Optimer din virksomhed

Medarbejdernes afgørende rolle i informationshåndteringen

FORBEDRDIN VIRKSOMHED

OPTIMÉR

"I den verden vi lever i i dag er der fare for, at folk drukner i information, men

eftersom de har lært, at information er nyttig, er de villige til at drukne mere,

end de burde.

Hvis de kunne administrere al information, ville de slet ikke behøve

drukne."

IDRIES SHAH, REFLECTIONS

MEDARBEJDERNES AFGØRENDE ROLLE I INFORMATIONSHÅNDTERINGEN

af verdens data skabt inden for de seneste to år.

Faktisk blev

90 %

Der har aldrig været mere information i verden, end der er lige nu.


Men i takt med at mængden af information er vokset, har vi færre folk til at bearbejde den...

... med bibliotekarer, arkivarer og kontor- personale, der erstattes af teknologi som f.eks. computere, printere, kopimaskiner, smartphones osv.


Engang bestod udfordringen i at indsamle information...


Nu er udfordringen, hvordan man får noget ud af

de store informationsmængder, som vi indsamler.


Næsten halvdelen af medarbejderne mener, at deres virksomhed ikke er så produktiv, som den

kunne være, fordi informationshåndteringen ikke er effektiv nok.


Næsten halvdelen af medarbejderne mener, at deres virksomhed ikke er så produktiv, som den

kunne være, fordi informationshåndteringen ikke er effektiv nok.

OG DE HAR RET


Manglende ensartethed fører til utilstrækkelige resultater eller til, at gamle data forsvinder.



Og det bremser medarbejderne.


minutter om dagen på at lede efter gamle dokumenter.

De mister i gennemsnit

25




Det påvirker i sidste ende deres evne til at servicere

kunderne



minutter om dagen på at lede efter gamle dokumenter.

De mister i gennemsnit

25MEDARBEJDERNES AFGØRENDE ROLLE I INFORMATIONSHÅNDTERINGEN

Alle de fejl kan undgås...

Så hvad er det, der går galt?


God informationshåndtering

handler om to ting:

PEOPLE

PROCESSES


PEOPLE

PROCESSES

Dårlig informationshåndtering skyldes fejl ved én eller begge faktorer.

PEOPLEPROCESSES

PEOPLE

PROCESSES


Men det er et symbiotisk forhold.

PEOPLE

PROCESSESPEOPLE

PROCESSESMedarbejderne skal lære at sætte pris på de eksisterende procedurer...

... og procedurerne skal være nyttige og intuitive, så det kan lade sig gøre.


En dygtig IT-chef investerer i begge dele.

PEOPLE

PROCESSESPEOPLE

PROCESSES


Tænk på det system, I anvender til at

lagre og gemme dokumenter.

Holder I jer altid til det?

Har I overhovedet et system?


Tænk på medarbejderne.

Gemmer de filerne på en ensartet måde?

Hvordan er dit system i forhold til deres?


Virksomhedens oplysninger er kun værdifulde, hvis de anvendes effektivt.

Det nytter ikke noget, hvis de ikke opdateres eller ikke er til at finde.


Teknologi er til for at hjælpe, men...


af alle medarbejdere indrømmer, at de ikke ved, hvordan man

bruger virksomhedens teknologi effektivt. Det gælder også,

hvorvidt de ved, hvordan man håndterer virksomhedens

informationer.

...VIDSTE DU, AT 50 %


Det lyder som spild af teknologisk

investering...... og spild

af penge.


Det er ikke nok blot at forsyne medarbejderne med det rette udstyr.Og medarbejderne burde ikke skulle træne sig selv.


Undgå at være blandt de

Især da medarbejderne mener, at det faktisk er deres arbejdsgivers ansvar at give dem de fornødne kurser.

48 %af IT-chefer, der mener, at medarbejderne har ansvaret for deres egne teknologiske kompetencer.


IT-chefer bør se kurser og træning som en investering på linje med en softwareopgradering.Udgifter til ny teknologi er spild af penge, hvis ingen forstår at bruge teknologien på en effektiv måde.


Men det er mere end blot praktiske færdigheder...

... indgangsvinklen til informations-håndtering er lige så vigtig.


Det er afgørende, at man viser

medarbejderne forbindelsen mellem

information og rentabilitet.


Der er p.t.

Men kurser i informationshåndtering reducerer det tal til

50 %af medarbejderne, der ikke kan se forbindelsen mellem de informationer, de bearbejder, og virksomhedens evne til at tjene penge.

20 %MEDARBEJDERNES AFGØRENDE ROLLE I INFORMATIONSHÅNDTERINGEN

Det betyder, at færre medarbejdere spilder

deres data og din virksomheds tid.


Men selv de mest uddannede og trænede medarbejdere kan intet udrette, hvis ikke der er simple og standardiserede procedurer på plads.


En god IT-chef forstår, at struktur og standardisering er nøglen til hurtig

informationsbearbejdning og -deling...


En fantastisk IT-chef uddanner medarbejdere til også at forstå dette.


Halvdelen af medarbejderne tror ikke, at deres organisations datalagring er effektiv nok......så de bruger deres egne enheder.

50 %


Det er oplysninger, som du har betalt dem for at indsamle og lagre.

Men de er ikke tilgængelige for dig og medarbejderne, for de er gemt uden for jeres system.Det er penge ud af vinduet!


Og problemet bliver kun værre, når BYOD-teknologi betyder, at der er flere og flere lagringsenheder i spil – enheder, som slutbrugeren styrer.


IT-chefens opgave er at gøre virksomhedens procedurer så brugervenlige som muligt...

... så selv den stædigste medarbejder kan bruge dem.


TIPS TIL IT-CHEFEN

TOP


LYT TIL MEDARBEJDERNE

Opdag, hvad der irriterer dem ved processerne, og lav ændringer.


UDDAN DINE MEDARBEJDERE

Lad ikke mangel på uddannelse sætte en stopper for informations-håndteringen, og lad ikke manglende compliance forhindre genfinding af dokumenter.


STANDARDISÉRTre fjerdedele af alle de informationer, som medarbejderne skal bearbejde, er digitale.Skab konsistente procedurer for send, gem og genfinding for at undgå forvirring.

75 %


FRAGMENTERING SKABER KOMPLIKATIONER

Uanset, hvor smarte dine protokoller er, vil nogle medarbejdere stadig mene, at de ved bedre, og Bring Your Own Device (BYOD) bliver til Manage Your Own Data.Sæt en stopper for det – inden virksomhedens data bliver til en uoverskuelig opgave!


INFORMATIONS- HÅNDTERINGEN ER FAST ARBEJDE

At implementere nye procedurer er én ting - det vigtigste er at vedligeholde dem.En fantastisk IT-chef gør det til en del af virksomhedskulturen at overholde dem, så nye medarbejdere ikke får dårlige vaner. MEDARBEJDERNES AFGØRENDE ROLLE I INFORMATIONSHÅNDTERINGEN

OG SØRG FOR AT DE OVERHOLDER DEM.

Træn medarbejdere i mere effektive arbejdsmetoder.

Hjælp dem med at forstå, hvor vigtige processer er.


Optimer din virksomhed

Business

Transcript of Optimer din virksomhed