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MÓDULO 3 DROPBOX

MÓDULO 4 | DROPBOX

TEMA 1 | CREANDO MI USUARIO DE DROPBOX

Introducción. Creando mi usuario Dropbox

Dropbox es una herramienta para archivar y sincronizar documentos utilizando el Internet,

en donde los cambios a los documentos compartidos son realizados a tiempo real, siempre y

cuando tengas conexión a Internet.

Esta herramienta nos sirve como copia de seguridad de

nuestros archivos, además nos permite tenerlos sincronizados

entre varios dispositivos.

Dropbox es un servicio gratuito que te permite llevar tus

fotos, documentos y videos a cualquier lugar. Esto significa que

cualquier archivo que guardes en Dropbox se guardará

automáticamente en todos tus equipos, teléfonos y hasta en el sitio web de Dropbox.

Aunque tengas un accidente en tu equipo portátil, no tengas miedo. Dropbox tiene

respaldada tu información y no se perderás nada.

Es más fácil hacer uso de Dropbox si bajas e instalas un programa en cada computadora

donde desees utilizar la herramienta, aunque no es totalmente necesario, ya que se puede

utilizar dropbox utilizando una interfaz web. Hasta el momento, la capacidad de

almacenamiento gratuito es de 2GB, pero podría aumentar si invitas a otros a usar Dropbox.

Para conocer más sobre las facilidades de Dropbox, visita el siguiente enlace:

https://www.dropbox.com/tour/0

Creando mi cuenta Dropbox

Obteniendo más espacio en Dropbox.

Puedes ganar hasta 16 Gb por recomendar Dropbox a amistades.

Ganas 500mb por cada amigo que invitas.

 

 

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Para crear una cuenta de Dropbox, dirígete a la siguiente dirección web www.dropbox.com, allí

tendrás un vinculo en la parte superior derecha que dice Iniciar sesión.

Desde el enlace Iniciar sesión, si ya tienes cuenta en Dropbox solo tienes que usar el

correo electrónico con el que te has registrado y u contraseña, pero si aun no estamos

registrados como es nuestro caso tenemos un vinculo en la parte inferior de esta pequeña

ventana emergente, Crear una cuenta, da click allí para registrarte como usuario de

Dropbox.

Luego te llevará a una ventana donde hay que rellenar un pequeño formulario con algunos

datos básicos como nombre correo electrónico y contraseña.

 

 

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Debes checkar el campo de Aceptación de los términos de Dropbox, click en, Crear una

Cuenta

A partir de este paso ya podrías cerrar sesión y contar con una cuenta de Dropbox.

Paso seguido pasarás a una ventana de instalación de Dropbox en tu computador o algún

dispositivo.

El sitio web es capaz de reconocer que tipo de Sistema Operativo estas usando al momento

de registrarte, durante se realizó este manual se usaba Ubuntu 12.04 es por eso que el sitio

web me a sugerido múltiples versiones de instaladores para Linux, si tu estas usando Linex o

cualquier derivación de Debian, puedes usar los paquetes .deb.

No importa de qué sistema operativo estés si el instalador que deseas es de otro tipo bien

puedes descargarlo a través de los vínculos que se ven dentro del recuadro rojo de la imagen

anterior.

Si estas usando Windows, te dará la opción de descargar un archivo de extensión .exe que te

permitirá instalarlo en diversas versiones de Windows, además el sitio web te mostrará en

tres breves pasos como instalarlo en tu computador. Observa la siguiente imagen.

 

 

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Si estas usando Mac te dará la opción de descargar un archivo de extensión .dmg, además el

sitio web te mostrará en tres breves pasos como instalarlo en tu computador. Observa la

siguiente imagen.

Y si quieres instalarlo en tu móvil, dropbox a desarrollado instaladores para smarphones

iPhone, iPad, Android, Blackberry.

 

 

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Más adelante en el curso veremos en detalle como instalar la versión de escritorio y usar

Dropbox en el Sistema Operativo Windows.

TEMA 2 | CONOCIENDO LOS ENTORNOS DE TRABAJO AL

CREAR UN DOCUMENTO, PRESENTACIÓN U HOJA DE

CÁLCULO

Interfaz web de Dropbox

Si ya posees una cuenta en Dropbox y has accedido correctamente la primer pantalla que

tendrás a la vista será la siguiente.

1: Este es el menú principal de Dropbox.

El primer botón Dropbox te servirá como un Home, lo que significa que te ubicará en una

posición de inicio tal cual se ve en la imagen anterior.

> El siguiente botón Compartir te ayudará a compartir un directorio con un

contacto con el que desees tener archivos en común.

 

 

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Para poder hacer uso de esta función deberás verificar tu cuenta de correo electrónico.

Luego recibirás en tu bandeja de entrada de tu correo electrónico vinculado al Dropbox el

siguiente mensaje.

Debes dar click en el enlace de Verificar your email address, te enviará a una ventana

que te dirá que tu correo electrónico fue verificado correctamente.

Ahora si puede dar en el botón compartir y

proceder a compartir una carpeta. Puede compartir

de dos maneras, es decir, puedes crear una nueva

carpeta para compartirla o puedes compartir una

carpeta ya existente.

Si tu opción es Crear una carpeta nueva, debes darle un nombre, como en este caso, Mi

nueva Carpeta.

Al dar Siguiente tendrás una ventana emergente donde podrás escribir los correos

electrónicos de los colaboradores en esta carpeta, separados por comas(,). Y a la vez escribes

un mensaje personal invitando a tu colaborador. Observa la siguiente imagen.

 

 

 

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Si eliges compartir una carpeta ya existente, te aparecerá una ventana donde podrás ver el

árbol de carpetas que tienes en tu Dropbox del que podrás escoger la carpeta que deseas

compartir, luego pasaras a una ventana como la anterior donde tienes que definir los correos

y el mensaje de invitación de tus colaboradores.

El botón Enlaces te ayudará a compartir un archivo específico, proporcionando un enlace

por el cual tu contacto podrá tener acceso a dicho archivo.

 

 

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La persona con la que compartas el enlace obtenido tendrá la opción de verlo en línea

siempre y cuando el formato lo permita, sino podrá presionar el botón descargar para verlo

en su computadora.

El botón Actividades, te brinda la posibilidad de ver una bitácora de actividades que has

realizado en tu Dropbox, es decir, subir archivos, modificarlos, borrar, etc. Te permite ver

detalles como la fecha y hora en la que se realizó. El historial de los archivos está limitado a

un período de 30 días, aunque existe una versión de pago que ofrece el historial ilimitado

El botón Comenzar, te mostrará tu nivel de avance en el aprovechamiento de la

herramienta Dropbox.

 

 

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2: Árbol de Carpetas de Dropbox.

Dropbox por defecto contiene dos carpetas un

archivo, la carpeta Photos y Public y el archivo

Comenzar.pdf, este último te dará breves tips de

cómo usar Dropbox.

Puedes crear Carpetas para ser compartidas como,

Curso de Dropbox.

Carpetas para almacenamiento de archivos como, Mi carpeta personal.

La carpeta Photos, te permite compartir fotos con cualquier persona (incluso con usuarios

sin Dropbox) en una galería en línea. Dentro de esta carpeta hay un documento que explica

cómo hacerlo.

La carpeta Public, te permite compartir archivos individuales en tu Dropbox. Cualquier

archivo que pongas en esta carpeta tendrá un enlace de Internet para que lo puedas

compartir (incluso con usuarios sin Dropbox). Dentro de esta carpeta hay un documento que

explica cómo hacerlo.

 

 

 

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Puedes dar click derecho sobre los directorios y se te desplegaran algunas funciones

funciones, estas funciones tendrán alguna variante dependiendo las propiedades que tengan,

por ejemplo una carpeta no compartida trae la función Compartir carpeta, una carpeta

compartida no tendría sentido que lo tuviera.

3: Controles utilitarios.

El primer botón es Cargar, este botón nos sirve para subir archivos, los archivos se subirán

de acuerdo a la ubicación donde estés, si quieres subir el archivo en determinada Carpeta es

necesario que te ubiques dentro de esta carpeta para luego utilizar el botón Cargar.

Eliges el archivo que deseas subir.

 

 

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Una vez cargado el archivo puedes dar en el botón Terminado y tendrás el archivo en la

carpeta que has elegido.

El segundo botón es Carpeta nueva, al dar click en este botón inmediatamente te creará

una carpeta preparada para que le asignes un nombre.

El tercer botón es Compartir, hace la misma función de la opción Compartir del Menú

principal.

El cuarto botón es Mostrar archivos eliminados/Ocultar archivos eliminados,

permite Visualizar u Ocultar los archivos eliminados.

Los archivos eliminados permanecerán en los archivos ocultos en la línea de Dropbox 30 día.

Después de este tiempo se borraran. Con una versión de pago de Dropbox se puede obtener

sin límites “de reserva” de los archivos eliminados.

Si hemos eliminado un archivo, podemos dar a la al botón Mostrar archivos

eliminados, dar click derecho sobre el y seleccionar la opción restaurar.

 

 

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4. Menú de estado de la cuenta Drobox.

En esta sección, puedes ver el estado de tu cuenta en

cuanto a capacidad de almacenamiento.

Opciones de configuración, opciones de instalación de

Dropbox en computadoras y móviles.

Actualizar, que te permite de escoger entre las

diferentes ofertas que Dropbox ofrece (Cuentas de

paga.).

Cerrar sesión.

TEMA 3 | TRABAJANDO O COMPARTIENDO UN ARCHIVO DE

GOOGLE DOCS CON UN GRUPO DE CONTACTOS

Instalar dropbox en windows

En este tema, veremos en detalle cada uno de los

pasos que te llevará instalar Dropbox en tu sistema

operativo Windows.

El primer paso será dirigirnos a la fuente oficial

donde puedes descargar el instalador de Dropbox, www.dropbox.com allí mismo nos mostrará

un botón donde podemos iniciar la descarga del instalador.

 

 

 

 

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Luego procedemos a descargar el archivo y ejecutar el paquete descargado.

Al ejecutar el archivo descargado, aparecerá una ventana con un asistente para la instalación.

En la segunda pantalla tendrás dos opciones, No tengo una cuenta en Dropbox y Ya tengo

una cuenta en Dropbox.

Si te fijas también puedes crearte un usuario desde el instalador para PC, sin necesidad de

hacer los pasos en línea como lo mostramos en los temas anteriores.

Si eliges, No tengo una cuenta en Dropbox te llevará a la siguiente ventana.

 

 

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Y como puedes ver, te solicitará los mismos datos que te solicito cuando te registraste en

línea.

Sin embargo como ya tenemos una cuenta de Dropbox lo más lógico es que marquemos la

segunda opción, Ya tengo una cuenta en Dropbox, y al dar siguiente a esa ventana nos llevará

a otra ventana que nos solicitará introducir nuestros datos para acceder.

Luego tendremos que definir qué tipo de servicio es el que queremos dentro de Dropbox, de

paga o gratuito, y definir la forma de instalación. (Instalación Típica estará bien)Luego de

definir esto ya casi estamos a punto de finalizar la instalación, el asistente de instalación ahora

nos presentará 5 consejos útiles sobre el uso de Dropbox.

 

 

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Hasta acá hemos concluido satisfactoriamente una instalación de de Dropbox, al dar

Terminar al asistente nos llevará a la Carpeta Local de Dropbox.

Gestionar Dropbox desde Windows

 

 

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Gestionar tus archivos en el directorio de Dropbox es sencillo, puesto que se hace de las

misma manera como lo haces para administrar tus archivos en el computador haciendo uso

de tu Explorador.

Acceso a Dropbox

En la parte inferior cerca del reloj se muestra un

icono de Dropbox, desde allí podremos abrir la

carpeta de Dropbox en el explorador de Windows o

acceder al website de Dropbox.

También muestra un breve historial de los archivos

actualizados, el porcentaje de uso, entre otras

opciones secundarias.

También podemos acceder desde el acceso directo que se encuentra en nuestro escritorio,

en el explorador de windows.

Al abrir dropbox, podrás saber que archivos y carpetas están sincronizados correctamente,

porque poseen un check dentro de un circulo verde en la parte inferior del icono que

representa al archivo o carpeta.

Los que tengan un símbolo de actualización en un circulo azul,

significa que están en proceso de sincronizarse.

Solo cuando tu archivo o directorio este sincronizado

correctamente podrá estar disponible desde todos tus dispositivos conectados a tu cuenta

Dropbox o disponible desde el internet accediendo por el sitio web de Dropbox.

Compartiendo una carpeta

Ahora cuando estés navegando en tus carpetas que están dentro del directorio de Dropbox

tendrás nuevas opciones si das click derecho sobre tus archivos y carpetas.

 

 

 

 

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Tendrás la opción Dropbox, donde una de sus opciones es poder compartir la carpeta a la

que hayas dado click derecho.

Después de dar click en esta opción, se te abrirá el navegador web para seguir el

procedimiento de compartir una carpeta que habíamos visto en los temas anteriores.

Compartiendo un archivo o carpeta por su enlace

Para obtener el enlace de un archivo o carpeta basta con dar click derecho sobre el ir a la

opción Dropbox y a la sub opción Obtener el enlace

 

 

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Después de dar click en esta opción, se te abrirá el navegador web para seguir el

procedimiento de obtener el enlace una carpeta o un archivo que habíamos visto en los

temas anteriores.

En este caso haremos el ejemplo con una Carpeta, se nos muestra en la barra de dirección

del navegador la dirección o enlace con la que podemos compartir esa Carpeta, en esta vista

nos muestra el interior de la carpeta.

Si el enlace que deseas compartir es de un archivo, se nos muestra en la barra de dirección

del navegador la dirección o enlace con la que podemos compartir este archivo y la persona

con quien lo compartas tendrá la opción de verlo en línea siempre y cuando el formato lo

permita, sino podrá presionar el botón descargar para verlo en su computadora.

Aspectos a tomar en cuenta

 

 

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Copias conflictivas

Cuando compartimos documentos a través de Dropbox, cada usuario puede editarlos en su

ordenador. Las copias conflictivas se producen porque varios usuarios modifican un

documento al mismo tiempo. Ejemplo:

El usuario 1 abre un documento de Word. A su vez, el usuario 2 abre ese mismo

documento en su ordenador.

El usuario 1 guarda los cambios en el documento y este se actualiza en Dropbox.

Lógicamente, estos cambios no aparecerán en el archivo que tiene abierto el usuario 2,

con lo que cuando este guarde los cambios, aparecerá en Dropbox una “copia

conflictiva”, es decir, otro archivo renombrado.

Tendremos entonces dos copias del archivo, la original y la conflictiva. Tendremos que

abrir ambos documentos para ver qué cambios han realizado los usuarios y revisar

ambos para unificar nuevamente el archivo.

Compartir carpeta con permisos de “sólo lectura”

Muchas veces queremos compartir una carpeta con el objetivo de que la otra persona sólo

vea los documentos y que no pueda modificarlos. Lamentablemente, esta opción “directa” no

está disponible en Dropbox.

La alternativa que tenemos es la siguiente:

1. Vamos a la carpeta que queramos compartir

2. Hacemos clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccionamos “Obtener enlace

para compartir”

3. Se abrirá el navegador web y nos dará la dirección URL para compartir esa carpeta.

 

 

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Sólo tendremos que enviarle esa dirección web a las personas con quienes queramos

compartir la carpeta. Podrán acceder a ella, y sus subcarpetas, en el navegador web, pero no

podrán modificar nada.

Cómo eliminar nuestra cuenta de Dropbox

Si queremos olvidarnos de Dropbox completamente, podemos desactivar y eliminar nuestra

cuenta accediendo a las opciones de “Configuración”.

Y luego la pestaña Configuración de la cuenta, Eliminar mi cuenta