INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION, TRAMITE Y APROBACION DE ... · Cuando se trate de proyectos...

INSTITUTO SOBRE ALCOHOLISMO Y FARMACODEPENDENCIA

INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION, TRAMITE Y APROBACION DE SOLICITUDES DE FINANCIAMIENTO

Setiembre 2002

INDICE GENERAL

Presentacion ................................................................................................................................................................ 1

1. Requisitos previos a cumplir por las organizaciones ........................................................................................ 2

2. Partidas para financiar ........................................................................................................................................... 3

3. Procedimiento de recepción, analisis y aprobacion de solicitudes y giro de recursos. ............................... 6

4. Informes de resultados .......................................................................................................................................... 8

5. Informes de liquidación de recursos .................................................................................................................... 9

6. Fiscalizacion y seguimiento ................................................................................................................................ 10

7. Suspensión y anulacion del giro de recursos ................................................................................................. 11

8. Tramite de los convenios .................................................................................................................................... 12

ANEXOS .................................................................................................................................................................... 14

1

PRESENTACION

En el marco de los principios de modernización del Estado, se establece un “nuevo orden institucional”, en

el que se determina una especialización de las instituciones en concordancia con su experiencia y

fortalezas, con lo cual, se pretende eliminar el problema de la duplicidad de funciones. Dentro de este

contexto se nombró una institución coordinadora, responsable o rectora, que en el campo de la prevención

recuperación, rehabilitación y reinserción de personas con problemas de consumo de alcohol, tabaco y

otras drogas, es el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA).

Con la promulgación de la Ley 7972, creada para establecer cargas tributarias sobre licores, cervezas y

cigarrillos, para financiar programas de difusión, educación y prevención, así como de tratamiento y

rehabilitación de personas con problemas de consumo de alcohol, tabaco y otras drogas, se le asigna la

responsabilidad al IAFA de transferir recursos para financiar programas y proyectos y otorgar cualquier otro

tipo de asistencia a organismos públicos y privados que lleven a cabo actividades de prevención en general,

de tratamiento, rehabilitación y reinserción social.

El poder contar con los recursos descritos representará una mejora sustancial en las condiciones y la

calidad de los servicios brindados por los diversos programas de prevención, tratamiento y rehabilitación

públicos y privados existentes en el país.

Dichas organizaciones podrán solicitar el apoyo económico al IAFA, quien procurará que la distribución

de recursos sea equitativa y racional, para lo cual deberán cumplir con las normas y lineamientos

detallados en este instructivo.

Para poder enfrentar de una manera integral el problema de las drogas, el IAFA necesita establecer un

vínculo efectivo de coordinación, para integrar los esfuerzos que realizan las entidades estatales, privadas y

la comunidad en general. Lo anterior, se hace factible por medio de la suscripción de convenios de

cooperación con los diferentes organismos estatales y organizaciones no gubernamentales que ejecutan los

programas.

Dra. Katya Jiménez Reyes

Directora General

IAFA

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1. REQUISITOS PREVIOS A CUMPLIR POR LAS ORGANIZACIONES

1.1. La organización solicitante debe presentar los siguientes documentos:

1.1.1. Carta de solicitud de recursos firmada por el representante legal de la organización,

indicando:

a. Nombre de la organización.

b. Nombre del programa o proyecto.

c. Ubicación.

d. Número de cédula jurídica.

e. Número de teléfono, fax, correo electrónico.

f. Cantidad promedio y tipo de población que se atiende.

g. Nombre, domicilio y número de cédula del representante legal

h. Monto solicitado. Anotar total de la tercera columna de la Fórmula N° 2.

i. Período que se cubre con los recursos solicitados.

1.1.2. Certificaciones recientes de:

a. Declaración de Bienestar Social, emitida por el Instituto Mixto de Ayuda Social.

b. Programa aprobado por parte del Proceso de Acreditación de Programas del IAFA.

c. Habilitación del establecimiento, extendida por el Ministerio de Salud, según decreto N°

30571-S.

d. Certificación emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social, que se encuentran al día

con el pago de las cuotas obrero patronales. Esta certificación se presenta con la solicitud,

el informe de recursos y cuando el IAFA lo requiera.

1.1.3. Copia de cédula jurídica, certificada por un notario público.

1.1.4. Original de personería jurídica, con una vigencia no mayor a tres meses de su emisión.

1.1.5. Plan anual de trabajo para el cumplimiento del programa aprobado por el IAFA

(Fórmula N° 1).

1.1.6. Cuando se trate de proyectos específicos de la organización, es decir, recursos para financiar

gastos que no son los habituales del programa, como compra de equipo, terreno, edificios,

vehículos y otros, se debe presentar la propuesta de proyecto respectiva.

1.1.7. Presupuesto de ingresos y egresos de la organización (Fórmula N° 2).

1.1.8. El presupuesto solicitado al IAFA (Fórmula N° 3).

1.1.9. Cuando el sujeto privado, por disposición legal, decreto ejecutivo o cuando en un

determinado año (año vigente) cuente con ingresos de origen público por una cantidad

superior a la que determine la Contraloría General de la República, debe presentar su

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presupuesto aprobado por la Contraloría. Además, el órgano contralor informará sobre las

entidades que están sujetas al cumplimiento de este requisito.

1.1.10. Si es una fundación, debe presentar el documento que pruebe su inscripción en el Registro

Público de Costa Rica y debe tener más de un año de constituida, para poder recibir fondos

públicos.

1.1.11. Declaración de que el programa o proyecto será realizado bajo su exclusiva responsabilidad

y que los gastos que se consignan en el presupuesto no han sido ejecutados, ni existen

sobre ellos compromisos legales de ninguna naturaleza.

1.1.12. Declaración que haga constar que se cuenta con la organización administrativa adecuada

para desarrollar el programa o proyecto de manera eficiente.

1.1.13. Copia fiel del acta o trascripción del acuerdo del órgano superior del sujeto privado (v. g.

Junta Directiva, Consejo de Administración, Junta Administrativa), en el cual conste la

aprobación del plan de trabajo del programa o proyecto y del presupuesto respectivo,

autenticada por un Notario Público.

Copia de los estados financieros, firmados por el Contador que los preparó y por el representante

legal de la organización, acompañados de una certificación emitida por un Contador Público Autorizado,

en la que se haga constar que las cifras que representan dichos estados financieros corresponden a las

que están contenidas en los registros contables de la entidad. Cuando el IAFA lo estime pertinente

solicitará estados financieros dictaminados por un Contador Público Autorizado. Si la eventual

transferencia se estima podría superar los ¢50 millones, la organización deberá presentar los estados

financieros dictaminados por un Contador Público Autorizado.

1.1.15. Organigrama de la organización.

1.1.16. Suministrar cualquier otro requisito que se establezca para recibir fondos públicos.

1.1.17. Compromiso escrito de que se compromete a actualizar la información y documentación

suministrada en el momento que pierda vigencia.

2. PARTIDAS PARA FINANCIAR

Las partidas susceptibles de financiar, previo análisis de las solicitudes, son las que se refieren a:

2.1. Servicios personales.

2.1.1. Atención directa: pago de salarios al personal técnico y profesional que brinda

atención directa a la población beneficiaria, que tengan experiencia y capacitación en el

área de la farmacodependencia, por ejemplo: Psicología, medicina, trabajo social,

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enfermería, terapia ocupacional, nutrición, docentes. Además, operadores de

comunidades terapéuticas y consejeros que demuestren su formación.

El personal profesional debe estar debidamente incorporado al colegio respectivo.

También, se financiará el personal de cocina cuando las características de la población

así lo requieran.

Se deben describir las funciones de todo el personal que se pretende financiar.

2.1.2. Cargas sociales patronales: pago de cargas sociales patronales a la Caja

Costarricense de Seguro Social, del personal pagado con recursos aportados por el

IAFA, según punto 2.1.1. anterior.

2.2. Servicios no personales.

2.2.1. Transporte: incluye el pago de combustible en aquellos casos en que la organización

tenga vehículo propio y requiera trasladar a los beneficiarios a citas médicas,

actividades recreativas y educativas establecidas en el programa aprobado por IAFA.

En el caso de no contar con vehículo propio, se financiará el pago de transporte

público de los beneficiarios.

2.2.2. Capacitación: comprende cursos, seminarios, talleres y pasantías, por ejemplo en

temas sobre adicciones, adolescencia, género y violencia intrafamiliar, dirigidas al

personal que ofrece atención directa a la población beneficiaria. Los programas de

capacitación que requieran las organizaciones no gubernamentales deben estar

debidamente aprobados por el IAFA. Para estas actividades no están incluidos los

gastos de transporte ni dentro ni fuera del país.

2.2.3. Servicios públicos: esta partida se destina al pago del servicio telefónico, energía

eléctrica, correo, telégrafo, agua y gas. No cubre el correo electrónico.

2.3. Materiales y suministros. 2.3.1. Material didáctico: contempla recursos educativos y didácticos, por ejemplo: libros,

folletos, cuadernos, cartulinas, videocintas, casetes y marcadores, para uso de la

población beneficiaria, siempre que las actividades educativas se encuentren

contenidas en el programa aprobado por IAFA.

2.3.2.Medicamentos: se refiere a medicamentos para programas exclusivamente de

desintoxicación, siempre y cuando la Caja Costarricense de Seguro Social no se los

proporcione.

2.3.3. Productos alimenticios: alimentos para los beneficiarios.

2.3.4. Vestuario: ropa de cama, paños, pijamas, vestimenta de uso diario. Esta última línea

se autoriza únicamente para la población que lo requiera.

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2.3.5. Artículos para higiene y limpieza: de uso personal, por ejemplo: jabón de baño, pasta

dental, toallas sanitarias, navajillas, cepillos dentales y cepillos para el cabello, y para

mantener el aseo de las instalaciones.

2.4. Maquinaria y Equipo. 2.4.1. Mobiliario y equipo de oficina.

2.4.2. Menaje:

Electrodomésticos: tales como cocina, refrigerador, congelador, lavadora, secadora y

licuadora.

Equipo de cocina: vajillas, cubiertos, picheles, ollas y similares.

Mobiliario: de sala, cocina, comedor, dormitorio, áreas de terapia, lavandería,

biblioteca, de baño y otros.

2.4.3. Equipo médico: cuando el programa lo requiera y si ha sido aprobado por el IAFA.

Ejemplo: sillas de ruedas, equipos de diagnóstico y otros.

2.5. Construcciones, adiciones y mejoras. 2.5.1.Infraestructura: construcción, compra, mantenimiento y remodelación de las instalaciones.

Se debe presentar el proyecto y tres cotizaciones o facturas proforma, de los materiales o

gastos que se vayan a realizar.

Cuando se utilicen parcial o totalmente los recursos públicos para la adquisición de bienes

y servicios, se deben observar los principios indicados en el Capítulo I, Sección Segunda

de la Ley de Contratación Administrativa y sus reformas, y en el Capítulo II del

Reglamento respectivo y demás principios indicados por la Sala Constitucional de la Corte

Suprema de Justicia contenidos en el voto N° 995-98.

Los intereses que se generen por la inversión de fondos públicos y por saldos bancarios,

deberán ser agregados al principal con el mismo destino.

El cambio de destino de los fondos aprobados se podrá realizar con la aprobación de la

Junta Directiva del IAFA, para lo cual se debe hacer la solicitud respectiva, siguiendo el

procedimiento establecido para la asignación inicial de recursos.

Las organizaciones deberán asumir con recursos propios u otras fuentes de ingresos, los

gastos que tengan que ver directamente con la administración de la organización tales

como salarios, honorarios y otros.

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3. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, ANALISIS Y APROBACION DE SOLICITUDES Y GIRO DE RECURSOS.

3.1. Recepción de solicitudes.

3.1.1. La documentación descrita en el capítulo segundo, se debe entregar en la Dirección

General del IAFA.

3.1.2. Las solicitudes deben presentarse a más tardar el 30 de abril de cada año para que se

puedan asignar los recursos del año siguiente.

3.2. Análisis de las solicitudes.

3.2.1. Para la asignación de recursos financieros, los criterios de selección son los siguientes:

a. Que los programas y servicios que desarrolle la organización respondan a las políticas

nacionales e Institucionales en la materia específica.

b. Que la organización cumpla con las leyes, políticas y normativas de la materia

específica.

c. Que las necesidades planteadas sean congruentes con su presupuesto anual y con el

programa aprobado por el IAFA.

d. Que los programas se fortalezcan, periódicamente, con el fin de mejorar la calidad de

los servicios que prestan.

e. Que la organización logre demostrar el adecuado funcionamiento en aspectos

administrativos, técnicos, financieros y de organización operacional, amparado con

un informe del último año de gestión.

f. Que la Organización tenga y promueva políticas de coordinación y cooperación para

obtener recursos estatales y privados, provenientes de diferentes sectores, que

permitan el fortalecimiento de los servicios que presta.

3.2.2. Las solicitudes recibidas serán analizadas por la Comisión de Asignación de Recursos del

IAFA (COMAR).

3.2.3. COMAR pedirá, cuando estime necesario, documentos adicionales.

3.3. Recomendación y resolución. 3.3.1. Una vez que se cuente con toda la documentación en regla, COMAR mediante un estudio

técnico procederá a recomendar la asignación o denegación de recursos.

3.3.2. La recomendación se enviará a la Junta Directiva del IAFA, para su resolución final.

3.4. Comunicación a la organización solicitante: Una vez resuelta la solicitud por la Junta Directiva, la Dirección General del IAFA, dentro de los

10 días hábiles posteriores, comunicará por escrito al representante legal de la organización la

decisión acordada.

3.5. Giro de recursos.

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3.5.1. El giro de los recursos dependerá del efectivo disponible proveniente de fondos

aportados a la Institución por parte de las entidades externas correspondientes.

3.5.2. La entrega de los recursos se hará de acuerdo al sistema de pagos que el IAFA tenga

definido en ese momento para tal efecto, ya sea transferencia, depósito o giro de

cheque.

Si es en este último caso, se tendrán que registrar previamente las firmas de las

personas autorizadas para retirar cheques, refrendada por el representante legal de la

organización, para lo que se les suministrará el formulario (Fórmula N° 4).

Si la organización recibe recursos del IAFA provenientes de las distintas fuentes de

financiamiento, deben manejarse dichos recursos en cuentas corrientes separadas.

3.5.3. Carta suscrita por el representante legal que contenga:

a. Una declaración jurada en la que se indique que los fondos serán manejados

exclusivamente en una cuenta corriente bancaria especial para este tipo de fondos. Y

para su uso y control se llevarán registros independientes en la contabilidad, de tal

forma que sean claramente identificables. Para cumplir, de esta manera, con lo

indicado en la primera frase del segundo párrafo, del artículo 5 de la Ley Orgánica de

la Contraloría General de la República. Cuando el giro de recursos es recurrente, la

solicitud de esta se hará una sola vez.

b. El número de la cuenta corriente bancaria del banco estatal en donde se depositarán los

fondos del beneficio patrimonial.

c. La aceptación incondicional de presentar al IAFA los informes correspondientes con la

periodicidad que se les indique y de mantener a disposición de esta institución y de la

Contraloría General de la República, sin restricción alguna, toda la información y

documentación relacionada con el manejo de los recursos. Así como el libre acceso

para verificar la ejecución financiera y efectiva del programa o proyecto.

3.5.4. Estar al día en la presentación de informes y de las liquidaciones de los beneficios

patrimoniales recibidos por parte del IAFA.

3.5.5. Para recibir aportes de la Ley de Creación de Cargas Tributarias sobre Licores, Cervezas y

Cigarrillos, debe presentar original o copia autenticada de la clasificación de idoneidad para

administrar fondos públicos, vigente en la fecha de presentación y emitida por la Contraloría

General de la República (requisito incluido en la Ley N° 7972 del 24 de diciembre de 1999).

3.5.6. Los fondos provenientes de la Ley N° 7972 no deben permanecer ociosos desde su

ingreso en arcas, hasta su giro efectivo o su utilización. Para ello el sujeto privado podrá

invertir esos fondos sólo en instrumentos bursátiles de carácter público estatal y deberá

invertirlos por medio de contratos de administración bursátil que le garantice la propiedad

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de los títulos valores adquiridos, utilizando la intermediación de los puestos de bolsa que

cumplan con los requisitos fijados para las inversiones de las entidades del sector público,

dictados por el Poder Ejecutivo mediante reglamento.

3.5.7. Cumplir con cualquier otro requisito establecido por el IAFA.

4. INFORMES DE RESULTADOS

Las organizaciones deben presentar los siguientes informes:

4.1. Informe anual de labores. Las organizaciones no gubernamentales deben presentar a más tardar, el 15 de diciembre de

cada año un Informe anual de labores, el informe debe contener como mínimo lo siguiente:

4.1.1. Presentación: a. Incluir una breve descripción de la organización (nombre, fecha de creación o los años

que llevan trabajando, lugar donde se encuentran localizados, entre otros).

b. Señalar número y fecha de acuerdo de la Junta Directiva de la organización, donde se

aprueba el informe que se presenta al IAFA.

c. Enumerar el contenido del informe.

d. El documento debe ser remitido por el representante legal de la organización.

4.1.2. Información sobre la población atendida: Datos sociodemográficos o descripción de la población atendida de la siguiente manera:

a. Distribución de los pacientes según el lugar de residencia.

b. Distribución del número de pacientes por edad, comprendidos en los siguientes grupos:

- Menores de 12 años

- De 13 a 18 años

- De 19 a 29 años

- De 30 a 39 años

- De 40 a 49 años

- De 50 años y más.

c. Distribución de pacientes atendidos según sexo.

d. Comparación entre las salidas de las personas atendidas durante el año del informe y

las del período anterior.

e. Cuando sea posible, presentar una distribución de los resultados obtenidos con las

personas atendidas durante el año, señalando el número de casos que responde a una:

- Salida planificada (completó el tratamiento)

- Salida no planificada (la persona abandonó o suspendió del tratamiento)

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- Salida disciplinaria o administrativa (incumplió las reglas del centro o el plan de

tratamiento)

4.1.3. Detalle de los logros obtenidos: Describir los objetivos o metas propuestas en el plan anual de trabajo presentado al IAFA, y

que se deberían haber alcanzado en el plazo de un año. Comparar con lo que se logró

realmente.

Con base en la información anterior señalar los principales obstáculos o problemas que

enfrentaron para poder cumplir o no cumplir con las metas propuestas.

Es importante que se indiquen las necesidades prioritarias que hayan observado en

relación con los servicios que brindaron.

4.2. Informe mensual sobre egresos y atenciones. Por cada persona que sea ingresada en los centros que administren las organizaciones no

gubernamentales, se deberá llenar una “Boleta de Admisión y Egresos” (Formula 5), la cual será

incorporada al expediente respectivo. Esta boleta no tiene que ser remitida al IAFA, pero sirve de

base para completar el contenido de los informes mensuales que se deben presentar.

Las organizaciones utilizarán la “Boleta Resumen de Egresos y Atenciones” (Formula 6) para

remitir la información correspondiente de todas las personas que han admitido y las que se

encuentren recibiendo servicios en los diversos centros administrados por las organizaciones.

Esta boleta deberá ser remitida mensualmente, en los primeros diez días del mes siguiente al

reportado.

5. INFORMES DE LIQUIDACIÓN DE RECURSOS

5.1. Las liquidaciones serán presentadas al Subproceso Financiero del IAFA.

5.2. Un informe parcial de liquidación de recursos debe ser presentado a más tardar el 15 de junio de

cada año, en el cual se debe informar sobre los recursos ejecutados hasta ese momento.

5.3. Un informe final o anual de liquidación de recursos se ha de presentar a más tardar el 15 de

diciembre de cada año. Como en su oportunidad se hizo entrega de un primer informe

semestral, solo basta entregar el correspondiente al del segundo semestre, para completar el

informe anual, por lo que el saldo inicial debe ser el final del primer semestre.

5.4. La liquidación debe contener:

a. Declaración jurada (Fórmula N° 7). Firmada tanto por el representante legal, como por el

tesorero y contador de la organización. El contador debe ser miembro activo del Colegio de

Contadores Privados de Costa Rica.

b. Detalle de recursos recibidos según convenio de cooperación y transferencia, (Fórmula N° 8).

c. Detalle de cheques girados (Fórmula N° 9).

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d. Detalle del disponible (Fórmula N° 10).

e. Informe de ejecución y liquidación del presupuesto (Fórmula N° 11).

f. Detalle del personal pagado por atención directa (Fórmula N° 12).

g. Detalle de los miembros de Junta Directiva (Fórmula N° 13).

h. Cheques y sus comprobantes originales, los cuales serán devueltos una vez revisada la

liquidación.

i. Estados Financieros a la fecha de la liquidación.

j. Copia de conciliaciones bancarias del período que cubre la liquidación.

k. Copia de los estados de cuenta bancarios del período que cubre la liquidación.

l. Copia de planillas de la Caja Costarricense de Seguro Social, que demuestre el pago de cargas

sociales del personal pagado con estos recursos.

m. Certificación emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social que se encuentran al día con

el pago de esta obligación.

n. Inventario de activos fijos adquiridos con estos recursos.

5.5. Requisitos que han de tener las facturas liquidadas:

a. Membretadas y debidamente prenumeradas.

b. Timbradas o con la leyenda dispensada de timbraje e indicando el respectivo número de oficio.

c. La factura debe ser original y ha de contener información clara, completa, sin borrones ni

tachaduras.

d. Nombre completo de la organización, tal como se indica y consta en la cédula jurídica.

e. Descripción amplia del bien o servicio adquirido.

f. Monto total en letras y números.

g. Con el estampado del sello de cancelación, con la anotación del número cheque y su fecha de

emisión.

h. No se aceptarán tiquetes de caja, excepto en casos que el tiquete especifique la fecha, el

gasto, el nombre y cédula jurídica del proveedor que la emite.

6. FISCALIZACION Y SEGUIMIENTO

6.1. La supervisión o fiscalización se realizará para comprobar el correcto cumplimiento de los

fines, programas y actividades de las organizaciones, y para asegurar que se ajusten a lo

establecido según las disposiciones legales correspondientes. Esta función permite medir la

ejecución del programa, mostrando las áreas fuertes y débiles, para aplicar acciones correctivas

si fueran necesarias.

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6.2. El IAFA implementará y aplicará los mecanismos de control necesarios y suficientes para

verificar la correcta utilización y destino de todos los beneficios que otorgue.

6.3. La fiscalización se hará cuando ocurra alguna de las siguientes circunstancias:

a. De acuerdo a la programación del IAFA y de otras entidades externas que intervienen con

aportación de fondos y en labores de control.

b. Cuando exista una denuncia por escrito, formal y debidamente fundamentada por un

miembro de su Junta Directiva, Fiscalía, funcionario o personal de la organización,

asociado, beneficiario o de cualquier persona de la sociedad civil, de institución pública o

privada, sobre supuestas irregularidades en el manejo de los fondos públicos recibidos por

la organización.

c. Porque se debe dar seguimiento a las recomendaciones emanadas por la Auditoría Interna

del IAFA y por las entidades externas (Ministerio de Salud, Instituto Mixto de Ayuda Social,

Contraloría General de la República y otras instituciones relacionadas) que hayan realizado

alguna intervención en las organizaciones.

d. En caso de que exista una solicitud expresa y fundamentada de alguna instancia del IAFA.

e. Cuando en la documentación que presenten se detecten debilidades o supuestas

irregularidades administrativas o financieras.

f. Cuando en las visitas de supervisión se detecte una supuesta desviación de fondos o

debilidad en los controles internos.

6.4. Porque es necesaria la fiscalización económica, entre otros, la revisión de los libros legales de

contabilidad (Diario, Mayor e Inventarios y Balances), para verificar sus contenidos, las cuentas

incluidas (ingresos y egresos), registro de la información y otros aspectos, que demuestren la

correcta aplicación de los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.

También, incluirá la revisión de los estados de cuentas bancarias, registros auxiliares de

contabilidad, comprobantes de ingresos y egresos, libretas de depósitos, chequeras y movimientos

de caja chica. Porque es necesaria la fiscalización económica, la cual ha de incluir, entre otros, etc.

7. SUSPENSIÓN Y ANULACION DEL GIRO DE RECURSOS

7.1. El IAFA podrá suspender la entrega de recursos económicos a las organizaciones cuando estas

incurran en cualquiera de las siguientes causas:

7.1.1. Vencimiento de cédula jurídica.

7.1.2. No tener los libros legales al día.

7.1.3. No haber liquidado los recursos asignados del año anterior en las fechas previamente

establecidas en el convenio y descritas en este instructivo.

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7.1.4. Cuando incumpla con cualquiera de los aspectos establecidos en el CONVENIO DE

COOPERACIÓN firmado con el IAFA y las normas de este instructivo.

7.1.5. Cuando la organización no realice las recomendaciones técnicas vinculantes dadas por el

IAFA, para mejorar la dirección, la administración y los servicios.

7.1.6. Haberse detectado mediante visitas de supervisión, por intervenciones, o denuncias

formales, sobre un inadecuado servicio que se preste a la población beneficiaria del

programa que se realiza o cuando se atenta contra la integridad física, emocional y sexual de

la población beneficiaria.

7.1.7. Haberse detectado por medio de visitas de supervisión, por fiscalizaciones económicas e

intervenciones de la Auditoria Interna del IAFA u otras instancias gubernamentales, o bien

por denuncias formales sobre el uso indebido de los recursos asignados.

7.1.8. Por otras causas que determine el IAFA.

7.2. El IAFA podrá anular o cancelar los recursos económicos otorgados a las organizaciones, cuando

estas incurran en cualquiera de las siguientes causales:

7.2.1. Haberse detectado un inadecuado servicio y atención, atentando contra la integridad física,

emocional o sexual de la población beneficiaria.

7.2.2. Haberse detectado el uso indebido de recursos asignados.

7.2.3. Cuando la organización persista en no ejecutar las recomendaciones técnicas vinculantes

dadas por el IAFA, para mejorar la dirección, administración y los servicios a la población.

7.2.4. Otras causas que el IAFA determine.

7.3. Los aspectos anteriores tienen que fundamentarse por medio de un informe que emitirá el IAFA,

por medio del Área estratégica correspondiente, que justifique la anulación o suspensión del giro

de recursos.

7.4. En caso de encontrarse supuestas irregularidades de tipo penal, el IAFA trasladará un informe y

la documentación pertinente, a la instancia judicial que corresponda.

7.5. La suspensión o anulación de recursos asignados se realizará por la misma vía que se utilizó

para la aprobación del mismo.

7.6. La Dirección General comunicará a la organización, lo que corresponda.

8. TRAMITE DE LOS CONVENIOS

8.1. La organización solicitante deberá suscribir un convenio con el IAFA, en el cual se exprese tanto

el cumplimiento de los preceptos que fundamentan su existencia. Además se dará fe del

compromiso por el correcto uso y destino de los fondos que reciba, aceptando la fiscalización

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que el IAFA ha de ejercer, así como la aceptación de la aplicación de las medidas correctivas

que se recomienden al funcionamiento del programa.

8.2. La suscripción del convenio se firmará una vez que los fondos solicitados por la organización

sean debidamente aprobados. Su trámite concluye con el refrendo de la Contraloría General de

la República, cuando corresponda.

8.3. En el momento en que la organización solicitante reciba el comunicado oficial de aprobación de

la solicitud de fondos, deberá realizar el siguiente trámite para suscribir el convenio:

a. Suministrar el número de la cuenta corriente en que se administrarán esos recursos, la cual

debe ser de uso exclusivo para este propósito.

b. Presentar los libros legales al día.

c. Entregar los estados financieros del mes anterior a la firma del convenio.

b. Adquirir las especies fiscales según se indique.

8.4. El documento del convenio se confeccionará en original y copia. El IAFA custodiará el original y

se entregará copia al interesado, una vez que cuente con el refrendo de la Contraloría General

de la República.

9. Estos trámites y requisitos se fundamentan en la Ley 7972 "Creación de cargas tributarias sobre

licores, cervezas y cigarrillos, para financiar un Plan Integral de protección y amparo de la población

adulta mayor, niñas y niños en riesgo social, personas discapacitadas, abandonadas, rehabilitación

de alcohólicos y farmacodependientes" y su Reglamento y en la Circular 14299 (DFOE-188),

“Regulaciones sobre la fiscalización y el control de los beneficios patrimoniales, gratuitos o sin

contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados” emitida por la Contraloría General de la

República.

10. Este instructivo fue aprobado por la Junta Directiva del Instituto Sobre Alcoholismo y

Farmacodependencia mediante Acuerdo Firme N° 4, de la Sesión Ordinaria N° 35-02, celebrada el

martes 24 de setiembre del 2002.

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Anexos

FORMULA N° 1

PLAN DE TRABAJO Organización proponente: Nombre del programa o proyecto: Responsable: Justificación: Antecedentes o historial del programa: Cobertura geográfica:

Objetivo General Objetivos Específicos 1 2 3 Metas

1 2 3 Actividades 1 2 3 Beneficiarios directos:

Costo de atención por beneficiario:

Recursos Humanos

Infraestructura y equipamiento

Fecha de Inicio del plan Fecha de conclusión. Criterios de seguimiento y control

Criterios de Evaluación

Aprobado por la Junta Directiva de la organización (u órgano que haga sus veces) en la sesión N° _____ del ___ de ____________ de 2010.

Nombre Organización: ______________________________________________________

Descripción Parciales Parciales TotalINGRESOS CORRIENTES:De instituciones y empresas públicas: 4

Del Gobierno Central: 5

De Municipalidades: 6

INGRESOS DE CAPITAL: 7

De instituciones y empresas públicas: A678



Intereses devengados por fondos de origen público 7

Superávit

TOTAL

INGRESOS 3

Isntituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia

Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Organización 1

Año: ________________2

Fórmula N° 2

Nombre Organización: ______________________________________________________

Isntituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia

Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Organización 1

Año: ________________2

Fórmula N° 2

Partida Parciales Totales %

SERVICIOS PERSONALES

SERVICIOS NO PERSONALES

MATERIALES Y SUMINISTROS

MAQUINARIA Y EQUIPO

DESEMBOLSOS FINANCIEROS

CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y MEJORAS

TRANSFERENCIAS

Aporte a: Autorizado por Ley N°

SERVICIO A LA DEUDA

ASIGNACIONES GLOBALES

TOTAL

1 Incluye el presupuesto total de la organización2 Si los ingresos que se solicitan para financiar programas por varios años, el presupuesto debe ser por períodos anuales. Si es ocasional, para financiar un proyecto específico, podrá presentarse im proyecto con un título que diga "Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto ........................... "3 Provenientes de presupuestos públicos, del período vigente o del período anterior.4 Detallar nombre de los concedentes y ley que los autoriza.5 Indicar la Ley de Presupuesto de la República que autoriza la partida o transferencia, así como el código correspondiente. 6 Detallar el nombre de las municipalidades concedentes y ley que las autoriza.7 Aportes para utilizar en inversión fija (v. g. . Terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, equipo)8 Estos intereses deben ser utilizados en la misma finalidad del fondo respectivo.

EGRESOS

Página 2

Nombre Organización: ______________________________________________________________

Partida Parciales Totales % (1)

SERVICIOS PERSONALES 0

Atención directa 0

Cargas sociales patronales

SERVICIOS NO PERSONALES 0

Transporte 0

Capacitación 0

Servicios públicos 0

MATERIALES Y SUMINISTROS 0

Material didáctico 0

Medicamentos 0

Productos alimenticios 0

Vestuario 0

Artículos de higiene y limpieza 0

MAQUINARIA Y EQUIPO 0

Mobiliario y equipo de oficina 0

Menaje de casa

Equipo médico

CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y MEJORAS 0

Infraestructura 0

TOTAL 0

Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia

Presupuesto solicitado al IAFAAño: ________________

Fórmula N° 3

Cédula Jurídica N°: _________________ Teléfono: ______________Fax: ___________

Representante Legal: _______________________________ Cédula: _______________

Se debe presentar:1. Oficio en que el representante legal autoriza estas firmas con el nombre y N° cédula.2. Original y fotocopia de la cédula de los autorizados.3. Oroginal y fotocopia de la cédula del representante legal.

Registro de firmas para retiro de cheques

Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia

Cédula Cédula

Fórmula N° 4

Firma representante legal

_____________________________________

Nombre Nombre

Firma Firma

REPORTE DE EGRESOS DE PACIENTES*

CENTRO:_____________________________________________________________________FECHA:__________________________ PERIODO REPORTADO:________________________________

Cédula Sexo Edad Estado Civil

Hijos Ocupación Trabaja Provincia Cantón

Fecha de Ingreso

Fecha de Egreso

Días de Estancia

1era vez

Motivo de Egreso

Drogas Consumidas

1. / 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

(*) Este informe debe remitirse a Desarrollo Institucional del IAFA en los primeros cinco días del mes reportado.

Fecha:Cédula jurídica Nº:Vencimiento de Personería Jurídica:Nombre del Contador:Nombre del Tesorero:Dirección Organización:Modalidad de Atención:Número de Cuenta Corriente: Banco:Liquidación depósitos/ cheques Nos.Monto en colones:Monto en letras:

Declaramos bajo juramento que la información en esta liquidación es cierta y exacta.

Firmamos de conformidad en San José a los _________________________________

_______________________________ _______________________________Nombre: _______________________ Nombre: _______________________

Representante legal ContadorCédula Nº _________ Cédula N° _________

Carnet N° ________

Nombre organización: _______________________________________________


Declaración Jurada

Cédula Nº _________Tesorero

_______________________________Nombre: _______________________

Fórmula N° 7

Número Número NúmeroDocumento Recibo Depósito Fecha Período a cubrir Monto

Subtotal

Más:Intereses ganados sobre saldos bancarios e inversiones

Total


Detalle de recursos recibidos según convenio de cooperación y transferencia

Nombre organización: ________________________________________________________

Fórmula N° 8

Const..Atención Cargas Transp. Capacit. Servicios Material Medic. Prod. Vestuar. Higiene y Mobiliario Menaje Equipo Infraestr. Total

Fecha Número Número Proveedor Monto directa sociales públicos didáctico aliment. limpieza y eq. ofic. de casa médico

Nota: Si no es suficiente el espacio, inserte las filas que sea necesario


TOTALES

FacturaCheque

Fórmula N° 9

Nombre organización: _____________________________________________Período: _________________________________________________________

Detalle de cheques girados

Serv. No Personales Maquinaria y equipoServcios Person. Materiales y suministros

Descripción

Ingresos recibidos al _______________________(a) (b) + (c) + (d)

Saldo liquidación anterior (b)

Intereses ganados s/ saldos bancarios e inversiones(c)

Desembolsos (d)

Menos:

Gastos ejecutados al ______________________ (e) Sumar (f), (i), (m), (s) y (x)

SERVICIOS PERSONALES (f) Sumar (g)) y (h)

Atención directa (g)

Cargas sociales patronales (h)

SERVICIOS NO PERSONALES (i) Sumar (j) a (l)

Transporte (j) 0

Capacitación (k) 0

Servicios públicos (l) 0

MATERIALES Y SUMINISTROS (m) Sumar (n) a (r)

Material didáctico (n) 0 Medicamenteos (o) 0 Productos alimenticios (p) 0 Vestuario (q) 0 Artículos de higiene y limpieza (r) 0

MAQUINARIA Y EQUIPO (s) Sumar (t) a (v) Mobiliario y equipo de oficina (t) 0 Menaje de casa (u) Equipo médico (v)

CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y MEJORAS (x) Sumar (y) Infraestructura (y) 0

TOTAL (a) -(e)

Período: _____________________________________________________________________

Nombre organización: _____________________________________________________________


Detalle del disponibleResumen General

Fórmula N° 10

Nombre organización: ________________________________________________________________________________

Presupuesto Presupuesto Presupuesto Ingresos Diferenciaordinario extraordinario definitivo reales

INGRESOS CORRIENTES:De instituciones y empresas públicas: 3



INGRESOS DE CAPITAL: 6De instituciones y empresas públicas: 3



Intereses devengados por fondos de origen público 7

Superávit

TOTALES

EGRESOS Presupuesto Modificac. Presupuesto Egresos reales Diferenciaordinario Presup. Ext. definitivo (gastado)

SERVICIOS PERSONALES

SERVICIOS NO PERSONALES

MATERIALES Y SUMINISTROS

MAQUINARIA Y EQUIPO

DESEMBOLSOS FINANCIEROS

CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y MEJORAS

TRANSFERENCIAS

TOTALES

Firma del representante legal del sujeto privado:

Fecha:


Informe de ejecución y liquidación del presupuesto

INFORME DE EJECUCIÓN 2

Sello

Año _______________ 1

Fórmula N° 11

Nombre organización: ________________________________________________________________________________


Informe de ejecución y liquidación del presupuestoAño _______________ 1

Fórmula N° 11

Parciales TotalINGRESOSIngresos presupuestadosMenos: Ingresos reales

Superávit o déficit de ingresos

EGRESOSEgresos presupuestadosMenos: Egresos reales

Superávit o déficit de egresos

SUPERÁVIT (o déficit) total acumulado 8

DETALLE DEL SUPERÁVIT 9

¢

Firma del representante legal del sujeto privado:

Fecha:

1 O del programa o proyecto, según sea el caso.2 Utilizar el mismo nivel de detalle que se indica en la fórmula N° 2.3 Detallar nombre de los concedentes y ley que los autoriza.4 Indicar la Ley de Presupuesto de la República que autoriza la partida o transferencia, así como el código correspondiente. 5 Detallar el nombre de las municipalidades concedentes y ley que las autoriza.6 Aportes para utilizar en inversión fija (v. g. . Terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, equipo)7 Estos intereses deben ser utilizados en la misma finalidad del fondo respectivo.8 Se debe adjuntar una constancia del tesorero con un detalle de los saldos de dinero efectivo e inversiones que representan el superávit, con el número de cuenta corriente bancaria y tipo de inversiones, con el nombre del banco emisor o custodio.9 Detallar concedente, destino y saldo de fondos no utilizados.

LIQUIDACIÓN

Sello

Página 2

Detalle del personal pagado por atención directa

Nombre Número Salario Fecha de Fecha de Funcionescédula Devengado Ingreso Salida Nacionalidad que desempeña

Total


Nombre organización: _____________________________________________Período: _________________________________________________________

Fórmula N° 12

11

Nombre Número Puesto Vigencia Dirección Teléfonoscédula nombramiento

Nombre organización: _____________________________________________


Detalle miembros de Junta DirectivaFórmula N° 13

INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION, TRAMITE Y APROBACION DE ... · Cuando se trate de proyectos...

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