AVR 2008

1

Maatwerk in de RI&E door interactie met de gebruiker

De RI&E van doel tot middel

AVR 2008

2

Inhoud van de workshop

• Hoe is arbozorg georganiseerd binnen MCH• Stappen om te komen tot nieuwe RI&E• Waarom een nieuwe RI&E• Hoe ziet het nieuwe proces er uit• Hoe ziet het nieuwe instrument er uit• Betrokkenheid van

werknemersvertegenwoordiging• Ervaringen tot nu toe

AVR 2008

3

Medisch Centrum Haaglanden

• Topklinisch Ziekenhuis met 2 ziekenhuislocaties

• 785 erkende bedden en circa 2700 medewerkers

• Decentrale besturingsfilosofie met integraal management

• 5 medische divisies en daarnaast ondersteunende bedrijven

AVR 2008

4

Arbozorg binnen MCH

• Maatwerkregeling• Expertise binnen afdeling AVR binnen HRM

– Stafmedewerker arbo– Stafmedewerker gevaarlijke stoffen– Bedrijfsfysiotherapeut– Reïntegratieconsulent– Bedrijfsarts– Bedrijfsmaatschappelijk werk

• Arbocontactpersonen op afdelingen

AVR 2008

5

Arbocontactpersonen (ACP)

• Taken van de ACP-er– Inventariseren arbeidsomstandigheden (RI&E)– Adviseren en ondersteunen leidinggevende en

medewerkers bij AVR (PvA)– Informeren nieuwe medewerkers over AVR– Brengt AVR in werkoverleg– Aanspreekpunt onderwerpen AVR, zoals

gevaarlijke stoffen– Beheer documentatie (RI&E, BOEG)– Ergocoach

AVR 2008

6

Ondersteuning Arbocontactpersoon

• Interne basisopleiding van 4 dagen

• Zes jaarlijkse bijeenkomsten

• Zes nieuwsbrieven per jaar

• Individuele ondersteuning door medewerkers AVR

• Intranetsite met informatie over arbeidsomstandigheden

AVR 2008

7

Stappen om te komen tot nieuwe RI&E

• Inventarisatie ervaringen vorige RI&E

• Vaststellen van verbeterpunten

• Aanpassen van proces van RI&E

• Aanpassen van systematiek van RI&E

• Pilot nieuwe systematiek

• Instructie uitvoering nieuwe RI&E

• Uitrol nieuwe systematiek

AVR 2008

8

Waarom een nieuwe RI&E?ervaringen uit het verleden

• In 2008 moeten we, als heel MCH, een nieuwe RI&E uitvoeren volgens bestaande cyclus

• Bij de vorige uitvoering is de RI&E als doel ervaren

• Zwart gat na opsturen Plan van Aanpak• Veel administratieve handelingen• Overlap met Kwaliteit, MTO etc.• Oude systematiek gebaseerd op de RI&E zorg

van 2002/2003, niet tussentijds aangepast

AVR 2008

9

Opmerkingen over de vragen uit RI&E zorg 2002/2003

• Vragen sluiten niet aan bij proces op de afdeling, hierdoor herkent de uitvoerder zijn eigen afdeling niet

• Onbalans in vragen, de vragen variëren van detailvraag tot procesvraag

AVR 2008

10

Gewenste verbeteringen

• Digitaal systeem

• Integratie met andere systemen als Barometer en MTO

• Minder handelingen/administratie

• Betere kwaliteit en balans vragen

• (Betere) terugkoppeling vanuit AVR

• Aanpassen aan actuele regelgeving

AVR 2008

11

Tijdspad nieuwe RI&E (1)

• Eind 2006 inventarisatie ervaringen• Begin 2007 vaststellen verbeteringen• 1e helft 2007:

– vaststellen proces– vaststellen inhoud– zoeken softwareleverancier

• 2e helft 2007:– Bouwen van digitale RI&E– Pilot RI&E

AVR 2008

12

Tijdspad nieuwe RI&E (2)

• Begin 2008– Instructie naar medewerkers– Uitrol van RI&E– Opstellen werkwijze interne audit

• 2e helft 2008– Uitvoeren interne audits– Uitvoeren externe audit

AVR 2008

13

De nieuwe RI&E Hoe ziet het er uit?

• Proces RI&E

• Het nieuwe instrument

AVR 2008

14

De nieuwe RI&EProces RI&E

• Keuze van de modules• Invullen van de modules • Rondgang• Wegen van risico’s• Opstellen van het Plan van aanpak• Bespreking van het Plan van Aanpak• Interne audit• Externe audit• Jaarlijkse update

AVR 2008

15

De nieuwe RI&EProces RI&E, modules

1. Algemeen en beleid2. Onderzoek en behandeling van patiënten3. Verpleging en verzorging4. Laboratoriumwerk5. Reiniging en sterilisatie instrumenten en toebehoren6. Schoonmaak7. Voedingsbereiding- en uitgifte8. Administratieve werkprocessen9. Bedrijfshulpverlening en beveiliging10. Transport en Logistiek11. Techniek en onderhoud12. Verbouw, bouw, beheer en sloop13. Kinderdagverblijf14. Medicamentenbereiding Apotheek

AVR 2008

16

De nieuwe RI&EProces RI&E, Invullen

• Invullen door Arbocontactpersoon en/of Zorgmanager

• Vragen: zijn de risico’s van een proces beheerst

• Nadere informatie over vragen

• Wegen van het risico

• Maatregel in Plan van Aanpak

AVR 2008

17

De nieuwe RI&EProces RI&E, rondgang

Instructie naar uitvoerder:• Ga gericht kijken op basis van het invullen

van de vragenlijst• Vraag collega’s hoe zij tegen het risico

aankijken en er mee omgaan• Betrek zonodig de deskundigheid van de

afdeling Arbo, Verzuim en Reïntegratie om een risico te beoordelen

• Hou rekening met situaties die op een bepaalde tijd of incidenteel voorkomen

AVR 2008

18

De nieuwe RI&EProces RI&E, wegen van risico’s

• Gebruik van standaardmethodiek

• De ernst van een risico (R) is afhankelijk van:– de waarschijnlijkheid dat werknemers aan het gevaar

worden blootgesteld (W);– de frequentie waarmee deze blootstelling optreedt (B);– het effect dat de blootstelling heeft voor de betrokken

werknemers (E).

• In formule-vorm : R = W x E x B

AVR 2008

19

De nieuwe RI&EProces RI&E, Wegen van risico’s

AVR 2008

20

De nieuwe RI&EProces RI&E, Wegen van risico’s

Risico Prioriteit Actie

> 160 Hoog 1 Noodzakelijk

70 – 160 Middel 2 Wenselijk

< 70 Laag 3 Overwegen

AVR 2008

21

De nieuwe RI&EProces RI&E, Plan van Aanpak

• Bron• Verbeterpunt• Gewenst

eindresultaat• Start• Deadline• Locatie• Wie• Status

• Acties• Risicoscore• Prioriteit• Datum gerealiseerd• Aanpassen

kwaliteits-documenten

• Risicoscore

AVR 2008

22

De nieuwe RI&EProces RI&E, Plan van Aanpak

Instructie naar uitvoerder:

• Bespreek Plan van Aanpak in werkoverleg met als doelen:

– Verkrijgen van input van medewerkers over mogelijke oplossingen

– Bekend maken van resultaten van de RI&E

AVR 2008

23

De nieuwe RI&E Interne Audit

• Deze wordt vanaf 2008 standaard uitgevoerd door de afdeling Arbo, Verzuim en Reïntegratie

• Aandachtspunten:– Consistentie aanwezigheid verbetermaatregel bij

geconstateerd risico– Volledigheid van de verbetermaatregel– Relatie risico en gekozen prioriteit– Betrokkenheid medewerkers bij de uitvoering

AVR 2008

24

De nieuwe RI&E Externe Audit

• Door gecertificeerde arbeidshygiënist• Lopende het jaar op basis van voortgang• Toetst op:

– de RI&E volledig en betrouwbaar is; – de RI&E in overeenstemming is met de werkelijke

en actuele situatie in het bedrijf; – in de RI&E de actuele inzichten op het terrein van

veiligheid, gezondheid en welzijn zijn verwerkt.

• Doet een steekproef

AVR 2008

25

De nieuwe RI&EProces RI&E, Jaarlijkse update

• Hier denken we nog over na en gaan dit waarschijnlijk doen op de werkwijze zoals bij de Barometer van kwaliteit wordt gehanteerd:– Kopie maken (afgeronde punten verdwijnen)– Vragen langslopen en eventueel aanpassen– Indien nodig nieuwe verbeterpunten opvoeren

AVR 2008

26

De nieuwe RI&EHet instrument

• Keuze voor software leverancier is gevallen op Compassweb omdat:– Eenvoudige internetapplicatie– Zelfde leverancier als barometer kwaliteit,

hierdoor herkenbaar voor zorgmanager– Goede beheerderfunctie voor

• Organisatiestructuur• Modules en vragen

AVR 2008

27

De nieuwe RI&EHet instrument

AVR 2008

28

Betrokkenheid van medewerkervertegenwoordiging

• Afspraken in maatwerkregeling– Toetsing door gecertificeerde arbeidshygiënist

• Instemming – proces RI&E

• Informatie– Inzicht in nieuwe instrument van RI&E– Terugkoppeling pilot– Voortgang uitvoering

AVR 2008

29

Ervaringen tot nu toe

• Tot nu toe technische verbeteringen• Nauwelijks opmerkingen over de inhoud• Gebruiker ervaart de software als

gemakkelijk• Als beheerder kunnen we makkelijk

wijzigen in de organisatiestructuur• Traject met ondernemingsraad kostte

veel tijd

AVR 2008

30

Ervaringen tot nu toe (2)

• Interne audit wordt als nuttig ervaren

• Gebruik van risicoranking is beperkt

• Output fysieke documenten sneller gewenst dan verwacht

• Het (serieus) uitvoeren van de RI&E vraagt veel tijd

AVR 2008

31

Aandachtspunten

• Koppeling kwaliteit, MTO etc.• Borging bedrijfsbrede (arbo)processen

(arbomanagementsysteem)• Kwaliteit van rapportages• Hoe om te gaan met

afdelingsoverstijgende knelpunten• Volgen van uitvoering van

verbeterpunten