INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS

INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES

DESARROLLADAS

(27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014)

Julio de 2014

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 i

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título:

INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES

DESARROLLADAS (27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE

2014)

Fecha elaboración

AAAA-MM-DD: 2014-07-28

Sumario:

Documento que reúne y expone los procesos y actividades realizados

durante la prestación de servicios profesionales para el desarrollo del

análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de

implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la

Contraloría General de la República (CGR) en el período del 27 de enero

del 2014 al 28 de julio de 2014.

Palabras Claves:

Proyecto, SAE, Oportunidad Estratégica, Actividades, Procesos,

Desarrollo, Análisis, Acompañamiento, Implementación, Contrato 371

de 2014, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso Administrativo

Sancionatorio, Proceso de Jurisdicción Coactiva, Proceso Disciplinario.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República

Código: Versión: 1.0 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica

Contrato Nº 371 de 2014

Firmas:

Revisó:

Oficina de Sistemas e Informática de

la Contraloría General de la

República

Aprobó: Supervisor del contrato Nº 371 de

2014

Información

Adicional:

Ubicación:

Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un

archivo magnético asociado al documento y está localizado bajo el

nombre 10_PCR_Contrato371.pdf en disco adjunto.

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 ii

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2014-07-28 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iii

TABLA DE CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................ 1

CRÉDITOS .................................................................................................................................. 2

1. PROPÓSITO ........................................................................................................................ 3

2. RESUMEN ........................................................................................................................... 3

3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE ........................................................................ 3

3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ............................................................. 4

3.1.1. Cronograma de seguimiento ................................................................................ 4

3.1.2. Información disponible ......................................................................................... 4

3.1.3. Medidas de administración y seguimiento ............................................................ 5

3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO .............................................................. 20

3.2.1. Estado de implementación ................................................................................. 20

3.2.2. Pronósticos de cargue ........................................................................................ 23

3.2.3. Información disponible ....................................................................................... 25

3.2.4. Medidas de administración y seguimiento .......................................................... 26

3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA .............................................................. 30





3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ................................................... 46





3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA.......................................................... 60

3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas ................................................................ 60

3.5.2. Parametrización GLPI ........................................................................................ 61

3.5.3. Socialización del aplicativo de Mesa de Ayuda .................................................. 72

3.5.4. Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda .......................................... 74

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iv

3.5.5. Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de

Sistemas e Informática de la CGR ..................................................................................... 77

3.6. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL SAE ............................................................. 77

3.6.1. Relación de documentos cargados al SAE con tráfico de red ............................ 77

3.6.2. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE ....................................... 79

3.7. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS ................................................... 83

4. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS ALCANZADOS............... 91

4.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS CONTRACTUALES ALCANZADOS...

.................................................................................................................................. 91

4.1.1. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de análisis .............................. 91

4.1.2. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de acompañamiento y

seguimiento ........................................................................................................................ 93

4.1.3. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de cierre................................. 99

4.2. LOGROS ADICIONALES OBTENIDOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

.................................................................................................................................. 99

4.3. INFORMACIÓN Y METODOLOGÍA DE LOS ENTREGABLES ................................ 101

4.3.1. Informe de elaboración de los cronogramas de digitalización a Nivel Central y

Gerencias Departamentales Colegiadas .......................................................................... 101

4.3.2. Informe de elaboración de cronogramas de capacitación a Nivel Central y

Gerencias Departamentales Colegiadas .......................................................................... 102

4.3.3. Informe de estimación de recurso humano ....................................................... 102

4.3.4. Informe de seguimiento a compromisos adquiridos .......................................... 105

4.3.5. Informe de seguimiento a los hitos y/o medidas de administración y seguimiento

de SAE ......................................................................................................................... 106

4.3.6. Informe de seguimiento a expedientes digitales ............................................... 107

4.3.7. Informe de avance en el apoyo al montaje de los procesos de la Mesa de Ayuda

SAE ......................................................................................................................... 108

4.3.8. Informe de apoyo a la contratación para la definición de procesos en la Oficina de

Sistemas e Informática ..................................................................................................... 110

4.3.9. Informe de los procesos de cambio tecnológico que han permitido el desarrollo

del SAE ......................................................................................................................... 111

5. RECOMENDACIONES .................................................................................................... 113

6. ANEXOS .......................................................................................................................... 120

6.1. ANEXO A – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE

ADMINISTRACIÓN DEL SAE-PRF ...................................................................................... 120

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 v

6.2. ANEXO B – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE

ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - DISCIPLINARIOS ................................. 123

6.3. ANEXO C – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE

ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE-PJC ......................................................... 125

6.4. ANEXO D - TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE

ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - PAS ....................................................... 128

6.5. ANEXO E – INFORMACIÓN UTILIZADA - PRF ....................................................... 131

6.6. ANEXO F - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESOS DISCIPLINARIOS ............. 141

6.7. ANEXO G - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO DE JURISDICCIÓN

COACTIVA .......................................................................................................................... 142

6.8. ANEXO H - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO ADMINISTRATIVO

SANCIONATORIO ............................................................................................................... 148

6.9. ANEXO I - HOJAS DE VIDA DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y

SEGUIMIENTO DEL SAE .................................................................................................... 152

6.10. ANEXO J - CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES ........................................... 165

6.11. ANEXO K – ACTAS 42 Y 43 .................................................................................... 171

6.12. ANEXO L - MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA

RESOLUCION 005 DE 2014 ............................................................................................... 178

6.13. ANEXO M - PROYECTO MINERÍA DE DATOS MIDA-CGR, CONSIDERACIONES Y

RECOMENDACIONES PARA SU CREACIÓN .................................................................... 188

6.14. ANEXO N - CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO ............ 194

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 1

DERECHOS DE AUTOR

La autoría intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica,

quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo

su aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución

del contrato Nº 371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales

especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad

Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o

medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.

3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."

4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso

entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República.


CRÉDITOS

Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, de la

Contraloría General de la República – CGR, se han generado por parte de la Oficina de

Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema

General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido

liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico, un

conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de

este documento de reporte final de los procesos y actividades desarrolladas en las distintas

etapas del proyecto de prestación de servicios profesionales, para el desarrollo del análisis,

acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación del Sistema de

Aseguramiento Electrónico (SAE), en la Contraloría General de la República.


1. PROPÓSITO

El presente documento reúne y expone los procesos y actividades realizados durante la

ejecución del contrato 371 de 2014, en el período comprendido del 27 de enero de 2014 al 28

de julio del mismo año, en relación con la prestación de servicios profesionales para el

desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación

del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República

(CGR) por parte de la firma Oportunidad Estratégica.

Por ende, aquí se contemplan los aspectos más importantes presentes y las actividades

realizadas en la etapa de implementación del SAE. De igual forma, el documento presenta los

elementos clave y recomendaciones para tener una continuación exitosa de este proceso.

2. RESUMEN

Inicialmente, se presentan los elementos claves del estado de implementación del SAE durante

el desarrollo del proyecto, entre los cuales se encuentran las mediciones de los hitos y/o

medidas de administración y seguimiento del SAE, al igual que el estado de avance de la

implementación de la mesa de ayuda en la Contraloría General de la República y el estado de

cumplimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios y demás vinculados a la

Entidad en el marco del proyecto SAE.

Posteriormente, el presente documento expone el resumen de los procesos y actividades

desarrollados durante la ejecución del contrato. Adicionalmente, se exponen los aspectos más

relevantes de cada uno de los informes y/o documentos elaborados durante el desarrollo del

mismo. Esta información, se complementa con las metodologías utilizadas para el desarrollo de

cada uno de estos entregables.

Finalmente, se presentan las recomendaciones dirigidas a facilitar un cierre exitoso del

proyecto, y dar continuidad en el proceso de adopción de SAE.

3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE

A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en la Entidad al 21 de Julio de

2014, con base en cuatro factores de seguimiento. El primer factor corresponde a los hitos y/o

medidas de administración y seguimiento del SAE1 (indicadores) definidos en conjunto entre la

Contraloría General de la República – CGR y Oportunidad Estratégica para los Procesos de (1)

Responsabilidad Fiscal - PRF, (2) Jurisdicción Coactiva – PJC, (3) Administrativos

Sancionatorios – PAS y (4) Disciplinarios.

1 Ver Anexo I – Hoja de vida de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento


El segundo punto corresponde a la implementación de la Mesa de Ayuda en la Oficina de

Sistemas e Informática. El tercer factor aborda el seguimiento al desempeño del SAE, a través

de los resultados de pruebas de cargue y firma de documentos. Y por último el seguimiento de

los compromisos adquiridos por los diferentes actores durante la ejecución del proyecto.

3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de

Responsabilidad Fiscal, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2013.

3.1.1. Cronograma de seguimiento

El cronograma establecido para la recolección y análisis de información se puede visualizar a

continuación. Igualmente, se puede ver el cumplimiento llevado a cabo al momento de entrega

del presente documento.

3.1.2. Información disponible

A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la

CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información

que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y

seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega

para su análisis. Finalmente, en rojo se muestra la información que no está disponible a la fecha

de elaboración del presente documento y por tanto no será entregada.

Medición 1

06/02/2014

Medición 2

20/02/2014

Medición 3

06/03/2014

Medición 4

20/03/2014

Medición 5

08/04/2014

Medición 6

23/04/2014

Medición 7

08/05/2014

Medición 8

21/05/2014

Medición 9

06/06/2014

Medición 10

20/06/2014

Medición 11

09/07/2014

Reporte Final

21/07/2014


Dependencia Información solicitada

Indicador asociado Nivel Estado de la solicitud de información

Dirección de Impresión, Archivo y

Correspondencia


Correspondencia

Número de carpetas digitalizadas

Carpetas digitalizadas

Nivel Central Información entregada

Nivel Regional Información entregada

Número de expedientes digitalizados

Expedientes digitalizados



Documentos digitalizados

entregados a los usuarios del SAE

Documentos incorporados en SAE



Mnemo

Número de documentos

incorporados al SAE




Actividades realizadas en el SAE

Nivel de apropiación del SAE

Nivel Central Información no

entregada

Nivel Regional Información no

entregada

Grupo Operativo SAE

Número de usuarios capacitados SAE

Usuarios capacitados SAE



Oficina de Sistemas e Informática

Número de firmas digitales asignadas

Firmas digitales asignadas



Eficiencia en la gestión de casos de soporte



Elaboración: Oportunidad Estratégica

3.1.3. Medidas de administración y seguimiento

Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue

elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los

objetivos del contrato N° 371 de 2014.

Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la

CGR para los Procesos de Responsabilidad Fiscal y la información para su uso ha sido

entregada por la entidad en la medida en que la ha tenido disponible. A continuación se indican

los analizados:


3.1.3.1. Eficiencia en los casos de soporte

Ilustración 1. Casos de Soporte Abiertos

Fuente: Mesa de Ayuda CGR


3.1.3.1.1. Resultado y Análisis

Para la medición de este indicador se unificó la información del Nivel Central y el Regional, en

una única medición:

Avance real de acuerdo a la meta de la semana Detalle del análisis/observaciones al periodo de

medición

65%

La eficiencia en la solución de los casos de soporte, se encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse por debajo del 80% de la meta establecida. Se considera que la principal causa de este avance, está relacionado con que los facilitadores solucionan los casos pero no registran su cierre en la matriz de casos de soporte.

Cálculos: Oportunidad Estratégica

Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta la tipificación de los casos

de soporte generados:


Ilustración 2. Tipificación de casos de soporte

Fuente: Mesa de Ayuda CGR


Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:

1. Número de casos de soporte generados: el cual estipula el número de casos de

soporte con ticket, reportados por los funcionarios a la Mesa de Ayuda SAE.

2. Número de casos de soporte cerrados: el cual estipula el número de casos de soporte

con ticket, resueltos por la Mesa de Ayuda SAE.


3.1.3.2. Firmas digitales asignadas

Ilustración 3. Firmas asignadas en el Nivel Central

Fuente: USATI CGR


Ilustración 4. Firmas asignadas en Gerencias Departamentales

Fuente: USATI CGR.




Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y el Regional

(Para mayor detalle ver Anexos):

a. Nivel Central


medición

100%

El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida. Este avance corresponde a la generación y entrega de nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.


b. Gerencias Departamentales:


medición

100%

El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida. Este avance corresponde a la generación y entrega de nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.


Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:

1. Número de funcionarios con token: el cual estipula el número de funcionarios que han

recibido el token para interactuar con la Plataforma SAE.

2. Número total de funcionarios con token al 26 de febrero de 2014: corresponde a los

tokens entregados, en la actividad de actualización del software controlador de

dispositivos digitales2.

3. Programación de entrega de tokens a funcionarios: estas se convertirán en las

metas a cumplir por parte del equipo en los periodos establecidos en el cronograma de

seguimiento.

2Se reinició la medición de este indicador, teniendo en cuenta la recolección de tokens realizada para la actualización

de los dispositivos, por lo cual se estableció esta actividad como nueva línea base.


3.1.3.3. Usuarios capacitados en SAE

Ilustración 5. Usuarios capacitados en el Nivel Central

Fuente: Grupo operativo SAE


Ilustración 6. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales





A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor

detalle ver Anexos):

a. Nivel Central:


medición

90%

El avance registrado en el número de usuarios capacitados en el Nivel Central, se encuentra en el rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria. Se aclara que la Entidad ya finalizó con la ejecución de esta actividad en el Nivel Central, sin embargo la información utilizada para la medición de este indicador corresponde únicamente a la registrada en actas entregadas a Oportunidad Estratégica.




medición

103%

El avance real del número de usuarios capacitados se encuentra en el rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria. Este resultado corresponde a la finalización del proceso de capacitación en las 31 Gerencias Departamentales Colegiadas.



1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que

deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.

2. Número total de usuarios capacitados al 23 de diciembre de 2013: el avance

realizado hasta el momento de implementación de este indicador.

3. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán

en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos

en el cronograma de seguimiento.


3.1.3.4. Documentos incorporados en SAE

Ilustración 7. Documentos incorporados en SAE en el Nivel Central

Fuente: DIAC – Aplicativo SAE


Ilustración 8. Documentos incorporados en SAE en Gerencias Departamentales





Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y el Regional

(Para mayor detalle ver Anexos):

a. Nivel Central:


medición

87%

El avance real del número de documentos incorporados en SAE por las dependencias del Nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación MEDIO, al encontrarse entre el 80% y 90%.


Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel

de avance frente al total digitalizado:

Ilustración 9. Avance de cargue en el Nivel Central



Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60




medición

105%

El avance real del número de documentos incorporados en SAE por las Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel

de avance frente al total, en las Gerencias Departamentales que iniciaron con este proceso:

Ilustración 10. Avance de cargue en las Gerencias Departamentales

Fuente: DIAC – Aplicativo SAE Elaboración: Oportunidad Estratégica

Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60


Para la medición de este indicador, se contemplan los dos aspectos siguientes:

1. Número total de documentos a incorporar en SAE: el cual estipula el número de

documentos que deben ser incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico

SAE.

2. Número total de documentos incorporados al 23 de diciembre de 2013: el avance


3. Meta de documentos a cargar por periodo: estas se convertirán en las metas de

cargue a cumplir por parte de los diferentes funcionarios.


3.1.3.5. Expedientes digitalizados

Ilustración 11. Expedientes Digitalizados en el Nivel Central

Fuente: DIAC


Ilustración 12. Expedientes Digitalizados en Gerencias Departamentales

Fuente: DIAC




Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y Gerencias

Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):

a. Análisis Nivel Central:


medición

100%

El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


b. Análisis Gerencias Departamentales:


medición

100%

El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.



1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes

que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.

2. Número total de expedientes digitalizados al 23 de diciembre de 2013: el avance


3. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se

convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos

establecidos en el cronograma de seguimiento.


3.1.3.6. Carpetas digitalizadas

Ilustración 13. Carpetas Digitalizadas en el Nivel Central

Fuente: DIAC


Ilustración 14. Carpetas Digitalizadas en Gerencias Departamentales

Fuente: DIAC




Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y Gerencias




medición

99%

El avance real del número de expedientes digitalizados en el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.




medición

100%

El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir con el 100% de la meta establecida en el proyecto.



1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que

deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.

2. Número total de carpetas digitalizadas al 23 de diciembre de 2013: el avance


3. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: estas se convertirán

en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos



3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO

A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de Control

Disciplinario, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.

3.2.1. Estado de implementación

Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Disciplinarios requiere el

desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado en este

informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de implementación,

el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del contrato 0402 de

2014 entregado por el proveedor de la plataforma3:

Ilustración 15. Cronograma de desarrollo por ciclos - Contrato 0402 de 2014

Fuente: Mnemo Elaboración: Oportunidad Estratégica

3 Cronograma oficialmente entregado el 28 de mayo de 2014 por el grupo Mnemo a la Entidad.

AGRUPADOR FASE ENTREGLABLES FECHA INICIOFECHA APROBACIÓN

CGR

Asignación y presentación equipo de trabajo lunes, 27-ene miércoles, 12-feb

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb viernes, 04-abr

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 02-abr viernes, 11-abr

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 11-abr jueves, 24-abr

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 03-abr jueves, 24-abr

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 25-abr viernes, 02-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 05-may viernes, 16-may

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) miércoles, 23-abr miércoles, 14-may

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 12-may viernes, 23-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 26-may viernes, 13-jun

PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 16-jun jueves, 26-jun

DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) miércoles, 18-jun jueves, 19-jun

PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 27-jun miércoles, 02-jul

CRONOGRAMA DESARROLLO DISCIPLINARIO

DEFINICIONES INICIALES

CICLO 1

CICLO 2

CICLO 3

DESPLIEGUE


Ilustración 16. Cronograma general de implementación SAE en Procesos Disciplinarios


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

3-f

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6-j

un

.

13

-ju

n.

20

-ju

n.

27

-ju

n.

4-j

ul.

11

-ju

l.

18

-ju

l.

25

-ju

l.

1-a

go

.

8-a

go

.

15

-ag

o.

Definiciones inicales

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pre producción

Despliegue ciclos

Producción

Sensibilización PSA

Plan píloto

Digitalización - Central

Capacitación Central

Acompañamiento Nivel Central

Ejecución programada de la actividad

Mes7

Definiciones

Ciclo 1

Ciclo 2

Agrupador Fase/Actividad

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

Digitalización

Capacitación

Cargue

Mes 5 Mes 6

Ciclo 3

Despliegue

Pilotos

Sensibilización


La elaboración de este informe, se encuentra en la semana comprendida entre los días 21 y 25

de julio, fecha para la cual se registraron los siguientes avances:

Ciclo 1

− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,

aceptación y firma de especificaciones funcionales.

− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%

para este ciclo.

− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014, pero no son aprobadas por parte

de la Entidad. A la fecha la CGR se encuentra en un nuevo ciclo de pruebas,

verificando las modificaciones solicitadas.

Ciclo 2




para este ciclo.




Ciclo 3




para este ciclo.




Producción

− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.

Digitalización

− Se evidencia incumplimiento en la entrega de carpetas a la DIAC por parte de la Oficina

de Control Disciplinario.


Capacitación

− No ha sido posible iniciar las actividades de capacitación, teniendo en cuenta que aún

no existe una entrega que cumpla con las especificaciones definidas por la CGR, por lo

que no se ha dado una aceptación formal de las nuevas funcionalidades.

3.2.2. Pronósticos de cargue

El principal objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y

aseguramiento electrónico de los procesos de la Entidad, para lo cual es necesario que la

totalidad de los documentos electrónicos generados en las actividades de digitalización, sean

cargados y registrados en SAE por cada uno de los funcionarios responsables de los mismos.

Esta actividad de implementación es crítica para asegurar la continuidad del SAE, por lo cual la

entidad debe conocer y entender la inversión en tiempo y recurso humano que debe disponer

para su realización.

Con el fin de mostrar, desde un nivel general a uno más detallado, lo que implica para la

entidad la finalización del proceso de implementación, se presentan las siguientes

estimaciones.

3.2.2.1. Pronósticos de digitalización

En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado la actividad de

digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor

aproximado de documentos, el cual permitirá conocer los recursos necesarios para su cargue:


De esta forma, teniendo como base que el 85% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y

corresponden a 7.253 documentos, se extrapola al 100% de las carpetas, obteniendo un total

de 8.494 documentos, los cuales deberán ser cargados al sistema.

3.2.2.2. “Días hombre” laborales, dispuestos para el cargue total

A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantea la siguiente Matriz de

generación de pronósticos por escenarios, la cual pretende estimar la cantidad de días

laborales que una persona puede gastar, al combinar diferentes capacidades de cargue (RATIO

PRODUCCIÓN/DIA) y disposición de tiempo laboral (DEDICACIÓN HORA/DÍA):

CARPETAS

TOTALES

CARPETAS

DIGITALIZADAS

PORCENTAJE

DIGITALIZADASDOCUMENTOS

PRONOSTICO

DOCUMENTOS

534 456 85% 7.253 8.494



Los cuartiles utilizados en RATIO PRODUCCIÓN/DIA fueron calculados a partir de una muestra

depurada, con los datos de producción diaria de un grupo de usuarios SAE con dedicación

exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminaron los datos menores a 20

documentos/día/persona y mayores a 200 documentos/día/persona, para evitar distorsiones.

Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la

entidad permite a sus funcionarios que se dediquen 1, 2 o 4 horas a cargar documentos en

SAE.

Así, se tiene que para una dedicación de 2 horas al día y una producción de 67

documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la entidad 507 “días hombre” laborales para

cargar los 8.494 documentos mencionados.

3.2.2.3. “Días hombre” laborales por funcionario

Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información

de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67

documentos/día/persona (2do. cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:

SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES

1 2 4

JOSÉ FERNANDO ZULUAGA MARÍN 1167 139 70 35

ALVARO HERNANDO AVILA BELTRÁN 919 110 55 27

MAGDA IVONNE MORENO ROMERO 648 77 39 19

JUAN FELIPE ZAPATA ALVAREZ 642 77 38 19

CARMEN LUCERO RUÍZ CAMACHO 623 74 37 19

NYDIA JANETH BEJARANO 448 53 27 13

LUZ STELLA AMAYA 416 50 25 12

EDGAR HERNANDEZ FLOREZ 333 40 20 10

ANGELA VIVIANA RAMOS RIVERA 295 35 18 9

EDGAR NEIRA 292 35 17 9

WILLIAM ANTONIO GALLEGO BELTRÁN 288 34 17 9

VLADIMIR DAZA QUINTERO 277 33 17 8

ALEJANDRA TOBÓN DÍAZ 271 32 16 8

LUZ ESPERANZA MELO REY 241 29 14 7

1 2 4

1er cuartil 37 1836 918 459

2do cuartil 67 1.014 507 254

3er cuartil 116 586 293 146

RATIO PRODUCCIÓN/DIADEDICACIÓN HORA/DÍA



1 2 4

DORIS FUENTES LÓPEZ 206 25 12 6

LUZ AMPARO POLANCO LÓPEZ 157 19 9 5

JAVIER SALAMANCA ALDANA 17 2 1 1

ALEJANDRO RUÍZ OROZCO 13 2 1 1 Cálculos: Oportunidad Estratégica

Es así como, tomando como ejemplo a José Fernando Zuluaga Marín, le tomará 139 días

hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 70 días hábiles, si dedica 2

horas.

La anterior información es útil por cuanto le permite a la CGR prepararse para destinar

recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de personas, para asumir esta actividad.



CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información


seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega

para su análisis. En rojo la información que no es entregada a la fecha de elaboración del

presente documento y finalmente blanco para la información que no se encuentra disponible por

aun no iniciar con las actividades planteadas:

Dependencia Información solicitada Indicador asociado Estado de la solicitud de información

Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia


Carpetas digitalizadas Información entregada



Información entregada

Documentos digitalizados entregados a los usuarios

del SAE


Información entregada*

Mnemo

Número de documentos incorporados al SAE


Información no Disponible




Grupo Operativo SAE Número de usuarios

capacitados SAE Usuarios capacitados

SAE Información no

Disponible

Oficina de Sistemas e

Informática



Información entregada


Dependencia Información solicitada Indicador asociado Estado de la solicitud de información

Oficina de Sistemas e

Informática Eficiencia en la gestión de

casos de soporte

Eficiencia en la gestión de casos de

soporte


* Se cuenta con la información para desplegar este indicador, pero aún no se cuenta con el sistema en producción, por lo que no es

posible adelantar la medición.

Fuente: Mnemo







CGR y la información de éstos ha sido entregada por la entidad en la medida en que la ha

tenido disponible. A continuación se indican los analizados:



Fuente: USATI CGR





medición

100%

El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.


Para la medición de este indicador, se contemplan los aspectos siguientes:





seguimiento.



Ilustración 18. Expedientes Digitalizados

Fuente: DIAC




medición

79%

El avance real del número de expedientes digitalizados se encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse por debajo del 80%. Se evidencia incumplimiento en la entrega de carpetas a la DIAC por parte de la Oficina de Control Disciplinario.










Ilustración 19. Carpetas Digitalizadas

Fuente: DIAC




medición

85%

El avance real del número de carpetas digitalizadas se encuentra en un rango de evaluación MEDIO al encontrarse por debajo entre el 90% y el 80%


Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:



2. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: éstas se convertirán




3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA

A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de

Jurisdicción Coactiva, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.


Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos de Jurisdicción Coactiva

requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado

en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de

implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del

contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma4:





CGR


ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb martes, 01-abr

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 31-mar lunes, 07-abr

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 07-abr miércoles, 16-abr

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 31-mar lunes, 28-abr

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 24-abr martes, 06-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) miércoles, 07-may viernes, 23-may

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 21-abr martes, 13-may

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 09-may jueves, 22-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 23-may viernes, 04-jul

PRUEBAS Pruebas Ciclo 1 y Ciclo 2 miércoles, 18-jun martes, 24-jun

PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 07-jul jueves, 10-jul

PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 11-jul viernes, 11-jul

CICLO 2

CICLO 3

DESPLIEGUE


CRONOGRAMA DESARROLLO JURISDICCIÓN COACTIVA

CICLO 1


Ilustración 21. Cronograma general de implementación SAE en PJC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

3-f

eb

.

10

-fe

b.

17

-fe

b.

24

-fe

b.

3-m

ar.

10

-ma

r.

17

-ma

r.

24

-ma

r.

31

-ma

r.

7-a

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14

-ab

r.

21

-ab

r.

28

-ab

r.

5-m

ay.

12

-ma

y.

19

-ma

y.

26

-ma

y.

2-j

un

.

9-j

un

.

16

-ju

n.

23

-ju

n.

30

-ju

n.

7-j

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14

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l.

21

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28

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4-a

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11

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7-f

eb

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14

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21

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b.

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21

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28

-ma

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11

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18

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r.

25

-ab

r.

2-m

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9-m

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16

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23

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30

-ma

y.

6-j

un

.

13

-ju

n.

20

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n.

27

-ju

n.

4-j

ul.

11

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l.

18

-ju

l.

25

-ju

l.

1-a

go

.

8-a

go

.

15

-ag

o.


Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pruebas

Preproducción

Producción


Plan píloto


Revisión documental - gerencias

Iteración 1 - Gerencias





Capacitación Gerencias

Acompañamiento Gerencias



Definiciones

Mes 6

Digitalización

Capacitación

Mes7

Cargue

Mes 5

Ciclo 1

Ciclo 2

Ciclo 3

Despliegue



Pilotos

Sensibilización




Ciclo 1




para este ciclo.

− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.

Ciclo 2




para este ciclo.

− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.

Ciclo 3

− Especificación Funcional – Ciclo 3: 100% de cumplimiento en el levantamiento,

elaboración, aceptación y firma de especificaciones funcionales.


para este ciclo.

− Pruebas: Se inician pruebas el 7 de julio de 2014. Se registra un avance del 100%.

Digitalización

− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.

− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias

Departamentales.

Producción

− Se espera que la actividad se finalice en los tiempos del cronograma definido.

Capacitación

− Se iniciaron las capacitaciones para los funcionarios del nivel central y para los líderes

SAE de cada una de las gerencias.










Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel

general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de

implementación.


En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad

de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor




De tal forma, teniendo como base que el 96% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y





Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden

a 144.847 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.

CARPETAS

TOTALES

CARPETAS

DIGITALIZADAS

PORCENTAJE


PRONOSTICO

DOCUMENTOS

1.378 1.328 96% 31.024 32.192

CARPETAS

TOTALES

CARPETAS

DIGITALIZADAS

PORCENTAJE


PRONOSTICO

DOCUMENTOS

5.785 5.785 100% 144.847 144.847



A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de

generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días









exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20


Por el otro lado, en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la


SAE.

Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de

67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 1.922 “días hombre” laborales,

para cargar los 32.192 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros,

para las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 8.648 días laborales para cargar los

144.847 documentos.

1 2 4

1er cuartil 37 6960 3.480 1740

2do cuartil 67 3.844 1.922 961

3er cuartil 116 2.220 1.110 555


1 2 4

1er cuartil 37 31318 15.659 7830

2do cuartil 67 17.295 8.648 4.324

3er cuartil 116 9.989 4.995 2.497




Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67 documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:



1 2 4

JOSE TOBIAS ZAQUEDA 6268 748 374 187

JAVIER L GUERVARA 5471 653 327 163

LUIS JESUS ACEVEDO GUTIERREZ 4246 507 253 127

IVONNE YESENIA PUENTES 2861 342 171 85

LUIS A. ALEMAN 2740 327 164 82

JAIRO ENRIQUE HERNANDEZ C 2218 265 132 66

JAVIER TIBERIO PINZON 2191 262 131 65

FANNY A. RODRIGUEZ R 2033 243 121 61

JAIME POVEDA 1526 182 91 46

RICHARD M. VERGARA 645 77 39 19

MARCELA PEÑALOZA CRUZ 626 75 37 19

CLAUDIA MONTOYA 199 24 12 6 Cálculos: Oportunidad Estratégica

De tal forma, a José Tobías Zaqueda, por ejemplo, le tomará 748 días hábiles si dedica a esta

labor con un promedio de 1 hora al día, y 374 días hábiles, si se dedica 2 horas.


GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES

1 2 4

AMAZONAS FERNAN FIGUEREDO BLANCO 2875 343 172 86

ANTIOQUIA ELIZABETH HERNANDEZ 10071 1203 601 301

ARAUCA DIEGO ALEJANDRO VARGAS BÁEZ 1187 142 71 35

ATLANTICO GASPAR PUGLIES V. 2420 289 144 72

ATLANTICO MARINA ROMERO C. 2112 252 126 63

BOLÍVAR MANUEL OCHOA MONTES 5380 642 321 161

BOYACÁ ORLANDO SALAMANCA FLECHAS 7944 949 474 237

CALDAS ELISEO LARGA TABA 4578 547 273 137

CAQUETA CARMEN ALICIA ENRIQUEZ SANTACRUZ 6703 800 400 200

CASANARE ADUL ANTONIO REYES GALVAN 1849 221 110 55



1 2 4

CAUCA JAVIER H. NARVAEZ V 6819 814 407 204

CESAR IRENE BEATRIZ MARTINEZ 7503 896 448 224

CHOCO ZULY ROBLEDO ROBLEDO 6443 769 385 192

CHOCO JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 3744 447 224 112

CORDOBA ANGELA FUENTES 5261 628 314 157

GUAINIA LUISA LORENA VELASQUEZ 279 33 17 8

GUAINIA MARIA ILVANY GOMEZ ORTIZ 246 29 15 7

GUAINIA CESAR AUGUSTO PELAEZ GUZMÁN 199 24 12 6

GUAJIRA PATRICIA IBARRA 3447 412 206 103

GUAJIRA MARYORIS MIRANDA 1830 219 109 55

GUAVIARE HENRY CORREDOR 407 49 24 12

HUILA MARÍA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 4302 514 257 128

MAGDALENA NEREYDA COTES DODINO 2788 333 166 83

META GLADIS BECERRA MEJIA 1621 194 97 48

NARIÑO SANDRA P. CAICEDO RAMOS 1599 191 95 48

NORTE DE SANTANDER ANGHELA S.E. SÁNCHEZ G 3386 404 202 101

PUTUMAYO FLOR LENY MONTENEGRO GUACA 3759 449 224 112

QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 3009 359 180 90

RISARALDA JOHN JAIRO GÓMEZ GONZÁLEZ 1004 120 60 30

SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 1197 143 71 36

SANTANDER PEDRO JULIO JAIME TORRADO 4925 588 294 147

SANTANDER ANGEL MARIA FLOREZ PICO 4682 559 280 140

SUCRE MIGUEL MARTINEZ P 8365 999 499 250

TOLIMA HECTOR MARIO OROZCO 4667 557 279 139

VALLE JENNY CRISTINA BENAVIDES QUINTAZ 12077 1442 721 361

VAUPES XIMENA CURVELO 2907 347 174 87

VAUPES ALBERTO ROYEROS 2376 284 142 71

VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 440 53 26 13

VICHADA JOSÉ ALEXANDER ROJAS SUÁREZ 351 42 21 10

VICHADA JORGE ANDRES MARTINEZ MARTINEZ 95 11 6 3 Cálculos: Oportunidad Estratégica

Es así como, tomando el caso de Fernán Figueredo Blanco de la Gerencia Departamental de

Amazonas, se observa que le tomará 343 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio

de 1 hora al día, y 172 días hábiles, si se dedica 2 horas.






CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información


seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de

entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de

elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se

encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:




Correspondencia












Nivel Central Información entregada*

Nivel Regional Información entregada*

Mnemo


incorporados al SAE



disponible


disponible




disponible


disponible

Grupo Operativo SAE










disponible




disponible














Fuente: USATI CGR




A la fecha de medición de este indicador únicamente se contó con la información del Nivel

Central:

a. Nivel Central:


medición

100%

El avance real del número de firmas digitales asignadas se encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta establecida.







seguimiento.


3.3.4.2. Usuarios capacitados en SAE

Ilustración 23. Usuarios capacitados en el Nivel Central



Ilustración 24. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales





A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor

detalle ver Anexos):

a. Nivel Central:


medición

93%

El avance real del número de funcionarios capacitados en el nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación ALTO, es decir conforme a una meta satisfactoria.




medición

81%

El avance real del número de funcionarios capacitados en Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de evaluación MEDIO, al estar entre el 90% y 80% de la meta establecida. Se esperaba capacitar un funcionario de cada Gerencia Departamental, para ser líder y replicador de conocimiento. Sin embargo no todas las Gerencias Departamentales pudieron enviar sus respectivos representantes.


Se observaron dificultades técnicas en el desarrollo de la capacitación, por lo cual se

recomienda su repetición, en la que se incluyan a los funcionarios que no pudieron asistir en la

primera jornada.


1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que

deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.

2. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán

en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos





Fuente: DIAC



Fuente: DIAC








medición

100%





medición

100%












Fuente: DIAC



Fuente: DIAC








medición

96%





medición

100%










3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso

Administrativo Sancionatorio, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.


Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Administrativos

Sancionatorios requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el

seguimiento planteado en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de

actividades de implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por

ciclos del contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma5:





CGR


ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 13-ene viernes, 11-abr

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 09-abr martes, 22-abr

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) martes, 22-abr viernes, 02-may

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 10-abr miércoles, 07-may

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 05-may miércoles, 14-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 15-may jueves, 29-may

ANALISIS Documento Análisis (HITO1) martes, 06-may lunes, 19-may

DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 15-may miércoles, 28-may

CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 29-may miércoles, 18-jun

PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas jueves, 19-jun martes, 01-jul

DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) viernes, 20-jun martes, 24-jun

PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) miércoles, 02-jul viernes, 04-jul

CICLO 3

DESPLIEGUE

CRONOGRAMA DESARROLLO SANCIONATORIOS


CICLO 1

CICLO 2


Ilustración 30. Cronograma general de implementación SAE en PAS


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24

3-f

eb

.

10

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b.

17

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b.

24

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b.

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14

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5-m

ay.

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19

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26

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y.

2-j

un

.

9-j

un

.

16

-ju

n.

23

-ju

n.

30

-ju

n.

7-j

ul.

14

-ju

l.

21

-ju

l.

28

-ju

l.

4-a

go

.

11

-ag

o.

7-f

eb

.

14

-fe

b.

21

-fe

b.

28

-fe

b.

7-m

ar.

14

-ma

r.

21

-ma

r.

28

-ma

r.

4-a

br.

11

-ab

r.

18

-ab

r.

25

-ab

r.

2-m

ay.

9-m

ay.

16

-ma

y.

23

-ma

y.

30

-ma

y.

6-j

un

.

13

-ju

n.

20

-ju

n.

27

-ju

n.

4-j

ul.

11

-ju

l.

18

-ju

l.

25

-ju

l.

1-a

go

.

8-a

go

.

15

-ag

o.


Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Análisis

Diseño

Construcción

Pre producción

Despliegue ciclos

Producción


Plan píloto


Revisión documental - gerencias






Capacitación Gerencias

Acompañamiento Gerencias



Digitalización

Capacitación

Cargue

Mes 5 Mes 6

Ciclo 3

Despliegue

Pilotos

Sensibilización

Mes7

Definiciones

Ciclo 1

Ciclo 2






Ciclo 1




para este ciclo.

− Pruebas: Se inician pruebas funcionales el 14 de julio de 2014.

Ciclo 2




para este ciclo.


Ciclo 3




para este ciclo.


Digitalización

− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.

− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias

Departamentales.

Producción

− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.

Capacitación

− No se pueden iniciar las actividades de capacitación hasta que se entreguen y

acepten la totalidad de las nuevas funcionalidades.










Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel

general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de

implementación.


En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad

de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor




De tal forma, teniendo como base que el 95% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y



b. Análisis Gerencias Departamentales


Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden

a 24.208 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.

CARPETAS

TOTALES

CARPETAS

DIGITALIZADAS

PORCENTAJE


PRONOSTICO

DOCUMENTOS

66 63 95% 1.306 1.368

CARPETAS

TOTALES

CARPETAS

DIGITALIZADAS

PORCENTAJE


PRONOSTICO

DOCUMENTOS

1.314 1.314 100% 24.208 24.208



A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de

generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días









exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20


Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la


SAE.

Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de

67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 82 “días hombre” laborales, para

cargar los 1.368 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros, para

las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 1.445 días laborales para cargar los

24.208 documentos.

1 2 4

1er cuartil 37 296 148 74

2do cuartil 67 163 82 41

3er cuartil 116 94 47 24


1 2 4

1er cuartil 37 5234 2.617 1309

2do cuartil 67 2.891 1.445 723

3er cuartil 116 1.670 835 417




Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información

de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67

documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:


SECTORIAL SUSTANCIADOR DOCUMENTOS DIAS LABORALES

1 2 4

AGROPECUARIO NELLY ROJAS VILLAMIZAR 224 27 13 7

DEFENSA LUZ ANGELLY ALVAREZ 225 27 13 7

DEFENSA MARTIN ESTEBAN GIRALDO 100 12 6 3

INFRAESTRUCTURA NUBIA STELLA TALERA 462 55 28 14

INFRAESTRUCTURA EDGAR SEGUNDO MORANTES 53 6 3 2

MEDIO AMBIENTE DAYANA LOPEZ NIÑO 43 5 3 1

MINAS Y ENERGÍA YOLY MARGARITA OCHOA 199 24 12 6 Cálculos: Oportunidad Estratégica

De tal forma, a Nelly Rojas Villamizar del Sector Agropecuario, por ejemplo, le tomará 27 días

hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 13 días hábiles, si se dedica 2

horas.



1 2 4

AMAZONAS EDWIN ALONSO RODRÍGUEZ MARTÍNEZ 25 3 1 1

AMAZONAS NEIDA LUCÍA GARCÍA SANTANA 17 2 1 1

AMAZONAS GUSTAVO ALBERTO HERNÁNDEZ SABALZA 9 1 1 0

ANTIOQUIA ALVARO MARTINEZ T. 787 94 47 23

ANTIOQUIA MARTHA VILLALBA 633 76 38 19

ANTIOQUIA CARLOS M.LONDOÑO V. 592 71 35 18

ANTIOQUIA LUIS EMILIO DURAN 448 53 27 13

ARAUCA EDNA ROCIO JIMENEZ GRANADOS 558 67 33 17

ATLANTICO EFIGENIO MENDOZA ZAYAS 125 15 7 4

ATLANTICO ROCÍO ESPINOSA AGUIRRE 113 13 7 3

ATLANTICO MARTHA LIGIA ARIZA LÓPEZ 88 11 5 3

ATLANTICO MANUEL ALBA ARTETA 17 2 1 1

BOLÍVAR CELSO MANOTAS RANGEL 1848 221 110 55

BOYACÁ ALEXANDRA MARIA OJEDA PULIDO 923 110 55 28



1 2 4

CALDAS DIEGO MAURICIO OSPINA LÓPEZ 202 24 12 6

CAQUETA JOHANNA MABEL MÉNDEZ 189 23 11 6

CAQUETA JUAN PABLO RUIZ 101 12 6 3

CAQUETA SANDRA MILENA RODRIGUEZ PRETELT 90 11 5 3

CAQUETA ROGER LEANDRO RAMOS LOZANO 76 9 5 2

CAQUETA DIANA CAROLINA CALDERON 59 7 4 2

CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 39 5 2 1

CAQUETA NAYRA 30 4 2 1

CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 22 3 1 1

CAQUETA ALEXANDRA 18 2 1 1

CASANARE CATALINA SABOGAL 381 45 23 11

CAUCA ANGELA BOLAÑOS REBOLLEDO 717 86 43 21

CAUCA CLAUDIA LORENA TEJADA 366 44 22 11

CAUCA AURA LORENA MESIAS 314 37 19 9

CESAR PILAR DE LA HOZ VALLE 300 36 18 9

CESAR JOSE XAVIER VANEGAS 203 24 12 6

CESAR DARIO GARCIA 140 17 8 4

CESAR MILTON ARIAS MANJARRES 68 8 4 2

CESAR JOSÉ TRUJILLO PACHECO 63 8 4 2

CESAR JAIME FANDIÑO 57 7 3 2

CESAR LEONIS GAMEZ CAMARGO 57 7 3 2

CESAR ARMANDO IBAÑEZ TRESPALACIOS 56 7 3 2

CESAR RAFAEL DAJER 42 5 3 1

CESAR MARIA EUGENIA CASTRO 18 2 1 1

CHOCÓ BERTHA AURORA MENA COPETE 545 65 33 16

CHOCÓ JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 253 30 15 8

CHOCÓ OSCAR DIAZ BETANCUR 248 30 15 7

CHOCÓ VICTOR MANUEL MURILLO 63 8 4 2

CÓRDOBA DONAR MONTERROSA VERGARA 3120 373 186 93

CÓRDOBA WILLIAM GARCIA MENDOZA 69 8 4 2

GUAINIA ANA LORENA CASTRO ESCORCIA 131 16 8 4

GUAINIA JUAN CARLOS CASTILLO 82 10 5 2

GUAJIRA CIRO A. JIMENEZ SUAREZ 430 51 26 13

GUAJIRA DEIDER A. PEREZ GAMEZ 137 16 8 4

GUAJIRA ALVARO JOSE GONZALEZ 105 13 6 3

GUAJIRA LEYLA POLO 105 13 6 3

GUAVIARE CAROLINA LÓPEZ CÓRDOBA 443 53 26 13

HUILA MARIA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 715 85 43 21



1 2 4

MAGDALENA ANDRES MORELO JULIO 89 11 5 3

MAGDALENA MANUEL JOSE BONETT LOCARNO 52 6 3 2

MAGDALENA RAYMUNDO BONILLA NAVAS 33 4 2 1

MAGDALENA LIGIA URBINA LOPEZ DE MEZA 29 3 2 1

MAGDALENA FRANCISCO GUTIERREZ BLANCO 28 3 2 1

MAGDALENA FELIPE MOLINA CORREA 27 3 2 1

MAGDALENA ALBERTO JOSE PUERTA ROSADO 26 3 2 1

MAGDALENA CARLOS EDUARDO CASTILLA BAENA 25 3 1 1

MAGDALENA BEATRIZ EUGENIA MONTOYA 24 3 1 1

MAGDALENA JUAN CARLOS REDONDO ANDRADE 22 3 1 1

MAGDALENA ANTENOR DE LA HOZ MOVILLA 21 3 1 1

MAGDALENA JORGE ELLER RUBIO 21 3 1 1

MAGDALENA CARLOS EDUARDO CAICEDO OMAR 19 2 1 1

MAGDALENA EVYS DEL AMPARO MEZA SAGBINI 19 2 1 1

MAGDALENA JOSE SCOPPETTA OROZCO 18 2 1 1

MAGDALENA LEANDRO LOPERA AGUILAR 18 2 1 1

MAGDALENA LUZ STELLA DURAN MANJARREZ 18 2 1 1

MAGDALENA MANUEL DE LA HOZ DE LA HOZ 15 2 1 0

MAGDALENA CARLOS CAICEDO OMAR 14 2 1 0

MAGDALENA JOSE DE AVILA CANTILLO 12 1 1 0

MAGDALENA SEBASTIAN CARO NIETO 12 1 1 0

MAGDALENA WILLIAM LARA MIZAR 11 1 1 0

MAGDALENA CARMEN ACOSTA MARRIAGA 10 1 1 0

MAGDALENA YANEXY OSPINO GUTIERREZ 10 1 1 0

MAGDALENA ALEX RANGEL ARAMENDI 9 1 1 0

MAGDALENA JOAQUIN CORTINA SULBARAN 9 1 1 0

MAGDALENA LUIS MOLINARES FELIPE 9 1 1 0

MAGDALENA OMAR DIAZ GUTIERREZ 9 1 1 0

MAGDALENA OMAR VANEGAS LORA 9 1 1 0

MAGDALENA CARLOS CASTILLA BAENA 8 1 0 0

MAGDALENA JAIME PEÑA PEÑARANDA 8 1 0 0

MAGDALENA CARLOS GUERRERO 7 1 0 0

MAGDALENA LICET BELEN PRIETO MONTEJO 6 1 0 0

META ANTONIO BORDA ALONSO 1345 161 80 40

NARIÑO ALVARO PEÑA HERNÁNDEZ 41 5 2 1

PUTUMAYO JONNY UNIGARRO DE LA PORTILLA 962 115 57 29

QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 103 12 6 3

RISARALDA MARÍA LUCELLY PINZÓN 40 5 2 1



1 2 4

SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 85 10 5 3

SANTANDER EDITH MARITZA PEREZ ANGULO 1548 185 92 46

SUCRE LUIS G. MIER JIMENEZ 1012 121 60 30

TOLIMA JESUS RODRIGO DAZA ACOSTA 855 102 51 26

VALLE MIRTA ARBELAEZ 560 67 33 17

VALLE ELIZABETH SALAZAR LÓPEZ 271 32 16 8

VALLE LUZ ESTELLA ESPINOSA CHACÒN 151 18 9 5

VAUPES LORENA ANDREA BORRERO 55 7 3 2

VAUPES ANGELA PATRICIA CALDERON 26 3 2 1

VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 270 32 16 8 Cálculos: Oportunidad Estratégica

De acuerdo con lo anterior, por ejemplo a Edwin Alonso Rodríguez Martínez de la Gerencia

Departamental de Amazonas, le tomará 3 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio

de 1 hora al día, y 1 día hábil, si se dedica 2 horas. La anterior información es útil por cuanto le

permite a la CGR prepararse para destinar recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de

personas, para asumir esta actividad.





CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información


seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de

entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de

elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se

encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:




Correspondencia













Correspondencia




Nivel Central Información entregada*

Nivel Regional Información entregada*

Mnemo


incorporados al SAE



disponible


disponible




disponible


disponible

Grupo Operativo SAE




disponible


disponible





disponible


disponible




disponible














Fuente: DIAC



Fuente: DIAC








medición

100%





medición

100%












Fuente: DIAC



Fuente: DIAC








medición

95%





medición

100%










3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA

Se enumeran a continuación las actividades desarrolladas por Oportunidad Estratégica, en

colaboración con la CGR, para la implementación de la Mesa de Ayuda.

Estas actividades de acompañamiento al montaje e implementación de la Mesa de Ayuda en la

CGR, se desarrollaron en el periodo comprendido entre el día 10 de julio hasta el día 18 de julio

del año en curso.

Tabla 1. Actividades desarrolladas

No. ACTIVIDAD

2.1 Cierre Masivo de Incidencias Abiertas.

2.2 Parametrización GLPI

2.3 Socialización del Aplicativo de Mesa de Ayuda

2.4 Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda

2.5 Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR


3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas

El cierre masivo de incidencias es una actividad que ha desarrollado el equipo de Mesa de

Ayuda de la CGR. El desarrollo de esta actividad presenta los siguientes resultados.

Tabla 2. Avance en el cierre masivo de incidencias

INCIDENCIAS CON TIEMPO VENCIDO PARA CIERRE MASIVO

Total de

incidencias Incidencias Cerradas

Porcentaje de Avance

Incidencias Abiertas

20 de Junio 3pm 897 176 20 % 721

8 de Julio 5pm 721 239 33 % 482

14 de Julio 5pm 482 162 66.3 % 320


Esta actividad fue monitoreada por parte de Oportunidad Estratégica, en conjunto con CGR,

hasta el día 14 de julio del año en curso.

La persona de la CGR que desarrollaba de esta actividad, terminó su vínculo laboral con la

Entidad, sin embargo como actividad de entrega realizó el reporte en donde indicó el avance

obtenido hasta el 14 de julio.

Las incidencias que reporta Oportunidad Estratégica como “Incidencias Abiertas”, son aquellas

a las que se les hizo el respectivo seguimiento (llamada al solicitante), pero seguía pendiente la

respuesta del funcionario al cual se le asignó.


Finalmente durante el último mes, el cierre de incidencias de forma general tuvo el siguiente

avance.

Tabla 3. Cierre masivo de incidencias

CIERRE MASIVO DE INCIDENCIAS DURANTE EL ÚLTIMO MES

Estado Incidencias Cantidad de Incidencias Porcentaje (%)

Abiertas 11 de Junio 2014 897 100 %

Cerradas al 14 de Julio 2014 577 64.33 %

Abiertas al 14 de Julio 2014 320 35.67 %


Se puede evidenciar un cierre de un total de 577 Incidencias correspondientes al 64,33 %. Falta

cerrar 320 incidencias que corresponden al 35,67%, las cuales ya fueron escaladas a los

facilitadores y equipo técnico asignado a SAE.

3.5.2. Parametrización GLPI

Oportunidad Estratégica en conjunto con la CGR ha desarrollado los siguientes avances en la

parametrización del aplicativo de Mesa de Ayuda - GLPI.

3.5.2.1. Sincronización usuarios Contraloría General de la República (CGR)

Oportunidad Estratégica, en conjunto con la CGR, realizó la sincronización de 8.314 usuarios

en GLPI, conformados por los usuarios del Directorio Activo (DA) de la Entidad.

Ilustración 35. Cantidad de usuarios sincronizados entre GLPI y da de la CGR

Fuente: GLPI

Todos los usuarios que se encuentran en el DA de la CGR ya están sincronizados en el

aplicativo y pueden acceder, generar un ticket, solucionar y escalar una incidencia, según el

perfil al que están asociados.

Oportunidad Estratégica recomienda revisar la parametrización del Directorio Activo, ya que

como se puede evidenciar se han sincronizado un total de 8.314 usuarios que no corresponde


con la cantidad de usuarios con que cuenta la Entidad, los cuales son alrededor de 4.500

personas.

3.5.2.2. Definición de acuerdos de servicios

Oportunidad Estratégica, en conjunto con del equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, definió los

siguientes Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) en lo que respecta al soporte de SAE.

Soporte primer nivel de SAE: El equipo de Mesa de Ayuda escalará las incidencias

formuladas por los funcionarios de SAE de la siguiente forma:

Asignación de incidencias funcionales de SAE: Cuando las incidencias sean reportadas

por un funcionario de una Gerencia Departamental Colegiada, serán escaladas al líder SAE

asignado para brindar apoyo en dicha Gerencia Departamental.

Cuando el líder funcional no logra resolver el inconveniente asignado, lo escalará al

“padrino” SAE de la misma Gerencia Departamental.

El “padrino” SAE de la Gerencia Departamental será el responsable de dar solución al caso

si éste obedece a aspectos funcionales.

En el caso de que la incidencia sea reportada por parte de algún funcionario del Nivel

Central, se escalará directamente al “padrino” SAE asignado a la correspondiente

Dependencia.

A continuación se presenta la asignación de los funcionarios, en cada una de las Gerencias

Departamentales Colegiadas, con las que se parametrizó el GLPI.

Tabla 4. Líderes SAE - Gerencias Departamentales Colegiadas

No Gerencia Departamental

Colegiada Líder Funcional

1 Amazonas Carolina del Pilar López Osorio

2 Antioquia Carlos Bermúdez

3 Arauca Oscar Gerardo Peñuela Lozano

4 Atlántico José Manuel Villa Cantillo

5 Bolívar Domingo Atencio Beleño

6 Boyacá Betsy Johana Barrera Coronado

7 Caldas Luz Fanny Muñoz Arias

8 Caquetá Paola Andrea Calderón,

9 Casanare Hermes Humberto Forero Moreno

10 Cauca Indira Suhaida Bernardita López

11 Cesar Juan Camilo Paz Burgos

12 Choco Gerson Blandón Valencia

13 Córdoba Ángela María Fuentes Alvis

14 Guañía Luisa Lorena Velásquez

15 Guaviare Diana Carolina Rodríguez Agudelo


No Gerencia Departamental

Colegiada Líder Funcional

16 Huila Luz Karine Perez Charry

17 La Guajira Vanessa Margarita López García

18 Magdalena Adriana Patricia Gallardo Obregón

19 Meta Luis Alfonso Villalba Cruz

20 Nariño Natalia Alexandra Vallejo Hernández

21 Norte De Santander Samuel Alberto Sandoval Camacho

22 Putumayo Yolanda Elizabeth Jurado Melo

23 Quindío Martha Helena Duque Giraldo

Wiston Alexander Cabrera Tamayo Villa

24 Risaralda Alexander Velásquez Villa

25 Santander Fernando Mauricio Gómez León

26 Sucre Diana Patricia Vallejo Bertel

27 Tolima Ferney Antonio Rodríguez Díaz

28 Valle del Cauca Adriana Franco Londoño

29 Vaupés Ilsy Ximena Curvelo Prado

30 Vichada Jorge Andrés Martínez Martínez

31 San Andrés Katherine Cardona Trujillo

32 Cundinamarca

33 Bogotá Fabián Leonardo Vanegas Fuente: Gerente del Proyecto - Gladys Rubiela Rodríguez.

Asignación de incidencias técnicas de SAE: De la misma forma que en el caso

funcional, las incidencias técnicas serán escaladas.

Si ésta proviene de un funcionario en alguna Gerencia Departamental, la incidencia se

escalará al tecnólogo de la Gerencia correspondiente. En el caso de que la incidencia se

produzca desde el Nivel Central, ésta será escalada al tecnólogo de la Dependencia

correspondiente.

Se escalarán como incidencias técnicas asociadas al SAE, las que se enuncian a

continuación.

− Configuración del Safe-Net Cliente

− Configuración de la Máquina Virtual de Java

− Configuración de excepciones en cada uno de los exploradores.

Cierre de incidencias automático: Después de tres días hábiles, se hará un cierre automático

de las incidencias que hayan sido resueltas en el aplicativo. Se estima que es un tiempo en el

que el usuario podrá hacer el cierre del caso o en su defecto reportar a Mesa de Ayuda que la

respuesta obtenida no es la respuesta con la que ha solucionado su inconveniente.

3.5.2.3. Perfiles en el aplicativo de Mesa de Ayuda

Oportunidad Estratégica había hecho la presentación de los siguientes perfiles definidos en el

aplicativo de Mesa de Ayuda, para los roles que cada usuario tiene en la Entidad.


Súper Administrador

Supervisor

Técnico

Usuario Normal

Sin embargo con el fin de independizar la administración de las incidencias y la administración

de la parametrización del aplicativo, Oportunidad Estratégica estimó conveniente crear un perfil

Administrador dentro del aplicativo.

Perfil Administrador: Los usuarios o grupos a los que se les asocia este perfil, tendrán total

autonomía para la administración de incidencias dentro del aplicativo. Podrán editar, crear,

borrar y asignar incidencias, según se estime conveniente.

A continuación se puede observar la parametrización de este perfil dentro del aplicativo de

Mesa de Ayuda.

Ilustración 36. Perfil de los usuarios en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

3.5.2.4. Acciones automáticas dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda

Teniendo la definición de algunos procesos, se procedió a hacer la parametrización de los

Acuerdos de Nivel de Servicio.

A continuación se pueden observar los dos acuerdos de servicio anteriormente mencionados,

los cuales fueron parametrizados en el aplicativo de Mesa de Ayuda.

Ilustración 37. Acuerdos de Nivel de Servicio parametrizados en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI


Estos Acuerdos de Nivel de Servicio están sujetos a las modificaciones que la Entidad estime

conveniente.

3.5.2.5. Parametrización de las categorías de software

El equipo de Mesa de Ayuda en conjunto con Oportunidad Estratégica, parametrizó las

siguientes categorías dentro del software:

Ilustración 38. Categorías del software parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

Sistema de información misional: En esta categoría se clasificarán los sistemas de

información misional que obedecen a aquellos que se emplean para el desarrollo de las

actividades misionales de la Entidad.

Sistema de información de apoyo: En esta categoría se incluirán los sistemas de

información que son transversales en la Entidad, es decir, que aunque tienen una finalidad

establecida, sirven como recurso para los demás sistemas.

3.5.2.6. Parametrización de las categorías de las incidencias

Oportunidad Estratégica había hecho la presentación de las siguientes categorías creadas en el

aplicativo de Mesa de Ayuda para las incidencias.

Otro es mi Inconveniente

SAE – Sistema de Aseguramiento Electrónico

SICA – Sistema Integrado para el Control de Auditoria

SIGEDOC – Sistema de Gestión Documental

SIPAR – Sistema de Participación Ciudadana

SIRECI – Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes

Por solicitud del director de la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR, se realizó la

parametrización básica del SIBOR – Sistema de Boletines de Responsabilidad Fiscal, el cual


fue incluido. Sin embargo la Mesa de Ayuda no tiene información sobre los responsables

técnicos o responsables funcionales de este sistema, los cuales son datos básicos para finalizar

la parametrización.

Ilustración 39. Categorías de las incidencias en el aplicativo de Mesa de Ayuda en la CGR

Fuente: GLPI

GLPI es un sistema que integra varios elementos. Para este caso, las anteriores categorías de

incidencias, están asociadas al Inventario que administra el aplicativo y corresponden al tipo de

elemento “Software”. Aquí también se incluyó al SIBOR como un sistema de apoyo, tal como se

puede evidenciar en la siguiente imagen.

Ilustración 40. Software parametrizado en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

El parámetro de identificar a los sistemas misionales y de apoyo como “software” fue definido de

forma conjunta, entre el equipo de Oportunidad Estratégica y el de Mesa de Ayuda de la CGR.

3.5.2.7. Parametrización de las ubicaciones

Para reportar la incidencia, Oportunidad Estratégica en conjunto con la CGR, había presentado

una propuesta que incluía un total de 86 ubicaciones, que obedecían a los centros de costo de


la Entidad. Sin embargo estas ubicaciones se redefinieron y se parametrizaron teniendo en

cuenta la estructura organizacional de la CGR y no los centros de costo, como se había hecho

inicialmente.

A continuación se puede evidenciar que dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR,

quedan parametrizados un total de 89 ubicaciones que corresponden al organigrama de la

Entidad6.

Ilustración 41. Ubicaciones parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

3.5.2.8. Parametrización de las reglas de negocio

Dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de

Mesa de Ayuda de la CGR, deja parametrizadas un total de 37 reglas para la asignación

automática de Incidencias.

Esto se puede observar en la imagen que se presenta a continuación.

Ilustración 42. Reglas de direccionamiento parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

3.5.2.9. Parametrización de las categorías de la base de conocimiento

Oportunidad Estratégica parametrizó en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, un total de 8

categorías para la base de conocimiento:

6 Contraloría General de la República de Colombia, 2011


Ilustración 43. Categorías de la base de conocimiento parametrizadas en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

Estas categorías se definieron partiendo de una categoría denominada base de conocimientos -

Mesa de Ayuda, que es la categoria general de toda la base de conocimiento. Por esta razón,

se puede ver en el aplicativo de Mesa de Ayuda que esta es la que contiene las otras

categorías.

Las demás categorias se han cofigurado para las incidencias asociadas a cada sistema de

Información y con base en éstas, se desarrollará la creación de plantillas de respuesta, a la vez

que se extraerán las respuestas para las preguntas frecuentes.

3.5.2.10. Documentación de la base de conocimiento de SAE

De las categorías presentadas anteriormente, el equipo de Oportunidad Estratégica en conjunto

con los facilitadores SAE, ha generado la documentación que se muestra a continuación, para

la base de conocimiento de SAE.


Ilustración 44. Documentación de la base de conocimiento de SAE

Fuente: GLPI

Los títulos de color café de la columna de la izquierda, corresponden a los artículos compartidos

y de visualización, en la sección de preguntas y respuestas frecuentes. Los de color verde,

también en la columna de la izquierda, son aquellos que hacen parte de la base de

conocimiento, pero que no se han publicado y no hacen parte de las preguntas y respuestas

frecuentes visibles al usuario normal. Sin embargo, estas últimas son visibles para el usuario

técnico.


A continuación se ilustra la consulta al módulo de preguntas y respuestas frecuentes por parte

de un usuario que aún no se ha autenticado en el aplicativo de Mesa de Ayuda.

Ilustración 45. Enlace a las preguntas y respuestas frecuentes

Fuente: GLPI

Ilustración 46. Visualización de las preguntas y respuestas frecuentes sin que el usuario deba autenticarse en el aplicativo

de Mesa de Ayuda

Fuente: GLPI

A continuación se presenta la visualización de estas preguntas y respuestas frecuentes, una

vez se haya iniciado sesión por parte de un usuario con perfil Usuario Normal.


Ilustración 47. Visualización de las preguntas y respuestas frecuentes desde la sesión de un usuario autenticado en el aplicativo de Mesa de Ayuda

Fuente: GLPI

Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, parametrizó esta

preguntas y respuestas para que puedan ser consultadas sin que el usuario deba autenticarse

dentro del aplicativo.

3.5.2.11. Parametrización plantillas solución para SAE

Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, parametrizaron las

siguientes plantillas de respuesta a incidencias reportadas por los usuarios del SAE. Estas

respuestas se configuraron con información suministrada por algunos de los “padrinos” SAE.

Ilustración 48. Plantillas solución parametrizadas para SAE en el aplicativo de Mesa de Ayuda de la CGR

Fuente: GLPI

A continuación se ilustra el listado de las plantillas que un usuario con un perfil técnico podrá

escoger desde la pestaña Solución, al momento de dar una respuesta a una incidencia

reportada por un funcionario de la Entidad.


Ilustración 49. Selección de una plantilla desde la pestaña solución de una incidencia

Fuente: GLPI

3.5.2.12. Configuración del servidor OCS

Oportunidad Estratégica, en conjunto con la CGR, configuró el servidor de OCS para realizar el

almacenamiento de la información capturada por el plugin de OCS. Este plugin se instala en los

equipos cliente, con el fin de obtener el inventario de hardware y software de la CGR y cruzar

esta información con las solicitudes de soporte, para brindar una solución oportuna al usuario.

Actualmente el equipo de Mesa de Ayuda trabaja en la instalación del plugin en el Nivel Central.

A continuación se especifican las características de éste servidor y las versiones del software.

Tabla 5. Especificaciones técnicas de los servidores de GLPI

Especificaciones Técnicas Servidor OCS

Hardware

Cluster Cluster_SAE

IP 192.168.24.134

RAM 16 GB

Procesador Intel Xeon E5

Almacenamiento (Capacidad) 500 GB

Sotfware

Sistema Operativo y Versión Linux Server 6.5

Versión de OCS Server 2.1.1

Versión de OSC Cliente 2.0.1 Elaboración: Oportunidad Estratégica

3.5.3. Socialización del aplicativo de Mesa de Ayuda

Oportunidad Estratégica, desarrolló actividades de capacitación sobre el uso del aplicativo GLPI

con los facilitadores SAE y el equipo de soporte técnico de la Mesa de Ayuda.


3.5.3.1. Capacitación a facilitadores SAE

Oportunidad Estratégica capacitó al equipo de facilitadores SAE, en los temas presentados a

continuación:

Acceso al aplicativo: Se les indicó que la forma de acceder al aplicativo de Mesa de

Ayuda debe hacerse con el usuario y contraseña que emplean al momento de acceder a un

computador en la Entidad.

Perfiles dentro del aplicativo de Mesa de Ayuda: Oportunidad Estratégica explicó a los

facilitadores de SAE, que tendrán asociados el perfil Técnico y el perfil de Usuario Normal.

Interacción en cada uno de los perfiles: Oportunidad Estratégica explicó a los

facilitadores SAE, cuales son las actuaciones que pueden desarrollar según el perfil

(Técnico o Usuario Normal) que escojan al momento de interactuar con el aplicativo.

De igual forma, explicó la forma de cómo deben reportar una incidencia en el aplicativo de

Mesa de Ayuda, si están haciendo uso del perfil de Usuario Normal, al tiempo que se les

indicó la forma de cómo deben dar una respuesta si hacen uso del perfil técnico.

Presentación de las plantillas de repuesta: Oportunidad Estratégica presentó a los

facilitadores SAE, las plantillas que pueden emplear en el aplicativo de Mesa de Ayuda,

para dar respuestas estandarizadas a las preguntas comunes generadas por parte de los

funcionarios de la Entidad.

3.5.3.2. Socialización de preguntas y respuestas con los facilitadores SAE

Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda y el equipo facilitador,

realizó una asignación de las preguntas y respuestas para las plantillas, cubriendo los

siguientes temas:

Tabla 6. Asignación de preguntas y respuestas frecuentes a líderes SAE

Preguntas y Respuestas Frecuentes en SAE

Preguntas Asignadas Responsable Elaboración de Plantilla

Procedimiento sobre las firmas múltiples Cristian Bautista SI

Procedimiento para la descarga de un proceso y expedición de copias Diana Orjuela SI

Cómo veo organizado mi expediente? Edwin Saavedra SI

Cómo eliminar un archivo en SAE Juan Leal SI

Respuesta error: “Error 80”- (Respuesta de servicio al usuario) Jairo Monsalve SI

Respuesta error: “Error EAW96” - (Respuesta de servicio al usuario) Jairo Monsalve SI

Procedimiento para el traslado a segunda instancia Fernando Peña NO

Respuesta al error: “no existen tareas pendientes para este expediente” Fernando Peña NO

Existe un índice electrónico? Luisa Romero NO


Preguntas y Respuestas Frecuentes en SAE

Preguntas Asignadas Responsable Elaboración de Plantilla

Cómo paso de carpetas a carpetas pendientes? Magda Molano NO

Reasignación (Asignación o Traslado) de expedientes en SAE Gloria Blandón NO

Cómo denominar los archivos PDF Alexander Guerrero

NO

Cómo y cuándo comprimir documentos (.ZIP) Gladys Rodríguez NO Elaboración: Oportunidad Estratégica

Facilitadores SAE que SI enviaron respuesta para la elaboración de la plantilla en el aplicativo de Mesa de Ayuda Facilitadores SAE que NO enviaron respuesta para la elaboración de la plantilla en el aplicativo de Mesa de Ayuda

Oportunidad Estratégica, en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda, generó en el aplicativo

las Plantillas7 de aquellas respuestas recibidas.

3.5.4. Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda

Para la puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda, Oportunidad Estratégica en

conjunto con la CGR, desarrollaron las siguientes estrategias de publicidad para dar a conocer

el aplicativo de Mesa de Ayuda dentro de la Entidad.

3.5.4.1. Creación del ícono de Mesa de Ayuda

Oportunidad Estratégica trabajo conjuntamente con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR y la

diseñadora de la Oficina de Sistemas e Informática Claudia Viviana González Suspes, en la

elaboración del siguiente ícono para la Mesa de Ayuda:

Ilustración 50. Ícono de Acceso a Mesa de Ayuda

Elaboración: Claudia Viviana González Suspes – OSEI

3.5.4.2. Vinculación del ícono de Mesa de Ayuda en el Portal Institucional

Posteriormente se realizó la vinculación de este ícono en el menú de Aplicativos Institucionales

del Portal Institucional de la CGR, Clic-Online:

7 3.5.2.11 Parametrización plantillas solución para SAE


Ilustración 51. Visualización del icono en los aplicativos institucionales de la CGR

Fuente: http://www.contraloriagen.gov.co/

3.5.4.3. Elaboración del banner publicitario

Oportunidad Estratégica, el equipo de Mesa de Ayuda y la Oficina de Comunicaciones y

Publicaciones de la CGR, trabajaron conjuntamente en la elaboración del siguiente banner

publicitario.

Ilustración 52. Banner publicitario aplicativo de Mesa de Ayuda

Fuente: Oficina de Comunicaciones y Publicidad de la CGR

Este banner se colocó en las carteleras digitales de la CGR, de tal forma que todos los

funcionarios de la entidad conocieran el aplicativo que la OSEI ha puesto a disposición para la

solución de incidencias tecnológicas.


3.5.4.4. Creación del vídeo instructivo Usuario Final

Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, crearon un

video instructivo para el usuario final, en el que se indica la forma de registrar una incidencia en

el aplicativo.

Este video se ha compartido con los usuarios a través de correo electrónico y a través de la

Oficina de Comunicaciones y Publicaciones de la CGR.

3.5.4.5. Respuesta automática a usuarios que solicitan soporte

Oportunidad Estratégica en conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, generaron

una respuesta automática cuando un usuario solicita apoyo al correo

[email protected].

Esta respuesta informa y da instrucciones detalladas del nuevo esquema de soporte que se

brindará a través del aplicativo GLPI. A continuación se ilustra la respuesta generada:

Apreciado usuario, por favor lea la información que se indica a continuación:

Su incidencia NO SERÁ atendida por este medio, ya que la Contraloría ha dispuesto

una nueva plataforma, especialmente diseñada para la gestión de sus necesidades

informáticas.

Este aplicativo de Mesa de Ayuda, permitirá brindarle un mejor servicio y una

respuesta más oportuna. El acceso a esta aplicación podrá hacerlo a través del

siguiente link: http://mesadeayuda.contraloria.gov.co/

Igualmente, lo invitamos a consultar el video instructivo, para proceder con el registro

de su incidencia: \\SCOSEI102\Compartida

Las incidencias reportadas previamente a este correo, seguirán siendo gestionadas

por el Equipo de Mesa de Ayuda.

Este mensaje es una respuesta automática. La presente cuenta de correo NO

SEGUIRÁ SIENDO MONITOREADA, por lo que no deberá responder a este mensaje.

Con el mayor ánimo de prestar cada día un mejor servicio,

Equipo Mesa de Ayuda


Contraloría General de la República

mailto:[email protected]

http://mesadeayuda.contraloria.gov.co/


3.5.5. Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de

Sistemas e Informática de la CGR

Oportunidad Estratégica realizó una presentación del aplicativo GLPI de Mesa de Ayuda, al

Director de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI) de la CGR.

En esta actividad el director de la OSEI, realizó el registro de una incidencia, al tiempo que

recibió en su correo electrónico, todos los mensajes en los que se le notificaba la trazabilidad de

la incidencia reportada.

3.6. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL SAE

3.6.1. Relación de documentos cargados al SAE con tráfico de red

Con el propósito de tener una medida de desempeño ligada directamente a la operación diaria

del aplicativo del SAE, el tráfico de la red de la CGR se filtró por las direcciones IP exclusivas

del servicio SAE (172.18.2002.15/16) y se relaciona con la información disponible de los

documentos cargados en el SAE, tanto en el Nivel Central, como en Gerencias

Departamentales. Este corte comprende el periodo del 20 de junio al 21 de julio de 2014.

Tabla 7. Relación de los documentos cargados al SAE con el tráfico de red

Fecha Tráfico de red de SAE

(MB) Documentos

cargados al SAE Relación data

(MB)/Documento

20/06/2014 32.709 6.169 5,30

24/06/2014 12.229 2.963 4,13

25/06/2014 12.705 2.381 5,34

26/06/2014 20.128 3.885 5,18

27/06/2014 32.249 5.416 5,95

01/07/2014 44.088 8.045 5,48

02/07/2014 21.887 2.309 9,48

03/07/2014 14.568 5.420 2,69

04/07/2014 5.531 2.293 2,41

07/07/2014 18.968 1.738 10,91

08/07/2014 19.392 1.880 10,31

09/07/2014 22.972 1.422 16,15

10/07/2014 26.380 3.079 8,57

11/07/2014 12.754 1.771 7,20

14/07/2014 32.665 2.369 13,79

15/07/2014 14.775 3.949 3,74

16/07/2014 12.126 2.857 4,24


Fecha Tráfico de red de SAE

(MB) Documentos

cargados al SAE Relación data

(MB)/Documento

17/07/2014 3.613 1.075 3,36

18/07/2014 12.227 1.145 10,68

21/07/2014 2.291 1.662 1,38

Total 374.257 3.091 6,82

Fuente: EXINDA y Reportes de Cargue OE – CGR


Ilustración 53. Cantidad de documentos cargados y MB utilizados por documento (20/06/2014 - 07/07/2014)

Fuente: EXINDA y Reportes de Cargue OE – CGR


6169

29632381

3885

5416

8045

2309

5420

22931738

5,30

4,13

5,34

5,185,95

5,48

9,48

2,69 2,41

10,91

0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

12,00

0

1000

2000

3000

4000

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6000

7000

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Documentos cargados Relación de MB por documento


Ilustración 54. Cantidad de documentos cargados y MB utilizados por documento (08/07/2014 -217/07/2014)

3.6.2. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE

En cuanto a los tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE, a continuación se

presenta únicamente el último mes (20 de junio a 21 de julio de 2014) de las pruebas cuyo inicio

se remonta al 27 de marzo de 2014. Durante este último mes, Oportunidad Estratégica realizó

las pruebas durante el periodo del 20 de junio al 9 de julio y a partir de esa fecha, éstas fueron

realizadas por el NOC8 de la CGR. De tal forma, los datos para la elaboración de estos gráficos,

proviene de las 2 fuentes mencionadas.

Para realizar las pruebas de cargue y firma, de un documento estándar de 95 MB en el SAE, se

utilizó un equipo (computador) de la Contraloría General de la República y se generaron dos

pruebas, tanto en Internet Explorer 10 como en Mozilla Firefox 29. La ubicación del archivo en

el equipo se mantiene en la misma ruta. Igualmente, el punto de acceso (red) del equipo es

siempre el mismo (Sala de Juntas – Oficina de Capacitación).

8 Network Operations Center

1880

1422

3079

1771

2369

3949

2857

1075 1145

166210,31

16,15

8,57

7,20

13,79

3,74 4,243,36

10,68

1,38 0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

12,00

14,00

16,00

18,00

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

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ocu

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Documentos cargados Relación de MB por documento


Ilustración 55. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE del 20 de junio al 1ro de julio de 2014

Fuente: Pruebas de cargue y firma de Oportunidad Estratégica en el SAE

Elaborado por: Oportunidad Estratégica.

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20/06/2014 24/06/2014 25/06/2014 26/06/2014 27/06/2014 01/07/2014

Cargue Firma


Ilustración 56. Tiempos de cargue y firma de documentos SAE del 2 al 9 de julio de 2014

Fuente: Pruebas de cargue y firma de Oportunidad Estratégica en el SAE.


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02/07/2014 03/07/2014 04/07/2014 07/07/2014 08/07/2014 09/07/2014

Cargue Firma


Ilustración 57. Tiempos de cargue y firma de documentos SAE del 10 al 21 de julio de 2014

Fuente: Pruebas de cargue y firma realizadas por el NOC de la CGR.


De tal forma, se observa irregularidad en el desempeño del SAE, con tiempos de cargue que en ocasiones sobrepasan los 14

minutos, en donde ambos navegadores presentan este comportamiento. En ocasiones no se logra el inicio del cargue en el

sistema, ni la firma, por lo que en el gráfico no se observan barras en las mediciones. En los momentos de operación estable y

eficiente (Ej. 3 y 4 de julio), se registraron tiempos de cargue de alrededor de 50 segundos.

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10/07/2014 11/07/2014 14/07/2014 15/07/2014 16/07/2014 21/07/2014

Cargue Firma


3.7. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS

INFORME DE SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS

Seguimiento a los compromisos establecidos en las diferentes reuniones realizadas en el período comprendido entre el 11 y el

23 de Julio de 2014. Adicionalmente, se incluyen algunas tareas que se encuentran en proceso o pendientes de ejecución,

pertenecientes a fechas anteriores. Todos los compromisos se han consignado en las actas como tareas pendientes.

En el cuadro anexo se presenta el resumen de las reuniones y las fechas en que se adelantaron.

NÚMERO DE ACTA

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE

CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS

4 Enviar informe de cargue y productividad cada día de por medio.

Oportunidad Estratégica

14/02/2014 Cumplido

10 Seguimiento a las modificaciones de los canales de comunicación de Telefónica.

OSEI Cumplido

13 Contratación de canales (ampliación y alterno). OSEI 14/03/2014 Cumplido

28 Reubicar la Secretaria Común en el cuarto piso, y asignar un archivo temporal.

Oportunidad Estratégica

19/05/2014 Cumplido

Se definió junto con la DIAC, que el archivo temporal debería ubicarse en el espacio donde se ubican las tulas de correspondencia.

31 Asignar las 3 personas para realizar la transferencia de conocimientos.

Ing. César Beltrán – Ing. Gladys Rodríguez.

30/05/2014 Cumplido

34 Realizar Reunión con los Ingenieros Duber Beltrán y Fernando Peña para establecer los plazos de respuesta de requerimientos de la

Gladys Rodríguez 13/06/2014 Cumplido Se realizó a través de correo electrónico como directriz general para la


NÚMERO DE ACTA



Mesa de Ayuda. Mesa de Ayuda.

35

Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento en donde asigne a los líderes SAE un 50% del tiempo durante un periodo, para que apoyen el proceso de capacitación y cargue de sus gerencias.

Gladys Rodríguez 20/06/2014 Cumplido

Ya se realizó para algunos de los capacitadores y se evaluará posteriormente si se realiza una mayor asignación de recursos.

37 Almacenar la información de la USATI de las iteraciones 2, 3 en el servidor del Nivel Central.

Giovanny Quiroga - William Villarruel

27/06/2014 Cumplido

40

Emitir directriz para el uso de una nomenclatura única en los Procesos de Responsabilidad Fiscal de todas las dependencias.

Ligia Helena Borrero

09/07/2014 Cumplido

40 Emitir directriz para la creación de bases de datos actualizadas de procesos por dependencias.


09/07/2014 Cumplido

40 Emitir directriz para la asignación de un enlace de documentación por cada dependencia.


09/07/2014 Cumplido

40

Emitir directriz para la generación un punto de recepción de documentos (ventanillas DIAC piso 4), para la digitalización de documentos pendientes por digitalizar.


09/07/2014 Cumplido

40 Asignar coordinador de documentación (Reasignación de personal de Secretaría común).

María Patricia Lozano

09/07/2014 Cumplido

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para el Contralor Auxiliar.

Pedro Nel Castro – Jorge Rocha

11/07/2014 Cumplido Ya alcanzó el 100% del cargue y no se realizaron descuentos.

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Infraestructura.

Sebastián Carbono Barrios

04/07/2014 Cumplido

42 Adicionar el SIBOR a Mesa de Ayuda. Mesa de Ayuda 25/07/2014 Cumplido Ya se parametrizó el


NÚMERO DE ACTA



aplicativo SIBOR en el GLPI. Falta ingresar los responsables de brindar soporte técnico y funcional.

43 Realizar videoconferencia con las Gerencias no incluidas en los planes piloto.

Magda Molano 23/07/2014 Cumplido

43 Que Pedro Nel Castro se ubique tiempo completo en la DIAC para realizar únicamente las funciones de enlace coordinador.

Pedro Nel Castro / Dr. Javier Lastra / Dra. Lesvia Molina

22/07/2014 Cumplido

10 Realizar inventario de los puertos del firewall Leonidas (SOC) Descartado

La tarea se reformuló en el acta 42, ya que la CGR quedó a cargo de la administración del firewall, por lo que este envío no se debe realizar a Mnemo.

35

Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se enseñe a capacitadores el procedimiento de los otros procesos.

Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado

Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.


NÚMERO DE ACTA



35

Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se exponga a los Líderes de otros procesos, al SAE-PRF.

Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado

Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.

1 Verificar las solicitudes realizadas a MNEMO. Gladys Rodríguez 07/02/2014 En Proceso

2 Cambio de los balanceadores virtuales por un balanceador físico, dentro de la estructura de SAE.

MNEMO 08/02/2014 En Proceso

4 Enviar reporte diario de avance sobre el proceso de digitalización.

DELOITTE 31/03/2014 En Proceso

Se acordó que el informe se realizará semanalmente y Deloitte deberá enviarlo a la CGR.

10 Terminar configuración de los balanceadores. OSEI/AFINA En Proceso

13

Supervisar la realización de las siguientes tareas: Operación y parametrización de los balanceadores. Configuración de la VPN. Configuración del Firewall.

OSEI 14/03/2014 En Proceso La configuración de la VPN y del Firewall ya se concluyó.

13 Generar un reglamento o protocolo para el manejo de software en las terminales.

USATI 14/03/2014 En Proceso

18 Realizar seguimiento a inconvenientes presentados en cada una de las Gerencias.

Capacitadores / Padrinos

05/04/2014 En Proceso Se estará haciendo seguimiento durante la implementación del SAE.


NÚMERO DE ACTA



35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en la capacitación del Módulo de notificaciones (Secretaría Común).

Gladys Rodríguez 18/06/2014 En Proceso

35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en las capacitaciones de SAE en PJC y PAS (líderes SAE).

Luz Amanda Camacho

13/06/2014 En Proceso

35 Programar la capacitación de Secretaría Común para Gerencias Departamentales y Nivel Central.

Martha Patricia Tovar


Ya se realizaron las capacitaciones en el Nivel Central, está pendiente en las Gerencias.

37 Trasladar la información de las iteraciones 1, 3 y 4, desde el Nivel Central a los servidores de las Gerencias Departamentales.

Fernando Peña - Jaqueline Vargas

27/06/2014 En Proceso De 24 Gerencias se ha realizado el traslado de información a 12 de ellas.

39 Traer a los abogados de los procesos Coactivo y Sancionatorio de las gerencias de Antioquia y Valle a Bogotá, en la semana del 8 de julio.

Javier Alonso Lastra


Los sustanciadores de Jurisdicción Coactiva viajaron a Bogotá para realizar la capacitación. Falta la capacitación de PAS y un refuerzo a la de Coactiva, ya que se presentaron inconvenientes técnicos.

40 Emitir directriz para la implementación del plan piloto en la correspondencia masiva

Lesvy Molina 09/07/2014 En Proceso

42 Asignar a un nuevo funcionario para continuar con la configuración y administración de GLPI.

OSEI 14/07/2014 En Proceso El proceso de contratación de la persona que asumirá esta tarea, está en proceso.

43 Realizar videoconferencia con las Gerencias incluidas en los planes pilotos: (1) Casanare, (2) Córdoba y (3) Risaralda.

Magda Molano 22/07/2014 En Proceso

La totalidad de las gerencias fueron contactadas y se socializó la Resolución. Falta comunicarles a los pilotos que deben adelantar con mayor celeridad la


NÚMERO DE ACTA



implantación de ésta.

2 Informe con los resultados arrojados por las pruebas de estrés y cargue, realizadas por MNEMO a la aplicación SAE

MNEMO 02/07/2014 Pendiente

4 Realizar un reporte sobre las pruebas realizadas para verificar la Comunicación entre la base de datos y el servidor del SAE.


6 Generación del reporte de Logs. MNEMO 14/02/2014 Pendiente

10 Entrega de los resultados de las pruebas de stress

MNEMO Pendiente

13 Generar un reglamento o protocolo para el horario de actualizaciones del antivirus.

Olga Lucía García (SOC), Libardo Lizcano (NOC)

14/03/2014 Pendiente

Dicho protocolo deberá estar enfocado para los días después de fines de semana o festivos

13 Hacer seguimiento a Mnemo para que realice y entregue las pruebas de stress, sin filtro.

OSEI 14/03/2014 Pendiente

27 Realizar reglamentación de manejo de cajas a ser enviadas al archivo externo y las frecuencias relacionadas.

DIAC 01/08/2014 Pendiente

35

Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento según el cual se adicionarán los líderes funcionales de SAE Sancionatorio, Disciplinario y de Jurisdicción Coactiva, al actual equipo de capacitación (SAE-PRF), indicando su dedicación (carga laboral) y compromisos.

Gladys Rodríguez 20/06/2014 Pendiente


NÚMERO DE ACTA



39

Realizar circular para que los abogados de los nuevos procesos dispongan del 100% del tiempo en el cargue al SAE, una vez éste se encuentre en funcionamiento.

Luz Amanda Camacho


40 Emitir directriz para el uso de la sala de consulta del piso sexto.



Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.

40

Enviar carta a Talento Humano para poder establecer horarios alternos (Horas extras o entradas y salidas tardías) para los funcionarios de Secretaría Común.



Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.

40 Elaboración del sello con información de contacto.

Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente

40 Asegurar el despliegue de las nuevas funcionalidades de SIGEDOC

Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente

40 Definir los protocolos para el envío de grandes archivos a sustanciadores: CD, USB, entre otros.

Oficina de Sistemas


41 Analizar el personal requerido para cumplir las metas de cargue de Anticorrupción.

Laura Olivares 11/07/2014 Pendiente

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Agropecuario.

Luz Adriana Martínez



NÚMERO DE ACTA



41 Realizar la verificación de los documentos por descontar de la Delegada y Dirección de Investigaciones.

Pedro Nel Castro – Jorge Rocha


42 Enviar formalmente a la OSEI, el listado de los puertos de firewall requeridos para el SAE.


42 Verificar la configuración y desempeño de los nodos y la base de datos, en conjunto con MNEMO.

OSEI – MNEMO 18/07/2014 Pendiente

Las actas 42 y 43 se podrán encontrar en el Anexo K.


4. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS

ALCANZADOS

En esta sección se presenta la totalidad de actividades desarrolladas, así como los logros

alcanzados durante la ejecución del contrato. Adicionalmente, se encuentra la información

relacionada con aspectos como la estructura de los documentos e informes presentados por

Oportunidad Estratégica, al igual que las diversas metodologías utilizadas para su elaboración.

4.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS CONTRACTUALES ALCANZADOS

El objetivo principal del proyecto adelantado, es el desarrollo del análisis, acompañamiento y

seguimiento técnico, del proceso de implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico.

Por consiguiente, y con el propósito de cumplir dicho objetivo, el contrato de Oportunidad

Estratégica, contó con 3 etapas: i) Análisis, ii) Acompañamiento y Seguimiento y iii) Cierre.

A continuación se muestran los logros sobresalientes de cada una de esas etapas, resultado de

la ejecución de los objetivos contractuales, al igual que aquellos que fueron agregados por

petición de la Contraloría General de la República, o surgieron como fruto del apoyo brindado

por Oportunidad Estratégica a lo largo del desarrollo del proyecto.

4.1.1. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de análisis

Inicialmente, se estableció la estrategia de implementación para todos los procesos que hacen

parte del SAE, como lo es el Proceso de Responsabilidad Fiscal y los nuevos procesos a ser

incluidos en el SAE, tales como los Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y

Administrativos Sancionatorios. Esta estrategia fue utilizada como base para la definición de los

cronogramas, tanto de digitalización como de capacitación y para la estimación del recurso

humano requerido para llevar a cabo las actividades referidas.

Igualmente, se alcanzaron los siguientes logros:

4.1.1.1. Recopilación de información

Se identificó, solicitó y recopiló la información relacionada y requerida para la ejecución

de la etapa de análisis.

4.1.1.2. Cronogramas de digitalización

Se definieron los cronogramas de digitalización para el Proceso de Jurisdicción Coactiva


(Nivel Central y Gerencias Departamentales), el Proceso Administrativo Sancionatorio9

(Gerencias Departamentales) y el Proceso Disciplinario (Nivel Central). Paralelamente,

se desarrollaron los cronogramas para los saldos del Proceso de Responsabilidad Fiscal

(Nivel Central y Gerencias Departamentales).

Respecto a los expedientes de los procesos de Jurisdicción Coactiva y Administrativo

Sancionatorio en las Gerencias Departamentales, se acompañó igualmente a la Entidad

para cumplir con la meta de digitalización a mediados del mes de junio de 2014.

Se apoyó en la definición del esquema de recepción, transferencia y almacenamiento

electrónico de los documentos digitalizados, pertenecientes a los procesos

Administrativos Sancionatorios y Jurisdicción Coactiva en Gerencias Departamentales.

Esto se hizo a través de las distintas reuniones con las partes involucradas: Dirección de

Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC), Unidad de Seguridad y Aseguramiento

Tecnológico e Informático (USATI) y la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI).

Se realizaron dos (2) entregas ordinarias del Informe de Cronograma de Digitalización.

4.1.1.3. Cronogramas de capacitación

Se definió el cronograma de capacitación de SAE, para los Procesos de

Responsabilidad Fiscal.

Se apoyó y documentó la definición de la estrategia de capacitación, de los procesos de

Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios.

Se definieron los cronogramas de capacitación de los procesos de Jurisdicción Coactiva,

Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios.

Se realizaron dos (2) entregas ordinarias del Informe de Cronogramas de Capacitación.

4.1.1.4. Estimación del recurso humano

Se estableció el número óptimo de funcionarios, destinados a la ejecución de cada una

de las actividades (Digitalización, Capacitación y Acompañamiento), relacionadas con la

implementación del SAE en los diferentes procesos.

Se realizaron cuatro (4) entregas ordinarias del Informe de Estimación del Recurso

humano.

9 Este cronograma sólo se definió para las Gerencias Departamentales, debido a que la Entidad nunca reportó el

volumen de información, a Nivel Central.


4.1.1.5. Definición de líneas base

Para el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se tomó como línea base, los resultados

obtenidos durante las mediciones realizadas durante el año 2013. Por otra parte, para el

monitoreo de los procesos Administrativo Sancionatorio, Disciplinario y de Jurisdicción

Coactiva se inició en cero.

4.1.1.6. Socialización de resultados

Se presentaron los resultados del análisis y el estado de avance del contrato, a través

de entregas periódicas a la gerencia del proyecto, a la Contralora y Vicecontralora, al

Director de la Oficina de Sistemas e Informática y a quienes él indicaba.

Se dieron a conocer los avances de implementación del SAE y las principales

recomendaciones mediante tres reuniones a la Comisión Directiva.

4.1.2. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de acompañamiento y

seguimiento

4.1.2.1. Recopilación de información


de la etapa de acompañamiento y seguimiento.

4.1.2.2. Seguimiento a compromisos

Se elaboraron 43 actas de las reuniones realizadas durante la ejecución del proyecto,

dentro de las cuales se establecieron diferentes tareas para la correcta implementación

del SAE.

Se realizó el acompañamiento y monitoreo de 172 actividades, establecidas durante las

reuniones desarrolladas en el periodo contractual y que fueron consignadas en las

actas. Durante este tiempo, se cumplieron 126 actividades, correspondientes al 73% del

total de éstas. Igualmente, quedaron en proceso el 9% (15 actividades) y pendientes el

11% correspondiente a 19 actividades. Se descartaron 12 actividades correspondientes

al 7%.

Se realizaron en total doce (12) entregas del Informe de Seguimiento a Compromisos

Adquiridos. Once (11) de estas entregas, de forma quincenal y una (1) con el presente

Documento de Reporte Final de Procesos y Actividades.


4.1.2.3. Hitos y/o medidas de administración y seguimiento

Se realizó el seguimiento de los hitos y/o medidas de administración y seguimiento del

SAE, a través de mediciones quincenales. Hay que tener presente que la entrega de

estos informes se había establecido con una periodicidad mensual en el contrato 371 de

2014.

Por medio de este seguimiento, se fomentó la formalización de las capacitaciones del

Proceso de Responsabilidad Fiscal, del nivel central, que aún no se encontraban

registradas.

Se brindó acompañamiento a la Entidad, para lograr la capacitación del 100% de los

usuarios del SAE para el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Se acompañó a la CGR en el proceso de digitalización, logrando cumplir con el 100% de

las carpetas de Responsabilidad Fiscal, reportadas durante el año 2013, tanto en las

Dependencias del Nivel Central como en las Gerencias Departamentales.

Se generaron pronósticos, para la estimación del tiempo total de cargue de los

documentos digitalizados, para los procesos de Jurisdicción Coactiva, Administrativos

Sancionatorios y Disciplinarios. El resultado de estos pronósticos permitirá a la Entidad

desarrollar las estrategias necesarias para culminar las actividades de cargue.

Se documentaron los avances de los cronogramas de desarrollo en SAE de los

procesos de Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios,

realizados por el proveedor de la plataforma.

El seguimiento realizado al proceso de digitalización de expedientes permitió que la

Entidad generara medidas de mitigación, en las ocasiones que no se cumplían las metas

establecidas en los cronogramas propuestos.

4.1.2.4. Actuaciones que estimulen el uso del sistema y su apropiación

Se presentó en un documento, un conjunto de actividades a realizar una vez el SAE esté

implementado y funcionando. Esto con el fin de dar seguimiento al uso del sistema y

apropiación por parte de los usuarios.

4.1.2.5. Seguimiento a expedientes

Se realizó y presentó la propuesta de estandarización del proceso de aprobación de

providencias, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, para las diferentes


Dependencias de la Contraloría General de la República. Esta estandarización fue

incorporada en la Resolución REG-EJE-0005-2014.

Se brindó apoyó en la creación de salas destinadas a la consulta de los expedientes

digitales, por parte de personas externas a la Entidad.

Se realizó acompañamiento en el montaje de las carteleras digitales, en la sala de

consulta para la Secretaría Común de la Contraloría Delegada de Investigaciones,

Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, ubicada en el sexto piso. Igualmente, se

destinaron dos carteleras digitales en la sala de consulta de la Unidad de

Investigaciones Especiales contra la Corrupción, ubicada en el décimo piso de la CGR.

Se crearon las plantillas destinadas a la proyección de Estados, Traslados, Citaciones

vía Web, Notificaciones vía Web, entre otros, al igual que el apoyo de su implementación

en las carteleras digitales, ubicadas en las salas de consulta de Secretaría Común.

Se realizó el registro diario de mediciones, del 20 de febrero de 2014 al 20 de julio de

2014, de:

- Tráfico de la red local (LAN) de la CGR.

- Top 10 de los servicios que más tráfico generaron.

- Incidentes evidenciados en la red de la CGR.

- Desempeño de la base de datos del SAE.

Se establecieron, con apoyo de la Entidad, medidas de eficiencia del SAE, por medio de:

- Relación de los documentos cargados al SAE y su tráfico de red.

- Tiempos de cargue y firma en el SAE.

Se construyó la correlación entre el rendimiento del SAE y el comportamiento de las

conexiones realizadas a la base de datos de este sistema. Gracias a esta correlación se

lograron identificar eventos causantes de intermitencias y caídas del SAE.

Se recomendó el manejo de un archivo temporal y un archivo permanente, para la

gestión de los documentos físicos con destino a los distintos procesos. Esta

recomendación fue incorporada en la Resolución REG-EJE-0005-2014.

Se identificó una serie de servicios (actualizaciones de antivirus, tráfico del servidor

CIFS, Facebook, etc.) que causaban saturaciones de la red local de la CGR. Esto

permitió que la entidad tomara acciones correctivas, para mejorar la velocidad y

disminuir la saturación de la red.


4.1.2.6. Acompañamiento a la implementación de la Mesa de Ayuda

Se capacitaron a los distintos miembros de Mesa de Ayuda sobre el esquema de

soporte que sería adoptado por la Entidad. Este esquema fue presentado por

Oportunidad Estratégica y aprobado por la CGR en diciembre de 2013.

Se implementó en el equipo de Mesa de Ayuda el esquema de soporte propuesto.

Inicialmente se hizo por medio de procedimientos manuales que permitieron validar las

necesidades y procesos para un funcionamiento eficiente. Estos procesos fueron

asumidos posteriormente, con el la entrada en producción del aplicativo que soportaría

la operación.

Se construyeron los mecanismos de monitoreo y operación de la Mesa de Ayuda, en

Google Docs, los cuales serían utilizados durante esta etapa inicial, mientras no se

tuviese un aplicativo que soportara la operación.

Se realizó un registro diario de incidencias, desde el 3 de marzo de 2014 al 11 de julio

de 2014, con el fin de generar los siguientes reportes:

- Reporte acumulado de incidencias.

- Reporte de tickets abiertos de Mesa de Ayuda.

- Reporte de incidencias por Gerencia Departamental/Delegada.

Considerando que la CGR indicó que no tenía recursos disponibles para adelantar un

proceso de licitación o contratación, se definió con el Director de la Oficina de Sistemas

e Informática, explorar alternativas de freeware.

Se analizó un conjunto de herramientas freeware de Mesa de Ayuda, con el fin de

seleccionar un aplicativo que se ajustara a las necesidades presentadas por la Entidad,

en aspectos tales como:

- Necesidades de ofimática.

- Necesidades de los sistemas de información.

Se recomendó el fortalecimiento del equipo de Mesa de Ayuda, lo cual fue acogido por

la CGR, pasando de dos a nueve funcionarios en un periodo de 4 meses.

Se realizó una prueba piloto durante seis semanas, con dos de los freeware que

brindaban mayor funcionalidad y se seleccionó, junto con la CGR, el freeware GLPI

como el aplicativo a ser implementado en la Entidad.

Se configuraron, en conjunto con la CGR, los servidores asignados para la instalación

del freeware GLPI.


Se parametrizaron varios módulos del aplicativo, los cuales constituían los principales

elementos para el funcionamiento del mismo. Igualmente, se profundizó en la

parametrización de los módulos asociados al SAE. Sin embargo, aunque no se haya

profundizado en otros sistemas, no se afecta la funcionalidad para prestar el soporte a

todas las incidencias tecnológicas, reportadas por los funcionarios de la CGR.

Se capacitó a los distintos miembros de Mesa de Ayuda sobre el manejo del freeware de

Mesa de Ayuda GLPI.

Se creó una base inicial de conocimiento asociada al SAE, con la cual es posible

generar respuestas estandarizadas a las preguntas frecuentes de los usuarios.

Se apoyó a la CGR en la elaboración y lanzamiento de la estrategia de publicidad del

freeware de Mesa de Ayuda GLPI.

4.1.2.7. Apoyo al componente técnico de los términos de referencia para la

formulación e implementación de los procesos en la OSEI

Se realizó el apoyo solicitado por la CGR, en los ajustes presentados al componente

técnico de los términos de referencia, en el marco de la formulación e implementación

de procesos para la Oficina de Sistemas e Informática.

Se analizaron los procedimientos que la CGR buscaba definir y se formularon las

observaciones pertinentes.

Con base en la información remitida, se formuló una propuesta de procedimientos,

enmarcada en estándares ITIL, que conforman estándares altos y globalizados.

Se esquematizaron estos procedimientos en su ficha respectiva, la cual incluye campos

como el Objetivo, Alcance, Definiciones, Marco Normativo y/o, y Consideraciones.

Del mismo modo, en esta ficha se generó el flujograma para cada uno de los

procedimientos en mención.

4.1.2.8. Acompañamiento gerencial a la Oficina de Sistemas e Informática

Se realizó el acompañamiento durante el periodo indicado en el contrato, que

comprendió del 27 de enero de 2014 al 11 de julio del mismo año. Este periodo

comprende la etapa de Análisis, y de Acompañamiento y Seguimiento.


Este acompañamiento se realizó con una reunión semanal, excepto en las semanas del

28 de abril y del 30 de junio, ya que por motivos laborales, el Director de la Oficina de

Sistemas e Informática, se encontraba fuera del país.

Sin embargo, el tiempo programado para la reunión de estas dos semanas, se

aprovechó para efectuar las reuniones de seguimiento, con el grupo de trabajo “Grupo

de BI Regalías”, para verificar el avance de este proyecto, y la segunda con el “Grupo

SIG-CGR”, para conocer la estructura de la bodega de datos y demás temas

relacionados con el proyecto MIDA – CGR. No obstante, y a pesar de haberse utilizado

el tiempo semanal en reuniones de seguimiento, las dos reuniones de acompañamiento

que no se pudieron realizar en las fechas programadas, se reprogramaron la semana

siguiente, es decir, se efectuaron dos reuniones en dichas semanas.

Con este acompañamiento se logró reflexionar, sobre algunas medidas a tomar, así

como los cursos de acción más eficientes a emprender, a nivel tecnológico, por parte de

la Entidad.

Con este acompañamiento se logró generar el Cronograma de Desarrollo de Mediano y

Largo Plazo de Aplicativos Misionales, el cual constituye una versión consolidada y

preliminar de un Plan Estratégico de Tecnologías de Información –PETI-.

También, se generaron unas recomendaciones para la sostenibilidad de la plataforma

informática misional de la CGR, enfocándose en 4 acciones de altísimo impacto:

Implementación de la política de Cero Papel, Implementación del BI (Minería de Datos),

Integración de los Sistemas y el planteamiento del mencionado Cronograma de

Desarrollo de Mediano y Largo Plazo de Aplicativos Misionales (PETI consolidado).

Se generaron y entregaron unas consideraciones y recomendaciones para la creación

del Proyecto Minería de Datos MIDA-CGR, las cuales se pueden observar en el Anexo

M.

En el Anexo N, se entrega la respectiva Constancia de Cumplimiento de

Acompañamiento, en la que el Director de la Oficina de Sistemas e Informática y

Oportunidad Estratégica, dejan constancia de lo aquí expuesto.

4.1.2.9. Documentación de cambio tecnológico

Se recopiló, organizó y analizó la información sobre los procesos involucrados en el

cambio tecnológico de la Contraloría General de la República, desde el periodo del

Contralor Carlos Ossa Escobar (1998-2002), hasta el periodo de Sandra Morelli Rico

(2010-2014).


Se narran los hitos que han conformado el cambio tecnológico en la CGR durante los

últimos años, los cuales han permitido sentar las bases para concebir y desarrollar un

proyecto de alta complejidad técnica, logística y funcional, como el SICA y

recientemente el SAE.

El documento sirvió de insumo para que la Contralora Sandra Morelli estructurara

apartes del informe de gestión que presentará al Congreso de la República, en aquellos

elementos relacionados con sistemas y modernización tecnológica.

4.1.3. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de cierre

4.1.3.1. Recopilación de Información


de cada componente durante la fase de cierre.

4.1.3.2. Documento de Procesos y Actividades Desarrolladas

El presente documento muestra el estado de la implementación del SAE conforme a las

dimensiones de análisis expuestas en el presente documento.

Incluye el resumen de todas las actividades desarrolladas y logros alcanzados durante la

ejecución del contrato.

Adicionalmente, presenta las recomendaciones formuladas por Oportunidad Estratégica

para una exitosa continuación en la implementación del SAE.

4.1.3.3. Socialización de Resultados

Durante la etapa de cierre se llevó a cabo la presentación de los informes finales junto

con el presente documento, a la gerencia del proyecto y al Director de la Oficina de

Sistemas e Informática.

4.2. LOGROS ADICIONALES OBTENIDOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Se definió un nuevo protocolo de recepción documental, en el que la DIAC es el

responsable de llevar a cabo las actividades de recepción, digitalización y envío

electrónico de los documentos asociados a actuaciones procesales, a cada uno de los

funcionarios responsables de éstos (sustanciadores y/o competentes). Este protocolo

fue incorporado en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.


Se recomendó la entrega periódica de la información de los documentos digitalizados, a

través de un formato unificado, generado por la Entidad. Esta recomendación fue

incorporada en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.

Se recomendó la utilización de una nomenclatura única, para la denominación de los

expedientes. La mencionada recomendación fue incorporada en la Resolución Ejecutiva

005 de 2014.

Se sugirió la implementación de unas bases de datos homogéneas, con su

administrador correspondiente. Estas bases de datos contienen los siguientes datos:

profesional sustanciador, nomenclatura actual, entidad afectada, código SAE IP previo y

código SAE PRF previo. Esta recomendación fue incorporada en la Resolución Ejecutiva

005 de 2014.

Se recomendó establecer criterios y manejos diferenciados, según el tipo de documento

que ingresa a la Entidad (documentos normales, formatos especiales, alto volumen y

medios digitales). La Resolución 005 de 2014 incorporó esta recomendación.

Se realizó un acompañamiento a un Plan Piloto de recepción, digitalización y envío

digital en el punto de recepción documental. El resultado de este Plan Piloto, sirvió de

insumo para el diseño de la Resolución que regularía la materia (REG-EJE-0005-2014).

Igualmente, permitió que los funcionarios de la DIAC se familiarizaran con el este nuevo

proceso.

Teniendo en cuenta la importancia de implementar la mencionada para dar continuidad

al proyecto SAE, se realizó y entregó a la CGR, una matriz de seguimiento dinámico de

tareas, en la que se registró de forma puntual, las actividades necesarias para el

cumplimiento de la Resolución. La matriz incluye: actividades, nivel (Central o

Gerencias), responsables, fechas y estado de cumplimiento (Cumplida, Pendiente). Esta

matriz se puede observar en el Anexo L.

Se realizaron entregas quincenales del Informe de Hitos y/o Medidas de Administración

y Seguimiento del SAE, teniendo en cuenta que la obligación contractual sólo implicaba

entregas mensuales de dicho informe.

Se realizaron seguimientos diarios al cargue de documentos en SAE, por Gerencia y/o

Dependencia de Nivel Central, así como la cantidad de documentos por funcionario.

Esto permitió la estimación de porcentajes de avance, respecto a los documentos

digitalizados por la DIAC. Adicionalmente, facilitó que la Entidad tomara medidas

correctivas, sobre las desviaciones que se presentaban respecto a las metas de cargue

establecidas.


Se brindó la información requerida a los directivos del proyecto de implementación del

SAE, durante diversas reuniones y Comisiones Directivas, que permitieron tomar

decisiones y correctivos en el proyecto.

Se apoyó a la Contraloría General de la República en el proceso de entrega masiva de

tokens y actas, organizado durante la actualización del software de los dispositivos

criptográficos. Esta actividad se realizó en una ocasión, durante el mes de febrero de

2014.

Se apoyó en la elaboración del formato de descuento de documentos digitalizados para

ser cargados al SAE.

Se realizó la compilación de los archivos correspondientes a “Situación de Expedientes”

emitida por el SAE, la cual sirvió de insumo para la generación de información histórica

en el proyecto de Minería de Datos (MIDA) para la CGR, coordinado por el despacho de

la Vicecontralora y apoyado por Oportunidad Estratégica. Los informes compilados

comprenden el periodo del 13 de septiembre de 2013 - 25 de junio de 2014.

Se realizó una presentación sobre la Modernización del Control Fiscal en Colombia, para

el evento de Innovación del Sector Público, en el marco de la Feria Empresarial de la

Universidad de la Sabana. Dicha presentación se realizó con el aval de la Contralora y

Vicecontralora General de la República.

Se construyó la correlación de las conexiones realizadas a la base de datos de SICA,

con el fin de verificar que éstas no tuvieran el mismo comportamiento que las

conexiones presentadas en el SAE, ya que ambas soluciones estuvieron instaladas en

el mismo servidor de aplicaciones.

En conjunto con el equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, se generó un video instructivo

dirigido a usuarios finales, en el que se ilustra la forma de registrar incidencias a través

del freeware de Mesa de Ayuda GLPI.

4.3. INFORMACIÓN Y METODOLOGÍA DE LOS ENTREGABLES

4.3.1. Informe de elaboración de los cronogramas de digitalización a Nivel Central

y Gerencias Departamentales Colegiadas

Teniendo en cuenta la nueva meta de la Entidad de implementar SAE en los Procesos

Disciplinarios, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios, además del Proceso de

Responsabilidad Fiscal, en este informe se presenta el plan de trabajo a través de

cronogramas de digitalización de todas las carpetas relacionadas a dichos procesos.


Para estimar los cronogramas de digitalización en cada una de las Dependencias y/o Gerencias

Departamentales, se tuvieron en cuenta los siguientes parámetros:

Los ratios de productividad del equipo digitalizador, estimados durante el proceso de

digitalización del año 2013.

La cantidad de carpetas reportadas por las diferentes dependencias a digitalizar.

Las fechas de inicio y finalización.

Las restricciones del recurso físico y humano (escáneres y digitalizadores).

Márgenes de seguridad para contrarrestar posibles eventos no programados.

4.3.2. Informe de elaboración de cronogramas de capacitación a Nivel Central y

Gerencias Departamentales Colegiadas

La adquisición del SAE, se encuentra alineada al Plan Estratégico 2010-2014 de la CGR, que

define en sus objetivos corporativos el fortalecimiento de los procesos de Responsabilidad

Fiscal y Jurisdicción Coactiva, la modernización de la estructura tecnológica y el

robustecimiento del talento humano y del esquema institucional de la Entidad, además de ser

una medida para el cumplimiento de la política del Gobierno Nacional de “Cero Papel” en las

Entidades Públicas.

La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)

Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Disciplinarios y (4) Administrativos

Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el

Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.

El equipo de Oportunidad Estratégica presentó, a través de este documento, el cronograma de

capacitación para el proceso de implementación del SAE, trabajo realizado en conjunto con la

Entidad.

4.3.3. Informe de estimación de recurso humano

La meta de la Entidad es implementar SAE paralelamente en los procesos de (1)

Responsabilidad Fiscal, (2) Jurisdicción Coactiva, (3) Control Disciplinario y (4) Administrativos

Sancionatorios, lo que hace necesario definir un plan de trabajo en el que se involucre tanto el

Nivel Central como a las Gerencias Departamentales Colegiadas.

El alcance de esta meta corresponde a un reto institucional importante para la Entidad, ya que

se deben realizar un conjunto de acciones relevantes, tanto en adquisición y puesta en marcha

de la infraestructura tecnológica, como en la conformación y fortalecimiento de competencias

del recurso humano responsable de la administración y operación del SAE.


Es en este contexto que a través de este documento, el equipo de Oportunidad Estratégica

busca apoyar a la CGR, dando pautas y recomendaciones a tener en cuenta, en relación con el

recurso humano necesario para continuar avanzando con la adopción de la solución, lo que en

últimas se traduce en garantizar no solo la operación óptima de la plataforma, si no su

sostenibilidad en el mediano y largo plazo.

Metodología para la elaboración de los cronogramas

Con el fin de tener un panorama general y delimitar la generación de cronogramas, así como

estimar los recursos necesarios, el equipo de Oportunidad Estratégica, en conjunto con los

líderes del proyecto SAE de la Entidad, plantearon las siguientes estrategias de implementación

de la plataforma SAE:

4.3.3.1. Estrategia Procesos de Responsabilidad Fiscal

La estrategia de implementación de SAE en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, fue definida

durante la ejecución del contrato 291 de 2013. La estrategia se definió a partir de la

identificación de las actividades necesarias para la operación y adopción por parte de los

funcionarios, de los módulos desarrollados por el proveedor de la plataforma10. A continuación

se observa un gráfico que sintetiza la mencionada estrategia de implementación:

Ilustración 58. Estrategia de Implementación PRF


10

Mnemo SAS


4.3.3.2. Estrategia Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y

Administrativos Sancionatorios

La estrategia de implementación de los nuevos procesos en SAE, se generó teniendo en cuenta

la construcción de los módulos que soportaran dichos procesos. De acuerdo con esto, las

nuevas actividades y cronogramas a realizar deben alinearse tanto a la construcción como a la

operación de las nuevas funcionalidades.

a. Digitalización: esta actividad se debe realizar teniendo en cuenta que el principal

objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y

aseguramiento electrónico de los procesos, para lo cual es necesario que la CGR

convierta la totalidad de sus expedientes físicos en expedientes digitales.

b. Levantamiento de requerimientos: esta actividad consiste en la identificación de la

información necesaria para la construcción de los nuevos Módulos (Procesos

Sancionatorios, Disciplinario, Jurisdicción Coactiva), la integración de SAE con las

salas de audiencia y la integración en SAE de los Procesos de Responsabilidad con

los Procesos de Jurisdicción Coactiva. Esta actividad se deberá realizar en conjunto

entre el proveedor y los líderes funcionales de la Entidad.

c. Modelamiento y desarrollo: corresponde a las actividades del proveedor para el

desarrollo de los nuevos módulos de SAE.

d. Pruebas: corresponde a la realización por parte del proveedor de las pruebas

funcionales y no funcionales a los módulos desarrollados, previo a la puesta en

producción en la Entidad.

e. Pilotos: corresponde a la realización de seguimientos a procesos por parte de los

líderes funcionales de la plataforma.

f. Capacitación: La realización de actividades de enseñanza a los funcionarios

usuarios de las nuevas funcionalidades.

g. Acompañamiento: Las actividades de seguimiento al uso del sistema y cargue de

documentos, por parte de los usuarios.


Ilustración 59. Estrategia de Implementación Procesos de Jurisdicción Coactiva, Disciplinarios y

Administrativos Sancionatorios


4.3.4. Informe de seguimiento a compromisos adquiridos

El objetivo de este informe es ser una herramienta que permitiese realizar un seguimiento

periódico a las diferentes actividades que debían adelantarse para el correcto desarrollo del

proyecto.

A través de una matriz de seguimiento, se organizó esta información y se realizó la verificación

del estado de cada una de las tareas, consignadas en las actas correspondientes de las

reuniones adelantadas durante el desarrollo del presente contrato.

Durante cada una de las reuniones realizadas entre el equipo de Oportunidad Estratégica y

funcionarios de la Contraloría General de la República, se levantaron las actas o memorias de

las reuniones, realizando las labores de secretaría técnica, y consignando las diferentes tareas

establecidas y los responsables de las mismas.

Para cada compromiso se establecieron el número del acta, la fecha de cumplimiento, el

compromiso, el responsable y el estado.

Quincenalmente se entregó la matriz con las actualizaciones de acuerdo a los siguientes

estados de las tareas.

Pendiente No se ha realizado ninguna actividad para adelantar dicha labor.

En proceso Presenta avances respectivos a la tarea, pero no se ha dado por finalizada.

Cumplido La tarea se ha finalizado satisfactoriamente.

Descartado La tarea no se llevará a cabo.


Adicionalmente se incluyó la tabla resumen de las reuniones adelantadas, con el fin de facilitar

la búsqueda de las tareas en las actas correspondientes.

4.3.5. Informe de seguimiento a los hitos y/o medidas de administración y

seguimiento de SAE

Este informe recopila el acompañamiento realizado en el proceso de implementación del SAE

en los procesos de Responsabilidad Fiscal (PRF), Administrativo Sancionatorio (PAS),

Jurisdicción Coactiva (PJC) y Disciplinarios, a través de la recolección, monitoreo y análisis

de los los hitos y/o medidas de administración y seguimiento (indicadores) definidos en

conjunto entre la CGR y Oportunidad Estratégica durante el contrato 291 de 2013. Su

estructura contiene el avance real de cada uno de estos hitos y/o medidas y un tablero de

control que muestra la información global del conjunto completo de los mismos.

Este informe, entregado quincenalmente, presentó los valores de los indicadores relacionados

con el estado de avance en la digitalización de expedientes, la digitalización de carpetas, la

incorporación de documentos a SAE, el número de usuarios capacitados, el número de tokens

(certificados digitales y llaves) entregados y la eficiencia en la gestión de casos de soporte.

Teniendo en cuenta las diferentes etapas de implementación, en que se encontraban cada uno

de los tipos de proceso a implementar en SAE, se definió realizar informes individuales, para lo

cuales se entregaron once (11) informes de PRF, ocho (8) de PJC, ocho (8) de PAS, y nueve

(9) para Disciplinarios.

Para el seguimiento de los distintos Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento del SAE

para los diferentes procesos, se hizo necesaria la recopilación de la información base para cada

uno de los hitos y la información de avance semanal aportada por diferentes agentes, los

cuales se describen a continuación para cada uno de los hitos.



4.3.6. Informe de seguimiento a expedientes digitales

La elaboración del informe de seguimiento a expedientes digitales, consiste en registrar el

desarrollo de los Procesos de Responsabilidad Fiscal en medios digitales, desde distintos

aspectos. La metodología empleada para la realización de estos registros, denominados

pilotos, consiste en hacer uso de medios digitales, específicamente de correo electrónico y

las funcionalidades incorporadas en SAE.

De acuerdo con estos desarrollos, este informe presenta los resultados del seguimiento de

los expedientes digitales, por medio de: i) la estandarización de los procesos de aprobación

de proyectos de providencia, en las diferentes Dependencias de la Entidad, ii) el monitoreo

del desempeño y estado de la infraestructura de la plataforma del SAE, iii) el establecimiento

de carteleras digitales y iv) la implementación del punto de retención documental de la

Entidad.

Se incluye por consiguiente, los diferentes procesos de aprobación de proyectos de

providencia, el comportamiento y estado de la red, el tráfico de SAE y su relación con la

Eficiciencia en los casos de soporte

•Informe de Mesa de Ayuda: Número de casos de soporte generados y número de casos de soporte cerrados


•USATI : Número total de firmas digitales asignadas

Usuarios capacitados en SAE

•Oficina de Capacitaciones: Entrega periódica de los formatos de asistemcia a la capacitaciones

Documentos incorporados al SAE

•Situación de expedientes SAE (Reporte de cargue): Número de documentos cargados al SAE

•DIAC y DELOITTE: Número de documentos digitalizados para cada Dependencia y/o Gerencia


•DIAC: Número total de expedientes reportados por las Dependencias y/o Gerencias y el número total de expedientes digitalizados a la fecha


•DIAC:Total de carpetas reportadas, y digitalizadas a la fecha.


cantidad de documentos cargados, los tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE, y

el desempeño del servidor de la base de datos del SAE. Esta información se presenta para

consignar el comportamiento de la infraestructura informática de la CGR y buscar establecer si

la misma afecta al SAE y a los expedientes que se están gestionando en el aplicativo.

Igualmente, pretende evidenciar la influencia de los demás aplicativos, a lo largo del periodo

presentado, en el comportamiento y desempeño de dicha infraestructura.

La primera sección del documento incluye un capítulo dedicado a los procesos de aprobación

de proyectos de Providencias en la Contraloría General de la República. La estandarización de

dichos procedimientos es de gran importancia para la creación y gestión de los expedientes

digitales bajo las características actuales y las metas establecidas. Igualmente, son necesarios

para manejar los expedientes de manera digital dentro de la Entidad.

Posteriormente, se documentó la información correspondiente al monitoreo de la infraestructura

del SAE y la red informática de la CGR, por medio del tráfico de red, los tiempos de cargue y

firma del SAE, al igual que los incidentes presentados tanto en la red informática como en el

aplicativo del SAE. Igualmente, se muestran los aspectos técnicos del desempeño de la base

de datos del SAE y un análisis de la correlación entre las conexiones generadas a la base de

datos y el funcionamiento del SAE. Esto como parte de una administración técnica de los

expedientes que deben ser cargados y gestionados a través de este aplicativo.

En último lugar, se incluyen los avances logrados tanto en el establecimiento de carteleras

digitales como la implementación del punto de retención documental, ubicados en el 4to, 6to y

10mo pisos de las instalaciones de la CGR. Estas carteleras permiten que el proceso se

adelante en medios digitales, no solo a nivel de la producción de providencias, sino a nivel de la

notificación en cartelera de las mismas.

4.3.7. Informe de avance en el apoyo al montaje de los procesos de la Mesa de

Ayuda SAE

El objetivo de este informe es presentar las distintas actividades desarrolladas por Oportunidad

Estratégica, en conjunto con la CGR, durante el proceso de acompañamiento en el montaje de

la Mesa de Ayuda y la parametrización para la implementación del aplicativo para la Mesa de

Ayuda GLPI. Igualmente, se presentan las principales conclusiones y elementos a tener en

cuenta para el fortalecimiento y la adopción de la Mesa de Ayuda en la CGR.

Inicialmente se identificaron las necesidades de la Entidad respecto a soporte informático y

Mesa de Ayuda, y se elaboraron unos procesos para ejecutar bajo un esquema de operación

manual, es decir, sin el apoyo de una herramienta informática dedicada a la administración de

incidencias.

El esquema de soporte para la Mesa de Ayuda fue presentado por Oportunidad Estratégica en

diciembre de 2013 y aprobado en su momento por la CGR. Éste se adoptó durante el periodo


del presente contrato, tanto para la operación manual, como posteriormente para su

implementación en GLPI.

El informe constata cómo el montaje de la Mesa de Ayuda inició con 2 personas de la CGR

asignadas al proyecto, con la expectativa de que el equipo aumentaría, en la medida en que se

fuesen incluyendo más sistemas (Ej. SAE, SICA, SIGEDOC), o si la demanda por soporte lo

llegaba a justificar.

Una vez se contó con este equipo y considerando que la CGR no dispondría de recursos

económicos para la adquisición de un Help Desk pago, se procedió, por solicitud del Director de

la Oficina de Sistemas e Informática, con el análisis de varias alternativas de freeware

disponibles.

El proceso de selección del freeware inició con la identificación de 9 proyectos líderes. De estos

proyectos se levantó una matriz de comparación y se seleccionaron 2 proyectos: GLPI y OTRS.

Estos aplicativos fueron analizados simultáneamente, durante un periodo de seis (6) semanas,

con el fin de dejar aquel freeware que se ajustara mejor a las necesidades y capacidades de la

Entidad.

Durante este periodo se documentó una prueba piloto realizada con los dos freeware

seleccionados. Durante la ejecución de esta prueba se evaluaron aspectos asociados a: a)

Tiempo de instalación de cada aplicativo; b) configuración básica de cada aplicativo; c)

configuración de la base de datos de cada aplicativo; d) lenguaje de la aplicación; e) apoyo

interinstitucional; f) idioma de la información de soporte del aplicativo.

Una vez surtido este análisis, se seleccionó a GLPI como el aplicativo que sería implementado

en la CGR. Esta selección se surtió por parte de Oportunidad Estratégica, con el apoyo del

Director de la Oficina de Sistemas e Informática.

En los documentos entregados se observa que el análisis técnico tuvo en cuenta los siguientes

aspectos: a) entorno WEB; b) Sistema de Autenticación; c) Gestión de enlaces externos hacia

otras aplicaciones; d) Sistema Operativo bajo el que debería ser instalado; e) Memoria RAM

necesaria; f) Procesador; g) Almacenamiento y h) Lenguaje en el que se encontraba

desarrollado el freeware.

En el análisis funcional, se tuvo en cuenta que el freeware se pudiera parametrizar en aspectos

como: a) La trazabilidad de un requerimiento o incidencia; b) solicitud de seguimiento a través

de la interfaz web o el correo electrónico para incidencias, requerimientos y todos los tipos de

material del Inventario; c) administración de grupos, roles y perfiles; d) administración de multi-

entidades, multiniveles y multi-estructura (Niveles de Servicio); e) generación y análisis de

reportes estadísticos asociados al estado de las incidencias, tiempos de servicio, problemas

frecuentes entre otros; f) manejo de inventarios de hardware y de software y g) la administración

de base de conocimiento.


Se observa en los documentos cómo se realizó la configuración de los servidores asignados por

la CGR para la instalación de GLPI. Durante esta configuración se desarrollaron las siguientes

actividades: a) instalación del sistema operativo Red-Hat; b) asignación de direcciones IP; c)

configuración de puertos e d) instalación de herramientas utilitarias.

Finalmente se documenta la manera como se procedió con la parametrización de los siguientes

módulos del aplicativo: a) Configuración – Menús Desplegables. b) Configuración –

Notificaciones. c) Configuración – Acuerdos de Nivel de Servicio. d) Configuración – General. e)

Configuración – Acciones Automáticas. f) Configuración – Autenticación. g) Configuración –

Enlaces Externos. h) Administración - Usuarios. i) Administración - Grupos. j) Administración –

Entidades. k) Administración - Reglas. l) Administración - Perfiles. m) Plugin – OCS Inventory

NG. n) Útiles – Base de Conocimiento. o) Soporte – Incidencias. p) Inventario – Software.

Aunque se haya profundizado en la parametrización y automatización de las incidencias del

SAE, el GLPI cuenta con la capacidad de brindar soporte a cualquier requerimiento informático

que se pueda presentar en la Entidad.

4.3.8. Informe de apoyo a la contratación para la definición de procesos en la


Este apoyo y su respectivo documento fue generado por solicitud de la Entidad, conforme a lo

planteado en el presente contrato, durante la etapa de Acompañamiento y Seguimiento. De tal

forma, la CGR solicitó el acompañamiento para definir los siguientes procedimientos: 1-

Protocolo: Certificación de no disponibilidad, 2- Procedimiento: Atención a eventos de soporte, y

3- Procedimiento: Atención de requerimientos de soporte.

Cada uno de estos procedimientos fue analizado y se realizaron las observaciones pertinentes,

especialmente respecto al documento a partir del cual, la CGR extrae los mencionados

protocolos (Contratos con terceros). Igualmente formula comentarios respecto a la información

necesaria para que cada procedimiento se pueda diseñar e implementar de manera armónica

en la Entidad.

Con base en la información entregada, se procede a realizar una propuesta de procedimientos,

la cual interpreta la solicitud formulada por la CGR y se enmarca en estándares ITIL, que le

permitirán a la Entidad, alinear estos esfuerzos, bajo estándares altos y globales.

Así, los procedimientos propuestos son los siguientes: 1- Procedimiento para asignación de

bien informático, 2- Procedimiento para gestión de novedad en bien informático, y 3-

Procedimiento para devolución de bien informático.


Este apoyo tuvo como referencia los procedimientos definidos por ITIL, y se trabajó en conjunto

con el Ingeniero Anyerson Ortiz de la CGR, quien organizó y remitió la información necesaria

para hacer los análisis de los procedimientos que la Entidad buscaba definir.

Los procedimientos propuestos fueron debidamente documentados y entregados a la CGR, en

donde se esquematizan en su respectiva ficha, la cual incluye el Objetivo, Alcance,

Definiciones, Marco Normativo y/o Reglamentario (en caso de que aplique), y Consideraciones,

así como el flujograma correspondiente.

4.3.9. Informe de los procesos de cambio tecnológico que han permitido el

desarrollo del SAE

El objetivo de este documento fue generar un registro del cambio tecnológico que se ha dado al

interior de la CGR, en el periodo comprendido entre el año 2000 y el año 2014, y la forma en

que dicho cambio ha impactado la gestión y capacidades de la Entidad.

Así mismo, busca que al ilustrar el recorrido y cambio que se ha experimentado, especialmente

en términos de sistemas de información, se tenga una visión más pertinente respecto al

funcionamiento de los sistemas de la Entidad, los retos más significativos que tiene la CGR y

los desafíos que enfrenta.

Para el desarrollo de este documento se emplearon fuentes de información primaria y

secundaria. Entre las fuentes primarias, se encuentra el desarrollo de múltiples entrevistas, con

diferentes personas que han sido parte del proceso de cambio tecnológico, bien sea como

usuarios de los sistemas, líderes de los procesos de modernización o personal vinculado a los

mismos. Entre la información secundaria, se cuenta con el desarrollo de un exhaustivo recuento

documental, consultando contratos, artículos de prensa, documentos oficiales, estadísticas,

reportes, informes de gestión, entre muchos otros.

El documento se divide en tres partes: En la primera, se analizan los grandes programas de

modernización, con sus respectivos sistemas. En una segunda, se desarrollan hitos

institucionales desarrollados durante la administración Morelli. En la parte final se plantea una

visión de mediano y largo plazo respecto al uso de la tecnología en la CGR.

El estudio parte por ilustrar el estado del arte, a nivel tecnológico, al inicio del proceso de

modernización. Este génesis tecnológico se asume con el comienzo de la administración Ossa

Escobar, quien tuvo la iniciativa de presentar un plan tecnológico bajo estándares

contemporáneos.

Posteriormente, se estudia la puesta en marcha del programa de modernización durante el

periodo 2000 – 2006, en el cual, se incluyen sistemas planteados durante la administración

Ossa Escobar, así como aquellos desarrollados en la administración Hernández Gamarra.


Se analizan los sistemas que surgen durante la administración Turbay Quintero, aquellos que

terminan su actividad (producción) de las administraciones pasadas y los que se desarrollan

internamente, como resultado de la necesidad de suplir diversas necesidades que para ese

momento tenía la Entidad.

Igualmente, se estudian los sistemas generados e implementados durante la administración

Morelli Rico, así como otros hitos transversales, resultado de este gran cambio tecnológico.

El documento finaliza con una descripción de las formas en que la CGR está utilizando la

tecnología para ser una institución fiscalizadora de vanguardia y cómo su uso la acerca cada

vez más a ser una entidad innovadora-analítica.


5. RECOMENDACIONES

En pro de una implementación exitosa del SAE, en esta sección se exponen las actividades

cuyo desarrollo Oportunidad Estratégica recomienda a la CGR adelantar, con posterioridad a la

conclusión del contrato 371 de 2014.

- Respecto a las dimensiones de seguimiento del proyecto SAE, es importante que la

CGR continúe, por lo menos, con el monitoreo al cargue de documentos en el sistema,

para los procesos de Responsabilidad Fiscal, Administrativos Sancionatorios,

Disciplinarios y de Jurisdicción Coactiva, ya que este hito y/o medida de administración,

incorpora dos variables claves de éxito: la cantidad de documentos digitalizados, por un

lado, y el cargue de dichos documentos, por el otro. Sin embargo, si la CGR realiza

mediciones periódicas a todos los hitos y/o medidas de administración y seguimiento del

SAE, podrá realizar acciones correctivas y generar medidas de mitigación en todos los

frentes, manteniendo un mayor control en la implementación.

- Se recomienda mantener centralizada la gerencia del proyecto SAE, en donde los

componentes de los distintos procesos (Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso

Administrativo Sancionatorio, Proceso de Jurisdicción Coactiva y Proceso Disciplinario)

estén coordinados por una sola persona. Esto, sin perjuicio de que el gerente se articule

con responsables de aspectos específicos del proyecto.

- Integrar al equipo capacitador, con los líderes funcionales de los procesos Disciplinarios,

Administrativos Sancionatorios y de Jurisdicción Coactiva. Se puede considerar un líder

por proceso. De esta forma se hará transferencia de conocimiento sobre la manera en

que funciona SAE y los detalles de los procedimientos jurídicos mencionados.

Adicionalmente se buscará fortalecer al equipo capacitador con usuarios expertos,

brindando también un apoyo experto.

- Para culminar la implementación del SAE en los nuevos procesos (Jurisdicción Coactiva,

Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios), se debe contar con una capacitación

con los temarios unificados y actualizados con las últimas novedades del SAE. Se

recomienda utilizar los cronogramas de capacitación entregados por Oportunidad

Estratégica y realizar los ajustes que se requieran considerando las novedades del

proyecto.

- Continuar con las actividades de acompañamiento de los “padrinos” actuales, así como

los líderes que ingresen, hasta la apropiación de todos los procesos: Responsabilidad

Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Disciplinarios, para así

garantizar la apropiación completa del SAE.


- Capacitar a la totalidad de funcionarios de Secretaría Común, a Nivel Central y en las

Gerencias Departamentales Colegiadas, para el uso del módulo de Notificaciones del

SAE. Esta capacitación se debe realizar nueva y reiteradamente, así ya la hayan

recibido algunos funcionarios.

- Estandarizar los nombres de las Gerencias Departamentales y/o Dependencias que

utiliza la USATI para el proceso de asignación de firmas digitales (tokens).

- Implementar la Resolución Ejecutiva 005 de 2014, en la cual se formalizan los

procedimientos y tareas del proceso de recepción, digitalización y envío de documentos,

recibidos en las ventanillas de atención de la DIAC (Puntos de retención documental).

Igualmente, en ésta se estandariza la nomenclatura de los expedientes, se dispone la

generación y envío de la base de datos de los procesos y se dictan otras disposiciones.

- Que la DIAC, evalúe y defina los nuevos lineamientos de archivística (índices, tablas de

retención documental, ente otros.), con el fin de realizar la transición de carpetas de

expedientes físicos a expedientes electrónicos, manteniendo las respectivas carpetas de

soporte.

- Se recomienda que la DIAC, el Enlace Coordinador y el equipo facilitador (encabezado

por el Gerente del Proyecto), realice una supervisión muy cercana del proceso de

digitalización y archivo que están adelantando las Gerencias Departamentales

Colegiadas, con base en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014, estableciendo

videoconferencias rutinarias y viajes para constatar la adopción de la misma.

- Implementar el proceso estandarizado de aprobación de proyectos de providencia en el

Proceso de Responsabilidad Fiscal, con base en la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.

- Con el fin de hacer un seguimiento puntual a la implementación de la Resolución

Ejecutiva 005 de 2014, se recomienda utilizar la matriz de seguimiento de la resolución

diseñada por Oportunidad Estratégica, la cual deberá ser complementada y ajustada,

pero que conforma un tablero de control práctico para la puesta en marcha de los

diferentes componentes que contiene la mencionada directriz.

- Implementar a Nivel Central y posteriormente a Nivel Nacional, el uso único de

carteleras digitales, teniendo las carteleras físicas como un respaldo frente a

contingencias. Se debe definir así, las fechas y condiciones en que se implementará su

uso, mediante un lineamiento emitido por el líder del macroproceso, que en este caso es

la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

- Se recomienda que la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción

Coactiva, emita el respectivo lineamiento para abrir las salas de consulta al público,

ubicadas en el piso 6 y en el piso 10. La OSEI deberá brindar el apoyo para que los


equipos de cómputo dispuestos cuenten con la conectividad y condiciones para la

prestación de este servicio.

- Con el fin de contar con la información actualizada del rendimiento del SAE, se

recomienda continuar las mediciones diarias de tiempos de cargue y firma en este

sistema. Estas mediciones fueron asignadas por el Director de Sistemas e Informática a

un funcionario de la OSEI, con ocasión de la terminación del contrato con Oportunidad

Estratégica.

- Igualmente, se recomienda continuar con las mediciones de la información de tráfico de

red en SAE y top de los servicios e incidentes de la red. Estas pruebas fueron asignadas

por el Director de Sistemas e Informática al NOC, con ocasión de la terminación del

contrato con Oportunidad Estratégica.

- Considerando que se evidenció que el SAE ha presentado periodos con intermitencias

en su desempeño, posiblemente asociado a un número importante de conexiones

abiertas sin clausurar en la base de datos, es importante que la OSEI examine las

posibles causas, contando también con la participación del proveedor, con el fin de

tomar las medidas correctivas.

- La CGR debe continuar con la supervisión cercana al desempeño de la plataforma SAE,

buscando la estabilización de dicho sistema. Debe realizar pruebas y exigir al proveedor

que realice y entregue las pruebas que acrediten un funcionamiento estable y

consistente en un periodo de tiempo determinado.

- Para la recepción a satisfacción de los sistemas, especialmente de los desarrollos

asociados al SAE, se recomienda que el proveedor explique cuál fue la causa de los

incidentes que se han presentado y cómo se resolvieron.

- Para esta entrega, se recomienda solicitar al proveedor unas recomendaciones muy

claras sobre el mantenimiento del sistema, procedimientos periódicos, rutinarios,

correctivos, alarmas, advertencias, entre otros, para cada uno de los siguientes

elementos: sistema operativo, bases de datos, aplicativo y comunicaciones asociadas a

SAE.

- Es deseable que el sistema no se reciba hasta que no se tengan por lo menos 30 días

continuos, sin incidentes asociados al desempeño del sistema y posteriormente a este

periodo, un lapso adicional de 60 días en donde los incidentes no deben superar un

umbral y nivel de impacto previamente establecidos. En caso de que esto no se cumpla,

no se debe asumir la administración del SAE. Esta medida con ocasión de la

inestabilidad que ha presentado el sistema y que se ha observado en las mediciones

realizadas a los tiempos de cargue, al consumo de red asociada a SAE, en los reportes


de incidencias que ingresan a Mesa de Ayuda, y en la experiencia de usuario que ha

reportado el equipo facilitador.

- Se deben aprovechar las herramientas de control de procesos del sistema Procesa

(BPM) para implementar alarmas a los procesos de SAE tales como: volúmenes de

arranque de procesos, represamiento de procesos, agotamiento tiempos de ejecución,

vencimiento de términos y plazos, concentración por áreas, etc.

- Se recomienda que la OSEI establezca un protocolo para el manejo de las

actualizaciones de antivirus a nivel nacional. Este protocolo debe considerar, entre otros

aspectos, las horas de encendido de los servidores ubicados en las Gerencias

Departamentales Colegiadas, para que realicen la actualización y estén disponibles,

antes de que los demás equipos de los funcionarios de las gerencias sean encendidos.

Es muy importante que este proceso de encendido y actualización se cumpla

especialmente para el primer día laboral de la semana.

- Con el propósito de continuar brindando soporte a los usuarios funcionales de SAE, se

recomienda darle continuidad al proceso de parametrización del software GLPI, ya que

aunque hoy es un software totalmente funcional y cuenta con plena capacidad para

prestar el apoyo que requiere la CGR, la parametrización debe continuar madurando con

el fin de contar con una administración más fluida, automática (algunos pasos), eficiente

(menos consumo de recursos) y oportuna (mejores tiempos de respuesta) de las

incidencias.

- Se recomienda la puesta en marcha del módulo de inventarios del GLPI. Este módulo es

el que permite hacer la administración del inventario de hardware y software de la

Entidad. Con la parametrización de este módulo, la CGR, podrá tener centralizada la

información asociada a los contratos de adquisición, soporte y garantías de toda la

infraestructura tecnológica de la Entidad, brindando un soporte más rápido y pertinente.

- Para la parametrización del módulo de inventarios, se recomienda hacer el compendio

de la siguiente información: 1) Datos contables y financieros: Valor de compra, Fecha de

compra, Fecha de puesta en servicio (hardware o software), Número de Contrato, Plazo

de Garantía entregada por el Proveedor. 2) Datos de Proveedores: Nombre Proveedor,

Datos de Ubicación del Proveedor, Datos de Contacto del Proveedor, Insumos

Comprados.

- Se recomienda continuar avanzando en el Módulo de Soporte. Inicialmente el equipo de

Mesa de Ayuda, en conjunto con los líderes funcionales, deberán trabajar en la

elaboración de más plantillas de respuesta rápida, no sólo de SAE, sino para los demás

sistemas. De esta forma, se disminuirá la cantidad de incidencias escaladas, a la vez

que optimizan los tiempos de respuesta a los usuarios.


- Se recomienda la adopción formal de GLPI mediante resolución, como el aplicativo de

gestión de las incidencias tecnológicas e informáticas de la CGR.

- Igualmente, que mediante esta resolución se formalice un esquema de soporte con

personal (tecnólogos) asignado de manera central a la OSEI. La asignación a la OSEI

debe aplicarse tanto para el personal de Nivel Central, como para aquellos que se

encuentren ubicados en las Gerencias Departamentales Colegiadas. Este esquema

permitirá que la atención a los requerimientos se pueda atender de forma más eficiente y

dinámica, ya que no estarán asignados a una Dependencia o Gerencia específica, sino

a disposición de las necesidades de la Entidad, cubriendo picos, eventos especiales,

tecnologías específicas y demás necesidades que bajo el esquema actual (tecnólogo

por dependencia), no se logran cubrir de manera eficiente.

- Referente a la cantidad de funcionarios prestando soporte en Mesa de Ayuda, es

representativa la experiencia del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, el cual cuenta

con 13 personas asignadas directamente a dar soporte. El mencionado instituto ha

implementado GLPI exitosamente, cuenta con sistemas de información contemporáneos

y tiene una cantidad de funcionarios similares a la CGR.

- Se recomienda que se revise la parametrización del Directorio Activo, ya que se

observan 8.314 usuarios, lo que no corresponde con la cantidad de usuarios con que

cuenta la Entidad, los cuales son alrededor de 4.500 personas.

- Es necesario que la CGR elimine los usuarios y contraseñas utilizadas por Oportunidad

Estratégica durante el proceso de parametrización del GLPI.

- Igualmente, se recomienda que las claves del superadministrador de GLPI sean

entregadas por Leonardo Tovar (CGR) al Director de la Oficina de Sistemas e

Informática.

- Se recomienda que el grupo de Mesa de Ayuda de la CGR, genere un video dirigido a

usuarios técnicos, en el que se ilustre la forma de brindar soporte a las incidencias

registradas por los usuarios a través del freeware de Mesa de Ayuda GLPI.

- Se recomienda la expedición de una Resolución a través de la cual se proceda a la

creación de un grupo interdisciplinario y permanente de trabajo (MIDA-CGR), el cual

deberá absorber las funciones del Grupo IDE-CGR y buscará disponer la infraestructura

y gestionar un sistema de Minería de Datos que facilite el análisis estratégico de

información proveniente de distintos sistemas, con miras al mejoramiento de la eficacia

en el desarrollo de las funciones misionales de la CGR. Se recomienda tener en cuenta

el documento de Proyecto Minería de Datos MIDA-CGR Consideraciones y

Recomendaciones Para su Creación, entregado por Oportunidad Estratégica.


- La OSEI debe continuar con la formalización y estandarización de procesos. Es

recomendable contar con el apoyo de una firma que genere el levantamiento,

formulación, implementación y acompañamiento en este proyecto.

- Es recomendable ejecutar y actualizar el Cronograma de Desarrollo de Mediano y Largo

Plazo de Aplicativos Misionales, con miras al empalme con la administración entrante,

para ilustrar la visión y rumbo que se tiene sobre el direccionamiento de las tecnologías

de la Entidad.

- Se recomienda que se asignen y empleen los recursos económicos necesarios para

asegurar la sostenibilidad en el corto plazo de los diferentes componentes de la

estrategia de sistemas e informática definida.

- Es recomendable continuar trabajando en una integración de los sistemas de

información, definiendo con claridad la arquitectura de sistemas de la Entidad, haciendo

uso de herramientas como el Bus Empresarial Procesa. Con tal fin, se pueden buscar

apoyos, como firmas o consultores especializados en la materia.

- Revisar el protocolo del sistema de respaldo de energía y asegurar que el

mantenimiento de las plantas eléctricas (responsabilidad del arrendador), el

mantenimiento de la UPS de la CGR y el sistema de alerta entre la UPS y los

Servidores, estén debidamente habilitados para una falla de energía y habilitado un

apagado propiciado en caso de falla o agotamiento de los sistemas de respaldo,

evitando a toda costa un apagado abrupto de los equipos.

- Considerando la magnitud del cambio tecnológico que ha experimentado la Entidad, se

recomienda que se publique en formato digital, para descarga desde la página web de la

Entidad, el Informe de los Procesos de Cambio Tecnológico que han Permitido el

Desarrollo del SAE, el cual deja constancia de la magnitud de los procesos adelantado,

el impacto que han generado y las posibilidades que estos sistemas brindan a futuro a la

CGR y al país en general.

- Fortalecer la política desarrollada por la CGR que busca la disminución del uso del

papel, la cual está alineada con las directivas de “Cero Papel” del Ejecutivo. Esta política

contribuye de manera directa a la conservación del entorno.

- Hacer énfasis en mantener y fortalecer los procesos de cambio organizacional,

buscando dar continuidad a la construcción de una cultura tecnológica que le permita a

la CGR consolidarse como una entidad innovadora- analítica.

- Facilitar y estimular los ejercicios de auditoría forense que se basen en procesos y

tecnologías de informática forense, los cuales incorporan análisis de big data, minería de

datos, entre otras tecnologías.


- Que la CGR continúe avanzando con los procesos de capacitación, buscando que el

personal desarrolle cada vez más habilidades en el análisis de información contenida en

sistemas, con capacidades para el uso de aplicativos avanzados, que les permitan el

desarrollo de procesos cada vez más eficientes y transparentes, brindando todas las

garantías y resultados contundentes al país.


6. ANEXOS 6.1. ANEXO A – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN DEL SAE-PRF


LINEA

BASE

INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

VA

LO

R A

CU

MU

LA

DO

(23/1

2/2

013)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

AVANCE REAL DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE

MEDICIÓN

1 ECSEFICIENCIA EN LA GESTION DE

CASOS DE SOPORTE

• CSc: Número de casos de soporte

cerrados

• CSa: Número de casos de soporte

abiertos

X 809 923 932 440 567 610 65%

La eficiencia en la solución de los casos de soporte, se

encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse

por debajo del 80% de la meta establecida.

2 NA NIVEL DE APROPIACION DEL SAE

• FA: Número de funcionarios que han

recibido el token de firma digital para

interactuar con el Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE, en un

periodo de tiempo i.

• UI: Número de funcionarios que realizan

en el Sistema de Aseguramiento

Electrónico – SAE un determinado número

de transacciones en un periodo de tiempo

i.

X

Sin datos.

3 FAFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS

NIVEL CENTRAL

• FaNci: Número de funcionarios del nivel

central que han recibido el token de firma

digital para interactuar con el Sistema de



• n: Último periodo de consideración,

1<=n<=4.

• LBNc: Número de funcionarios del nivel



Aseguramiento Electrónico – SAE, .al

momento de implementar el indicador

X 253 306 332 245 303 332 100%

El avance real del número de firmas digitales asignadas se

encuentra en el rango de evaluación ALTO, al cumplir el

100% de la meta establecida.

Este avance corresponde a la generación y entrega de

nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de

la mesa de ayuda.


NIVEL REGIONAL

• FaNri: Número de funcionarios del nivel

regional que han recibido el token de firma





1<=n<=4.

• LBNr: Número de funcionarios del nivel





X 259 470 470 486 463 463 486 100%




Este avance corresponde a la generación y entrega de

nuevos tokens, de las solicitudes canalizadas a través de

la mesa de ayuda.

META AVANCE

GRÁFICO

ANALISIS

ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA

TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAENIVEL DE APROPIACION DEL SAE

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEEFICIENCIA EN LA GESTION DE CASOS DE SOPORTE

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

LPERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS - NIVEL REGIONAL

100) CSaCScECS

100) FAUINA

LBNcFaNcFAn

i

ic 1

LBNrFaNrFAn

i

ir 1



LINEA

BASE

INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

VA

LO

R A

CU

MU

LA

DO

(23/1

2/2

013)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN

5 UC

USUARIOS CAPACITADOS EN

SAE

NIVEL CENTRAL

• UcNci: Número de funcionarios y/o

terceros del nivel central que han

participado en procesos de capacitación

para interactuar con el Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE, en el

periodo i.


1<=n<=4.

• LBNc: Número de funcionarios y/o

terceros del nivel central han participado

en procesos de capacitación para


Aseguramiento Electrónico – SAE al


X 136 289 289 106 261 261 90%

El avance registrado en el número de usuarios capacitados

en el Nivel Central, se encuentra en el rango de evaluación

ALTO, por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.

Se aclara que la Entidad ya finalizó con la ejecución de

esta actividad en el nivel central, sin embargo la

información utilizada para la medición de este indicador

corresponde únicamente a la registrada en actas

entregadas a Oportunidad Estratégica.

6 UC


SAE

NIVEL REGIONAL

• UcNri: Número de funcionarios y/o

terceros del nivel regional que han




periodo i.


1<=n<=4.

• LBNr: Número de funcionarios y/o

terceros del nivel regional han participado





X 297 374 374 374 386 386 386 103%

El avance real del número de usuarios capacitados se

encuentra en el rango de evaluación ALTO, por

consiguiente conforme a una meta satisfactoria.

Este resultado corresponde a la finalización del proceso de

capacitación en las 31 Gerencias Departamentales

Colegiadas.

7 EIDOCUMENTOS INCORPORADOS

EN SAE - NIVEL CENTRAL

• EiNci: Número de documentos del nivel

central que están incorporados en el

Sistema de Aseguramiento Electrónico -

SAE en el periodo i.


1<=n<=4.

• LBNc: Número de documentos que en el

nivel central se han incorporado en el


SAE al momento de implementar el

indicador

X 23.531 193441 186818 190215 151036 157751 165251 87%

El avance real del número de documentos incorporados en

SAE por las dependencias del Nivel Central, se encuentra

en un rango de evaluación MEDIO, al encontrarse entre el

90% y el 80%


EN SAE - NIVEL REGIONAL

• EiNri: Número de documentos del nivel

regional que están incorporados en el




1<=n<=4.

• LBNr: Número de documentos que en el

nivel regional se han incorporado en el



indicador

X 52.137 380093 380093 376815 369809 390978 396002 105%

El avance real del número de documentos incorporados en

SAE por las Gerencias Departamentales, se encuentra en

un rango de evaluación ALTO, por consiguiente conforme a

una meta satisfactoria.

META ACUMULADA POR HITOS AVANCE POR HITOS

GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAE

USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NIVEL CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL REGIONAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - NiVEL REGIONAL

LBNcUcNcUCn

i

ic 1

LBNrUcNrUCn

i

ir 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE NIVEL CENTRAL

LBNcEiNcEIn

i

ic 1

LBNrEiNrEIn

i

ir 1



LINEA

BASE

INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

VA

LO

R A

CU

MU

LA

DO

(23/1

2/2

013)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN

9 EDEXPEDIENTES DIGITALIZADOS

NIVEL CENTRAL

• EdNci: Número de expedientes del nivel

central que tiene el 100% de los

documentos que los conforman

incorporados en servidor digital en el

periodo i.


1<=n<=4.

• LBNc: Número de expedientes que en el


servidor digital al momento de implementar

el indicador

X 654 1136 1188 1210 1120 1181 1206 100%

El avance real del número de expedientes digitalizados en

el Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación

ALTO debido a que el avance es superior al 90%. Por

consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


NIVEL REGIONAL

• EDNri: Número de expedientes del nivel

regional que tiene el 100% de los



periodo i.


1<=n<=4.

• LBNr: Número de expedientes que en el



el indicador

X 3.570 4164 4164 4164 4164 4164 4164 100%

El avance real del número de expedientes digitalizados se

encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el


11 DDCARPETAS DIGITALIZADAS

NIVEL CENTRAL

• DdNci: Número de carpetas incorporadas

en el nivel central al servidor digital en el

periodo i.


1<=n<=4.

• LBNc: Número de carpetas que en el



el indicador

X 7.426 12703 13398 13734 12517 13367 13662 99%



ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


NIVEL REGIONAL

• CdNci: Número de carpetas incorporadas


periodo i.

• CdNri: Número de carpetas incorporadas

en el nivel regional al servidor digital en el

periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

• LBNr: Número de carpetas que en el nivel

regional se han incorporado en el servidor

digital al momento de implementar el

indicador

X 14.536 16551 16551 16551 16551 16551 16551 100%

El avance real del número de carpetas digitalizadas se

encuentra en un rango de evaluación ALTO, al cumplir el


META ACUMULADA POR HITOS AVANCE POR HITOS

GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS - NIVEL REGIONAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS - NIVEL REGIONAL

LBNcDdNcDDn

i

iC 1

LBNrDdNrDDn

i

ir 1

LBNcEdNcEDn

i

iC 1

LBNrEdNrEDn

i

ir 1


6.2. ANEXO B – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL

SAE - DISCIPLINARIOS


INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN


CASOS DE SOPORTE


cerrados


abiertos

X #¡DIV/0!

Sin datos.











i.

X

Sin datos.


• FaNci: Número de funcionarios d que han






1<=n<=4.

• LBNc: Número de funcionarios d que han





X 22 22 100%


encuentra en un rango de evaluación ALTO al cumplirse el


META ACUMULADA POR

HITOSAVANCE POR HITOS

GRÁFICO

ANALISIS

Nº ACRÓNIMO NOMBRE VARIABLES FORMULA

TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEFIRMAS DIGITALES ASIGNADAS

100) CSaCScECS

100) FAUINA

n

i

ic FaNcFA1



INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN

4 UC


SAE


terceros d que han participado en procesos

de capacitación para interactuar con el

Sistema de Aseguramiento Electrónico –

SAE, en el periodo i.


1<=n<=4.

X

Sin datos.


EN SAE -

• EiNci: Número de documentos d que

están incorporados en el Sistema de

Aseguramiento Electrónico - SAE en el

periodo i.


1<=n<=4.

X

Sin datos.


• EdNci: Número de expedientes d que

tiene el 100% de los documentos que los

conforman incorporados en servidor digital

en el periodo i.


1<=n<=4.

X 290 286 306 204 211 241 79%

El avance real del número de expedientes digitalizados se

encuentra en un rango de evaluación BAJO al encontrarse

por debajo del 80%.



en al servidor digital en el periodo i.


1<=n<=4. X 534 530 534 388 396 456 85%

El avance real del número de carpetas digitalizadas se

encuentra en un rango de evaluación MEDIO al encontrarse

por debajo entre el 90% y el 80%.

META ACUMULADA POR


GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


USUARIOS CAPACITADOS EN SAE -

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓINICO - SAEEXPEDIENTES DIGITALIZADOS

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAECARPETAS DIGITALIZADAS

n

i

iC DdNcDD1

n

i

iC EdNcED1

n

i

ic UcNcUC1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO - SAEDOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE

n

i

ic EiNcEI1


6.3. ANEXO C – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL

SAE-PJC


INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN


CASOS DE SOPORTE


cerrados


abiertos

X #¡REF!

Sin datos disponibles











i.

X #¡REF!



NIVEL CENTRAL







1<=n<=4.






X 14 14 100%





NIVEL REGIONAL







1<=n<=4.






X #¡REF!


META ACUMULADA POR


GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


100) CSaCScECS

100) FAUINA

0%

20%

40%

60%

80%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


LBNcFaNcFAn

i

ic 1

LBNrFaNrFAn

i

ir 1



INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN

5 UC


SAE

NIVEL CENTRAL






periodo i.


1<=n<=4.







X 14 13 93%

El avance real del número de funcionarios capacitados en

el nivel Central, se encuentra en un rango de evaluación

ALTO, es decir conforme a una meta satisfactoria.

6 UC


SAE

NIVEL REGIONAL






periodo i.


1<=n<=4.







X 31 25 81%

El avance real del número de funcionarios capacitados en

Gerencias Departamentales, se encuentra en un rango de

evaluación MEDIO, al estar entre el 90% y 80% de la meta

establecida.

Se esperaba capacitar un funcionario de cada Gerencia

Departamental, para ser líder y replicador de conocimiento.

Sin embargo no todas las gerencias departamentales

pudieron enviar sus respectivos representantes.








1<=n<=4.





indicador

X #¡REF!









1<=n<=4.





indicador

X #¡REF!


META ACUMULADA POR


GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO



0%

20%

40%

60%

80%

100%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO


0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


USUARIOS CAPACITADOS EN SAE - GERENCIAS DEPARTAMENTALES

LBNcUcNcUCn

i

ic 1

LBNrUcNrUCn

i

ir 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO


LBNcEiNcEIn

i

ic 1

LBNrEiNrEIn

i

ir 1



INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014


MEDICIÓN


NIVEL CENTRAL





periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 292 291 286 238 268 285 100%



ALTO por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


NIVEL REGIONAL





periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 1732 1936 1936 1659 1936 1936 100%


las Gerencias Departamentales se encuentra en un rango

de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta

establecida.


NIVEL CENTRAL



periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 1366 1356 1378 1113 1216 1328 96%

El avance real del número de carpetas digitalizadas en el

Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación ALTO

por consiguiente conforme a una meta satisfactoria.


NIVEL REGIONAL



periodo i.



periodo i.


1<=n<=4.




el indicador




indicador

X 4981 5785 5785 4976 5785 5785 100%

El avance real del número de carpetas digitalizadas en las

gerencias departamentales se encuentra en un rango de

evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta

establecida.

META ACUMULADA POR


GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

LPERIODOS DE HITO


LBNcDdNcDDn

i

iC 1

LBNrDdNrDDn

i

ir 1

LBNcEdNcEDn

i

iC 1

LBNrEdNrEDn

i

ir 1


6.4. ANEXO D - TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL

SAE - PAS


INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

AVANCE

REAL

DETALLE DEL ANÁLISIS / OBSERVACIONES AL PERIODO DE

MEDICIÓN


CASOS DE SOPORTE


cerrados


abiertos

X #¡REF!












i.

X #¡REF!



NIVEL CENTRAL







1<=n<=4.






X #¡REF!



NIVEL REGIONAL







1<=n<=4.






X #¡REF!


META ACUMULADA POR

HITOS

META ACUMULADA POR

HITOS

GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

AV

AN

CE

A

CT

IVID

AD

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


100) CSaCScECS

100) FAUINA

0%

20%

40%

60%

80%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


LBNcFaNcFAn

i

ic 1

LBNrFaNrFAn

i

ir 1



INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

AVANCE

REAL


MEDICIÓN

5 UC


SAE

NIVEL CENTRAL






periodo i.


1<=n<=4.







X #¡REF!


6 UC


SAE

NIVEL REGIONAL






periodo i.


1<=n<=4.







X #¡REF!









1<=n<=4.





indicador

X #¡REF!









1<=n<=4.





indicador

X #¡REF!


META ACUMULADA POR

HITOS

META ACUMULADA POR

HITOS

GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO



0%

20%

40%

60%

80%

100%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


USUARIOS CAPACITADOS EN SAE

LBNcUcNcUCn

i

ic 1

LBNrUcNrUCn

i

ir 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

DO

CU

ME

NT

OS

IN

CO

RP

OR

AD

OS

PERIODOS DE HITO


LBNcEiNcEIn

i

ic 1

LBNrEiNrEIn

i

ir 1



INS

UM

O

EF

ICIE

NC

IA

(GE

ST

IÓN

)E

FIC

AC

IA

(PR

OD

UC

TO

)E

FE

CT

IVID

AD

(IM

PA

CT

O)

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

AVANCE

REAL


MEDICIÓN


NIVEL CENTRAL





periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 82 64 63 54 52 63 100%



ALTO, al cumplir el 100% de la meta

establecida.expedientes reportados.


NIVEL REGIONAL





periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 1070 1290 1290 1084 1290 1290 100%


las gerencias departamentales se encuentra en un rango

de evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta

establecida.


NIVEL CENTRAL



periodo i.


1<=n<=4.




el indicador

X 93 74 66 57 56 63 95%

El avance real del número de carpetas digitalizadas en el

Nivel Central se encuentra en un rango de evaluación

ALTO, es decir en un porcentaje de avance satisfactorio.


NIVEL REGIONAL



periodo i.



periodo i.


1<=n<=4.




el indicador




indicador

X 1092 1314 1314 1108 1314 1314 100%

El avance real del número de carpetas digitalizadas en las

gerencias departamentales se encuentra en un rango de

evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta

establecida.

META ACUMULADA POR

HITOS

META ACUMULADA POR

HITOS

GRÁFICO

ANALISIS


TIPO

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE R

EA

L

PERIODO DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

AV

AN

CE

R

EA

L

PERIODOS DE HITO


LBNcDdNcDDn

i

iC 1

LBNrDdNrDDn

i

ir 1

LBNcEdNcEDn

i

iC 1

LBNrEdNrEDn

i

ir 1


6.5. ANEXO E – INFORMACIÓN UTILIZADA - PRF

1. Firmas digitales asignadas

a. Nivel Central

DEPENDENCIA

ACTUALIZACION TOKENS

SOLICITUD TOKENS TOTAL

PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS

Agropecuario 3 3 3 3 6 6

Anticorrupción 5 5 32 32 37 37

Defensa Justicia y Seguridad 2 2 4 4 6 6

Delegada de Investigaciones, 21 21 29 29 50 50

Despacho Contralor Delegado 6 6 6 6

Despacho Contralor General 4 4 4 4

Despacho Vicecontralor 2 2 2 2

Dirección de estudios Macroeconómicos 1 1 1 1

Dirección de Investigaciones 34 34 22 22 56 56

Dirección de Juicios Fiscales 21 21 16 16 37 37

Gestión Publica 8 8 2 2 10 10

Infraestructura Física 7 7 6 6 13 13

Jurídica 8 8 3 3 11 11

Medio Ambiente 4 4 9 9 13 13

Minas y Energía 7 7 1 1 8 8

Regalías 8 8 14 14 22 22

Sector Social 1 1 5 5 6 6

Sistemas 27 27 27 27

USATI 1 1 1 1

Oficina Jurídica 16 16 16 16

Total 129 129 203 203 332 332

Fuente: USATI.



b. Gerencias Departamentales

GERENCIA

ACTUALIZACION TOKENS

SOLICITUD TOKENS TOTAL

PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS PROGRAMADAS ENTREGADAS

Amazonas 6 6 4 4 10 10

Antioquia 18 18 6 6 24 24

Arauca 9 9 2 2 11 11

Atlántico 19 19 5 5 24 24

Bolívar 16 16 16 16

Boyacá 13 13 8 8 21 21

Caldas 11 11 3 3 14 14

Caquetá 15 15 1 1 16 16

Casanare 11 11 6 6 17 17

Cauca 10 10 3 3 13 13

Cesar 12 12 2 2 14 14

Choco 8 8 4 4 12 12

Córdoba 13 13 9 9 22 22

Cundinamarca 14 14 14 14

Distrito Capital 6 6 6 6

Guainía 6 6 1 1 7 7

Guajira 12 12 1 1 13 13

Guaviare 4 4 2 2 6 6

Huila 13 13 3 3 16 16

Magdalena 8 8 16 16 24 24

Meta 10 10 7 7 17 17

Nariño 13 13 4 4 17 17

Norte de Santander 9 9 3 3 12 12

Putumayo 11 11 4 4 15 15

Quindío 9 9 4 4 13 13

Risaralda 10 10 3 3 13 13

San Andrés 7 7 2 2 9 9

Santander 15 15 5 5 20 20

Sucre 13 13 3 3 16 16

Tolima 13 13 5 5 18 18

Valle 13 13 4 4 17 17

Vaupés 5 5 5 5 10 10

Vichada 7 7 2 2 9 9

Total 339 339 147 147 486 486

Fuente: USATI.



2. Usuarios capacitados en SAE

a. Nivel Central

Fuente: Grupo Operativo SAE.


Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 34 13 38%

Dirección de Investigaciones 45 37 82%

Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 14 14 100%

Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 12 12 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física, Telecomunicaciones y Comercio Exterior 2 2 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones Financieras 6 6 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 2 2 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 1 1 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 3 3 100%

Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 1 1 100%

Contraloría Delegada del Sector Social 4 4 100%

Despacho de la Contralora 16 16 100%

Dirección de Juicios Fiscales 71 71 100%

Oficina Jurídica 71 72 101%

Oficina de capacitaciones 1 1 100%

Oficina de sistemas 6 6 100%

TOTAL 289 261 90%

PROGRAMADOS CAPACITADOS

% EJECUCIÓN

POR

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA



ITERACIÓN GERENCIA

PROGRAMADO REALIZADO

%EJECUCIÓN POR

GERENCIA

% EJECUCIÓN POR ITERACIÓN

Su

sta

nc

iad

or

Te

cn

ólo

go

Pro

vin

cia

les

Gere

nte

TO

TA

L

Su

sta

nc

iad

or

Tecn

ólo

go

Pro

vin

cia

les

Gere

nte

Co

ord

inad

or

Otr

os

TO

TA

L

1 Quindío 6 1 2 1 10 6 1 2 1 1

11 110%

111% 1 Risaralda 7 1 2 1 11 7 1 2 1 1 1 13 118%

1 Caldas 8 1 2 1 12 9 1 2 1 1 1 15 125%

1 Tolima 9 1 2 1 13 8 1 2 1 0 0 12 92%

2 Antioquía 12 1 4 1 18 12 1 4 1 1 0 19 106%

110% 2 San Andrés 4 1 2 1 8 4 1 2 1 1 0 9 113%

2 Boyacá 9 1 2 1 13 9 1 2 1 1 0 14 108%

2 Valle 8 1 3 1 13 8 1 3 1 1 1 15 115%

3 Meta 9 1 2 1 13 9 1 2 1 1

14 108%

103%

3 Santander 12 1 3 1 17 12 1 3 1 1 0 18 106%

3 Guajira 9 1 2 1 13 9 1 2 1 0 0 13 100%

3 Norte de Santander 6 1 3 1 11 6 1 2 1 0 0 10 91%

3 Nariño 10 1 2 1 14 10 1 2 1 0 0 14 100%

3 Magdalena 6 1 2 1 10 4 1 2 1 1 2 11 110%

4 Sucre 12 1 2 1 16 12 1 2 1 0 0 16 100%

100%

4 Chocó 5 1 2 1 9 4 1 2 1 0 0 8 89%

4 Vichada 3 1 2 1 7 3 1 2 0 0 1 7 100%

4 Cauca 6 1 2 1 10 6 1 2 1 1 0 11 110%

4 Atlántico 17 1 4 1 23 17 1 4 1 0 0 23 100%

4 Casanare 8 1 1 1 11 8 1 1 1 0 0 11 100%

4 Bolívar 13 1 2 1 17 13 1 2 1 0 0 17 100%

4 Córdoba 12 1 2 1 16 12 1 2 1 0 0 16 100%

5 Vaupés 2 1 2 1 6 2 1 2 1 0 0 6 100%

100%

5 Amazonas 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%

5 Putumayo 8 1 2 1 12 8 1 2 1 0 0 12 100%

5 Huila 8 1 2 1 12 8 0 2 1 0 1 12 100%

5 Arauca 7 1 1 1 10 7 1 1 1 0 0 10 100%

5 Caquetá 11 1 2 1 15 11 1 2 1 0 0 15 100%

5 Guaviare 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%

5 Guainía 3 1 2 1 7 3 1 2 1 0 0 7 100%

5 Cesar 9 1 2 1 13 9 1 2 1 0 0 13 100%

TOTAL 245 31 67 31 374 242 30 66 30 11 7 386 103% 103%




3. Documentos incorporados en SAE

a. Nivel Central

Fuente: DIAC – Aplicativo SAE.


20/0

62015

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

62015

09/0

7/2

014

21/0

7/2

14

1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción – Nivel

Central 63.071 62.739 62.057 63.071 43.160 44.959 47620

2 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías – Nivel

Central 22.862 28.068 22.185 22.862 20.786 22.129 22673

3 Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdicción Coactiva – Nivel Central 28.482 26.452 26.828 28.482 24.049 25.828 23217

4 Dirección de investigaciones 57.241 57.095 57.240 57.241 44.188 43.628 47769,5

5 Oficina Jurídica 4.568 4.568 4.568 4.568 3.904 6.729 7603

6 Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,

Telecomunicaciones y Comercio Exterior 2.755 3.341 2.755 2.755 2.908 3.108 3599

7 Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones

Financieras 1.113 1.113 1.113 1.113 1.385 1.385 1388

8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 798 798 798 798 1.136 1.245 1245

9 Contraloría Delegada Sectorial de Agropecuario 374 323 323 374 345 309 325

10 Contraloría Delegada Sectorial de Medio Ambiente 873 866 873 873 784 899 906

11 Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 89 89 89 89 375 649 1753

12 Contraloría Delegada del Sector Social 748 748 748 748 672 805 805

13 Despacho contralor auxiliar 7.241 7.241 7.241 7.241 7.344 6.078 6347

190.215 193.441 186.818 190.215 151.036 157.751 165.251 TOTAL

Nº NOMBRE DE AREA O DEPENDENCIA DEL NIVEL CENTRAL

TOTAL

DOCUMENTOS

DIGITALIZADOS

METAS MEDICIÓN



Fuente: DIAC – Aplicativo SAE.


20

/06

20

15

09

/07

/20

14

21

/07

/20

14

20

/06

20

15

09

/07

/20

14

21

/07

/21

4

1 Amazonas 6.018 6.018 6.018 6.018 7143 7330 7.401

2 Antioquia 10.881 10.881 10.881 10.881 10699 11140 11.283

3 Arauca 4.851 4.851 4.851 4.851 7614 7649 7.678

4 Atlántico 10.970 10.970 10.970 10.970 10988 11081 11.154

5 Bolívar 46.057 46.057 46.057 46.057 27070 33685 35.284

6 Boyacá 22.614 22.614 22.614 22.614 25079 25212 25.730

7 Caldas 11.039 11.039 11.039 11.039 10865 10919 10.965

8 Caqueta 15.506 16.958 16.958 15.506 15365 16291 16.389

9 Casanare 6.964 6.964 6.964 6.964 8652 8702 8.726

10 Cauca 8.657 8.657 8.657 8.657 8992 9158 9.255

11 Cesar 11.136 11.136 11.136 11.136 9707 11018 11.154

12 Choco 7.129 7.129 7.129 7.129 7014 7044 7.144

13 Córdoba 23.701 25.419 25.419 23.701 20346 24466 25.011

14 Cundinamarca 49 49 49 49 144 210 222

15 Guainía 1.809 1.809 1.809 1.809 2245 2258 1.975

16 Guajira 13.494 13.602 13.602 13.494 11977 13492,5 13.574

17 Guaviare 2.776 2.776 2.776 2.776 3188 3409 3.498

18 Huila 21.579 21.579 21.579 21.579 27237 27950 28.168

19 Magdalena 5.033 5.033 5.033 5.033 5673 5699 5.746

20 Meta 7.124 7.124 7.124 7.124 5729 6376 6.492

21 Nariño 32.497 32.497 32.497 32.497 29198 31076 31.382

22 Norte de Santander 2.818 2.818 2.818 2.818 3886 3890 3.977

23 Putumayo 17.871 17.871 17.871 17.871 19004 19137 19.145

24 Quindío 7.026 7.026 7.026 7.026 7186 7192 7.213

25 Risaralda 6.058 6.058 6.058 6.058 6464 6645 6.773

26 San_Andrés 1.820 1.820 1.820 1.820 3031 2845 2.867

27 Santander 16.983 16.983 16.983 16.983 20215 20314 20.758

28 Sucre 18.260 18.260 18.260 18.260 16628 17623 17.602

29 Tolima 10.735 10.735 10.735 10.735 11457 11831 11.878

30 Valle 18.176 18.176 18.176 18.176 17699 17881 17.921

31 Vaupes 4.406 4.406 4.406 4.406 5670 5772 5.955

32 Vichada 2.778 2.778 2.778 2.778 3644 3682 3.682

376.815 380.093 380.093 376.815 369.809 390.978 396.002 TOTAL

Nº GERENCIA DEPARTAMENTAL

TOTAL

DOCUMENTOS

DIGITALIZADOS

METAS MEDICIÓN


4. Expedientes digitalizados

a. Nivel Central

Fuente: DIAC


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 157 106 151 157 97 149 156

2Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdicción Coactiva235 223 228 235 218 226 233

3Dirección - Contraloría Delegada de Investigaciones,

Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva442 441 441 442 439 441 442

4 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 196 188 190 196 188 187 196

5 Oficina Jurídica 28 27 27 28 27 27 27

6Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,

Telecomunicaciones y Comercio Exterior88 88 88 88 88 88 88

7Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E

Instituciones Financieras15 15 15 15 15 15 15

8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 5 5 5 5 5 5 5



11Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y

Seguridad1 1 1 1 1 1 1

12 Contraloría Delegada Sectorial Social 17 17 17 17 17 17 17

1210 1136 1188 1210 1120 1181 1206TOTAL


Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META MEDICION



Fuente: DIAC


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

62015

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Gerencia Departamental Colegiada de Quindío 66 66 66 66 66 66 66

2 Gerencia Departamental Colegiada de Risaralda 83 83 83 83 83 83 83

3 Gerencia Departamental Colegiada de Caldas 121 121 121 121 121 121 121

4 Gerencia Departamental Colegiada de Tolima 109 109 109 109 109 109 109

5 Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía 159 159 159 159 159 159 159

6 Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico 162 162 162 162 162 162 162

7 Gerencia Departamental Colegiada de Boyacá 170 170 170 170 170 170 170

8 Gerencia Departamental Colegiada de San Andrés 12 12 12 12 12 12 12

9 Gerencia Departamental Colegiada de Valle 177 177 177 177 177 177 177

10 Gerencia Departamental Colegiada de Nariño 175 175 175 175 175 175 175

11 Gerencia Departamental Colegiada de Santander 214 214 214 214 214 214 214

12 Gerencia Departamental Colegiada de Guajira 183 183 183 183 183 183 183

13 Gerencia Departamental Colegiada de Meta 110 110 110 110 110 110 110

14 Gerencia Departamental Colegiada de Magdalena 74 74 74 74 74 74 74

15 Gerencia Departamental Colegiada de Norte de Santander 37 37 37 37 37 37 37

16 Gerencia Departamental Colegiada de Sucre 145 145 145 145 145 145 145

17 Gerencia Departamental Colegiada de Chocó 106 106 106 106 106 106 106

18 Gerencia Departamental Colegiada de Vichada 30 30 30 30 30 30 30

19 Gerencia Departamental Colegiada de Cauca 85 85 85 85 85 85 85

20 Gerencia Departamental Colegiada de Casanare 120 120 120 120 120 120 120

21 Gerencia Departamental Colegiada de Bolívar 627 627 627 627 627 627 627

22 Gerencia Departamental Colegiada de Córdoba 229 229 229 229 229 229 229

23 Gerencia Departamental Colegiada de Vaupés 33 33 33 33 33 33 33

24 Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá 202 202 202 202 202 202 202

25 Gerencia Departamental Colegiada de Arauca 50 50 50 50 50 50 50

26 Gerencia Departamental Colegiada de Guaviare 27 27 27 27 27 27 27

27 Gerencia Departamental Colegiada de Guanía 22 22 22 22 22 22 22

28 Gerencia Departamental Colegiada de Amazonas 72 72 72 72 72 72 72

29 Gerencia Departamental Colegiada de Cesár 233 233 233 233 233 233 233

30 Gerencia Departamental Colegiada de Putumayo 101 101 101 101 101 101 101

31 Gerencia Departamental Colegiada de Huila 230 230 230 230 230 230 230

4164 4164 4164 4164 4164 4164 4164

MEDICION

TOTAL


Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META


5. Carpetas digitalizadas

a. Nivel Central

Fuente: DIAC Elaboración: Oportunidad Estratégica

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Unidad de Investigaciones Especiales Contra La Corrupción 5992 5179 5891 5992 5081 5883 5959

2Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción

Coactiva2138 1982 1946 2138 1904 1932 2102

3Dirección - Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdicción Coactiva3009 3004 3006 3009 2994 3006 3009

4 Contraloría Auxiliar Para el Sistema General de Regalías 1478 1439 1456 1478 1439 1447 1478

5 Oficina Jurídica 207 204 204 207 204 204 204

6Contraloría Delegada Sectorial de Infraestructura Física,

Telecomunicaciones y Comercio Exterior640 640 640 640 640 640 640

7Contraloría Delegada Sectorial de Gestión Publica E Instituciones

Financieras43 43 43 43 43 43 43

8 Contraloría Delegada Sectorial de Minas y Energía 74 74 74 74 74 74 74



11 Contraloría Delegada Sectorial de Defensa Justicia y Seguridad 12 12 12 12 12 12 12

12 Contraloría Delegada Sectorial Social 38 38 38 38 38 38 38


Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META MEDICION




20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Gerencia Departamental Colegiada de Quindío 324 324 324 324 324 324 324

2 Gerencia Departamental Colegiada de Risaralda 355 355 355 355 355 355 355

3 Gerencia Departamental Colegiada de Caldas 603 603 603 603 603 603 603

4 Gerencia Departamental Colegiada de Tolima 448 448 448 448 448 448 448

5 Gerencia Departamental Colegiada de Antioquía 546 546 546 546 546 546 546

6 Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico 533 533 533 533 533 533 533

7 Gerencia Departamental Colegiada de Boyacá 723 723 723 723 723 723 723

8 Gerencia Departamental Colegiada de San Andrés 46 46 46 46 46 46 46

9 Gerencia Departamental Colegiada de Valle 993 993 993 993 993 993 993

10 Gerencia Departamental Colegiada de Nariño 1142 1142 1142 1142 1142 1142 1142

11 Gerencia Departamental Colegiada de Santander 1005 1005 1005 1005 1005 1005 1005

12 Gerencia Departamental Colegiada de Guajira 466 466 466 466 466 466 466

13 Gerencia Departamental Colegiada de Meta 398 398 398 398 398 398 398

14 Gerencia Departamental Colegiada de Magdalena 369 369 369 369 369 369 369

15 Gerencia Departamental Colegiada de Norte de Santander 189 189 189 189 189 189 189

16 Gerencia Departamental Colegiada de Sucre 801 801 801 801 801 801 801

17 Gerencia Departamental Colegiada de Chocó 389 389 389 389 389 389 389

18 Gerencia Departamental Colegiada de Vichada 147 147 147 147 147 147 147

19 Gerencia Departamental Colegiada de Cauca 315 315 315 315 315 315 315

20 Gerencia Departamental Colegiada de Casanare 470 470 470 470 470 470 470

21 Gerencia Departamental Colegiada de Bolívar 1413 1413 1413 1413 1413 1413 1413

22 Gerencia Departamental Colegiada de Córdoba 819 819 819 819 819 819 819

23 Gerencia Departamental Colegiada de Vaupés 148 148 148 148 148 148 148

24 Gerencia Departamental Colegiada de Caquetá 921 921 921 921 921 921 921

25 Gerencia Departamental Colegiada de Arauca 268 268 268 268 268 268 268

26 Gerencia Departamental Colegiada de Guaviare 131 131 131 131 131 131 131

27 Gerencia Departamental Colegiada de Guanía 117 117 117 117 117 117 117

28 Gerencia Departamental Colegiada de Amazonas 199 199 199 199 199 199 199

29 Gerencia Departamental Colegiada de Cesár 637 637 637 637 637 637 637

30 Gerencia Departamental Colegiada de Putumayo 466 466 466 466 466 466 466

31 Gerencia Departamental Colegiada de Huila 1170 1170 1170 1170 1170 1170 1170

16551 16551 16551 16551 16551 16551 16551

MEDICION

TOTAL


Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META


6.6. ANEXO F - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESOS DISCIPLINARIOS

1. Firmas digitales

DEPENDENCIA PROGRAMADAS ENTREGADAS

Oficina de Control Disciplinario 22 22

Total 22 22

Fuente: DIAC.



Fecha Corte Cantidad total de

Expedientes Meta Medición

Avance - Meta

Avance - General

20/03/2014 231 231 180 78% 78%

08/04/2014 231 231 180 78% 78%

23/04/2014 210 210 180 86% 86%

07/05/2014 210 210 180 86% 86%

20/05/2014 210 210 180 86% 86%

05/06/2014 287 287 201 70% 70%

20/06/2014 290 290 204 70% 70%

09/07/2014 286 286 211 74% 74%

21/07/2014 306 306 241 79% 79% Fuente: DIAC.



Fecha Corte Cantidad total de Carpetas

Meta Medición Avance -

Meta Avance - General

20/03/2014 436 436 349 80% 80%

08/04/2014 436 436 349 80% 80%

23/04/2014 436 436 349 80% 80%

07/05/2014 395 395 349 88% 88%

20/05/2014 395 395 349 88% 88%

05/06/2014 503 503 382 76% 76%

20/06/2014 534 534 388 73% 73%

09/07/2014 530 530 396 75% 75%

21/07/2014 534 534 456 85% 85%

Fuente: DIAC.



6.7. ANEXO G - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA


a. Nivel Central

DEPENDENCIA PROGRAMADAS ENTREGADAS

Dirección de Jurisdicción Coactiva 14 14

Total 14 14

Fuente: USATI.



a. Nivel Central

DEPENDENCIA PROGRAMADAS CAPACITADOS

Dirección de Jurisdicción Coactiva 14 13

Total 14 13





DEPENDENCIA PROGRAMADAS CAPACITADOS

Amazonas 1 1

Antioquia 1 1

Arauca 1 1

Atlántico 1 1

Bolívar 1 0

Boyacá 1 1

Caldas 1 1

Caquetá 1 1

Casanare 1 1

Cauca 1 1

Cesar 1 0

Choco 1 1

Córdoba 1 1

Cundinamarca 0 0

Distrito Capital 0 0

Guainía 1 0

Guajira 1 1

Guaviare 1 1

Huila 1 1

Magdalena 1 1

Meta 1 1

Nariño 1 0

Norte de Santander 1 1

Putumayo 1 0

Quindío 1 1

Risaralda 1 1

San Andrés 1 1

Santander 1 1

Sucre 1 1

Tolima 1 1

Valle 1 0

Vaupés 1 1

Vichada 1 1

Total 31 25





a. Nivel Central

Fuente: DIAC


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1

Contraloría

Delegada de

Investigaciones,

Juicios Fiscales y

Jurisdicción

Coactiva

286 292 291 286 238 268 285

286 292 292 286 238 238 285

MEDICION

TOTAL

Nº

NOMBRE DE AREA

O DEPENDENCIA

DEL NIVEL

CENTRAL

Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META



Fuente: DIAC


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Antioquia 156 156 156 156 156 156 156

2 Arauca 24 24 24 24 24 24 24

3 Boyacá 84 84 84 84 84 84 84

4 Huila 43 43 43 43 43 43 43

5 Meta 24 24 24 24 24 24 24

6 Putumayo 28 28 28 28 28 28 28

7 Risaralda 9 9 9 9 9 9 9

8 Tolima 74 74 74 74 74 74 74

9 Santander 95 95 95 95 95 95 95

10 Atlántico 215 215 215 215 215 215 215

11 Cauca 91 91 91 91 91 91 91

12 Cesar 114 114 114 114 114 114 114

13 Chocó 102 102 102 102 102 102 102

14 Córdoba 111 111 111 111 111 111 111

15 Guajira 44 44 44 44 44 44 44

16 San Andrés 5 5 5 5 5 5 5

17 Amazonas 25 25 25 25 25 25 25

18 Caldas 26 26 26 26 26 26 26

19 Caquetá 52 52 52 52 52 52 52

20 Casanare 70 70 70 70 70 70 70

21 Guaviare 9 9 9 9 9 9 9

22 Nariño 99 99 99 99 99 99 99

23 Valle 48 48 48 48 48 48 48

24 Vaupés 19 19 19 19 19 19 19

25 Bolívar 104 70 104 104 30 104 104

26 Guainía 11 9 11 11 11 11 11

27 Magdalena 83 26 83 83 18 83 83

28 Nte de Santander 34 9 34 34 10 34 34

29 Quindío 20 6 20 20 5 20 20

30 Sucre 97 35 97 97 11 97 97

31 Vichada 20 9 20 20 7 20 20

1936 1732 1936 1936 1659 1936 1936TOTAL

NºGERENCIA

DEPARTAMENTAL

Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META MEDICION



a. Nivel Central


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1

Contraloría

Delegada de

Investigaciones,

Juicios Fiscales y

Jurisdicción

Coactiva

1378 1366 1356 1378 1113 1216 1328

1378 1366 1356 1378 1113 1216 1328

MEDICION

TOTAL

Nº

NOMBRE DE AREA

O DEPENDENCIA

DEL NIVEL

CENTRAL

Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META




20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Antioquia 312 312 312 312 312 312 312

2 Arauca 63 63 63 63 63 63 63

3 Boyacá 471 471 471 471 471 471 471

4 Huila 169 169 169 169 169 169 169

5 Meta 71 71 71 71 71 71 71

6 Putumayo 125 125 125 125 125 125 125

7 Risaralda 28 28 28 28 28 28 28

8 Tolima 161 161 161 161 161 161 161

9 Santander 297 297 297 297 297 297 297

10 Atlántico 644 644 644 644 644 644 644

11 Cauca 240 240 240 240 240 240 240

12 Cesar 201 201 201 201 201 201 201

13 Chocó 240 240 240 240 240 240 240

14 Córdoba 301 301 301 301 301 301 301

15 Guajira 124 124 124 124 124 124 124

16 San Andrés 26 26 26 26 26 26 26

17 Amazonas 76 76 76 76 76 76 76

18 Caldas 127 127 127 127 127 127 127

19 Caquetá 140 140 140 140 140 140 140

20 Casanare 173 173 173 173 173 173 173

21 Guaviare 21 21 21 21 21 21 21

22 Nariño 190 190 190 190 190 190 190

23 Valle 181 181 181 181 181 181 181

24 Vaupés 77 77 77 77 77 77 77

25 Bolívar 256 173 256 256 74 256 256

26 Guainía 46 38 46 46 46 46 46

27 Magdalena 413 108 413 413 274 413 413

28 Nte de Santander 107 32 107 107 25 107 107

29 Quindío 62 20 62 62 23 62 62

30 Sucre 400 133 400 400 64 400 400

31 Vichada 43 20 43 43 12 43 43

5785 4981 5785 5785 4976 5785 5785TOTAL

NºGERENCIA

DEPARTAMENTAL

Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META MEDICION


6.8. ANEXO H - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO ADMINISTRATIVO

SANCIONATORIO


a. Nivel Central

Fuente: DIAC.


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Agropecuario 20 27 20 20 26 20 20

2 Defensa 14 14 14 14 12 12 14

3 Infraestructura 16 22 17 16 5 7 16

4 Medio Ambiente 2 2 2 2 0 2 2

5 Minas y egergía 11 11 11 11 11 11 11

6 Social 0 6 0 0 0 0 0

63 82 64 63 54 52 63

MEDICION

TOTAL

Nº

NOMBRE DE AREA O

DEPENDENCIA DEL

NIVEL CENTRAL

Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META



Fuente: DIAC.


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Antioquia 134 134 134 134 134 134 134

2 Arauca 15 15 15 15 15 15 15

3 Boyacá 47 47 47 47 47 47 47

4 Huila 48 48 48 48 48 48 48

5 Meta 62 62 62 62 62 62 62

6 Putumayo 75 75 75 75 75 75 75

7 Risaralda 1 1 1 1 1 1 1

8 Tolima 32 32 32 32 32 32 32

9 Santander 41 41 41 41 41 41 41

10 Atlántico 16 16 16 16 16 16 16

11 Cauca 65 65 65 65 65 65 65

12 Cesar 69 69 69 69 69 69 69

13 Chocó 51 51 51 51 51 51 51

14 Córdoba 130 130 130 130 130 130 130

15 Guajira 31 31 31 31 31 31 31

16 San Andrés 6 6 6 6 6 6 6

17 Amazonas 3 3 3 3 3 3 3

18 Caldas 15 15 15 15 15 15 15

19 Caquetá 32 32 32 32 32 32 32

20 Casanare 18 17 17 17 17 17 17

21 Guaviare 10 10 10 10 10 10 10

22 Nariño 8 8 8 8 8 8 8

23 Valle 42 42 42 42 42 42 42

24 Vaupés 3 3 3 3 3 3 3

25 Bolívar 145 48 145 145 70 145 145

26 Guainía 6 5 6 6 6 6 6

27 Magdalena 45 15 45 45 44 45 45

28 Nte de Santander 7 2 7 7 0 7 7

29 Quindío 7 2 7 7 0 7 7

30 Sucre 113 38 113 113 0 113 113

31 Vichada 14 6 14 14 11 14 14

1291 1070 1290 1290 1084 1290 1290TOTAL

NºGERENCIA

DEPARTAMENTAL

Nº TOTAL DE

EXPEDIENTES A

DIGITALIZAR

META MEDICION



a. Nivel Central

Fuente: DIAC.


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Agropecuario 20 28 20 20 26 20 20

2 Defensa 14 17 17 14 14 14 14

3 Infraestructura 19 28 24 19 6 9 16

4 Medio Ambiente 2 2 2 2 0 2 2

5 Minas y egergía 11 11 11 11 11 11 11

6 Social 0 7 0 0 0 0 0

66 93 74 66 57 56 63

MEDICION

TOTAL

Nº

NOMBRE DE AREA O

DEPENDENCIA DEL

NIVEL CENTRAL

Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META



Fuente: DIAC.


20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

20/0

6/2

014

09/0

7/2

014

21/0

7/2

014

1 Antioquia 136 136 136 136 136 136 136

4 Arauca 20 20 20 20 20 20 20

2 Boyacá 47 47 47 47 47 47 47

3 Huila 55 55 55 55 55 55 55

7 Meta 62 62 62 62 62 62 62

8 Putumayo 75 75 75 75 75 75 75

6 Risaralda 1 1 1 1 1 1 1

5 Tolima 32 32 32 32 32 32 32

9 Santander 44 44 44 44 44 44 44

10 Atlántico 16 16 16 16 16 16 16

11 Cauca 65 65 65 65 65 65 65

12 Cesar 69 69 69 69 69 69 69

13 Chocó 51 51 51 51 51 51 51

14 Córdoba 130 130 130 130 130 130 130

15 Guajira 32 32 32 32 32 32 32

16 San Andrés 6 6 6 6 6 6 6

17 Amazonas 3 3 3 3 3 3 3

18 Caldas 15 15 15 15 15 15 15

19 Caquetá 32 32 32 32 32 32 32

20 Casanare 17 17 17 17 17 17 17

21 Guaviare 11 11 11 11 11 11 11

22 Nariño 8 8 8 8 8 8 8

23 Valle 44 44 44 44 44 44 44

24 Vaupés 3 3 3 3 3 3 3

25 Bolívar 145 48 145 145 71 145 145

26 Guainía 7 6 7 7 7 7 7

27 Magdalena 45 15 45 45 45 45 45

28 Nte de Santander 7 2 7 7 0 7 7

29 Quindío 7 2 7 7 0 7 7

30 Sucre 115 38 115 115 0 115 115

31 Vichada 14 6 14 14 11 14 14

1314 1092 1314 1314 1108 1314 1314TOTAL

NºGERENCIA

DEPARTAMENTAL

Nº TOTAL DE

CARPETAS A

DIGITALIZAR

META MEDICION


6.9. ANEXO I - HOJAS DE VIDA DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y

SEGUIMIENTO DEL SAE

En este anexo se incluyen las hojas de vida de las siete (7) medidas de administración y

seguimiento de SAE.

1. Eficiencia en la gestión de casos de soporte

2. Nivel de apropiación del SAE


a. Nivel central

b. Nivel regional


a. Nivel central

b. Nivel regional

5. Documentos incorporados en SAE

a. Nivel central

b. Nivel regional


a. Nivel central

b. Nivel regional


a. Nivel central

b. Nivel regional


Proceso: Implantación y puesta en operación

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR

EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE CASOS DE

SOPORTE TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Determinar el nivel de eficiencia que se tiene respecto de la gestión de los casos de soporte reportados por los

usuarios

VARIABLES DEL

INDICADOR

CSc: Número de casos de soporte cerrados

CSa: Número de casos de soporte abiertos

FÓRMULA DE

CÁLCULO 100)( CSaCScECS UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje

FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

La Oficina de Sistemas e Informática y el Grupo Operativo del SAE determinan la información de las variables a

partir del instrumento que se establezca para el registro y seguimiento de las solicitudes de apoyo y gestión que

realizan los usuarios que interactúan con la solución.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA

DE ANÁLISIS Semanal

RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE

Oficina de Sistemas e Informática RESPONSABLE DEL

ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA

Nivel Central: Áreas y/o dependencias

Nivel Regional: Gerencias Departamentales

Nacional: Nivel Central y Regional

RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< ECS >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013

N.D. NIVEL CENTRAL

NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir

PUBLICADO EN Tablero de Control de Indicadores.

RESTRICCIONES Ninguna.

Convenciones:

N.A. No aplica - El indicador no aplica para el periodo en referencia.

N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de Vida.




Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR NIVEL DE APROPIACIÓN DELSAE TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR Determinar el grado de apropiación que tiene los usuarios del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.

VARIABLES DEL

INDICADOR

FA: Número de funcionarios que han recibido el token de firma digital para interactuar con el Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.

UI: Número de funcionarios que realizan en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE un determinado

número de transacciones en un periodo de tiempo i.

FÓRMULA DE

CÁLCULO 100)( FAUINA UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje

FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

Se obtiene el valor del indicador a partir de los indicadores: FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS y USUARIOS

HACIENDO USO DE SAE

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE


ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< NA >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/201

3 31/10/2013 30/11/2013

N.A. N.A. NIVEL CENTRAL

NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de firmas digitales asignadas a los funcionarios para interactuar con el Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE.

VARIABLES DEL

INDICADOR

FaNci: Número de funcionarios del nivel central que han recibido el token de firma digital para interactuar con

el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.

n: Último periodo de consideración, 1<=n<=4.

LBNc: Número de funcionarios del nivel central que han recibido el token de firma digital para interactuar con

el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, .al momento de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNcFaNcFA

n

i

ic 1

UNIDAD DE MEDIDA Número

FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

A partir de los registros o actas de entrega y recibo del token asociado a la firma digital, la Oficina de Sistemas e

Informática cuantifica el número de firmas asignados.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE


ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< FA >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013

N.D. N.D. NIVEL CENTRAL

NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR FIRMAS DIGITALES ASIGNADAS NIVEL REGIONAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de firmas digitales asignadas a los funcionarios para interactuar con el Sistema de

Aseguramiento Electrónico – SAE.

VARIABLES DEL

INDICADOR

FaNri: Número de funcionarios del nivel regional que han recibido el token de firma digital para interactuar con

el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en un periodo de tiempo i.


LBNr: Número de funcionarios del nivel regional que han recibido el token de firma digital para interactuar con

el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, .al momento de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNrFaNrFA

n

i

ir 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

A partir de los registros o actas de entrega y recibo del token asociado a la firma digital, la Oficina de Sistemas e

Informática cuantifica el número de firmas asignados.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE


ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< FA >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR USUARIOS CAPACITADOS EN SAE – NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de funcionarios y/o terceros que han participado en procesos de capacitación para

interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico -SAE

VARIABLES DEL

INDICADOR

UcNci: Número de funcionarios y/o terceros del nivel central que han participado en procesos de capacitación

para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en el periodo i.


LBNc: Número de funcionarios y/o terceros del nivel central han participado en procesos de capacitación para

interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE al momento de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNcUcNcUC

n

i

ic 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

Tanto para el nivel central como regional, el informe que genera la Oficina de Capacitación Producción de

Tecnología y Cooperación Internacional, respecto del número de funcionarios y/o terceros que fueron

certificados por asistir a la capacitación en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal

FRECUENCI

A DE

ANÁLISIS

Semanal

RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE

Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional

RESPONSABLE DEL

ANÁLISIS

Grupo

Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< UC >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/201

3


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR

USUARIOS CAPACITADOS EN SAE – NIVEL

REGIONAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de funcionarios y/o terceros que han participado en procesos de capacitación para

interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico -SAE

VARIABLES DEL

INDICADOR

UcNri: Número de funcionarios y/o terceros del nivel regional que han participado en procesos de capacitación

para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, en el periodo i.


LBNr: Número de funcionarios y/o terceros del nivel regional han participado en procesos de capacitación

para interactuar con el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE al momento de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNrUcNrUC

n

i

ir 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

Tanto para el nivel central como regional, el informe que genera la Oficina de Capacitación Producción de

Tecnología y Cooperación Internacional, respecto del número de funcionarios y/o terceros que fueron

certificados por asistir a la capacitación en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE

Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional

RESPONSABLE DEL

ANÁLISIS

Grupo

Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< UC >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR

DOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE – NIVEL

CENTRAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de documentos que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico –

SAE

VARIABLES DEL

INDICADOR

EiNci: Número de documentos del nivel central que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento

Electrónico - SAE en el periodo i.


LBNc: Número de documentos que en el nivel central se han incorporado en el Sistema de Aseguramiento

Electrónico - SAE al momento de implementar el indicador.

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNcEiNcEI

n

i

ic 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

En lo que respecta al nivel central, el informe que Oficina de Sistemas e Informática, reporta diariamente

respecto de documentos que han sido incorporados desde el servidor digital al SAE.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal

FRECUE

NCIA DE

ANÁLISIS

Semanal

RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE

Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia

Nivel Regional: Responsable del proceso de digitalización

RESPONSABLE

DEL ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< EI >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL CENTRAL NIVEL

REGIONAL

META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013

N.D. N.D.

NIVEL CENTRAL

NIVEL

REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:


N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de




Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR

DOCUMENTOS INCORPORADOS EN SAE – NIVEL


Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de documentos que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico –

SAE

VARIABLES DEL

INDICADOR

EiNri: Número de documentos del nivel regional que están incorporados en el Sistema de Aseguramiento

Electrónico - SAE en el periodo i.


LBNr: Número de documentos que en el nivel regional se han incorporado en el Sistema de Aseguramiento

Electrónico - SAE al momento de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNrEiNrEI

n

i

ir 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

En lo que respecta al nivel central, el informe que Oficina de Sistemas e Informática, reporta diariamente

respecto de documentos que han sido incorporados desde el servidor digital al SAE.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal

FRECUE

NCIA DE

ANÁLISIS

Semanal

RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE

Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia


RESPONSABLE

DEL ANÁLISIS

Grupo Operativo del

SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< EI >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL CENTRAL NIVEL

REGIONAL

META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013

N.D. N.D.

NIVEL CENTRAL

NIVEL

REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:


N.D. No disponible - No hay disponibilidad de información del indicador a la fecha de elaboración de la Hoja de




Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR EXPEDIENTES DIGITALIZADOS – NIVEL CENTRAL

TIPO DE

INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de expedientes que tiene el 100% de los documentos que los conforman incorporados

en servidor digital

VARIABLES DEL

INDICADOR

EdNci: Número de expedientes del nivel central que tiene el 100% de los documentos que los conforman

incorporados en servidor digital en el periodo i.


LBNc: Número de expedientes que en el nivel central se han incorporado en el servidor digital al momento

de implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNcEdNcED

n

i

iC 1


FUENTE DE DATOS -

METODOLOGÍA

• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y

Correspondencia, reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que

lo conforman han sido incorporados al servidor digital.

• En lo que respecta al nivel regional, el informe que el grupo operativo de la Gerencia Departamental,

reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que lo conforman han

sido incorporados al servidor digital.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE DE

LA MEDICIÓN Y

REPORTE

Nivel Central: Dirección de Impresión, Archivo y

Correspondencia


RESPONSABLE

DEL ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< ED >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR EXPEDIENTES DIGITALIZADOS – NIVEL REGIONAL

TIPO DE

INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR

Cuantificar la cantidad de expedientes que tiene el 100% de los documentos que los conforman incorporados

en servidor digital

VARIABLES DEL

INDICADOR

EDNri: Número de expedientes del nivel regional que tiene el 100% de los documentos que los conforman

incorporados en servidor digital en el periodo i.


LBNr: Número de expedientes que en el nivel regional se han incorporado en el servidor digital al


FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNrEdNrED

n

i

ir 1


FUENTE DE DATOS -

METODOLOGÍA

• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y

Correspondencia, reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que

lo conforman han sido incorporados al servidor digital.


reporta diariamente respecto de los expedientes cuyo 100% de los documentos que lo conforman han

sido incorporados al servidor digital.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE DE

LA MEDICIÓN Y

REPORTE


Correspondencia


RESPONSABLE


COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< ED >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR CARPETAS DIGITALIZADAS – NIVEL CENTRAL TIPO DE INDICADOR

Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR Cuantificar la cantidad de carpetas que son incorporadas al servidor digital

VARIABLES DEL

INDICADOR

DdNci: Número de carpetas incorporadas en el nivel central al servidor digital en el periodo i.


LBNc: Número de carpetas que en el nivel central se han incorporado en el servidor digital al momento de

implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNcDdNcDD

n

i

iC 1


FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia-

DIAC, reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital


reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA


RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE


Correspondencia


RESPONSABLE DEL

ANÁLISIS Grupo Operativo del SAE

COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< DD >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:






Fecha 26/09/2013

Versión 1.1


NOMBRE DEL

INDICADOR

CARPETAS DIGITALIZADAS – NIVEL


Insumo

Eficacia/Producto

Eficiencia/Gestión

Efectividad/Impacto

OBJETIVO DEL

INDICADOR Cuantificar la cantidad de carpetas que son incorporadas al servidor digital

VARIABLES DEL

INDICADOR

DdNri: Número de carpetas incorporadas en el nivel regional al servidor digital en el periodo i.


LBNr: Número de carpetas que en el nivel regional se han incorporado en el servidor digital al momento de

implementar el indicador

FÓRMULA DE

CÁLCULO LBNrDdNrDD

n

i

ir 1

UNIDAD DE MEDIDA Semanal

FUENTE DE

DATOS -

METODOLOGÍA

• En lo que respecta al nivel central, el informe que la Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia-

DIAC, reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital


reporta diariamente respecto de las carpetas que son digitalizadas e incorporadas al servidor digital.

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN Y

REPORTE

Semanal FRECUENCIA DE

ANÁLISIS Mensual

RESPONSABLE

DE LA MEDICIÓN

Y REPORTE


Correspondencia


RESPONSABLE


COBERTURA




RANGOS DE

EVALUACIÓN

ALTO MEDIO BAJO

>89% 90%< DD >79% <80%

LÍNEA DE BASE

NIVEL

CENTRAL

NIVEL

REGIONAL META

PERIODO 31/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 30/11/2013


NIVEL REGIONAL

SOPORTE

NORMATIVO O

PROCEDIMENTAL

Por definir



Convenciones:




6.10. ANEXO J - CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES

A continuación se presenta la tabla de resumen de las reuniones realizadas y de las cuales se han extraído los compromisos.

OBJETO ALGUNOS -

ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA

HORA INICIO

HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA

NÚMERO ACTA

Inicio de Proyecto SAE

Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora - Natalia Monje

30/01/2014 3:00 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 1

Seguimiento proyecto SAE

César Beltrán, Gladys Rodríguez, MNEMO

Pablo Cubillos - Astrid Mora

03/02/2014 2:30 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 2

Mesa de Ayuda

Gladys Rodríguez, César Beltrán, Irene Martínez, Eduardo García, Anyerson Ortiz

Pablo Cubillos - Astrid Mora - Ana María González

03/02/2014 4:20 PM 5:30 PM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 3

Comisión Directiva 1

Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González

07/02/2014 8:30 AM 11:00 AM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 4

Video conferencia SAE - 1


José David Tovar - Ana María González

10/02/2014 8:00 AM 11:30 AM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 5

Entrega de Informes 1

César Beltrán, Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora

10/02/2014 2:00 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 6

Definición de nuevos líderes funcionales

Gladys Rodríguez, Jairo Valencia, Luisa Romero, Esperanza Melo, Javier Salamanca, Jaime Poveda, Sandra Chuquin

José David Tovar 11/02/2014 2:00 P M 4:00 PM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 7


OBJETO ALGUNOS -


HORA INICIO


NÚMERO ACTA

Entrega de Informes 1.1


Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda - Astrid Mora

12/02/2014 8:00 AM 9:30 AM Piso 7 - OSEI

CUMPLIDA 8

Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección

Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Pablo C - Ana María G. - Astrid

19/02/2014 8:30 AM 10:00 AM CUMPLIDA 9

Reunión de seguimiento mejoras SAE

César Beltrán - Gladys Rodríguez - Javier Alfonso - Jacqueline-Anyerson

Pablo C - Rafael Q. - Fabián

18/02/2014 11:00 AM 12:45 PM Piso 7 CUMPLIDA 10

Reunión con la Contralora

Contralora - Dr. Lastra - César Beltrán - Mónica Cano - Sandra Chuquín - MNEMO

Eliecer - Fabián 18/02/2014 5:45 PM 6:30 PM Piso 10 CUMPLIDA 11

Estrategia de recolección de tokens

Vicecontralora - Dr. Lastra - OSEI-USATI-DIAC-GFYA

José David 20/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 7 CUMPLIDA 12

Reunión con la Contralora

Contralora-Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Jorge Hernán - Rafael Q. - Francisco R. Pablo C.

20/02/2014 5:00 PM 8:00 PM Piso 10 CUMPLIDA 13

Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección

Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Pablo C - Ana María G.- José David

26/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 14

Balanceadores César Beltrán Pablo Cubillos - José David Tovar



OBJETO ALGUNOS -


HORA INICIO


NÚMERO ACTA

Definición de requerimientos Coactiva-SAE

Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva

Pablo Cubillos - Ana María González


Definición de requerimientos Sancionatorio - Disciplinarios - SAE

Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva



Reunión Capacitadores - Mesa de Ayuda




Entrega de informes 4






Pablo Cubillos - Ana María González-José David Tovar


Secretaria Común - notificaciones

Gladys Rodríguez, Luisa Romero , Secretaria Común - Blanca

Pablo Cubillos - Fabián Pineda


Cronogramas Mnemo

Mónica Cano, Gladys Rodríguez, Doriam Flórez

José David Tovar 04/04/2014 2:30 PM 3:30 PM Piso 7 CUMPLIDA 22

Manejo del archivo físico de los expedientes PRF de la CGR


Pablo Cubillos - Fabián Pineda


Integración SAE y GIS

César Beltrán, Ángela Montero, Renán Quintero,

Pablo Cubillos - José David Tovar



OBJETO ALGUNOS -


HORA INICIO


NÚMERO ACTA

Definición de entrega de documentos con Coactiva

Martha Patricia Tovar, Claudia Montoya

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González


Optimización de canales en las Gerencias

Martha Patricia Tovar - César Beltrán-Gladys Rodríguez



Actualización temas de SAE

Luz María Arbeláez - Julia Pinto – Lesvy Molina - Jorge Manchola - Martha P. Tovar

Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda






Entrega de informes 6 y 7

César Beltrán,



Reunión redes César Beltrán, Gladys Rodríguez, Cora Mabel

Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda






Seguimiento al proyecto SAE

César Beltrán, Gladys Rodríguez, Fernanado Peña, Duber Beltrán




OBJETO ALGUNOS -


HORA INICIO


NÚMERO ACTA

Digitalización nuevos procesos

Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Lesvy Molina







Capacitación -Proyecto SAE

Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Javier Lastra - Luz Amanda Camacho


12/06/2014 2:00 PM 07:20 PM Piso 5 y 7

CUMPLIDA 35

Plan Piloto-Secretaría Común

Lesvy Molina-Carlos Jiménez-Misael Valencia-Pedro Nel Castro-Félix Fernández



Modelo de digitalización en Gerencias Departamentales

Gladys Rodríguez-Fernando Peña-Jacqueline Vargas - Marieni Daza - Cindy Forero-Carlos Jiménez- William Villaruel

Jose David Tovar 18/06/2014 11:10 AM 11:50 AM Piso 7 CUMPLIDA 37



Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Astrid Mora


Avance SAE Vicecontralora - Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho



Implementación del punto de contención documental de la DIAC

Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Lesvy Molina




OBJETO ALGUNOS -


HORA INICIO


NÚMERO ACTA

Avance SAE con los delegados

Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Delegados

Pablo Cubillos - Ana María González - José David Tovar






Implementación de la resolución de Cero Papel

Dr. Javier Lastra, Magda Molano, Pedro Nel Castro, Luz Amanda Camacho




6.11. ANEXO K – ACTAS 42 Y 43

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ACTA N° 42

Fecha: 11 de Julio de 2014

Hora Inicio: 3:00 pm

Hora Fin: 5:00 pm

Lugar: Piso 7

ASISTENTES

Contraloría General de la República Oportunidad Estratégica (OE)

SISTEMAS

César Mauricio Beltrán

Gladys Rodríguez

Mario Martínez

Pablo Cubillos

Ana María González

José David Tovar

Astrid Mora

OBJETIVOS

Realizar la entrega de los siguientes informes:

1. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – PRF.

2. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Procesos de

control Disciplinarios.

3. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Procesos de

Jurisdicción Coactiva.

4. Informe de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento de SAE – Proceso

Administrativo Sancionatorio.

5. Informe de seguimiento a expedientes digitales, Décimo primer Informe.

6. Informe de Mesa de ayuda – SAE, Décimo primer Informe.

7. Informe de seguimiento a compromisos y Actas


DESARROLLO

A continuación se realiza la explicación de cada uno de los informes contenidos en la entrega y

se destacan los siguientes aspectos, a tener en cuenta.

Mesa de Ayuda:

Se reitera la necesidad de que todas las respuestas a los requerimientos que llegan a la

mesa de ayuda, sean dadas por éste mismo medio. Con el fin de alimentar una base de

conocimientos que permita en futuras ocasiones dar soluciones con base en dicha

información.

Dentro del informe se muestra que una vez finalizada la configuración entre el directorio

activo y el aplicativo de Mesa de Ayuda, la totalidad de usuarios sincronizados es de 8.314

usuarios activos en la entidad. Hay que tener presente que la entidad tiene alrededor de

4.500 usuarios (personas). Oportunidad Estratégica aclara que esta inconsistencia se

presenta probablemente por razones asociadas a la administración del directorio activo.

Esto debido a que al realizar una consulta por parte de un usuario sin permisos de

administrador, el directorio permite la visualización de usuarios de aplicativos, grupos

creados para SAE, el nombre de algunos equipos, entre otros, por lo que se recomienda

hacer una verificación de la configuración de permisos del directorio activo.

Se valida con el Ingeniero César que el aplicativo que Mesa de Ayuda empleará para

realizar el seguimiento y trazabilidad a las incidencias es GLPI. Confirma que no se ha

emitido ninguna autorización para la parametrización y puesta en marcha de otro aplicativo

(Ej. PC SECURE) como herramienta de Mesa de Ayuda. Aclara que el PC SECURE se

compró para fines asociados a la seguridad de los equipos en la entidad.

El Ingeniero Cesar Beltrán solicita adicionar el SIBOR a Mesa de Ayuda. El equipo de Mesa

de Ayuda (CGR) vinculará y parametrizará este Sistema de Información.

Oportunidad Estratégica aclara que GLPI cuenta con una parametrización detallada del

esquema de soporte del SAE, y que los demás sistemas de información deben

parametrizarse en detalle por parte de la Contraloría. Sin embargo, el GLPI actualmente

permite recibir incidencias de todos los sistemas de la Entidad.

Se tenía planeado realizar el lanzamiento de la herramienta el día de hoy, pero dado a

inconvenientes técnicos se decide posponerla para el día lunes 14 de Julio, una vez

realizadas las últimas pruebas de funcionamiento, con los técnicos de la Mesa de Ayuda.


Debido al posible retiro de la persona encargada de la parametrización del GLPI por parte

de la Entidad, se solicita la asignación de un funcionario que cuente con las capacidades

técnicas necesarias para continuar con la configuración, parametrización y administración

de la herramienta.

Informe de hitos y/o medidas de administración:

PRF: El proceso de digitalización ya se encuentra al 100%. El proceso de Cargue está en el

84%, el proceso de capacitación en el 100% en las gerencias departamentales, mientras

que el nivel central continúa en el 90% dado a que no se tiene el soporte que acredita el

cumplimiento de esta actividad.

Asignación de firmas digitales: se recomienda estandarizar los nombres de las

dependencias, con el fin de lograr uniformidad y facilidad en la consulta de dichos datos.

Disciplinarios: Durante la ejecución de las pruebas del aplicativo, la CGR solicitó un ajuste al

desarrollo, ya que no se encontraba de acuerdo a la especificación realizada. Se finalizó la

digitalización en Gerencias, mientras que en el nivel central esta actividad continua, por

atrasos en la entrega de carpetas.

Jurisdicción Coactiva: Se han presentado avances en el desarrollo para realizar el

despliegue en producción. Se finalizó la digitalización en Gerencias, mientras que en el nivel

central se continua digitalizado, por atrasos en la entrega de carpetas.

Se estimaron pronósticos de cargue, que permitieron realizar una aproximación a los

tiempos requeridos para los Procesos Disciplinarios, de Jurisdicción Coactiva y

Administrativos Sancionatorios.

A partir de los pronósticos, se evidencia que en el proceso de Jurisdicción Coactiva existe

un alto número de documentos por cargar, que excede los plazos de cargue esperados. De

acuerdo a lo anterior, se propone que desde un inicio se identifiquen los procesos que han

sido archivados en estos días, se proceda con descontarlos del inventario y omitir su

cargue. Adicionalmente se deberá iniciar el cargue de los expedientes más recientes, de

forma que las metas se logren alcanzar en los tiempos establecidos.

Seguimiento a expedientes electrónicos:

A la fecha no se encuentran capacitados, para el uso del módulo de notificaciones del SAE,

la totalidad de los funcionarios de Secretaría Común. Faltan principalmente los líderes.


La Ingeniera Gladys comenta que aunque las personas encargadas de las actualizaciones

de los Antivirus, informaron que no se observaba la necesidad de crear un protocolo de

horarios de actualizaciones, ya que se venía manejando de forma adecuada, en el informe

presentado se observa la saturación de los canales debido, en mayor proporción, a las

actualizaciones de Antivirus después de los fines de semanas y festivos. Por lo tanto, se

recomienda continuar elaborando la propuesta de dicho protocolo.

Se encontró una correlación entre algunas caídas del SAE y un número alto de conexiones

sin cerrar en la base de datos de este sistema. Dicho incidente se evidenció inicialmente el

13 de mayo de 2014 en el nodo 2 de la base de datos. Esto se presentó de nuevo el 2 de

julio de 2014, pero esta vez en el nodo 1. Se le recomienda a la OSEI revisar con Mnemo, el

funcionamiento de estas conexiones, que se generan desde la aplicación del SAE.

Se reitera la necesidad de involucrar a funcionarios del NOC en la transferencia de

conocimientos, para que puedan realizar los reportes de redes que viene adelantando

Oportunidad Estratégica.

Informe de seguimiento a compromisos y Actas

Se revisan una a una las tareas y su estado actual, contenidos en la Matriz de Seguimiento

a Compromisos.

El Ingeniero César Beltrán, informa que la administración de los puertos de firewall ya está a

cargo de la Entidad y por tal motivo se descarta la tarea de realizar el inventario de los

mismos, para que sean remitidos a Mnemo. Sin embargo, el Ing. Beltrán aclara que Mnemo

debe responder formalmente a la solicitud realizada por la OSEI, de enviarle el listado de los

puertos de firewall requeridos por el SAE.

El Ingeniero César asegura que ya se realizó con Telefónica la adquisición de nuevos

canales, pero que el proveedor no ha iniciado la instalación de los mismos.

Oportunidad Estratégica realizará una entrega final con las actualizaciones a dichas tareas.


TAREAS PENDIENTES

TAREA RESPONSABLE FECHA

CUMPLIMIENTO

Asignar a un nuevo funcionario para

continuar con la configuración y

administración de GLPI.

OSEI 14/07/2014

Verificar la configuración de los

nodos y la base de datos en

conjunto con MNEMO.

OSEI – MNEMO 18/07/2014

Enviar formalmente a la OSEI, el

listado de los puertos de firewall

requeridos para el SAE.

MNEMO 18/07/2014

Adicionar el SIBOR a Mesa de

Ayuda. Mesa de Ayuda 25/07/2014

FIN DE LA REUNIÓN

Se da por terminada la reunión satisfactoriamente y se agradece a los presentes por su

asistencia.

Acta Elaborada por Oportunidad Estratégica.


IMPLEMENTACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CERO PAPEL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

ACTA N° 43

Fecha: 18 de Julio de 2014 Hora Inicio: 9:30 am Hora Fin: 10:30 am Lugar: Piso 6 – Delegada de Investigaciones ASISTENTES

Contraloría General de la República Oportunidad Estratégica (OE)

INVESTIGACIONES

Javier Lastra

Magda Molano

Pedro Nel Castro

CONTROL INTERNO

Luz Amanda Camacho

Pablo Cubillos

José David Tovar

OBJETIVOS

Socializar la Resolución Ejecutiva 005 de 2014.

Definir los funcionarios responsables del seguimiento y ejecución de las actividades

definidas en la Resolución.

DESARROLLO

Se da inicio a la reunión, introduciendo a los asistentes al objetivo de la misma.

Se presenta a los asistentes el contenido de la Resolución 005, por la cual se establecen los

parámetros para la administración de los documentos relacionados con el Expediente

Electrónico.

Teniendo en cuenta la necesidad de la Entidad de implementar dicha Resolución, Pablo

Cubillos entrega al Doctor Lastra, una matriz de seguimiento a las actividades incluidas en

la Resolución, esperando que sirva como una herramienta de control a las tareas a realizar.

El doctor Javier Lastra define que el señor Pedro Nel Castro asumirá el rol de Enlace

Coordinador, basado en la experiencia de este funcionario en Secretaría Común y en la

Delegada de Investigaciones, además de su participación en el plan piloto ejecutado en la

oficina de la DIAC.


Se indica que bajo el nuevo modelo planteado en la Resolución, el rol de Enlace

Coordinador servirá además como un punto satelital de la Secretaría Común, que permitirá

la recepción de poderes y documentos que necesitan algún protocolo (sellos, recepción,

etc.), desde las ventanillas de la DIAC.

Dada la importancia de asegurar la implementación de la Resolución en las Gerencias

Departamentales, la Doctora Luz Amanda Camacho define las Gerencias en las que se

realizaran planes piloto: (1) Casanare, (2) Córdoba y (3) Risaralda.

Se define que para la implementación de los planes pilotos en las Gerencias, será necesario

que algunos funcionarios (Pedro Nel Castro, Magda Molano y Gloria Blandón) realicen

visitas para coordinar y supervisar la implementación del proceso.

Se establece que el día martes 22 de julio se realizará una videoconferencia con las

Gerencias donde se realizarán los planes pilotos, con el fin de involucrar a sus respectivos

Gerentes en la ejecución de los mismos. De igual forma, se establece que el día miércoles

23 de julio se harán nuevas videoconferencias con el resto de las Gerencias, para

informarlas sobre las tareas a realizar.

TAREAS PENDIENTES

TAREA RESPONSABLE FECHA

CUMPLIMIENTO

Realizar videoconferencia con las Gerencias

incluidas en los planes pilotos: (1) Casanare,

(2) Córdoba y (3) Risaralda.

Magda Molano

CGR 22/07/2014

Realizar videoconferencia con las Gerencias

no incluidas en los planes piloto.

Magda Molano

CGR 23/07/2014

Que Pedro Nel Castro se ubique tiempo

completo en la DIAC para realizar únicamente

las funciones de enlace coordinador.

Pedro Nel Castro /

Dr. Javier Lastra /

Dra. Lesvia Molina

22/07/2014

FIN DE LA REUNIÓN

Se da por terminada la reunión satisfactoriamente y se agradece a los presentes por su

asistencia.

Acta Elaborada por Oportunidad Estratégica.


6.12. ANEXO L - MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA

RESOLUCION 005 DE 2014

NIVEL RESPONSABLE COMPROMISO FECHA DE

CUMPLIMIENTO ESTADO

Nivel Central

Adriana Corredor Hacer Piloto de Recepción y Archivo Documental en una Gerencia.

18/07/2014

Nivel Central

Adriana Corredor Programar visitas de las GDC que tienen dificultades, a la gerencia donde se hace el piloto.

21/07/2014

Nivel Central

Anticorrupción Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Nivel Central

Anticorrupción Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central

Control Disciplinario

Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Nivel Central

Control Disciplinario

Envío de Bases de datos de procesos - Disciplinarios

21/07/2014

Nivel Central

Delegada de Investigaciones

Asignar el "Enlace coordinador" 15/07/2014

Nivel Central



15/07/2014

Nivel Central


Diseñar y enviar a todas las gerencias el formato de base de datos de procesos.

15/07/2014

Nivel Central


Agendar visita de Gerentes Departamentales, para introducirlos en el nuevo manejo documental y de Secretaría Común

16/07/2014

Nivel Central


Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central

DIAC Asignación de responsables para el archivo de carpetas

15/07/2014

Nivel Central

DIAC Asignar espacio físico para que se ubique el "Enlace coordinador" (Escritorio en Ventanilla)

15/07/2014

Nivel Central

DIAC Solicitar las actualizaciones necesarias de SIGEDOC al proveedor de la herramienta

15/07/2014

Nivel Central

DIAC

Revisar con proveedores quién va a realizar y bajo qué parámetros la digitalización de formatos especiales (Ej. proveedor fotocopiado)

16/07/2014

Nivel Central

DIAC Definir nuevos lineamientos (Índices, Tablas de Retención, etc.) para el manejo de los archivos temporales y permanentes.

18/07/2014

Nivel Central

DIAC Elaborar el sello de Radicación de documentos

16/07/2014

Nivel Central

DIAC Emitir Reglamento de envío de cajas al archivo externo, para que no permanezcan en la sede central

18/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Nivel Central

Dirección de Investigaciones


15/07/2014

Nivel Central

Dirección de Investigaciones


Nivel Central

Jurisdicción Coactiva


15/07/2014

Nivel Central

Jurisdicción Coactiva

Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Nivel Central

Oficina Jurídica Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Nivel Central

Oficina Jurídica Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central

OSEI Asignar al responsable de enviar BD SAE

15/07/2014

Nivel Central

OSEI Crear las carpetas compartidas para el envío de información contenida en Medios Digitales

15/07/2014

Nivel Central

OSEI Capacitar a los funcionarios de la DIAC en el uso de las carpetas compartidas para los Medios Digitales

16/07/2014

Nivel Central

OSEI Crear carpeta compartida para la administración de las Bases de datos de los Procesos

16/07/2014

Nivel Central

OSEI Realizar el primer envío de la BD SAE

16/07/2014

Nivel Central

Regalías Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central

Regalías Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Nivel Central

Sectorial Agropecuario


15/07/2014

Nivel Central



Nivel Central


Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Nivel Central

Sectorial de Defensa


15/07/2014

Nivel Central



Nivel Central



Nivel Central

Sectorial de Gestión Publica


15/07/2014

Nivel Central



Nivel Central





CUMPLIMIENTO ESTADO

Nivel Central

Sectorial de Infraestructura

Física


15/07/2014

Nivel Central


Física Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central


Física Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Nivel Central

Sectorial de Medio Ambiente


15/07/2014

Nivel Central



Nivel Central



Nivel Central

Sectorial de Minas y Energía


Nivel Central



15/07/2014

Nivel Central



Nivel Central

Sectorial Social Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Nivel Central

Sectorial Social Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Nivel Central

Sectorial Social Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Nivel Central

USATI Realizar la definición del procedimiento para la extracción de la información y almacenamiento en las carpetas

16/07/2014

Nivel Central

Vice contralora Generar Resolución 11/07/2014 Cumplido

Gerencias GDC Amazonas Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Amazonas Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Amazonas Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Amazonas Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Antioquía Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Antioquía Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Antioquía Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Antioquía Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Arauca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Arauca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Arauca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Arauca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Atlántico Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Bolívar Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Boyacá Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Caldas Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Caldas Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Caldas Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Caldas Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Caquetá Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Casanare Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Casanare Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Casanare Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Casanare Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Cauca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Cauca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Cauca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Cauca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Cesár Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Cesar Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Cesar Definir responsable de digitalización (Ej.

Enlace DIAC - SIGEDOC) 15/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Cesar Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Chocó Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Chocó Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Chocó Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Chocó Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Córdoba Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC

Cundinamarca Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Guajira Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Guajira Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Guajira Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Guajira Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Guainía Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Guainía

Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Guainía Definir responsable de digitalización (Ej.

Enlace DIAC - SIGEDOC) 15/07/2014

Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Guainía Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Guaviare Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Huila Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Huila Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Huila Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Huila Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Magdalena Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Meta Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Meta Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Meta Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Meta Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Nariño Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Nariño Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Nariño Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Nariño Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Norte de

Santander Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014


Santander Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014


Santander Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014


Santander Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014


Santander Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014


Santander Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Putumayo Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Quindío Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Quindío Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Quindío Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Quindío Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Risaralda Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Risaralda Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Risaralda Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Risaralda Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC San Andrés Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Santander Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Santander Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Santander Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Santander Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Sucre Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Sucre Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Sucre Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Sucre Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Tolima Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Tolima Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Tolima Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014



CUMPLIMIENTO ESTADO

Gerencias GDC Tolima Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Valle Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Valle Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Valle Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Valle Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Vaupés Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014

Gerencias GDC Vichada Asignar el Administrador de la Base de Códigos de Procesos

15/07/2014

Gerencias GDC Vichada Definir espacios para los archivos Temporal y Permanente

15/07/2014

Gerencias GDC Vichada Definir responsable de digitalización (Ej. Enlace DIAC - SIGEDOC)

15/07/2014

Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PRF 16/07/2014

Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PAS 21/07/2014

Gerencias GDC Vichada Envío de Bases de datos de procesos - PJC 21/07/2014


6.13. ANEXO M - PROYECTO MINERÍA DE DATOS MIDA-CGR,

CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES PARA SU CREACIÓN

Consideraciones

Necesidades

La CGR se encuentra en una etapa de transición en lo que a uso de la información se refiere:

o Del análisis basado en la experiencia se debe pasar al análisis basado en el cruce de

información confiable de diversas fuentes.

o Del manejo individual de la información, con sus consecuentes debilidades en calidad,

confiabilidad y oportunidad, se debe pasar al manejo centralizado, parametrizado y

clasificado de la información.

o De la detección manual de hallazgos se debe pasar al monitoreo y prevención del fraude

con el uso de herramientas de gestión masiva de información.

Escenario actual

Los recientes avances en seguridad informática y sistematización de los procesos misionales en

la CGR permiten que en este momento se cuente con fuentes confiables y oportunas de

información:

o Con la implementación de los sistemas SICA y SAE la CGR logró llevar a un medio

digital y confiable información relevante y abundante de sus procesos misionales.

o Herramientas de apoyo a la gestión misional como el SIPAR también han venido

recopilando y almacenando información relevante, en algunos casos parametrizada y

clasificada que no está siendo aprovechada en su real magnitud.

Se dispone del Software y Hardware requerido para la implementación de una primera fase de

un Sistema de Minería de Datos.

Limitantes

Se tienen algunas limitantes para el aprovechamiento de la información:

o Los aplicativos misionales funcionan sobre Bases de Datos independientes e inclusive

con distintos Motores de Base de Datos, dificultando el análisis trasversal de

información.

o En su mayoría estos aplicativos no cuentan con módulos de análisis de datos que

permitan siquiera el análisis de su propia información, limitándolos a solo herramientas

de tipo operativo.

o Algunos de estos aplicativos utilizan codificación distinta para elementos comunes como

por ejemplo los Sujetos de Control impidiendo el cruce de información.

Antecedentes


En un intento por resolver las necesidades de información han surgido esfuerzos aislados en

distintas áreas de la CGR por desarrollar y/o implementar sistemas de almacenamiento,

consulta y/o análisis de datos y que han obedecido más a inquietudes particulares que una

directriz de la Contraloría. Unos ejemplos de estos esfuerzos son el Equipo SIG IDE-CGR, BI en

Regalías, Equipo GiiA en Planeación, SPSS Modeler e Idea Data Analysis, Bases de Datos de

Economía y Finanzas en la Intranet y seguramente hay otros.

Mediante la Res. 0279 en el mes de abril de 2014 se dio un paso importante y exitoso en la

captura, depuración, clasificación y almacenamiento de información con la creación del Grupo

de Trabajo interdisciplinario con carácter permanente llamado “IDE-CGR”, al que se le

encomendó el diseño, implementación y mantenimiento de una infraestructura de Datos

Espaciales propia.

Con la creación del Grupo interdisciplinario y permanente de trabajo denominado MIDA-CGR se

busca aprovechar la experiencia y grupo de trabajo IDE-CGR y darle un mayor alcance que

contribuya en forma integral al proceso de transformación en el uso de la información e

involucre todas las dependencias en la CGR.

Propuesta

Conformación del Grupo de Trabajo Interdisciplinario con carácter permanente MIDA-

CGR

Objetivo General:

Implementar la infraestructura que permita poner en operación un sistema de Minería de Datos

que facilite el análisis estratégico de información con miras al mejoramiento de la eficacia del

objetivo misional de la CGR.

Objetivos Específicos:

Integrar en una sola área y bajo una misma cabeza todos los esfuerzos aislados que

actualmente adelanta la CGR en la construcción de Bodegas de Datos para la generación

de indicadores de gestión y análisis estructurado de información.

Desarrollar las tablas de conversión requeridas para hacer compatible y almacenable en

forma estructurada la información proveniente de distintas Bases de Datos.

Implementar sistemas o rutinas de validación de la calidad de información recibida y/o

obtenida para garantizar su consistencia y confiabilidad.

Conformar bodegas de datos únicas que sean compartidas por el sistema de visualización

de Datos Espaciales (SIG) y por uno de visualización Numérica, Gráfica y Estadística (BI)

para garantizar la consistencia de la información independiente del medio por el que se

visualice.


Identificar las necesidades de indicadores de gestión de la CGR (Tablero de Control) y

priorizar su implementación según su aplicabilidad en las distintas dependencias desde lo

General hacia lo Particular.

En la medida en que se vayan conformando Bases de Datos estructuradas y estén siendo

almacenadas en forma regular en el tiempo, se deberán ir sofisticando las herramientas de

análisis buscando una mayor profundidad y transversalidad.

Alcance:

El equipo MIDA-CGR será el responsable por la captura, depuración, asociación,

clasificación, almacenamiento, generación de alertas de calidad de información e

indicadores para monitoreo de objetivos y puesta a disposición de los usuarios de

herramientas para hacer Minería de Datos de acuerdo con necesidades y alcances

específicos.

El equipo MIDA-CGR facilita el acceso a información pero no es responsable del análisis.

El equipo trabajará en conjunto con los Enlaces designados por cada dependencia para

orientarlos en la información disponible, en el uso de herramientas para hacer Minería de

Datos y en la generación de indicadores de alerta de variaciones de importancia en

determinados objetivos de análisis.

Cada Dependencia deberá postular la información que considera se debe llevar a las Bases

de Datos de MIDA y proponer los indicadores de Monitoreo que considere sean los

adecuados para el aprovechamiento de esta información.

Aprovechar las Bases de Datos que Economía y Finanzas ha depurado y construido y que

recientemente las puso a disposición de toda la CGR a través de la Intranet, llevarlas a

Bodegas de Datos estructuradas e implementar las rutinas de actualización para

mantenerlas vigentes.

El Observatorio de Política Pública (Res 7131 May 2013) será el responsable de identificar

las necesidades trasversales de información y las de articulación entre los procesos de

control fiscal micro y macro y con este fin deberá postular las Bodegas de Datos requeridas

y/o la complementación de las existentes.

El Grupo MIDA-CGR establecerá las prioridades de captura de información y conformación

de Bodegas de Datos con un criterio de mayor a menor número de usuarios internos

potenciales.

Se deberá diseñar y presentar a aprobación un Plan Anual de Construcción de Nuevas

Bodegas de Datos (PAC-BD) y su nivel de cumplimiento será el indicador de desempeño del

Equipo MIDA-CGR.

La construcción de una Bodega de Datos adicional no contemplado en el PAC-BD deberá

ser concertada con el Vicecontralor precisando si se adiciona al Plan o desplaza la

construcción de otra Bodega menos prioritaria y así deberá constar en la concertación.

Se considerarán tres tipos de Bodegas de Datos según su nivel de acceso: Público, Interno

o Reservado. Este último para aquellas Bases de Datos protegidas (Ley 1581 de 2012


de Habeas Data) y la herramienta de Minería de Datos deberá controlar este acceso según

el perfil del usuario.

Priorización de Actividades:

Se propone un plazo de 4 meses para adelantar las siguientes actividades previas a la

formulación del Plan Anual de Construcción de Nuevas Bodegas de Datos 2015 (PAC-BD

2015):

1. Comenzar a guardar copia diaria de la BD SIG (Julio 01, 2014)

2. Recopilar las copias existentes de los reportes diarios generados por SAE PRF, definir

los campos de valor para la Bodega de Datos, extractarlos con su fecha correspondiente

y crear la BD SAE PRF (Oportunidad Estratégica ya facilitó los que tenía desde el 2013)

y asumir la generación diaria y su correspondiente almacenamiento.

3. Conformación del Equipo MIDA-CGR con dedicación exclusiva

4. Capacitación del Equipo MIDA-CGR en las funcionalidades y uso de la herramienta de

BI de Microsoft que adquirió la CGR

5. Coordinar con Economía y Finanzas la replicación o traslado de las BD que se tienen

actualmente y los requerimientos para asumir su actualización (fuentes, validaciones,

clasificaciones, periodicidad, etc.)

6. Montar un Piloto con una propuesta de indicadores de monitoreo sobre las BD SIG y BD

SAE PRF y BD Eco y Fin.

7. Diseñar e implementar un portal de información de la Data disponible en las BD MIDA y

de consulta de los indicadores desarrollados. Precisar los niveles de acceso a la

información.

8. Validar el estado de desarrollo del sistema de BI de regalías y concretar las actividades

previas requeridas para asumir su administración (BD REGALIAS)

9. Evaluar experiencia de Usuarios y hacer los ajuste necesarios al Piloto

10. Recopilar las sugerencias de captura de datos enviadas por las distintas dependencias,

precisar su viabilidad técnica y de calidad, priorizar y trazar el Plan de Desarrollo de

MIDA-CGR.

Equipo de Trabajo:

El proyecto MIDA-CGR contará con un equipo de trabajo de dedicación exclusiva y bajo la

dependencia de la Vicecontraloría, integrado por:

Líder de proyecto: Profesional con amplia experiencia en procesos misionales de la CGR,

conocimiento de los aplicativos SICA, SAE y SIPAR y nociones sobre Bodegas de Datos,

Tableros de Control, Minería de Datos (se sugiere líder actual Grupo IDE-CGR por cumplir

requisitos y resultados demostrados)


Responsable de la captura de datos: Será el responsable de asegurar que la “Data” que se

defina llevar a la Base de Datos MIDA sea extraída en la forma, periodicidad y calidad

establecidas y almacenada en la Bodega de Datos de BI en la forma, calidad y periodicidad

igualmente definidas.

Responsable de depuración, almacenamiento y modelamiento de datos: Será el

responsable de definir la arquitectura y periodicidad de almacenamiento de datos,

implementación de asociadores de datos cuando las fuentes utilicen codificaciones o

identificaciones distintas a las adoptadas en la Bodega de Datos, construcción de cubos de

datos y aseguramiento de la custodia de la información.

Responsable de acceso y uso de la información: Será el responsable de facilitar que los

autorizados tengan acceso a las Base de Datos a través de la publicación en línea de

indicadores o vistas preestablecidas o de herramientas de Minería de Datos que le faciliten al

Usuario el cruce de la información disponible de la Bodega de Datos y generación de análisis

particulares.

Enlaces con las Contralorías Delegadas, Contralorías Sectoriales y Gerencias

Departamentales: Cada Contraloría Delegada, Sectorial y Gerencia Departamental designará

un funcionario para que actúe como enlace entre el Equipo MIDA y la respectiva Contraloría.

Estos funcionarios atenderán sus funciones propias en las respectivas dependencias sin

perjuicio de las siguientes responsabilidades como enlaces del Sistema MIDA-CGR:

Ser el canal oficial de comunicación entre el Equipo MIDA-CGR y la respectiva Contraloría

Consolidar y canalizar las necesidades de información de su dependencia

Capacitarse en el uso de los instrumentos y herramientas que el Equipo MIDA-CGR ponga

a disposición para la gestión de información.

Presentar en su respectiva dependencia estos instrumentos y herramientas y promover su

utilización.

Trasmitir al Grupo MIDA-CGR toda posible inconsistencia de información que se identifique

en su dependencia

Definiciones y consideraciones

Con el fin de contribuir a la formulación de la estrategia para adelantar el Proyecto MIDA-CGR

se presentan las siguientes definiciones y consideraciones:

Bodega de datos es el lugar donde se consolidan y almacenan datos de fuentes internas y

externas con el objetivo de facilitar las tareas de consulta y análisis de la información.

Tablero de control es un conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica

permite contar con un mayor conocimiento de una situación.

Minería de datos es un proceso que intenta descubrir patrones en grandes volúmenes de

conjuntos de datos.


Hasta que no se disponga de las Bodegas de Datos no es posible adelantar procesos de

Minería de Datos, por lo tanto este proceso debe ser entendido como un proyecto a mediano y

largo plazo.

Se debe comenzar a construir las Bodegas de Datos partiendo de las fuentes internas de datos

y luego ir incorporando fuentes externas que garanticen igualmente confiabilidad y continuidad.

Construir un Tablero de Control ayuda a direccionar el proceso de identificación de fuentes

relevantes de información y la generación de indicadores y su seguimiento por parte de los

usuarios contribuye al proceso de control de calidad de la información almacenada en las

Bodegas de Datos y va familiarizando a los Usuarios con las herramientas y datos disponibles

para más adelante poder realizar procesos de Minería de Datos.

Se recomienda igualmente tener en cuenta el memorando de “Recomendaciones para la puesta

en marcha .del Proyecto de Minería de Datos - MIDA en la CGR” entregado por Oportunidad

Estratégica


6.14. ANEXO N - CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO

(En la siguiente página se incluye constancia firmada por la CGR y Oportunidad Estratégica)

INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Government & Nonprofit

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