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La GESTIÓN EFECTIVADEL TIEMPO

Antonio Pablo García Martín

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¿Dedicamos el tiempo a los temas importantes de nuestra vida?

Debemos identificar nuestras metas vitales e identificar cuales de las tareas diarias que realizamos se corresponden

Gestión de la vida = Gestión del tiempoEl tiempo es irremplazableEl tiempo es irreversible

LA IMPORTANCIA DE ANALIZAR y MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

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LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

OPTIMIZANDO EL USO DE MI TIEMPO CONSEGUIRÉ

MÁSRENDIMIENTO

MENOSESFUERZO

MÁSEFICACIA

MENOSFATIGA

MÁSÉXITO

MÁS SALUDFÍSICA Y MENTAL

con

con

y

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ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO

MI PAPEL(Definición)

___

PLANIFICACIÓN

OBJETIVOSTAREAS PRIORITARIAS ( ACTIVAS )___

TAREAS SECUNDARIAS ( REACTIVAS )___

DELEGAR

Funciones

PREVERHUECOS

PROGRAMACIÓN Mes /Semana/Día

RESULTADOS

ACCIÓN Y SEGUIMIENTO

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DETERMINAR PRIORIDADES

0 5 10

5

10

U R G E N C I A

I M

P O

R T

A N

C I

A

P1

P2

P3

HACERLO YO YA

DELEGARLOO

HACERLO YOPERO DEDICANDO

POCO TIEMPO

MARCARPLAZOS

YANOTAR ENLA AGENDA

Al menos, reflexionarmínimamente antes deactuar.

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REGLA DEL 20/80

TIEMPO IMPORTANCIADEDICADO DE LAS TAREAS O DE LOS CLIENTES

20%

20%

80%

80%

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IDEAS PARA ORGANIZARSE (I)

• Alinear los objetivos vitales a las tareas diarias.

•Analizar las tareas diarias y evaluar su idoneidad. Plan de acción

•Centrarse en las aéreas clave de resultados (Poner foco)

•Establecimiento de Prioridades. Método ABCD. •Aplicar la regla del 80/20

•Identificar los obstáculos clave.

•Mejorar en habilidades necesarias y claves.

•Realizar primero la tarea más difícil.

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IDEAS PARA ORGANIZARSE (II)

•Saber decir NO si es adecuado (diplomacia y venderlo bien).

•Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo: Establecer claramente tareas, objetivos y responsabilidades favoreciendo la delegación.

• Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.

• No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.

• Rematar los temas: no dejar cosas a medias.

• Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas.

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IDEAS PARA ORGANIZARSE Y (III)

•Fundamental: Marcarse OBJETIVOS y ACTIVIDADES PERSONALES y FAMILIARES/SOCIALES y programarlos para cumplirlos.

•Planificar el día con antelación.

•Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente

• Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear, imaginar, soñar...

• Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE TIEMPO:

+ Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN

+ Agenda siempre a mano para anotar ideas

+ Aprovechar esperas para leer temas de interés.

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IDEAS PARA ORGANIZARSE (IV)

• Evitar "LADRONES DE TIEMPO" externos e internos:

+ Personas “comedoras”de tiempo. (Diplomacia)

+ Problemas... que no los son (situaciones a asumir).

+ Lamentos del pasado.

+ Temores infundados sobre el futuro.

+ El hábito de DEMORAR.

+ Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES).

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IDEAS PARA ORGANIZARSE. (V)Siete hábitos que deberías dejar ahora

•Responder a llamadas de números que no reconoces

•Mirar a primera hora el e-mail

•Asistir a reuniones que no tienen una agenda clara

• Mirar el email constantemente – Se debe procesar por lotes en horas predefinidas

• No priorizar.

•Llevar la Blackberry contigo todo el tiempo

•No apuntar cosas

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IMPULSORES (Que condicionan)

• SÉ PERFECTO• SÉ FUERTE

• APRESÚRATE• COMPLACE

• INTÉNTALO CON FUERZA

• Puedes cometer errores. No pasa nada. Se aprende de ellos.

• Puedes mostrar tus sentimientos y ciertas debilidades. Es positivo.

• Puedes tomarte tu tiempo para hacer las cosas. No hay que acelerarse.

• Puedes hacer lo que te apetece. Tienes tus derechos, uno de ellos es decir que "no".

• Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el esfuerzo preciso, ni más ni menos.

I M P U L S O R E S INTERPRETACIÓN

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Establecimiento del plan de acción personal

OBJETIVO DE MEJORA CÓMO LO VOY A CONSEGUIR SEGUIMIENTO (CUÁNDO)

1.

2.

3.

4.

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Espero que te sea de utilidad

Ahora Ponlo en Práctica

Comprométete

Muchas Gracias