Las 3 dimensiones de la gestión del capital humano: ¿Está RRHH preparado para funcionar de forma eficiente?

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Introducción

Existen muchas formas diferentes de externalización y modelos de servicio, algunos ofrecen una visión clara, pero poco flexible, mientras que otros ofrecen una visión integral del negocio, que resulta reveladora.

En esencia, existen soluciones unidimensionales (1D), bidimensionales (2D) y tridimensionales (3D) en el mercado de la gestión del capital humano. Algunos se centran en las personas, otros en los procesos y otros en la tecnología. Las soluciones unidimensionales existentes ofrecen el mínimo necesario, dando importancia únicamente a las nóminas, o a la gestión de beneficios, o bien al proceso de selección como si fueran un software que existe independientemente de las demás funciones empresariales: esto representa una visión unidimensional. Los proveedores con una visión ligeramente superior combinarán dos opciones: esto nos lleva a la visión bidimensional.

Sin embargo, deberíamos preguntarnos ¿puede una verdadera estrategia de RRHH diseñarse e implementarse sin una visión clara del conjunto de las personas, los procesos y la tecnología combinados? Si la respuesta es "sí", entonces deberías estar preparado para enfrentarte a los tiempos difíciles que están por llegar en la lucha global por el Talento. En cambio, si la respuesta era “no”, entonces deberías considerarla externalización de procesos empresariales como la única solución tridimensional del mercado que piensa en las personas, los procesos y la tecnología, como la una única forma de impulsar la eficiencia y estrategia en igual medida. Para saber cómo y por qué, continúa leyendo.

Introducción a las 3 dimensiones de la gestión del capital humano

¿Puede una verdadera estrategia de RRHHdiseñarse sin una visión clara del conjunto de las personas, los procesos y la tecnología?

TecnologíaProcesos

Personas

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Todos podemos admirar un dibujo sobre el papel. Pero la experiencia integral de una película iMax 3D es algo totalmente diferente. Muestra un boceto al comité de dirección y es posible que queden impresionados un minuto, pero preséntales una película en 3D y quedarán impresionados para siempre.

El informe Conference Board CEO Challenge pone el capital humano y la excelencia operativa en la cima de los retos a los que se enfrentan los líderes empresariales1. La tecnología y las soluciones de externalización son más importantes que nunca para los directores financieros. Solo necesitan que les enseñen cómo utilizarlas.

Dentro de las diferentes formas de externalización de RRHH, muchos pueden incluso terminar costando más que los modelos internos. Algunos le ahorrarán costes a corto plazo para procesos aislados, pero fallarán a la hora de integrarse con los otros sistemas y funciones de su organización. En tal caso, se perderá dinero y potencial, ya que nadie obtendrá una verdadera visión y compresión de las operaciones del personal.

Los directores generales se encuentran bajo una constante presión a la hora de transformar, mantener la competitividad, mejorar beneficios y ofrecer un crecimiento a largo plazo a los accionistas, y donde cualquier inversión empresarial requiere una rentabilidad de inversión en 6 meses, y no en 6 años. Cuando se presenta una forma rápida de ganar en costes y en eficiencia, la elección es fácil. Un modelo unidimensional, como el SaaS puede ser una opción atractiva para reducir la presión y los costes, que impactan en los procesos visibles y evidentes como la implantación de sistemas, o bien mano de obra directa. Es rápido y fácil de comprender, como un dibujo.

RRHH también están a menudo ocupados con procesos ineficientes, dedicando una media del 50% de su tiempo a tareas administrativas2. Los servicios de RRHH considerados aptos para externalización con mayor frecuencia suelen ser procesos transaccionales como las nóminas, prestaciones de salud y beneficios o bien la administración de pensiones. Por lo tanto, externalizar uno de estos servicios parece sencillo, algo que el equipo ejecutivo puede realizar casi sin pensar.

No obstante, estos costes "visibles" solo representan el 37% del coste total de propiedad y operatividad de los sistemas de gestión del capital humano. El 63% restante está oculto, como son el mantenimiento de sistemas, la integración con los sistemas existentes, las actualizaciones y los costes laborales indirectos asociados a todos estos procesos. Solo se podrá contabilizar el 100% de los costes avanzando aún más y adoptando una solución 3D a través de la externalización de procesos empresariales, consiguiendo un impacto en todo el proceso de capital humano3. Todos los sistemas se integrarán, ya que están gestionados y mantenidos por el mismo proveedor especialista externo.

Por qué los ejecutivos necesitan gafas 3D

Por qué los ejecutivos necesitan gafas 3D

1. The Conference Board CEO Challenge (2013) (Conferencia sobre el desafío de los Directores Generales) 2. Lawler, E. & Boudreau, J. (2010) Centro para Organizaciones Efectivas de la University of Southern California. 3. PwC, ‘Exposing the hidden cost of Payroll and HR Administration: A total cost of ownership study’, 2012 (Exponiendo los costes ocultos de la administración de nóminas y RRHH: estudio sobre el coste total de propiedad, PwC, 2012)

RRHH también están a menudo ocupados con procesos ineficientes, dedicando una media del 50% de su tiempo a tareas administrativas2

Los directores generales se encuentran bajo una constante presión a la hora de transformar, mantener la competitividad, mejorar los beneficios y ofrecer un crecimiento a largo plazo

50%

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4. Aberdeen Group HCM Trends, 2013 (Tendencias de gestión del capital humano, Aberdeen Group, 2013)

Cómo se integra la externalización de procesos 3D en todas las funciones empresariales

Todos los Directores de IT saben que las nuevas soluciones deben ser capaces de integrar, ayudar a automatizar los procesos clave, racionalizar las tareas empresariales y reducir la dependencia del hardware, siempre sin poner en riesgo la seguridad. Todas las inversiones de IT realizadas deben apoyar también las nuevas tendencias móviles de trabajo flexible.

El éxito implica bajos niveles de esfuerzo para el equipo de IT a la hora de apoyar cualquier inversión sin que afecte al tiempo de actividad de otros sistemas. Es posible sustituir múltiples soluciones internas por una solución de un único proveedor, que permita el autoservicio a los empleados y un acceso fácil a las analíticas para los responsables, a la vez que aligera la carga de trabajo del personal de IT.

Los líderes de IT necesitan comprender cómo los sistemas utilizados para gestionar los procesos de RRHH se relacionan entre sí. También tienen que saber exactamente cuánto está gastando la empresa en estos procesos, cuánto gastan sus colegas , así cómo el retorno de la inversión que potencialmente esperan recibir de las nuevas soluciones. A menos que tenga las respuestas a todas esas preguntas, existe el riesgo de que se limite a traspasar los costes de ejecución de los procesos de RRHH de un área de la empresa a otra: desde RRHH a IT.

La tecnología SaaS y las soluciones software son componentes fundamentales para cualquier servicio de externalización de procesos empresariales. No obstante, son solo una de las muchas herramientas existentes.

Integración dentro de la empresa

La tecnología SaaS y las soluciones software son componentes fundamentales para cualquier servicio de externalización de procesos empresariales. No obstante, son solo una de las muchas herramientas existentes. La tecnología basada en la nube desempeña un papel central a la hora de optimizar los procesos de externalización, y cada vez más los servicios de Employee Self Service (ESS) y Manager Self Service (MSS) consiguen que las actividades de RRHH puedan ponerse en contacto con todos los empleados o directores a través de sus dispositivos móviles o tablets. No se espera que los empleados gestionen todos sus asuntos de RRHH, sino que cuenten con la ayuda de expertos del proveedor de externalización de procesos empresariales para prestarles apoyo cuando sea necesario. Con la externalización de procesos empresariales, debería tener disponibles siempre 24/7 el software y a los asesores expertos en RRHH para ofrecer asistencia.

El 41% de las empresas afirma que mejorar los procesos les permitirá superar a sus competidores4

La prioridad de negocio fundamental es operar de la forma más eficiente posible: El 41% de las empresas afirma que mejorar los procesos les permitirá superar a sus competidores4. La externalización aporta agilidad a sus operaciones proporcionando la flexibilidad necesaria para capear los cambios económicos, ya sea al producirse un repunte al alza o la baja, o bien sea en tiempos de estabilidad.

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La visión del mundo 1D

SaaS

5. Deloitte, Global Outsourcing and Insourcing Survey (Encuesta global sobre externalización e internalización), 20146. PwC, ‘How much is your organization really spending on Payroll and HR Administration?’ (¿Cuánto gasta realmente su organización en nóminas y administración de RRHH?), marzo 2012

El “Software as a Service” (SaaS) es un ejemplo de una solución tecnológica que es más atractiva que confiar en los antiguos sistemas internos. El proveedor de servicios SaaS se encarga del alojamiento de las infraestructuras de IT: Los clientes de SaaS no pagan por obtener el propio software sino por usarlo, ya que habitualmente se basa en una solución en la nube. Sin embargo, SaaS por si solo es una solución clásica unidimensional (1D) que solo puede ofrecer una parte del sistema de gestión del capital humano.

Externalizar elementos independientes de la infraestructura de TI o la gestión de aplicaciones es claramente un paso en la dirección correcta, pero solo supone un tercio de todo el camino que deberá recorrer hacia una solución de RRHH armoniosa e integral. Si buscamos un servicio realmente completo que pueda transformar la tarea de RRHH, entonces los anteriores arreglos transaccional y funcional no lo conseguirán.

Otros modelos de gestión del capital humano unidimensionales incluyen:

Externalización de IT - el proveedor del servicio aloja la infraestructura de IT. Aquí el cliente está comprando el servicio de instalación, funcionamiento y mantenimiento de sus aplicaciones.

Externalización de gestión de aplicaciones – el proveedor aloja la infraestructura y las aplicaciones, garantizando su disponibilidad y mantenimiento. El cliente hace uso de las aplicaciones, pero sigue siendo el responsable de todas las actividades operativas.

Externalización de proceso único – el cliente externaliza la gestión y la ejecución de cualquier proceso empresarial aislado, como por ejemplo las nóminas, y el proveedor simplemente ofrece ese sistema independiente, habitualmente sin visión general o acceso a otros procesos relacionados.

Las mejoras para las soluciones existentes unidimensionales pueden ser extremadamente complejas y costosas, no solo para el departamento de RRHH, sino también para IT. Por ejemplo, existirá el cargo único del proveedor, el gasto de consultores que instalen y gestionen el proceso, y existirá el riesgo de que el proveedor deje de proporcionar asistencia para ese producto, provocando la necesidad de invertir en otra solución. Por otro lado, la externalización de procesos empresariales, permite a las empresas evitar estos problemas y aprovechar al máximo las experiencias de su socio proveedor.

La experiencia Imax, 3D al completo

Externalización de procesos empresariales

Un modelo de externalización de procesos empresariales, en contraste a los SaaS, es el único servicio integral de gestión del capital humano 3D disponible, que cuenta con las personas, los procesos y la tecnología. En lugar de ayudar a dar un único paso del camino, se muestra con claridad y en tiempo real la película 3D protagonizada por las personas de cada organización.

Un proveedor de externalización de procesos empresariales de RRHH se asociará con sus clientes para ir más allá de la externalización del típico trabajo administrativo de nóminas ofreciendo todo lo que ofrecería un empleador a nivel del empleado. Este lo cubre todo, desde las funciones administrativas hasta las de contacto directo con el empleado, y proporciona asistencia a través de un Centro de Solución del Empleado; constantemente actualizado y soluciones tecnológicas de vanguardia en el mercado para la entrada de variables de RRHH y nóminas; una solución basada en nube, alojada para las tareas clave de RRHH, la gestión del talento y las capacidades de autoservicio

(tanto para los responsables como para los empleados); equipos de expertos en RRHH disponibles a nivel local y global, con los últimos conocimientos en materia de legislación, remuneración, contratación, y gestión del rendimiento.

Un sistema de externalización de procesos empresariales de gestión del capital humano global, construido sobre los cinco pilares (beneficios, administración de RRHH, nóminas, gestión del talento, gestión de tiempos y ausencias), es necesario para ayudarle a comprender e influir en las plantillas y estrategias de RRHH, además de crear y mantener una marca de valor como empleador. La externalización de procesos empresariales cada vez ofrece más importancia a los recursos humanos, empezando por una tecnología robusta y flexible, fácil de usar que proporcione visibilidad y un control integrado a través de todas las principales funciones de RRHH y nóminas.

Tal y como se explica en la Encuesta global sobre externalización e internalización realizada en 2014 por Deloitte: "Los clientes ya no se centran en volver a internalizar los servicios, sino que se centran en optimizar las relaciones con los vendedores y mejorar la flexibilidad operacional, de modo que puedan reaccionar a los desafíos que puedan surgir a nivel legislativo y tecnológico”5. Se convierte en un proceso integrado bajo un acuerdo de externalización de procesos empresariales, que requiere poca implicación por parte de RRHH, exceptuando la formación relativa a los cambios y la comprensión del impacto en la empresa y sus empleados.

Las organizaciones de RRHH que externalizan todas sus tareas con un acuerdo de externalización de procesos empresariales, incluyendo desde las nóminas, a la gestión del tiempo y ausencias, gestión de datos, hasta salud y beneficios, gastan de media entre un 25% y un 31% menos que aquellos que usan servicios internos6. El coste de no hacerlo es, por lo tanto, considerable. Al externalizar estos procesos transaccionales rutinarios del día a día, las empresas no solo reducen sus costes, también liberan a RRHH de algunas tareas para que puedan convertirse en un verdadero socio empresarial.

Un proveedor de externalización de procesos empresariales de RRHH se asociará con sus clientes para ir más allá de la externalización del típico trabajo administrativo de nóminas ofreciendo todo lo que ofrecería un empleador a nivel de plantilla

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Tecnología y trabajo administrativo

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empresariales de RRHH

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Servicio Servicio completo y experiencia

Únicamente tecnología

Procesos Pleno alcance Alcance limitado

Riesgo Transferido Sin transferencia

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y en tiempo real, facilitando el acceso global a los datos de los empleados. La relación de externalización de procesos empresariales ofrece también una visión que de otro modo, no estaría al alcance de las empresas medianas: los grandes proveedores de externalización de procesos empresariales cuentan con series de datos globales para ayudarles a identificar las tendencias y problemas futuros.

McGraw Hill – cómo ADP permitió a la empresa centrarse en crear iniciativas de búsqueda de valor añadido y movilidad para sus empleados.

“ADP no solo cuenta con soluciones de tecnología genuina, sino que también trabajan como socio. Esa extraordinaria colaboración de socios empezó el primer día y se ha

mantenido desde entonces.” Bradley Arnold, Director Senior, Talent Acquisition, McGraw Hill Financial

Las empresas pequeñas a menudo se encuentran limitadas por su presupuesto y eso implica que a veces las soluciones tecnológicas de vanguardia quedan fuera de su alcance. Sin embargo los servicios basados en nube proporcionan opciones de externalización de procesos empresariales asequibles para pequeños empresarios. Asociarse con un experto global que cuenta con todos los sistemas, procesos y cuenta con todos los conocimientos ya establecidos es mucho más fácil que diseñar e implementar todo de cero. En algunos sentidos, la externalización de los procesos empresariales es la opción más sencilla para las pequeñas empresas a la hora de evitar los mismos errores y procesos innecesarios que atosigan a las grandes firmas.

Raw Talent Academy – cuando una empresa de 26 empleados se expande rápidamente necesita racionalizar RRHH y los procesos de nóminas y de gestión del talento.

“Con ADP, no se sentirá como si estuviera lidiando con una organización gigante, se sentirá como si estuviera colaborando con un socio local. Trabajamos con

un equipo específico para pequeñas empresas y me sorprendió lo asequibles que son sus soluciones.” Lee McQueen, Owner, Raw Talent Academy

Tanto si formas parte de una pequeña empresa con límites de presupuesto, o de una mediana atrapada entre sistemas y procesos anticuados, o bien de una gran empresa con múltiples plataformas globales no integradas. Es esencial contar con un socio adecuado donde poder llegar a apoyarse. Aquí puede verse algunas experiencias de empresas que han aprovechado la externalización de procesos empresariales 3D.

Las grandes empresas se encuentra a menudo ante múltiples plataformas no integradas. Nadie tiene verdadero control sobre el sistema completo, ni tampoco una imagen clara de la actividad de los empleados, como resultado, se pierde capacidad de gestión y compromiso. Los proveedores de externalización de procesos empresariales pueden aliviar esa carga y gestionar el conjunto de datos completo. Las grandes corporaciones establecen relaciones a largo plazo con sus proveedores, como resultado ,la externalización de procesos empresariales no es solo un producto de software, sino una solución de servicio completo.

Compass Group – con 507.000 empleados consolidó múltiples sistemas de gestión del capital humano en una solución que permite un crecimiento rápido al ritmo de aproximadamente mil millones de dólares al año.

“ADP invierte mucho en tecnología, de modo que se encuentran a la vanguardia del capital humano y las necesidades de la dirección de RRHH.” Bob Kovacs,

Vicepresidente de Total Rewards, Compass Group USA Las empresas medianas pueden encontrarse en una trampa de sistemas y procesos anticuados que hubo una época en la que fueron esenciales, pero ahora resultan caros e incómodos. Además pueden mantener diferentes sistemas y múltiples relaciones con diferentes proveedores que aumentarán los errores y los costes. Una única relación de externalización de procesos empresariales en cambio, ofrece una libertad renovada

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¿Preparado para beneficiarte de la experiencia 3D más completa?

La externalización de procesos empresariales está pensada específicamente para la mejora empresarial a través de un mejor desarrollo, adopción, penetración y aceptación de las tecnologías de autoservicio, y la adopción de las mejores prácticas para un servicio mejorado, una reducción del riesgo y una contención de los costes. No es una prestación tecnológica transaccional con RRHH como único ámbito.

Los siguientes beneficios de la externalización de procesos empresariales se combinan en un único paquete integral, relevando las presiones de las tareas empresariales:

• Estandarización de todos los sistemas y procesos

• Reducción de los costes totales de propiedad

• Flexibilidad y adaptabilidad

• Tecnología de actualización instantánea

• Previsión de cualquier cambio inminente en la legislación o riesgos de cumplimiento normativo

• Asociación con expertos locales y globales

• Liberación de las tareas de RRHH para impulsar y diseñar estrategias

• Controlar y supervisar los procesos de personal no solo a través del mantenimiento, sino también de la implementación de mejoras operativas

• Autoservicio para responsables y empleados, que conduce a una reducción de burocracia y mejora del compromiso

La externalización permite a las organizaciones reducir la importancia de las tareas no estratégicas y focalizarse en cumplir con las necesidades de un negocio cambiante.

Esto último mejora los márgenes y aumenta el flujo de caja, lo que permite a las empresas realizar inversiones que les colocarán en una mejor posición no solo para colaborar en diferentes condiciones económicas, sino para emerger como líderes.

Un análisis de Sourcing Analysis demuestra que "cuanto más tiempo externaliza una empresa a su proveedor de externalización de procesos empresariales, más disminuye el coste transaccional total”7 Los clientes de ADP, por ejemplo, han notado que tras 5 años de cambiar sus procesos internos por la externalización de procesos empresariales, han alcanzado un 62% de ahorro8. Esto sugiere que a medida que las organizaciones se adentran en una asociación de externalización de procesos empresariales, se alcanza y optimiza el ahorro adicional de costes. Esto subraya la importancia de la gestión de relaciones y de mejora continua.

7. Sourcing Analysis, ‘The Hidden Benefits of Human Resource Business Process Outsourcing (HR BPO)’ (Los beneficios ocultos de la externalización de procesos empresariales de RRHH), 2012 8. Aberdeen Group HCM Trends, 2013 (Tendencias de gestión del capital humano, Aberdeen Group, 2013)

¿Estás preparado?

La última tendencia en externalización, es la externalización de procesos empresariales 3D: una combinación de capacidades tecnológicas, alojamiento tecnológico básico, experiencia de RRHH a nivel local y global y la reingeniería de procesos anticuados. Escoge un socio que sea realmente global, con experiencia líder en el mercado y conocimientos del sector, y así podrá empezar a ver su organización con la claridad y la facilidad de una película 3D.

La externalización de procesos empresariales mejora a través de:

Una combinación

de nuevas

capacidades

Costes,

estandarización

y flexibilidad

Experiencia

local y global

de RRHH

ProcesosPersonas Tecnología

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