MODUL 4: OSNOVE UPRAVLJANJA PROJEKTNIM CIKLUSOM …

Europska unija

Zajedno do fondova EU

MODUL 4: OSNOVE UPRAVLJANJAPROJEKTNIM CIKLUSOM (PCM)

Tema 1: Uvod u upravljanje projektnim ciklusom

Europska unija


SADRŽAJ IZLAGANJA

1. Uvod – ciljevi, teme i termini Modula 4

2. Upravljanje projektima

3. Definicija upravljanja projektnim ciklusom

(UPC)

4. Osnovni programski i projektni ciklus

5. Logički pristup u UPC (LFA)

6. Zaključak

Europska unija


1. UVOD

Europska unija

Zajedno do fondova EUBeograd, 2015. Strana 5

➢ US Army 1940s, projekti vojnog karaktera, B-52, balističke rakete

➢ “Over the fence” praksa. Potreba za sistematizacijom znanja, izgradnjom organizacije i

autoriteta projektnog menadžera da bi se podigao stupanj uspješnost realizacije i smanjili

troškovi koji su kontinuirano bili i do 200+ % preko budžeta.

➢ NASA početkom 1960. uvodi mandatorni project management

➢ Civilne organizacije:

• gradjevinska industrija 1970-85

• auto industrija 1985-90

• telekomunikacije 1995-99

• IT 2000-03

• zdravstvo 2004-06

• marketing & prodaja 2007-08

• državna uprava 2009-

1. UVOD

Europska unija

Zajedno do fondova EU Strana 6

➢ “Upravljanje projektima podrazumijeva primjenu znanja, vještina, alata i tehnika na

projektne aktivnosti u cilju ostvarenja projektnih zahtjeva” (PMBOK 5ed, PMI 2013)

➢ priznato kao posebna struka u poslednja dva desetljeća

➢ izuzetan porast primjene u svim oblastima ljudske djelatnosti

➢ 16 milijuna ljudi smatra upravljanje projektima svojom profesijom

➢ projektni menadžer je među rijetkim profesijama koje doživljavaju porast potražnje

➢ 44% poslodavaca navodi upravljanje projektima kao treću najznačajniju kompetenciju kod

novih VSS kandidata, odmah iza komunikacije i tehničke stručnosti

➢ globalne organizacije PMI, IPMA i APM razvile su rigorozne programe certificiranja za

različite razine i oblasti upravljanja projektima.

1. UVOD

Europska unija


2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

➢ Projekt je skup aktivnosti koji je određen specifičnim ciljevima koje treba

postići u zadanom roku i unaprijed definiranim raspoloživim resursima.

➢ Projekt je organizirani skup aktivnosti za rješavanje određenih problema

postizanjem specifičnih ciljeva unutar određenog vremenskog perioda i

s određenom količinom resursa.

➢ ISO/PMI: “Niz aktivnosti radi postizanja jednog ili više specifičnog cilja u planiranom roku i s definiranim proračunom”

➢ EU: “Projekt je instrument koji služi postizanju višeg cilja (programa)kao pomoć pri provedbi viših politika”

Definicije projekta

Europska unija


Projekt

RESURSI

- novac, ljudi

CILJ

- rezultati, kvaliteta

VRIJEME

- raspored aktivnosti


Europska unija


Karakteristike projekta

➢privremen

➢ jedinstven

9


Europska unija


Procesi upravljanja projektima

➢ Temeljni koncept: planiraj, radi, provjeri, reagiraj

10


Europska unija

Zajedno do fondova EU 11


Način postizanja cilja

Europska unija

Zajedno do fondova EU 12

➢ Specific Goal

➢ Measurable

➢ Achievable

➢ Relevant/Resources defined

➢ Time - related

- poseban, specifičan cilj

- mjerljivi rezultati

- izvediv plan

- relevantan u odnosu na cilj/s definiranim resursima

- određen u vremenu

Projektni cilj treba imati / biti:


S

M

A

R

T

Europska unija


Upravljanje projektnim ciklusom UPC(Project Cycle Management, PCM)

➢ kao alat razvila ga je još 40-tih godina US Army za pripremu i provedbu svojih projekata.

Glavni razlozi za primjenu ovakvog pristupa su potreba za osiguranjem efikasnosti i

učinkovitosti provedbe svojih projekata. Potvrdilo se da se primjenom ovakvog pristupa

problemi rješavaju na najučinkovitiji način

➢ Kasnije učinkovitost ovog modela prepoznaju i svi oni koji financiraju provedbu raznih

poslovnih projekata

➢ projektni ciklus predstavlja skup alata koji osiguravaju sistematski pristup izrade

projekata te na taj način osiguravaju njihovu kvalitetniju provedbu

3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM

Europska unija


➢Upravljanje projektima je primjena određenih znanja, vještina, alata i

tehnika u provedbi aktivnosti projekta kako bi se postigli ciljevi

projekta.

➢Kako bi se olakšalo upravljanje projektom, projekt se dijeli u nekoliko

faza koje zajedno čine projektni ciklus

➢Faze su sukcesivne, nakon što završi jedna ispunjavaju se uvjeti za

početak sljedeće faze

➢Svaka faza ima svoje outpute koji trebaju biti isporučeni prije početka

slijedeće faze

Upravljanje projektima


Europska unija


➢ Metodologiju upravljanja projektnim ciklusom-

UPC (eng. Project Cycle Managment) usvojila

je Europska komisija 1992.

➢ UPC je skup alata za izradu i upravljanje

projektima koji se temelji na metodi analize

pod nazivom logički okvir

➢ UPC je osnovni alat EU za provedbu svih

politika/programa i projekata

http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/Publikacije/Smjernice_za_.pdf


Upravljanje projektima financiranima iz fondova EU

http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/Publikacije/Smjernice_za_.pdf

Europska unija


PCM je “složen i kreativan proces… koji uključuje i

pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive

glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su “timski

rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti

najvažnije za učinkovit PCM”.

(Europska komisija, PCM Guidelines)


Europska unija


Zašto UPC?

Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) Europska Komisija etablirala je ranih 1990-tih godina radi

unapređenja kvalitete projektnog dizajna i upravljanja s ciljem unaprjeđivanja efektivnosti. To je

učinjeno nakon što je OECD-ov Odbor za razvojnu pomoć kasnijih 1980-tih godina izvršio analizu

efektivnosti te razvojne pomoći. Nalazi evaluacije članova DAC (Development Assistance

Committee), pokazali su da je znatan udio razvojnih projekata slabo proveden i naveo slijedeće

uzroke:

➢ Slabo planiranje i priprema projekata

➢Mnogi projekti nisu relevantni za njihove korisnike

➢Rizici nisu uzeti u dovoljnoj mjeri u obzir

➢ Ignorirani su faktori koji utiču na dugoročnu održivost

➢ Pouke iz ranijih iskustava su rijetko kada ugrađivane u narednu praksu i politiku


Europska unija


Potrebno ga je provoditi pri svakoj izradi projekta jer on osigurava prolazak kroz

sve faze analize pa tako kroz te faze na kvalitetan način utvrđujemo:

➢ Predstavlja li nešto stvaran problem?

➢ Za koga je to najveći problem?

➢ Za koga pišemo projekt?

➢ Tko projekt može realizirati?

➢ Na koji način rješavamo problem?

➢ Što nam za to sve treba?

➢ Koliko sredstava trebamo za to?

➢ Tko nam pri tome može pomoći?

Zašto UPC?


Europska unija


PROGRAMIRANJE

IDENTIFIKACIJA

FORMULACIJA

FINANCIRANJE

PROVEDBA I PRAĆENJE

EVALUACIJA

4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS

Europska unija


Odnos program – projekt

Što je program?

➢ Okvir za planiranje aktivnostiunutar određenog sektora ilipodručja

➢ Aktivnost koja traje duževrijeme i može seprilagođavati

➢ Skup uvjeta zaimplementaciju

– vođenje, plaćanje, kontrola

Što je projekt?

➢ Određena aktivnost unutar

određenog određenog

sektora ili područja sektora ili

područja

➢ Ograničen u izvorima

(vrijeme, ljudi, novac)

➢ Sadrži konkretne ciljeve i

prioritete te proračun i

vremenski raspored

aktivnosti


PROGRAM

PROJEKTI

Europska unija



Europska unija



PROGRAMIRANJE

IDENTIFIKACIJA

FORMULACIJA/PRELIMINAR

NA OCJENA

FINANCIRANJE

PROVEDBA

EVALUACIJA

IDENTIFIKACIJ

A

FORMULACIJA

FINANCIRANJ

E

PROVEDBA I

PRAĆENJE

EVALUACIJA

PROGRAM

PROJEKT

Faze UPC (PCM)

Europska unija



Faze UPC (PCM)

Europska unija


➢Osnovni alat koji se koristi u fazi analize i fazi planiranja jest takozvani logički pristup

(Logical Framework Approach – LFA). To je analitički proces i set alata koji omogućava

efikasnu analizu i organiziranje informacija o ključnim elementima projekta na strukturiran

način.

➢ Logički pristup razvijen je kasnih 60-tih kao pomoć USAIDu u planiranju i evaluaciji

projekata. Tokom vremena različite agencije su modificirale formate i terminologiju logičkog

pristupa, ali osnovni analitički pristupi su ostali isti. Europska komisija zahtijeva upotrebu

logičkog pristupa kao dijela sustava upravljanja projektnim ciklusom još od 1993.

godine, pa je poznavanje njegovih principa bitno za svo osoblje uključeno u dizajn i

provedbu projekata financiranih kroz EU fondove.

➢ Logički pristup je fokusiran na problem i analizu uzroka koji su doveli do problema, te nam

omogućava da strukturirano i logično razmišljamo o svojim intervencijama i o tome kako će

one doprinijeti otklanjanju uzroka problema i postizanju ciljeva.

5. LOGIČKI PRISTUP U UPC

(Logical Framework Approach – LFA)

Europska unija


• Analiza dionika

• Analiza problema

• Analiza ciljeva

• Strategija

• Logička matrica

• Plan aktivnosti (detaljnja razrada aktivnosti

• Planiranje troškova (nacrt proračuna)



Faze logičkog okvira (pristupa)

Europska unija




Europska unija




NEDOSTATCI LFA:

➢ Najveći njegov nedostatak leži u fokusiranju na problem, što vrlo

često paralizira kreativnost i inicijativu, te onemogućava

prepoznavanje mogućnosti i pozitivnih karakteristika određene

situacije koje mogu biti iskorištene za rješavanje onoga čime se nije

zadovoljno.

➢ Logički pristup se temelji na linearnom shvaćanju odnosa između

intervencije i rezultata – ako provedemo aktivnost A, pod pretpostavkom B, desiti će se rezultat C. To je mehaničko shvaćanje

koje često nije primjenjivo na društvene intervencije.

Europska unija


Oblikovanje projektne ideje

1. Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? – PRELIMINARNE ANALIZE

2. Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA DIONIKA

3. Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se bavimo? –ANALIZA PROBLEMA

4. Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA CILJEVA

5. Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE



Europska unija


Logička matrica

➢ LOGIČKA MATRICA je jedan od analitičkih alata logičkog

pristupa izrade projektnih ideja (LFA).

➢ Sažeti tabelarni prikaz projekta koji služi:

• Definiranju specifične projektne ideje

• Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju projekta

• Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim dionicima)

• Praćenju provedbe i ocjeni projekta



Europska unija


Logička matrica



Europska unija


5. ZAKLJUČAK

➢ Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) je metodologija za pripremu, implementaciju i evaluaciju projekata temeljena na načelima pristupa logičkog okvira (LFA).

➢ PCM opisuje aktivnosti upravljanja i procedure donošenja odluka koje se koriste za vrijeme ciklusa životnog trajanja projekta (ključne zadaće, uloge i odgovornosti, ključne dokumente i opcije odluka)

➢PCM jasno i koncizno vizualno prezentira sve ključne komponente plana i temelj je kontrole projekta (logička matrica).

➢PCM opisuje:

• Kako će projekt „funkcionirati”

• Što će se projektom postići

• Koji čimbenici utječu na uspjeh projekta

• Kako će se mjeriti uspjeh projekta

Europska unija


Šta je klijentu zaista bilo potrebno ?

5. ZAKLJUČAK

Europska unija


www.ra-kazup.hr

JAVNA USTANOVA REGIONALNA RAZVOJNA

AGENCIJA KARLOVAČKE ŽUPANIJE

Ulica Jurja Haulika 14, 47000 Karlovac

Hrvatska / Croatia

[email protected]

+385 47 61 28 00

dr.sc. Vilko [email protected] održavanja webinara: 06.10.2020.Sljedeća temaNaziv webinara: Faza analize i planiranja –dionika, problema, ciljeva,strategije,aktivnostii rezultata, logička matricaIme i prezime predavača: Antonija PeraćFištrovićDatum održavanja: 08.10.2020.Vrijeme održavanja: 12:30 - 13:30 sati

„Organizacija seminara je sufinancirana u okviruOperativnog programa Konkurentnost i kohezija,iz Europskog fonda za regionalni razvoj.”

Hvala na pozornosti!

MODUL 4: OSNOVE UPRAVLJANJA PROJEKTNIM CIKLUSOM …

Documents

Transcript of MODUL 4: OSNOVE UPRAVLJANJA PROJEKTNIM CIKLUSOM …