La guida per il CFO alla Pianificazione Finanziaria

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La guida per il CFO alla

Pianificazione Finanziaria

Raggiungere maggiore efficienza grazie

all’impiego di soluzioni adatte

Un white paper a cura di:

La guida per il CFO alla Pianificazione Finanziaria

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INDICE

Introduzione 3

L’importanza della pianificazione finanziaria 5

I segnali d’allarme 7

Le soluzioni più comuni e i loro limiti 9

I benefici da ricercare 11

Conclusione 13

Conclusioni

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INTRODUZIONE

Nello scenario dinamico e competitivo dei mercati attuali le imprese

devono assicurarsi in ogni momento di avere le risorse necessarie per

potere operare in maniera continuativa verso il raggiungimento degli

obiettivi strategici.

In questo contesto, il ruolo dei Responsabili Finanziari (CFO, Chief

Financial Officer) e dei loro collaboratori riveste una rilevanza

fondamentale per due motivi:

La realizzazione e il monitoraggio del piano finanziario

aziendale (planning, budgeting e forecasting) su cui si

basa la sopravvivenza stessa dell’azienda;

La generazione di informazioni complete e accurate su

cui il management farà affidamento per prendere

decisioni cruciali relative allo sviluppo dell’azienda.

E’ quindi essenziale che tutte le attività e i processi di natura finanziaria

siano sempre sotto controllo per permettere di estrapolare i dati di

interesse e - soprattutto - di decidere e intervenire nella maniera più

rapida e precisa possibile.

Una buona pianificazione finanziaria non può basarsi

solamente sulle competenze tecniche del personale.

Elaborare una grande quantità di dati richiede l’utilizzo di

processi e strumenti adatti.

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Per chi non ha grandi disponibilità finanziarie, queste esigenze sono

ancora più fondamentali e i margini di errore accettabili sono

ovviamente inferiori.

Purtroppo, questo orizzonte d’azione ridotto porta a sua volta a

commettere errori più facilmente. Verrebbe quindi naturale dedurre

che i CFO ed i loro team dispongano di strumenti efficaci per mettere

le proprie competenze al servizio dell’azienda, ma spesso non è così.

Di fronte a queste necessità, le imprese sono sempre alla ricerca di

soluzioni che permettano di operare con una visione strategica ma che

consentano anche di potersi addentrare nei dettagli con facilità.

Un approccio di questo genere può disorientare inizialmente, perché

richiede di intervenire in maniera sostanziale sulle prassi e sui processi

presenti in azienda.

Che cosa bisogna ricercare per essere sicuri di minimizzare l’impatto del

cambiamento sull’organizzazione?

semplicità di implementazione

scalabilità

investimento ragionevole

In sintesi, si tratta di individuare una soluzione che dia visibilità estesa

e approfondita sull’aspetto finanziario dell’azienda, senza dovere per

forza incorrere in costi elevati di infrastruttura, nella necessità di

impiegare personale specializzato e in vincoli ad un’operatività di

natura complessa.

Con questa guida,vogliamo aiutare i Responsabili Finanziari e

Amministrativi a riconoscere i benefici principali da ricercare in una

soluzione per la gestione completa della pianificazione finanziaria.

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L’IMPORTANZA DELLA

PIANIFICAZIONE FINANZIARIA

Spesso la pianificazione finanziaria viene considerata unicamente nel

suo significato più elementare. Da una corretta e oculata gestione della

pianificazione sia a breve che a medio e lungo termine è possibile trarre

informazioni, suggerimenti e spesso soluzioni a situazioni difficili.

La conoscenza dell’azienda, dei flussi finanziari caratteristici e delle

informazioni che si possono trarre può essere un valore aggiunto.

Nella sua accezione più semplice, deve tenere conto di:

1. La finanza necessaria all’impresa per garantire

il regolare svolgimento delle attività;

2. La determinazione delle fonti finanziarie;

3. Le politiche di gestione e utilizzo di tali fonti.

Solitamente, la pianificazione inizia con la determinazione del

capitale totale necessario. Partendo dalla previsione delle vendite

(sales forecast), il CFO è in grado di stimare l’entità necessaria del

capitale fisso e circolante per fare fronte alla domanda del mercato.

Dopo avere esaminato le esigenze finanziarie, si procede a definire i

canali di approvvigionamento del capitale, che potrebbe essere

generato dalla normale operatività del business, oppure reperito da

fonti esterne come capitalizzazioni, finanziamenti, etc.

La pianificazione finanziaria richiede che il management - e

nello specifico, il CFO - decida in anticipo in che misura e dove

spendere i fondi che sono e saranno a disposizione

dell’azienda nel corso di un determinato periodo di tempo.

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Si passa poi a valutare gli scenari a lungo termine. Vengono esaminati

diversi piani di investimento e selezionati i più indicati in funzione della

strategia, delle esigenze e delle differenti simulazioni.

Infine, viene steso un piano di budgeting che descrive nel dettaglio

come il piano verrà eseguito mese per mese e che permette di

confrontare l’andamento reale con le previsioni.

Lo strumento operativo principale su cui si basano le analisi, le

valutazioni e le decisioni di natura finanziaria e strategica è il flusso di

cassa (cash flow statement), che deve essere strutturato in modo da

garantire uno svolgimento agevole di tutte le attività operative e,

contestualmente, permettere di estrapolare i dati rilevanti nella forma e

nei tempi consoni alle esigenze aziendali.

Sulla base di queste premesse, disporre di cash flow statement completo

e strutturato dovrebbe essere di primario interesse non solo per chi lo

utilizza quotidianamente per la sua attività operativa, ma anche per

tutto il management in virtù della sua rilevanza strategica.

Eppure, spesso non è così...

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I SEGNALI D’ALLARME

Oltre alle competenze tecniche necessarie per strutturare un piano

completo ed efficace, la scelta (più o meno cosciente) degli strumenti da

utilizzare gioca un ruolo fondamentale per la buona riuscita della

strategia.

Tendenzialmente, la crescita di un’azienda dovrebbe essere

accompagnata dal ricorso a soluzioni sempre più integrate e

complete, in grado di supportare il management nella gestione e nella

valutazione degli aspetti finanziari senza impattare negativamente sotto

il profilo dell’operatività e dell’implementazione.

Nella maggior parte dei casi, tuttavia, questo tipo di evoluzione non è

lineare e vengono implementati strumenti di natura diversa. Il risultato

è un graduale calo dell’efficienza dei processi in capo all’area finanziaria,

che devono contemplare svariate fonti e formati di dati da aggregare,

semplificare e analizzare.

Quando gli strumenti ostacolano lo svolgimento dei processi e - in

ultima istanza - la presa di decisioni strategiche per il business,

possono sorgere problemi di varia natura che possono portare

anche a conseguenze indesiderabili.

La pianificazione e la gestione dei flussi finanziari richiede

attenzione e precisione. Spesso le aziende utilizzano

strumenti di cui già dispongono oppure implementano

soluzioni diverse nel tempo, esponendosi al rischio di

complicare o inficiare il processo stesso.

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Quali sono nello specifico gli indicatori di una situazione a rischio?

Ci sono segnali evidenti che i metodi attuali sono obsoleti;

Si spende troppo tempo (e denaro) per impostare e gestire le

meccaniche di funzionamento. Il tempo impiegato per fare

operare lo strumento supera quello utilizzato per ricavare

valore (prendere decisioni) grazie allo strumento stesso;

Non si sai mai con esattezza cosa è possibile o non è possibile

fare. Il budget dovrebbe essere in grado in ogni momento di

chiarire se un investimento è sostenibile o meno e quale sarà

il ritorno;

Non si è in grado di giungere facilmente alle decisioni

veramente importanti partendo dai dati a disposizione;

L’azienda è costretta ad adattarsi alle soluzioni impiegate a

causa di processi complicati o farraginosi, oppure di software

che richiedono un elevato sforzo per essere adoperati (es.

dovere ricorrere all’IT per generare i report);

Non è possibile sincronizzare le viste e i dati attraverso tutti

gli operatori e i livelli coinvolti;

Non si è in grado di formulare analisi su scenari ipotetici

(what-if) che mettono in correlazione differenti viste e

insiemi di ipotesi, soprattutto con proiezione al futuro.

Quando si riscontrano una o più di queste criticità, ci si trova

probabilmente di fronte ad una situazione di sofferenza: gli strumenti

che dovrebbero agevolare il lavoro rischiano di ostacolarlo, creando una

reazione a catena che può ripercuotersi sull’operato del CFO,

sull’esecuzione della strategia e persino sulla sorte dell’azienda stessa.

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LE SOLUZIONI PIU’ COMUNI E LE

LORO CARATTERISTICHE

Quali sono gli strumenti più comunemente utilizzati dalle aziende per la

pianificazione finanziaria e la gestione del cash flow statement?

Laddove non sono state implementate soluzioni integrate per la

gestione della pianificazione finanziaria, solitamente si ricorre ad uno o

più di questi strumenti:

Fogli di calcolo: sono probabilmente lo strumento più conosciuto

e utilizzato per la pianificazione finanziaria. Con i fogli è possibile

effettuare analisi what-if dettagliate e possono essere integrati con

altri strumenti. Il problema principale, tuttavia, è la procedura di

riallineamento dei dati, che deve essere eseguita manualmente.

Il rischio è quindi di incorrere in errori di immissione, di

interpretazione o semplicemente di natura puramente tecnica.

Soluzioni specifiche per la gestione della contabilità: questi

software sono studiati per gestire - appunto - la contabilità

aziendale nelle sue varie componenti (libro mastro, prima nota,

crediti e debiti, etc.) e non permettono generalmente di svolgere la

pianificazione finanziaria, perché offrono unicamente viste e

rapporti isolati di natura contabile.

Esistono molti strumenti con cui gestire la pianificazione e

l’operatività finanziaria in azienda. Nella maggior parte dei

casi si assiste ad un utilizzo di soluzioni “trasversali” oppure a

prodotti dedicati che richiedono investimenti sostenuti.

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Soluzioni specifiche per la gestione del budget: questi

strumenti si focalizzano invece sull’attività di budgeting

(dettagliare l’esecuzione della pianificazione mese su mese) ma

difficilmente contemplano una pianificazione finanziaria completa.

Tra le limitazioni figurano infatti la sincronizzazione del budget

con i fatti amministrativi che giornalmente accadono e lo

scollamento con le altre aree direzionali dell’azienda – ad esempio

il collegamento tra l’aumento dei costi o il peggioramento nelle

procedure di incasso con la pianificazione non sempre è

automatico.

Business Process Management (BPM): i software di BPM

nascono per semplificare la gestione ed il miglioramento dei

processi aziendali, tra cui rientrano anche quelli inerenti

all’operatività e alla pianificazione finanziaria. In questo caso, il

supporto alle analisi è automatizzato e sono presenti integrazioni

con diverse fonti di dati (contabilità generale e analitica, budgeting,

etc.). L’ostacolo principale per l’adozione di una soluzione BPM è

spesso rappresentato dall’elevato investimento richiesto, che può

non essere alla portata di tutte le aziende.

Una variante è rappresentata dall’estensione delle

funzionalità del software ERP (Enterprise Resource Planning)

presente in azienda grazie ad un modulo di pianificazione

finanziaria, ma anche in questo caso si deve spesso considerare un

investimento elevato e un coinvolgimento più o meno oneroso del

reparto IT. Inoltre sono generalmente soluzioni poco specializzate

e con strumenti di analisi non adeguati.

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I 10 BENEFICI DA RICERCARE

Le problematiche che abbiamo identificato nei capitoli precedenti

possono diventare lo spunto per comprendere quali sono i benefici che

una soluzione per la pianificazione finanziaria deve apportare

all’azienda. Abbiamo riassunto le nostre idee in un piccolo decalogo.

Facilità di implementazione e di utilizzo: le logiche di

business e quelle finanziarie devono essere presenti

all’interno della soluzione per fare in modo che chiunque

possa inserire i dati nella forma più consona senza doversi

preoccupare di formule o formati specifici.

Deve essere il sistema che, grazie alle regole e ai parametri

preimpostati, raccoglie i dati da ogni parte dell’azienda e li

trasforma in budget, previsioni, report e rendiconti.

Accessibilità: i dati di natura finanziaria devono essere

consultabili da tutti i livelli aziendali in funzione dei

permessi e delle esigenze. Perché questo sia possibile, è

necessario che le informazioni convergano in un unico

punto (data warehouse) che gestisca le richieste.

Reportistica avanzata: il passaggio dai dati alle decisioni

deve essere rapido e intuitivo. La capacità di visualizzare i

dati per agevolare la comprensione e l’azione è quindi

cruciale.

La Business Intelligence può rappresentare un’ottima

soluzione per la pianificazione finanziaria perché permette di

aggregare ed elaborare i dati provenienti da diverse fonti

senza modificare l’infrastruttura esistente.

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Possibilità di collaborare: è vitale avere la possibilità di

lavorare insieme sugli stessi dati, supporti e rapporti per

evitare errori e ottimizzare l’efficienza.

Drill-Down: il management deve avere la possibilità di

individuare chiaramente e rapidamente l’oggetto di un

interesse specifico.

Cambiamenti in tempo reale: Tutti gli eventi e le

variazioni devono trovare riscontro immediato per

permettere di intervenire tempestivamente e passare da

un approccio reattivo ad uno proattivo.

Automazione: la possibilità di definire operazioni

automatiche per ottenere informazioni utili alla gestione

finanziaria è un vantaggio importante perché permette di

concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto e di

mantenere tutti sempre informati.

Indipendenza dall’IT: spesso chi utilizza le soluzioni per

la pianificazione finanziaria non dispone di competenze

informatiche. Gli utenti devono essere invece in grado di

effettuare modifiche e generare documenti in autonomia.

Piena integrazione con la Contabilità e gli altri aspetti

amministrativi che hanno rilevanza finanziaria attraverso

interfacce e regole realizzate ad hoc.

Scalabilità: è fondamentale disporre di una soluzione

che possa crescere di pari passo con l’azienda.

Lo strumento deve essere rispondente in ogni momento

alle reali esigenze di struttura e di lavoro.

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CONCLUSIONI

In queste pagine abbiamo analizzato quanto sia importante disporre

di strumenti adatti a svolgere le operazioni quotidiane e di

pianificazione afferenti all’area finanziaria. Dai livelli manageriali

fino alle mansioni operative, è fondamentale disporre di soluzioni che

possano soddisfare al meglio le esigenze specifiche dell’azienda e dei

suoi collaboratori.

L’individuazione della configurazione migliore per le proprie

necessità è un processo che richiede tempo e attenzione: occorre

confrontarsi internamente per identificare le aree di criticità e quelle di

miglioramento, definire l’insieme di caratteristiche tecniche e di benefici

ricercati, per poi valutare le opzioni presenti sul mercato in termini di

prodotto, servizio di assistenza e prezzo e operare una scelta informata.

In questo percorso, è possibile reperire molte informazioni utili che

possono semplificare e velocizzare tutti gli step sopra elencati. Un buon

punto di partenza sono i siti specializzati, le testimonianze di altri

professionisti e i siti delle aziende che forniscono queste soluzioni.

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