Manual Certificados Digitales Todo1

5/9/2018 Manual Certificados Digitales Todo1 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/manual-certificados-digitales-todo1 1/22

Certificados Digitales - Sucursal Virtual EmpresasPropiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3

1

Certificados Digitales

¿Qué es un certificado digital?

Un certificado digital es un documento electrónico generado y firmado digitalmente poruna entidad de certificación, la cual garantiza la vinculación entre la identidad delusuario que realiza transacciones y el Banco.

En este caso es Bancolombia quien genera dicho archivo electrónico. Este archivodeberá ser descargado en el computador donde el cliente realiza las transacciones a

través de la Sucursal Virtual Empresas. Cada certificado digital es único e intransferiblepor usuario y la empresa puede tener tantos certificados como superusuarios ousuarios aprobadores tenga.

El certificado digital solo será requerido para las siguientes transacciones:

1. Transferir fondos desde una de cuenta de ahorros y/o corriente (Bancolombia – Fiduciaria

Bancolombia).2. Programar transferencias de fondos3. Pagar la nómina manual y/o a través de un archivo (Bancolombia – ACH).

4. Pagar proveedores de forma manual y/o con un archivo (Bancolombia – ACH)5. Aprobar la creación de nuevos usuarios

6. Administrar programación de pagos de tarjeta de crédito7. Aprobar productos propios inscritos por otro(s)

8. Aprobar productos de terceros inscritos por otro(s) usuario(s)9. Administrar transferencias programadas10. Pagar la(s) tarjeta(s) de crédito

11. Programar los pago(s) de tarjeta(s) de crédito12. Pagar facturas a terceros

13. Programar Pagos de facturas a terceros14. Abonar crédito(s)

15. Desembolsar Credipagos Virtual16. Emitir y reemitir certificado(s) digital(es)17. Transferencias en lote manual o con archivo

Únicamente los usuarios con perfil de aprobación de transacciones de la SucursalVirtual Empresas Bancolombia, requieren un Certificado Digital.

¿Cuál es su vigencia?Los certificados digitales emitidos por Bancolombia tienen vigencia de un año y son deuso exclusivo para la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia.




2

¿Para qué sirve un certificado digital?

Un certificado digital sirve para incrementar los niveles de seguridad que ofrece laSucursal virtual, adicional al usuario y clave el certificado se convierte en un segundonivel de seguridad para proteger las transacciones de riesgo, el certificado digital debepresentarse en el momento de realizar estas transacciones, por ejemplo: el pago de

nómina o de algún proveedor. Cuando el Banco identifica la veracidad de dichocertificado, la transacción es ejecutada, de lo contrario no se podrá procesar.

1 . Pr o c es o d e em i s ió n m a s iv a Esta actividad es realizada por el Banco, inicialmente se realizará una emisiónmasiva a todos los superusuarios, administradores y transaccionales del esquemade seguridad control dual y administración delegada, posteriormente se emitirá amedida que se vayan realizando nuevas activaciones ( nuevas ventas ).

NOTA : Para el proceso de instalación el cliente debe recordar la respuesta a lapregunta secreta, de lo contrario es recomendable ANTES de realizar el proceso deinstalación, realizar el cambio de esta respuesta.

2. Proceso de insta lac ión

a. Una vez el Banco emita los certificados digitales, usted como usuarioprincipal le aparecerá la siguiente pantalla al ingresar a la Sucursal VirtualEmpresas:

b. Para comenzar el proceso de instalación del certificado digital, presione elbotón ACEPTAR, si aun no desea realizar este proceso presione el botónCANCELAR. ( la próxima vez que ingrese a la Sucursal Virtual Empresaspodrá realizar este proceso ).

c. Si presionó ACEPTAR, se le desplegará la siguiente pantalla:




3

Deberá ingresar la respuesta a la pregunta secreta. Si no recuerda la respuestaa esta pregunta, puede presionar el botón NO RECUERDO RESPUESTA con locual el certificado será revocado. Paralelamente se enviará un correoelectrónico al Banco o al usuario en su empresa con permiso de emisión decertificados digitales.

d. Luego de ingresar la respuesta, presione el botón CONTINUAR.Inmediatamente su pantalla mostrará la siguiente ventana, ante la cualdeberá presionar el botón SI.

Nota : Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionar elSI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas.

e. Se generará la siguiente pantalla. Presione ACEPTAR para continuar con lainstalación.




4

f. La Sucursal Virtual Empresas le presenta el siguiente mensaje, presione elbotón CONTINUAR INSTALACIÓN:

g. En seguida de presionar este botón, se presenta el siguiente mensaje en elque se debe seleccionar “Si”.

h. Al continuar con la instalación, el sistema presentará una ventana generadaautomáticamente por el navegador de Internet. Presione el botón SI.

Nota : Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionarel SI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas.




5

i. Finalmente, el navegador de Internet presenta una ventana donde muestrael resultado de la instalación del certificado digital. Al presionar ACEPTAR,usted será remitido a la página inicial de la Sucursal Virtual EmpresasBancolombia.




6

3. Proceso de Em is ión:

Si requiere emitir un certificado digital para un usuario al interior de la empresa deberárealizar los siguientes pasos:

a) Ingrese al menú Módulo Administrativo – Certificados Digitales y seleccione la

opción Emitir Certificados, tal como aparece en la imagen a continuación:

b) En la siguiente pantalla, se despliegan los usuarios que nunca han tenido unCertificado Digital. Seleccione el usuario y presione el botón ACEPTAR.

c) Posteriormente, saldrá una pantalla de verificación con los detalles del usuarioal cual se le emitirá el certificado, si estos datos son correctos, presioneaceptar.




7

d) De esta forma queda emitido el certificado al usuario seleccionado.

e) Si este usuario requiere aprobación, está transacción quedara pendiente hastaque el usuario correspondiente lo apruebe. Desde la opción Módulo Administrativo –Certificados Digitales – Administrar Certificados.

4. Proceso de Revocación:

Para Revocar un certificado digital, el usuario debe ingresar a la opción de CertificadosDigitales del Módulo Administrativo y seleccionar Administrar Certificados.

La sucursal presenta la siguiente pantalla:




8

En ésta se selecciona el usuario al que se desea revocar el certificado y se presiona elbotón de REVOCAR. Inmediatamente el certificado queda revocado.

5. Proceso de Present ac ión:

Cuando se desea aprobar cualquiera de las transacciones que requieren certificadodigital, la sucursal solicitara la presentación del mismo, de la siguiente manera:

En esta ventana, se presentarán todos los certificados digitales instalados en elcomputador, se debe elegir el del usuario que esté realizando la operación ypresionar el botón ACEPTAR, en este momento es cuando Bancolombia verifica laautenticidad del certificado del usuario y certifica que es el usuario autorizado quien




9

está realizando la transacción. En caso de no encontrar ningún certificadoinstalado en el computador, la transacción no podrá realizarse.

6. Proceso para Exp or tar e l Cert i f icado Dig i t a l

Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho única y exclusivamente si es

necesario.A continuación se detalla el procedimiento para exportar el certificado digital parael Microsoft Internet Explorer 6.0 :

Ingrese a la opción del menú del explorador: Herramientas - Opciones de Internet -Contenido, se presenta la siguiente pantalla:

1. Presione el botón CERTIFICADOS..., Allí podrá consultar los certificados que elcomputador tiene instalados, de la siguiente forma:

Seleccione el certificado que desea sustraer y presione el botón EXPORTAR.Inmediatamente se presentará un ayudante para la exportación. Para comenzar, sedebe presionar el botón SIGUIENTE.




10

El asistente solicitará si se exporta la clave privada. Es recomendable por seguridad

que así sea, por lo que se debe seleccionar esta opción como se ve en la imagen ypresionar el botón SIGUIENTE:

En este momento el asistente pregunta por el formato de archivo de exportación paralo cual se debe seleccionar la opción “Intercambio de información personal PKCS # 12(.PFX), seleccionar la opción “Permitir protección segura (requiere IE 5.0, Windows NT

4.0 con SP4 o posterior)” y presionar el botón Siguiente, como se aprecia en laimagen:




11

A continuación deberá asignarle una clave al certificado digital que va a sustraer y

presione el botón SIGUIENTE:

2. Seguido de este paso, deberá especificarle un nombre al certificado queexportará y deberá presionar el botón SIGUIENTE.




12

3. El asistente presentará una ventana con el resumen de las opciones escogidascomo se ve en la imagen. Para confirmar deberá presionar el botón FINALIZAR.

4. En la última ventana y para terminar con el proceso, presione el botónACEPTAR.

El resultado de la exportación del certificado se presenta en una pequeña ventanacomo se muestra en la imagen. Presione ACEPTAR para concluir el proceso.

7. Proceso para impo r t a r e l Cer t i f i cado Dig i ta l

Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho única y exclusivamente si esnecesario.

A continuación se detalla el procedimiento para importar el certificado digital para elMicrosoft Internet Explorer 6.0:

Ingrese a la opción del menú del explorador: Herramientas - Opciones de Internet -Contenido, se presenta la siguiente pantalla:




13

Presione el botón CERTIFICADOS..., Allí podrá consultar los certificados que elcomputador tiene instalados, de la siguiente forma:

En la siguiente ventana presione el botón IMPORTAR.

1. Aparecerá un asistente de importación, Presione el botón SIGUIENTE.




14

2. El asistente le solicitará ingresar el nombre del archivo (certificado digital).Puede utilizar el botón Examinar para ubicarlo más fácilmente. Al hacerlo,presione el botón SIGUIENTE en la parte baja de la ventana.

NOTA: Cerciórese de que en el momento de la búsqueda, seleccione el tipo dearchivo PFX, de lo contrario el certificado no podrá ser utilizado.

3. La ventana siguiente del asistente lo llevará a ingresar la clave que en elmomento de la exportación le fue asignado al certificado digital. Ingrese dichaclave y presione el botón SIGUIENTE. Ninguna de las dos opciones debe sermarcada:

4. Una vez que el sistema valida y verifica la clave, seleccione la segunda opcióncomo se observa en la imagen y presione el botón SIGUIENTE.




15

5. Para concluir el proceso de importación del certificado digital, presione el botónFINALIZAR. Un mensaje aparecerá en la pantalla anunciando que el certificadoha quedado correctamente instalado en el computador.

8. Proceso para Qu i t a r un Cer t i f i cado Dig i ta l de un com put ador

En caso de haber instalado el certificado digital en un computador de maneratemporal, puede retirarlo de este. El procedimiento es sencillo y por seguridad debehacerse, pues al dejarlo expuesto a otras personas que utilicen ese computador estaríacomprometiendo la utilización del certificado digital y por ende el acceso atransacciones de riesgo en la Sucursal Virtual Empresas.

1. Para comenzar con el proceso, ubique en el menú superior del navegador laopción Herramientas - Opciones de Internet y presione el botónCERTIFICADOS.




16

2. De la lista de certificados digitales hallados en este computador, seleccione elque desea eliminar y presione este botón QUITAR , tal como se aprecia en la

imagen:

3. En la siguiente ventana se realiza la confirmación de la eliminación delcertificado de este computador.




17

9. Reemis ión d e un Cer t i f i cado Dig i ta l

En caso de haber comprometido o extraviado el certificado digital, es posible reemitirotro a través del módulo de autogestión (Olvidó su Clave), como se presenta en laimagen a continuación.

El usuario deberá diligenciar los campos que el sistema solicita e incluyen el NIT de laempresa, el Id o usuario, la fecha de nacimiento y el correo electrónico.

Si los datos ingresados son los correctos, el la siguiente pantalla, se solicitará ingresarla respuesta de la pregunta secreta que el usuario definió en el momento de lacreación del mismo. En caso de que los datos ingresados no sean los correctos, no sepodrá avanzar y solicitará contactarse con el usuario administrador. Se recomiendaingresar a la Sucursal Virtual Empresas y actualizar los datos.

Una vez que se valida la información de la respuesta a la pregunta secreta y si esta esincorrecta, el sistema informará al usuario que la respuesta no coincide con la que está




18

en el Banco, siguiendo el mismo procedimiento que opera con la regeneración declave. La pantalla que se le presentará al usuario le sugerirá retornar a la SucursalVirtual Empresas y actualizar sus datos, el Certificado Digital le será revocado. Elmensaje que le saldrá al usuario es el siguiente:

Pero si el usuario no recuerda la respuesta y presiona sobre el botón “No recuerdorespuesta”, se generará una alerta de la situación del usuario, que será enviada alSúper Usuario, al Administrador (según el rol del usuario que esta haciendo la solicitudde reemisión y el tipo de empresa) o al Banco si es un Superusuario. En este caso, si elcertificado está activo será revocado dejando el usuario activo pero sin CertificadoDigital. El usuario podría continuar entrando a la Sucursal Virtual Empresas ycontinuar realizando transacciones de consulta y cualquier otra transacción que nonecesita presentar el Certificado Digital.

Si la respuesta ingresada es la correcta, el sistema habrá solicitado la reemisión de suCertificado Digital y deberá esperar a ser contactado por el Súper Usuario, por elusuario administrador o por el Banco, según sea el caso. El mensaje que tendrá elusuario en su pantalla será la siguiente:




19

10 . P r egun t as f r ecuen t es ( FAQ´ s )

1. ¿Tienen algún costo los certificados digitales?

No, los certificados digitales no tienen ningún costo.

2. ¿Cuántos certificados digitales necesita una empresa?

Los certificados digitales se emiten por usuario, cada usuario debe tener supropio certificado.

3. ¿Si en la empresa, varios empleados utilizan el mismo computador pararealizar todas las transacciones en la Sucursal Virtual Empresascuantos certificados se necesitan?

Cada súper usuario o usuario aprobador debe tener su propio certificado digitalsin importar en qué computador se instale. Se pueden instalar tantoscertificados como sea necesario en un mismo computador. Recuerde que elcertificado es personal e intransferible.

4. ¿Todos los usuarios de la empresa tienen que tener certificado digital ?

No, solamente deben tener certificado digital aquellos usuarios que apruebantransacciones.

5. ¿Para qué sirve un certificado digital?

Un certificado digital es una herramienta adicional de seguridad que le permiteal Banco cerciorarse de que quien aprueba cierta transacción en la SucursalVirtual Empresas Bancolombia es quien dice ser.

6. ¿El certificado digital se puede instalar en más de un computador ?

Técnicamente es posible a través de las opciones de exportación e importaciónpropias del navegador, pero por motivos de seguridad Bancolombia recomiendaque este proceso sea hecho única y exclusivamente si es necesario, teniendo laprecaución de utilizar la opción de QUITAR una vez realizada la transaccióndesde el computador temporal.

7. ¿Un usuario puede tener dos certificados digitales diferentes instaladosen dos computadores diferentes?

No es posible hacer esto pues los certificados son únicos por usuario. Un usuariono puede tener dos certificados diferentes. En caso de perderlo, o dejarloinstalado en otro computador, este se puede revocar y solicitar uno nuevo.

8. ¿La utilización del certificado digital proporcionará más seguridad pararealizar transacciones en la Sucursal Virtual Empresas?

La utilización del certificado digital aumenta la seguridad al utilizar un elementoadicional que debe presentar el usuario en el momento de realizar latransacción. De esta manera en caso de que la clave se vea comprometida por




20

alguna razón, no se podrán ejecutar transacciones monetarias si no se tiene elcertificado digital. Por eso es tan importante que proteja este certificado muybien de manera que nunca sea transferido a ninguna otra persona.

Para realizar una transacción, deben coincidir los tres parámetros de la páginade registro (NIT de la empresa, ID del usuario y clave). Además se debe

presentar el certificado digital del usuario, de lo contrario no se podrá ejecutarla transacción.

9. ¿Por qué cuando el sistema solicita la presentación del certificadodigital durante la aprobación de una “transacción de riesgo” aparecendos Certificados asociados a un usuario?

Probablemente el certificado digital emitido inicialmente fue revocado, mas noeliminado del menú del explorador: Herramientas - Opciones de Internet –Contenido – Certificados –Quitar.

En este caso el certificado digital válido es el último de los posibles, que sevisualizan en la pantalla “Elegir un Certificado Digital”. Es importante tener en

cuenta que los certificados digitales que no estén vigentes (revocados oexpirados) deben ser eliminados antes de proceder con el proceso de reemisióne instalación con el fin de evitar contratiempos durante la aprobación de lastransacciones.

10.¿Por qué al realizar una transacción el sistema reporta el mensajecertificado digital inválido?

Revise la siguiente lista con el fin de identificar la posible falla:

Es posible que otro usuario haya estado trabajando en este mismocomputador por lo tanto el computador selecciona el certificado digital de

este usuario. Para solucionar este problema cierre TODAS las ventanas delnavegador e intente nuevamente. Es posible que no se haya instalado el certificado digital en este

computador. Verifique que si esté instalado a través del menú en elnavegador: Herramientas - Opciones de Internet – Contenido – Certificados.

Verifique que el certificado digital no se encuentre en estado Revocado oExpirado. Esto se puede hacer a través del menú en el navegador:Herramientas - Opciones de Internet – Contenido – Certificados.

Verifique que esté seleccionando en la pantalla “Elegir un CertificadoDigital”, el certificado que le corresponde.

11.¿La clave que se solicitada en el momento de Exportación/ Importación

es la misma de la SVE?

No. La clave del certificado digital es independiente de la clave utilizada por elusuario para ingresar a la SVE. Esta fue asignada en el momento de laexportación del certificado digital.




21

12.Durante la exportación del CD es obligatorio generar una contraseña?

No, pero recuerde que de esta manera usted puede darle una mayor seguridada la utilización (Exportar / Importar) del Certificado.

13.¿Qué debe hacerse en caso de que haya olvidado la contraseña paraimportar el certificado digital en otro computador?

Si puede realizar nuevamente el proceso de Exportación del certificado digital,esto solucionará el problema, ya que podrá asignarle una nueva contraseña.Recuerde que para hacer este procedimiento, no deberá haber utilizar la opciónQuitar, puesto que si no, el certificado digital ya no residirá en el computador.

No es necesario utilizar la opción Reemisión, pues esta sólo debe utilizarsecuando no tenga forma de recuperar el certificado digital o en caso de que seencuentre comprometido.

14.¿Qué ocurre cuando no recuerdo la respuesta de la pregunta secreta,

durante el proceso de instalación del certificado digital ?

En caso de no haber presionado el botón “No recuerdo la respuesta” o no la hacontestado de forma errada en más de tres oportunidades, puede suspender elproceso de instalación y modificar la respuesta utilizando la opción informacióndel usuario. Pero si presionó el botón “No recuerdo respuesta” o la ha contestado de formaerrada en más de tres oportunidades debe realizar lo siguiente:

a. Si es usuario principal (según esquema de seguridad en el cual opere laempresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso de

Reemisión.b. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuarioadministrador de la SVE para solicitar la Reemisión.

15.¿Debo solicitar un nuevo certificado digital si regenero la clave?

No, ambas opciones son independientes. El certificado digital sirve paraincrementar los niveles de seguridad que ofrece la SVE adicional al usuario y laclave, es decir, el certificado digital es un segundo nivel de seguridad paraproteger las transacciones de riesgo.

16.¿Qué debo tener en cuenta antes de instalar el certificado digital?

Conocer o actualizar la respuesta a la pregunta secreta.

17.¿Cuántos intentos tengo disponibles para responder la respuesta a lapregunta secreta antes de revocar automáticamente el certificadodigital?

Tres intentos.




22

18.¿Durante el proceso de instalación del certificado digital es posiblepresionar el botón “No Recuerdo la Respuesta”, realizar laActualización de Información personal y luego regresar al proceso deinstalación?

No. En este caso no es posible regresar a la instalación del CD ya que en el

momento en que presiona el botón “No Recuerdo la Respuesta”, el sistemarevoca automáticamente el certificado digital, por lo tanto debe realizar losiguiente:

a. Si es usuario principal (según esquema de seguridad en el cual opere laempresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso deReemisión.

b. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuarioadministrador de la SVE para solicitar la Reemisión.

19.¿Qué ocurre si durante el proceso de instalación del certificado digitalselecciono en el momento de “Elegir un certificado digital” otro que

corresponde a otro usuario diferente al que está realizando el proceso?

Se revocará el certificado digital. Para la instalación correcta del certificadodigital es importante tener cuidado al seleccionar el usuario; de esta manera seevitará iniciar el proceso de Reemisión.

Manual Certificados Digitales Todo1

Documents

Transcript of Manual Certificados Digitales Todo1