ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-2-01508-IF...
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-2-01508-IF...
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN PADA PT.
ASKES (PERSERO) KANTOR CABANG ENDE NUSA TENGGARA TIMUR
Stella Maria The
Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, [email protected]
Yustininus Lobo
Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, [email protected]
Jurike V. Moniaga
Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999
ABSTRAK
Tujuan Penelitian adalah untuk menganalisis, merancang, dan membangun sistem aplikasi absensi dan penggajian untuk mendukung proses kinerja pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara studi literatur (yakni mempelajari teori-teori yang ada pada buku pustaka sebagai pedoman untuk proses analisis dan pembuatan program aplikasi), Studi lapangan (yakni melakukan pengamatan dan mempelajari proses yang ada pada perusahaan serta mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis masalah), Observasi sistem yang sedang berjalan, dan menyusun UML. Setelah melakukan analisis, didapat permasalahan pada sistem yang sedang berjalanpada perusahaan seperti, pemborosan yang terjadi pada kertas absensi dan sering terjadinya kesalahan pada perhitungan gaji karyawan. Hasil yang dicapai adalah penyelesaian aplikasi sistem absensi dan penggajian dapat membantu kinerja perusahaan dan menjawab permasalahan dari perusahaan tersebut. Simpulan yang dapat diambil adalah aplikasi yang dibuat dapat membantu perusahaan khususnya bagian personalia dan keuangan, dalam hal kegiatan absensi dan perhitungan gaji karyawan. Potensi manfaat aplikasi dapat ditingkatkan dengan dengan penyempurnaan dan penambahan fitur aplikasi. Implementasi dari aplikasi ini tidak membutuhkan investasi yang tinggi.(SY)
Kata Kunci : sistem absensi, sistem penggajian, perancangan, absensi
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini merupakan kebutuhan setiap
instansi yang ingin terus berkembang untuk kemajuan masing-masing. Hal yang cukup penting
dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia
merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai
penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah
satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan memberikan gaji yang sesuai
kepada setiap karyawan. Sistem penggajian yang baik dapat membantu pengguna dalam
mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses
penggajian tersebut.
Untuk mendukung proses penggajian agar terhindar dari kecurangan atau
penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian.
Namun, dengan seiringnya perjalanan waktu, semakin maju teknologi yang digunakan, semakin
pentingnya suatu software yang dapat mempermudah dalam operasional perusahaan. Sehingga,
perusahaan dapat menentukan besar gaji karyawan yang di terima pada akhir bulan.
Perusahaan harus memiliki pandangan tentang arah dan tujuan perkembangan teknologi
saat ini, mengimplementasikan serta dapat memahami dan membuat solusi untuk permasalahan
yang terjadi. Dipilihnya lingkungan PT.ASKES(Persero) Cabang Ende karena merupakan salah
satu perusahaan yang dapat dilakukan penelitian. PT. ASKES yang saat ini dijadikan sebuah
penelitian dengan maksud untuk mendapatkan masalah, menganalisa masalah serta merancang
sebuah sistem absensi dan penggajian karyawan yang baik pada perusahaan.
Pada saat melakukan wawancara, PT.ASKES(Persero) Cabang Ende menginginkan
suatu sistem absensi dan penggajian yang dapat mengurangi keterlambatan karyawan dan juga
dapat melakukan perhitungan gaji karyawan tiap bulan berdasarkan absensi harian. Absensi dan
penggajian sendiri merupakan pendorong untuk sebuah perusahaan, apabila perusahaan tersebut
menginginkan sebuah harmonisasi antara pekerja perusahaan. Karena tanpa adanya suatu sistem
absensi dan penggajian yang baik maka harmonisasi tidak akan tercipta dengan baik.
Sistem absensi pada PT. ASKES (Persero) Cabang Ende saat ini masih menggunakan
kertas absensi yaitu setiap karyawan yang akan melakukan absensi harus menandatangani kertas
absensi setiap jam masuk dan pulang kerja dan perhitungan pembayaran gaji dilakukan dengan
menggunakan microsoft excel. Sehingga, dibutuhkan suatu sistem baru yang dapat memperbaiki
sistem yang dipakai saat ini. PT ASKES (Persero) Cabang Ende merencanakan untuk
membangun suatu sistem informasi yang nantinya proses yang saat ini masih menggunakan
sistem yang lama dapat di perbaharui, juga data-data dan informasi yang diperlukan dapat
disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan laporan atau rekapitulasi. Pembuatan
program sistem absensi dan penggajian karyawan pada PT.ASKES (Persero) cabang Ende ini
diharapkan akan dapat mendukung kinerja perusahaan secara menyeluruh.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan adalah :
1. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan untuk mendapatkan data antara lain : a. Metode Wawancara
Metode wawancara dilakukan terhadap pihak–pihak yang terkait untuk memperoleh informasi strategis mengenai sistem perpustakaan.
b. Metode Studi Pustaka Dalam laporan skripsi ini juga digunakan metode studi pustaka dengan menggunakan sumber – sumber seperti buku – buku panduan laporan skripsi yang berhubungan dengan topik ini sebagai landasan teori.
2. Metode Analisis Metode ini dilakukan antara lain : 1. Menganalisis hasil studi lapangan, wawancara langsung dengan kepala pustaka dan
survei atas sistem yang berjalan. 2. Identifikasi kebutuhan Informasi
3. Metode Perancangan
Dalam skripsi ini, metode perancangan yang digunakan adalah metode percangan terstruktur melalui tahapan : a. Pembuatan Usecase Diagram. b. Pembuatan Class Diagram. c. Pembuatan Sequence Diagram. d. Pembuatan Activity Diagram. e. Pembuatan Rancangan Layar.
Setelah mengetahui gambaran umum permasalahan serta menentukan usulan pemecahan masalah, maka selanjutnya adalah merancang aplikasi. Sebagai langkah pertama kita terlebih dahulu membuat usecase. Dengan membuat usecase maka kita akan mengetahui interaksi apa saja yang terjadi antara user dan sistem. Selanjutnya adalah merancang class diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Hal ini berguna untuk melihat aliran fungsi – fungsi yang ada di dalam sistem. Setelah itu membuat kamus database yang akan digunakan untuk perancangan sistem yang akan dibuat. Setelah itu membuat
rancangan layar sebagai gambaran user interface dari aplikasi yang akan dibuat.
HASIL DAN BAHASAN
Berikut merupakan hasil perancangan berbasis web :
Keamanan
Permasalahan keamanan terjawab dengan adanya pembatasan hak akses antara admin
dengan pengguna lainnya, sehingga keamanan data dapat dijaga dari para pengguna yang
tidak berwenang.
Gambar 1 Login Personalia
Gambar 2 Login Keuangan
Gambar 3 Login Manager
Kemudahan User Dalam Melakukan Absensi
User dalam Hal ini adalah karyawan perusahaan yang melakukan absensi di permudah dengan hanya meng-input NIK yang dimiliki masing-masing karyawan aktif perusahaan
Gambar 4 Absensi Karyawan
Kemampuan Mengelola Data Karyawan, Data jabatan dan Lembur karyawan
Pengelolaan data karyawan dapat dilakukan dengan mudah. Pengelolaan data
karyawan dan jabatannya ini dapat dilakukan oleh admin, fitur ini membuat proses
pengelolaan data karyawan dan jabatan menjadi lebih terorganisir.
Gambar 5 Halaman Pengaturan aplikasi
Keterangan : Setelah melakukan login, admin personalia akan masuk pada halaman
pengaturan aplikasi, dimana pada halaman tersebut admin dapat mengatur jam masuk serta
pengumuman yang akan di sampaikan kepada seluruh karyawan.
Gambar 6 Halaman tambah data Karyawan
Keterangan : Pada sub menu tambah karyawan, admin personalia dapat
menambah data karyawan berupa Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, Nama,
Alamat, Telp, Jenis Kelamin, Gaji, dan Tanggal Lahir yang kemudian akan di simpan di
dalam data admin personalia.
Gambar 7 Halaman Mengisi data jabatan
Keterangan : Pada menu master data terdapat sub menu tambah jabatan dimana pada
halaman ini, admin personalia dapat melakukan pengisian data jabatan yang ada pada PT.
ASKES (Persero) Cab. Ende berupa nama jabatan dan besarnya tunjangan jabatan yang
diterima.
Gambar 8 : Halaman Melihat daftar karyawan
Keterangan : Pada sub menu lihat data karyawan, admin personalia dapat
melihat data karyawan yang telah diisi pada halaman form tambah data karyawan
berupa NIK, Nama Karyawan, Jabatan, Gaji Pokok, Status. Selain itu admin juga dapat
mengubah data-data karyawan yang telah diisi.
Gambar 9 Halaman Melihat Daftar Jabatan
Keterangan : Setelah melakukan pengisian jabatan, admin Personalia dapat
melihat nama jabatan dan tunjangan jabatan yang telah diisi pada menu master data
terus pilih jabatan kemudian pilih lihat jabatan yang akan menampilkan jabatan
berserta tunjangan jabatan yang diterima oleh karyawan. Selain itu, admin personalia
juga dapat mengubah atau mengedit nama jabatan dan tunjangan jabatan yang di terima
oleh karyawan yang bersangkutan.
Kemudahan Dalam Pengelolaan Data Absensi
Data absensi karyawan dapat tersimpan dengan baik yang disertakan dengan detail
yang lengkap seperti tanggal absensi, dan jam masuk dan jam keluar karyawan, sehingga
pencarian pada data absensi dapat dilakukan dengan mudah.
Gambar 10 Halaman tambah absensi karyawan
Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat melakukan penambahan
absensi karyawan yang sakit, izin, maupun alpa pada menu absensi kemudian pilih tambah
absensi.
Gambar 11 Halaman Daftar absensi harian karyawan
Keterangan : Admin personalia dapat melihat absensi harian karyawan pada
menu absensi kemudian pilih absensi harian dengan memasukkan tanggal yang ingin
dilihat, kemudian akan muncul tanggal, NIK, nama karyawan, jabatan, jam masuk, jam
keluar, serta keterangan.
Gambar 12 Halaman daftar absensi bulanan karyawan
Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat memasukkan bulan
absensi yang ingin dilihat kemudian akan muncul data-data karyawan berupa NIK, nama
karyawan, jabatan, terlambat, sakit, izin, pulang cepat, hadir, alpa dan lembur.
Kemudahan Dalam Perhitungan Gaji
Bagian keuangan dipermudah dalam melakukan perhitungan gaji karyawan, Hasil
perhitungan dapat disimpan dengan baik beserta detail perhitungan untuk dijadikan arsip
perusahaan dapat dilakukan cetak slip gaji untuk karyawan.
Gambar 13 Halaman pengaturan gaji karyawan
Keterangan : Setelah melakukan login, admin keuangan akan masuk pada form
pengaturan keuangan, dimana pada form tersebut admin dapat melakukan pengaturan
keuangan perusahaan dengan memasukkan besarnya tunjangan dan juga besar presentase
potongan berupa Tunjangan Daerah Terpencil, Transportasi, Lembur, THT, Jamsostek,
PPH, Korpri, dan Koperasi.
Gambar 14 : Halaman perhitungan gaji karyawan
Gambar 15 : Halaman Slip Gaji karyawan
Laporan Absensi, Penggajian dan Lembur
Laporan hasil absensi dan penggajian karyawan merupakan fitur penting dalam
menganalisa kinerja karyawan dan perusahaan. Adanya fitur cetak laporan memungkinkan
penilaian kinerja pegawai dan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
Gambar 16 : Halaman Laporan absensi karyawan
Gambar 17 Halaman Laporan pembayaran gaji
Gambar 18 : Halaman Laporan SPKL
Gambar 4.19 : Halaman Tambah SPPG
Gambar 20 : Halaman Verifikasi SPPG
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil pengujian dan analisa yang telah di bahas pada bab sebelumnya maka dibuat suatu
kesimpulan dan mengajukan beberapa saran-saran yang berhubungan dengan pembahasan tersebut :
Simpulan
1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi absensi dan penggajian yang sudah dibuat
diharapkan dapat membantu dan mempermudah pencarian data karyawan dan penggajian
bisa berjalan dengan lancar.
2. Aplikasi yang digunakan mempermudah dalam pencarian berkas yang digunakan dalam
melakukan pengabsenan dan penggajian.
3. Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian maka akan mempermudah
dalam pembuatan laporan absensi dan penggajian.
4. Dengan adanya sistem informasi ini data tersebut tidak akan hilang karena sudah di
simpan kedalam database.
Saran
1. Menambahkan fitur-fitur lain di dalam data absensi dan penggajian yang terlibat dalam
sistem agar dapat mempermudah proses pelayanan Absensi dan Penggajian.
2. Tampilan program belum begitu bagus untuk perusahaan maka diperlukan perubahan
tampilan program.
3. Setelah dibuatnya sistem ini. Maka, diharapkan selalu melakukan maintenance sistem
sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.
REFERENSI
Ahmad, F., Baharom, F., Husni, M. (2012). www.ijcsi.org/papers/IJCSI-9-2-3-125-129.pdf
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education.
Darmayuda, Ketut. (2007). Program Aplikasi Client Server. Bandung : Informatika.
Kendall, Kenneth E., & Kendall, Julie E. (2005) System Analysis and Design.
(6th edition). New Jersey : Pearson Education
Khan, M.Ehmer. (2010). www.ijcsi.org/papers/7-3-1-11-16.pdf
Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering A Preatitioner's Approach. (7th edition). New
York : McGraw-Hill.
Rob Allen, Nick Lo, Steven Brown. (2008). Zend Framework in Action. USA: Manning
Publications Co.
Sasankar, Ashish B., & Chavan, Vinay. (2011). www.ijcsi.org/papers/IJCSI-8-5-3-390- 399.pdf
Shneiderman, Ben., & Pleisant, Catherine. (2010). Designing the User Interface : Strategies for
Effective Human-Computer Interaction. USA : Pearson
Education.
Slamet Riyanto (2009). Membuat Web Portal Multi Bahasa Jomla 1.5X. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo.
Tian, Jeff. (2008). Software Quality Engineering ; Testing, Qualiti Assurance, and Quantifiable
Improvement. New Jersey : John Wiley & Sons.
Welling, Luke., & Thomson, Laura. (2009). PHP and MySQL Web Development. (4th edition). USA :
Pearson Education.
Whitten, Jeffrey L., and Lonnie D. Bentley, (2007). Systems analysis and design methods, (7th edition)
MHHE. New York : McGraw-Hill.
Williams, Brian K., & Sawyer, Stacey C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis
Dunia Komputer dan Komunikasi. (edisi 7). Klaten : Penerbit ANDI.
RIWAYAT PENULIS
Stella Maria The
Lahir di Kupang pada tanggal 5 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 – 2013.
Yustininus Lobo
Lahir di Ende pada tanggal 10 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 – 2013.