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La GESTIÓN EFECTIVADEL TIEMPO
Antonio Pablo García Martín
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¿Dedicamos el tiempo a los temas importantes de nuestra vida?
Debemos identificar nuestras metas vitales e identificar cuales de las tareas diarias que realizamos se corresponden
Gestión de la vida = Gestión del tiempoEl tiempo es irremplazableEl tiempo es irreversible
LA IMPORTANCIA DE ANALIZAR y MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO
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LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO
OPTIMIZANDO EL USO DE MI TIEMPO CONSEGUIRÉ
MÁSRENDIMIENTO
MENOSESFUERZO
MÁSEFICACIA
MENOSFATIGA
MÁSÉXITO
MÁS SALUDFÍSICA Y MENTAL
con
con
y
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ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO
MI PAPEL(Definición)
___
PLANIFICACIÓN
OBJETIVOSTAREAS PRIORITARIAS ( ACTIVAS )___
TAREAS SECUNDARIAS ( REACTIVAS )___
DELEGAR
Funciones
PREVERHUECOS
PROGRAMACIÓN Mes /Semana/Día
RESULTADOS
ACCIÓN Y SEGUIMIENTO
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DETERMINAR PRIORIDADES
0 5 10
5
10
U R G E N C I A
I M
P O
R T
A N
C I
A
P1
P2
P3
HACERLO YO YA
DELEGARLOO
HACERLO YOPERO DEDICANDO
POCO TIEMPO
MARCARPLAZOS
YANOTAR ENLA AGENDA
Al menos, reflexionarmínimamente antes deactuar.
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REGLA DEL 20/80
TIEMPO IMPORTANCIADEDICADO DE LAS TAREAS O DE LOS CLIENTES
20%
20%
80%
80%
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IDEAS PARA ORGANIZARSE (I)
• Alinear los objetivos vitales a las tareas diarias.
•Analizar las tareas diarias y evaluar su idoneidad. Plan de acción
•Centrarse en las aéreas clave de resultados (Poner foco)
•Establecimiento de Prioridades. Método ABCD. •Aplicar la regla del 80/20
•Identificar los obstáculos clave.
•Mejorar en habilidades necesarias y claves.
•Realizar primero la tarea más difícil.
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IDEAS PARA ORGANIZARSE (II)
•Saber decir NO si es adecuado (diplomacia y venderlo bien).
•Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo: Establecer claramente tareas, objetivos y responsabilidades favoreciendo la delegación.
• Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.
• No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.
• Rematar los temas: no dejar cosas a medias.
• Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas.
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IDEAS PARA ORGANIZARSE Y (III)
•Fundamental: Marcarse OBJETIVOS y ACTIVIDADES PERSONALES y FAMILIARES/SOCIALES y programarlos para cumplirlos.
•Planificar el día con antelación.
•Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente
• Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear, imaginar, soñar...
• Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE TIEMPO:
+ Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN
+ Agenda siempre a mano para anotar ideas
+ Aprovechar esperas para leer temas de interés.
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IDEAS PARA ORGANIZARSE (IV)
• Evitar "LADRONES DE TIEMPO" externos e internos:
+ Personas “comedoras”de tiempo. (Diplomacia)
+ Problemas... que no los son (situaciones a asumir).
+ Lamentos del pasado.
+ Temores infundados sobre el futuro.
+ El hábito de DEMORAR.
+ Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES).
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IDEAS PARA ORGANIZARSE. (V)Siete hábitos que deberías dejar ahora
•Responder a llamadas de números que no reconoces
•Mirar a primera hora el e-mail
•Asistir a reuniones que no tienen una agenda clara
• Mirar el email constantemente – Se debe procesar por lotes en horas predefinidas
• No priorizar.
•Llevar la Blackberry contigo todo el tiempo
•No apuntar cosas
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IMPULSORES (Que condicionan)
• SÉ PERFECTO• SÉ FUERTE
• APRESÚRATE• COMPLACE
• INTÉNTALO CON FUERZA
• Puedes cometer errores. No pasa nada. Se aprende de ellos.
• Puedes mostrar tus sentimientos y ciertas debilidades. Es positivo.
• Puedes tomarte tu tiempo para hacer las cosas. No hay que acelerarse.
• Puedes hacer lo que te apetece. Tienes tus derechos, uno de ellos es decir que "no".
• Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el esfuerzo preciso, ni más ni menos.
I M P U L S O R E S INTERPRETACIÓN
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Establecimiento del plan de acción personal
OBJETIVO DE MEJORA CÓMO LO VOY A CONSEGUIR SEGUIMIENTO (CUÁNDO)
1.
2.
3.
4.
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Espero que te sea de utilidad
Ahora Ponlo en Práctica
Comprométete
Muchas Gracias
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