XX/XX/XX

Les achats dans les

établissements de santé en

France: Approche

CTCL 14 NOVEMBRE 2013

2

SOMMAIRE

Introduction

- Paysage sanitaire

- Dépenses

- Organisation de la Régulation et du Pilotage

Les débuts de la politique Achats nationale: Plan achats 2006/2009

La politique Achats au travers du plan PHARE

3

Professionnels de Santé libéraux: densité pour 100 000 habitants:

Médecins généralistes 108 LR 132

Médecins spécialistes 94 LR 111

Infirmiers 139 LR 278

Equipement hospitalier:

Etablissements Publics: 958

•145 113 lits HC

•13558 places

Etablissements Privés: 2585

•72 726lits HC

•13640 places

Taux d’équipement: (lits et places

pour 1000 hab)

Médecine 2,2 LR 2,1

Chirurgie 1,5 LR 1,6

Gynécologie obstétrique 0,8 LR 0,7

Soins de Suite et réadaptation 1,7 LR 2,1

Psychiatrie générale 0,9 LR 0,8

Source Statiss 2012

Accueil des Personnes Agées

Taux d’équipement: (lits et places pour

1000 hab de + 75 ans):

Structures d’hébergement: 126,6 LR 99,5

Accueil des personnes

handicapées

Adultes:

Structures d’hébergement: 4,1 LR 4,8

Enfants:

Etablissements: 6,7 LR 6 Population

France Métropolitaine

62, 8 M

Languedoc

Roussillon 2,636 M

4

Le Languedoc

Roussillon compte

172 établissements

de santé en 2006.

OFFRE HOSPITALIERE EN LANGUEDOC ROUSSILLON

5

XX/XX/XX

Les dépenses de santé en France

7

L’Objectif National Dépenses Assurance Maladie

Poids respectifs des différentes enveloppes en 2013

(en milliards d'euros)

8

Mesures d’économies sur le secteur hospitalier

ONDAM 2013 (millions €)

XX/XX/XX

Régulation et pilotage de la Santé

10

Loi HPST 2009 L’Organisation des ARS

Source: Ministère de la Santé 2009

11

Loi HPST 2009 Missions des 26 ARS

Définir et mettre en œuvre la politique nationale de santé à l’échelon

régional

Pour remplir ses missions, le périmètre d’action de l’ARS couvre tout

le champ de la santé (ville, hôpital et médico-social)

Focus Premier recours:

La prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement et le suivi des

patients

La dispensation et l'administration des médicaments, produits et dispositifs

médicaux, ainsi que le conseil pharmaceutique

L'orientation dans le système de soins et le secteur médico-social

L'éducation pour la santé

12

La politique régionale de santé Le projet régional de santé et les SROS

Source: rapport d’activité des ARS 2011(Février 2012)

13

Du Plan régional à la contractualisation

Source: la loi HPST. Les clefs pour comprendre ( Ministère de la Santé/ANAP)

14

SOMMAIRE

Les débuts de la politique Achats nationale: Plan achats 2006/2009

- Principes de l’Achat dans les établissements de santé

- Constats

-Méthodologie, leviers, axes de progrès

- Axes stratégiques: appels à projet, projets d’envergure

- Un bilan

15

Principes de l’achat en établissement de

santé Principe d’autonomie des établissements de santé:

- Chaque établissement réalise ses achats

- Dans les gros établissements, existence de plusieurs services acheteurs

autonomes: services économiques, pharmacie, travaux, informatique..

L’encadrement législatif et réglementaire:

- Le respect du Code des Marchés Publics:

-Libre accès de tous à la commande publique,

-Egalité de traitement des candidats,

-Transparence des procédures

Les plans achat: des programme incitatifs

16 Achats hospitaliers: source Ministère santé

Constats

objectif de réduction

des dépenses de

santé

levier exploité dans

de nombreuses

administrations et

entreprises

Une première phase

menée par la MeaH,

mettant en évidence des

opportunités

• objectif de maîtrise

des dépenses de

santé

• achats hospitaliers

:environ 15 milliards

d’Euros: 20 à 30 %

des dépenses des

établissements de

santé

• économies

potentielles (de 5 à

12% des dépenses)

grâce à la

réorganisation des

achats

• enjeu : qualité

• levier : les bonnes

pratiques d’achats

Des évolutions

réglementaires

propices à

l’optimisation de la

fonction achat

• La MeaH : une structure

d’appui et de conseil

– Projet pilote mené

depuis 2004 auprès de

15 établissements

– OPERAH mené en

2005 auprès de 92

établissements

• Réforme du code

des marchés publics

et simplification des

procédures en 2004

Des attentes

institutionnelles

importantes

Une expertise de la

réorganisation des

achats à renforcer

dans les hôpitaux

De nouveaux leviers

exploitables

Des potentiels

d’optimisation

identifiés

17

Constats

Des coopérations historiques qui relèvent du volontariat:

Marchés des achats hospitaliers des établissements

publics de santé (hors médicaments)

-Achat National (par centrales d’achats)=>16%

-Achat Régional (groupements d’achats, référents) =>25%

-Achat Local =>39%

-Achat local avec expertise régionale=>20 %

18

ETAT DES LIEUX – groupements existants

1

8

Segment Groupements Nbre Etab. CA du groupement

Alimentation 6 groupements + 1

Narbonne

Saint Alban

Béziers

Carcassonne

Le Vigan

Bagnols

Thuir (création en cours)

2

5

2

8

5

2

113 000

400 000

753 000

3 280 000

989 000

901 000

Incontinence 1 – LE VIGAN 4 90 000

Produits d’entretien 0

Déchets 3 – CHU Montpellier – CH Beziers –

CH Mende

9

22

11 600

123 000

Fournitures de bureau et

consommables

informatiques

1 – CHBT (pour le Résah) 4 183 000

Linge et habillement 4 – Saint Alban

Béziers

Carcassonne

Pont St Esprit -Ales

4

2

140 000

38 000

77 700

?

Médicaments 5 – Carcassonne PML

Béziers

Bassin de Thau

Narbonne

Bagnols

8

2

3

2

4

10 200 000

12 400 000

4 651 000

6 450 000

3 157 000

Dispositifs médicaux 4 – Carcassonne PML

Béziers

Bassin de Thau

Narbonne

8

2

3

2

4 735 000

4 434 000

1 900 000

3 100 000

Beaucoup de Groupements mais PEU DE

MASSIFICATION

DISPERSION DES MOYENS

PAS DE COORDINATION ENTRE LES

ETABLISSEMENTS

PAS DE MUTUALISATION DES PRATIQUES

Pas de LISIBILITE pour LES ETABLISSEMENTS

SUR LES CONSULTATIONS A VENIR

DES ETABLISSEMENTS NON COUVERTS

SEGMENTS NON COUVERTS

PAS D’ASSOCIATION DES PHARMACIES

HOSPITALIERES à

l’instance régionale

…L’organe de coordination existant peu ou mal

utilisé

19 Achats hospitaliers

Méthodologie commune des projets Achats

Application des 6 étapes du processus Achat et de 6 leviers

stratégiques

Données Marché Stratégie Choix des

fournisseurs

Mise en

œuvre

& Suivi

Capitalisation

besoins, marchés

en cours, des prix,

Recensement

fournisseurs

existants

Études de marchés

fournisseurs par

segments d’achat

Définition des

stratégies par

établissement

Création des

documents de

consultation

(CCAP, CCTP,

RC…)

Négociations

Analyse des

réponses

Définition de

nouveaux marchés

Mise en place des

nouvelles

modalités d’achat

en interne

Création d’outils de

suivi des actions et

de mesure des

gains

Description des

principaux travaux

réalisés

Concentration

des volumes

Leviers

stratégiques

Achats

Amélioration des

spécifications

produits

Évaluation du

meilleur prix

Amélioration

conjointe des

processus

Restructuration de

la relation client-

fournisseur

Élargissement base

fournisseurs

Méthodologie définie à l’issue du

diagnostic Achat fait par la MeaH en 2003

Leviers stratégiques achats – Toutes industries confondues – Base méthodologique Roland Berger

20 Achats hospitaliers

4 axes de progrès pour valoriser la fonction Achat se

sont dégagés

Valorisation de la

fonction Achat

Mettre en place des outils /

politique Achat

Développer la politique Achat

au sein de chaque

établissement

Développer les compétences

clés de la fonction Achat

Augmenter la reconnaissance

de la fonction Achat

• périmètre étendu (cellule unique médical / non

médical)

• rapportant directement à la Direction

• Formalisation des rôles, responsabilités et

interfaces des acheteurs

• Utilisation exhaustive de l’ensemble des leviers

d’achats pertinents

• Renforcement des compétences de négociations dans

le cadre du Code des Marchés Publics

• de la politique achat au sein de la politique

globale de l'établissement

• Définition d'objectifs précis pour la fonction

Achat

• Définition d'objectifs individualisés et automatisation

d’indicateurs de performance opérationnels

• Adaptation des différents systèmes d’informations

existants aux besoins de la fonction Achat

21

Axes stratégiques:

Appels à projets régionaux:

- en 2006 phase pilote: 4 régions

- En 2007 dans toutes les régions

Lancement de projets d’envergure nationale/interrégionale:

-Groupement de Coopération Sanitaire Uni H.A. rassemblant

les CH Universitaires et grands CH,

- Groupement d’Intérêt Economique FNCLCC, ( cancer)

-Réseau des Achats région Ile de france: Resah IDF,

-projets des fédérations des établissements (FHF et FEHAP)

22

Appels à Projet: Gouvernance

Un comité stratégique Achats National

Des établissements acteurs

Un accompagnement par le niveau national et régional:

incitation, mobilisation, appui méthodologique, co

financement

23

Vendredi 2 mars 2007 23

Appels à Projet 2007:Objectifs

Faire émerger des initiatives achats:

- nombre de références, mutualisation des expertises, massification

Inciter à la structuration de rassemblements territoriaux de taille imp

Adopter une approche globale achats/approvisionnements:

grossistes répartiteurs , plateforme logistique commune

Autres : formation des acheteurs( techniques de négociation),

élaboration d’études de marché.

24

Bilan du Premier plan 2006 2009

Création de 3 groupements d’achats d’ampleur nationale:

-Uni HA: 54 adhérents

-RésaH Ile de France: 120 adhérents

-GIE CA CLCC: 20 adhérents

Mutualisations:

-124 marchés mutualisés notifiés

Rationalisation de 2,5 Mds d’achats, 160 M€ d’économies

Initiatives de certains établissements de santé ou des ARH

25

Illustration en région Languedoc Roussillon 2 initiatives :

- 1réseau régional Achats : ResaH LR

- 1 plate-forme électronique d’échanges entre les acheteurs

Résah LR:

- Un porteur: CHU de Montpellier

- Un financement d’amorçage: 50 K€ / an en 2008 et 2009

-Une pérennisation: depuis mars 2010 -Convention constitutive du RESAH-LR

-Auto-financement par les membres

Plateforme collaborative:

- Support Internet / échange des informations (marchés, DCE…)

- Veille juridique

- Mise en commun de documents types

- 19 consultations, 104 marchés, +1 000 000 € de performance achat

26

Bilan: des gains modestes

Périmètre des achats hospitaliers en 2009 : 18 milliards d’€

- Deux exemples :

- UNI-HA : périmètre notifié 739 millions d’€

Gains économiques réalisés : 102 millions d’€

- Resah Idf : périmètre notifié 265 millions d’€

Gains économiques réalisés 17 millions d’€

Bilan: La nécessité d’un nouveau Plan:

- Les outils plutôt que les résultats

- Un levier privilégié : la « massification »

- Des champs essentiels peu couverts, notamment les achats médicaux

- Des acquis non homogènes sur le territoire.

- Et … une insuffisante association du prescripteur initial

27

SOMMAIRE

La politique Achats nationale: Plan Phare

- Etat des lieux

- Mutualisation: opérateurs nationaux, orientations

-Professionnalisation de la fonction achat

- Animation territoriale

- Travaux nationaux

-Bilan à mi parcours

28

Contexte: Création des ARS et politique de

Performance Hospitalière performance du système (OMS)

Capacité à mobiliser les ressources disponibles pour améliorer la santé de la

population, développer la capacité du système de santé à prendre en compte

les attentes de la population et enfin réduire les inéquités de financement du

système

Les 7 composantes de performance hospitalière

- Cohérence avec les priorités régionales

- Performance financière et économique

- Qualité et pertinence des prises en charge

- Performance opérationnelle de l’organisation

- Performance de la Gestion des Ressources Humaines

- Performance des Système d’Information Hospitaliers

- Nouvelle gouvernance

Fonction

ACHAT

XX/XX/XX

Projet PHARE

« Performance Hospitalière pour

des Achats Responsables »

30

Les achats hospitaliers, levier majeur de performance pour

les établissements

Médicaux 58%

Non médicaux

42%

Achats Hospitaliers

Deuxième titre de dépenses après les ressources humaines

23 à 25 % des dépenses de fonctionnement d’un établissement sont des achats

70% des dépenses d’investissement d’un établissement sont des achats

Achats hospitaliers : 18 Milliards d’euros en 2009

31

00-Produits à caractère

médical ou pharmaceutique

51% 06-Achats généraux

21%

05-Hôtellerie 11%

07-Bâtiments 10%

04-Services à caractère médical

4%

03-Equipements médicaux

3%

- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0

Produits de base

Autres produits pharmaceutiques et…

Autres fournitures médicales

Pansements

Petit matériel médico-chirurgical non stérile

Produits sanguins

Fournitures médicales

Matériel médico-chirurgical à usage unique…

Spécialités pharma (AMM sur la liste L.…

Cartographie des dépenses achats par

catégorie

Focus sur les Produits à caractère médical ou

pharmaceutique

ELEMENTS DE LA CARTOGRAPHIE DES ACHATS EN L-R

Montant des achats exploitation : 628,5 M€ (données 2010)

Données 2010 – Titres 2 et 3 -

32

Un objectif de gains de 910 millions € sur 3 ans 2012

210 millions €

2013

320 millions €

2014

380 millions €

Une estimation des gains s’appuyant

sur:

-Les gains attendus par les

groupements nationaux et régionaux

-L’exemple de quelques

établissements déjà engagés dans

une « démarche achat »: HCL, HUS…

Ile de France

202 M

Corse

4 M

Centre

35 M

Bretagne

46 M

Provence-Alpes

Cote d’Azur

61 M Languedoc-

Roussillon

32 M

Limousin

16 M

Rhône-Alpes

86 M

Franche

Comté

19 M

Lorraine

36 M Alsace

29 M

Basse Normandie

25 M

Haute

Normandie

23M

Nord

Pas De Calais

54 M Picardie

29M

Pays De La Loire

43 M

Poitou-Charentes

25 M

Bourgogne

27 M

Aquitaine

42 M Midi-Pyrénées

36 M

Auvergne

20 M

Champagne

Ardennes

21 M

33

Les leviers

Le contexte du programme PHARE

▪ Les achats hospitaliers représentent 18 Md€

▪ Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais

encore isolés et devant être partagés

▪ Le plan de performance des achats hospitaliers :

continuité des initiatives lancées depuis 2006, marchés

groupés nationaux et régionaux, et dynamique de

transformation des achats l’Etat (17 Md€, hors armement)

et des opérateurs (10 Mds €).

▪ un potentiel de gain au plan national autour de trois

axes :

▪ le développement d’une fonction achat au sein

des établissements avec un responsable

achats unique

▪ l’animation d’une politique régionale des achats par

les ARS

▪ un appui et un pilotage national animé par la DGOS

▪ Pour réaliser des gains économiques au

service de la qualité

1. La massification

▪ Et la mutualisation

2. l’Optimisation et l’évaluation des pratiques

▪ Le juste besoin et bon usage

▪ Le raisonnement en coût complet

▪ La standardisation

3. L’Amélioration des procédures

▪ L’activation du marché fournisseurs

▪ Le meilleur suivi fournisseurs

▪ La négociation

▪ La simplification des procédures achats

▪ Identification d’une fonction achat dans les

établissements pour coordonner la politique achat,

mettre en place un plan d’achat et améliorer le

dialogue prescripteurs acheteurs

Le Contexte du Programme PHARE

34

7525100% des gains

30%

40%

30% des gains

1. Massifier les contrats :

- Regroupements

- Renégociation des contrats

- Changement de la composition du

portefeuille de fournisseurs… 2. Optimiser les produits et services achetés :

- Standardisation

- Solutions de substitution

- Elimination de la surqualité dans les spécifications

- Coût objectif

- Gestion de la demande…

3. Optimiser les processus d’achat :

- Simplification de l’administration

- Utilisation optimale du code des marchés

- Réduction des coûts d’interface

- Travail plus étroit avec les fournisseurs, plan de progrès

- Optimisation de la gestion des stocks..

Quoi ?

Comment ?

L’enjeu aujourd’hui est d’utiliser tous les leviers de l’achat, ce qui passe

notamment par l’approfondissement du dialogue acheteurs – prescripteurs

3 grandes catégories de leviers de gains achats

• La massification, principalement

utilisée jusqu’ici (groupements),

représente 30% des gains potentiels

• Ce potentiel de 30% n’est pas encore

capturé partout

• Les leviers qui jouent sur l’optimisation

des produits et services achetés et sur

l’optimisation des processus d’achat

représentent 70% des gains

potentiels

• Ils sont encore peu exploités

• Ils reposent en grande partie sur

l’approfondissement du dialogue

prescripteurs - acheteurs

Performance typique des hôpitaux

Valeur non capturée habituellement

Combien

? Qui ?

Idées clés

35

Les 5 axes opérationnels du programme PHARE

Pilotage

Suivre l’avancement du programme et décider d’éventuelles actions correctrices

Performance Achat

Mobiliser l’ensemble des leviers achat et susciter l’adhésion

Communication

Diffuser les fondamentaux du programme et valoriser la fonction d’acheteur

Projet ARMEN

Identification d’actions de gains

issues de bonnes pratiques

Appui au développement des

marchés groupés infra

nationaux

Comité des marchés

(stratégie couverture des

marchés)

Appui aux établissements

Convaincre de la mise en place d’un RA unique et d’un plan d’actions achat annuel

Accompagnement des

établissements pour l’élaboration

de leur premier PAA

Programme

PHARE

Développement d’une offre de

formation

Journée des acheteurs,

journées de restitution

ARMEN

Site internet, plaquette,

newsletter…

Méthode de calcul des gains Dispositif de suivi (gains,

déploiement)

Développement et diffusion

d’outils dédiés (Kit ES)

Appui aux ARS

Développer la fonction d’animation Achat en ARS et aider au déploiement des outils

Développement et diffusion

d’outils dédiés (Kit ARS) Comité des achats Appui terrain

36

LA MUTUALISATION

37

UnihA – spécifique aux hôpitaux de grande taille

En un peu plus de 6 années, UniHA est devenu le premier acheteur public français :

- un périmètre achat de 1,8Mds €,

- un gain sur achat prévisionnel annuel de 65 M€

Un GCS créé par les hospitaliers: 56 membres

Une politique achat en 4 axes :

- Le service aux adhérents,

- La performance achats: 100M€ de gains en 2014,

- La prévention et la gestion des risques,

- La relation fournisseurs,

Un budget annuel de 4,2M€ (0,24% du périmètre achats) exclusivement financé par les

membres d’UniHA

Effectif contributeur : 14 personnes au siège, environ 50 personnes dans le réseau ;

Réunion FHF régionale - LR

DES OPERATEURS NATIONAUX

38

GROUPEMENTS DE COMMANDES ET CENTRALE D’ACHAT

19 mars 2013 38 Réunion FHF régionale - LR

15 filières d’achats groupés en lien avec une cartographie des achats

Chaque filière constitue des groupements de commande (levier de massification) ;

Les hôpitaux sont libres d’adhérer aux groupements de commande ;

Une centrale d’achats ouverte aux membres d’UniHA pour les besoins incertains (levier de flexibilité);

39

Des projets pilotés par les hospitaliers

Un hôpital du réseau achète pour le compte des 55 autres ;

Des équipes projet qui associent : • Un coordonnateur à temps partagé

entre son établissement et le projet UniHA ;

• Des collaborateurs à temps plein dédiés au projet UniHA, spécialistes de l’achat : acheteurs et pharmaciens ;

• Des experts qui accompagnent coordonnateur set acheteurs, représentants des utilisateurs ;

40

un établissement public industriel et commercial créé en 1985.

reconnu, depuis 2004, centrale d’achat par le Code des marchés publics :

- dont les modalités d’intervention sont définies à l’art. 9 du CMP du 1er août 2006,

- la manière dont les personnes publiques peuvent s’adresser à elle est encadrée par les dispositions

de l’art. 31 dudit code,

un opérateur au profit :

- de l’Etat (administrations centrales et services déconcentrés), 41 %

- des collectivités locales 36 % et de leurs établissements publics (notamment hospitaliers 23 %),

- des personnes privées assurant ou concourant à une mission de service public (titulaires de baux

de longue durée et de PPP…),

L’Union des groupements d’achats publics (UGAP)

est :

41

1. L’Etat et ses opérateurs : pour 41 % de son activité

La coopération avec l’Etat est précisée plus loin.

2. Les collectivités territoriales : pour 36 % de son activité

Au travers de partenariats conclus avec les collectivités territoriales et communautés d’agglomération (Paris, pour les véhicules techniques, Marseille et Nice dans le domaine des approvisionnements et services généraux...), les départements et leurs services (parcs départementaux de l’équipement, services départementaux d’incendie et de secours)…

et de partenariats d’image avec les grandes associations institutionnelles (AMF, ADF, AMGVF, ACUF, fédération des entreprises publiques locales…) parfois sur des projets précis tels que l’achat de véhicules électriques…

3. Le secteur public hospitalier : pour 23 % de son activité

Au travers de partenariats importants (GCS Uni H.A. représentant les 52 plus importants CHU et CH de France), le Résa IDF, PHARE PACA

L’UGAP opère donc auprès de trois champs de chalandise

42

Des « gains rapides » via l’adhésion à des marchés

d’envergure nationale existants :

•Pas de réelle difficulté d’harmonisation des besoins

(besoin facilement « standardisable »)

•Offre structurée par quelques grands fournisseurs

•Des marchés d’envergure nationale a priori performants

portés par trois grands opérateurs

Des gains via le regroupement des besoins à un niveau

intermédiaire (par type d’acteurs ou proximité

géographique, …) :

•Enjeu fort de conduite du changement pour parvenir à

harmoniser les besoins

•Selon les segments, offre structurée par quelques grands

fournisseurs ou plus éclatée

Segments très spécifiques qui doivent rester à la main des

établissements

Définition Segments prioritaires

CAT 1 : Achats

à regrouper

nationalement

CAT 2 : achats

à regrouper à

un niveau

infra-national

CAT 3 :

achats

locaux

1. Papier

2. Matériel informatique (PC, écrans,

portables)

3. Contrôle technique bâtiments

4. Solutions d’impression

5. Véhicules

6. Téléphonie mobile

1. Médicaments,

2. Dispositifs médicaux,

3. Produits d'incontinence

4. Linge (habillement)

5. Alimentaire

6. Fournitures de bureau

7. Consommables informatiques

8. Produits d'entretien

9. Déchets

6 segments d’achats sur

lesquels des gains peuvent

être capturés dès 2012 par les

établissements via l’adhésion

aux marchés nationaux

performants existants (selon

les cas, UGAP, UniHA, Résah,

UniCancer)

Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des

achats hospitaliers

1. Travaux de construction,

2. Maintenance d'équipement

3. achats ponctuels

…

Enjeu : augmenter

l’accès des

établissements à des

groupements régionaux

ou infra-nationaux sur

ces segments

Des actions plutôt 2013-

2014 (moins rapides à

mettre en œuvre)

43

Type d’achat

Opérateur préconisé selon le type d’établissement

Adhérents UniHA

(54 CHU/CH)

Etablissements

IdF hors APHP

Autres

établissements

CLCC

CAT 1 : Achats à

regrouper

nationalement

Papier

Matériel informatique (PC, écrans, portables)

Contrôle technique bâtiments

Solutions d’impression

UNIHA Resah IdF

UGAP Unicancer Achats

Véhicules

Téléphonie mobile UGAP UGAP

CAT 2 : achats à

regrouper à un

niveau infra-

national

Médicaments

Dispositifs médicaux,

Produits d'incontinence

Linge

Habillement

Alimentaire

Fournitures de bureau

Consommables informatiques

Produits d'entretien

Déchets

UNIHA Resah IdF

Groupement

d’établissements

(régional,

départemental…) à

créer ou à étendre

Unicancer Achats

CAT 3 : achats

locaux

Travaux de construction,

Maintenance d'équipement

achats ponctuels

…

Etablissement Etablissement Etablissement Unicancer Achats

Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des

achats hospitaliers

44

DES MARCHES TRAITES AU NIVEAU

NATIONAL

EX. GAZ NATUREL

Un marché national de très grande ampleur

Un groupement au niveau national regroupant plusieurs

grands opérateurs:

l’UGAP – UniHA – Ministère de la Défense – FEHAP

En plusieurs vagues – 1er vague 100 M€ - gain de 10 à 20 %

45

LA PROFESSIONNALISATION

DE LA FONCTION ACHAT

46

Mettre en place une politique d’achat

BUT : ASSURER UNE BONNE PRISE EN CHARGE DES PATIENTS

GARANTIR LA SATISFACTION DES UTILISATEURS INTERNES

Les Axes :

Renforcer la connaissance des marchés fournisseurs

Définir du mieux possible le besoin

Prendre en compte toutes les composantes du coût

Suivre la performance des fournisseurs

47

La fonction achats au sein des

établissements

Elaborer une stratégie globale des achats

Coordonner la définition des besoins avec les utilisateurs (prescripteurs)

Mettre en place une politique de bon usage

Négocier et assurer le suivi des contrats

Utiliser les outils d’amélioration de la performance achat (groupements, base

de données, etc.)

Evaluer les gains

L’acheteur ne remplace pas le « technicien », il l’assiste

en amont et en aval de l’acte d’achat

48

Le rôle de chacun dans le processus d’achat – améliorer le

dialogue acheteur-prescripteur autour du juste besoin

POURQUOI CENTRALISER UNE FONCTION ACHAT

• Se doter d’une démarche annuelle sur l’ensemble des catégories de dépenses

• Identifier des actions de progrès en coût complet / tenir compte des adhérences entre les catégories de dépenses

• Faire bénéficier tous les services des meilleures pratiques achats

Etude du besoin

Analyse du marché

fournisseur

Définition d’une stratégie d’achat

Procédure de consultation

Choix du prestatair

e

Exécution du

marché

Evaluation de la

satisfaction

Expert

Acheteur

Cellule Marché

Responsable achat

49 49

49

La construction du plan d’actions achats est structurée en sept

étapes

Réaliser l’état

des lieux de

la fonction achats

Cartographier

les dépenses

et les

échéances

clés

Identifier

les segments

importants

Organiser

un «remue

méninges»

avec les

prescripteurs

sur les pistes

d’amélioration

Chiffrer

le potentiel

des pistes

d’amélioration

Positionner

les projets en

termes

d’enjeux et

d’efforts

Décider des

projets à

lancer et du

calendrier

Où en sommes-nous aujourd’hui ?

Quels sont les leviers

d’action à mettre en œuvre ? Comment le fait-on en pratique ?

Réaliser

l’autodiagnostic de

l’établissement en

matière d’achats

afin d’identifier les

principales

dimensions à

renforcer en priorité

Cartographier les

dépenses achats,

les acteurs et

échéances clés

pour préparer la

mise en place du

plan d’actions

achats

Concentrer les

efforts sur les

dimensions

identifiées comme

étant les moins

fortes dans la phase

d’état des lieux

Rencontrer les

prescripteurs

(cliniciens, cadres de

santé, autres) pour

recueillir leur vision

des achats et leurs

suggestions de points

d’amélioration

Identifier les

actions à mettre en

œuvre et évaluer

leur potentiel de

gains pour les

intégrer au plan

d’actions achats

Prioriser les pistes

identifiées selon

une matrice croisant

le potentiel d’impact

et les efforts

nécessaires

Positionner les

pistes

d’amélioration sur

le calendrier de

l’année à venir et

désigner les

responsables

Appui continu de la Direction à la démarche, aux porteurs du projet et aux prescripteurs impliqués

1 2 3 4 5 6 7

5 semaines 1/2 semaine 2 semaines 2 semaines 2 semaines

SOURCE : Equipe projet

2 semaines

50

L’ANIMATION TERRITORIALE

51

Place et rôle de l’A.R.S. – L.R

• Faciliter les échanges entre les établissements, relais DGOS/établissements

• Faire émerger les initiatives et les bonnes pratiques, les partager, les diffuser

• Animer un réseau d’acheteurs issus des établissements

• Faciliter l’adhésion des établissements aux segments d ’achats « gains rapides », soutenir les groupements de commande, émettre des recommandations

• Accompagner les établissements volontaires dans la mise en œuvre de la professionnalisation des achats et l ’élaboration de leur plan d’action achat

• Initier un dialogue de performance des achats

A.R.S. : Facilitateur – Animateur

Mission d’accompagnement

52

L’ animation régionale

Création d’un comité régional des achats

Rencontres de la direction des établissements et des responsables achats - Diffusion

du kit établissement

Diffusion des outils mis à disposition par le programme

Apport d’expertise de l’ARS et accompagnement ponctuel en fonction des besoins

Recensement et consolidation des gains réalisés

Soutenir et accompagner individuellement les établissements engager dans un P.A.A.

53

L’inscription de la Performance dans les outils du dialogue de

gestion

Les Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens. – auto-diagnostic

Les Contrats de Retour à l’Equilibre.

Stratégie d'optimisation des achats hospitaliers

Est ce que l'établissement dispose d'un responsable achat unique?

Pourcentage des achats médicaux et non médicaux effectués dans le cadre d'un

groupement d'achat mutualisé

Est-ce que l'établissement a produit un autodiagnostic sur les achats hospitaliers à

l'aide de l'outil proposé par la DGOS ou l'ANAP ?

Est-ce que l'établissement a produit une cartographie des achats hospitaliers et

priorisé des pistes d'actions ?

L'établissement a-t-il mis en place un plan d'actions achat quantifié ? Si oui, quel

est le % de gain sur les achats?

54

DES TRAVAUX NATIONAUX

- ECHANGES D’EXPERIENCES

- RECUEIL DE BONNES PRATIQUES

55

Le projet ARMEN, c’est la recherche systématique d’actions de

progrès par vagues de 10 segments d’achat

identification des

opportunités lancement des

actions de progrès* Réalisation…

identification des

opportunités Vague 3

identification des

opportunités

lancement des

actions de progrès* Réalisation Vague 2

* mutualisation de bonnes pratiques, standardisation,

partage de ressources, appels d’offres, …

Segments09

10 segments

priorisés

Vague 1

Objectif :

15% de gains

par segment sur 3 ans

56

Segment Dispositifs Médicaux à usage unique : synthèse des

opportunités

Un gain potentiel annuel de 14,7% sur

les dépenses du segment soit 120 M€.

Opportunités Assiette (en M€) % gain attendu Gain cible (en €) % Gain

Cerner le juste besoin ( casaques, régulateurs de débit,

perfusion 3 voies, gants chirurgicaux…) 273,5 9% 24,6 3,0%

Homogénéiser le besoin et réaliser des économies

d'échelle par la mutualisation 270,2 9% 24,3 3,0%

Raisonner en cout complet (matériel, consommables,

maintenance) 810,5 3% 24,3 3,0%

Encadrer les clauses de révision de prix 810,5 1% 8,1 1,0%

Optimiser les essais 810,5 1% 8,1 1,0%

Réduire les couts de distribution et les répercuter sur les

prix en rationnalisant la logistique 810,5 1% 8,1 1,0%

Recourir aux consommables génériques (capteurs SPO2,

électrode de défibrillation…) 39,0 20% 7,8 1,0%

Entretenir le tissu concurrentiel, susciter l'offre et

remettre en cause les quasi monopoles 123,0 6% 7,4 0,9%

Disposer d'un observatoire des prix et utiliser toutes les

possibilités de (re)négociation offertes par le CMP 499,8 1% 5,0 0,6%

Traiter par accord cadre les "petits" achats réalisés hors

groupements et hors marché 8,1 20% 1,6 0,2%

57

Segment DM à usage unique : Matrice Enjeux - Efforts

1 Cerner le juste besoin ( casaques,

régulateurs de débit, perfusion 3 voies, gants

chirurgicaux…)

2 Homogénéiser le besoin et réaliser des

économies d'échelle par la mutualisation

3 Raisonner en cout complet (matériel,

consommables, maintenance)

4 Encadrer les clauses de révision de prix

5 Optimiser les essais

6 Réduire les couts de distribution et les

répercuter sur les prix en rationnalisant la

logistique

7 Recourir aux consommables génériques

(capteurs SPO2, électrode de défibrillation…)

8 Entretenir le tissu concurrentiel, susciter

l'offre et remettre en cause les quasi

monopoles

9 Disposer d'un observatoire des prix et

utiliser toutes les possibilités de

(re)négociation offertes par le CMP

10 Traiter par accord cadre les "petits" achats

réalisés hors groupements et hors marché

58

LE BILAN À MI PARCOURS DU

PROGRAMME

59

Un objectif de gains sur 3 ans – 5% du montant

des achats hospitaliers en 2010

Cible

nationale 210 M€

320 M€

910

M€

Cible

régionale

13.5M€

11.2 M€

32 M€

380 M€

7.4

M€

2012 2013 2014

Trajectoire nationale de gains

Trajectoire régionale de gains

172 M€

11.1

M€

60

BILAN 2012

60

0

2

4

6

8

10

12

2,5 1,6

2,5

0,2 0,6

7,4 6,1

1,6 2,5

0,2 0,7

11,1

OBJECTIFREALISATI…

61

LA TRAJECTOIRE DE GAINS 2013

Plans d’Action Achat dans les Ets – 3.6 M€

Approfondissement du dialogue prescripteur-

acheteur

Utilisation des bonnes pratiques

ARMEN

mutualisations régionales et nationales –

7.6 M€

UniHA

UniCancer

UGAP

Renforcement de la participation de

l’Ets à des achats groupés

Groupements territoriaux

1 -Décliner les objectifs nationaux pour

la région –

32 M€ sur 3 ans

2 – Installer durablement la fonction

Achat dans tous les établissements

avec la mise en place de PAA comme

outil de gestion

3 - Permettre à tous les

Etablissements d’avoir accès à des

marchés groupés performants

Trajectoire de gains pour 2013 : 11,2 M€

62

Calcul des gains -Avancement à mi-année

8 établissements ont un PAA chiffré

- CHU MONTPELLIER

- CHU NIMES

- CH PERPIGNAN

- CH ALES les CEVENNES GAINS ESTIMES 8 474 000 € - GAPM – PML Carcassonne

- CH BAGNOLS

- CH BEZIERS

- CH Port la Nouvelle

Les établissements qui se lancent dans la démarche prochainement

- CH Narbonne

- CH Lezignan

- CH Thuir

- CH Bassin de Thau

- En 2014

- CH MENDE

- CH CARCASSONNE

G:\COMITE DES ACHATS OCTOBRE\La maquette de plan d’action achat annuel,.pptx

Nouvelle campagne de remontée des gains fin d’année

63

La MUTUALISATION REGIONALE SITUATION ACTUELLE NOUVELLE ORGANISATION DE LA MUTUALISATION

Les segments

prioritaires

Volume

actuellement

traité

Nbre Grpt

Nbre Ets

Volume

concerné

Nombre

d’établissements

concernés Etat d’avancement

Démarrage

du marché Gains potentiels

FLUIDES MEDICAUX 400 000 1 5

1 400 000 30 Finalisation DCE 01/01/2014 700 000 50 %

FOURNITURES DE BUREAU

183 000

26 Publié 15/11/2013 175 000 10 % 1 4

1 750 000

PRODUITS d’ENTRETIEN - 0 3 200 000

Recensement en cours – potentiellement autant que pour les fournitures

de bureau

Recensement des besoins

01/01/2014 320 000 10 %

INCONTINENCE 90 000 1 5

6 100 000 48 En cours d’analyse 01/01/2014 610 000 10 %

DASRI 125 000 3

20 1 700 000 48 Attribué 01/01/2013 480 000 28 %

MEDICAMENTS 37 000 000 5

20 37 000 000

Potentiellement tous sauf UniHA

Coordonnateur désigné 01/03/2014 413 000 Estimation sur

échantillon Benchmarck

DISPOSITIFS MEDICAUX 14 200 000 4

10 14 200 000

Potentiellement tous sauf UniHA

Coordonnateur désigné 01/03/2014 190 000 Estimation sur

échantillon Benchmarck

ALIMENTATION 6 436 000 6

24 6 500 000 27

Groupe de travail constitué

Mi-2014 300 000 Estimation sur

échantillon Benchmarck

LINGE 255 700 4

12 500 000 20

Groupe de travail constitué

Mi-2014 30 000 Estimation sur

échantillon Benchmarck

64

OBJECTIFS 2013 - 2014

Maintenir la dynamique d’animation Régionale

Développer une véritable mutualisation régionale sur l’ensemble des segments prioritaires

Accompagner les établissements volontaires dans la mise en œuvre d’un plan d’actions achats

Développer les outils du dialogue prescripteurs/acheteurs/fournisseurs

Favoriser et diffuser les échanges d’expériences

Au niveau national – projet ARMEN

Au niveau local – témoignages -

Renforcer l’identification d’une fonction achats

Atteindre l’objectif national fixé à la Région

Préparer l’entrée dans une phase plus complexe autour des problématiques satellites de l’achat

65

Aller plus loin que l’achat ?

Réflexion sur la performance logistique: approvisionnement, transports

Action sur les processus administratifs (commande)

Partage de ressources sur les fonctions hôtelières : blanchisserie, plate-forme et restauration

Direction de la Stratégie et de la Performance

66

Merci de votre attention