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ESTADO DE GOIÁS

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PENITENCIÁRIA E JUSTIÇA

SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO, PLANEJAMENTO E FINANÇAS

GERÊNCIA DE FINANÇAS

FUNDO ROTATIVO GABINETE DO SECRETÁRIO

MANUAL

FUNDO

ROTATIVO

PERGUNTAS & RESPOSTAS 1°EDIÇÃO – SETEMBRO DE 2014


Avenida, 1° Radial, n.° 586, Bloco1, 2° andar, Setor Pedro Ludovico

Goiânia - Goiás

CEP: 74820-300

Joaquim Cláudio Figueiredo MesquitaJoaquim Cláudio Figueiredo MesquitaJoaquim Cláudio Figueiredo MesquitaJoaquim Cláudio Figueiredo Mesquita

Secretário de Estado

Edson Costa de AraújoEdson Costa de AraújoEdson Costa de AraújoEdson Costa de Araújo

Superintendente Executivo

Maria do Carmo MoreiraMaria do Carmo MoreiraMaria do Carmo MoreiraMaria do Carmo Moreira

Superintendente de Gestão, Planejamento e Finanças

Luciana Moreira BeloLuciana Moreira BeloLuciana Moreira BeloLuciana Moreira Belo

Gerente de Finanças

Adailton Barros dos SantosAdailton Barros dos SantosAdailton Barros dos SantosAdailton Barros dos Santos

Gestor do Fundo Rotativo Gabinete do Secretário

Disponível no sítio: www.sapejus.go.gov.br

Permitida a reprodução total ou parcial desde que indicada a fonte.

APRESENTAÇÃO

Este manual foi elaborado a partir de estudos fundamentados no Manual de Instruções Fundo Rotativo da Controladoria-Geral do Estado, na Lei Complementar n.° 64/08, no Decreto 6.962/09 e na Resolução Normativa do Tribunal de Contas do Estado de Goiás n.° 007/01.

Possui a intenção de orientar os gestores dos Fundos Rotativos da SAPEJUS na utilização dos recursos disponíveis destinados às aquisições de pequena monta e pronto pagamento evidenciadas em seu ato de criação, ou seja, a Lei n.° 18.337/2013.

Os conteúdos abordados por este manual são:

1) Finalidade dos recursos do fundo rotativo; 2) Breves conceitos de orçamento e finanças públicas; 3) Temas específicos para viabilizar a utilização dos recursos

A primeira parte deste manual é composta por perguntas e respostas diversas com o objetivo de dirimir todas as dúvidas pertinentes à gestão dos recursos do fundo rotativo.

A segunda parte possui uma requisição de despesas para servir de modelo.

Em momento algum o gestor do fundo rotativo deve abstrair-se da observância da legislação correlata e do Manual de Instruções Fundo Rotativo da Controladoria-Geral do Estado, pois este Manual no modelo de perguntas e respostas é um complemento para diminuir as dificuldades encontradas pelos gestores na utilização dos recursos.

O conteúdo deste trabalho está disponível a todos os servidores e a qualquer interessado, para simples consulta ou impressão, no sítio eletrônico da SAPEJUS: http://www.sapejus.go.gov.br


PERGUNTAS & RESPOSTAS

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1. O que é o Fundo Rotativo?

É um sistema de descentralização financeira, criado por lei específica.

2. Pra que serve o Fundo Rotativo?

Dar maior agilidade e melhor dinamismo à realização de despesas de pequena monta e pronto pagamento que estejam evidenciadas em seu ato de criação e em situações comprovadamente especiais.

3. O que pode ser pago com os recursos do Fundo

Rotativo?

Podem ser pagas despesas com materiais e serviços, porém deve-se ter alguns cuidados relacionados abaixo:

Quanto à aquisição de material:

Devem ser observados os seguintes critérios:

a) Inexistência do material em estoque da SAPEJUS (neste caso, deverá haver uma justificativa/comprovante por escrito);

b) A quantidade a ser adquirida deve limitar-se ao atendimento das reais necessidades, durante o período em que o setor competente estiver procedendo à aquisição ou remessa deles;

c) Nenhum produto poderá ser adquirido com o objetivo de estocar, qualquer que seja a finalidade.

Para despesa com prestação de serviços

As despesas envolvendo a prestação de serviços somente poderão ser realizadas, quando por pessoa jurídica (empresa), mediante o fornecimento da respectiva nota fiscal e quando por pessoa física com recibo e cópia de documentação pessoal, incluindo comprovantes de residência.


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4. Como realizar despesas?

1. Elaborar requisição de despesas 2. Pesquisa mercadológica 3. Solicitar despacho da Gerência de Suprimentos com a negativa do

material 4. Juntar certidões do fornecedor que possui o menor preço 5. Verificar em qual modalidade deverá ser enquadrada, conforme

especificação constante das notas de empenho 6. Conferir se o empenho possui saldo disponível, visto que nenhuma

despesa poderá ser contraída sem prévio empenho (Art. 60, Lei

4.320/64: é vedada a realização de despesa sem prévio empenho)

Se tudo estiver de acordo, o produto/serviço pode ser adquirido e pago com cheque nominal.

7. Tirar cópia do cheque e pegar recibo com nome completo, data e local, nos casos em que houver intermediário para entregar o cheque ao fornecedor.

5. Como efetuar pesquisa de mercadológica?

Pesquisar em pelo menos três estabelecimentos os orçamentos com as seguintes características:

Papel timbrado;

N. ° CNPJ ou CPF;

Endereço;

Assinatura do responsável;

Validade da proposta;

Prazo da entrega ou realização dos serviços.

Vejamos o decreto 6.962/2009:


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Art. 10. A realização de despesas à conta do fundo rotativo deve ser

precedida de pesquisa de preços.

§ 1° A pesquisa de preços deve ser feita, no mínimo, com três orçamentos

recebidos, preferencialmente, em papel timbrado, contendo também o número do CNPJ ou

do CPF do emissor, endereço, assinatura do responsável, validade da proposta, prazo de

entrega ou da execução dos serviços.

§ 2° Excepcionalmente, desde que devidamente justificado, podem ser

aceitos orçamentos em número inferior a três.

6. Como comprovar despesas?

O Decreto 6.269 estabelece o seguinte:

Art. 12. Para os fins deste Decreto são comprovantes de despesas:

I – original de documento fiscal, incluídas as notas fiscais de mercadoria e de serviços e cupons fiscais;

II – recibo de prestação de autônomo – RPA, para os casos de prestação de serviços por pessoa física ou contribuinte individual.

§ 1o O comprovante de despesa conterá, além da denominação do fundo rotativo:

I – no caso de pessoa jurídica, endereço, número do CNPJ e números, se exigidos, da inscrição estadual e municipal;

II – no caso de pessoa física, o nome do prestador de serviços, o endereço e número do RG e do CPF.

§ 2o Os comprovantes de despesas devem descrever com clareza os materiais e serviços, quantidades e valores, indicando, se for o caso, a incidência de retenção de tributos, além de outras informações julgadas necessárias para identificação e liquidação da despesa.

ATENÇÃO PARA OS COMPROVANTES DE DESPESAS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA VEÍCULOS:

Obrigatório constar no corpo ou verso da nota fiscal/cupons fiscais as placas dos respectivos veículos que receberão as peças.


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Vejamos o manual da CGE:

7.1.3. Aquisição de peças para veículos

Quanto à aquisição de peças para veículos, será obrigatório constar no corpo ou verso da nota fiscal/cupons fiscais as placas dos respectivos veículos que receberão as peças.

As notas fiscais/cupons fiscais deverão ser emitidas de acordo com o regular consumo.

ATENÇÃO ÀS VEDAÇÕES:

§ 3o É vedada a utilização:

I – de comprovantes de despesas sem identificação, contendo rasuras, emendas ou entrelinhas que prejudiquem sua clareza ou legitimidade;

II – de recibos como comprovante de despesas nas aquisições de materiais.

Art. 13. O recebimento do material ou da prestação de serviços contratada deve ser atestado por servidor que não exerça a função de gestor do fundo, com aposição de assinatura no verso do comprovante de despesas, contendo data, nome por extenso, cargo e matrícula.

7. Como administrar os recursos do Fundo

Rotativo?

Controlando os saldos dos empenhos, observando os limites para cada natureza de despesas, solicitações de restituições ao fundo e saldo bancário.


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8. Como controlar os saldos?

Acompanhamento das deduções dos empenhos, do extrato bancário, dos cheques emitidos e dos limites de gastos mensais, limite de solicitação de empenho de R$ 8.000,00 reais para cada natureza de despesa/ano e saldo bancário.

9. Quais normas regulam os fundos rotativos?

- Lei Estadual n.°18.337, de 13 de dezembro de 2013; (Cria Fundos Rotativos na Secretaria de Administração Penitenciária e Justiça)

- Lei Complementar Estadual n.° 64, de 16 de dezembro de 2008; (Estabelece diretrizes para criação, utilização e prestação de contas de fundos rotativos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e Ministério Público)

- Decreto Estadual n.° 6.269, de 29 de julho de 2009; (Regulamenta a Lei Complementar n.° 64)

- Resolução Normativa Tribunal de Contas do Estado de Goiás n.° 007/2001; (Normas e instruções referentes a Fundos Rotativos)

- Instrução Normativa n.° 11, de 12 de dezembro de 2012 – Controladoria-Geral do Estado de Goiás; (aprova a 2° edição do Manual de Instruções do Fundo

Rotativo)

10. Podem ser realizadas quaisquer despesas com

os recursos do Fundo Rotativo?

NÃO. As despesas com recursos do Fundo Rotativo devem atender às

seguintes condições:

a) Ser de pequena monta e pronto pagamento; b) Especificada na lei de criação; c) Observar as vedações, em especial, a vedação de pagamento a

servidor a título de ressarcimento ou ajuda de custo.


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11. O que é despesa de pequena monta?

Consoante o art.3°, parágrafo único do Decreto n.° 6.962/2009, consideram – se como despesas de pequena monta e de pronto pagamento aquelas cujo valor esteja compreendido no limite do inciso II do artigo 24 da Lei Federal n.°8.666/93, atualmente, de até R$ 8.000,00 (oito mil reais).

12. Quais as principais características das

despesas passíveis de realização por meio do

Fundo Rotativo?

A realização de despesas pelo Fundo Rotativo não é a regra, e sim, a exceção, portanto devemos observar todas as condições constantes nas questões 3 e 4 deste manual.

Em especial, temos o caráter imediato e urgente que justificam as aquisições, assim, vale lembrar que o material a ser adquirido está indisponível em estoque no almoxarifado, inexistência de fornecedor contratado para fornecimento do material e/ou da prestação do serviço e que a despesa não é passível de planejamento, pois exige uma ação imediata do gestor.

13. Qual o prazo para prestação de contas dos

recursos do Fundo Rotativo?

No prazo de trinta dias após o término de cada trimestre, o órgão ou a entidade deve estar com a prestação de contas concluída com o atestado de regularidade assinado pelo ordenador de despesas e a manifestação do controle interno.


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14. Em caso de afastamento temporário ou

definitivo o que o gestor do fundo rotativo deve

fazer?

O gestor do fundo rotativo deve prestar contas de sua administração em ambos os casos.

O gestor deve informar a Gerência de Finanças quando for gozar suas férias em períodos próximos aos períodos de prestação de contas do fundo rotativo, ou seja, nos meses de ABRIL, JULHO, OUTUBRO e JANEIRO. Assim, haverá tempo hábil para a elaboração da prestação de contas sem que prejudique o direito do servidor de tirar férias nem a tempestividade da sua obrigação como gestor do fundo rotativo.

15. A prestação de contas é elaborada em cada

aquisição?

Não. As prestações de contas são elaboradas obedecendo ao artigo 16 do Decreto Estadual n.°6.269 em cada trimestre, ou seja, serão elaborados documentos que prestem contas de todas as aquisições feitas no trimestre.

16. Qual o valor do Fundo Rotativo?

O Fundo Rotativo tem como valor aquele fixado na lei que o criou, podendo ser alterado somente mediante lei e, caso seja aumentado, deverá ser emitida nota de empenho para integralização do Fundo Rotativo.

17. Qual o limite máximo de gastos mensais?

Os gastos mensais do fundo rotativo ficam limitados ao valor fixado na lei que o instituiu.


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18. Quais os limites o gestor do Fundo Rotativo

deve observar?

Primeiro, o gestor está limitado ao saldo de empenho que foi solicitado junto à Gerência de Finanças.

Segundo, o limite para empenho e pagamento é o considerado de pequena monta e pronto pagamento (R$ 8.000,00).

Terceiro, o limite máximo de gastos mensais, ou seja, o valor de cada fundo rotativo.

Quarto, o limite do saldo bancário, para evitar a emissão de cheque sem fundos.

19. Quais os cuidados básicos a serem tomados

pelo Gestor do Fundo Rotativo?

Sempre observar os saldos existentes para efetuar despesas. Saldo de empenho e saldo financeiro em conta.

Controlar os saldos de naturezas de despesas para que não ultrapasse o valor liberado (R$ 8.000,00).

Verificar a existência em estoque do material a ser adquirido.

Observar a legislação tributária pertinente, especialmente quando da contratação de prestadores de serviços autônomos;

Guarda e zelo do talonário.


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20. Quais as competências do Gestor do Fundo

Rotativo?

Compete ao Gestor do Fundo Rotativo:

I. Solicitar emissão de empenhos estimativos; II. Movimentar os recursos do fundo; III. Realizar pesquisa de preços; IV. Adquirir os materiais e contratar os serviços relacionados na lei

de criação do fundo; V. Solicitar a recomposição do fundo; VI. Prestar contas dos recursos utilizados.

21. Quando não há fornecedor na região com

certidões com a devida regularidade?

A pesquisa mercadológica e o gasto podem ser efetuados em todo o Estado e até mesmo em todo território nacional, porém devem ser observadas as questões relativas aos impostos, em especial, o ICMS. Portanto, sugere-se que quando da dificuldade de encontrar empresas regulares na região a pesquisa seja efetuada em outro Município do Estado.

22. O orçamento pode ser enviado por e-mail?

Sim. Basta atender às condições constantes na questão número 5. O fornecedor pode digitalizar o orçamento e enviá-lo por e-mail.

23. Quando ocorre a prestação de contas dos

recursos do Fundo Rotativo?

A prestação de contas ocorre a cada trimestre. (Ver item X do Manual do Fundo Rotativo do Estado de Goiás)


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24. Pode ser efetuado saque na conta do Fundo

Rotativo?

Não é permitido saques na conta do fundo rotativo e sua movimentação far-se-á exclusivamente por meio de cheque nominal.

25. Quando deve ser entregue o cheque ao

fornecedor?

A entrega do cheque nominal ao fornecedor/prestador somente deverá ocorrer mediante o recebimento do comprovante de despesas ATESTADO e juntada dos comprovantes de regularidade fiscal, observando-se, quando aplicável, a retenção de tributos, tais como ISS, no caso de prestação de serviços.

26. O que é Plano de Aplicação?

É uma portaria assinada pelo ordenador de despesas na qual autoriza a emissão de empenhos para o Fundo Rotativo em determinadas naturezas de despesas.

27. O que é empenho e o que é natureza de

despesas?

O artigo 58 da Lei 4.320/64 (Normas gerais de direito financeiro) traz o conceito de empenho em seu texto:

“O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade

competente que cria para o Estado obrigação de

pagamento pendente ou não de implemento de

condição.”

Breve explicação: o empenho é a reserva de um valor no orçamento da Pasta a determinado fornecedor que, via de regra, venceu procedimento licitatório. No caso do fundo rotativo, o empenho é efetuado para cada Gerência Regional dentro do valor solicitado previamente à Gerência de Finanças.


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Natureza de despesas é um código que especifica a despesa. O gestor deve ter cuidado ao consultar o saldo de empenho para não confundi-las.

Por exemplo: existe uma natureza de despesas para serviços prestados por PESSOA FÍSICA e outra para serviços prestados por PESSOA JURÍDICA:

Manutenção, Reparo e Conservação de Frota de Veículos por Pessoa Física (3.3.90.36.08).

Manutenção, Reparo e Conservação de Frota de Veículos por Pessoa Jurídica (3.3.90.39.21).

O título da natureza de despesas é o mesmo, porém o elemento é diferente, portanto, essa análise deve ser feita antes da pesquisa de orçamentos para que seja confirmada a existência de saldo de empenho suficiente a atender à demanda.

28. O que é Requisição de Despesas?

Documento no qual haverá o campo para preenchimento de dados básicos, discriminação dos materiais/serviços, preço médio, características, objetivos e destinação e a justificativa da aquisição.

29. Como aferir a regularidade fiscal e trabalhista

que o fornecedor deve possuir?

Por meio da emissão das seguintes certidões (links abaixo para consulta):

1) Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União

http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/Inform

aNICertidao.asp?Tipo=1

2) Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros

http://cnd.dataprev.gov.br/cws/contexto/Pcnd1/Pcnd1.html

3) Certificado de Regularidade do FGTS –CRF

https://www.sifge.caixa.gov.br/Cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp

4) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

http://www.tst.jus.br/certidao

5) Certidão de Débitos Estado de Goiás

http://www.sefaz.go.gov.br/Certidao/Emissao/


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Em alguns casos, para emissão da Certidão de Débitos Municipais pode ser exigido que seja solicitado pessoalmente junto à Prefeitura, pois nem todos os Municípios possuem site disponível para este tipo de serviço.

OBSERVAÇÃO: É comum o link disponibilizado estar fora do ar devido a manutenções e até mesmo troca de endereço da internet, assim, sugere-se que quando houver esta ocorrência a busca seja realizada pelos sites de pesquisas disponíveis na internet.

30. Como é feita a reposição dos recursos ao Fundo

Rotativo?

Após efetuar todos os procedimentos para utilização dos recursos, a documentação deve ser encaminhada ao Fundo Rotativo do Gabinete do

Secretário – Gerência de Finanças, para que seja elaborada a conferência de toda documentação.

Após a análise da documentação, caso haja necessidade de algum ajuste ou algum documento será solicitado ao gestor que viabilize o mais rápido possível.

Porém, se toda documentação estiver de acordo, a Nota Fiscal será liquidada no empenho correspondente, e após, serão solicitados junto à Secretaria da Fazenda a reposição dos recursos à conta do Fundo Rotativo respectivo.

31. Quando os recursos retornarão à conta do

Fundo Rotativo?

A reposição dos recursos poderá depender, por exemplo, da disponibilidade de caixa do Tesouro Estadual, ou seja, há uma margem de discricionariedade da Secretaria da Fazenda na liberação destes recursos, portanto, não existe possibilidade da Gerência de Finanças garantir o imediato retorno dos recursos à conta do Fundo Rotativo nem determinar um prazo para tal.

SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO PENITENCIÁRIA E JUSTIÇA Av. 1ª Radial, nº 586, Bloco 2, 2º andar, Setor Pedro Ludovico Goiânia – Goiás CEP: 74820-300

REQUISIÇÃO DE DESPESA Nº xxx /2014 – FUNDO ROTATIVO xxx / SAPEJUS Local, data.

1. Órgão/Entidade: Secretaria de Estado da Administração Penitenciária e Justiça

2. Setor/Área Requisitante: 3. Nome do Requisitante: 4. Cargo/Função: 6. Descrição da Despesa Solicitada

ITEM

DISCRIMINAÇÃO

UND. QTD.

VALOR MÉDIO

VALOR MENOR

01 Bateria 60 Amperes para veículo xxxx, placa: XXX 0000.

Peça 01 R$ 299,67 R$ 269,00

7. Características, Objetivos e Destinação Finalística e/ou Administrativa. Características da aquisição e objetivos que serão atingidos.

8. Justificativa. O produto atual não possui mais condições de funcionamento. A Gerência de Transportes não possui o produto em estoque e a aquisição pelo Fundo Rotativo justifica-se pela necessidade de manter os trabalhos desta Assessoria junto à SAPEJUS.

9. Informações complementares:

Requisitante:

(Nome do requisitante)

Cargo do requisitante Data: / /2014.

Fonte de Recurso:____________________

Maria do Carmo Moreira

Superintendente de Gestão, Planejamento e Finanças.

Data: / /2014.

DESPACHO DO ORDENADOR

Autorizo a contratação nos termos do Artigo 2º, do Decreto Estadual nº 7.695/2012. Encaminhem-se os autos a Gerência de Gestão e Planejamento para indicação do código, descrição da programação e produto e, ainda, para emissão de declaração de adequação orçamentário-financeira, conforme prevê a Lei Complementar nº 101/2.000, e demais providências cabíveis.

Data: / /2014.

Joaquim Cláudio Figueiredo Mesquista

Secretário de Estado

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