Lacinai inlaga.indd 1 07-10-16 23.24 · Sju steg för att förbereda och ge effektiva...

Lacinai_inlaga.indd 1 07-10-16 23.24.29

Första upplagan


antoni lacinai

Sluta hålla presentationer – börja ge!www.comiendo.se

© Författaren och Koala Publishingomslag + typografi: R. Kellermantryck: Trydells, Laholm, Sverige, oktober 2007upplaga: 1:1ISBN 978-91-975165-5-6

koala publishingBox 1223164 28 Stockholmtel: +46 8 612 42 20fax: +46 8 612 42 [email protected]

Att mångfaldiga innehållet i denna bok, helt eller delvis,

utan medgivande av författaren och förlaget är förbjudet

enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och

konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av

mångfaldigande genom tryckning.


Förord

InledningTre tips för den lateVad händer i ett presentationssammanhangDu och ditt budskapSju steg för att förbereda och ge effektiva presentationer

Del 1 Förbered

Kapitel 1: Syftet Vad är syftet med att börja med syftet?

Kapitel 2: MålgruppVem har du framför dig?Sluta hålla presentationerSex frågor publiken ställer sig – och hur du hanterar demFem frågor du kan ställa dig i din förberedelse Hur väljer man sin målgrupp?Anhängarna, motståndarna och de neutralaInlärningsstilar – Vilka föredrar din målgrupp?

Kapitel 3: KommunikationsmålNio sätt att övertyga andraAIDA

Del 2 Skapa

Kapitel 4: Innehållet Tre sätt att strukturerea ditt innehållElva sätt att få publiken att minnas vad du säger

9

1313141415

18

1919

2122222325262829

333940

42

434549

innehåll


antoni lacinai

8

Kapitel 5: Bestäm hjälpmedelFör och nackdelar samt tips med de vanligaste hjälpmedlenTips på hur du jobbar med dem Kapitel 6: Bestäm dramaturgiDen dramaturgiska kurvanVad du kan tänka på för att följa den dramaturgiska kurvan

Del 3 Öva

Kapitel 7: Hur du ser ut och hur du låterSymbolspråkets signalerSex delar som påverkar hur du låter Kapitel 8: Hur du tränar knoppen och kroppen? Fyra stadier av kompetens och självinsiktDu är vad du tänker Målbilder och planering hjälper digTre sätt du kan skapa förankringar påSju tips om att äta och dricka rätt inför en presentation

Del 4 Ge

Kapitel 9: Go for itSanningens ögonblick Fem tips för dig som vill involvera publiken med hjälp av frågor Tre nivåer av lyssnandeÅtta besvärliga personligheter och hur du hanterar demSju tips på hur du hanterar frågor från publikenFyra tips för dig som har publik med hörlurar och lyssnar på en tolk

Mallar och chechlistorVeta+Visa+Våga=VinnaDags att knyta ihop säckenTill slut – Kom ihåg att:

53 5556

636364

66

676979

858689919296

98

9999

102104106109113

115122123125


9

Sluta hålla preSentationer – bÖrja Ge!

okej. Upp med armarna i lUften. Knyt nävarna. YES! Där satt den. Nu har jag känslan. Nu är jag i zonen. Nu har jag energi. Jag ska upp på scenen när som helst. Jag har gjort min hemläxa. Jag vet vad jag vill, och till vem jag talar. Jag har förberett mig. Jag har övat. Jag har en gåva att ge, som kommer att hjälpa dem. YES. Då är det dags. Mikrofonen fungerar. Jag sätter på den.

”Då säger vi välkommen till Antoni Lacinai:” Applåder. Jag sträcker på mig och går energiskt upp. Det här är kul. Och publiken ser ut att ha kul också. Nu kör vi.

”Hej, tack för att du sa mitt namn rätt också. Det är inte vanligt. Jag brukar heta allt från La’casino till ”Last Night”. De skrattar. Bra, de är med.

”Ni tänker säkert på att med ett sådant namn kan han inte vara härifrån. Ni har rätt. Jag är från Göteborg.” Mer skratt. Isen är smält. De förstår att jag söker en informell stämning. Jag bygger på den lite till innan jag kommer till ämnet.

”Jag är i och för sig från Göteborg men namnet är från min far som kommer från Albanien. När han var ung och gjorde sin militärtjänst var han en betrodd gränsvakt som stod längs den grekiska gränsen och vaktade med sitt gevär. Som de flesta andra unga män, tyckte han att det skulle vara spännande att se vad som fanns där borta på andra sidan. Han tittade till vänster. Sedan åt höger, och så åt vänster igen. Och så gick han. Han var i Grekland i ett år i väntan på att åka till det förlovade landet Amerika. Men kvoten var full. ”Det finns ett annat bra land som heter Sverige. Vill du dit?” sa grekerna. ”Visst” sa pappa. Han hamnade i en buss och kom till Sverige. Det här var i april 1963. Han klev ur bussen och hörde ett knakande och knastrande under fötterna. Vad kan det vara? Han tittade ner och såg – is!! Han som just badat i Medelhavet hade nu hamnat i nordpolen. ”What have I done????” sa han. ”

Jag berättar med inlevelse. Som om jag var han. Publiken är med mig och lyss-nar nyfiket. Jag fortsätter lite till och går sedan in på ämnet för dagen. När jag är klar får jag nya applåder och flera kommer upp efteråt och vill prata mer eller bara säga tack. Jag är matt, men glad. Det är så det ska kännas, tänker jag. Trött i knoppen och kroppen. Precis som om jag idrottat och vunnit en match eller helt enkelt kommit i mål. Det är en skön känsla.

Den här boken är till för dig som vill bättre på att ge övertygande presentationer.

Några av er är som läser denna bok är mycket erfarna. Kanske är ni också riktigt duktiga. Fundera på hur mycket en elitidrottare tränar jämfört med hur mycket de tävlar. Jag gratulerar er till insikten och att ni har samma attityd.

förord


antoni lacinai

10

Andra av er är nybörjare. Några av er kanske till och med anser er vara dåliga på att presentera. Att vara medveten om problemet är halva lösningen. Jag är säker på att ni kommer att känna er tryggare när ni läst, och sedan tillämpar det som står i boken. Jag skrev den här boken ur perspektivet att ge er ett helhetsgrepp, något som tar er från A till Ö och som jag själv använder. Utan den helheten är det som att försöka läsa en bok när du bara lärt dig hälften av bokstäverna i alfabetet.

Boken är uppdelad i fyra delar: Förbered, Skapa, Träna och Ge. Den första delen handlar att förstå vem du pratar till och vad du vill uppnå. Den andra delen handlar om att skapa det innehåll du vill förmedla och vilken hjälp du tar. Den tredje handlar om hur du övar på ditt framträdande och skapar rätt mentala och kroppsliga förutsättningar. Den fjärde handlar om vad som händer i ”sanningens ögonblick”; när du säger det men också hur du kan bli bättre till nästa gång du ska ge en presentation.

I min egen utveckling har jag bland annat haft hjälp av riktigt duktiga män-niskor både i Sverige och utomlands. Det tillsammans med mängder av litteratur och många års erfarenhet av att stå inför människor och presentera på olika typer av möten, har gjort att jag utvecklat effektiva modeller, processer och checklistor som du kan dra nytta av utan att behöva uppfinna hjulet en gång till.

Jag är säker på att du som vill förbättra din förmåga att ge presentationer kom-mer att ha behållning av den här boken. För dig som är van vid att slå på Po-werPoint och rafsa ihop en hög bilder innan du ger dig iväg mot scenen, så finns risken att du först blir lite rädd för det du kommer att läsa. Men om du ger den en chans kommer den här boken att vara en riktig aha-upplevelse. Det lovar jag.

Lycka till med dina framtida presentationer!

antoni lacinai / Comiendo Communications, oktober 2007


11


Boken hade aldrig blivit av om jag inte haft ett antal människor som lärt, coachat och inspirerat mig. Det här är ingen komplett lista, utan bara några som haft ett extra stort inflytande på mig i min process:

James Cumberland och John Mattock. Två av de bästa kommunikationstränare jag har haft nöjet att jobba med. Tack för att ni alltid trott på mig och min för-måga att bli som ni.

Anders Granberg som öppnade sitt nätverk och introducerade mig till förläg-garen. Jag bugar mig.

Roger Kellerman och Atti Soenarso som köpte mitt koncept. Tilliten ni visar är stor.

Peter Lindgren. En coach som bara genom att lyssna fick mig att gå vidare när jag fastnat. Respekt!

Dag Gårdheim. Inspiratören som granskade manuset i tidigt skede. Energin flö-dar från dig.

Sofia Lindqvist Lacinai. I owe you.

tack


12

antoni lacinai


13


om dU egentligen inte vill läsa böcker om kommunikation och presentations-teknik ska du få tre råd av mig som är de viktigaste jag kan förmedla:

Tre tips för den late:Tro på vad du säger och visa detSluta hålla presentationer. Börja ge dem iställetHärma andra som du tycker är bra.

Om du lyckas använda dessa tre råd behöver du inte läsa fler böcker i ämnet. Visst kommer du att göra en massa ”fel” men du kommer att bli förlåten för mycket, så länge som du har tagit till dig dessa enkla råd. För dig som ändå vill läsa vidare tar vi det från början.

tänk tillbaka när du senast såg en riktigt bra presentationVad var det som gjorde just den presentationen så bra? Vad kommer till dig? Här nedan får du några svar från andra jag frågat. Stämmer de med din bild?

Talaren:… var engagerad och verkade brinna för sitt ämne… var kunnig… fick mig intresserad… verkade erfaren… pratade till mig så att jag förstod… gav mig bra, konkreta exempel som var lätta att relatera till och minnas… hade inte en massa slides med bara text på… hade jättebra ögonkontakt med oss i publiken… hade tydlig och dynamisk röst som jag gärna lyssnade på… verkade trygg med sitt ämne.… verkade vilja ge oss något användbart, inte bara floskler… stod inte och läste innantill.

Det finns förstås ännu fler svar och kommentarer men de sammanfattar vad de flesta säger. Det verkar självklart. Det verkar enkelt. Och ändå är det så svårt för många att vara den personen som de beskriver. Men var lugn; du är på god väg. Läs vidare så får du se.

inledning


antoni lacinai

14

Vad händer i ett presentationssammanhang?Det finns tre variabler som kan vara bra för dig att tänka på när du vill kommu-nicera något i ett presentationssammanhang. Dessa är:

Din målgrupp Ditt budskapDu själv.

I motsats till vad många tror är din målgrupp viktigast. Sedan kommer ditt bud-skap. Till sist kommer du själv. Jag räknar med att du inte blir särskilt förvånad över min ståndpunkt, med tanke på bokens titel, så jag hoppas att du litar på mig. Du kommer inte att bli lika bra på att nå fram till din målgrupp om du inte tar till dig denna ordning. Tro mig – jag har försökt.

exempel från verklighetenVid ett tillfälle gav jag en presentation i Boca Raton, utanför Miami. Det var en intern säljkonferens och jag ville få publiken att bidra i ett projekt jag var ansva-rig för. Jag hade förberett mig noga och gav en riktigt bra presentation. Jag fick stående ovationer. Tre år senare mötte jag en av deltagarna. ”Dig minns jag” sade han. ”Du presenterade i Boca Raton. Du var helt grym. Ja, jag ju minns inte vad du pratade om men du var helt grym!”…Visst var jag glad att han tyckte om min ”show”. Men vad hjälpte det om budskapet inte nådde fram?

du och ditt budskapDet finns tre delar av dig som målgruppen upplever i en presentation:

Innehållet i vad du sägerHur du ser utHur du låter.

Dessa tre bildar tillsammans ditt budskap. Om du är engagerad och tror på vad du säger så ger det en känsla av samstämmighet mellan rösten, kroppsspråket och dina ord. Det kallas för att vara kongruent på finare språk. Om du inte är säker eller tror på det du säger blir du inkongruent.

Varför är det viktigt? Jo, dina ord står för bara cirka 10 procent av vad män-niskorna tar till sig. Hur du ser ut står för cirka 50 procent och resten är hur du låter. Om du säger en sak, men ditt kroppsspråk eller din röst säger något annat så väger kroppsspråket eller rösten tyngre. Din publik känner att något är fel. Du blir inte trovärdig och når inte fram. Det positiva är att ditt budskap kan bli väl-digt starkt om du har en harmoni i vad du säger, hur du ser ut och hur du låter.



15

Kort sagt: Tro på vad du säger och visa det. Då spelar det inte så stor roll om du gör en och annan teknisk miss. Det syns ändå att du är äkta.

plattformen De tre första delarna av boken bygger på de sju stegen som står här nedan. De har ett naturligt flöde, och skulle i de fyra första stegen lika gärna kunna vara utgångs-punkten för vilken kommunikationskampanj eller eventplanering som helst. Det handlar om att förstå vad man vill, välja ut en målgrupp och berätta för dem. I marknadsföring uttrycker man sig så här:

Förstå vad du vill och vilket behov som finns Segmentera marknadenPositionera dig till det segment du vill nå.

Om du väljer att ställa dig framför folk och presentera något så har du valt “kom-munikationskanal”. Då behöver du de senare stegen. Här kommer de samlade:

Sju steg för att nå fram till din målgrupp när du ska ge en presentation

1. Var klar med ditt syfte.Det kan verka basalt, och det är det också. Ändå kan det vara bra att ägna det en tanke. Varför ska du stå framför en grupp och tala? Ska du informera eller över-tyga? Vad har du för plan med det här?

2. Gör en tydlig målgruppsbeskrivningFörstå vem du talar till. Vad har de för erfarenheter, förväntningar osv.? Är de beslutsfattare, eller har de en annan roll? Ju mer du vet desto säkrare är du på att träffa rätt.

3. Bestäm vad du vill uppnå.Det går tillbaka till syftet men är mer konkret. Vad vill du att målgruppen ska veta, känna och göra efter att du givit din presentation? Det kan vara mer än en sak, men var hela tiden så konkret som möjligt

4. Strukturera ditt innehållGivet punkterna ovan så kan du nu göra en disposition där du sätter ditt innehåll. Ta bort allt som inte uppfyller dina mål till din målgrupp.

5. Bestäm vilka hjälpmedel du vill användaOm du måste, så är det först nu som du drar igång PowerPoint, men det finns


antoni lacinai

16

andra hjälpmedel också. En Whiteboard kan göra jobbet. Eller varför inte hålla dig till det bästa hjälpmedlet av alla: Du själv?

6. Bestäm dramaturgiDet låter pretentiöst, men ge det en chans. Bestäm i förväg när du ska gå, stå, luta dig fram, viska, höja rösten och så vidare. Bestäm hur inledningen ska vara och ännu mer hur avslutningen ser ut så att du inte lämnar scenen som om du fick punktering och luften sakta gick ur dig och sedan tog det slut…

7. ÖvaÖva in inledningen och avslutningen. Öva på kollegor eller vänner. Be dem att notera hur bra ögonkontakt du har, om du rör dig ledigt eller nervöst, om din röst är stark eller andfådd, om du har pauser, hur du använder armarna med mera. Se till att du har rätt inställning, att du skapar positiva bilder av hur bra det går. Skapa en ”trigger” som sätter dig i rätt stämning.

Om du gjort allt detta är bara att köra på. Du kommer att göra ett bra jobb, det är jag säker på.


18

antoni lacinai

del 1


19

del 1 – förbered

kapitel 1.

Syftet”jaha, här står jag. det hade ju varit bra om jag visste varför …”

Min chef sprang förbi mig på väg till ett möte. ”Jag är dubbelbokad”. Fick hon ur sig på vägen. ”Du får ta hand om våra kinesiska kollegor som är på besök. De kommer klockan ett”. Jag försökte få ur henne vad jag skulle säga men hon hann bara svara att ”Det löser du. Berätta om oss bara” … När vi satte oss i mötet hade jag tagit fram vår standardpresentation. Jag var för nervös för att lyssna på deras frågor så jag körde på. Äsch, jag körde i diket. Som tur var satt jag inte där ensam. En kollega från min grupp var med och bad om att få gå in med några kommentarer. Han började prata om det som våra kinesiska kollegor faktiskt var intresserad av – det märkte jag när jag slapp mina slides och kunde lyssna på henne istället. Och när mötet var slut var stämningen bra mycket bättre än när jag satt där och förbannade min chef som kastat mig åt lejonen. Den fällan går jag i alla fall aldrig mer i. Tror jag … – Sara, 28 år. produktledare

Det Sara var med om är inte ovanligt. Jag har sett flera liknande exempel, och jag är säker på att du också varit med om att bli inkastad i ett möte där du inte riktigt vet varför mötet finns eller hur du ska bidra på rätt sätt. Detta kapitel handlar om att börja från början. Det är också ett av bokens kortaste kapitel, eftersom det är så självklart. Eller är det så självklart i - ute i verkligheten?

I det här kapitlet får du med dig:Vad syftet är med att börja med syftet.

Vad är syftet med att börja med syftet?Tänk dig in i något av scenarierna nedan:

» Du har fått i uppdrag att berätta om en ny produkt till en kund, men allt du vill är att kunden ska anställa dig.

» Du vill protestera mot plågsamma djurförsök, men du vill också visa hur duktig och vältalig du är.

» Din chef har sagt att du ska presentera något om er avdelning till några kollegor du inte träffat. Chefen glömde säga vad syfte var. Dessutom är du nervös men modig och ditt eget mål är att klara det utan att staka dig en enda gång.


20

antoni lacinai

Var ligger din fokus?

Syftet är som grunden på ett hus. Bygg det på sand och det rasar vid första vind-pust. Bygg det på sten och det står stadigt i alla väder. Det är det övergripande målet för varför du står där inför en grupp människor. Ibland är det enkelt. Det är du själv som valt att ställa dig upp och prata. Kanske är du på ett bröllop och har som enda mål att få bruden att känna sig älskad. Kanske vill du få ett beslut på en gång. Då har du klart för dig varför du presenterar.

exempel från verklighetenJag minns en mässa jag var på i New Orleans. Där var en talare som inte hade koll på varför hans företag lät honom presentera. Han lade nästan halva tiden på att gå igenom sitt försträffliga CV. Det är en sak att visa för publiken att man har den erfarenhet och kompetens som krävs för att man har förtjänat att få ge en presen-tation, men det här var något annat. Han var uppenbart ute efter ett nytt jobb. Jag har inget minne alls om vad han pratade om den tiden som var kvar, men visst var det kul att se hur länge han tänkte hålla på att skryta om sina bravader.

Jag var nyligen på ett seminarium kallat ”näringslivsdagen” i en kranskommun till Stockholm. Alla talare hade fått väldigt klara budskap till vad arrangören ville åstadkomma. De visste hur de skulle bidra till att skapa en gemensam bild, där varje talares presentation var en pusselbit i helheten. Det var väldigt tryggt att vara publik den gången. Självklart hade de sina olika stilar men det fanns en tyd-lig gemensam nämnare, vilket verkligen gick fram.

Syftet borde alltså vara självklart men verkligheten visar att det inte är så, sär-skilt när det gäller större organisationer som skall synas på ett event av något slag. Är dina kollegor duktiga kommer du att få någon slags skrift som förklarar det. Annars är det din uppgift att ta reda på det. På större företag kan det finnas en mängd syften och det gäller att vet varför du blivit ombedd att gå upp och presen-tera. Är det för att utbilda någon? För att väcka ett intresse som längre fram kan leda till en affär? Är det för att din chef ska se bra ut? Vad är det som man vill?

kort sagt:Ju bättre kläm du har på varför du ska presentera, desto bättre chans att du når fram med det du vill.


21

del 1 – förbered

kapitel 2.

Målgrupp”måste jag bestämma vem jag pratar till? jag vill ju vara kompis med alla.”

Vi satt där i möteslokalen och skulle skapa en marknadsplan runt mobila företags-tjänster. Min kollega hade fått den otacksamma uppgiften att presentera målen för oss:

”Vi skall bli uppfattade som nummer ett inom mobila tjänster” sa han”Av vem?” undrade jag”Av kunden” sa han och ville raskt gå vidare nu när frågan var utredd”Kunden??” sa jag”Ja, operatörerna” sa han”Vilka operatörer?” fortsatte jagDet blev en paus. Chefen skruvade på sig otåligt i stolen bredvid. Jag kände mig som

värsta motvallskärringen men jag tänkte inte ge mig. Min kollega, som jag tyckte bra om för övrigt, började bli lite osäker.

”Tja alltså, de som vill ligga i framkant”. Han hoppades nog att jag bara skulle hålla tyst. Det här svaret borde väl ändå räcka.

”Vem hos operatörerna?” frågade jag då”Men va fan.” Nu kastade sig chefen in i diskussionen. ”Vi har massor kvar att

presentera. Vi har ju sagt operatörer i framkant. Nu kör vi vidare.” Men jag fortsatte ändå”Vem hos operatörerna?” frågade jag igen”Ledningsgruppen” svarade min kollega”Vem i ledningsgruppen?” undrade jag”Alla” sa han. ”Och nu ska jag visa vårt budskap till målgruppen”När jag insåg att budskapet inte var riktat till någon utan bara var några flummiga

floskler om att vi var bäst så loggade jag av och började tänka på annat.– daniel 35 år. marknadskommunikatör

Är Daniel en motvallskärring? Eller verkar han i en miljö där cheferna och kol-legorna missat själva poängen att målgruppen, eller kunderna i det här fallet, är de viktigaste personerna vi har? Jag tycker att Daniel visar mod, och om han orkar kommer han att hjälpa sitt företag – om de är mottagliga för det.


22

antoni lacinai

I det här kapitlet får du bland annat med dig:Varför du ska sluta hålla presentationer, och börja ge dem iställetVarför alla i publiken lyssnar på radiokanalen WII FMSex frågor publiken ställer sig – och hur du ska hantera demFem frågor du kan ställa dig i din förberedelse inför en presentationOlika modeller du kan använda när du väljer ut din målgruppHur människor lär sig

Vem har du framför dig?

Om du har klart för dig varför du ska presentera något, är det dags att förbereda det viktigaste av allt nämligen en analys av din målgrupp.

En av mina kommunikationstränare brukade säga till mig: ”There are only th-ree variables really. It’s them, it’s you and it’s it” Så höll han fram sin hand som om han höll i något. Detta något är budskapet, innehållet, eller i min liknelse – en present. Om ni ger en presentation så ökar ni chansen att ni tar det i rätt ordning, nämligen med målgruppen först. Därför kommer uppmaningen till dig som också är titeln till hela boken:

SlUta hålla preSentationer

Hur du tänker och uttrycker dig bildar din personlighet. Därför är det viktigare än du kanske tror att du använder en positiv attityd när du tänker på din mål-grupp och vad du vill presentera till den. Därför kommer nästa uppmaning till dig:

Börja ge preSentationer

Från och med nu önskar jag alltså att ni alla som står inför den situationen kom-mer att ge en presentation. Tänk på ordet som present-ation. Om ni ska ge bort en present; vad vill ni då att mottagaren ska säga? Självklart nåt i stil med ”Tack så mycket. Det här är verkligen precis vad jag behövde”. Sverige håller man en presen-tation. Tänk på ordet hålla som i be-hålla. Presentationen är din. Bara din. Det ger ingen bra känsla. I England säger man att man ska göra en presentation. ”I am going to make a presentation about…” Det blir lika fel.

Tänk dig att du står inför en grupp människor med känslan av att du har en gåva till dem. Det ger dig mycket mer råg i ryggen, även om du skulle vara nervös inför uppgiften, eller hur? Du är där av en anledning. Du har något att ge. Du vet vem du vill ge din gåva till och vad de skulle behöva. Så ge den till dem.


23

del 1 – förbered

Wii fmEn annan kommunikationstränare från New York pratade om att publiken alltid lyssnade på en speciell radiokanal, nämligen WII FM. Det betyder: What’s In It For Me? = Vad ger det mig?

I den radiokanalen bubblar fler frågor fram och det är upp till dig att ge svaren. Om man bryter ner det kommer följande sex frågor upp:

Sex frågor publiken ställer sig – och hur du hanterar dem

1. Varför ska jag lyssna på dig? Frågan kräver att du tidigt etablerar ditt ETOS på retorikspråk, det vill säga din trovärdighet som talare. Det kan du göra genom att moderatorn, om det finns en sådan, presenterar dig som expert. Om du är på egen hand får du själv ge något eller några exempel på varför just du står och pratar till publiken.

2. Har du något jag behöver?Redan din rubrik kan ge en intresseväckare till publiken, vilket du snabbt kan utveckla. De som lyssnar på dig har investerat det viktigaste de har, nämligen sin tid. Ditt jobb är att din målgrupp skall känna att du har något att ge dem, på samma sätt som står beskrivet ovan.

3. Gillar jag dig?Det enklaste sättet att få folk att gilla dig är att skicka ut ett varmt leende. Det fungerar över hela världen, utom möjligen för äldre affärsmän i Ryssland som kan tycka att du ser lite fånigt dum ut.

Om du har något positivt att säga så se till att inte inleda med rynkade, be-kymrade ögonbryn. Har du ett tufft ämne är det inte fel att se ut som du känner. Kanske får du inte folks gillande, men du lär ändå få respekt.

4. Är du på min sida?Berätta för publiken att du är en av dem, eller åtminstone att du kan se och förstå deras syn på saken. Uttryck dig i enkla ord och visa att du inte försöker dig på att svänga dig med omöjliga termer bara för att imponera på dem. Men visst, är det en grupp botanister du har framför dig så är det inte fel att slänga in någon latinsk term på en blomma bara för att visa att du är på publikens hemmaplan.

5. Tror jag på vad du säger?Det här går tillbaka till två saker.

– Vad du säger, hur du ser ut och hur du låter– Vilka argument och bevis du har för det


24

antoni lacinai

För att publiken ska kunna tro på vad du säger så måste du själv tro på vad du säger. Det här är så viktigt att jag tar det igen:

För att publiken ska kunna tro på vad du säger, så måste du själv tro på vad du säger.

Tänk er en välkammad äldre koncernchef boendes i det dyraste området i staden. Han står framför dig och andra i dyr kritstrecksrandig märkeskostym. Han påstår med övertygande retorik att det minsann är lika fint att vara svarvare som civilin-genjör. När han säger det tittar han snabbt ner och kliar sig på nästippen. Sedan tittar han upp. Han ler men leendet når inte ögonen. Han försöker vifta bort ett osynligt dammkorn från manschettknappen innan han fortsätter. Även om han menar vartenda ord, och varför inte, börjar du undra vad hans barn har för utbildning, om han någonsin haft smutsiga naglar själv och så vidare.

Detta var i och för sig ett uppdiktat exempel. Men jag har i skrivande stund ett uppdrag att åka ut till en mängd kommuner i landet och hålla workshops för kommunledningarna och ortens teknikföretag. När min uppdragsgivare berät-tade om hur allvarlig bristen är på kompetenta maskinoperatörer, svetsare med mera, kunde jag tydligt uppleva att de menade vartenda ord. Jag köpte resone-manget rakt av. Men jag ska erkänna att det tog lite längre tid, när några work-shopdeltagare jag träffade på ville hävda att det var lika fint att vara svarvare som civilingenjör. Helt enkelt därför att de själva hade så propra kostymer och dräkter att det till en början gav mig tvivel. När jag senare lärt känna dem har jag ändrat uppfattning. Men det bevisar att alla variabler spelar roll, och i detta fall var det deras utseende som inte rimmade med orden.

Om du säger en sak med orden och en annan med till exempel ditt kropps-språk, då blir det en konflikt i ditt budskap. Publiken kanske inte kan sätta fingret på det men den känner att något inte stämmer. De tror inte på vad du säger.

6. Vad får jag ut av det här? Nyttan, eller innebörden, är vad vi alla vill ha i slutänden. Vi bryr oss egentligen inte om egenskaperna som till exempel vilken processor det är i en dator. Vi bryr oss inte ens om att fördelen med den nya processorn är att du kan ha det senaste operativsystemet i denna dator. Vi bryr oss bara om nyttan. Den kan vara olika i det här fallet. Några vill veta att datorn går att använda om några år så att de slipper byta igen om ett år. Då är det tryggheten som är nyttan. En annan grupp vill veta om den har en ordbehandlare som gör att de kan börja skriva på sin spän-nande roman, eller få ner ett CV för att kunna söka jobb. Då är det en dröm eller


25

del 1 – förbered

ett mål som ska förverkligas och innebörden är erkännande, pengar eller något annat. En tredje grupp vill ha den senaste processorn för att de alltid vill visa att de alltid har det senaste. Då är det status som är nyttan, eller innebörden.

exempel från verklighetenVid ett tillfälle var jag på en konferens i Montreal, där olika aspekter av mark-nads- och konkurrentanalyser behandlades. Jag hade just startat en sådan funk-tion på företaget och ville se om det fanns några guldkorn att ta till sig. Ett seminarium handlade om hur man utför konkurrentanalys på mässor. Det lät spännande tyckte jag och många andra med mig. Rummet var helt fullt. Talaren började och väldigt snart förstod vi att något var fel. Hon lade ner mycket tid på att berätta hur man utvärderade ett företags anledning att ställa ut på en mässa. Flera gånger räckte folk upp handen och frågade artigt vad det hade med konkur-rentanalys att göra. De fick inga vettiga svar. Sedan gick talaren vidare och berät-tade om hur det var att jobba som mässpersonal och hur ont i fötterna man får. Vid det här laget hade de flesta tröttnat. Någon försökte än en gång få reda på vad det hade med ämnet att göra. Till slut fick vi ett lamt svar att man alltid kunde plocka broschyrer i olika montrar…

Höjdpunkten var ändå avslutningen när vi alla fick varsin fot-kräm. Orden klingar fortfarande i mina öron när jag sågade föreläsningen i utvärderingen: ”And remember, Peppermint foot-lotion both feels and smells great!” Det enda som var bra med den timmen var att jag kan berätta om den som ett exempel på hur fel det kan gå när man inte förstår vilken målgrupp man har och vilka förväntningar de har.

fem frågor du kan ställa dig i din förberedelse inför en presentation:» Varför ska jag tala? (Syftet)» Vem är målgruppen?» Vad vet dem om mig och/eller företaget?» Vad tycker de om mig och/eller företaget?» Vad får dem att agera eller reagera?

Du kan inte glädja allaNej, så är det. Jag är ledsen. Det går inte.

Om du bestämmer målgrupp, om du segmenterar och sedan väljer ut ett seg-ment, om du vill du ha en spets på din kommunikation och inte bara pladdra på lite mysigt, så väljer du att välja. Och därmed att välja bort. Då kan du inte glädja alla. En teknikchef har inte samma agenda som en marknadschef. Eller en finanschef. Eller en personalchef. Och så vidare.Och samma gäller internt på ett


26

antoni lacinai

företag. Visst, du kanske är en chef som har ett informationsmöte som du tycker att alla bör få del av. Kör på. Minsta gemensamma nämnaren är att alla jobbar för dig, och det finns säkert något lite som berör alla. Undrar du sedan varför alla inte var lika intresserade av det du sa, eller att alla har olika bild av vad du berät-tade? Svaret ligger i radiokanalen WII FM.

hur väljer man sin målgrupp?Det beror helt på vad man vill åstadkomma. Det kan vara:» en given grupp, till exempel dina medarbetare om du är chef och ska informera

om något eller alla öron- näsa- halsläkare på en kongress. » Det kan också vara en demografisk uppdelning till exempel DINKEYS (Dou-

ble Income No Kids), OPALS (Old People Active Lifestyle, TWEENIES (barn precis innan tonåren). Det kan vara alla singlar i Skåne, bondkvinnor mellan 19-29 år bosatta Mellansverige med i snitt tio värphönor per hushåll.

» Det kan vara brudgummen på ett bröllop, beslutsfattare, vissa chefer, verkstads-folk, professorer, inköpare och så vidare.

Det beror helt på vad för budskap du har och till vem. Du vet vilka segment som finns. Du eller ditt företag väljer segment. Du positionerar dig så att ditt segment gillar dig. Vet du inte, så ta reda på det, åtminstone ner till någon gemensam nämnare.

Ofta är det polariteter, exempelvis unga, som gillar mode istället för gamla som gillar sin svart-vita tv och inte vill förändras. Så här skulle det kunna se ut:

Förändringsbenägna

Förändringsobenägna

Gamla Unga


27

del 1 – förbered

olika modeller du kan använda när du väljer ut din målgruppDet finns en mängd olika varianter och modeller du kan använda dig av. En del delar in människor i tre grupper; de som vill ha trygghet, de som vill ha spänning och de som vill ha kontroll. Andra delar in människor i olika färger så att man ska komma ihåg att ”den blå” är analytikern och ”den gula” är inspiratören och så vidare. De fungerar bra i mindre grupper eller rena säljsammanhang. Men hjälp av dessa modeller kan du klassificera personer och på det sättet lära dig hur du kommunicerar med dem.

Här kommer några varianter som kan hjälpa dig att segmentera publiken och hjälpa dig att besluta vilken just din målgrupp är.

auktoritet och inflytandeDen här fyrfältsmodellen använder jag. Tänk att du skall försöka övertyga ett fö-retag att köpa dina tjänster. Vilken ruta vill du helst att din målgrupp ska befinna sig i? Vilken ruta bör de absolut inte vara i? Svaret är enkelt. Ruta I är optimalt. Ruta III är ganska bra. Ruta II är knepig och ruta IV är det bara att glömma.

Så hur kan du veta vilka du har framför dig? Det enda sättet är att fråga. Själv skulle jag försöka ta reda på så mycket som möjligt innan jag kom till mötet för att presentera. Väl på mötet brukar jag själv använda ett par öppna frågor om hur processen brukar gå till och hur besluten fattas. Det kan hjälpa dig med.

AuktoritetMandat

Inflytande

Ja

Nej

NejJa

I II

III IV


28

antoni lacinai

anhängarna, motståndarna och de neutralaYtterligare ett sätt vi kan dela in publiken är i tre delar: Anhängarna, motstån-darna och de neutrala.

anhängarna är redan övertygade. De köper ditt resonemang. De skrattar på rätt ställen. De applåderar dig och tycker att det du gör är jättebra. Det är skönt att ha anhängare när man ska tala inför en grupp människor. De är ju redan på din sida. I boken ”Praktisk Retorik” skriver författaren Göran Hägg att hans erfarenhet är att anhängarna sitter längst fram till höger sett från talaren. Motståndarna sitter längst bort till vänster sett från talaren. Jag har försökt analysera om det stämmer, och jag tror att det faktiskt kan ligga något i det. Pröva gärna själv när du har en större publik. Beskåda och dra egna slutsatser.

motStåndarna är lika övertygade, fast om motsatsen. De sitter med armarna i kors och skakar på huvudet. Vad du än säger så letar de upp ett svar i sina huvu-den som skall smula sönder dina argument. Är du för är de emot helt enkelt. I politiken är polariseringen tydlig. Tänk om någon från vänstern på allvar skulle säga: ”Det där var en bra idé!” Det händer inte särskilt ofta. Likadant gäller förstås åt andra hållet.

Att övertyga motståndarna är inte lätt, men ibland lyckas man. Har du en känsla av att det kan bli tufft för dig att argumentera så tänk på att det nästan alltid finns saker man är överens om. Börja där. Se om du kan få fram något ni är överens om. Då känner publiken att du kanske inte är så dum trots allt. Låt mig här ta ett exempel från teaterns värld. Shakespeare skriver i ett teaterstycke om när Marc Anthony upptäcker sin vän Caesar som ligger nedstucken, mördad på marken, och Brutus just har fått massorna att tycka att det var en utmärkt idé. I Shakespeares berättelse börjar Marc Anthony med att säga: “ Friends, Romans, countrymen, lend me your ears; I come to bury Caesar, not to praise him“. Vem kan neka honom en stunds sorg? Efter en stund fortsätter han med ”For Brutus is an honourable man; So are they all, all honourable men”. Han sår frön av tvivel. Så småningom lyckas han vända hela folkmassan mot Brutus och hans medhjäl-pare.

de neUtrala kallas på engelska för Fence-sitters. De sitter alltså på staketet och tittar på. De har inte bestämt sig eller så är de inte intresserade. Dessa kan man ofta påverka, om man väljer att prata om sådant som är relevant för dem.

exempel från verklighetenJag satt i en säljkonferens i mitten av nittiotalet där vi diskuterade kundsegmente-ring. Ett beslut höll på att fattas som jag inte alls höll med om. Jag valde att argu-


29

del 1 – förbered

mentera för min avvikande åsikt och i början var det bara jag och facilitatorn som förstod vad jag propagerade för. De flesta var neutrala och några var motståndare. Det tog en timme att omvandla de neutrala till anhängare och flera motståndare till neutrala. Än idag, när jag behöver hämta kraft inifrån inför ett möte som jag vet kommer att bli tufft, tänker jag på den gången.

Så här många år senare är jag faktiskt inte säker på om min modell var bättre. Jag tror det, men helt visst är det inte. Känslan av att jag kunde föra över min övertygelse på andra går dock inte bort för det.

inlärningsstilar – Vilka föredrar din målgrupp?Inlärning via sinnenaEn del människor föredrar att se på dig och dina bilder. Andra vill höra vad du säger. Somliga vill själva uppleva det du pratar om. Man kan dela in dessa grup-per så här:

Visuellt– Jag lär mig mest när jag kan se saker, antingen i verkligheten eller i mitt hu-

vud. Jag tittar på dig och det du visar. Jag ser hur du rör dig, om du ler om du och jag har ögonkontakt. Jag tittar upp till vänster eller höger för att hämta in nya bilder av minnen eller föreställningar. Allt visuellt är viktigt för mig. Om du bara sitter där och pratar så tröttnar jag snart. Kan du se vad jag menar?

Auditiv– Jag har mest behållning av det jag hör. Rytmer, ljud, språket. Ofta lutar jag

huvudet lite för att fokusera på det du säger och inte så mycket på det du visar. Kanske tittar jag också åt sidorna, men det är bara för att minnas vad andra sagt så att jag kan relatera till dig. Om du har min uppmärksamhet förstås. Prata mo-notont och visa en massa bilder så får du i alla fall mig att somna. Låter det bra?

Kinestetiskt– Jag lär mig bäst om jag får rätt känsla. Antingen att det känns bra i magen

när jag lyssnar på dig, eller att jag fysiskt får röra mig, eller bara ta på något som hör till ämnet. Ge mig något att ta på, lukta på, smaka på så blir det begripligt. Att bara sitta still och lyssna utan att få en paus gör mig bara okoncentrerad och flaxig. Tänk på det när du vill ha med mig på tåget. Känns det ok med dig?

Om du kan upptäcka detta hos de du vill övertyga, så kan du också styra ditt språk så att det appellerar på dem. Du kan använda uttryck som ”Se framför er hur ni…” eller ”När andra berättar för mig om vad de tycker, hör jag alltid dem säga att…” eller ”Denna yta blir så jämn att det är som att glida med handen över siden” och så vidare.


30

antoni lacinai

I större sällskap är det svårare att veta. Därför behöver du använda alla sinnena i ditt språk så att du är säker på att du får med dig din målgrupp oavsett vilket sinne de föredrar.

Behållning av budskapetDet finns ett mer generellt sätt att se på hur mycket människor minns av en före-läsning en tid efteråt, som beror på hur mycket du involverar dem:

När man hör – 20%När man ser – 30%När man hör och ser – 50%När man själv pratar – 70%När man själv gör – 90%

Nu är det inte alltid som du har möjlighet att låta alla börja experimentera sig fram. Men med enkla medel kan du skapa små övningar där publiken får chansen att prata lite själv. Du kan till exempel be dem att prata med grannen om en fråga som du ger ut. Se till att det finns ett flöde och att du kan ta upp tråden efteråt bara. Annars blir det lätt krystat. Men rätt använt fungerar det utmärkt. Faktum är att ju mer publiken får engagera sig själva, desto bättre tycker dem om dig.

En varning här: Om du presenterar för stora grupper, så är mitt tips att inte lämna plats för frågor när du är klar. Den stämning du har byggt upp riskerar att försvinna om det sitter en eller två missnöjda personer som bara vill klaga. Bättre då att göra ett bra avslut och säga att du finns tillgänglig efteråt. I små grupper kan du sträva efter mycket mer interaktivitet men då blir också din presentation mer som ett stöd i vart du vill landa när ni är klara.

Här är en annan modell du kan använda för att segmentera personer. Den är snarlik modellen med sinnena jag beskrev tidigare. Återigen fungerar vissa bättre på små grupper och andra på stora:

Jag diskuterar– Jag vill ha konkreta upplevelser och känna efter– Jag är öppen och erfarenhetsinriktad

Jag ser & hör– Jag observerar och reflekterar – Jag föredrar föreläsningar och gillar inte gruppdiskussioner

Jag analyserar– Jag tänker abstrakt


31

del 1 – förbered

– Jag gillar struktur och ordning i papperna– Jag gillar inte experiment och liknande trams

Jag känner och klämmer– Jag gillar experiment och aktiviteter– Jag gillar inte föreläsningarI vilket stadium befinner sig målgruppen? Hur tar de in ditt budskap och om-

vandlar det till en lärdom? Fundera på var din målgrupp kan befinna sig i model-len nedan, eller hur du skall få dem att minnas så mycket som möjligt.

Uppmärksamhet– Okej. Jag lyssnar. Du har mitt intresseHär kan du till exempel ha en intresseväckare i början av din presentation. Du

har också förstått vad de kan ha för nytta av vad du kommer att berätta

Information– Här kommer fakta, argument, bevis…Den här delen stöder din tes. Många gånger kan du ha fler exempel än du hin-

ner med, och ibland kan du med kort varsel få reda på att din presentation kapats till exempelvis halva tiden. Tänk i förväg ut vilka argument du absolut vill ha med och vilka som kan få stryka på foten

Bearbetning– Hur stämmer det här med min världsbild? Här behöver du ibland ge personerna i publiken tid. Om du kommit med ny

kunskap behöver de flesta människor ha tid att bearbeta det. Ge dem den tiden. Pausa om det behövs innan du går vidare.

Slutledning– Aha!Att få en publik, eller för all del enskilda individer att inse något nytt är en

riktig kick. När polletten trillar ner, när ljuset tänds. Då har du nått nästan ända fram. Ge dig själv en klapp på axeln.

Tillämpning– Ja, nu gör jag så här istället…Att nå en ny insikt innebär att något hos personen förändras. Det finns alltså

konsekvenser med att bli övertygad om något nytt. Det gamla ska bort, eller modifieras. Det nya ska ha plats och ofta kan det innebära att personer kommer agera annorlunda efteråt. Om du vill påverka vad de ska göra, får du styra in dig


32

antoni lacinai

på det. Gör det framför allt i slutet på presentationen när du kan komma med någon form av uppmaning.

Vad gör du om du inte har tid att förbereda någonting?Då och då händer det att du eller andra blir inkastade i sista sekunden. ”Kan du ta den här presentationen?” Du ställer några kontrollfrågor runt syftet, hur lång tid du har på dig och vem du skall rikta ditt budskap till. Om du bara får lud-diga svar så är mitt råd att du tackar nej. Såvida du inte älskar svåra utmaningar förstås. Om du ofta håller presentationer så har det här säkert hänt dig mer än en gång. Jag har haft min beskärda del också. Det är alltid lika spännande. Tyvärr vet man att man oftast skulle kunna göra ett bättre jobb om man bara fått lite mer information innan om vilka man har framför sig.

Om det inte går att få svar i förväg och du nu står där, så använd några sekunder eller någon minut i början till att ställa ett par öppna frågor, samla tankarna och kör på. Med hjälp av de frågorna och en bra struktur på hur du vill framställa din tes, kommer du att ändå ha möjlighet att göra ett okej jobb. Förhoppningsvis kan du ämnet så bra att det inte handlar om din kompetens utan om just vad de framför dig anser att de behöver.

Skall man prata om konkurrenter?En gyllene säljregel är att man i innehållet på en presentation, eller i en diskus-sion, låter bli att nämna konkurrenter vid namn. Det finns många andra sätt man kan framhäva sina fördelar än att prata om konkurrenter. Du kan till exempel fokusera på fördelar du har där du vet att konkurrenterna är svaga, och där kun-den är intresserad. Då kommer kunden själv att dra de slutsatserna. Det betyder självklart att du behöver göra din hemläxa och ta reda på var du är bättre och vad kunden har för krav. Av någon konstig anledning har denna regel att inte prata illa om konkurrenterna inte nått den politiska världen. Se bara på det ständiga pajkastandet över blockgränserna. Värst är gnället från oppositionen. Är man inte är i maktposition så blir gnället än mer patetiskt. Tänk om de kunde ägna sig mer åt att kommunicera vad de själva vill och står för och mindre åt vad de andra gör. Kanske skulle de vinna större respekt och till och med verka storsinta, men det vore nog för mycket att hoppas på. Jag gissar att få av dem har varit ute i närings-livet. Om du ägnar ditt tal åt dina konkurrenter så är det kanske dit din målgrupp sedan vänder sig. Då har du gjort dem en tjänst och dig själv en björntjänst. Om du är säljare och din potentiella kund redan har en leverantör kan detta vara ett tips att ta till sig.


33

del 1 – förbered

kapitel 3.

koMMunikationSMål”mål hit och mål dit. man kan väl improvisera och se vad som händer?”

Det var som en uppenbarelse. Jag hade aldrig tänkt på att jag faktiskt skulle ha ett mål med min presentation. Det räckte väl med att plocka ihop något och improvisera fram resten. Ibland tyckte jag att publiken verkade ointresserad. Då blev jag osäker, och i vissa fall till och med lite arg. ”Vilken brist på respekt. Här har jag tagit mig tid och så lyssnar de inte!” Efter ett tag tänkte jag att jag kanske var dålig på att tala inför folk. Mitt självförtroende sjönk. Jag bestämde mig för att ändå göra ett försök att för-bättra mig och gick på en kurs i presentationsteknik. Där frågade läraren om jag visste vilken målgrupp jag hade. Det hade jag inte tänkt på men jag kunde snabbt rabbla upp en lista som jag tyckte var rätt. Men läraren fortsatte och frågade mig om vilka kommunikationsmål jag hade. Jag måste erkänna att jag inte riktigt förstod vad han menade. ”De skall väl förstå vad jag säger” svarade jag. Läraren gav mig en enkel mo-dell och sa ”Ge dem lite till huvudet, lite till hjärtat och lite till händerna”. Jag fyllde med möda i mallen. Sedan, efter kursen, gjorde jag det igen, inför en presentation jag skulle ha för en grupp potentiella kunder. Det var då uppenbarelsen kom. Jag såg på en gång att jag bara genom att sätta vettiga mål kunde fokusera på vad jag verkligen ville säga till just dem. Jag behövde inte säga allt. Belöningen kom på en gång. De verkade mer nöjda än de jag presenterat för tidigare. Några fick jag också som kunder. Numera ställer jag mig aldrig på en scen eller framför en grupp utan att veta vad jag vill uppnå vid just det tillfället.– anna – 44 år. Säljare

Anna insåg något som inte alla förstår ens i dag. Med tydliga mål är det mycket lättare att veta om hon uppnått dem, om hon utvecklats, om hon får det gensvar hon ville ha. Många människor, som ändå kan vara glada, duktiga affärsman och kvinnor, skulle lätt bli ännu bättre om de tydliggjorde vilka mål de har, med till exempel en presentation.

I det här kapitlet får du bland annat med dig:Vilka tre kommunikationsmål du kan sättaSäljmodellen AIDANio sätt att övertyga någon på.


34

antoni lacinai

att presentera utan mål är som att hoppa höjdhopp utan ribbaTänk dig att du gillar att hoppa höjdhopp. Du har ingen tränare så du frågar en kompis. Det första han gör är att ta bort höjdhoppsribban. ”Du kan väl hoppa lite” säger han. ”Men hur högt ska jag hoppa”? Undrar du. ”Tja, hoppa bara mel-lan stolparna. Det är väl inte så noga hur högt man hoppar, eller”?

Hur meningsfullt är det nu att hoppa? Och hur vet du att du hoppat så högt som du kan? Hur vet du att du nått ditt mål? Samma sak gäller inför en presenta-tion. Om du kommit så långt att du vet varför du ska presentera och vem du vill nå, så är det dags att fundera på vad du vill uppnå.

Det finns tre olika kommunikationsmål som du kan förbereda. På engelska kal-lar man det för Know, Feel, Do. På svenska blir det då:

Vad vill du att din målgrupp ska veta?Vad vill du att de ska känna?Vad vill du att de ska göra?

VetaDu väcker någon i din publik mitt i natten (och håller tummarna för att de inte blir förbannade).

”Hej” säger du. ”Det är jag som gav en presentation om importerad frukt tidi-gare idag. Kommer du ihåg vad jag pratade om”?

Vad är det du vill att de ska minnas då? Vad vill du att de ska veta? Du kan inte begära att de ska komma ihåg allt du sagt. Särskilt inte mitt i natten. Men vad var kärnan - det som du absolut ville få fram?

En bra tumregel är att begränsa dina mål till att publiken ska minnas max tre saker ur innehållet. Vi har dessutom en förmåga att minnas i tretal, så om du väljer att sammanfatta, är det en fördel att då nämna dessa tre delar du vill ska fastna. Å andra sidan kanske du bara har ett budskap. Resten kan vara argument för att just det budskapet ska nå fram. Då är det detta som du ser till att målgrup-pen tar till sig.

Jag själv är glad om du kommer ihåg att ge presentationer istället för att hålla dem, efter att du läst boken. Om du vill se mina mål med den här boken, kan du titta i slutet där jag visar ett exempel på en mall/checklista som du kan använda.

Det finns som sagt alltid en kärna som är viktigare än något annat. Vad är det? Om du vet det så kan du vara trygg även om OH-projektorn går sönder. Du kan vara trygg även om du bara får fem minuter istället för dina förberedda 35. Du kan vara trygg även om det dyker upp många fler än du trodde eller många färre. Du är helt enkelt väl förberedd.


35

del 1 – förbered

kännaOm Veta-målet är till för huvudet så är Känna-målet till för magen eller hjärtat.

Tänk dig att du är forskare som vill ha mer anslag till cancerforskning. Du ser ut över publiken och säger ”Ta en titt på grannen till vänster om dig (paus). Ta sedan en titt på grannen till höger om dig (paus). En av er tre kommer att få cancer.

Vilken känsla har publiken i det läget? Om du hade som mål att få dem att känna rädsla, har du säkert lyckats. Din fortsättning kanske handlar om att ge nytt hopp åt patienter eftersom du är något på spåren och allt du nu behöver är några miljoner i anslag för att fortsätta kampen om att rädda liv. Din publik kän-ner sig nu något lättare till mods. För att de vill, eller för att döva samvetet får du så dina pengar.

Att veta vilken känsla du vill uppnå när du är klar ger dig ett väldigt starkt verk-tyg för hur du vill styra, manipulera, roa, informera eller övertyga din målgrupp. Du kan välja att måla upp bilder som ger dem ont i magen eller en känsla av frid. Du kan få dem att tycka att det är oerhört bråttom att fatta ett beslut eller att bara känna nyfikenhet eller ett starkt förtroende för dig.

En kommunikationstränare jag haft, tränade mig och mina kollegor inför en stor mässa. Han gav mig insikten att vi alla har en enorm makt, större än pro-duktkunskap, större än erfarenhet, större än funktionerna vi hade. Det är att få människor att må som vi vill att de ska må. Vill vi att människor ska gå vidare från oss och känna sig glada och väl omhändertagna, eller vill vi något annat? Vi väljer.

Tänk dig scenariot att du går in i en affär. Det finns två butikssäljare därinne som pratar med varandra. Du går fram till dem. De fortsätter att prata med var-andra. Det går en tio, tjugo sekunder. Ingen förändring. Folk runtomkring verkar buttra. Det är tyst i butiken förutom samtalet framför dig. De pratar om en kund som hade mage att klaga. Till slut säger du ”Ursäkta har någon av er tid …?” De vänder sig mot dig, tydligt störda över att du klampat in i deras samtal. ”Visst” säger en av dem. ”Vad vill du?” Hur uppåt känner du dig nu?

Tänk dig sedan att du går in i en annan affär. Du får direkt ögonkontakt med en säljare som leende hälsar dig välkommen och säger att hon strax kommer och hjälper dig. Det finns fler kunder i butiken. Du hör flera samtal och några skratt. Efter en minut kommer säljaren tillbaka och ler igen. ”Hej. Nu är jag bara din. Vad kan jag hjälpa dig med?” Hur känns det i jämförelse med det första scenariot? Ett leende sänder tusen åter. En sur uppsyn ger det motsatta.

Om vi går tillbaka till presentationssituationen så är en bra presentation något som ger publiken en känslomässig resa där de kan uppleva brådska, rädsla, tvivel och nyfikenhet, förtroende, och lust. Du väljer. Vill du övertyga folk om att ge pengar till Rädda Barnen så är det kanske förtroende för organisationen och en


36

antoni lacinai

skön känsla av att hjälpa, parat med en brådskande känsla av att ju mer du väntar desto fler barn som mår dåligt. Är det något annat spelar du på de strängarna. Makten är din.

göraSlutligen och kanske viktigast – vad vill du att din målgrupp ska göra?

•Ringaenkompis?•Tipsafemkollegor?•Anställadig?• Funderavidare?•Köpa?• Sälja?•Någotannat?

Om du bara vill informera, så kan du kanske hoppa över den här punkten. Men så fort du börjar röra dig mot att övertyga, så är det bra om du sätter ett vettigt mål. Eftersom du gjort din målgruppsanalys så vet du också hur långt de har kommit i beslutsprocessen och om de gillar dig och ditt företag eller inte. Med den vetskapen kan du lägga Göra-målet på rätt nivå. Det kan vara orealistiskt att få en målgrupp som inte vet något om dig att omedelbart släppa allt för händerna och bara göra allt du önskar. I alla fall är det ett svårt mål i näringslivet. I religion är det kanske annorlunda. Samma sak om du har en fientlig publik. Då bör du lägga nivån till att de först ska respektera dig, sedan acceptera, och så småningom byta åsikt. Om du istället har en målgrupp som redan är på din sida kan du spänna bågen lite mer. Är de intresserade, så kan du kanske sätta målet att de tar beslut i din favör.

exempel från verklighetenFör många år sedan gick jag på en kurs i presentationsteknik och läraren, en stor, bufflig, men ändå en skön amerikan, belyste vikten av att ha tydliga kommunika-tionsmål. Om jag som presentatör inte vet vad jag vill att åhörarna ska veta, och känna och göra när jag är klar, så har jag väldigt svårt att veta om jag lyckades med min presentation. Det var enkelt. Det var självklart. Det var klockrent.

Dessutom passade det perfekt in på ett projekt jag senare jobbade med. Företa-get jag var på har massor av kunder runt om i världen med tiotusentals anställda var, ibland mer. Ändå var vi några som var helt övertygelse om att det kanske bara rörde sig om en målgrupp på max 1000 personer som vi behövde komma åt. Och de 1000 personerna borde vi kunna lära känna väl. Vi borde veta vad de tycker om oss och vilka de omger sig med. Vi borde veta vad det är som kan göra de till


37

del 1 – förbered

hjältar på sina företag. Vi pratar alltså om One-to-one marketing i någon form. Vi var framför allt två eldsjälar från olika affärsenheter som tagit oss an det här. Vi kämpade med detta synsätt. Det var inte helt lätt kan jag säga. Min kollega fick igenom att alla lokalbolag runtom i världen skulle analysera sina kunder på indi-vidnivå och sedan jobba med vad vi kallade för en Know-Feel-Do-modell; den jag fick med mig på presentationsteknikkursen. Det tog tid, mycket tid. Och några av våra chefer såg med oro på vad vi höll på med. Men sakta men säkert vände skeppet. Jag träffade min dåvarande kollega för en kort tid sedan. Han berättade att först nu, flera år senare, inser alla att vår lånade Know-Feel-Do-modell är ett värdefullt verktyg. Det är implementerat på flera håll i världen. Med hjälp av den kan de skräddarsy både marknadsaktiviteter och presentationer så att de stämmer med vad de vill uppnå för målgruppen. En av pusselbitarna var att jag gått den presentationsteknikkursen hos den bufflige, men duktige tränaren.

men stämmer ordningen know-feel-do?Väldigt få människor är så funtade att de först skaffar sig kunskap, därefter köper något varpå de känner sig nöjda. Mycket oftare går vi på en känsla. En trevlig presentatör, en glad säljare, en tekniker som känns säker. Därefter köper vi argu-mentet, produkten eller vad det är och till sist letar vi upp de bevis och argument vi behöver för att rättfärdiga köpet.

”Det är klart att jag behöver 300 hästkrafter i den här (koola) bilen eftersom vi har rätt mycket enfiliga vägar hos oss och jag vill vara trygg när jag kör om någon”…

”Det var bara för att jag ville ha en extra backup till mina filmer och fotografier som jag köpte en iPOD med alla dessa gigabytes minne. Det har ingenting med att den är så kool och snygg och ger mig status …”

Känner ni igen vad jag menar. Därför tror jag att den egentliga ordningen bör vara:

FEEL-DO-KNOW

aidaDet finns en säljmodell som används av många säljare. Det är en process och heter AIDA. Det står för Awareness, Interest, Desire, och Action som går att applicera även på hur du förbereder din presentation. Om du kan din målgrupp, vet du också var på skalan de befinner sig.


38

antoni lacinai

Awareness – Medvetenhet– Jaha, är det så? Det visste jag inte.

Interest – Intresse– Men det här låter spännande/vettigt/bra. Det vill jag veta mer om.

Desire – begär– Jag är övertygad. Det här vill jag bara ha. Hur gör jag? Vad kostar det?

Action – aktion– Kan vi förhandla om priset? Jag köper produkten eller dina tjänster. Var skri-

ver jag på?

Om du gjort din målgruppsanalys bra kan du se i vilket av stegen de befinner sig. Ju mindre de vet, eller gillar det du står för, desto längre väg att gå för dig. Ju komplexare problemställning som du vill lösa desto längre tid kan varje steg ta. Det kan ofta vara så att din presentation bara är en pusselbit i det högre syftet.

Här är ett flöde du skulle kunna använda dig av:

Känner du målgruppen? Ta reda på det

Känner målgruppen tilldig och företaget?

Inled med att bygga trovärdighet Berätta hur ni hjälp andra

Tycker de om dig/er? Försök hitta områden ni är överens omJobba på att de åtminstone respekterar dig

Fråga varför?Fråga om de behöver något annat för att ändra åsiktGår det inte så går det inteMen kolla första att du försökt övertyga rätt målgrupp …

Köper de dina argument?

Du är i mål

Ja

Nej

Nej

Nej

Nej

Ja

Ja

Ja


39

del 1 – förbered

Jag läste en bok som heter ”Wake your mind up”, från The mind gym. Det be-skriver nio sätt att övertyga någon på. Hur många av dem handlar om känslor och hur många av dem handlar om förnuft och sakliga skäl? Se på listan här nedan och räkna efter.

nio sätt att övertyga någon på

Förnuft”Det finns tre anledningar att investera i det här projektet nämligen…”Här handlar det om att jobba med logik och fakta, argument och bevis.

Inspiration”Tänk dig en värld där…”Istället för logik och fakta trycker du på känslor.

Frågor”Skulle du vilja bli rik?”Det här fungerar i situationer när du vill att den du frågar skall känna sig ansvarig, eller om den personen har mer makt än dig. Försök få svaret Ja, så många gånger som möjligt.

Må bra”Du är ju en smart kille”Det här fungerar om du själv har lika eller mer makt än den du frågar, eftersom de vill att du skall tycka om dem. Akta så att det inte blir för överdrivet och falskt bara.

Jag kliar din rygg, så kliar du min”Om du gör det för mig så gör jag detta för dig”Den här metoden fungerar också om du ger något utan att direkt begära något tillbaka. Man ger något och genast blir mottagaren mer positiv. Massor med stu-dier säger just detta.

Tjänster”Kan du göra mig en tjänst?”Om personen är välvilligt inställd till dig eller ser att du kan hjälpa dem längre fram så kan detta fungera riktigt bra.


40

antoni lacinai

De tysta bundsförvanterna”Alla som läst mitt månadsbrev tycker att det ger dem jättemycket”Fungerar på dem som vill göra som andra och faller för grupptryck

Auktoritet”Det är företagets policy att inte…”Borde användas sparsamt eftersom den inte ger utrymme för andras önskemål

Hot och Tvång”Gör som jag säger annars…”Hur ofta använder vi inte det här mot våra barn…?

exempel från verklighetenFör en tid sedan hade vi i familjen tröttnat på att aldrig få plats med all packning i vår lilla bil, så vi siktade på en större kombi istället. Jag surfade runt och hit-tade en bil som passade våra behov. Jag ringde och stämde träff med säljaren och samma eftermiddag åkte hela familjen dit för att beskåda bilen. Barnen var redan lite småhungriga eftersom det närmade sig matdags. Säljaren var lugn och trevlig. Så fort vi hade hälsat på varandra gick han bort till ett kylskåp där det fanns läsk och godis. Allt var prismärkt. Han tog fram några läskburkar och lite choklad. ”Det här kan vara bra att ha till barnen. Ta gärna en själv också” sa han och gav oss det hela. ”Jag bjuder på det” sa han sedan. Han använde alltså metod nummer fem, rent intuitivt. Det lustiga var att jag läst boken bara några timmar tidigare och hade det färskt i minnet. Jag log för mig själv, medan han demonstrerade bilen. Självklart köpte vi den. På vägen hem berättade jag för min fru om boken, och säljarens beteende. ”Och ändå köpte du bilen?” sa hon. ”Självklart” svarade jag. ”Han var ju trevlig.”

Så enkelt var det att övertyga mig.

kort sagt: Tänk ut vad målgruppen ska veta, känna och göra. Basera det på syftet och en vettig målgruppsanalys.


41

del 1 – förbered


42

antoni lacinai

del 2


43

del 2 – skapa

kapitel 4.

innehållet”jag kommer på vad jag ska säga allt eftersom. det funkar bra för mig”

I början när jag skulle hålla en presentation gjorde jag som alla andra omkring mig. Jag öppnade foldrarna där mina och andras PowerPoint-presentationer fanns och rafsade ihop något som jag trodde kunde vara lämpligt. Jag ville säga så mycket. Eller rättare sagt: jag ville säga allt. Men eftersom jag inte kunde allt var jag tvungen att göra som de andra och ha mycket text på bilderna. Annars skulle jag inte komma ihåg allt. Ganska snart kände jag att det här var helt fel. Publiken hamnade i koma efter en kvart och jag blev nervös och började svettas. Ändå fortsatte jag tills jag träffade på en god vän som berättade anekdoten med Michelangelo, han som gjorde David-statyn ur ett enda marmorblock. När folk frågade honom hur han lyckades hade han tydli-gen svarat att David fanns därinne hela tiden. Han tog bara bort allt runtomkring. Jag började ana att mina presentationer var helt fel. Sedan sprang jag på ett citat från Voltaire: ”Konsten att tråka ut är konsten att säga allt”. Då trillade polletten ner. Det var då jag började hittade jag min egen stil. Numera det skriver jag alltid ett talar-manus i Word först. Sedan lägger jag in vad jag kallar Key Message under varje bild i talarstödet. Och allt som inte är David, det vill säga mina Key Messages skalar jag bort. Jag vågar fortfarande inte skippa datorprojektorn men nu ser jag i alla fall att folk lyssnar intresserat.– henry 41 år – teknisk support

Ska du informera eller övertyga?Henry har gått ett steg längre än de flesta jag känner. Han rafsar inte ihop ett an-tal bilder på måfå, utan försöker ha en tanke med det han kommer att säga. Han inser också att han inte kommer att hinna berätta allt han kan, utan fokuserar på det han tror är viktigast. Men en bra struktur kan Henry fokusera på hur han ska paketera sitt budskap på bästa sätt.

I det här kapitlet får du bland annat med dig:Tre sätt att strukturera ditt innehållElva sätt att få publiken att minnas vad du säger.


44

antoni lacinai

I varje presentation du ger så rör du dig längs denna linje:

informera övertyga

Vad du säger och hur du säger det, beror till viss del på var längs linjen du är. Ju mer du går mot att övertyga, desto mer retoriskt bygger du upp ditt tal och kan lägga in mycket passion på slutet. Ju mer du går mot att informera desto mer berättar du i förväg vad du ska prata om. Det är åtminstone min erfarenhet.

Innehållet baseras på syfte, målgrupp och mål. ”Men det är ju så mycket jag vill säga”! Kanske du tänker. Ja, men det är ditt problem, inte publikens. Våga utelämna det som publiken inte behöver, eller det som publiken kan fylla i själv. Våga ta konsekvensen av de tre första stegen. Gör du det rätt kommer du att se många fler nyfikna ansikten i publiken.

Det finns en mängd olika sätt att strukturera ditt innehåll. Att ha en tydlig disposition kommer att hjälpa dig på många sätt.

Du kommer att kunna förbereda dig snabbare och bättre.Du kommer att kunna banta antalet bilder betydligt.Du kommer att kunna ditt innehåll bättre.Du kommer att ge sin målgrupp det du vill att den ska ha utan att fördunkla

budskapet med en massa klotter som kanske är bra att ha men som förmodligen bara stör.

Du kommer att vara mycket mer flexibel om något oväntat händer som till exempel att pc-kanonen går sönder, att du för mindre tid än du trodde, eller om du får mer tid (vilket inte händer lika ofta).

Jag har själv varit med om att jag förberett en presentation på cirka 35 minuter, men i sista stund fick jag reda på att planerna ändrats och att jag nu hade fem minuter att berätta vad jag ville. Utan min disposition hade jag aldrig lyckats. I efterhand tror jag att det gick bättre än om jag hade malt på i 35 minuter.

På de nästföljande sidorna kommer tre varianter som du kan använda när du förbereder ditt innehåll.

De är:•TheUSway•Theancientgreekway•TheJayway.


45

del 2 – skapa

tre sätt att strukturera ditt innehåll

1. The US way

På 70-talet började man köra på modellen:•Tellthemwhatyouwilltellthem•Tellthem•Tellthemwhatyouhavetoldthem.

Det fungerar bra ur minnessynpunkt eftersom det ger en repetition. Det ger också publiken en trygg känsla av att du vet vart du är på väg. Det har varit, och är, en framgångsrik metod, men jag måste erkänna att den ibland blir ganska tråkig. Min erfarenhet är att det bäst används när man vill informera snarare än övertyga.

exempel:Som ni ser på min agenda kommer jag idag att gå igenom äpplen och päron. Jag ska berätta om deras utseende och några namn som finns på marknaden. Dessutom kommer jag att ta upp nyttighetsaspekten. Om vi börjar med äpplen återfinns de bland annat i färgerna grön, ljusgrön och röd. De har namn som Golden Delicious, Royal Gala och Granny Smith. Låt oss nu byta till päron som oftast har samma form med en smalnande topp och rund kropp. De finns i grönt och ljusgrönt med namn som Anjou, Conference och så vidare.

Båda dessa frukter anses nyttiga och innehåller bland annat vitaminer och an-tioxidanter. Jämfört med godis och chips säger alla forskare samma sak. Frukt är nyttigare.

Jag har alltså belyst två av världens frukter nämligen äpplen och päron, och det faktum att de anses nyttiga. Några frågor?


46

antoni lacinai

2. the ancient greek wayEn klassisk retorisk disposition för att övertyga andra ser ut så här:

Sammanhang, problemställning Här berättar du om problemet. Even-tuellt målar du upp någon form av hotbild. Du ”framar” dvs. talar om vilken verklighet som du menar är gällande.

tes Här kommer din ståndpunkt, ditt för-slag etc.

tre argument med bevis Här ger du argument om varför du tycker som du gör och backar upp med bevis, t.ex. forskning, vittnesmål etc. Det starkaste argumentet lägger du sist. Det svagaste i mitten.

en invändning Om du vet vem du pratar till så kan du på förhand plocka upp en trolig invändning, som du sedan bemöter genom att förminska värdet av det jämfört med ditt förslag

ett starkt avslut Vill du att målgruppen ska göra nå-got, så gör det inte fel att med viss passion, ett engagemang eller stolthet uppmana till det.


47

del 2 – skapa

exempel:Vi har idag en situation där era mellanchefer har en ökad arbetsbörda i och med alla nedskärningar. De är också oroliga för sin egen situation och har inte längre någon att anförtro sig åt när de behöver ett bollplank. De går inte till chefen, ef-tersom de är rädda att han eller hon ska tycka att de är odugliga. De går inte heller till sina chefskollegor eftersom de är rädda för konkurrensen. Detta hämmar era chefers effektivitet.

Jag föreslår därför att ni börjar anlita professionella coacher som blir ett sam-talsstöd och ett bollplank åt dessa chefer.

Varför? Jo, det kommer att göra att cheferna får någon utomstående att prata med vilket gör dem mer öppna för att våga ta upp svåra ämnen. Det kommer också att göra dem gladare eftersom de kommer att förstå att de är bra, duktiga chefer med massor av potential. Till sist kommer de att bli mångdubbelt effek-tivare med mer motiverad personal eftersom de snabbare inser hur de ska ta sig vidare och framåt i sin chefsroll.

Ni kanske tycker att varje chef är anställd för att klara av detta på egen hand, och ni har säkert rätt. Men om ni vill att de ska göra det snabbare och effektivare så ta mig på mitt ord och börja anlita en eller flera coacher. Jag som coach vet hur bra det här är för individen. Och jag ger dig pengarna tillbaka om du inte skulle vara nöjd. Vad säger du? Vad väljer du? Vad har du att förlora?

är inte invändningar väldigt jobbiga?Invändningar kan man se som något positivt eller negativt.

Om man väljer att se det positivt så är en invändning lika med en köpsignal. Det ger dig en chans att förklara mer, så att kunden (om det är någon form av säljsituation) får hjälp med att bestämma sig för ett köp. Här är två exempel från en säljsituation kan beskriva det hela:

3. the antony jay wayFörfattaren Antony Jay använder följande fyra P:n för att övertyga:

position Det här är situationen / nuläget vi är i …

problem Det gör att vi har följande problem …


48

antoni lacinai

exempel:Nuläget är alarmerande. De senaste tio åren har biltrafiken ökat med tio procent – per år. Kollektivtrafiken har under tiden minskat med sammanlagt sju procent. Det ger oss problemet att vårt vägnät inte längre kan hantera de enorma trafik-mängder som vi ser idag. Detta samtidigt som kollektivtrafiken idag dras med röda siffror. Man kan lösa det på många sätt. Ett exempel är tullar som många städer i Europa har idag. Ett annat är gratis kollektivtrafik, vilket i alla fall skulle minska biltrafiken. Vi kan också locka fler in på kollektivtrafiken genom att till exempel göra som i vissa europeiska städer där egenföretagare får stå på hållplat-ser och stationer med mobila smörgåsvagnar och sälja frukost- och lunchmackor med dricka, vilket verkar passa dagens jäktade människor. Man kan också starta informationskampanjer för samåkning, som vi sett ibland annat i Danmark och Mexico City. Ja det finns fler förslag som jag inte hinner gå igenom här. När jag analyserat konsekvenserna av dessa olika förslag måste jag säga att det blev väldigt enkelt för mig att föreslå gynnsamma förutsättningar till egenföretagare som vill börja sälja smörgåsar på stationer och hållplatser. Tveklöst gav det bäst resultat. Inte nog med att kollektivtrafiken steg med tolv procent. Dessutom satte de stä-derna som tillät detta fler personer i arbete. Tack för ordet.

Exempel 1Kunden: ”Jag gillar inte dina grå plastbackar. Finns de inte i blått?” De är inte så dumma men jag skulle hellre ha en färg som funkar för mina lagerkillar som har börjat färgkoda delar av lagretSäljaren: ”Nej”. Han gillar inte mina plastbackar. Skit också. Här blir inget sålt.Kunden: ”Nähe… Nej då får vi nog se om om efter något annat. Tack för besö-ket.” Här har vi en som inte vill ha mina pengar. Då får jag väl börja spendera mer tid på att leta runt efter ett alternativ istället för att få annat gjort.

Exempel 2Kunden: ”Jag gillar inte dina grå plastbackar. Finns de inte i blått?”Säljaren: ”Vårt standardsortiment är i grått, men jag kan se om vi kan få fram dem i blått. Om jag lyckas med det och vi ordnar fram blå plastbackar istället, kan vi göra affär då?”

possibilities Man kan lösa det så här …eller så här … eller så här …

proposal Baserat på min analys / erfarenhet etc. föreslår jag följande lösning …


49

del 2 – skapa

Kunden: ”Jag vet inte. Du är rätt dyr”.Säljaren: Det har att göra med vår hållbara kvalitet men också vilken volym du köper. Om vi tittar på ett ettårsperspektiv, hur många plastbackar behöver du då? Kanske kan vi jobba med avrop på en större order, vilket gör att priset blir lägre. Vad tror du om det?”Kunden: ”Jo, det är en bra idé. Då slipper jag ha allt på lager hos mig också. Låt oss titta vidare på det.”

När du ger en presentation behöver du ha gjort den analysen i förväg. Vad kan vara en invändning och hur ska jag bemöta den? Ett sätt är att fråga publiken. Kanske ni tycker att … Hand upp alla som tänkt på det. Se bara till att du får de svar du vill ha. Om du tänkte att alla skulle räcka upp handen och ingen gör det, blir det lite pinsamt. Bättre då att ha gjort sin hemläxa innan. Varför inte fråga någon i målgruppen i förväg om vad de stora invändningarna skulle kunna vara. Det är fantastiskt så mycket man kan lära sig om man bara frågar…

Genom att du vet vilka invändningar som kommer kan du med andra ord ock-så välja att förminska betydelsen av den, eller höja betydelsen av dina argument.

Vad gör du om du har en bra disposition, men som du tycker är tråkig? Det finns en mängd knep för att fånga intresset och också få publiken att minnas bättre. De exempel jag gav ovan är väl i sig inte särskilt målande. Här är elva tips som jag märkt fungerar:

elva sätt att få publiken att minnas vad du säger1. Början och slutet är viktigastOm du ska vara säker på att fånga dem så se till att ha en bra början och ett ännu bätt-re slut. Det är det publiken kommer att minnas bäst. Öva gärna in dem i förväg.

2. Håll en tydlig struktur – för både din och publikens skullDet betyder inte att du måste berätta allt, utan att publiken kan känna sig trygg i att du vet vart du är på väg och att de är intresserade av vad som kommer här-näst.

3. Måla med bilder, ljud och känslaI vår högra hjärnhalva ligger bildminnet liksom våra andra sinnesupplevelser. Om du kan berätta med exempel som går att ”se, höra, lukta” osv. så ökar du chansen att publiken minns mer. Vad kommer du att minnas bäst? Ordet blomma eller den bild av en blomma du ser inom dig?


50

antoni lacinai

4. Repetera meraOm du repeterar något så minns man det bättre. Man känner igen något som re-peteras. Om du säger något extra viktigt så repetera det gärna. Hänger du med?

Samma gäller med upprepningar. Se bara på Kennedys ”Ich bin ein Berliner” – tal eller Martin Luther Kings ”I have a dream” – dito.

5. Det magiska numret 3Av någon anledning minns vi saker i tretal. Exempel: Tro, hopp och kärlek. Jag kom, jag såg, jag segrade. Eller blod, svett och tårar. Visste ni förresten att Churchill faktiskt sa ”Blood, Sweat, Soil and Tears”. Soil (=smuts, jord etc) kom inte med i folks minne. Man minns de tre enklare orden vilket leder oss på nästa tips.

6. Använd alliterationerEn alliteration är en slags upprepning av första bokstaven i ordet, till exempel Gamle Gubben Granberg, Rena rama retoriken, Back to Basic och så vidare. Det är en krok som får oss att minnas. När jag tränar människor som ska stå på en mässa, eller pratar med ungdomar som ska på sina första anställningsintervjuer, brukar jag använda orden Veta, Visa, Våga. På det sättet minns mina kunder budskapet. Det blir som ett mantra. Jag kommer tillbaka till det i slutet på boken eftersom mantrat också fungerar i presentationssammanhang

7. Jobba med rytmerFörra exemplet med Veta, Visa, Våga är också en rytm med betoning på första stavelsen. Det ökar hjärnans möjligheter att minnas. Ett annat exempel är: Den spanska räven rev en annan räv. Pröva och experimentera med rytmer i ditt språk på scen. En positiv bieffekt är att du kommer att låta mer dynamisk istället för tråkigt monoton.

8. Rim är som lim”Det finns två viktiga kriterier för en husköpare idag. Det är Planering och Place-ring”. Det blir väldigt lätt att komma ihåg de två kriterierna om de rimmar, eller hur. Och så kan du göra med andra ämnen också. Våga vara kreativ utan att det för den skull skall bli en enda stor rimstuga av alltihop. Nya perspektiv ger ett spännande liv. Samma gamla trasa ser vi på med fasa. Ja, du fattar.

9. Lägg in kontraster och motsatserKontraster och motsatser ökar spänningen i språket och väcker publiken som känner att de har något att ta ställning till. Är du för eller emot? Är det svart eller vitt? Att vara eller inte vara, det är frågan. Vi kan antingen gå åt det hållet eller åt det hållet, vad väljer du? Allt detta är exempel på hur du kan jobba med


51

del 2 – skapa

kontraster. Förmodligen har du ett förslag på vilken väg du vill att din målgrupp ska gå. Jag antar att den vägen är mycket ljusare och vackrare än det andra dystra, hotfulla och mörka alternativet.

10. Använd ett enkelt, konkret språkDet är enklare att minnas: ”Vi sålde bättre än vi trodde” än ”Vår försäljningsbud-get har justerats positivt på grund av en 12-procentig differens i prognos kontra reellt utfall”

11. PausaLägg in pauser som gör att publiken hinner reflektera. De orkar inte hur mycket som helst utan behöver lite tystnad ibland. Och några sekunders paus upplevs inte som en evighet för publiken även om det kan göra det för dig.

Storytelling då?Storytelling är väldigt effektivt om man vill att folk ska minnas. Det handlar i grunden om att berätta en passande historia som berör och drar ut essensen av det i relation till vad du vill få fram. Och för att beröra behöver du använda flera av tipsen ovan.

Här är ett exempel på hur du kan berätta målande utan att krångla till det. Istället för att säga:

”Manuell kontroll minimeras med hjälp av vår automatiska fakturahantering vil-ket reducerar risken för eventuella misstag liksom behovet av monotona arbetsupp-gifter.”

skulle du kunna säga:

”Tänk dig en typisk arbetsdag för Jonas. Han är civilekonom, en duktig ambitiös kille som så smått börjat trötta på sina arbetsuppgifter. Han har just lämnat barnen på dagis och är på väg till kontoret. När han sitter där i bilen så vet han att han har månadens tråkigaste jobb framför sig. Hela dagen kommer att gå åt till att kontrol-lera om inkommande fakturor stämmer med varorna som tagits emot. När Jonas kör sin bil genom regnet och vindrutetorkarna sveper över rutan, vet han också att åtta av tio fakturor kommer att stämma. Han kommer alltså att lägga ner 80 procent av sin tid på sådant som redan borde kunna ha kontrollerats automatiskt. Med vår automatiska faktureringshantering skulle Jonas kunna lägga ner de 80 procenten på att hjälpa sitt företag att bli ännu effektivare, och han skulle låta bli att söka nytt jobb för att han har så förbannat tråkigt. Företaget blir effektivare och personalen gladare. Kan det bli bättre?”


52

antoni lacinai

Nog är det lättare att minnas Jonas tankar i bilen än att manuell kontroll minime-ras… Det här lilla stycket målar upp bilden och du kan nog höra ljudet av regnet också. Det finns repetitiva inslag (tråkigt, automatiskt med mera). Språket är enkelt och målande. Det gör att man lättare minns.

en varning för munnar som bara går

Det finns en risk med att köra storytelling och det är när munnen bara går och budskapet går förlorat i

» en spännande, fantastisk värld där man inte kan se kopplingen till ämnet,» en spännande, fantastisk värld där det bara handlar om presentatörens ego och

inte budskapet,» en abstrakt, svårförståelig och överakademisk berättelse där väldigt få kan följa

det talaren säger och vill få fram.

i korthet: Bestäm innehållet baserat på syfte, målgrupp och kommunikationsmål. Skala bort allt som inte behövs. Använd ett språk som gör att människor minns och ha en bra struktur som gör att du själv minns.


53

del 2 – skapa

kapitel 5.

BeStäM hjälpMedel”kan jag nu äntligen slå på powerpoint ??!!”

Någonstans har jag läst att helvetet på jorden är att sitta som publik till en talare som läser innantill på oh-bilden långsammare än jag kan läsa det själv. Jag vet inte om det är sant men det är i alla fall bland mina topp tre av outhärdliga ögonblick. Tror folk inte att jag kan läsa? Eller vad sägs om de som tar upp en bild och sedan pratar om något annat. Hur tänkte de då? Jag läste också om att den nya VD’n på ABB för några år sedan hade skickat ut ett memo där det stod något i stil med: When I came to ABB I thought that the corporate language was English. I have now come to realise that it is PowerPoint. But where is the Power and what is the point???” Ha ha, jag vet inte om det är sant heller men oj vad träffande det är. Jag vet inte något företag idag som inte lider av PowerPoint-sjukan. Ja, det skall väl vara Apple då. Men de har ju sin variant. Visste du förresten att OH-projektorn förr gick under namnet Ombudsmanna-respirator? – daniela 33 år – Säljare

Daniela har uppenbarligen stött på en talare för mycket som glömde bort att hjälpmedel är just det – hjälpmedel. Hjälpmedel är inte, eller bör inte, vara hu-vudnumret i en presentation. Det är du som talare som är och står för budskapet. Rätt använda förstärker hjälpmedlen budskapen. Fel använda skapar de förvir-ring och irritation. Budskapet går förlorat. I det här kapitlet får du bland annat med dig:

De sex traditionella hjälpmedlens för- och nackdelarTips på hur du jobbar med dem


54

antoni lacinai

Vilka hjälpmedel kan du använda?Det finns många hjälpmedel du kan ha när du ger en presentation. Det viktigaste är du själv. Din röst och ditt kroppsspråk är det som bäst kan bära fram dina ord. Men självklart finns det andra möjligheter, och det kan vara trevligt för en publik att få lite variation. Det håller dem alerta och nyfikna. Några av de vanligaste är:

PowerPointWhiteboardBlädderblockOH-apparaterTV/VideoStödanteckningar.

Men det kan vara så mycket mer, till exempel:

LegoEn telefonBöckerEn tegelsten En sångEn laserpenna (För guds skull – använd inte denna darriga uppfinning!)En annan personExtra kläderPappersflygplanEn gitarrEn filmPapper som du kan dela utJa, vad som helst som du kan hålla i händerna och visa.

Du behöver inte begränsa dig till de traditionella hjälpmedlen om det finns annat som bättre kan förstärka ditt budskap. Jag pratade nyligen med en man som kas-tade ut ett dussintal sockerbitar på ett konferensbord i början av sin presentation. Sedan förklarade han symboliken i dem och deras affär. Det var genomtänkt och gick hem. Var dock försiktig så att inte showen överskuggar budskapet. Vad finns det då för bra och dåliga saker med dessa hjälpmedel. Här kommer min lista med mina tips till varje.


55

del 2 – skapa

för-, nackdelar och tips med de sex vanligaste hjälpmedlen

1. powerpointTänk dig att din kollega just fått reda på att du skall hålla en presentation för en kund som kommit på besök. Då händer följande tre saker:

Han tar upp en eller flera existerande PowerPointpresentationer med en massa bilder och funderar på hur han ska kunna bända in dem på den tid han har på sig.

Han ser till att varje bild är proppfull med text, exempel och animationer.Han beslutar sig för att det är säkrast att ha med sig alla 72 bilderna.Han går till konferensrummet, hälsar snabbt på kunderna och kopplar din da-

tor till en PC-kanon. Han stressar igenom bild efter bild. Ibland läser han innan-till. Ibland pratar han om helt andra saker än vad som visas på bilden, alternativt bara om en bråkdel av innehållet. Ibland säger han något i stil med: ”Ja, jag vet att den här bilden (som har en lång lista med statistik och en fontstorlek på 6) är lite svår att läsa, men vad jag vill säga med den är….” Sedan går han därifrån och borde rimligen ha en magkänsla av att kunderna kanske inte var allt igenom nöjda med hans insats. Vad du bör veta är att han just visat upp en enorm nonchalans mot dem som betalar er lön varje månad – era kunder. Han har missat målet och han har presterat uselt. Känner ni igen det? Har ni varit där? Har ni kanske själv varit den personen?

Vi lider av en sjuka på många företag idag. Låt oss kalla den för PowerPoint-sju-kan. Det är som att på nytt ha på stödhjul på våra cyklar för att vi inte längre vet om vi faktiskt kan cykla utan dem. Det är åtminstone imponerande att ett företag lyckats få oss dithän. Jag är som ni märker inte med i någon supporterklubb för PowerPoint. Men jag vill ändå poängtera att det inte är verktygets fel. Rätt använt är PowerPoint mycket kraftfullt och hjälper publiken att minnas budskapet. Här nedan finns några för- och nackdelar:

Fördelar • Färdigt–Tarintetid,behöverinteskapaspåplats•Kanvaratydligt•Kanåskådliggörakompliceradebildergenomattbyggauppdem(animerat)•Kan skapa bättre ”kom-ihåg”med kraftfulla bilder somharmed ämnet att

göra.

Nackdelar • PowerPointanvänds idagsomettstödtill talarenochintetillpubliken.Bil-

derna innehåller massor med text som man ursäktar genom att säga att det är bra om man lämnar som dokumentation efter framträdandet.


56

antoni lacinai

• PowerPointanvändsiställetförWord.•Mankompenserarsindåligaförberedelsemedstörandeanimeringarsominte

fyller någon funktion, ljud som stör osv.• Förlitenfontstorlekgördetomöjligtattläsa.•Manförberedersiginte–ingenrespektförpubliken.•Manåteranvänderbilderförattmanärlat.•Manhardekorationsommantrorhjälpertillatt”lättaupp”bildenmensom

inte har med något att göra.

tipsless is more

•Omduhartextpåbilden,setillattdenärStor så att den är lättläst. Min tumregel är att allt under 18 ska undvikas och helst ska det vara mycket större än så.

•Nöjdigmedtvåfontstorlekarpåbildenochtadetlugntmedkursivstilochfetstil.

•Tabortallabildersombarainnehållertextsåvidadetinteärtillexempelettcitat som du vill att alla ska läsa. Är det bara text på bilden borde du kunna återberätta det viktigaste själv. Det finns skolor som säger att du max ska ha sex rader med sex ord per rad. Jag tycker att det är för alldeles för mycket.

•Undvikdekorationsbildersominteharmedsakenattgöra.•Bildernaärtillförpubliken.Inteförattdubehöverhjälpattkommaihågvad

du ska säga.•OmduvilllämnaPowerPointmaterialetefterdigochäroroligattdeinteska

förstå vad du pratade om för att det står för lite text på bilderna – gör då ett Worddokument och ge ut, eller gör en speciell ”läsversion” av dina bilder som du inte tar upp när du presenterar. Då visar du också att du förstår hur din gåva kan nyttjas bäst i olika sammanhang.

• Publikenkanintebådelyssnapådigochtaindetsomfinnspåbilden.Gedemtid att se din bild innan du börjar prata.

• Låtdetsomfinnspåbildenvaratillförattförstärkadetduvillsäga.• Låtblirörligasaker,ljudvidvarjebyteavbild,inzoomningarfrånallamöjliga

håll osv. Om du har bilderna i ”filmläge” kan du alltid trycka på B om du vill att bilden ska bli svart, till exempel om du avviker från ämnet och börjar prata om något annat.

• I”filmläge”kanduocksåfåframdoldabildergenomattskrivainnumretpåbilden och trycka Enter.

• Funderapåvaddugöromprojektornellerdindatorgårsönder.Vadärdinplan B?


57

del 2 – skapa

2. Whiteboard

Fördelar •Gårattanvändaspontant•Gårattsudda• Finnspåmångaställen•Magnetisk.

Nackdelar •Tartid•Gårinteatttamedsig•Kanblikladdigtochoöverskådligt• Ytanblirslitenochsnartsermandegamlapennstrecken.

tips: • Skrivstortochtydligt•Ritaenkelt•Närdusuddar: suddauppåtochneråt istället förvänsterochhöger.Annars

kommer du att se lustig ut när din kropp svänger •Kontrolleraattduharenwhiteboardpennaochingetannat.Permanentapen-

nor är just permanenta. Om du ändå använt en permanent penna gör du så här: Ta en whiteboardpenna och stryk dem över den permanenta pennans streck. Då löser du upp den och kan sedan torka bort den. Använd ett riktigt rengö-ringsmedel efteråt.

3. Blädderblock

Fördelar •Gårattanvändaspontant•Gåroftaattflyttarunt•Bladenkantasmed.

Nackdelar •Tartid•Gårinteattsudda• kanblikladdigtochoöverskådligt.

tips: • Skrivstortochtydligt•Ritaenkelt


58

antoni lacinai

• Setillattdufårbortgamlaarksombarastör.Tejpagärnaupparkpåväggeniförväg om du vet att de ska användas

•Haetttomtförstaark,såattdukanläggapådetomduvillgåvidareochdär-med inte störa bilden

•Använddenyablockenfrån3M.Deharsammaklistersomnotislapparlängstupp. Då slipper du krångla med tejp

•Omdukommerefterentalaresomanväntblädderblock,såsetillattdutarbort det innan du börjar. Då slipper folk titta på sådant som inte har med dig och ditt budskap att göra.

4. oh-apparater

Fördelar • Färdigbildsparartid•GårattritapåOH-filmen•Gårattstängaavommanvillprataomnågotannat.

Nackdelar • Projektornkangåsönder.Ellerbaralampan•Dukanbehövajusterafokusvilketkantatid•DyrtattskrivautOH-filmsärskiltommangörändringaroftaellerommånga

har behov av samma bilder • Stökigtomtillexempelbildernaramlarienhög.Dessutomtardettidochkan

göra dig nervös•Detkrävsoftaattrummetärmörkarevilketgörattfokusheltförsvinnerfrån

talaren, och gör de sömniga sömnigare. I början på 90-talet gjorde jag själv några maratonpresentationer och mycket riktigt; flera somnade. Jag lärde mig en hel del på det, även om det var smärtsamt.

tips:• Setillatthajusteratbildensfokusinnandetärdagsattpresentera• Lägginenpausnärduvisarnästabildsåattsinmålgrupphinnerläsainsig

innan du börjar•Omduavvikerfrånämnetpåbildensåstängavprojektorn•Ettannatsättärattvikaettpapperpåmittenochläggaförtoppendärbilden

speglar sig vidare mot duken• Sealltidtillattdetfinnsextralampor• LåtbildernavaralättöverskådligapåsammasättsomdeskavaraiPowerPoint.


59

del 2 – skapa

5. tV/Video

Fördelar •Rörligtmediumsomgerflersinnesintryckänbilder•Kanåskådliggörasituationergenomtillexempelenträffandehistoria•Mankansehurandragöriställetförattförsökavisualiseradetsjälv•Gårattstängaavommanvillprataomnågotannat.

Nackdelar •Ännuenmaskinsomkankrångla• Iblandläggsdetinförattdetärkuliställetförviktigt.Detgerfeleffekt•Detkantamyckettidfråndinpresentation,såsetillattdetärvärtdet.

Tips:• Förbereddeltagarnainnanpåvadsomkommerochvarförduvillvisadet• Setillattdetärframspolatochklart• Setillattföljauppefteråtförattknytaihopdethela,såattdetintebaravaren

kul grej. Då räknas det som dekoration, och det behövs inte.

6. Stödanteckningar

Fördelar •Gerdigtrygghet•Gerdigstruktur•Dukanalltidhittatillbakaomdutappartråden•Dukan skriva inhurduvill framhävaviktigapoänger, till exempel säraor-

dentligt på armarna, ta av dig glasögonen, gå fram till någon i publiken och så vidare.

Nackdelar • Serintelikaledigtutsomomduvarutandem•Kanskapaettberoendeiattdualltidtittarpådemfaständuintebehöverdet.

Jämför det med att ta en nummerlapp på apoteket. Varenda gång det plingar, tittar de flesta av oss på lappen, fast vi vet vilket nummer vi har.

•Dukantappademochbehövertatidattsorterauppdemigen

tips:•GörintestödanteckningarnastörreänA5istorlek•Numreraellerhäftafastdemsåattdulättarekansorterademifallduskulle

tappa dina papper


60

antoni lacinai

•Haluftidittmanus.Särskiltomniärmångasomskapresenteraochduharnågon eller några innan dig. På det sättet kan du skriva in sådant som du vill referera till från tidigare talare.

mikrofonerAtt använda mikrofon är vanligt om du ska tala för större grupper, eller om du blir filmad för framtida visningar på till exempel webben. Det är bra att ha även för den som inte har så stark röst. En tumregel är ändå att om en har mikrofon, så har alla det. Se till att du får din mikrofon innan du går upp och att den är testad. Gör dig bekant med den. Det känns mycket mer professionellt om du ledigt går upp på scenen och slipper fråga en tekniker om hjälp.

Här kommer mina andra erfarenheter av mikrofoner:

det finns tre varianter med olika för- och nackdelar.

Handmikrofon• Fördelenär attdu slipperhållapåmedattnypa fastden i skjortan,blusen,

kavajen med mera•Nackdelenärattduharenhandupptagenhelatiden.Hardudessutomettma-

nus i andra handen så kan du känna dig lite låst. Dessutom behöver du träna på att hålla rätt avstånd till mikrofonen eftersom ljudet annars blir väldigt svajigt.

Tips: Om du har handmikrofon, pröva att sätta tummen längst upp på mikrofo-nen och sedan trycka den lätt mot din haka. Då får du en jämn volym.

Mygga• Fördelenärattdenärlitenochsitterstill.Denstörintenärdenvälärpå•Nackdelenärattdubehöverhahuvudetraktovanförmikrofonen.Såfortdu

vrider huvudet försvinner ljudet.

Headset• Fördelenmedettheadsetärattduharhändernafriaochkanvridahuvudethur

du vill och ljudet följer med ändå. Detta är min personliga favorit, men jag vet att alla har olika preferenser.

•Nackdelenärattdenkanvarasvårattställainsåattdensitterbekvämt.Detärockså svårare om man har glasögon att få den att sitta bra.


61

del 2 – skapa

Varning för mikrofoner som är på när de inte ska vara detOfta finns det också en ”mute”-knapp som du kan använda ifall du vill vara säker på att mikrofonen är på men inte låter.

När det är så stort att du behöver mikrofon brukar det finnas någon tekniker som hjälper dig och talarna. De är ovärderliga så mitt tips är att du blir kompis med dem.


62

antoni lacinai

kapitel 6.

BeStäM draMaturgi”nu börjar det bli krångligt. jag är väl ingen skådis heller?”

Jag funderade för ett tag sedan på hur jag skulle bli bättre på att tala inför folk. Jag var väl inte direkt dålig men jag visste att jag hade mer att ge. Nu har jag en kompis som hade kläm på det här med presentationsteknik. Han föreläste ofta och fick alltid bra betyg på utvärderingarna. Jag tvekade först om jag skulle ringa honom. Jag som är en hög chef borde väl ha även denna kompetens. Men jag bestämde mig för att släppa stoltheten och till slut lyfte jag luren och ringde upp. ”Jag har inte tid att gå på en massa kurser”, sa jag direkt ”så jag vill bara ha några snabba råd på hur jag kan bli bättre på scen”. Min kompis skrattade och så sa han: ”Okej, jag vet din situation. Här kommer mina råd till dig”. Jag tog fram penna och papper. ”Det första rådet är: Tro på vad du säger” .Jag skrev fast det kändes självklart. ”Det andra rådet är: ”Härma andra som är duktiga”. Jag blev lite fundersam här och bad honom utveckla det. ”Ja, har du inte tid att själv komma på vad som fungerar, eller gå på kurser, så passa på att se och lära av de du tycker är bra, när du ändå är på möten. Observera hur de inleder och avslutar. Hur de använder sin kropp, sin röst och scenen de står på. De vet ofta exakt när de ska byta bild, rita något själva, vara tysta, gå fram till scenkanten och luta sig fram, ta av sig glasögonen för att betona en viktig poäng, viska och så vidare. Titta på dem och lär dig hur du vill göra. Så gör jag själv” Det var faktiskt ett bra råd tyckte jag och skrev ner det. Jag tackade och lade på luren. De nästföljande veckorna hade jag alltid ett anteckningsblock med mig och skrev ner allt jag gillade hos andra när de presenterade. Sedan började jag lägga in sådana bitar själv. Och jag fick beröm av flera människor att jag blivit en bättre talare. Det kändes bra. Jag ringde upp min kamrat och tackade för tipsen. ”Hur mycket tid har du lagt på att observera andra och att också själv träna in de bitarna du pratade om?” frågade han. Jag kom fram till att det var rätt mycket. Han bara skrattade och sa ”Grattis. Du har insett att du aldrig blir bättre om du inte lägger tid på att bli det. Vill du bli ännu bättre – gå en kurs i alla fall”. Jag har fortfarande inte tid att sticka iväg två, tre dagar, men nu har jag en personlig kommunikationstränare som hjälper mig att bli ännu bättre. För hur kan man vara en bra chef om man inte är bra på att kommunicera?– albert 55 år – vice president iS/it

Albert gjorde något som många tyvärr inte vågar. Han erkände att han kunde bli bättre på att ge presentationer. Hans kompis gav honom några vettiga tips och Al-bert tog dem till sig. Att stå på en scen och leverera är lite som ett skådespel. Det


63

del 2 – skapa

gäller dock att hitta balansen i att kunna förstärka inledningen, viktiga poänger och avslutet utan att bli falsk och påklistrad. Albert verkar vara på rätt väg.

I det här kapitlet får du bland annat med dig:Den dramaturgiska kurvanVad du kan tänka på för att följa den dramaturgiska kurvan.

ordet är det krångligaste i detta kapitel

DramaturgiDet ger direkt associationer till skådespeleri. Och det med all rätt. Sätt upp ett skådespel, vare sig det är en pjäs eller en film, ett event eller en presentation. De följer alla samma mall, i alla fall om de är välrepeterade.

Jag delar in detta kapitel i två delarDen dramaturgiska kurvanVad du kan tänka på för att följa den dramaturgiska kurvan.

1. den dramaturgiska kurvanFör några år sedan lyssnade jag på en dramaturg inom teatern. Han ritade upp en bild på tavlan (se nedan).

Y-axeln står för intresse och x-axeln för tid. I denna lade han i det böljande strecket. Han jämförde teater med ett event, eller med en James Bond-film.

Bond kommer in och första jakten tar sin början. Vi sitter redan fastnaglade i stolen. Sedan kommer vi in i ett lugnare tempo där själva historien berättas. Det finns små toppar och dalar och vi gungar med. Mot slutet stegras spänningen. Bond kämpar mot mästerskurken. Vi vet att Bond mot alla odds klarar sig, men inte hur. Skurken är svår. Till slut lyckas Bond gå segrande ur striden, ofta i samband med en enorm explosion. Crescendot är nått. Den sista scenen låter oss hämta andan och skratta lite när Bond ännu en gång driver med sina överord-nade, gärna under täcket med en ursnygg kvinna som är hjärnkirurg, spion, eller


64

antoni lacinai

något annat. Filmen är slut och vi går ut och pratar vidare om några spännande scener. Kanske rekommenderar vi filmen till våra vänner också.

2. Vad du kan tänka på för att följa den dramaturgiska kurvanOm vi jämför filmen med ett event eller en presentation har vi ungefär samma dramaturgiska ambition. Början och slutet är viktigast, men i mitten ligger oftast själva argumenten och bevisen. Några tips att tänka på när du gör din disposition, eller synopsis som det heter, och när du börjar fundera på hur du ska ta plats på scenen kommer här nedan. I slutet av boken får du också en mall som kan hjälpa dig med att sammanfoga strukturen på innehållet och din dramaturgi. Men nu till detta:

Först och främst börjar man sällan på noll. En förväntan, eller intresse finns oftast, vare sig det är en film, ett event eller ett tal. Ofta är åhörarna välvilligt inställda och helt utan intresse över att se dig misslyckas.

Första toppen motsvarar första jakten i Bond-filmen.I talet är det lika med intresseväckaren. Den behöver inte alls vara så spektaku-

lär, men något bör sägas som fångar intresset. Du kan till exempel ställa en fråga, berätta en anekdot eller något annat.

Sedan kommer filmens historia. I din presentation kan denna del handla om dina argument, hur din presenta-

tion hänger ihop med annat, en utveckling av fler fakta med mera. Den här delen kan bli lite seg om du inte ser upp. Här är det bra att ha minneskrokarna jag skrev om tidigare. De kommer att hålla publiken intresserad.

Därefter går filmen in i slutfasen och spänningen ökar flera gånger om innan Bond räddar världen och vi i publiken kan andas ut.

I ett tal är avslutningen väldigt viktig. Nej, jag tar tillbaka och omformulerar. I ett tal är avslutningen viktigast! I din presentation behöver du visa att du står för det du säger, kanske visa lite känslor och komma med en uppmaning till din målgrupp, som nu är engagerad. Sedan knyter du ihop säcken till exempel genom att ta upp något från din intresseväckare; en historia, ett påstående, en fråga, som du nu kan reflektera runt eller referera till. Notera att intresset, eller engagemanget, ska vara större när du är klar än när din målgrupp kom dit. Då har du gett dem en gåva som de kan värdesätta.

exempel från verklighetenAtt tänka på den dramaturgiska kurvan har hjälpt mig många gånger. Jag minns en gång när jag skulle ge en timslång presentation i Köpenhamn. Jag förberedde mig på det sätt som den här boken handlar om, men ändå kändes den inte bra. Jag tittade på mina bilder. Jag tittade på min disposition. Jag tittade på mina mål. Efter ett tag insåg jag att den inte var balanserad. Jag hade två, kanske tre intres-


65

del 2 – skapa

seväckare i inledningen men ingen riktig avslutning. På fem minuter gjorde jag om början och slutet. Presentationen blev mycket uppskattad, och jag kände mig mycket mer nöjd än om jag bara hade ryckt på axlarna och kört på ändå.I ett tidigare kapitel berättade jag om hur du kan strukturera innehållet, bland an-nat med hjälp av den klassiska retoriska dispositionen. I retoriken används flitigt tre ord. Etos, Logos och Patos.

•Etoshandlaromdintrovärdighet• Logoshandlaromdinaargument• Patoshandlaromdinakänslor.

Om du tänker dig att du vill ta in dem i den dramaturgiska bilden ovan så är mitt råd att du:

• läggermestEtosibörjan.• sedanhartyngdpunktpåLogos• slutligendundrardupåmedPatos.

Det passar väldigt bra med bilden. Du måste han trovärdigheten på plats för att din målgrupp ska lyssna. Kom ihåg att de lyssnar på radiokanalen WII FM = What’s In It For Me. Då vill de gärna veta om det är mödan värt att lyssna på dig. Därefter kommer dina argument som de då lyssnar på och slutligen får de en uppmaning från någon som uppenbarligen brinner för sitt budskap.


66

antoni lacinai

del 3


67

del 3 – träNa

kapitel 7.

hur du Ser ut och hur du låter”det är väl bara att gå upp och köra, eller?”

Vi såg. Och vi led. Gubben på scen var en katastrof. Och värre ändå, han var vår vd. Vårt ansikte utåt. Han rörde sig ryckigt och planlöst över scenen. Och han som sagt att han inte behöver träning. Herregud. Säg det till en idrottsman eller idrottskvinna. ”Du kan sluta träna nu. Du är ju redan rätt bra”. De skulle tro att du är alldeles vimsig, eller att du fått solsting. Men vår kära vd däruppe och många med honom tror att de bara ska tävla hela tiden. Som om det är fult att lära sig något och bli bättre. Jag tror att de är osäkra. Nu började han knäppa med pennan också. Klick, klick klick. Jag stod inte ut mer. Jag lämnade rummet i fantasin och tänkte på mitt lilla barnbarn istället. Hon är så begåvad men också så otålig. Ibland vågar hon sig inte på nya saker eftersom hon är rädd att hon inte ska klara av det på en gång. Då brukar jag berätta en saga för henne om en tant som sjöng en magisk sång till en annan flicka som var precis som henne. Texten till sången gick: ”Om man inte prövar så kan man inte veta. Om man inte övar så blir man inte bra”. Mitt barnbarn älskar sagor och det händer att hon börjar nynna på den magiska sången när hon ska pröva något nytt läskigt som hon själv säger. Då vet jag att hon åtminstone inte kommer att göra som den där pinsamma gubben på scen gjorde. Herregud, gör honom och oss en tjänst till nästa gång och fixa ett strömavbrott eller något.– ella 55 år – hr-chef

”Om man inte prövar så kan man inte veta, om man inte övar så blir man inte bra”. Visa ord från Ella. Det är inte lätt alla gånger, varken för Ella eller för vd’n. Chansen är ganska stor att han faktiskt vet att han borde göra något för att för-bättra sig, men att han inte vågar. Men alla har inte en klar självbild över sin egen förmåga. I båda fallen får Ella och alla andra lida.

Hur vi ser ut och hur vi låter är två viktiga variabler. I det här kapitlet får du bland annat med dig:

Symbolspråkets betydelseTips och övningar från topp till tå i hur du bäst använder ditt kroppsspråkSex delar och övningar som påverkar hur du låter


68

antoni lacinai

minns du inledningen om de tre delarna som bygger upp ditt budskap?

Innehållet i vad du sägerHur du ser utHur du låter.

De två senare delarna står för cirka 90 procent av vad din målgrupp tar till sig. De är alltså viktiga. Eftersom publiken är lättdistraherad gäller det att använda alla verktyg som står till buds för att förstärka sitt budskap.

En bra presentation kan hjälpa dig. En dålig presentation kan stjälpa dig. Där-för kan det vara värt att lägga tid på att lära sig knepen. I denna del av boken får du med dig tips och idéer på hur du kan utnyttja de resurser och verktyg du har. Det mest effektiva sättet att få reda på hur just du ser ut och låter, är för övrigt att videofilma dig. Men du kommer långt med kollegors återkoppling också.

En föreläsare inom ämnet presentationsteknik sa att du kan göra vad du vill, så länge det känns naturligt för dig. Jag håller bara delvis med. Självklart ska du tro på vad du säger – och visa det. Men för att visa det på ett sätt som förstärker ditt budskap kan det vara bra att träna in ett visst kroppsspråk och ett visst sätt att använda din röst. I början känns det inte naturligt. Det sitter inte i ryggmärgen. Säg att du är en hyfsad golfspelare men vill bli bättre. Du går till en Pro som ger dig fyra nya tips på hur du kan bli bättre om du ändrar svingen. I början kommer du att tycka att det är krångligt och du kanske till och med ger upp och går till-baka till din gamla sving. Men om du ger den nya svingen en ärlig chans märker du förhoppningsvis att du slår både längre och rakare. Och efter ett tag tänker du inte ens på det. Då – först då – är det naturligt för dig.

Detta går igen i alla möjliga sammanhang. Så fort du vill lära dig, så fort du vill utveckla någonting så betyder det att du tillfälligt lämnar din komfortzon. Det känns onaturligt. När du sedan fått in det nya i systemet så att det känns natur-ligt, har också din komfortzon blivit större, och du behärskar något nytt. Det är en väldigt bra känsla.

Våga pröva några av tipsen du får här. De fungerar. En del kan du ta till dig på en gång utan ansträngning. Andra kan ta längre tid innan de faller sig naturliga. Men om man inte prövar så kan man inte veta. Om man inte övar så blir man inte bra.

hur du ser utDu kommunicerar hela tiden, medvetet eller omedvetet. Du behöver inte ens öppna munnen. Vad du har på dig, hur du går och står och så vidare skickar sig-naler till din omgivning. Till och med vad du tänker spelar stor roll.

Denna del handlar om över 50 procent av det som publiken tar till sig. Därför


69

del 3 – träNa

är det viktigt att du faktiskt menar det du säger. Ditt kroppsspråk förstärker ditt budskap. Du blir trovärdig. Jag delar in kapitlet i två delar som har att göra med hur du ser ut, symbolspråket och kroppsspråket. Tillsammans kallas de ibland för icke-verbal kommunikation.

Vad gäller symbolspråket kan man dela in det i en mängd delar. Här är några:

•Dinfrisyr•Dinklädsel• Smycken• Smink•Andraattribut.

Detsamma gäller ditt kroppsspråk. Vad gäller kroppsspråket kommer jag att gå uppifrån och ner enligt nedan:

•Ögonen•Näsan•Munnen•Hållningen•Armarochhänder•Benochfötter.

På de nästföljande sidorna får du exempel på hur de olika delarna påverkar en publik, och vilka övningar du kan göra för att se mer övertygande ut.

Symbolspråkets signaler

Din frisyrDet är märkligt hur mycket vi kommunicerar med vår frisyr. Är en man som rakat håret ett hotfullt skinnhuvud, en munk, en officer, allmänt tunnhårig eller bara trött på hårgelé. Allt skickar signaler och det är din publik som lägger pusslet baserat på dig och på sina egna modeller av verkligheten. I slutänden handlar det om att möta din publik på ett sätt som du är bekväm med och som din målgrupp kan gilla. Kommer du okammad och orakad så fungerar det om du anses vara en auktoritet på ditt ämne, eller möjligen en lysande talare. Annars hamnar du eventuellt i motvind.


70

antoni lacinai

Din klädselVad du har på dig spelar roll. En kostym, en turban, jeans och t-shirt eller skjorta med manschett-knappar. Allt skickar signaler. Om du inte har en bestämd upp-fattning om hur du vill se ut så är det lättast för dig att följa klädkoden som gäller för din målgrupp. Lika barn leka bäst och så vidare. Ett vanligt säljknep är att klä sig som kunden – fast lite finare. Då har du visat kunden respekt.

Det fungerar sällan särskilt bra om du vill övertyga en grupp elinstallatörer om ditt företags förträfflighet och du väljer att ha få dig en Armanikostym. På samma sätt kan det vara en utmaning att övertyga ledningsgruppen på en bank när du har på dig snickarbyxor och snusen rinner mellan tänderna.

Ibland vill du ändå sticka ut i ditt klädval. Se till att du är så intressant att du kan göra det. Då ökar du effekten av ditt framförande. Men om du inte är intres-sant blir det bara patetiskt.

andra attributHär är ett antal exempel på vad du signalerar, medvetet eller omedvetet:

SmyckenÄr du gift eller ogift? Har du dyr smak eller köper du billiga kopior? Har du många smycken eller inga alls?

SminkHar du mycket smink eller lite smink? Eller inget alls?

Tatueringar och piercningHar du någon eller några? Är de synliga? Vill du att de ska synas i alla samman-hang? Vad står de för? Kommer de att hjälpa dig nå din målgrupp?

SlipsHar du slips eller inte? Är den i polyester eller siden? Vilken färg har den? En person jag känner slutade bära röda slipsar när han sade upp sig som chef på ett stort företag för att bli managementkonsult. Röda slipsar, menade han, signalerar makt. Det kan inte en konsult gå omkring med enligt honom, som nu möter sina kunder med en diskret blå slips.

BilKom du till eventet i en taxi, en dyr sportbil eller en familjebil? Jag har en vän vars kund sa att om vännen kommit till dem i en dyr SUV, hade han inte blivit anli-tad. Det var den kundens värderingar. Som tur var hade min vän anlänt i en väl-utrustad men till utseendet vanlig Saab, som kunden uppenbarligen godkände.


71

del 3 – träNa

Listan kan göras hur lång som helst och allt detta säger något om dig för din målgrupp. Människor som naturligtvis ser det från sina egna värderingar och perspektiv.

Egentligen handlar det bara om att vara medveten om sitt yttre och reflektera över vilka signaler du sänder.

kroppsspråketFör dig som ger presentationer är det bara att inse att utan ett övertygande kropps-språk gör du det svårare för dig själv att nå fram till din målgrupp och svårare för målgruppen att fokusera på ditt innehåll. Kroppsspråket står för ungefär hälften av vad en åhörare tar till sig när du ger en presentation, vilket jag belyst tidigare.

Jag kommer att fokusera på hur du ser ut, men betänk att icke-verbal kommu-nikation också kan vara annat, som till exempel hur du luktar. I mindre sällskap kan dofter av deodorant nå fram till deltagarna, liksom lukten av svett eller sprit. Även kroppskontakt ingår i icke-verbal kommunikation där till exempel ett fast handslag alltid anses mer förtroendeingivande än ”den döda fisken”-handslaget.

Låt mig ge dig av mina erfarenheter, och fokusera på hur vi ser ut, uppifrån och ner, och hur vi ganska lätt kan förstärka våra budskap om vi gör rätt saker.

ögonenÖgonen är själens spegel sägs det. Kanske är det rätt. Tillsammans med ett otal muskler runt ögonen och i ansiktet i övrigt, får vi en bild av hur talaren tänker. Glada ögon har sina små eller stora skrattrynkor till exempel.

Övning för dig som flackar med blickenFörhörsledare menar att människor som ljuger har svårare att se någon i ögonen. Att flacka med blicken ger i bästa fall ett nervöst intryck. I sämsta fall tror inte pu-bliken på det du säger, eftersom du inte verkar övertygad nog att hålla fast någon med blicken. Pröva den här övningen om du har svårt att hålla blicken:

• Samlanågravännerellerkollegoriettrumdärdeskasittaochlyssnapåditttal.• Låtallabörjamedatträckauppenhand.•Defårtanerhandenförstnärdekännerattdutittatpådemiminsttresekunder.•Dittmålärattallaskahatagitnersinahänder.

Övning för dig som har en stor publik och ändå vill ha ögonkontaktOm det är en stor publik kan du inte se alla i ögonen. Men publiken kan ändå tro att du gör det.


72

antoni lacinai

Gör så här:•Delainpublikenigrupper•Tittapåenpersonigruppenellerpåhelagruppen•Tittaävenhäriminsttresekunder•Allainärhetenavdenpersonen,ellerallaidengruppenkommeratttroattdu

tittar på just dem.

Varning för den stirrande blickenOm du stirrar för länge på en person, kommer det att kännas obehagligt. Vi är trots allt djur vi också. Om ett djur stirrar på ett annat vill det första antingen äta upp den andra eller para sig. Var försiktig med stirrandet så går det bättre.

Du kan också förstärka ett påstående genom att till exempel nicka med huvudet samtidigt som du tittar på någon och argumenterar för en sak. Ett annat knep om du har glasögon är att ta av sig dem när du ska klämma till med ett viktigt argument.

Passa på att läsa av sinnesstämningen medan du tittar på din publik.

•Ärdeintresserade?•Ärdesömniga?Kandetvaradinprestationellerärdetbaradåligluft?Beom

en kort paus i så fall.•Behöverdujusteranågotidittframträdandeförattfånykontaktmeddinmål-

grupp? Kanske ställa en fråga till dig själv eller publiken, som du låter sjunka in? Eller vara tyst i fem sekunder?

Det finns många sätt att variera sitt framträdande vilket vi berört tidigare. Om du ska beröra en publik så behöver du titta på dem. Annars kan det kännas som att du inte bryr dig, eller tror på det du säger.

Varning för kulturella skillnaderAtt titta på människor är till viss del kulturellt betingat. Om du är osäker så fråga någon innan du går upp på scenen, hur normen är i just det sällskapet. Det kan hjälpa till, särskilt i mindre grupper.

Ögonbrynen då?Nyligen läste jag i ett retorikmagasin att ögonbrynen är det första vi tittar på. Jag tror att det stämmer. Om du inleder din presentation med rynkade ögon-bryn väntar sig deltagarna bekymmer. Om du kombinerar ett leende med ”glada” ögonbryn kommer de att reagera helt annorlunda.


73

del 3 – träNa

För dig som har presentationer och konversationer i små grupperSom presentatörer kan vi också använda publikens ögon för att se om de hänger med eller inte. I mindre grupper och sammanhang har du också möjlighet att gå ett steg längre. Inom till exempel NLP (Neuro Linguistic Programmering) säger man att ögonens rörelser avslöjar vad vi tänker.

• Personentittarupptill(sin)höger–han/honföreställersignågotvisuellt• Personentittarupptillvänster–han/honminnsnågotvisuellt• Personentittarraktfram–han/honminnsellerföreställersignågotvisuellt• Personentittaråthöger–han/honföreställersignågotljud,ordetc.• Personentittaråtvänster–han/honminnsnågotljud,ordetc.• Personentittarnertillhöger–han/honförställersigenkänsla,doft,smaketc.• Personentittarnertillvänster–han/honresonerarmedsigsjälv.

Varför är det bra att veta? Jo, om du märker att:

• Personenalltidtittaruppåt(ävenraktfram)såärdenneenvisuellperson.Villdu övertyga – måla i bilder.

• Personentittaråtsidornaärdetenauditivperson.Villduövertyga–användargument som handlar om ljud, ord och så vidare

•Ompersonentittarneråtärdetenkinestetiskperson.Villduövertyga–an-vänd argument om hur det skulle kännas, smaka, dofta.

näsanOm du har näsan i vädret uppfattas du i bästa fall som någon med hög status, och i sämsta fall som snorkig, överlägsen och dryg. Såvida du inte är begåvad med en vanlig uppnäsa förstås.

munnenSka man le hela tiden? Måste man se snudd på sur ut om man vill framföra något seriöst? Det finns inget rätt svar på den här frågan. Jag ler rätt ofta, eftersom det speglar min personlighet, och att jag trivs med att tala inför folk. Men när jag vill komma till en allvarlig poäng så kan hela mitt ansiktsuttryck och kroppsspråk förändras till någon som är mycket bestämd och allvarlig. Jag tror på dynamiken och att jag ska kännas äkta. Därför kan det vara bra om kroppsspråk och innehåll harmoniserar.

Varning för energitappetEn del börjar med ett brett leende och ett röstläge som speglar glädje. Men på vägen tappar de bort både leendet och den glada rösten. Inte för att de vill göra en


74

antoni lacinai

poäng i att något är allvarligt, utan för att de inte har den energin, eller uthållig-heten som krävs. Om du känner igen dig – fundera då på att göra om din presen-tation. Kanske behöver du förändra dispositionen och i vilken ordning innehållet kommer. Eller så är det dramaturgin, det vill säga hur du bestämt dig att få fram viktiga poänger. Eller så är det dina PowerPointbilder som suger musten ur dig (och de du har framför dig). Hur som helst är det något att tänka på.

Varning för kulturella skillnaderDet kan vara värt att notera den kulturella skillnaden mellan delar av världen. Äldre ryssar kommer att tycka att du är fånigt korkad om du ler medan samma leende i nordvästra Europa och USA ses som någon med självförtroende och en positiv attityd.

hakanSamma som med näsan.

axlar, armar, händerAxlarna blir lätt uppdragna om du är nervös. Det är ett klassiskt tecken. Försök dra ner axlarna till normalläge och slappna av. Det är inte helt enkelt om du är nervös, men om du tänker på det och gör det så ser du helt enkelt mer avslappnad ut. Och då blir du mer avslappnad. Den goda spiralen är ett faktum.

Övningar för dig som vill använda armar och händer i din kommunikationDu har tre leder som kan användas; handleden, armbågsleden och axelleden. De ger visuellt sätt helt olika intryck. Testa de här övningarna framför spegeln eller framför kollegor.

”Välkommen”Pröva att hälsa folk välkomna genom att stå still och endast använda handlederna pekandes utåt. Det kommer att se ganska tamt ut.

Pröva sedan att bara böja på armbågsleden så att endast underarmarna pekar utåt. Nu ser du ut som en marionettdocka.

Pröva till slut att lyfta båda armarna i en stor generös gest som om du vill om-famna hela publiken. Para gärna ihop det med ett äkta leende.

Fråga dina kollegor om vilket de tycker är bäst. De kommer självklart att svara att denna sista variant är bäst. Tänk bara på att våga låta armarna hänga ute en stund, innan du öppnar munnen och börjar prata. Det kommer att kännas lite konstigt för dig i början men tänk på att för publiken ser det bara tryggt och inbjudande ut.


75

del 3 – träNa

”Som ni ser här på bilden…”Den här övningen är lik den förra. Samla ihop en liten grupp kollegor eller vän-ner. • Ställdigframfördemochberättavadduskagöra,nämligenattpåtreolikasätt

peka på ett objekt, eller en person vid sidan om dig.• Iförstafalletförsökerduattheltotvungetpekagenomattbaraanvändahand-

leden. Armarna hänger alltså rakt ner. • Iandrafalletanvänderdubaraarmbågsleden.• Itredjefalletanvänderduaxelleden.

Du kommer att upptäcka att ingen av dessa kommer att se särskilt bra ut om du ser stelopererad ut i övrigt. Allt hänger ihop. Men om du gör det på ett avslapp-nat, mjukt sätt kommer du garanterat få bäst respons om du vågar använda hela armen när du pekar på något. Och då måste du använda axelleden.

Hur länge ska armen hänga där? Längre än du tror. Gör så här:

• Pekapådetdusätta fokuspå,exempelvisenbild.Tittasamtidigtpådetdupekar på

•Vändtillbakablickenmotpublikenochlåtarmenfortsättapeka•Börjaprata• Såsmåningomkandutanerarmen.

Någonstans måste din energi ta vägen. Armarna och händerna är en vanlig kanal, liksom benen som ni kan se längre fram.

tala med händernaAnvänd gärna gester. Våga visa med kroppen och armarna vad du vill förmedla.

Exempel 1 - Resan, måletDu vill prata om hur publiken ska gå från ett läge till ett annat. Ta upp händerna till en plats i luften och flytta dem sedan till en ny plats.

Exempel 2 – paraplyet, eller det övergripandeDu vill prata om en övergripande plan, organisation, ett övergripande budskap osv. Låt armarna visualisera paraplyets överdel genom att börja med händerna högt upp i mitten och sedan sprida ut dem åt varsitt håll i paraplyform.

Det finns många fler exempel. Fundera på hur du själv kan bidra till att ditt kroppsspråk harmoniserar med ditt talade språk. Om du till exempel manar din publik att ta första steget, eller spadtaget, så visa det genom att ta ett steg framåt,


76

antoni lacinai

eller att se ut som att du gräver med den där spaden. För att öva dig att ”tala med händerna” kan du hela tiden tänka på vad du vill ha sagt, och vilka liknelser du använder. Pröva sedan att exemplifiera dina poänger med händerna. Om du kommer från till exempel Sverige kommer du troligtvis att tycka att det här är lite knepigt i början, men våga pröva – det kommer att ge resultat. Om du kommer från sydligare breddgrader som Italien lär detta inte vara något problem.

Varning för den stängda posenOm du är nervös är det väldigt lätt att du använder en stängd pose. Du har ar-marna som en sköld mot publiken till exempel genom att sätta dem i kors över bröstet. Eller så håller du ihop händerna framför skrevet. Det ger ingen bra signal till publiken. Vad är du rädd för? Att de ska sparka dig där det gör ont eller att du inte dragit upp gylfen?

Vad ska du göra av armarna då? Låt de hänga ner längs sidorna. Det känns inte alltid helt naturligt, med all den energi man har i kroppen. Så här gör du då:• Släppnerarmarna•Kännefterattaxlarnaocksåärsänkta• Sättihoptummenochtillexempellångfingretpåvarjehand,ochtryckihop

dem•Nukandufåutloppförenerginutanattdetsynsnågontingutåt.Alltpubliken

ser är en självsäker, trygg person med ett avslappnat kroppsspråk. Dock ska du låta bli att krama hela knytnäven. Då ser du istället aningen hotfull ut.

Varning för händer i fickornaEn del kommunikationstränare ger rådet att du ska stoppa en hand i fickan om du är nervös. Personligen kan jag hålla med om att det visst ger ett avslappnat intryck men att det väger lätt mot den nonchalanta signal du samtidigt skickar. ”Du är inte särskilt intressant eller viktig för mig”. Dessutom är det svårt att vara visuell om du inte har händer som förstärker ditt budskap.

Varning för händer som löper amokHänder som verkar vilja tvätta av inbillad tvål. Fingrar som leker med en penna, en ring, nycklar, mynt. Allt sådant gör att publiken tappar fokus på vad du säger och lägger fokus på vad du håller på med.

din hållningDu är den du är. Är du kutryggig så är du. Men nu är det din målgrupp som är viktigast. I presentationssammanhang är det därför bra att sträcka på sig och räta


77

del 3 – träNa

på ryggen. Du ser säkrare ut då. Och det intressanta är att du känner dig säkrare bara genom att uppträda så. Pröva får du se.

En kommunikationscoach jag haft några gånger pratade mycket om hög och låg status. Hur kroppsspråket, rösten och innehållet harmoniserar kan avgöra om du oftast väljer en högstatusroll eller en lågstatus. Med den kutiga ryggen tänker man sig lätt att du väljer en lågstatusroll, vilket innebär att du verkar vara mer benägen om att vara till lags, och inte ta saker för givet på samma sätt som någon med hög status skulle göra. Det kan också tolkas som att du är osäker. Det finns inget rätt eller fel, och många gånger växlar man mellan dessa. I ditt tal kanske du väljer en säker högstatusroll, men om du får en fråga kanske du byter till en lågstatusroll för att visa till exempel kunden, att du är flexibel och intresserad av dennes åsikt.

Ben och fötterJag skrev tidigare att din energi måste kanaliseras och att armarna är en bra kroppsdel för det ändamålet. Men säkert har du sett dem som försöker hålla sina armar stilla, och vad händer då? De utför en nervös liten dans, som skulle kunna ge dem plats i vilket riverdance-sällskap som helst. Kanske är du själv en av dem? Låt mig ge dig tre tips:

Tre tips för vad du kan göra med benenDu måste inte stå still. Det finns de som säger att du ska rota dig i marken, gärna bredbent. Jag är inte en av dem. Det ser ut som att du har ställt upp för en re-volverduell. Vet du inte vart du ska gå är det dock bättre att du står still än att du irrar omkring utan mål.

Ha en avsikt med vart du går. Det ingår i din dramaturgi. Att planlöst vandra ger ingen bra effekt. Publiken blir distraherad och undrar vart du ska ta vägen härnäst. Jag lyssnade för inte så längesedan på en mycket uppskattad talare med specialitet inom nya trender. Han var oerhört engagerande och rolig. Han hade en stark röst, och ett karismatiskt leende. Vi som lyssnade uppskattade föreställ-ningen väldigt mycket, men det var en sak som gnagde i mig och efter en stund kom jag på det. Det var hans sätt att gå fram och tillbaka ungefär som ett barn som gungar. Fram och tillbaka. Fram och tillbaka. Är man så duktig som han, blir man förlåten för sådana småsaker. Om man inte är det, bör man fundera på att rätta till den detaljen. Du vill gå fram till någon för att säga något. Du vill röra dig till andra sidan för att få med dem. Du vill luta dig framåt för att viska något, och så vidare. Fundera gärna i förväg var det passar att du rör dig. Det finns naturliga tillfällen, som till exempel när du ska byta ämne, lägga extra tyngd i ett argument, visa något på tavlan med mera.

Vänd inte ryggen mot någon. När du går från en sida till en annan så se till att


78

antoni lacinai

du har en vinkel på ungefär 45 grader. På det sättet inkluderar du även de som sitter längst ut på sidorna. Ingen behöver känna sig utanför. Dessutom är det kanske just där som beslutsfattaren sitter. Hur kul skulle det vara om du förstod det efteråt, och inte använt dig av detta enkla tips?

Övning för dig som vill stå still – åtminstone iblandDen här övningen är något du kan göra hemma eller på kontoret om och om igen. När du får in känslan av balans så kommer du snabbt att nå denna känsla på scen också.•Habenenungefäriaxelbredd• Läggtyngdpunktenpåframfoten.Gågärnaupplitepåtå• Sänknertyngdenochlåthälarnagånerimarkenigen•Behållfördelningendärtyngdenliggermerpåframfötternaänpåhälarna•Böjenlitenaningpåbenen.Hardubyxorkommerdetinteattsynasalls•Kännhurdustårstadigt.Låtnågongedigenlätt(!)puffochseomduharhit-

tat en stadig balans•Nukanduvaratryggnärdupresenterar.

För att förstå hur mycket bättre det är att ha tyngdpunkten en aning framåt, så pröva gärna att ha tyngdpunkten på hälarna en gång. Du kommer snabbt att upptäcka att ditt balanssinne får jobba hårt för att du inte ska ramla.

hur du låterHur du låter, det vill säga hur din röst används står för ungefär 40 procent av vad ett auditorium tar till sig av din presentation. Det är inte lite. Du kan söva dem med en monoton långsam röst och du kan störa dem med en gnällig andfådd pipa. Å andra sidan kan du få människor intresserade av dig med hjälp av en dynamisk röst. När du sätter mål på hur din målgrupp ska känna, har rösten en avgörande betydelse. Vill du att de ska vara trygga med dig? Vill du att de ska sitta som på nålar, eller luta sig fram och höra dig viska sanningar? Du och din röst har en avgörande betydelse. Med våra två stämband, två lungor och en mun skall vi försöka få ut det mesta möjliga av vår röst. Hur du låter kan vi dela in i ett antal underrubriker. Här är de sex delar jag tycker är viktiga i bokstavsordning

•Andningen•Artikulationen• Pauserna•Tempot•Tonen•Volymen.


79

del 3 – träNa

Om du använder dessa röstverktyg rätt skapar du en dynamik som gör det intres-sant att lyssna på dig. Självklart behöver du fylla rösten med minnesvärda ord, metaforer, budskap och så vidare. Men det spelar ingen roll hur bra budskap du har om du låter så monoton och trist att publiken somnar. Låt oss därför gå igenom de olika verktygen, med några tips och övningar som jag märkt fungerar bra:

Sex delar som påverkar hur du låter

1. andningenVad har en bra talare, en begåvad sångare eller en som utövar yoga gemensamt? Svaret är att de alla lärt sig att andas rätt. Eller kanske ska man säga att de alla lärt sig på nytt. Som bebisar andas vi rätt, eftersom vi då andas med magen. Vi andas in och magen åker ut. Vi andas ut och magen åker in. Genom att andas på detta sätt fylls lungorna med luft. En ordentlig omgång luft ger mycket syre till krop-pens alla hörn vilket gör att vi mår bättre. Den ger också luft nog att kunna prata utan att hela tiden kippa efter andan. Du kan alltså prata längre och själv välja dina pauser utan att du behöver ”gå upp till ytan” för att få luft. Du blir lugnare och ser lugnare ut vilket också kommer att synas.

Om du andas fel, andas du högt upp i bröstkorgen. Du andas in och bröstet skjuts fram och axlarna åker upp. Du andas ut och bröstet sjunker in och axlarna sänks. Det gör att bara delar av lungorna syresätts och fylls med luft. Du andas ytligt och ofta. När du ger en presentation ger det en signal att du antingen är stressad eller nervös eller både och. Det skapar inget starkt förtroende. Den an-ledningen i sig självt gör att det är viktigt att du tänker på att andas med magen.

Din hållning kan också påverka hur mycket luft du får in i lungorna. Sitter eller står du helt ihopsjunken ger du lungorna mindre kapacitet än om du har en rak hållning.

Om du någon gång tagit sånglektioner, eller lärt dig yoga, meditation eller avslappning vet du att grunden till koncentration och prestation ligger i just and-ningen.

Övning för att andas med magenSätt handen på magen och andas djupt och lugnt. Du ska känna handen röra sig i varje in- och utandning. Lär kroppen att detta är det naturliga sättet att andas genom att öva dig.

Om det ändå inte går så lägg dig på rygg. Det brukar vara enklare. Känn nu hur handen åker upp och ner när du andas.


80

antoni lacinai

Bra andningsteknik ger bra uthållighetÖvning 1Här kommer en övning jag lärde mig när jag tog sånglektioner för några år sedan. Den har hjälpt mig att träna på min uthållighet. Öva dig på att tydligt säga den här meningen:

”Igår var jag ute och gick i det vackra vintervädret och jag hade varken mössa eller vantar på mig och jag kände hur solen lyste skönt på ryggen.”

Gör detta i normalt tempo utan andningspauser för att öva uthålligheten vi tog upp i förra punkten. Artikulera också ordentligt så att det hörs vad du säger.

Övning 2Har du svårt att hålla rösten en hel mening fram till en naturlig paus? Då behöver du öva på att hålla inne med luft när du pratar. Gör så här: Andas in, och sedan ut. Efter nästa inandning så ta en ton och säg ”aaaaaaaaaaaaaaaa”. Håll tonen så länge du kan.

Du övar då på två saker. Dels att du håller en ton som du bestämt, vilket gör att din röst inte fladdrar. Dels övar du på att inte andas ut all luft på en gång vilket gör att du kan hålla din mening hela vägen. Du kan jämföra det att blåsa upp en ballong (inandningen) och sedan tömma ballongen (utandningen). Om du släpper ballongen töms den på luft väldigt fort. Men om du håller och drar lite i öppningen så kan den pipa och tjuta en bra stund.

Med lite övning kommer du att bli mycket bättre på att hålla en ton länge. Använd gärna en klocka och ta tiden. Du kommer snabbt att märka en skillnad om du tränar på det här.

2. artikulationenEn annan bit som du kan göra för att underlätta lyssnandet är att tala tydligare. Din målgrupp måste tycka att du är väldigt intressant för att orka lyssna på dig om du talar otydligt och mumlande. Gör det enkelt för dem att ta till sig ditt budskap genom att jobba med artikulationen. Här kommer några övningar till dig:

Säg ett nonsensord fram och baklänges, först långsamt och sedan snabbare. En kommunikationscoach fick oss att rabbla: KATTAPA PATTAKA om och om igen. Därefter kan du byta till KOTTOPO POTTOKO, KUTTUPU PUT-TUKU och så vidare. Det hjälpte faktiskt. Det handlar alltså om att mjuka upp munnen. Och att våga ha lite roligt åt sig själv.

Träna det ”väsande” ljuden sch, fff, sss i olika ordningar. Det får också din mun att jobba och hjälper dig att artikulera bättre.


81

del 3 – träNa

3. pauserna är lika viktiga som ordenVid flera tillfällen i boken kommer jag tillbaka till hur viktigt det är att pausa. En del av att använda din röst effektivt är att också våga vara tyst där det behövs. Jämför det med att titta på din hand. Spreta med fingrarna. Utan mellanrummen skulle du inte ha några fingrar utan bara en stor klump i slutet av armen. Det är samma sak med pauser i en presentation. De ger publiken luft och struktur. De kan se var ett argument slutar och var nästa börjar. Det blir inte en smet av alltihop.

Den som pausar visar att han eller hon är så trygg att det inte känns jobbigt att låta publiken hinna reflektera över budskapet.

ÖvningHär kommer en kort skrift. Det är sista sidan i en bok som heter ”Slumpen är ingen tillfällighet” av Jan Cederquist.

… En gammal indianhövding satt och pratade med sin sonson. Han sörjde djupt en tragedi som inträffat i familjen.”Jag känner att jag har två vargar som kämpar mot varandra i mitt hjärta. En av dem är våldsam, hatisk och hämndlysten. Den andra är kärleksfull, förlåtande och medkännande.”Sonsonen frågade: ”Vilken varg kommer att vinna, farfar?””Den jag matar.” …

Läs följande stycke först högt utan att pausa. Läs det sedan med pauser där du vill få fram en poäng eller bygga upp en spänning inför en poäng. Känn skillnaden. Vilket var bäst? Hur kan du göra det ännu bättre?

4. tempotAtt variera tempot är ännu ett sätt att behålla intresset hos publiken. Vid vissa tillfällen talar du med snabb energisk röst, vid andra tillfällen s ä n k e r d u h a s t i g h e t e n för att visa att här är det noga att du i publiken verkligen lyssnar. Kombinera gärna med ett ändrat tonläge och en paus för att öka effekten ytterli-gare. Det enda sättet att använda tempot rätt är att du faktiskt vet vad du ska säga och att du tränar på det. Om du märker att publiken tappar intresset kan du välja att ändra tempo genom att öka eller minska på hastigheten samtidigt som du rör dig åt något håll på scenen.

Använd gärna en text som du läser högt, eller något från ditt tal och testa hur känslan ändras när du byter tempo, liksom när du byter ton eller pausar.

Rätt tempo innebär också att hålla tiden. Att öva sig på att få till ett bra tal på den tid du fått är viktigt och visar också en respekt till dem som lyssnar. Den


82

antoni lacinai

största risken vi tar är att vi vill säga mycket mer än vad tiden räcker för. Det gör att när tiden är slut så har du antingen hoppat över viktiga poänger eller ännu värre, missat den mycket viktiga avslutningen. Lägger man dessutom in oväntade frågor, att talaren före drar över sin tid och så vidare, så ser man snabbt att det är bättre att ha med lite för lite än lite för mycket. Genom att du gjort alla förbere-delser som du läst i de andra kapitlen så har du tydligt mejslat ut vad du vill säga till rätt målgrupp, du har en fungerande disposition och du har en idé om hur lång tid det kommer att ta. Om du är en erfaren talare som sällan drar över så kan du naturligtvis uppskatta tiden som presentationen kommer att ta på en höft, men det allra säkraste sättet är att öva. Ställ dig framför en spegel, bjud in några vänner eller kollegor eller gör något annat som ger dig en säkerhet i tidsåtgången. Du kan till exempel använda en äggklocka som ringer när det gått så lång tid som du kommer att ha på dig.

5. tonen Om du känner att din röst blir ansträngd för att du ligger för högt i tonläget så behöver du träna på att sänka ditt tonläge en aning. I sångsammanhang pratar man om att använda brösttoner. Då tar man stöd från magen istället för halsen. Pröva att sänka ditt röstläge och se hur det känns. Dessutom har jag både hört och erfarit att människor verkar tycka att talare med lägre röstläge anses mer tro-värdiga. Det sägs att Margret Thatcher, premiärminister i Storbritannien under 80-talet hade ett högt tonläge, och ägnade många timmar åt att träna rösten att bli dovare. Det sägs också att Abraham Lincoln hade en ljus nasal röst och att det var först när människor läste vad han skrivit som de kunde ta till sig den brillianta retoriken och budskapen han ville förmedla.

Övning 1Det här är ett sätt att jobbar med olika tonhöjder och samtidigt skaffa dig en uthållig röst. Eftersom du kommer att prata vid flera tillfällen är det bra om du tränar upp rösten så att den håller. Jag har själv lämnat en dag med presentationer, med bara ett raspande kvar av min forna röst. Då vill det till att jag inte har en likadan dag till att prestera på. Gör gärna artikulationsövningarna ett par timmar innan det är dags att starta programmet. Mjuka upp rösten genom att använda vokaler som åker uppåt och neråt i tonläge.

Övning 2Pröva att presentera något eller läsa högt och ändra ditt tonläge när du vill för-medla något särskilt. Du kan pröva att gå ner eller upp. Gör du det inför vänner eller kollegor kan du få återkoppling på vilket som fungerade bäst.

Det finns en koppling till vilken känsla du vill förmedla och hur du använder


83

del 3 – träNa

tonen liksom tempot i din presentation. Låter du glad så har du förmodligen må-let att din målgrupp ska kännas sig glad. Låter du bekymrad, och det speglar sig i hur du ser ut förstås, så vill du att publiken ska känna sig något obekväma.

Att ändra tonen blir också ett verktyg för att förstärka den dramaturgiska kur-van. Tillsammans med ditt kroppsspråk och din energi så kan du visa att det finns budskap värda att minnas genom att gå upp eller ner i tonläge.

Kulturella skillnaderDet finns kulturella skillnader även här. Bland de nordiska länderna har svenskar, finländare och danskar ett tämligen monotont tonläge och blir snart tråkiga att lyssna på. Ni som känner igen er vet också att ni kan ta ut svängarna rätt mycket med era mått mätt. Det blir ändå inte överdrivet. Människor från Norge har mer melodi i sitt språk.

Människor från till exempel Italien, Frankrike och England har ett mycket bre-dare melodiskt spektrum att använda i sin kommunikation. Lyssna gärna på en svensk och en engelsk film så kommer du snabbt att upptäcka skillnaden.

Precis som med tempot är det bara övning som ger färdighet. Så börja öva nu.

6. VolymenHar du varit på någon föreläsning där personen på scen fått er i den stora publi-ken att nästan luta sig framåt för att höra de ord och viskningar som sägs? Det är så tyst att man kan höra en knappnål falla. Har du upplevt hur någon plötsligt trycker på med rösten så att även den mest sömnige studsar upp från stolen? Att använda volym som dynamiskt verktyg kan vara mycket effektfullt. Å andra si-dan kan en jämn volym, liksom en monoton, jämn stämma, vara rogivande eller sövande för en publik

Duktiga talare använder ofta volymen som en hjälp att få fram sitt budskap. Tillsammans med retoriska knep och andra krokar använder de också volymen för att fånga intresse. En person som var oerhört skicklig på detta var Adolf Hit-ler. Han var inte alls den skrikande gaphals som de flesta tror – åtminstone inte bara. Han inledde genom att stå tyst i flera minuter. När han väl började prata var det med lågmäld stämma som tvingade publiken att tystna. Så sakteliga ökade han volymen tills han slutligen kom in i det vi sett på TV, där han verkar tappat all kontroll och skriker ut sitt hemska budskap. Som du förstår handlar mycket av det här kapitlet om dynamik. Dynamik i ton, tempo, volym och så vidare. För dig som vill jobba mer med rösten, föreslår jag att du tar sånglektioner. Gå på en helgkurs för nybörjare eller pröva med en sångpedagog själv. Det kommer att ge dig en stor hjälp på vägen.


84

antoni lacinai

Övning för dynamikenLäs följande stycke med varierad ljudvolym.

…”Jag är döpt efter en simbassäng. Ganska märkligt med tanke på att mina för-äldrar aldrig var förtjusta i vatten. Francis Adirubasamy var en av min pappas äldsta affärskontakter. Han blev så småningom en god vän till familjen. Jag kallade honom för Mamaji, mama är det tamilska ordet för farbror och ji är ett suffix man använder i Indien för att visa respekt och tillgivenhet. När Mamaji var ung, långt innan jag föddes, tävlingssimmade han och var sydindisk mästare. Hela sitt liv såg han ut som en sådan. Min bror Ravi berättade för mig att när Mamaji föddes ville han inte sluta andas vatten och för att rädda livet på honom var doktorn tvungen att ta honom i fötterna och slunga honom runt ovanför sitt huvud”…

Ur Berättelsen om Pi, av Yann Martel

Experimentera med att ta i ibland, och viska ibland. Prata långsamt och snabbt, högt och lågt och så vidare. Upptäck hur olika samma stycke låter beroende på hur du använder din röst. Du märker snabbt att känslan blir väldigt annorlunda beroende på hur du låter när du berättar något.


85

del 3 – träNa

kapitel 8.

hur du tränar knoppen

och kroppen”förut var jag självgod. nu är jag perfekt. eller…?”

Jag har läst någonstans att Henry Ford sagt att ”vare sig du tror att du kan, eller tror att du inte kan, så har du förmodligen rätt”. Jag tyckte att det var väldigt träffande för min situation och kanske är det därför jag minns det än idag. Varje gång jag fick uppgiften att presentera något på jobbet blev jag väldigt nervös. Det spelade ingen roll om det var inför en stor eller liten grupp. Jag tyckte inte om det. Jag var övertygad att jag var helt kass och att alla antingen tyckte synd om mig eller skrattade åt mig. Ja, de som inte somnade förstås. På sätt och vis var det bra om jag fick kort varsel, då slapp jag att oroa mig så långt i förväg. För det blev en del sömnlösa nätter. ”Jag får inte misslyckas” sa jag, eller ”Bara jag inte gör bort mig…” Det är klart jag misslyckades. Det är klart jag gjorde bort mig. Och då brukade jag säga ”Vad var det jag sa! Jag är usel på det här!” Jag funderade till och med på att byta jobb för att slippa prata inför folk. Men jag trivdes ju så bra med resten.

Men så läste jag det där citatet av Henry Ford. Var det så att jag programmerade mig själv att vara dålig? Jag pratade med tränaren till min sons fotbollsklubb om det där med mental träning. Han var en gammal kompis från den tiden jag vi spelade ihop. Jag som giftig forward och han som mittfältsstrateg. Jag berättade om mitt pro-blem med att presentera. Han tänkte en stund och tog fram papper och penna och ri-tade ett mål och en målvakt. Så frågade han vad jag såg. Jag svarade att jag tyckte att det fanns gott om luckor att göra mål på. Tränaren sa att målgörare tänker så medan alla andra fokuserar på hur stor målvakten är och glömmer de luckor jag såg. ”Om du tänker på samma sätt inför en presentation som du gjorde nu så ska det fixa sig.

Från den dagen började jag ta bort alla negativa ord som inte, måste, misslyckas och så vidare. Jag tänkte på hur jag skulle ”göra mål” och hur publiken skulle applå-dera. Jag märkte faktiskt skillnad på en gång. Framför allt kände jag mig bättre, mer bekväm. Och ju bättre jag mådde desto mer kunde jag slappna av och ha kul. Precis som på fotbollsplanen. Och när jag fick några att nicka med och le så visste jag att jag kunde göra mål även i de här sammanhangen. När de sedan applåderade började jag till och med att tycka att det var kul att presentera. Det var en grymt skön känsla.– mikael 42 år – programmerare


86

antoni lacinai

Mikael är inte ensam om att ha ett svagt självförtroende i detta område. Men han lyckades vända tankarna och använda positiva bilder vilket hjälpte honom. Det kan hjälpa dig också

I det här kapitlet får du bland annat med dig:Fyra stadier av kompetens och självinsiktHur hjärnans tillkortakommanden kan hjälpa dig att bli bättreVikten av mål och återkopplingTre sorters ”triggers”/förankringar som sätter din i rätt stämning7 tips om att äta och dricka rätt inför en presentation.

är du redo?Det här kapitlet är till för dig som känner att du inte är bra på att ge övertygande presentationer, och som är så nervös inför det, att det låser sig när du ändå är ”tvungen” att stå inför folk.

Först och främst vill jag att du ska veta att du inte är ensam. Att prata inför folk ligger högt uppe på många människors topp-lista över saker de känner sig skräckslagna för. Det positiva i det är att väldigt många människor i publiken automatsikt känner sympati med dig eftersom du är så modig och ändå gör det de själva inte vill eller vågar. Det gör att de kommer att förlåta dig för mycket. Därför är skräckfantasin att alla kommer att förakta dig och håna dig, något som bara existerar i ditt huvud. Och den attityden går att förändra, vilket jag ska be-rätta mer om längre fram i detta kapitel

Men du är modig. Och du är öppen för utveckling. Annars hade du inte läst den här boken. Du är redan förbi det första stadiet av fyra du kan befinna dig i vad gäller din utveckling och kompetens:

•Omedveteninkompetens•Medveteninkompetens•Medvetenkompetens•Omedvetenkompetens.

Du kan vara medvetet inkompetent. Eller så är du medvetet kompetent men vill förbättra dig ytterligare. Alternativt är du omedvetet kompetent men går omkring och lider av bedragarsyndromet, det vill säga att du tänker att någon när som helst kommer att avslöja dig för den bluff du egentligen är. I så fall kan det vara en tröst att detta oftast drabbar ambitiösa och duktiga människor, oftare kvinnor än män.


87

del 3 – träNa

Låt oss gå igenom de fyra stadierna lite mer:

Omedveten inkompetens

Här hittar du två olika grupper: •Degladaamatörernasominteharenaningomattdeintekanmensomändå

kör på och prövar. De är ofta yngre och oerfarna, och det de saknar i kompetens kan de väga upp med entusiasm.

•Desåkallaterfarna.Detärmänniskorsompresenteratmångagångerutanattgöra det bra. En del av dem är chefer på hög nivå, och klarar sig undan tack vare det. Ingen vågar väl ifrågasätta någon med en sådan fin titel. Eller?

De flesta från den första gruppen blir snart varse att de har en begränsad kompe-tens och går du vidare till nästa nivå. Men det finns de som uppenbarligen aldrig förstått att de har en stor förbättringspotential. Tyvärr läser den gruppen förmod-ligen inte den här boken. Det skulle ju bara vara slöseri med tid…

Medveten inkompetens

De som är i den här gruppen tycker – kanske med rätta – att de inte behärskar konsten att övertyga andra i presentationssammanhang. De går sedan åt två håll. •Denenagruppendrarsigundanallauppdragsomhandlaromattståpåen

scen. De har bestämt sig att de inte har det i sig, och gör det till en del av sin identitet att vara en usel presentatör.

•Denandragruppentardennainsiktochbestämmersigförattblibättre.Attvara medveten om problemet är halva lösningen. De vet att de inte hanterar en scen särskilt bra men tänker att med rätt träning, attityd och ödmjukhet kom-mer detta att ändras. Dessutom gissar jag att en bra kunskap om sitt område eftersom de vill bli bättre på att få fram sina budskap.

Några av er läsare tillhör den andra kategorin av dessa två. Ni känner er begräns-ning men också er potential. Ni vet att ni med träning kan bli mycket bättre. Det positiva är att ni också kan märka stor skillnad snabbt, på samma sätt som nybörjaren i en idrott. Kurvan pekar brant uppåt i början eftersom man börjar på en rätt låg nivå och tar sig upp till en anständig nivå fort. Ni kan applicera mycket av det som står i boken rakt av och förbättra era resultat inom ett par presentationer. Den positiva känslan leder till mer motivation att utvecklas. Så är den positiva spiralen igång.


88

antoni lacinai

Medveten kompetens

De som kommit hit är duktiga. De har förstått vikten av att träna och inte bara ”spela match”. De kan tillhöra vilken funktion som helst i ett företag där det krävs att man kan kommunicera till en publik. Många är hungriga och mitt i karriären. De som redan nått toppen skiner starkare än sina gelikar. Många av er som läser denna bok tillhör denna grupp.

Grunderna finns alltså men det sitter ännu inte i ryggmärgen. Gruppen med-vetet kompetenta behöver träning och ett antal presentationer för att komma till nästa nivå. Man kan likna det vid en förare som tagit sitt körkort men som fortfarande måste tänka när han eller hon ska bromsa, titta i backspegeln och trycka ner kopplingen för att växla. Föraren kör så bra att de runtomkring inte märker något annat. Men föraren själv vet och märker att det tar energi att vara så medvetet uppmärksam.

Omedveten kompetens

Återigen kan man dela in dessa i två grupper:•Desomhar”det”sommaniblandkallarförmedföddkarisma.Devetegent-

ligen inte vad de gör för att gå hem hos publiken. De bara gör det. Intuitivt förstår de att det de är på rätt väg. Därför fortsätter de och lyckas i princip jämt med att ”äga” scenen. Det är en relativt liten klick människor men de finns och ni har säkert sett dem ”in action”.

•Desomgåttfrånmedvetenkompetensochtränatsåmycketattdeintelängretänker på hur de gör. Det sitter nu i ryggmärgen. Då och då fräschar de upp sina kunskaper, repeterar och finslipar sin teknik. Men de kan lägga mycket mer tid på budskapet och känna sig trygga med hur de ser ut och låter. Dess-utom kan de lägga energi på att läsa publikens reaktioner vilket är svårare i de tidigare stadierna.

Jämför dessa med en skidåkare, eller tennisspelare som nött in sin teknik så bra att de nu kan ge sig av utför backen eller lekfullt slå in en top spinn utan att fundera på hur det gick till. De har sin fokus på annat än sin teknik. De har mer fokus på känslan, backen, bollen och så vidare än på hur de greppar sitt racket eller sin stav. De är i ”zonen” som idrottsmän ibland pratar om. Och det är en skön plats att vara i.


89

del 3 – träNa

du är vad du tänkerPå samma sätt som att ditt språk är viktigt för hur du uppfattar dig själv och världen (det är därför du ska ge en presentation istället för att hålla den), är dina tankar det också.

Kan din inställning göra någon skillnad på kvaliteten i din presentation? Svaret är ett absolut JA. Det är ganska otroligt hur olika inställningar påverkar din pre-station. Tror du inte att du klarar av en uppgift så gör du förmodligen inte det. Tvärtom gäller också.

lektion 1. hjärnan kan inte känna skillnad på en verklig och en påhittad händelseSå är det. Hjärnan klarar inte det. Följaktligen kan du påverka hela din kropp genom att välja positiva minnen eller påhittad framgång som du spelar upp för dig själv om och om igen. För några år sedan lyssnade jag på en föreläsning om mental träning. Föreläsaren berättade om hur en utförsåkare fick tänka sig loppet i huvudet. Efter ett antal inbillade lopp, sa utförsåkaren att han var trött i musk-lerna för att fortsätta mer just då…

Tänk dig tillbaka när du gjorde något lyckat i en presentation. Hur gjorde du? Hur kändes det? Spela upp det igen och igen. Eller välj hur du skulle vilja gjort det. Tänk dig hur du gör en kanonbra inledning. Du står avslappnad och glad framför gruppen och tar till orda med en självklarhet. Hör du dina säkra ord? Ser du publikens gillande? Känner du hur du gestikulerar, ritar något på tavlan, skrat-tar? När du sätter dig in i en sådan situation påverkas hela din kropp. Andningen, hållningen. Allt. Och ändå är det påhittat. Så frågan är: Vad spelar det för roll om det är påhittat? Det fungerar ju. Hitta ditt minne, sant eller påhittat, och sätt dig in i det hundra gånger. När du går upp på scen har du redan gjort det hundra gånger. I varje fall tror din kropp och din hjärna det.

Varning för de negativa tankarnaVäck med dem. Det är dessa tankar som hindrar dig att nå din riktiga potential. Du har säkert spelat upp en film i hjärnan när du är sur, nervös, arg och så vidare. Din kropp spänner sig. Du får kanske ont i huvudet. Och för vadå? En negativ tanke. De är den hornbeklädda figuren på din axel som du ska akta dig för. Visst, den kan vara bra att lyssna på för att du inte ska komma till skada, men tyvärr har den ofta fått för mycket makt. Sätt den där de hör hemma. Långt bak i sinnet. Eller skriv ner all oro den viskar till dig på en papperslapp innan du börjar dina förberedelser. Knyckla sedan ihop lappen och släng den i papperskorgen. Det hjälper faktiskt.


90

antoni lacinai

lektion 2. hjärnan kan inte hantera ordet ”inte”Det är sant. Pröva detta: Tänk inte på ett grönt äpple. Tänk inte på hur saftigt det är och hur gott det smakar… Hur gick det?

Det innebär att det du fokuserar på är det som hjärnan, och därmed kroppen, ställer in sig på. Tyvärr fungerar det bara åt ”fel” håll. Det hjälper inte att säga ”Bara de inte tycker om mig” och då få hjärnan att tro att du intalar dig att de tycker om dig.

Om du tittar på exemplen ovan ser du att man kan dela in människor i två grupper:

•Desomflyrbortfrånnågot•Desomvilltillnågot.

De som flyr bort från något har mycket svårare med motivationen eftersom de egentligen inte har något annat mål än att slippa smärtan. Men de har inget annat alternativ. Om du är sådan, uttrycker du dig till exempel med att säga:

• Jagvillslutaröka• Jagvillslippaståframförfolkochgöraendåligpresentation• Jagvillgånerivikt• Jagvillfråndethärjobbet.

Vad du borde fråga sig är: Vad vill du istället? Vill du må bättre, vara i bättre form, göra en bra presentation, skaffa ett stimulerande jobb och så vidare. Väljer du den positiva formuleringen så vill du till någonting. Det är mycket roligare, jag lovar.

Det är bättre att säga:

– Jag ska göra en bra insats idag

– Jag kommer att vara stark

– Publiken kommer att gilla vad jag har att säga

– Min målgrupp kommer att köpa mina argument eftersom jag är så påläst

– Jag är en bra presentatör

Än att säga:

– Bara jag inte gör bort mig idag …

– Jag får inte vara svag …

– Jag är rädd för att de inte kommer att gilla vad jag ska säga …

– Bara de inte kommer att fråga något …

– Tänk om de inte tycker om mig …


91

del 3 – träNa

målbilder och planering hjälper digJag har redan pratat om vikten av att sätta mål. Det gäller inte bara kommuni-kationsmålen inför en presentation, utan i alla möjliga sammanhang. Så även för dig som vill bli en duktig talare. Genom att skriva ner vad du vill, ökar du möjligheten att nå dit också. Pröva nästa övning så får du se.

Övning för dig som vill bli en bättre talareSkriv ner och svara på följande frågor:

•Vadvilljaguppnåsomtalare?•Varförvilljagdet?•Hurmärkerjagattjaglyckats?(Vadserdu?Vadhördu?Hurkännsdet?)•Närkommerjagatthalyckats?•Vadgörjagförattkommadit?

För att göra det enkelt för dig har jag gjort en mall med frågorna i slutet på boken, som du kan kopiera och använda.

Låt denna finnas med dig medan du jobbar med din utveckling. Bara det att du skrivit ner svaren kommer att göra att ditt undermedvetna kommer att jobba med detta även när du inte tror att du tänker på det.

förankringarStudera en friidrottare på TV någon gång. Se hur de har exakt samma ritualer varje gång de sätter ner fötterna i startblocken, hur de förbereder sig inför ett stundande höjdhopp, hur de håller staven i stavhopp och så vidare. Varför gör de det? Det är enkelt. De har skaffat sig en mental förankring.

En förankring är när du gör något för att sätta dig i en viss stämning. Vi för-ankrar hela tiden. Smaken av ananas tar mig till Thailands soliga stränder. Synen av gröna vindruvor flyttar mig till uppfarten av mina morföräldrars hus och alla minnen som jag förknippar med det.

Tänk själv hur du reagerar när någon går förbi dig och har en doft som kastar dig tillbaka i tiden till någon du tyckt mycket om. Du kan se miljön omkring dig. Du kan känna vinden eller marken du stod på. Du kan höra skrattet… Detta är en förankring. Du tar i det här fallet doften och parar ihop det med en intensiv, positiv känsla, och så har du skapat en förankring.

Innan jag själv går upp på en scen och presenterar, eller modererar, brukar jag göra följande som fungerar på mig. Jag sträcker upp armarna i luften och knyter nävarna. Jag lägger ofta till ett ”YES” också. Detta uttryck räcker för att få mig taggad och redo att med stort självförtroende gå upp på scenen och ”äga” den. Det är en oerhört bra känsla.


92

antoni lacinai

Ibland vet jag att jag ska in på ett besvärligt möte där jag har en utmaning i att övertyga några skeptiker. Det är lätt att gå in, hängandes med huvudet och bli besegrad innan ”striden” ens har ägt rum. Men så vill jag inte ha det. Istället brukar jag tänka tillbaka på ett tidigare tillfälle när jag kämpade och mot alla odds lyckades vända en opinion till att tycka som jag. När jag kommer in i den käns-lan, påverkar det hela min kroppshållning. Jag känner mig säkrare och tryggare, och mina chanser att lyckas även denna gång har ökat dramatiskt jämfört med om jag kommit in med svansen mellan benen och gnytt: ”Jag ger mig. Snälla slå mig inte.”

Tyvärr fungerar det alltså åt båda hållen. Du kan lika lätt skapa negativa förank-ringar. Om du tycker att det är obehagligt att ge presentationer så har du någon gång gjort en förankring, som du dessutom förstärker eftersom du kommer att fokusera på allt du upplever gick snett, gång på gång.

Det fina med förankringar är att du kan skapa nya som du trivs bättre med. Själva förankringen sker med hjälp av att ett eller flera av dina sinnen retas just

i det intensiva ögonblicket. Om du vill skapa egna, medvetna förankringar så pas-sar du på att reta ett sinne just som du har en viss känsla. Du kan till exempel

•Klappadigpåmagen•Dradigiörsnibben•Visslanågot• Seenbildidittinre• Seengladspegelbild• Lyssnapåenlåtdugillar•Gnuggaenknoge•Ellerlyftadinaarmarochknytanävarnaiett”YES”.

Listan kan göras hur lång som helst.

tre sätt du kan skapa förankringar på:

1. Gör om filmen

•Hittaettställedärdukanvaraifred•Gåtillbakatilletttillfälledärduintegjordesåbraifråndigsomtalare• Sesituationensomomdusattienbiosalongochsågdigsjälvpåduken.Notera

detaljerna• Insevadduvilländraidenscenen•Gåtillbakaihandlingenochgöromdensåattdenblirperfekt.Dukanbehöva

göra detta många gånger innan du är nöjd. Det är helt ok


93

del 3 – träNa

•Närdukännerattscenenärsomduvillhaden,gådåinifilmenochbli”digsjälv”. Ta över din egen roll och utför scenen som du ville ha den

• Låtdigsjälvuppfyllasavglädjenöverattdugettenriktigtbrapresentation.• Idetläget,närdumårsåbra,förankrardukänslan• Prövasedanatttänkapånågotannat.Efterenstundutlöserdudinförankring.

Om du lyckats, kommer du att återvända till den positiva känslan du ville skapa. Om inte, så gör om proceduren tills du lyckas.

2. Den positiva erfarenheten

•Hittaettställedärdukanvaraifred•Tänktillbakapåetttidigaretillfällenärdugavenpresentationduvarriktigt

nöjd med•Gåinitillståndetsåattduigenärendelavdensituationen.Hursågdetut?

Hur såg du ut? Vad hörde du? Vad sa du? Hur kändes atmosfären? Hur kände du dig?

• Förankra•Testagenomatttänkapånågotannat.Utlösdinförankring.Observeraomdu

är tillbaka i känslan eller inte. Om inte så gör om det tills du lyckas.

3. Den påhittade erfarenheten

Har du inget positivt minne av en tidigare lyckad presentation gör det inget. Du kan då antingen ”göra om filmen” som i exempel 1, eller helt enkelt hitta på. Använd metoden i exempel 2 men istället för att minnas, fantiserar du om hur det ser ut, hur det låter och hur det känns. Därefter skapar du förankringen. Det fungerar också.

en övning i omvänd förankringHittills har jag pratat om hur du först tänker på något du mår bra av, sedan för-ankrar du. Men vad gör du om ditt minne är svagt och din fantasi gått i vinteride? Vad gör du om du inte kan komma på något att förankra? Det finns ett sätt. Du kan faktiskt må bättre bara genom att ändra ditt kroppsspråk. Jag läste om detta i en bok och blev glatt överraskad av att det fungerade. Pröva dessa två sätt och känn skillnaden:

Börja med att se riktigt deprimerad ut. Luta dig framåt, häng ordentligt med axlarna och låt huvudet falla fram. Armarna hänger eller är nerstoppade i fick-orna. Fötterna pekar lite inåt. Titta bara rakt ner och förvrid ditt ansikte till en sur eller ledsen min. Sucka gärna. Säg nu med svag, ynklig röst: ”Jag är så orolig och ledsen. Det är så synd om mig.” Om du lever dig in i hur du ser ut, så är du inte


94

antoni lacinai

särskilt munter. Orden stämmer med ditt kroppsspråk liksom med dina känslor.Ändra nu kroppshållning helt och hållet. Lyft upp huvudet och räta ut krop-

pen. Le med hela ansiktet. Ställ dig stadigt och öppna upp armarna i en inbju-dande gest. Säg nu med stark klingande röst: ”Jag är bra. Och jag är så glad att vara här.” Oddsen att du mår bättre nu är stora.

den framgångsrike visualiserar sin framgång – och många härmar dessutom andra.Allting är skapat två gånger. Först i tanken och sedan i verkligheten. Vare sig vi pratar om en framgångsrik elitidrottare, projektledare eller vd så har de alla en sak gemensamt. De vet hur man visualiserar sin framgång. I och med att de gjort det, öppnar de också upp ögonen för hur de ska nå framgången. De ser plötsligt möjligheter som de tidigare kan ha missat. Tänk efter själv. Är du gravid ser du bara magar, och möjligtvis barnvagnar. Ska du skaffa en ny bil ser du nya bilar överallt. Samma är det i vad du är fokuserar dina tankar på. Om du vill bli en bättre presentatör så säg det högt. Se dig själv vara det. Känn hur det känns. När du sedan går igenom vardagen kommer du att med hjälp av ditt undermedvetna få väckarklockor varje gång en möjlighet att bli bättre dyker upp. Det kan handlar om att du får reda på en kurs som skulle passa dig bra. Du kanske börjar prata med någon som är en bra talare och du får tips av honom eller henne. Du kanske ser någon som presenterar och börjar notera vad det är som denna person gör som är bra. Listan kan bli lång. Att härma andra som är bra är smart. Varför ska du uppfinna hjulet själv när andra redan gjort det åt dig? Om du studerar duktiga talare och härmar det du tror passar dig så är det något bra. Klappa dig själv på axeln. (Se där – ännu en förankring)

Att öppna sina sinnen för nya möjligheter är väldigt spännande. Var beredd på att du inte alltid vet var den resan tar dig, och våga njuta av färden också.

Det finns två grupperingar som har olika infallsvinklar på detta. Den ena grup-per tillhör den mer vetenskapliga genren. Det är de som menar att din hjärna sköter allt åt dig genom att koppla ihop dina nya mål med allt annat som finns i hyllorna. Tillsammans med nya intryck öppnar den sedan rätt dörrar åt dig och visar dig nya möjligheter du inte tidigare såg. Den andra gruppen tillhör den mer andliga falangen. De menar att det du fokuserar på skickar ut energivågor åt alla håll i universum. Ett universum som bara vill uppfylla din önskan och därför ser till att du får det du vill ha, eller fokuserar på (det kan ju gå åt andra hållet också), genom att introducera dig för nya människor och situationer som tar dig dit du vill. De kallar det för synkronicitet.

Det intressanta är att det inte spelar någon vad vilken väg du tror är rätt. Det fungerar ändå. Så börja tänka ”rätt” tankar. De kommer att hjälpa dig i din ut-veckling i att nå din fulla potential som talare, eller vad annat du vill med livet.


95

del 3 – träNa

att äta och dricka rätt inför en presentationHar du märkt någon gång hur mycket mer du orkar om du ätit pasta några tim-mar innan en fysik övning, jämfört med om du smällt i dig en stor hamburgare eller en fet biff? Det har jag. För mig är det en märkbar skillnad och det gäller förmodligen även för dig.

Jag likställer ett presentationstillfälle med andra prestationer där du måste an-vända hjärnan och kroppen vare sig det är på arbetet eller fritiden. Mår du bra i knoppen och kroppen ökar chanserna att du gör bra ifrån dig, och i vårt fall, ger en bra presentation.

Det är till och med så vist ordnat att både kroppen och hjärnan går på samma bränsle, nämligen syre och glukos, det vill säga socker. Syret får du när du andas, och som läst tidigare i boken, får du mest syre om du andas långt ner, med magen istället för högt upp i bröstkorgen. Sockret får du av kolhydrater och omvandlas till energi i kroppen. Om du ger kroppen rätt kolhydrater och bra med syre, ger du automatiskt hjärnan samma sak. Fyndigt va? Men vad är då ”rätt kolhydrater”? Generellt sätt brukar man prata om vikten att ladda kroppen med långsamma kolhydrater. De ger mycket energi under en längre tid än snabba kolhydrater som gör dig pigg snabbt, men sedan tar slut tvärt och gör dig trött istället.

Men här kommer några enkla tips för vad kan tänka på när det gäller vad du stop-par i dig i samband med en presentation.

Tid

Energi

Snabba kolhydratert.ex. godis, söta flingor, potatis etc.

Långsamma kolhydratert.ex. pasta, bönor, äpplen


96

antoni lacinai

Sju tips om att äta och dricka rätt inför en presentation

1. Lär känna hur just du fungerar Vi är alla olika. Vi har till exempel olika ämnesomsättning. Pröva detta: När du känner dig full med energi och är pigg – stanna upp och reflektera över vad du ätit tidigare den dagen eller dagen innan. Samma sak gör du när du känner dig tom på energi och är trött och låg. Fundera på vad du ätit. Däri kan åtminstone en del av svaret ligga. Om du gör detta bara under ett par veckor kommer du snabbt underfund med vad som påverkar just dig.

2. Ät pasta istället för biff kvällen innanMänniskor som idrottar och till exempel ska springa en längre sträcka laddar kroppen med långsamma kolhydrater. Pasta är väldigt bra för detta. Du får mer energi som hjälper dig att prestera på topp. Pasta och ris innehåller något som kallas långsamma kolhydrater och som kroppen lätt kan ta upp. Feta köttbitar gör att din kropp måste jobba hårt för att smälta maten och energin i din kropp tas till det istället för att ges till dig. För dig som är nervös och inte kan äta så mycket samma dag som du ska presentera, är pasta kvällen innan, räddningen eftersom du håller dig mätt ganska länge.

3. Ät en bra frukost och en lätt lunch samma dagMed en pasta kvällen innan har du en bra grund. Lägger du till en vettig frukost till exempel gröt, fil och müsli och så vidare ligger du bra till. Om du presenterar efter lunch, så ät inte en för mäktig lunch som gör dig däst och trött. En lättare lunch håller dig alert.

4. Frukt är bättre än godis Av godis får du en snabb energikick, men sedan blir du också snabbt sömnig. Frukten ger dig energi som vara mycket längre, vilket är perfekt om du ska ge en presentation, stå på en mässa eller något annat som kräver att du är alert. Jag ska ändå ge dig en utväg. Om du äter godis så ät då lite och regelbundet fram till att du varit uppe och presenterat. På det sättet kommer du aldrig ner i dvalan som annars inträffar.

5. Äpplen är bättre än potatisMånga tror att potatis är bättre än till exempel äpple. Men potatis har ett väldigt högt glykemiskt index, det vill säga snabba kolhydrater. Det gör att du snabbt blir hungrig igen även om du nyligen ätit ett antal potatisar. Äpplen gör dig mättare längre, och en mätt person blir inte lika nervös som en hungrig person.


97

del 3 – träNa

6. Hoppa över för hårt festande kvällen innanOm du idrottar är du knappast så dum att du dricker alkohol kvällen innan du ska tävla, eller hur? Se din presentation på samma sätt. Det är snart matchstart och du behöver vara på topp. Däremot kan du ta ett glas vin kvällen innan om du känner för det. Det anses bara nyttigt i den mängden.

7. Vanligt vatten är bättre än kolsyrat vattenEgentligen handlar detta tips om att undvika sådant som ger dig gaser. Det känns onödigt att ta risken att börja rapa eller annat när du står på scen. Drick hellre vanligt vatten.

Min far sa alltid till mig: ”Det du sköter om mår bättre.” Svårare är det egentligen inte. Detta gäller din cykel, bil eller gräsklippare. Detta gäller dina sportprylar, dina skor och dina kläder. Detta gäller din kropp, din själ och dina tankar. Det du sköter om mår bättre. Det finns oerhört mycket mer att säga om kost och hälsa än vad jag har med i denna bok. Men i grunden handlar det om en och samma sak: Det du sköter om mår bättre.


98

antoni lacinai

del 4


99

del 4 – ge

kapitel 9.

go 4 it”Yeah! kom igen. nu kör vi så det ryker!!!

”När vi kom ut från hörsalen kunde vi inte sluta prata om vad vi just upplevt. Det var en fröjd. Jag och mina vänner hade suttit som fastklistrade i våra stolar. Hon som presenterade var helt fantastik. Det kändes som att hon verkligen pratade till oss som var där, och inte bara körde en standardpresentation. Hon använde exempel som vi kunde relatera till. Hon verkade engagerad. Hon trollband oss alla. Det kändes som att hon verkligen stod för det hon sa och påstod. Jag kommer att rekommendera fler att lyssna på henne. Och jag kommer att ta tag i min egen arbetssituation. Av de råden vi fick kan jag nog använda hälften på en gång. Jag är verkligen inspirerad.”– Sophie 25 år – arbetslös

Sophie har upplevt en presentation när den är som bäst. Hon blev berörd. Hon blev trollbunden. Hon blev inspirerad. Jag är säker på att talaren kände sig i bra form, och om Sophie sedan gjorde det som talaren gav råd om, blir båda vinnare. Det är bara att gratulera.

I det här kapitlet får du bland annat med dig:

Fem tips för dig som vill involvera publiken med hjälp av frågor Tre nivåer av lyssnande Vilka besvärliga personligheter du kan möta?Sju tips på hur du hanterar frågor från publikenVad du gör om du hamnar i en energikamp?Fyra tips för dig som presenterar med en tolk som översätter dig.

Sanningens ögonblickJaha, då äntligen är det dags. Nu står du där och ska precis ta plats på scenen. Alla blickar är på väg att hamna på dig. Har du funderat på vad som händer med dig eller andra, i just det läget? Adrenalinet pumpas ut i kroppen och det blir svårt att hålla sig lugn. Du kanske blir torr i munnen och längtar desperat efter ett glas vatten. Eller så känner du dig kallsvettig om händerna. Du kanske undrar om du är den enda som hör dina hjärtslag? Slår det så högt att du kunde missta det för en bongotrumma? En kommunikationscoach jag jobbade med för några år sedan berättade att det är samma symptom som före en hjärtinfarkt … ”Trevligt” tänkte


100

antoni lacinai

jag då. Men du kan vända det till något positivt. Säg till dig själv att du är taggad, fylld med energi och att det skärper din koncentration. Bort med alla negativa tankar så långt det går.

Här nedan kommer ett antal erfarenheter och tips som du kan ta med dig till dina presentationer.

kontrollera all utrustning innan ni sätter igångOfta finns det en projektledare eller liknande som har denna uppgift, men det är inte fel att du också har koll på hur allt fungerar, och att allt fungerar innan, PC, kanon, högtalare, pennor. Passa på att hälsa på teknikern om det finns någon sådan. Inte bara för att de ofta är väldigt trevliga, de är kunniga också, och kan göra livet bra mycket lättare för dig.

känn in scenen innan du kör ”live””Vad då känn in scenen”? Kanske du tänker och funderar på vad för övernaturligt trams jag vill propsa på. Självklart är det inte så. Men jag lovar dig att det gör en skillnad till exempel var på en scen du står och hur du är vinklad mot publiken. Tänk dig att publiken sitter på varsin sida om en mittgång. Var ska du stå?

Om du ställer dig i mitten när publiken är delad så här, så pratar du inte med hela publiken. Dessutom brukar det kännas knepigt att stå mitt emellan två grup-per. Du får ingen riktig kontakt med någon, eller så måste du välja. Men du väljer en plats åt vänster eller höger och sedan vänder dig så att du tittar ut mot alla, så borde det gå bättre. Ofta är man rätt styrd av två variabler:

» Var filmduken eller Whiteboarden är placerad. I de flesta fall är dessa placerade i mitten av väggen bakom dig och du får snällt ställa dig vid sidan om den. Det är lite konstigt med tanke på att det är du som presentatör, som ger ett budskap – inte PowerPoint-bilderna. Du borde vara i mitten. Men nu är det så och då är det bra om du hittar din favoritplats på scenen eller framme vid tavlan.

» Var datorn står. I mindre sällskap är du bunden till den sida där datorn finns om du använder den. Ditt manöverutrymme är troligtvis begränsat. Inför större sällskap står du oftast på en scen. Då kan du ha en fjärrkontroll som du kan byta bild med. Mitt tips är att lära sig denna innan du ger din presentation. Lär dig hur du stegar både framåt och bakåt.


101

del 4 – ge

det första intrycketÄven om det första intrycket inte behöver vara rätt, tar det lång tid för en män-niska att ändra sig när hon eller han väl fått det. Gör det därför till en vana att ge din målgrupp ett gott intryck av dig de första tio sekunderna. Jag tycker själv om att ha lite extra spänst i stegen när jag kommer upp på scenen. Jag har sett till att alla onödiga saker som plånböcker, nycklar, mynt, telefoner, namnbrickor och annat som kan störa, ligger i en väska hos någon jag känner. Jag ler gärna och visar att jag tycker om att stå där och träffa denna härliga publik. Och allt detta innan jag ens öppnat munnen. När jag väl börjar prata har jag en klar tydlig röst som speglar mitt utseende. Det passar mig. Hitta du också ett sätt som passar dig och publiken. Det lönar sig.

torr i munnen?Detta kan hända alla. Det kan hända att du har ett glas vatten till ditt förfogande. Det kan du använda för att fukta munnen och för att skapa bra konstpauser. Men drick bara lite i taget. Glaset är inte där för att du ska släcka törsten utan för att fukta munnen.

Om du inte har ett glas vatten och är torr i munnen; gör då så här: sätt tung-spetsen under tungan och tryck till några gånger. Du får saliv i munnen och det känns bättre.

koll på första 30 sekunderna – och de sistaÅterigen kommer jag in på vikten att vara förberedd. Det kan vara jobbigt nog ändå att stå inför en massa folk, utan att du ska få panik över vad du vill säga. En kund berättade att hon ofta var så nervös att hon alltid började med att berätta vad hon hette - två gånger… Det ger inget bra första intryck och det ger dig en uppförsbacke rent mentalt. Öva in din inledning så att du vet vad du ska säga. Då släpper mycket av nervositeten. Du är igång. Publiken tittar på dig och lyssnar. Sedan är det bara att köra på. Kommer du av dig på vägen är det ingen fara. De väntar in dig, och hinner dessutom reflektera lite själva i pausen.

Om början är viktig så är slutet viktigast, vilket du läst om tidigare i boken. Det sista som händer är det de minns bäst när du är klar. Se därför till att du ger dem en bra avslutning. Kom ihåg vad du ska säga och hur du säger det. Gör det med lite extra glöd så att de verkligen förstår att där framme finns en person som står för sina ord och sitt budskap. På det sättet kommer de att uppskatta din present-ation desto mer.


102

antoni lacinai

håll tidenDet är inte schysst mot någon om du drar ut på din presentation, och det är inte särskilt professionellt heller. Se till att du har ordning på tiden. Antingen kan du använda din egen klocka. En del tar av sig den och lägger den på ett bord så att de kan se den. Andra har hjälp av någon arrangör som till exempel har en gul och en röd skylt. Den gula kan då betyda att det är fem minuter kvar. Den röda att det är dags att sluta. Det finns andra sätt också. Det viktigaste är inte vilket sätt, utan att du ser till att komma i mål i tid.

om du själv vill fråga publiken?Många talare vill engagera publiken och lyckas också – ibland. Tyvärr har jag också sett exempel på talare som inte behärskar den konsten. Här är några tips för dig som vill involvera publiken:

fem tips för dig som vill involvera publiken med hjälp av frågor

1. Upp med händerna alla som…Den här är väldigt vanlig. Den är också väldigt riskfylld. Vad händer om du inte får det resultat du vill ha? Många gånger har jag sett detta hända. Talaren blir ställd och tappar tråden. Poängen försvinner och argumenten svagare. Var därför väldigt säker på vad du kommer att få för svar innan du kör en sådan. Jag såg ett exempel som lyckades. En konsult som var mötesplanerare frågade publiken: ”Är det någon här som har anordnat, eller varit på en fest någon gång?” Den frågan lär få många jakande svar. En annan variant är ”Är det någon som har barn, eller som känner någon som har barn?”. Samma sak där.

2. Och vad är då svaret på det?Det här upplever jag ibland hos vissa talare. Det är egentligen ingen fråga. Tala-ren har ju svaret och det ligger ett klick bort på skärmen. Varför skulle någon i publiken vilja utsätta sig för att gissa vilket facit talaren har valt? Om de har fel blir de ju idiotförklarade.

Om du vill ha med en sådan fråga, så se till att du faktiskt vill veta svaret. Här nedan ser du två exempel med exakt samma fråga: Vad är kvalitet? Det enda som skiljer är var på bilden frågan är placerad. Vilken ger dig en känsla av att talaren faktiskt är nyfiken på svaret?


103

del 4 – ge

Som jag ser det ger den högra en känsla av att talaren faktiskt vill ha en dialog. I den vänstra förväntar åtminstone jag mig att det ska komma ett svar från talaren. (Notera att jag själv just använt frågan: Och vad är svaret på det under denna punkt…)

Slutligen kan du skapa en så ledig atmosfär att människor vågar svara. Om du har en auktoritär läggning fungerar det inte. Och det blir inte bättre, vilket jag sett hända, om du börjar förolämpa publiken med ett argt ”Hallå!” och kalla pu-bliken för ”Den sömniga gruppen” eller liknande.

3. Vem, vad, när, hur?Dessa frågor är bra eftersom de kräver ett svar som är längre än Ja eller Nej. Om det nu är en diskussion du vill ha. Det finns en risk att ingen öppnar munnen. Då kan det vara bra om du kan referera till vad andra brukar säga. Sedan kan du fråga om det stämmer med deras bild. Då får du åtminstone ett Ja eller Nej. Och blir svaret Nej, är det bara att be dem berätta mer, sedan är du igång.

4. Eller hur?Det är en väldigt stängd fråga som bara kan få ett Ja eller Nej. Det finns tillfällen när det är bra.

Vad är kvalitet?

Vad är kvalitet?


104

antoni lacinai

Ett exempel:

”Är vi överens om att ju mer ni vet om konkurrenterna, desto större chans att ni säljer mer?”– JA”Och ju mer ni säljer desto mer tjänar ni, eller hur?”– JA”Vill ni tjäna mer pengar?”– JA”Hjälper ni mig då att samla in information om era konkurrenter så att ni kan tjäna mer pengar?”– JA

Säger de Nej i det läget? Troligtvis inte. På det sättet kan man binda upp ett åta-gande. ”Ni sa ju att ni skulle hjälpa till. Och det är ju för er skull vi gör det, eller hur?”

5. Svart eller vitt?Om du gjort en analys och sedan presenterat ett resultat till en ledningsgrupp med flera tänkbara vägar framåt, kan du lägga beslutet i deras händer. ”Av dessa möjliga scenarier, vad beslutar ni?” Har du dessutom en egen preferens lär du ha tippat fördelarna och ditt tal åt det hållet, vilket påverkar dem. Detta har jag varit med om många gånger, och det brukar fungera väldigt bra.

Ställer du frågor? Var beredd att lyssnaMånga tror att en bra talare är just det – bra på att tala. Bra på att prata. Men min ståndpunkt är att en bra talare också behöver vara en bra lyssnare. Hur ska vi an-nars kunna hålla målgruppen som så viktig om vi inte lyssnar på dem? Mycket av förberedelserna i presentationssammanhang handlar om att lyssna in dig i förväg. Men just under frågestunderna har du en chans att verkligen spetsa öronen.

tre nivåer av lyssnande

1. När du lyssnar värderandeDetta kallas ibland för inre lyssnande. Allt som personen frågar eller påstår filtre-ras genom dina egna modeller av verkligheten. Du lyssnar mest för att veta hur du ska kontra med ett rappt svar. Ibland tappar du koncentrationen och associerar iväg åt ett annat håll. I detta stadium handlar det om att du vill vara intressant – inte intresserad.


105

del 4 – ge

2. När du lyssnar på innehålletHär är du faktiskt intresserad av vad människan säger. Du lyssnar utanför dina egna modeller. Du värderar inte allt efter din egen verklighet och kan unna dig att undra vart personen är på väg. Du är intresserad – inte intressant.

3. När du lyssnar på hela människanHär har du radarn på. Du uppfattar nyanser både i ordval, tonläge, och kropps-språk. Du känner äkta empati. Du använder din intuition och kan uppfatta både vad som sägs och vad som inte sägs. Även här är du intresserad snarare än intres-sant.

Det är svårt att vara på nivå två eller tre när du står framför folk och har förvänt-ningar på dig. Du kan känna en press att ha svar på allt, vilket gör att du hela ti-den funderar på hur du ska svara. Det gör tyvärr att du kan tappa viktiga nyanser på vägen. Sa han så för att han var bekymrad eller intresserad? Frågade hon det för att hon ville veta mer eller var det något annat? Dessutom kan du hamna i lägen där det som personerna säger verkar så vettigt att du kanske måste ändra åsikt, och det i sig kan vara så skrämmande att du inte vågar lyssna på nivå två eller tre. Men om du vågar släppa taget och vara trygg i att det finns fler än en sanning kan detta vara oerhört utvecklande, och du framstår som ödmjuk och nyfiken vilket båda två är bra egenskaper för de flesta människor.

att matcha ditt kroppsspråk med motpartensDet finns ett sätt att snabbt skapa en känsla av samhörighet mellan dig och grup-pen, och det gäller särskilt om du pratar för små grupper. Det är att matcha, eller spegla kroppsspråket hos den du vill övertyga. Säg att ni är en mindre grupp som sitter runt ett bord. Du kanske inte ens själv står upp. Genom att matcha din motpart skapas en känsla av att ni är på samma sida.

Om den du vill övertyga sitter med armarna i kors, vänd från dig och kanske inte ens tittar på dig så kan det vara ett tecken på att du kommer att få svårt att övertyga personen. Du behöver få honom/henne att öppna sig. Kanske kan du hitta något ni är överens om. Kanske kan du hitta en krok som får personen intresserad. Lyckas du kommer motpartens kroppsspråk att förändras. Han/hon kan luta sig framåt. Gör då samma sak. Sitter han/hon med benen i kors och lutar sig tillbaka, kan du göra detsamma. Allt eftersom ni ”hittar” varandra har ökar dina chanser att lyckas nå fram med ditt budskap.

Var dock lite försiktig så att du inte överdriver det här. Blir det konstlat och falskt kommer motparten att känna sig obehaglig till mods, eller rentav föroläm-pad. Det gäller att vara naturlig. Men är det så naturligt? Ja, visst är det. Du gör det hela tiden. Tänk själv på hur du står när du pratar med någon du gillar. Ni är


106

antoni lacinai

förmodligen ganska lika i era rörelser.

exempel från verklighetenJag coachade en kvinna under överseende av en lärare för en tid sedan. Vi nådde snabbt en punkt när vi kände att det fanns tillit. Och utan att vi själva tänkte på det hade vi börjat matcha varandra uttryckssätt. Läraren noterade bland annat att när coachingen var klar, lät vi samtidigt, som på en given signal, våra händer sjunka ner i knäet. Vi skrattade gott åt det efteråt, men insåg också hur starkt verktyg dessa icke-verbala signaler verkligen är.

Vilka besvärliga personligheter kan du möta – och hur hanterar du dem?Det är inte alltid som du står inför en stor publik på 100-1000 personer. Ofta handlar det om att ge sin syn på något inför en liten skara i en möteslokal. Då gäller delvis andra spelregler. Du får till exempel rikta in dig på dialog istället för monolog. I mindre grupper sker alltså nästan alltid en interaktion som är mer omfattande än i större grupper. Fördelen med det är att du kan ha ett mer informellt sätt, vilket många trivs med. Du kan också visa att du behärskar ämnet genom att du kan svara på frågor som kommer, och du kan också själv ställa mot-frågor för att höra hur de andra tänker och tycker. Kanske lär du dig något nytt? Det är som att man sitter runt någons köksbord och pratar.

I dessa sammanhang blir du automatiskt en slags tillfällig mötesledare. Detta gäller även om hela din ledningsgrupp sitter där och har gett dig en kvart, tjugo minuter. Den tiden är din och du har något att ge. För att du ska kunna prestera maximalt i de situationerna behöver du veta hur du ska hantera de besvärliga per-sonligheter som kan dyka upp. Risken är annars att din tid försvinner utan att du kommer i mål. Det finns många varianter på detta men här kommer en.

åtta besvärliga personligheter och hur du hanterar dem

1. de pratSamma

Dessa älskar att höra sin egen röst. Mun-nen bara går och de dominerar mötet. Även om du har ordet tar de det ifrån dig. Dina 15 minuter försvinner snabbt…

Passa på de när andas in, tacka för inläg-get och fortsätt. Om de avvikit från ämnet så är det du som hittar tillbaka. Om de inte slutar, så le stort och säg att du inte hinner i mål om du inte får fortsätta – el-ler be om mer tid, om gruppen tycker att det är viktigt att diskutera de pratsammas påståenden.

BeSvärliga perSonligheterhur du hanterar deM


107

del 4 – ge

2. experterna

De tycker att de vet allt redan, och ut-trycker sig gärna som sakkunniga. Det kan göra att ingen annan vågar svara på dina eventuella frågor.

3. den tYStlåtne

En del är blyga. En del har dålig själv-känsla. De vill inte höras och synas. Andra är helt enkelt ointresserade, eller rent av sura.

4. de trätande

Det händer allt som oftast att du hamnar mitt i en konflikt mellan två personer. Det gör att det finns en fokus som inte är på dig och ditt budskap, utan på de två trä-tande. Alternativt tar en ställning för dig varpå den andre automatiskt ställer sig på andra sidan.

5. de negatiVa

Dessa kan vilja skramla med sina vapen, föra oväsen och klaga, eller till och med hota. De är dina motståndare och inte särskilt ödmjuka.

6. de Som pratar med Varandra

Dessa skapar sina egna sub-möten och tar fokus från dig. De kanske tror att de viskar så att ingen hör men alla upptäcker snart

Tacka för ordet. Få med någon annans åsikt eller låt gruppen ta ställning till experternas åsikter. Gå sedan vidare.

Lär dig att skilja på de två. Ofta syns det i deras kroppsspråk. Ta reda på om de är beslutsfattare som du vill ha med dig. Om du ger en presentation i monologform så kan du titta på dem och söka ögonkontakt. I dialogform kan du be om den första grup-pens (de blyga) åsikter. I det andra fallet (de sura) kan du försöka kommunicera det ni ändå är överens om. I annat fall, så låt de vara. Du kan inte vinna över alla, alltid.

Det här är en svår nöt att knäcka. Hur du än gör får du någon emot dig. Försök att pejla läget innan mötet. Om du kan så sälj in det till dem som bestämmer i förväg så att det kan bli ett snabbt beslut oavsett vad de två tycker. Om du märker att majorite-ten är på din sida så kör på. En del vill lyfta känslan på bordet, men jag tycker att det är mötesordförandens jobb.

Håll dig lugn. Fråga om sakliga argument. Om du kan hålla huvudet kallt och de fort-sätter att ”slå” på dig så kommer gruppen ta hand om dem, antingen på plats eller ef-teråt. Du får övriga gruppens sympatier.

Bli tyst och titta på dem. De får ditt fokus och alla tittar på dem. Troligtvis kommer någon att säga till dem. Var noga med att


108

antoni lacinai

Det finns förstås också goda mötesdeltagare som du kan ta hjälp av, dels för att stävja de besvärliga och dels för att hjälpa dig att få igenom din rekommendation, om du har någon. De är positiva och professionella. Låt dem komma in i diskus-sionen. Låt dem sammanfatta analysen och berätta vilken väg som är bäst att få. Detta är extra bra om de har inflytande på beslutsfattarna eller om de själva är de som fattar besluten.

frågestundenI både stora och små sammanhang sker ofta en frågestund på slutet. Igenom hela boken har jag uttryckt en viss skepsis för det när du har en större publik. Det är dock vanligt. Ju bättre förberedd du är på eventuella frågor som kan komma, desto bättre svar kan du ge. Lägg därför tid på att försöka förutse vilka frågor publiken kan tänkas ha. Detta är också en av orsakerna till att moderatorn kan fråga dig vilka frågor du vill ha efteråt. Det är svårt att improvisera fram tydliga svar som stöder ditt budskap, och det ser inte bra ut om du börja irra runt i svaren heller. Se till att du gjort ett tydligt avslut innan du, eller moderatorn bjuder in till frågor. I mindre sammanhang kan det många gånger hagla frågor från första minuten. Du bestämmer hur du vill hantera den situationen. Men vad gör du om frågorna skjuter bredvid målet, eller inte är en fråga alls? Några svar har du fått här ovan. Här kommer några till:

att de inte lyssnar, och lägger sedan tid på att hyssja, eller undra vad som pågår

7. de SlUga

Denna grupp liknar Experterna men de har en annan strategi. De frågar dig om saker de vet, och som de tror ska sätta dig på pottan.

8. efterSläntarna

Du har sett dem själv. Antingen ramlar de in utan att ta hänsyn till att mötet börjat, eller så smyger de skamsna in och trippar på tå fram till sin plats där de långsamt och försiktigt slår sig ner. Oavsett vilken kategori har övriga deltagare inget fokus på dig.

inte raljera över dem. Ett annat sätt är att fråga om det är något som är oklart, som du kan förtydliga. Ofta är svaret nej, men diskussionen slutar ändå.

Du behöver inte svara på alla frågor bara för att de ställts till dig. Kör med boome-rang-effekten och fråga: ”Vad tycker du själv?”. Alternativt låter du övriga gruppen ta ställning till frågorna.

Hälsa de välkomna eller le mot dem. Ta det lugnt och var vänlig. Visa dem var det finns en plats och vänta tills de satt sig. Eventuellt kan du ge dem en mycket kort rekapitulation innan du går vidare.


109

del 4 – ge

Sju tips på hur du hanterar frågor från publiken

1. Vad gör du om frågan är irrelevant till ämnet?Antingen vill personen byta spår eller så har han/hon inte kunnat placera ditt budskap i sitt eget medvetandets hyllor. Om det är det förstnämnda så flytta till-baka fokus till ditt budskap. ”Det ligger utanför min presentation men jag disku-terar det gärna med dig senare.” I det andra fallet får du be personen att utveckla frågan lite till och sedan försöka hitta ingången för att hjälpa personen förstå ditt budskap. Kom ihåg att det alltid är sändarens (talarens) ansvar att mottagaren (målgruppen) tolkar det du säger på det sätt du vill.

2. Vad gör du om frågan redan ältats ett antal gånger förut och personen bara upprepar samma sak igen?På ett vänligt sätt kan du svara på frågan igen, eller referera till det ni redan sagt tidigare. ”Jag tror att det var det som John menade när han frågade om hur det låg till. Har jag rätt John?”

3. Vad gör du om det egentligen är ett påstående, mer än en fråga?Antingen kan du snällt fråga ”Förlåt, vad var frågan?” eller så kan du tacka för inlägget, eventuellt gå tillbaka till ditt eget huvudbudskap, och sedan ta nästa fråga. ”Tack för din kommentar. Det viktiga är ändå till slut att vi lyckas med våra ambitioner, som jag just presenterat. Några andra frågor?”

4. Vad gör du om du fått en motståndare som ”muckar gräl” med dig?Det här helt meningslöst att ”putta tillbaka”. Du får inte bara bråkmakaren mot dig utan alla andra också. Svara om du kan. Eller släpp frågan till publiken och be om hjälp med svaret. Om personen envisas kan du alltid kolla med publiken om alla delar personens engagemang i den här frågan eller om det är möjligt att du och personen diskuterar det vidare själva efter att du är klar.

5. Vad gör du om du missförstod frågan?Du kan göra på två sätt.

•Duberpersonenattutvecklafrågan.”Kanduutvecklafrågan?Jagärintesäkerpå att jag förstår.”

•Duparafraserar.”Förstårjagdigrättiattduundrarvarförviintekantidigare-lägga projektet?”

I båda fallen visar du att du verkligen bryr dig om din publik, vilket uppskattas av dem.


110

antoni lacinai

6. Vad gör du om du inte vet svaret?Det ena sättet är att du erkänner på en gång, och lovar att ta reda på det. Fråga om det är fler som vill veta svaret. Se därefter till att du håller vad du lovar. Det är professionellt.

Det andra sättet är att du håller tyst en stund och tänker. Kanske har du svaret. Det visar också att du bryr dig om publiken, och tystnaden blir inte jobbig. Kom-mer du inte på svaret, gör du som jag just skrev; säg det och ta reda på det.

7. Vad gör du i en större grupp när någon frågar och inte alla hörde?Detta är inte ovanligt. Fast det ofta springer runt värdar och värdinnor med mik-rofoner, är det ibland som förgjort. Det är alltid några som inte vill vänta på mikrofonen, eller som tycker att de minsann inte behöver den. Oavsett vilket, ska du upprepa frågan så att alla hör, och sedan svara. ”Frågan var: kan vi verkligen gå ut med den här informationen? Ja, baserat på min erfarenhet är det klart lämpligt att göra det i samband med kvartalsrapporten.”

Ibland händer det att ett möte sker med web-casting, det vill säga att det sitter människor och följer mötet, antingen live, eller i efterhand någon annanstans via sin dator. Då är det än viktigare att du upprepar frågan eftersom de inte har en chans att höra någon i publiken ställa frågan utan mikrofon.

Varning för energikampenHar du någon gång upplevt att du kommer till ett möte där någon suger ut all energi från dig. Då är du mitt i en energikamp. Tesen är ungefär så här: All materia är egentligen bara energi. Det är en teori som man kan hitta i bland an-nat kvantfysiken som beskriver universums minsta beståndsdelar som vibrerande strängar, som avger just energi. Om man är i harmoni med sin omgivning får man automatiskt energi till sig, ungefär som ”the force” i Stjärnornas Krig. Om man inte får energin från ”the force” kommer man att stjäla till sig energin från människor omkring sig. I en bok jag läst för en tid sedan beskriver en författare fyra olika personligheter som alla stjäl energi. De presenterades ungefär så här:

martYrerna tycker väldigt synd om sig själva. De är inte sena att berätta hur just de alltid måste offra sig. De gör detta för att du ska bli förvirrad och helst av allt få dåligt samvete, vare sig du är skyldig till detta elände eller inte. Får du dåligt samvete har de vunnit. Du har gett din energi till dem och de kan fortsätta på den framgångsrika vägen med er eller andra.

de hemliga är de som gärna håller inne med information. Det ska däremot fram-gå att de har den. De hemliga vill att du ska undra varför de är så reserverade och varför du inte kan få dem att öppna sig mer. Det skapar en osäkerhet hos dig,


111

del 4 – ge

och du ger av din energi genom att ständigt fråga, men allt du får tillbaks är halva svar.

ifrågaSättarna är ständigt kritiska. De kommer med nedlåtande kommentarer typ ”Här var det stökigt”, ”Vad du ser sliten ut” eller ”Du borde ha mer ordning på dina fakta.” Sedan är energikampen igång. Om du inte har en stark självkänsla börjar ni tvivla på dig själv och din energi byter ägare - från dig till dem.

de hotfUlla går ett steg längre. Med fysisk överlägsenhet, eller på andra hotfulla sätt sätter de skräck i dig. De är mobbarna i skolan som puttar och slåss. Det är de extremt osäkra vuxna som lärt sig att hot är enda sättet att få sin vilja igenom. Och med det medlet tar de din energi.

Tänk er att ni ska ge en presentation i en mindre grupp, och ni har någon av dessa hos er. Nu kan ni genomskåda taktiken och avslöja kontrolldramat. Ni lyfter upp det i ljuset. Men gör det med stil så att opponenten inte tappar ansiktet. Man kan säga vad som helst bara man ler samtidigt. Ett leende sänder tusen åter.

En liten varning är dock på sin plats. Bara för att någon kanske inte håller med er behöver det inte betyda att de är ute efter att ta din energi. De kan faktiskt mena det de säger. Så det kan vara på sin plats att först fundera på om de har en poäng med deras åsikter innan du bestämmer dig för att de är ifrågasättare. Alla är inte med i energikampen, och inte hela tiden. Ibland säger folk faktiskt saker för att de helt enkelt bryr sig.

fler tips att tänka på

När på dagen är det din tur?Om du får välja, är förmiddagen den bästa tiden att ge en presentation. I alla fall rent inlärningsmässigt. Strax innan lunch tryter orken på de flesta, och den säm-sta timmen för ett teoripass är den efter lunch. Sedan går det något uppåt igen innan folk tacklar av i slutet på dagen.

Det betyder att du, förutom allt annat, behöver ta hänsyn till vilket format du har på din presentation, beroende på när på dygnet du får presentera. Om du har en förmiddagslucka kan du vara skapligt ”matig” vad gäller teorier, i din presen-tation. Välj dock inte för många budskap för det. Då tröttnar folk i alla fall. Har du timmen efter lunch är det bättre om du kan involvera publiken mer. Ett exem-pel är att ställa en fråga som du ber dem att diskutera parvis eller tre och tre. På det viset får du igång dem. Leverera mer lättsmälta punsch-lines och undvik för mycket teoretiserande. Kanske avslutar du med någon slags frågesport. Självklart är inte målet att du ska vara clown (om du inte vill det förstås). Det handlar bara om att möta publiken där de är, och inte där du är.


112

antoni lacinai

Hur lång tid har du på dig?Generellt sätt orkar folk vara uppmärksamma i en kvart, tjugo minuter. Sedan ger sig hjärnan iväg på egna seglatser. ”Vad händer sedan? Vad gjorde jag igår” Stängde jag av spisen i morse? Vilken obekväm stol…” De tänker på annat är på dig. Har du en längre presentation, säg en timme, är det viktigt att du bryter upp den runt tre, fyra delar fler delar. Se det som kapitel i en bok. När varje kapitel är slut har du en cliff-hanger, alltså något som får åskådarna att vilja se mer. Du kan också välja att använda flera medier. Om du i en timme bara matar på med bild efter bild så har du troligtvis kört i diket någonstans på vägen utan att du själv vet om det eller när det skedde. Bryt av med att rita något. Att ställa en fråga till publiken. Att stänga av bilden (tryck på B på datorn om du visar PowerPoint i filmläge) och prata utan bild fungerar. Att säga åt alla att resa sig upp och lyfta upp armarna, eller hälsa på personen bakom, gör att publiken känner att det är dags att vända kapitel. Det sista exemplet är lite elakt eftersom alla vänder sig om och allt de har är en rygg att hälsa på…

Ju kortare tid att tala, desto mer förberedelserJag tror det var Winston Churchill som sa något i stil med: ”Om jag ska tala i fem minuter behöver jag förbereda mig i två veckor. Ska jag tala i en timme behöver jag förbereda mig i en vecka. Ska jag tala i två timmar kan jag börja nu”.

I motsats till vad många tror är det alltså ett omvänt förhållande mellan för-beredelse och leverans. Ju kortare tid du har, desto mer bör du väga varje ord du säger för att få fram precis det du vill. Du har inte tid att småprata utan mening. Det gör att du också har en större anledning att öva in din presentation. Har du till exempel bara fem minuter, bör du kunna det talet i princip utantill. Du har då förmodligen stått framför spegeln och framför kollegor och övat, för att se om ditt tal fungerar som du tänkt dig. Har du en kvart, kanske du vill dela in de 15 minuterna i block om en, två eller tre minuter så att du vet hur länge du kan prata om varje ämne. Alldeles i slutet av boken får du en mall du kan använda för det ändamålet. För de av er som gillar att mata bilder, är en generell regel att du kan prata två minuter per bild. För er andra som inte är beroende av PowerPoint så skriver du själv ner vilka block du har och hur lång tid de får ta. Sedan övar du varje del för sig tills du får ett bra flyt. Den förberedelsen kommer till sin rätt när du nu står där inför en grupp och ska presentera dina idéer, ditt företag, din analys och så vidare

Hur gör du om alla sitter och lyssnar på en tolk?Det finns situationer när detta inträffar. Jag har själv upplevt det här i Kina. 200 personer tittar på dig men lyssnar framför allt på en översättare. Allt förskjuts i


113

del 4 – ge

tiden. Det blir svårare att skapa ett ”flow” eftersom du hela tiden måste vänta in tolken. Här kommer några tips om du hamnar i den situationen:

fyra tips för dig som har publik med hörlurar och lyssnar på tolk

•Omdukan–pratamedöversättarnaiförväg.Tolkarärgenerelltmycketduk-tiga. Och simultantolkar är de bästa av de bästa. Men inte ens de kan alla specialuttryck som du och din bransch slänger sig med. Ge dem en ordlista där du förklarar svåra ord, förkortningar och så vidare. Du hjälper både dig själv, tolken och publiken på det här sättet.

• Pausaoftareochlängre.Dettarenstundförtolkenatthinnaikapp.Däreftertar det publiken en stund att förstå allt. Du behöver ha ett helt annat tempo när du har denna publik. Dina ord och meningar behöver inte vara särskilt mycket långsammare, men dina pauser behöver vara längre och tydligare. Vänta med att ta fram nästa bild förrän du märker att tolken pratat klart. När den nya bilden är framme, så ge dem en stund extra att ta in den.

•Ennormal tjugominuterspresentation tarcirkaenhalvtimmemedtolk.Detbetyder att du måste anpassa din disposition till den tid du har på dig. Har du tjugo minuter, så skapar du en presentation som du normalt klarar på 12-15 minuter. Annars är du illa ute.

•Varförsiktigmedhumor.Attle,attkännaglädje,atthahumoräruniversellt.Men vi skrattar inte alla åt samma sak. Det här gäller förstås även om du inte har tolk. Men med en tolk tar det två, tre sekunder efter att du berättat ditt skämt till dess att publiken förstår din punsch-line. När det fungerar känns det bra. När det inte fungerar har du förmodligen bara förvirrat publiken.



115

Mallar och checkliStor

förberedelsemallDenna mall är ett bra sätt att inleda sina förberedelser på. Mallen ger dig de första tre stegen i sjustegsprocessen. Den sista punkten sår dessutom ett frö där du bör-jar fundera på hur du ska se ut och låta när det väl är dags. Gör detta långt före du klickar igång PowerPoint …

Presentationens namn:

Tidsåtgång:

Syfte

Varför:

Målgrupp:

Vem/Vilka:

Deras erfarenheter:

Deras inställning:

Deras position:

Deras mandat:


antoni lacinai

116

Mål:

Veta:

Känna:

Göra:

Hur vill du framstå?

här är min egen ifyllda mall inför denna bok, som ett exempel:

Bokens namn: Sluta hålla presentationerTidsåtgång: –

Syfte1. Utveckla och hjälpa fler människor att bli bättre på att ge presentationer med hög kvalitet. 2. Säljverktyg och kurslitteratur på mina utbildningar.

Målgrupp1. Alla med behov och vilja för egen utveckling på det här området. 2. De chefer som vill utveckla sina medarbetareDeras erfarenheter: Blandat. Allt från nybörjaren till den erfarneDeras inställning: Att vara bra på att kommunicera är viktigt, och något man lägger tid påDeras position: 1. Vem som helst 2. Chefer.

MålVeta:

•Vilkadelarsomfinnsmediprocessenfrånförberedelsetillutförande•Varförmanskaslutahållapresentationer•Varmankanfåtagpåmallarnaidigitaltformat.

Känna:• Förtroendeförmig• Attdetärettkulämne• Lustenattprövanågraavtipsen.



117

Göra:• Följaprocessennästagångdeskageenpresentation• Användafleraavtipseniboken• Anlitamigförenföreläsningellerpresentationsträning.

Hur vill du framstå?: Kunnig, personlig och omtänksam


antoni lacinai

118

Synopsis-mallHär får du en mall du kan använda när du tänker dig hur du kommer att ge din presentation. Du kan beräkna hur lång tid varje del får ta vilket gör att du kan öva in varje del för sig om du vill. I flödet har jag lagt in den klassiska retoriska dispositionen som ett exempel.

Flöde Huvudbudskap Tid Hjälpmedel och /Innehåll Min dramaturgi. Intro

Förslag/tes

Argument 1

Argument 2

Argument 3

Tänkbar Invändning

Rekommendation

Avslutning



119

checklista för återkopplingHur blir du bättre och bättre på att ge presentationer? Här nedan får du hjälp av en checklista som du kan använda på flera sätt. Dels kan du ha den när du bevittnar andras presentationer, för att fånga godbitar som du vill använda. Dels kan du be dina vänner eller kollegor att fylla i medan du ger din presentation. Detta kan du göra både i träning och i skarpt läge. Är ni flera som brukar ge presentationer kan checklistan göra att ni snabbt får en gemensam referensram som hjälpa er alla.

Rubriker Checklista + ? -

VADDUSÄGER •Trovärdighet/ETOS? •Ärinnehålletförmålgruppen? •Början •Argumenten,bevisen/LOGOS •Målandeexempel •Konkretspråk •Slutet/PATOS

HJÄLPMEDEL •Konkreta •Relevanta •Minnesvärda •Enkla

HURDUSERUT •Symbolerexkläder,håretc •Ögonkontakt •Känslouttryck •Armleder •Händerna •Benen/rörelserpåscen •Balans

HURDULÅTER •Starkellersvagröst •Uthållighet •SammaTempoelolika •MonotontelDynamiskt •Röstläge •Pauser •Icke-ordexeehöööh


antoni lacinai

120

mall för att sätta mål på att bli en bra talareVarsågod, en frågemall för dig som vill skriva ner dina mål och därmed öka möj-ligheterna att göra dig bättre.

Vad vill jag uppnå som talare?

Varför vill jag det?

Hur märker jag att jag lyckats? (måla upp det med bild, ljud, känsla osv)

När kommer jag att ha lyckats?

Vad gör jag för att komma dit?



121

återkopplingHär är ett mer individuellt sätt att återkoppla din insats. Du använder den som ett verktyg för egen reflektion, efter att du stått framför en grupp.Kanske har du kört i diket. Kanske gick det bra men du vet inte varför. Jobba med återkoppling så att du medvetet tar till dig ny kunskap och vet hur du kan justera din prestation till nästa tillfälle. Kom ihåg att du bara har misslyckats om du väljer det. Du kan lika gärna säga att du lärde dig något nytt av resultatet, som du kan använda nästa gång. Då är det en erfarenhet och inte ett misslyckande.

Svara på följande frågor efter varje presentation:

Vad har jag jobbat med i min utveckling sedan sist?

Vad gick bra senast jag gav en presentation?

Vad kan gå bättre?

Hur gör jag nästa gång?

Vad kan gå bättre?

Vad gick bra?


antoni lacinai

122

Veta + Visa + Våga = VinnaTidigare i boken nämnde jag ett enkelt mantra i samband med att du kan an-vända alliterationer. Här i slutet på boken passar jag på att ge dig min modell som ännu ett verktyg du kan använda för att se om du följer en framgångsrik process för dina förberedelser och ditt utförande.

VetaAtt vilja veta mer om mötet och målgruppen låter väl naturligt? Ibland glömmer man det. Det är därför boken börjar med Syfte, och Målgrupp. Har du möjlighet så ta reda på allt du behöver i förväg. Gör din hemläxa. I mindre möten kan du också lyssna med stor närvaro och på högre nivåer.

Att vilja veta mer, först, är en grundsten i all marknadsföring, ledning, coaching och så vidare. Vare sig du ska stå på en mässa, ha kundkonversationer, hålla ett anförande eller något annat är det här du startat. Det är också lektion 1 i all vettig försäljnings- och förhandlingsutbildning. Det är grunden.

+ VisaNär du väl vet det du behöver veta – då kan du visa vad du har. Här kommer din presentation som ett svar på målgruppens behov. Här kommer dina argument. Här kommer dina bevis. Här kommer ditt sätt att få fram ditt budskap så att målgruppen finner det intressant, minnesvärt och så vidare. De blir nyfikna, övertygade, glada, rädda. Allt efter vad du bestämt när du satte ditt innehåll, lade upp en god disposition, använde olika hjälpmedel och hade en spännande dra-maturgi. Det är den naturliga fortsättningen på modellen.

+ VågaRädda pojkar får aldrig kyssa vackra flickor. Rädda chefer som bara trasslar in sig i internpolitik vinner ingen respekt. Rädda säljare säljer inte. De lämnar fram en broschyr och säger ”du kan väl ta den här och kanske, om du blir intresserad skulle du väl om det inte är för mycket besvär ringa eller mejla eller något, eller….” Det handlar om att våga. Våga fråga om orden. Våga prata med medarbetarna eller med din chef om ett beslut.

Och i presentationsammanhang: Våga be om hjälp av en vän eller kollega för att se om du får fram det du vill i din presentation. Våga sträcka upp armarna i luften och göra segergesten – innan du ens levererat. Våga vara trygg i att det kommer att gå bra. Våga känna att du har något att ge publiken. Om du vill över-tyga din publik när du ger en presentation är det här du gör det. Våga be om ett åtagande. Våga be dem att göra det du ville att de skulle göra när du skrev dina kommunikationsmål. Låt inte en god presentation tyna bort som en pyspunka. Våga fråga. Våga!



123

= VinnaGör stegen ovan i rätt ordning så ökar du dina chanser att vinna dramatiskt jämfört med om du bara ägnar tid åt att visa något du inte ens är säker på att per-sonerna är intresserad av eller vill ha. Det känns så mycket bättre att vinna än att förlora. Så vad har du att förlora på att följa råden? Och vad har du att vinna?


antoni lacinai

124

dagS att knyta ihop Säcken

dU Sitter längSt framme vid scenen, på de stolar som är reserverade till talarna. Bakom dig sitter publiken. Rummet är nästan fullt. En del sitter och antecknar, andra viskar till varandra. Åter andra lyssnar mer eller mindre uppmärksamt. Du bläddrar lite spänt igenom dina papper och säger till dig själv att du är taggad. Du tittar upp på scenen och hör hur moderatorn ställer en fråga till talaren som svarar med ett skämt. Alla skrattar. Atmosfären är skönt avslappnad. Talaren på scenen blir avtackad och får sina applåder på vägen ner från scenen. Du justerar din headset-mikrofon och sätter igång den. Nu gäller det att andas tyst men djupt ner i magen. Fortfarande sitter du på stolen men nu är du lutad framåt, redo att hoppa upp när som helst. Du känner dig stark. Du har klart för dig vilka i pu-bliken du vill ge din presentation till. Du vet vad du vill säga och du har lagt tid på att skapa bilder som matchar ditt budskap. Det har gjort lite ont att stryka en del men du vet att det var värt det. Du hinner snabbt tänka tillbaka på vilken bra återkoppling du fick av några kollegor. Du hinner till och med skratta lite åt dina artikuleringsövningar du gjorde i bilen, innan du återvänder till nuet och rum-met, och hör moderatorn presentera nästa talare, en erfaren, kunnig person som ska berätta lite mer om ämnet för dagen. Du blir välkomnad upp med applåder och du känner dig stark. Du vet vad du vill och nu är det dags att ge den där presenten som just du lagt din tid på att skapa och slå in i ett snyggt paket. Det är showtime!...

tack för att du har läst denna bokMitt mål har hela tiden varit att du får nytta av mina erfarenheter och mina tips på hur du bättre kan förbereda och ge övertygande presentationer. Allt på ett sätt som är mer än bara teknik, mer än bara retorik, mer än bara segmentering. Jag hoppas att du fått den praktiska helhetsbild och det logiska flödet som hjälper dig mot det målet.

Jag brinner för mötet mellan människor. Jag tycker själv om att stå inför folk och förmedla ett budskap och en känsla. Och jag har bestämt mig för att aldrig vara fullärd. Hela tiden har jag ögonen öppna för ny kunskap och nya perspektiv. Gå gärna in på min hemsida www.comiendo.se. Där finns flera av tipsen, check-listorna och mallarna du fått här, om du till exempel vill skriva ut eller flytta till din dator. Använd gärna mitt material på hemsidan så länge du talar om vem avsändaren är.

Jag bygger ständigt på med mer allt eftersom jag själv lär mig nytt – och det gör jag hela tiden.



125

till Slut - koM ihåg att:

•Duärdinpresentation•Duärdittbudskap.

och

•Tropåvaddusägerochvisadet• Slutahållapresentationer.Börjagedemistället•Härmaandrasomdutyckerärbra.

Lycka till med dina framtida present-ationer.


Lacinai inlaga.indd 1 07-10-16 23.24 · Sju steg för att förbereda och ge effektiva...

Documents

Transcript of Lacinai inlaga.indd 1 07-10-16 23.24 · Sju steg för att förbereda och ge effektiva...