Title : Enhancing Leadership effectiveness through

communication

SELENA NG FONG FONG 817502SHALINI TANNIMALAI 817920

Require skill to acknowledge the most profound communication focus.

School leader must be able :1.Develop2.Articulate3. Implement4.provide stewardship of a vision of learning

that is shared and supported the school community.

The important of effective communication

Memerulukan kemahiran untuk mencapai komunikasi yang berkesan.

Pemimpin sekolah haruslah berkeupayaan : 1. Membangun 2. Menyampaikan 3. Menjalankan 4. Menyediakan satu visi pembelajaran

yang dikongsi dan disokong bersama dengan komuniti sekolah.

Kepentingan Keberkesanan Komunikasi

Transmitting message is a major function of school leadership.

Besides that, they must receive,monitor and seek with communicator.

The important of effective communication

Penghantaran mesej adalah fungsi utama bagi kepimpinan sekolah.

Selain itu, mereka mesti menerima, memantau dan mendapatkan penyelesaian dengan komunikator.

Sambungan….

• There are 2 form Verbal and nonverbal.• Verbal-(spoken languange)• Eg:spoken face to face,over a public address system,in a

telephoe conversation,written in letter,a memo or electronically.

• Nonverbal-(body language)Eg:hand movement,eye movement,facial expression to help convey a message.

Communication processVerbal

Non-verbal

Communication process

Proses Komunikasi

Proses Komunikasi

Lisan

Bukan lisan

• Terdapat dua jenis proses komunikasi:• Lisan-(Pertuturan)• Secara langsung-saling berhadapan untuk berbicara,

berbincang atau menyampaikan maklumat.• Secara tidak langsung –komunikasi yang dilakukan dengan

perantara alat seperti telepon.• Bukan Lisan-(Bahasa badan)

Contoh: Pergerakan badan seperti perubahan air muka, pergerakan mata, cara berpakaian, bahasa isyarat.

Typical situation might be involed:Principle providing a faculty member with direction.Exchange of curiculum information between faculty members.Faculty member providing a parent with student progress report.

Effective comm. occur,there is a sharing of ideas and feelings out of which understanding develops,and action is taken.

Word and gestures occurs in a manner that will generate the desired result.

Communication in school

Pengetua membimbing guru-guru. Pertukaran maklumat kurikulum dengan guru-guru. Guru-guru menyediakan laporan kemajuan pelajar kepada

ibu-bapa.

Komunikasi yang efektif berlaku apabila terdapat perkongsian idea, menghasilkan pemahaman antara komunikator dan penerima dan tindakan diambil hasil daripada proses komunikasi tersebut.

Perkataan dan gerak isyarat dalam proses komunikasi akan menjana sesuatu matlamat yang dikehendaki.

Komunikasi Di Sekolah

Transmital process

Leader must realize that meaning is not the words of sender,but the mind of the receiver.

Meaning is not transmitted;the receiver gives the message.

The sender strive to encode and transmit the message,using symbols will be most familiar to the receiver.

The greater regarding the meaning of symbols the greater probability that understanding will exist between the two parties when the receiver decode the message.

Transmital process

Pemimpin perlu sedar bahawa makna sesuatu maklumat bukan setakat berdasarkan perkataan yang digunakan oleh penghantar tetapi fikiran penerima.

Penghantar berusaha untuk mengekod dan menghantar mesej, menggunakan simbol yang paling biasa kepada penerima.

Persefahaman antara dua pihak tercapai apabila penerima menyahkod mesej .

Proses Penghantaran

Agreement About the meaning

two way interactive forms One way form

Agreement about the meaning

-deliver message using technique/strategies approach

Must be attentive to both the content of the message and the feelingsof the sender.

Must be active listener.

Skiled of communicatior

menyampaikan mesej menggunakan teknik / pendekatan strategi

Menumpukan perhatian kepada kandungan mesej yang disampai dan perasaan penyampai mesej.

Menjadi pendengar yang aktif.

Kemahiran Berkomunikasi

Information in schools (open social systems) is transmitted through formal and informal network.

Formal network –transmitting messages sanctions by organization accordance with its hierarchy.

Informal network-networks emerge as individuals in organization interact with other.Do not reflect the organization hierarchy.

The flow of communication in school

Maklumat di sekolah (sistem sosial terbuka) dihantar melalui rangkaian rasmi dan tidak rasmi.

Rangkaian Rasmi- Penghantaran mesej organisasi mengikut hierarki organisasi.

Rangkaian Tidak Rasmi – Individu berinteraksi dengan orang lain dalam organisasi.

Penghantaran mesej tidak mencerminkan hierarki organisasi.Boleh berlaku dimana-mana sahaja seperti bilik guru, bilik makan dll.

Aliran Komunikasi Di Sekolah

Di sekolah, guru besar perlu merancang komunikasi yang berkesan semasa mesyuarat, taklimat atau komunikasi tidak formal supaya maklumat yang hendak disampaikan dapat diterima dan difahami matlamat mesejnya oleh para guru.

Dengan ini, pasukan kerja terbentuk ke arah pencapaian objektif organisasi yang telah dirancang bersama.

Komunikasi ke bawah sering melibatkan penghantaran mesej oleh pentadbir kepada orang bawahan mengikut struktur hierarki dalam sesuatu oraganisasi.

Pentadbir memberi arahan kawalan iaitu dengan memberitahu apa yang warga organisasi perlu lakukan dan disiplin yang dipatuhi.

Menyampaikan maklumat yang diperlukan kepada individu menerusi individu yang lain untuk mereka melaksanakan tugas.

Komunikasi ke bawah (downward)

Komunikasi ini digunakan untuk mendapatkan kerjasama antara semua ahli yang terlibat dalam sesuatu organisasi.

Memberi keyakinan kepada warga organisasi yang usaha mereka adalah sebahagian daripada usaha organisasi yang kolektif.

Biasanya dilaksanakan melalui memo, mesyuarat, laporan, buletin, e-mail, surat pekeliling, notis dan lain-lain.

Komunikasi menegak merupakan mesej yang mengalir dari pegawai atau orang bawahan kepada pegawai atasan.

Komunikasi ini digunakan untuk menyampaikan sesuatu perkara yang mustahak dan terpilih sahaja.

Dengan ini, boleh mengemukakan soalan, menyediakan maklumabalas serta membuat cadangan.

Komunikasi Menegak (Upward)

Dapat membekalkan pihak atasan maklumat yang perlu dan penting dalam proses membuat keputusan.

Biasanya dilaksanakan melalui laporan prestasi, peti cadangan, surat berita pekerja, aduan dan lain-lain.

Didapati aliran komunikasi bentuk ini kerap diganggu oleh persekitaran dalam rangkaian komunikasi.

Tidak semua maklumat yang dihantar sampai kepada pihak pengurusan.

Komunikasi mendatar merupakan pertukaran mesej yang samarata dalam kalangan orang yang sama peringkat autoritinya di dalam sesuatu organisasi.

Komunikasi ini dapat menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat demi kepentingan organisasi.

Dapat ,menyelesaikan masalah @ konflik yang ditimbul secara berkumpulan.

Komunikasi Mendatar (Horizontal)

Jika individu pada satu tahap dalam organisasi berkomunikasi dengan individu di peringkat yang lebih tinggi dalam bahagian yang berbeza atau jabatan , maka aliran komunikasi yang dianggap komunikasi pelbagai arah.

Komunikasi Pelbagai Arah (Diagonal)

Satu corak yang memberi tumpuan kepada menggabungkan komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah, membuat lebih ramai pemimpin dapat membincangkan sesuatu perkara dengan bersemuka.

Pihak penguasa perlu tahu untuk mengamalkan aliran komunikasi yang sesuai untuk membincangakan sesuatu perkara bersama dengan orang bawahannya agar dapat mencapai matlamat yang ditentukan.

The communication network connecting senders and receivers.

The network consist of 5 pattern : 1. The “Wheel”

2.The “Chain”3. The “Star”4.The “Circle”5.The “Y”

The participation of individual in network

Rangkaian komunikasi yang menghubungkan penghantar dan penerima maklumat.

Rangkaian terdiri daripada 5 corak : 1. The “Wheel”

2.The “Chain”3. The “Star”4.The “Circle”5.The “Y”

Penyertaan Individu Dalam Rangkaian

The most structured and centralized. Allow the principal to discuss a curriculum issue

with each teacher on the fourth-grade curriculum team.

Mr.Williams Mrs.Harris

Principal

Mrs.Clark Mr.Jones

The “Wheel”

Rangkaian yang tersusun dan berpusat. Membenarkan pengetua untuk

membincangkan isu kurikulum dengan setiap guru dalam pasukan kurikulum.

Mr.Williams Mrs.Harris

Pengetua

Mrs.Clark Mr.Jones

The “Wheel”

Two people who communicate with each other and then with one other person.

Eg: the principle get a directive from superintedent regarding the curriculum issue previously disscused with membersof the team and communicate thet directive to the department chair.

The “Chain”

Dua orang yang berkomunikasi antara satu sama lain dan kemudian dengan seorang yang lain.

Contoh: Pengetua mendapat arahan daripada pihak penguasa mengenai isu kurikulum. Sebelum ini berbincang dengan ahli pasukan dan berkomunikasi arahan kepada ketua jabatan.

The “Chain”

Superintendent

The principal

Department Chair

Team member

The “Chain”

Pihak Penguasa

Pengetua

Ketua Jabatan

Ahli Kumpulan

The “Chain”

The best characterize network. Two-way communicate and open

accessibility team and communication. This type of network is likely to be practiced

in a learning community because status is not issue, and the benefit to be derived is high faculty morale.

The “Star” network

Rangkaian yang terbaik perlu diamalkan di sekolah.

Komunikasi dua hala , perbincangan dalam pasukan dan komunikasi terbuka.

Rangkaian jenis ini mungkin akan diamalkan dalam komuniti pembelajaran kerana status bukan menjadi satu isu ,dan manfaat yang akan diperolehi melalui semangat ahli kumpulan adalah fakulti tinggi.

The “Star” network

Joe

Shirley Betty

Clark William

The “Star” network

Flexibility in the flow communication. As an individual comm. in 2 direction( left

and right),is equal communications and each individual is considered a decision maker.

Can found in learning community group.

The “Circle” network

Kebebasan dalam aliran komunikasi. Individu berkomunikasi dalam 2 arah ( kiri

dan kanan) dan setiap individu dianggap sebagai pembuat keputusan.

Boleh didapati dalam pembelajaran kumpulan masyarakat.

The “Circle” network

The “Circle” network

Principle

Team leader

Team leader

Team leader

Team leader

Similar to chain network. A principal may get directions from the

superintendent to complete a task and give direction to each of two asistant principals who may be part of this staff.

Each assistant principal could discuss the task with the principal but not with each other or superintendent.

The “Y”network

Sama seperti Chain Network. Pengetua mendapatkan arahan dari pihak

penguasa untuk menyelesaikan tugas dan memberikan arahan kepada setiap Penolong Kanan sekolah.

Setiap Penolong Kanan sekolah boleh membincangkan tugas dengan pengetua tetapi tidak dengan satu sama lain atau dengan pihak penguasa.

The “Y”network

The “Y” networkAssistant Principal

Assistant Principal

Principal

Superintendent

School leader must acquire pictures how there are perceived as comm.and constantly asses those picture to refine their comm skill(stech,1983)

Recognize the variety of idea,values,cultures of people from different are.

Must be knowledgeable of strategies and employed to eliminate problems.

Reducing the barrier to effective communication

1. Information overload2. Status difference3. Semantics4. Filtering5. Paralanguage6. Interpersonal relationship

Common Barriers that frequently interfere with effectiveness communication in school

1. Establishing effective interpersonal relationships.2. Managing position power3.Acquiring feedback4. Being active listeners5. Displaying empathy6.Understanding the ethics of conversation

Strategies of reducing barriers to communication

As a leaders in school have to interact with individuals inside and outside of the schoolhouse.

School leader must developed interpersonal relations skills sufficient to acquire information to make a quality decision.

Quality of deciaion,to alaerge extent ,depends on the information(data) used to make those decision

Interpersonal relationship

School have have the cultural of trust.

Ciencutti and Steding(2001)advise that in a dulture of trust,the leader is consistent in word,action,and deed,and there are no gaps between what the leader says and does.

(Greenberg & Baron)

Building a culture trust

Leadership for today