OCP-brugermanualVælg jeres virksomhed/organisation fra resultatlisten. Hvis du ikke kan finde jeres...

1 of 54FSC International Center GmbH

Charles de Gaulle Strasse 5, 53113 Bonn Germany Phone: +49 (0) 228 367 660 Email: [email protected]

OCP-brugermanual

Velkommen til OCP

OCP står for Online Claims Platform. Det er en platform for FSC® -certifikatholdere, hvor transaktioner af FSC-certificerede produkter registreres. Kort fortalt indtaster en køber af FSC-certificerede produkter FSC-claimet fra sin leverandørs faktura i OCP. Denne indtastning bekræftes af leverandøren, og dermed sikres det, at begge parter er enige om, at claimet er korrekt. OCP kan generere volumenopgørelser på baggrund af indtastningerne.

Denne brugermanual giver den vejledning, du har brug for, for at kunne bruge OCP. Vil du have mere baggrundsinformation om OCP, så gå ind på ocp-info.fsc.org.

Giv feedbackFeedback fra brugere er vigtigt, så OCP kan blive opdateret og reflektere nye udviklinger. Du kan sende feedback eller stille spørgsmål til [email protected].

http://ocp-info.fsc.org

mailto:[email protected]



Indholdsfortegnelse

OCP – Et værktøj til din FSC-certificering 3Introduktion til OCP 4

Sådan kommer du i gang 5Tre trin i OCP 6

STEP 1 – Registrering 7Registrering – sådan aktiverer man sin OCP-konto 8Certifikatoverblik –styr certifikatinformationerne 13

STEP 2 – Opret forbindelse til leverandører 15Håndtering af forbindelser 16

STEP 3 – Indtastning af claims 19Metoder til indtastning af claims 21Brugerflade 22Regneark 28Application programming interface (API) 32Registrering af ikke-FSC-certificeret materiale 33

Rapportering 35Volumenopgørelse 36Etabler materialeregnskabsregistreringer 39Oprindelsesrapport (funktion under udvikling) 40Claims med flag 41

Administration 44Side-administration 45

Få hjælp 50 Bilag 1: Datafelter 53Bilag 2: Kommende funktioner 54



OCP – Et værktøj til din FSC-certificering



Introduktion til OCPOCP er et redskab, der kan bruges i forbindelse en FSC-CoC-certificering.

For at få og opretholde en certificering skal man leve op til FSC’s Chain of Custody (CoC) standard (FSC-STD-40-004). OCP kan bruges til at opfylde nogle af certificeringskravene.

Eksempelvis:

Krav Nuværendestandard

Revideredestandard

Lær mere i denne manual under

Føre fortegnelser over leverandører og deres certifikatstatus

3.2 Kontrol afleverandører

2.1 Leverandør-fortegnelser

Administrer forbindelser

Verificering af transaktioner

1.7 Verificering af transaktioner

Indtast claims

Materialeregnskab 5.2 Materiale-balancer

5. Materialeregnskab Volumenopgørelser

Kontrol af uoverens-stemmende produkter

1.6 Uoverens-stemmende produkter

Claims med flag

FSC undersøger yderligere områder, hvor OCP kan reducere de administrative byrder ved CoC-certificering. Send gerne forslag til [email protected].

https://ic.fsc.org/download.fsc-std-40-004-v2-1-en-fsc-standard-for-chain-of-custody-certification.a-532.pdf

https://ic.fsc.org/download.fsc-std-40-004-v2-1-en-fsc-standard-for-chain-of-custody-certification.a-532.pdf




Sådan kommer du i gang



Tre trin i OCP

Trin 1

Registrer

Trin 2

Forbind

Trin 3

Claim

For at bruge OCP skal du have et FSC-certifikat eller en varemærkelicens (fra sommeren 2016 og frem).

Hvis du har et FSC-certifikat, har du allerede en konto, som du skal aktivere.

Quick guide:Hvordan aktiverer man sin OCP-konto?

Når du har aktiveret din konto, skal du oprette forbindelse til dine leverandører.

Det er lige så simpelt som at lave en Facebook- eller LinkedIn-konto og sende kontaktanmodninger her.

Det er ikke noget krav, at dine leverandører bruger OCP, men det er en fordel.

Quick guide:Hvordan opretter man forbindelse til leverandører?

Når du har oprettet forbindelse til dine leverandører, er du klar til at indtaste claims på baggrund af de FSC-fakturaer, du har modtaget.

Du skal kun indtaste informationer, som du i forvejen skal indsamle som en del af din FSC-certificering.

Quick guide:Hvordan indtaster man claims?



STEP 1 – Registrering



Registrering – sådan aktiverer man sin OCP-konto

Gå ind på OCP-platformen og find din virksomhed/organisation

Indtast https://ocp.fsc.org/ i din internetbrowserVælg “register”:

Sørg efter din virksomhed/organisation ved at bruge jeres certifikatkode, licenskode eller navn: eksempelvis: XX-CoC-XXXXXX.

1.

2.

https://ocp.fsc.org/



Vælg jeres virksomhed/organisation fra resultatlisten.

Hvis du ikke kan finde jeres virksomhed/organisation, så kontakt venligst OCP-supporteamet via funktionen “hjælp”:

Multi-site certifikatholdere kan registrere alle subkoder (sites) og tildele administrationsrettigheder til subkode-kontiene (se Administration).

3.

Vælg jeres virksomhed/organisation fra listen. Hvis ikke du kan finde den, så indtast den fulde CoC-kode eller dele af jeres adresse.



Identificer jeres OCP-administrator

Vælg den kontaktperson, som skal være jeres OCP-administrator, og klik “registrer” ELLER vælg at registrere en alternativ e-mailadresse. Udfyld de relevante felter i bunden med detaljer og klik “Anmod om tilladelse”. Certifikatets kontaktperson skal give tilladelse til, at andre registrerer sig eller bruger systemet på jeres vegne.

En e-mail bliver nu sent til den valgte administrator eller til certifikatets kontaktperson med anmodning om tilladelse til at blive administrator.

Klik på linket i e-mailen for at aktivere OCP-kontoen.

4.

5.

6.

Certifikatets kontaktpersoner vil fremgå her. Vælg den kontakt, som skal være OCP-administrator.

Hvis en anden skal være administrator, så indtast dennes kontaktoplysninger her. Certifikatets kontaktperson skal give tilladelse.

En e-mail vil blive sendt til den valgte administrator

eller

En e-mail vil blive sendt til certifikatets kontaktpersoner med en anmodning om tilladelse til at blive administrator.

Klik på linket for at færdiggøre registreringsprocessen.



Accepter vilkår og betingelser for brug

Klik “Næste” for at gennemgå Vilkår og Betingelser.

Klik “Accepter”, hvis du er enig i vilkårene og betingelserne og gå videre til næste trin.

Vælg en adgangskode og login for første gang

Vælg og bekræft en adgangskode. Adgangskoder skal bestå af minimum 8 tegn og indeholde mindst et nummer og et stort bogstav.

Din registrering er fuldendt! Du kan nu logge ind med den valgte e-mailadresse og adgangskoden.

7.8.

9.

10.

Bemærk: En stærk adgangskode er påkrævet.



Bekræft kontoinformationer

Gå til ‘Din konto’ for at se din virksomhed/organisations certifikatinformationer1:

_____________________________________________1 Vær sikker på, at claims, træarter og produkttyper er oplyst i certifikatets produktgruppeliste.

11.



Certifikatoverblik – Hold styr på certifikatinformationerneOCP er den første online platform, som giver dig mulighed for at redigere informationer i dit FSC-certifikat. Du kan eksempelvis ændre kontaktinformationer, produktgrupper, træsorter og så videre. Ændringer vil automatisk blive sendt til godkendelse hos dit certificeringsfirma, før de vises online. Du kan nemt ændre din virksomhed/organisations certifikatoplysninger via OCP’s certifikat-menupunkt.

Rediger eller se certifikatoplysninger via “Certifikat”-menupunktet.

Rediger certifikatinformationerHvis du vil opdatere en kontaktperson eller redigere andre certifikatinformationer, så indtast de nye informationer i de tomme felter til højre for at overskrive eksisterende informationer.

Klik på “certifikat”

Indtast den korrekte kontaktperson her



Tilføj nye informationerKlik på “Tilføj ny XXX” for at tilføje en ny information i jeres certifikat.

Æ Eksempel: Hvis du vil tilføje en ny produkttype i jeres produktgruppeliste, så gå til “Liste over certificerede produkter”, klik på “Tilføj nyt certificeret produkt” og udfyld felterne.

Slet informationer Klik på “Slet denne” for at slette et helt element i certifikatet.

Indsend anmodning om ændringerNår du har redigeret, slettet eller tilføjet informationer, så gå til bunden af siden og klik “Indsend ændringer”. OCP-supportteamet til modtage anmodningen og videresende den til dit certificeringsfirma inden for 48 arbejdstimer.

»Dit certificeringsfirma kan kræve ekstra verificering afhængig af de ønskede ændringer. »Skriv dit certificeringsfirmas kontaktoplysninger i feltet ‘Andet/kommentarer” for at fremskynde godkendelsen af ændringerne. FSC har ikke en liste over, hvilke auditorer som er tilknyttet de enkelte FSC-certifikater, så sørg for at indtaste din auditors e-mailadresse for at undgå, at anmodningen sendes til certificeringsfirmaets generelle infomail. »Du vil modtage en besked fra OCP, når certifikatet er opdateret

Slet elementet

Husk at afkrydse denne boks, inden du sender anmodningen

Indtast din auditors kontaktoplysninger for at fremskynde godkendelsesprocessen



STEP 2 – Opret forbindelse til leverandører



Håndtering af forbindelserOpret forbindelse til leverandører ved at sende en forbindelsesanmodning

Gå til “Leverandørkæde”-fanebladet og søg efter dine leverandører ved hjælp af FSC-certificeringskoder. Find den ønskede organisation, og klik på “Opret findelse”.

Vælg navnet på den person, du ønsker at sende forbindelsesanmodningen til fra dropdown-listen over kontakter.

Send standardinvitationen, eller tilføj en personlig meddelselse ved at klikke på “+”.

1.

2.

3.

Vælg fra listen over kontakter i organisationen.

Dine søgeresultater vil fremstå nedenfor. Opret forbindelse ved at klikke på ikonet til højre.

Her kan du tilføje en personlig meddelelse.

_____________________________________________________________2 Certificeringskoder (COC/FM/CW) kan findes på info.fsc.org og på fakturaer fra dine leverandører.



Din leverandør vil modtage en notifikation på sin OCP-konto og via e-mail. Klik på ‘Afventende forbindelser’ for at se status på dine ‘Udgående forbindelsesanmodninger’.

Efter at din leverandør har accepteret anmodningen, vil du fremover modtage notifikationer om enhver ændring i informationerne i leverandørens certifikat eller statusen på det.3 Derfor behøver du ikke at foretage dig noget for at efterleve kriterie 3.2 i CoC-standarden for denne leverandør.

________________________________________________________________________________3 FSC-STD-40-004_V2-2 CoC standard: 3.2 Supplier Validation FSC-STD-40-004_V3_draft Revised CoC standard: 2.1 Supplier records

Supply Chain Afventende forbindelser Udgående forbindelsesanmodninger

4.

5.



Accepter forbindelsesanmodninger fra dine kunder

Log ind og klik på “Afventende forbindelser” for at se status på dine indgående forbindelsesanmodnigner.

Se og accepter eller afslå forbindelsesanmodingen i “Indgående forbindelsesanmodninger”.

Tillad leverandører at registrere claims

I nogle tilfælde er det mere praktisk for leverandøren at indtaste claimet.

»For at registrere salgs-claims, kræves der samtykke fra begge handelsparter.

Klik på “Leverandørkæde”, derefter “Leverandører”, markér “Opret Claims”-feltet for at give tilladelse til at dine leverandører indtaster deres FSC-salg til dig.

Sletning af forbindelser

Klik på “Leverandørkæde”, derefter “Leverandører” (eller “Kunder”), find den ønskede organisation, og klik på ‘Fjern’.

1.

1.

2.

1.

Indgående forbindelsesanmodninger

Se og accepter forbindelsesanmodnignen, hvis du er leverandør til virksomheden.



STEP 3 – Indtastning af claims



Overblik Du kan vælge mellem tre metoder, når du vil registrere et claim i OCP. Registreringsprocessen varierer en smule afhængigt af, hvilken metode du vælger. De tre metoder følger dog det samme grundlæggende mønster, som vist i nedenstående diagram.

»Note: Du kan vælge at Sammenlægge eller Sammenslå lignende claims. Dette betyder, at hvis du køber det samme produkt fra den samme leverandør flere gange, kan du sammenlægge disse claims i en månedlig indtastning.

Metoder til indtastning af claims

Transaktion fuldføres

Claimet registreres

Kunden bruger detaljerne fra transaktions-dokumentet til at indtaste et claim i OCP

Claimet indsendes i OCP

Leverandør kontrolerer claimet og accepterer det

(feature in development)



Metoder til indtastning af claims

BrugerfladeBrugerfladen er den browser-baserede metode til indtasning af claims i online-formularen til indtastning af claims, som kan findes via ‘Registrer Claims’-fanebladet under ‘Indkøb’ eller ‘Salg’. På denne side ses en række felter til udfyldelse af informationer angående den transaktion, der ønskes registreret. Når du udfylder formularen, vil du se dropdown-muligheder, der svarer til din leverandørs certificering.

Regneark Denne metode indebærer, at du downloader et regneark fra OCP, hvori du kan indtaste adskillelige claims. Du kan enten uploade regnearket eller sende det til OCP via e-mail. De indtastede informationer vil blive kontrolleret i henhold til din leverandørs certificeringsinformation. Hvis der er blevet indtastet noget forkert, vil du modtage en e-mail med et nyt regneark, der kun indeholder claims, hvori der er fundet fejl.

Application programming interface (API) (under udvikling)API er en mekanisme, der gør det muligt at integrere IT-systemer direkte i OCP-systemet. Claims sendes over internettet i JSON-format. API-nøgler tildeles enhver organisation, der ønsker at bruge systemet. Kontakt venligst [email protected] for at bruge API.

Metode: Egnet til:

Brugerflade • Få transaktioner• Transaktioner med få varelinjer• Registering af claims fra enkelte leverandører

Regneark • Større antal af transaktioner• Registrering af claims fra flere leverandører på samme tid

API (under udvikling)

• Virksomheder der ønsker at integrere OCP i deres egne systemer eller eksisterende arbejdsgange

• Mange transaktioner




Brugerflade

Adgang til brugerflade

Log ind på the OCP Live: https://ocp.fsc.org

KøbHvis du vil registrere FSC-Købs-claims: gå til ‘Indkøb’-fanebladet og derefter til ‘Registrer Claim’-fanebladet.

SalgHvis din kunde har givet dig tilladelse til at registrere dine Salgs-claims: gå til ‘Salg’-fanebladet og derefter til ‘Registrer Claims’-fanebladet.

• Hvis du ser en besked, om at du ikke kan indtaste salgsclaims, skal du anmode om

tilladelse til dette fra din kunde.

Vælg leverandøren (kunden) fra dropdown-menuen. Har du mange leverandører (kunder), kan du indtaste de første tegn i dennes certificerings-ID for at gøre listen kortere.

1.

2.

KøbRegistrer claim

SalgRegistrer salgsclaim

https://ocp.fsc.org/



‘Registrer Claim’-formularen vises nu. Denne skal udfyldes ved hjælp af informationerne i dit transaktionsdokument.

3.



Udfyldelse af formularen og indsendelse af claim

Udfyld alle påkrævede og betingede felter (se Bilag 1)

Indtast fakturanummeret i the “Transaktionsidentifikator”-feltet og vælg “Claimdatoen”4.

Indtast din leverandørs claims. Vælg først “Claimtype”.

Indtast “Produkttype”5 (valgfrit) og en kort “Beskrivelse”.

Indtast til sidst “Antal” og vælg “Måleenhed”

»Arter og oprindelseslande er obligatorisk hvis du er den første til at indføre træfibrene

på markedet, og det dermed er krævet i FSC-STD-40-004.

»Ekstra 1,2,3 er fritekstfelter, hvor al anden information om claimet kan indtastes. For at tilføje en varelinje, skal du klikke på “Tilføj varelinje”. For at fjeren en varelinje, skal du klikke på “Fjern”.

Når du har indtastet alle informationer fra din faktura, skal du klikke på “Send Claim”. Et grønt vindue vil dukke op i bunden og vise, at claimet er gemt.

______________________________________________________4 Faktureringsdato5 ‘Produkttype’ er et valgfrit felt, som kan hjælpe med din mængdesammenfatning.

4.

5.6.7.

8.



Registrering af sammenslåede claims - reducer arbejdsbyrdenHvis du ofte modtager det samme FSC-certificerede produkt fra den samme leverandør, kan du slå alle disse claims sammen og lave en enkelt indtastning i OCP med sammentykke fra din leverandør.

»“Samme produkt” refererer til et produkt fra den samme leverandør med samme FSC-claimtype, samme måleenhed, beskrivelse, produkttype (hvis dette er indtastet) og art og oprindelsesland (hvis det er relevant). »Organisationen / virksomheden skal kunne bevise over for leverandøren og auditøren, hvilke leverandørsalgsdokumenter der er brugt for hvert sammenslået claim.

For eksempel:

Hvis du køber 10 FSC 100% egetræstrapper hver uge i februar fra din leverandør, kan du indsende et enkelt claim på 40 trapper i slutningen af måneden i stedet for at registrere et claim for hver transaktion.

Dette kræver en “Transaktionsidentifikator”. For eksempel indtastes FEB2015, med en slutdato (“Claim-dato”) d. 28. februar 2015. Herefter forstår både du og din leverandør at dette sammenslåede claim er på alle fakturerede trapperi løbet af februar 2015.

»Hvis leverandørens certificering bliver ophævet i løbet af måneden, kan claims efter ophævelsesdatoen ikke blive sammenlagt eller claimet som FSC-certificeret. »Hvis du er defineret som lav-risiko-certificeret virksomhed6, kan du sammenlægge dine transaktioner til verificering7 på XXXXX basis.

_________________________________________________________6 Risikomatrix vil blive offentliggjort til kommentering sammen med FSC accreditation standard (FSC-STD-20-011).7 Draft FSC-STD-40-004: 1.7 Transaction Verification

“FEB2015” er transaktionsidentifikatoren

28. februar 2015 er den sidste dag for sammenlægningen, og indtastes her.

Beskriv sammenlægningen, så din leverandør kan forstå hvilke claims der er i sammenlægningen

Den sammenslåede månedlige claim på FSC 100% egetræstrapper er ’40 stk’

Claim-type er FSC 100%

Klik her for at indsende claimet



Håndtering af claims

Accepter claimsDu vil få en notifikation i OCP, når din handelspartner har registreret et FSC-claim, som du skal godkende.

Klik på “Notifikationer” for at læse meddelelsen:

Hvis der er tale om et claim fra din kunde, skal du gå til “Salg”-fanebladet, klik på “Se Claims”. Du bliver nu sendt videre til “Afventende Claims”.Hvis der er tale om at din leverandør har registreret på dine vegne, skal du gå til ‘Indkøb’-fanebladet.

Hvis claimet er indtastet korrekt og passer med dine opgørelser/fortegnelser. skal du klikke på “Accepter”.

»Et claim vil automatisk blive accepteret efter 14 dage, hvis claimet ikke bliver valideret eller afvist af leverandøren. Efter at claimet er blevet accepteret, kan det stadig blive slettet fra platformen. Dog vil denne sletning blive registreret.

Salg-faneblad Se Claims

1.

2.

3.



Afvis claimsSkulle du opdage en uoverensstemmelse, kan du markere dette som et problemclaim.

»Din handelspartner vil blive gjort opmærksom, hvis du markerer et claim, denne har indtastet, som et problemclaim.

Hvis din handelspartner har markeret dit claim som et problem, skal du gå til ‘Indkøb’ (eller ‘Salg’)-fanebladet og derefter til “Problemclaims” for at se årsagen til problemet og eventuelle yderligere kommentarer fra din handelspartner.

Du kan “Slette” eller “Rette” claimet og genindsende det..

Den automatiske accepteringsperiode vil herefter starte forfra.

Ret Accepterede Claims

Gå til “Accepterede Claims”, vælg claimet og klik på først på “Marker som problem” -knappen.

Gå så til “Problem-Claims”, ret claimet og indsend det.

Din handelspartner vil få besked og skal acceptere claimet igen.

1.

1.

2.

2.

3.

3.

Vælg årsagen til problemet og tilføj yderligere kommentarer til din leverandør for at korrigere uoverenesstemmelsen



Regneark

Download dit regnearke

Gå til “Registrer Claim”-fanebladet og klik på “Download”-knappen ved siden af Step 1 i “Bulk-behandling”-afsnittet

Du kan gemme en blank kopi af regnearket på din computer, så du har nemmere adgang. Dette regneark kan du bruge hver gang du skal indtaste et claim i fremtiden.

1.

2.



Udfyld regnearket

Udfyld alle påkrævede og betingede felter.8 (se Bilag 1)

Æ Faktuaoplysninger: Påkrævede: Leverandørens Certificerings-ID, Transaktionsidentifikator and Claimdato (YYYY-MM-DD)

Æ Varelinjer: Påkrævede: Claim-Type, Beskrivelse, Mængde, Måleenhed Optional: Produkttype

»Art og oprindelsesland er påkrælvede hvis disse forlanges i 5.1.1 or 12.2.1 i FSC CoC standarden, FSC-STD-004.

____________________________________________________8 ‘Produkttype’ er et valgfrit felt, der kan hjælpe med din volumenopgørelse

3.



Indsendelse af regnearket

Gå til det samme “Registrer Claim”-faneblad, som du så tidligere (enten under ‘Indkøb’ eller ‘Salg’)

Klik på “Vælg filer”-knappen ved siden af Step 2 i “Bulk”-afsnittet og vælg dit regneark fra popup-vinduet.

Et grønt vindue vil dukke op og vise, at regnearket er blevet uploadet.

Indsendelse af regneark via e-mail

Alternativt kan du indsende regnearket via e-mail. Vedhæft dit regneark til en e-mail og send denne til e-mailadressen, som du finder i Step 2 i ‘Bulk’-afsnittet9.

Når dine claims er blevet behandlet, vil du modtage en notifikation via e-mail om, at dine claims er blevet registreret korrekt, og du vil blive gjort opmærksom, hvis der er nogle problemer.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9 Et eksempel på regnearks-e-mail-adressen: [email protected]

4.

5.

6.

7.




Rettelse af fejl

Hvis der er blevet uploadet ukorrekte claims, vil du modtage en besked med et link, hvor du kan downloade et nyt regneark, der kun indeholder de ukorrekte linjer fra det uploadede regneark.

Felterne der indeholder fejl vil være fremhævet med orange.

»I dette returnerede regneark var celleformatet i “Claimdato”

blevet ændret til ‘Standard’ af Excel under dataprocessen. Du skal ændre dette format tilbage til ‘Dato’ for at kunne se de korrekte datoer. »Højreklik på cellen → Vælg “Formater Celler” → Vælg “Dato”

Ret de fremhævede fejl og genindsend eller upload filen på ny.

8.

9.

10.



Application programming interface (API)

API-systemet er endnu ikke blevet lanceret, da vores interessenter ikke har efterspurgt denne mulighed. Vores prioritering har derfor været at implementere andre efterspurgte funktioner.

Hvis og når interessenter efterspørger API-systemet, vil vi prioritere dette i vores udviklingsliste (se Bilag 3)



Registrering af ikke-FSC-certificeret materiale

OCP kan nu bruges til at registrere både FSC- og ikke-FSC-køb fra både FSC- og ikke-FSC leverandører. Du kan også registrere ikke-FSC-salg til både FSC- og ikke-FSC-kunder.

Hver bruger bliver automatisk forbundet med en ‘non-certificate holder’ (NCH) Bucket-konto hvorpå ikke-FSC-transaktioner kan registreres:

Registrer ikke-FSC-køb fra en ikke-FSC-leverandør via brugerflade Indtast leverandørens navn og klik på “Registrer Ikke-certificeret Materiale”-knappen

Scroll ned, udfyld formularen og indsend claimet:

Claimet vil automatisk blive accepteret og registreret som “Ucertificeret Materiale” fra “NCH Bucket”-leverandør:

Med din NCH bucket-konto vil du kunne dokumentere FSC-køb over for ikke-FSC-køb til afraportering. Denne funktion kan også bruges til efterlevelse af lovgivning, for eksempel EUTR for ikke-certificerede produkter:

1.

2.

3.



Registrer ikke-FSC-køb fra ikke-FSC-leverandører via regneark

Udfyld regnearksskabelonen, som downloades fra din OCP-konto, og upload dette:

Registrer ikke-FSC-køb fra en FSC-certificeret leverandør:

Brugerflade: Vælg “Ucertificeret Materiale”, når du registrerer købs-claims fra en FSC-leverandør:

Regneark: Indtast “Ucertificeret Materiale” som claim-type i regnearket:

Registrer ikke-FSC-salg til kunder (certificerede og ikke-certificerede)

Gå til “Salg”-fanebladet og følg de samme trin som til registrering af ikke-FSC-køb.

»Hvis du får besked om, at du ikke kan indtaste salgs-claim, skal du anmode om tilladelse fra din kunde.

Leverandør-ID:BUCKT-NCH-000002(for alle ikke-FSC-køb)

Claim-type:Ucertificeret materiale (for alle ikke-FSC-køb)

Ekstra 1:Indtast leverandørens navn

Claim-type:Ucertificeret materiale (for alle ikke-FSC-køb)

1.



Rapportering



VolumenopgørelseOCP kan bruges til at generere en produkttype-volumenopgørelse. Opgørelsen vil automatisk blive skabt udfra alle dine købs-claims og alle salgs-claims, dine kunder registrerer (eller du indtaster på deres vegne).10

»Ovenstående tabel er et eksempel på de data, som OCP kan producere til at hjælpe dig med volumenopgørelser. Arkene i Excel-rapporten giver en fuld liste med verificerede produkter, og sammenfatninger af inputs and outputs udfra produkttype og leverandør. Konvensionsfaktorer kan indtastes ved produkttype, hvis det er relevant.

For at downloade en volumenopgørelse, skal du klikke på “Rapporter”, derefter “Volumenopgørelser”, derefter “Hent Volumenopgørelse”. Klik “OK” for at downloade Excel-arket og gem det på din computer.

_____________________________________________________________________________________10 FSC-STD-40-004_V2-1 Chain of Custody standard: 5.2 Material BalanceFSC-STD-40-004_V3 Draft Revised CoC standard: 5.1–5.3 Material accounting records



Udforsk dine OCP-volumenopgørelserDu kan downloade dine volumenopgørelser i OCP. Overvej at inkludere “produkttype” for hvert claim du indtaster, da dette giver et mere omfattende opgørelsesværktøj.

Tab 1 “Leverandører”: en up-to-date liste over dine OCP-leverandører, som hjælper dig til at imødekomme leverandørvalideringskravet i CoC-standarden.

Tab 2 “Leverandørvolumenopgørelse”: en liste over alle dine FSC-input-claims.

Optimer listen ved at bruge Excel PivotTable

Konverter forskellige måleenheder til én ved at indtaste “Conversion factor to unit x”: Sorter alle efter måleenhed → indtast konversionsfaktorer → alle vil blive konverteret automatisk i kolonne I.

»Du kan ændre ‘måleenhed x’ til den måleenhed du konverterer, f.eks. m3.

1.



Analyser resultater ved at bruge “PivotTable” på dine valg.

For eksempel, få en opgørelse af claim-typer efter produkttype:

Indsæt PivotType → træk ‘Produkttype’ til rækkelabels, ‘Claim-type’ til kolonnelabels, og derefter ‘måleenhed x’ til værdier → sådan!

Tab 3 “Leverandørprodukttype-opgørelse”: en opgørelse af FSC-input efter produkttype.

Tab 4 “Leverandøropgørelse”: en opgørelse af FSC-input per leverandør, der hjælper dig til at identificere dine nøgle-FSC-leverandører.

Tab 5 “Leverandørprodukttyper”: en liste over dine leverandørprodukttyper.

Tab 6 “Kunder”: en liste over dine OCP-kunder.

Tab 7 “Kundevolumenopgørelse”: en liste over alle dine FSC-salg, som hjælper med at imødekomme 6.1.3 i den reviderede CoC-standard.

Tab 8 “Kundeprodukttype-opgørelse”: dine FSC-salg efter produkttype.

Tab 9 “Kundeopgørelse”: en opgørelse over dine FSC-salg per kunde, der hjælper dig med at identificere dine nøgle-FSC-kunder.

Tab 10 “Kundeprodukttyper”: en liste over dine kunders produkttyper.

2.



Etabler materialeregnskabsregistreringerKonverter alle FSC-inputmængder til outputmængder i Tab 2 ved at tilføje en kolonne til indtastning af konversionsfaktorer..

Opbyg din regnskabsregistrering og sammenlign FSC-input og -output.

»Dette vil hjælpe dig med at imødekomme CoC-krav11 og gøre dine FSC CoC audits hurtigere.

____________________________________________________________________________11 FSC-STD-40-004_V2-1 Chain of Custody standard: 5.2 Material BalanceFSC-STD-40-004_V3 Draft Revised CoC standard: 5.2 Material accounting records

Konverter dine FSC-inputmængder til mængden af det endelige produkt her

1.

2.



Oprindelsesrapport (funktion under udvikling)Art og oprindelsesland skal registreres i OCP, når du bringer nyt træ ind i FSC-leverandørkæden. Dette betyder, at du skal indtaste denne information, hvis du køber af en FM/CoC eller CW/FM certifikatholder12 eller af en leverandør med en Controlled Wood-risikovurdering, som har solgt dig et produkt, der indeholder træ fra dennes risikovurdering.

Alle produkter med FSC-claims bliver registreret i OCP, så det er muligt at levere information vedrørende ‘alle potentielle oprindelseslande’ og ‘alle potentielle arter’, der kan være i et produkt.

»Dette sker uden, at du eller dine kunder kan se den fulde leverandørkæde. »Sådanne rapporter vil hjælpe dig med at overholde handelsregulationer13.

For at downloade et case study af Oprindelsesrapporter, klik på “Rapporter”, derefter “Oprindelsesrapporter”, derefter “Hent oprindelsesrapport” for at downloade.

»Dette case study viser, hvad der forventes at blive afdækket af oprindelsesrapporten. »Klik på “Gå tilbage” for at komme tilbage til OCP-kontoen.

_________________________________12 FM står for forest management og CW står for controlled wood.13 Inklusive European Union Timber Regulation, Lacy Act etc.



Claims med flagDu kan finde Claims med flag som et punkt i ‘Se Claims’-fanebladet for køb og salg. Her kan du se accepterede claims, der muligvis falder uden for leverandørers certifikatscope.14

Et sådan claim er et claim, der er blever indtastet i OCP, men som ikke er inden for rammerne af leverandørens certificering på datoen, hvor claimet blev lavet (baseret på rammebetingelserne angivet for denne certifkatindehaver i info.fsc.org).

Følgende definerer reglerne for claims med flag (dvs. er uden for certifikatets scope).

• Claim-datoen falder uden for startdatoen og slutdatoen på certifikatet.• Certifikatet er suspenderet på claim-datoen/claim-datoperioden.• Den valgte produkttype er ikke på certifikatet (produkttype er valgfri).• Den valgte claim-type er ikke nævnt på certifikatet.• Den valgte claim-type er ikke på certifikatet for den valgte produkttype.• Den valgte art er ikke på certifikatet.• Den valgte art er ikke på certifikatet for den valgte produkttype.

____________________________________________________14 FSC-STD-40-004_V3 Draft Revised CoC standard: 1.6 Control of nonconforming products (partially fulfilled)



Eksempel:Din leverandør claimede “FSC Mix 70%” på en transaktion for et specifikt produkt, men leverandøren var ikke certificeret til at sælge dette produkt med et “FSC Mix”-claim. Hvis du indtaster claimet som “FSC Mix” baseret på fakturaen fra leverandøren, og leverandøren accepterer dette, vil claimet optræde i Claims med flag-fanebladet under “Se Claims”.

Du valgte “Claim-Type” til at være “FSC Mix”, hvilket er uden for rammerne af leverandørens certificering:

»OCP vil påminde dig, hvis claim-type, produkttype eller art er uden for certifikatet, når du indtaster dit claim. Klik på “OK” for at fortsætte, og du kan stadig indsende claimet.

Når din leverandør accepterer claimer, vil denne få en orange advarsel om at dette claim er “uden for certifikatets scope”:

“Uden scope”-advarsel

“Claims med flag”-advarsel

1.

2.



Leverandøren kan klikke på “Claims med flag” og finde dette claim.

»Hvis leverandøren vælger at “Rette” claimet, korrigere alle problematiske claims og genindsende claimet, vil claimet bliver flyttet til “Afventende”-fanebladetab, og leverandøren skal acceptere igen. »Du, som kunde, vil modtage en meddelelse om ændringen. »Hvis leverandøren klikker på “Ret” men ikke gør noget, vil claimet blive flyttet til “Problemclaims“. Herefter kan enten du eller leverandøren rette claimet og genindsende dette.

Klik for at se detaljer

3.



Administration



Side-administrationHvis du er logget ind som administrator for din organisation eller site/enhed, så klik på ‘Admin’-linket fra administrationsskærmen, hvor du vil have mulighed for at:

• se dine sites/enheder, som er knyttet til din konto• se de brugere, som er knyttet til kontoen på tværs af alle dine sites/enheder• tilføje en ny OCP-administrator til ethvert site/enhed, som er knyttet til CH-kontoen• tilføje en ny OCP-bruger til ethvert site/enhed, som er knyttet til certifikatindehaverens konto • ændre en OCP-administrators status til OCP-bruger for ethvert site/enhed, som tilhører

kontoen• ændre en OCP-brugers status til OCP-administrator for ethvert site/enhed, som tilhører

kontoen• deaktiviere OCP-brugere Klik på ‘Exit Site Admin’ for at gå til claim-siden.

1.

2.



Administration af adgangskoder Klik på “Glemt adgangskode” på loginsiden.

Angiv den e-mailadresse, som du har brugt til at registrere dig på OCP, klik på “Nulstil”.

1.

2.



Du vil nu modtage en e-mail.

Klik på linket for at nulstille din adgangskode.

Klik på linket for at nulstille dit password.

3.

4.



Ændring af OCP-sprog

Gå til “Din konto”:

Vælg “Rediger” ved “Sprogoplysninger”:

Vælg det sprog, som du ønsker.

1.

2.

3.



Hvis sproget ikke ændrer sig på den aktuelle side, så genindlæs siden eller åben siden i en ny fane.

4.



Få hjælp



Hvor kan jeg få hjælp?

OCP-support er tilgængelig via OCP Help website: ocp-help.fsc.org

Derfra har du adgang til et bibliotek med support-dokumenter, -videoer, guides og ofte stillede spørgsmål.Hvis du ikke kan finde svaret på dit spørgsmål i denne vidensbase, kan du også henvende dig til supporttemaet via en billet.

Hvad er en billet?Når du indsender en anmodning om hjælp til supportteamet, betegnes det som en billet. Din billet vil blive overdraget til den person, som er bedst egnet til at besvare dit spørgsmål. Support-personen vil besvare din billet via e-mail.

Hvordan sender jeg en billet?For at indsende en billet til supporttemaet kan du:

• bruge OCP Help website, som er beskrevet herover, eller• sende en e-mail til [email protected], eller• klikke på Help i OCP og beskrive dit spørgsmål.

»Engelsk er det fortrukne sprog i forbindelse med support-billetter. Spørgsmål, som er udformet i andre sprog, ydes der også support til, men de kan resultere i længere svartid.

https://ocphelp.zendesk.com/home




Guide til indsendelse af en billet

Angiv organisationsnavn og certifikatkode.

Sørg for, at du kan genskabe problemet.

Giv en kort beskrivelse:

• Vær specifik omkring problemet• Beskriv, hvad du forsøgte at gøre, hvad der gik galt og hvor problemmet opstod, for

eksempel: “Kl. 10.00, 03/08/2013, da jeg ville angive et claim fra min leverandør XYZ, var det ikke muligt at vælge FSC 100% i Claim Type-listen.”

Giv instruktioner om, hvordan problemet kan reproduceres.

• Angiv en detajleret skridt-for-skridt beskrivelse, så supportteamet kan

genskabe problemet.• Hvis du modtager en fejlmeddelelse, så indkluder teksten i beskeden.• Hvis det er muligt, så inkluder skærmbilleder.• Hvis det er muligt, så inkluder al den data, som du har indtastet i felterne.• Hvis det er muligt, så angiv det operativsystem, den browser og den software, som du

bruger.

Ved at give os disse informationer vil du fremskynde processen i forhold til at få problemet løst.

1.

3.2.

4.



Bilag 1: Datafelter

Felt Krav Data Gyldige inputs Vejledning

Certifikat ID Obligatorisk Certifikatsindehaverens kode (din leverandør eller kundes)

Din leverandørs (eller kundes) gyldige CoC/FM-certifikatkode.

Bør angives på alle salgsdokumenter.

Transaktion-identifikation

Obligatorisk Enhver kode eller nummer, som kan bruges til entydigt at identificere salgdokumentet.

Dette felt er en fritekst, som accepterer ethvert input.

Dvs. faktura #, følgeseddel #

Claimdato Obligatorisk Datoen på salgsdokumentet svarende til claimet.

UI: dropdown-udvælgelseSSP: YYYY-MM-DD

Claimtype Obligatorisk FSC-claimet, som er lavet på salgsdokumentet.

FSC 100%, FSC Mix, FSC Mix Credit, FSC Recycled, FSC Recycled Credit, FSC Controlled Wood.

UI: valgt fra en dropdown-menu SSP: kræver en gyldig claimtype, der skal indtastes.

Procentclaim Betinget:påkrævet, når claimtype er en procentdel

Bruges til at angive procentværdien i claimet, når claimtypen er en procentdel. For eksempel FSC Mix 70%

Numerisk værdi mellem 1 og 99 (100 er acceptabelt for FSC Recycled, men ikke FSC Mix).

Kun indtate den numeriske værdi. Må ikke indeholde symbolet “%”

Arter Betinget:Obligatorisk, når det kræves i 5.1.1 eller 12.2.1 i FSC-STD-40- 004

Det latinske navn på de arter, som er anført for claimet.

Det latinske navn på enhver træart, som er udvalgt fra lister eller søgninger.

UI: dropdown-udvælgelseSSP: et korrekt artnavn skal indtastes fra listen eller leverandørinformation.

Lande Betinget:Obligatorisk, når det kræves i 5.1.1 eller 12.2.1 i FSC-STD-40- 004

Land, hvorfra fibrene i claimet stammer fra.

Navnet på landet skal vælges fra ISO-landelisten.

UI: dropdown-udvælgelseSSP: Korrekt landnavn skal indtastes. Ressource: ISO-landelisten

Produkttype Valgfri Produkttypen, som er klassificeret af FSC.

En gyldigt produkttype fra FSC-produkttypeklassificeringen. For eksempel W1.1Roundwood (logs).

UI: dropdown-udvælgelseSSP: Den fulde produkttype-kode og -navn skal indtastes.Ressource: FSC-STD-40004a

Beskrivelse Obligatorisk En beskrivelse af produktet. Dette felt er en fritekst, som accepterer ethvert input.

Brug beskrivelsen fra transaktions-dokumenterne.

Mængde Obligatorisk Den samlede mængde af hver vare. Numerisk værdi:0 < 9,999,999.9999999

Indtast kun den numeriske værdi.

Enheder Obligatorisk Enheden, hvorved produktet måles. M, m2, m3, mbf, l, varer, lb, kg, tons

Hvis ingen af de gyldige indput matcher dine enheder, så brug “varer” og inkluder de faktiske enheder i beskrivelsen.

Ekstra 1,2,3 Valgfri Eventuelle andre oplysninger, der skal registeres for claimet.

Fri tekst. N.A.

http://www.iso.org/iso/country_codes/iso_3166_code_lists/country_names_and_code_elements.htm

https://ic.fsc.org/download.fsc-std-40-004a-v2-0-en-fsc-product-classification.a-706.pdf

https://ic.fsc.org/download.fsc-std-40-004a-v2-0-en-fsc-product-classification.a-706.pdf



Bilag 2: Kommende funktioner

OCP vokser, forandrer sig og bliver bedre og bedre. FSC har en udviklingsplan for nye funktioner. Du er velkommen til at foreslå, hvad der er vigtigt for dig og indsende dine kommentarer til [email protected]

Application programming interface (API)

API er en mekanisme, der tillader direkte integration af it-systemer til OCP-systemet. Krav sendes over internettet i JOSON-format. API-nøgler vil blive udstedt til enhver organisation, der anmoder om at bruge systemet, når funktionen er udviklet.

Oprindelig rapport

Arter og hugstlande skal registeres i OCP, når du bringer nyt træ ind i FSC-forsyningskæden. Det betyder, at du skal indtaste oplysningerne, hvis du køber fra FM/CoC- eller CW/FM-certifikatholder eller en leverandør med Controlled Wood Risk Assesment, som har solgt dig et produkt, der indeholder træ fra deres risikovurdering.

Alle produkter med FSC-claim skal registreres i OCP, så det er muligt at give oplysninger om “alle mulige hugstlande” og “alle mulige arter”, som kunne indgå i et produkt.

»Det sker uden, at du eller din kunde er i stand til at se den fulde forsyningskæde. »Disse rapporter vil hjælpe med at overholde handelreguleringen15.

Klik på “Reports”, derefter “Origin Report” og derefter “Get Origin Report” for at downloade rapporten.

__________________________15 Inklusiv EUTR, Lacy Act etc.


OCP-brugermanualVælg jeres virksomhed/organisation fra resultatlisten. Hvis du ikke kan finde jeres...

Documents

Transcript of OCP-brugermanualVælg jeres virksomhed/organisation fra resultatlisten. Hvis du ikke kan finde jeres...