pdticomoferramentadegestodati

O PDTI como ferramenta de Gesto da TI

Fernando Pires Barbosa, Gustavo Chiapinotto, Srgio Joo Limberger, Marcelo Lopes Kroth,

Fernando Bordin da Rocha, Giana Lucca Kroth, Lucia Madruga, Henrique Pereira, Adriano Pereira, Geferson

Dallanora, Giuliano Ferreira, Luciano Azevedo Cassol

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],

[email protected], [email protected], [email protected]

Resumo: A governana e a gesto de TI so assuntos em pauta em instituies de grande porte, e

a situao no diferente nas instituies federais de ensino superior (IFES). Por outro lado, a

exigncia dos rgos de controle referente elaborao e publicao, por parte de rgos da

administrao pblica federal, de um plano diretor de tecnologia da informao (PDTI)

contribuiu para que o PDTI entrasse na agenda de discusso das IFES. Este artigo apresenta a

metodologia e os resultados da experincia da UFSM na elaborao e execuo do seu PDTI,

discutindo os impactos causados na gesto de TI da universidade a partir da implementao da

estratgia de execuo do PDTI. A metodologia inclui a elaborao de um plano de metas e o

acompanhamento da execuo destas metas por meio de uma pgina web e de um sistema de

planejamento, com destaque especial para a integrao da rea de TI com a alta administrao

por meio do relacionamento com o Comit Gestor de TI. Esta integrao foi um dos pontos fortes

da execuo da metodologia, que deve ter continuidade nos prximos anos.

1. Introduo

A Gesto de Tecnologia da Informao vem ganhando cada vez mais espao nas discusses sobre

como apoiar as instituies no desenvolvimento de suas estratgias. Nos ltimos anos, frameworks

de boas prticas, como o COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology),

vm sendo criados e adaptados com o objetivo de facilitar o alinhamento estratgico entre a TI e a

alta administrao das instituies.

O Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI) um documento de planejamento que se

tornou obrigatrio na administrao pblica a partir de 2010. Este artigo apresenta metodologia e os

resultados da experincia de elaborao e execuo do PDTI da Universidade Federal de Santa

Maria (UFSM), abordando a forma como ele tem contribudo com o processo de gesto de TI da

universidade.

A seo 2 apresenta uma viso geral sobre o que o PDTI e como ele est inserido na realidade das

instituies federais de ensino superior (IFES). A seo 3 mostra a metodologia que foi utilizada na

UFSM para elabora e executar o PDTI, e a seo 4 apresenta os resultados obtidos at o momento.

Na seo 5 so apresentadas as consideraes finais e a seo 6 lista as referncias utilizadas.

2. Sobre o PDTI

O Planejamento de TI se tornou obrigatrio a partir da Instruo Normativa SLTI 04/2010, que

vincula toda contratao de TI com alguma ao prevista no Plano Diretor de Tecnologia da

Informao. Alm disto, os rgos federais so submetidos a uma auditoria anual, realizada pela

Controladoria Geral da Unio (CGU) na qual um dos itens analisados justamente a existncia dos

planejamentos de TI (estratgico - PETI e ttico - PDTI).

O PETI o documento que define as estratgias gerais de TI da instituio, enquanto o PDTI o

documento que desdobra essas estratgias em aes, isto , planejamento ttico. De acordo com a

Instruo Normativa N. 04/2010, art 2, inciso XXII, o Plano Diretor de Tecnologia da Informao

(PDTI) um instrumento de diagnstico, planejamento e gesto dos recursos e processos de TI que

visa atender s necessidades tecnolgicas e de informao de um rgo ou entidade por um

determinado perodo. O PDTI representa um instrumento de gesto para a execuo das aes de TI

da organizao, possibilitando justificar os recursos aplicados em TI, minimizar o

desperdcio, garantir o controle, aplicar recursos naquilo que considerado mais relevante e, por

fim, melhorar o gasto pblico e o servio prestado ao cidado (MPOG/SLTI, 2012).

2.1. Viso do SISP

O Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica (SISP) o rgo

responsvel por organizar o planejamento, a coordenao, a organizao, a operao, o controle e a

superviso dos recursos de Tecnologia da Informao dos rgos e entidades da administrao

pblica federal direta, autrquica e fundacional.

Com a incluso do PDTI como item obrigatrio no processo de aquisio de bens e servios de

tecnologia de informao, o SISP desenvolveu estratgias para capacitar as instituies pblicas a

elaborar os seus planos. Dentre estas estratgias existe um modelo de referncia (MPOG/SLTI,

2012) para ser utilizado como base para elaborao do plano e tambm uma capacitao de 35 horas

voltada exclusivamente para a elaborao de PDTI1 (ENAP, 2013).

Tanto o modelo de referncia quanto a capacitao do ao PDTI um enfoque bastante voltado para

o planejamento das aquisies de TI. O foco est baseado no levantamento das necessidades

(inventrio de TI) e na priorizao destas necessidades, identificando inclusive uma estimativa de

oramento para atender as necessidades que forem priorizadas. Um exemplo de PDTI seguindo

exatamente o modelo previsto pelo SISP o da UFLA, ilustrado pela Figura 1.

Figura 1: Trecho de PDTI da UFLA, que segue o modelo previsto pelo SISP (UFLA, 2011).

2.2. Realidade das IFES

O PDTI da UFLA mostra que possvel desenvolver um PDTI seguindo exatamente o modelo de

referncia previsto pelo SISP. Entretanto, as instituies federais de ensino superior (IFES)

apresentam algumas particularidades que tornam esse tipo de planejamento uma tarefa onerosa e,

eventualmente, pode dar origem a um plano que ter dificuldades para ser efetivamente executado.

1 Esta capacitao parte integrante de um treinamento maior, intitulado Programa de Desenvolvimento de Gestores

de Tecnologia de Informao (DGTI), que possui 133 horas de capacitao e inclui orientaes sobre como realizar compras de TI.

De uma forma geral, as IFES possuem uma estrutura altamente descentralizada, que possui

implicaes em aspectos de planejamento. Este fenmeno foi observado, por exemplo, na

implementao de mecanismos de planejamento estratgico. H estudos indicando que a

singularidade e complexidades das IFES apontam diversos fatores que tendem a restringir o

planejamento estratgico nestas instituies, tais como: as decises so descentralizadas; coexistem

concepes distintas da universidade; o poder ambguo e disperso; e h reduzida coordenao de

tarefas (BORGES, 2001).

Em um levantamento realizado atravs de pesquisas na rede Internet e tambm por meio de

consultas feitas ao sistema e-Sic2, ambos durante o ano de 2012, foi possvel identificar que para

apenas 41% das IFES possvel afirmar com certeza que possuem um PDTI publicado. Este

nmero est abaixo do levantamento realizado em 2012 pela SeFTI Secretaria de Fiscalizao de

Tecnologia da Informao do TCU (SEFTI/TCU, 2012). Segundo este levantamento, 54% dos

rgos pesquisados informaram possuir um PDTI institudo e publicado.

Figura 2: Resumo da situao da IFES em relao existncia de PDTI (elaborado pelos autores).

3. Metodologia do PDTI na UFSM

O desenvolvimento do PDTI na UFSM levou em considerao o modelo e a viso do SISP a cerca

do PDTI e tambm as particularidades da universidade. As particularidades da UFSM, na verdade,

esto relacionadas a caractersticas das IFES como um todo e esto relacionadas sua estrutura

colegiada e alto grau de descentralizao das decises.

Alm das particularidades relacionadas s IFES, o desenvolvimento do PDTI da UFSM teve como

um de seus princpios a elaborao de um plano que pudesse ser efetivamente executado e

acompanhado, servindo como elo entre a rea de TI e a gesto da universidade. Dessa forma, o

desenvolvimento do plano foi orientado para a construo de um conjunto resumido de metas que

pudesse representar o conjunto de necessidades da universidade e, ao mesmo tempo, ser

suficientemente sinttico a ponto de permitir um acompanhamento eficiente.

3.1. Elaborao

A metodologia utilizada para elaborao do PDTI foi baseada no modelo de referncia do SISP

(MPOG/SLTI, 2012) e inspirada na estrutura de metas da EGTI (MPOG/SLTI, 2011). Algumas das

prticas previstas no modelo de referncia do SISP foram mantidas, como propostas originalmente

no modelo, enquanto outras foram adaptadas para se adequar ao modelo da EGTI e realidade da

UFSM.

A equipe de elaborao do PDTI contou com membros da Pr-Reitoria de Administrao, da Pr-

Reitoria de Planejamento e do CPD (Centro de Processamento de Dados). O trabalho foi

2 e-SIC o Sistema Eletrnico do Servio de Informao ao Cidado, que permite a qualquer pessoa encaminhar

pedidos de acesso a informao para rgos e entidades do Poder Executivo Federal.

coordenado pela Prof. Lucia Madruga, professora do curso de Administrao e Pr-Reitora Adjunta

da PROPLAN (Pr-Reitoria de Planejamento).

O aspecto central do PDTI da UFSM um plano contendo seis objetivos estratgicos e 25 metas.

Cada uma das metas possui indicadores de acompanhamento e um conjunto de aes previstas para

serem executadas. Este plano resultado de um trabalho de anlise e planejamento desenvolvido no

perodo entre janeiro e maro de 2012 e contou com as fontes de informao ilustradas na Figura 3.

Figura 3: Fontes de informao utilizadas para elaborar o PDTI da UFSM.

3.2. Plano de Metas

As 25 metas e indicadores so a base para acompanhar a execuo do plano. O formato em que

estas metas esto registradas pode ser visualizado na Figura 4.

Figura 4: Subconjunto de metas e indicadores do PDTI da UFSM.

A definio das s metas foi feita a partir da anlise das necessidades identificadas nas fontes de

informao ilustradas na Figura 3. Por exemplo: a pesquisa com as unidades/subunidades (item 2 da

Figura 3) mostrou que vrias unidades consideravam a melhoria da rede como uma de suas

prioridades, ento isto deu origem a duas metas: Meta 16-Modernizar e ampliar a cobertura de rede

wireless institucional e Meta 18-Modernizar e ampliar a infraestrutura de rede lgica no Campus.

No caso da meta 18, tambm contribuiu o fato de haver recursos aprovados no projeto CT-INFRA

(item 5 da Figura 3).

Este tipo de anlise deu origem a todas as metas. O Plano de Desenvolvimento Institucional da

UFSM (PDI) tambm foi uma das fontes de informaes para elaborao do PDTI (item 1 da Figura

3). No PDI havia vrias aes relacionadas a laboratrios, ento foi elaborada a Meta 17-

Modernizar e ampliar os laboratrios de TI institucionais e promover a criao e manuteno de

novos. J o grande nmero de demandas de sistemas (item 4 da Figura 3) deu origem Meta 5-

Mensurar e planejar o aumento da capacidade de produo de software. A Meta 7-Incorporar

gesto de projetos e mapeamento de processos ao desenvolvimento de sistemas tem relao com a

demanda por novos sistemas e tambm com orientaes da CGU (item 7 da Figura 3) e da prpria

EGTI (item 6 da Figura 3). As sugestes da comunidade (item 9 da Figura 3) deram origem Meta

12 Promover aes para o tratamento adequado do lixo eletrnico.

3.3. Execuo e Acompanhamento

Uma das preocupaes que se teve durante a elaborao do PDTI foi relacionada viabilidade de se

acompanhar a sua execuo de forma efetiva. Este foi um dos objetivos de elaborar a estrutura

baseada em metas, que semelhante da EGTI.

O CPD foi definido como sendo o rgo responsvel pela execuo do PDTI e a superviso das

metas foi atribuda ao Comit Gestor de TI. A partir destas definies teve incio o desenvolvimento

dos planos de ao de cada meta.

Para fazer o acompanhamento do plano foi utilizado um sistema desenvolvido originalmente para

acompanhar a execuo do PDI. Alm disso, a metodologia de acompanhamento previa que cada

meta fosse atribuda a uma pessoa, que seria responsvel por elaborar o planejamento e conduzir a

sua execuo, utilizando o sistema para manter atualizado o andamento de cada meta (Figura 5) .

Figura 5: Metas do PDTI cadastradas no sistema de planejamento, junto com seus cronogramas de execuo.

O plano de execuo de cada meta foi apresentado ao Comit Gestor de TI em reunies que foram

realizadas periodicamente durante o primeiro semestre de 2012. A partir de ento, os membros do

Comit Gestor passaram a ser notificados por e-mail sobre mudanas ou atrasos na execuo do

plano (Figura 6).

Figura 6: Trecho de e-mail enviado periodicamente ao Comit Gestor de TI para acompanhamento do PDTI.

4. Resultados

O PDTI da UFSM foi publicado em abril de 2012 e j possvel fazer uma avaliao dos primeiros

12 meses de execuo do plano. Nem todas as metas foram efetivamente executadas e alguns

aspectos merecem destaque especial, como a atuao do Comit Gestor de TI e o caso emblemtico

da Meta16, relacionada rede wireless institucional.

4.1. Comit Gestor de TI

A existncia de um Comit Gestor de TI uma recomendao da CGU e do SISP, e tambm faz

parte de um conjunto de boas prticas de governana de TI previstas pelo COBIT (Control

Objectives for Information and Related Technology). O papel deste comit representar a alta

administrao e para isso ele deve ser representativo das principais reas de atuao da instituio.

O Comit Gestor de TI da UFSM composto por sete pessoas de diferentes reas, sendo

coordenado pelo Diretor do CPD. Durante o primeiro semestre de 2012 o Comit de TI da UFSM se

reuniu periodicamente para tratar das metas previstas no PDTI. Foram quatro reunies at o ms de

junho e mais duas durante o ms de agosto. A Figura 7 parte integrante da pgina oficial do PDTI

da UFSM e apresenta os membros do Comit Gestor e tambm as datas em que foram realizadas as

reunies.

Figura 7: Pgina do PDTI - Composio do Comit e relato das reunies de acompanhamento. (UFSM, 2012)

4.2. Resumo da execuo das Metas

A execuo das metas ocorreu de formas diversas. Algumas foram planejadas e executadas, outras

foram apenas iniciadas e h tambm uma meta para a qual ainda no foram realizadas aes

especficas. A Figura 8 mostra um resumo de como est a execuo do PDTI aps os primeiros

doze meses da sua publicao. Apenas uma meta no teve atividades executadas (No iniciada).

Em contrapartida, h 11 metas executadas, das quais 6 tiveram um plano de ao formal aprovado

junto ao Comit (Planejada e Executada) e 5 foram executadas sem um planejamento formal

(Executada sem planejamento). H ainda 3 metas cujo plano est em desenvolvimento (Plano em

desenvolvimento), as quais esto relacionadas ao inventrio de TI e a pesquisas de satisfao

Tambm h 9 metas que foram iniciadas, mas esto com suas atividades suspensas. Dentre

estas, 3 foram planejadas e iniciadas (Planejada e iniciada) e outras 6 foram iniciadas sem

planejamento. Das 6 metas iniciadas sem planejamento, 4 esto com suas atividades suspensas

devido a questes de prioridade (Iniciada sem planejamento), enquanto 2 dependem de articulao

com outros setores da universidade (Iniciada sem planejamento-Articulao). H tambm uma

meta que foi apenas planejada, no tendo nenhuma atividade executada at o momento.

Figura 8: Resumo da execuo das metas nos primeiros 12 meses do PDTI.

Outra viso interessante do envolvimento do Comit Gestor de TI com a execuo das metas

(Figura 9). Do total de 25 metas, 10 foram planejadas e apresentadas ao Comit e outras 3 esto em

processo de planejamento para serem referendadas. Isto significa que pelo menos 13 metas

passaram ou esto previstas para passar formalmente pelo Comit Gestor de TI para terem seu

plano de execuo aprovado. Por outro lado, h 11 metas que foram ou esto sendo executadas sem

que tenha havido um plano formal aprovado pelo Comit Gestor. E h uma meta para a qual ainda

no foram desenvolvidas atividades.

Figura 9: Execuo das metas nos primeiros 12 meses do PDTI: viso do envolvimento c/ o Comit Gestor de TI.

4.3. Indicadores das Metas

A viso da execuo das metas indica se as atividades planejadas esto sendo realizadas, mas no

apresenta um indicativo sobre o resultado final desta execuo. Ou seja, no indica se os objetivos

traados pelo planejamento esto sendo alcanados. Para isso necessrio uma viso sobre os

indicadores do plano.

O resumo dos resultados pode ser visto na Figura 10. Das 25 metas, 12 foram cumpridas,

parcialmente cumpridas ou modificadas em comum acordo com o Comit Gestor de TI. Um

exemplo de meta modificada a do projeto wireless, que foi expandida de forma exponencial. Um

exemplo de meta cumprida parcialmente so as metas 1 e 3, referentes ao catlogo de servios e

implantao do ITIL (quadro esquerda da Figura 4).

As 4 metas no avaliadas esto relacionadas a pesquisas ou medies que ainda devero ser

realizadas durante 2013, inclusive o levantamento referente ao inventrio de TI.

Dentre as 5 metas adiadas, 2 foram prejudicadas pela opo de crescimento exponencial na

execuo da meta 16 (projeto wireless) e as outras 3 so atividades internas do CPD, que foram

prejudicadas por um perodo eleitoral precedido de um longo perodo de greve.

Entre as 3 metas no cumpridas, 2 esto relacionadas a articulaes com outros setores da

universidade e a outra de alada do governo federal. A meta que foi suspensa uma ao que

estava prevista para ser executada em conjunto com o MEC e foi suspensa pelo prprio ministrio.

Figura 10: Resumo dos indicadores de acompanhamento do PDTI.

4.4. Caso Wireless

Durante o perodo de elaborao dos planos de ao para as metas, um caso merece destaque

especial. o caso referente Meta 16-Modernizar e ampliar a cobertura de rede wireless

institucional, que a primeira meta do Objetivo 5 e est destacada na Figura 11.

Figura 11: Metas do Objetivo 5. Destaque para a Meta 16, referente rede wireless institucional.

A melhoria na rede sem fio foi uma demanda gerada principalmente pelos Centros de Ensino, que

utilizam esse tipo de comunicao para expandir a sua rede para laboratrios e salas de aula. Na

poltica vigente no incio de 2012, cada Centro de Ensino era responsvel por fazer esta expanso,

adquirindo e configurando seus prprios aparelhos. Ocorre que, conforme evidenciado pela

pesquisa, esta estratgia no estava produzindo os resultados esperados. Ento foi estabelecida uma

meta para implantar, aos poucos, uma rede sem fio institucional que seria gerenciada de forma

centralizada pelo CPD. A expectativa era fazer um teste em dois prdios durante 2012 e expandir a

experincia para atingir quatro prdios no final de 2013.

O projeto para execuo da meta foi apresentado ao Comit Gestor de TI na terceira reunio de

trabalho, no dia 14 de junho de 2012. Ao visualizar o projeto, o Comit o considerou estratgico e

solicitou um estudo do investimento que seria necessrio para implantar o projeto em todo o

campus universitrio de Camobi de uma s vez. O estudo foi feito e um novo projeto foi

apresentado ao Comit, que se comprometeu a buscar os recursos necessrio, estimados

inicialmente em cerca de R$500.000,00. O prximo passo foi agendar um espao na reunio de Pr-

Reitores para que o projeto fosse apresentado. Mais uma vez o projeto foi considerado estratgico e

uma nova expanso foi solicitada: agora o projeto deveria contemplar no apenas o campus de

Camobi, mas tambm os outros campi da UFSM que esto situados em outras cidades que no

Santa Maria. Um novo estudo foi feito e o oramento para execuo do projeto foi liberado no

incio de 2013, com oramento total na casa dos R$700.000,00.

4.5. Pgina para acompanhamento do PDTI

Foi criada uma pgina web com todas as informaes sobre o PDTI, e possvel acompanhar o

andamento do plano consultando esta pgina. A pgina contm um quadro que mostra, de forma on-

line, o andamento das metas e tambm conta com notcias que apresentam informaes sobre como

est a execuo das metas (Figura 12). Tambm constam na pgina as atas e documentos utilizados

nas reunies com o Comit Gestor de TI, conforme ilustrado na parte mais direita da Figura 7.

Figura 12: Pgina do PDTI, com notcias e quadro de acompanhamento on-line. (UFSM, 2012)

O quadro que fica direita da pgina contm um link que aponta para um local de acesso pblico

onde possvel consultar o andamento do cronograma. O cronograma apresentado o mesmo que

est ilustrado na Figura 5. A pgina do PDTI tem vem recebendo cerca de 350 acessos dirios

durante os dias de semana. No ms de maro de 2013 foram 5.331 acessos, sendo 4.740 de Santa

Maria, 488 de Porto Alegre e 277 de So Paulo (Figura 13).

Figura 13: Relatrio de acesso pgina do PDTI durante o ms de mrcio de 2013 (fonte: google analytics).

5. Consideraes Finais

A estratgia de elaborar o PDTI com foco em facilitar o acompanhamento da sua execuo est se

mostrando um caso de sucesso. Embora algumas metas no tenham sido executadas e outras

estejam em atraso, possvel acompanhar de forma efetiva o andamento do plano.

A participao do Comit Gestor de TI foi e continua sendo fundamental para o bom andamento do

plano. Foi devido atuao do Comit que o projeto da rede wireless foi expandido e conseguiu

canalizar os recursos suficientes para implantar um projeto de carter institucional.

Um novo levantamento de necessidades de TI deve ser realizado nos prximos meses e ser

utilizado como base para a elaborao da prxima verso do PDTI. Este levantamento uma das

metas do prprio PDTI (Meta 13-Promover o inventrio de necessidades de TI) e estava previsto

para ser realizado em maro de 2013. Entretanto, devido ao perodo de greve ainda no foi

realizado. A data para realizar este novo levantamento ser definida em reunio junto ao Comit

Gestor de TI, mas provavelmente ele ir ocorrer somente aps o ms de julho, perodo em que ser

eleito o novo reitor da universidade.

O mecanismo de comunicao com o Comit Gestor de TI ainda est em processo de

aperfeioamento. Os e-mails com o status do plano j foram modificados em duas ocasies para

apresentar informaes mais resumidas e objetivas. Por outro lado, a pgina do PDTI tem se

mostrado til, tanto como ferramenta de divulgao como para apoiar a manuteno de um histrico

do andamento do plano.

De uma forma geral, tanto a elaborao quanto a execuo do PDTI tem se mostrado uma

importante ferramenta para orientar a gesto de tecnologia da informao na UFSM. A forma como

o plano foi desenvolvido facilitou a sua execuo e tem ajudado a aproximar a TI da alta

administrao, principalmente por meio do envolvimento do Comit Gestor de TI. O caso do

projeto de rede wireless deixou isto evidente.

Os prximos anos devero ser utilizados para refinar a experincia de planejamento e execuo,

principalmente melhorando a preciso dos indicadores de acompanhamento, para os quais ainda no

havia base de comparao histrica. A expectativa que o PDTI continue ajudando a aproximar

cada vez mais a TI da alta administrao da universidade e permitindo o desenvolvimento de

solues cada vez mais aderentes s necessidades da comunidade universitria.

6. Referncias

BORGES, D. F. (2001). Uma experincia de planejamento estratgico em universidade: o caso do centro de

Cincias Sociais Aplicadas da UFRN. Revista de Administrao Pblica, 63-76.

ENAP. (2013). ENAP - Curso DGTI. Acesso em 08 de 04 de 2013, disponvel em ENAP - Escola Nacional de

Administrao Pblica:

http://www.enap.gov.br/index.php?option=com_include&evento=calendario_cursos_presenciais&

Itemid=47

MPOG/SLTI. (2011). Estratgia Geral de Tecnologia da Informao - EGTI 2011-2012.

MPOG/SLTI. (2012). Guia de elaborao de PDTI do SISP.

SEFTI/TCU. (2012). Relatrio de Levantamento de Governana de TI. Acrdo N 2585/2012-TCU.

UFLA. (2011). PDTI da Universidade Federal de Lavras (UFLA).

UFSM. (2012). Pgina do PDTI da UFSM. Acesso em 04 de abril de 2013, disponvel em Pgina do PDTI da

UFSM: http://www.ufsm.br/pdti

pdticomoferramentadegestodati

Documents

Transcript of pdticomoferramentadegestodati