Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie

Frank Willems

Nieuwegein19-11-2008

Sourcing strategie

HP DUTCHWORLD 2008 Outsmart the future

2© Twynstra Gudde 19-11-2008

Sourcing strategie

Agenda

1. Wat is sourcing?

2. Sourcingtrends

3. Hoe pak je het aan?

4. Hoe nu verder?


Sourcing strategie

Wat is sourcing?


Sourcing strategie

Sourcing definitie

Het dynamisch plannen en organiseren

van de ondersteunende processen,

mensen, middelen en capaciteiten,

die benodigd zijn om de doelen

van de business

te halen


Sourcing strategie

Dus capaciteit slim inzetten (smartsourcing)

Regie

Outsourcing

Samenwerken


Sourcing strategie

Inspelen op dynamiek

Risicobeheersing

Flexibel inspelen op wisselende vraag en aanbod

Innovatie


Sourcing strategie

Grote diversiteit aan sourcingvormen

SamenwerkenOutsourcing

Off shore sourcingBusiness process outsourcing

Shared Services

Insourcing


Sourcing strategie

De traditionele ICT afdeling verdwijnt

Regie

Verandering

Andere competenties


Sourcing strategie

En sourcing vraagt om samenwerken

Andere selectievormen

Openheid en delen

Andere commitments


Sourcing strategie

Sourcing trends


Sourcing strategie

Sourcingmaatregelen in perspectief

Maatregel op taakniveau:Stopzetten investeringen

of afbouwen lopendeinitiatieven

Maatregel op procesniveau:Samenwerking en

gemeenschappelijke investering

Maatregel op functioneel niveau:Concentratie, integratie, fusie,

overname of uitbesteding

Besparingspotentieel

Korte termijn(0,5-1 jaar)

Middellange termijn(1-2 jaar)

Lange termijn(2-5 jaar)

Stoppen projecten

Beperken opleidingen

Beperken inhuur externen

Systeemoptimalisatie

Samenwerking op inkoop, support etc.

Procesoptimalisatie en standaardisatie

Integratie, fusie en concentratie

Uitbesteding op deelgebieden

Ingericht Shared Services Center

Volledige uitbesteding

Verzilveringeffecten


Sourcing strategie

Trend #1 nu en de komende jaren

Het organiseren van een professionele en flexibele capaciteit

tussen vraag en aanbod (smartsourcing en regie):

– Tekort aan ICT specialisten vraagt om andere manier van organiseren capaciteit

– Leveranciers realiseren nog onvoldoende kostenreductie en vernieuwing en het moet toch goedkoper

– Vraagkant en opdrachtgevers vullen hun rol nog niet goed in

– ICT is volwassen geworden en het gaat steeds meer om de functionaliteit in plaats van de software en hardware

– Er is grote behoefte aan kaders zoals business architectuur, informatie architectuur en governance waardoor capaciteit gericht kan worden ingezet


Sourcing strategie

De ICT organisatie staat onder druk

Grote noodzaak tot verandering van zichzelf, de business en de

aansturing van leveranciers:

– Er zijn (te) veel modellen en best practices, waar moet ik beginnen?

– Heb ik de juiste mensen in huis en hoe hou ik de goede binnen?

– Mijn business begrijpt me niet en toont erg weinig betrokkenheid

– Ik krijg steeds meerwerk van mijn leverancier doorbelast terwijl we toch goede SLA afspraken hadden gemaakt

– En dan nog de openstaande incidenten, de toenemende storage problemen en het grote implementatieproject dat dreigt te mislukken


Sourcing strategie

Hoe pak je het aan?


Sourcing strategie

Tip 1: maak eerst een crisisplan

Daarmee is in één overzicht veel informatie voor besluitvorming

en de business case beschikbaar:

– Duidelijkheid over de essentiele functies van de organisatie

– Inzicht in de afhankelijkheden van de organisatie

– Inzicht in risico’s, kans en de tegenmaatregelen

– Vertaalslag naar vitale ICT onderdelen die bij de essentiele functies behoren (en gelijk gedocumenteerd)

– Duidelijkheid over bevoegdheden en handelswijze bij calamiteiten (en wie het echt voor het zeggen heeft)

– En is zichtbaar welke zaken professionalisering verdienen


Sourcing strategie

Tip 2: maak vier businesscases

Maak een kwantitatieve en kwalitatieve opzet voor een aantal

sourcingmogelijkheden:

– Scenario 0: is de huidige situatie kwalitatief en kwantitatief

– Scenario 1: zelf professionaliseren

– Scenario 2: werkplekbeheer, systeembeheer en netwerkbeheer uitbesteden

– Scenario 3: werkplekbeheer, systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer uitbesteden

– Scenario 4: professioneel samenwerken


Sourcing strategie

Ervaring met de vier businesscases

Kwantitatieve gemiddelde uit tientallen business cases in MKB*:

– Scenario 0: jaarkosten ICT = 0

– Scenario 1: zelf professionaliseren 10% duurder

– Scenario 2: werkplekbeheer, systeembeheer en netwerkbeheer uitbesteden 3-10% goedkoper exclusief over te dragen personeel

– Scenario 3: werkplekbeheer, systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer uitbesteden 5-15% duurder exclusief over te dragen personeel

– Scenario 4: professioneel samenwerken 5-10% goedkoper

– De noodzaak kan hiermee ook scherp worden gemaakt* Situaties kunnen uiteraard per business case en omgeving verschillen, deze weergave zijn gemiddeldes


Sourcing strategie

Tip 3: Maak een Pro forma SLA en PVE

– Op basis van het crisisplan is duidelijk welke ICT diensten belangrijk zijn en welke minder

– Met de gebruikers wordt vastgesteld welke eisen zij stellen aan de diensten

– Diensten worden ingedeeld in belang voor de business en markttransparantie voor invulling van passende samenwerking

– De kwaliteit van de diensten toetsen met bijvoorbeeld CMMi

– Het Programma van Eisen maakt de SMART eisen zichtbaar en geeft houvast in het selectietraject


Sourcing strategie

Delen

Uitwisselen

Functioneel Samenwerken

Ondernemend Samenwerken

Transactioneel Samenwerken

Verkennend Samenwerken

Van aspecten van Organiseren

Van Producten, diensten en middelen

VerbeterenVan de bestaande

Bedrijfsvoering

VernieuwenVan Diensten en

competenties

Business ProcesOutsourcing

Backofficeuitbesteding

Uitbestedingwerkplekbeheer

Operationsuitbesteding

Businessdevelopment

Shared ServiceCenters

DataCenteruitbesteding

Facilitiesuitbesteding

Werkinnovatie

Tip 4: zoek naar passende samenwerking

1e generatie sourcing 2e generatie sourcing

4e generatie sourcing

3e generatie sourcing

2e generatie sourcingCrowd

sourcing


Sourcing strategie

Hoe nu verder?


Sourcing strategie

Voer het sourcingproces uit in stapjes

Business Casesen besluitvorming

(en crisisplan)

SLA, PvEen selectie oplossing

Contract Regie


Sourcing strategie

Business Regie Services

Richten Bepalen strategie business

Bepalen strategie faciliteiten, informatievoorziening en regie

Bepalen strategieService

Inrichten Ontwerpen en plannen business

Ontwerpen en plannen faciliteiten, informatie voorziening en regie

Ontwerpen en plannen Service

Verrichten Exploiteren

business

Beheren en gebruiken faciliteiten en informatievoozieningen

Beheren en exploiteren Services

Sourcingmanagement

Samenwerkenen projectbesturing

Account enPortfolio mgt

Contract mgten performance

monitoring

Sourcingadministratie

Informatie management

Functioneelbeheer

Goverance enArchitectuur

Vergeet het inrichten van de regie niet


Sourcing strategie

Zes basisvragen voor veranderstrategie

1. Wat zijn de beoogde uitkomsten in termen van inrichting en besturing, producten en processen, mensen en interactie?

2. Wat is de stand van zaken op dit moment, wat komt er uit de diagnose?

3. Wat is het verschil tussen huidig en gewenst en betreft het verbeteren of vernieuwen?

4. Waar zit weerstand, blokkades en energie (individu, groep en organisatie)?

5. Kunnen en willen de veranderaars het (visie, kracht, bereidheid en vaardigheden)?

6. Kan het eigenlijk wel (haalbaar en realistisch)?


Sourcing strategie

Conclusies

– Sourcing is outsourcing, samenwerken, shared services, insourcing, off shore sourcing, insourcing en inrichten regie

– Zorg voor heldere definitie van het belang van ICT, de eisen en de raakvlakken met de business

– Maak een aantal business cases en weeg de mogelijkeden af

– Maak een pro forma SLA en een programma van eisen en start daarmee het selectietraject

– Stel vast op welke wijze wordt samengewerkt

– Start het sourcingproces in stapjes

– Vergeet de regie niet


Sourcing strategie

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde.

Frank [email protected]

www.twynstragudde.nl

Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie

Business

Transcript of Outsmart The Future Tg Sourcingstrategie