Møteinnkalling

Utvalg: Kvænangen kommunestyre Møtested: Kommunehuset Dato: 12.02.2018 Tidspunkt: 17:00

Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 77 88 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Burfjord 02.02.2018 Eirik Losnegaard Mevik Ordfører Dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ingen originalunderskrift.

Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr

PS 1/18 Oversendelse av vedtak fra kontrollutvalget 2014/5

Kvænangen kommune Arkivsaknr: 2014/5 -19

Arkiv: 243

Saksbehandler: Bjørn H. Wikasteen

Dato: 02.02.2018

Saksfremlegg

Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 1/18 Kvænangen kommunestyre 12.02.2018

Oversendelse av vedtak fra kontrollutvalget

Henvisning til lovverk:

Vedlegg 1 Vedlegg

Kontrollutvalgets innstilling

1. Kontrollutvalget varsler kommunestyret om at administrasjonssjefens manglende oppfølging av saker fra kontrollutvalget over tid har medført at kommunestyrets kontrollorgan ikke lenger kan ivareta de kontrolloppgaver som følger av krav i lov og forskrift.

2. Kontrollutvalget vil særlig fremheve at det foreligger manglende oppfølgning av

nummererte revisjonsbrev samt uteblitt svar i saker hvor kommunestyret særskilt har pålagt administrasjonssjefen å svare kontrollutvalget innen angitt frist.

3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for snarlig oppfølgning. Saken

fremmes med åpen innstilling.

Saksopplysninger Viser til vedlegg.

Post Kvænangen

Fra: Bjørn Halvor Wikasteen <bhw@k-sek.no>Sendt: 9. januar 2018 12:00Til: Post KvænangenKopi: Eirik Losnegaard MevikEmne: Sak til kommunestyret v/ ordfører fra kontrollutvalgetVedlegg: 201 801091 1 5859664. pdf

viktighet: Høy «-

Brevet er også sendt per post.

Sakens dokumenter er offentlige. K-Sekretariatet minner om at selv om sakens dokumenter er offentlige må

ordfører vurdere om møtet som skal behandle saken må lukkes etter reglene i kommunelovens § 31 nr. 3.

Med vennlig hilsen

Bjørn H. Wikasteen

Seniorrådgiver

«i "-ml;vr_>n=rI:1l~‘=. ?l’."*~

9w.I.1rJt'~-.-.r». F-‘r;\.l!‘u»i-W. *7‘l;.U(.l4 ‘)?‘Jh '1”l'runr,c:

.flvnøl '~..mr4='.w L"-\.«lIm‘.lu1w=, ".-Ir.u:‘rJ\/P,;,a‘,¢?I‘t IR. itum-ata

W 777 88043

Nlnl_)i£: 459 60 475

F. mm. bhw@k—sek.no

www.k-sek.no

K~Sekretorio1e1

1

K-Sekretariatet Kvænangen kommunev/ ordfører Eirik L. Mevík

9 I 6 I Burfjord

Deresref.: Saksbeh.: Bjom H. Wikasleen Telefon: Dato:

Vår ref.: ll l8-429.5.5 E~postadr.: bhw@k-sek.no 777 88043 9. I .20 l 8

OVERSENDELSE AV VEDTAK FRA KONTROLLUTVALGET - SAK TILKOMMUNESTYRET

Kontrollutvalget har i møte 28.11.2017 protokoller: følgende:

Sak 29/17OPPFØLGNING SAK 23/17 -- MANGLENDE SVAR FRA RÅDMANN

Innstilling:

l . Kontrollutvalget varsler komnlzmestyrei om at administrasjonssjefens rnanglendeoppfølgning av saker' fla kontrollutvalget over tid har nzedfort at kommzmeslyretskontrollorgan ikke lenger kan ivareta de kontrolloppgatfer som følger av krav i lov —og finskrifl.

2. Kontrollutvalget vil særlig fienzheve at det fiJreligger manglende oppfølgning avntmttnererte revisjonsbrev samt uteblir! svar i saker hvor konzmunestyret særskilt harpålagt administrasjonssjefen å svare kontrollutvalget innen angitt fiist.

3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for snarlig oppfølgning. Sakenflerrznzes med åpen innstilling.

Behandling:Enstemmig vedtatt.

Vedtak:

1. Kontrollutvalget varsler kommunestyret om at adtzzinistrasjonsfiekns manglendeoppfølgning av saker fra kontrollutvalget over tid har nteafart at konnmtnestyretskontrollorgan ikke lenger kan ivareta de kontrolloppgatfet' som følger av krav i lov-ogforskrifi.

Postadresse: llovedkontor: Avdelingskontor: Avdelingskontor: Avdelingskontor: Organisasjonsnr:K-Sckrctarialet IKS Fylkeshuset Postmottak Fossen clo Lenvik kommune 988 064 920Postboks 6600 Slrnndvn. I3, TROMSØ 9479 HARSTAD 9144 SAMUELSBERG 9306 FINNSNES9296 TROMSØ Tlf. 77 78 80 43 Tlf. 77 02 61 66 Tlf. 77 71 61 14 Tlf. 77 81 10 65

2

2. Kontrollutvalget vil særlig fiefnheve at det fin-eligger manglende oppfølgning avmmmzererfe rev1'.sy'onsbrev samt uteblítt svar i saker hvor kommzmeslyret særskilt harpålagt administrasjonssjefen å svare kontrollutvalget innen angitt fiisl.

3. Kontrollutvalget oversender' saken til korfmntnestyret for snarlig appfiavlgning. Sakenfieztzttzes med åpen innstilling

Utslcri/lfia Saksprotokoll sendt 4. desember 201 7 til:

- Kvænangen kommzme v/ ora]fm'er- Kvænangen karmmme. v/ administrasjonssjefen- KomRev NORD v/ 'oppdragsansivarlig fa;'vaImirIgsrevisor og regnskapsrevísor

åfllfllf*

Saken oversendes for videre oppfølgning i kommunestyret i tråd med vedtakets pkt. 3.

Særutskrift ble sendt administrasjonssjefen den 4.12.2017 med frist for merknader føroversendelse til 22.12.2017. Saken har således vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelseetter kommunelovens § 77 nr. 6. Rådmannen har ikk; benyttet seg av retten til å gi merknader.Fremleggelsen er ubesvart.

Kontrollutvalget ønsker at kontrollutvalgets leder eventuelt med bistand fra K-Sekretariatet gismulighet for en kort muntlig redegjørelse, og at det settes av tid til en slik presentasjon.

Saksfremlegg sak 29/ l 7 vedlegges og bes følge saken.

i,

i

K-Sekretoriotet

Utvalg: Saksnummer: Møtedato: Saksbehandler:

KontrollutvalgetiKvænangen 29/2017 28.11.2017 Bjørn H. Wikasteenkommune

MAN GLENDE FREMDRIFT OG OPPFØLGNIN G AV SAKER AVADMINISTRASJONSSJEF EN — VARSEL/ OVERSENDELSE TILKOMMUNESTYRET'

Innstilling tilv e d t a k:

I. Kontrollutvalget var-sier kommunestyret om at administrasjonssjefens tnanglendeoppfølgning av sakerfla kontrollutvalget over tid har medfarl at konunzmestyretskontrollorygan ikke lenger kan ivareta de kantrolloppgaver som fialger av krav i lov —ogforskriji.

2. Korztrollzrtvalget vil særlig fleuzheve at del foreligger nzangletule oppfølgning avnummererte revisjonsbrev samt utebl i tt svar i saker hvor kommzmestyret særskilt harpålagt administrasjonssjefen å svare kontrollutvalget innen angitt fi-ist.

3. Kontrollutvalget oversender' .saken til konmzunestyret for snarlig oppfølgning. Saken

fremmes med åpen imzstilling

Saken gjelder:

Manglende svar fra administrasjonssjefen over tid i saker som behandles i kontrollutvalget.

Vedlegg til saken:A: Trykte vedlegg:I. Særutskrift av sak 23/17 sendt administrasjonssjefen den 3.10.2017 med frist 1.11.2017.2. Purring på svar sendt administrasjonssjefen. 8.11.2017.

B: Utrykte vedlegg:

Sak 19/17 og 23/17.

Saksutredning:

Kontrollutvalget traff i ekstraordinært møte den 24. august 2017 i sak 19/17 slikt vedtak:

K-Sekretariatet bes fremme en sak til neste :note med oversikt over saker / forespørslerfra kontrollutvalget som er sendt til administrasjonen hvor utvalget enten mangle!‘ svar

(__,

f.

2

eller har fått orange/fullt svar. Videre om .saker hvor kommuneslyref har bedtadnzinzírtrctsjonetr svare konirol/zltvctlget og hvor svar ikke er gitt.

Saken ble fulgt opp i møte 28. september 2017 i sak 23/ 1 7 hvor det ble tmffet slikt vedtak:

I. Korm'aiIntvaIget_/inner at :trang/ende oppfølgning og .svarfla administrasionssjefin eretter hvert blitt et alvorlig problem forfierndrtfietz z' :ttvalgets Iovgøålagte/com‘raIIarbez'd.

2. Komroilulvalgef ber om en .r/rrjfilig redegíøre/sefin administrasjorzssjqfizn om når.svar kan påregnes i de Salter som _fieingfir' av saksfietzzlegg.

3. Kontrollutvalget ber om s/crifllig redegjørelse innen 1.11.20! 7.

Etter nrøtet ble saemtskrift av vedtak i sak 23/17 oversendt administrasjonssjefen en med fristfor svar innen 1.1 1.2017. Påminnelse om fristoversittelsen ble sendt den 8.11.2017. Beggeubesvart.

Som det frezngikk av saksfremlegg i sak 23/17 så har ikke sekretariatet fått noe skriftlig svarfra administrasjonssjefen som er registrert i postjournalen til K-Sekretariatet siden 27.7.2015.

Administrasjonssjefen en har heller ikke kontaktet sekretariatet på annen måte.

Oversikt over saker:

SAKPS 51/15 Forv.

Revisjonsrapport«Barnevern»Revisjonsbrev m' 16(2014)MisligholdssakKU sak 23/16

Adm. sjefensintemkontroll

KU sak 28/16

Refinansiering avlån i lånefondetKommunestyresak5 8/ 1 6

LSak 9/17Forv. revisjon«Saksbehandling og

oppfølgning avvedtak i Nærings,låne og utv. fond»

OVERSENDTBehandlet i

kommunestyret21 . 1 0.201 5

Sendt fra KU

9 .9 .201 6

Oversendt

administrasjonssjefen8. 9.201 6

25.4.2016

20.2.2017

FRIST31.3.2016

Kommunestyret påla

adm. sjef å svareinnen 31.1.2017

Kommunestyret pâlaadm.sjef å svareinnen 31 .1.2017

6.5.2016.

30.6.2017

KommentarMangler svar påoppfølgning av tiltak oganbefalinger. Intet svar.

Saken er svært gammel.Fare for foreldelse, ogtap for kommxmen. Intet

svar.

KU har bedtadministrasjonssjefendokumentere atintemkontrollen ikommunen er i samsvarmed kommunelovens

krav. Intet svar.Kommunestyret har bedt

adnnsjef svare KU. IntetSVRY.

J

Saken gjelder áoppfølgning avforvaltningsrevisjon avvedtak i nærings, låne ogulv. fond. Intet svar.

f.

\.

3

Sak 2/ 17 fra KU 20.2.2017 28.2.2017 Putting På Sflkfif- WetSvar vedr sak Svar'PS51/15 og P 88/16

KU 13/17 Rev. brev 26.5.2017 30.6.2017 Revisfir Og KU be!‘ 0m18 (om svar på spørsmål lcnyttet

årsregnskapet 2016) for 2016'

Sekretariatets vurdering:

Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg og er kommunestyrets redskap for demokratisk tilsynog kontroll for âsikre at den kommunale virksomheten skjer på en kostnadseffektiv ogkvalitetsmessig god rnâte — i tråd med gjeldene lover og regler, og kontmunenes egne planerog vedtak.

Konnnuneloveris § 77 nr. 6 lyder:Kontrollutvalget skal rapportere resrzítateføe av sitt arbeid til kommzmestyrer eller fylkestinget.For en sak rapporteres' til kormnunestyrer eller fylkestinget skal den ha vært forelagt

aclminístrctsjonssjefrzn til uttalelse.

Kontrollutvalget er altså kommunestyrets kontrollorgan, og er på ingen måte underlagt den

kormnunale administrasjon. Administrasjonssjefen en har følgelig ingen instruksjonsmyndighetover verken kontrollutvalget eller dets sekretariat. Kontrollutvalgets oppgave er å føre kontrollmed den konimunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, som har det overordnede ogtotale kontrollansvaret etter kommunelovens § 76. Kontrollutvalget forutsettes å væreuavhengig av kommunens administrasjon og alle andre folkevalgte organ enn kommunestyretselv.

For å kunne gjennomføre de kontrolloppgaver som lovgiver har lagt til kontrollutvalgetforutsetter dette at administrasjonen i kommunen saniarbeider med utvalget og bringer til veie

de opplysninger og svar som kreves før vedtak treffes. Det følger av forvaltningslovens reglerat en sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Det gjelder videre også kravom hurtighet og effektivitet i saksbehandlingen. I tillegg utfylles forvaltningsloven av såkaltealminnelige forvaltningsrettslige prinsipper. Administrasjonssjefen ens inanglendeoppfølgning av saker er ikke i samsvar med disse grunnprinsipper samt regler om godforvaltningsskikk.

Postjournal for Kåekretariatet IKS viser at det ikke er registrert noen inngående brev fraadministrasjonssjefen en i Kvænangen kommune verken 2016 eller hittil i 2017. Siste svar fraadministrasjonssjefen en er registrert i den 27.7.2015.

Det faktum at kontrollutvalgets saker over lengere tid har stoppet opp hosadministrasjonssjefen ~ som følge av manglende svar- er ikke bare til skade for en forsvarligfremdrift, men også til hinder for oppfyllelse og utførelse av det påse- og kontrollaiisvat'utvalget har etter konnnuneloven og kontrollutvalgsforskríften overfor kommunestyret. Det er

et lovstridig forhold.

l

l

4

Sekretariatet vil særlig fremheve at det foreligger :manglende svar i to nummererte brev frarevisjonen. Et nummerert brev fra revisjonen sendes ut av kommunens revisor dersom hanmener det foreligger et avvik som krever særskilt oppfølgning og svar. Det foreligger risikofor at koinmunen kan lide tap som folge av manglende oppfølgning. I tillegg foreligger enrekke saker livor kommunestyret - etter begjæring fra kontrollutvalget - har pålagtadministrasjonssjefen en å svare kontrollutvalget innen angitt frist. Heller ikke dette .eretterkommet.

Det er flere saker som gjelder oppfølgning av 'tidligere forvaltningsrevisjoner. Det er sløsingmed offentlige midler dersom kommunen gjennomfører ressurskrevende undersøkelser somsenere stopper opp som følge av manglende svar fra administrasjonssjefen.

Situasjonen er alvorlig og kommunestyret må som øverste myndighet i kommunen ta tak isaken, og finne en snarlig løsning. Slik situasjonen er iiå kan ikke kontrollutvalget gjennomførede oppgaver som kommunestyret har bedt om, og som lovgiver har nedfelt som plikter etterkommuneloven.

Når en sak oversendes til konnnunestyret har administrasjonssjefen etter kommunelovens § 77nr. 6 rett til å få saken «forelagt til uttalelse» før oversendelse til kommunestyret. Formålet meddenne bestemmelsen er både å ivareta behovet for kontroll av de faktiske forholdkontrollutvalget bygger sin behandling på og å ivareta hensynet til kontradiksjon.

Saken foreslås oversendt til kommunestyret uten innstilling til vedtak. Det er kommunestyretsom øverste myndighet i konununen son-nnå ta tak i saken, og finne en løsning.

Tro ø, 20 11.2017

H. WikasteenSeniorrådgiver

f,

0.:

K+Sekretariatet Kyagnanxggn komn11_m_x=_':‘vi adixxiziistifisjbnssjefexx9‘1'611'BU.1§F.J0RD ‘

D'¢re_§61'ef_: '_V,fi_1_-_ _ fisgkglieignnrçlggríg '1‘_e.l_eI‘«-:u'u':__ jpntoz _22/17-429.15’ Hjom H. Wikasleeu 777 88043 .3...l(l.20.l7

E:li.tis_t:. bI:\5'@k-sékxnd

OVERSENDELSE, AV YEDTAIC KONTROLLUTVALGET -'KVz_?EN§‘ANGEN' KOMMUNE:

Ko11trolIiItva_iget'ha'1- í 111.616 2-8.9.2017 p1:of0jk'qIig1t-falgendg:

S_al<.23_/l“7 _ _ W _' _ _ _OG OPPFØIÁGNING AV -SAKER

Koitlitollillmlgef yer? møteleder besfzlllelå (liàsfle liliikilgg av nIi?Jfe_-fbl‘ lttkkgde-a'.w'er‘j}_.'1rozII1z1II.I'=_.e.Imvezav§ -31:1‘ m: -.1.

Sdkiéll ofiizlzgijjiifei-igdmihi.s€r:‘;r.gforz.tryqfiém o1J1zfalgm'1;g '(:_v',,s-§rl(e:‘-qg'z,r(fr-1Ife'1.s*e‘av (ieneslèplikrçer afterkomm_._rrI:e(p1reu. :Karm 'ol1uIvtI_1ge'(j:‘muzg' «l saken (lermed.bg._s:fi o2i1Izgzqt1Iga° «èn dr'béi;isIak"é;-.9g'ei1L9flige_f_fi1}'II0jlri» 'agImJ'I_et.imi dc.=__1fo"1‘¢'_ark,Ir¢.s_-,1_'f:'. ka::mt:nze1av¢'u‘:s- § 31 nr.. 3.

‘ ' "Tel"

ble!! hfeinyfs :ing lil" Drifmfmeiovfezzs 31 m: 3 fiitlei §o1;{i'QIlgli1vqlgel slik! vedlak:

.S_'aI_i'e'n 'IieI:ancIIe;s‘_fb‘i' lukkede dører.

Yedfakef wir eirsIe}m1'i’1'_g_.

111tiSl.iIli11g=

I. Kom:vilhifvtzlgeffizblièf- á! rnçfíigleiizie qpgg/‘algnilrg "og svcugfifa afhi1í:_i:fsrräf§jftzn$.ff_jçfi:z1 er.bI:‘rr értilvoriigprolrlemjbi'fi'énztb'fflafi I‘Iutvtdgers.Io1yJt’h’(tgta konti-óllqfbèicl

_2. _I§,"c_21_tI1"(;i_11z_:iw(_Iget-1331' am e:q.sk:fz'fili_g re(le,g'i9t-eI.§ga,fi‘n a'(_1'(i:iiri.§Ii*€1.§oi1is*.sj¢§fi?3 mil‘ iiår'

svar kan påregnes 1' de saker .3-omfi'e1_ugz7r av .s'((k5ji'_e‘m_Iégg,.

3, Ii_-’_o_:mtoiizmraiget-be)’ om _'.s]a'iflIig 1-eqlegib:-else ijmqy I., 12220] Z

Pqsfilidrcsèe: llos'c1ll'con_Ior.-.‘_ _ .¢{\'{lE!iug§kblllal': .:\_\':}'éllIig§konlo1*:. firgnuIåasjonsufr:K-S_¢krcl:iria_t;tl1{S I-'y!kcsluIs'_et _ _ P_qs'l_n_1qunk c/o [.gn\9ik__Lt_ogjImunc 988 O6-1 920Pfiâlfílfiä 6509 Slf2lfl(3Vll.'1_3_. TKO-“S0 9479 HARSTIU7 9.305 FINNSNES

9.296 TI.<oM§0 arm 13 so -g_3 ur. '11 oz m an ur. 77 87 IO es

_,—...\

.2

I.3eI1a.I1_<.l.1i:1g= _Enstemmig 7vedtatt.-

Véiltaflci

1, >1{_o11tg'ol,I_tti_s_ve3'[_gei_ f_'n_n1_e:1'_q_t mjm1g]e;1_c_l§ oppfa'lgpjn1g.gg. svgr«figadnfixjistrasjonssjefen ereller hverl Blifite'taIvo1'fig probléiii foi' fvènrikiiiflenx i 1'1t'vaIg_e':ts ldvpålägtekontm]1a'rbcid.

2, _1(o:_z_t_1'<:ll_1I_t\r2x_'Ig::_t hey om "e__n skfiifllig Iecljegifizijglse ifra adm_i_nis_n'asj qnsgjçfen. om nfzr svarkan påregnes i de saker som -frèmgåf av saksframlegg.

3. Knntrollliiväiget her om skflfilig red¢g_ia1‘e1S_e i1‘1'z1't.*1'3_ IJ I .2017.

***#

Sakein oversendes fo1'X'id8.f¢'Q11pffi1g1:ingilrfid nrejcl vedtaket..

Salçsdolgunlcgytcr fra behazgcilixlg av sak 23117 i k_o_nt1:o_1_t_u_t valget -følger sum vedlegg.

Frist forsvar: 1.11.2017

Med \_renn_Iig hilser;

KB” Fn H. Wíkasteen_ Se: 'orrådgiver

Gjeirpai-tá

- ‘K0'm'Re\" NORD iv? OP}Jdfa'B$.fil1svarlig ,x::cgnskaps:ev‘iso1-- ;Kva_¢nattgc1;.kog1m1I.;nc v/.qgdføxjcr

l

I

Bjørn Halvor Wikasteen

Ha:

Sendt

TH:

Kopü

Bnnm

Vedlegg:

Viktighet:

Bjørn Halvor Wikasteen8. november 2017 09:14Kvænangen kommune'frank.pedersen@kvanangen.kommune.no'; 'Eirik Losnegaard Mevik‘Brev til rådmann . vedlegg til brev (saksfremlegg fra kontrollutvalget)unntatt offentlighet, jfr offl § 24 (l) og § 13.20171108091258644.pdf

Hwy

Jeg minner om frist for svar til kontrollutvalget var satt til 1.11.2017.

Dersom svar ikke innkommer må utvalget behandle saken ut i fra de opplysninger som foreligger.

Med vennlig hilsen

Bjørn H. Wikasteen

Seniorrådgiver

K-Sekretariatet IKS

Postadresse: Postboks 6600, 9296 Tromsø

Besøksadresse: Fylkeshuset, Strandvegen 13, Tromsø

Tlf.: 777 88043

Mobil: 459 GO 475E-post: bhw@k-sek.no

www.k-sek.no

I K-Sekreloriotel

I

‘.

i

Bjørn Halvor Wikasteen

Fra:

Sendt:

Til:

Kopi:Emne:

Vedlegg:

Viktighet:

Bjørn Halvor Wikasteen4. desember 2017 13:55'frank.pedersen@kvanangen.kommune.no''Eirik Losnegaard Mevik'; Doris Gressmyr (KomRev Nord); 'Knut Teppan Vik'Oversendelse av vedtak i kontrollutvalget - sak til uttalelse20171204135732729.pdf

HØY

Vedlagt følger vedtak i sak 29-17 fra kontrollutvalget i Kvænangen kommune.

Vedtaket oversendes kommunestyret for videre oppfølgning etter utløpet av fristen for merknader.

Brevet er også sendt per post.

Med vennlig hilsen

Bjørn H. Wikasteen

Seniorrådgiver

K-Sekretariatet IKS

Postadresse: Postboks 6600, 9296 Tromsø

Besøksadresse: Fylkeshuset, Strandvegen 13, Tromsø

Tlf.: 777 88043

Mobil: 459 60 475

E-post: bhw@k-sek.no

www.k-sek.no

I' ' K-Sekreloricrlei

1