Information Overload and Innovation (in Hebrew)

Copyright © 2014 N. Zeldes. All rights reserved.

:עומס מידע וחדשנותחסמים

ופתרונות

נתן זלדס

2014ספטמבר

http://www.nathanzeldes.comנתן זלדס

2

נתן, בקיצור:

פיסיקאי יישומי ...

HR! ... עם רשיון לנושאי


3

ובין לבין...

, אינטל ירושליםR&Qמנהל

מנהל קשרי אקדמיה, אינטל ישראל

Principal Engineer, IT Innovation & Research

שנים...20ומזה

מתמקד בשיפור האפקטיביות של עובדי ידע

באינטלComputing Productivityמנהל –

מייסד ונשיא העמותה–

לחקר עומס המידע

מרצה ויועץ עצמאי לארגונים וסטרטאפים–


4

אתגר מרענן

בעומס מידע אני מבין ורגיל להעביר סדנאות•

בחדשנות פנים-ארגונית אני מנוסה ומרצה גם כן•

עכשיו התבקשתי•

לשלב, ולבחון מה

הקשרים ביניהם...

התוצאה לפניכם!•


5

מטרת הסדנה

לתת לכם ידע וכלים שיאפשרו לכם לבצע שינוי:

לשפר את האפקטיביות ואת איכות החיים•

שלכם ושל הארגון שלכם

עם מבט מיוחד אל החדשנות בארגון•


6

לקחים

בעקבות הסדנה תוכלו:

את בעיית עומס המידע ואת השלכותיה עליכםלאבחן•

ועל הארגון שלכם

את מרחב הפתרונות הקיימים )אישיים וארגוניים(להכיר•

דרכים לטפח ולגונן על החדשנות נוכח קיוםלזהות•

עומס מידע בסביבתכם

לעצמכם תכנית פעולה שתאפשר לכם להניע אתלהגדיר•

השינויים הדרושים – ברמה האישית והארגונית


7

תכני ההרצאה

בעיית עומס המידע, מרכיביה וגורמיה1.

מבוא למרחב הפתרונות2.

פתרונות אישיים3.

פתרונות ארגוניים4.

טיפים והנחיות ליישום )כבר ממחר(5.

!שאלות? שיתוף תובנות? חפשי, מתי שתרצו


8

בעיית עומס המידע ונזקיה◄

בעיה יותר מורכבת ממה שחושבים

יותר הרסנית ממה שחושבים


9

יש לנו בעיה...

... ולא מהיום

Today’s businessman is kept in continual excitement, without time for quiet and rest. He goes home after a day of hard work… to a late dinner, trying amid the family circle to forget business, when he is interrupted by a telegram from London… and the poor man must dispatch his dinner as hurriedly as possible in order to send off a message to California.”

-W.E. Dodge, 1868

...1868כך ב-


10

וכך זה נראה היום

. הפרעות2. עומס דוא"ל1


11

. עומס דואר אלקטרוני1

מסרי דוא"ל ביום300 – 50עובד ידע מצוי מקבל •

מהמסרים האלה מיותרים לחלוטין30% כ-•

עובדים בתעשיה משקיעים כל שבוע בממוצע•

בטפול בדוא"ל שעות20


12

(Interruptions). הפרעות 2

במטלה אחת לפני דקות3עובדי ידע משקיעים בממוצע •

שמשהו גורם להם לעבור לטפל במשהו אחר

מהדוא"ל מקבלים טיפול70%•

מהגעתם שניות6 בתוך

עבודה מפוצלת דורשת•

יותר זמן20-40%


13

. הפרעות2. עומס מסרים1

אז מה?...


14

אז חבל על הזמן...

משבוע העבודה20%כ- •

מאמץ מלא, שכר מלא, אפס תפוקה, אפס סיפוק •

ואנחנו מקזזים בלילות ובסופי שבוע!•

=


15

וחבל על החשיבה היצירתית...

"בחברת המידע, איש אינו חושב. ציפינו לשים קץ לנייר, אבל בפועל שמנו קץ לחשיבה"- מייקל קרייטון


16

Multitaskingאגדת ה-


17

מה עוד המחקר מראה

נצפית ירידה שלContinuous Partial Attentionבסביבה של •

" IQ "נקודות 10

ירידה באיכות החלטות ניהוליות•

עליה בטעויות של סגל רפואי )!(•

קורלציה בין רמת הפרעות יומית ליצירתיות בתפוקה •

(Creativity Under the Gun)

"מולטיטסקרים כבדים" גרועים יותר במולטיטסקינג)!(•

כלומר: עומס מידע פוגע אנושות בחשיבה יצירתית ובחדשנות!

(http://interruptions.net למחקרים – ראו)


18

וחבל על תהליכי העבודה...

מהעובדים סבורים שישיבות אינן 69% פרודוקטיביות

38,000- סקר מיקרוסופט, עובדים

ישיבותלמשל,

מצאו את השגיאה!


19

ועוד תהליכי עבודה...

( MBOתכנון מטלות )•

תקשורת בצוותים•

)"שקט מקוון"(


20

וחבל על איכות החיים

, במשרד, בבית, בחופשה...7X24התמכרות לדוא"ל – •

מתח נפשי מתמיד בשעות העבודה ואחריהן•

שחיקה•

פעם היה פשוט יותר נעים לעבוד•

)וכשנעים, היצירתיות חפשית לפרוח!(

מהמנהלים מקשרים עומס מידע עם אבדן שביעות רצון 67% מהם מייחסים לו בעיות 42%בעבודה ומתח עם עמיתים;

בריאות 1300- סקר רויטרס,

מנהלים


21

איכות החיים – לא רק שלנו!

פגיעה ממשית בחיי המשפחה ובאיכות הפנאי•

אז... ...ועכשיו

From “Blackberry Orphans”, WSJ


22

בסיכום: תודעת אויב

שני מרכיבים: •

עומס דוא"ל–

הפרעות–

ארבעה תחומי נזק:•

איבוד זמן )כיום בשבוע(–

פגיעה בחשיבה וביצירתיות–

פגיעה בתהליכים חיוניים–

ירידה באיכות חיי העובד והמשפחה–

אם זה רע לכולם, למה זה נמשך?!


23

גורמי היסוד לבעיה◄

כלים והתנהגות צריכים להתפתח יד ביד כדי להביא תועלת•

בימינו הטכנולוגיה משתנה הרבה יותר מהר מתרבות העבודה, •וכולנו מאמצים אותה מיד בלי לבחון את ההשלכות

גם טבע האדם לא ממש מסייע לפתרון...•

זה שהטכנולוגיה מאפשרת...לא אומר שצריך...

נגישות אלקטרונית בלתי מוגבלת, בזמן 7X24שכולם יהיו זמינים מיידית לכולם אמת

לשלוח דוא"ל לתפוצות נאט"ו ללא כל הגבלה

לשלוח דואר ללא הגבלה, בקלות ובעלות אפס

לתת לעבודה לפלוש לכל שעות היום והלילה

גישה חופשית לרשת ולעבודה מהבית

וכו'וכו'


24

הסיבות הנסתרות מהעין

למה שאדם ישלח דואר מיותר, שהוא יודע שיימחק?•

בגלל סיבות שיסודן בפחד,•תחרותיות יתר, חוסר אמון...

הפגנת נוכחות בשתיים בלילה–

פחד לא להיות מחובר לנעשה–

–Publish or Perish

–CYA

וכו'–

אגב, מישהו חושב שאווירה • כזאת מעודדת יצירתיות?


25

מה זה מזכיר לכם?

כולם היו נשכרים לו כולם היו שולחים פחות, אבל אף אחד לא יכול להעיז להיות הראשון שיחתוך...


26

שאלות בחזית המחקר

תלות דמוגרפית של הפרעות•הבדלי מגדר–

קבוצות גיל שונות )ושילובן יחדיו(–

האם יש מולטיטסקינג חיובי?•משימות רקע שתומכות במשימה–

עיקרית )למשל, נגישות רשת בכיתה(

תלות בקונטקסט בו מגיעה ההפרעה–

האם מולטיטסקינג מחווט מחדש•

את המוח – וכיצד?


27

מבוא למרחב הפתרונות◄

שנים מרתקות של התפתחות וחדשנות פורצת20•כיום יש לנו מגוון עצום של כלים ושיטות•החכמה היא לבחור נכון במצב נתון! •


28

: פרה-היסטוריה90שנות ה-

בעיית עומס המייל הופיעה כמעט מייד עם היישום בארגונים•

אפיון: חוסר נורמות / חוסר כישורי שימוש / חוסר יכולות •

בתכנה

אין פתרונות מסחריים•

פיתוח פנימי של הדרכות•

באינטל פורצת לתקשורת YourTime: תכנית 2000•

1994


29

: התעוררות2000שנות ה-

(:BPפיתוח פתרונות מדור שני בארגונים )אינטל, •

שנוי התנהגות נתמך טכנולוגיה

ClearContextהשוק מתעורר: פתרונות למיון מסרי מייל )•

ואחרים(

עניין גובר מצד חוקרים באקדמיה ובתעשיה•

2008 ביולי IORGייסוד •


30

והיום: שפע פתרונות

המדריך לפתרונות עומס מידע – אז והיום:•

)אבל לא רק( עליה מרשימה במספר הפתרונות, בפרט•

בתוכנה

פתרונות התוכנה פורצים מעבר לתחום המיון•

7/20112/2014Change

TotalSolutions

114164+44%

Software tools3766+78%

Automatic classifiers

2231+41%

Other software tools

1535+133%


31

טקסונומיה עשירה

• Solutions that improve the Quality of email– Reduction of message length– Improvement of message clarity– Feedback on message quality

• Solutions that mitigate Interruptions– Interruption control through group

agreements– Interruption delivery blockers– Contextual interruption management– Other interruption mitigation solutions

• Solutions that modify the Organizational Culture

– Behavior change education drives– Other solutions related to

organizational culture

• Miscellaneous solutions

• Solutions that improve Inbox Processing efficiency

– Personal email processing strategies– Group-wide agreements facilitating

inbox processing– Automation of incoming email

classification– Support for filing incoming email– Other Inbox processing solutions

• Solutions that reduce the Quantity of email– Bans, Quotas and Postage charges on

email– Reduction of distributions– Replacement of email with alternate

channels– Other methods to reduce mail quantity


32

Scopeעוד הבחנה:

היום נכסה את שתי הקבוצות האלה

פתרונות אישייםפתרונות ארגוניים

יישום מיידייישום ממושך )חדשים רבים(

מחיר זניחהשקעה בזמן ובכלים

הקלה מיידיתשפור הדרגתי

שליטה מלאה של הפרטמחייב תמיכה מהרבים

תלוי בפרט - סיכוי הצלחה ההצלחה תלויה בגורמים רביםגבוה

פתרון חלקי )עד חסם עליון(פתרון מקיף )לא חסום(


33

חדשנות ושתוף פעולה

בחיפוש אחר פתרונות לבעיה דרוש שיתוף של ידע חוצה •גבולות:

, הדרכה, יחידות עסקיות(IT, HRבין חלקים בארגון )–

בין חברות שונות, בגדלים שונים–

בין תעשיה ואקדמיה–

בין טכנולוגיה ופסיכולוגיה–

לארגון מרתק! IORGזה מה שעושה את •


34

מרחב הפתרונות: פתרונות אישיים◄

: פתרון יחיד שטוב לכולםאין •

: סט כלים מגוון שניתן ליישם,יש • להתאים או לשלב

יש מה לעשות! •


35

סוגים של פתרונות אישיים

אסטרטגיות התמודדות אישיות לטיפול בדואר נכנס•

טכנולוגיה ואוטומציה•

רעיונות מחוץ לקופסה•


36

אסטרטגיות התמודדות אישיות

GTDאימוץ שיטה כוללת לניהול זמן ומטלות, למשל •

הרכבת אסטרטגיה פרטית•

ממרכיבים נפרדים

לימוד תכונות הכלים הקיימים•

וכישורי שימוש בהם!


37

איך לשרוד את מבול האימייל?

חשוב קראו דוא"ל רק בפרקי זמן קצובים מראש

מאד!

כבו את כל הטוסטים וההתראות!–“This habit alone can change your life. It seems small but has an enormous effect”.

- Tim Ferris


38

כשמתנתקים, רצוי מסלול עוקף לחירום

מזכירה•

טלפון חירום•

•AwayFind :


39

איך לשרוד את מבול האימייל?

Inbox Zero

ToDo כרשימת Inboxלעולם אל תתפתו להשתמש ב-–

געו בכל מסר רק פעם אחת וסלקו אותו משם–

Five weeks folderשיטת –


40

איך נשיג איזון עבודה/משפחה/חיים?

חיוני להגדיר )ולתקשר( קווי גבול ברורים, למשל:

אני אף פעם לא בודק אימייל בבלאקברי בסופשבוע–

אני הולכת לשחות כל בוקר לפני העבודה–

אחרי ארוחת הערב הזמן שלי קודש למשפחה–

לעולם לא אקח איתי מחשב נייד לחופשה–

אף פעם

שהעולם יישרף

]יודעים מה? הוא לא יישרף[


41

איך להישאר מעודכנים?

חשוב לזכור: עדכון זה לא הכל – חיוני גם ליצור! •

Push ולא Pullהמפתח: •

RSSהכי רצוי – לצרוך מידע דרך קורא •

לתקשורתInboxולהשאיר את ה-

קיצבו זמן לנושא והקפידו עליו: נסו להחליט לקרוא מאמר•

אחד איכותי ביום

אל תשמרו "ערימות" מדכאות של חומר שלעולם לא נקרא•


42

איך לשמור ולמצוא מידע ביעילות?

בחרו הייררכיית תיוק שנוחה לכם – ושמרו עליה בעקביות•

מחקו מה שאפשר; את השאר תייקו רחוק מהעין•

ואיך תמצאו את זה שוב?

X1 Searchחיוני ביותר: כלי חיפוש רב עצמה, למשל •


43

טכנולוגיה ואוטומציה: מיון ותיעדוף מייל

Gmail Priority Inbox


44

תוספי מיון ותיעדוף

ClearContext


45

תוספי מיון ותיעדוף

Xonomail SkimboxMailbox


46

תוספי מיון ותיעדוףAOL Alto


47

טכנולוגיה ואוטומציה: תיוק מייל אוטומטי

Tagwolf Email Filing Assistant


48

טכנולוגיה ואוטומציה: מעקב לשם שיפור

ClearContext:

Email scorecard


49

Unified Inboxטכנולוגיה ואוטומציה:

Unified Inbox


50

טכנולוגיה ואוטומציה: סינון הפרעות

MyFocus CanFocus


51

רעיונות מחוץ לקופסה: אימייל כזרם מטלות

שלךTo Do listכל מסר מייל )נחוץ( נושא מטלה לתוך ה-•

הגיע הזמן להמציא פרוטוקול מותאם לכך )פול גרהאם(•

יש כבר יישומים •

שמטפלים במייל

ברוח זו


52

רעיונות מחוץ לקופסה: ללכת עד הסוף

התנתקות מאימייל ברמת הפרט

שימו לב להזדמנות ששניהם

מנצלים כאן כדי לתת דוגמה

!Change Agentsאישית כ-

Luis Suarez, IBM

Prof. Paul Jones, UNC


53

מרחב הפתרונות: פתרונות ארגוניים◄

: סט כלים מגוון שניתן לבחור מתוכם ישגם כאן, •

גם כאן, יש • מה לעשות!


54

סוגים של פתרונות ארגוניים

תכניות חינוך לשינוי התנהגות•

טכנולוגיה ואוטומציה•

רעיונות מחוץ לקופסה•


55

YourTimeתכניות חינוך לשינוי התנהגות :

מרכיבים:•(Etiquetteמצגת "ציפיות חדשות" )1.

דיון קבוצתי בגורמי יסוד ותהליכים2.

.3WBTלהדרכת כישורי טיפול בדואר נכנס

במודל "מפל מים" Top Downיישום•

בכל דרג, המנהלים הם שמעבירים את• לכפיפיהם1+2שלבים

( ובעוד חברות בהצלחה2000 עד 1995יושמה באינטל )•

לקחים:• איש3000רצוי להריץ בנפרד בתת-ארגונים של עד –

מחויבות המנהל בכל תת-ארגון חיונית להצלחה–


56

Practice Smarter Email

מתוכננת להיות קלילה, פשוטה וזולה•

מרכיבים:•סדרת "החלטות חכמות" דו-שבועיות - בעלון הארגוני ובפורטל1.

תחרות נושאת פרסים לגיוס טיפים מהעובדים2.

אתר אינטראנט לשימור הידע הנ"ל3.

( ויצרה מודעות, 2006/7יושמה בכמה ארגונים באינטל )•שנוי התנהגות והפחתה בעומס

חסרון: חייבת תחזוקה )מעטה( לאורך זמן•

, נשתמש למסרים קצרים בשורת החלטה: בקבוצה שלנוEOM( End of Message)הנושא לבדה, עם סיומת


57

מוסכמות חדשות לתקשורת בארגון

No Meeting Day ו-Quiet Timeנסויי •

–"Ditto תוצאות מצויינות :"

נטייה לדעיכה בהעדר מיקוד מתמשך–

•No Email Day

–PBDתוצאות מצויינות :

וארוכות טווח


58

JIT Etiquette Trainingטכנולוגיה ואוטומציה:

שנוי התנהגות נתמך-טכנולוגיה•

מטפל בעומס בנקודת המקור – מינוף גבוה•

•Intel Email Effectiveness

Coach

•Standss SendGuard


59

MessageMindטכנולוגיה ואוטומציה:


60

אוטומציה של ניתוב הפרעות בארגון

Priorities - Attentional User Interfacesמיקרוסופט: •

Sift – a better toasterמורגן סטנלי: •


61

טכנולוגיה ואוטומציה: מיכסות על השולח

הגבלת מספר הנמענים על כל מייל לשלושה )פרארי(•

(Postwareהגבלת כמות מייל יוצא ליום )•


62

איזון ערוצי תקשורת

"No Email Day"עידוד תקשורת קולית: •

וטלפוניהIM, Sharepointאיזון מושכל בין דוא"ל, •

RSS, Wikis: בלוגים, Web 2.0פיתוח ערוצי •

רישות חברתי של הארגון כולו•


63

דוגמה: רישות חברתי מלא

IBM Connections


64

רעיונות מחוץ לקופסה

מהממשק!RTAלסלק את כפתור •

פתרון פשוט ויעיל במיוחד•

)עובד מצויין(•


65

Seriosity Attent רעיונות מחוץ לקופסה:

"כלכלת •תשומת

לב"בהשראת•

MMOG


66

יש מי שהולך עד הסוף...

20112012

: Atosהתנתקות מאימייל

ברמת הארגון


67

...ויש מי שהולך רחוק מדי

Google Wave


68

יכולים לעשות )מחר(?אתם מה ◄

לעבור לשימוש מושכלברמת הפרט:

כמו בכל שחרור מהרגל מזיק – הכי חשוב להתניע שינוי

אישי:

להחליט לפתור את הבעיה!1.

להבין את שרשי הבעיה שלך. מה מקורות העומס? 2.

לבחון את הפתרונות הקיימים וליישם מה שמתאים לך3.

כך תגיעו לראות את הילדים שלכם...


69

המלצה ראשונית

חשוב מאד! קראו דוא"ל רק בפרקי זמן קצובים מראש•

!כבו את כל הטוסטים וההתראות

!(ITזהו ואמצו תכנת מיון שנוחה לכם )אבל דברו עם •

" אישי שמתאים לכםQuiet Timeהגדירו פסק "•

נצלו אותו בשלב ראשון לזהות שנויים נוספים!•


70

וכמובן...

אל תישברו!

)זה לא קל(

)אבל שווה(


71

יכולים לעשות )מחר(?אתם מה ◄

להיות סוכני שינויברמת הארגון:

כל אחד יכול להתניע שיפור ברמת המחלקה או הארגון•

!( והגדרת אחריותCFOגייסו תמיכה ניהולית )נסו את ה-–

הדרג המנהל בד"כ מודע היטב לכאב;–

חשוב שיבין גם את הנזק ליצירתיות וחדשנות בארגון

צריך אורך נשימה, עקשנות ועקביות•

הכרה במורכבות הנושא )אין כאן "זבנג וגמרנו"(–

יישום זהיר, עם מעקב ומדדי הצלחה–

כמו בכל הובלת שנוי חדשני!•


72

גורמי מפתח להצלחה ביישום

מנהיגות )ודוגמה אישית( של הנהלת הארגון•

שילוב המרכיב התרבותי בניתוח וביישום •

של הארגון"DNAהתאמת הפתרונות ל-"•

, דרך קבוצתITהטמעת פתרונות תכנה – בשתוף •

Early adopters

מעורבות כלל העובדים בבניית התהליך•

מעקב ונהול לאורך זמן )לא "שגר ושכח"( •


73

לסיכום: עומס מידע וחדשנות

עומס המידע פוגע בחשיבה ובחדשנות•

יש פתרונות חדשניים רבים לבעיית עומס המידע•

אימוץ הפתרונות האלה מותנה בפתיחות לחדשנות•ובפנאי לחשיבה...


74

מקורות ומשאבים◄

:רעיונות, טיפים, ומידע נוסף•

http://www.nathanzeldes.comבאתר ובבלוג שלי, –

בניוזלטר שלי )הרשמה באתר(–

LinkedInהצטרפו אלי בפייסבוק, טוויטר, –

-עמותת חקר עומס המידע•

( http://www.iorgforum.org)

מי שמעוניין במדריך הפתרונות שלי יכול לקבלו החודש בהנחה:•

,http://bit.ly/NZ-Guide קוד הנחה GuideDiscountSept14

http://www.iorgforum.org/


75

בונוס: איך לכתוב אימייל שמשיג תוצאות?

זכרו: לקורא יש שניה להחליט אם לפתוח את המייל,•

ואז חצי דקה להחליט אם להיענות לו

שורת הנושא חייבת להבהיר לו למה הוא רוצה לפתוח•

גוף המייל צריך להיות קצר, ברור וחד כתער•

: העורך המדעיאל

מאמר: נושא

עורך נכבד,

שמי נמרוד שוורצברגר. אני חיפאי ואני לומד לתואר דוקטור בהידרולוגיה ואקולוגיה בטכניון. אני מקווהלסיים את התואר בעוד שנה וחצי. אני רוצה לכתוב מאמר לגליון יולי או אוגוסט בנושא התפלת מים שבו אתאר את

ממצאי המחקר שלי, בעיקר בעניין של הקשר בין מדיניות ההתפלה וזיהום מי התהום אבל גם בנושאים חשובים אחרים. העתון שלכם מוצא חן בעיני ואשמח לשתף את הקוראים )לפחות חובבי הטבע שביניהם( במסקנות

באפריל 1המרתקות של המחקר שלי. הבעיה שאני יוצא להשתלמות ארוכה בספרד בנושא טיהור מים דלוחים מה- באפריל וחשוב לי לדעת אם אתה מקבל את הצעתי לפני כן. כדי לעזור לך להחליט אני מצרף מצגת 20עד ה-

Powerpoint.שהרציתי בכנס של איגוד ההידרולוגים הבינלאומי בבודפשט לפני שלושה חדשים

אודה על תשובתך המהירה, נמרוד


מאמר: נושא

עורך נכבד,







: אני מציע לכתוב מאמר לגליון יולי בנושא התפלת מיםנושא

עורך נכבד,

: אני מבקש את הסכמתך לפרסם מאמר שלי בנושא התפלת מים. מה

: אודה אם תענה לי עד סוף מרץ, כיוון שאח"כ אני בחו"ל. מתי

: אני כותב דוקטורט בנושא בעיית המים ויש לי תוצאות מחקריות שיעניינו את קוראי העתון.מדוע

.23-25: אני מצרף מצגת שמתארת את המחקר. שים לב בפרט לשקפים פרטים

בברכה, נמרוד שוורצברגר


: אני מציע לכתוב מאמר לגליון יולי בנושא התפלת מיםנושא

עורך נכבד,

: אני מבקש את הסכמתך לפרסם מאמר שלי בנושא התפלת מים. מה

: אודה אם תענה לי עד סוף מרץ, כיוון שאח"כ אני בחו"ל. מתי

: אני כותב דוקטורט בנושא בעיית המים ויש לי תוצאות מחקריות שיעניינו את קוראי העתון.מדוע

.23-25: אני מצרף מצגת שמתארת את המחקר. שים לב בפרט לשקפים פרטים

בברכה, נמרוד שוורצברגר


מאמר: נושא

עורך נכבד,







מאמר: נושא

עורך נכבד,







78

בהצלחה!

Information Overload and Innovation (in Hebrew)

Business

Transcript of Information Overload and Innovation (in Hebrew)