan.

- Keakuratan informasi meningkat

- Jadwal Kerja - Kinerja Karyawan - Job Desk Karyawan

Menjamin kesejahteraan pegawai.

- Meningkatkan loyalitas karyawan dan pegawai sehingga tidak terjadi turnover yang tinggi.

- Memberikan bonus bagi karyawan berprestasi.

- Kebijakan perusahaan.

- Hanya kurang dari 3% karyawan yang keluar setiap tahunnya.

- Laporan Kinerja Karyawan.

Dari kebutuhan informasi di atas, maka didapatkan hasil yang divisualisasikan dalam bentuk dashboard seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3 Dashboard

Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : • Sistem BPM digunakan untuk mendukung performa proses bisnis perusahaan, sehingga

kebutuhan yang mendukung pihak eksekutif tersedia yang dapat digunakan untuk membantu pihak eksekutif dalam mengambil keputusan yang bertujuan agar tujuan perusahaan tercapai. Beberapa fasilitas yang disediakan sistem BPM adalah : sistem pelaporan yang divisualisasikan dengan dashboard sehingga pihak eksekutif dapat memonitor atau mengontrol jalannya proses bisnis perusahaan. Hal ini didukung dengan disediakannya KPI yang membuat pihak eksekutif dapat mengukur performance bisnis perusahaan dan mengetahui dengan jelas perkembangan yang diperoleh oleh perusahaan.

• Dengan adanya sistem BPM ini, maka perusahaan dapat melihat secara jelas tentang kondisi perusahaan terutama pada area penjualan, status work order dan penyerapan anggaran dan mampu untuk mengukur performance terhadap area-area tersebut sehingga pihak perusahaan dapat melihat peningkatan dan penurunan yang terjadi pada proses bisnisnya. Dengan adanya informasi yang jelas tersebut dapat menjadi suatu pendukung bagi para eksekutif untuk mengambil keputusan yang terbaik bagi perusahaan.

Saran Saran yang diberikan agar sistem yang dibangun dapat bermanfaat secara maksimal, yaitu : 1. Melakukan penambahan kebutuhan informasi baru untuk penambahan key performance indicator lainnya diaplikasi BPM sehingga BPM dapat lebih bermanfaat dalam mendukung penentuan strategi bisnis 2. Sistem ini harus tetap dikembangkan seperti mengurangi bug dan menyempurnakan fasilitas yang tersedia agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan secara optimal.

REFERENSI

Holman, V. (2009). Lifecycle Performance Management Fundamentals Guide.

RIWAYAT PENULIS

Steven Jordyan lahir di kota Sungailiat pada 30 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Laurio lahir di kota Jakarta pada 23 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Linda Margarita Samudra lahir di kota Bogor pada 27 Maret 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.