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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

89

Archives de

l’Agence Fédérale des Médicamentset des Produits de Santé

Dossier d’étude et de préparationdu tableau de tri

2012

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Brussel – Bruxelles2012

9789057464942

ISBN 978 90 5746 494 2

5132

ARCHIVES DE

L’AGENCE FÉDÉRALE DES MÉDICAMENTS ET DES PRODUITS DE SANTÉ

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION

DU TABLEAU DE TRI

2012





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ISBN : 978 90 5746 494 2

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

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Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 5132

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1000 Brussel – Bruxelles





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Archives de

l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé

Dossier d’étude et de préparation du tableau de tri

2012

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Brussel – Bruxelles 2012

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REMERCIEMENTS

Mes remerciements s’adressent en premier lieu à l’Administrateur général Xavier De Cuyper ainsi qu’à tous les agents de l’AFMPS dont l’ouverture et la sincère collaboration ont certainement permis la réalisation de ce tableau de tri. Dans ce cadre, je dois également souligner le dévouement de madame Magda Scheys-Thys, véritable mémoire vivante de l’Agence. Elle m’a aidé quotidiennement dans mon travail d’enquête au sein des archives de l’AFMPS. Mes remerciements s’adressent également à l’archiviste Harald Deceulaer (AGR) qui s’était occupé il y a quelques années des archives de la Direction générale Médicaments. Enfin, je tiens tout particulièrement à remercier madame Rolande Depoortere de la Section Surveillance et Avis des AGR pour ses précieux conseils et son soutien permanent. Je tiens également à remercier vivement monsieur Karel Velle, Archiviste général du Royaume, de m’avoir confié cette mission.

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TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS ........................................................................................................................5

TABLE DES MATIÈRES................................................................................................................7

LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE ..............................................................................9

LISTE DES ABRÉVIATIONS ......................................................................................................11

HISTOIRE DU CONTRÔLE DES MÉDICAMENTS ET DE LA CRÉATION

DE L’AFMPS........................................................................................................................13

COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’AFMPS .......................................................................33

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’AFMPS......................................................37

ORGANIGRAMMES ...................................................................................................................59

LES ARCHIVES DE L’AFMPS ET DE SES PRÉDÉCESSEURS EN DROIT...........................67

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

A. SOURCES IMPRIMÉES Moniteur belge, 1999-2008. Annexes du Moniteur belge, 1999-2008. Omnilégie. Collection complète des lois, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en

Belgique, mis en ordre et annotés, Bruges, 1952-. Pasinomie ou collection complète des lois, arrêtés, et règlements qui peuvent être invoqués en

Belgique, Bruxelles, 1833. Recueil des lois et arrêtés royaux de la Belgique. Verzameling der wetten en koninklijke besluiten van

België, 1830 -, Bruxelles, 1831-. B. BIBLIOGRAPHIE @ctua, Bulletin de l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé, 2008-auj. L’Agence Européenne pour l’Évaluation des Médicaments. Office des Publications Officielles des

Communautés Européennes, Londres, Luxembourg, 2000, 54 p. CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT, V. PLISNIER F., Guide des organismes d'intérêt public en

Belgique. Tome II. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2008.

DEMEESTER-DEMEYER W., TEIRLYNCK M., VAN HAUWERMEIREN P., Médicaments :

notice pour le public : conseils de rédaction, Bruxelles, Ministère de la Santé Publique et de la Famille, Service de Presse et d'Information, Inbel, 1986, 49 p.

DECEULAER H., DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid. Inventaris van de series Koninklijke

en Ministeriële Besluiten, 1830-1978, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 2004. DECEULAER H., TALLIER P-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het

ministerie van Volksgezondheid, 1944-2001, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 2006. Folia pharmacotherapeutica, revue mensuelle du Centre Belge d’Information Pharmacothérapeutique,

1999-auj. Guide de l’Administration Fédérale, tome 1: les Ministères Fédéraux, tome 2 : les Institutions

Publiques Fédérales, Bruxelles, 1995, 500 p. JOOSSENS L., Geneesmiddelen, Bruxelles, OIVO, 1997, 44 p. JOOSSENS L., De geneesmiddelenbijsluiters in de twaalf landen van de Europese Gemeenschap,

Bruxelles, OIVO, 1990, 221 p. JOOSSENS L., Évolution de la vente de médicaments génériques dans l’Union européenne, Bruxelles,

CRIOC, 1995, 10 p.

10

JOOSSENS L., Les médicaments, Bruxelles, CRIOC, 2e éd., 1997, 44 p. JOOSSENS L., Remarques relatives à un projet d'arrêté royal sur les médicaments homéopathiques,

Bruxelles, CRIOC, 1995, 12 p. Le journal du pharmacien, Bruxelles, Pharma Sales, Ed. française, sept. 1997-20031. LOUIS C., Les médicaments et l’industrie pharmaceutique, éditions Vie ouvrière, Bruxelles, 1973,

226 p. MICHAUX G., « La libre circulation des médicaments dans l’Union européenne » in : NIHOUL P.,

SIMON A.-C., L’Europe et les soins de santé. Marché intérieur – sécurité sociale – Concurrence, Bruxelles, Larcier, Paris, LGDJ, 2005, p. 317-368.

ROLAND M., Pharmacie et société. Volume 2 : Textes légaux, réglementaires et déontologiques,

Louvain-la-Neuve, Academia, 1988, 762 p. La santé en Belgique, Ministère de la Santé Publique, Bruxelles, 1996, 400 p. La réglementation des médicaments dans la Communauté Européenne, Volume 1 : Réglementation

des médicaments à usage humain dans la Communauté Européenne (212 p.), volume 4 : Bonnes pratiques de fabrication de médicaments (165 p.), Office des Publications Officielles des Communautés européennes, Luxembourg, 1991.

VAN DEN ABEELE B., Histoire de la pharmacie galénique. L’art de préparer les médicaments de

Galien à nos jours, Presses universitaires de Louvain, 2007, 154 p. VANDEWIELE L.J., La pharmacie d'antan, exposition : Bruxelles, salle d'exposition de la

Kredietbank, du 16 novembre au 20 décembre 1981, Bruxelles, Kredietbank, 1981, 27 p. VANDEWIELE L.J., Geschiedenis van de farmacie in België: met een inleiding tot de algemene

geschiedenis van de farmacie, Melsele, Orbis en Orion, 1981, 379 p. VAN DUPPEN D., La guerre des médicaments : pourquoi sont-ils si chers ?, Bruxelles, Aden, 2005,

286 p.

1 Devient MedInbelgium à partir de 2003.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS AELE Association Européenne de Libre Échange AESGP Association Européenne des Spécialités Pharmaceutiques Grand Public AFCN Agence Fédérale de Contrôle Nucléaire AFMPS Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé AFSCA Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire AFSSAPS Agence Française de Sécurité Sanitaire des Produits de Santé AGIM Association Générale de l’Industrie du Médicament AGR Archives générales du Royaume A-L Arrêté-loi ASMF Active substance master file AMM Autorisation de mise sur le marché AM Arrêté ministériel APB Association Pharmaceutique Belge AR Arrêté royal ASBL Association sans but lucratif ASR Annual safety report ATU Autorisation temporaire d’utilisation Auj. Aujourd’hui BAPCOC Commission Belge de Coordination de la Politique Antibiotique BCE Banque Carrefour des Entreprises BEMA Benchmarking European Medicines Agencies BPF Bonnes pratiques de fabrication BPR Business Process Re-engineering BUM Bon Usage du Médicament CBIP Centre Belge d’Information Pharmacothérapeutique CE Commission Européenne CEE Communauté Économique Européenne CERVA Centre d’Études et de Recherches Vétérinaires et Agrochimiques CHMP Commitee for Medicinal Products for Human Use CICF Commission Interdépartementale pour la Coordination de la Lutte contre la

Fraude dans les Secteurs Économiques CICSA Cellule de Coordination Interdépartementale pour le Contrôle de la Sécurité

Alimentaire CMD (h) Co-ordination Group for Mutual Recognition and decentralised Procedures-

Human CMD (v) Co-ordination Group for Mutual Recognition and decentralised Procedures-

veterinary COMP Comité des Médicaments Orphelins CPVP Commission de la Protection de la Vie Privée CRM Commission de Remboursement des Médicaments CSH Conseil Supérieur d’Hygiène CSP Comité des Spécialités Pharmaceutiques CSS Conseil Supérieur de la Santé CVMP Committee for Medicinal Products for Veterinary Use DG Direction générale DMF Drug master file ECRIN European Clinical Research Institute Network EDQM Direction Européenne de la Qualité du Médicament EFPIA Fédération Européenne d’Associations et d’Industries Pharmaceutiques EMEA European Medicines Agency EMEO European Union Medicines Enforcement Officers Group

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FeBelGen Fédération Belge des Producteurs de Médicaments Génériques FDA Food and Drugs Administration FIIM Fédération Internationale des Industries du Médicament FTM Formulaire thérapeutique magistral ICH International Conference on Harmonisation ICT Information and Communication Technologies IHE Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie HMA Head of Medicines Agencies HMPC Comité des Médicaments à Base de Plantes INAMI Institut National d’Assurance Maladie Invalidité INASTI Institut National d’Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants IP Institut Pasteur ISP Institut scientifique de Santé publique IT Information technologies KCE Centre Fédéral d’Expertise des Soins de Santé LUSS Ligue des Usagers des Services de Santé MeSeA Medicines Electronic Submission & Electronic Approval MRP Mutual Recognition Procedure OICS Organe International de Contrôle des Stupéfiants OLAF Organe Européen de Lutte Anti-Fraude OMCL Official Medical Control Laboratories OMS Organisation Mondiale de la Santé OPHACO Office des Pharmacies Coopératives de Belgique P&D Production et distribution PDCO Comité Pédiatrique PEN Pre Export Notification PFIPC Permanent Forum on International Pharmaceutical Crime PIC Pharmaceutical Inspection Convention P&O Personnel et organisation PN Procédure nationale PNUCID Programme des Nations Unies pour le Contrôle International de la Drogue PSUR Periodic safety update report RAS Rapid Alert System RCP Résumé des caractéristiques du produit R&D Research and Development RMP Risk management program RMS Reference Member State SBHM Société Belge d’Histoire de la Médecine SCM Service de Contrôle des Médicaments SHP Société d’Histoire de la Pharmacie SIHM Société Internationale d’Histoire de la Médecine SLA Service Level Agreement SOP Standart operation procedure SPF Service Public Fédéral SPF P&O SPF Personnel et Organisation SPF SPSCAE SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne Alimentaire et Environnement SUSAR Suspected unexpected severe adverse reaction UE Union Européenne USE Unité Spéciale d’Enquête UPIP Union des Pharmaciens de l’Industrie pharmaceutique WCO Organisation Mondiale des Douanes

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HISTOIRE DU CONTRÔLE DES MÉDICAMENTS

ET DE LA CRÉATION DE L’AFMPS

1. LE DEVELOPPEMENT DU CONTROLE DES MEDICAMENTS EN BELGIQUE ET AU NIVEAU

INTERNATIONAL

a. La réglementation belge pour les médicaments et la mise en place de structures de contrôle des médicaments en Belgique

Des règlements veillant à la bonne qualité des médicaments existent depuis le 16ème siècle sous la forme d’ouvrages de pharmacopée décrivant le mode de préparation et la composition des médicaments de sorte que partout dans le pays, les mêmes médicaments pouvaient être délivrés. Plus tard, suite à l’évolution de la science et de la technique, les pharmacopées comportent de plus en plus de critères de qualité et de pureté, ainsi que des méthodes pour contrôler les médicaments. En 1818 sont créées des Commissions Médicales Provinciales chargées de « visiter » tout ce qui a trait à l’art de guérir2. Les pharmaciens sont alors particulièrement irrités du fait que la loi impose la présence d’un médecin (assisté ou non d’un pharmacien) lors de ces visites. Les pharmaciens s’organisent en associations professionnelles dans la première moitié du 19ème siècle. Ces associations exigent à partir de 1842 de réserver les visites d’inspection à des pharmaciens uniquement (et non plus à des médecins). Cette exigence prend plus de poids à partir de 1849 lorsque le diplôme de pharmacien ne peut être obtenu que devant un jury universitaire. Les activités de pharmacien et de médecin sont dorénavant clairement distinctes. La loi du 9 juillet 1858 introduit la première pharmacopée officielle en Belgique. Toute officine est obligée d’en posséder une à partir de 19063. L’arrêté royal du 11 décembre 1893 permet enfin aux pharmaciens d’être inspectés par des fonctionnaires-pharmaciens (indépendants, ils n’ont aucun intérêt personnel dans la profession). L’arrêté organise le premier service d’inspection, appelé Inspection des Pharmacies. Ce nouveau service qui dépend alors du Ministère de l’Agriculture, de l’Industrie et des Travaux publics, nomme deux inspecteurs surveillant respectivement la partie flamande et francophone du pays. Un troisième inspecteur est alors recruté pour surveiller les arrondissements de Bruxelles, Louvain et Hasselt4. La loi du 4 août 1890 qui rend les dispositions du Code pénal en matière de falsification des denrées alimentaires, applicables à la falsification des médicaments et des produits pharmaceutiques, modifie alors le déroulement des inspections dans les pharmacies. Le rôle des inspecteurs se précise encore avec l’arrêté royal du 10 avril 1906 demandant aux inspecteurs de surveiller également la vente de spécialités pharmaceutiques.

2 Loi du 12.03.1818 réglant tout ce qui est relatif à l’exercice des différentes branches de guérir, et arrêté royal du 31.05.1818. 3 Moniteur belge du 10.04.1906. 4 L’un d’eux, L. Van Hulst, joua notamment un rôle important auprès de la Société des Nations et plus spécialement dans les services qui s’occupaient des stupéfiants.

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Le laboratoire de l’université de Liège est chargé en 1893 d’analyser les médicaments saisis. L’Inspection des Pharmacies possèdera par la suite son propre laboratoire, mais celui-ci sera intégré plus tard dans l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie5. Au 19ème siècle, le monopole de la fabrication des médicaments était reconnu aux seuls pharmaciens dans leur officine. Mais vers la fin de ce siècle, les acquisitions de la chimie organique allaient bouleverser toutes les traditions en ouvrant la voie à la recherche industrielle6. Les médicaments ne reçoivent une existence légale qu’en 1888 par la mention de leur existence dans un arrêté royal. Les « remèdes secrets » sont alors interdits. Il devient dès lors possible d’exiger des informations sur le contenu d’un médicament. Les premiers laboratoires de recherche et de fabrication de médicaments apparaissent en Belgique après la Première guerre mondiale. L’indication de la composition des médicaments est rendue obligatoire en 1920. Le nombre d’inspecteurs à l’Inspection des Pharmacies augmente très faiblement au cours des années (il n’y en a que 5 en 1943). Jusqu’à la fin de la seconde Guerre mondiale, les inspections ont principalement pour but de veiller à la tenue générale des officines et à la qualité des médicaments. Il n’y a des interventions vigoureuses que dans les cas de détournement de substances soporifiques et stupéfiantes, les cas de falsifications, les fraudes au détriment de l’assurance maladie. L’arrêté du Régent du 11 février 1946 fait de la Belgique l’un de premiers pays à soumettre les amphétamines au même régime de surveillance que les stupéfiants. Il faut attendre 1971 (Convention de Vienne) pour que les amphétamines fassent l’objet d’un règlement international. Un Ordre des pharmaciens est créé en 1949 afin de certifier l’aspect moral de la profession de pharmacien7. Dès 1953, le législateur belge réglemente le contrôle des antibiotiques et ensuite, par l’arrêté royal du 20 août 1955, la distribution et surtout la fabrication industrielle des produits pharmaceutiques. Ces premières réglementations sont uniquement dirigées vers le contrôle des préparations industrielles, l’exportation et le commerce en gros des médicaments. L’arrêté royal du 20 août 1955, puis l’arrêté royal du 6 juin 1960, renforcent les inspections en exigeant de contrôler désormais la fabrication, la préparation, le commerce de gros et la délivrance des médicaments8. Ces arrêtés obligent les pharmaciens à organiser eux mêmes des contrôles, en plus de ceux de l’Inspection des Pharmacies. Ce système précurseur à l’époque, a notamment servi de modèle dans le cadre du Benelux mais aussi lors de la rédaction des directives CEE (voir infra). Au même moment, l’arrêté royal du 31 mai 1958 impose des contrôles sévères en matière de pesticides et de produits phytopharmaceutiques. C’est une nouvelle compétence pour l’Inspection de la Pharmacie qui est alors chargée de l’octroi d’autorisations pour la fabrication, l’importation, le commerce de gros et la distribution de ces produits9. Le drame de la thalidomide en 1961-1962 est à l’origine du renforcement de la législation et du contrôle des médicaments, encore balbutiant jusque là. La thalidomide est un médicament allemand vendu à partir de 1953 comme hypnogène et pour les femmes enceintes comme antiémétique destiné à

5 Les pharmaciens, responsables de la qualité de leurs médicaments (arrêté royal du 31.05.1885), créèrent leur propre laboratoire, en l’espèce du service de Contrôle des Médicaments. 6 Le 19ème siècle est l’ère de la mutation. Les chimistes isolent le chrome, le brome, l’iode et le magnésium. De nombreux corps purs sont extraits du règne végétal: morphine (1804), caféine et quinine (1819), nicotine (1828), digitaline (1844), cocaïne (1858). 7 Loi du 19.08.1949. 8 Toute personne pouvait se permettre auparavant de fabriquer des médicaments. 9 Le service qui s’en occupera disparaîtra avec la régionalisation des matières liées à l’environnement.

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combattre les nausées matinales et d’autres symptômes. Il s’est vendu dans pas moins de cinquante pays, mais sous d’autres noms. Les épidémiologues constatent en 1960-1961 les effets catastrophiques du médicament sur les fœtus par un phénomène d’intercalation dans les molécules d’ADN. Atteints de défauts congénitaux, des milliers d’enfants en sont morts. Les survivants sont souvent lourdement handicapés. Si le médicament a été interdit, il est toutefois encore utilisé aujourd’hui comme médicament orphelin10 dans le traitement de la lèpre et du lupus érythémateux disséminé. Associé à d’autres médicaments, il sert également à rallonger la durée de vie de patients atteints de cancers hématologiques graves. Délivrée dans les pharmacies belges à partir de 1959 et commercialisée pendant moins de trois ans, la thalidomide ne verra ses effets dévastateurs confirmés qu’en octobre 1961 lors d’un congrès de médecine à Düsseldorf. Le drame de la thalidomide provoquera une réflexion profonde du monde politique et scientifique sur la nécessité, en matière de santé publique, d’assurer la santé du malade et de garantir la qualité des médicaments mis à sa disposition. Les années 1960 voient l’avènement de règles de plus en plus strictes dans les conditions d’octroi d’autorisations de mise sur le marché de médicaments. Les nombreuses carences dans la législation furent mises en évidence. Il en résultera une grande diminution des spécialités ainsi que la fermeture de centaines de laboratoires (70 % de ceux-ci étaient encore des officines produisant un petit nombre de spécialités). Les laboratoires pharmaceutiques se concentrent alors progressivement pour former de véritables industries. Lorsqu’à la fin de l’année 1961 éclate le drame de la thalidomide, la réglementation belge sur l’enregistrement et le contrôle des spécialités pharmaceutiques est très limitée et ne repose que sur l’arrêté royal du 6 juin 196011. Cet arrêté tentait seulement de coordonner et d’harmoniser toutes les dispositions en vigueur se rapportant à la production et à la distribution de médicaments et de dispositifs médicaux. L’arrêté traitait principalement de la définition du médicament, mais également d’une première forme d’enregistrement. Dans l’arrêté royal du 6 juin 1960, « enregistrement » ne signifiait encore qu’ « inscription » d’une spécialité pharmaceutique dans un registre reprenant presque exclusivement une déclaration de formule du médicament12. Le dossier d’enregistrement ne représentait en réalité que deux pages (voir l’arrêté ministériel du 12 décembre 1960). Toutefois, l’Inspection de la Pharmacie disposait pour la première fois d’un inventaire des spécialités pharmaceutique disponibles en Belgique et des détails des différentes formes pharmaceutiques des spécialités. Une « commission des spécialités » est ensuite créée par l’arrêté royal du 16 juin 1961. Elle a pour mission de donner un avis sur les spécialités nuisibles ou thérapeutiques inefficaces de sorte à permettre l’interdiction de leurs ventes ou la prise d’autres mesures appropriées. Ce n’est qu’à partir de 1962 avec l’arrêté royal du 20 novembre 1962 (modifiant l’arrêté royal du 6 juin 1960) que le principe du contrôle et de l’évaluation préalable d’un dossier d’enregistrement par une commission a été instauré. Un des plus profonds remaniements suite à la crise de la thalidomide fut sans doute la loi du 25 mars 1964 sur la qualité, l’efficacité, l’innocuité et plus généralement le bon usage des médicaments. La loi du 25 mars 196413 apportera une base solide permettant de réglementer l’ensemble des opérations auxquelles sont soumis les médicaments. La loi du 25 mars 1964 augmente d’autre part le champ d’inspection des inspecteurs, jusqu’alors limité aux pharmacies et dépôts de médicaments ainsi qu’à la vente de médicaments. Les inspections s’étendent désormais à la fabrication, à l’importation et au commerce en gros des médicaments.

10 Voir le chapitre introductif à ce sujet, p. 27. 11 Moniteur belge du 22.06.1960. 12 DENIS A., La thalidomide: passé, présent,… et futur ? Mémoire de stage présenté à la DG de la Protection de la Santé publique (médicaments), 2002, 120 p. 13 Cette loi est principalement le fruit du travail du gouvernement bipartite socialistes-sociaux chrétiens mené par Théo Lefèbvre, du 25 avril 1961 au 24 mai 1965. Durant cette législature, le ministre de la Santé publique et de la Famille était le juriste C.V.P. Jozef Custers (1904-1982).

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L’Inspection des pharmacies change d’ailleurs de nom et devient le 30 septembre 1964 l’Inspection de la Pharmacie. Ce changement de dénomination illustre l’extension de ses compétences à la surveillance de l’industrie pharmaceutique, alors en pleine expansion. La « Commission des Spécialités » fut rebaptisée « Commission des Médicaments » par l’arrêté royal du 10 octobre 1966 et reçut la mission nouvelle et principale d’émettre un avis sur l’enregistrement des médicaments sur base de l’évaluation du dossier qui doit être joint à la demande et dans lequel les résultats de tous les essais pharmaceutiques, biologiques, toxicologiques et cliniques sont rapportés de manière à démontrer la qualité, l’innocuité en usage normal et l’activité dans les indications préconisées. Les années 1960 augmentent par conséquent le nombre de missions dévolues à l’Inspection de la Pharmacie : enregistrement des médicaments, pharmacovigilance, surveillance du commerce des stupéfiants, des psychotropes, des antibiotiques et matières hormonales utilisées dans le domaine vétérinaire. L’arrêté royal du 10 novembre 1967 vient renforcer la législation existante en précisant les conditions de l’exercice de la médecine, de l’infirmerie, des professions para-médicales et des commissions médicales. En 1970, différents professeurs d’universités belges créent le Centre belge d’Information pharmacothérapeutique14. Cette ASBL, subsidiée par le département de la Santé publique, publie depuis 1974 un bulletin d’information (Folia pharmacotherapeutica) et depuis 1977 un Répertoire commenté des médicaments qui fait le relevé et le descriptif de tous les médicaments enregistrés en Belgique. En 1974, un arrêté royal réglemente le nombre d’officines15 afin de garantir dans toutes les régions du pays un approvisionnement en médicaments adéquat et régulier. Le nombre de demandes d’enregistrement ne cesse d’augmenter en Belgique au cours des années, passant de 361 demandes en 1969 à 1630 en 1993. Un important arriéré dans le traitement des dossiers se développe simultanément. Cette situation fait naître le projet de transformer l’Inspection en une agence de type parastatal. En 1993, lors du centenaire de l’Inspection Générale de la Pharmacie, son inspecteur général (directeur) soutient que ce projet ne permettra pas de combler ce déficit. La question principale réside dans le manque de moyens. Les firmes pharmaceutiques mettent en place en mai 2006 l’ASBL Mdeon16 chargée de contrôler la conformité de la participation de professionnels de la santé à des manifestations scientifiques (congrès, séminaires, visite d’entreprises, etc.)17 par rapport aux codes déontologiques du monde pharmaceutique. La DG Médicaments est invitée à participer à son Conseil d’administration. Il est à souligner que l’industrie du médicament demeure un pôle de croissance et l’un des employeurs les plus importants en Belgique : en 2006, les entreprises pharmaceutiques emploient 29000 personnes, dont approximativement 5000 travaillent dans la recherche et le développement.

b. Le rôle des organisations internationales En 1912, la Belgique signe à La Haye une convention internationale prévoyant la limitation de la production de stupéfiants (opium, morphine, cocaïne, héroïne) et interdisant son usage à des fins non médicales. Il faut toutefois attendre 1921 pour que soit promulguée la première loi interdisant l’usage

14 Ses statuts paraissent au Moniteur belge le 25.02.1971. 15 Arrêté royal du 25.09.1974 concernant l’ouverture, le transfert et la fusion des officines ouvertes au public. 16 Arrêté royal du 23.11.2006. 17 Article 10, §3 de la loi du 25.03.1964 sur les médicaments tel que modifié par la loi du 16.12.2004.

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des stupéfiants à des fins non médicales en Belgique18. Cette interdiction fait suite aux très nombreux cas de toxicomanie observés après la guerre suite à l’utilisation continuelle de morphine et d’héroïne pour atténuer la douleur des soldats blessés. L’Inspection des Pharmacies participe alors au contrôle international des stupéfiants par le biais d’organisations de la Société des Nations. Dès 1945, l’Inspection des Pharmacies prend une part active aux activités de l’OMS dans le domaine de la standardisation biologique, des hormones, antibiotiques et vitamines ainsi que dans l’uniformisation des pharmacopées. L’OMS jouera un rôle de premier plan dans la standardisation du monde de la pharmacie. Une première « Pharmacopée Internationale » est par exemple publiée à Genève en 1952. Une conséquence importante à l’échelle internationale du drame de la thalidomide, fut sans conteste l’instauration généralisée de la pharmacovigilance. Ainsi en 1963, l’OMS, au cours de la 16ème assemblée Mondiale de la Santé adoptait une résolution (WHA 16.30) qui réaffirmait la nécessité de veiller à la dissémination rapide des informations portant sur les réactions indésirables aux médicaments. Ceci conduisit à la création à Genève en 1968, du WHO Pilot Research Project for International Drug Monitoring dont le but était de développer un système qui soit applicable à travers le monde, et qui permettrait la détection précoce d’effets indésirables inconnus ou peu compris des médicaments (déjà commercialisés). Par la même occasion, l’OMS préconisait la création des centres nationaux de pharmacovigilance, susceptibles d’apporter leur contribution au centre international développé par l’OMS. La Belgique adhère au réseau de pharmacovigilance de l’OMS en 1976 et crée la même année le Centre National de Pharmacovigilance (qui correspond à l’actuel département de la Vigilance de l’AFMPS). Ce Centre est créé à l’instigation de l’OMS qui désigne des pays responsables de l’évaluation des cas de pharmacovigilance. L’inspection de la Pharmacie engage deux pharmaciens à cette fin, chargé de transmettre leurs rapports à l’OMS. En 1977, la Belgique est élue membre de la Commission des Stupéfiants des Nations Unies. En 1978, l’OMS concentre ses activités de pharmacovigilance à Upsalla, en Suède, par la création du WHO Collaborating Center for International Drug Monitoring, dont l’objectif est de coordonner la réalisation d’un programme intitulé WHO Programme for International Drug Monitoring. Le centre d’Upsala possède à ce jour une des bases de données sur les médicaments les plus importantes au monde. Cette dernière contient près de trois millions de cas enregistrés de réactions indésirables aux médicaments.

c. L’intégration européenne depuis la seconde moitié du 20e siècle Á partir de 1948, l’Inspection des Pharmacies participe au développement d’une politique commune européenne dans le cadre du Traité de Bruxelles et du Benelux. Le Conseil de l’Europe met en place en 1959 un Comité des questions pharmaceutiques qui préparera par la suite toute une série de résolutions d’utilité générale. Le Conseil de l’Europe permettra un échange suivi d’informations sur les effets secondaires constatés, les nouveaux médicaments, la mise sur prescription médicale, les stupéfiants, les modifications législatives, etc. La délégation belge joue un rôle primordial au Comité d’experts des questions pharmaceutiques de l’accord partiel dans le domaine social et de la santé publique du Conseil de l’Europe. Ce groupe d’experts fut à l’origine de la Convention de la Pharmacopée Européenne portant création d’une Commission européenne de pharmacopée. La signature du Traité de Rome en 1957 permettant l’élimination des droits de douanes et la libre circulation des marchandises, pose toutefois une exception pour les médicaments. L’article 36 du Traité qui autorise certaines restrictions fondées sur la protection de la santé, s’est souvent révélé

18 La loi du 24.02.1921 concernant le trafic des substances vénéneuses, soporifiques, stupéfiantes, désinfectantes ou antiseptiques.

18

difficile à appliquer en matière de médicament. Le Conseil de l’Europe et la Commission des Communautés Européennes s’activent dès lors à harmoniser la législation des États membres. D’un point de vue international le drame de la thalidomide a largement contribué à la mise en place d’une réglementation communautaire, notamment par le biais de l’importante directive 65/65/CEE du Conseil du 26 janvier 1965 concernant le rapprochement des dispositions législatives réglementaires et administratives relatives aux médicaments. Cette directive prévoit en effet une série de dispositions législatives, réglementaires, et administratives concernant l’enregistrement des médicaments. Cette directive fut transcrite dans la législation belge par l’arrêté royal du 3 juillet 1969. La composition et les procédures de la Commission des Médicaments sont adaptées en 1969 (arrêté royal du 3 juillet) afin de collaborer simultanément avec de nouveaux organes pour l’enregistrement des médicaments : Le Service Commun BENELUX pour l’Enregistrement des Médicaments. Le Comité des Spécialités Pharmaceutiques (CEE). Le Comité des Médicaments Vétérinaires (CEE). Cette évolution législative est également à mettre en rapport avec l’influence du droit communautaire. La Belgique est directement concernée étant donné que le pays occupe une place importante dans la fabrication et le commerce international de médicaments. La signature de la Convention relative à l’élaboration d’une Pharmacopée européenne par six États européens en 196419 permet de fixer des normes de qualité communes en matière de contrôle de qualité des médicaments. Cette démarche a ouvert la possibilité de procéder, notamment en cas de problème, à des échanges de médicaments entre les pays. Les travaux en matière d’harmonisation des unités, de la nomenclature et de la qualité ont également contribué à faciliter le libre échange. La mise en place d’une pharmacopée européenne constitue aux yeux de beaucoup la première étape de la construction d’une Europe du médicament. Un Laboratoire Officiel (européen) de Contrôle des Médicaments (OMCL) est inauguré le 18 avril 1967, et rend ainsi possible l’adoption par la Commission européenne de Pharmacopée des premiers textes définitifs de méthodes générales d’analyses chimiques, physiques et physico-chimiques. Les laboratoires formeront petit à petit un réseau, ouvert non seulement aux pays de l'Union européenne mais aussi aux autres pays membres ou observateurs de la Commission européenne de Pharmacopée. Ils permettront pour les premiers la reconnaissance mutuelle des contrôles effectués au niveau national et pour les seconds un échange de savoir-faire, une standardisation et une solidarité internationale. Dans le même état d’esprit, l’Inspection générale de la Pharmacie adhère le 8 octobre 1970 à la Convention européenne pour la reconnaissance mutuelle des inspections relatives à la fabrication des produits pharmaceutiques. En 1971 est mis sur pied le Groupe Pompidou dont le but est de circonscrire sur une base pluridisciplinaire le problème et l’usage illicite des drogues. La Commission des Communautés Économiques européennes met en place en mai 1975 : Un Comité Pharmaceutique ayant pour tâche de traiter toutes les questions relatives à l’application

des directives concernant les spécialités pharmaceutiques, ainsi que les questions d’ordre général afin d’établir une politique commune.

Un Comité des Spécialités Pharmaceutiques ayant pour tâche de faciliter l’adoption d’une attitude commune par les États membres en matière d’autorisation de mise sur le marché (notamment en cas de décisions contradictoires entre les États).

Le Service Commun BENELUX pour l’Enregistrement des Médicaments prend fin en 1982, en raison de l’évolution du processus décisionnel au niveau de la Communauté européenne qui rendait l’enregistrement au niveau du Benelux superflu. Le financement de cette procédure était en outre très

19 La Belgique (22.07.1964), l’Italie (11.08.1964), le Royaume-Uni (04.09.1964), la Suisse (22.09.1964), la France (29.09.1964) et le Luxembourg (02.12.1964).

19

problématique. L’expérience avait commencé en janvier 1978 et permettait d’enregistrer pour tout le BENELUX un médicament à usage humain contenant une substance active nouvelle. En 1990, soit trente ans après la signature de la Convention relative à l’élaboration d’une Pharmacopée européenne, un Groupe de discussions des Pharmacopées (GDP) est mis en place avec les pharmacopées des États-Unis et du Japon. La Belgique et différents États de la CEE signent en 1991 la Pharmaceutical Inspection Convention (PIC) dans le cadre de l’Association Européenne de Libre Échange (AELE). Cette convention tente d’harmoniser les processus d’inspection afin de favoriser le libre échange des médicaments. Cette harmonisation vise l’échange des données, un système analogue d’inspection, une reconnaissance réciproque des inspections à la demande d’un des états membres, cours de formation pour les inspecteurs, etc. Cette convention permet de garantir que les médicaments exportés par les États membres de la PIC satisfont aux mêmes normes de qualité que ceux destinés au marché national. Toute une série d’obligations, à l’exemple des inspections par des inspecteurs étrangers, sont ainsi devenues superflues. En 1995 est créé l’Agence européenne des Médicaments (EMEA) située à Londres. La création d’organismes communautaires décentralisés n’est pas un phénomène nouveau puisque les premières agences (le centre européen pour le développement de la formation professionnelle et la Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de travail) ont été créées dans le courant des années 1970. Toutefois, dans les années 1990 et dans la dynamique de la réalisation du marché intérieur, une série de nouvelles agences sont apparues constituant un modèle communautaire d’agences européennes. Ces nouvelles agences, dites de la deuxième génération, répondaient à une volonté de déconcentration géographique et à la nécessité de faire face à de nouvelles tâches de nature technique et/ou scientifique. Elles ont pour la plupart démarré leurs activités en 1994 ou en 1995, après une décision des chefs d’État et de gouvernement lors du Conseil européen de Bruxelles du 29 octobre 1993 qui a fixé les sièges de sept agences, dont certaines avaient déjà vu leur règlement de base adopté par le Conseil plusieurs années auparavant. Les raisons d’être des agences sont nombreuses et variées. Chaque agence est en effet unique et remplit une fonction particulière définie lors de sa création. Cette fonction est susceptible d’être modifiée au cours du temps, mais les agences dans leur ensemble apportent une réponse à un certain nombre de préoccupations d’ordre général : Elles introduisent un certain niveau de décentralisation et de délocalisation des activités

communautaires. Elles renforcent la visibilité des tâches qui leurs sont confiées de par leur existence et leur

fonctionnement mêmes. Certaines d’entre elles répondent à la nécessité de développer une expertise scientifique ou

technique dans certains domaines bien définis. D’autres ont pour vocation d’intégrer différents groupes d’intérêts et de faciliter ainsi le dialogue

au niveau européen (entre les partenaires sociaux par exemple) ou international. Les années 1990 voient une prise de conscience à l’échelle européenne de la nécessité de combattre les maladies orphelines. Une maladie est cataloguée comme rare ou orpheline, lorsqu’elle touche moins de 5 personnes sur 10000. Sur le plan mondial près de 7000 maladies orphelines ont déjà été découvertes et 85 à 90 % de celles-ci sont susceptibles d’entraîner la mort. La recherche et le développement d’un « médicament orphelin20 » (contre ces maladies) ne sont pas une affaire banale. Les tests cliniques habituels impliquant de grands groupes de patients sont impossibles à effectuer étant donné que les causes d’une maladie orpheline ne sont généralement pas identifiées ou demeurent insuffisamment connues. Des efforts ont dès lors été faits au niveau européen pour rendre possibles la recherche et le développement des médicaments orphelins. En 1999, le Parlement européen a approuvé dans ce cadre l’ « European Orphan Medicinal Products Regulation ». Cette loi crée un

20 Terme apparu aux États-Unis en 1983.

20

cadre au sein duquel les risques rencontrés dans la recherche et le développement d’un médicament orphelin demeurent limités. Par exemple : Les médicaments orphelins bénéficient d’une exclusivité commerciale de dix ans consécutivement

à l’octroi d’une autorisation de mise sur le marché. Les médicaments orphelins ont un accès direct à la procédure centralisée d’autorisation de mise

sur le marché passant par l’EMEA. Les médicaments orphelins sont exonérés de redevances. Les recherches sont financées par l’Union européenne. Dans les 5 années qui ont suivi, 20 médicaments orphelins innovants ont été mis sur le marché et plus de 250 autres sont actuellement encore en phase de développement. Les connaissances concernant les maladies orphelines sont de plus en plus vastes et les innovations thérapeutiques en pleine évolution. Le gouvernement belge a également pris des mesures et a adapté le montant des redevances ainsi que des mesures d’incitation pour le remboursement des médicaments orphelins. En 2004, la révision de directives européennes21 et l’introduction d’un règlement de l’EMEA permettent le renforcement du champ d’application de la procédure contrôlée ainsi que des simplifications administratives (l’arrêt des renouvellements quinquennaux en matière d’enregistrement des médicaments par exemple). Cela permet d’autre part à la Direction Européenne de la Qualité du Médicament de demander aux services d’inspection nationaux de collaborer à l’inspection des sites de fabrication et de distribution de matières premières à usage pharmaceutique, et de reconnaître juridiquement le rôle joué par le réseau de laboratoires européen des OMCL dans le domaine du contrôle indépendant. La législation très développée en matière de médicament se superpose encore à l’efficacité reconnue de ces agences, et fait en sorte que le secteur pharmaceutique est aujourd’hui l’un des plus contrôlés au monde.

2. L’INSPECTION DE LA PHARMACIE ET LA DG MEDICAMENTS

a. L’inspection de la Pharmacie avant 1973

L’Inspection des Pharmacies n’était représentée que par une dizaine d’inspecteurs jusqu’en 1964. La loi de 1964 attribue un grand nombre de nouvelles compétences à l’Inspection. L’inspection de la Pharmacie a toujours été composée par une : Une administration centrale comptant un certain nombre de pharmaciens et d’agents administratifs

de grades divers. Des agents extérieurs au sein des Commissions médicales provinciales comprenant des inspecteurs

pharmaciens et des inspecteurs administratifs. Ces derniers contrôlaient uniquement la vente et l’utilisation des produits phyto-pharmaceutiques, les pesticides et des stupéfiants et du commerce en gros.

Dans son ensemble, l’Inspection de la pharmacie contrôle depuis 1964 : La fabrication, la préparation et la distribution des médicaments. Les importations de tous les produits pharmaceutiques. Les officines publiques, dépôts vétérinaires et laboratoires de pharmacie. La préparation, la vente et l’utilisation de stupéfiants. Le commerce et la distribution des hormones, anti-hormones et antibiotiques. Le commerce et la distribution des pesticides et produits phytopharmaceutiques.

21 2001/83/CE et 2001/82/CE.

21

Les compétences de l’Inspection de la Pharmacie se sont affinées avec le temps, et certaines s’y sont rajoutées : La pharmacovigilance (depuis 1976). La surveillance des dispositifs médicaux. La surveillance des médicaments homéopathiques (depuis 2007). La surveillance de la qualité, la sécurité et l’efficacité de toutes les opérations effectuées avec le

sang, les tissus et les cellules (depuis 2007). b. Commissions consultatives et spécialisées

De nombreuses commissions, dont certaines existent encore aujourd’hui, sont créées entre 1959 et 1969: La Commission d’Études pour l’Harmonisation des Dispositions réglementaires en Matière

pharmaceutique, instaurée 1959, devait amener le gouvernement à envisager des adaptations et des modifications aux dispositions réglementaires dans le cadre de la CEE. Considérée comme une commission consultative, elle devait rassembler une documentation utile sur les dispositions réglementaires des six pays de la CEE. Elle comportait dix-huit membres provenant du Conseil Supérieur de l’Ordre des Pharmaciens, du ministère des Affaires étrangères, du ministère des Affaires économiques, du ministère de la Prévoyance sociale, du ministère du Travail, des pharmaciens des organisations du corps pharmaceutique, un pharmacien d’industrie, un fonctionnaire-pharmacien (inspecteur), des représentants de la production et de la distribution de médicaments.

La Commission Consultative instaurée en 196022 était composée d’un magistrat, du directeur général de l’administration de l’Hygiène, de l’Inspecteur général des Pharmacies, d’un fonctionnaire-pharmacien, d’un fonctionnaire de l’Institut national de Recherches vétérinaires, de fabricants, de pharmaciens d’industries, de directeurs de laboratoires, de fonctionnaires de l’administration de l’Industrie et du Commerce.

La Commission de la Pharmacopée est instaurée en 1960 (voir le chapitre sur l’actuel département Production et Distribution)23.

La Commission des Spécialités instaurée par la loi du 6 juin 1960 (sa composition est déterminée par l’arrêté royal du 16 janvier 1961) comprenait des membres des académies royales de médecine, des professeurs d’université, des professeurs d’écoles vétérinaires, des docteurs en médecines, des fonctionnaires pharmaciens. Elle est remplacée par la Commission des Médicaments en 1962.

La Commission des Médicaments créée en 196224 compte plus de membres que la Commission des Spécialités et ne comporte qu’un seul fonctionnaire de l’Inspection générale de la Pharmacie. Elle existe toujours aujourd’hui.

La Commission d’Habilitation pour Prestations de Biologie Clinique est instaurée en 1964 (voir le chapitre sur l’actuel département Production et Distribution)25.

Le Comité Consultatif est instauré en 196926 et devait assurer un meilleur échange d’informations entre le département de la Santé publique et les milieux concernés de l’Industrie, du commerce et des pharmaciens d’officines. Ce comité ne vécut qu’une dizaine d’années. Il ne doit donc pas être confondu avec la Commission Consultative27.

22 Elle régie par l’Arrêté royal du 06.06.1960 relative à la fabrication et à la distribution en gros des médicaments et à leur dispensation (Moniteur belge du 22.06.1960). Modifiés par les arrêtés royaux des 10.02.1961 et 21.02.1967 (Moniteur belge des 16.02.1961 et 02.03.1967). 23 Elle est régie par l’arrêté royal du 30.12.1960 (Moniteur belge du 20.01.1961). 24 Celle-ci a été régie par l’arrêté royal du 03.07.1969 (Moniteur belge du 10.07.1969). Modifié par les arrêtés royaux des 08.10.1982, 03.07.1984, 17.03.1984 et 17.03.1989 (Moniteur belge des 22.10.1982, 29.08.1984 et 20.04.1989). 25 Elle est régie par l’arrêté royal du 05.11.1964 déterminant les conditions d’habilitation des pharmaciens appelés à effectuer des prestations de biologie clinique (Moniteur belge du 26.11.1964). 26 Arrêté royal du 18.04.1969. 27 Voir le chapitre sur la Commission consultative.

22

La Commission des Prix était chargée du jugement au plan pharmaceutique des dossiers introduits par les firmes auprès du ministère des Affaires économiques (division Service des prix) pour la fixation des prix des médicaments. L’évaluation des dossiers consistait en une comparaison avec les médicaments analogues se trouvant sur le marché au point de vue de la composition, de l’indication, de la posologie et des effets secondaires. Deux membres de l’Inspection générale de la Pharmacie y représentaient le ministre de la Santé publique. Cette commission est remplacée aujourd’hui par la Commission de Remboursement des Médicaments.

La loi du 6 juin 1960 relative à la fabrication, la préparation et à la distribution en gros des médicaments impose aux industries pharmaceutiques d’engager des pharmaciens d’industries responsables de la qualité des médicaments. Le législateur, craignant l’apparition de conflits d’intérêts entre le pharmacien d’industrie et la firme pharmaceutique (le détenteur d’autorisation), instaura un Conseil de conciliation et d’arbitrage28 composé d’un magistrat, de l’inspecteur général des pharmacies, d’un fonctionnaire pharmacien, d’un fonctionnaire de l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie ainsi que de représentants des firmes pharmaceutiques.

L’arrêté royal du 11 juillet 1967 confie à l’Inspection générale de la Pharmacie le soin de contrôler le secteur des pesticides et des produits phytopharmaceutiques. Un service des pesticides est alors créé au sein du département Produits dangereux (qui comprend en outre l’unité chargée de la surveillance des stupéfiants). Le service des pesticides doit donner des agréments aux vendeurs de pesticides, ou à des utilisateurs « spécialement agréés » (notamment pour tout ce qui concerne les gaz toxiques). Pour pouvoir être agréés, les candidats devaient être porteurs d’un diplôme ou faire établir leurs connaissances devant un jury professionnel29. Le contrôle relatif à l’observation de la réglementation de la vente et de l’utilisation des pesticides toxiques était effectué par des fonctionnaires et agents de l’Inspection générale de la Pharmacie. Cette compétence est ensuite régionalisée à la fin des années 1980.

c. La réorganisation de l’Inspection en 1973 L’ensemble de l’Inspection comprte à partir de 1973 : Un service de documentation et des relations internationales chargé du rassemblement et de la

transmission des informations sur le fonctionnement et la toxicité des médicaments, ainsi que la préparation des réunions internationales. Il pouvait également être consulté par le corps médical et pharmaceutique pour toutes les questions relatives aux médicaments30.

La Commission d’Implantation et Commission d’appel31 (voir le chapitre sur l’actuel département Production et Distribution).

Une section spécialement chargée au sein de l’Inspection de l’Industrie pharmaceutique de l’étude des dossiers d’enregistrement des médicaments. Cette cellule devait préparer des dossiers techniques à présenter devant la Commission des Médicaments. Elle s’occupait également jusqu’en 1982 du secrétariat nécessaire aux procédures d’enregistrement du BENELUX. La procédure n’était que très légèrement différente par rapport à aujourd’hui. Il fallait par exemple (contrairement à aujourd’hui) renouveler tous les cinq ans les demandes d’enregistrement des médicaments. Les modifications devaient être signalées puis examinées par la Commission des Médicaments. Chaque demande d’enregistrement était répartie pour analyse entre trois experts en une matière particulière : la qualité, l’innocuité et l’efficacité du médicament dans les conditions d’emploi préconisées. Les experts présentaient ensuite le rapport à un groupe de travail spécialisé. Les groupes de travail étaient au nombre de quatre et se réunissaient une fois par mois: - Groupe de travail de l’analyse des médicaments et pharmacie galénique (qualité).

28 Loi du 06.06.1960, art. 30. 29 La mise sur le marché de pesticides à usage non agricole devait recevoir l’autorisation du ministre de la Santé Publique et de l’Environnement d’après un avis du Conseil supérieur d’Hygiène publique qui examinait les dossiers relatifs à ces produits. 30 Voir le chapitre sur l’information et le contrôle de la publicité sur les médicaments. 31 Elle est régie par l’arrêté royal du 25.09.1974 concernant l’ouverture, le transfert et la fusion d’officines pharmaceutiques ouvertes au public (Moniteur belge du 05.10.1974).

23

- Groupe de travail pharmacotoxicologique et médecine clinique (innocuité et efficacité). - Groupe de travail pour la médecine vétérinaire (innocuité et efficacité des médicaments

vétérinaires). - Groupe de travail de pharmacognosie: médicaments à base de plantes. - Un groupe mixte (avec le Conseil supérieur d’Hygiène) traitait en outre des aspects

particuliers des sérums, vaccins et dérivés du sang. - Un Comité exécutif de la Commission des Médicaments formulait ensuite à l’intention du

ministre des avis d’octrois ou de refus d’autorisation sur base des rapports des groupes de travail.

Les organigrammes de l’Inspection générale de la Pharmacie étaient régulièrement modifiés et les services changeaient souvent de nom. L’organigramme de 1979 est par exemple beaucoup plus complexe qu’il ne l’est aujourd’hui. Une des grandes différences par rapport à l’organigramme d’aujourd’hui est la répartition des compétences liées à l’inspection (de l’actuel département Production & Distribution) entre tous les secteurs de l’organigramme.

d. L’évolution de l’Inspection de 1982 à 2007

L’Inspection générale de la Pharmacie était divisée en 1982 en quatre grands secteurs : Médicaments (A). Autre produits réglementés (B). Arts pharmaceutiques (C). Les moyens administratifs (D). Le secteur A (Médicaments) comprenait : La section de la Pharmacopée et des Monographies (cette matière dépend aujourd’hui du

département Production et Distribution). La section devait s’occuper à la fois de la mise au jour de la Pharmacopée belge et la rédaction de la Pharmacopée européenne en participant à la Commission européenne de Pharmacopée (sous la Direction du Conseil de l’Europe).

La section de la Fabrication et de l’Importation des Médicaments s’occupait du contrôle des autorisations d’importations et d’exportations, de l’inspection in situ des lieux de fabrication, du suivi des autorisations et des anomalies dans les essais cliniques, de la publicité pour les médicaments, des directives, du suivi des taxes exigées après l’obtention de certains documents, du contrôle de la publicité. Ces compétences appartiennent principalement aujourd’hui au département Production et Distribution.

Le Centre national de Pharmacovigilance (qui correspond au département de la Vigilance aujourd’hui).

L’ASBL CBIP depuis 1971 (voir le chapitre sur cette ASBL existant encore aujourd’hui)32. La section des Grossistes en Médicaments (contrôle des activités des grossistes mais également du

payement des redevances des pharmaciens). La section Documentation et Information scientifique (qui correspond à quelques exceptions près

au département du BUM aujourd’hui). La Commission des Prix (voir supra). Le Comité Consultatif (voir supra). La Commission belge des Médicaments (voir supra). Le secteur B (Produits dangereux puis Produits réglementés) s’occupait des stupéfiants, des hormones, anti-hormones et antibiotiques. Le secteur C (Art pharmaceutique) s’occupait des matières relatives à la façon dont le pharmacien exerce son art, soit en officine, soit dans ses activités connexes, des conditions, de cet exercice ainsi que des modalités d’implantation et du fonctionnement des officines. Ce département comprenait deux

32 Moniteur belge du 25.02.1971.

24

sections qui devaient contrôler les officines et dépôts vétérinaires : contrôle de la comptabilité, prélèvements d’échantillons, surveillance du personnel, dépistage des cas d’exercice illégal de l’art de guérir et des abus en matière d’assurance-maladie, dépistage des cas de toxicomanie, collaboration avec les autorités judiciaires et réquisitions par les parquets, avis concernant les demandes d’ouvertures, de transfert ou de fusion d’officines33. Le secteur D (Moyens administratifs) constituait le support général pour les liaisons entre les secteurs avec : Le Service Commun Benelux (jusqu’en 1982). La CEE (pour les travaux d’harmonisation) avec le Comité Pharmaceutique, et le Comité des

Spécialités Pharmaceutiques. Le Conseil de l’Europe. L’OMS. L’ONU. Le Groupe Pompidou. Les différentes sections de l’Inspection générale de la Pharmacie intervenaient d’autre part dans toute une série de commissions et comités : Avec le Conseil supérieur d’Hygiène :

- La sous-commission des Produits phytopharmaceutiques. - La sous-commission du Matériel médical. - La sous-commission des Désinfectants et Antiseptiques.

Avec le ministère de l’Agriculture : - La commission d’Agréation des Produits phytopharmaceutiques. - La commission d’Examen pour l’Octroi d’un Certificat de Capacité de Vendeur agréé et

d’Utilisateur spécialement agréé dans le cadre des dispositions légales en matière de pesticides et produits phytopharmaceutiques.

Avec le ministère des Affaires Économiques : - La commission des Prix (réunions et groupes de travaux).

Avec le ministère des Affaires sociales et l’Institut national d’Assurance Maladie-Invalidité : - Le conseil technique des Spécialités pharmaceutiques. - Le conseil Technique Pharmaceutique. - La commission de Biologie Clinique.

La commission de Transparence mise en place entre 1991 et 2001 pour faire des comparaisons entre différents médicaments sur le plan de : - Leur intérêt thérapeutique au sein du groupe auquel ils appartiennent. - Leur conditionnement par rapport à la posologie dans les pathologies visées. - Le conditionnement par rapport au coût de la santé34.

Les avis de la commission intervenaient au niveau de la fixation du prix public, compétences du ministère des Affaires économiques et du remboursement éventuel qui relève de l’Institut national d’assurance maladie invalidité (INAMI). La commission de transparence rédigeait également des Fiches de transparence, grâce auxquelles elle comparait les avantages des médicaments d’un même groupe pharmacothérapeutique (notamment les coûts journaliers du traitement). Ces fiches étaient envoyées gratuitement au corps médical et pharmaceutique35. Elles sont rédigées aujourd’hui par l’ASBL CBIP. Une cellule des Précurseurs est crée en 1993 (voir le chapitre sur l’actuel département P&D). En 1996, l’Inspection générale de la Pharmacie est un service administratif intégré dans l’Administration de la Protection de la Santé au sein du ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement.

33 Voir le chapitre sur la Commission d’Implantation des Officines et Chambre d’Appel. 34 Elle est régie par l’arrêté royal du 21.05.1991. 35 Voir le chapitre sur le secrétariat de l’Administrateur général.

25

Elle est alors divisée en cinq services d’inspection : L’Inspection des Officines et du Secteur vétérinaire. L’Inspection de l’Industrie pharmaceutique et du Médicament. Le contrôle des stupéfiants, des psychotropes et de leurs précurseurs. Le contrôle de la pratique pharmaceutique s’effectuait par le biais des Commissions médicales

provinciales (c’est encore le cas aujourd’hui). Les relations internationales et la législation. Cette section était composée principalement de

juristes actifs dans des délégations belges auprès du Comité d’experts des questions pharmaceutiques du Conseil de l’Europe. Elle participait à l’élaboration de diverses résolutions visant à promouvoir l’harmonisation des réglementations relatives au contrôle de la qualité, la publicité, l’information et des conditions de délivrance des médicaments en collaboration avec le Comité d’Experts de Médicaments sur Ordonnance.

Plusieurs réorganisations administratives au cours des années 1990-2000 réduisent le nombre d’interlocuteurs participant aux travaux de l’Inspection de la Pharmacie. Le ministère de la Prévoyance sociale est intégré au sein du ministère de la Santé publique et de

l’Environnement. L’Inspection des Denrées alimentaires et l’Institut d’Études vétérinaires sont intégrés au sein de

l’AFSCA en 2001. La Gendarmerie, compétente pour le contrôle des trafics de stupéfiants, est intégrée dans la Police

fédérale. En 2003, l’Inspection générale de Pharmacie (IGP) devient une direction générale ("DG Médicaments") au sein du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement36.

3. LA DIRECTION EUROPEENNE POUR LA QUALITE DU MEDICAMENT (DEQM)

La mission de la Direction européenne de la Qualité du Médicament (Conseil de l’Europe), créée en 1996, consiste à contribuer « au droit humain fondamental de l’accès à des médicaments et à des soins de bonne qualité, ainsi qu’à promouvoir et protéger la santé humaine ou animale » par : L’établissement et la fourniture de normes officielles de fabrication et de contrôle de la qualité des

médicaments applicables dans tous les états signataires de la Convention relative à l’élaboration d’une Pharmacopée européenne.

L’établissement de normes relatives au contrôle de la qualité de la transfusion sanguine et de la transplantation d’organes (tissus et cellules).

La mise en place d’une collaboration privilégiée avec les états observateurs auprès de la Commission européenne de Pharmacopée, et avec les Comités Directeurs pour la transfusion sanguine et la transplantation d’organes.

L’organisation d’un réseau des Laboratoires Officiels de Contrôle des Médicaments (OMCL) pour permettre une collaboration et un partage des compétences.

La DEQM rassemble tous les États membres de la Convention relative à l’élaboration d’une Pharmacopée européenne ainsi que les États observateurs impliqués dans les activités générales du réseau (principalement les états membres appartenant à l’Union européenne et à l’Espace économique européen (EEE). Les normes de la DEQM (garantissant la qualité et la sûreté des médicaments à usage humain et vétérinaire) sont élaborées aujourd’hui par 36 pays. Ces travaux sont suivis par 20 États observateurs, dont 13 sont des pays non européens répartis sur les cinq continents. Les normes de la DEQM sont

36 Arrêté royal du 27.02.2003.

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rédigées en collaboration avec la Commission européenne pour éviter les doubles emplois ou les contradictions avec le droit européen. En 2007, le Conseil de l’Europe a encore élargi ses champs de compétences à deux nouveaux domaines, couverts jusque-là par d’autres instances de l’Organisation : la transfusion sanguine et la transplantation d’organes. En dehors de la surveillance systématique de la conformité des substances, la DEQM met au point, de façon régulière, de nouveaux essais destinés à déceler les « mauvaises copies », plus répandues que les imitations grossières ou fantaisistes dépourvues de tout effet pharmacologique. La DEQM est également capable, à la demande de ses États membres, de développer de nouvelles méthodes d’analyse et de contrôle pour répondre à la survenue éventuelle de nouveaux risques sanitaires ou biologiques. Elle a de même mis au point des médicaments plus respectueux de l’environnement par le remplacement de réactifs contenant du mercure ou du chloroforme ou qui permettent de réduire considérablement le recours à l'expérimentation animale pour la production et le suivi des médicaments. La DEQM participe en outre, avec la pharmacopée américaine et japonaise, au processus dit de la ''Conférence internationale d’harmonisation'' (ICH), qui vise à harmoniser les procédures d’enregistrement et de mise sur le marché des nouveaux médicaments, les analyses de substances et leur mode d’obtention. Ainsi, de même que l’harmonisation des pharmacopées en Europe a permis la naissance de l’Europe du médicament, la coopération entre les grandes pharmacopées du monde constitue aussi la première étape d'une future politique mondiale du médicament.

4. L’AGENCE EUROPEENNE DES MEDICAMENTS (EMEA)

Créée en 1995, l’EMEA est un organe décentralisé de l’Union européenne dont le siège est à Londres. Sa principale mission est la protection et la promotion de la santé publique et animale à travers l’évaluation et la supervision des médicaments à usage humain et vétérinaire. L’EMEA est chargée de l’évaluation scientifique des demandes d’autorisation européennes de mise sur le marché des médicaments (procédure centralisée). Lorsque l'on recourt à la procédure centralisée, les sociétés ne soumettent à l’EMEA qu’une seule demande d’autorisation de mise sur le marché. Les médicaments enregistrés selon cette procédure peuvent être mis sur le marché de tous les pays de l’UE. Les experts chargés de l’examen du dossier sont désignés par le Comité des spécialités pharmaceutiques (CSP) ou le Comité des médicaments vétérinaires (CMV). Ces organes de l’Agence comprennent deux délégués par pays de l’Union européenne. L’Agence transmet son avis à la Commission européenne laquelle, au terme d’une procédure impliquant un comité permanent composé des représentants des États membres, délivre ou non l’autorisation de mise sur le marché. Tous les médicaments à usage humain et vétérinaire issus de la biotechnologie et d’autres dérivés de la biotechnologie doivent être approuvés par l’intermédiaire de la procédure centralisée. Il en va de même pour tous les médicaments destinés au traitement des infections du VIH/Sida, du cancer, du diabète ou des maladies neurodégénératives et pour tous les médicaments orphelins désignés ou destinés au traitement des maladies rares. De même, tous les médicaments vétérinaires destinés à améliorer les performances en vue de promouvoir la croissance des animaux traités ou d’augmenter le rendement par les animaux traités, doivent passer par la procédure centralisée37.

37 La procédure centralisée s’applique pour les médicaments énumérés dans le Règlement du Conseil (CEE) n° 2309/93.

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En ce qui concerne les médicaments ne relevant d’aucune des catégories susmentionnées, les sociétés peuvent soumettre une demande d’autorisation de mise sur le marché centralisée à l’EMEA à condition que le médicament constitue une innovation thérapeutique scientifique ou technique majeure ou qu’il présente un intérêt pour la santé humaine ou animale. La sécurité des médicaments est suivie en permanence par l’Agence grâce à un réseau de pharmacovigilance. Elle prend des mesures appropriées lorsque les rapports d’effets indésirables suggèrent des changements au niveau de l’équilibre bénéfice/risque d’un médicament. Si un pays européen peut exiger le retrait du marché d’un médicament du jour au lendemain, une société pharmaceutique est en droit d’introduire une procédure d’arbitrage auprès de l’EMEA afin de contester cette décision. L’EMEA motivera alors sa décision en fonction des résultats des services de pharmacovogilance de tous les pays européens. Les réévaluations des autorisations de mise sur le marché (AMM) sont effectuées par le Comité Scientifique de l’EMEA et peuvent recommander à l’agence de demander la suspension de celles-ci pour toute l’Europe. La suspension d’une AMM ne pourra être levée que par une décision de la Commission européenne sur base de nouvelles données qui seront introduites par la firme et évaluées par l’Agence européenne des Médicaments. En ce qui concerne les médicaments vétérinaires, l’Agence est chargée de définir des limites sûres pour les résidus médicamenteux contenus dans les aliments d’origine animale. L’Agence joue également un rôle dans la promotion de l’innovation et de la recherche dans l’industrie pharmaceutique. L’EMEA fournit aux sociétés des avis scientifiques et une assistance au niveau du protocole pour la mise au point de médicaments. Elle publie également des directives sur les exigences en matière de tests de qualité, de sécurité et d’efficacité. Un bureau créé en 2005 fournit une assistance spéciale aux petites et moyennes entreprises. L’Agence polarise les ressources scientifiques avec plus de 40 autorités nationales compétentes dans 30 pays de l’UE et de l’EEA-AELE au sein d’un réseau comptant plus de 4000 experts européens. Elle contribue aux activités internationales de l’Union européenne par son travail avec la Pharmacopée européenne, l’Organisation Mondiale de la Santé, et les conférences trilatérales ICV et VICH (UE, Japon et États-Unis) sur l’harmonisation, pour ne citer que quelques-unes des organisations et initiatives internationales. L’EMEA est dirigée par un directeur exécutif et dotée d’un secrétariat d’environ 500 personnes depuis 2007. Le Conseil d’Administration est son organe de tutelle, chargé notamment, des questions budgétaires. L’Agence participe également aux procédures de saisine se rapportant aux médicaments approuvés ou examinés par les États membres. L’EMEA dispose de plusieurs Comités sous son autorité qui sont chargés de fournir un avis scientifique sur les normes de qualité, de sécurité et d’efficacité des médicaments mis sur le marché européen38. Ils interviennent dans les premières étapes de la procédure centralisée d’autorisation de mise sur le marché pour toute l’Union européenne. Ils sont également responsables de la maintenance des AMM des médicaments, ainsi que dans la surveillance de celles-ci lors des modifications ou des “variations” des médicaments. Les comités jouent un rôle d’arbitrage lors de désaccords entre États membres pour l’octroi d’une AMM d’un médicament. En tel cas, le comité doit favoriser l’octroi d’une autorisation au moyen d’une procédure décentralisée. Les comités sont composés d’experts scientifiques des différentes agences européennes pour les médicaments humains et vétérinaires, de représentants de tous les pays membre de l’Union européenne mais également de pays non-membres à l’exemple des États EEA-EFTA. Les comités jouent également un rôle dans la pharmacovigilance

38 Acte de régulation européen (EC) n° 726/2004.

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européenne et peuvent demander à la Commission européenne de suspendre ou de retirer l’AMM d’un médicament. Le Comité des Médicaments Vétérinaires (CVMP). Un des rôles spécifiques de cette commission

est de devoir déterminer le MRL (Maximum residue limits) permis dans les médicaments vétérinaires. Ces résidus doivent être pris en compte non pas pour la santé de l’animal, mais pour la sécurité de la chaîne alimentaire, de manière à éviter tout danger conséquent pour l’homme. Cette limite doit être fixée pour chaque produit avant que le produit ne soit mis sur le marché. Le Comité doit également aider les compagnies pharmaceutiques dans les efforts de recherche de nouveaux médicaments, donner des lignes directrices à celles-ci ou encore, tenter d’harmoniser les règlements au niveau international.

Le Comité des Médicaments à Usage Humain (CHMP). Une des compétences spécifiques de ce comité est d’être responsable d’une organisation appelée USR (Urgent safety restriction) qui a pour but de prévenir les milieux des soins de santé des retraits ou des modifications des AMM. Il publie également un rapport39 pour chaque médicament ayant bénéficié d’une AMM grâce à la procédure centralisée, ainsi qu’un rapport sur les caractéristiques de chaque produit40.

Le Comité des Produits Pharmaceutiques à Base de Plantes (HMPC) a été créé en 2004 et émet des avis scientifiques sur les médicaments traditionnels à base de plantes41. Ses activités ont pour but d’harmoniser les procédures et les mesures qui concernent les médicaments à base de plantes dans tous les pays membres.

Le Comité Pédiatrique (PDCO) a été instauré en juillet 2007 et rend des avis scientifiques sur les médicaments destinés aux enfants. Le rôle principal de ce comité est de superviser des plans de recherches pédiatriques et d’adopter des résolutions sur ceux-ci. Il analyse les données obtenues des plans de recherche et précise aux États membres les données à recueillir dans le cadre des plans de recherche. Il aide l’EMEA dans la création d’un réseau d’expertise européen de la population pédiatrique. Le Comité n’intervient pas dans l’octroi des autorisations de mise sur le marché qui est de la compétence du Comité des Médicaments à Usage Humain.

Le Comité des Médicaments Orphelins (COMP) a été créé en 2001 et est depuis lors chargé de l’examen des demandes de désignation déposées par des personnes physiques ou morales souhaitant développer des “médicaments orphelins”, c’est-à-dire destinés à combattre des maladies rares qui ne touchent que 5 à 10.000 personnes au sein de l’Union européenne. Il doit aider la Commission européenne dans la mise en place d’une politique destinée à favoriser le développement de ces médicaments.

Le Comité des Thérapies avancées (comité multidisciplinaire d’experts) créé en 2008 pour la surveillance et la pharmacovigilance des médicaments de thérapie avancée (thérapie génique, thérapie cellulaire somatique ou ingénierie tissulaire).

5. LA CREATION DE L’AFMPS

À la différence de l’AFSCA, l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé n’a pas été créée suite à une période de crise. Toutefois, la création de l’Agence a été rendue nécessaire en raison d’un nombre croissant de difficultés apparentes dans le fonctionnement de la DG des Médicaments. Les critiques portaient notamment sur les retards accusés dans le traitement des dossiers de délivrance des autorisations de mise sur le marché et sur des insuffisances dans l’accomplissement de ses missions. Ces retards engendraient d’une part un manque à gagner évident pour les firmes pharmaceutiques qui devaient attendre pour commercialiser leur produit, et d’autre part, provoquaient un danger pour la santé publique du fait du retard dans la commercialisation de remèdes uniques. Il était également apparu urgent de poser un signal fort sur le plan d’une meilleure garantie de la qualité, de la sécurité et de l’efficacité des médicaments et autres produits de santé mis sur le marché.

39 Ce rapport est appelé European Public Assessment Report ou EPAR. 40 Summary of products caracteristics (SPC). 41 Directive 2004/24/EC introduisant des procédures d’enregistrement des médicaments à base de plantes dans les pays membres de l’Union européenne.

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D’autre part, le manque de moyens disponibles ne permettait pas à la DG des Médicaments d’assumer complètement ses missions d’inspection des fabricants et des distributeurs ni ses missions de vigilance des produits mis sur le marché. Un rapport d’audit de la DG Médicaments de 2003 épinglait la nécessité d’une restructuration fondamentale de la DG. Il estimait que son personnel, comptant 194 personnes, devait normalement en compter 340 pour pouvoir assumer entièrement ses responsabilités42. Il fallait ajouter à cela que la Belgique était un des derniers États membres de l’Union européenne à ne pas disposer d’une entité autonome compétente en matière de médicaments et de produits de santé. La structure de la DG des Médicaments, manquant de personnel et de moyens, ne parvenait plus à s’inscrire dans un contexte européen de plus en plus élargi. « Or, étant donné les nouvelles procédures européennes, une concurrence de plus en plus rude voit le jour entre les Agences. L’enjeu est le suivant: chacune d’elle essaie de se positionner comme autorité de référence, comme rapporteur pour l’évaluation d’un produit car cela permet de développer l’expertise scientifique et d’attirer les entreprises pharmaceutiques, et partant, l’emploi. Il s'agit aujourd’hui pour la Belgique de donner un signal fort en termes de pôle d'excellence scientifique et de compétitivité. La création de l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA) en 2000, à la suite de la crise de la « vache folle », était motivée par des constats similaires. La gravité de ces constats avait toutefois été avivée par la présence d'une crise. Cinq ans plus tard, on peut conclure que le bilan du fonctionnement de cette agence est positif. L’AFSCA constitue un exemple des avantages d’une telle structure pour le secteur des médicaments43 ». Le 15 novembre 2005, après avoir reçu les représentants du secteur pharmaceutique, le ministre de la Santé publique diffuse un communiqué de presse conjointement avec le Premier ministre Verhofstadt. Ils ont convenu qu’une « agence d’enregistrement des médicaments » sera créée avant la fin de l’année 2005. L’idée est de faire en sorte que l’homologation de nouveaux médicaments se fasse plus rapidement et qu’une plate-forme de concertation voit le jour entre le secteur pharmaceutique et le gouvernement44. L’industrie pharmaceutique est demandeuse de la création d’une agence forte qui puisse intervenir rapidement. Le projet prévoit de conserver et de doubler le cadre du personnel de la DG. Le projet de loi du gouvernement ayant trait à la création de l’AFMPS45 (relevant de la procédure bicamérale facultative) a été adopté le 24 mai 2006 par la Chambre des représentants. La loi du 20 juillet 200646 prévoit de rendre l’Agence opérationnelle le 1er janvier 2007. Elle met en place un organisme d’intérêt public, plus précisément un parastatal de type A. La création de l’Agence se justifiait dans le contexte européen de concurrence suscité par la réglemen-tation communautaire. Elle prévoit certaines procédures d’enregistrement des médicaments, donne la possibilité aux firmes pharmaceutiques et à l’EMEA (agence européenne pour les médicaments) de désigner un État membre qui sera chargé d’évaluer un médicament pour l’ensemble des autres États. Chaque agence européenne est donc en concurrence avec les autres en vue d’être choisie comme rapporteur ou évaluateur. Chaque État membre utilise également son agence pour attirer les investissements industriels qui alimentent la recherche et génèrent des emplois. Les missions de l’AFMPS sont à peu près les mêmes que celles qui étaient assumées par la DG Médicaments (voir infra). Une nouvelle mission incombe toutefois à l’Agence : assurer, de leur prélèvement jusqu’à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité de toutes les opérations

42 Annales, Sénat de Belgique, projet de loi relatif à la création et au fonctionnement de l'AFMPS (Doc. 3-1730), procédure d’évocation, 29.06.2006. 43 Annales, Sénat de Belgique, exposé introductif au projet de loi relatif à la création et au fonctionnement de l'AFMPS, par Rudy Demotte, ministre des Affaires sociales et de la Santé, 21.06.2006. 44 Annales, Sénat de Belgique, Bulletin 3-59, session de 2005-2006. Question nº 3-3950 de la sénatrice Mme Annemie Van de Casteele au ministre des Affaires sociales et de la Santé publique. 16.12.2005 (N.): Enregistrement des médicaments. Création d’une agence. 45 Doc. Chambre, nº 51-2437/1. 46 Moniteur belge 08.09.2006.

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effectuées avec le sang, les tissus et les cellules. Ces dernières matières relevaient jusqu’à présent de trois directions générales différentes au sein du SPF Santé publique. Un programme pour l’enregistrement centralisé des notifications faites par les hôpitaux et les institutions de sang en rapport avec des effets indésirables sévères et des incidents avec des composants de sang a depuis été lancé. La fixation des prix reste malgré tout une compétence du SPF Économie tandis que les décisions de remboursement des médicaments restent à l’INAMI (Commission de remboursement des médicaments). Cette question a fait l’objet d’âpres discussions au sein de la Commission du Sénat où certains voulaient créer une agence de type américaine (Food and Drug administration) qui doit également déterminer la fixation des prix des médicaments. Le modèle européen imposait toutefois de limiter les compétences de l’Agence à celle d’un organe chargé de la sécurité, de la qualité et de l’efficacité des médicaments. L’opposition devait également faire remarquer que les compétences prévues pour l’AFMPS ne prévoyaient pas l’élaboration d’une stratégie prospective par celle-ci. À cette remarque, le ministre R. Demotte devait rappeler que l’option consistant à limiter les compétences de l’AFMPS a, elle aussi, été prise dans le contexte européen. La structure de l’agence devait avant tout être suffisamment souple pour garantir un bon fonctionnement dans sa gestion financière. Les procédures de recours à des moyens financiers supplémentaires devaient être plus souples. Un des problèmes de la DG Médicaments était en effet dû aux procédures administratives qu’elle devait respecter de pouvoir utiliser les ressources du Fonds des Médicaments. Un autre point de discussion a concerné la représentation des patients au sein de l’AFMPS. Après discussions, il a été décidé dans la loi que l’AFMPS devait intégrer des associations de patients au sein d’un Comité Consultatif comportant: Une représentation des autorités (SPF et institutions liées). Une représentation des secteurs contrôlés ou qui participent aux contributions. Une représentation des assurances. Une représentation des médecins. Une représentation du Comité scientifique de l’Agence. Le poids financier du prix des médicaments dans le budget de la sécurité sociale provoque un intérêt croissant du monde politique pour les médicaments génériques. Des sénateurs profitent dès lors de la création de l’Agence pour exiger une plus grande représentativité de ce secteur auprès de la nouvelle agence mais également auprès de l’INAMI. Sans leur donner de rôle particulier, le SPF prévoit tout de même de représenter le secteur des médicaments génériques auprès de la Commission de Transparence ainsi qu’au Conseil Consultatif de l’AFMPS. La loi relative à la création et au fonctionnement de l’AFMPS (entrée en vigueur le 1er janvier 2007) semble mettre sur un pied d’égalité les médicaments « ordinaires » et les médicaments homéopathiques47. L’AFMPS doit se financer partiellement au moyen de rétributions imposées aux opérateurs, comme c’est le cas au sein de l’AFSCA. Le Fonds des médicaments qui était destiné à permettre à la DG Médicaments d’accomplir des tâches spécifiques est intégré dans la comptabilité de l’AFMPS. La création de l’AFMPS a été réalisée parallèlement à une révision complète de la législation pharmaceutique belge. L’ancienne législation, un amalgame de nombreuses lois suite aux nombreuses modifications intervenues depuis l’importante loi sur les médicaments du 25 mars 1964, a été largement réformée et a débouché sur une nouvelle loi entrée vigueur le 1er janvier 200748. Cette nouvelle législation s’aligne directement sur les directives européennes. La nouvelle loi contient : Les définitions courantes figurant dans la législation pharmaceutique européenne.

47 Loi du 20.07.2006, article 4, premier alinéa sur les médicaments homéopathiques. 48 Arrêté royal du 14.12.2006 concernant les médicaments à usage humain et vétérinaire. Moniteur belge du 22.12.2006.

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Les règles de base des procédures d’octroi d’autorisation de mise sur le marché, de distribution en gros, de fabrication, d’importation, et d’exportation et leur surveillance, ainsi que les autres activités telles que la publicité, la pharmacovigilance, la délivrance et la fourniture de médicaments au public ou aux responsables d’animaux.

La description des cas précis dans lesquels il peut être dérogé à certaines règles de base par exemple celle de l’exigence d’autorisations avant la mise sur le marché d’un médicament et sa mise à disposition aux patients ou aux responsables des animaux.

Les règles en matière de transparence des documents, le fonctionnement des commissions et organes institués par cette loi ainsi que ses membres compétents.

La réglementation nationale est adaptée, en même temps que la transposition de la nouvelle réglementation européenne. Par exemple : Création d’une commission mixte qui rend des avis au Ministre pour les produits à propos

desquels il peut exister des doutes quant à la législation applicable (par exemple les médicaments, les dispositifs médicaux, les denrées alimentaires).

Réglementation de la vente à distance, plus précisément la vente par internet de médicaments qui peuvent être délivrés sans prescriptions. Pour des raisons évidentes de santé publique, l’interdiction de la vente à distance des médicaments sur prescription a été retenue dans la nouvelle loi.

Diffusions d’informations objectives au public en matière de médicaments (elles ne s’adressent actuellement qu’au corps médicopharmaceutique).

Modification du système de distribution des médicaments à usage vétérinaire (approvisionnement par le pharmacien chez le grossiste-répartiteur).

La possibilité de mettre à disposition les médicaments à usage humain en tant qu’usage compassionnel et dans le cadre de programme d’urgence médicale a été créée. De cette façon, la législation tente de répondre à tous les cas possibles qui peuvent se présenter où aucun médicament approprié n’a été autorisé (ou n’a été autorisé que pour une indication bien précise) mais où l’on suppose que les patients peuvent être traités avec des médicaments qui sont encore dans la phase de développement ou d’approbation.

La révision des directives européennes a eu pour but de rationaliser la législation pharmaceutique européenne et de répondre à certaines lacunes dans cette législation. La nouvelle législation permet de redistribuer les tâches qui sont actuellement attribuées aux autorités nationales : Suppression des révisions quinquennales des autorisations de mise sur le marché. Cette révision

est limitée à une seule fois, ensuite l’autorisation de mise sur le marché est valable pour un temps indéterminé à moins que l’autorité nationale (l’AFMPS) ne considère que des problèmes spécifiques pourraient se poser avec un médicament en particulier.

Il est désormais possible pour les médicaments génériques, de se référer à un médicament de référence enregistré dans un autre État membre (« spécialité de référence européenne »).

L’étiquetage des médicaments doit mentionner le nom du médicament en écriture braille, les détenteurs d’autorisations doivent mettre les notices à la disposition des organisations de patients dans les formats qui soient lisibles pour les aveugles et malvoyants. Les détenteurs d’autorisation doivent présenter leurs projets de notice aux organisations de patients qui rendront leurs avis concernant la lisibilité des notices.

En ce qui concerne la transparence des données, le rapport d’évaluation de chaque médicament doit être rendu public (sans mentionner les informations commerciales confidentielles), de même que les notices et le résumé des caractéristiques du produit et les agendas des Commissions qui rendent des avis concernant les demandes.

Les données introduites par rapport à la pharmacovigilance doivent faire l’objet d’une évaluation plus fréquente.

Ces changements s’intègrent dans un contexte de création de banques de données (gérées par l’Agence européenne des médicaments), entre autre en matière de pharmacovigilance, d’autorisations de fabrication et de certificats GMP.

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COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’AFMPS

L’Agence a pour mission d’assurer, de leur conception jusqu’à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité des médicaments à usage humain, des médicaments à usage vétérinaire, en ce compris les médicaments homéopathiques et à base de plantes, des dispositifs médicaux et accessoires des préparations magistrales, des préparations officinales, des matières premières destinées à la préparation et à la production des médicaments. L’Agence a également pour mission d’assurer, de leur prélèvement jusqu’à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité de toutes les opérations effectuées avec le sang, les tissus et les cellules. Les inspections et le contrôle occupent une place centrale à travers l'exécution d’audits chez des producteurs, le contrôle et les inspections des pharmaciens et la lutte contre les falsifications et la fraude. L’Agence des médicaments n’est pas chargée des aspects financiers de la politique des médicaments qui relève de la compétence du SPF Economie (celui-ci fixe les prix) et de l’INAMI (qui règle les remboursements). Mais l’AFMPS ne fait pas que des contrôles. En matière législative, elle doit proposer au ministre les projets de réglementation pour les matières relevant de ses compétences49. En pratique, le contrôle se traduit par de multiples activités spécilaisées dont les principales sont résumées dans les paragraphes qui suivent. En matière de recherche et de développement, l’Agence est chargée de contrôler les risques auxquels le patient est soumis lors de la phase de développement d’un médicament ou d’un produit de santé. Elle évalue et approuve les demandes d’autorisations pour la réalisation d’essais cliniques ; assure le suivi et le contrôle des essais clinique ; formule des avis scientifiques au demandeur. En matière de mise sur le marché, l’Agence doit : accorder les autorisations de mise sur le marché ; évaluer les dossiers relatifs aux modifications et aux demandes de prolongation des autorisations

initiales sur le marché.

En matière de vigilance, l’Agence collecte et évalue toutes les informations pertinentes concernant les médicaments et produits de santé dans le but de déceler, de réduire et d’éviter les effets indésirables pour l’utilisateur en : centralisant et évaluant les notifications d’effets indésirables ou d’incidents effectuées par les

professionnels des soins de santé et les patients ainsi que les rapports de vigilance ; contrôlant les obligations de vigilance des titulaires d’autorisations de mise sur le marché ou des

fabricants ; collaborant avec l’Agence européenne, les instances compétentes des autres États membres et les

titulaires d’autorisations de mise sur le marché des fabricants ; intervenant en cas de risques ; traitant les « rapids alerts » de vigilance ; participant aux travaux de la cellule de vigilance sanitaire. En matière de production et de distribution, l’Agence contrôle la fabrication, la distribution et la délivrance des médicaments et des produits de santé. Elle veille à l’octroi d’autorisations, d’agréments

49 Loi du 21.07.2006 relative à la création et au fonctionnement de l’AFMPS.

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et de certificats pour la fabrication, la distribution et la délivrance de ces produits. Elle lutte contre la fraude. Dans ce cadre, elle: inspecte les entreprises pharmaceutiques ou autres instances qui prélèvent, importent, exportent

entreposent et/ou distribuent des médicaments et des produits de santé ; inspecte les entreprises dans le cadre du contrôle des matières premières pour les préparations

magistrales ; inspecte les officines pharmaceutiques ouvertes au public, les pharmacies hospitalières et les

dépôts des médicaments vétérinaires ; octroie les autorisations en matière d’implémentation et de transfert d’officines pharmaceutiques

ouvertes au public. surveille le commerce des produits spécialement réglementés ; traque les fraudes en matière de fabrication, de distribution, de délivrance et d’usage des

médicaments et des produits de santé ; contrôle les instances accréditées pour accorder le marquage CE aux dispositifs médicaux et

accessoires. L’AFMPS est également compétente pour le contrôle des importations, des exportations et des canaux de distribution des médicaments. L’AFMPS veille, pour ce qui concerne le territoire belge, dans une collaboration essentiellement avec la Douane, à ce que les produits interdits puissent être interceptés. En ce qui concerne les médicaments à usage vétérinaire, l’AFMPS tient un registre des dépôts de médicaments vétérinaires qu’elle contrôle sur base d’un protocole avec l’AFSCA. L’AFMPS contrôle également les produits alimentaires dans les pharmacies. L’AFMPS prend une place importante dans la lutte contre l'utilisation inappropriée de médicaments et substances dans la pratique sportive. L’Agence est associée à la lutte contre le dopage au sein de la Cellule Multidisciplinaire Hormones. Cette lutte est réalisée en concertation avec les Communautés afin de renforcer la prévention et l’accompagnement dans les rangs des jeunes et des sportifs amateurs et dans l’enseignement. Les moyens pour faire de la recherche scientifique sur le dopage, l’équipement des laboratoires avec des appareillages de haute technologie et l’échange de connaissances entre les laboratoires pour le dépistage du dopage sont des matières qui relèvent des Communautés. Toutefois il est fait appel aux laboratoires fédéraux de l'ISP et de l’AFSCA pour la recherche sur les préparations contenant des substances hormonales et anabolisantes. En matière d’information et de communication sur la santé et en matière de publicité et de marketing, l’Agence doit promouvoir l’usage rationnel et sûr des médicaments et des produits de santé. A ce titre, elle: diffuse les alertes en matière de vigilance concernant les médicaments et des produits de santé ; assure la surveillance et le contrôle de la publicité et des informations sur les médicaments et les

produits de santé. Afin de réaliser ses tâches de manière optimale, l’AFMPS participe aux travaux de : 12 commissions consultatives instituées auprès de l’AFMPS50:

- Commission d’évaluation des dispositifs médicaux - Commission d’évaluation des dispositifs médicaux implantables actifs - Commission de la Pharmacopée - Commission pour les médicaments à base de plantes à usage humain - Comité des médicaments à usage humain - Commission pour les médicaments à usage vétérinaire - Commission pour les médicaments à usage homéopathique à usage humain et vétérinaire - Commission consultative

50 Arrêtés royaux du 25.02.2007 relatifs à la composition et au fonctionnement des comités instaurés auprès de l’AFMPS.

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- Commission d’agrément des organes octroyant des visas préalables pour les manifestations scientifiques

- Commission d’agrément des pharmaciens biologistes cliniques - Commission de contrôle de la publicité des médicaments à usage humain - Commission d’implantation des pharmacies et Chambre d’appel (FR et NL) 51.

20 plates-formes nationales de concertation:

- BAPCOC (avec le SPF Santé publique) - Campagne comprimés d’iodure de potassium (avec le SPF Intérieur) - Cellule stratégique INAMI - Code de déontologie (avec le SPF Santé publique – et l’AFSCA) - Concertation « zone grise » (avec le SPF Santé publique et l’AFSCA) - Conseil d’administration Mdeon - Conseil de biosécurité (avec l’ISP et le service Biosécurité et Biotechnologie) - Comité de suivi du réseau des comités médico-pharmaceutiques - Comité d’accompagnement sur SCM (avec APB et OPHACO) - Commissions médicales provinciales (avec le SPF Santé publique) - Comité interdépartemental d’experts en matière de sang, organes, cellules, tissus, et

embryons (avec le SPF santé publique, le KCE, l’INAMI et l’ISP) - CICSA - Groupe de travail cellules, tissus - Conseil Supérieur de la Santé - Indisponibilité des médicaments (avec l’INAMI) - Influenza (en collaboration avec des partenaires externes) - Inter DG drugs (avec le SPF Santé publique, le SPF Santé publique et le cabinet de la Santé

publique) - E-med (prescription électronique des médicaments avec le SPF Santé publique et l’INAMI) - Plate-forme de concertation avec l’AFSCA, le SPF Santé publique et le cabinet de la Santé

publique - Réseau interdépartemental « Services de la société d’information » (avec le SPF

Économie). 7 plates-formes de concertation régulière avec des stakeholders:

- Clinical Task Force - Concertation AFMPS-APB-OPHACO - Concertation AFMPS-Industrie - Concertation AFMPS-Dispositifs médicaux - Concertation AFMPS-Pharmaciens hospitaliers - TOR - V-Amazone.

Plusieurs collaborateurs de l’AFMPS représentent le ministre de la Santé publique dans différentes commissions et plates formes de concertation au niveau national:

- Commission de remboursement des Médicaments (CTM) - Conseil Technique Pharmaceutique (CTP) de l’INAMI - Commission des Prix des Spécialités Pharmaceutiques du SPF Économie - auprès de l’AFCN.

L’Administrateur général de l’AFMPS peut également requérir l’avis du Conseil Supérieur de la Santé (CSS) pour des questions sensibles52. 51 Voir la liste complète dans le Rapport annuel de l’AFMPS 2007-2008, p. 15 et 16. 52 Le Conseil Supérieur de la Santé est l’organe d’avis scientifique du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement et constitue ainsi le point de contact entre le monde politique et le monde scientifique dans le domaine de la santé publique. Il fournit des avis et des recommandations indépendantes et scientifiques, soit de sa propre initiative soit à la demande du ministre, de ses collaborateurs ou de l’administration. Il est compétent pour toutes les questions relatives à la

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Une harmonisation de la législation est imposée au niveau communautaire européen. L’Union européenne a, dans ce contexte, également des accords de reconnaissance mutuelle avec l’Australie, la Nouvelle Zélande, le Canada, le Japon et la Suisse. L’harmonisation des normes est organisée avec les Etats-Unis et le Japon par le biais de l’International Conference on Harmonisation. L’Agence transmet au ministre et au Parlement un rapport annuel sur ses activités, comprenant le bilan des résultats atteints au regard des ses missions.

santé publique. Il s'occupe principalement de la Santé mentale (comportement, assuétudes, facteurs psychosociaux dans la santé publique, formation de professionnels, psychothérapie), facteurs physiques environnementaux (radiations ionisantes, radiations non ionisantes, bruit), facteurs chimiques environnementaux (produits chimiques, polluants, biocides, pesticides), sécurité alimentaire, problèmes biologiques- type 1 (sang et dérivés sanguins, cellules, tissus et organes d'origine humaine et animale, banques de tissus et cellules), problèmes biologiques - type 2 (infectiologie, vaccins, hygiène). Le Conseil Supérieur de la Santé se compose actuellement d’un maximum de 90 membres belges nommés par le Roi sur base de leur expertise dans un domaine spécifique de la santé publique. In : JACQUEMAIN, M., Archives des services horizontaux du SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et environnement et du Conseil supérieur de la santé : tableau de tri, 2008, 110 p.

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ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’AFMPS

L’Agence a le statut d’un parastatal de type A. Elle est dirigée par un Administrateur général, désigné par voie de mandat pour une durée renouvelable de six ans. Trois comités sont institués53 auprès de l’Agence pour aider directement l’administrateur général dans le fonctionnement et la poursuite des objectifs de l’AFMPS : Le Comité Consultatif conseille l’AFMPS sur le plan du management. Dans ce comité siègent les

représentants des secteurs qui contribuent aux recettes de l’AFMPS, un inspecteur des finances, et un représentant du ministre de la Santé publique54.

Le Comité de Transparence conseille l’AFMPS au niveau de la politique suivie et à suivre. Dans ce comité siègent des représentants de tous les secteurs qui sont concernés par les matières pour lesquelles l’AFMPS est compétente, ainsi que des représentants des services publics fédéraux concernés.

Le Comité scientifique émet des avis sur les matières pour lesquelles l’AFMPS est compétente. Ce comité constitue l’organe d’expertise scientifique et de collaboration entre les différentes commissions de l’AFMPS (voir plus loin). Dans ce comité siègent tous les présidents de ces commissions55.

Le Comité de direction56 se compose de deux comités : Comité de Direction qui nécessite des décisions formelles (composé de l’Administrateur général,

des chefs de département et différents responsables des services d’appui). Comité de direction informel pour la discussion des différents points à l’ordre du jour. L’AFMPS possède un call-center qui répond aux questions des différents secteurs sur les dossiers qui sont en procédure au sein de cette agence. Dans une phase ultérieure, les compétences de ce call-center seront élargies aux questions et aux plaintes éventuelles des consommateurs. 220 agents étaient actifs à l’AFMPS lors de son démarrage. Ce nombre augmentera progressivement pour atteindre plus de 300 personnes. Les agents ont une formation de pharmaciens, médecins ou vétérinaires. L’agence compte également de nombreux agents qui possèdent une formation paramédicale. Il s’agit de gestionnaires de dossiers, des évaluateurs, des inspecteurs et de contrôleurs57. L’ancien organigramme de la DG Médicaments comptait cinq départements (sans compter les services généraux et le secrétariat du Directeur général) : Research and Development. Enregistrement. Vigilance. Production et Distribution. Bon usage du Médicament. Le nouvel organigramme ne compte que trois départements appelés « piliers ». La réorganisation reflète les étapes du développement des médicaments : Le pilier PRE concerne le développement des médicaments et des produits de santé jusqu’au

moment où l’autorisation initiale de mise sur le marché est accordée. La sécurité des participants

53 Loi du 20.07.2006. 54 L’arrêté royal du 28.01.2008 fixe sa composition. 55 L’arrêté royal du 20.12.2007 détermine sa date d’installation (le 01.02.2008). 56 Instauré par la loi du 20.07.2006. L’arrêté royal du 11.01.2007 fixe sa composition. 57 Loi du 20.07.2006 relative à la création et au fonctionnement de l’AFMPS, Moniteur belge 08.09.2006.

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aux essais cliniques ainsi que celle des utilisateurs de médicaments est primordiale. Le pilier PRE soutient l’industrie dans le développement des produits, notamment en émettant des avis scientifiques et en contribuant à l’établissement des monographies de la Pharmacopée. Le pilier PRE est aussi responsable de l’évaluation de la qualité, de la sécurité et de l’efficacité des produits finis.

Le pilier POST comprend les activités qui ont lieu après l’octroi de la première AMM des médicaments et des produits de santé. Ces activités sont subdivisées en trois grands groupes. Un premier groupe concerne le suivi de la première AMM, le deuxième comprend les aspects de vigilance et un troisième groupe d’activités reprend tous les aspects relatifs au bon usage. Il s’agit d’une part, de l’information adéquate à propos des médicaments et des produits de santé autorisés axée sur les différents groupes cibles et, d’autre part, de partenariats avec des instances chargées de la diffusion d’informations indépendantes telles que le CBIP.

Toutes les unités d’inspection de l’AFMPS sont reprises dans le pilier INSPECTION. Les activités comprennent l’inspection, le contrôle et/ou l’audit des différentes activités liées au cycle de vie des médicaments et des produits de santé. Tant les contrôles « de routine » sur le terrain que la lutte contre la pratique illégale telle que la fraude ou la contrefaçon des médicaments entrent dans ce pilier. Les unités d’inspection fournissent également une assistance aux autorités judiciaires et sont, à côté des tâches de contrôle et d’inspection, compétentes pour le traitement et l’examen de toutes sortes de plaintes liées aux dispositions légales en matière de médicaments et/ou de produits de santé et à leurs modalités de délivrance. Il existe également une collaboration étroite avec d’autres services publics et organismes.

1. LE SECRETARIAT DE L’ADMINISTRATEUR GENERAL

Le Gouvernement désigna en juillet 2006 M. Piet Vanthemsche, administrateur délégué démissionnaire de l’AFSCA, comme administrateur général ad interim de l’AFMPS afin d’assurer la transition entre l’ancienne DG Médicaments et la nouvelle agence. Il assumera cette fonction pendant dix mois. Xavier De Cuyper succède à Piet Vanthemsche le 1er mai 2007 en tant qu’administrateur général. Les deux administrateurs généraux successifs de l’AFMPS ont été auparavant administrateurs délégués de l’AFSCA. Ils s’appuient au quotidien sur un secrétariat dont le fonctionnement s’est inspiré de son équivalent à l’AFSCA. Une partie du personnel du secrétariat provient d’ailleurs de l’AFSCA. Le secrétariat de l’Administrateur délégué s’occupe de toutes les tâches administratives en rapport avec le fonctionnement des trois comités qui nécessitent l’intervention de l’Administrateur délégué (Comité scientifique, Comité de Transparence et Comité consultatif). Le secrétariat : Veille aux tâches administratives liées au Comité de direction, et notamment de la « liste des

actions » qui est un tableau (organisé comme un calendrier) reprenant l’ensemble de tâches demandées à un service suite à une réunion avec l’Administrateur délégué. Ce tableau est ensuite intégré dans les procès-verbaux des réunions du Comité de direction.

Suit la correspondance et les dossiers de l’Administrateur général. Veille au suivi des questions parlementaires, des « notes vertes » (questions transmises par le SPF

Santé publique), des notes de service, etc. Le secrétariat conserve également les rapports du Head of Medecines Agencie (HMA). Le HMA est un organe européen qui réunit des représentants des agences de contrôle des médicaments de tous les pays membres de l’Union européenne. Il se rassemble à deux reprises lors de chaque nouvelle présidence européenne. Il constitue un forum d’échange de renseignements pour les différentes agences européennes et tente d’améliorer la législation européenne des médicaments en harmonisant et en améliorant les procédures européennes d’enregistrement. Son expertise est essentiellement destinée à la Commission européenne ainsi qu’à l’EMEA.

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2. LA GESTION DU PROGRAM MANAGEMENT OFFICE (PMO)

La gestion du Program Management Office consiste à suivre les projets de planification et de coordination à l’AFMPS (appelé road map 2008-2012). Une cellule organise et participe pour cela à différentes réunions traitant d’un sujet particulier, appelées réunions du Groupe central. Ces réunions sont composées des mêmes membres que le Conseil d’administration de l’AFMPS, mais elles rassemblent plus de responsables (à l’exemple des évaluateurs). Le responsable de la cellule Program Management Office est également chargé de représenter l’AFMPS au sein du « Commissariat interministériel influenza » qui a pour mission de préparer chaque année un plan national de gestion de crise. Ces réunions rassemblent depuis 2005 des responsables des SPF Affaires étrangères, Intérieur, Mobilité et Transport, Santé publique. Le nombre de maladies concernées par des plans de prévention nationaux sera augmenté à l’avenir. La lutte contre l’influenza oblige l’AFMPS à gérer un stock stratégique de médicament pour parer à toute catastrophe pandémique. Ce stock est géré en collaboration avec la Sûreté de l’État.

3. LA GESTION DES RELATIONS INTERNATIONALES

La gestion des Relations internationales, longtemps confiée au service juridique et actuellement à la cellule relations internationales, consiste à suivre l’évolution de la réglementation internationale et à traiter les demandes provenant d’instances internationales (Commission européenne, OMS, etc.). Il s’agit de veiller à ce que la législation belge en matière de médicaments ou même les pratiques de l’AFMPS soient adaptées (ou coordonnées) aux nouvelles règles internationales. Inversement, il s’agit aussi de représenter le point de vue belge à la Commission européenne ou devant d’autres instances internationales. La cellule Relations internationales travaille souvent en étroite collaboration avec le SPF Santé publique et rédige des notes à l’intention du ministre de tutelle.

4. LA COMMUNICATION ET LE SOUTIEN SCIENTIFIQUE

L’ancienne DG Médicaments du SPF Santé publique ne possédait pas de service communication en tant que tel. Le service d’encadrement communication du SPF travaillait avec un correspondant communication « médicaments » au sein de la DG Médicaments. Au moment de la création de l’Agence des médicaments, le 1er janvier 2007, un service autonome de communication au sein de l’AFMPS a été mis sur pied. Les activités du service communication comprennent à la fois la communication interne et la communication externe, y compris le rôle de porte-parole de l’AFMPS. Le service s’occupe des contacts avec la presse et de la rédaction et de la coordination des publications suivantes : Le rapport annuel de l’AFMPS (présentation du 1er rapport annuel en septembre 2008). Le bulletin d’information @ctua (publié tous les trois mois). @ctua est destiné aux stakeholders de

l’AFMPS (par exemple des firmes pharmaceutiques, des pharmaciens et tous ceux qui s’inscrivent pour le recevoir). @ctua est publié sur le site internet de l’AFMPS et envoyé sous forme électronique (PDF). La publication propose notamment des sujets relatifs à l’actualité de l’AFMPS, à ses domaines de compétence/d’excellence et à la mise en place de sa nouvelle structure.

Le service communication relit les communiqués qui vont être publiés sur le site internet de l’AFMPS pour approbation au niveau de la forme. Il est également en charge d’adapter les présentations PowerPoint des collaborateurs à l’extérieur. Il relit et publie sur internet en pages cachées Vig-News, une publication du département Vigilance.

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En matière de communication interne, le service supervise la rédaction du bulletin d’information bimensuel Vit@ destiné aux collaborateurs de l’AFMPS qui donne notamment des informations relatives aux questions P&O et ICT, à la vie à l’AFMPS, aux formations, les modifications de la législation et l’interview d’un membre du personnel. A côté du Vit@, le service communication a aussi créé le Vit@ EXPRESS pour les messages urgents. D’autre part, le service communication a mis sur pied l’intranet de l’AFMPS et en assure la gestion. Il est le seul à publier sur l’intranet. L’Agence n’a pas de site internet propre, celui-ci est hébergé par le SPF Santé publique et c’est le département BUM (de l’AFMPS) qui assure la gestion pour l’AFMPS.

5. LES FONCTIONS D’APPUI

a. La direction des Services d’Appui

Les Services généraux de l’AFMPS sont de création très récente et constituent aujourd’hui l’une des priorités de l’Agence. Le directeur des Services généraux gère essentiellement les questions relatives au budget de l’Agence ainsi que les plans de personnel.

b. L’élaboration et le suivi du budget ainsi que le contrôle de la gestion Le service Budget & Contrôle de gestion : Établit le suivi du budget annuel. Enregistre les recettes et les dépenses, établit les comptes annuels. Paie les factures. Le budget de la DG Médicaments était séparé des autres directions générales du SPF Santé publique. La transition (ou séparation) entre le budget de l’ancienne DG Médicaments et celui de l’AFMPS n’a donc pas été trop difficile. L’AFMPS dispose en outre du solde de l’important Fonds des Médicaments qui a été transféré de l’État à l’AFMPS en vertu de la loi relative à la création de l’AFMPS. Deux tiers des sources financières de l’AFMPS proviennent aujourd’hui du secteur privé. L’AFMPS possède un système d’amendes administratives et de rétributions afin d’augmenter ses recettes. Les firmes pharmaceutiques paient également des taxes annuelles (des contributions) en fonction de leurs chiffres d’affaire. Une autre partie des recettes provient de la dotation de l’État (environ 16 millions d’euros par an). L’EMEA contribue indirectement dans le budget de l’Agence en indemnisant les activités de l’AFMPS au niveau européen. Il est à noter qu’une rétribution « redevances essais cliniques » contribue principalement au financement des Comités d’éthique (voir infra). Outre les frais liés au fonctionnement de l’agence (comme le coût du personnel), 40 % des dépenses de l’AFMPS sont consacrées aux opérations de contrôle et d’analyse, au financement des tests sanguins NAT, ainsi qu’à son équipement informatique.

c. L’appui juridique Le service juridique de l’AFMPS a repris en 2008 les compétences du service juridique de la DG

Médicaments du SPF Santé publique, ainsi que celles du service juridique central du SPF58 en rapport avec les compétences de l’AFMPS (contentieux du personnel, marchés publics, recours en grâce,…). Le service juridique de l’ancienne DG Médicaments a donc vu ses compétences élargies avec la création de l’AFMPS.

L’appui juridique se traduit concrètement par des : Compétences légistiques (lois, arrêtés royaux et arrêtés ministériels) :

58 Il ne s’occupait que des relations formelles avec les cabinets d’avocats et non pas du contenu des dossiers.

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- Rédaction des textes législatifs et réglementaires au nom de l’AFMPS. - Réunions avec les services de l’AFMPS concernés et le cas échéant les organisations

professionnelles concernées. - Rédaction des courriers de demande d’avis aux organes compétents (Inspecteur des Finances,

ministre du Budget, Conseil d’État, Commissions diverses dont l’avis est imposé par la loi). - Rédaction des notes au ministre de la Santé publique. - Publications. Compétences relatives aux contentieux, tant en défendant qu’en actionnant, portés devant les cours

et tribunaux et le Conseil d’État: - Courriers de nomination des avocats. - Préparation du dossier administratif le cas échéant. - Contacts avec les avocats. - Suivi des affaires. - Avis juridique sur les conclusions / mémoires rédigés par les avocats de l’AFMPS ou de la partie

adverse. - Note d’explication du litige aux avocats de l’AFMPS. Avis juridiques :

- Sur la législation qui tombe sous la compétence de l’AFMPS. - Sur d’autres législations en rapport avec un dossier de l’AFMPS (loi sur la publicité de

l’administration, loi sur l’emploi des langues en matière administrative, législation sur les marchés publics, droit pénal et judiciaire, etc.)

- Sur des documents émanant d’autres services de l’AFMPS (projets de décisions administratives, contrats).

Participation à la rédaction et au suivi des marchés publics. Intervention lors d’une demande de recours en grâce introduite par une personne condamnée pour ne

pas avoir respecté la législation sur les médicaments. Le service juridique doit alors expliquer les motivations de la condamnation et défendre le point de vue de l’AFMPS. Suivi de l’application des mesures et sanctions administratives (amendes) à l’encontre des

opérateurs.

d. L’appui ICT Ce service assure le bon fonctionnement du réseau et du matériel informatique mis à la disposition de l’utilisateur final. Il assure l’accès aux banques de données et aux serveurs qui stockent les fichiers et qui dirigent les imprimantes. L’essentiel du personnel est chargé de mettre en place de nouvelles banques de données, conformément aux décisions européennes (voir infra). L’élaboration de ces programmes exige de nombreuses réunions avec les différents départements de l’AFMPS. Le service est responsable du planning, de la coordination, du suivi des projets et des opérations, ainsi que de la passation, du contrôle et de la direction de l’exécution des marchés publics informatiques. Un accord d’entraide SLA (Service Level Agreement) passé entre le SPF et l’AFMPS, permet à l’Agence de déléguer toute une série de problèmes informatiques au SPF Santé publique59 (surtout en ce qui concerne la maintenance comme l’installation du matériel et de ses applications). Le serveur « u » est par exemple géré aujourd’hui par le SPF Santé publique, toujours en vertu d’un accord SLA. Mais cet accord ne sera bientôt plus appliqué, et l’AFMPS devra alors gérer par elle-même son infrastructure informatique.

e. La gestion du personnel Le service P&O a commencé ses activités le 1er janvier 2007. Constitué en même temps que l’AFMPS, le service a été dans l’obligation de partager pendant un cours laps de temps quelques compétences avec le SPF Santé publique. Il est toutefois devenu complètement autonome depuis le mois de juillet

59 Le service informatique est situé dans le même bâtiment.

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2008 et n’a plus aucun lien avec le SPF Santé publique. Il possède tous les dossiers du personnel et gère toutes les affaires qui y sont liées. La prévention au travail est confiée à un membre du personnel du service P&O qui suit des formations à cet effet.

f. L’appui logistique L’appui logistique est assuré par le service du même nom qui n’a été mis en place qu’à la fin de l’année 2007. Le service reçoit les demandes de matériel émanant des différents services de l’AFMPS, qui constituent ses « clients » internes. Les principaux domaines couverts sont le matériel de bureau, les meubles et le matériel de classement, les photocopieurs et autres machines de bureau, le matériel de contrôle et les équipements individuels de protection. Il conclut et suit également les contrats avec des opérateurs de téléphonie fixe et mobile ainsi que des contrats d’entretien d’une partie du matériel en service. Le service prend en charge les tâches de subsistance liées aux hébergements (contrats pour gestion des déchets, la sécurité, le contrôle d’accès, l’entretien des centraux téléphoniques, des ascenseurs, des systèmes de chauffage, les petits travaux d’entretien…). Le service est l’interlocuteur de l’AFMPS avec la Régie des Bâtiments qui, en vertu d’une convention conclue à l’origine de l’Agence, se charge de lui procurer les locaux nécessaires à son déploiement à Bruxelles (administration centrale et dépôt d’archives à Schaerbeek).

6. LA RECHERCHE ET LE DEVELOPPEMENT

Assumée par le département Recherche et Développement (R&D), cette fonction consiste à évaluer et approuver des activités de recherches cliniques menées sur les êtres humains60, allant de la première « utilisation » (concept) aux études très approfondies des médicaments, qui sont développées et exécutées par les centres de recherche universitaires ou autres et par l’industrie pharmaceutique. Le département R&D surveille également les expériences qui concernent les produits de santé. Il doit contrôler les risques auxquels le patient est soumis lors de la phase de développement d’un médicament ou d’un produit de santé : En évaluant les demandes d’autorisations pour la réalisation d’essais cliniques. Il surveille alors la

qualité et les aspects toxicologiques des médicaments testés. En approuvant les demandes d’essais cliniques. En assurant le suivi et le contrôle des essais cliniques. Une firme qui souhaite mener des expérimentations scientifiques en vue de développer de nouveaux médicaments doit demander simultanément pour chaque nouvel essai : Une autorisation d’un comité d’éthique (comités qui n’ont aucune filiation avec l’AFMPS). Une autorisation du département R&D. Un comité d’éthique dispose de 28 jours (dans la plupart des cas) pour accepter ou refuser un essai

clinique. L’expérience est interdite en cas de refus de la part du Comité éthique. Les questions éthiques ne sont donc pas du ressort de l’AFMPS. Un comité d’éthique est composé de médecins et de juristes (provenant souvent d’un même hôpital). En matière de recherches médicales, le comité d’éthique doit uniquement donner un avis sur les protocoles de recherche expérimentale. En réalité, les attributions des comités d'éthique sont plus larges, et tout médecin, patient (et sa famille), staff hospitalier et autre entité éventuelle peut saisir un comité d’éthique sur une question ou un projet touchant à l'éthique.

Depuis près de vingt ans, les différentes études cliniques réalisées font l’objet d’une standardisation internationale (ICH) reconnue par tous les pays. Elles sont structurées en trois phases avant la mise sur

60 Les expériences sur les animaux concernent le département qui s’occupe des enregistrements.

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le marché du médicament. Chaque nouvelle indication et parfois aussi chaque forme galénique (suppositoire, gélules, patch, etc.) nécessitent une étude clinique. Des études cliniques existantes peuvent être réutilisées pour une nouvelle indication. Des études de bio-équivalence sont alors réalisées. En fin de compte, l’autorisation de mise sur le marché est accordée aux médicaments dont la qualité, la sécurité et l’efficacité ont été suffisamment démontrées. Les études cliniques peuvent durer de dix à quinze ans et se font en plusieurs phases: La première phase est dite de sécurité (préclinique). Elle est réalisée sur des cobayes animaux, et

ne concerne donc pas le département R&D. La deuxième phase concerne des tests de bio-disponibilité et d’efficacité sur des patients

volontaires ou en en impasse thérapeutique (pour lequel le traitement étudié représente la seule chance de survie). Les recherches s’orientent alors sur les doses actives tolérées par le corps. Les tests établiront notamment la posologie du médicament.

La troisième phase a pour but d’observer l’intérêt clinique réel du médicament. Elle compare le traitement avec un placebo ou un traitement de référence.

La quatrième phase correspond au suivi à long terme d'un traitement et a pour but de dépister des effets secondaires rares ou des complications tardives.

Le département R&D vérifiera si les essais décrits correspondent au but recherché, si les expériences sont de qualité, et si les données toxicologiques sont valables. Le nombre de demandes d’expérimentation est en pleine croissance en Belgique. La création de l’Agence, une législation plus flexible sur les médicaments et des délais d’attente plus courts ont incité de nombreuses firmes pharmaceutiques à pratiquer des essais cliniques en Belgique. D’autre part, la Belgique dispose sur son territoire d’un grand nombre de firmes pharmaceutiques ainsi que d’un réseau de pharmaciens, médecins, hôpitaux réputés. En ce qui concerne les méthodes de recherches, le département R&D ne surveille actuellement que l’aspect administratif des « bonnes pratiques cliniques ». Ses agents comptent toutefois installer un petit service d’inspection qui partira en mission afin de se rendre sur les lieux même des expérimentations. Les firmes pharmaceutiques doivent tenir l’AFMPS au courant de l’évolution des essais cliniques (sur des humains uniquement). Les « bonnes pratiques cliniques » précisent depuis 2004 que le promoteur61 doit faire parvenir rapidement à tous les investigateurs62, aux comités d’éthique, s'il y a lieu, et aux organismes de réglementation les rapports sur toutes les réactions indésirables à un médicament. L’article 28 §1 de la loi belge sur l’expérimentation humaine (loi du 7 mai 2004) prévoit que les suspicions d’effets indésirables graves et inattendus seraient notifiées par la procédure SUSAR (Suspected Unexpected Severe Adverse Reaction63) le plus rapidement possible au ministre et aux autorités compétentes de tous les États membres concernés ainsi qu’aux comités d’éthique compétents et aux investigateurs concernés64. Les essais cliniques doivent faire l’objet d’une déclaration annuelle en complément d’un rapport annuel de toxicité (Annual Safety Report)65 agrégeant toutes les données du profil de toxicité observée et une analyse détaillée de ces évènements selon trois parties distinctes : Un rapport texte décrivant les données globales de toxicité et tolérance de tous les patients soumis

à l’essai, avec leur interprétation, relation avec le profil des doses, des patients, la réversibilité, les surdosages, certains facteurs de risque, la fréquence inattendue et toute interaction suspectée.

61 Personne physique ou morale prenant l’initiative de la réalisation d’une étude. 62 Expérimentateur ou investigateur : médecin surveillant la réalisation d’une étude. 63 En français: suspicions d'effets indésirables graves et inattendus. 64 La circulaire 460 de la DG Médicaments, éditée le 01.07.2005. 65 Ce rapport est soumis à l’autorité compétente de chaque pays concerné dans un délai de soixante jours à partir de chaque date anniversaire de la première autorisation dans un des États membres.

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Un rapport en tableau par patient de tous les événements dits SUSAR, sans détails exhaustifs, mais une tabulation par organes touchés et chaque patient ayant présenté au moins un SUSAR doit y figurer, le plus grave d’entre eux en premier.

Un résumé compilé sous forme de tableau de tous les signes symptômes et diagnostiques rencontrés dans la totalité de la population incluse dans l’essai, y compris ceux dans le bras témoin ou même le bras placebo. Ce tableau doit définir les organes atteints, le type d’événement et le bras de traitement.

Dès l’application de la loi du 7 mai 2004, les comités d’éthique et l’AFMPS ont commencé à recevoir un nombre considérable de notifications de SUSAR ou prétendus SUSAR (effets indésirables graves qui ne sont pas inattendus dans la mesure ou ces effets sont décrits dans la brochure de l’investigateur). Une base de données (appelée EudraCT66) de tous les essais cliniques d’interventions portant sur des médicaments dans l’Union européenne a été mise en place depuis le 1er mai 2004 par l’Agence européenne. Elle est alimentée par les déclarations électroniques faites par les promoteurs des essais cliniques des États membres67. Le promoteur a la responsabilité de fournir le suivi des cas et les corrections éventuellement nécessaires, ainsi que les réponses aux demandes de clarification (queries) envoyées par le système.

7. LA GESTION DES AUTORISATIONS DE MISE SUR LE MARCHE (AMM)

Le département Enregistrement (Autorisation de Mise sur le Marché) de l’AFMPS est chargé de l’évaluation des nouvelles demandes d’enregistrement et des demandes de variations des autorisations existantes en vue de l’octroi de l’autorisation de mise sur le marché d’un médicament ou d’un produit de santé. L’évaluation se fait sur base des normes et directives en vigueur au niveau de la sécurité, l’efficacité et la qualité du médicament sur base des résultats des examens analytiques, toxicologiques, pharmacologiques et cliniques des médicaments et des produits de santé. Le département se compose actuellement de quatre unités : L’unité des Médicaments à Usage humain. L’unité des Médicaments homéopathiques et phytothérapeutiques. L’unité des Dispositifs médicaux. L’unité des Médicaments à usage vétérinaire. L’Unité des Médicaments à usage humain est encore divisée en trois services : Le service dispatching (voir infra). Le service de gestion (voir infra). Le service de clôture (voir infra). L’unité Médicaments homéopathiques n’a vu le jour qu’en 2000. Les activités de cette unité ont été étendues plus tard aux médicaments à base de plantes. Le statut de certains produits pour lesquels il y a un doute (« Est-ce un médicament ? ») fait l’objet de discussions entre les différentes instances de la Santé en Belgique (AFSCA, DG4 du SPF, AFMPS) au sein des commissions Zones grises (futures commissions mixtes prévues par l’arrêté royal du 28.11.2008) pour déterminer le statut de chaque produit. Pour des raisons de santé publique, le service des Médicaments vétérinaires traite notamment de l’enregistrement des médicaments destinés aux animaux pour l’alimentation humaine (bœuf, porcs, poules, etc.) nécessite des études plus longues et plus complexes. Le service doit d’autre part décider

66 Provient de Eudra Vigilance Clinical Trial Module. 67 Les cas transmis peuvent également concerner les essais cliniques survenus dans les pays tiers.

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du temps d’attente nécessaire entre la prise du médicament par l’animal et la consommation de sa viande par l’homme. L’AFMPS est chargée de la surveillance du marché des dispositifs médicaux et du suivi des incidents occasionnés par ceux-ci par l’inspection des fabricants et distributeurs établis en Belgique. La plupart des dispositifs médicaux peuvent être mis sur le marché mais doivent subir préalablement un contrôle de conformité par une tierce partie (un organisme certifié) qui délivrera un certificat de marquage CE. Le service des Dispositifs médicaux est responsable de la notification et du contrôle des organismes notifiés établis sur le territoire belge. Il fournit des autorisations de distribution à des firmes produisant du matériel médical uniquement pour cette catégorie. Le matériel visé est classé selon trois catégories68 qui répartissent les compétences de contrôle entre l’AFMPS, le SPF Économie et l'AFCN : Catégorie 1 : pansements, compresses, aiguilles, seringues, préservatifs, stérilets, matériel

dentaire, vêtements (stériles), implants orthopédiques, perfusions, etc. Catégorie 2 : chaises roulantes, stéthoscopes, lits d’hôpitaux, etc. Catégorie 3 : matériels utilisant la radio activité - scanners, etc.

En Belgique, le matériel médical représente une industrie de pointe, un important fournisseur d’emploi (17.000 employés), ainsi qu’un poids financier très important pour la sécurité sociale. On estime à 500000 le nombre de produits médicaux commercialisés en Belgique (contre 15000 pour les médicaments). Face à ce très grand nombre et à la variété de produits différents, la surveillance de la qualité du matériel médical est moins drastique et les procédures administratives beaucoup plus réduites. L’évaluation de la qualité du matériel médical est confiée à des organismes notifiés. Le service surveille également les activités des organismes belges et demande des audits. Les organismes délivrent aux fabricants un label CE prouvant que le matériel vérifié correspond bien aux normes européennes. Tous les dispositifs médicaux mis sur le marché doivent porter le marquage CE à l'exception des dispositifs médicaux destinés aux études cliniques et des dispositifs médicaux sur mesure. Les fournisseurs doivent introduire une notification de distribution/exportation auprès du service Dispositifs médicaux. Le service vérifiera si les déclarations des firmes pour tout le matériel sont relevantes (inscription dans la bonne catégorie de produits), il intégrera le produit dans une base de données et donnera un numéro d’enregistrement. Les fabricants de dispositifs médicaux de catégorie 1 doivent notifier la mise sur le marché de ces dispositifs médicaux. Le service Dispositifs médicaux possède également une section s’occupant spécialement de la vigilance. En effet, tout utilisateur/distributeur/fabricant de matériel médical est dans l’obligation de rentrer des déclarations d’incidents auprès du service. Le service enregistre à peu près 800 notifications d'incidents par an. Le service doit pour cela enregistrer tous les cas déclarés, vérifier que la firme a pris des actions correctrices si nécessaire (en obtenant l’avis d’une Commission d’Évaluation) et faire des évaluations statistiques. Un call center a également été mis en place au mois de novembre 2006 afin d’éviter que les agents du département Enregistrement ne soient surchargés d’appels de la part de firmes qui demandent des informations relatives au statut de leurs dossiers, à des questions sur les procédures, à la législation pharmaceutique. Le call center s’occupe également des demandes de traitement prioritaire d’un dossier (pour des raisons de santé publique ou économique). Le département Enregistrement s’occupe également aujourd’hui des « importations parallèles » qui permettent à une firme pharmaceutique d’importer des médicaments identiques d’un autre pays de l’Europe vers la Belgique. Ces médicaments doivent aussi exister sur le marché belge, et se vendent en officine au même prix que les médicaments d’origine. Ceci veut dire que des médicaments avec la même dénomination se vendent en officine, mais avec une autre origine possible (par exemple des médicaments espagnols importés en Belgique, avec les emballages du pays d’origine, mais munis

68 Annexe XIII de l’arrêté royal du 18.03.1999.

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d’une étiquette avec des mentions adaptées à la législation belge et une notice adaptée au médicament de référence). Le département Enregistrement doit fournir des autorisations aux importateurs, suite à une demande d’importation parallèle (environ 200 par an), sur une base scientifique et administrative. La procédure d’enregistrement se déroule en trois phases :

a. La phase du dispatching (usage humain) La firme responsable de la mise sur le marché d’un médicament doit introduire une demande soit au niveau européen soit au niveau national. La procédure dépendra de la nature du médicament : Elle est « centralisée » par l’agence européenne (EMEA) pour les produits innovants.

L’autorisation accordée signifie une reconnaissance valable pour toute l’Union européenne. Elle est « décentralisée » si le médicament n’a pas encore reçu d’AMM dans un État membre au

moment de la demande. Le demandeur s’adresse alors à l’un des États membres qui agit comme État membre de référence et prépare un rapport d’évaluation. Les documents joints contiennent une liste des États membres concernés par la demande. À la fin de la procédure quand la demande est approuvée, le demandeur reçoit une AMM dans chaque État membre concerné.

Elle est « de reconnaissance mutuelle » lorsque l’AMM est demandée dans un État membre et que les autres États peuvent ensuite, sur l’initiative du demandeur, reconnaître l’AMM selon la procédure de reconnaissance du premier pays. Les pays disposent également du dossier complet tel que déposé auprès du pays de référence. S’ils ont des motifs de s’opposer à la reconnaissance parce qu’ils estiment que le médicament concerné peut présenter un risque pour la santé publique, la question soulevée est soumise à l’arbitrage de l’agence européenne. La procédure suivie dans ce cas est comparable à la procédure centralisée et débouche sur une décision obligatoire pour les États membres.

Depuis 1998, l’« enregistrement national » n’est possible que si le médicament est enregistré dans un seul État membre. Selon les directives européennes, la procédure d'enregistrement ne peut excéder 210 jours. Les délais réels restent toutefois généralement supérieurs aux délais européens. Ces dernières années, surtout depuis la création de l’EMEA en 1995, la plupart des autorisations ont été accordées au niveau européen.

Le service du dispatching de l’AFMPS assure la réception et la validation des dossiers susmentionnés et les ASMF (Active Substance Master File). La réception/validation d’un dossier nécessite : L’introduction des données transmises par la firme pharmaceutique dans la base de données

MeSeA (Medicinal eSubmission & eApproval System). Les dossiers d’enregistrement des médicaments à usage humain peuvent être introduits de façon électronique depuis le 10 octobre 2005. Le contrôle du dossier soumis se trouve dans un manuel de validation (pour vérifier s’il comprend tous les documents exigés).

Un contrôle électronique. La vérification du paiement de la redevance (rétribution) par la société pharmaceutique. Le choix de la base légale et la justification. La préparation du front office.

b. La phase d’évaluation Les dossiers font l’objet d’une évaluation globale quant à leur qualité, sécurité et efficacité. L’évaluation des dossiers est assurée par un groupe multidisciplinaire composé: D’un pharmacien-gestionnaire qui veille à ce que les dossiers rentrés respectent les délais. De plusieurs experts cliniques, non-cliniques et chimico-pharmaceutiques qui assurent

l’évaluation scientifique des dossiers. Tous les médicaments (tant les spécialités « originales » que les « génériques » et les « copies ») pour lesquels une autorisation de mise sur le marché doit être délivrée, sont soumis à des exigences

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d’évaluation identiques sur le plan scientifique. Tous les dossiers d’enregistrement doivent être présentés sous la forme standardisée CTD (utilisée en Europe, aux États-Unis et au Japon). Un dossier de demande d’enregistrement doit décrire : Les études cliniques et non cliniques. Des études cliniques menées par une firme pharmaceutique

doivent toujours précéder une demande d’enregistrement (voir le chapitre sur le département R&D). Le dossier de demande d’enregistrement rassemblera toutes les données de toxicologie ayant trait à la sécurité et à l’efficacité du médicament.

La fabrication du produit fini. L'Active Substance Master File (le terme Drug Master File était utilisé auparavant) est un

document renfermant des informations sur la caractérisation, le mode de préparation et le contrôle d'une substance active médicamenteuse. Il aide les experts dans la vérification de la qualité de cette substance. Une demande d'AMM peut faire référence à une Active Substance Master File (ASMF) qui fait donc également l’objet d’une évaluation. Un ASMF comporte une partie ouverte (accessible à l'acheteur de la substance active, le demandeur d'AMM) et une partie confidentielle (ou fermée). La partie fermée contient les informations les plus confidentielles, relevant du secret de fabrication de l’entreprise et est envoyée par le fabricant de la substance active immédiatement aux autorités. L'objectif de la procédure ASMF est de protéger les données confidentielles du fabricant de la substance active.

Le certificat de conformité à la pharmacopée européenne (CEP) est un autre document donnant des informations sur la substance active, nécessaire à la demande d'AMM. Dans ce cas, la documentation scientifique concernant la substance active est évaluée par la DEQM (Direction européenne de la Qualité du médicament).

Si le département estime sur base du dossier que les informations sont suffisantes, il autorise la commercialisation du médicament pour les indications cliniques approuvées. Il peut toutefois exiger des informations supplémentaires avant toute mise sur le marché.

c. La phase de clôture Une fois que le dossier a reçu un avis définitif de la Commission des Médicaments, sa finalisation administrative commence. L’Autorisation de Mise sur le Marché (AMM) est vérifiée sur base du dossier approuvé. Les traductions dans les trois langues nationales sont également demandées pour le Résumé des Caractéristiques du Produit (RCP) et la notice. L’étiquetage et l’emballage proposés doivent être conformes aux exigences mentionnées dans le dossier approuvé. Finalement, l’AMM approuvée, le RCP et la notice (dans la langue de la firme), ainsi que la « Lettre Ministre » sont envoyés au détenteur de l’autorisation du médicament. Le service clôture est aussi chargé de l’introduction de toutes les données dans la base de données MeSeA. Il donne également le numéro d’enregistrement unique et adapte les différentes autorisations69 qui y sont liées. L’obtention d’une AMM ne signifie pas qu’un médicament ne fasse plus l’objet de contrôles. Il ne faut pas oublier que les notifications d'effets secondaires éventuels constatés pour des médicaments présents sur le marché belge sont ensuite étroitement contrôlées par le département de la Vigilance70. Un médicament peut être retiré d’un marché à la demande du laboratoire OMCL71 ou à la demande de l’AFMPS lorsqu’apparaît un problème sérieux. L'AMM est alors annulée. Le retrait du marché peut être causé par des raisons de santé (effets secondaires indésirables majeurs, non-respect des règles de

69 Arrêté royal du 14.12.06. 70 Voir le chapitre sur l’exercice de la vigilance. 71 La sécurité de l’ensemble des vaccins sur le marché européen est garantie à 2 niveaux. Premièrement, chaque vaccin mis sur le marché belge doit recevoir une autorisation de l’EMEA ou de l’AFMPS. La seconde étape est l’obligation faite à la société d’effectuer une série de tests de sécurité avant la mise de ces lots sur le marché européen. Un laboratoire officiel européen agréé, un Official Medical control Laboratories (OMCL), complète ces tests de sécurité. La Belgique dispose de 2 OMCL: l’Institut de Santé publique (ISP), pour ce qui est des médicaments humains et le Centre d’études et de recherches vétérinaires et agrochimiques (CERVA) pour les médicaments vétérinaires.

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fabrication) ou par des motifs économiques (apparition de génériques, apparition de molécules plus efficaces, faillite du laboratoire) 72. Quand le médicament provient d’une nouvelle molécule, celle-ci peut-être protégée par un brevet qui est valable pour une période maximale de 20 ans. Après cette période, le brevet de la molécule tombe dans le domaine public. Des laboratoires spécialisés dans la production de médicaments génériques peuvent alors faire des copies de la molécule en question. Les médicaments génériques doivent également faire l’objet d’un enregistrement. Il est indispensable pour une firme pharmaceutique d’introduire une demande de brevet dès que des molécules ont été trouvées. Par ce brevet, l’information secrète bénéficie d’un droit d’exclusivité de 20 ans, qui commence dès le dépôt de brevet. Mais le médicament ne sera disponible pour le patient que bien des années plus tard, lorsque la protection du brevet ne représentera peut-être plus que quelques années. Les procédures administratives (entre deux et trois ans) sont dès lors souvent perçues comme disproportionnées par rapport au temps consacré au développement du médicament en lui-même. La création de l’AFMPS et les procédures d’enregistrement à l’échelle européenne ont cependant été mises en place afin de simplifier les procédures. Le dossier de demande d’enregistrement permet non seulement au ministre de la Santé publique de délivrer l'AMM, mais il influencera aussi toutes les comparaisons ultérieures au niveau de la transparence, des prix et du remboursement. D’autre part, les procédures administratives ne se limitent pas à un enregistrement auprès de l’AFMPS. Après avoir bénéficié d’un enregistrement, le médicament doit encore être approuvé par l’INAMI (SPF Économie) pour la « procédure de fixation des prix ». Enfin, si l'entreprise pharmaceutique souhaite obtenir le remboursement d'un médicament, celle-ci doit encore parcourir une procédure supplémentaire appelée la « procédure de remboursement » (SPF Affaires sociales) en introduisant une demande auprès de la Commission de Remboursement des Médicaments73 (opérationnelle depuis le 1er janvier 2002) de l’INAMI. Cette commission s’appelait auparavant la Commission de Transparence.

8. LE CONTROLE DE LA PRODUCTION ET DE LA DISTRIBUTION

L’AFMPS, en l’occurrence le département P&D, est d’une part responsable du contrôle de la conformité des médicaments et des produits de santé par rapport aux normes, aux directives et aux dispositions légales en vigueur en matière de fabrication, de distribution et de délivrance, et d’autre part, de la délivrance d’autorisations, d’agréments et de certificats, de la lutte contre les pratiques illégales et du contrôle de l’exercice de la pharmacie. Les inspecteurs du département P&D contrôlent l’industrie pharmaceutique (médicaments et produits de santé), les banques de cellules, tissus et sang, le commerce en gros des médicaments et des produits de santé, les officines publiques et les dépôts de médicaments chez les vétérinaires. Les pharmacies, dépôts de vétérinaires et usines pharmaceutiques sont contrôlées in situ par des Commissions médicales provinciales. Hiérarchiquement ces commissions dépendent de la DG2 du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement. Le siège des commissions médicales provinciales est établi dans le chef lieu de la province ou, pour les deux Brabant et Bruxelles, au niveau de l’arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale. Chaque commission médicale provinciale compte un bureau composé de trois médecins (président, vice-président, secrétaire), ainsi que de 4 membres médecins, 4 membres pharmaciens, 4 membres accoucheuses, 4 membres praticiens de l’art dentaire, 4 membres praticiens de l’art infirmier et 4 membres vétérinaires.

72 En Europe, une nouvelle règle apparue en 2005 permet d’annuler une AMM si le médicament n'est pas commercialisé après 3 ans. 73 Composée par des médecins, pharmaciens et économistes de santé qui représentent les ministres des Affaires sociales, de la Santé publique et des Affaires économiques, les services des soins de santé, les universités, les associations professionnelles des pharmaciens et des médecins, les organismes assureurs et l'industrie pharmaceutique.

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Ils doivent rendre des comptes une fois par mois à la Commission médicale du SPF Santé publique, à laquelle participe le département P&D de l’AFMPS. Au moment ou nous écrivons ces lignes, l’organigramme de l’AFMPS est en pleine reconstruction. L’intention est de rassembler toutes les compétences d’inspection au sein du département P&D. Par exemple : La surveillance du respect des normes Good Practice Clinical (pour les laboratoires), est une tâche

normalement dévolue au département Research and Development, mais le département P&D compte intégrer les inspecteurs de ce département en son sein.

Les inspecteurs du département Bon Usage du Médicament qui s’occupent de la surveillance de la publicité pharmaceutique devront également intégrer le département P&D.

Le département P&D était divisé en plusieurs sections avant la réorganisation générale de 2008-2009 : La section des Officines publiques et des Pharmacies hospitalières. La section des Dépôts vétérinaires. La section pour la Surveillance des Industries pharmaceutiques. La cellule des Stupéfiants. La cellule des Précurseurs. Le département est divisé aujourd’hui en trois unités.

a. L’Unité I L’Unité I est responsable de la surveillance des : Officines ouvertes au public. Pharmacies hospitalières. Dépôt de médicaments des établissements de soins. Dépôt de médicaments vétérinaires. Surveillance de la distribution des dispositifs médicaux. Elle est habilitée à adresser des avertissements, établir un procès-verbal en cas d’infraction (si par exemple les résultats d’analyses ne sont pas conformes), organiser de nouvelles inspections. Le département doit superviser les demandes d’implantation des officines. Il y a en Belgique environ 5.200 officines ouvertes au publique et environ 290 officines hospitalières. Ce nombre reste à peu près constant depuis 1994 en raison d’un moratoire sur le nombre d’officine. Le département gère les données relatives aux officines (ouvertures, transferts, fusions, cessions) ainsi que les modifications des données relatives aux détenteurs d’autorisations pour les officines et aux titulaires (service du cadastre des officines). Dans le cadre des demandes d’implantations des officines, le département procède à des enquêtes conformément aux dispositions de l’arrêté royal du 25.09.1974 réglant l’ouverture, le transfert, et la fusion d’officines pharmaceutiques ouvertes au public (nombre maximum d’officines par commune, distance minimale par rapport aux officines les plus proches, meilleure répartition démographique ou géographique des officines)74. Ces demandes sont ensuite soumises à l’avis de la Commission d’Implantation des Officines75. D’autre part, le département tient à jour un cadastre des officines qui est un programme informatique dans lequel sont enregistrées et actualisées une série de données concernant les officines ouvertes au public en Belgique (notamment : adresse de l’officine, détenteur de l’autorisation, titulaire, statut du détenteur de l’autorisation, etc.). Les cessions (ventes) d’officines doivent aussi être enregistrées dans le cadastre et doivent être conformes aux exigences de l’arrêté royal du 13.04.1977. Elles font l’objet d’un rapport établi par un expert agréé par arrêté ministériel et déterminant la valeur de transmission de l’officine. Le détenteur de l’autorisation pour l’officine a l’obligation légale de faire enregistrer

74 La valeur des officines (lors d’une transmission) est établie selon des normes fixées par arrêté royal. 75 Voir le chapitre sur la Commission d’Implantation des Officines, p. 157.

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toutes modifications aux données de l’officine dans les soixante jours de la modification et ce, au moyen de formulaires d’enregistrements délivrés par l’AFMPS. Une autre mission du département est d’assurer le traitement des dossiers des pharmaciens qui suivent une formation en biologie clinique76.

b. L’Unité II L’Unité II assure : L’agrément des personnes responsables de la libération des lots dans l’industrie pharmaceutique

(personnes qualifiées). La délivrance d’autorisations de fabrication, d’importation, d’exportation et de distribution en gros

de médicaments77. L’émission de certificats d’exportation, de certificats GMP (good manufacturing practice). Le traitement des défauts de qualité (RAS–Rapid Alert System) indépendamment de leur origine

(belge, en provenance de pays de l’Union européenne ou non). Le traitement de la non-disponibilité des médicaments essentiels pour le patient. Le secrétariat de la Commission de la Pharmacopée. Les services extérieurs de l’Unité II inspectent les fabricants de médicaments (en Belgique et dans les pays tiers si c’est applicable), les distributeurs, les grossistes-répartiteurs, les laboratoires agréés, les sociétés agréées sur base de l’arrêté royal relatif aux matières premières utilisées par les pharmaciens d’officine, les producteurs des Actives Pharmaceutical Ingredient (depuis 2008) et les banques de sang, cellules et tissus, les distributeurs en gros et détaillants d’appareillage médical. Les inspections se font en fonction des prescrits légaux, mais également en fonction d’une analyse de risques dont les critères sont notamment: le type de médicament (forme galénique, mode de production, indice thérapeutique), le type de firme (grandeur, historique, activités spécifiques, éventail d’activités). Un dossier est constitué par firme au sein du service P&D. Lorsqu’une infraction est constatée, elle fait l’objet soit d’une amende administrative, soit d’une communication au parquet (il en va de même si l’amende n’est pas payée par le contrevenant). Une copie supplémentaire des documents transmis au greffe est conservée dans tous les cas. Les sites sont inspectés in situ par des agents de l’AFMPS afin que l’opérateur puisse obtenir une autorisation pour les activités visées par la législation. Cette autorisation est signée par le délégué du ministre de la Santé publique. Cette autorisation indique clairement les activités autorisées et pour quels médicaments. Les sites qui vont accueillir l’équipement d’une nouvelle production de médicaments ou bien de nouveaux lieux de distribution en gros doivent préalablement faire l’objet d’une inspection avant toute activité. Le département vérifiera si le centre de production/ distribution a à sa disposition le personnel qualifié, les locaux, l’outillage industriel et l’appareillage scientifique appropriés ainsi que les autres moyens nécessaires pour respecter les « Règles de bonnes pratiques de fabrication » (BPF) imposées par la réglementation de la Commission européenne depuis 200378 en cas de fabrication et les « Règles de bonnes pratiques de distribution » (BPD) pour ce qui a trait à la distribution. Toutes les opérations du procédé de fabrication d’un médicament doivent être documentées et faire l’objet de contrôles systématiques en cours de fabrication et ou en fin de fabrication. Ces mesures permettent aujourd’hui de suivre et de documenter chaque lot de médicaments produits. Le fabricant est tenu d’établir et de maintenir un système de contrôle de la qualité placé sous l’autorité d’une personne qualifiée qui est

76 Voir le chapitre sur la Commission d’Habilitation pour les Prestations de Biologie clinique, p. 167. 77 Arrêté royal du 06.06.1960. 78 Directive 2003/94/CE de la Commission du 08.10.2003.

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tenue responsable, entre-autres, de la libération des lots de fabrication. La liste de ces personnes est tenue à jour à l’AFMPS et publiée au Moniteur belge. De nombreux sites de fabrication font l’objet d’un contrôle qualifié de « routinier » tous les deux ans (prescription légale, avec une tolérance de maximum un an). Des missions ponctuelles (non routinières) sont aussi programmées, orientées vers les firmes qui ont montré des défaillances lors de derniers contrôles, qui font l’objet de plaintes ou qui désirent commencer de nouvelles activités. Le temps consacré à une inspection est assez variable selon le type d’inspection. Il faut inclure le temps de préparation, l’inspection sur place, la rédaction du rapport et le suivi des actions correctives proposées par la firme. Le temps va de un jour pour un petit site de distribution à une semaine complète pour un site de fabrication. Certaines inspections sont réalisées à la demande de l’EMEA. En cas de défaillance des conditions de fabrication des médicaments, l’inspecteur doit classer ce manquement selon trois niveaux de gravité: Déficience critique: la déficience est classifiée comme critique si elle peut provoquer la mort d’un

patient qui aurait pris le médicament. Dans ce cas, une interruption immédiate des activités de fabrication est imposée et les médicaments défectueux sont immédiatement retirés du marché.

Déficience majeure : le manquement observé peut avoir des conséquences graves pour la santé du patient.

Déficience mineure : le manquement ne présente pas de danger mais doit être surveillé. Le département réalise chaque année un plan annuel d’analyse d’un ou plusieurs types de médicaments. Ces types de médicaments analysés changent chaque année. Le choix s’effectue en fonction des remarques et des observations des inspecteurs, des campagnes des années précédentes, des campagnes réalisées par d’autres organismes, les remarques des autorités d’enregistrement, une analyse de risque (indice thérapeutique, forme pharmaceutique, voies de production, etc.). Il est à remarquer que ces analyses se superposent à celles menées par les firmes pharmaceutiques. Tous les distributeurs de médicaments doivent respecter les bonnes pratiques de distribution prévues par la réglementation et disposer d’un pharmacien. Les grossistes répartiteurs qui approvisionnent journellement en médicaments les officines de la zone qu’ils ont désignée doivent détenir un stock déterminé de produits et assurer un rôle de garde afin de garantir cet approvisionnement. Les firmes autorisées sont régulièrement inspectées par des inspecteurs-pharmaciens qui veillent au respect des obligations imposées par la réglementation relative aux médicaments. Les firmes pharmaceutiques et les agences européennes de surveillance des médicaments disposent d’un numéro d’urgence à l’AFMPS afin de prévenir ses agents de la présence en Belgique de médicaments présentant un danger. Ces appels d’urgence sont appelés RAS (Rapid alert system). L’AFMPS est chargée quant à elle de prévenir toutes les intervenants en Belgique. Il est à noter que la traçabilité des médicaments est effectuée en fonction des étapes de la distribution. Celui qui fabrique un lot de médicament sait dire à quel distributeur il a été vendu mais pas à quelle officine. Le distributeur devra pouvoir fournir une liste des officines qui ont reçu le médicament. Les distributeurs de certaines catégories de dispositifs médicaux (principalement les dispositifs médicaux stériles, les dispositifs médicaux à usage unique, les implants) doivent se faire reconnaître auprès du département Enregistrement (unité appareillage médical) sur base d’une notification. L’AFMPS publie une liste des distributeurs et exportateurs reconnus.

c. L’Unité III L’Unité III assure la délivrance des autorisations et des licences d’importation et d’exportation pour les substances hormonales, antihormonales, anabolisantes et anti-infectieuses, pour les précurseurs, pour les stupéfiants et psychotropes.

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Les inspecteurs et les contrôleurs de cette unité sont entre autres chargés du contrôle des sites sur lesquels sont manipulés des produits spécialement réglementés (ex. : stupéfiants, précurseurs, hormones). Ils se rendent dans les firmes détenant les substances en question afin de voir si les registres sont bien tenus, les formulaires d’autorisations d’importations et d’exportations bien conservés (trois ans au minimum), s’il n’y a pas un déséquilibre entre les registres et les montants des factures, si les réserves de précurseurs correspondent à ce qui est déclaré, si les dépôts sont bien sécurisés (stupéfiants), etc. L’unité Substances hormonales, anti-hormonales, anabolisantes et anti-infectieuses délivre des autorisations de détention et de vente de ces substances aux firmes. Certaines substances font parfois l’objet d’un commerce illicite ou d’un usage abusif. Les contrôleurs sont chargés de vérifier si les personnes qui détiennent ces substances disposent bien des autorisations requises et si elles acquièrent et livrent ces produits dans le respect de la réglementation. Chaque importation ou exportation de ces produits doit être notifiée à l’Agence et faire l’objet d’une comptabilité79. Les peines peuvent être très sévères en cas d’infractions, conformément à la loi du 24 février 1921 sur le trafic des substances vénéneuses, soporifiques, stupéfiantes, désinfectantes ou antiseptiques. Le département mène conjointement de nombreuses opérations de contrôle avec l’AFSCA. Ces opérations sont réalisées suite à des échanges d’informations entre les deux agences. Si l’AFSCA découvre par exemple qu’un éleveur utilise ou a en sa possession un nombre excessif d’antibiotiques (ou d’hormones), les agents de l’AFSCA préviendront l’AFMPS et demanderont de contrôler les activités du pharmacien-vétérinaire qui fourni habituellement ces produits. Il s’agira de voir si le pharmacien ou le vétérinaire ne délivre pas plus de médicaments qu’il ne le déclare officiellement. Un contrôle efficace des produits chimiques utilisés dans la fabrication illicite de stupéfiants et de substances psychotropes constitue l'un des meilleurs moyens pour lutter contre le trafic de drogue. Mais ces produits, appelés précurseurs, ont souvent des usages légaux et légitimes. La cellule (administrative) des Précurseurs80 surveille les importations, les exportations et les activités intermédiaires des précurseurs afin de prévenir tout détournement. La cellule a vu le jour avec l’arrêté royal du 26 octobre 1993 fixant pour la première fois des mesures de contrôle81. Elle se compose d’agents de l’AFMPS et de représentants de la Direction nationale des Recherches, Administration des Douanes et Accises du SPF Finance. La spécificité du travail tient au fait que les produits surveillés ne sont ni des médicaments, ni des drogues82. Les précurseurs surveillés et répertoriés font aujourd’hui l’objet d’une réglementation européenne. Chaque précurseur est repris dans une catégorie en fonction de son danger potentiel en cas de détournement : La catégorie 1 comprend les précurseurs qui ne peuvent être utilisés légitimement que de façon

limitée et qui peuvent être détournés de la fabrication de drogues synthétiques. Ces précurseurs sont soumis à des contrôles très stricts, surtout lorsqu’il s’agit d’importations ou d’exportations. Les firmes doivent obtenir un agrément avant de posséder ces précurseurs.

Les catégories 2 et 3 concernent des précurseurs qui ont des champs d’utilisation plus étendus. Ils sont négociés en grandes quantités et sont détournés comme matières de support lors de la fabrication et lors de la préparation des drogues. Les contrôles sont moins stricts (l’entreprise devra seulement s’enregistrer).

La cellule détecte les cas suspects grâce à la collaboration des opérateurs. Un règlement européen oblige ces opérateurs à communiquer toute commande ou toute transaction inhabituelle de précurseurs à l’unité.

79 Arrêté royal du 12.04.1974. 80 Accord du 13.04.1993 n° 47118/F79.339 entre le ministre des Finances et le ministre de la Santé publique. 81 Ces tâches proviennent de l’application du Traité de Vienne en 1988 et plus particulièrement de son article 12. C’est un traité des Nations Unies contre le trafic clandestin qui oblige les pays signataires à empêcher l’utilisation de précurseurs dans la fabrication illégale de matières psychotropes et stupéfiantes. La réalisation de cet article a donné lieu à 3 règlements européens : Eu 273/2004, 111/2005 et 1277/2005. 82 Les stupéfiants sont visés par la loi du 24.02.1921 sur les substances soporifiques et par trois règlements européens (règlements n° 273/2004, 11/2005 et 1277/2005) qui déterminent les conditions d’import-export ainsi que les modalités de contrôle. Ces règlements européens ont remplacés l’ancien arrêté royal du 26.10.1993.

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En cas de fraude (ou de soupçons), la cellule des Précurseurs transmet automatiquement l’affaire à la Police fédérale ou à l’Administration des Douanes et Accises. Elle collabore également avec l’OLAF (Organe Européen de Lutte Anti-Fraude). Il est à noter que l’unité n’a pas de contact direct avec les Nations Unies (contrairement à l’unité s’occupant des stupéfiants). Les contacts avec l’ONU en matière de précurseurs sont assurés par des émissaires européens depuis 1988 (signature de la Convention against trafic in narcotic Drugs and psychotropics substances). La cellule rédige tous les ans un rapport statistique sur les précurseurs en Belgique pour la Commission européenne (Comité des Précurseurs de Drogues). Ce résumé est également repris de manière synthétique dans un rapport annuel de l’ONU. La cellule des stupéfiants est responsable du commerce légal national et international des stupéfiants et des substances psychotropes. Ses tâches découlent de la Convention unique telle qu’amendée par le protocole 72 et de la Convention sur les substances psychotropes, ces Conventions ayant été prises dans le cadre des Nations unies et ratifiées par loi en Belgique. Elles concernent essentiellement le contrôle du circuit licite de ces substances83. Les tâches de la cellule peuvent être résumées de la façon suivante : Au niveau international :

- Contrôler les importations et les exportations (voir infra). - Fournir des statistiques et des évaluations annuelles des stupéfiants et des psychotropes :

estimation des trafics, abus constatés, quantités saisies, nombre d’affaires judiciaires, jugements, nombre de morts par overdose, consommation annuelle de drogue, etc. Ces estimations doivent être envoyées tous les trimestres à l’Organe International de Contrôle des Stupéfiants (OICS) à Vienne, et tous les ans aux services du Programme des Nations Unies pour le Contrôle International de la Drogue (PNUCID). Le contrôle des stupéfiants et psychotropes a un caractère quantitatif. Il s’agit d’éviter que l’importation ou l’exportation de ces substances ne soit déviée du commerce licite.

- Participer aux travaux de la Commission des Stupéfiants de l’ONU. - Participer au Forum International pour la Lutte contre la Fraude et la Contrefaçon des

Médicaments, existant depuis 199784. Les représentants de 15 pays mais également des représentants du Conseil de l’Europe, de la Commission européenne, de l’Organisation Mondiale des Douanes (WCO) et de l’OMS participent à ce forum à caractère international. Il vise l'approche multidisciplinaire de la contrefaçon et de la fraude au niveau mondial grâce à un dialogue actif entre les services policiers, les douanes, les laboratoires et les autorités compétentes des médicaments, comme l‘AFMPS. Les sujets abordés sont les dangers du commerce des médicaments via Internet, les falsifications des suppléments alimentaires, le dopage et le mauvais emploi des cellules souches, la fraude, la contrefaçon et le commerce illégal des médicaments.

- Participer dans le cadre de l’Union européenne aux réunions consacrées à la drogue ou aux médicaments contenant des stupéfiants et des substances psychotropes : Groupe Horizontal des Drogues (Union européenne), Groupe Pompidou (Conseil de l’Europe), Observatoire européen des Drogues (situé à Lisbonne).

Au niveau national : - Identifier les opérateurs. - Surveiller l’ensemble du circuit de distribution grâce aux quelque 350.000 « bons de

stupéfiants » émis par la cellule chaque année. Une pharmacie qui souhaite commander des matières stupéfiantes doit obligatoirement demander une autorisation à l’Unité par le biais d’un bon de stupéfiant. Le service vérifiera si la quantité demandée est conforme aux besoins de la pharmacie (en comparant par exemple les prescriptions conservées par la pharmacie).

- Organiser des inspections périodiques des points de distribution et contrôler la comptabilité. La cellule vérifiera si le pharmacien est bien habilité à posséder des stupéfiants et s’il remplit

83 La loi de base est la loi du 24.02.1921 complétée par les arrêtés royaux des 31.12.1930 et 22.01.1998. 84 En anglais : Permanent Forum on International Pharmaceutical Crime (PFIPC).

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correctement toutes les exigences administratives. Si la cellule découvre des cas illicites, elle doit transmettre le dossier au parquet.

- Surveiller les quantités fabriquées de ces substances ainsi que des médicaments qui en contiennent.

- Fournir aux firmes les documents nécessaires pour l’importation et l’exportation à l’aide de certificats et autorisations délivrées au cas par cas. L’exportateur et l’importateur seront toujours contrôlés simultanément. Un grossiste belge qui souhaite importer des stupéfiants provenant d’Amérique du Sud devra demander une autorisation d’importation auprès de l’AFMPS. L’AFMPS demandera alors à l’agence sud-américaine de fournir une copie de l’autorisation d’exportation du grossiste sud-américain85. Les procédures de contrôle pour l’importation et l’exportation de stupéfiants sont réglementées par trois conventions internationales qui uniformisent les contrôles dans tous les pays.

- Collaborer avec d’autres instances nationales ou internationales pour détecter les transactions suspectes. Elle effectue ces surveillances en analysant des données et en échangeant les informations intracommunautaires relatives aux ventes et aux envois de stupéfiants.

L’unité spéciale d’Enquête (créée en 2008) fait partie du pilier Inspection de la nouvelle structure de l’AFMPS. Elle est en cours de constitution et est constituée de membres originaires du département P & D, du département R & D et de services extérieurs à l`agence. Elle travaille actuellement sous la direction du coordinateur de l’unité I au sein du département P&D. Cette unité orientée transversalement sur les unités d’inspection est chargée de la lutte contre la criminalité pharmaceutique en général (contrefaçon, circuits illégaux de vente, importation de médicaments non enregistrés, etc.). Le contrôle est exercé à tous les niveaux, de la fabrication à la vente au détail, en ce compris l’importation et l’exportation86. La criminalité pharmaceutique concerne : La contrefaçon, la falsification de médicaments et le commerce de suppléments alimentaires avec

des indications thérapeutiques (avec parfois des infractions aux droits de propriété intellectuelle). L’escroquerie avec des narcotiques et des psychotropes sous forme de médicaments. Les problèmes liés à l’importation, l’exportation et le transit des médicaments (absence

d’autorisations par exemple). Internet et la vente à distance. Le dopage humain et vétérinaire. La criminalité vétérinaire liée aux médicaments à usage vétérinaire (ex. abus d’antibiotiques). Les produits des « zones grises » ou sans autorisations de mise sur le marché87. Le commerce des médicaments traditionnels (la médecine chinoise par exemple). Le vol de médicaments.

9. L’INFORMATION ET LE CONTROLE DE LA PUBLICITE SUR LES MEDICAMENTS

Le département Bon Usage du Médicament (BUM) a un rôle d’information sur les médicaments et de contrôle de la publicité en faveur de ces médicaments faite par les firmes pharmaceutiques. L’objectif

85 Il est à signaler que la Belgique est un grand producteur (et exportateur) mondial de stupéfiants de synthèse. 86 Au niveau national, c’est la loi du 24.02.1921 concernant le trafic des substances vénéneuses, soporifiques, stupéfiantes, désinfectantes ou antiseptiques qui sert de base aux arrêtés royaux : - du 3.12.1990 concernant le trafic des substances soporifiques et stupéfiantes, et du 2 décembre 1988 réglementant certaines substances psychotropes. - du 26.10.1993 fixant des mesures afin d’empêcher le détournement de certaines substances pour la fabrication illicite de stupéfiants et de substances psychotropes. Trois conventions internationales des Nations Unies organisent au niveau international le contrôle de ces substances et des préparations qui les contiennent : la convention Unique sur les stupéfiants du 30.03.1961, la convention sur les substances psychotrope du 21.02.1971, la convention contre le trafic illicite de stupéfiants et de substances psychotropes du 19.12.1988 (dite des précurseurs). Les règlements européens, l’Accord de Schengen du 14.06.1985 et la Convention du même nom du 19.06.1990 s’ajoutent à ces dispositions. 87 Voir le chapitre sur la Commission des Zones grises.

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est que chaque acteur reçoive l’information correcte et adéquate qui lui est nécessaire pour que les médicaments soient utilisés de manière rationnelle et sûre. Avec la mise en place de la nouvelle structure de l’AFMPS, les activités de l’actuel département BUM devraient être réparties entre le pilier « post AMM » (information) et le pilier « Inspection » (contrôle de la publicité). Les agents seront également transférés dans ces deux piliers en fonction de leurs tâches. Dans le cadre du contrôle de la publicité, le BUM traite les demandes de visas autorisant la diffusion télévisuelle ou audiovisuelle de publicités pour les médicaments non soumis à prescription médicale. Ces visas sont ensuite accordés sur avis de la Commission de contrôle de la publicité des médicaments à usage humain88. Les campagnes d’information à la radio ou à la télévision sur la santé et les maladies humaines qui font référence à des médicaments sont également soumises à un tel visa préalable. En effet, la réglementation pour les campagnes d’information ayant trait à un médicament auprès du public est devenue plus stricte en novembre 2006. La nouvelle réglementation impose l’obtention préalable d’un visa89 pour l’organisation de campagnes d’information diffusées à la radio ou à la télévision90. Les publicités diffusées par les autres médias doivent faire l’objet d’une notification dont la conformité est évaluée par des pharmaciens du BUM. Ce n’est pas le cas pour les campagnes d’informations. D’autres agents s’occupent spécialement du contrôle des primes et avantages remis aux professionnels de la santé par les firmes pharmaceutiques et de dispositifs médicaux, notamment grâce aux informations obtenues de l’association Mdeon (voir infra). Ils effectuent pour cela depuis 2008 un travail d’inspection en se rendant à des manifestations scientifiques de plus d’une journée organisée en Belgique. Ils vérifient notamment si les sponsors des organisateurs ont bien un visa préalable, si le sponsoring individuel de certains participants est bien couvert par un visa ou si la publicité déployée est conforme à la législation. Les relations entre les professionnels de la santé et l’industrie des médicaments et des dispositifs médicaux sont très réglementées. Ces mesures ont pour but de lutter contre les excès de la promotion des médicaments. Ainsi, le nombre de boîtes de médicaments offertes (à titre d’échantillons) aux médecins par une firme pharmaceutique ne peut pas dépasser huit boîtes par an. L’intention est d’éviter qu’un médecin ne donne gratuitement des boîtes à des clients, et, qu’ensuite, pour rester cohérent, il prescrive la même marque pendant plusieurs années. Les firmes pharmaceutiques ou de dispositifs médicaux doivent demander un visa préalable à l’ASBL Mdeon91 pour pouvoir prendre en charge, partiellement ou totalement, directement ou indirectement, la participation de professionnels de la santé à des manifestations scientifiques comportant au moins une nuitée (congrès, séminaires, visite d’entreprises, etc.)92. L’ASBL Mdeon est une association autonome gérée par les organisations professionnelles de la santé en Belgique (médecins, pharmaciens, dentistes, vétérinaires et secteurs industriels93). Créée en mai 2006, Mdeon se veut être une « plate-forme déontologique commune » par laquelle ces acteurs s’engagent à mettre en place un

88 Voir chapitre sur la Commission de Contrôle de la Publicité des Médicaments à Usage humain. 89 Cette obligation de visa préalable n’est pas nécessaire pour les campagnes d’information relatives à la santé humaine ou à une maladie humaine qui sont diffusées à l’initiative ou avec l’approbation d’un ministre fédéral, régional ou communautaire, d’une organisation internationale ou d’un organisme d’intérêt public compétent en matière de santé, d’une province ou d’une commune. 90 Modifications apportées par l’arrêté royal du 22.11.2006 en concordance avec la loi du 25.03.1964 modifiée le 16.12.2004 et le 01.05.2006. 91 L’arrêté royal du 23.11.2006, portant exécution de l’article 10, §3 de la loi du 25.03.1964 sur les médicaments, agréé l’ASBL Mdeon comme seul organe pouvant assurer cette procédure de visa préalable. Outre les cotisations versées par les membres de l’association, le financement en est assuré par les redevances payées par les entreprises lors de l’introduction des demandes de visas. 92 Article 10, §3 de la loi du 25.03.1964 sur les médicaments tel que modifié par la loi du 16.12.2004. 93 L’ABSyM, Domus Medica, VBS/GBS, la SSMG, le SVH, l’APB, l’OPHACO, IPSA, SSPF, Formavet, UPV, VVT, l’Unamec, Febelgen et Pharma.be.

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dispositif d’autorégulation transparent en matière d’information et de promotion des médicaments et des dispositifs médicaux. Les initiatives préexistantes, comme le code de déontologie de Pharma.be ou de l’Unamec, ont également été intégrées dans cette structure. Dans un souci de transparence, Mdeon invite des représentants des autorités publiques à son Conseil d’administration. Les firmes souhaitant diffuser des publicités doivent avoir recours à un responsable de l’information (un pharmacien, médecin ou vétérinaire). Celui-ci peut être engagé par plusieurs firmes à la fois et doit demander un agrément à l’AFMPS. Ce responsable doit vérifier la conformité à la législation de toutes les publicités diffusées par le titulaire d’AMM qui l’a désigné. La firme titulaire d’une AMM de médicaments doit prouver la conformité de la publicité par rapport à la législation en vigueur. Elle doit pour cela constituer un fichier reprenant l’ensemble des publicités qu’elle a diffusé et par exemple, les SMS et les objets de toute nature destinés à être utilisés partiellement ou totalement à d’autres fins que celles de communiquer de l’information, ainsi que la pratique du « satisfait ou remboursé » sont également des moyens publicitaires interdits pour les médicaments. Les publicités écrites sont plus nombreuses, et plus de 200 notifications sont introduites tous les ans au département. Le département doit donner une réponse positive ou négative dans les 30 jours qui suivent l’introduction de la demande de notification ou dans les 45 jours pour une demande de visa. Il est à noter que l’ensemble de ces documents ont déjà fait l’objet d’un contrôle préalable par les « responsables de l’information » des firmes pharmaceutiques. Quand un médicament enregistré présente un risque certain lors de son utilisation par un patient (effets indésirables connus) ou même un médecin (un nouveau modèle de seringue par exemple), la firme pharmaceutique peut être mise dans l’obligation d’informer plus spécialement les patients et les médecins sur les manières de minimiser les risques de survenue de ces effets indésirables. Les sociétés pharmaceutiques doivent, conformément aux conditions mises lors de l’AMM, proposer du matériel éducationnel et informatif qui sera remis aux patients et aux médecins afin de les prévenir du danger du médicament et des manières d’éviter ce danger. Chaque dossier constitué par une firme pharmaceutique doit obligatoirement être examiné et accepté par le département du BUM avant d’être distribué aux acteurs des soins de santé ou aux patients. Cette procédure fait partie du Risk management program (RMP). Le matériel ainsi remis ne peut avoir de connotation promotionnelle. La procédure RMP n’existe officiellement que depuis 2006, mais des dossiers du même type étaient déjà constitués pour les patients traités à la thalidomide (voir infra). Une firme qui souhaite mettre sur le marché un médicament dont l’utilisation présente des risques, peut aussi voir l’autorisation de mise sur le marché (AMM) soumise à des conditions particulières de contrôle préalable quant à son utilisation et sa distribution. La constitution d’un dossier RMP est alors inévitable. Un exemple marquant est le cas de l’utilisation de la thalidomide, dont l’utilisation est de nouveau autorisée depuis quelques années dans la lutte contre des maladies orphelines. Le risque tératogène de la thalidomide oblige la firme pharmaceutique à suivre un Risk management program (RMP) très développé. Le département possède des dossiers ayant trait au problème de la thalidomide. Jusqu’il y a quelques années, tout patient qui souhaitait obtenir de la thalidomide devait introduire une demande de prescription auprès de l’AFMPS. La demande officielle (rédigée par le médecin prescripteur) était étudiée au cas par cas par la DG Médicament (actuelle AFMPS). Cette compétence a été transférée en vertu d’un arrêté royal du 30 juin 2005 à la société pharmaceutique Pharmion qui est la seule à distribuer de la thalidomide en Belgique. L’AFMPS exerce tout de même un contrôle sur la distribution de thalidomide par Pharmion en exigeant chaque année des statistiques précises sur les patients traités à la thalidomide.

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Le département est responsable de la qualité des informations transmises au public par l’AFMPS. Il doit répondre à toutes les questions adressées par des médecins, des pharmaciens ou des patients et est actuellement chargé de concevoir le futur site web de l’AFMPS. L’AFMPS a établi un partenariat avec le Centre Belge d’Information Pharmacothérapeutique (CBIP)94 pour la diffusion auprès des professionnels de la santé d’information sur les médicaments indépendante et objective, fondée sur les données probantes les plus récentes (evidence based medicine). Le CBIP a ses bureaux dans les locaux de l’AFMPS (voir infra). Dans le même ordre d’idée, le département du Bon Usage du Médicament est responsable de la mise à jour de la banque de données EXTRA, disponible sur internet, et qui fournit une fiche signalétique des médicaments enregistrés en Belgique (dosage, galénique, etc.). Si cette compétence présente un lien avec les activités du département Enregistrement, il faut souligner que la base de données du BUM a pour but d’être publique95. Cette banque de données est gérée en collaboration avec le SPF Économie car elle donne également des informations sur le prix et les ventes des médicaments, informations réservées à l’usage interne du département.

10. LA VIGILANCE

La vigilance, en tant que discipline, a pour objet la surveillance du risque d'effets indésirables et d’incidents résultant de l'utilisation des médicaments et produits de santé après leur mise sur le marché. Cette mission implique : La collecte des informations. L’évaluation de ces informations. La prise de mesures (interventions) le cas échéant, et l’évaluation de l’impact de ces mesures. Le département qui exerce cette fonction porte le nom de Vigilance étant donné qu’il a en charge la pharmacovigilance (qui concerne les médicaments), la biovigilance96 (qui concerne les cellules et tissus) et l’hémovigilance97 (qui concerne le sang et ses dérivés labiles). Ce département effectue également des inspections pour contrôler les systèmes de vigilance dans les firmes pharmaceutiques. Mais cette compétence sera prochainement transférée au département Production et Distribution.

a. La pharmacovigilance Un médicament est autorisé sur base de données médicales forcément restreintes et notamment d’essais cliniques portant sur un nombre limité de patients. Il importe donc d’en assurer la surveillance après la mise sur le marché, lorsqu’il fait l’objet d’une utilisation plus large. Elle vise à garantir la sécurité d’emploi des médicaments. Le Centre Belge de Pharmacovigilance pour les médicaments à usage humain, institué au sein du département « Vigilance », rassemble tous les rapports individuels concernant les effets indésirables signalés spontanément par les professionnels de la santé (médecins, pharmaciens, dentistes) en respectant l’anonymat des patients. Il rassemble d’autre part tous les rapports individuels d’effets indésirables des détenteurs d’autorisation de médicaments et des sponsors d’études cliniques, signalés spontanément ou lors d’études cliniques, qui ont lieu en Belgique. Il analyse les rapports des professionnels de la santé et procède si nécessaire à une enquête approfondie. Il est en relation avec le réseau des centres de vigilance de tous les pays de l’Union Européenne ainsi qu’avec le Centre international de Pharmacovigilance mis en place par l’Organisation Mondiale de la Santé. Au vu des renseignements recueillis en Belgique et ailleurs, des mesures appropriées sont proposées au ministre qui a la santé publique dans ses attributions, généralement après des discussions au sein de la

94 Voir le chapitre sur le Centre belge d’Information pharmacothérapeutique. 95 Le personnel du BUM qui s’occupe de la base de données devrait toutefois rejoindre le département Enregistrement. 96 Cette compétence existe depuis 2008. 97 Cette compétence existe depuis 2005.

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Commission des Médicaments à Usage humain : mise sur prescription du médicament, modification de certaines rubriques des RCP et des notices, envoi d’informations au corps médico-pharmaceutique, suspension voire retrait de l’autorisation de mise sur le marché. Ces mesures se prennent de plus en plus fréquemment après concertation au sein de l’EMEA. Il est à noter qu’une collaboration pour la vigilance lie Test Achats et l’AFMPS depuis le 20 avril 2007. La réalisation de ce projet permet à des patients se plaignant d’effets indésirables de transmettre leurs informations à un point de contact de Test Achats. Il existe aussi un système RAS (Rapid Alert System), soit un système européen d'alerte rapide, géré par les États membres et par lequel chaque pays est informé des problèmes de pharmacovigilance pouvant présenter un risque pour la santé publique.

b. L’hémovigilance Les tâches les plus importantes du département concernant l’hémovigilance sont : Le recueil et l’évaluation d’informations concernant les effets indésirables graves qui sont liés à la

collecte, au contrôle, à la préparation, au stockage et à la distribution du sang ou de composants sanguins et qui peuvent avoir une influence sur la qualité et la sécurité de ceux-ci.

Le recueil et l’évaluation d’informations sur les effets indésirables graves chez des donneurs de sang et des receveurs de composants sanguins.

Proposition de mesures suite à l’évaluation des données d’hémovigilance et suivi de l’exécution de celles-ci.

c. La biovigilance

Les tâches les plus importantes du département concernant la Biovigilance sont la notification : D’effets indésirables graves chez le donneur ou le receveur de tissus ou cellules. D’incidents graves survenus entre le don et la distribution de tissus ou cellules.

d. Autres tâches relatives au sang, aux cellules et aux tissus Agrément des établissements de transfusion sanguine et des banques de cellules et de tissus. Établissement du prix des composants sanguins, tissus et cellules.

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ORGANIGRAMMES

Ministère de la Santé publique et de la Famille (1966)98

Secrétariat général Services généraux Direction générale de la Famille et du Logement Administration des Établissements de Soins Administration de l’Hygiène publique Administration de l’Assistance Administration des Dommages aux Personnes Administration de la Médecine sociale Administration de l’Hygiène publique Études d’Hygiène publique Inspection de l’Hygiène Inspection des Denrées Alimentaires Inspection du Commerce des Viandes Inspection de la Pollution Services administratifs Génie sanitaire Inspection de la Pharmacie99 - Inspecteur général - Inspecteur en chef - directeur - Inspecteurs principaux - chefs de services - Inspecteurs des pharmacies - Contrôleur des stupéfiants - Secrétaire d’administration

98 Non exhaustif. 99 Structure déterminée par l’arrêté royal du 30.09.1964.

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Inspection générale de la Pharmacie (1979)100

L’Inspecteur général Produits dangereux Contrôles qualitatifs - Pesticides - Produits dangereux Contrôles quantitatifs - Stupéfiants et matières psychotropes - Hormones, antihormones et antibiotiques

Production du médicament Pharmacopée et monographies Commission des médicaments Pharmacovigilance Documentation et information scientifique Fabrication et importation

Distribution du médicament Grande distribution des médicaments Commission des prix Comité consultatif

Autorisations médicales Délivrance des médicaments et conditionnement d’exercice de l’art pharmaceutique Implantation des officines

Soutien logistique Relations internationales Activités internationales

100 Inspection générale de la Pharmacie, Rapport d’activité pour l’année 1979, p. 4. Les commissions indiquées ici sont représentées dans l’organigramme du rapport annuel de 1979.

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L’Inspecteur général Médicaments (section A) Médicaments

- Production du médicament - Pharmacopées et monographies - Commission des médicaments - Fabrication et importation

Information sur le médicament - Pharmacovigilance - Documentation et information scientifique

Distribution du médicament - Commerce de gros du médicament

Autres produits réglementés (section B) Contrôle qualitatif

- Pesticides - Substances dangereuses

Contrôle quantitatif - Stupéfiants et psychotropes - Hormones, anti-hormones et antibiotiques

Art pharmaceutique (section C) Délivrance des médicaments et conditionnement d’exercice de l’art pharmaceutique Implantation des officines

Administration Support général

- Relations internationales - Activités administratives

101 Inspection générale de Pharmacie, Rapport d’activité pour l’année 1982, p. 3. Les commissions indiquées ici sont représentées dans l’organigramme du rapport annuel de 1982.

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Inspecteur général de la Pharmacie Secrétariat

Département inspection des Officines et du secteur vétérinaire Inspecteurs des Officines Répartition des Officines Commission de Biologie clinique Contrôle du Secteur vétérinaire

Département de l’Inspection de l’Industrie pharmaceutique et du Médicament Inspection de l’Industrie Pharmaceutique Documentation et information pharmaceutique Validation des Enregistrements Centre national de Pharmacovigilance Commission de la Pharmacopée Commission des Médicaments Procédures européennes Commission de Contrôle de la Publicité Commission de Transparence

Département du Contrôle des Stupéfiants, des Psychotropes et de leurs Précurseurs Contrôle des Stupéfiants et des Psychotropes Contrôle des Précurseurs

Relations internationales et Législation

102 Inspection générale de Pharmacie, Rapport d’activité pour l’année 1996, p. 4. Les commissions indiquées ici sont représentées dans l’organigramme du rapport annuel de 1996.

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Direction générale des Médicaments (2002)103

Office management Secrétariat Communication et Information Service qualité et Gestion des connaissances Service juridique

Département Recherche et Développement Staff administratif Évaluation Services d’inspection Avis scientifiques

Département de l’Enregistrement Dispatching Évaluation Médicaments vétérinaires

Département de Pharmacovigilance Rassemblement des informations Évaluation Intervention et poursuite

Département Production et Distribution Staff administratif Pharmacopée TMF Unité I

- Officines - Pharmacies d’hôpitaux - Dépôts de médicaments vétérinaires - Équipement médical

Unité II - INGRO2 - Laboratoires - Matières premières

Unité III - Produits spécialement réglementés - Pratiques illégales

Département Bon usage du Médicament Frontdesk Publicité Relations externes

103 Direction générale des médicaments, Rapport d’activité pour l’année 2002, p. 6. Les commissions indiquées ici sont représentées dans l’organigramme du rapport annuel de 2002.

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European Medicines Agency (2007)104

Directeur exécutif Soutient exécutif Administrateur expérimenté en science de la vie Gestion de la qualité intégrée et audit Secteur juridique

Département des évaluations avant autorisation pour les médicaments à usage humain Conseil scientifique et des médicaments orphelins Qualité des médicaments Sécurité et efficacité des médicaments

Département des évaluations après autorisation pour les médicaments à usage humain Affaires réglementaires et soutien organisationnel Pharmacovigilance, sécurité et efficacité des médicaments après autorisation Informations médicales

Département des médicaments vétérinaires et inspections Procédures d’autorisation de mise sur le marché des médicaments à usage vétérinaire Sécurité des médicaments à usage vétérinaire Inspections

Communications et réseaux Gestion des documents et publications Gestion des réunions et conférences Gestion de projets Technologies de l’information

Administration Personnel et budget Services d’infrastructure Comptabilité

104 Site web de l’EMEA (http://www.emea.europa.eu/).

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Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé (2007)105

Services de l’Administrateur général Department Research and Development Département Enregistrement Département Services généraux Département Production & Distribution Département Vigilance Département Bon Usage du Médicament

105 Site web du SPF Santé publique (https://portal.health.fgov.be).

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Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé (2008)106

Comité Consultatif, Comité de Transparence, Comité Scientifique Administrateur général Audit interne & Qualité Cellule Program Management Office (PMO) Cellule Relations internationales Service Communication & Soutien scientifique Cellule de Crise (non permanente)

Conseil de Direction Services d’appui B&Cg Service Traduction P&O Service juridique ICT

Coordinateurs des domaines d’excellence Pilier PRE-autorisation Research & Development (R&D) Enregistrement - 1ère autorisation (humain) Médicaments vétérinaires Évaluateurs

Pilier POST-Autorisation Enregistrement – Variations (humain et vétérinaire) Vigilance (pharmacovigilance : humain et vétérinaire, biovigilance, matériovigilance, et

hémovigilance) Produits de santé Bon Usage

Inspection Unité Spéciale d’Enquête (USE)

- Cellule Politique de contrôle - Industrie - Délivrance

Commissions de l’AFMPS Plates-formes nationales avec les services publics et les institutions

106 Rapport annuel de l’AFMPS pour l’année 2007, p. 6.

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LES ARCHIVES DE L’AFMPS

ET DE SES PREDECESSEURS EN DROIT

1. ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES

Si l’arrêté royal du 6 juin 1960 énumère les documents que les pharmaciens sont obligés de conserver et si l’arrêté royal du 30 juin 2004 contraint les comités d’éthiques des hôpitaux de conserver leurs documents pendant 20 ans, aucune réglementation ne force l’AFMPS à conserver des documents, à l’exception de la loi sur les archives de 1955 et la loi sur la publicité administrative de 1994. L’AFMPS conserve de grandes quantités d’archives en relations avec les dossiers d’enregistrement des médicaments et des inspections effectuées par ses prédécesseurs en droit. Le nombre de demandes d’enregistrement de médicaments en Belgique a sérieusement augmenté ces dernières années. Le volume d’archives produites par l’Agence devient par conséquent de plus en plus grand. La conservation de grandes séries d’archives est en partie redevable au drame de la thalidomide. La DG Médicaments puis l’AFMPS ont depuis développé une politique très prudente de conservation des archives. Plus que toute autre administration, le travail des agents de l’AFMPS a des conséquences directes et irréversibles sur la santé publique, voire sur la vie ou la mort de la population. L’AFMPS souhaite dès lors conserver ses archives le plus longtemps possible, même de très nombreuses années après la mise sur le marché du médicament, étant donné qu’il est nécessaire de pouvoir comprendre des effets secondaires sur le long terme en déterminant la composition des médicaments, retracer la vie d’un médicament à travers l’histoire, ou encore, pouvoir justifier une ancienne décision. Dans ce cadre, de nombreux services de l’AFMPS ont eut pour principe de donner un délai de conservation de 100 ans à la majorité de leurs archives. Certains services auraient préféré conserver leurs archives ad vitam. D’autre part, il est marquant de constater que de très nombreux services privilégient une conservation systématique sur support papier, estimant que ce support a plus de chance de rester lisible dans le futur. Le développement de l’archivage électronique n’a pas été délaissé pour autant, et il est fréquent de trouver des séries sur support papier qui existent en double sur support électronique. Le classement sur support papier est toujours privilégié. Le département Enregistrement continue ainsi à exiger des documents sur support papier aux firmes pharmaceutiques, alors que l’essentiel des données est déjà encodé dans une base de données. Si l’AFMPS classe et conserve bien tous ses documents de procédure, elle a jusque maintenant détruit de très nombreux documents de synthèse qui présentaient un intérêt historique évident. Les motifs invoqués sont le plus souvent le secret d’entreprise et la sécurité des citoyens. De très nombreuses archives sont d’ailleurs classifiées comme très confidentielles. Le sort des archives évoquant l’utilisation des stupéfiants en Belgique est un bon exemple. La surveillance des stupéfiants est une des plus anciennes tâches imposées à l’Inspection de la pharmacie puis à l’AFMPS. L’Inspection de la pharmacie joua d’ailleurs un rôle très important dans la négociation de conventions internationales réglementant le commerce des stupéfiants, ou encore dans l’évaluation de la politique en matière des drogues en Belgique. L’essentiel de ces anciennes archives a pourtant été éliminé étant donné qu’elles évoquent des sujets très sensibles pour des raisons économiques (la Belgique est depuis longtemps l’un des premiers producteurs mondiaux de stupéfiants de synthèse) ou de sécurité publique (localisation des dépôts de stupéfiants).

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Le déménagement du bâtiment Vesalius (dans l’ancienne Cité administrative) permit un premier transfert d’archives aux AGR en 1980107. Le déménagement du SPF Santé publique de la Cité administrative au bâtiment Eurostation (Gare du Midi) incita les archivistes de l’Etat Harald Deceulaer et Pierre-Alain Tallier à effectuer des visites des archives dans le courant du mois de février 2005. Harald Deceulaer visita trois dépôts d’archives : un dépôt situé à Schaerbeek, les caves et les services du bâtiment Eurostation ainsi que des locaux sis rue Bischofheim n° 30. Il autorisa l’élimination de nombreuses séries telles que les demandes de stages, les extraits de comptes, les résultats d’analyses d’échantillons, les doubles de la correspondance sortante108, les documents comptables, les données sur les honoraires, les copies de procès-verbaux de la Commission des Médicaments. Un premier tableau de tri fut ensuite rédigé avec l’aide de Madame Scheys-Thys de la DG Médicaments (DG3). Les archives du SPF Santé publique furent ensuite déménagées d’une part vers le bâtiment Eurostation, et d’autre part vers le dépôt à Schaerbeek pour la DG Médicaments et un dépôt à Tournai pour d’autres DG du SPF Santé publique (DG2, DG4, DG5). Le transfert d’archives dû être effectué dans la hâte. L’espace de stockage était plus limité que prévu au bâtiment Eurostation et d’autre part, les bâtiments de la Cité administrative devaient être vidés de leurs archives bien plus tôt que prévu. Les archivistes des AGR se dépêchèrent dès lors de sauver un maximum d’archives et permirent le transfert de 263 mètres d’archives aux AGR. En 2009-2010, les archives de l’AFMPS sont conservées dans trois espaces différents109 : Les archives d’utilité courante sont conservées dans les bureaux de l’Agence (bâtiment

Eurostation en face de la gare du Midi). Certains services disposent de compactus dans les bureaux (notamment le BUM).

Les archives intermédiaires sont conservées dans la cave du même bâtiment. Quelques séries volumineuses sont envoyées au dépôt de Schaerbeek (principalement les dossiers

d’enregistrement). La cave accueille principalement les séries d’archives suivantes : Les procès-verbaux des réunions CPMP (Committee for Proprietary Medicinal Products) de

l’EMEA. Les dossiers sur l’implantation des Officines. Les dossiers d’enregistrement qui sont encore en cours de traitement. Les Drugs masters files (voir infra). Les dossiers sur les essais cliniques. Les Assesments Reports (médicaments qui bénéficient d’une procédure d’enregistrement au

niveau européen par l’AFMPS). Le dépôt de Schaerbeek n’abrite que quelques séries, mais les plus volumineuses de l’Agence: Les dossiers d’enregistrement (8000 caisses de déménageur). Les plus anciens datent de 1968. Les

caisses se suivent par ordre numérique (et chronologique). L’inventaire sur tableau Excel des dossiers d’enregistrement mentionne le numéro d’ordre de chaque dossier, qui renvoie à la caisse où il est rangé. Le numéro d’ordre se présente comme suit : 02N2500.37 signifie que le dossier en question est néerlandophone (N) qu’il est le 2500ème dossier de 2002 (02) et qu’il se trouve dans la boîte n° 37. Une fois que les dossiers sont clôturés, leur partie relative aux données toxicologiques et cliniques est renvoyée depuis quelques années aux firmes pharmaceutiques.

Les dossiers des autorisations de production. Les plus anciens datent de 1955. Les dossiers d’autorisations d’exportation du département P&D (depuis 1955). Les dossiers de jurisprudence de la section juridique (depuis 1950) constitués de projusticia. Les dossiers sur les essais cliniques. Les dossiers liés à la comptabilité.

107 Cf. la correspondance et les rapports d’inspection de 1980 dans le Dossier central des AGR. 108 Un double de la correspondance est conservé dans tous les dossiers. 109 Les archives de l’ancienne DG Médicaments ont été déposées un moment dans des locaux du boulevard Bischofheim n° 30 à Saint-Josse, ou dans les caves du bâtiment Vèsalius dans l’ancienne Cité administrative.

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La correspondance du département Enregistrement (« copies-lettres »). Les dossiers Periodic safety update report ou PSUR (conservés depuis 1970) ainsi que les dossiers

concernant les notifications des cas d’effets secondaires constatés en dehors de l’Union européenne (département de la Vigilance).

Les dossiers de la Commission de Pharmacopée concernant les FTM.

2. LES ARCHIVES DE L’AFMPS PRESENTEES PAR FONCTION

1. Administration générale Une grande partie des archives du secrétariat de l’Administrateur général est conservée à la fois sur support papier et sur support électronique (sur CD). Elles comprennent les procès-verbaux et les documents annexes des réunions du Comité de direction, classés par ordre chronologique (sur papier) et selon le type de réunion : les Conseils de direction et les Conseils de direction informels (réunions pour la discussion de certains points à l’ordre du jour, le plus souvent en comité restreint afin d’évoquer des sujets confidentiels). Les rapports du Comité de direction sont divisés en des « points A » (qui peuvent être consultés par tous les agents sur l’intranet), et des « points B » (qui ne peuvent être consultés que par les membres du Conseil de direction). Le secrétariat conserve encore d’autres séries sur support papier : Les notes parlementaires et de cabinet. Les notes du Conseil des ministres. Les archives relatives à la participation de l’Administrateur général aux réunions de l’ASBL

Mdeon. Un classement thématique de documents reçus. Une copie de toute la correspondance sortante et rentrante signée par l’Administrateur général,

classée par semaine. Les questions parlementaires (depuis 2005). Les notes de services applicables dans toute l’AFMPS. 2. Gestion du Program Management Office (PMO) La cellule Program Management Office ne possède que peu de documents. Les documents relatifs aux développements et réorganisations, appelés « résultats » seront archivés par la cellule, une fois qu’ils auront été clôturés. La cellule possède les procès-verbaux du Groupe central depuis 2007. La série qui concerne les travaux du Comité interministériel Influenza est classée par ordre chronologique et comprend des documents de tous genres (procès-verbaux, e-mails, documents annexes, normes et directives européennes, addendum). 3. Relations internationales La cellule de Relations internationales conserve essentiellement de la correspondance provenant d’organisations internationales ou de différents ministères. Cette correspondance est classée par thème et le plus souvent en fonction des arrêtés royaux concernés. La majorité des dossiers sont conservés intégralement sur support électronique. Une fois qu’un sujet est traité, le dossier est transmis au service juridique. 4. Communication et soutien scientifique Les documents produits par la section (les revues de l’Agence, les textes de préparation, les invitations, les notes) sont archivés essentiellement sur support électronique. Les archives papier en rapport avec la communication de l’ancienne DG Médicaments (actuellement entreposées dans une vingtaine de caisses de déménagement) présentent un intérêt historique et sont essentiellement

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composées de rapports d’activités fournis par des groupes pharmaceutiques ainsi que de la correspondance. 5. Fonctions d’appui

a. Direction des Services d’Appui Le directeur des services d’Appui possède tous les plans de personnel de l’AFMPS. Les dossiers originaux sont toutefois au service P&O. Il possède également des rapports sur l’ancien Fonds des Médicaments, intégré aujourd’hui dans la comptabilité de l’AFMPS.

b. Suivi du budget et du contrôle de la gestion Toute la comptabilité de l’AFMPS est tenue par le biais du logiciel comptable BOB, et dans l’avenir, le logiciel développé par le SPF P&O Fedcom. Les factures des fournisseurs (250 par mois) sont conservées sur support papier et encodées dans BOB. Certaines factures sont classées ensemble avec des copies des bons de commande ou des contrats en rapport. Les bons de commandes originaux sont conservés au service logistique. Le service possède également des copies des contrats de l’AFMPS ayant des répercussions financières, quand il en a connaissance, et les pièces relatives aux jetons de présence, remis aux personnes invitées lors des réunions à titre d’indemnités.

c. L’appui juridique Le service juridique conserve notamment : Les dossiers relatifs aux textes législatifs et réglementaires (lois, arrêtés royaux, arrêtés

ministériels) contenant des projets de textes, notes et courriers officiels, les avis officiels (Inspecteur des Finances, Budget, Conseil d’État) et les avis imposés par la législation le cas échéant (avis de la Commission des Médicaments à usage humain, avis de la Commission des Médicaments à usage vétérinaire, avis de la Commission des Médicaments à base de plantes à usage humain, avis de la Commission consultative, avis de la Commission de la Protection de la Vie Privée, avis du Conseil supérieur de la Santé, etc…).

Les dossiers relatifs au contentieux devant les tribunaux de l’ordre judiciaire et de l’ordre administratif.

Les dossiers relatifs aux amendes administratives. Les dossiers relatifs aux recours en grâce. Les autres dossiers juridiques au sens large : demandes d’avis, etc.

d. La gestion du personnel

Tous les documents concernant une personne sont centralisés dans un même dossier. Les dossiers du personnel pensionné qui a travaillé à la DG des Médicaments sont conservés au SPF Santé publique. Le service utilise une base de données appelée TWISTER. Cette banque de donnée rassemble toutes les informations nécessaires pour la gestion du dossier d’une personne. Un autre système est utilisé pour le contrôle du pointage des agents, les demandes de formation, les congés pour maladie, etc. Étant donné que le service donne priorité aux documents sur format papier, les dossiers du personnel sur ce dernier support sont beaucoup plus complets. Une personne du service P&O s’occupe également de la rédaction des procès-verbaux du Comité de concertation de base. Ceux-ci comprennent les invitations envoyées aux membres, les procès-verbaux et des annexes.

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e. L’appui logistique Les archives sont formées des dossiers opérationnels (demandes des services, commandes publiques, …) ainsi que d’inventaires sous forme papier ou électronique. La correspondance rentrante est indicatée directement à la réception de l’AFMPS par le service logistique. Le courrier est ensuite réparti vers ses destinataires et classé dans les différents dossiers. Chaque service de l’AFMPS conserve un double de la correspondance sortante et donne un numéro à chaque lettre (ou note de service) grâce à un programme indicateur. Celui-ci reprend également un grand nombre d’informations (nom du signataire, du destinataire, différentes dates, liens avec d’autres documents, annexes, liste des personnes de contact). 6. Recherche et développement Le département R&D produit relativement peu de documents. Mais une même information peut être conservée dans trois séries différentes : L’essentiel des documents du département provient de dossiers sur support papier reçus des firmes

menant des recherches scientifiques. Pour obtenir une autorisation d’expérience (« approbation »), les firmes sont obligées de fournir tous les documents et informations nécessaires au département R&D sur support papier. C’est une mesure destinée à rassurer les firmes pharmaceutiques sur la confidentialité de leurs recherches. Ces dossiers sont ensuite complétés et annotés par le département.

Les firmes sont cependant encouragées à envoyer au département les mêmes dossiers sur support électronique (format XML).

Les données sont également encodées dans la base de données européenne des essais cliniques interventionnels « EudraCT »110. Chaque essai y est identifié par un numéro EudraCT111. EudraCT est un aussi portail qui donne un accès aux promoteurs des essais de manière à pouvoir y effectuer une application, accéder à une documentation qui permet d’obtenir un numéro EudraCT. Le promoteur pourra en outre compléter, sauvegarder une version papier et/ou électronique du formulaire de demande d’autorisation d’essai clinique112. Les rapports sont transmis en anglais (avec éventuellement des menus en langue locale).

Chaque expérience (à peu près 150 par mois) fait l’objet d’un dossier par les agents du département. Le dossier reçoit un numéro d’après la base de données EudraCT (en place depuis 2004). Le classement des dossiers du département se fait en fonction des numéros de la base de données EudraCT. Il y a donc un dossier par expérience (du commencement à la fin de l’expérience) même si celle-ci dure plusieurs années. Avant 2004, le classement des dossiers se faisait uniquement en fonction de l’année en cours (et non pas en fonction du numéro EudraCT). On trouve dans ces dossiers des informations sur les conclusions de l’expérience en fonction des différentes phases, les personnes de contacts dans l’hôpital où a été menée l’expérience, l’existence de placebo, l’ordre des rétributions, la correspondance électronique, les liens vers les différents dossiers, etc. Chaque dossier sur support papier contient les documents envoyés par la firme pharmaceutique, le document officiel établissant que l’AFMPS a accepté l’expérience, des checklists et des preuves de paiements des rétributions. Le département possède une base de données Access afin de suivre les dossiers soumis. Cette base de données permet de savoir quel est le gestionnaire de dossier qui suit une expérience, le temps qu’il lui reste avant de donner l’approbation officielle, etc. Le gestionnaire de dossier y encode des

110 Il existe une base donnée équivalente pour les médicaments qui ont déjà fait l’objet d’une AMM: Eudra PM (Post-Authorisation Module). 111 Établie conformément à la directive 2001/20/CE. 112 La transmission électronique se fait sous forme de messages XML ou par formulaire web.

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informations basiques : le numéro EudraCT de l’expérience, comment se déroule l’expérience, combien de patients sont observés, quel type de patient est observé, quel genre de maladie est combattue. Seuls les dossiers sur support papier (avec les documents officiels signés) sont conservés et envoyés à Schaerbeek. Aucun dossier d’autorisation n’a été envoyé au dépôt d’archives de Schaerbeek depuis 2004 (date de l’introduction de la base de données Eudra CT). La série des documents dits SUSAR est classée à part étant donné que ces documents dépendent en réalité du domaine de la pharmacovigilance. Ils sont conservés dans le département R&D parce qu’ils ont trait aux essais cliniques. La correspondance n’est indicatée que depuis 2007. Il existe deux copies de la correspondance sortante (une lettre au sein des dossiers des demandes d’essais, et une autre classée séparément dans une série pour la correspondance sortante). Les comités d’éthique dans les hôpitaux sont légalement obligés de conserver leurs dossiers d’approbation des essais cliniques pendant une période de vingt ans113. Toutefois, par mesure de sécurité, le département R&D conserve un double de ces dossiers. Il en va de même des dossiers concernant les approbations des comités d’éthique sur une partie des essais cliniques. Les dossiers sont classés par commission et puis selon un ordre numérique. Les données de toxicologie animale ayant trait à la sécurité et à l’efficacité du médicament sont rassemblées en un dossier dit de demande d’enregistrement qui a été déposé au département Enregistrement de l’AFMPS. 7. Gestion des AMM En octobre 2005, la DG Médicaments a opté pour la soumission et le traitement des dossiers sous format électronique. L’enregistrement électronique est basé sur un système de gestion des tâches (Workflow) des données et des documents centralisés dans une banque de données appelée MESEA (non consultable par les firmes). Toutes les données des dossiers sont encodées par le département Enregistrement. MESEA contient surtout de très nombreux documents envoyés par les firmes pharmaceutiques. Entre 8000 et 9000 dossiers y sont introduits par an. Un dossier d’enregistrement est divisé dans la base de données MESEA selon plusieurs sections : les PSURS de la pharmacovigilance, les rapports des experts, les révisions apportées par les firmes pharmaceutiques, les catégories d’emballages, la correspondance entretenue pour un médicament, la chronologie de l’enregistrement (date de l’introduction du dossier par exemple), les dossiers apportés en annexes, le plan de validation de l’enregistrement, l’état des paiements de la firme (MESEA est consulté par le service Budget & Contrôle de gestion). Les firmes sont obligées d’envoyer leurs documents en version électronique. Cette banque de données belge (sans rapport direct avec l’EMEA) a été développée en conformité avec les banques de données européennes, et va sans doute être adoptée par de nombreux autres pays européens. Pour maintenir une structure et une cohérence dans le traitement des dossiers, l’AFMPS a établi des règles strictes de priorités114. Les priorités à la clôture sont maintenues tant que le délai de réponse des firmes aux demandes d’informations complémentaires n’excède pas 15 jours. Les priorités se font en fonction du type de dossier introduit. L’enregistrement électronique (remplaçant l’introduction de dossiers papiers) n’est pas obligatoire, mais est fortement recommandé. L’enregistrement électronique doit à terme être étendu aux dossiers

113 Arrêté royal du 30.06.2004. 114 Une firme peut demander que son dossier soit traité en priorité, à la condition que la demande soit justifiée pour des raisons de santé publique ou même d’ordre économique.

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des études cliniques, avis scientifiques, rapports périodiques de sécurité (PSUR), dossiers des médicaments homéopathiques et des médicaments à usage vétérinaire. Un numéro d’AMM est attribué et mis dans la banque de données EXTRA, lors de l’acceptation d’un nouvel enregistrement ou lors de certaines variations. Depuis juin 2008 un numéro unique est attribué à chaque médicament, basé sur le numéro CTI de la base de données EXTRA, formulé de la façon suivante : BE et le numéro CTI (plusieurs chiffres). Les anciens numéros d’enregistrement vont donc être remplacés et disparaîtront dans le futur. La base de données MESEA est pratiquement aujourd’hui la seule base de données du département Enregistrement (sauf pour les médicaments vétérinaires) et d’anciennes données (sur support papier) y ont été intégrées : Les procès-verbaux de réunions (internes) des Chambres et du Bureau de la Commission des

Médicaments (décisions finales pour l’enregistrement d’un médicament). Les dossiers d’enregistrement des produits radio-pharmaceutiques. Divers événements (l’introduction de la base de données MESEA, la réorganisation de la DG Médicaments en agence parastatale ainsi qu’un transfert de compétence vers l’EMEA) ont provoqué l’abandon de nombreuses séries documentaires. Les séries documentaires suivantes sont aujourd’hui considérées comme des archives statiques : Les dossiers des déclarations de médicaments supprimés : ces déclarations sont des procédures qui

n’existent plus aujourd’hui. Ces dossiers sont classés par numéro de firme, puis par numéro de suivi propre à la firme.

Les dossiers de suppressions d’enregistrements (classement numérique). Les dossiers de la correspondance générale concernant la pharmacovigilance (et qui ne se trouve

pas dans les dossiers PSUR). Ces dossiers ont un classement numérique. Les dossiers relatifs aux frais des experts. Tous ces documents (factures et contrats) sont gérés

aujourd’hui par le service Budget et Comptabilité. Le département Enregistrement tient toutefois encore un classement séparé sur support papier des documents concernant les procédures officielles de fabrication des médicaments, appelées Drug master Files. Ces documents contiennent tous les procédés de fabrication des médicaments et sont dès lors très confidentiels (seuls les experts y ont accès). Les firmes peuvent également envoyer ces documents sur support électronique (sur la banque de données MESEA), mais ce n’est pas obligatoire. L’introduction de la base de données MESEA a permis une importante réduction des archives papiers. Un dossier d’enregistrement envoyé par une firme, surtout dans le cas des nouveaux médicaments à usage humain, pouvait parfois représenter plusieurs mètres cubes, particulièrement pour les médicaments qui font l’objet d’une demande d’enregistrement pour la première fois. Les dossiers de renouvellement d’enregistrement sont beaucoup moins volumineux. Par exemple, dans le cas des dossiers d’enregistrement des médicaments vétérinaires, la taille des dossiers de renouvellement passe d’une caisse à une petite farde. Afin de gagner de la place, le département renvoie les dossiers d’enregistrement sous scellés (parties toxico-pharmaceutiques et cliniques) depuis une dizaine d’années aux firmes pharmaceutiques qui doivent les garder à la disposition de l’AFMPS, à l’exception des dossiers sur les études analytiques qui peuvent toujours servir aux inspecteurs. Trois services du département Enregistrement n’utilisent pas toujours MESEA et tiennent un classement séparé sur support papier115 : Le service Medical devices conserve tous les dossiers des firmes produisant et distribuant du

matériel médical. Un dossier est constitué pour chaque firme. Les dossiers (des firmes) contiennent une demande de notification, une copie de la notification, une copie des statuts de la firme. Les documents relatifs aux déclarations d’accidents sont classés en fonction du type

115 Il existe une base de données de leurs dossiers, appelée DATAPERFECT.

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d’accident. Ces dossiers font l’objet d’un archivage systématique. Un indicateur électronique permet d’identifier les dossiers.

Le service des médicaments homéopathiques ou des produits à base de plantes utilise MESEA mais consulte et classe encore tous ses documents sur support papier.

Le service d’enregistrement des médicaments vétérinaires conserve tous ses documents sur support papier et utilise encore l’ancienne base de données DATAPERFECT.

Le service d’enregistrement des médicaments vétérinaires compte utiliser la base de données MESEA à l’avenir. Le classement des dossiers sur support papier du service d’enregistrement des médicaments vétérinaires se fait en fonction du numéro donné par le programme DATAPERFECT. Par exemple, si un dossier porte le numéro 06VN 0065 : 06 signifie que le dossier a été introduit en 2006. Le dossier a le rôle linguistique néerlandophone. VN signifie Vétérinaire et nederlandstalig. Dans

le même ordre d’idées, un dossier francophone porterait le numéro VF et un dossier rentré au niveau européen VE.

Le numéro 0065 signifie que le dossier est le 65ème introduit depuis le 1er janvier 2006. Chaque dossier contient les documents officiels de la demande d’enregistrement (ainsi que tous les documents s’y rapportant), de la correspondance, les dossiers d’étude des experts de la section (parfois sous forme de fiches de questions/réponses), et un document appelé le « transmis » de la Commission des Médicaments qui n’est autre que la réponse positive de la Commission à la demande d’enregistrement. 8. La production et la distribution

a. Les dossiers et les rapports des inspections Les rapports d’inspection des inspecteurs du département peuvent provoquer la suspension des activités d’un centre de production/distribution de médicaments ou d’officines116. Ces documents sont soigneusement conservés étant donné qu’en cas d’accident, l’AFMPS doit pouvoir prouver que ses inspections se sont déroulées correctement. Le département conserve tous les rapports d’inspection en trois exemplaires : Les dossiers de l’inspecteur. Ils contiennent les notes manuscrites prises par l’inspecteur pendant

ses visites. Les documents du dossier doivent être conservés tels quels pendant une période de 10 ans. Les dossiers sont classés par ordre alphabétique pour faciliter les transmissions des dossiers d’un inspecteur à l’autre (le classement interne des dossiers est chronologique). Ces dossiers contiennent à la différence des autres, des photographies des inspections. Les « notes sur l’inspection » prises pendant l’inspection doivent obligatoirement être écrites à la main. Elles sont conservées par l’inspecteur. Les checklists ne sont pas obligatoires et sont souvent rédigées avant l’inspection afin de ne rien oublier. Le rapport sur l’inspection d’un fabricant suit un formulaire type (européen). Il donne des informations sur le numéro du rapport, l’indication de la dernière visite d’inspection, la liste des locaux visités, le nom de l’inspecteur, une description des activités contrôlées, les références légales vérifiées, les motifs de l’inspection, les personnes rencontrées, les éléments constatés, etc. Les modèles de rapports sont différents par catégorie d’inspection (officines publiques, sang et tissus, dépôts vétérinaires, fabricants, etc.).

Il existe également des compilations des rapports d’inspections. Ces rapports reçoivent un numéro qui tient compte de l’inspecteur responsable et de l’année de réalisation. Ils sont classés par ordre alphabétique selon le nom de l’inspecteur, puis par ordre chronologique. Le rapport d’inspection est envoyé en copie à la firme qui a fait l’objet d’une inspection.

Les dossiers d’inspection « par firmes » ou « synthétiques ». Á la différence des dossiers d’inspecteurs décrits plus haut, ceux-ci ne contiennent que les documents les plus importants. Chaque dossier contient deux fardes. La farde verte contient les documents qui ne peuvent être

116 Voir à ce sujet le tableau de tri des archives du contrôle de la production et de la distribution, p. 118.

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éliminés comme le formulaire d’autorisation et les annexes qui décrivent point par point les autorisations données à la firme, pour quels médicaments exactement et sur quels sites. Ces autorisations sont valables indéfiniment. Chacune reçoit un numéro fournis par la banque de données MESEA qui permet par après de faire des liens avec les dossiers d’enregistrements des médicaments. Les fardes bleues contiennent les demandes d’autorisation introduites par la firme, les rapports originaux, la correspondance avec la firme, les congés de son responsable pharmaceutique, les plaintes, les résumés des RAS de ses produits. Environ tous les 10 ans, un tri est effectué dans ces dossiers pour éliminer les documents obsolètes.

Les procès-verbaux qui sont rédigés par les inspecteurs ne sont pas conservés dans les dossiers accessibles directement par les différents collaborateurs. Ils font l’objet d’un classement à part, au service juridique. Par souci de sécurité, tous les dossiers d’inspection sont imprimés et conservés sur un support papier. Le département utilise également des bases de données. Une partie des dossiers sont conservés à la fois sur support électronique et sur support papier. Certains dossiers nécessitent des délais de conservation longs de trente ans. Il peut s’agir de dossiers ayant trait à des affaires très graves utiles à la justice pénale.

b. Les dossiers des autorisations de pratiquer certaines activités pharmaceutiques Un pharmacien qui veut ouvrir une officine doit pour cela demander à l’AFMPS un formulaire d’enregistrement concernant les données de la pharmacie117. Le détenteur de l’autorisation d’exploiter une pharmacie doit, par lettre recommandée, faire enregistrer les données ou modifications suivantes : identité du propriétaire, modification des statuts, modification de l’adresse de la pharmacie, modification de l’identité du pharmacien titulaire. Les « personnes qualifées » (appelés également « responsables de libéralisation des lots » ou précédemment « pharmaciens responsables ») doivent suivre une formation particulière comprenant un stage de 6 mois à un an avant toute activité118. Après cela, ils doivent envoyer une demande d’enregistrement à l’AFMPS. Il existe un dossier d’enregistrement pour chacune de ces personnes. Les personnes qualifiées sont d’autre part légalement obligées de déclarer à l’AFMPS les périodes pendant lesquelles elles ne pourront assumer leur travail d’inspection (congés, formations, etc.). Ces déclarations officielles sont conservées dans les « dossiers firmes » afin de pouvoir retracer la présence d’un responsable en cas d’incident. Tout pharmacien doit informer l’AFMPS lorsqu’il délivre des médicaments à une collectivité119. Il doit également l’informer lorsqu’il fournit des médicaments à des médecins vétérinaires120.

c. Les dossiers des autorisations de fabriquer, importer ou exporter des substances pharmaceutiques

La fabrication, l’importation, la distribution, la détention ou l’exportation de médicaments font l’objet de nombreux contrôles administratifs qui laissent des traces écrites121 :

117Article 20 de l’arrêté royal du 25.09.1974 concernant l’ouverture, le transfert et la fusion d’officines pharmaceutiques ouvertes au public. 118 Arrêté royal du 06.06.1960. 119 Article 26 bis de l’arrêté royal du 31.05.1985. 120 Arrêté royal du 16.03.1984 portant des dispositions spéciales relatives aux médicaments destinés aux animaux. 121 L’arrêté d’exécution de la loi portant révision de la législation pharmaceutique du 1er mai 2006, entré en vigueur lors de la création officielle de l’AFMPS (1er janvier 2007), met fin à l’exigence de soumettre un dossier chimico-pharmaceutique lors de chaque demande d’obtention d’une déclaration d’exportation pour un pays tiers (non UE). Ce dossier devait être évalué auparavant par le service d’enregistrement de la DG Médicaments. Si la loi impose cependant de tenir encore à la disposition de l’AFMPS un dossier chimico-pharmaceutique mis à jour, cette modification procédurale permet aux firmes pharmaceutiques de gagner beaucoup de temps lors des déclarations d’exportation. La DG Médicaments n’avait pas de

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L’importation ou la fabrication de « matières premières destinées aux pharmaciens d’officine » nécessite l’obtention d’une autorisation introduite auprès du ministre de la Santé publique par les fournisseurs122. En plus de l’autorisation générale de la firme, des autorisations par matière première sont émises. Cette activité nécessite une importante correspondance avec des experts à propos des monographies et des échantillons à analyser. Les matières premières sont décrites dans des monographies examinées par la Commission belge de pharmacopée Matières premières. Les réunions font l’objet de procès-verbaux.

Les firmes belges qui souhaitent exporter des médicaments vers certains pays doivent demander à l’AFMPS un certificate for pharmaceutical product (CPP). Il s’agit d’une demande des autorités sanitaires de ces pays. Ces certificats sont un modèle international défini par le WHO. L’AFMPS doit vérifier l’exactitude des déclarations émises dans les certificats complétés par les firmes. Chaque certificat concerne un médicament précis.

Il existe aussi des certificats GMP qui garantissent que le site de fabrication dans son ensemble respecte les BPF.

Les pharmaciens d’officines peuvent importer des médicaments non enregistrés en Belgique. Ils sont toutefois obligés de respecter une série d’exigences.

Les firmes qui importent ou exportent des hormones, anti-hormones, antibiotiques (substances regroupées sous l’appellation HAA) doivent obtenir une autorisation123. Les importations et les exportations de ces produits nécessitent de remplir des formulaires appelés notifications d’import-export pour les HAA.

L’importation ou la fabrication de précurseurs (des matières premières de base pour les stupéfiants et les psychotropes) nécessite des autorisations124. La vente de précurseurs en Europe doit être notifiée 5 jours avant la transaction au moyen d’une notification des transactions.

Chaque lot de stupéfiant importé en Belgique nécessite la conservation par l’USE d’une copie de l’autorisation d’exportation du pays de provenance ainsi qu’une copie de l’autorisation d’importation délivrée par l’AFMPS.

Les pharmaciens qui achètent ou échangent des stupéfiants doivent le signaler au département par le biais de bons de stupéfiants. Un arrêté royal impose aux pharmaciens et à l’AFMPS de conserver ces bons pendant une période de dix ans. Ces bons de stupéfiants représentent un important volume (600.000 par an). Ils sont classés par mois et par société ou officine. Ils doivent être conservés pendant dix ans par le pharmacien mais également par l’AFMPS. Les données mentionnées sur ces bons de stupéfiants sont encodées dans une base de données créée en 1983. Celle-ci donne des renseignements sur la nature et la quantité des stupéfiants demandés, la date de demande, le nom du demandeur et son adresse, etc.

Les grossistes, fabricants ou importateurs de stupéfiants doivent également renouveler chaque année leur demande d’autorisation. Cette mesure n’est cependant pas nécessaire pour les psychotropes.

Les dossiers se rapportant aux autorisations de fabriquer, importer, distribuer, détenir ou exporter des médicaments sont classés alphabétiquement selon le nom de la firme. Ils contiennent ; Le dossier fourni par la firme (généralement une copie de l’AMM, des notices de médicament, de

la documentation). Les documents de l’AFMPS confirmant le respect des normes GMP ou WHO par la firme (des

copies des autorisations délivrées et des rapports d’inspection qui y sont liés). Outre les dossiers sur les firmes possédant des précurseurs, l’Unité des Précurseurs conserve principalement des formulaires européens d’autorisation d’import-export (Multilateral Chemical Reporting). Chaque formulaire reçoit un numéro (qui se suit d’année en année) imprimé à l’avance par la firme d’édition. Un formulaire comporte cinq feuilles de manière à ce que chaque intervenant garde

service distinct pour les déclarations d’exportation. Celles-ci étaient traitées par le service d’Enregistrement au sein de la DG Médicaments. L’octroi des déclarations d’exportation se fait dorénavant sur une base uniquement administrative. Questions posées par les sénateurs et réponses données par les ministres. Question nº 3-6388 de Mme Van de Casteele du 13 décembre 2006 (N.): Médicaments vétérinaires. — Dossiers d’exportation. — Pays hors Communauté européenne (CE). 122 Arrêté royal du 19.12.1997. 123 Arrêté royal du 12.04.1974. 124 Arrêté royal du 26.10.1993 (ainsi que des directives de 2004 et 2005).

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une copie (la firme exportatrice et importatrice, l’AFMPS, l’agence de contrôle d’un autre pays, les douanes). Les données de ces formulaires sont encodées dans la base de données PRECUR. Les formulaires sur support papier sont tout de même conservés. Les données devront bientôt être encodées une seconde fois dans la future base de données européenne « Pen-Online ». Les données récoltées permettent à des agents de réaliser des analyses de risques pour détecter d’éventuels détournements.

d. Les autres dossiers concernant la surveillance de la production et de la distribution des médicaments

Chaque cas de fraude poursuivi par l’Unité spéciale d’Enquête fait l’objet d’un dossier. Une copie de celui-ci est envoyée au service juridique. Le dossier est transmis au parquet si la personne poursuivie ne paie pas ses amendes. Les dossiers sont classés numériquement et les données sont encodées dans une base de données. Le numéro du dossier donne des informations sur le mois et l’année de l’introduction du dossier. Par exemple, le numéro 5-08-H152 signifie qu’il s’agit du 152ème dossier sur les médicaments à usage humain (H) du mois de mai 2008. Le département conserve une série ayant trait aux procédures normalisées d’exploitation ou standard operating procedures (SOP) en anglais, qui représentent l’ensemble des procédures techniques décrivant précisément tous les enchaînements de manipulation, de production ou de contrôle d’un produit. Ce sont des documents relativement complexes dont la rédaction demande l’implication de tous les acteurs liés au processus. C’est sur la base de ce document que se font les contrôles de qualité ou les audits de sécurité. Le document SOP définit, en plus des procédures techniques, les responsabilités, les mesures de sécurité et les urgences. Ces documents ont la force d’une directive. Les SOP sont définis par l’International conference on harmonisation (ICH)125. Les produits dangereux renseignés par le système européen « Rapid alert » (en application depuis mars 2000) sont rassemblés dans des dossiers classés par numéros d’indicateur. Le département fournit des agréments aux laboratoires de contrôle des médicaments. Les analyses d’échantillons font l’objet de dossiers spécifiques. Il est à noter que les firmes pharmaceutiques sont également obligées de conserver pendant de longues années certains documents.

e. Les documents des Commissions médicales provinciales Les Commissions médicales provinciales possèdent toutes des archives, mais aucune de celles-ci n’ont un classement similaire, ni un inventaire. Les Commissions médicales provinciales sont représentées en réalité par des inspecteurs qui travaillent depuis leur domicile privé. En règle générale, les inspecteurs empruntent des dossiers une fois par semaine au siège provincial de la Commission médicale et les rendent une fois les inspections terminées. Il existe principalement deux séries de dossiers de type pharmaceutique dans les Commissions médicales provinciales : Les dossiers individuels pour chaque pharmacien. Les dossiers des pharmacies (ainsi qu’une base de données). 9. Contrôle de la publicité sur les médicaments Les dossiers des demandes de notifications reçoivent un numéro d’un programme indicateur (différent de celui utilisé pour la correspondance). En cas d’approbation, ce numéro devient le numéro de visa ou de notification. À chaque numéro est rajouté au début une lettre « NF » ou « NN » en fonction du rôle linguistique de la firme (exemple : NF802 ou NN202). Les dossiers contiennent :

125 L’ICH est une organisation créée à Bruxelles en 1989 par les États-Unis, le Japon et la Commission européenne (autorités nationales et associations représentants les intérêts pharmaceutiques).

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Une lettre de demande de la firme. Copie de l’étiquetage du médicament (l’emballage). Copie des notices scientifiques et publiques. Copie de l’AMM. Une preuve de paiement de la redevance. Un exemplaire de la publicité (parfois des panneaux en cartons). Une fiche (grille) d’évaluation par les services administratifs du BUM. S’il y a lieu, l’échange de correspondance concernant les remarques, objections et demandes de

modification. Si les dossiers de visas (pour les publicités audiovisuelles et télévisuelles) ont le même type de classement126 et les mêmes types documents, ils contiennent encore la lettre du ministre accordant le visa ainsi que des vidéos et des DVD. Les plus vieux dossiers datent de 1995. L’ensemble des notices de médicaments enregistrés en Belgique était conservé par le département. Ce n’est plus le cas aujourd’hui étant donné que les notices se trouvent dans le système de gestion informatique « MESEA » (dossiers d’enregistrement des médicaments). Les notices de médicament étaient classées alphabétiquement. Quand le médicament était retiré de la circulation, la notice était classée dans une nouvelle série dite des « médicaments radiés ». La série des notices n’est plus tenue à jour depuis 2006. Il existait un classement différent pour les notices des médicaments vétérinaires. La banque de données EXTRA existe depuis la fin des années 1970. Elle reprend l’ensemble des fiches signalétiques de tous les médicaments enregistrés en Belgique par la procédure nationale et centralisée. Le département du BUM conserve des « Fiches de procédures avant l’enregistrement » établies avant l’utilisation de la base de données informatique en DATAPERFECT, créée en 1989. Elles sont classées alphabétiquement depuis 1960 (création de la Commission des Médicaments) selon le nom du médicament. Il n’existait pas de classement séparé pour les médicaments humains et vétérinaires avant 1988. Ces fiches contiennent des informations sur les dates des procédures d’enregistrement, le principe actif127, le mode de délivrance, la date d’enregistrement, le titulaire d’enregistrement. Elles ont été remplacées par le système de gestion en DATAPERFECT. Les dossiers des demandes de thalidomide contiennent le formulaire de demande et les éventuelles demandes de renouvellement. Ce formulaire se présente en 4 volets : un pour le médecin traitant, un pour le spécialiste universitaire, un pour le patient et un pour le pharmacien. Après vérification, l’accord de la DG Médicaments et une copie de la demande étaient envoyés à l’hôpital de l’UZ d’Antwerpen qui était le seul importateur autorisé en Belgique et était chargé d’envoyer les gélules de thalidomide aux pharmaciens. Ces demandes sont classées par ordre alphabétique. Les dossiers de gestion de risques (RMP) sont conservés sur support papier et numérique. Il est demandé aux firmes de rentrer tous les documents nécessaires sur support papier, mais pour des raisons de facilité, un double sur support informatique est souvent fourni. La version électronique est toutefois moins complète. Toute lettre sortante de la DG est conservée en copie dans le dossier de la personne qui l’a rédigée.

126 La lettre qui précède le numéro de l’indicateur est cependant différent des notifications pour montrer qu’il s’agit d’un visa (par exemple VN802 au lieu de NN802). 127 Un médicament est constitué de deux sortes de substances. Les principes actifs sont constitués par une quantité de molécules actives ayant un effet pharmacologique et thérapeutique démontré cliniquement. Les excipients sont des substances auxiliaires inertes sur le plan pharmacologique (comme l’eau, le saccharose). La galénique est la discipline qui permettra de présenter le principe actif à des doses différentes et sous différentes formes (comprimés, gélules, suppositoires).

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10. Exercice de la vigilance Les dossiers sur les effets indésirables sont classés en fonction de la provenance des informations : Chaque effet indésirable notifié fait l’objet d’un dossier. Celui-ci contient la correspondance, un

rapport d’évaluation et une « fiche jaune » (formulaire type) envoyée par un professionnel de la santé (un médecin par exemple). Ces fiches décrivent les effets indésirables du médicament sur un patient. Tous les cas sont ensuite examinés au cours d’une réunion hebdomadaire au sein du département. Après évaluation, une copie des rapports d’effets indésirables est envoyée à l’EMEA.

Les dossiers PSUR (Periodic safety update report) sont rentrés par les firmes. Tout nouveau produit demande une surveillance rapprochée au cours du temps. En effet, les études cliniques sont réalisées sur un effectif limité et une population ciblée. Au début de son utilisation, la vigilance s’impose, d’autant plus qu’il s’agit d’une nouvelle classe thérapeutique. Toute nouvelle commercialisation s’accompagne alors systématiquement d’un rapport périodique de sécurité établi par le détenteur de l’AMM. Ce PSUR centralise et analyse l’ensemble des cas observés dans le monde pour un même médicament. Il est ensuite envoyé à toutes les agences de médicaments. La périodicité de soumission des PSUR est reprise à l’art. 70 de l’AR du 14.12.2006. La balance bénéfices/risques se voit ainsi sans cesse contrôlée et reconsidérée. En fait, la pharmacovigilance est un système dynamique, conduisant en permanence à la réévaluation du libellé de l’AMM afin d’actualiser les données de sécurité.

Tous les dossiers des effets indésirables sont conservés sur support papier128 et en double dans la base de données « vigildatabase129 » jusqu’à 2005 et dans « Eudravigilance » depuis 2005. Des documents types y sont également disponibles, à l’exception de la correspondance qui fait l’objet d’un classement séparé (depuis 1977). Toutes ces données sont également reprises depuis 2008 dans une autre base de données européenne « Eudravigilance » de l’EMEA, accessible depuis décembre 2001 aux firmes pharmaceutiques de l’Espace Économique Européen. Les autorités nationales présentes à l’EMEA peuvent y consulter toutes les données pour surveiller la sécurité des médicaments étudiés. Les détenteurs de l’AMM ne peuvent par contre consulter que leurs propres données, c’est-à-dire celles qu’ils ont eux-mêmes encodées dans « Eudravigilance ». Les PSURs sont soumis uniquement de manière électronique depuis début 2007. Ils sont traités dans le système MESEA.

4. LES ARCHIVES ELECTRONIQUES DE L’AFMPS

La gestion des données sur support électronique est encore très peu développée à l’AFMPS. Les services (à l’exception du département Enregistrement) conservent encore l’essentiel de leurs documents sur support papier ou, du moins, priorité est donnée à ce support en termes de conservation. Les services possèdent en réalité de nombreuses séries en double, à la fois sur support papier et sur support informatique. La question de la conservation des données (des médicaments) sur support informatique est un problème qui est en cours d’étude par les services de l’EMEA (Commission européenne). Le service ICT de l’AFMPS supervise l’application de nombreuses banques de données, le plus souvent harmonisées au niveau européen. Ces banques de données font l’objet de discussions et de décisions au sein des groupes de travail qui dépendent de l’EMEA : les TIGs (Telematic Implementation Groups). Un TIG est constitué de représentants des utilisateurs de ces banques de données de chaque pays (des agences nationales de contrôle des médicaments). Il faut souligner que la mise en place de nouvelles banques de données européennes est un projet relativement récent. Les dossiers concernant ces banques de données sont disponibles sur le réseau Eudranet de l’EMEA.

128 Chaque dossier (plus de 40.000 en tout) reçoit un numéro de série en fonction de sa date d’arrivée. 129 « Vigildatabase » était une banque de données utilisée en Belgique avant Eudravigilance. L’encodage s’y faisait selon les normes de l’OMS et le volume des données y était assez sommaire. Les données de cette ancienne banque de données seront bientôt intégrées dans « Eudravigilance » (selon les nouvelles normes européennes).

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Le service compte encore développer des transactions électroniques avec des partenaires externes : Le projet DATALINK vise à créer une banque de données « clients » commune à tous les services

avec un lien direct à la BCE. E-health est une banque de données commune fédérale établie via le projet Datalink qui servira de

source authentique pour la plate-forme e-health dans le secteur de la santé publique. Les possibilités de synergie avec l’INAMI en matière d’échange de données électroniques et de

consolidation de banques de données doivent être identifiés et implémentées. Les différentes banques de données qui concernent (ou concernaient) l’AFMPS sont : DB130 Data Perfect est historiquement la première banque de données de la DG des Médicaments

(1989). Ce logiciel pour les enregistrements a aujourd’hui été remplacé par la banque de données MESEA (voir infra). Elle est toujours utilisée par les vétérinaires et consultée par l’AFMPS, même s’il n’est plus possible d’en modifier les données.

Une autre banque de données historique est EXTRA131. Gérée aujourd’hui en collaboration avec le SPF Économie, elle donne également des informations sur le prix des médicaments.

MESEA est une banque de données de gestion des dossiers d’enregistrement (voir infra). Eudrafarm : dictionnaire avec des banques de données, qui devrait être à terme disponible pour le

citoyen européen sur internet. Eudra GMP : cette banque de données permettra à chaque citoyen européen de vérifier l’existence

d’un certificat GMP pour un médicament, il sera utile pour les autorisations. Vigildatabase : ancienne banque de données du département Vigilance. Elle répertorie toutes les

notifications d’effets secondaires des médicaments. Eudravigilance : nouvelle banque de données du département Vigilance depuis 2005. Elle est

calquée sur un modèle européen. Les documents nécessaires à la vigilance y sont disponibles (à l’exception de la correspondance).

Precur enregistre toutes les données sur les firmes possédant des précurseurs (évaluation des stocks, demandes d’importations et d’exportations, etc.).

Precall est un projet destiné à enregistrer tous les cas suspects de fraudes en matière de précurseurs.

MESEA (Medicinal eSubmission & eApproval System) est une nouvelle banque de données d’enregistrements des médicaments conforme au modèle européen d’enregistrement. Elle suit des normes imposées par l’ICH et un document d’harmonisation européen. Développée par la DG Médicaments puis par l’AFMPS, MESEA n’est encore utilisée qu’en Belgique et aux Pays-Bas. Lors de la création de l’AFMPS, l’organisation disposait d’un seul système intégré, MESEA pour supporter l’activité clé, à savoir, la soumission électronique des dossiers d’enregistrement des dossiers des médicaments à usage humain, leurs variations ainsi que les dossiers de pharmacovigilance. Tenant compte des grands problèmes de disponibilité et de performance de MESEA, FEDICT a recommandé, après examen du système, d’externaliser l’application et l’infrastructure en confiant à un partenaire externe unique le soin de résoudre les problèmes et d’étendre l’application en la dotant d’un portail pour les partenaires externes. Sur base de cette recommandation, l’AFMPS a lancé un appel d’offre général au niveau européen (où la soumission électronique devient obligatoire à partir de 2009). Les back up ou plus largement l’archivage des documents électroniques, n’ont jamais fait l’objet d’une réglementation. Le service ICT du SPF demande tous les deux ans aux différents départements de l’AFMPS de faire un tri et d’éliminer les documents devenus inutiles sur le serveur U. Les documents qu’un département n’utilise plus mais souhaite conserver à titre d’archives sont alors back upés sur DVD, à la demande du département concerné.

130 DB signifie data base. 131 Voir le chapitre sur linformation et le contrôle de la publicité sur les médicaments, p. 60.

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Le site web de l’Agence est toujours géré par le service Communication du SPF Santé publique. Le département du BUM y met en ligne la liste des médicaments autorisés en Belgique pour les nouvelles AMM et les informations officielles (le résumé des caractéristiques des produits à destination des professionnels de la santé et la notice pour le grand public). Les e-mails des agents sont conservés sur un serveur, et classés par sujets.

5. BREVE PRESENTATION DU CONCEPT DE SELECTION

Le tableau de tri présenté ici est le fruit d’une collaboration entre les Archives générales du Royaume et de l’AFMPS. Il a reçu l’accord de tous les services concernés. Les délais d’utilités administratives des séries ont été le plus souvent définis par les services de l’AFMPS. Les délais de conservation sont généralement très longs (presque cent ans en général) étant donné que l’AFMPS doit toujours prouver le bien fondé de ses décisions. Les archives de l’AFMPS sont d’autre part très importantes pour étudier de nouveaux symptômes provoqués par d’anciens médicaments. De très nombreuses séries d’archives ne font pas l’objet de délais de conservation légaux ou réglementaires. La destination finale des pièces d’archives résulte du choix des AGR. Les archives provenant de la direction de l’AFMPS seront conservées dans leur grande majorité en tant que reflet de la politique menée par l’institution. Certaines séries, à l’exemple des dossiers du personnel, peuvent présenter un intérêt pour obtenir une représentation du personnel engagé à l’AFMPS. S’il n’est pas nécessaire de tout conserver, un échantillonnage représentatif de ces dossiers est toutefois utile (conservation d’un dossier sur cinq). Face au grand nombre de séries liées au travail de contrôle de l’AFMPS nous avons privilégié dans la sélection la conservation de quelques séries de documents comme les procès-verbaux ou la correspondance afin de conserver une meilleure image de l’organisation de chaque service. Les archives des services qui vont disparaître ou qui sont liés à un événement particulier de l’histoire de l’AFMPS (pensons au drame de la thalidomide) sont systématiquement conservées ou font l’objet d’un échantillonnage. Les dossiers de documentation (sur les fraudes des précurseurs par exemple) devront être conservés afin de pouvoir disposer d’informations sur des thèmes particuliers. La série des dossiers d’enregistrement, l’une des plus volumineuses de l’AFMPS, présente un intérêt historique évident. Elle permettra à l’avenir de connaître l’évolution de la recherche en matière de médicaments. La très importante masse d’archives ne permet cependant pas de conserver la totalité de ces dossiers. Il a donc été décidé de procéder à un échantillonnage de manière à ne conserver qu’un dixième de ces dossiers. Une autre grande série, les dossiers des inspections dans le secteur de la distribution et de la production, présente également un intérêt. Il a été décidé de conserver un dossier par an afin de pouvoir observer l’évolution du déroulement de ces inspections. D’autres séries, moins volumineuses, peuvent avoir un échantillonnage plus large (100 dossiers par an). Exemple : les dossiers concernant les approbations des comités d’éthique sur les essais cliniques, les rapports sur les effets secondaires (rapports appelés SUSAR’s), les dossiers appelés Drug master Files, les notices de médicaments (sur support papier), etc. Les séries qui contiennent des documents sur le contrôle doivent faire l’objet d’un échantillonnage de manière à pouvoir étudier à l’avenir les différentes méthodes de contrôle employées par les agents de l’AFMPS. Cet échantillonnage doit être réalisé dans les mêmes proportions dans toutes les provinces et dans tous les secteurs concernés de manière à assurer une représentation fidèle des contrôles effectués à travers le temps. Le tableau de tri indique clairement quelle méthode suivre pour tirer un échantillon réprésentatif des dossiers traités. De nombreuses séries sont conservées à la fois sur support électronique et sur support papier. Il est demandé aux agents de l’AFMPS de conserver la série la plus complète, généralement la série sur support papier.

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Quelques séries de dossiers sont disponibles dans de nombreux services, et sont parfois centralisées, à l’exemple des « notes vertes ». Seule la série centralisée devra dès lors être conservée. Certains documents méritent par contre d’être regroupés, à l’exemple des arrêtés royaux originaux. Ces documents sont d’une grande importance (ils ont valeur de preuve), et il est préférable de les rassembler au sein d’un même service (juridique par exemple) afin d’éviter de les égarer.





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Archives de

l’Agence Fédérale des Médicamentset des Produits de Santé

Dossier d’étude et de préparationdu tableau de tri

2012

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Brussel – Bruxelles2012

9789057464942

ISBN 978 90 5746 494 2

5132

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