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MECI Y CALIDAD

PLATIQUEMOS

ALCALDÍA DE BARBOSA ANTIOQUIA

2012

“El cambio no vendrá si esperamos a otra persona u otro tiempo. Nosotros somos a los que hemos estado esperando. Nosotros somos el cambio que buscamos”.

Barack Obama.

¿Cuál es nuestra MISIÓN?

El Municipio de Barbosa es una empresa de servicios que, con fundamento en los principios constitucionales y

legales, gerencia los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, buscando un desarrollo social

integral que propenda por elevar la calidad de vida de la comunidad, mediante la solución de sus necesidades

básicas insatisfechas, liderando, para tal fin, políticas públicas y procesos sostenibles que conlleven a bajar

los índices de pobreza extrema.

¿Cuál es nuestra VISIÓN?

Barbosa en el 2020 será un municipio con desarrollo social, económico, cultural, físico, espacial y, ambiental;

cuyas ventajas competitivas, turísticas y agropecuarias nos ayudarán a construir una sociedad incluyente,

justa y humanitaria; aprovechando las fortalezas en los valores comunitarios de concertación y autogestión,

coadyuvando en la búsqueda del crecimiento integral del hombre y su calidad de vida.

¿Cuál es nuestra POLÍTICA DE CALIDAD?

La Administración Municipal de Barbosa adopta como política de calidad la prestación oportuna de los

servicios tendientes a satisfacer las necesidades de sus habitantes a través de los procesos sociales,

económicos, físicos, culturales y ambientales; con orientación a los valores ciudadanos, generando

participación, competitividad, equidad y oportunidad para el desarrollo; enmarcado en el Sistema de Gestión

de Calidad desde el cuál se contribuye al mejoramiento continuo de la eficiencia, eficacia y efectividad de los

procesos misionales.

OBJETIVOS DE CALIDAD

• Generar un compromiso institucional que propenda por la participación, la autogestión y el mejoramiento

continuo.

• Gestionar los recursos que garanticen el desarrollo de la comunidad y su sostenibilidad.

• Establecer mecanismos de información y participación ciudadana.

• Desarrollar las competencias del personal, para prestar adecuadamente y con calidad los servicios teniendo

en cuenta los procesos internos y las necesidades de la comunidad.

¿Cuáles son nuestros VALORES INSTITUCIONALES?

Justicia

Respeto

Responsabilidad

Honestidad

Servicio

Compromiso

Innovación

Autogestión

Sinceridad

PRINCIPIOS ÉTICOS:

1. Lo ético y lo Legal no es negociable.

2. El interés general prevalece sobre el interés particular.

3. El cuidado de la vida en todas sus formas es un imperativo de la función pública.

4. Los bienes públicos son sagrados y como tal son tratados por los servidores públicos de esta

administración Barbosa Vuela Alto.

5. La principal finalidad del Estado es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda

población.

6. La función primordial del servidor público es servir a la ciudadanía.

7. La administración de los recursos públicos implica rendir cuentas a la sociedad sobre su utilización y

los resultados de la gestión.

8. Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Es por ello que el Instituto Colombiano de Normas Técnicas Colombianas ICONTEC ratificó una vez más

nuestro certificado del Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Barbosa, de acuerdo con los

requisitos específicos de la norma NTC-ISO 9001:2008 para los siguientes procesos:

Gestión de ingresos de predial e industria y comercio. Asesoría y asistencia técnica en producción

agrícola y pecuaria, nutrición, trabajo social y psicología.

Contratación de bienes y servicios externos.

Apoyo social en salud, adulto mayor, seguridad alimentaría, vivienda y desplazados.

Gestión de trámites y servicios de comisaría, inspección de policía, corregiduría, agricultura, sisben,

catastro, impuestos y tránsito.

Vigilancia y control de movilidad ciudadana, respeto a las normas de tránsito, medio ambiente, uso

adecuado del suelo y requisitos en establecimientos de comercio.

MAPA DE PROCESOS DE LA ALCALDÍA DE BARBOSA

Figura #1

PRESENTACIÓN

En la actual administración Barbosa Vuela Alto reconocemos el valioso aporte del Modelo MECI en el sistema

de control interno y en el sistema de Gestión de la Calidad del Municipio. Consideramos que estas

herramientas ayudan a la gerencia a la toma de decisiones y a una administración pública eficaz, eficiente y,

transparente.

Entendimos que el asunto de la armonización del sistema de gestión de la calidad y el sistema de control

interno no sólo se circunscribe a un tema de complementariedad y de compatibilidad entre sus estructuras, tal

como lo encontramos en la teoría. Desde la alta dirección, comprendimos que en la práctica el asunto va

mucho más allá y que también vincula algunos componentes como el liderazgo de nuestros funcionarios, las

campañas de autocontrol y autogestión que se apliquen. Sin embargo, consideramos que si queríamos lograr

estos componentes, en primer lugar era necesario habilitar espacios de formación que permitieran a nuestros

funcionarios comprender esa interrelación de elementos en ambos sistemas.

En esta nueva etapa, la tarea es buscar una adecuada de apropiación de los conceptos por parte de nuestros

funcionarios, lo cual permita a la alta dirección revisar cual ha sido el avance en el desempeño de los

procesos, cuales son esos productos y/o componentes resultantes que se vinculan indirectamente a este

aprendizaje y que hacen parte de una administración pública más eficiente, con una capacidad de respuesta

acorde a las necesidades de los ciudadanos y, acorde a los procesos de modernización de las entidades del

Estado.

Es por ello, y con el ánimo de perfeccionar en los conceptos, se ha extraído un material didáctico de una guía

del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-, la cual contiene ilustraciones secuenciales,

que permiten explicar en detalle la interrelación de los elementos y la comprensión de los mismos en la lógica

de la armonía existente entre ambos sistemas.

____________________________________

HERNANDO ALONSO CATAÑO VÉLEZ

ALCALDE MUNICIPAL

INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años, en nuestra institución se incrementado la necesidad de contar con un sistema

integrado de gestión que, por un lado, aumente la satisfacción de nuestros usuarios, nuestra comunidad. Y

por el otro lado, permita conocer el desempeño de los procesos a través de unos indicadores, unos controles

y unos riesgos bien ajustados y construidos de acuerdo al objetivo del mismo proceso. Es por ello, que en

actual administración Barbosa Vuela Alto 2012-2015 hemos incluido dentro de la línea estratégica 5 que

corresponde al tema de Fortalecimiento Institucional los proyectos relacionados con el sistema de Gestión de

la Calidad en Armonía con el Modelo MECI. Lo anterior, va en concordancia con el programa de

modernización de las entidades públicas, el cual busca desarrollar procesos transversales con criterios de

eficacia y calidad.

En la Administración Barbosa Vuela Alto 2012-2015, hemos “renovamos votos” en ese sentido, acogiéndonos

a la ley 872 de 2003 que dio origen a la Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009. Esta ley, determina

los requisitos que las entidades públicas deben cumplir para implementar a su interior el Sistema de Gestión

de la Calidad (SGC) y el decreto 1599 de 2005 que adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), que

proporciona a las entidades una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación, al

orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos propuestos.

La Norma Técnica de la Calidad NTC-GP1000:2009 es complementaria al sistema de control interno y este

último a su vez es compatible a la norma ISO 9001:2008. Esta armonización con el modelo MECI persigue

ese doble propósito anunciado al inicio de nuestro escrito, donde se procura lograr una mayor satisfacción

social del ciudadano y un mejoramiento permanente de la gestión pública.

La presente cartilla pretende compartir conocimientos de una manera didáctica y metodológicamente efectiva,

haciendo uso de un lenguaje conversacional y sencillo, que permita orientar e ilustrar a nuestros (nuevos)

funcionarios acerca de los beneficios y demás aplicaciones que tienen estos conceptos en nuestra entidad.

1. CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA

1.1 ¿QUÉ ES EL MECI?

Para los que aún no conocen que el modelo MECI, hagamos una breve descripción. MECI es una sigla

que significa Modelo Estándar de Control Interno. El modelo MECI es una herramienta de gestión que

busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una

estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación. En otras palabras, es una

herramienta gerencial que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del

Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales y con el marco legal aplicable a ellas.

Entendiendo lo anterior, ¿cual es el Propósito que busca la Empresa Municipio de Barbosa

adoptando e implementando el MECI?

El propósito es orientar esta empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales (la misión, la

visión, la política de calidad, los objetivos de calidad, los valores, los principios) y la contribución de éstos

a los fines esenciales del Estado Colombiano.

¿Que nos garantiza este modelo?

El modelo MECI nos garantiza como organización la coordinación de nuestras acciones, la fluidez de la

información que producimos y la comunicación, así mismo anticipar y corregir de manera oportuna las

debilidades que se presentan en el quehacer cotidiano en nuestra entidad.

Pero bueno, ¿cómo articular el MECI a la entidad?

Para poder explicar ello debemos primero entender el concepto básico de qué es un sistema pues toda

organización está conformada por sistemas.

El Sistema es el “conjunto de elementos mutuamente relacionados, o que interactúan entre si”.

Normalmente estos elementos se refieren a los procesos, la estructura organizacional, los procedimientos

y los recursos asignados, que se integran con un propósito definido.

En otras palabras, en sistema es un conjunto de elementos ordenados e interactuantes para cumplir con

un propósito o fin determinado.

Ahora entendido qué es un sistema, entendamos ¿qué es un sistema de Gestión?

Pero para ello, definamos qué entendemos por gestión. La Gestión es el “conjunto de actividades

coordinadas para dirigir y controlar una organización”. Estas actividades se desarrollan en una secuencia

lógica que comprende la planificación, la ejecución según lo planificado, la retroalimentación y las

acciones de ajuste o mejora requeridas para el cumplimiento de los objetivos previstos.

Definido los dos conceptos anterior, podemos decir que un sistema de Gestión es un conjunto de

actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los

lineamientos generales y de operación de las entidades públicas.

Ahora bien, ¿Cómo se articula el MECI al sistema de gestión en nuestra organización?

El MECI se configura en una herramienta de gestión, de apoyo, que fortalece el sistema de control interno

de la organización. En ese sentido, el MECI se articula a la organización.

1.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno es un CONJUNTO de elementos (principios, fundamentos, planes, reglas,

acciones, mecanismos, procesos, instrumentos y procedimientos, mecanismos de verificación y

evaluación) que, interrelacionados entre sí y unidos a las personas, que conforman una organización

(pública), se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de una función administrativa, una

misión institucional, generando internamente en la organización una capacidad de respuesta óptima

ante los diferentes públicos o grupos de interés que se deben atender.

Pero ¿porque el control interno opera como un sistema?

El control interno en una organización opera como un sistema pues proporciona una estructura o un

sistema de controles a la planeación, a la gestión y la evaluación de la gestión de sus funcionarios.

El objetivo de la operatividad de este sistema de controles es orientar a la organización hacia el

cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos.

¿Cómo?

A través de tres grandes segmentos o subsistemas, que al interrelacionarse entre si generan un ambiente

de control propicio que permita alcanzar la misión de la organización.

Por medio del siguiente gráfico se ilustra el concepto de sistema, que es lo que hemos venido

platicando..

Figura #2

¿Ahora veamos un aspecto bien importante y que es el fundamento del sistema de control interno, los

principios.

El fundamento del sistema de control interno son los principios que se describen a continuación:

EL AUTOCONTROL: el principio del autocontrol es la capacidad que tiene toda persona, en este caso todo

servidor público, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y, efectuar correctivos. Este principio es

inherente e intrínseco a las actuaciones y decisiones de las personas. Lo que quiere decir que nuestras

decisiones y actuaciones pueden estar determinadas por el grado de autocontrol que apliquemos en nuestras

laborales cotidianas.

Continuemos con el siguiente principio,

LA AUTORREGULACIÓN: El principio de la Autorregulación es la capacidad que tiene la institución para

aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el

desarrollo e implementación del sistema de control interno. En otras palabras, es la capacidad que tiene la

organización para autorregular sus acciones.

Pero ¿cómo?. Pues bien, por medio de la implementación de claras políticas de operación fundamentadas en

la normatividad legal vigente.

Pero con el ánimo de que no haya dudas en nuestros funcionarios definamos ¿qué es una política de

operación y cómo articularlas a la operación del sistema?

Las políticas de operación son las reglas, condiciones, límites, parámetros, que tienen toda organización

pública y privada, en la ejecución de su actividad misional. En nuestro caso, como la entidad opera por

procesos, se debe tenerse en cuenta cuales son las políticas de operación que aplican para cada proceso.

Por lo tanto, las políticas de operación son de carácter operativo y se aplican en el día a día.

Cuál es el beneficio de tener identificadas y aplicadas las políticas de operación en cada uno de

nuestros procesos?

Las políticas de operación permiten definir unos parámetros de medición del desempeño de los procesos y de

los servidores públicos.

Ahora hablemos del tercer y último principio del control interno, la Autogestión.

LA AUTOGESTIÓN: La definición del principio de la Autogestión es la siguiente: la Autogestión es la

capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la

función administrativa delegada por la constitución, la ley y sus reglamentos”. En otras palabras, el principio

de la autogestión reconoce la capacidad de cada funcionario de gestionar de forma autónoma el logro de sus

objetivos.

Veamos ahora algunas definiciones cortas acerca de qué es Control Interno en la práctica:

Es cultura Organizacional.

Es autocontrol y autoevaluación permanente.

Es mejoramiento continuo.

Es planear y evaluar con herramientas adecuadas.

Es gerenciar por procesos y por proyectos

Es administrar riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos.

Es generar espacio para el diálogo efectivo.

Es optimizar los recursos de la Organización.

Es actitud positiva frente al trabajo.

Es un apoyo a la gestión del gobernante.

Lidera procesos de mejoramiento y de cambio en la Organización.

Da cuento de lo bueno antes de dar a conocer los errores.

Es un CONVERSAR permanente.

Ya vimos qué es control interno en la práctica. ¡Ahora veamos qué NO es control Interno en nuestra

entidad!

• No es un control policivo ni perseguidor.

• No es un agente atemorizante.

• No es obstaculizador de la gestión.

• No es la Oficina de Control Interno.

• No es Control Interno Disciplinario.

• No es control fiscal.

• No busca errores para acusar.

• No coadministra ni refrenda actos administrativos.

• No es externo sino intrínseco a las funciones del Estado.

¡Comprendido lo anterior,

Revisemos que el control interno cuenta a su vez con una serie de objetivos específicos de control.

Estos son:

• El control de Cumplimiento, que hace referencia a todos a los controles que se aplican en la entidad

para el cumplimiento de lo legal.

• El control Estratégico, que hace alusión a los controles que se aplican en la parte de planeación.

• El control de Evaluación, que hace referencia a los controles que se deben llevar para verificar

gestión y desempeño de los procesos.

• El control de Ejecución está más relacionado con los controles que se aplican en la operación de la

entidad.

• El control de Información hace alusión a los controles que se aplican con la información que sale y

entra a la organización.

¡Qué bien!, comprendido lo anterior, echémosle un vistazo al siguiente cuadro

En el siguiente cuadro resumen podemos visualizar la estructura del modelo MECI, con sus tres (3)

subsistemas, sus nueve (9) componentes y, sus veintinueve (29) elementos.

Figura #3

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: en donde se agrupan y correlacionan los parámetros y

mecanismos que direccionan la organización hacia el cumplimiento de sus objetivos, políticas y normas

constitucionales y legales.

Y sus objetivos son….

Crear una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento

estratégico, administrativo y operativo de nuestra entidad pública.

Diseñar los lineamientos estratégicos que contribuyan a crear un ambiente favorable al control, la

forma de operación con base en una gestión orientada a procesos, administrando el riesgo al no

cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales legales.

Y sus componentes son…

Componente Ambiente de Control: Parte del conocimiento de los fines esenciales del Estado, su función y

objetivos; de los parámetros de la ética y la moral que deben primar en el ejercicio de la función pública; de los

principios y los valores de la máxima autoridad o representante legal, de su nivel directivo y de todos los

servidores en general, de su cultura organizacional; de las expectativas de la ciudadanía o de alguna de sus

partes interesadas a las cuales sirve, y de las relaciones con otras entidades.

Y cuyos elementos son…

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Desarrollo del Talento Humano

Estilo de Dirección

Componente Direccionamiento Estratégico: Que al interrelacionar sus elementos establece el marco de

referencia que orienta a la institución al cumplimiento de sus misión, el alcance de la visión y al cumplimiento

de sus objetivos globales.


Planes y programas

Modelo de Operación por Procesos

Estructura Organizacional

Componente Administración de Riesgo: Permite evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como

externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales o los eventos positivos, que

permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.


Contexto Estratégico

Identificación de riesgos

Valoración del Riesgo

Políticas de Administración de Riesgos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: En donde se reúne e interrelacionan las partes que constituyen

la base para el desarrollo de la gestión, normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos,

información y medios de comunicación.

Y sus objetivos son…

Facilitar el cumplimiento de los objetivos y la misión institucional.

Establecer guías de acción que permitan en forma adecuada la coordinación de las actuaciones

dentro de los preceptos legales.

Determinar acciones preventivas, detectivas y correctivas que aseguren mantener las operaciones,

funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia y economía.

Verificar de manera permanente el riesgo y que la generación de información cumpla con el propósito

de soportar la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes

niveles del Estado y fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés en lo

relacionado con la rendición de cuentas.

Diseñar mecanismos de evaluación y verificación necesaria a a ejecución de actividades y tareas que

aseguren el cumplimiento de la misión.

Y sus componentes…

Componente actividades de control: son todas las actividades que garantizan el cumplimiento de las

funciones, planes y programas en la organización, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo

de riesgo y orientando la operación hacia la consecución de resultados, metas y objetivos.

Cuyos elementos son…

Políticas de operación

Procedimientos

Controles

Indicadores

Manual de Procedimientos

Componente Información: Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquieren

significados para diferentes grupos de interés o entidades que la requieran. Hacen parte fundamental de la

actividad operativa y administrativa de la organización al convertirse en insumo para la ejecución de los

procesos y a su vez en productos de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación

pública y la rendición de cuentas a la comunidad.


Información primaria

Información secundaria

Sistema de Información

Componente Comunicación Pública: Apoya la construcción de una visión compartida, y el

perfeccionamiento de las relaciones humanas de la organización con diferentes entidades y grupos de interés

internos y externos, facilitando el cumplimientos de los objetivos institucionales y sociales.


Comunicación Organizacional

Comunicación Informativa

Medios de Comunicación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN: En donde se unen y asocian las partes que garantizan la

valoración permanente de los resultados de la organización, mecanismos de evaluación y verificación.

Y sus objetivos son…

Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la

gestión de la institución por parte de los diferentes niveles de autoridad, facilitando acciones

oportunas de corrección y mejoramiento.

Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanente de control interno.

Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión, así como la capacidad de respuesta a

entidades y diferentes grupos de interés.

Garantizar la existencia de la misión que cumple el área de control interno a través de las auditorías

como mecanismos de verificación a la efectividad del control interno.

Establecer los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control

fiscal a los planes de mejoramiento institucional.

Y sus componentes son…

Componente Autoevaluación: permite a cada área verificar su capacidad para cumplir las metas y los

resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos

previstos por la entidad.


Autoevaluación del Control

Autoevaluación de la Gestión

Componente Evaluación Independiente: Garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control

interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de control interno,

unidad de auditoría interna o quien haga sus veces.


Evaluación del sistema de control interno

Auditoría interna

Componente Plan de Mejoramiento: Consolidan las acciones de mejoramiento necesaria para corregir las

desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan

como consecuencia de los procesos de autoevaluación y, evaluación independiente y, de las observaciones

formales proveniente de los órganos de control.


Plan de Mejoramiento Institucional

Plan de Mejoramiento Por procesos

Plan de Mejoramiento Individual

Ah ya entiendo, entonces el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- ¿se encargará de diseñar e

implementar todos estos subsistemas, componentes y elementos?

Por supuesto, con ese propósito se diseño el MECI, con el fin de garantizar el cumplimiento de este

sistema.

¿Y que compromiso tengo yo con esta implementación?

Eres esencial en todo, la participación de cada uno de los funcionarios es prioritaria, aunque se creó un grupo

de agentes de cambio constituido por uno o varios funcionarios de cada dependencia de la administración,

que se encargará de canalizar los compromisos con cada oficina, pero cada uno de nosotros debemos

diseñar nuestros procedimientos, formatos e instructivos, participar en el diseño de los procesos, estar atentos

y predispuestos para las socializaciones que se han realizado en la administración municipal, como informes a

través de correo, en la jornada de re inducción, en el kit de información, en el lanzamiento de un proyecto y

todos los avances que se van teniendo del proyecto.

Ah, pero quien es el agente de cambio en mi dependencia…

Primero debes saber quienes forman el equipo MECI

El Alcalde

El comité de coordinación de control interno

El nivel directivo

El representante de la dirección

La secretaria de control interno

Equipo MECI o agentes de cambio

Todos los servidores públicos.

Cuyos Roles y Responsabilidades son:

EL ALCALDE: Su rol, como máxima autoridad de la institución, es de tipo estratégico, consiste en orientar,

establecer, desarrollar, mantener, perfeccionar el sistema de control interno.

Su responsabilidad como representante legal ante el Estado y Sociedad es garantizar la efectividad, eficiencia

y eficacia del sistema de control interno, el cual a su vez debe conllevar al cumplimiento de los objetivos de la

institución.

Es también responsable por la definición de políticas de aplicación que permitan la implementación, operación

y evaluación de los subsistemas de control de gestión y evaluación, y por acatar las recomendaciones

generadas en los diferentes procesos de evaluación, tanto internos como externos, mediante el diseño,

ejecución y seguimiento del plan de mejoramiento institucional.

EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO: El comité de coordinación de control interno

está conformado en nuestra institución por el señor Alcalde y todos los secretarios de despacho de

conformidad con las directrices del representante legal (Alcalde), son responsables del direccionamiento y

evaluación continúa a la efectividad del sistema de control interno y su capacidad para apoyar el cumplimiento

de objetivos institucionales, también de verificar que se atiendan las recomendaciones generales por el área

de control interno y por los órganos de control.

EL NIVEL DIRECTIVO: Son responsables por la implementación de control interno al interior de la cada una

de las dependencias; por la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos

bajo sus responsabilidad; por el análisis, valoración de los riesgos que pueden afectar los resultados de los

procesos asignados a su dependencia; por la implementación de controles, aplicación de métodos y

procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificación y evaluación de su gestión.

También son responsables por la Autoevaluación, acoger las recomendaciones generadas por la Evaluación

Independiente, (Auditorías) que realizan los entes de control y por la puesta en marcha de los planes de

mejoramiento de su actividad operativa y administrativa, conforme a los objetivos específicos de los procesos

a cargo de la dependencia y su relación con los objetivos institucionales.

EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones

necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno basado en el

Modelo Estándar de Control Interno, el Alcalde Municipal, delegó dicha función de coordinar y supervisar en el

Secretario Administrativo que tiene como función el desarrollo organizacional en la entidad pública, con

delegación de autoridad para administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, mantenimiento y

actualización del sistema de control interno de la respectiva entidad, quien actuará bajo las políticas

establecidas por el comité de coordinación de control interno.

EL EQUIPO MECI O AGENTES DE CAMBIO: Esta integrado por servidores públicos del nivel profesional,

con representatividad de todas las áreas de la organización, encargados de la coordinación técnica y del

apoyo al diseño e implementación del sistema de control interno en todas las áreas de la entidad pública,

contribuyendo a ello con el conocimiento de la función de procesos y debilidades de control del área al cual

pertenezca; debe asumir el rol de facilitador de control interno de su dependencia, apoyando el adecuado

funcionamiento de los elementos de control.

Los servidores públicos que hagan parte del equipo MECI se deben caracterizar por el gran conocimiento de

la entidad, el área en que se trabaja, y de los procesos a su cargo, en general deben ser líderes, y motivar a

los demás servidores de la entidad, para el logro de los objetivos y metas propuestas en el diseño e

implementación del sistema de control interno; actuando bajo las directrices y políticas del secretario

administrativo.

Al entender el control interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen los

servidores públicos que integran la institución, en su condición de componente más importante de la red

institucional que se genera, permite mantener siempre presente las condiciones de satisfacción de los

compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés y garantiza su cumplimiento.

Lo anterior conlleva a las siguientes conclusiones:

1. Comprender el control interno es ejecutado por personas, garantiza coordinación de acciones de

manera intencional, consciente y efectiva al definir los flujos de información y comunicación que

permite a los servidores públicos anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se

presentan en su quehacer dentro de la institución.

2. Cada servidor público tiene responsabilidades frente al control interno, que se sintetizan en estar “al

servicio del Estado y de la Comunidad”.

3. Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el control interno para que se

cumpla con sus objetivos, utilizando la información que éste genera a fin de retroalimentar y

reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue.

4. La actuación de cada uno de los servidores públicos y en particular, del nivel directivo, tiene

repercusiones en el desempeño de la institución y del Estado como un todo.

5. Para la ejecución de control interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y

conocimientos de todas las personas de la institución. Así mismo, los procesos de selección,

capacitación, formación, y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos del control

interno.

6. Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad, por lo tanto es

necesario entregar a cada funcionario público un detalle de sus funciones oficializando por la ley o

reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, la manera de llevarlos a

cabo y la correspondencia con los objetivos de la institución.

7. Son los servidores públicos quienes hacen del control interno una realidad, pues es a través de sus

acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos institucionales.

8. La educación de todos los funcionarios públicos en búsqueda de las mejores prácticas, depende de

un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función

administrativa de la organización.

LOS SERVIDORES PÚBLICOS: Son los responsables por la operatividad eficiente de los procesos,

actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así

mismo, para desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del

cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a cual pertenecen.

Luego de haber revisado lo anterior, miremos el concepto de sistema de gestión de la calidad..

1.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Retomando nuevamente el concepto de sistemas de gestión podemos decir que un SGC es un conjunto de

actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten dirigir y evaluar el desempeño

institucional a partir de una orientación al mejoramiento continuo del servicio y a la satisfacción del usuario, en

nuestro caso, la comunidad.

Según encontramos en Wikipedia: “(...) un Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades

coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos,

Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al

cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en

satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización”.

El Sistema de Gestión de Calidad es entonces la integración armónica de los elementos requeridos para

desarrollar una gestión enfocada en cumplir los acuerdos establecidos con los clientes, al igual que los

requisitos y la legislación aplicable, prevenir la generación de fallas y riesgos, y tener un enfoque proactivo

que apunte hacia las causas de falla, y mejorar continuamente el desempeño.

De esta manera el SGC se constituye en el instrumento clave de la organización para cumplir el compromiso

consignado en la política y los objetivos de calidad.

¿Qué entendemos por Calidad?

Se entiende por calidad el grado en el que un conjunto de características (inherentes o asignadas, cualitativas,

cuantitativas, físicas, sensoriales, de comportamiento, de tiempo, ergonómicas o funcionales entre otras),

propias del producto o servicio, cumplen con los requisitos.

¿Qué entendemos por requisitos de la norma?

Son una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

“Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y

otras partes interesadas.

Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisitos, por ejemplo: requisito de un

producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.

Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas, de esta manera tenemos requisitos

legales, reglamentarios, corporativos o contractuales, entre otros.

Pero ¿Qué es la certificación ISO 9001?

Es el reconocimiento oficial ante el mundo, que realiza una entidad acreditada internacionalmente, acerca de

la conformidad del SGC de una empresa con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001. El proceso de

prepararnos, obtener y mantener la certificación nos sirve para consolidar y mejorar nuestra Gestión de

Calidad.

Para hacer realidad nuestros principios, compromisos y objetivos de calidad.

Y ¿qué es la NTC GP 1000?

El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad. Para responder a las exigencias se emiten una

serie de normas y directrices para lograr implementar los Sistemas de Gestión de Calidad.

Para poder implementar un Sistema de Gestión de Calidad al interior de la Administración Pública, se rige

bajo los parámetros del Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de

2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la cual determina las

generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de

Gestión de Calidad en los organismos y entidades estatales. Este Decreto también determina que el

establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad será responsabilidad de la máxima autoridad

de la entidad estatal y de los jefes de cada una de las dependencias, así como de los funcionarios de los

organismos estatales.

La Norma NTCGP 1000:2009 es importante para la actividad del CONTROL INTERNO en la medida que

agrega valor a la gestión de las organizaciones públicas, pues está invitada a proporcionar los parámetros por

medio de los cuales el Estado fortalece una legitimidad y a su vez las organizaciones logran imprimir una

mayor credibilidad en sus fines. La norma además busca el nacimiento de productos relacionados con lo que

buscan y necesitan los ciudadanos.

Y ¿Cuales con los beneficios que obtiene una entidad como la Alcaldía de Barbosa con la

Implementación y Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad?

Genera beneficios económicos a partir de:

El dominio y la gestión eficaz y eficiente de los requisitos y compromisos contractuales y legales

aplicables en cuanto a los productos ofrecidos.

Ahorros generados a partir de la optimización y racionalización de los procesos.

La racionalización de los costos ocasionados por incumplimientos de obligaciones, indemnizaciones

y seguros, entre otros, relacionados con términos contractuales.

Una cultura de enfoque hacia el cliente, facilita el manejo de los momentos de verdad y el

cumplimiento de las obligaciones con los clientes.

El tratamiento constante de las no conformidades considerando tanto la acción de bloqueo para no

aumentar el problema, como sobre el efecto inmediato y sobre las causas para asegurar que no haya

recurrencia en las fallas.

La gestión técnica y de planificación de productos y procesos, con sus implicaciones tanto en la

identificación y prevención de riesgos, como en la identificación de alternativas que generen mayor

valor agregado y sean menos costosas en cuanto a materiales, productos y procesos.

Facilitar las actividades de planificación, control, seguimiento, corrección, auditoria y revisión para

asegurar al mismo tiempo que la Política de Calidad se aplica y que el Sistema de Gestión de

Calidad de la empresa sigue siendo adecuado.

Identificar las prioridades y fijar objetivos de calidad alineados con la estrategia de la empresa.

Mejorar las relaciones con los clientes y usuarios a partir de la confianza que genera la certificación.

Asegurar las competencias y la gestión proactiva y de mejora, con respecto a los elementos claves

de desempeño de la organización, focalizados hacia el cliente y alineados con la estrategia

organizacional.

Acceder a mercados competitivos que exigen un SGC acorde con los requisitos de la norma ISO

9001, como condición contractual o mínima de acceso.

Y ¿Qué beneficios obtiene el personal de la Alcaldía de Barbosa con la Implementación y Certificación

del SGC?

Adquirir conciencia y cultura para tener comportamientos focalizados hacia el cliente.

Participar activamente en acciones específicas que apoyan y promueven la mejora continua en el

desempeño.

Desarrollar conocimientos y habilidades en cuanto a Gestión de Calidad en lo relacionado con:

Prevención y control y planificación de productos y procesos.

Qué bien, ahora veamos ¿cuales son los principios que rigen en un sistema de gestión de la calidad?

Enfoque hacia la comunidad: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la

comunidad, por lo tanto es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y

futuras de los clientes que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la claridad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz

de lograr la unidad de propósito dentro de esta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en

el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse

totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

Participación activa de los servidores públicos y los particulares: Es el compromiso de los servidores

públicos el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.

Enfoque basado en procesos: en la entidad existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente,

permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los

recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general,

gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia, y efectividad

de las entidades en el logro de sus objetivos.

Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las

decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información y no simplemente en la institución.

Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores de bienes y servicios: las entidades y sus

proveedores son interdependientes, una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la

capacidad de ambos para crear valor.

Coordinación, cooperación y articulación del trabajo en equipo: El trabajo en equipo, en y entre entidades

es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una

manera racional los recursos disponibles.

Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras, por

tanto es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para

facilitar así el control social.

Revisado cada uno de los principios del sistema de Gestión de Calidad pasemos a ver ¿en qué

consiste la metodología conocida como el ciclo PHVA?.

Primero que todo veamos ¿que quiere decir el ciclo PHVA?

PHVA quiere decir PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR.

El Sistema de Gestión de Calidad está basado en un modelo de operación por procesos y éste a su vez está soportado en la metodología conocida como PHVA: Veamos ¿que quiere decir cada uno de estos componentes? PLANEAR: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados, de acuerdo con los

requisitos del cliente, los legales aplicables y las políticas de la entidad. HACER: Implementar los procesos. VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la medición de los servicios respecto a las políticas, los objetivos y los

requisitos para el servicio e informar sobre los resultados.

ACTUAR: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

¿Cómo entender que en nuestra organización existe un sistema de Gestión que le sirve a la Entidad, y

así mismo la Entidad es un como Sistema?

El sistema de control interno y el sistema de gestión de la calidad integran todos los aspectos de la

organización ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las áreas, procesos, y actividades

de cada una de las entidades. Implementarlos implica contar con una organización sistémica que permita el

desarrollo constante de la entidad, la cual será medida básicamente en términos de satisfacción social en la

prestación de los servicios que misionalmente le correspondan.

¡Muy bien, ya voy entendiendo. Entonces se puede decir que ambos sistemas son herramientas que le

permitirán a la entidad lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de la

comunidad y demás partes interesadas!, excelente!!!

2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI 1000:2005 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC

GP 1000:2004

2.1 GENERALIDADES

Retomemos los conceptos para entender mejor en qué consiste esta integración.

¿Qué busca el sistema de control interno?

El sistema de control interno busca que todas las actividades, operaciones y actuaciones del sector público,

así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas

constitucionales y legales y de acuerdo con las metas y objetivos propuestos.

Ahora, ¿que busca el sistema de gestión de la calidad?

El sistema de Gestión de la Calidad entre tanto, busca dirigir y evaluar el desempeño Institucional en términos

de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios prestados por las entidades. El sistema de

gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de

ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el

ordenamiento jurídico vigente.

Ah, entonces estos sistemas pretenden que la administración pública sea cada vez más cercana al

ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficiencia, eficacia y calidad?. Por supuesto, es por ello

que ambos sistemas buscan contribuir al fortalecimiento de los procesos y optimización en el uso de

los recursos de las entidades.

Pues bien, a continuación veremos que tanto el MECI como la NTC reconocen que para su diseño e

implementación es necesario tener en cuenta lo siguiente:

Marco legal aplicable a la entidad

Tamaño, estructura de la entidad, entorno y sus riesgos asociados

Los productos y /o servicios que proporciona la entidad

Los objetivos particulares y los procesos que componen la entidad.

Ya que entramos a ver como se articula la NTCGP en todo lo que hemos estudiado, retomemos en una

tabla los siguientes aspectos:

Figura #4

2.2 CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE LA ARMONIZACIÓN

Entrando en materia, preguntémonos: ¿cómo concebimos una armonía entre ambos sistemas?, ¿de

que forma?

Pues bien, partamos del hecho que hay factores comunes y puntos de convergencia entre ambos sistemas.

Desde ese punto de vista se concibe la posibilidad de una armonía pues existe una integralidad muy

significativa.

Ahora bien, esta armonía es una resultante de la identificación de dos conceptos nuevos que vamos a

introducir en este estudio. Estos elementos son los siguientes: La compatibilidad y La complementariedad.

¿Qué se entiende por Compatibilidad?

Se concibe que exista una compatibilidad entre ambos sistemas cuando hay la posibilidad de que el

cumplimiento de los requerimientos de un sistema aplique para el otro.

¿Qué se entiende por Complementariedad?

Se concibe que exista una complementariedad entre ambos sistemas cuando vemos que hay una relación

sinérgica, donde unos elementos de una norma enriquecen y adicionan a la otra.

¿Posiblemente sigan si entender de qué forma se articulan ambos sistemas?. Pues bien es

completamente normal que eso suceda. En el siguiente aparte vamos a exponer uno a uno los

elementos a través de los cuales existe una articulación entre el MECI y la NTCGP 1000.

A continuación, veremos que existe un primer acercamiento de estos sistemas a través de la relación

existente entre los principios tanto del MECI como de la NTCGP1000.

Pero primero veamos ¿que es un principio?

Los principios son creencias básicas sobre la forma correcta como las personas deben relacionarse con los

demás y con el mundo. Un principio se interioriza, se lleva consigo y a menudo se demuestra cuando existe

una relación con los demás. En otras palabras, los principios determinan el “actuar y el vivir bien” de las

personas y permiten que dentro de una entidad pública como en la que trabajamos exista entre otras cosas un

ambiente de trabajo sano, responsable, y agradable.

Retomando nuestro estudio, recordemos entonces que el MECI cuenta con tres principios, estos son: LA

AUTOREGULACIÓN, LA AUTOGESTIÓN Y EL AUTOCONTROL. Entre tanto, la Norma Técnica de Calidad

NTCGP1000 cuenta con 10 principios, estos son: Liderazgo; participación activa de los servidores públicos;

enfoque basado en procesos; enfoque de sistema para la gestión; mejora continua; enfoque basado en

hechos y datos para la toma de decisiones; transparencia; coordinación, cooperación y, articulación;

relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores; enfoque hacia la comunidad.

2.3 ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN (PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN)

A continuación, se tratará de explicar cómo se puede llegar a una articulación entre los principios del MECI y

de la NTCGP 1000 a partir de entender cual es la relación existente entre ellos. Asi mismo, mencionaremos

cuales son los numerales de la norma que tienen en cuenta esta articulación de elementos.

Para empezar, abordemos la primera articulación que hay, la cual tiene que ver con la relación existente entre

el principio del MECI denominado el principio de AUTOCONTROL y los principios de la NTCGP1000

denominado el principio de Liderazgo y, el principio de la participación activa de los servidores públicos. Lo

que esta articulación nos quiere decir básicamente es que es importante que desde adentro de la

organización se asuma el Autocontrol como un elemento determinante en las decisiones y actuaciones tanto

de los directivos como de los servidores públicos, en primer lugar, por que va a permitir un nivel de liderazgo

y/o protagonismo muy significativo en la alta dirección, que va a permitir que se logren los propósitos y se

genere un ambiente de trabajo favorable. En segundo lugar, por que va a permitir un compromiso

correspondiente de parte de los servidores respecto a la excelencia y la ética con la que deben ejecutar sus

funciones. Los numerales de la norma que desarrollan esta articulación son: 5.1; 5.5.1; 5.5.2; 5.6; 6.2.

Continuando con esta articulación, abordamos el principio de AUTORREGULACIÓN el cual se relaciona con

los principios de Enfoque basado en procesos y, el enfoque de sistema para la Gestión. Lo que esta

articulación nos quiere decir es que en la medida que la organización tenga la capacidad de regular sus

acciones, cada servidor público actuará con base en las políticas de operación que se hayan definido. Esto

permitirá que el servidor entienda que hace parte de todo un sistema en la organización y por ende debe

trabajar articuladamente y por procesos. Los numerales de la norma que desarrollan esta articulación son: 4 y

4.1.

La tercera articulación que destaca es entre el principio de AUTORREGULACIÓN y AUTOGESTIÓN y su

relación con el principio de MEJORA CONTINUA. Lo que esta articulación nos quiere decir básicamente es

que toda organización debe tener la capacidad no sólo de regular sus acciones sino de gestionar el logro de

sus objetivos pero para esto debe tener claro que el concepto de mejora continua, el cual no es otro que estar

revisando constantemente la organización en pro de buscar oportunidades de mejora en los procesos, en los

procedimientos, en los formatos, y en los demás elementos que permiten desarrollar la labor diaria de la

organización. Entiendase la mejora continua como el objetivo fundamental del desempeño de las entidades.

Los numerales de la norma que desarrollan esta articulación son: 4.1 (literal f); 8; 8.1; 8.4; 8.5.1.

La cuarta articulación que se tiene es entre los principios de AUTORREGULACIÓN, AUTOGESTIÓN y

AUTOCONTROL y el principio de la NTCGP1000 relacionado con el ENFOQUE BASADO EN HECHOS y

DATOS PARA LA TOMA DE DECISIONES. Lo que esta articulación nos quiere decir es que en la medida que

el servidor aplique en la entidad los tres principios del MECI explicados anteriormente, va haber un manejo

adecuado de la información que se genera dentro de la organización, así mismo se va a hacer un analisis de

datos correcto que permita a la alta dirección tomar decisiones eficacez y acertadas. Los numerales de la

norma que desarrollan esta articulación son: 8.2.3; 8.2.4; 8.4; 8.5.2; 8.5.3.

El principio de AUTOGESTIÓN nuevamente se relaciona con los principios de la NTCGP1000 denominado

LAS RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSA CON LOS PROVEEDORES, y LA COORDINACIÓN,

COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN. Lo que esta articulación nos quiere decir, en primer lugar, es que el

servidor público debe estar en la capacidad de llevar relaciones beneficiosas con sus proveedores, las cuales

deben estar basadas en un equilibrio contractual que aumente la capacidad de ambos de crear valor. En

segundo lugar, el servidor público debe estar en la capacidad de entender la importancia del trabajo en equipo

y entre entidades como una estrategia que beneficia a la misma comunidad y permita optimizar los recursos

de la organización. Los numerales de la norma que desarrollan esta articulación son: 6.1;7.4.1;7.4.3.

La AUTORREGULACIÓN, AUTOGESTIÓN, AUTOCONTROL se relacionan con el principio de Transparencia

en la medida que su aplicación logre que las actuaciones y decisiones de los servidores sean los

suficientemente claras que permitan que la información que se produzca internamente en la entidad sea de

fácil acceso, permitiendo así el control social por parte de la comunidad. Sobra decir que aunque no existe un

numeral de la norma que así lo desarrolle explicitamente la transparencia es un principio constitucional y por

tanto debe cumplirse.

A continuación veamos una segunda relación de conceptos entre MECI y la NTCGP1000, que conllevar

de alguna manera a lograrse una articulación entre ambas herramientas.

2.4 ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN (CONCEPTOS RELACIONADOS)

Cuando se habla de elementos tales como PROCESO, PROCEDIMIENTO, ALTA DIRECCIÓN, EFICIENCIA,

EFICACIA, EFECTIVIDAD, INDICADORES, RIESGO, el concepto aplica igual tanto para MECI como para la

NTCGP 1000. No obstante, para efectos de la armonización es pertinente hacer algunas observaciones. Estas

son:

En cuanto al uso del término CIUDADANO, incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

Por último, respecto al concepto de Auditoría Interna, la Norma Técnica revisa la conformidad del sistema

respecto a los numerales. El MECI plantea la evaluación independiente con alcance en 3 aspectos:

Cumplimiento de la normatividad, logro de los objetivos misionales y de gestión y resultados con el fin de

determinar la economía, la eficiencia, y la eficacia en el manejo de los recursos.

A continuación expondremos la correspondencia entre el MECI y la Norma Técnica de Calidad en

términos de los productos e impactos esperados.

2.5 CORRESPONDENCIA ENTRE EL MECI Y LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD NTCGP1000:2009

Figura # 5

En la figura 5 vemos que en cada parte del ciclo PHVA se encuentra su correspondencia con los subsistemas

del Modelo MECI. Además, cada ciclo retoma los numerales de la Norma Técnica de Calidad que así lo

desarrollan.

Figura # 6

En la figura 6 vemos un primer ciclo, relacionado con el PLANEAR, y que tiene correspondencia con el

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. Además, podemos visualizar los numerales de la Norma

Técnica de Calidad que así lo desarrollan. Que en este caso es el numeral 4, relacionado con los requisitos

generales, el numeral 5, relacionado con la Responsabilidad de la Dirección, el numeral 6 relacionado con

Gestión de los recursos.

Figura # 7.1 Figura # 7.2

En la figura 7.1 podemos visualizar los productos como resultante de la articulación entre el COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL y los numerales de la norma correspondientes. Así mismo, en la figura 7.2

podemos visualizar el impacto esperado como resultante de esta articulación entre ambos sistemas.

Figura 8.1 Figura 8.2


DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y EL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO y los

numerales de la norma correspondientes. Entre tanto, en la figura 8.2 podemos visualizar el impacto esperado

como resultante de esta articulación.

Figura # 9

En la figura 9 vemos un segundo ciclo, relacionado con el HACER, y que tiene correspondencia con el

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Además, podemos visualizar los numerales de la Norma Técnica

de Calidad que así lo desarrollan. Que en este caso es el numeral 7 relacionado con la realización del

Producto o Prestación del Servicio.



ACTIVIDADES DE CONTROL y los numerales de la norma correspondientes. Por su parte, en la figura 10.2

podemos visualizar el impacto esperado como resultante de esta articulación.



INFORMACIÓN Y EL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. En la figura 11.2 podemos visualizar el

impacto esperado como resultante de esta articulación.

Figura 12

En la figura 12 vemos un segundo y tercer ciclo, relacionado con el VERIFICAR y ACTUAR, y que tiene

correspondencia con el SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Además, podemos visualizar los

numerales de la Norma Técnica de Calidad que así lo desarrollan. Que en este caso es el numeral 8

relacionado con la Medición, Análisis y Mejora.



AUTOEVALUACIÓN Y EL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. En la figura 13.2 podemos

visualizar el impacto esperado como resultante de esta articulación.



PLAN DE MEJORAMIENTO. En la figura 14.2 podemos visualizar el impacto esperado como resultante de

esta articulación.

3. AUDITORÍAS

3.1 ORIENTACIONES GENERALES

Una auditoria es un procesos sistémico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas

de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditorías. (NTC-

ISO19011:2012).

Básicamente la evidencia de una auditorías consta de registros y hechos verificables.

Los criterios de la auditoría son: las políticas, los procedimientos, los requisitos, etc; los criterios de auditoría

se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de auditoría.

Los hallazgos son los resultados de la evaluación, estos se componente de hallazgos conforme ó no

conformes.

Un programa de auditoria es un conjunto de una o más auditorías planficadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigido hacia un propósito especifico, incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a

cabo las auditorías.

Figura 15

3.2 AUDITORIAS COMBINADAS

En cuanto a las auditorías combinadas, lo que se puede decir es que la oficina de control interno, o quien

haga sus veces, es la dependencia encargada de coordinar el proceso de auditorías internas de calidad.

Las auditorias tanto de MECI como de calidad deben desarrollarse a través de un programa de auditorías

aprobado por el comité de Coordinación de Control Interno, razón por la cual las fechas de las auditorías de

calidad deben ser concertadas con el representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de

Calidad.

La oficina de control interno planea y coordina las auditorías, pero prepara únicamente las auditorías de

gestión y presenta un informe con dos capítulos, uno con los resultados de la auditoría de gestión y otro

capitulo con los resultados de la auditoría de calidad; por ello, una vez concluida la auditoría de calidad, la

oficina de control interno será la encargada de consolidar y presentar el informe final a la Alta Dirección de la

Entidad.

3.3 VENTAJAS DE PROGRAMAR AUDITORÍAS COMBINADAS

Posibilidad de realizar un análisis global de los hechos y resultados de la misma auditoría.

Los procesos y documentos comunes a los dos sistemas, facilitan su identificación y documentos

específicos.

Facilidad para verificar el nivel de despliegue de indicadores por niveles de la organización.

Mayor tiempo de preparación de la Auditoría, en cuanto a definición de los objetivos y alcance de la

auditoría.

3.4 RETOS DE PROGRAMAR AUDITORÍAS COMBINADAS

Mayor nivel de exigencia al equipo auditor para aportar información a la dirección respecto al nivel de

madurez de la organización, eficacia, eficiencia y riesgo de los procesos.

Mayor esfuerzo del equipo auditor para identificar evidencias y evaluar hallazgos durante la

realización de la auditoría.

MARCO LEGAL PARA AMBOS SISTEMAS

El marco legal lo establece la constitución política, y son los artículos siguientes:

Art., 209: Principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,

imparcialidad, publicidad. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se

ejercerá en los términos que señale la ley.

Art., 269: Obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Ley 87 de 1993

Definición del control Interno (Art. 1°)

Objetivos, Características y Elementos (Art. 2°,3°,y 4°)

Campos de Aplicación, Roles y Responsabilidades (Art. 5°,y 6°)

Obligatoriedad de crear un Sistema de Evaluación y Control de Gestión (Art. 8°)

Obligatoriedad de crear una función de Evaluación independiente – Oficina de Control Interno (Art. 3°

y 9°)

Crear la figura del Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno, del auditor y/o Asesor en las

Entidades Públicas- (Art. 10°,11° y 12°)

Ley 42 de 1993: Determina la competencia de la Contraloría General de la Republica para evaluar el control

interno en las entidades del Estado.

Decreto 1826 de 1994

Crear Oficina de Control Interno (Art. 1°)

Designar Jefe de Oficina de Control Interno (Art. 2°)

No Refrendación de Actos Administrativos por la Oficina de Control Interno (Art. 3°)

Creación del Comité Coordinador de Control Interno – CCCI y definición de sus funciones (Art. 4° y

5°)

Ley 152 de 1994: Por la cual se establece la ley orgánica del plan de Desarrollo.

La directiva presidencial 02 de 1994: Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos

de la rama ejecutiva del orden nacional.

Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el articulo 354 de la constitución política, se crea la Contaduría

General de la Nación como una unidad administrativa especial adscrita al ministerio de Hacienda y Crédito

Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

La directiva Presidencial 01 de 1997: Desarrollo del sistema de control interno.

Ley 489 de 1998: Dicta normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional.


Rol de las Oficinas de Control Interno (Art. 1°)

Valoración de riesgos

Acompañar y asesorar

Realizar evaluación y seguimiento

Fomentar la cultura el control

Relación con entes externos


Sistema Nacional de Control Interno (Art. 1°)

Instancias de articulación (Art. 4°)

Responsables (Art. 5°)

Reguladores (Art. 6°)

Facilitadores (Art. 7°)

Evaluadores (Art.81°)

Unidad básica del Sistema Nacional de Control Interno

Procesos fundamentales de la Administración: dirección, planeación, organización, ejecución,

seguimiento y control (evaluación).

La directiva presidencial 09 de 1999: Lineamientos para la implementación de la política de Lucha contra la

Corrupción.

Decreto 2539 de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2145 de 1999.

Ley 734 de 2002: Determina en el articulo 34 deberes de todo servidor público (…adoptar el sistema de

control interno que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen).

Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público y

en otras entidades prestadoras de servicio.

Decreto 2756 de 2004: Por la cual se modifica el articulo 20 del decreto 2145 de 1999.

Resolución 048 de 2004: Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno Contable.

Decreto 1599 de 2005: Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005) para el

Estado Colombiano. Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno

Circular N° 2 del 27 de Mayo de 2005: Consejo Asesor de Control Interno sobre MECI 1000:2005.

Circular N° 06 de 27 de Junio de 2005: Sobre sistemas de Gestión de la Calidad.

Decreto 4110: Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta Técnica de Calidad en la Gestión

Pública NTCGP 1000:2004.

Decreto 4485 de 2009: Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de La Gestión

Pública NTCGP1000:2009.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan.

Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

Código de Buen Gobierno: disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las

entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente

en la administración pública. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos

que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de

generar confianza en los públicos internos y externos hacia el ente estatal.

Código de Ética: documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está

conformado por los Principios, Valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo

servidor público de la entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa.

Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.

Grupos de Interés: personas, grupos o entidades sobre las cuales el ente público tiene influencia, o son

influenciadas por ella. Es sinónimo de “Públicos internos y externos”, o “Clientes internos y externos”, o

“partes interesadas”.

Misión: definición del quehacer de la entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de

acuerdo a las características de cada ente público.

Modelo Estándar de Control Interno –MECI-: modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el

Decreto No. 1599 de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la

evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de

los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Interno, Unidades de Auditoría Interna o

quien haga sus veces.

Políticas: directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el marco de actuación con el cual se

orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines

constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y

sus propósitos.

Rendición de Cuentas: deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la

administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los

respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se

constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la

corrupción.

Riesgos: posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el

logro de los objetivos institucionales de una entidad pública, entorpeciendo el desarrollo normal de sus

funciones.

Transparencia: principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que

expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir

cuentas de la gestión encomendada.

Visión: establece el deber ser de la entidad pública en un horizonte de tiempo, desarrolla la misión del ente e

incluye el plan de gobierno de su dirigente, que luego se traduce en el plan de desarrollo de la entidad.

Política De Calidad: La política de calidad son las intenciones globales y orientaciones relativas a la calidad tal

como son expresadas formalmente por la alta dirección. Generalmente la política de calidad es coherente con

la política global de la organización y proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los

objetivos de calidad.

ULTIMA HOJA

¡Tengamos muy presente estos artículos, leyes y decretos que son la base legal de la implementación

de estos sistemas!.

Compañeros, ahora que ya conocemos que es y que comprende el Modelo Estándar de Control Interno

MECI 1000:2005, el Sistema de Gestión de la Calidad y, la Norma Técnica de la Gestión Pública NTC-

GP 1000:2009, hagamos un trato.

Bien, me gusta

De hoy en adelante seremos multiplicadores del conocimiento MECI, CALIDAD.

¡Animo, hagámoslo pues!

ENTRE TODOS HAREMOS GRANDE A NUESTRA EMPRESA

¡Hagámoslo pues!

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